Sunteți pe pagina 1din 24

Soluia pentru eliberarea

i evidena facturilor fiscale!

e-FACTURA
Ghid de utilizare
pas cu pas

Acest ghid se adreseaz personalului


ntreprinderilor/organizaiilor/autoritilor publice
(contabili, economiti, manageri financiari, personal
IT) care gestioneaz procesul de perfectare i emitere
a facturilor/facturilor fiscale i intenioneaz s
utilizeze serviciul e-Factura n acest proces.
Informaiile cuprinse n acest ghid descriu modul de
operare n cadrul interfeelor de lucru a serviciului,
raportat la subiecii tranzaciei economice: furnizor,
cumprtor sau transportator.

e-FACTURA
Ghid de utilizare
pas cu pas
Introducere
Serviciul e-Factura reprezint o soluie informatic destinat agenilor economici
i cetenilor Republicii Moldova pentru emiterea, expedierea i recepionarea
electronic a facturilor i facturilor fiscale.
Graie acestui serviciu furnizorii tranzaciei facturate pot emite i expedia on-line facturi i facturi fiscale,
fr a se mai deplasa la organul fiscal n vederea comandrii lor. e-Factura sporete operativitatea circulaiei
acestor documente de la furnizor la cumprtor, diminueaz nivelul corupiei i contrafacerii sau pierderii
facturilor eliberate. Adiional, acest serviciu permite agenilor economici s economiseasc resursele alocate
pentru achiziionarea i evidena facturilor i facturilor fiscale pe suport de hrtie.
Factura electronic are aceeai valoare juridic i este la fel de sigur ca i cea pe hrtie. Serviciul ofer
sigurana corectitudinii datelor i reduce riscul falsificrii acestor documente de strict eviden. e-Factura
este gzduit de platforma guvernamental securizat MCloud, iar la elaborare au fost luate n calcul
normele de securitate a datelor confideniale. Astfel, integritatea i protecia informaiilor cu caracter
confidenial transmise cu ajutorul e-Facturii sunt garantate, astfel nct previne scurgerea informaiei i
accesul nesancionat la biroul electronic al agentului economic.
Avantajul principal al serviciului const n faptul c acesta este unul gratuit. Orice agent economic odat
nregistrat n sistemul e-Factura va obine acces i poate folosi n exclusivitate factura electronic.
Suplimentar, serviciul va efectua validarea coninutului facturilor fiscale electronice privind corectitudinea
perfectrii (prin livrarea datelor de identificare corecte aferente subiecilor facturii, efectuarea automatizat
a calculelor de total cu TVA i fr TVA, cotei TVA etc.), minimiznd astfel riscurile aferente tranzaciei.
Mai mult ca att, e-Factura reduce cheltuielile suportate pentru procurarea formularelor acestor documente
pe suport de hrtie i cheltuielile legate de ntreinerea personalului responsabil de
completarea i pstrarea facturilor - arhivare, depozitare.
Serviciul e-Factura poate fi utilizat att de persoanele juridice, ct i de persoanele fizice. Schimbul de date
are loc att ntre persoanele juridice, ntre persoane juridice - fizice, precum i ntre persoanele fizice.
E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

Sistemul acord posibilitatea vizualizrii i separrii evidenei facturilor i facturilor fiscale n


dependen de rolul utilizatorului n tranzacie:

Furnizor

Transportator

Cumprtor

e-Factura poate fi utilizat n una din cele dou modaliti:


