Sunteți pe pagina 1din 97

ARHIVISTIC I DOCUMENTARISTIC

Suport de curs
INTRODUCERE
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uori
deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii
solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi
de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informatiile, datele cuprinse n documente,
n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a
datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt,
se confer un drept sau se recunoate o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit
ca un material pe care este nregistrat o informatie sau o informatie nregistrat pe un segment. Prin
urmare elementele unui document constau n: informatii, nregistrarea lor, suportul.
Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o acceptiune foarte larg. Astfel n
Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs
pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a
altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric.
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscriptie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clari avnd
unitate de unitate de continut i nteles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 mentioneaz c prin
documentele care fac parte din Fondul National al Romniei se ntelege: acte oficiale i particulare,
diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afie, chemri, planuri, schite, harti, pelicule
cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informatia cu valoare
istoric, realizate n tar sau de ctre creatori romani n strintate.
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informatiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive nationale,
departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec/ii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de
stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au ndeplinit functii sau misiuni de rspundere n stat
sau au avut un rol deosebit n viata politic, social, economic, tiintific, cultural sau artistica a trii,
care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a
trii.
n actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul
Arhivistic National al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat,
organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre
persoanele fizice.
Colecpia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin
alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizatie, de
o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitti
externe, lingvistic) fr a se tine cont de provenienta lor. Colectia are mai multi creatori ai documentelor
care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit
dar au formi raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administratiei curente i arhive moarte, care nu mai
ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exist mai
multe criterii de clasificare:
A. Dup depinerea arhivelor:
1arhive detinute de organizatiile creatoare de arhiv;
2arhive ale Arhivelor Nationale;
3arhive detinute de alte organizatii i persoane particulare.
B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:
1arhive curente (de registratur);
2arhive de depozit;
3arhive istorice (permanente).
C. Dup ornduirea social:
1arhive feudale;
2arhive moderne;
3arhive capitaliste;
4arhive socialiste.
D. Dup etapele istoriei arhivelor:
1arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care
beneficia de continutul lui);
2arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);
3arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i evident); copierea se
fcea n registru;
4arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).
E. Dup creatorii arhivelor:
1arhive centrale, create de institutiile de conducere din stat;
2arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;
3arhive judectoreti sau judiciare, create de institutii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curti cu juri etc.;
4arhive politieneti;
5arhive economice, provenite de la institutii care au avut atributii n diferite ramuri ale economiei i cele
provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comertului;
6arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiintarea oficiilor
statistice (1859);
7arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;
8arhive sanitare apartin unor institutii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli,
msuri de prevenire, epidemii;
9arhive sociale ale unor organizatii pe ramuri de productie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele
lor, de organizare n vederea obtinerii de privilegii (bresle i corporatii);
10arhive culturale create de institutii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee;
11arhive de nvtmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec.
al XIX-lea se organizeaz nvtmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universitti;
12arhive ecleziastice -sunt cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele
mai vechi;
13arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate
contient de ctre o persoan;
14arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan
juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinatia lor s-au pstrat n proprietatea
succesiv sau colectiv a acesteia.
F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foit, prelucrat din tulpina plantei
numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obtinut din prelucrarea pieilor
unor animale), scoarta de copac.
G. Dup modul de percepere de ctre om:
1arhive vizuale;
2arhive sonore;
3arhive audio-vizuale.
