Sunteți pe pagina 1din 2

_____________________________

_____________________________
Nr. ______ din _____________
NOT INTERN
(n atenia efilor de compartimente)
Pentru constituirea corect a arhivei curente, conform prevederilor Legii rhivelor
Naionale nr. !"#!$$" (art. %&$) i 'nstruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente (art. (&)() unitatea are o*ligaia s +nregistre,e i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ieite precum i a celor +ntocmite pentru u, intern. -up
redarea +n registrul de intrare&ieire, scurt, clar i concis a cuprinsului fiecrui act, at.t +n
registru (ultima coloan) c.t i pe fiecare document +nregistrat se va +nscrie indicativul
dosarului dup nomenclator ('( / cifra roman repre,ent.nd direcia sau departamentul,
litera ma0uscul repre,ent.nd compartimentul, cifra ara* repre,ent.nd dosarul cu
pro*lematica sa).
1ruparea documentelor +n uniti arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se face la
compartimente potrivit pro*lematicii i termenelor de pstrare sta*ilite +n Nomenclatorul
arhivistic, care se +ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii, pe *a,a
propunerilor efilor de compartimente. Pentru +ntocmirea acestui instrument de lucru
indispensa*il, v rugm ca p.n la data de 222...2. s propunei categoriile de documente
ce se crea, sau urmea, s se cree,e la compartimentul dumneavoastr / complet.nd ta*elul
ane3at pre,entei note / i pronun.ndu&v inclusiv asupra termenului de pstrare pentru
fiecare categorie de documente.
Nomenclatorul arhivistic nu se modific anual, ci numai atunci c.nd se produc schim*ri
eseniale +n structura i profilul unitii.
-ocumentele create la compartimente pe *a,a Nomenclatorului arhivistic se depun la
arhiva unitii +n al doilea an de la constituire, pe *a, de inventare i proces&ver*al de
predare&primire, +ntocmite potrivit ane3elor nr. ) i 4 din Legea rhivelor Naionale nr.
!"#!$$".
n vederea predrii documentelor create de compartimente la arhiva unitii, +n gestiunea
arhivarului sau responsa*ilului cu arhiva, creatorii de documente au o*ligaia s le
pregteasc +n mod corespun,tor, efectu.nd operaiunile prev,ute de art. !"&)4 din
'nstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente.
Predarea&preluarea de documente la arhiva unitii se face pe *a, de inventare +ntocmite
pe compartimente, an i termene de pstrare (art. $ din lege i art. !(&)) din instruciuni), +n 5
e3emplare pentru documentele permanente i +n 4 e3emplare pentru cele temporare. -in
fiecare inventar c.te un e3emplar rm.ne la compartiment, iar celelalte se predau la arhiv
odat cu documentele, conform unei programri preala*ile.
-osarele sau registrele ne+ncheiate +n anul respectiv sau cele care din motive 0ustificate se
opresc la compartimente, se cuprind +n inventarul anului +n care au fost create cu meniunea
nepredrii lor.
6egistrele, condicile i alte documente preconstituite se trec +n inventare dup dosare.
n depo,itul de arhiv are acces numai arhivarul sau responsa*ilul cu arhiva, care va
deservi personalul cu documentele solicitate.
6eamintim i cu acest prile0 c ne+ntocmirea nomenclatorului arhivistic, neinventarierea
documentelor, nepredarea acestora de ctre compartimente la arhiva unitii pe *a, de
inventare i proces&ver*al, potrivit legii, neselecionarea documentelor +n condiiile prev,ute
de art. !! din Legea rhivelor Naionale nr.!"#!$$", neasigurarea condiiilor corespun,toare
de pstrare, nepredarea la rhivele Naionale a documentelor permanente la e3pirarea
termenelor prev,ute de art. !4 din lege, constituie contravenii la Legea rhivelor Naionale
nr. !"#!$$" i se sancionea, conform art. 47 din lege, cu modificrile i completrile Legii
48(#)77).
Pre,enta not intern va fi difu,at tuturor efilor de compartimente spre luare la
cunotin i conformare.
9eful compartimentului care rspunde de arhiv +mpreun cu arhivarul sau responsa*ilul
cu arhiva coordonea, aceast activitate.
-'6:;<=6, 9eful compartimentului,
;od> ;!?#)