(1) prin integrarea automatizat API cu sistemele proprii de eviden contabil
(ex. 1C, WIZCount, alte sisteme ERP);
(2) prin intermediul paginii web servicii.fisc.md.
Prezentul ghid, dei va descrie ambele modaliti, se va focusa cu predilecie asupra celei de-a doua.
Not:
Funcionarii fiscali implicai n procesul de administrare fiscal, n virtutea atribuiilor i drepturilor
funcionale, vor avea acces la informaiile privind facturile i facturile fiscale n regim de vizualizare,
fr posibilitatea de a opera modificri. Aciunile inspectorilor vor fi monitorizate i jurnalizate
pentru a elimina orice tentative de divulgare a informaiei confideniale. n perspectiv, aceast
funcionalitate a serviciului va face posibil organizarea controalelor de la distan de ctre
funcionrii administraiei fiscale, fr a mai fi necesar deplasarea la oficiul agentului economic
pentru efectuarea unui control fiscal privind aspectele ce in de facturile/facturile fiscale.
Potrivit Hotrrii Guvernului nr. 294 din 17.03.1998 (Pct.3 alineat introdus prin HG461 din
16.06.14, MO160-166/20. 06.14 art.493), ncepnd cu 1 septembrie 2014, ministerele, alte
autoriti administrative centrale subordonate Guvernului, structurile organizaionale din sfera lor
de competen (autoritile administrative din subordine, instituiile publice i ntreprinderile de
stat n care ministerul sau alt autoritate administrativ central are calitatea de fondator), precum
i instituiile publice autonome care, potrivit legislaiei n vigoare, au obligativitatea inerii
contabilitii, vor emite, n mod obligatoriu, facturi i facturi fiscale electronice exclusiv prin
intermediul sistemului automatizat e-Factura.

Prefa
Funcionarea serviciului e-Factura este reglementat de urmtoarele acte legislative i normative din
domeniul financiar-contabil:
Codul Fiscal al Republicii Moldova nr. 1163-XIII din 24.04.1997;
Hotrrea nr. 294 din 17.03.1998 Cu privire la executarea Decretului Preedintelui Republicii Moldova
nr.406-II din 23 decembrie 1997 (Pct.3 alineat introdus prin H.G. 461 din 16.06.14, MO160166/20.06.14 art.493);
Ordinul Ministerului Finanelor nr. 115 din 06.09.2010 Cu privire la aprobarea i completarea
formularului tipizat de document primar cu regim special Factur fiscal;
Ordinul Ministerului Finanelor nr. 47 din 31.03.2010 Cu privire la aprobarea formularului tipizat de
document primar cu regim special Factur;
Ordinul Inspectoratului Fiscal Principal de Stat nr. 562 din 04.04.2014 Privind aprobarea
Regulamentului cu privire la sistemul informaional automatizat de creare i circulaie a facturilor i
facturilor fiscale electronice e-Factura.
4

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

Pentru a reglementa domeniul a fost amendat Codul Fiscal, n vederea introducerii termenului de factur n
form electronic. Este de menionat c serviciul include cele dou tipuri de facturi reglementate de
legislaie: Factura i Factura fiscal (denumite n text i factur). La fel, factura n form electronic
respect formatul, structura i coninutul formularelor stabilite de legislaie i conine marca temporal care
certific momentul emiterii i semntura electronic a emitentului facturii, beneficiarului i dup caz a
transportatorului.
Factura electronic constituie o modalitate alternativ la versiunea de hrtie a facturilor i nu este obligatorie
(cu excepia prevederilor HG 294 din 17.03.1998). Totodat, emiterea unei i aceleiai facturi se va face
exclusiv doar n una dintre urmtoarele dou modaliti, la alegerea exclusiv a emitentului: n form
electronic prin serviciul e-Factura sau pe suport de hrtie.
Pentru semnarea facturilor n serviciul e-Factura pot fi utilizate toate certificatele digitale aferente
semnturii electronice disponibile n Republica Moldova, i anume: semntura mobil, eliberat de
operatorii de telefonie mobil, semntura digital, eliberat de .S. Centrul de Telecomunicaii Speciale i
semntura electronic de autentificare - eliberat de .S. Fiscservinform. Serviciul garanteaz n acest sens
autenticitatea i integritatea coninutului facturii electronice, inclusiv pentru cazurile de litigii deferite
soluionrii n instanele de judecat.