Scurt istoric al Arhivelor Napionale
1 mai 1831- nfiintarea Arhivei Statului in Tara Romaneasca (Bucureti);
1 ianuarie 1832 - nfiintarea Arhivei Statului in Moldova (Iai);
1860 editarea primei publicatii arhivistice romneti de ctre Petrache Teulescu -
Documente istorice
1862 unirea celor doua institutii, de la Iai i Bucureti, formnd Directia General a Arhivelor Statului;
1863-1864 Al. I. Cuza promulga ordonantele 705/1863 si 1074/1864, prin care documentele istorice intra
in depozitele Arhivelor Statului;
1872 elaborarea unui Regulament care va functiona cu drept de lege pn n 1925;
14 martie 1920 - nfiintarea Arhivei Statului n Transilvania (Cluj);
22 august 1924 - nfiintarea Arhivei Statului n Bucovina (Cernuti);
1925 - nfiintarea Arhivei Statului n Basarabia (Chiinu);
elaborarea primei Legi a Arhivelor Statului; nfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului pe
provincii istorice;
1951 Decretul 17/1951 i H.C.M. 472/1951, prin care Arhivele Statului trec n subordinea Ministerului de
Interne;
1957 Legea Fondului Arhivistic de Stat; nfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului;
1971 Decretul 472/1971, devenit Legea 20/1972, prin care s-a introdus conceptul de Fond Arhivistic
National;
1996 adoptarea Legii 16/1996 privind Arhivele Nationale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei,
partea I, anul VIII, nr. 71, Bucureti, 9 aprilie 1996,
nregistrarea documentelor
Legislatia arhivistic prevede obligatia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele
intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire
sau n mai multe (atunci cnd institutia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de
nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al
fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora
se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare
atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul
anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data
expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeazi
indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea
documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n
dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
TIPOLOGIA DOCUMENTELOR
Defini p ii
Din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informatie
nregistrat care poate fi tratat ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiali de
caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). n sens juridic, unele dictionare i enciclopedii, definesc
documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un
drept sau se recunoate o obliga/ie.
n Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei termenul document este definit n sens generic ca
nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip/ii, urme de civiliza/ie
materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor/i friabili, realizate cu ajutorul
grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru
cunoaterea istoric.
Dictionarul Explicativ al Limbii Romne definete documentul ca un text scris sau tiprit,
inscrip/ie sau mrturie, servind la cunoaterea unui fapt actual sau din trecut. Documentul = un
ansamblu format dintr-un suport i o informatie, nregistrat n general ntr-un mod pertinent i astfel nct
s poat fi citit de om sau main (defini/ie ISO) = informa / ie nregistrat care poate fi tratat ca o
unitate ntr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile i forma ei fizic
Clasificarea documentelor
1.Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informatie sau mediu de
nregistrare) sunt: a) documente istorice -nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus,
pergament, tblite de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane -nregistrate pe suport modern
(hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice -nregistrate pe suport tehnic care poate fi:
suport optic (pelicula fotografic, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele
magnetice, discurile compacte audio); Necesit utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
2. Dup tehnica de nre!istrare (de fixare pe suport)
a) documente obtinute prin metode clasice de nregistrare:
documente litografiate (texte gravate n piatr);
documente xilografiate (texte gravate n lemn);
documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat);
documente manuscrise (scrise de mn);
o documente istorice
inscrip/ii (pe piatr, metal, lut etc.)
codici (codici = manuscrise vechi pstrate n form de carte. Codex n antichitate desemna o reuniune de
table cerate reprezentnd cea mai veche form de carte. n Evul Mediu prin codex se definea o culegere
manuscris de legi, de documente medievale sau de orice texte vechi, de obicei cu continut variat.)
arhivalii (arhivale = manuscrise vechi pstrate n arhive i colectionate i de marile biblioteci, cele mai
cunoscute arhivale sunt hrisoavele
documente emise de cancelariile voievodale; zapisele -acte de vnzarecumprare;
documente de corespondent elaborate de-a lungul timpului de ctre organe de stat,
institutii i persoane particulare -cuprinznd scrisori n original ct i n copii.)
o documente contemporane: documente create de organele de stat, organizatii publice sau
private.
documente dactilografiate (maina mecanic de scris);
documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului);
o Dup natura mesajului:
texte;
date (numerice, alfanumerice).
o Dup form:
foi volante (afie, anunturi, pliante, invitatii -nu depesc ca ntindere 4 pagini);
brouri (lucrri tiintifice, legislatii, cataloage editoriale de librrii, extrase de fragmente din
diverse lucrri -nu depesc ca ntindere 48 de pagini i sunt nelegate);
cr/i
cartea de beletristic;
cartea tiin/ific (enciclopedii, lexicoane i dictionare, tratate, manuale, cursuri universitare,
monografii, eseuri, dizertatii, tezele, antologii);
cartea de art (monografii, albume).
b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:
nregistrare electromagnetic :
o documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)
o documente video
imagini fixe (diapozitive, diafilme, microfilme, microfie)
imagini animate (filmate cu camera de luat vederi, simple sau digitale, ori generate de calculator);
o documente audiovizuale -documente care combin sunetul i imaginile (filme, benzi i discuri
video)
nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de
aplicatie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi
prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar).
