INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i

comunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n
viaa tiinific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ
recent: birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrul
tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit
posibil o dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns
n orice birou i n orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporind
considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a
datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou
n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele
mai importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat
funcii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste
transformri sunt valabile i n cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur
pentru solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a
managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor
(asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia
oferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de
decizii ocupnd o pondere important ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti,
atribuii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat
presupune un complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de
documentare, coresponden, protocol, arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i
practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic,
managementul i marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i
comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate
de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern,
organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme
romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice,
deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de
secretariat i asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor
(asistent manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii
noastre de ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din
Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii
ndjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un
preios instrument de lucru care va contribui la mbuntirea i modernizarea
activitii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i
telecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti
incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social,
definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate
acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin
asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i
de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de
reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de
echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a
informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit
posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul
lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind
considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea
termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului
englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger
i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai
ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental
al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o
publicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica:
ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n
special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de
distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou,
fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile,
telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a
datelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu
de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii
informaionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de
automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi, i
mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i
coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de birou. Prin aceasta se
ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile
respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti
ocup restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor
i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul
deciziei manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de
informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest
fenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen
ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe
utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC).
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la
informaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a
celorlalte echipamente informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,
consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de
intercomunicare (telefoane, radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta
structuri de tip reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul
unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii,
dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al
biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea
calculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care
tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii
muncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de
birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea
informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie
prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n
comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii
este legat de dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a
informaiei.
Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor
primite sau expediate.
Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei
n activitatea administrativ.
Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a
vitezei de regsire a informaiei.
Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din
urm se fundamenteaz.
Principiile biroticii [3] :
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou
reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n
funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale
acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se
oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul
maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap
analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti
permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de
ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun)
datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a
procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice
i informaticieni este inevitabil.

2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI
2.1. Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul
informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar
n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i
responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-
economice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i
circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite
s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului
informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici
materie, nici energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei
forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un
semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta
funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de
cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile
n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu
acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o
anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene
referitoare la firm sau la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o
informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a
informaiilor. Iat cteva dintre acestea:
1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;
4. dup provenien: exogene, endogene;
5. dup destinaie: interne, externe;
6. dup obligativitate: imperative, nonimperative
7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie,
financiar-contabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele
manageriale pentru fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1. dup form: analogic, digital;
2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.
Procese informaionale [2]
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care
se disting mai multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup
reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare
volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management,
statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de
modul de organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor
programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de
limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN,
COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor
pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre
care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind
pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL,
QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de
programe cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de
date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN
ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul
electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate
procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n
cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte.
Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte,
este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i
mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt:
desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic
al textului analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care
poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n
vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele
de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor
sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte
WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale
procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a
tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii
grafice a imaginilor coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte
rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma
procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele,
schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu
ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri
grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu
dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de
ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE
MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale
procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL,
WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o
anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal,
imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un
nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje,
convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic,
la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie
sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer materia
prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe
specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care
poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o
interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale
(casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de
comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti
oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele
mai moderne ale electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de
imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund),
genernd privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video
(imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer
de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin
sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagini (animaie
profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive
fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea
informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c
ultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n
cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii
textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin
de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai
nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i
mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite
informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre
emitor i receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz
un flux informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor
i beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven,
lungime, vitez, fiabilitate, cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;
2. dup frecven: periodice, ocazionale;
3. dup locul unde iau natere: interne, externe.
Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n
firmele moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se
stabilesc modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a
informaiilor cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor,
modelelor i mijloacelor de tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
- au un caracter detaliat;
- din ce n ce mai sofisticate;
- grad ridicat de formalizare (standardizare);
- caracter operaional.
Mijloace de tratare a informaiilor:
1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de
contabilizat i de facturat.
2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).
3. Automate: calculatoare.
Funciile sistemului informaional
Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n
asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor.
2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor
necesare realizrii obiectivelor societii comerciale.
3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea
personalului prin mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului
mesajului unei informaii.
2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod
intenionat.
3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a
unor informaii.
4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de
transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului
la receptor.
Parametrii calitativi ai informaiei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru
a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise,
precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic,
orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor
managementului firmei.
2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.
3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.
4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.
5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.
6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.
7. Flexibilitatea.
8. Eficacitatea i eficiena.
Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile)
stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i
indirect a sistemului birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a
informaiilor;
2. modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea
primului;
3. utilizarea calculatoarelor n reea;
4. organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;
5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii
introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Sistemul informatic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional.
Raportul dintre sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de
culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu
ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente
pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor
i informaiilor.
2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de
aplicaii.
3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea
legturile dintre acestea.
4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori,
programatori, analiti, ingineri de sistem).
5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului
informatic (staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de
prelucrare automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea
fundamentrii deciziilor sau realizrii produciei
2.3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt
integrate raional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care
dispun de un nucleu informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice,
precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informaiei sub diferite
forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte, documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul
sistemului birotic n cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii
referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i
raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe de o parte, i cu
sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.





Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei
Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n
aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale
ale ntregului sistem informaional.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt
preluate i transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic,
sistemul birotic i sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de
execuie care formeaz sistemul operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte
aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul
informaional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ
cadrelor de conducere din sistemul decizional.
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului
ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale
sistemului ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare,
alte organizaii de stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate
(filiale i agenii), parteneri de afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie
extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, n condiiile de
astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a
informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de
telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice
joac tot mai mult un rol de interfa ntre:
Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.
Sistemul decizional i sistemul operaional.
Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al
ntreprinderii. [1]
Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.
2.4. Sistemul decizional
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de
fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o
unitate economic.
Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este
subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea
informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea
factorilor de conducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i
decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea
calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor
birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de
obiective urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul
decizional [2] .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare
varietate.
Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:
1. dup orizont: strategice, tactice, curente;
2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;
3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;
4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;
5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;
6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.
n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel
ca i informaia trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
- s fie fundamentat tiinific;
- s fie asumat;
- s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);
- s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;
- s fie formulat corespunztor.
Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a
devenit tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode
i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe
specifice. Iat cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea
decizional, arborele decizional
3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC
3.1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de
informatizare a activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica,
informatica i comunicaiile le ofer n vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1. Funcia de introducere a informaiei n sistem.
2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.
3. Funcia de prelucrare.
4. Funcia de ieire.
5. Funcia de comand i de control.[1]

informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de
modaliti, cum sunt:
preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau
internaionale, publice sau private;
preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;
introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament
adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se
memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii
ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem.
Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n
funcionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de
acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui
sistem birotic.
Informaiile se pot pstra astfel:
n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;
n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;
arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.
Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare
local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:
conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar
memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie
din digital n analogic;
transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul
(conversie de suport);
copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a
informaiei);
crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un
ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a
informaiei pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia
provenit din memoria extern sau intern din reelele de comunicaie ori manual,
de la terminale;
actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i
introducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;
tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate
operaii care pot privi:
- fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;
- fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.
informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz
cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea
informaiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);
punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n
raport de natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i
imaginii punerea n form este una din operaiile principale la care acest gen de
informaii sunt supuse.
Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine
avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:
natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene
sonore, secvene vizuale;
coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;
natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia
la ieire;
forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;
destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.
Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele
necesare pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor
funciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la
memoria intern, la baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loc
controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de
natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.
1.2. Structura sistemului birotic
Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de
echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea
informaiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen
att cu sistemele informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii,
ntre care creeaz un ansamblu de legturi funcionale[2].
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul,
programele i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului
birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului,
programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile
ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt
reprezentate n figura 3.






Fig. 3. Structura sistemului birotic
1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente
format din urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de
unitatea central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa
Pentium (III sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128
sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul
zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune
cu celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor,
documentelor, imaginii i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
Scanner;
Aparatul telefonic i interfa telefonic;
Aparatul telefax i interfa telefax;
Interfa de intrare telecopiator;
Interfa video;
Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;
Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;
Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.
Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:
Imprimanta;
Plotter-ul;
Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;
Aparatul telefax i interfaa sa specific;
Interfaa de ieire telecopiator;
Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;
Interfaa video;
Interfaa audio.
Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n
principal, urmtoarele:
Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura
alfanumeric;
Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);
Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;
Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.
c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de
conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la
distan a informaiei utilizate n activitatea de birou.
Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul
informatic de birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii
practicate (locale sau la distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic,
acesta nu poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie
componenta logic (soft) a sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau
a unor aplicaii informatice. Acesta este compus din:
A. Soft de baz (sistem de operare)
B. Soft de aplicaii
A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur
accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de
calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe
care le poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor
una dup alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor
pentru un singur utilizator n paralel.
3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor
utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei
reele de calcul.
4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul
utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau
individuale.
B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i
acesta se mparte n mai multe categorii:
1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea
anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat
de obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el
putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv.
2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate
care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia
exist o banc naional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic
unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip
de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata de
proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acelai timp
compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date
folosite de mai multe firme.
3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice
utilizator fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate
n funcie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie
prelucrate. Tendina n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte
multor funcii, n condiiile n care utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de
programe:
Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,
WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.
Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW,
HARVARD GRAPHICS.
Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.
Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH
Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.
Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.
Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este
Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de
compania Microsoft, n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint,
Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip
text precum i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
- crearea de fiiere;
- deschiderea unor fiiere existente;
- selectarea textului;
- editarea textului (mutri, copieri, tergeri);
- formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);
- crearea de tabele;
- inserarea de imagini i de grafice;
- corectarea automat lexical i gramatical;
- tiprirea la imprimant a documentelor.
Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:
- crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;
- formatarea foii de calcul;
- copierea, mutare, tergerea datelor;
- crearea de serii numerice i calendaristice;
- calcule pe baza unor funcii;
- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
- crearea unor baze de date simple;
- tiprirea la imprimant a foilor de calcul.
Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:
- crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea
datelor);
- modificarea informaiilor din baza de date;
- adugarea sau tergerea unor cmpuri;
- sortarea bazei de date dup diverse criterii;
- interogarea bazei de date;
- crearea de formulare;
- crearea de rapoarte, de macrouri i de module;
- tiprirea rapoartelor.
PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a
unor date i informaii.
3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii
(elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp
conine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale
activitii de birou (elemente de ieire).
Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate,
introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio
(microfon) sau video (camera de luat vederi):
Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date,
texte, documente, sunet i imagine).
Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de
desfurare.
Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.
Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:
Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte,
documente), desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker),
redare video (monitor, ecran).
Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin
telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.
Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri
imediate.
Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru
consultri ulterioare.
Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil)
sau grafic (microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de
birou este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei
subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele i informaiile.

4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile
1.1.1. Definirea comunicaiei
Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al
proceselor manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i
motivaional adecvat realizrii obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor
simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu
statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor
este generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit
creia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);
2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);
3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).
1.1.2. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3. Componentele procesului de comunicare
Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).
Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului
informaional (executant sau manager).
1.1.4. Tipologia comunicaiilor[2]
Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai
multor criterii de clasificare:
a) canalul de comunicare
comunicaii formale
comunicaii informale
b) direcie (sens)
comunicaii verticale descendente
comunicaii verticale ascendente
comunicaii orizontale
comunicaii oblice
c) coninut
comunicaii operatorii
comunicaii opionale
comunicaii generale
comunicaii motivaionale
d) mod de transmitere
comunicaii verbale
comunicaii non-verbale
Tipuri de reele de comunicaii:
a) reele descentralizate (n cerc sau n lan);
b) reele centralizate (n Y sau n stea).
1.1.5. Deficiene majore n procesul de comunicare
Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:
a) bariera de limbaj, de exprimare
folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare
(tonul folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);
incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului
informaional;
aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.
b) bariere de recepie
tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;
ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;
evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de
transmitere a mesajului;
recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei,
a aceluiai mesaj.
c) bariere contextuale
perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu
asupra receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
d) bariere mixte
discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele
cu semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:
filtrajul
distorsiunea
suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile
1.1.6. Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor
a) motivarea adecvat a comunicrii prin:
determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;
clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;
stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru
efectuarea acestora.
b) asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:
cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor
informaionale;
utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua
curiozitatea i interesul receptorului;
folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum
distorsiunea;
asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete
transmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul
repetrii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i
mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i
climatul organizaional .a.
d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la
manageri, corelarea organizrii formale cu organizarea informal.
e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management
ce reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic
descentralizare a procesului decizional.
f) perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete
flexibilizarea, ct i n ceea ce privete aplatizarea sa.
4.2 Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este
transmis la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor
mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi
timpuri*.
Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ
1.000.000 (n prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca
administrativ i cea n birouri cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere
a fost influenat i de utilizarea mainilor de scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus
crearea unei ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru
transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng
c este necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia
o astfel de cerere este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de
cereri nesatisfcute. n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de
telefon pentru a se stabili o legtur. n privina numrului posturilor telefonice
exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi
telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de
posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
1.2.1. Echipamente folosite n telecomunicaii
TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct,
personal i rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:
memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;
reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se
formeaz la cerere;
butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din
camer;
afiarea numrului format se indic actualul numr format;
memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;
posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic
numai cnd rspunde interlocutorul solicitat;
difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei
convorbiri chiar dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;
2. Servicii alarm;
3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole,
evenimente sportive etc.;
4. Serviciul telefonic cu tax invers;
5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;
6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care
detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte
disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt
dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului
motivnd imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un
mesaj nregistrat dup semnal.
Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul
de transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri,
sub forma trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i
clasicul teletex. Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc
videofoanele.
Avantaje oferite de ISDN:
economie de cabluri, de spaiu;
costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;
existena unor sisteme de autotestare;
folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;
posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.
Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic
portmoneu, care se poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat,
este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu
apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut.
TELEX-ul
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru
nregistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei
perforaii anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul)
poate fi recunoscut i fr decodificatoare (citirea se face de ctre un operator
telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c
se poate comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil)
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i
unde este marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri
sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o
coal de hrtie, dnd natere unei copii a coninutului originalului. Astfel, orice
persoan poate obine o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora:
litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i
G2), create n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate
mai sofisticate din grupa G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu
grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o
pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup
transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde.
Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale, transmind documente prin
reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti de transmitere a
informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i
graficii.
Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este
foarte larg. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe
orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care
fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pn la 16 nuane de gri i
adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai
trziu (noaptea tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind
transmis ctre mai muli destinatari programai la ore diferite.
COPIATORUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente
n munca de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul
particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au
ca suport hrtia sau foile transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated
Emission of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina
reflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez
corespunztoare n jurul axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil
(seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie
ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel
atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru
categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator
Numr de copii pe lun;
Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner,
developer, hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la
numrul de copii efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att
costul pe copie este mai mic.
Numrul de copii/minut;
Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);
Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);
Faciliti de micorare/mrire;
Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i
formei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;
Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;
Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;
Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i
poziiona documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document
automat;
Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s
alimenteze hrtie din tava care se potrivete dimensiunii documentului;
Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a
blocat n copiator.
1.2.2. Servicii moderne de telecomunicaii
VIDEOTEX
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor
informaii pe calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe
ecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i
viewdata.
TELECONFERINE
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar
deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a) audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul
sistemului telefonic;
b) videoconferina
Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul
unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt
compactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre
ceilali participani la videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de
afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor
ntre calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe
care o vor avea imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services
Digital Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari
dect liniile obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond.
c) teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul
potei electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai
timp. Participanii pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot
recepiona orice parte din dezbaterile edinei.



* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un
minister al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor
pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei
cltori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de
steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva
decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial.
Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele
industriei telecomunicaiilor moderne.
4.3. Reele de calculatoare
O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene)
care comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de
periferice care partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest
lucru ofer multiple avantaje:
programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de
oricare dintre utilizatorii reelei;
bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;
resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli
utilizatori;
posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.
Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic
care gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite
- modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice;
transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver conecteaz dou reele prin radio
4.3.1. Tipuri de reele
A. Dup aria geografic
1) LAN (Local Area Network) arie geografic restrns
Servicii - partajarea resurselor serverului
- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2) WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic
permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice
sunt folosite pentru servicii de comunicare
conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).
3) PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial
folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii
Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.
B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)
1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular.
Controlul reelei este deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp
bine determinat.
Avantaje:
toate nodurile sunt egale
intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat
necesarul de cablu e acceptabil
Dezavantaje:
viteza de comunicare mai redus
defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele
2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate
nodurile reelei.
Avantaje:
necesar de cablu redus
vitez de lucru mai mare
interconectare simpl
defectarea unui nod nu afecteaz reeaua
Dezavantaje:
timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi
determinat
3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care
sunt conectate toate celelalte.
Avantaje:
viteza de transmitere ridicat
posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)
costul cablului de conectare este sczut
Dezavantaje:
defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei
cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri
interconectarea este mai complicat
Pot exista i combinaii: STAR-BUS
STAR-RING
4.3.2. INTERNET-UL
Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este
o reea de reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele
de calculatoare legate ntre ele.
n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al
Statelor Unite, care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii
rspndii pe suprafee mari s lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i
de costisitoarele calculatoare i de fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitat
crearea unui grup de reele interconectate care s funcioneze ca o unitate
coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac
o parte a reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre
destinaie cu ajutorul prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet
responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost distribuit n toat reeaua, nefiind
centralizat ntr-un singur loc.
Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a
avut-o Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este
concluzia la care a ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri
Henley din Marea Britanie, studiu finanat de corporaia american CISCO SYSTEM,
liderul mondial n construcia reelelor pentru Internet. Raportul Impactul Internet-
ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul nostru de a tri, de a
munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:
Pota electronic
O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se
poate trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt,
pota electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli
este singura resurs pe care o utilizeaz.
Grupurile de discuii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la
newsgroup pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS
sunt asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate
pe un singur calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul
acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document
electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol)
cu ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan.
Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este
permis, de regul, utilizatorilor nregistrai care au drept de acces.
World Wide Web (www)
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s
foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou.
Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol,
cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau
spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va
sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul
sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat
primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de
acest tip poart numele de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor,
a imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel
de instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice
stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser
Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult
mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de navigare pe Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de
publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel
de vitrin electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni
pot afla informaii despre firma respectiv.
Chat-ul (discuii prin Internet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp
foarte scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n
rndul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali
utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi
science-fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar
aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste
spaii sunt active n general 24 de ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n
prezent sunt peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an,
astfel c la sfritul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de
fcut o prognoz, dar se pare c, n 10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert
este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet vnd astzi mai multe
consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informaiei). Mai mult
dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile sociale.
Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine
informai, mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul
orelor de lucru este n cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se
mbogete ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin
i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i
materiale de cercetare pentru studeni i materiale referitoare la recreere, la
divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a unui loc de munc. Prin Internet
putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i la hri.



* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din
numrul brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai
rapid. Acest motiv convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line.
ns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a
cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informaii, 24%
ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs de
distracie.
5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou
Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca
de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa
de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i
fa de ntregul sistem om-main-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice
a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a
cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, creterea
productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor
caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:
caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple
solicitri de efort fizic i psihic n munc;
amplificarea factorilor de stres i de oboseal;
varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care
trebuie s le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;
folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura
acestuia.
Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea
personalului un efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care
necesit un efort fizic intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele,
solicitnd ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele
ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea
efortului fizic i anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i
varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este
evident, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea
muncii la posibilitile umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o
organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin
mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect a
numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea
efortului fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de
influen a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu
se modific nici n timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de
munc. Aceast caracteristic se ntlnete la toate categoriile de personal cu o
pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicai n procesul de
ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie
ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de
schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur
la principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n
activiti de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a
documentelor i la cei din serviciile de relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o
contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc
ndeosebi dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea
informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicitri, studiile de
ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii dintr-un astfel
de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu
oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i
iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze
care conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie
de lucrtori, fie de clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea
acumulat) cu implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat
prin lips de amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a
avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor,
care nu vd n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea
cererilor lor, ci o persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu
promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor
din secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de
neadaptarea orarelor de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor
lipsuri n organizarea muncii. n legtur cu acest aspect trebuie menionat c
organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordana dintre numrul
angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este
n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate n
stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de
lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea
civilizat a clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare
normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu
(zgomotul, temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii
colectivelor de munc.
5.2. Stresul i oboseala profesional
Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave
disfuncionaliti care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut
necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n
1989 factorii stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale
dictaturii comuniste, n prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri
de situaii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea
imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea reorientrii i recalilificrii rapide i,
nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele
stresante externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative
care s-i fac mai rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea
profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana
respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare.
Individul poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n
urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat
din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp
ndelungat unor condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins
imaginea sa, situaia marital, profesional sau material. De obicei individul i
revine cnd situaia stresant a fost nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele
sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman
i animal, producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori,
dintre care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea,
zgomotul, agenii poluani pot produce traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea
social prea mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al
individului, care sunt percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este
influenat numai de situaiile externe ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a
individului sau de unele trsturi ale personalitii acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de
exemplu: rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc
invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de
via nu sunt la fel de stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui
examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii diferite de la un individ la
altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist persoane care i
pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic sau
manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din
rzboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre
acetia au aprut simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au
fcut inapi pentru lupt, ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza
de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor
sale. Ea reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor
prezente n activitatea uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o
perioad de odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea
nu este o boal, dar poate avea consecine temporare asupra organismului precum
slbirea ateniei fa de munca ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:
Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i
de contractarea muscular fix.
Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi,
urechi).
Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.
Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite
sunt:
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;
factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);
factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);
monotonia sau rutina muncii;
boli i dureri.
Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:
scderea ateniei;
ncetinirea i inhibarea percepiei;
inhibarea capacitii de gndire;
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.
n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales
persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i
secretariate este lipsit de stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa.
Tensiunile psihice i stresul contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar
epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din birouri arat c peste 50%
dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional. Cauzele ar consta
n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea
sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o
atitudine negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de
sine.*
n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate
realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a
concediilor de odihn.
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot
asigura la dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze
activitile astfel nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran.
Salariaii trebuie s aib o via activ n afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze
ajutorarea salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea
simptomelor acestui fenomen i prin instruirea personalului n vederea depistrii lor,
prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite pentru ntrajutorarea membrilor
personalului i prin promovarea spiritului de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite,
managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru
astfel nct contactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea,
poate fi util i organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului
[1] .
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c
aceasta nu afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali.
n acest sens, Beth Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru
i/sau se ndoiete de utilitatea, de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast
atitudine va avea cu siguran influen i asupra colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le
recunoasc i s le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are
un rol esenial n gsirea unor corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor
de munc, durata pauzelor pentru odihn, numrul, coninutul i momentul
introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien sporit, un nivel
optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.



* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse
pe animale de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general
de adaptare ce caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres.
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee,
artnd c: muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de
profil, vin la primul lor loc de munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i
s-i ajute pe oameni n satisfacerea cerinelor de informare. Nu mult timp dup
angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile i c speranele lor personale nu
corespund ntotdeauna cu cele ale instituiei sau ale utilizatorilor. Volumul de munc
este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii personalului sunt obligai s
ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea depus este rareori apreciat
att de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe organizaii nu ofer personalului
nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin. Acestea
sunt cteva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul n
inerie, n frustrare i, mai trziu, n apatie.
5.3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora
posibilitile de eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea
satisfaciei n munc, este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii
i pentru conductorii proceselor de munc, s se foloseasc metode adecvate, care
s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a cerinelor omului n procesul muncii.
n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomic a locului de munc
este de mare utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau
proiectate pentru a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n
funcie de factorii de evaluare i de criteriile de influen [1] .
5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza
principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om-mijloc de munc-
mediu se refer la mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i
estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul
executrii operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le
stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare;
acestui mobilier i se asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau
cu intermitene n serviciile i ]n posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor
productori specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de
echipe care se pot deplasa i pot propune proiecte de implementare care s
corespund ct mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i
planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel mai bun pre, beneficiarul poate apela
la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc n
termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea
mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele
modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile,
uor de deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice
sau pliante, fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua
diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii
planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra
moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n
munc. Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i
strii fizice a personalului, care n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de
absenteism i ntr-un randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale,
imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s
satisfac toate necesitile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De
asemenea, este necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel
nct s fie ct mai puin vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct
computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi poziionate n locuri
corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz economii
importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n
grup cu echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar
mobilierul se adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru
terminale pot avea extensii de tastatur pentru operare confortabil, iar mesele
pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul,
plasticul i metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este
scaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar,
alegerea scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult
discutat i studiat de specialitii n ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul.
ntr-adevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi
important, dar s nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu
poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de
lucru, de aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important
pies de mobilier n birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca
diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei;
dureri de spate, cauzate de poziia ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, poziie
care provoac vasoconstricii ce ncetinesc circulaia sngelui, deci i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi,
posibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie
pentru cei care lucreaz n poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit
extensia picioarelor i pstrarea poziiei verticale a corpului sau puin aplecat pe
spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou.
Pentru alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate
de firme specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea
planului de lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru
meninerea corpului n poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului
solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un
mecanism care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult
accent pe aspectul ergonomic al produselor lor.



[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste
dureri reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri
din Statele Unite le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica
Sntii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzate de poziia la
locul de munc, determinnd o scdere a productivitii cu 25%. Acelai centru
menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor
musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty estimeaz c
durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20
de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea
specialitilor recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s
se adapteze diferenelor fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut,
angajaii nu vor putea lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de
umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport.
Dr. Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul
scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii
spatelui lucrtorilor, dei aceast soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv
problema durerilor de spate. Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului,
nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea este necesar o
nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s nu se
mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli
specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce
durerile de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu
un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului
Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human
Factors and Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i
produce astfel de standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou
urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele
sprijinite pe podea sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt
n mod curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast
problem, cernd Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi
propuneri n acest sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde
ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and
Health Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor
trebuie s fie ajustabil att n nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie
ajustabil, n special pentru zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au
ca obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri
determinate de echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n
ergonomie sprijin activitile de realizare a unor noi produse care s asigure
siguran i sntate la locurile de munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de
standarde ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni
pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:
nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm
Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm
Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm
nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm
Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm
Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm
Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele
rezemat de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie
considerate ca etalon deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice
specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr
important pentru creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de
sntate care n final pot duce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n
general mobilierul ergonomic este nc prea scump (cel puin pentru firmele
romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c pierderile determinate de
nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari pe an n SUA)
depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea
srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare
ergonomic a locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul
material i social n care o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile
generale ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul
muncii, factorii psiho-sociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile
materiale, tehnico-economice ale acestor structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura,
umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra
productivitii angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas
poate cauza disconfort vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n
calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o
asimilm parvine pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul
de iluminare nu afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n
tavan (tub fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest
tip de iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3. Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n
jos, sau de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau
pentru creterea nivelului de intensitate.
4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect
pozitiv asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie
paralel cu lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe
suprafaa de lucru previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea
contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd
cte o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a
elementelor componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a
acestora, controale atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat.
O nou generaie de startere electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien
i cu via mrite sunt din ce n ce mai folosite, reducnd foarte mult aceste
probleme de ntreinere.
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni
dintr-un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de
electricitate. Investiiile n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor
costuri, vor reduce munca de ntreinere i vor mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz
productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n
asigurarea unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca
de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului
(tabelul 3).
Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i
pofta de mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac
i respiraia, combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort
psihic i fizic, creeaz o ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp
ndelungat a acestei culori determin oboseala care se va resimi la nivelul ntregului
organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni: rceli, stri subfebrile, dureri
reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas,
paralizie, astenie fizic.
Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei,
dilat vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina
verde favorizeaz sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea
ntunecate.
Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia,
fixeaz calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i
pentru funciile de nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii,
enfizem pulmonar, astm bronic, rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul
nu are contraindicaii.
Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz
respiraia i reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte
rece, odihnitoare i linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie
spre concentrare i spre linite interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie.
Albastrul confer seriozitate, tendina spre evocare, spaialitate, ngduin, pace
interioar, nostalgie.
Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul
stimuleaz producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului
cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel
se recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat,
pentru a mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-
30%. Pentru mobilier se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie
de 30% pn la 50%. Pentru maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate
culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite
corespunztoare specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad
de solicitare psihic i nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:
70 db n secretariate i n centre de calcul ;
50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive
care necesit o anumit concentrare.
Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special
cele neuro-psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt
necesare msuri de prevenire precum:
acte normative de limitare a zgomotelor;
soluii silenioase pentru tehnologia de birou;
dimensionarea corespunztoare a ncperilor;
dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;
perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;
sli pentru recreere n timpul pauzelor;
control ORL periodic.
Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se
caracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale
corpurilor nclzite [2] .
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a
executantului, poate spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea
muncii. Temperatura optim n ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete
eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura
aerului i cea a suprafeei ncperii nu depete 2-3
0
C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este
de 21-23
0
C, iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 19
0
C. De asemenea,
specialitii cer, n general, ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar
n timpul sezonului cald s nu depeasc 4
0
C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea
aerului. Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor
deosebit de delicate care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s
depeasc 0,1 m/s.
Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s
fie cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c
pentru o relaie optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti
indicatori trebuie s aib urmtoarele perechi de valori:
Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului
respirator.
Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru
a conferi locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.
6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare,
msurare a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea
automatizat a sistemului informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la
automatizarea unui numr nsemnat de operaii i lucrri, dar nu este posibil
nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm
trebuie s ndeplineasc o serie de condiii:
a) s fie n volum mare;
b) s aib grad ridicat de complexitate;
c) calculele s necesite volum important de munc;
d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia
c un sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:
80% prelucrare automat;
15% mecanizat;
5% manual.
Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop
n sine, la fel ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional
n obinerea unor informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii
respective. Fiind considerat intern este structurat, n funcie de complexitatea
elementelor sale i de mrimea sa, pe mai multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a
informaiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:
planificarea primar;
planificarea de timp i capaciti;
elaborarea comenzilor i ordinea lor;
date de producie i analiz.
Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea
fabricaiei, a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt
introduse pe mai multe etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CIM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru
managerul unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un
anumit numr de subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie
legate mpreun i controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice
furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i extern i ajut conducerea n luarea
deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i funcionrii n continuare a
organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea
datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea
mesajelor n forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite
persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme,
economisind i timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce
fac posibil creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date
central i o reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor,
declannd una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.
Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de
informaii, companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin
reele electronice. Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel
de important pentru mersul afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea
cilor ferate pe timpul lui Morse afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n
micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea
de telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s
comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei
depinde att de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, ct i de
numrul de conectri necesar. O reea poate include un cablu coaxial ce conecteaz
dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite orae sau ri. Reelele sunt
de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin reea. Acestea pot fi
texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este
cea mai potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe.
De aceea se urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local
(LAN) spune Myles E. Walsh n lucrarea Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le
folosesc n activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative,
reelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd
companiile s-i protejeze pieele constituite i s le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura
scheletic a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul
este cel ce d via acestui sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de
procesri ale informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a
textului cu logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de
telecomunicare i de procesare a datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit
software-ul este nmagazinat n computerul principal. Fiecare terminal folosete
acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i
putere de procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de
procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfee cu
echipament foto, copiatoare pentru ieiri i echipamente cu OCR (Optical Character
Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea
imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des
utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a
mai fi necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de
exemplu, pot cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate
transforma informaia analogic n digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a
vocii continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii.
Pentru introducerea informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central
telefonic sau o combinaie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc
comenzile n procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio
vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital, dar pot fi
transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este
teleconferina capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la
propriile fiiere i la baza de date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o
form de editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern.
Procesarea de date, texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se
potrivesc unui numr tot mai mare de aplicaii de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de
birou ce ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin
mbuntirea organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a
unora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul
culminant al unor ani ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de
persoane din industria computerelor. (Burton V. Dean Management strategic)
7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial
Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou
terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de
automatizarea biroului i de biroul viitorului.
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului
tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va
costa cu 20-30% mai puin n viitor.
Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$
i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se
folosete ca etalon IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind
mbuntiri de 30% pe an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n
Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este de cteva mii de
dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c
acest termen se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i
managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi
larg rspndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date
comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care
vor facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii
sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare,
influennd natura activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a
inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n
domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien,
acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i
asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului
n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a
avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente
complexe dedicate acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme
anvelop, care permit preluarea n mod eficient a seturilor de cunotine specifice
din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP,
PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n
informatic, dispunnd eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte,
de expertul uman sau de experii n domeniul vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca
utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard,
practic toate cunotinele urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre
viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor probleme de care creatorul sistemului nu
va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din urm intr doar n preul iniial
de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea
cunotinelor. Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat
de cunotine, existnd posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie
distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i
vine din ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri
viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant.
7.2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei
mondiale, fapt ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant
ritmul mediu de cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n
domeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat
etc.;
- ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de
utilizatori/beneficiari, se lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei
de comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre
calculatoare sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau
imagini, disponibile la un pre de cost convenabil.
n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a
informaiilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile
acestor reele i particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de
baz cu ajutorul vzului i auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani
se constat apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau
rolul s asigure fluxul de informaii solicitate de diferite organisme statale i
guvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curnd i-au fcut
apariia utilizatorii particulari.
ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula
acceptat pe larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce
privete echipamentele ct i serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n
acest sens l constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o
capacitate echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima
implementare comercial a reelei sincron cu fibre optice SONET.
Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.
Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care
au nevoie de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice.
Noile strategii n afaceri acord o importan deosebit nelegerii corecte a
informaiilor transmise i primite prin reea. Dac ar fi s ne referim numai la
marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest domeniu se pot
familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructura complex a
Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar
dac firma american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anunuri ctre
editori, consultani i analiti, nc din 1980.
7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului
Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn
aproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur,
utilizat n armat pe timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost
preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s
fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate procesului de
producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare
rapid, intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice
ntre toi lucrtorii i decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce
implic relaii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune
interpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei
ntr-o nou viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere
la baza piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi
deci mult mai puin ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea
contactelor spontane trans-funcionale, ducnd la o mai bun comunicare i
coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie
apare tot mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid,
descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n
organizaie. Modelul organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera
conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descretere. n multe cazuri organizaiile
trebuie s neleag importana pstrrii unor informaii confideniale, rezervndu-i
astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare
comparativ cu cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)
Nou Vechi
Dinamic
Abundena informaiei
Global
Dimensiuni reglabile
Orientat spre producie, clieni
Orientat spre aptitudini
Spirit de echip
Stabil
Lipsa informaiei
Local
Dimensiuni mari
Funcional
Orientat spre activitate
Spirit individualist
Implicare
Reea lateral (orizontal)
Comand, control
Ierarhic
n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie
asociate cu toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie
s adopte conceptul de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n
multe cazuri noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total
nerealist s le solicitm de la nceput perfeciune.
7.4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i
fac fa, s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include
urmtoarele elemente:
stocarea i localizarea rapid a datelor;
mesajele transmise i primite;
sistemele de suport decizional;
distribuirea muncii n diferite locuri.
Elementele sale funcionale de baz sunt:
pregtirea i reproducerea documentelor;
comunicaiile;
stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.
Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului
informaional al unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu
n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului
de munc.
n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din
importan (). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului,
acas sau ntr-un dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A.
Toffler n ocul viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a
aprut conceptul de autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare
importan ctre persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se
afl, la un moment dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor
aprea birourile mobile, din care se vor putea ncheia tranzacii cu parteneri situai
n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea
factorilor psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a
produciei n viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale
comunicrilor ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare.
Birotica confer noiunii de totalitate organizaional puterea unui concept
operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutindeni, deoarece noile tehnologii
vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitate superioar,
condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfacia vor
crete.
TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII
1.1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite
domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie
administrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui
componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul
oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi
considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de
mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale.
Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n
vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai
multe funcii:
a) funcia de cercetare-dezvoltare;
b) funcia comercial i de marketing;
c) funcia de producie;
d) funcia financiar-contabil;
e) funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i
compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul
n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea
funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a
responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre
responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii
unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura
organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:
1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente
operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare
(ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenelor
unei instituii. Este un act normativ care reglementeaz funcionarea
compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte,
atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al
organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care
reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu,
programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de
ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat,
modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF),
unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate
la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor
de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii.
Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare
compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este
o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare
a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile
fiecrui angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn
la adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-
sociale este i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o
ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor
centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii
de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de
profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De
aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele
atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul
instituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i
conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit
cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul
angajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele
cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a
atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul,
activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare
realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare
control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care
reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii
i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale
complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic
(directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la
rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent
pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje
telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire
a secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint
sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un
compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea
sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se
detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind
de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n
fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include
urmtoarele atribuii i sarcini :
executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea,
datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de
registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea
corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i
urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza
documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei
cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la
registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului
corespondenei prin organizarea muncii curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe,
selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele,
scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune
funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele,
ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea
setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau
calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce
privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul,
pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara
ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat,
ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i
a evenimentelor profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a
camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor
necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se
ntlneasc eful i stabilirea programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina
de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care
secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o
serie de responsabiliti persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,
evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea
responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n
a fi:
un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se
dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i
documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute
ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i
s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s
prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru
conducere i celelalte compartimente ale unitii;
un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba
romn/limba strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s
pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat
corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere
a corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar
i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul
de secretar de edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s
selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
(calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil
s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor
directive generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a
materialelor n curs de multiplicare.
1.4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i
materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de
secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la
noutile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta
aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin
care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat,
multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de
secretariat poate fi organizata astfel:
n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este
centralizat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este
parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet,
secretarii conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la
capacitate maxima;
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii
metodelor de operare n munca de birou;
costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i
al ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns
1.5. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric,
de mrimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n
procesul decizional, pe lng cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are
informaia. Informaia corect i obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei
strategii adecvate n ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la
ndeplinirea activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :
sistemul decizional sau de conducere ;
sistemul operaional sau de execuie ;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul
Informaional (SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca
un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale
de circulaie, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau
transmit informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina
de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce
reflect starea unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce
receptorului date noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i
corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan
decizional ct i operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un
consumator de informaie, indiferent dac acesta este decedent sau executant.
Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesit cteva elemente
eseniale :





Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.)
i poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie
fluxul informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de
informaii. De exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din
afar (o cerere de ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot
ncadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a
informaiei care circul att n cadrul organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune
condiii doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente
preluarea prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli
referitoare la alegerea sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile,
prelucrarea n vederea obinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii)
prin respectiva informaie. De asemenea, un rol important l are i forma de
prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informaiei.
Este un lucru recunoscut c n acest proces preluare prelucrare transmitere,
secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n
timp util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la
angajare, firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea
Internetului, a calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de
informaii pot fi comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia,
baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte
organizaii, programe de activitate, serviciul de informaii teletext, Internetul,
reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor
interne de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea
pot pstra informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru
prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de
modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie
un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de
modul de prezentare trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund
intereselor celor care au cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i
canalul ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea
informaiei. Astfel :
dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va
alege fax-ul, e-mail-ul ;
dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp
i bani) se va alege videoconferina ;
dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii
suplimentare se va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.
In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate,
trebuie :
s fie exact i complet ;
s fie furnizat la timp ;
s corespund att cantitativ ct i calitativ ;
s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;
s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.
Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n
anume condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale
circulaiei informaiei (ascendent i descendent). Secretariatul este o staie att n
circuitul ascendent (de la sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul
descendent (de la sistemul decizional la cel operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele
selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la
alte compartimente sau uniti subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:
prevederi din acte cu caracter normativ;
prezentarea notelor de comunicri telefonice;
comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea
unor chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea programelor, a unor materiale documentare;
extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;
prezentarea corespondenei primite;
prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente
sau trecute;
prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor
grafice;
Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile
conducerii care se concretizeaz n:
activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de
secretariate;
transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie
s le execute;
note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri,
constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a
unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini
importante este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale,
secretariatul informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de
execuie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de
evidene operative, (scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse
detaliat toate deciziile conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea
conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate
duce uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a
secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai
multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui
serviciu i este mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar
cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt
transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA
PROFESIONAL CONTEMPORAN