modalitate 1

Utilizarea e-Facturii prin API

API (Application Programming Interface) reprezint o interfa de programare reutilizabil pentru


interconexiunea i comunicarea automatizat dintre e-Factura i sistemele de eviden contabil
(ex. 1C, WIZCount, alte sisteme ERP). Funciile API vor permite furnizorilor s interacioneze cu e-Factura
utiliznd propriile sisteme de contabilitate fr a mai accesa n mod manual pagina web servicii.fisc.md.
Web serviciile create (API) vor permite sistemelor contabile ale utilizatorului s primeasc date despre starea
curent a facturilor create n sistemele de contabilitate, seria, numrul i codul QR al facturii.
Pentru integrarea sistemelor de eviden contabil cu e-Factura prin intermediul API-urilor, v rugm s
consultai ghidul de integrare servicii.fsc.md/ntrebri Frecvente/Persoane juridice/e-Factura. Acest
ghid este destinat echipelor tehnice de dezvoltare a sistemelor de contabilitate.

modalitate 2

Utilizarea e-Facturii prin pagina web servicii.fisc.md

Accesarea serviciului i autentificarea n sistem


Serviciul e-Factura este disponibil pe pagina web servicii.fisc.md i poate fi utilizat doar dup semnarea
acordului de conectare la serviciile electronice fiscale. Pentru a beneficia de avantajele oferite de serviciul
dat, potenialii utilizatori, trebuie s se nregistreze n sistem, prin parcurgerea urmtorilor pai:
accesai portalul serviciilor electronice fiscale - servicii.fisc.md:

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

2. n partea de sus a interfeei portalului folosii butonul Autentificare pentru a deschide


formularul de autentificare:

3. introducei login-ul (adresa e-mail) i parola Dvs. n formularul de autentificare i accesai opiunea
Autentificare:

4. sau selectai autentificarea prin MPass (Serviciul Guvernamental de Autentificare i Control al Accesului),
utiliznd semntura mobil, certificatul digital sau buletinul de identitate electronic:

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

5. selectai din lista serviciilor e-Factura:

Ulterior, vei fi transferai spre pagina principal a serviciului e-Factura pentru a putea exploata
funcionalitile acestuia. Avnd n vedere c agentul economic poate fi n ipostaza oricrui subiect al
procesului de facturare - furnizor, transportator, cumprtor, interfaa serviciului prevede 3 compartimente
pentru fiecare din rolurile enunate.

Astfel, furnizorul i cumprtorul, dispunnd de semnturi electronice pot semna on-line formularele
expediate i recepionate, respectiv asigura evidena facturii n Registrul su. n caz c tranzacia facturat
presupune existena transportatorului, rolul acestuia se rezum doar la semnarea facturii eliberate de
furnizor, pe care o poate vizualiza la orice etap de operare (accesnd compartimentul Eu sunt
Transportator, rubrica Suplimentar i opiunea Vizualizai starea).

Fluxurile de emitere i circulaie a facturilor


Din punct de vedere al fluxurilor de emitere i circulaie, e-Factura conine dou scenarii de funcionare.
Aadar, conform scenariului 1, n serviciu trebuie s fie nregistrate toate cele trei pri constituente
(Furnizor, Cumprtor, Transportator) sau cel puin dou dintre acestea (Furnizor, Cumprtor). n acest caz,
factura va fi generat de Furnizor, semnat digital cu 2 semnturi (de ctre conductor i contabil-ef, care
poate i una i aceiai persoan dac confirm mputernicirile corespunztoare) i expediat la transportator
i cumprtor pentru examinare, acceptare i respectiv semnare digital.
Factura va circula exclusiv n form electronica ntre toate prile, iar originalul facturii/facturii fiscale se va
considera forma electronic a acesteia.
E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

