PRESENTACION

EL programa de auditora contiene la seleccin de las tcnicas y

procedimientos que deben ser aplicados para averiguar sobre la confiabilidad y
racionalidad de las actividades y operaciones desarrolladas por los
administradores de la entidad. Conscientes de la importancia que reviste cada
Programa en desarrollo del Proceso de Auditora, la ireccin de Planeacin
!ace entrega a los auditores de una compilacin de programas de auditora y
complementados con otros que vienen desarrollando los equipos auditores.
ic!a compilacin contiene un marco conceptual "unto con modelos de
programas de auditora en #reas como$ Estados Contables, Auditora de
%estin, Evaluacin Plan de esarrollo, Presupuesto, Contratacin, Auditora
de &istemas, Evaluacin de Proyectos, Cumplimiento, entre otros. 'odo con el
fin de cada auditor los utilice como modelos y los complemente de acuerdo con
las caractersticas y circunstancias propias de cada entidad( para ello, resulta
muy oportuno y definitivo el acompa)amiento que el irector y &ubdirectores
de cada sector brinden al equipo en la elaboracin y aprobacin de los mismos.
En consecuencia, los modelos propuestos no deben tomarse como un
programa est#ndar de auditora fiscal, dado que no todos los procedimientos
son aplicables en las mismas condiciones a todos los su"etos de control,
aunque, por supuesto, siempre deben e*istir unos procedimientos mnimos
que, en igualdad de condiciones se puedan aplicar a varios su"etos de control.
1
ELABORACIN Y APLICACIN PROGRAMAS DE AUDITORIA
NAFE-01- ELABORACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA
Los programas se elaboran para cada lnea de auditora y est#n conformados por una
descripcin detallada de los ob"etivos a cumplir, los criterios a considerar, el
cuestionario de evaluacin sobre el control interno, la lista de los riesgos in!erentes y
los procedimientos de evaluacin, determinando el alcance y la oportunidad con que
ser#n aplicados y los papeles de traba"o que deben soportarlos.
Los programas deben ser elaborados por los auditores asignados a cada lnea de
auditora y ser considerados en mesas de traba"o por todos los integrantes del equipo
de auditora, deben ser aprobados en Comit 'cnico &ectorial.
NAFE-02- APLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
+na ve, aprobados los programas de auditora, los integrantes del equipo de traba"o,
responsables de cada lnea, deben dar inicio a la aplicacin de los mismos, mediante
la reali,acin de pruebas y verificaciones con base en los procedimientos e
instrucciones indicados en el programa que se registrar#n en papeles de traba"o.
NAFE-03- CRITERIOS DE AUDITORIA
Los criterios de auditora son un elemento fundamental que debe ser considerado en
el dise)o de los programas construyndose de manera especfica y acorde a la lnea
de auditora que se pretenda evaluar.
Los criterios de auditora se definen como -el deber ser- de las actividades y pr#cticas
administrativas de la gestin p.blica, constituyndose en las reglas y medidas sobre
las cuales se comparan los resultados obtenidos de la aplicacin de los
procedimientos.
NAFE-04- APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA.
Las pruebas de auditora en el proceso auditor se refieren a la aplicacin de los
procedimientos, las cuales deben ser pertinentes y oportunas en la utili,acin de las
tcnicas, a fin de que se pueda detectar en forma ra,onable el comportamiento de las
situaciones o actividades evaluadas.
Las pruebas deben ser documentadas y referenciadas en los papeles de traba"o por el
responsable de la e"ecucin del programa.
/ediante la aplicacin de las pruebas se debe obtener la evidencia relacionada,
suficiente, pertinente y competente, que permita soportar las opiniones, conceptos y
conclusiones del traba"o de auditora.
NAFE-05- EVALUACIN Y VALORACIN DEL HALLAGO DE AUDITORA
Los !alla,gos son situaciones o !ec!os determinados como producto de la aplicacin
de los programas de auditora, pueden ser de car#cter positivo, cuando la -condicin-
2
es igual al -criterio- y negativos, cuando e*iste desviacin de la -condicin- respecto
del -criterio-.
Los !alla,gos negativos pueden tener connotacin de tipo fiscal, penal, administrativo
y 0 o disciplinaria.
Para que las situaciones o !ec!os determinados se configuren en !alla,gos deben
evaluarse y valorarse en las /esas de 'raba"o, considerando sus causas, efectos y
determinando su cuantificacin. 'odo lo anterior debe ser producto del consenso de
todos los integrantes del equipo de auditora.
NAFE-0!- COMUNICACIN Y TRASLADO DE HALLAGOS
+na ve, logrado el consenso sobre los !alla,gos en las /esas de 'raba"o, deben ser
comunicados a la Administracin dentro de los trminos establecidos en el
Procedimiento dise)ado para tal fin, con el propsito de conocer su opinin y posicin
sobre los mismos.
1. PROGRAMAS DE AUDITORIA
El Programa de Auditoria 1ntegral es un esquema detallado del traba"o por reali,ar y
los procedimientos a emplearse durante la 2ase de E"ecucin, determinando la
e*tensin y la oportunidad con que ser#n aplicados, as como los papeles de traba"o
que !an de ser elaborados.
Es necesario tener cuidado al preparar y utili,ar los Programas de Auditora 1ntegral
para lograr cumplir los ob"etivos y la recopilacin de evidencia adecuada. Al preparar y
utili,ar los Programas de Auditora 1ntegral, el &ubdirector de 2iscali,acin y el equipo
de auditora, deben siempre relacionar los costos de la recopilacin de evidencia con
los beneficios obtenidos al ayudar a alcan,ar los ob"etivos del e*amen.
&i se determina que los criterios de auditora son inadecuados o que los !alla,gos no
son los mismos que se !aban previsto seg.n la evaluacin preliminar, es posible que
sea necesaria la modificacin del Programa, siendo esencial la rapide, con que se
realice.
En esta seccin encontrar# los aspectos m#s importantes relacionados con el
Programa de Auditora 1ntegral, los cuales facilitar#n la preparacin de los mismos.
1.1. C"#$%&'()*+,)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
El Programa de Auditora 1ntegral es una lista de los procedimientos de evaluacin
financiera, de la gestin, del cumplimiento de la normatividad y de otros aspectos
adicionales como el tema ambiental, la parte de inform#tica, etc., para ser aplicados
con el propsito de$
Comparar las actividades e*istentes y los sistemas relacionados y controles
con los criterios de auditora.
3ecopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditora.
3
El Programa de Auditora 1ntegral documenta la relacin lgica entre los ob"etivos y los
procedimientos de auditora a reali,arse durante el cumplimiento de dic!os ob"etivos.
3equiere la identificacin de criterios que se emplear#n en la auditora de los asuntos,
sistemas y procedimientos claves.
El programa de auditora est# relacionado con la fase de planeacin de la auditora en
el sentido que los procedimientos de auditora especficos llevados a cabo est#n
determinados por la informacin obtenida en la evaluacin del &istema de Control
1nterno.
1.2. R%3&"#3)4+*+.).%3 %# *) E*)4"/)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
La elaboracin del Programa de Auditora 1ntegral es una responsabilidad del equipo
auditor. Es esencial que el programa de auditora sea elaborado por el equipo auditor
en /esas de 'raba"o, bas#ndose en la e*periencia de sus integrantes y su
conocimiento de la entidad. La participacin activa del &ubdirector de 2iscali,acin en
el desarrollo de la elaboracin del programa es fundamental por su e*periencia y
conocimientos. &in embargo, la responsabilidad por el contenido y e"ecucin del
programa de auditora, es del equipo auditor encargado del traba"o de campo.
Para la elaboracin de los Programas en las /esas de 'raba"o, no slo se distribuir#
la e"ecucin de los procedimientos y se velar# por el logro del Programa, sino que
tambin se evaluar# de manera continua su pertinencia y suficiencia, efectuando
revisiones o a"ustes a los mismos, cuando se considere necesario seg.n las
circunstancias, con la aprobacin del &ubdirector de 2iscali,acin en algunos casos.
Las instrucciones incluidas en el programa, deben ser redactadas en forma imperativa
y constituyen guas para los auditores que precisan saber cu#les son sus labores
especficas de e*amen, prueba, etc.
El equipo de auditores debe determinar, bas#ndose en la situacin y su e*periencia, el
momento de aplicacin de los distintos procedimientos se)alados en el programa,
encargando los distintos procedimientos a los miembros del equipo seg.n su
especiali,acin y e*periencia.
1.3. R%5+3+-# 6 A&/"4)$+-#
Los programas de auditora deber#n ser aprobados en el Comit 'cnico, con
fundamentos en los ob"etivos del Encargo y la estrategia de auditora aceptada
previamente.