3. Dup semnele conven p ionale folosite
a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) -schematice
(scheme, planuri, grafice, diagrame, hrti); -imagini reale sau concrete (fotografii, desene, picturi,
ilustratii, stampe etc.).
4. n funcpie de sfera de activitate
Putem mentiona, astfel: a) dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii,
dispozitii, hotrri judectoreti etc. b) dup destina/ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii,
regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizatie (corespondenta);
c) dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a
categoriilor de documente a determinat i aparitia altor definitii, cu sens mai restrns, n functie de sfera de
interes a diferitelor domenii de activitate.
5. Sub aspectul comunic rii
a) dup forma de emitere
documente vizuale
documente sonore b) dup
forma de receptare
vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice
(schematice i iconografice);
auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere;
audio-vizuale: film sonor, televiziune;
tactile alfabetul Braille pentru nevztori.
6. Dup modul de producere a documentului:
a) documente brute: documente gsite ca atare n natur minerale, plante, oase, fosile etc. b) documente
fabricate de om: obiecte artizanale sau realizate industrial: vestigii arheologice, e antioane, prototipuri
etc.;
crea tii intelectuale: obiecte de art, opere literare, artistice, tiintifice, tehnice etc.
7. Dup modul de utilizare a documentului:
direct
prin intermediul unui aparat: microformatele necesit aparate de lectur care mresc imaginile;
documentele audiovizuale necesit aparate de proiectie a imaginii i/sau de reproducere a sunetului;
memoriile optice pot fi citite prin intermediul unui calculator i a unei interfete adecvate etc.
8. Dup periodicitatea documentului
a) monografii -documente care nu sunt produse dect o singur dat. (Monografia = publicatie
neperiodic, alctuit din unul sau mai multe volume, care apare o singur dat sau ntr-o perioad
limitat de timp, conform unui plan prestabilit.) b) publica/ii seriale -documente care sunt produse n serie
i care apar n volume sau fascicule succesive, la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate: ziare,
reviste, anuare, colectii (ex. Biblioteca pentru toti) etc.
Ziarele i revistele sunt numite i publicatii periodice, deoarece apar, n principiu, la intervale de timp
regulate; periodicitatea poate varia de la o zi (n cazul cotidienelor) la un an (n cazul anuarelor).
9. Dup modul de publicare (ntr-o editur) a documentului
a) documente publicate: au ISBN i sunt nregistrate n Anuarul publicatiilor; b) documente nepublicate: nu
sunt comercializate, iar difuzarea lor este mai mult sau mai putin restrns; acestea constituie ceea ce se
numete literatura gri (ex. rapoarte de cercetare, lucrri ale conferintelor, congreselor i simpozioanelor,
teze de doctorat, dizertatii, lucrri de diplom, standarde, patente de inventie, literatura efemer, fr
valoare informational permanent, de tipul programelor de spectacol, crtilor potale, etichetelor
comerciale, afielor, pliantelor etc.)
10. Dup gradul de elaborare
a) documente primare: elaborate de autor (crti beletristice, tratate, monografii, studii); b) documente
secundare: fac referire la documentele primare, continnd descrieri ale acestora (bibliografii, dictionare i
enciclopedii, cataloage, ghiduri, studii de sintez, referate i adnotri, reviste de abstracte etc.); c)
documente ter/iare: alctuite pornind de la documentele primare i/sau de la cele secundare (bibliografii de
bibliografii, sinteze etc.).
11. Dup origine
a) documente cu unul sau mai mul/i autori persoane fizice; b)
documente cu unul sau mai mul/i autori colectivi.
12. Dup originalitate
a) documente originale; b) copii.
13. Dup locul de publicare
a) autohtone; b)
strine.
Caracteristicile documentelor sunt de dou tipuri:
-caracteristici fizice: material, dimensiuni, greutate, mod de producere, posibilitatea consultrii
directe sau necesitatea utilizrii unui aparat, periodicitatea aparitiei etc.
-caracteristici intelectuale: scop, continut, subiect, autor (persoan fizic sau autor colectiv), mod
de difuzare, originalitate etc.
DOCUMENTARISTIC
Informarea = un proces de selectie, prelucrare i transmitere a informatiilor n scopul mbogtirii
cunotintelor.