n cazul tranzaciilor cu mrfuri, serviciul permite tiprirea facturii pe suport de hrtie simpl fr semne
speciale de protecie ncorporate, care se va fi considerat copia documentului electronic. Astfel, n
procesul de transport a mrfii, aceasta poate fi nsoit de copia pe suport de hrtie a facturii electronice.
Copia va conine un cod QR (Data Matrix) aplicat la tiprire, n rezultatul scanrii codului respectiv se afieaz
n regim offline, date generale despre factur i o adres de tip URL securizat. Adresa menionat poate fi
accesat online de reprezentanii organelor de stat investite cu drepturi de control pentru mai multe detalii
despre factur (n procesul de verificare a autenticitii acesteia).
Potrivit scenariului 2, n sistem poate fi nregistrat doar Furnizorul, care va crea i semna digital factura n
form electronic, dup care o va tipri pe suport de hrtie, fr semne speciale de protecie ncorporate, o
va semna olograf i o va transmite celorlalte pri (Transportator, Cumprtor) spre acceptare i semnare
olograf. n acest caz, originalul facturii se va considera cel pe suport de hrtie. Instrumentele de verificare a
autenticitii snt similare scenariului 1.

Scenariul 1
I. Completarea facturii fiscale n cazul cnd cumprtorul nu este
nregistrat n serviciul e-Factura:
A. Completarea formularului facturii/facturii fiscale
1. tastai compartimentul Eu sunt Furnizor:

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

2. alegei opiunea de perfectare a unei facturi sau facturi fiscale noi. Adic, din statutul Facturi noi i
accesai butonul Creeaz factur fiscal:

3. completai datele necesare conform cmpurilor afiate:

4. salvai i nchidei formularul creat, utiliznd butonul Salveaz i nchide;

Pn la semnarea facturii electronice, aceasta poate fi supus modificrilor sau poate fi tears din sistem,
folosind opiunile corespunztoare din meniul serviciului.
E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

B. Semnarea facturii/facturii fiscale


5. selectai formularul dorit, salvat n statutul Facturi noi i accesai butonul Semneaz pentru aplicarea
primei semnturi - a contabilului-ef. La tastarea acestei opiuni, vei fi redirecionai spre pagina web a
Serviciului guvernamental de semnare MSign:

6. selectai una din metodele de semnare :


a) semntura mobil

10

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

Introducei numrul de telefon i apsai butonul Expediaz


b) semntura digital Moldsign, eliberat de .S. Centrul de Telecomunicaii Speciale

c) semntura Serviciului Fiscal de Stat, eliberat de .S. Fiscservinform

d) introducei parola n cazul selectrii metodei de semnare Semntura Serviciului Fiscal sau Moldsign;

e) dup semnare vei fi redirecionat spre e-Factura, iar factura/factura fiscal creat va ajunge n statutul
Aplicat prima semntur i astfel i se atribuie serie i numr:

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

11

f) selectai factura/factura fiscal din statul Aplicat prima semntur i aplicai a doua semntur, a
directorului. Dup realizarea procedurii date documentul va trece n statutul Aplicat a doua semntur.

g) dup semnare i expediere avei opiunea de a vizualiza formularul completat, a-l descrca n format
XML sau s anulai factura, indicnd obligatoriu motivul anulrii.

Specificm c dup semnarea sau expedierea facturii aceasta nu poate fi modificat, ci doar anulat. Astfel,
ea va ajunge n rubrica Anulate. Dac este necesar ajustarea facturii anulate se alege opiunea
Redeschiderea pe baza facturii anulate din rubrica menionat i se introduc completrile necesare. Apoi
salvai factura, tastnd butonul Salveaz i n rezultat factura modificat trece n statutul Facturi noi.
Ulterior, acest formular poate fi semnat i expediat ctre cumprtor.
C. Imprimarea facturii/facturii fiscale
h) selectai factura sau factura fiscal i accesai butonul Imprim, apoi selectai orientarea documentului
imprimat (vertical sau orizontal):

12

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

i) descrcai documentul PDF cu datele facturii:

j) tiprii documentul pentru a-l prezenta Cumprtorului.