1.4. P)/'%3 .%* P/"0/)1)
El Programa de Auditora 1ntegral est# estructurado de la siguiente forma$
456E'174&
C31'E314& 8 2+E9'E&
P34CE1/1E9'4& E A+1'431A
4
1.4.1. OB7ETIVOS
&on las metas que queremos lograr por medio de la aplicacin de los procedimientos
de auditora, dise)ados y aplicables a la Lnea de Auditora.
Los ob"etivos especficos de cada fase de la Auditora %ubernamental con Enfoque
1ntegral deben establecerse antes de elaborar los procedimientos de auditora
respectivos, puesto que dic!os ob"etivos establecer#n el marco general para definir los
procedimientos a ser incluidos en dic!o programa.
Los ob"etivos especficos de la auditora se logran por medio de un e*amen profundo
de las #reas crticas, por lo tanto incluyen asuntos tales como$
Ad!esin a la poltica prescrita.
Logro de los propsitos establecidos.
Eficiencia y economa en la utili,acin de recursos y servicios.
Control de recursos, obligaciones, ingresos y gastos.
Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y precisos que
apoyen la toma de decisiones dentro de las #reas e*aminadas.
1.4.2. IDENTIFICACION DE CRITERIOS
+n elemento de vital importancia en el proceso de la auditora integral lo constituye la
aplicacin de criterios de auditora.
Los Criterios de auditora se definen como el -deber ser- de la organi,acin y se
constituyen en las normas ra,onables contra las cuales pueden evaluarse las pr#cticas
administrativas y los sistemas de control e informacin en forma adecuada. ic!os
criterios deben ser utili,ados como base para el "u,gamiento del grado en el cual una
organi,acin auditada cumple con las e*pectativas que se !aban determinado y
dispuesto en forma e*plcita. 9ecesariamente son unidades de medida que permiten la
evaluacin de la condicin actual.
Es de suma importancia su identificacin por parte del auditor. 9ormalmente no
e*isten criterios tan claros y aceptados como aquellos suministrados por las 9ormas
de Contabilidad P.blica o las disposiciones presupuestales y contractuales. &in
embargo, en algunas #reas operativas el auditor encontrar# "uicios b#sicos definidos y
aceptados por las personas responsables, muc!os de los cuales basados en el
sentido com.n y en pr#cticas prudentes bien conocidas o com.nmente aplicadas.
El criterio vara enormemente seg.n los ob"etivos de la auditora. 'al ve, el m#s
conocido de todos los criterios de auditora, en lo que respecta a estados financieros,
es el que se refiere a las normas de contabilidad generalmente aceptadas que aparece
en la opinin del auditor. Las desviaciones significativas de estas normas constituyen
una observacin desde el punto de vista del auditor debido a que dic!as normas
representan el -deber ser-.
5
Al escoger criterios es esencial que el auditor aplique su "uicio profesional respecto a
lo apropiado de los mismos, en relacin con su aplicacin en la entidad auditada. Para
ello el auditor debe investigar y consultar las posibles fuentes de criterio.
Para poder ser m#s efectivos, los criterios deben ser aceptables para todas las partes
involucradas. Esto involucra directamente a la administracin en el proceso de su
establecimiento. &i lo aplicamos o interpretamos de manera incorrecta, nuestro
proceso comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos problemas
compuestos.
2recuentemente el me"or criterio es simplemente una me"or manera de llevar a cabo
una tarea o lograr un propsito.
Es aconse"able discutir con los funcionarios responsables del ciclo, actividad o #rea a
evaluar, los criterios considerados apropiados con el propsito de lograr la aceptacin
de los mismos como v#lidos. &i los funcionarios no aceptan su valide,, es probable
que tampoco acepten las conclusiones resultantes del desarrollo de los !alla,gos.
+na ve, identificado un !alla,go potencial, el auditor debe tratar de identificar una o
m#s -pr#cticas preferidas-, -generalmente aceptadas- o -sanas-, las cuales al ser
observadas dar#n como resultado un me"oramiento en el ciclo o actividad. Estas
pr#cticas son los criterios que el auditor utili,ar# al desarrollar completamente
!alla,go.
Las pr#cticas m#s utili,adas por el auditor y que prestan un me"or servicio como
criterios son aqullas que !an dado *ito a las operaciones a travs de la e*periencia
de muc!as entidades en varios a)os, por lo tanto es responsabilidad del auditor
investigar dic!os criterios en entidades similares a la auditada.
Cuando el auditor utilice estas pr#cticas como criterios, su falta de aplicacin provee
un indicio de posible desperdicio o ineficiente uso de los recursos. ic!as pr#cticas o
criterios suministran al auditor una base para la evaluacin de las acciones
administrativas o un est#ndar de medicin apropiado a ser utili,ada.
FUENTES DE CRITERIO
Las m#s comunes a consultar por el auditor son$
:. Procedimientos.
;. 4piniones escritas de la administracin.
<. Estipulaciones de contratos.
=. E*periencias del auditor con entidades o actividades similares.
>. Publicaciones autori,adas sobre el tema.
?. 1nstrucciones en forma de planes estratgicos, manuales, directivas,
procedimientos.
@. 4b"etivos, polticas, metas.
A. 4piniones independientes de e*pertos.
B. Pr#cticas comerciales prudentes.
:C. E*periencias administrativas.
::. Pr#cticas generalmente observadas.
:;. &istemas de registro y reportabilidad de la informacin financiera.
6
:<. Legislaciones pertinentes, reglamentos y publicaciones internas y materiales de
orientacin.
:=. Las normas financieras, legislativas o administrativas e*ternas del caso o de las
pautas o normas establecidas por la misma organi,acin, as como los requisitos
estipulados en leyes tales como la Ley de Administracin 2inanciera.
:>. 'odas las guas y pautas internas y e*ternas que se deban seguir en la
planificacin, conduccin o evaluacin de las operaciones.
:?. El presupuesto y sus adiciones.
:@. Los informes anuales de las entidades.
:A. ocumentacin de la 4ficina de Control 1nterno sobre la entidad, por e"emplo
arc!ivos de auditoras anteriores.
:B. Actas elaboradas por los diversos comits.
;C. Los informes formarles presentados por los miembros o por consultores e*ternos
de organismos de la administracin central, as como por funcionarios dentro de la
entidad auditada.
Es importante anotar que gran parte de esta informacin puede encontrarse disponible
en los arc!ivos e*istentes de auditora. Los integrantes del equipo de auditora deben,
por consiguiente, familiari,arse con dic!os arc!ivos. Es posible que los arc!ivos de
auditora de a)os anteriores suministren datos importantes, lo cual debe establecerse
antes de gastar tiempo y esfuer,os en la recopilacin de informacin que ya se
encuentre disponible.
1.4.3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
&on los pasos especficos que desarrollar# el auditor para recopilar la evidencia de
auditora para respaldar los !alla,gos.
T+&"3 .% P/"$%.+1+%#'"3 .% A(.+'"/2)
E3')#.)/+,)."3
Los procedimientos de auditora estandari,ados son aquellos que pueden emplearse
para reali,ar traba"o sobre asuntos, temas y procesos claves de tipo general, comunes
a muc!as organi,aciones.
Los procedimientos estandari,ados pueden utili,arse tanto para la fase de planeacin
y e"ecucin de auditora. Por e"emplo, pueden emplearse durante la fase de
planificacin cuando el auditor est en proceso de obtencin de una comprensin y
conocimiento general de las actividades principales y de los sistemas relacionados y
procesos comunes a muc!as organi,aciones.
E3&%$+)*+,)."3
Los procedimientos especiali,ados se !acen de acuerdo con las necesidades de cada
auditora y respaldan un ob"etivo de auditora o apoyan una evaluacin inicial
especfica de una entidad o proceso en particular.
En la fase de e"ecucin los procedimientos especiali,ados se emplean cuando los
ob"etivos de auditora son m#s especficos y requieren la recopilacin de evidencia
especfica y la confirmacin y discusin de puntos especficos.
7
Los procedimientos de auditora son un con"unto de direcciones especficas,
comprobaciones y detalles incluidos en el programa de auditora, para llevar a cabo en
forma sistem#tica y ra,onable proporcionando respuestas a las siguientes preguntas$
Cu#ndoD Perodo de tiempo en el que se reali,ar# la evaluacin.
EuinD Auditor o Auditores que llevar# a cabo los procedimientos de auditora.
CmoD Eue tcnica se utili,ar#$ entrevista, repaso, e*amen, c#lculo, an#lisis y
comparacin entre otras.
ndeD Lugar donde se reali,ar# la evaluacin.
1.5. PROPOSITOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL
&ervir como gua en la aplicacin de los procedimientos de auditora.
&ervir como registro de la labor de auditora, evitando que se olvide la aplicacin de
alg.n procedimiento.