2.1. Funcia de secretar
Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent
la desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun.
(activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea
persoanei care le ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii
trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente :
educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli
sau cursuri pregtitoare etc.) ;
experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup
terminarea colii, altele necesit o anumit experien) ;
poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n
aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent
manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei.
atribuii i sarcini impuse funciei respective ;
caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ;
un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de
secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).
Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se
stabilete un sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire de baz i de
specialitate experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe
care le presupune executarea funciei, priceperea de a lucra cu aparatura modern
din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent
a unei limbi de circulaie internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de
conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea
documentelor rezultate, etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea
funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul
secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia
respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile,
gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n
respectivul proces al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) Secretare ucenice
dactilografiaz scrisori, diverse materiale,
multiplic materialele,
preiau mesaje,
ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,
nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate,
casete audio,
editeaz texte pe computer,
preiau i transmit mesaje,
redacteaz corespondena simpl,
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
organizeaz edine, conferine,
stenografiaz la diferite edine,
au responsabiliti multiple dar limitate.
3) Secretare personale
aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,
redacteaz i claseaz corespondena,
cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,
redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,
ntocmesc dri de seam,
primesc vizitatorii,
organizeaz cltorii de afaceri,
organizeaz agenda efului,
au cunotine de contabilitate,
particip la ntlnirile de afaceri,
traduc din i n limbi strine
organizeaz edine, conferine,
au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,
4) Asistente personale
reprezint funcia secretarial cea mai important,
lucreaz n sfera conducerii,
aparin unui director general (manager) sau preedinte,
supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,
supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de
serviciu,
traduc din i n limbi strine,
organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri,
organizeaz cursuri de perfecionare,
analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,
iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate),
au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,
se ocup de recrutarea personalului din secretariat
pot avansa pe scara ierarhic.
Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i
altele: secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme
de nvmnt etc.
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei.
Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o
mnu femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere,
nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen
emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i
zecile de anunuri care apar zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub
aripa protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care
principalele atribuii erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva
coresponden, telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea efului de prezena
inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine
perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului
a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii
serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai
multe transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de
comunicare i informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare
frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete
Internetul, are cunotine de management, marketing, drept, primete i transmite
mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine
dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator
folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind
la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu
persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de
anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar
bun (Mircea Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei
din care face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O
secretar este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a
numeroase coli postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc
tinerele secretare sau asistentele manager, existena Asociaiei Europene a
Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se
poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara
modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu
oamenii verbal sau scris, de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe
lng un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile
tehnice specifice muncii de secretariat, i calitii manageriale la fel de dezvoltat ca
ale celor care conduc instituia din care face parte. Secretarele sunt managerii
propriilor lor firme secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un
contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de
un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora.
Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o
echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru
fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s
planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu
depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i
sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i
dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt
greu de separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind
direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul
concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a
prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, existena
uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful
avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat
c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este
schimbat pe criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim
cu toi c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este
extrem de important. Nu de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara
arat aa sau se comport aa ce s mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice
de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s
ceri informaii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu
atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un
mare deserviciu att efului ct i instituiei unde lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de
manager administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i
pieele: ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s
gndeasc global, deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea
lor strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona
rapid i flexibil la cerinele clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume:
n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri
ierarhice ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini
efi, automat exist mai puine secretare;
presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor
niveluri ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt
redistribuite i mresc spectrul de sarcini al celor rmai.
progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind
adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme
sau mai trziu slujba;
apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu
numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a
corespondenei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca
o concuren. De regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie
singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de
scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece degete?)
restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se
experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat
birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o
ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic
de termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari
consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea,
distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns,
cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare
urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai
atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1) asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia
vor avea mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i
sarcinile de conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin
comunicare, pentru care efii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate,
competente profesional i talentate psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite
administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai
efii i totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor,
pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau
domenii proprii de specialitate);
2) prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe
firme experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O
astfel de form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia
clienii i comand ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se
organizeaz i se dirijeaz video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea
i coordonarea edinelor, congreselor.
3) externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans
pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se
ntinde de la tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor,
aranjamentele de cltorii, traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea
informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care
ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea
secretariatelor i posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor
purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine
obligaie, prin aceasta nu se nelege formarea tradiional, ci nvarea pe tot
parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu
att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile
lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere
mai bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social
al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o
limb strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt
elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta
preocupare de a nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra
proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele
manageriale de mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze
acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura
organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea
nu vor reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona
continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern
i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament).
Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de
director, doar dac la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin
delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de
departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i
profesionale, dar i o serie de constrngeri:
Avantaje:
un salariu mai mare;
condiii de munc mai bune;
contacte variate;
mai multe responsabiliti;
mai mult putere de influen;
Constrngeri :
deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ;
program flexibil ;
raportri permanente ;
obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;
stagii de perfecionare.
Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr
a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena,
solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un
asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind
de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de
activitatea desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat,
asistentului manager i se cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de
management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au
mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente
manager, dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care
lucreaz i de poziia pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui
director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea
reprezentnd cartea de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de
tact, comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor.
De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor
maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul
celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea
personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de
cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc
toate cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib
ct mai multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate
dobndi sau dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena
presupune:
raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;
capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;
capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat.
Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind
strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat
presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai
importante.
bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile
i complicate care apar obiectiv n procesul muncii;
perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care
urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de
inteligent este deosebit de important;
spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al
prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende
cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i
alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de
multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai
puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere
greit poate fi n defavoarea unitii respective.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a
atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i
adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult
uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de
termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la
fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin
exerciiu de memorie.
4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii,
nregistrnd i transmind datele fr erori.
5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor
atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin
importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri
suplimentare (dac este cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena,
care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu
trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele
celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn
cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic se concretizeaz n:
preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att
n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i
papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat
aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere
etc.).
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor
tabele sau grafice.
preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu
mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice
folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un
caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc suntem
agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaiei, ale prului sau machiajului
unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este
reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o
preocupare permanent pentru felul cum arat.
prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor
n pagin;
8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i
presupune:
ordine n idei;
ordine n acte;
ordine n pstrarea materialelor de referin;
ordine n aranjarea obiectelor.
9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale
secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la
imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul
exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis
(pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a
nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i
gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de
politee.
10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar
poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru
toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la
ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, venii
mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci
gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon).
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea
trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei
probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de
agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i
precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le
folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen
presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este
necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate
conducerii s fie ct mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da
satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit
un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de
multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd
acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze
asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de
neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate
de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s
vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma
are o afacere foarte important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s
respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va
informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles
instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va
fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la
serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau
manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm
alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie
autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie.
Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane
colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n
vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari
progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge,
s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care
s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii.
Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa
i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de
recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie
capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar
pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de
anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii,
pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea
trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de
ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini :
Negativ Pozitiv
Nu este destul de practic, mai
bine renunm
De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?
S analizm toate posibilitile.
Poate achiziionarea unui nou
dispozitiv va duce la eficientizarea
lucrului.
19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o
aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu
plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai
importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul
de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor
unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu
atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare
accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea
confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul
instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii
se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru
o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp
relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s
stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient.
24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la
un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr
mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de
mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i
cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s
stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur
general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil,
mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s
aib cunotine din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n
mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu
evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de
acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe
care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin
studiu permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al
organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica,
vocabular);
cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza
profesiunii sale:
procedee de scriere i citire rapid;
procedee de codificare i clasare;
cunoaterea a una, dou limbi strine;
cunoaterea lucrului pe calculator:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul
(secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n
fa i ce poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia).
cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie
s aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.
cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;
dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin
studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii
din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni
vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element
important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu
oamenii.
Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :
stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;
depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de
iniiativ ;
influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ;
sprijinirea i supervizarea personalului din subordine ;
comunicarea efectiv cu alte persoane ;
Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem
urmtoarele categorii :
1) relaiile secretariat conducere (executiv) ;
2) relaiile secretariat alte compartimente ;
3) relaiile secretariat persoane din afar unitii.
1) Relaiile secretariat conducere (executiv)
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s
respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine
interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului
profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al
echipei manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a
acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc.
Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii,
ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct
personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar
executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de
serviciu n mod confidenial ;
s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai
studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n
absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa
problemelor ce apar n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de
ajutor cnd trebuie ;
s menin un climat de bun dispoziie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ;
s permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca
eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o
influen pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere
(de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii
urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune
condiii a sarcinilor de serviciu.
2) Relaiile secretariat alte compartimente
Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme
variate.
Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de
secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea
materialelor elaborate de specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i
ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le
transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri),
respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee
fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n
general. Manifestrile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari
prejudicii relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul
din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se
exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul
pentru fiecare sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat
pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine,
s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt
ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei
n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu
personalul din subordine iat cheia multor satisfacii personale.
3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care
o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau
viitori parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care
sunt viitori colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima
dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate
hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din
unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr
dac l va primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping un vizitator
sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal
efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul
activitii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte
important);
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce
calitate i cu ce problem se prezint la secretariat;
s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care
aceasta este posibil);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i
supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;
s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de
telefon pentru a putea fi contactai;
n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie,
surpriz, nemulumire; nu trebuie s discute probleme personale;
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor
care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv
trebuie s fie ct mai plcut;
autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se
prezint n secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul
conducerii, l prezint apoi se retrage.
2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul
secretariatului (secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de
ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator,
secretara cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau
s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i
exprim nemulumirea, secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd
data i ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie
capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o
limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la
comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un
lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite
popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i exprim n scris,
cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale
conducerii cu reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul.
Aadar, este n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form
favorabil pentru ea. n relaiile cu mass-media secretara trebuie:
s fie amabil i cooperant;
s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;
s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului,
postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz;
dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din
conducere, lsndu-i acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat
contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea
unor relaii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de
protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a
modelelor de comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i
gafe.
Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd
brbaii i femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie),
cnd muli tineri, oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de
comportament pot prea demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm
atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi
apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu
vor ntrzia s apar.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou
sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se
adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul
corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii
unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o
dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face
constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar
ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere
proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n
Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de
corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii
printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se
folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin
luare de semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut
economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de
afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar
comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare
a unei economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice,
ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite
probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob n justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,
constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau
stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane
juridice.
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic
rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului
din domenii diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai
organizaii);
corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt
instituie sau persoan) ;
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea,
cererea de chemare n judecat etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul
verbal, decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri,
corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia
economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare,
protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c) dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam,
etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte;
d) dup criteriul accesibilitii:
coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate;
folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate
formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e) dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul;
g) dup modul de ntocmire:
documente tipizate ;
documente netipizate;
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i
tampil, nr. de nregistrare;
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo,
nu are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat
i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea
originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie,
locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru
pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care
pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru
conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a
coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de
legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele
legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni
mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor
ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor
reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:
1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor
ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns.
Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu
ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este
c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt
adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i
timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de
transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important
dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce
proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem
scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin costisitoare. Dac
alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.
propoziii scurte i clare;
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de
accesri fiind mult uurate de calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile
i implicit revenirile.
3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea
ce dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul
unei scrisori poate fi:
s informm sau s aflm ceva;
s motivm sau s influenm;
s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm;
4) Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe
paliere ierarhice.
5) Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor
ce pot fi furnizate de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea
unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n
rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de
nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
reclama strident promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe
fora major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal
de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de
la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s
citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va
fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul
ideal motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe
modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste
modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului
scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii
pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului.
Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie, mod de
organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj
negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu
putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi
fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data
de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face,
ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul
oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice,
diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat
ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n
corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n
aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis.
Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane,
instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul,
rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea,
notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal,
inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi
ndeosebi stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] :
limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric
(caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ
(diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n
funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente
stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul
fiind avut permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale,
sintactice i stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n
care lexicul este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i
neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau
problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un
termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia
tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi
modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul
vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea
mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se
datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie
precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde
din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod
greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada
cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de
gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea
anumitor particulariti, i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul
real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm
primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se
utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se
acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu
verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei
reprezentantul firmei.
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele
situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de
sigurana i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de
se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se
va numi n funcia de .
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis
nu expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se
certific vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri
precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de
o implicare personal.
gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se
raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea:
Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele
cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp
ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat
alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ..
se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de
ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri
ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va
aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n
condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii).
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi,
fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele
substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i
predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne,
dar i n acest domeniu exist anumite particulariti:
folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si,
predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau
natere la confuzii, producnd greuti n nelegere;
nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest
mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa
comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda
dv. nr., livrat la data de
introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza
(din cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum
Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod
obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea,
claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea
stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori
exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul.
Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor
greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea
incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea
permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu
este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci
i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.);
scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n
scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte,
fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar,
produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim
aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea,
multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur
stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n
paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune
dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete
productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator
este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n
acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la
elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la
scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea
obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de
exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s
aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n
plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate
relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie
lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om
civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va
rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente
n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i
limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea
corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de
politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i
trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple,
nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin
cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit
impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului
paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului,
produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia
destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul
se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce
anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori
const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care
este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de
vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de
abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor
i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de
politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
- abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru
cuvinte i expresii din vocabularul obinuit.
- abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
- abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n
ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn.
- Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt
adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl.
Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.)
4.5. Elaborarea mesajului scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene
ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul,
ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de
adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre
elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i
firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte
ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive
obiective nu o putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile
proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin,
secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru
a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o
parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i
modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei
telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i
pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris;
n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex
presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n
tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit,
este necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea
subiectului; informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor
care fac obiectul mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl
sau dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei
finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de
vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care
sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne
destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai
multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici,
verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor),
controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma
s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i
tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de
acesta;
pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil
(2-2,5cm);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro.
Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s
economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a
putea face adnotri sau pentru ndosariere.
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar
fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care
trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul
scrisorii.
Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte
pentru o mai bun lizibilitate.
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n
eviden a unor cuvinte sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)
1. prin cifre;
a) prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor,
figurilor (dac este cazul)
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de
preuri, brouri, etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful
corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din
partea expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat
a formei bloc este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre
paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt
indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul,
formula de introducere, etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta
(nr. i dat, adresa destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10
intervale de la linia marginal stnga.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat,
rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de
ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ,
fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai
potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel
mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult
pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde
de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat
manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas
este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze
n aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n
special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De asemenea, Pota
Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai
mult dect necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul
plicului cu fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o
hrtie calitativ, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca
s faciliteze identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite
n dou;
plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar pentru coli A4 nempturite;
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i
adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de
vedere al coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele
persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci
cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii
de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n
atenia
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso.
Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei):
personal, confidenial, urgent, etc. care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n
care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de
trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier,
recomandat, post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre
serviciile potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
numrul i data,
referinele,
adresa destinatarului,
formula de salut,
formula de adresare,
obiectul scrisorii,
coninutul,
formula de ncheiere,
formula de salut,
semntura,
referiri,
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat
n partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri
ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu
aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de
identificare i informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale
de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal,
ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n
cazul corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul;
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul
bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu pentru corespondena
protocolar pe invitaii la dineuri i recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt
model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor
de limb englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se
cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag
unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un
cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga
informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus
n partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau
Doamna
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele
determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o
scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza
clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau
n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia.
Denumirea lui se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data
poate fi scris diferit n corespondena n limba englez. Forma britanic este
asemntoare celei romneti mai nti ziua i apoi luna (16
th
january). n SUA i n
unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii
acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele
localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul
tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un
departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de
expediie mpreun cu data devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n
partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai
mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina
se noteaz prin abrevierea Ref. i include inialele angajatului care a redactat
scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum
i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar
al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our
Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a
corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea
dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
- denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
- adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul
(pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul
ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele
su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei
precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu:
Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie
poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de
cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea
creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast
inscripie va fi mai evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut
se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul
n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit
o responsabilitate vom aduga: Domnul primar, Domnule director, Domnule
Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau
Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului
unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o
personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea
titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom
folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de
ntrajutorare i corespondena se refer la aceast campanie, titlul de preedinte l
va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va
citi .
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care
se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg
(Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de
numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee:
Doamna Ministru, Doamna Judector etc. (atenie la forma de feminin atunci
cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne
informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai
Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de
femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este
Domnilor urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele
Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n
scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a
corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n
cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul
paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit
atenie.
Cuprinde:
paragraful de introducere;
mesajul (sau cuprinsul);
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea
unui rspuns la o scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie
s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din
data de
3) Pentru scrisorile de revenire
Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile
mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor
scurte, fiecare idee distinct, fcnd obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n
scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n
chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf
pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona
metoda indirect concluzie motivare
Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode
const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l
determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de
angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere
al stilului (ton i impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea
de instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri,
cereri, anunarea promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau
conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns
nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune
pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie
de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o
argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl
se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere
cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei
dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a
mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze
pentru unele erori, etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai
sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele
care se anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut
sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele
distinse/celor mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula
de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii
noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau
pe o scar ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de
ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie.
Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate
scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia
autorului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura
olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul
marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i
acestea se scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite
prin linie de fracie (bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul
evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele
de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care
i-au marcat funcionarea pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de
decizie ai vieii economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind
din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i
pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii
sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din
necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra
bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor,
considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind
extrem de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura
de pstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar,
poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei
meserii cu nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere
prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport
informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea
meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau
adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor
scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca
contemporana, cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a
aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate
drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu
ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a
declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt
ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai
dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale.
[5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni.
Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi
valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i
contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea
auxiliarului su de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi,
competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i
deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi:
domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul
general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea
calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte
aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de
organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de
comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv,
activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot
mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din
activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de
informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a
informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei
curente de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este
depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc
evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c,
n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul
secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o
suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul
profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe
domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la
distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol
complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de
natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n
echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou
persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o
cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea,
stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i
complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic
i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii
muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai
multe elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,
contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor
contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii
firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel
superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare
funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei
profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al
transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns,
doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat,
deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea
unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI


1.1. Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor
Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de
informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie
o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De
asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un
calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate
observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un
emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea
informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele
etape succesive:
Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit
scop;
Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt
supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele
recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi
documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de
datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe
care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea
informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului
informaional.
Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de
informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast
informaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de
necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n
interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele
comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci
sunt strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena
informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele
metodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei.
Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n
funcie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor
ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere,
de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel:
primirea de informaii 23 %
luarea de decizii 41%
dare de dispoziii 1%
schimb de informaii 4%
elaborare de informaii 4%
executare de lucrri 5%_
confirmare decizii 8 %
explicaii, ndrumri 14%
In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a
procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.
Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate
de structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i
sistemul de comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin
intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca
adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate
prile ntreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-
ar prezenta astfel [1] :
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice
directe cu conducerea, n sensurile:
de la conducere spre secretariat
circuit informaional linear i descendent;
se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note
scrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori,
solicitri de legturi telefonice, etc.
de la secretariat spre conducere
circuit informaional ascendent i linear;
se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru
stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,
prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului
etc.
B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei
ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus:
circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii
informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate
prin tehnici specifice.
circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de
comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul
condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i
transmise de ctre secretariat.
circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control
prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se
concretizeaz prin de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza
de retroaciune (feed-back-ul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care
intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din
organizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-
social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate
(filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile
oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se
poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente
de secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei
permit astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de
secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni
care sunt n general:
logice (sortare, clasare, grupare);,
intelectuale (redactare de texte, traduceri);
de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -
administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i
automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este
condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:
gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i
tehnicilor de lucru;
gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;
gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;
gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.
Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice
activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca
idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau
preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu
persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care
comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul
mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mulime de hrtii iar
copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg
distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unor
investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80
% din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect
manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile
de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile.
Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi
ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile
de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente
electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale
i de sntate, societi de telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:
activiti cu corespondena organizaiei;
reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;
traducerea documentelor.
Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.
1.3. Activitatea cu corespondena
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou
sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice
sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic,
economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:
evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi
rezolvate prin contact personal sau telefonic;
promtitudinea rspunsurilor
operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.
In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia
prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:
consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate
(tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai
mare n relaiile oficiale ale organizaiilor;
constituie o baza de nregistrri contabile;
expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;
elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i
structurarea ideilor ;
comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;
scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota
electronic);
permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,
constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau
stingerea unor relaii ntre persoane juridice i persoane fizice;
prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de
documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:
depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre
participani;
consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii
asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric;
costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii,
hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de
conservarea n dosare i spaii special amenajate;
prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o
serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie
n mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata
eventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n
condica de expediie sau dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie
lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan.
Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme
de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros
de migdale sau o gaur de ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct
mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre
persoane competente n astfel de situaii.
Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist
acordul conducerii n acest sens.
Recomandri:
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se
semneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte
scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori
Adresate greit.
Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;
Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict
personal
Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere
Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;
Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens,
nainte de distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic
imediat expeditorului aceast problem;
Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;
Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are
adresa expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea
de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare,
spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei;
Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care
necesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din
organizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate
s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:
constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp
din cauza primirii cu ntrziere a documentului;
data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare
a scrisorii;
Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de
origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru
corespondena ieit ca rspuns sau din oficiu.
nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor
Naionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la
Arhivistic).
Repartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n
ordinea importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se
procedeaz astfel:
se face un duplicat al scrisorii
se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data
tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de
primire.
Avantajele sistemului:
- scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau
deteriorarea;
- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi
depistate mai uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:
secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup
aplicarea rezoluiei de ctre conductor;
secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit
compartiment.
B) Operaiuni cu corespondena expediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:
- rspunsuri la scrisori primite
- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de
coresponden din oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat
de timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i
se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:
s anune termenul la care trebuie s rspund;
s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru
dactilografiere.
Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea
primit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n
numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de
formulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie;
va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;
c) Scrisoarea este conceput de secretariat
n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia
primit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;
n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de
coresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care
reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la
serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic,
efi de compartimente).
se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre
avizare personalului de specialitate.
se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea
ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau
omisiuni.
- Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.
- tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i
numai de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe
semnturile autorizate.
nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea
datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care
trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul;
numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal;
ara.
Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;
Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de
scutire de taxe sau stampila potei ;
Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;
Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia
, separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului;
meniunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei;
Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei
Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de
mpturire.
- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic
Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul
s fie n partea de sus;
Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus
n plic.
- Introducerea anexelor n plicuri
Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se
prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce
anexa n ultima mpturire a scrisorii;
Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se
expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un
plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul
mare;
Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus,
stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu
adrese n aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
- Expedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de
registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu
ajutorul curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la
destinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi
model).
Borderou de expediie nr.
Nr.
crt.
Nr.
nregistrare
Data Destinatar Localitatea GreutateaTaxa
(lei)
Nr.
recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii:
scrisori simple loco;
scrisori recomandate loco;
scrisori simple alte localiti;
scrisori recomandate alte localiti;
scrisori simple pentru strintate;
scrisori recomandate pentru strintate.
Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.
Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului
responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost
ncredinate.
Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu
urmtoarele rubrici (vezi tabel).
Nr.
crt.
Data Nr. de
nregistrare
Destinatar Nume i
penume
Semntura

Expediia prin curier se practic n aceeai localitate.
Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii
corespondenei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i
circulaia actelor i n cadrul organizaiei, ntre compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise
compartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare
1.4. Reproducerea documentelor
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de
secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor,
procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.
Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu
coninut i frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a
managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n
reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat,
eventual dup modele, n funcie de gradul de responsabilitate pe carel implic.
Putem enumera, astfel:
adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula,
23 fraze i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de
secretariat;
notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite
redactate i difuzate de secretariat;
instruciunile sunt reproduse de secretariatul;
drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau
compartimente i reproduse de secretariat;
procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de
secretariat;
informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;
rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd
nu privesc problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor
colective: invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele
diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de
lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuios
documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nltur problemele care nu
sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor
tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat
constituie o atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii
de colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea
funciei de secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circulaie
internaionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea
corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte
sau n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur
protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informaiilor
Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace
automatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a
informaiei din perspectiva muncii de birou.
Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:
Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor,
clasarea i arhivarea acestora;
Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la
altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit,
pentru a o transforma dup interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile
birourilor de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare
de timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate,
astfel :
modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile
de informaii (documente, date structurate, termene etc.);
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor
informaiilor necesare i existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere
i ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date
pentru cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor
pentru posibiliti de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora,
posibilitatea cutrii n hiper text);
reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea
de scrisori n serie);
calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i
prin asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.
1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din
timpul secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea
textelor, datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:
toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;
se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga
ntreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea
organizaiei;
textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse
rescrierile;
se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;
textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta),
putnd astfel s fie memorate i regsite;
salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;
datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid
greelile de ortografie i cele de tastare;
programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la
sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai
uniforme n dreapta acestuia);
existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor,
oferind alternative;
ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici,
grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin
important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste
birouri.
1.7. Comunicaia birotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau
comunicaia birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului,
adic: poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup
interesul su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care
tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea
a comunicaiilor, au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor
multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de
informare de o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n
secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe,
a prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are
infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii
reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server
centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea
ntreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot
mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupra
cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt
interconectate circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare
electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat
WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de
capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse
aa numitele Intraneturi.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale,
precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru
prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta,
ofertele interne de posturi etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru
birourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de
munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware).
Acestea ofer o ans real pentru comunicaia eficient, avnd n vedere faptul c,
mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe
principiul potei electronice (Electronic Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic
(Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:
primirea corespondenei;
trimiterea de mesaje;
confirmarea automat a primirii corespondenei;
memorarea de documente i de mesaje;
compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;
distribuirea corespondenei electronice.
In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea
n comun a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:
pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;
punerea de acord n informri curente;
difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);
planificarea i coordonarea unor proiecte comune;
coordonarea unor termene;
In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei
birotice n cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti
de comunicaie birotic n exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n
capitolele respective
1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare
global. n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:
procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de
date, citirea de tiri);
afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare
electronice);
publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca),
comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferine).
1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne
Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste
eficienta economica n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la
creterea capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al
secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete:
sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu
clienii. mplinirea unor astfel de deziderate, n viaa birourilor este foarte
important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii i
succese economice remarcabile.
II. FUNCIA DE DOCUMENTARE

2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii
Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul
document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a
nva, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-
lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern,
pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.
In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere
fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu
sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin
intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al
termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a
informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui
domeniu.
In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i
pune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior
asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice
gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general
posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit
spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi
termeni, deriv tocmai din termenul document. Informaia presupune un fapt de
cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat sau
nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat.
ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur
ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie,
presupus de o astfel de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria
vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai
important.
Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport
material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri,
tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete,
purttoare de informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim
tocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe
suport material rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct,
posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur
structur schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a
termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne
convenionale de transmitere a mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau
mediu de nregistrare) sunt :
a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus,
pergament, tblie de lemn, pnza etc.).
b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton,
material plastic etc.)
c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic
(pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice,
cartele magnetice, discurile compacte audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente
manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente
tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere,
scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente
litografiate (texte gravate n piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:
- nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)
documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate
de calculator);
- nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i
software-urile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic
sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un
procedeu similar)
Dup semnele convenionale folosite;
a) documente scrise (avnd la baza litera)
b) documente grafice (n care predomina imaginea)
- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare
dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe
suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente
intr n sfera de interes a muncii administrative.
A) Documentele imprimate
Dup natura mesajului:
texte
date (numerice, alfanumerice)
Dup form:
foi volante
brouri
cri
Dup gradul de implicare intelectuala:
documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)
documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage,
ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare)
B) Documentele manuscrise:
documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a
lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute
sub denumirea de arhivalii
documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii
publice s-au private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:
documente vizuale
documente sonore
iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:
vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile
prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice)
auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un
echipament pentru audiere.
audio-vizuale: film sonor, televiziune
tactile alfabetul Braille pentru nevztori.
Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare
n funcie de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:
dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii,
dispoziii, hotrri judectoreti etc.
dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente,
dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);
dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente
financiare etc.
Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii,
cu sens mai restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca
informaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar,
indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).
In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau
particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept
sau se recunoate o obligaie.
In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n
sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice
(inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate
sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor
sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea
istoric.
Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i
creaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre
productorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel
de instituii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea
personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale.
Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele
i tehnicile acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale,
indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente.
Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiinei documentarii,
presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere
a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a
organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit.
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n
msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea
documentelor i informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac
arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se
refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n
acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor
externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale
fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o
bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple
aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i
tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii,
fiecare presupunnd particulariti de aciune.
a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-
au ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat,
i gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv
atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite .
b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din
domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta
situaie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n
organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd tangenta cu domeniul documentarii
tiinifice.
2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n
cadrul organizaiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai
omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg
extraordinar de multe i de diverse informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i
valoare. n plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii
electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic
(C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi
volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici,
brouri, pliante, plane, etc.
Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur
organizat, n scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:
Posibilitatea de operare simpl i rapid;
S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil
iar dosarele din interior s fie uor de localizat;
Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere
volumul, mrimea, i natura corespondenei;
Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar;
Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent;
Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct
personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un
dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa
de constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o
strategie zilnica de repartizare a documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest
sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz
regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum
alternativele n care pot gsi documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor,
dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie,
problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul
ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a
organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de
domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile
volante, reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor
documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:
n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate
n ziua respectiva;
pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;
n vrafurile de documente de pe birourile efilor;
n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;
n arhiva curenta a compartimentului.
In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a
datelor.
Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia
contact cu un document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune:
a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat,
notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu
prezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se
repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;
2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care
suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar
celelalte vor rmne la dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei
locuri:
a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care
au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii
ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru
urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele de
activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme.
b) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate;
c) n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.
n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de
Intrare-Ieire.
B) Reducerea volumului de documente staionate n birou
Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup
operaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie
de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic,
este uor de luat decizii n acest sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care
nu prezint interes pentru organizaie.
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile.
Pentru o operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu
consilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau
cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate.
n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie
motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de
cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel:
aa cer forurile legislative
pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii
ulterioare
sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului
sau informare proprie
concepe noi soluii sau idei creatoare
poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi
asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de
documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.
n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de
forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de
accesibilitate i sigurana, formnd arhiva activa.
D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n
uniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a
organizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic).
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou
(acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete,
i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite
criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza
principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale.
Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul
activitii, de volumul documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia
sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru
unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Numele organizaiei emitente
Nume de persoane i funcii responsabile
Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)
Localitatea (emitentului sau destinatarului)
Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)
Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a
documentelor.
dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane
evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se
stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n
funcie de cerine practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica
a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura
ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca
solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot
omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele
fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile
primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea
cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie
public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti
comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de
asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept
criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona
geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de
elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer
documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea
cuvntului director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al
dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS
8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de
autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de
ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de
ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru
a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului,
atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la
dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea
cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct
de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.
a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie
ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea
prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor
identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia
liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai
pentru patronimic.
n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor
prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd
numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie
reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu
Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist),
etc.
Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;
Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de
ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile
se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele
anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav,
grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor
standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.
Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n
considerare;
Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau
M.
Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor
ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei.
Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a
cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare
nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar,
va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele
persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte
individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale
alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n
rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un
angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de
organizaii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele
cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe
aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele
indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura)
sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu
acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive
comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme
diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel,
unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea,
(Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea
clasrii n scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul
director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr
ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se
respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,
documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor
ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL
etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple:
IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti
de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care
desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC
Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA &
TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat
naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M
SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune
aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face
n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea
mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate
submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare
unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse
n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui
corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea
presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui
document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe
cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri
este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s
existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al
fiecrui compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun
i ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,
numai la vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu
timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a
acestor numere pe compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata
n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor
tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de
Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de
ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n
funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care
ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin
mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la
rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina
coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei,
compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere
i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti
1. Filozofie
2. Religie
3. tiine sociale
4. Filologie
5. tiine naturale
6. Tehnic
7. Arte
8. Literatur
9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta
determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit,
punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui
domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod
de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau
elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii
prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau
3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n
dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de
obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai
sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga
la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete
mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural,
tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta
economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti
factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o
viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea
managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii,
de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure
accesul la informaii rapid i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va
fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca
probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n
funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale
managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei
posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens
nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s
lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de
informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,
precum:
Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea
organizaiei;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama
structurii organizatorice;
Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
Tabloul de bord zilnic ;
Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:
referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite
compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor
elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice,
materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i
asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea
documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor
oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o
cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru
legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului
economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de
documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la
dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii
organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare
periodic, cu urmtoarele pari:
Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte
documente normative elaborate de forurile legislative naionale;
Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive,
falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:
Constituia Romniei
Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme
organizatorice
Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale
autoritilor locale;
Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin
intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii,
privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu
electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot
obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul
Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd
legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul
documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte
normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub
forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul
publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi
cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei
fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice
document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general
cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de
periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte
documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de
lucrri ale manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de
publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar
fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al
organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din
domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul
organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile
naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de
Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul
generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea
nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care
se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum
i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt
documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n
domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de
specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul
reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice
organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng
societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare,
fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la
nivel de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul
STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n
vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de
standarde, publicate de Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul
trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri
turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de
fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul
lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane,
dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic,
precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n
secretariate, innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete
noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute
cu denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de
interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd
managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase
din aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea
spaiului cu informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n
mod special, spre materiale ce conin informaii despre:
probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei
servicii potale i telecomunicaii
articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu
acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
produse de birotic
centre de pregtire profesional
servicii de traduceri
servicii de informare comunitar
semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a
managementului;
manifestri colective, trguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie
s cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea
dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul
la informaiile coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei
societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul
trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice,
anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,
denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi
ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i
uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe
autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi
cuprinde urmtoarele elemente:
Numele autorului
Titlul crii, articolului
Numele editurii sau numele revistei, ziarului
Data apariiei
Numrul paginilor pentru cri .
2.3. Gestionarea documentelor secrete
Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul
va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n
aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna,
o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte
firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru
aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri
etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea
documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de
conducerea unitii, precum:
Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi
adus la cunotina efului ierarhic;
Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic,
atunci cnd contextul legal permite acest lucru;
In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de
informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre
nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine
separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca
lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a
documentului secret de serviciu , dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea
unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea
de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de
mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie
acoperite cnd intr o ter persoan n birou;
Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia
n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt,
aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe
ecran;
Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a
copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;
acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este
necesar utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu
numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi
nmnate numai acestora;
Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra
celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu
sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);
Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien,
precum i obiectul audientei;
Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat
persoanelor din afara organizaiei;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare,
mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i
acestea se vor sigila;
Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai
secretarei i directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De
fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i
prelucrate electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat
dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou
(acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete,
i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite
criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza
principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale.
Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul
activitii, de volumul documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia
sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru
unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Numele organizaiei emitente
Nume de persoane i funcii responsabile
Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)
Localitatea (emitentului sau destinatarului)
Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)
Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a
documentelor.
Exemple:
dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare
cronologica;
dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane
evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se
stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n
funcie de cerine practice, specifice unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica
a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura
ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca
solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot
omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele
fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile
primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea
cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie
public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti
comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de
asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept
criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona
geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de
pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de
elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer
documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea
cuvntului director pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al
dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde
internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS
8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de
autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de
ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de
ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru
a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de
complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului,
atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la
dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea
cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct
de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.
a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de
persoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie
ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea
prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor
identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia
liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai
pentru patronimic.
n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor
prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd
numele tatlui va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie
reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu
Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist),
etc.
Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;
Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de
ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile
se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele
anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav,
grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor
standardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.
Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n
considerare;
Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau
M.
Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor
ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei.
Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a
cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare
nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar,
va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele
persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte
individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale
alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n
rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un
angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de
organizaii
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele
cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe
aciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele
indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Navigaie i Agricultura)
sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizaii, n special, cu
acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive
comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme
diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel,
unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea,
(Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea
clasrii n scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea
reprezentativ a organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale,
Societatea de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul
director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr
ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se
respect urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,
documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor
ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL
etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple:
IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti
de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care
desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC
Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA &
TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat
naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M
SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune
aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face
n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea
mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate
submpri n mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare
unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse
n mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i
pentru Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui
corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea
presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui
document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe
cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri
este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s
existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.
Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al
fiecrui compartiment sau sediu.
In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun
i ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,
numai la vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu
timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a
acestor numere pe compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata
n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor
tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de
Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de
ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n
funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care
ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin
mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la
rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina
coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei,
compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere
i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti
1. Filozofie
2. Religie
3. tiine sociale
4. Filologie
5. tiine naturale
6. Tehnic
7. Arte
8. Literatur
9. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta
determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit,
punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui
domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de
activitate cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod
de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau
elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii
prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau
3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un
indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform
Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n
dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de
obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai
sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga
la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete
mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural,
tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficienta
economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai dependent de aceti
factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o
viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea
managerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii,
de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure
accesul la informaii rapid i uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va
fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca
probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n
funcie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale
managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei
posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens
nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse
externe de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s
lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de
informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,
precum:
Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea
organizaiei;
Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama
structurii organizatorice;
Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;
Tabloul de bord zilnic ;
Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:
referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite
compartimente ale organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor
elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune
cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice,
materiale de referin, informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i
asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea
documentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor
oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o
cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru
legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului
economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de
documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la
dispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitii
organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare
periodic, cu urmtoarele pari:
Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte
documente normative elaborate de forurile legislative naionale;
Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive,
falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s
cuprind:
Constituia Romniei
Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme
organizatorice
Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;
Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale
autoritilor locale;
Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;
Monitoarele oficiale ale organismelor locale;
Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin
intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii,
privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu
electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se pot
obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul
Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd
legislaia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul
documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte
normative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub
forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul
publicaiilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi
cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei
fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de
informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice
document tiprit care apare n fascicule succesive, nlnuindu-se n general
cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de
periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte
documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de
lucrri ale manifestrilor tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de
publicaii venind n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar
fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al
organizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii din
domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul
organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile
naionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de
Institutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul
generalizrii i folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea
nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care
se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum
i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional. Standardele sunt
documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n
domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de
specialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul
reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional. Ca orice
organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng
societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare,
fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la
nivel de stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul
STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n
vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de
standarde, publicate de Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din
domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici
(volumele Pagini aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul
trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri
turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care indic diferente de
fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul
lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane,
dicionare bilingve, ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic,
precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n
secretariate, innd cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete
noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute
cu denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de
interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd
managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase
din aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea
spaiului cu informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n
mod special, spre materiale ce conin informaii despre:
probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei
servicii potale i telecomunicaii
articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu
acelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:
produse de birotic
centre de pregtire profesional
servicii de traduceri
servicii de informare comunitar
semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a
managementului;
manifestri colective, trguri, expoziii etc.
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie
s cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea
dispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul
la informaiile coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei
societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul
trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice,
anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,
denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi
ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i
uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe
autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi
cuprinde urmtoarele elemente:
Numele autorului
Titlul crii, articolului
Numele editurii sau numele revistei, ziarului
Data apariiei
Numrul paginilor pentru cri .
2.3. Gestionarea documentelor secrete
Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul
va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n
aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna,
o coordonat deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte
firme similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru
aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri
etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea
documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de
conducerea unitii, precum:
Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;
Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;
Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi
adus la cunotina efului ierarhic;
Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic,
atunci cnd contextul legal permite acest lucru;
In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de
informaii de orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre
nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine
separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca
lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a
documentului secret de serviciu , dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea
unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea
de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de
mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie
acoperite cnd intr o ter persoan n birou;
Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia
n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt,
aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe
ecran;
Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a
copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;
acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este
necesar utilizarea lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu
numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi
nmnate numai acestora;
Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra
celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu
sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);
Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien,
precum i obiectul audientei;
Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat
persoanelor din afara organizaiei;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare,
mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i
acestea se vor sigila;
Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai
secretarei i directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i
aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De
fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i
prelucrate electronic
III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i
clieni din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau
telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la
sarcini importante, influennd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu
suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat
de specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor
investigaii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai
scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de
20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea
funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de
contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul
constituie echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea
comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit
iniial telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii
diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i
n afara organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s
ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu
urmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia;
codul rii; codul zonei; numrul de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se
consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera
de interes a organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea
are legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia
cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate
permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou
de persoan sau organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine
alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi
o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i
notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele
menionate anterior, pentru list.
Numrul de telefon Numele i adresa
Companiei
Nume
persoane
Cod
ar
Cod Zon Telefon numr
exemp
Funcia
CORES IND SRL
Hotel Aurora,
ap.1012.
Constana
Petrescu Ion
director
vnzri
0241 8700 623145 4
comp paper sa
Str. Celulozei nr.6
Constana
Ion Mirela
Director
general
0241 8600 688841
0722197422
Secretariat
Direct
Agenda cu adrese i numere de telefon
Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite
regsirea rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse
n programul calculatorului.
Profesionalism la telefon
nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand
ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va
fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare
corespunztoare;
La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i
numele persoanei cu care dorete s ntre n contact;
n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o
persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este
secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat
eful, nu secretara;
ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente
ale celor doi conductori;
ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de
ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;
n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul
a fost bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele
se repet ntotdeauna;
n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de
tipul:
A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una
dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta
profesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care
conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a
transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu
solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:
ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei
de birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune
pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie;
ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a
celor pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care
trebuie evitai n totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea
lui fr a se face simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei.
Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii.
n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va
culege mai nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre
n biroul conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena
contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i
multe aptitudini de comunicare eficient:
secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;
telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare
att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz;
la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune
numele organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia
EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru
stabilirea legturii;
o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este
pe lista de persoane restricionate sau evitate;
legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul
se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;
n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea,
secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui
si exprime n scris comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent
atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din
organizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;
dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin
da i nu sunt indicate pentru a o descuraja.
n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii,
secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup
rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;
dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se
ateapt un alt apel;
eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s
pun capt convorbirii;
este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii
curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;
dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie
imediat informate asupra coninutului;
n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun
actualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub
ndrumarea conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se
recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns
nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De
asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care
apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i
prioritilor.
Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
n astfel de situaii, exist cteva reguli:
mesajele vor fi ntotdeauna notate;
nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd
urmtoarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei
creia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon;
detalii precise despre mesajul primit.
MODEL A
Not telefonic nr. din.
Pentru ..
Numele solicitantului ..
Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei
A telefonat .va reveni dorete s vad
V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent.
Coninutul mesajului .
Dataora..
Cine transmite
Cine primete
MODEL B
Dl. Mihai Stnescu
n timp ce erai plecat
Dl. George Ivnescu
De la S.C. MARVIMEX SRL
Nr.telefon 041/ 691423
A telefonat X Rugm sunai X
A trecut pe aici

