MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI

PROCEDIMIENTO:ADQUISICION POR INFIMAS CUANTIAS

FUNCIN:
ADMINISTRATIVA

COD: PA-ADDIBS
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Fin
Solicitud de Compra de Bienes y Servicios por nfimas Cuantas
Publicacin en el Portal de Compras Pblicas del proceso
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No.


ACTIVIDAD
UNIDAD DE
TRABAJO

1






2







3























OBJETIVO
Normar el trmite a seguir para realizar Solicitud de Compra o
Requerimiento de Servicios en la UNIVERSIDAD ESTATAL DE
MILAGRO, referidos en el artculo 60 del reglamento General de la
ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

ALCANCE
Aplicable para los procesos de nfima cuanta, Todos los Funcionarios
de la UNEMI que intervienen directamente en la realizacin de
Solicitudes de Compras y/o requerimientos de Servicios



RESPONSABILIDADES
Solicitante:
Realizar la solicitud, justificando la necesidad del bien
con las caractersticas bsicas

Director Administrativo/Director Obras Universitarias
Recibir la solicitud con la documentacin adjunta y
revisar para su autorizacin
Negar la solicitud y emitir observaciones

Asistente de Adquisiciones
Recibir las solicitudes autorizadas para proceder a su
trmite respectivo, dependiendo del coeficiente
solicitar cotizaciones y elaborar el cuadro
comparativo correspondiente
Seleccionar la mejora cotizacin y realizar la
respectiva orden de compra solicitando la
disponibilidad presupuestaria
Solicitar la factura al proveedor

Asistente de Adquisiciones/Jefe de Bienes /Director Obras
Universitarias/Administrador General
Recibir las solicitudes autorizadas para proceder a la








































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cotizacin dependiendo del coeficiente realizar los
cuadros comparativos correspondientes

Seleccionar la mejora cotizacin y realizar la
respectiva orden de trabajo solicitando la
disponibilidad presupuestaria
Recibir el respectivo mantenimiento o servicio segn
el caso, mediante informe de recepcin
Solicitar la factura al Proveedor
Gestionar el pago

Auxiliar de presupuesto/Jefe de Presupuesto:
Certificar la disponibilidad presupuestaria
Reportar estados de Certificaciones presupuestarias
Reingresar los saldos productos de las compromisos
mayores al valor de la factura


Asistente de Proveedura

Realizar el ingreso del bien a proveedura con la
documentacin soporte (Orden de compra
certificada presupuestariamente, formulario de
adquisicin de bienes y servicios, factura, informe
tcnico), caso contrario realiza devolucin de
trmite

Ayudante Administrativo
Recibir documentacin original para digitalizacin y
posterior publicacin consolidada



POLTICAS Y NORMAS DE CONTROL

Cada Unidad Acadmica y Departamento generar sus
Solicitudes mediante el formulario PA_ADDIBS (solicitud),
detallando especificaciones de los bienes que requieren,
estas deben ser claras y concisas de acuerdo con las
necesidades, debidamente sumillada por el Director
Departamental o Director de Unidad Acadmica.













































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Se deber Adjuntar preferentemente aparte de la Solicitud,
justificativos respaldando lo solicitado, caractersticas
(muestras, catlogos, etc...)

Toda solicitud ser enviada a la Autoridad Competente
(Rector o su Delegado)

No se aprobar solicitudes con fechas pasadas a la solicitada
por el Departamento o Unidad Acadmica

Una vez aprobadas, las solicitudes no podrn ser
modificadas. Si existen observaciones, las solicitudes
debern ser negadas indicando dichas observaciones para
modificarla e iniciar un nuevo proceso de aprobacin.

Al realizar las adquisiciones se lo har con un proveedor que
est inscrito y habilitado como proveedor en el Registro
nico de Proveedores, RUP, lo cual asegurar que el
proveedor no se encuentre en ninguna inhabilidad o
prohibicin para celebrar contratos con el Estado, esto como
prioridad

Concluido el proceso de contratacin del bien o servicio
adquirido, el Ayudante Administrativo tiene la obligacin de
publicar en el portal www.compraspublicas.gov.ec en
publicaciones especiales dentro de los primeros 5 das
hbiles del mes posterior <formato, artculo 6; Resolucin
INCOP No. 043-10>

En este proceso de nfima cuanta sern responsables todos
los funcionarios o servidores que hubieren intervenido en el
procedimiento precontractual de preparacin, seleccin,
contratacin, incluyendo al peticionario del bien o servicio;
adems en la ejecucin misma de los contratos sern
personal y pecuniariamente responsables, segn lo estipula
en el Art. 99 numeral 2 de la Ley Orgnica de Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.