Los Programas de Auditora garanti,an el cumplimiento de las normas de auditora.
Los programas escritos proporcionan una forma de evidencia sobre el debido cuidado
y e"ercicio del "uicio profesional en la planeacin y e"ecucin de una auditora. Los
equipos de auditora incluyen personas con distintos niveles de e*periencia y
capacidad. Los programas escritos proporcionan la garanta de que e*iste un enfoque
consistente !acia la auditora y una comunicacin clara de los ob"etivos y
procedimientos.
El ob"etivo del Programa de Auditora 1ntegral es guiar, en la evaluacin de las Lneas
de Auditora, en el conocimiento del cumplimiento de los procesos involucrados y en la
aplicacin de los procedimientos para la obtencin de la evidencia que le permita al
equipo auditor concluir sobre los aspectos anali,ados.
1.!. CARACTERISTICA E IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA
El Programa de Auditora 1ntegral es un plan de traba"o detallado elaborado por el
equipo de auditora.
El Programa de Auditora 1ntegral proporciona la base para la asignacin de tiempo y
recursos. Los presupuestos de tiempo son m#s f#ciles de preparar cuando los
procedimientos de auditora se !an identificado previamente. As mismo, las
decisiones sobre el personal y programacin, pueden tomarse m#s f#cilmente
contando con la informacin del Programa de Auditora.
El Programa de Auditora 1ntegral garanti,a que los procedimientos claves sean
llevados a cabo y proporciona un repaso ordenado del traba"o reali,ado.
1.8. R%9(+3+'"3 &)/) *) E*)4"/)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
Establecer los ob"etivos en los trminos m#s especficos posibles, de f#cil
comprensin y alcan,ables bas#ndose en el traba"o que !a sido establecido en el
8
programa. Los ob"etivos amplios, vagos e irreales no deben aparecer en los
programas, dado que son imposibles de lograr.
Los programas de traba"o de cada fase de la auditora integral deben prepararse para
lneas de auditora especficas establecidas en la fase de planeacin.
En cada paso del traba"o debe establecerse claramente la labor que !a de efectuarse,
los motivos y las fuentes de informacin, salvo que stas sean obvias.
El programa de auditora debe dar lugar al desarrollo comprensivo de !alla,gos
individuales de auditora en conformidad con los elementos de este proceso.
Establecer los pasos de traba"o en trminos de instrucciones positivas acerca de lo
que !a de efectuarse. 9o deben ser e*presados en formas de preguntas. El auditor no
limita su traba"o a la obtencin de una respuesta superficial a una pregunta, al efectuar
un an#lisis y evaluaciones.
Los Programas de Auditora deben ser fle*ibles y deben permitir la utili,acin de la
iniciativa y del criterio al desviarse de los procedimientos prescritos o al ampliar la
labor efectuada.
En el programa de auditora no se deben incluir descripciones largas de informacin
sobre los antecedentes. &lo debe incluirse la informacin esencial para efectuar el
traba"o en forma adecuada y para !acer las evaluaciones correspondientes.
&e debe tomar debida nota de las 9ormas de Auditora %ubernamental Colombianas
al preparar los programas, incluidas en el /arco 9ormativo.
1.:. C*)3%3 .% P/"0/)1)3
Los m#s .tiles en la Auditora 1ntegral son los elaborados especficamente para el
e*amen de una entidad determinada. 'ales programas est#n basados en la
informacin disponible en el arc!ivo permanente y la recopilada durante la 2ase de
Planeacin y deben ser preparados por los equipos de auditora para !acer frente a
sus peculiaridades, necesidades y ob"etivos aprobados de la auditora.
E*isten dos tipos de programas de auditora a saber$
P/"0/)1) E3';#.)/
Es aquel que contiene procedimientos estandari,ados.
La utilidad de programas uniformes o estandari,ados para varias entidades es limitada
a los e*#menes de #reas administrativas tales como la administracin financiera,
adquisiciones, administracin del personal, entre otras. Las entidades varan muc!o en
cuanto a la naturale,a de sus operaciones, problemas y efectividad de los
procedimientos y controles.
En algunos casos, podra ser apropiado aplicar un programa est#ndar en varios puntos
de control dentro de una entidad, por e"emplo, en el caso de dependencias regionales.
A.n en estas circunstancias el auditor debe asegurarse de que los pasos de traba"o
9
que se aplican sean apropiados, ya que la efectividad de los procedimientos y
controles internos vara entre las distintas unidades de la misma entidad.
P/"0/)1) E3&%$+)*+,)."
Es aquel que contiene procedimientos especficos
El programa especiali,ado proporcionar mayores procedimientos especficos, de tal
manera que el encargado de revisar el programa tenga una me"or descripcin del
traba"o a reali,arse.
5a"o casi todas las circunstancias es preferible contar con un Programa de Auditora
especiali,ado puesto que proporciona un me"or rumbo de auditora y me"or
documentacin del traba"o reali,ado.
1.<. M%'"."*"02) &)/) *) E*)4"/)$+-# .% (# P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
La elaboracin de un programa de Auditora %ubernamental con enfoque integral, para
cualquier tipo de lnea de auditora seleccionada y aprobada en mesa de traba"o, debe
involucrar la evaluacin de los aspectos de gestin, legalidad, financiero y ambiental
en los casos que se considere necesarios. Asimismo, se pueden incluir otros aspectos
tales como tributarios, tcnicos y de sistemas entre otros.
A continuacin se se)alan los pasos que el auditor debe tener en cuenta en la
elaboracin de un programa de auditora integral$
:. Levante un flu"ograma para visuali,ar las actividades que se desarrollan en
cada lnea de auditora. FEste flu"ograma le permite adem#s de tener un
conocimiento de la lnea, obtener elementos para evaluar el sistema de control
internoG.
;. Elabore una matri, con las lneas de auditora seleccionadas y estable,ca por
cada una de ellas cuales de los aspectos antes se)alados, pueden ser
considerados en la evaluacin, por e"emplo.
ASPECTOS
G
E
S
T
I
O
N
L
E
G
A
L
I
D
A
D
F
I
N
A
N
C
I
E
R
O
A
M
B
I
E
N
T
A
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T
E
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N
I
C
O
S
S
I
S
T
E
M
A
S
T
R
I
B
U
T
A
R
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O
S
O
T
R
A
S
N-1+#) 6
P/%3')$+"#%3
S"$+)*%3
= = = = =
C"1&/)3 = = = = = =
P/%3(&(%3'" = = = =
P/".($$+-# = = = = = =
O'/)3 =
10
<. Para cada aspecto definido como viable a evaluar por cada lnea de auditora,
defina los puntos a evaluar y que servir# de base para elaborar el programa de
auditora integral, por e"emplo$
NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES
GESTION
:. Planta de personal aprobada y vigente.
;. Planta por niveles.
<. 1ndicadores de desempe)o.
=. Planes y programas para mane"o de personal.
>. 9ominas paralelas.
?. 4tros aspectos que el equipo considere.
LEGALIDAD
:. 9ormas y procedimientos aplicables.
;. 2acultad nominadora.
<. Curvas salariales y prestacionales.
=. 4tras que el equipo considere.
FINANCIERO
Cuentas del plan contable involucradas tales como$ Efectivo,
4bligaciones laborales, provisiones por pagar, Provisin para
contingencias, provisin para prestaciones sociales, Pensiones de
"ubilacin, A"ustes por inflacin, Administracin servicios personales y
operacin servicios personales entre otras.
Liquidaciones de nmina y novedades.
isponibilidad presupuestal.
SISTEMAS
:. 3estriccin de acceso perfiles definidos.
;. &eguridad fsica.
<. Captura de datos y novedades.
=. Proceso electrnico.
>. 3esultados.
TRIBUTARIOS
:. Liquidacin de la retencin en la fuente.
;. eclaracin de la 3etencin en la fuente.
Este mismo e"ercicio se debe desarrollar para cada una de las lneas de auditora
seleccionadas.
Con base en lo anterior, el equipo de auditora debe definir ob"etivos, criterios y
procedimientos, que incluya la totalidad de los puntos considerados a evaluar.
94'A$ En el cruce de matrices se debe observar cuales aspectos a evaluar son
comunes en las diferentes lneas de auditora, por e"emplo la cuenta de efectivo !ace
presencia en nmina y compras.
En el captulo de Auditora %ubernamental con Enfoque 1ntegral se encuentran los
programas b#sicos de los componentes de integralidad. En el captulo de Auditoras
Especiali,adas se incluyen entre otros, el de Auditora de &istemas, Evaluacin a la
%estin Ambiental y en el captulo de 5anco de Programas otros especficos para
evaluar los negocios misionales.