Va reveni

Dorete s v vad

Urgent X
Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori
s v ntlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din
data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul zilei de azi.
Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30
Mesaj primit de: Laura Panait
De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:
dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
dac va reveni;
dac dorete s lase un mesaj.
Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite,
dup un crochiu luat pe hrtie.
Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
Transmiterea unui mesaj. Recomandri:
innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se
transmite, se va face pauz dup fiecare fraz;
atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de
cifre sau litere;
se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;
nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru
c nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca
interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent,
secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte
cu conductorul.
Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele
urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele
organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va
fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se
ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care
sun, s specifice data i ora la care la care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost
cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau
fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste
solicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s
creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i
neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile
personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete
spontan n tandemul conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de
politica managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin
sintagmele ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n
sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum:
a) pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue
indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil
concis i tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea
unui munte de hrtii n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este
practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii
care invit la ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la
propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece
numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua
nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s
stabileasc n ce msur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre
cele dou extreme este cea mai eficient.
Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o
bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i
alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau
interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n
exercitarea acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia
managersecretar.
IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune:
participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la
organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru
degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor,
dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea
unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor,
confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor
materiale, realizarea unor sarcini administrative etc.
programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin
ntocmirea unor instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor
4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup,
practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor
individuale i de grup, n luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr
destul de numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:
Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n
general, edinele coordonate de managerul general;
Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;
Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
Particip persoane concrete, nominalizate;
Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;
Se comunic direct unilateral i bilateral;
Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele
pot fi:
a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de
conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite
compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical,
conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri
de lucru.
n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele
A.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-
social extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori,
reprezentani ai autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:
culege informaii;
schimba preri i analiza situaiei periodice;
informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;
prezenta proiectele i deciziile luate;
soluiona problemele mpreun;
face schimb de interese;
stimula contracte;
ncheia contracte;
rezolva probleme de resurse umane.
Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai
puin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea
unor obiective;
edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de
informaii, edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru
culegere feed back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura
conform unui calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd
intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor
situaii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de
exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de
creativitate al personalului;
edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective
comune. De regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel
de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri
de edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul
managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent
practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de
timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specific
i cerine proprii.
edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun
i rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane
care implic schimbri.
4.1.1. Proceduri organizatorice
Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de
hotrrile luate. ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i
desfurare a ntlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n
cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa
direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe
secretare n pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere
orientative privind organizarea acestora.
Pregtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei
edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile,
precum:
stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea
obiectivelor edinei;
stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii
i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub
diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul
agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de
lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa
membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau
consftuire, pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra
problemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa
timpul sau de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea
discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau
tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele
participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul:
Probleme ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale
anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot
cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1) Antetul organizaiei;
2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;
4) Scuze pentru absen;
5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru
conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de
nregistrarea discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la . n ziua de .
cu ncepere de la ora pn la ora
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen ------------------------
2. Probleme ale ultimei edine ----------------
3. Ordinea de zi:
1.
2.
Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai
n spaiul de mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de .
Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii
s-o includei.

....
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea
acestora. Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare
sptmnal, decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de
informare, pentru care, participanii sunt, n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului,
pentru constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau
Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile
oficiale menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se
public n ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele
normative care impun aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine
informaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer
conductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea
dreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile
observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va
consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i
asupra eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:
se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare
pentru ordinea de zi;
se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza
problemele a cror dezbatere trebuie continuat;
se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei
curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;
se introduc punctele agendei n ordine logic;
se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag
fiecare punct din ordinea de zi;
se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;
se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare,
luare de decizii sau alt scop;
se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam,
oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor;
se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai
trebuie anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;
se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei
reuniuni;
se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul
verbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie;
se depune schia agendei pentru dactilografiat;
se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii,
tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edina.
Desfurarea edinelor
Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide
edina, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute.
n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat
decizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a
ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.
Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese
verbale sau minute.
Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei
comunicri verbale, de unde i vine i numele.
Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie
nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci,
oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale,
este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind
evoluia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nenelegerii hotrrilor luate,
problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate,
putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta
organizaia.
Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la
sfritul edinei.
nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de
ctre o alt persoan dect cea care a scris.
Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.
n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s
se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare,
verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil
propriu al organizaiei n acest sens, i dac trebuie respectat.
Elementele procesului verbal de consemnare sunt:
1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor,
numrul persoanelor absente i ordinea de zi;
2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i
persoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele
fiecrui vorbitor, prezentndu-se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie
la persoana a III-a, timpul trecut.
3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic
n ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur.
Model:
Proces verbal
ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul)
edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor .
(nr.) de membri, n total (nr.) de persoane.
S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai.
edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi:
1.
2.
Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces
verbal.
Numele participanilor pentru semntur.
(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)
Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar
de procedura:
Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma
final a documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se
consemneaz de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop;
Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi
dactilografiate sau procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor i
distribuite participanilor pentru semnare i pentru reluarea discuiilor n timpul
ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situaia
discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o
etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit.
Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca
form preliminar de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor
uniti, atunci cnd se urmrete ncheierea unui contract economic.
Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i
contra pentru decizii importante.
Etape de ntocmire, n timpul edinei:
se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;
se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru
absen;
se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;
urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor
de rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute,
corespondena primit;
se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume
subiectul), un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i
pn cnd;
se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;
se ine pasul cu evoluia edinei;
se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;
se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea
cuvnt cu cuvnt;
se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.
Dup edin:
se schieaz minutele clar;
se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei;
se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;
se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin,
precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;
se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina
ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.
se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.
Observaii:
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:
strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse;
introducerea prea multor nume de persoane;
introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;
amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de
proaspete n memorie;
faptul de a fi influenai de statutul membrilor;
neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-
se ca locul, data, ora au fost stabilite.
In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip,
parial imprimate, care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o
serie de operaiuni care sustrag atenia [1] .
MINUTA EDINEI
Subiect:
Vnzare i nchiriere maini i
utilaje
Data
23.04.2002
Ora
10,00
Locul
S.C. ERCO SA
Condus de
Dl.Barbu
Participani
Dl.Barbu
Dl.Panait
Dra Moise
Dl.Petre
Dl.Cristea
Distribuie adiional
Dl.Cristea
Dl.Furtun
Dl.Costea
Dl.Popescu
- cri tehnice de calitate Organizat de:
S.C. ERCO SA
Telefon
041/689.351
D.Furtun
D.Costea
Dl.Popescu
- certificare de garanie
- condiii de
vnzare/nchiriere
- caracteristici tehnice
Subiect Sumar/Aciuni Responsabil Termen
Creterea vnzrilor Actelor necesare
Dl.Costea
Dra Moise
30.04.2002
nchirierea
autobasculant
Proces verbal de
nchiriere
- - 27.04.202
Vnzare excavator

_ _ 02.05.2002
Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o
planificare a aciunilor, astfel:
Cu trei sptmni nainte de edin:
se stabilete proiectul listei participanilor;
se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza
indicaiilor conducerii;
se alege o sal corespunztoare;
se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare
Cu zece zile nainte de edina:
se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz
confirmrile de participare la edina;
se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;
se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu
pot participa la edina;
se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri
pentru multiplicare;
se difuzeaz materialele participanilor;
Cu ase zile nainte de edin:
se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate
n edina;
se pregtesc dosare pentru toi participanii;
se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i
amplificare i se verifica funcionarea acesteia;
se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;
Cu dou zile nainte de edin:
se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus
ale agendei de lucru;
se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru
dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat,
decoraiuni, etc.
se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;
se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;
In ajunul edinei:
se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;
se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor
aspecte legate de funcionarea acestora;
se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor,
erveelelor etc. n sala de edina;
va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia
trectorilor s nu deranjeze;
va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se
asigure de rezolvarea lor;
In ziua edinei
se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de
punerea n funciune a robotului telefonic;
va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i
ncuiat dup ntlnire;
va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate
anterior
va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul
moment c nu vor participa la edin;
va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze
i corespondena indicata de conductor;
l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate
n discuie;
va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;
n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele
ridicate, cernd explicaii dac este cazul;
va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va
consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i
aciunile de stabilit;
dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l
ntrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n
succesiunea n care s-au ntmplat;
noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;
are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.
Dup edin
strnge toate hrtiile rmase n sal;
dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin
secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis
participanilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru
prezentare);
ndosariaz documentele folosite n edina;
consemneaz n agend data urmtoarei edine;
va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden,
eventuale termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate
de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp.
Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle
participanilor la edin [2] .
4.1.2 ntlnirile de lucru
Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu
participarea unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor
de afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n
dinamica procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o
pregtire din timp pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n
condiii mai reduse de timp.
Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai
mare de persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:
Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta
va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.
Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor
fi stabilite de comun acord.
Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va
solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.
Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie
ora ziua i locul ntlnirii.
Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare,
scheme etc.
ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor
persoane.
O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei
date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate.
n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:
se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie
de cea stabilit de primul interlocutor;
se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este
disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea
persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
4.1.3 Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de
ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient
prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
Videoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care
leag persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu
camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i
internaionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii
desene, schie, imagini video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci
de ori mai puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o
edin.
Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni,
precum cele menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al
perceperii mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile
neoficiale realizate n pauze.
De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare
nelimitat la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a
permite camerei de luat vederi s focalizeze.
Audioconferina
Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a
participanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei
companii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi
suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita
discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea,
discuiile pot fi nregistrate i ascultate.
Avantaje:
Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar
costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine
scurte ntr-o sptmn dect una lung pe lun.
4.1.4. Teleconferina pe computer
Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.
Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii
cuprinztoare.
Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:
Conferinele on-line pe cale electronica
Sprijinirea proceselor de decizie n grup
Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii
i a evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie
instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor,
fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea
direcionat a mesajelor.
B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare
Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care
participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de
activitate, n diferite organizaii, chiar concurente.
n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale,
culturale, inaugurale sau aniversare.
Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de
nvmnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune
de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de
activitate n care fiineaz.
n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un
domeniu de activitate, din mediul extern.
Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane,
consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.
O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de
specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres,
conferin etc. aceste manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar
delimitate, astfel:
Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul
economico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si
desfoar activitatea ea fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele
capt o amploare deosebit n viaa economico-social, constituind una
dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii.
Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui
auditoriu;
Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;
Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n
funcie de amploarea manifestrii;
Cadrul de desfurare este special amenajat
In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare
este gndit n funcie de civa factori, precum:
proporiile participrii
gradul de oficializare
procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:
4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n
simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n
mese rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa
bufet, cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri
(aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de
comunicri scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica
abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:
Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi
ale lumii care s-au constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care
desfoar activiti n diferite organisme de cercetare, nvmnt sau producie. Se
organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori
simpozioanele internaionale sunt numite i congrese internaionale sau n alte
cazuri conferine.
Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit
domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor
asociaii naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.
Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit
tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiinei.
Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:
expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare,
politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.
ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu
scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente
sau de perspectiv.
conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n
situaiile de formare i perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de
asemenea cu participare naional sau internaional.
Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare
cu un numr mai restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i
practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv.
4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective
Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii
factori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.
Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa
responsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu
specializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasc
competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete,
prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora.
In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in
special n planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor
imprimate, n aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.
Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa
de specializare pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri
reprezint parte a comunicaiei i Relaiilor Publice.
De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru
fiecare etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.
Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena
organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele
trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit
n funcie de noi tehnici i idei
Indicaii generale
Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:
definirea obiectivelor;
planificarea
execuia
evaluarea
verificarea succesului
Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de
conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o
list cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii
respective.
Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:
1) Tipul manifestrii i tema;
2) Cercul participanilor;
3) Momentul manifestrii;
4) Durata manifestrii;
5) Locul desfurrii
6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).
ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune
urmtoarele operaiuni:
scrierea invitaiilor
stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile
de parcare;
alegerea i angajarea referenilor;
stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare
echiparea slilor;
rezervarea cazrilor la hotel;
In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor
cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor,
mai ales n toiul evenimentelor.
Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil
s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor.
n general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul
organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list
sunt universal valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii,
cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii
presei, copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier,
contacte personale diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice,
iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica,
ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare,
instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de
transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere,
impactul emoional (design, estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr),
microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon,
retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector
pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea,
ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table
de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de
scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.
- Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor,
pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou,
creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de
hrtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori
sau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea
n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria
pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire
buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor,
bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator
proiecii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea
filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor
mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea
protocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea
rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor i
eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a
cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i
dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul
i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei
corespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese.
Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n
acest scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela
pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.
Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii
rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe
dischete sau pe CD-Rom (compact discuri).
De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine,
precum cele menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi
de un real folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la
Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare
V. FUNCIA DE REPREZENTARE
Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile
interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.
Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de
management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea
rspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor n domeniul
managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului
se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip [1] .
n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de
comunicare, la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la
atingerea obiectivelor
n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al
managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.
Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i
comunicaionale, competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea
acestei profesiuni. Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales prin
comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale
calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerine.
Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la
nivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu
reprezentanii presei, negocierile.
Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru
desfurarea eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.
Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste
aciuni specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc
aceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel
al organizaiei, menionate n capitolele anterioare.
Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele
mai diverse, de la simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii
complexe de comunicare oficial n absena managerului.
Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de
organizaie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n
sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii,
putnd influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de
Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine,
mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la
telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz
puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant,
diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii
cu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect
depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de
propria iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz
n perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se
nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este
aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a
scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice
pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale
cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s
exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este
arma cu care se nvinge n orice profesiune.
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE
Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori
friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i
aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare,
inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl
informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n
publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic
sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie
principala surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se
preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit
normelor internaionale documentul este definit ca un material pe care este
nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare
elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg.
Astfel n Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens
arhivistic, ca fiind orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei,
fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint
interes pentru cunoaterea istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt
mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut,
redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine
stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac parte
din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice
i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari,
pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video,
audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani
n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub
aspectul informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie
ele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se
afl grupate n fonduri i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de
organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii
sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic,
social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de
cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a
rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i
alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul
timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice,
sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-
a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o
organizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu
(tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de
proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe ori
au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic
diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea
lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i
arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista
mai multe criterii de clasificare:
A. Dup deinerea arhivelor:
arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;
arhive ale Arhivelor Naionale;
arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
arhive curente (de registratur);
arhive de depozit;
arhive istorice (permanente).
C. Dup ornduirea social:
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui
cruia i era destinat i care beneficia de coninutul lui);
arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun
ordine i eviden); copierea se fcea n registru;
arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau
administrativ).
E. Dup creatorii arhivelor:
arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;
arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc,
tribunale, curi cu juri etc.;
arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau
n sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite
ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al
Comerului;
arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-
lea, prin nfiinarea oficiilor statistice (1859);
arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi,
Marele Stat Major;
arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea;
amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu
scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii
(bresle i corporaii);
arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul
Romn, biblioteci, muzee;
arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe
lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt
create de coli, licee, universiti;
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi,
cu documentele cele mai vechi;
arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite,
adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan;
arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii,
de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin
destinaia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat
din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament
(material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a
arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar
care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din
considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.
Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor.
Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi
accesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ
minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei
nr.769/1991.
Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular,
abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea
unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie
1996 prin decret de Preedintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c
administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al
Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul
Ministerului de Interne.
Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de
documente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea,
folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul
Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n materie de arhive pe care
societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoate
importana i rolul arhivelor n stat.
Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod
unitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996,
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente.
Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n
Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.
Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc
documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul
c administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de
Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea
compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i
structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilor
creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale;
atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris,
n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare
alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra
compartimentului de arhiv;
Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor
de documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea,
folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile
i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.
Evidena documentelor
Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate
documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general,
ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia
creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date
documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint
actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n
mare msur, asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit
organizarea precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente,
nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura
general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea
compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8]
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd
de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de
nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent;
numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului
pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii;
destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i
indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup
rezolvarea documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare,
numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz
ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de
nregistrare al documentului la care se rspunde.
Gruparea documentelor n dosare
Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea
documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie
repartizat la un dosar.
Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit
problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n
mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau
fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu
anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a
numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care
evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a
documentelor.
Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros
discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la
aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori
prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create
ntr-o instituie.[9]
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii
sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de
documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic
i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la
compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru
repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast
accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.
Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10]
Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului
dosarelor a fost prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de
organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe
baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.
Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici
generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie
documentele dup alfabet.
Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente
nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate
activitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de
pstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea,
valorificarea informaiilor documentare etc.
O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui
reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea
documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai
timp, operativ.[11]
Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura
schemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici,
cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.
El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n
ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz
cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se
numeroteaz cu litere majuscule.
n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare
compartiment de munc.
n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale
preconstituite.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).
Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai
din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimente
de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-
ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex:
P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de
importana practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit,
de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care
reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare
al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii
nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare
temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea termenului
de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup
caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai
termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade
de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam
lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare
termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile
practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-
un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar
separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast
categorie se ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i
documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se
pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar ele
se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original,
cu semnturile, aprobrile i avizele respective.
Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de
pstrare difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se
grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i
documentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare,
trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga
problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct
nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot
duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea
individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc
schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi
comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc
sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente
dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au
loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se
ntocmete un nomenclator nou.
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin
informaiile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se
constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare.
Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la
arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]
Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor.
eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator
pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt
centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare,
spre aprobare i confirmare.
Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se
confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene
ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate
compartimentele, n vederea aplicrii lui.
Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la
repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n
registrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituirea dosarelor
i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat
celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele
instruciuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul
1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le
creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic,
dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute
dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie
1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd
ca acesta s nu depeasc 25 cm.
n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici,
la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit
cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul
de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme,
printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a
actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i
sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate
chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul
cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru
introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i
se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea
predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.
Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri
speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului
se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele
noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor
pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de
nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu
au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost
consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul
comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se
trec la dosarul de care aparin.
nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele
n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau
compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv
Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma
creia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode:
metoda direct i metoda indirect sau pe fie.
Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se
nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de
inconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un
loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod
permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i
evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri:
crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe
baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul
cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de
ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare
cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate
din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4
exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la
compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se
opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se
asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va
meniona acest lucru.
Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden,
sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau
problemele coninute i perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din
coninutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi
destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar
constituie esena lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i
redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a
informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul
de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv,
determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un
dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci
include o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme
conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea de
probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei
programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de
arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor
i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul
constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator
care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n
registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia
arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de
eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare
inventar se noteaz:
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii documentelor din inventarul respectiv
Denumirea compartimentului de la care provine inventarul
Datele extreme ale documentelor
Totalul dosarelor din inventar
Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
La capitolul Ieiri se trec:
Data ieirii documentelor din eviden
Unde s-a predat
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Totalul dosarelor ieite
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma
selecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii
provocate de evenimente neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena
arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]
Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a
documentelor sau a lipsei acestora
Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat
de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan,
ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora
dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai
nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare
documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte
introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru
societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de
an spaii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i
evidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea
tiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un
numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de
informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi
(de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.:
arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau
ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar
i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd
principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de
drept secretarul comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu
experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii
din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei
informaiilor cuprinse n documente.
Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de
pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a
dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere
trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se
pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul
creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect
este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de
termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra
documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a
distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,
incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]
Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie.
Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate.
O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de
selecionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la
termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate
permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la
anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia
ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care
se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele
create de unitatea respectiv ct i cele create de alte uniti i pstrate n depozitul
acesteia.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate
mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul
documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea
(cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la
Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, n cazul unitilor locale.[28]
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor
dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare
temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.
Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi
verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii
lucrrii de selecionare.
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29]
Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de
selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa
nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va
fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la
care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur,
argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat,
triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului
(elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va
reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba
romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.
Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n
vederea intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului
cruia i se ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de
selecionare s judece documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe
poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste
decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de
activitate.[32]
Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai
1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz,
studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului
de stat.[33]
Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza
nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i
informaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat
de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun
cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi
separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea
documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i
certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau
compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret.
Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la
documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea
termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul
special de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date,
informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte
i eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la
arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt
secrete pn la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n
practic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care
le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii
documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva
general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit
dezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe
ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de
instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete
arhiva neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la
articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe
probleme i termene de pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare,
rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul
fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul
compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe
probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor
anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic,
apoi se grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani,
indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele
poziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein,
prezentnd importana tiinific i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai
fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de
prezen), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea
termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor
cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri
lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare,
ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere
va aduce n circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice,
sociale, politice i culturale ale poporului romn.
Folosirea documentelor
Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i
ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit
pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri,
documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.
Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre
cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la
care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea
conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu
valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere,
pentru protejarea lor.[37]
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i
deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de
documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe
care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac
acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc,
studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a
datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i
denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine
cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i
datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat
i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau
deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie
un nou certificat, menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea
numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat,
menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula
i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast
situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a
documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se
solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau
completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentul
i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se
expediaz prin pot.
Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte
de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub
semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie
ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele
solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo
unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de
eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin
consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup
rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea
fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi
rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert;
urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare,
consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele
solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se
trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce
cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care
valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.
n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca
arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n
locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va
fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul
scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al
dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice
dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu
ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare
integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din
ce n ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare
deosebite fa de alte tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor
purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe
supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente,
indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la
intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de
registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace
moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu
condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat,
documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti
arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se
constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele
de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup
crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite,
a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i
inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i
ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa
nr.4)[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu
respectarea principiilor generale:
Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o
societate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o
instituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur
loc, sub o singur gestiune i prelucrare.
Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii
unitilor arhivistice n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de
creator.
Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i
coleciilor arhivistice din zona geografic n care au fost create.
Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe
supori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii
conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure
compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii
sistemelor).[45]
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond
clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca
anexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea
arhivistic n care sunt ncorporate.
Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti
arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe
baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic).
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din
23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din
documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]
Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv
Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru
asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a
vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i
organizatorice.[47]
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s
pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva
distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se
pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care
le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de
temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau
infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de
depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii.
Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere
dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie
(cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la
documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar
iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i
ntre rafturi se asigur un spaiu liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru
depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu
crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a
documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.
Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu
natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe
maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie,
filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.
Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat
cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n
depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime
sunt cuprinse ntre 14-18