La orice moment de timp putei vizualiza operaiunile efectuate cu factura creat, utiliznd butonul
Suplimentar i opiunea Vizualizai starea.

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

13

Scenariul 2
II. Completarea facturii fiscale n cazul cnd cumprtorul este
nregistrat n sistemul e-Factura:
Primele dou etape: A. Completarea formularului facturii/facturii fiscale i B. Semnarea facturii/facturii
fiscale presupun efectuarea acelorai activiti care sunt descrise pentru cazul cnd doar furnizorul este
nregistrat n sistem. Dup finisarea procesului de semnare, subiecii e-Facturii urmeaz procedura
prezentat n continuare:
C. Expedierea facturii/facturii fiscale ctre cumprtor:
1. din statut Aplicat a doua semntur, selectai factura/factura fiscal i accesai butonul Expediaz;

14

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

2. confirmai c dorii s expediai factura/factura fiscal prin tastarea butonului Expediaz din fereastra
afiat Expediaz la cumprtor sau selectai opiunea Anulare pentru a amna procesul;

3. dup ce factura/factura fiscal este expediat, la furnizor documentul va nimeri n statutul Expediate la
Cumprtor. Concomitent, la cumprtor aceasta va fi afiat n compartimentul Eu sunt Cumprtor, i
anume n statutul Pentru acceptare;

4. la accesarea facturii/facturii fiscale recepionate, cumprtorul are posibilitatea de a accepta factura sau
de a o respinge, indicnd obligatoriu motivul:

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

15

D. Semnarea facturii/facturii fiscale de ctre Cumprtor:


5. n compartimentul Eu sunt Cumprtor, se selecteaz factura/factura fiscal i se acceseaz butonul
Semneaz. n continuare Beneficiarul parcurge paii 5, 6 din scenariul I.

Dup finisarea aciunii de semnare de ctre cumprtor, ea va trece att la furnizor, ct i la cumprtor n
statutul Finisate, prin urmare factura/factura fiscal a parcurs tot ciclul de nregistrare n sistemul e-Factura.

Anularea facturilor fiscale/facturilor


n unele cazuri agenii economici, utilizatori ai sistemului pot anula facturile fiscale/facturile create.
Anularea nregistrrilor poate fi efectuat doar de agentul economic furnizor. Astfel, anularea nregistrrilor
se execut doar de ntreprinderea care a emis (creat) facturile fiscale/facturile. Pentru a efectua anularea
facturilor fiscale/facturilor parcurgei urmtorii pai:
1. Din profilul paginii principale selectai elementul Eu sunt Furnizor, dup care trecei n cmpul unde se
afl nregistrarea/nregistrrile facturii/facturilor pe care dorii s le anulai.

16

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

2. Selectai nregistrarea/nregistrrile din list i apsai Anuleaz

3. n formularul de anulare ce va aprea pe ecranul Dvs. introducei textul care clarific motivul anulrii n
cmpul text-box, dup care apsai butonul Anuleaz factura.

Formularul anulrii va fi nchis, iar nregistrarea facturii fiscale/facturii va trece n lista facturilor Anulate.

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

17

Anularea facturilor fiscale/facturilor respinse


Respingerea facturilor fiscale/facturilor se efectueaz de ntreprinderea-cumprtor. Furnizorul vizualizeaz
facturile respinse accesnd cmpul Respinse.

Facturile respinse la rndul lor necesit a fi supuse procesului de anulare, deoarece factura respins
presupune anularea ei fizic. Pentru a efectua anularea, parcurgei urmtorii pai:
1. Din profilul paginii principale selectai elementul Eu sunt Furnizordup care trecei n elementul
Respinse;
2. Selectai facturile pe care dorii s anulai;
3. Apsai butonul Anuleaz din bara de meniu a listei;
4. n formularul de anulare, ce va aprea pe ecranul Dvs., introducei textul care explic motivul anulrii,
dup care apsai butonul Anuleaz Factura.