11
1.10. B%#%>+$+"3 .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
Proporciona una base sistem#tica para asignar tareas a los auditores,
especialistas y ayudantes al efectuar la distribucin del traba"o entre los
miembros del equipo y una coordinacin de labores entre ellos.
Permite verificar el grado de cumplimiento de los ob"etivos de la auditora.
Permite fi"ar las responsabilidades por cada procedimiento de auditora.
Establece una rutina de traba"o econmica y eficiente.
Hace !incapi en los procedimientos esenciales para el e*amen de cada entidad
seg.n la naturale,a de su negocio.
Ayuda a evitar la omisin de procedimientos necesarios.
&irve como un !istorial de traba"o efectuado y como una gua para futuras
auditoras de la misma entidad, ayudando a futuros equipos de auditora a
familiari,arse con la naturale,a de la labor efectuada anteriormente.
2acilita la revisin del traba"o al coordinador y al lder del equipo.
ocumenta el alcance de la auditora.
Proporciona las pruebas que demuestran el traba"o efectivamente reali,ado.
Proporciona un registro resumido de las labores que se !an efectuado durante la
auditora.
Proporciona ayuda al entrenar el personal sin e*periencia en lo que es el
alcance, ob"etivos y pasos de una labor de auditora.
Aunque los programas de traba"o escritos son esenciales para una direccin eficiente
y efica, de una auditora, nunca deben utili,arse como una lista de comprobacin para
los pasos del traba"o, de manera que se suprima la iniciativa individual, imaginacin e
ingenio en el logro de los ob"etivos deseados.
2. REALIACIN DE PRUEBAS
2.1. C"#.+$+-#
Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin,
actividad o proceso. La condicin refle"a el grado en que los criterios est#n siendo
logrados. Es importante que la condicin se refiera directamente al criterio o est#ndar
de comparacin porque el ob"etivo de la condicin es describir lo bien que se comporta
la entidad en el logro de las metas e*presadas como criterios. La condicin puede
tomar cuatro formas.
&e a"usta satisfactoriamente a los criterios.
9o se a"usta a los criterios
&e a"usta parcialmente a los criterios
&upera a los criterios
2.2. C"1&)/)$+-# %#'/% %* C/+'%/+" 6 *) C"#.+$+-#
La mayora de los !alla,gos de auditora se originan de la comparacin entre -lo que
es- ICondicinI con -lo que debe ser- ICriterioI. Cuando el auditor identifica una
12
diferencia entre los dos, !a efectuado el primer paso en el desarrollo de un !alla,go. El
!ec!o de que no e*ista ninguna diferencia entre -lo que es- y -lo que debe ser-
constituye un !alla,go positivo importante, especialmente cuando el ob"etivo de la
auditora es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad.
En la evaluacin de las condiciones, as como de los criterios o normas a usar en
dic!a evaluacin, "uega un papel importante el conocimiento profesional, la
e*periencia, los antecedentes y pericia profesional del equipo de auditoria.
2.3. A&*+$)$+-# .% P/"$%.+1+%#'"3
El e*amen profundo de las lneas de auditora consiste en la aplicacin de
procedimientos tales como la revisin de registros y arc!ivos, la prueba, verificacin y
confirmacin de los !ec!os y actuaciones de la organi,acin !asta el grado adecuado
para servir a los propsitos de auditora. 'al e*amen incluye adem#s las operaciones
de obtencin de informacin por medio de entrevistas e inspecciones fsicas o
contactos con terceros.
Los programas de auditora establecen las labores y las pruebas que deben reali,arse.
En general las pruebas se refieren a la aplicacin de un procedimiento de auditora
dado ciertos tems dentro de un grupo. El ob"etivo de la reali,acin de las pruebas es
recopilar evidencias de auditora adecuadas sobre el funcionamiento efica, de las
actividades claves, los sistemas y los controles identificados durante la etapa de
e*amen preliminar. Este tipo de e*amen proporciona al auditor los elementos
necesarios para determinar el grado de cumplimiento con los criterios de auditora
especificados.
Las pruebas se aplican de acuerdo con los programas de auditora integral sobre las
lneas de auditora seleccionadas mediante la aplicacin de las !erramientas que nos
ofrecen los diferentes tipos de auditora con alcance a$
Las Pruebas sobre la informacin contable, Consulte el /anual en Auditora a
Estados Contables.
Pruebas sobre la gestin, Consulte el /anual en Auditora de %estin y
3esultados
Pruebas sobre el cumplimiento. Consulte el /anual en Auditora de
Cumplimiento.
Consulte el /anual en el capitulo de criterios y procedimientos especiales.
3. DETERMINACIN DEL HALLAGO
&in lugar a dudas el proceso m#s importante de la labor de auditora es el desarrollo
de los !alla,gos. Los !alla,gos de auditoria fundamentan la opinin y las conclusiones
las cuales son comunicadas a travs del informe a los funcionarios responsables y
otras personas interesadas.
En la aplicacin de los procedimientos y tcnicas propias de cada clase de auditora el
auditor encuentra !ec!os o situaciones que presentan importancia por la forma en que
impactan el desempe)o de la organi,acin. Estos !ec!os o situaciones se denominan
!alla,gos y pueden ser tanto positivos como negativos. Los !alla,gos positivos
13
consisten en aspectos buenos, .tiles, convenientes o destacables de la organi,acin.
Los !alla,gos negativos, por el contrario, son !ec!os irregulares, inconvenientes,
per"udiciales, nocivos o da)inos en el funcionamiento de la organi,acin, en suma,
contrarios a los principios que deben regir la actuacin del Estado y la gestin fiscal.
e todas formas ambos tipos de !alla,gos son importantes para poder reali,ar las
recomendaciones pertinentes a la organi,acin.
La palabra -!alla,go- tiene muc!os significados y connotaciones, adem#s transmite
una idea diferente a distintas personas. &in embargo, en la auditora se le debe dar un
sentido de recopilacin y sntesis de informacin especfica u otro asunto que se !aya
anali,ado y evaluado y que se considera de inters o utilidad para los funcionarios de
la entidad.
El hallazgo normalmente se refiere a deficiencias o debilidades; pero cabe sealar que
tambin existen hallazgos positivos.
El trmino !alla,go abarca !ec!os y otra informacin pertinente obtenida, incluyendo
casos, situaciones o relaciones reales. 9o abarca las conclusiones del auditor basadas
en el an#lisis del significado e importancia de los !ec!os y otra informacin.
En el informe se incluyen los !alla,gos sobre las deficiencias o aspectos
sobresalientes encontrados durante la auditora, debiendo contener en forma lgica y
clara los asuntos de importancia y suficientemente comprensibles para el lector del
informe.
+n !alla,go de auditora es algo que el auditor !a observado o encontrado durante su
e*amen. La informacin en la cual se basa debe estar disponible en la entidad y
posiblemente conocida por otros. Es tambin el resultado de la informacin
desarrollada, una reunin lgica de datos y una presentacin ob"etiva de los !ec!os y
otra informacin pertinente.
Los resultados de la auditora se empie,an a construir desde la misma evaluacin del
!alla,go, determinando todos sus componentes de manera que refle"en
acertadamente lo que esta sucediendo en la organi,acin.
Los !alla,gos negativos pueden ser clasificados de distintas formas dependiendo de la
naturale,a de la irregularidad encontrada. El /anual de 2iscali,acin para 5ogot#,
identifica tres clases de !alla,gos$ administrativos, fiscales y disciplinarios. A estos
podemos sumar los !alla,gos de car#cter penal. La competencia de la Contralora de
5ogot#, .C., versa sobre los !alla,gos administrativos y los !alla,gos fiscales. &obre
los !alla,gos disciplinarios y penales deben darse traslado a las autoridades
competentes.
Es importante tener en cuenta que cuando el auditor tenga la evidencia de que el
!alla,go puede tener como efectos el detrimento del erario p.blico, puede solicitar la
participacin directa de funcionarios 1nvestigadores o solicitar que sea investido de
dic!as facultades para que en el proceso de auditora simult#neamente se desarrolle
la 1ndagacin Preliminar como parte del proceso de 3esponsabilidad 2iscal.
Como se !a indicado anteriormente, un !alla,go normalmente no es favorable a la
entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para determinar y respaldar un
!alla,go depende de las circunstancias y el "uicio profesional del auditor. Es importante
14
determinar que la presentacin del !alla,go no condu,ca a conclusiones errneas y
que su contenido est plenamente "ustificado por la labor efectuada. Este requisito se
garanti,a con la discusin de los mismos en las mesas de traba"o.
4. EVALUACIN DEL HALLAGO
4.1. C)/)$'%/23'+$)3 6 R%9(+3+'"3 .%* H)**),0"
En la construccin del !alla,go, el auditor debe reali,ar una labor cuidadosa de tal
manera que el mismo cumpla con las siguientes caractersticas y requisitos$
1? OB7ETIVO
ebe fundamentarse en la comparacin entre el criterio y la condicin.