Las certificaciones presupuestarias, Auxiliar de Presupuesto
o Jefe de Presupuesto; enviar el estado de las mismas
mximo hasta 2 semanas del mes posterior de haber












































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realizado las certificaciones con el fin de evaluar su
seguimiento, sea para su modificacin/anulacin, mantener
el estado de activa o liquidacin

Los saldos que se produzcan una vez realizado el
compromiso presupuestario en comparacin con el valor
total de la factura, sern reingresados a la partida general
presupuestaria


Del campo clave de la solicitud

Cadena Fecha Actual: ddmm
Numero Secuencial: -0; y en caso se suceder ms de una vez una
solicitud agregar el secuencial respectivo
Departamento: 5 caracteres
Ao corriente: 4dgitos

Los Nmeros secuenciales sern del 1-9

Departamentos y Unidades Acadmicas:
Rectorado DRECT
Vicerrectorado DVICE
UAC de la Salud UACSA
UAC de la Ingeniera UACIN
UAC Edu. Cont. y post Grado UAECP
UAC Administrativas UACAC
Dpto. Financiero DFINA
Dpto. Administrativo DADMI
Dpto. Obras Universitaria DOOUU
Dpto. Recursos Humanos DRRHH
Dpto. Investigacin DINVE
Dpto. Org. & Des. Integral DODIN
Dpto. Auditoria DAUIN
Dpto. Asesora Legal DASEL
Dpto. Relaciones Pblicas DRRPP
Extensin Cultural DEXTE
Dpto. Bienestar Universitaria DBIEN
Dpto. Evaluacin Interna DEVAL
Dpto. Tec. Informacin DTICS












































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Seccin Bienes SBIEN
Seccin Administrador General ADGE


Ao corriente: el ao del periodo en curso

Ejemplo 1 : Si la Unidad Acadmica Ciencias de la Salud desea que se
gestione una adquisicin y por primera vez en el ao 2010, el campo
clave de identificacin de la solicitud es el siguiente:
0906-0-UACSA-2010

Ejemplo 2 : Si la Unidad Acadmica Ciencias de la Salud desea que se
gestione otra adquisicin en la misma fecha del pedido anterior en el
ao 2010, el campo clave de identificacin de la solicitud es el
siguiente:
0906-1-UACSA-2010

DELEGADO
Para efectos de optimizar la Direccin que el control, se delega a
Director Administrativo como el cargo en la autorizacin de las
Solicitudes de Compras por Bienes y Servicios; y, para Ejecucin de el
Director de Obras Universitarias.


De las Cotizaciones

Se solicitarn las siguientes proformas o cotizaciones para los
siguientes rango multiplicado por el Presupuesto General Inicial del
Estado

Entre >0.00000005 y <= 0.0000002; 3 cotizaciones
Entre > 0.00 y <= 0.00000005; 1 cotizacin


Del Representante del rea solicitante

Entindase por representante a:
Director o Coordinador de la Unidad Acadmica
Director del Departamento
En el caso del Director Administrativo ira un delegado que
asignar el Rector
Jefe de Bienes, por ser responsable directa de los












































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mantenimientos de los Bienes
Director de Obras Universitarias, por ser responsable directo
de Ejecucin de Obras Universitarias menores
Administrador General , por el campo logstico y de soporte a
Eventos de diferente ndole



Necesidades ms frecuentes

SOLICITANTE

TIPO DE SOLICITUD INSTANCIA PREVIA
Jefe de Bienes Reparacin de Maquinarias,
equipos, mobiliarios y
vehculos(mano de obra y
repuestos)
Uso del Formulario
adjuntando el Oficio
Director Obras
Universitarias
Servicios de Gasfitera,
Electricidad, Albailera
para reparaciones
requeridas en instalaciones
Uso del Formulario
adjuntando el Oficio
Administrador
General
Servicios de Alquiler de
carpas, mesas, equipos de
msica y sillas
Uso del Formulario
adjuntando el Oficio
Directores
UACs/Dptos
Adquisicin de mobiliario,
equipos y materiales
Servicios de refrigerio para
Eventos Acadmicos
Uso directo del
Formulario

Para el caso de los solicitantes directos: jefe de Bienes, Director
Obras Universitarias y Administrador General, debern respaldar su
solicitud en base a una instancia previa al inicializar su pedido, es
decir mediante un oficio del Beneficiario del Servicio

Tanto la Orden de Compra o la Orden de Trabajo, adems de las
firmas convencionales, ser firmada por el Beneficiario del Servicio

Factibilidad de una nfima Cuanta

Para que la Solicitud sea autorizada por el Rector o Delegado
requerir que el valor referencial del bien o servicio que sea menor o
igual al monto que resultare multiplicar el coeficiente 0.0000002 por
el Presupuesto Inicial del Estado , esto es:

No consten en el catlogo electrnico con respecto a
Bienes y Servicios Normalizados












































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No sean parte de Planificacin alguna, y en tal caso no
conste en el PAC; y,
Aun contemplada en el PAC no constituya un
requerimiento constante y recurrente, que pueda ser
consolidado en una sola contratacin que SUPERE el
mencionado coeficiente
Ver Resolucin INCOP No. 043-10, art 1 Literal a, y,c>