C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar
cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate
depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit.
Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de
doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin
instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin
desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni,
cel puin odat la 5 ani.
Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau
ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu
ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de
alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat a
incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica
imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.
n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe
compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul
compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de
sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]
Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,
poliele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:
Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;
Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la
crearea lor;
Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de
depunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor
Naionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor
permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere,
conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: Ministerul
Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii
n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]
Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie
continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n
prezena reprezentatului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea
fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de
conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea
desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se
pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi
preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul
Muncii i Proteciei Sociale.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu
documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea
se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului
anexa nr.6.[50]
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau
deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul
inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele
Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou
sunt trimise la Arhivele Naionale.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes
naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc
prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i
pstrarea acestor documente.
Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se
pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i
aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea
mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile
de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit
contravenia.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor
lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea
personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionarea
Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul
ntregii ri
Legea Arhivelor Naionale 1996
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.
Capitolul I
Dispoziii generale
Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei
documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile
publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de
ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n
condiiile prezentei legi.
Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n
sensul prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i
consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri,
pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i
nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau
de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional
al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul
Ministerului de Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin
direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii
de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de
ctre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea
situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de
documente care fac parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n
continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea,
selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei
legi.
Capitolul II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea
unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de
documente, ndeplinind urmtoarele atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de
lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru
clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor
prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i
stabilete msurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta
lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe
care le deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere
adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat
de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic
i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare
arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare
i documentare;
g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate,
destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare
Arhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor
arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia
unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n
vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i
de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor
internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni
i consftuiri arhivistice internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n
aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de
pace, ct i la mobilizare sau rzboi.
Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din
specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti
din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme
privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate,
precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se
stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general
al Arhivelor Naionale.
Capitolul III
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
Seciunea I
Evidena documentelor
Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in
evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i
a celor ieite, potrivit legii.
Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se
ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele
Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al
doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire,
ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza
unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii
creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al
direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel
central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca
urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior
imprevizibil i de nenlturat.
Seciunea a II-a
Selecionarea documentelor
Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare
a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor
ntocmite i deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene
ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor,
care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de
ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin
norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor
Naionale.
Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente
funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul
conductorul unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un
numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se
ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate
arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se
consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se
pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare,
n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din
cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i
deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza
proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
Pstrarea documentelor
Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele
create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le
pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i
deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile
judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute
pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul
de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare
prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor,
cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace,
instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Seciunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre
pstrare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup cum urmeaz:
a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani
de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor
tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele
legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere,
dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului
general al Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a
directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i
deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de
Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe
cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i
pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea
termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form
de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au
prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data
nregistrrii comunicrii.
Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii,
certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de
ctre creatorii i deintorii de documente.
Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt
obligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe
care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente,
persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul,
documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de
ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu
valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind
drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei
Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.
Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o
dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu
excepia celor predate n custodie.
Capitolul IV
Folosirea documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri,
aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la
crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se
poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de
reproduceri.
Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii,
la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe
documentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a
mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l
privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor
persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile
prevzute de lege.
Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile
i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror
integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de
specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora,
potrivit anexei nr. 6.
Capitolul V
Personalul arhivelor
Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice,
au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane
responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena
acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii
creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz,
al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din
Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente
de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de
Perfecionare Arhivistic.
Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n
funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face
parte din categoria funcionarilor publici.
Capitolul VI
Rspunderi i sanciuni
Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere
contravenional, civil sau penal.
Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de
nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane
juridice strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai
grav.
Tentativa se pedepsete.
Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac
nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate
infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora,
persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit
art. 8 alin. 2;
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor
cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-
primire, conform prevederilor art. 9;
c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la
termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a
documentelor, n condiiile prevzute la art. 11;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor
create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau
persoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor
prevzute la art. 13;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea
prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a
inventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, n condiiile
prevzute la art. 17.
Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);
b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).
Amenda se aplic i persoanelor juridice.
n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita
instanei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea
termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.
Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se
fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale.
Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face
plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz
teritorial a fost svrit contravenia.
Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii
nr. 32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.
Capitolul VII
Dispoziii finale i tranzitorii
Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n
termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau
desfiinarea, n condiiile legii.
Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului,
folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale
Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti
a Arhivelor Naionale.
Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii
Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare
prevederilor prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996,
cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)
Aprob
Formular nr. 1
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE

ADMINISTRATIE

(DIRECTOR)

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia Serviciile Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt
al problemelor la
care se refer)
Termenul de
pstrare
Obs
1).
.............................
P

2).
.............................
10

A. Serviciul
secretariat
3).
.............................
5


1).
......................... ....
P

2).
.............................
10

Direcia
secretariat i
administrativ
B. Serviciul
administrativ
3).
.............................
5

Formular nr. 2 ........................................
Denumirea creatorului
Inventarul pe anul...........
pentru documentele care ........................................
Denumirea compartimentului
se pstreaz ..an

(permanent)
NR.
CRT.
INDICATIVUL
DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR
CONINUTUL PE
SCURT AL
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.
DATELE
EXTERNE
NUMRUL
FILELOR
OBS.

Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la
.....................nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................
Astzi, ................, s-au predat..............dosarele
Am predat, Am primit,

Formular nr. 3
Instituia

(Regie autonom,
Societate.)

PROCES VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai
compartimentului ..................................................., i ............................
arhivarul instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al
doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de
serviciul menionat, n cantitate de .................dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ...............
pagini dactilografiate.
Am predat, Am primit,
Formular nr. 4
REGISTRU DE EVIDEN
A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI IEIRI
Nr.
crt
Data
intrrii
Denumirea
compartimentului
Datele
extreme ale
documentului
Nr.dosar
dup
inventar
Nr.
dosare
primite
efectiv
Nr.
dosare
rmase
efectiv
Dat
ieiri
Unde s-
au
predat
Denumirea
actului de
predare, nr.
i data
To
dos
ie
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1



1. numrul de ordine al inventarului
2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv
1. numrul total al dosarelor cuprinse n inventar
8. data scoaterii dosarelor din eviden
9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale
etc.)
10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase
din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de
predare-preluare)

Formular nr. 5
..................................
(denumirea creatorului)
.......................................
.......................................
(sediul)
Se aprob
(conducerea unitii)
L. S., s.s.
PROCES VERBAL Nr. .....................
Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din
......................., selecionnd n edinele din ..................... documentele din
anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul
unitii.
Preedintele, Membrii, Secretar,
Formular nr. 6
PROCES VERBAL
Predare preluare din

(anul, luna, ziua)
Subsemnaii .. din partea i
.. din partea .. am procedat, primul la predarea i
al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u.
a. i m. l.
Totodat, s-au predat i preluat . .
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a.
Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou
exemplare.
Am predat, Am preluat,
Formular nr. 7
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Nr.
de
inv
.
Data
prelurii
organizaie
i sau
numele
persoanei
de la care
s-a preluat
matricea
Materialu
l
Form
a
Dimensiunil
e
Descriere
a
cmpului
Legend
a
Anul
confecionri
i
Observai
i
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Formular nr. 8
REGISTRU DE DEPOZIT
Nr.
crt.
Denumirea
fondului,
compartimentului
Cota
u.a.
Scopul
scoaterii
din
depozit
Numele
solicitantului;
funcia
Data
scoaterii
u.a.
semntura
solicitantului
Data
restituirii
u.a.:
semntura
solicitantului
Observaii
1 2 3 4 5 6 7 8

Formular nr. 9
FIA DE CONTROL
FONDUL .
COLECIA
COMPARTIMENTUL ..
NR. INVENTAR. ..
ANUL
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...

DATA


MANAGEMENT I MARKETING
Prof. univ. dr. Magdalena Platis
Directorul Departamentului de Administraie Public
Universitatea din Bucureti
1. Management
Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni
care conduc o ntreprindere i tiin.
Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este
cuvntul manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de
manevrare. n italian, s-a format apoi cuvntul mannegio care se refer la
prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez mange cu
semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez
cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are
substantivul management, care nseamn conductor.
n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai
nti n sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic,
ziaristic, administraie public. Termenul de management s-a impus n activitatea
economic prin rspndirea lucrrii The Managerial Revolution a lui James
Burnham, n anul 1941.
Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare
a activitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a
diviziunii muncii.
Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz
comparativ ntre aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare,
dirijare, administrare, leadership. Prin urmare:
managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca
un sistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n
acest sens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o
organizare corespunztoare;
managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv
supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n
condiiile n care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru
existen dar lipsit de contiin i devotament profesional;
managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune
orientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i
reprezint un segment al activitii manageriale;
managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta
presupune o abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de
birou, n timp ce activitatea de management urmrete capacitatea ntreprinderii
de a se adapta la schimbri;
Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o
direcie, un departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se
difereniaz cel puin dup dou criterii i anume:
domeniul de activitate n care lucreaz managerul;
nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.
Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de
activitate i nici n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc
dac se situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu
desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un
preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un
decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o
treapt mai nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de
execuie scade i crete ponderea funciilor manageriale.
Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i
marketingul. Locul su n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central,
dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte
tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la rndul su,
ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului.
Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al
tiinei managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea
raporturilor dintre elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i
factorii exteriori. n acest fel, managementul privete att firma i variabilele
intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul unei
organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii
extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii.
n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate
cu scopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor
economice de ctre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine.
2. Procesul de management
n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi:
- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor
materiale;
- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra
celeilalte pri de factor uman.
Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin
care managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia
decizii i controleaz activitatea salariailor n vederea realizrii obiectivelor
ntreprinderii.
Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de
vedere:
a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea
urmtoarelor etape:
definirea scopului, adic a strii dorite sistemului
analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent
determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i
scopul propus
adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei
b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape
logice care vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:
determinarea necesitilor ntreprinderii
analiza resurselor disponibile
repartizarea resurselor
folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor
c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea
omului n toate segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de
atragere i administrare a resurselor;
d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz
parcurgerea urmtoarelor etape:
cercetarea informaiilor disponibile
completarea informaiilor utile
prelucrarea informaiilor
transmiterea informaiilor
e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea
regulilor de funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care
confer raionalitate aciunilor omului i anume:
ansamblul reglementrilor i normelor
totalitatea metodelor de instruire
principiile de stabilire a rspunderii
ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei
f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:
previziunea
organizarea
coordonarea
decizia
controlul
n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat
distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de
management are un caracter complex care se manifest prin multiple
ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu
alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli
comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin
eficient. Aceast diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi
care influeneaz ntreprinderea (resursele disponibile, informaia cunoscut,
calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de abilitatea
ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de
afaceri al ntreprinderii.
Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte
trsturi ale sale i anume:
dinamism;
stabilitate;
continuitate;
consecven;
ciclicitate.
Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii,
relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El
este n acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute
n preluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu
avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb i
consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven,
n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma
unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se
stabilesc noi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.
H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare:
prevedere, organizare, coordonare, comand, control.
n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de
previziune, iar comanda nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.
A. Previziunea
Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de
anticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la
cunoaterea resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual
i obiectivele urmrite.
Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:
diagnoz;
prognoz;
planificare i
programare.
Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei
ntreprinderii n vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest
sens se utilizeaz date statistice i informaionale din evidena contabil.
Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii
ntreprinderii n vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii
deciziilor strategice.
Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea
activitii curente a ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a
economiei n general.
Componentele planificrii sunt:
planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc
obiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din
ntreprindere folosindu-se factorii de producie disponibili;
timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se
asigur:
previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte
eseniale cum ar fi retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de
marketing;
previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin
ample, care deriv din cele strategice;
previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);
procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate
ntre ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor
organizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca n
fig. nr. 3.
n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i
misiunea ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.
Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen
scurt, mediu i lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.
n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie
de rezerv la care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i
mai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.
Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile
elaborate.
Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea
ntreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare.
Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i
intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp
(sptmni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).
n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei,
prefernd s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau
produs. Iat cteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic n
cadrul unor ntreprinderi:
este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;
managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;
viitorul intuit de manager este prea nesigur;
decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;
exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al
procesului de previziune.
B. Organizarea
Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz
procesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe
formaii de lucru i compartimente de munc.
Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se
manifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:
autoritatea;
responsabilitatea;
rspunderea;
delegarea.
Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile
subordonailor si.
n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu
puterea pe care o exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea
conductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-i
determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb, autoritatea const n
abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei
aciuni, adic de a decide.
Autoritatea se poate clasifica astfel:
a) dup relaiile care o genereaz, exist:
autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de
poziia n societate a indivizilor);
autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de
caliti deosebite, aproape mistice);
autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit
poziie sau rang oficial, ntr-o ntreprindere).
b) dup natura ei exist:
autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i
rezultatelor nregistrate de un individ, nu neaprat manager);
autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de
lucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea
obligaiilor lor);
autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la
nivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui
manager).
Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n
cele mai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit
activitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i
preocuparea pentru executarea acestei obligaii.
Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau
nendeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa
superiorilor si de stadiul lucrrii respective.
Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care
se permite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea
autoritii conduce automat i la delegarea responsabilitii, n timp ce
rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului
su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite
ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o distribuie
raional a sarcinilor de lucru.
n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a
ntreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un
flux de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i
responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de organizare i
funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de
execuie.
C. Coordonarea
Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o
ntreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.
Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor
perturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor
prime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere
calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la
dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce
privete organizarea subsistemelor sale.
De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n
funcionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe
modaliti, ntre care:
coordonarea prin politica de personal;
coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;
coordonarea prin instruciuni;
coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.
D. Antrenarea
Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra
factorului uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea
sarcinilor i obiectivelor care i revin.
Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.
Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt
forma deciziei n managementul democratic.
Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar:
managerul cu autoritatea sa;
executantul cu pregtirea i calificarea sa;
sarcinile i obiectivele de ndeplinit.
Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale:
ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;
ordinele s nu depeasc competena salariailor;
ordinele s nu contravin principiilor managementului.
Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor
pentru realizarea obiectivelor cu maxim de eficien.
Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este
ntotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea
urmtoare:
nevoi fiziologice;
nevoi de securitate;
nevoia de contacte umane i afiliere la grup;
nevoia de stim i respect;
nevoia de autorealizare.
Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o
evitare a responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.
Motivaiile pot fi:
intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei
sau plcerii de a muncii;
extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz
randamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma
premiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub
forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc.
E. Controlul
Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele
nregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele
propuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.
Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i
clare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze
cu costuri mici.
n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul
de management se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o
intervenie ntr-una din variantele urmtoare:
fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile
propuse;
fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt
inferioare scopurilor.
Controlul poate fi:
a) n funcie de momentul realizrii:
preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);
feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):
- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);
- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);
b) n funcie de natura lui:
ierarhic (se realizeaz de sus n jos);
financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);
bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);
tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);
c) n funcie de subiectul care l lanseaz:
direct (iniiat de manager);
indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);
autocontrol (realizat de executant).
Controlul ndeplinete urmtoarele funcii:
funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control
are ca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea
performanelor sale cantitative i calitative;
funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din
activitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;
funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se
intervine naintea producerii unor evenimente;
funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea
deciziilor ulterioare;
funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi
pentru ameliorarea activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii
favorabile n urma controlului.
Scheme i corelaii