2? FACTUAL
5asado en !ec!os y evidencias precisas que figuran en los papeles de traba"o.
Presentados como son, independientemente del valor emocional sub"etivo.
3? RELEVANTE
/aterialidad y frecuencia que mere,ca su comunicacin, que interpreten el sentimiento
de la percepcin colectiva del equipo de traba"o.
4? CLARO Y PRECISO
Afirmaciones inequvocas.
Afirmaciones libres de ambigJedades.
Contener posibilidades de confirmacin, o refutacin.
Convincente para las personas que no !an participado en la auditora.
5? VERIFICABLE
3esistir la prueba de confrontacin. 5asado en una labor suficiente como para
respaldar cualquier conclusin resultante.
!? UTIL
Contribuir a la eficiencia y eficacia en la utili,acin del recurso p.blico.
2avorecer la racionalidad de la administracin publica.
'omar decisiones e"emplari,antes.
Coadyuvar al bienestar general.
Cada uno de estos requisitos est# su"eto a interpretaciones personales. Es imposible
definir trminos tales como -preciso-, -convincente- y -suficiente-. Aunque no se
definen estos trminos, s se presentan ciertas consideraciones b#sicas que ser#n
15
utili,adas al reconocer y desarrollar los !alla,gos que, si se aplican adecuadamente,
ayudar#n a lograr los requisitos necesarios.
4.2. A#;*+3+3 .% *) C)(3)
La Causa es la ra,n o ra,ones fundamentales por la cual se da la condicin o es el
motivo por el que no se cumple con el criterio o norma. &in embargo es importante
tener en cuenta que la simple observacin de que el problema e*iste porque alguien
no cumpli la norma es insuficiente para construir un !alla,go significativo.
Las Causas m#s recurrentes en los problemas detectados en la administracin de los
recursos p.blicos son entre otras$
:G eficiencias en la comunicacin interdependenciales e interpersonales.
;G Esta deficiencia es a.n m#s gravosa cuando los problemas de comunicacin se da
en el nivel directivo !acia el nivel e"ecutor.
<G 2alta de conocimiento de los requisitos.
=G 9egligencia o descuido.
>G Procedimientos o 9ormas inadecuadas, ine*istentes, obsoletas o impr#cticas.
?G Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas.
@G Escase, de recursos !umanos, materiales o financieros.
AG La no aplicacin de buen "uicio o sentido com.n.
BG ebilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.
:CG 2alta de esfuer,o e inters suficientes.
::G 2alta de delegacin de autoridad.
:;G 2alta de capacitacin.
:<G 2alta de mecanismos de seguimiento y monitoreo
4.3. A#;*+3+3 .% *"3 E>%$'"3
El efecto de un !alla,go se entiende como el resultado adverso, real o potencial, que
resulta de la condicin encontrada, normalmente representa la prdida en dinero, ba"o
nivel de economa y eficiencia en la adquisicin y utili,acin de los recursos o
ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
El efecto es especialmente importante para persuadir a la administracin de que es
necesario un cambio o accin correctiva para alcan,ar el criterio o meta.
&iempre cuando sea posible, debe presentarse en el !alla,go el efecto cuantificado,
en dinero u otra unidad de medida. &in embargo, pueden presentarse situaciones en
las cuales no es posible e*presarlo en tales trminos.
Por e"emplo, un paso esencial es determinar los efectos o importancia de una
deficiencia. El efecto o efectos pueden ser$
:. +so antieconmico o ineficiente de los recursos !umanos, materiales y financieros.
;. Prdida de ingresos potenciales.
<. /ayores costos
=. 1ncumplimiento de disposiciones generales.
>. 1nefectividad en el traba"o Fno se est#n reali,ando como fueron planeados o lo
me"or posibleG.
?. %astos indebidos.
16
@. 1nformes o registros poco .tiles, poco significativos o ine*actos.
A. Control inadecuado de recursos o actividades.
B. 1neficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de traba"o de respaldo deben demostrar los efectos en la forma mas
especfica posible, bas#ndose en computaciones, comparadas, testimonio,
documentacin de la empresa, informes de auditora interna u otras fuentes
apropiadas.
4.4. M)'%/+)*+.). .%* H)**),0"
La atencin que se presta a un !alla,go depende en su mayor parte de la
demostracin que se !aga de su importancia. Para facilitar lo anterior debe indicarse si
las situaciones adversas son casos aislados o est#n e*tendidos ampliamente y la
proporcin o frecuencia en que se suceden.
La importancia se "u,ga generalmente por el Efecto. Los efectos, sean actuales o
potenciales pueden e*ponerse frecuentemente en trminos cuantitativos, tales como
unidades monetarias, tiempo o n.mero de transacciones. Cualquiera sea el uso de
trminos, el !alla,go debe incluir datos suficientes como para convencer que el asunto
merece atencin.
eben considerarse completamente los efectos o importancia de la deficiencia. El
an#lisis no solo debe incluir el resultado inmediato, sino los efectos colaterales,
intangibles, de largo alcance u otros efectos, tanto reales como potenciales.
Cuando sea posible, deben determinarse los efectos financieros o prdida causada
por una deficiencia identificada. 'ales determinaciones demuestran la necesidad de
medidas correctivas y facilitan la presentacin de un informe convincente.
A veces no es pr#ctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futura. La
incapacidad de medir o estimar una prdida financiera no es una ra,n v#lida para no
informar acerca de los !alla,gos importantes. En este caso se deben se)alar las
condiciones que podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Cuando la
importancia de una deficiencia se representa por una prdida potencial, el !alla,go
debe se)alar claramente este factor. La administracin de la entidad debe entonces
asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas
apropiadas.
4.5. O4'%#$+-# .% E5+.%#$+) .% A(.+'"/2)
La evidencia de auditoria es el con"unto de !ec!os comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Es la informacin
especfica obtenida durante la labor de auditoria a travs de la observacin,
inspeccin, entrevistas y e*amen de los registros.
La mayora de la labor de auditoria se dedica a la obtencin de la evidencia porque
sta provee una base racional para la formulacin de "uicios.
17
Es importante diferenciar entre la evidencia de auditoria y la evidencia legal. En el
caso de que ciertos resultados de la auditora den inicio a procesos de
3esponsabilidad 2iscal, Penal o isciplinaria, la evidencia que se presenta en tal
circunstancia estar# su"eta a las disposiciones referentes al material probatorio para
determinar responsabilidades, que en algunos casos, es muy diferente de la evidencia
de auditora.
El propsito de esta sesin es presentar las clases de evidencia de auditora, sus
fuentes, obtencin, suficiencia, pertinencia, confiabilidad y otros aspectos
relacionados$
Clases de Evidencia.
Suficiencia de la Evidencia.
Lineamientos para determinar la confiabilidad de la Evidencia.
4.5.1. C*)3%3 .% E5+.%#$+)
En trminos generales la evidencia de auditora puede clasificarse en cuatro tipos$
2sica
'estimonial
ocumental.
Analtica
E5+.%#$+) F23+$)
&e obtiene la evidencia fsica por medio de la inspeccin u observacin directa de$
:. Las actividades e"ecutadas por las personas
;. Los documentos y registros
<. Hec!os relacionados con el ob"etivo del e*amen
'al evidencia debe documentarse en papeles de traba"o que resuman los asuntos
revisados u observados, papeles de traba"o que muestren la naturale,a y alcance de
la inspeccin y fotografas, cuadros, mapas u otras representaciones gr#ficas.
El obtener y utili,ar evidencia gr#fica es una forma efica, de e*plicar o describir una
situacin ya sea en un informe o en una presentacin verbal. Por e"emplo, una
fotografa clara de una bodega de almacena"e que ilustra pr#cticas inapropiadas o
ineficientes, tiene un impacto muc!o mayor que palabras que e*plican dic!as
pr#cticas.
Cuando sea posible, el auditor debe obtener evidencia fsica en respaldo de sus
!alla,gos. La efectividad de la labor de auditoria varia seg.n la familiari,acin con la
naturale,a fsica de las operaciones, bienes y otros recursos de la entidad( debe
aprovec!arse toda oportunidad para observar los aspectos fsicos. La !abilidad de
informar acerca de una condicin realmente observada es muc!o m#s convincente
que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
18
E5+.%#$+) T%3'+1"#+)*
La evidencia testimonial es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los
registros de entrevistas pueden consistir en papeles de traba"o basados en notas
tomadas durante las entrevistas o transcripciones registradas de todas las
conversaciones. La declaracin verbal o escrita de un funcionario de la entidad tiene
un valor limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan m#s importantes y
.tiles, si est#n corroboradas por revisiones y pruebas del auditor.
Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de
informacin Fe*plicaciones, "ustificaciones, lneas de ra,onamiento e intencionesG, para
proporcionar guas que no seran f#ciles de obtener a travs de una prueba
independiente de auditoria.
E5+.%#$+) D"$(1%#')*
La forma m#s com.n de este tipo de evidencia en la auditoria consiste en documentos
clasificados como$
E@'%/#"3
Aqullos que se originan fuera de la entidad Fpor e"emplo, facturas de vendedores y
correspondencia que se recibeG.
I#'%/#"3
Aqullos que se originan dentro de la entidad Fpor e"emplo, registros contables,
correspondencia que se enva, contratos, informes y comunicacin internaG.
El auditor debe considerar constantemente la confiabilidad de las formas de evidencia
documental utili,ada en respaldo de sus !alla,gos. Por e"emplo, un documento
e*terno que se obtenga directamente de su lugar de origen es m#s digno de confian,a
que el mismo tipo de documento obtenido a travs de la entidad.
Los siguientes son factores importantes que afian,an la confiabilidad de la evidencia
interna$
&i los documentos !an circulado fuera de la entidad.
&i los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para
asumir que la evidencia es precisa y confiable.
&i la evidencia est# sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.
E5+.%#$+) A#)*2'+$)
19
&e obtiene la evidencia analtica al anali,ar o verificar la informacin. La evidencia
analtica puede originarse en los resultados de$
:G Computaciones.
;G Comparaciones con$
9ormas prescritas.
4peraciones anteriores.
4tras operaciones, transacciones o rendimiento.
Leyes o reglamentos.
ecisiones legales.
<G 3aciocinio.
=G An#lisis de la informacin dividida en sus componentes.
El "uicio profesional del auditor acumulado a travs de la e*periencia se orienta y
facilita en el an#lisis.
4.5.2. S(>+$+%#$+) .% *) E5+.%#$+)
La norma general b#sica de evidencia en respaldo de los !alla,gos de auditoria
manifiesta que debe ser suficiente y competente.
Evidencia suficiente es aqulla tan vera,, adecuada y convincente que al ser
informada conllevar# a una persona prudente, que no es auditor y no tiene
conocimiento especfico del asunto, llegar a la misma conclusin del auditor.
-&uficiencia- se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como sus
calidades de pertinencia.
La diversidad de la labor de auditora y los tipos de !alla,gos son tan grandes, que no
es factible prescribir en trminos especficos la naturale,a de toda la informacin de
respaldo que debe incluirse en los papeles de traba"o. En general, sin embargo, para
que un !alla,go tenga un respaldo adecuado en los papeles de traba"o es necesario
que se efect.en todos los pasos de su desarrollo. Adem#s, los papeles de traba"o
deben contener, para cada paso requerido en el proceso de desarrollo, res.menes
claros o e*tractos de documentos necesarios para demostrar el traba"o efectuado en
cada paso, los resultados obtenidos y las conclusiones alcan,adas.
Las siguientes son guas generales adicionales sobre la suficiencia de la evidencia$
:G Pertinencia.
;G 1nformacin de los funcionarios de la entidad.
<G 3esultados de la 4ficina de Control 1nterno.
=G +tili,acin de asistencia tcnica.
>G 3esumen de las transacciones.
?G /anuales.
@G Aplicabilidad de las disposiciones reglamentarias.
20
AG 1nformacin conflictiva.
BG Copias de documentos.
:CG E*tractos frente a copias.
::G /aterial gr#fico.
:;G Artculos de peridicos y revistas.
P%/'+#%#$+)
La evidencia pertinente o competente es aqulla que esta relacionada con el !alla,go
especifico y por lo tanto la !ace v#lida y relevante.
Los papeles de traba"o e informacin relacionada acumulada al desarrollar un !alla,go
especfico deben tener una relacin directa con el mismo y las recomendaciones. Este
requerimiento no incluye el tomar notas apropiadas o !acer observaciones que ser#n
consideradas en otras #reas de auditora que se estudiar#n.
ebe evitarse la acumulacin indiscriminada de documentos que pueden estar
relacionados con el tema, pero que no tienen ninguna relacin potencial con el
!alla,go especfico. Por e"emplo si el !alla,go !ace referencia a un grupo de contratos
del total e*aminado, no es necesario tener copia de la totalidad de los contratos.
I#>"/1)$+-# .% *"3 F(#$+"#)/+"3 .% *) E#'+.).
El nivel en el cual se obtiene dic!a informacin puede afectar su valide,. Los puntos
de vista del personal operativo de la entidad, por e"emplo, pueden o no indicar la
situacin. Por otra parte, los puntos de vista obtenidos de los funcionarios del nivel
directivo deben considerarse normalmente como autori,ados. &in embargo, no es
necesario que el auditor acepte dic!a informacin como la .ltima palabra sobre el
tema. Los funcionarios de la entidad en niveles m#s ba"os frecuentemente pueden
proporcionar informacin real basada en un me"or conocimiento y comprensin de la
operacin.
La meta del auditor debe ser obtener de las me"ores fuentes y de aquellas, las m#s
dignas de confian,a, toda la informacin relacionada con los !alla,gos. Para lograr
esta meta necesita conversar con todos los funcionarios de la entidad que puedan
contribuir a su entendimiento. En este sentido las fuentes de informacin no deben
estar restringidas.
R%3(*')."3 .% *) O>+$+#) .% C"#'/"* I#'%/#"
Los informes presentados por la 4ficina de Control 1nterno pueden ser valiosos. Los
auditores de la Contralora de 5ogot#, .C., deben e*aminar el programa de auditora
de sta oficina, los papeles de traba"o y los arc!ivos relacionados como parte de la
evaluacin del grado de calidad y utilidad de tales informes en relacin con el #rea de
revisin.
Es posible que el Auditor de la Contralora de 5ogot#, .C., deba e*aminar algunas de
las mismas transacciones cubiertas por los auditores internos para probar la precisin
y confiabilidad de la labor efectuada.
21
Las condiciones presentadas en un informe de la 4ficina de Control 1nterno pueden no
ser las mismas que aqullas e*istentes en el momento del e*amen de la Contralora
de 5ogot#, .C., Esta posibilidad debe considerarse antes de determinar la utili,acin
que se !ar# de los informes de sta dependencia.
U'+*+,)$+-# .% A3+3'%#$+) TA$#+$)
Cuando !aya que evaluar asuntos altamente tcnicos, lgicamente, el auditor debe
primero considerar la utili,acin de sus propios recursos que tengan cierta e*periencia
tcnica especiali,ada. &i la labor abarca asuntos tcnicos sobre los cuales no e*isten
dentro de equipo de auditores los conocimientos necesarios para poder e*presar
opiniones autori,adas, se debe solicitar a travs del coordinador al nivel directivo del
sector la atencin del requerimiento.
En algunas circunstancias el auditor podra preferir tener una prueba independiente
por medio de la asistencia tcnica, FPor e"emplo, laboratorios que efect.an an#lisis u
otros estudios que podran prestar asistencia tcnica en su campo especial de
actividadG.
R%3(1%# .% *)3 T/)#3)$$+"#%3
Los papeles de traba"o deben e*plicar la forma en que se seleccionan las
transacciones incluidas en la muestra y cualquier conclusin alcan,ada bas#ndose en
el e*amen. El resumen de la labor efectuada debe ser suficientemente descriptiva
como para permitir la identificacin de aquello e*aminado.
El traba"o en relacin con cualquier !alla,go especifico debe ser lo suficientemente
e*tensivo como para respaldar cualquier conclusin u opinin. &in embargo, no es
necesario que e*amine todas las transacciones relacionadas con el tema de un
!alla,go para respaldar una conclusin.
&i se proponen amplias conclusiones basadas en un e*amen selectivo, los papeles de
traba"o deben demostrar la valide, del proceso utili,ado para asegurarse que los
asuntos e*aminados sean representativos. Los mtodos cientficos de muestreo
estadstico son de una utilidad probada para demostrar la importancia total de los
!alla,gos. &e debe tener sumo cuidado, sin embargo, para evitar proyecciones de los
resultados de las muestras sobre las actividades, o periodos de tiempo no incluidos en
la muestra. Las proyecciones -llenas de contingencias- son inapropiadas cuando
e*iste slo una leve idea acerca de s las transacciones empleadas como muestra son
representativas. A no ser que el auditor pueda demostrar en su informe que las
pruebas aplicadas son representativas, no se pueden ni se deben proyectar los
resultados.
M)#()*%3
Los manuales u otras declaraciones escritas de procedimientos establecidos no son,
en s mismo, una evidencia satisfactoria de la condicin y en ocasiones de un
adecuado criterio( caso contrario son los procedimientos que se utili,an en la realidad.
