Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

2003
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida til.
Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creacin), vida
productiva (trmite y vigencia), tercera edad y destino final.
CICLO VITAL
Momento de
Gestin
(prearchivo)
Momento
Intermedio
Momento:
Permanente
Histrico-InstitucionaI
Histrico
Momento de Ia
PIaneacin.
Momento de Ia
EIaboracin.
Momento de Ia
Tramitacin.
Momento de
Vigencia.
Momento deI PIazo
PrecaucionaI.
Momento de Ia
Tramitacin.
Fase
Permanente o
Histrica
1
Edad
2
Edad
3
Edad
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad

de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la
tramitacin.
La teora archivstica del ciclo vital del documento establece tres edades o
momentos que estn directamente relacionados con la actividad del documento,
estos son:
Momento de Gestin:
Denominado tambin prearchivo, en este momento el documento va desde su
creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del trmite que lo origin. Este
momento comprende:
PIaneacin: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos
documentales a la normalizacin y estudia tres elementos: la informacin, el
soporte y el recorrido.
EIaboracin: Es la edicin del documento, mediante la aplicacin de la
Normatizacin y la NormaIizacin, que se requieren segn el tipo
documental.
Normatizacin: Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o
estado de derecho para regular el comportamiento de las personas
dentro de la sociedad.
La Normatividad Archivstica jurdica es el conjunto de normas que regulan
la gestin y todo el ciclo de los archivos.
NormaIizacin: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad
Tcnica.
Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas
de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso
comunicativo, informativo y archivstico.Normatividad Tcnica: Es el
conjunto de normas que regulan el QU, el CMO, el CUNDO y el CON
QU en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o
instituciones.
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

Tramitacin: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para
poner en vigencia el documento. El trmino de la tramitacin da paso a la
vigencia. Para documentos en papel, el acto administrativo concreto que marca el
principio de la vigencia es la firma.
Momento Intermedio:
Llamado tambin archivstico, es aquel donde intervienen propiamente el control y
la administracin de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.
En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado.
Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento
de la vigencia y del plazo precaucional.
EIaboracin
Tramitacin
PIaneacin
MOMENTO
DE
GESTIN
EIaboracin EIaboracin
Tramitacin Tramitacin
PIaneacin PIaneacin
MOMENTO
DE
GESTIN
Inicia Ia Vigencia Inicia Ia Vigencia
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

Vigencia:
Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o
informa lo que explcitamente dice su texto o va implcito en su tipo documental.
La vigencia es el momento central en la vida de un documento.
Por qu concIuye Ia vigencia?
Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.
Por disposicin legal.
Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.
Porque desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento.
Por enterarse del documento , como en el caso de los documentos de carcter
informativo.
En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la
vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.
PIazo PrecaucionaI:
Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el
documento (por precaucin) antes de decidir su destino final.
EI PIazo PrecaucionaI persigue:
Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurdicas sobre
aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitacin o a
errores en el cumplimiento de la vigencia.
Servir de antecedente directo o soporte jurdico a un documento que lo
requiere para estar vigente.
Cundo termina eI PIazo PrecaucionaI?
Cuando hay prescripcin legal o de derecho.
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

Cuando lo establece la tabla de retencin documental, o sea, cuando se vence

el tiempo establecido por la entidad productora para su conservacin o destino
final.
MOMENTO
INTERMEDIO
Testimonia
Informa
Dispone
EI documento cumpIe con eI
objetivo para eI que fue creado
P
I
a
z
o

P
r
e
c
a
u
c
i
o
n
a
I
Momento de Vigencia
MOMENTO
INTERMEDIO
Testimonia
Informa
Dispone
MOMENTO
INTERMEDIO
Testimonia
Informa
Dispone
Testimonia Testimonia
Informa Informa
Dispone Dispone
EI documento cumpIe con eI
objetivo para eI que fue creado
P
I
a
z
o

P
r
e
c
a
u
c
i
o
n
a
I
Momento de Vigencia
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

Momento Permanente:
Es el momento de la conservacin permanente de los documentos con fines
histricos de carcter administrativo, poltico, econmico, investigativo o cultural
que impiden su destruccin.
Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de
la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado,
independiente de otras series documentales de la misma institucin.
MOMENTO
PERMANENTE
Soporte IegaI
Memoria
InstitucionaI
MOMENTO
PERMANENTE
Soporte IegaI Soporte IegaI
Memoria
InstitucionaI
Memoria
InstitucionaI
Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, nstructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia. 2003

Se habla as mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que

los documentos, por su trascendencia histrica ms all del mbito institucional,
son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservacin del
patrimonio cultural.
MOMENTO
PERMANENTE
Soporte IegaI
Memoria
InstitucionaI
MOMENTO
PERMANENTE
Soporte IegaI Soporte IegaI
Memoria
InstitucionaI
Memoria
InstitucionaI