Redeschiderea facturilor anulate


De obicei, anularea facturilor se efectueaz n urma unor greeli comise. n rezultat, factura anulat necesit
a fi redeschis din nou. Pentru simplificarea acestui proces n interfaa elementului Anulate exist
posibilitatea de a redeschide orice nregistrare din list. Factura redeschis va aprea n lista facturilor noi,
iar factura anulat pe baza creia a fost efectuat redeschiderea va rmne n lista facturilor anulate. Factura
poate fi anulat parcurgnd urmtorii pai:
18

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

1. Din profilul paginii principale selectai elementul Eu sunt Furnizor dup ce trecei n interfaa
elementului Anulate ;
2. Selectai nregistrarea pe care dorii s o redeschidei;
3. n bar de meniu a listei apsai butonul Respinge pe baza facturii anulate ;
4. n formularul facturii deschise putei verifica datele, corecta greelile i introduce modificrile
necesare;
5. Apsai butonul Salveaz i nchide. Factura redeschis va aprea n lista Facturi noi pe cnd
factura anulat va rmne n lista facturilor anulate.

Setarea rolului Doar furnizor


n cazul n care utilizatorii doresc s primeasc facturi fiscale/facturi electronice spre semnare doar pe suport
de hrtie, de ctre un furnizor anumit sau de ctre toate companii ce utilizeaz e-Factura, exist opiunea
Doar furnizor n rubrica Profilul companiei n compartimentul Setrile. Setarea rolului Doar
furnizor (accesnd bifa), va nsemna c compania va primi facturi fiscale/facturi electronice spre semnare
doar pe suport de hrtie. n cazul n care rolul dat este setat, exist i posibilitatea de a aduga i excepiile
de contribuabili de la care va primi i facturi fiscale electronice spre semnare n mod electronic.
Totodat, n cazul n care agentul economic primete facturi fiscale/facturi electronice spre semnare n mod
electronic (rolul Doar furnizor nu este setat), este posibilitatea de a forma lista furnizorilor pentru care va
primi facturi fiscale/facturi electronice spre semnare doar pe suport de hrtie.
Not: Setrile date pot fi setate doar de ctre Administratorul ntreprinderii.

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

19

Arhivarea facturilor
Dup o perioada de timp, facturile fiscale/facturile cu statut Finisat vor trece n mod automat din lista
nregistrrilor Finisate din cadrul profilului furnizorului n lista interfeei Arhiv. n arhiv pot fi gsite
toate documentele din perioada de timp prestat, care au trecut cu succes toate etapele de prelucrare i au
cptat statutul Finisat.
Prin intermediul acestei interfee pot fi gsite facturile unui anumit agent economic-furnizor, vizualizarea
coninutului, obinerea datelor comparative privind numrul facturilor fiscale/facturilor nregistrate pe o
perioad stabilit.

Browsere recomandabile
Funcionarea stabil a serviciului poate fi obinut, respectnd urmtoarele cerine fa de aplicaiile
utilizate:
1. Mozilla Firefox se recomand ultimele versiuni;
2. Google Chrome se recomand ultimele versiuni;
3. Internet Explorer nu mai veche de versiunea 9.

Acest ghid, reprezint o versiune simplificat pentru a servi drept suport uor accesibil utilizatorilor
serviciului e-Factura. Pentru a consulta ghidul de utilizare n versiune integral dar i leciile video v
rugm s accesai linkul servicii.fsc.md/ntrebri Frecvente/Persoane juridice/e-Factura.

Pentru informaii suplimentare privind utilizarea serviciului e-Factura accesai portalul


www.servicii.fisc.md sau apelai cu ncredere Centrul de Apel al .S. Fiscservinform,
la numrul de telefon (022) 822-222.
20

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

Observatii

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

21

22

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

E-FACTURA / GHID DE UTILIZARE

23