22
Por lo anterior, es necesario e*aminar las operaciones y transacciones e"ecutadas
para determinar si en realidad se siguen procedimientos prescritos en los manuales u
otros m#s adecuados.
A&*+$)4+*+.). .% *)3 D+3&"3+$+"#%3 R%0*)1%#')/+)3
&i el auditor basa sus conclusiones en reglamentos, normas de la entidad o normas de
organismos centrales, debe verificar s la disposicin especfica en el cual se est#
confiando era aplicable en el perodo abarcado por el !alla,go. 'ambin debe estar al
tanto del estado y aplicabilidad actual de dic!as disposiciones.
O&+#+"#%3 " C"#$*(3+"#%3 C"#>*+$'+5)3
&i el an#lisis de la informacin o los datos conllevan al auditor a e*presar opiniones o
conclusiones sobre las cuales no se logra llegar a un acuerdo con la entidad auditada,
los papeles de traba"o deben identificar claramente el conflicto, si el asunto es
importante y no es posible solucionar terminantemente el conflicto, se debe e*plicar
ampliamente el motivo en los papeles de traba"o y !acer el comentario respectivo en el
informe.
C"&+)3 .% D"$(1%#'"3
9ormalmente se debe aceptar como confiables las copias de documentos de los
arc!ivos de la entidad si son necesarios para respaldar un !alla,go.
Es importante tener en cuenta que si se contempla utili,ar el documento como material
probatorio en procesos fiscales, penales o disciplinarios, las copias deber#n ser
autenticadas por un notario u otro funcionario p.blico en cuya oficina se encuentra el
original o copia autntica.
La naturale,a e importancia de un !alla,go, determinar# a menudo el tipo de evidencia
deseable de retener en los papeles de traba"o. Por e"emplo, si el !alla,go implica un
contrato por una compra especfica, una copia del contrato puede ser la evidencia
primordial a retenerse en los arc!ivos.
E@'/)$'"3 F/%#'% ) C"&+)3
Los e*tractos preparados por el equipo de auditores de los documentos de la entidad
son generalmente un respaldo aceptable para los papeles de traba"o. &in embargo, es
preferible tener copias de los documentos de muc!a importancia. A veces los errores
se introducen en forma inadvertida en los e*tractos. El respaldo para un !alla,go de
importancia ser# m#s conveniente si es copia e*acta del documento.
Las copias e*actas en lugar de e*tractos son tambin m#s .tiles durante las fases de
revisin de la labor de preparacin del informe.
M)'%/+)* G/;>+$"
A menudo el me"or registro posible de una condicin fsica e*istente en el momento del
e*amen es una serie de fotografas. La utili,acin apropiada de fotografas y otro tipo
23
de material gr#fico, como mapas, cuadros gr#ficos, etc., !acen que los informes de
auditora tengan un mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera m#s
enrgica y enf#tica.
A/'2$(*"3 .% P%/+-.+$"3 6 R%5+3')3
Los peridicos y revistas son a menudo fuentes .tiles de informacin general y de
antecedentes de !ec!os actuales relacionados con las actividades ba"o revisin. &in
embargo, se les debe considerar como fuentes colaterales y no principales de
informacin sustantiva. El auditor debe tener acceso directo a la fuente b#sica de la
informacin publicada, especialmente cuando se trata de actividades de la entidad,
dic!o acceso debe ser m#s amplio que el de los autores de los artculos del peridico
o revista, e incluso de periodistas.
4.5.3. L+#%)1+%#'"3 &)/) D%'%/1+#)/ *) C"#>+)4+*+.). .% *) E5+.%#$+)
Al obtener evidencia y evaluarla el auditor debe considerar lo siguiente$
Conocimientos personales obtenidos directamente a travs de la observacin del
auditor mismo, son m#s persuasivos que conocimientos obtenidos indirectamente.
La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes a"enas e independientes
a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. FPor e"emplo$
confirmacin directa de saldos bancarios, prstamos, actividades de contratistas, etc.G.
La evidencia que !a sido producida ba"o condiciones satisfactorias de control interno
tiende a ser m#s confiable. FPor e"emplo$ pruebas que una transaccin no !a sido
iniciada, autori,ada, e"ecutada y registrada e*clusivamente por una sola personaG.
Los originales de documentos son m#s confiables que las copias de los mismos.
El costo Fen dinero y0o tiempoG de la obtencin de la evidencia m#s confiable y
deseable puede ser tan elevado, que el auditor tendra obligatoriamente que aceptar
evidencia de menor calidad, pero que l considere satisfactoria dentro de las
circunstancias.
Lo m#s significativo o importante del !alla,go de auditoria requiere la obtencin de la
m#s fuerte evidencia y consecuentemente la "ustificacin de la obtencin de evidencia
m#s costosa.
Los indicios de riesgos relativos m#s elevados de lo normal e*igen al auditor obtener
m#s y me"or evidencia que aqulla requerida en circunstancias normales.
La evidencia corporativa constituye aqulla que permite al auditor llegar a
conclusiones a travs de un proceso v#lido de raciocinio, pero que en si misma no es
concluyente. &irve .nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia
obtenida.
24
+na cantidad peque)a de evidencia de una calidad e*celente puede ser m#s confiable
que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.
4.5.4. E5)*()$+-# 6 V)*+.)$+-# .%* P/%3(#'" H)**),0" %# M%3) .% T/)4)B"
+na ve, que el auditor !aya encontrado una debilidad o deficiencia aparentemente
importante en la forma en que se efect.a la operacin, sta debe ser anali,ada
ampliamente por el equipo de auditora en mesa de traba"o con el propsito de evaluar
todos los aspectos pertinentes del !alla,go, as como las pruebas en que se encuentra
sustentada.
En la mesa de traba"o, se debe someter el !alla,go potencial a un an#lisis !onesto y
critico para encontrar posibles fallas y un ra,onamiento lgico al relacionar !ec!os y
situaciones o al "u,gar sus efectos. Esto permitir# tener seguridad de la realidad del
!alla,go las responsabilidades que sobre el mismo se puedan generar y optimi,ar
recursos en las acciones posteriores que deba adelantar la Contralora de 5ogot#,
.C.
La labor efectuada en la /esa de 'raba"o, la informacin obtenida y las conclusiones
alcan,adas en el proceso de an#lisis del !alla,go, deben estar ampliamente
respaldadas y documentadas en los papeles de traba"o conforme se va efectuando la
labor.
La pr#ctica de !acer el papel de -abogado del diablo- es muy .til para identificar
puntos dbiles en los !alla,gos. eben observarse normas muy altas de ob"etividad.
Por lo tanto, el auditor debe estar en guardia contra la tendencia natural de racionali,ar
interpretaciones de los !ec!os y situaciones pertinentes y de"ar de considerar la
informacin que sobre el !alla,go le pueda suministrar la entidad.
9o se debe esperar !asta que se !aya acumulado una cantidad de !alla,gos para
estudiarlos en la mesa de traba"o, por el contrario en la medida en que se encuentren
deben ser discutidos en sta y en consenso se determina su 3eportabilidad y
posteriores acciones fiscali,adoras.
En la medida que se va validando los resultados de la auditora en las /esas de
'raba"o, simult#neamente se va construyendo el informe de auditora. El saber que es
necesario preparar un informe y pensar en dic!o informe mientras se desarrolla un
!alla,go tendr# como resultado una auditoria e informe de me"or calidad.
4.5.4.1. E5)*()/ *) C"#.+$+-# " A3(#'"3 D%>+$+%#'%3
Este paso abarca las discusiones, an#lisis y valoracin de la evidencia, por parte del
equipo de auditores, para reunir y establecer claramente todos los !ec!os pertinentes.
En los trminos m#s simples, esta operacin es la actividad en la que se eval.a el$
-Eu.
Cu#ndo.
25
nde.
8 cmo.
1ncluye la comparacin de operaciones reales con los criterios o requerimientos
establecidos, ya sea en forma de reglamentos, normas tcnicas, normas de
rendimiento, presupuestos operativos o directivas de la entidad.
4.5.4.2. I.%#'+>+$)$+-# .% L2#%)3 .% A('"/+.). 6 R%3&"#3)4+*+.).
Es necesario que el equipo de auditora eval.e la identificacin reali,ada por el auditor,
de las personas directamente responsables de la operacin y de los niveles m#s altos
de responsabilidad para saber con quin debe discutirse el !alla,go y a quin debe
dirigirse las comunicaciones pertinentes.
'al identificacin es especialmente importante en las oficinas descentrali,adas de la
entidad que est#n su"etas a la direccin por parte de niveles m#s altos en las
dependencias centrales.