Excepciones
Podrn adquirirse por nfimas cuantas los siguientes bienes y
servicios, independientemente de las anteriores condiciones
sealadas, esto es:
Alimentos y bebidas para alimentacin humana o animal
Combustibles y lubricantes
Repuestos y accesorios, siempre que no sea posible
aplicar procedimientos de rgimen especial art. 94 del
Reglamento LOSNCP; y,
Arrendamientos de bienes muebles e inmuebles, si el
presupuesto anual no supera coeficiente de 0,0000002
del Presupuesto Inicial del Estado
Ver Resolucin INCOP No. 043-10, art. 2 literal a,b,c,d>


Otros
Los servicios de consultora, son prohibidos por nfimas cuantas,
artculos 5. Resolucin INCOP No. 043-10

En forma prioritaria la institucin adquirir el servicio o el bien a
proveedores que se encuentre registrado en el INCOP y que no
tengan impedimento de contratar con las instituciones Pblicas, sin
embargo para casos excepcionales se debe manejar en base a un
anlisis de costo/beneficio o criterio tcnico; aquellos servicios o
productos especiales que por la prioridad de los mismos, los
ofertantes proveedores se los seleccione sin contar con el RUP



Documentos en la adquisicin de mobiliarios o materiales
Formulario solicitud de Compras
Proforma(s) de Cotizacin(es),Cotizacin seleccionada
Orden de compra u Orden de Trabajo
Certificacin disponibilidad Presupuestaria












































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5

5.1



5.2





5.3


5.4


5.5







5.6
Factura
Informe Tcnico
Acta de Entrega-Recepcin
Comprobante de Ingreso


Documentos en la adquisicin de Servicio

Oficio(Instancia previa al inicializar servicio)
Formulario Solicitud de Compras
Proforma(s) de Cotizacin(es),Cotizacin seleccionada
Orden de Trabajo
Certificacin disponibilidad Presupuestaria
Informe de Recepcin
Factura

PROCEDIMIENTO

Realiza la solicitud y adjunta justificacin de las necesidades del
bien con caractersticas bsicas.


Recibe Solicitud con documentacin adjunta y revisa para su
respectiva autorizacin. Caso contrario no autoriza y se dar por
concluido el proceso.


Agrupa las Solicitudes aprobadas y realiza la respectiva cotizacin.


Elabora cuadro comparativo de ofertas en el caso de existir 3
cotizaciones.

Selecciona la Mejor Cotizacin, realiza la Orden de Compra u Orden
de Trabajo y solicita Disponibilidad Presupuestaria.

NOTA: El paso 5.3 y 5.4 esta contemplados para bienes, mantenimientos y ejecucin
de obras universitarias con sus responsables respectivamente



Certifica Disponibilidad Presupuestaria situando la partida

















SOLICITANTE


DIRECTOR
ADMINISTRATIVO/DIR
ECTOR OBRAS
UNIVERSITARIAS





ASISTENTE DE
ADQUISICIONES/JEFE
DE BIENES/DIRECTOR
OBRAS
UNIVERSITARIAS/ADM
INISTRADOR GENERAL




AUXILIAR DE
PRESUPUESTO/JEFE
PRESUPUESTO


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5.7








5.8





5.9




5.10








5.11







presupuestaria sea esta de gasto o de inversin. Ver procedimiento
PA_CERTIF


Recibe la certificacin en la Orden de Compra u Orden de Trabajo; en
el caso de bienes se solicita al proveedor la factura en el caso de
mantenimientos o ejecucin de obras se solicita al proveedor realice
el trabajo

NOTA: El paso 5.8 si la adquisicin es de bienes o materiales; y 5.9 sino sigue paso
5.10



Realiza el ingreso del bien a Proveedura con la documentacin de
soporte (OC con certificacin presupuestaria, Formulario con sus
adjuntos de caractersticas de servicio solicitada, Factura, informe
Tcnico, Acta de Entrega-Recepcin de Bodega), caso contrario
realiza devolucin del tramite


Ingresa el bien o material al sistema con la documentacin de
soporte generando el comprobante de ingreso



Recibe el respectivo mantenimiento, obras o servicios mediante
informe de recepcin y adjunta la factura la Orden de Trabajo, la
certificacin presupuestaria y el formulario con sus adjuntos a la
caracterstica del servicio solicitado




Recibe toda la documentacin adjunta para la respectiva
digitalizacin y posterior publicacin; y enva a los solicitantes
respectivos para la gestin al pago

NOTA: Aplicacin del art. 6 de la resolucin INCOP No. 043-10







ASISTENTE DE
ADQUISICIONES/JEFE
DE BIENES/DIRECTOR
OBRAS
UNIVERSITARIAS/ADM
INISTRADOR GENERAL



ASISTENTE DE
PROVEEDURIA









ASISTENTE DE
ADQUISICIONES/JEFE
DE BIENES/DIRECTOR
OBRAS
UNIVERSITARIAS/ADM
INISTRADOR GENERAL




AYUDANTE
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5.12




Envan originales del proceso a Director Financiero para el respectivo
pago; y archiva copias del proceso

ASISTENTE DE
ADQUISICIONES/JEFE
DE BIENES/DIRECTOR
OBRAS
UNIVERSITARIAS/ADM
INISTRADOR GENERAL