Trsturile muncii manageriale eficiente

Procesul de planificare
Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea
de control




Managementul i stilul de conducere
odica Maria Tanu
Aca

east problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii,
manageri, ct i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol
Conf. univ. dr. R
demia de Studii Economice Bucureti
Ac
important l joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelente
capaciti de lucru.
In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite
profile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste
/
ivitilor sale,
gii,
nilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor,
anifestrile sale,

i vorbit,
e domeniul su de
activitate.
al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese
caracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative.
tamente de valoare, de care oamenii
sunt legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n
avanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und
de
l,
)
e de serviciu s-i produc o mulumire personal,
caracterizari. Profilul unui bun funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky
Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)
s fie silitor i rapid n ndeplinirea act
politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i cole
contient i cinstit n munca sa,
nelegtor pentru interesele clie
cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari,
interesat n problemele legate de politic i societate,
loial statului i guvernului,
reprezentativ i cultivat n m
angajat s apere interesele celor neprivilegiai,
s poat fi neles n modul de exprimare scris
interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate d
Ca rezultat
In aceasta enumerare sunt prezentate compor
caracterizarea profilului carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos.
In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care
Organization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri
adaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume:
carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul idea
de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera
Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste:
o moral a muncii ridicat,
rezolvarea activitilor legat
s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i
de angajarea plenara a tuturor forelor sale
ul cerut,
cri i idealizri i sa cread n mituri cu
rspndire n mod oficial,
alizate n organizaia sa,
onturate (imprimate) i s dea
rspunsuri nesovaielnice,
c sete de avansare,
ere instrumentale (aceasta nseamn
cum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii)
ve organizaie pe care s le fixeze
i s nu aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i
capaciti de administraie i valori care sunt
potrivite pentru garantarea funcionarii organizaiei,
rve n mod critic i s
reprezinte preri deviate,
i hotrte cu simplificri peste msur,
te n acest sens
interes fa de ordinea ierarhic i simbolul statului,
cea a sefului (superiorul lui),
ien i dac nu are nici un interes
propriu n privina unei activiti, s nu se angajeze,
tpnirea i puterea,
s accepte scopul organizaiei,
s prezinte zilnic comportament
s se poat lesne subordona,
s opereze bucuros cu simplifi
s aib valori intern
s se conformeze unei politei bine definite, c
s posede o puterni
s aprecieze oamenii dup puncte de ved
s aib nzuine i aspiraii pentru respecti
nici de o contiina civic ridicat,
s prezinte aptitudini pentru
s fie nendurtor fa de acei care pot s obse
s idealizeze aciun
s aib permanent teama fa de statutul su i s manifes
s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu
s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop,
s-i atribuie realizrile subalternilor,
s-i concentreze problemele de exper
s accentueze performana, severitatea, auto-s
s manifeste un adnc respect fa de autoriti.
Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter
autoritar.
este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor
dup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)
care dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire
le ale
organizaiei, astfel ca individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de
ersonal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz
(fundamental) ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre
lu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de
studeni i n acelai timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi
ci cu urmtorul coninut; la
tema Cum avansezi?
xcelente capaciti de lucru?
ronului.
niul tu profesional?
gi i i stabileti o strategie?
jatul s tie c vrei acea poziie?
it
urmtoarea situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1
Interesant
carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate
n faa celor de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.
Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile socia
dominaie se ngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caracter
coruptibil
Structura p
oameni i grupe
Urmtorul exemp
elemente ale procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin n
ajutorul celor care sunt interesai n aceast problem.
Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subie
1. Demonstrezi c ai e
2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile pat
3. Reprezini cu succes imaginea firmei?
4. Dezvoli o reea de cunotine n dome
5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?
Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajun
6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii
7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?
8. Faci n aa fel ca patronul sau anga
Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reie
Etica n contextul aplicrii conflictelor
n fiecare ntreprinde de cadrul
problemelor de conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor
are i le
nse
i prezentate, s trecem la analiza conflictual.
e
societile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este
lor,
distructive,
care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele


t i
-i
ct

e menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au
neles n decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist,
n condiiile vitrege care au condus la
conflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei;
arii, aciunile i slbiciunile lor,
modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;
o schimbe pe a altora;
re apar situaii de conflict, care se detaeaz
conflictuale, iar normele etice ale ntreprinderii corespund unor obligaii, pe c
asum n mod voluntar fiecare persoan din cadrul organizaiei i care sunt cupri
n Codul ntreprinderii.
Pentru clarificarea situaie
Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toat
instituionalizat i rspndit n mod diferit. Conflictele pot lua forma dispute
rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre diferite grupe, ntre
uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social.
Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane
conflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto
vede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vedere
social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate.
Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv care
poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectiv
const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict.
Aceasta presupune ca prile n conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentru
faptele lor. Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, c
la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu
adversarul, ci chiar s o mbunteasc. Putem vorbi de izbnd numai dac modul
de comportament este astfel controlat, nct nici unul dintre participani s nu
piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui la
rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, n
partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie
s se negocieze serios.
Plecnd de la observaiil
desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i
mbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur c este important, pentru a se
remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de conflict.
Capacitatea de conflict const n aptitudinea:
meninerii unei atitudini realiste, chiar
de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;
de a evalua propria persoan, precum i advers
de a deosebi esenialul de neesenial;
de a schimba propria atitudine, n loc s
de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict;
e n situaiile, care par
fr rezolvare;
a procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau
punctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul.
om comenta, prezint o
importan deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu
ar:
,
irituale, verbale sau trupeti.
fie victorioase din
conflict.
conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet
E., le-a analizat n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse
ratat corect,
i atitudine inconciliabil,
ten,
nderii.
de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului;
de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciun
de a utiliz
Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le v
rareori, determin nceputul unei dispute.
Suprarea, mnia i agresivitatea pot s ap
cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar
n cazul acuzaiei de lips de ajutor,
n cazul incapacitii de aciune,
n cazul mbolnvirii,
n cazul unei puteri sp
Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s
Motivele
alimentare, identificnd 14, din care enumerm:
comunicare insuficient,
dependen reciproc,
sentimentul de a nu fi t
nenelegeri,
personalitate
lupte pentru putere i influen,
suprare, susceptibilitate,
dispute cu privire la compe
ambiguitate din cauza lipsei rspu
Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine,
ct i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare,
munc, vom aborda un
fenomen psihologic, mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast
e.
cut,
umera cteva aciuni de tip mobbing:
anifestare
viciu

ociale
pectivul
gi

sau religioase ale celui vizat
re i vtmeaz
contiina de sine
ea serviciului
neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc.
Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de
noiune descrie aciuni comunicative, care sunt ndreptate mpotriva unei persoan
Foarte muli salariai au avut cndva n viaa lor profesional o experien nepl
aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna dintr-un conflict. Se
pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing? Care
sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c
oamenii se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau
viaa ?
Vom en
1. Limitarea posibilitilor de aciune
eful limiteaz posibilitile de m
ntreruperi permanente
critica permanent la ser
teroare telefonic
ameninri verbale
ameninri scrise
2. Degradarea relaiilor s
nu se mai vorbete cu res
izolarea individului departe de cole
respectivul este tratat ca inexistent
3. Diminuarea prestigiului social
vorbirea de ru pe la spate
rspndirea zvonurilor
atacarea ideilor politice
constrngerea respectivului de a ndeplini activiti ca
4. Atacuri la calitat
nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc
vesc sau care i
depesc calificarea pentru a fi discreditat
viti duntoare sntii
zult c victima mobbingului este un om care lupt
pentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n
ndreptete s subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul
i
e manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie
conflictual. n acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O
stfel,
rinde
de

ul
n angajare colectiv, adic prin stabilirea
regulilor de joc adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al
valabile valorile i normele morale ale
ntreprinderilor. Aici noi nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau
e politic.
i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mboln
5. Atacuri la sntate
constrngere la acti
ameninarea cu agresiune fizic
maltratare corporal.
Urmrind cele de mai sus, re
mod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelul
conducerii nu a fost ngrdit la timp. Probabil c nsui eful a participat la aceasta.
Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne
aplanrii conflictelor, s vedem care este legtura ntre managementul conflictului
etica ntreprinderii.
Pentru organizaie s
strategie const n schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt
strategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. A
se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cup
aciuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n consideraie acel
comportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat
direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel de comportament se conformeaz
ntreprinderile recomandrilor clasice de aciune n cadrul economiei de pia. Cel
al doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al
ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a ntreprinderii, mai exact,
influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului economic.
Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n proces
economic prin aciuni de ntreprindere.
Conflictul aprut poate fi biruit numai pri
ntreprinderilor, n primul rnd prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea
cadrului de ordine adecvat tuturor.
Se pune ntrebarea, cum pot deveni
mai puin apropiat poate s ndeplineasc nu numai cerine economice de
ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndeprtat de pia. ntr-o astfel de situaie
este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordin
ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate
nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivitii.
Fundamentul teoretic al acestei recomandri se ncadreaz nu numai n e
ntreprinderii, ci i n etica economic.
tica
Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu
ori
l n
Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor
eale,
ale

s-
Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor

Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici
i
i
ul larg,
NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii
Lector univ. dr. Oana IUCU
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
problemele ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rig
etice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar
putea fi ntotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau n considerare
msuri pe termen lung n deciziile lor. De pild, principiul ctigului i etica se af
cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de obiective.
(naintea reaciei pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere,
conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme id
care s asigure libertatea de aciune a ntreprinderii n economia de pia; 3) etica
ntreprinderii trebuie neleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog,
utilizat n cazul n care coordonarea activitii concrete de ntreprindere se face
conform regulilor principiului profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictu
ntre grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii
trebuie neleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat n cadrul
unei nelegeri fr constrngere ntre toi cei afectai. Obiectivul const n obinerea
unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5)
Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produ
pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvarea
conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesar
ca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fie
direcionate mai puternic spre aciuni autonome.
personale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din
punct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii o
reprezint problema mobbingului.
ale organizaiei n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din
domeniile, n general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea
absenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele
de aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3)
managerii pot fi convini c o aciune este considerat etic de ctre public
dac se respect principiul acioneaz n acelai mod n care ai vrea ca ceilali s te
trateze pe tine.
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991
1.1. Noiunea de Constituie
Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare
cu temei. Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de
mprat numindu-se constituii imperiale.
Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale.
Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex,
dar i nsemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei
poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan
economic, ct i politic, social i juridic.
1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei
i echilibrului puterilor
Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima
data, mai metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa,
Essay on civil guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ
trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta
reguli de conduit general obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la
rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma s
fie ncredinat monarhului, federativ era ncredinat tot regelui i avea n
competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate.
Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre
spiritul legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale
statului sunt independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai
corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist
libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac
legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic.
In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o
structura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis
principiul separaiei puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana
reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul
III are urmtoarele capitole:
1. Parlamentul puterea legiuitoare
2. Preedintele puterea executiv
3. Guvernul puterea executiv
4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul
5. Administraia public puterea executiv
6. Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc
Important n organizarea statal este independena autoritilor statale,
independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat
trebuie s depind unele de altele numai att ct este necesar formrii sau
desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii.
Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei
ancestral tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i
aceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului
este utilizat n accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia de
mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i societate. Constatam din
structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat Administraia
public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol
sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n
sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au
sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc
exclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt
supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).
n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta
este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb
preedintelui ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n
calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.
Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei
puteri ale sale astfel:
a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere:
Senatul i Camera Deputailor;
b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de
specialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publice
locale;
c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii,
tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.
2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE
Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul
constituional, dreptul internaional public i altele*.
Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt
care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i
minister care nseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul
administraie a evocat o activitate n supuenie, executat la comand,
activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani i
comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns
singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz,
respectiv :
Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru
viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii
internaionale.
Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.
Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:
Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de
act normativ cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al
Parlamentului.
Prestarea de servicii publice n limitele legii.
Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului
administrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul
public se nelege activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a
administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n interes public. Nu orice
nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cpta
un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o
norm de drept.
Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se
poate realiza pe dou ci:
Printr-un organ public (o universitate de stat).
Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n
prestarea serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie
privat).
Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se
nelege un minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil.
Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror
nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic.
Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis,
dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este
guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din
Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art.
51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i
a legilor).
Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz,
concret sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice,
precum i pe cele de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri
private, investite cu autoritate public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor
prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte.
In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de
relaii sociale:
Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz
prin punerea n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele
legii.
Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre
administraie i administrai.
Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd
clauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt
investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze
interesul public (general), atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.
Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele
Romniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile
administrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin
care, n regim de putere public, se duc la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se
presteaz servicii publice.
Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:
Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de
prestare de servicii publice, n limitele legii.
Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea
autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul
comun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public,
atunci cnd intr n contradicie cu cel particular.
Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative,
denumite generic autoriti de administraie publice.
Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou
categorii:
De natur statal (etatica)
De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct,
secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial.
Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat
erau sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece
administraia nsi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti
statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n unitile administrative
teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care
are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate
autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora,
municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de
autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ).
Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :
autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean,
local i primar
autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de
Constituie : subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i
vicepreedintele consiliului judeean etc..
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou
mari categorii de autoriti:
1. Autoriti de natur statal:
Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul
sistem constituional i legal.
Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate
Guvernului.
Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti
centrale autonome.
Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile
administrative teritoriale.
Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.
2. Autoriti autonome locale:
Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ.
Primarul ca autoritate autonom executiv.
Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu
caracter deliberativ.
Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ
unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur
administrativ ale Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui.
Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general a
administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un
organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al
administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte
autoriti administrative:
Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti
centrale subordonate lui.
Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.
Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale.
Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele
evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitii
activitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV
Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu
caracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie,
la nevoie, prin forta coercitiva a statului.
Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura
trihotomic ( trei pri), fiind format din:
1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):
Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,
subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena
normei;
explicaia semnificaiei unor termeni;
definiii, principii, scopul activitii unui organ.
Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o
complexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s
fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul n care sunt
reglementate mprejurarile n care ea se aplic.
Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n
care se va aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu
poate dect s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa
numita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).
Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n
general, mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi
stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere.
2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier
imperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specific
administraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.
Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac
obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a
puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter
onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o
anumit conduit, la o anumit prestaie.
O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv,
cuprinznd reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu
caracter contravenional.
Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd
numai facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s
fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate
prin verbul a putea, introdus n expresii ca autoritatea administrativ poate,
ceteanul poate.
La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut
determinat i relativ determinat.
3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care
dispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept
administrativ nu ar avea sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt
prevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c
o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe
care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma
juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter
educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural
al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de
rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de
exprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:
Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul
administrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie,
revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.)
Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda,
avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)
Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz
repararea prejudiciilor produse prin actele administrative.
4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV

Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.
Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost
reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin
intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire
la categoriile de rapoarte de drept administrativ:
1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de
subordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un
organ public, de regul unul administrativ.
2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i
forma raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai
poziie juridic.
3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de
participare recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i
privind membrii acelui organ. n realitate, aceast form de raport juridic nu are o
identitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la
formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri ai
autoritii respective.
In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept
administrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor,
Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte
(raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i autoritile
autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul
are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de
guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:
Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.
De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim
calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice
alese n unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se
stabilesc n temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i
ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa
instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte
care sunt suspendate de drept.
Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul
coordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii
serviciilor publice de interes judeean.
Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt
caracteristice urmtoarele trsturi:
1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n
mod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea
fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ al
administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 din
Constituie.
2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept
administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care
particip la procesul de nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i
prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i emiterea de acte normative cu
fora juridic inferioar legii.
3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma
obiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor,
se realizeaz ntr-un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind
raporturi de putere.



* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut nc din
antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de
viaa statului, a cetii n ansamblul sau, de relaia cetate cetean, pe cnd
dreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat,
ca subiecte de drept distincte.
NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL
Utilizate n activitatea managerial a unei instituii
1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL
Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o
reglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.
n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care
la rndul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce
nseamn cu marfa. Deci, comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.
n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si,
prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect,
comerul ar consta n operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii
mrfurilor i intrrii lor n circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la
consumatori.
n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii
definite n sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i
circulaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a
mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unor
rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, n general,
ntreprinztorii.
Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o
sfer mai cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o
activitate de producere i circulaie a mrfurilor.
1.1. Obiectul dreptului comercial
Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit
determinarea sferei dreptului comercial.
n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt
supui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic
persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor
reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de
la nceputul secolului al XIX- lea.
Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile
comerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte
de comer, indiferent de persoana care le svrete. Acest sistem a constituit
fundamentul Codului comercial francez de la 1807.
Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.
1.2. Definiia dreptului comercial
Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt
aplicabile raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile
considerate de lege ca fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care
participa persoanele care au calitatea de comerciant.
Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a
dezvoltrii societii omeneti.
La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte
locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte
meleaguri.
n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La
elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia,
Codul comercial francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea
tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez, belgian i german, n anul
1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.
1.3. Izvoarele dreptului comercial
Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se
aplic Codul civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca
izvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale
dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale.
Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au obiceiurile, jurisprudena i
doctrina dreptului comercial.
1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial
Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme
juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele
de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.
Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata,
cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind
combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.
Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic
principiile generale (specialia generalibus derogant).
Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din
dispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind
materia obligaiilor, n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor,
precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul de
vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.).
2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru
comercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative
(convenionale).
Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De
asemenea, dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a
ncheiat contractul.
3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol
important n interpretarea legilor comerciale.
2. FAPTELE DE COMER
Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le
clasific fapte de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se
nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.
Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer:
1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie
dup ce se vor fi lucrat sau pus n lucru,
2) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau
lucrate,
3) cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor
comerciale,
4) orice ntreprindere de furnituri,
5) ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de
afaceri,
6) ntreprinderile de construcii,
7) ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,
8) ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,
9) operaiunile de banc i schimb,
10) operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,
11) ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,
12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.
Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer,
iar nu actele de comer.
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate
din actele juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte
juridice), ci i raporturile izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial
intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele
licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de
comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala.
Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ,
exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai
frecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale la
data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista faptelor de comer
prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i
operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres
recunoscute de lege.
Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a
actelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei
definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze
o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai
multe aspecte:
a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios
necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele
civile,
b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu
limitativ, astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul
crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer,
chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege;
c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la
determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul
civil.
Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i
operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de
lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de
a obine profit.
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte
de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau
mixte.
2.1. Faptele de comer obiective
Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n
principal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-
a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice
persoan este liber s svreasc ori s nu svreasc asemenea acte sau
operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub incidena legilor
comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe:
2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie
Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de
vnzare cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.
a. Cumprarea i vnzarea comercial
Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare
vnzriicumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte
(vnztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui
lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-
cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anume
interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta funcie,
vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.
Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de
revnzare; cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea
este precedat de o cumprare fcut n scop de revnzare.
Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor,
adic s fie cunoscut contractantului;
intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul
cumprat.
Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile:
producte, mrfuri, titluri de credit.
Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau
exploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de
exemplu lna, laptele).
Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).
Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile
specificate n cuprinsul lor.
Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face
pentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.
b. Operaiunile de banc i schimb:
Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc
i schimb.
Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar,
creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de
pli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.
Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc
naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri
prin evitarea transferului de numerar.
2.1.2. Intreprinderile:
In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a
unei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.
ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul
factorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i
pe riscul su, n scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n
vederea obinerii unui profit.
Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial.
Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect
operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.
Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:
a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de
producie;
b) asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a
riscului acestei activiti;
c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n
vederea obinerii unui ctig;
2.1.3. Faptele de comer conexe:
Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc
comercialitate datorit strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni
considerate de lege fapte de comer.
Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:
a) contractele de report asupra titlurilor de credit;
b) cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor
comerciale;
c) operaiunile de mijlocire n afaceri;
d) cambia sau ordinele n producte sau mrfuri;
e) operaiunile cu privire la navigai;
f) depozitele pentru cauza de comer;
g) contul curent i cecul;
h) contractele de mandat, comision i consignaie;
i) Contractele de gaj i fidejusiune.
2.2. Faptele de comer subiective:
Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3
nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant,
dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.
Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este
independent de calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial
reglementeaz i faptele de comer subiective care dobndesc caracter comercial din
calitatea de comerciant a persoanei care le svrete.
2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:
Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe
care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta.
Deci, vnzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru
comerciant i act civil pentru agricultor.
Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt
obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru
asigurtor.
Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte
de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer
unilaterale sau mixte.
Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru
ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56
C. com.).

3. COMERCIANII
3.1. Noiunea de comerciant:
Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att
comercianii, ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care
svrete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le
svrete are sau nu calitatea de comerciant.
Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz
devine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate
actele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4.
C.com).
Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter
accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale,
totui, persoana care le-a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9
C.com).
In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c
sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune
obinuit, i societile comerciale. (art. 7 C.com)
Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de
comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine
deosebite asupra raporturilor juridice la care particip:
a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii
comerciale, astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s
cear nmatricularea n registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea
comerului s cear nscrierea n registru a meniunilor privind actele i faptele a
cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s in
anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare
activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;
b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile
svrite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor
comerciale (art.4 C.com);
c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale,
derogatorii de la regimul actelor juridice civile;
d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi
declarat n faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea
nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;
e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie,
ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;
f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea
comercial;
Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale
nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau
acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.
3.2. Calitatea de comerciant:
In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit,
dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.
3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant:
a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani
aceia care fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art.
7 C. com.
Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:
1. s svreasc anumite fapte de comer obiective;
2. s svreasc fapte de comer ca profesiune;
3. s svreasc fapte de comer n nume propriu;
Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte
profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei
care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant
n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3.
pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz o ntreprindere
(art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de
comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru
exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr
i folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci
persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu
este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de
comerciani.
b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art.
7 C. com. pe lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile
comerciale. Sunt avute n vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr.
31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea n comandita simpla, societatea pe
aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata.
Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a desfura
o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut
obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de
comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii
comerciale. n consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea
comercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n
acest sens.
c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:
1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul,
judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului
comercial era justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor
sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca
statul svrete pe lng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilor
publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect al
raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate
svri anumite fapte de comer.
2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine
statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public
sunt inalienabile. n condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome
ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 /
1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile strategice ale
economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din
momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia
organului administraiei publice locale.
3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere
i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit,
aceast activitate are caracter comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au
calitatea de comerciant.
4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este
desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci
asociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.
3.2.2. Dovada calitii de comerciant:
In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin
svrirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast
calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c
persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute de
art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi
constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate
proba prin dovedirea constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc
de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe nmatriculare n
registrul comerului a societii comerciale.
3.2.3 ncetarea calitii de comerciant
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n
momentul n care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea
trebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de
comerciant.
In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care
societatea nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i
nceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc
prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizrii
obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea adunrii generale, faliment.
Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridice
a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale,
dar poate face operaiunile necesare lichidrii.
4. SOCIETILE COMERCIALE
4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile:
Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n
temeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun
anumite bunuri pentru a desfura mpreun o anumit activitate, n vederea
realizrii i mpririi beneficiilor care vor rezulta.
Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte
contracte :
a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport);
b) asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul
societii;
c) toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.
Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate:
a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai
multe persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii;
b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos
patrimonial, adic obinerea de beneficii;
c) contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut
n momentul ncheierii contractului;
d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord
de voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem.
4.2. Definiia societii comerciale:
Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza
unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se
neleg s pun n comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer,
n scopul realizrii i mpririi beneficiilor rezultate
4.3. Societatea civil i societatea comercial:
Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de
bunuri (capitaluri) n scop economic i lucrativ;
att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de
societate;
ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i
mprirea unor beneficii.
Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea;
societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce
societatea civil rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine
stttor;
ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n
care acestea se constituie i funcioneaz.
4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza
societii comerciale
4.4.1. Aporturile asociailor
Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat
de a aduce n societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului,
asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceast
calitate.
Obiectul aportului l poate constitui:
- aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig
s o transmit societii;
- aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri
mobile(cldiri, instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau
incorporale (creane, fond de comer);
- aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul
promite s o efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa.
4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii
Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a
totalitii aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul
social mai este denumit i capital nominal.
Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul
general al creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.
Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au
obligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul
social.
Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n
patrimoniul societii.
Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup
forma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.
Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i
obligaiilor cu valoare economic aparinnd societii.
Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp
ce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii
este o universalitate juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile,
precum i bunurile societii.
4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor
comerciale
Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra
n comun, suportnd toate riscurile activitii comerciale.
Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast
participare este diferit, n funcie de forma juridic a societii.
4.4.4. Realizarea i mprirea beneficiilor
Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial
desfurat i de ale mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop
constituie criteriul de distincie ntre societatea comercial i asociaie.
In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau
nerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin
ntocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi.
Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea
nr.31/1990). Aceasta nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o
sum de bani care s fie mai mare dect capitalul social, deoarece nu pot fi
distribuite beneficii din capitalul social.
Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup
ntregirea capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar.
4.4.5. Criterii de mprire a beneficiilor
Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat
la beneficii i la pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8).
Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor.
Cum este i firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la
formarea capitalului social al societii.
4.5. Formele societii comerciale:
Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din
urmtoarele forme juridice:
a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor
asociailor;
b) societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor
comanditai; asociaii comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor;
c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n
aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund
numai n limita aportului lor;
d) societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este
mprit n aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu
rspunderea nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati
rspund numai pn la concurenta aportului lor;
e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt
garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor.
4.6. Clasificarea societilor comerciale:
4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri
Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza
cunoaterii i ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din
aceast categorie : societatea n nume colectiv i societatea n comandita simpla.
Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de
nevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale
asociailor. Elementul esenial l reprezint cota de capital investita de asociat. Intr
n aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea n comandita pe aciuni.
Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii.
Aceast form de societate mprumut unele caractere, att de la societile de
persoane, ct i de la societile de capitaluri.
Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se
bazeaz pe ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului
asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privind
transmiterea prilor sociale. n ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiile
societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor, ca i n cazul societilor de
capitaluri.
4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii
au o rspundere limitat
Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma
juridic a societii.
In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile
societii.
In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la
concurenta aportului lor.
In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este
diferit: asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari
numai n limita aportului lor.
4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni
Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile
comerciale se clasific n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n
pri de interes i societi n care capitalul social se mparte n aciuni.
Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i
societii n comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri
sociale).
Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n
comandita pe aciuni.
4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite
asemenea titluri
Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n
comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitat.
In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n
comandita simpla.
Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra
unei fraciuni din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire
esenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar
certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.
4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin
Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni
ori persoane juridice de naionalitate romn.
Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin
sau n asociere cu persoane fizice sau juridice romane.
ELEMENTE DE PROTOCOL
Necesare activitii de secretariat
1. Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare
raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care
guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant
prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul
garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i
fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s
guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul
guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de
afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre
parteneri.
2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta
contribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare
normal a activitii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i
aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau
ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale care
depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii
ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr
respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de
competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri
pe planul relaiilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de
eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.
A. inuta fizic (pe strad i n societate)
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de
sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu
bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt
persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau
canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau
satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat
strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele
pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de
asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun
i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n
timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor
pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe
umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un
rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de
persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i
modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl
obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul:
brbaii salut primii femeile;
persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;
subalternii salut pe superiorii in grad.
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de
politee. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot,
nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se
accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face
printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar
nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan
cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.
Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat,
este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana
cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se
salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun
ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun
ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc
pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor.
n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde
prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior
celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n
ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului;
femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult
mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau
cstorite, de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form
politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s
se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna
nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele
dintre femeile care se afl mpreun.
C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este
felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele
reguli:
brbatul este prezentat femeii;
persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;
persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .
Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint
pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel
mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul
meu sau soia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna
Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu soul. Formule
ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent.
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea
este cunoscut n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii
trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative
domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea. n unele
situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.
Unele excepii de la regulile de prezentare:
fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va
pronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei
atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct
ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n
aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin
formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin
instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o
component principal a muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea
unei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire
politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee
i alte asemenea nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi
obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu
este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n
timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat,
s fie plcut n conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz.
Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele
interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar
recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea
poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie
fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se
fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate
ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare!
etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor,
acestea fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul
ntors ntr-o parte fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta
i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La
recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite
conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade
s nu se adune n grupuri.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor
profesionale curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni.
De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care
este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd
necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n cazul
secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac
indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s
atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin
secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s
procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear
asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau
alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se
identifice persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota
telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a
recepionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit
importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul
exactitii, a notei transmise.
F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare
(mese, recepii, cocktailuri).
inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare
menionate prezint o deosebit importan.
inuta i comportarea n timpul unei mese
inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea
precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu
incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s
fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n
mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a
antrena micarea braului i a umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n
rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod
ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se
strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a
ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i
cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu mna stng
cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe
msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se
mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus
sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau
unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup
terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie,
n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos
s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune
pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i
dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor,
scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de
bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre
osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din
partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,
ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul
care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul
de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul
gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la
semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de
mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la
nceputul mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic
s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care
se toasteaz se ridic pn la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic
de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial,
mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist
interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile
(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului.
Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare,
caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine
farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas.
Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese
alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie
de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin
instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se
singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie
stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea
unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng
superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. n asemenea
mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales cnd este nsoit de
gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece
interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea
situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte
cteva reguli eseniale:
nu se salut cu igara n gur;
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent
n gur pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul
pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie
poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea
scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este
inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va
ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma nainte
de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul
cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul
principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan.
Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu
conformaia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i
adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul
i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci
preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial
corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se
demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma
curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la
culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei
trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect
s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi.
O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi
dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o
rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei
note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele
sugestii:
Pentru femei:
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;
accesorii discrete;
poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se
recomand pantofi din piele lucioas);
palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.
Pentru brbai:
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial
obinuit;
cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;
cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;
mnui numai cnd se poart i plrie;
palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.
Unele precizri:
costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;
la cma n dungi se poart i cravat uni;
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie
aleas cu mult grij;
culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;
nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele
care impun elegan.
inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de
lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la
rochie fr mneci);
bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete,
mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori
asortate cu mbrcmintea;
n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale,
mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu
deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun
calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la
inuta cu pantaloni.
Pentru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare
(stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;
ciorapi negri;
mnui, cnd se poart i plrie;
pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).
inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar
La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:
Pentru femei
mbrcminte de sezon, de culoare neagr;
ciorapi negri subiri;
poet neagr;
pantofi negri;
batist alb, ndoliat;
plrie i mnui de culoare neagr;
palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.
Pentru brbai
La nmormntri:
costum de culoare neagr;
cma alb;
cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;
palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de
anotimp);
fular alb, de mtase.
b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La
prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.
c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de
culoare nchis.
inuta de ceremonie sau inuta special
n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina
de renunare la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking,
jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete
costumul negru sau nchis.
De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe
invitaie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea
corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor
vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea
confecionrii din timp a vetmintelor necesare.
De reinut:
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr
mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se
indic rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul
zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr
mneci i cu mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,
recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau
pe cartea de invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de
urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate
mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac
ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n
mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot
n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru
condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n
interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le
pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd
se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:
Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea
brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui
inferior.
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai
mare n grad (cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i
importante pentru interlocutori).
La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor,
persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers:
brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai
in vrst.
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta
banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n
cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun,
locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a
brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st
pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti
locale, a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o
modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n
care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre
participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea
aciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit,
primete i se ocup de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv
precis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i
dezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu
persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;
scopul care se urmrete;
nivelul la care are loc aciunea respectiv.
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s
existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al
reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de
interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre
ei ntr-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu
cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n
mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei
cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu
la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele
care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de
participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este un
semn de respect i consideraie fa de cel invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat
persoanei i nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe
invitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se
folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru
dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina nchis poate fi
folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:
tenue de ville informal dress costum de ora
habit fonc dark suit costum de culoare nchis
cravate noire black tie smoking.
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul
din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui
invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n
caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie
dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va
putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt
persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea
aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere,
privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul
n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a
brbailor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La
nivel de reprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt
elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau
divorate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au
funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor
este mare, pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea
plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat
planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n funcie de numrul
participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general,
care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i
soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau
dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n
situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,
aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul
mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un
celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s
fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde
oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,
locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz
fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie
de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate
fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii
se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n
acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care
se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att
serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru
ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate
nct discuiile s fie stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare
(damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect
curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul
cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura
posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin
perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o
mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale,
fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori.
Feele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din
lemn de calitate superioar i perfect lustruit.
erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau
triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este
aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct
s mascheze feliile de pine sau chifle.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de
preferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea
fiecrei mese, spre a se ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai
neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu,
mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se
mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii
meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:
la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;
la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;
n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.
lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul
lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar
separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie
se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete
direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei,
se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se
pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte.
Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de
tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu
tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s
se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se
aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate
superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din
jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,
mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se
servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor,
respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un
bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de
flori, felii de lmie etc.
f) Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei
trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele
prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai
mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un
meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne.
Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n
funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac
celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,
plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot,
salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de
dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat.
Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima,
invitnd oaspeii n salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,
este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la
primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest
colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de
plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat din
piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se scrie
numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n
mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd
n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de
alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru
prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora
indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej
inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare
nu exist, n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum
corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de
culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns
cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de
asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de
prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n
privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai
lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul
este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de
strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte
mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul
personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui
principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre
n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-
femeie se ridic i iese prima din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii
care nu se cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a
acestora i continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima
dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de
aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care
vor fi servii oaspeii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu
serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple
paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda
altfel nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng
altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul
tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se
uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul
cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul
fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei,
n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast
privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte
elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumite
interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au
obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi
locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional,
prezena n ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz
n ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile
au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc
mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, de
obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi
salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre
colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei,
urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu
personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are
interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-
se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume,
astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii
membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a
se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie
dimineaa ntre orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la
orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n
ncheiere diferite sucuri.

4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia
Primirea efilor de misiune
Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp
util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de
misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii
de misiune sunt salutai n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului
afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea
sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori
sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de
orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.
Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post
Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului
Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind
ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care
trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia.
Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu
prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n
lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz
pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe
sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de
cabinet prin care este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a
predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare.
n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul
de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul
Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o
convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor
externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de
rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare.
Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru
audiena la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.
eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele
colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l nsoeasc la ceremonia
depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.
Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe
al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor
externe al rii acreditante.
Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare
n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol
din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la
reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul
Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei.
Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei.
La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este
salutat de eful Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda
militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de
ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o
uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup
trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main,
unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat
ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de
ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei.
Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe,
urmai de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n
faa preedintelui Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un
secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din
Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui Romniei cu formula
Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, domnul ..,
ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia.
Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i
se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v
nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate
de ambasador extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia, precum i scrisorile
de rechemare a predecesorului meu.
Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare,
precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea
se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru.
Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului.
Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la
ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si.
Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul
Romniei.
Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul
ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat,
consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii
ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-
un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.
Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,
preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies
din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se
afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fa
dreapta).
Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce
pe ambasador pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup
de ampanie sau cocktail restrns.
inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare
nchis, uniform diplomatic sau costum naional.
Ordinea de precdere a efilor de misiune
Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru
ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui
Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii
conducerii misiunii diplomatice;
Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n
funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul
afacerilor externe sau secretarul de stat;
Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua
i ora sosirii la Bucureti;
Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai
avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi
stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.
Absena efului de misiune
n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal
Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului
care l nlocuiete pe timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.
De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia
Protocol ntoarcerea i reluarea funciilor sale;
n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri
a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o
scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre
ministrul afacerilor externe al rii respective.
Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune
La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la
Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii
acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;
Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului
afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de
cabinet.
efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau
la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul
acestuia.
Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau
duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele
22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei
Protocol.
Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin
Nota Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor
vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor
externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia
Protocol.
La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii
Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un
dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune.
Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune
Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia
poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor
externe. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne
crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de
vizit.
Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la
ministrul afacerilor externe
n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri
titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului
cruia i nmneaz, ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat
dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului
sau secretarului de stat.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau
secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de
rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare.
Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.
inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a
nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum
de culoare nchis.
Prezentarea colaboratorilor efului de misiune
eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe
care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor
Externe.
Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post,
directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii
Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii
Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor
respectate n aceste ministere.
Decanul Corpului Diplomatic
Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador
extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al
Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul
Apostolic.
Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod
automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic
devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere.
Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr
n practic diplomatic.
ANEXA
Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai
Varianta 1

G = gazda
O = oaspetele de
onoare
Varianta 2

G = gazda
O = oaspetele de
onoare

Masa la care particip i femei
Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda
SG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd
numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta
de plasament:

G = gazda
SG = soia gazdei

Masa n form de potcoav
Varianta 1

G = gazda
SG = soia gazdei
Varianta 2

G = gazda
SG = soia gazdei

Masa rotund
Numrul invitailor este mic.

G = gazda
SG = soia gazdei
Nota:
Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n
cadrul unor asemenea aciuni.