4.5.4.3. V%/+>+$)$+-# .% *)3 $)(3)3 .% *) D%>+$+%#$+)
Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia y
revisarla apropiadamente en forma imparcial antes de inicia otros procesos de car#cter
fiscal y legal.
ebe averiguarse porqu tuvo lugar la situacin adversa, porqu sigue e*istiendo y si
se !an establecido procedimientos internos para evitar dic!o resultado o si aquellos
establecidos !an sido ineficaces o mal implementados. Puede !aber varias causas,
una de ellas, la m#s importante es que una debilidad en el sistema de control interno
permiti que ocurriera la deficiencia, que al no corregirse permitir# que apare,can
deficiencias similares en el futuro.
Las medidas correctivas normalmente implicar#n me"oras en el sistema de control
interno.
Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se pueden identificar otros
problemas que requerir#n que el auditor complemente o adicione su e*amen.
4.5.4.4. V)*"/)$+-# .% *"3 E>%$'"3 " I1&"/')#$+) .% *) D%>+$+%#$+)
En la validacin del !alla,go, se debe evaluar la suficiencia y lo apropiado de la
evidencia de auditora de todas las fuentes y llegar a una conclusin sobre si e*isten
deficiencias significativas en la adquisicin econmica de los recursos, en su eficiente
mane"o, en el cumplimiento de ob"etivos y logro de metas y0o errores e irregularidades
en la preparacin y presentacin de los estados contables
+na deficiencia de importancia en el mane"o de los recursos y un error o irregularidad
en los estados contables puede definirse como una omisin, error o irregularidad que,
en vista de las circunstancias que lo rodean, podra ocasionar que los resultados de
las actividades estn distantes de lo esperado o de lo optimo, que la confian,a en los
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estados contables se modifique o se vea influenciada debido a la omisin, error o
irregularidad.
'ambin consideramos las circunstancias que rodean a los errores e irregularidades
significativos que pueden ocurrir. Los "uicios deben basarse en un entendimiento de la
naturale,a de las actividades del su"eto de control, su organi,acin, el ambiente en
que ste opera, los asuntos relevantes de la emisin de informacin contable, y otros
asuntos que se consideran en el desarrollo de la auditora.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) %# *) I#>"/1)$+-# C"#')4*%
La deficiencia, el error o irregularidad significativa lo constituye un "uicio !ec!o sobre el
ciclo, actividad, #rea o en el conte*to de los estados contables tomados en con"unto,
los cuales pueden afectarse por las violaciones a las obligaciones contractuales, las
transacciones que provocan dudas sobre la integridad de la Administracin, o la
omisin de las revelaciones requeridas por las normas profesionales.
+na deficiencia en el mane"o de los recursos, as como un error o irregularidad
significativo en los estados contables puede arro"ar como resultado un monto
monetario individualmente grande, o de un con"unto de errores e irregularidades de
monto de menor cuanta que agregados adquieren significancia.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) .% G%3'+-#
La deficiencia o irregularidad significativa lo constituye una situacin que afecte la
inadecuada asignacin y distribucin de recursos para ma*imi,ar los resultados,
Fcosto0 productividadG, el incumplimiento de ob"etivos, metas y programas, y la
insatisfaccin del cliente frente a un producto o servicio p.blico recibido. &e pueden
presentar observaciones sobre alguno de los principios rectores del control fiscal que
originaran un concepto favorable con observacin o tambin observaciones que
afectan la gestin en su con"unto originando definitivamente un concepto desfavorable.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) .% L%0)*+.).
La deficiencia o irregularidad significativa de car#cter legal, lo constituye el
desacatamiento de las normas que le son aplicables a los su"etos de control y que
determinen conductas que se tipifiquen como delitos a la administracin p.blica,
enmarcadas en el cdigo penal y0o disciplinario o como presunto detrimento
patrimonial, que condu,ca a emitir un concepto favorable con salvedad o desfavorable.
4.5.4.5. D%'%/1+#)$+-# .% 3+ *) D%>+$+%#$+) %3 A+3*).) " R%$(//%#'%
El equipo de auditora debe evaluar las pruebas para determinar si la condicin es muy
recurrente.
Aunque un tipo especfico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente, los casos
individuales pueden tener en ocasiones la suficiente importancia en si, en trminos de
naturale,a, magnitud, precedente o peligro potencial como para requerir un desarrollo
total. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede
no ser recurrente a.n, pero podra tener implicaciones o posibilidades m#s importantes
si no se la eliminara.
27
4.5.4.!. V)*"/)$+-# .% *) E5+.%#$+)
El equipo de auditora debe evaluar la evidencia de auditora y considerar si sta es
suficiente y apropiada para respaldar las conclusiones del auditor. &i la evidencia de
auditora no es suficiente o apropiada para respaldar los !alla,gos de auditora, es
posible reali,ar procedimientos adicionales de auditora$
La valide, de la evidencia depende en alto grado de las circunstancias en que se
obtiene y en general debe reunir las siguientes caractersticas$
Cuando la evidencia se obtenga de fuentes independientes a la entidad auditada,
proporciona una confian,a mayor, que cuando se obtiene .nicamente dentro de la
entidad.
Cuando los datos contables y los estados financieros se preparan en condiciones
satisfactorias de control interno !ay mayor confiabilidad que cuando se preparan en
condiciones deficientes de control interno.
El conocimiento personal directo que el auditor obtiene mediante la aplicacin de las
tcnicas como e*amen fsico, la observacin, el c#lculo e inspeccin, es m#s confiable
que la informacin que se obtiene informalmente.
El equipo de auditora debe confiar en evidencias que son de naturale,a persuasiva y
no concluyentes. El grado de persuasividad debe ser alto en las #reas m#s
vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.
Las evidencias obtenidas a travs de distintas fuentes y tcnicas, cuando llevan a
resultados similares, generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad.
urante una auditora, siempre se presenta el interrogante de s es necesario recopilar
evidencia adicional para estar totalmente seguros de que las conclusiones de auditora
son v#lidas. La decisin costo0beneficio debe ser adoptada por el equipo de auditora.
5. VALIDACIN DEL PRESUNTO HALLAGO
&i el equipo de auditora requiere alg.n apoyo especial podr# solicitar la reali,acin de
un comit tcnico para validar el !alla,go, para lo cual de ser necesario de podr#
invitar cualquier otro funcionario de la C5, o especialista independiente.
!. COMUNICACION DE HALLAGOS
Las discusiones y comunicaciones verbales y escritas sobre los !alla,gos con
funcionarios responsables de la entidad en todos los niveles, son una parte esencial
del Proceso de Auditora %ubernamental con Enfoque 1ntegral.
Cuando se llegue a un consenso en la /esa de 'raba"o sobre el tipo de !alla,go bien
sea administrativo, fiscal, disciplinario, penal o una combinacin de stos y el alcance
del mismo, deben ser comunicados por escrito a los responsables de la entidad.
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+na entrevista preliminar con funcionarios de la entidad sobre cualquier tipo de
!alla,go, mas la respuesta que d la entidad, nos dar#n los elementos de "uicio
suficientes para soportar o levantar el !alla,go y permitir que la administracin tome
las medidas correctivas oportunamente. &i el !alla,go es de tipo fiscal es muc!o
mayor el beneficio, por cuanto nos permite tener la evidencia suficiente sobre la
e*istencia real del !alla,go y as, cuando se traslade al proceso de responsabilidad
fiscal, por parte del irector &ectorial, no se tenga que arc!ivar por falta de mritos.
Esta posicin est# plenamente "ustificada en los siguientes aspectos$
Las discusiones son parte integral del proceso de validacin del !alla,go, el cual
requiere la obtencin de toda la informacin importante sobre el mismo. Adem#s de la
comunicacin escrita, se pueden utili,ar reuniones menos formales resumiendo el
!alla,go.
La costumbre de discutir ampliamente los !alla,gos con el personal de la entidad
durante el curso de la labor dar# como resultado una revelacin de los puntos de vista
y opiniones preliminares del auditor sobre asuntos tales como las causas de las
deficiencias encontradas y la naturale,a de las medidas correctivas indicadas.
Es importante comentar las posibles soluciones o me"oras que pare,can dignas de ser
consideradas para saber la opinin de personas entendidas. &in embargo, se debe
aclarar que el auditor busca informacin y asistencia para comprender me"or la
situacin y para determinar las posibles me"oras que pueden !acerse.
Este proceso de comunicacin y validacin del !alla,go reducir# el tiempo empleado
en la preparacin del informe y permitir# que los informes finales estn listos
oportunamente.
La entidad deber# responder al !alla,go presentado por el equipo de auditora dentro
de los tres das !#biles siguientes. Este pla,o puede ser prorrogado con base en el
"uicio del equipo de auditora.
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MODELOS PROGRAMAS DE AUDITORIA
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