Documentarea = procesul de prelucrare permanenti sistematic a documentelor incluznd:
identificarea, achizitia, analiza, nmagazinarea, regsirea, difuzarea i conservarea acestora n scopul
extragerii, organizrii i difuzrii informatiilor corespunztoare unei cerinte de informare.
Informarea documentar (documentaristica) studiaz informatiile, datele cuprinse n
documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitici sintetic,
de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.
n acceptiune curent, a documenta nseamn a depista, a colectiona, conserva i pune la
dispozitia consumatorilor de informatii surse de cunotinte dobndite anterior asupra problemei ce intr n
sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definitie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general,
termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un
fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document.
Informapia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau receptionat sub form
materializat sau nematerializat, pe cnd documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele
dou posibilitti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informatia
transmis oral, rapid, este receptionat cu un grad de aproximatie, presupus de o astfel de transmisie.
Documentarea presupune o receptionare mai metodici mai temeinic, memoria vizual a fiintei umane
fiind mai puternic pe tot parcursul vietii, deci i cea mai important. Valoarea informatiei documentare
consti n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spatiu dar i n timp.
Permanenta este calitatea esential a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotinte al
omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informatii. Dictonul latin Verba volant
Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesittii nregistrrii
informatiilor pe suport material rezistent.
Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la
adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate.
Funcpia general a documentarii tiinpifice este aceea de a sprijini cercetarea i creatia. Astfel,
personalul care are atributii de documentare mediaz informatia ntre productorii i consumatorii de
informatii. Desigur, problemele acestei tiinte la nivel de institutii specializate sunt mult mai vaste n ceea
ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i functiile sale.
Ceea ce am intentionat s evidentiem este faptul c, n proportii restrnse, metodele i tehnicile
acestei tiinte au ptruns i n activitatea organizatiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de
activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a
tiintei documentrii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec/ionare, ordonare,
eviden/iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a
organizatiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit.
Lan p ul documentar pn la depunerea la arhive : la una dintre extremitti se gsesc
documentele care trebuie prelucrate, iar la cealalt produsele documentare. Verigi (etape) principale:
A" Achi#i p ia documentelor: gsirea documentelor, selectarea i obtinerea lor;
B. Prelucrarea documentelor: prelucrare material (nregistrare, descriere bibliografic,
ordonare, stocare), prelucrare de continut (analiza, clasificarea i indexarea documentului);
C. Difuzarea documentelor: punerea la dispozitia utilizatorilor.
A. Achizi p ia documentelor nu se face la ntmplare, ci n mod deliberat n functie de
urmtorii factori: a) cunoaterea utilizatorilor; b) bugetul disponibil; c) specificul activittii.
B. Prelucrarea
1. nregistrarea documentelor
Exist obligatia creatorilor de documente, n special n ceea ce privete practica n birouri, de a
nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un
singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institutia creeaz un numr unic de
documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.
nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al
fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.
Numrul mare i diversitatea documentelor care intri ies de la un creator necesit organizarea
precis a circuitului lor.
Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora
se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare
atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul
anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data
expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeazi
indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea
documentului.
Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n
dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.
Operatiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre
rezolvare.
2. Descrierea bibliografic - realizarea fi ei documentare
Se alctuiesc pe coli de format 1/2 sau 1/4 din A4. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a
putea fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme.
a) Pentru cr/i
Nume, Prenume ; ... , ... ; ... . Titlu. Subtitlu ed., vol., loc., edit., an, nr. pag. + ilustratii, hrti etc.
Pentru mai mult de trei autori se face descriere la titlu.
Titlurile se subliniaz.
Prefata sau cuvntul nainte se trec numai dac apartin unei personalitti.
Exemplu:
Catone tefan; erbnescu Neculae.
Romnia. Decora t ii. 1859-1991 . Bucureti, Edit. Cover, 1992, 52 p. + XV plane cu
ilustratii color Cuprins p. 42-48
b) Pentru articole din periodice
Pentru articole din reviste: Nume, Prenume
Titlu. n: ... , (sau .) Institutia editoare di localit. i editorul, tom (volum sau an),
an, nr., fascicol, pag.-pag.
Exemplu:
Grigorut, Maria .
Monede de la Mircea cel Btrn descoperite la Bucureti. n: Bucureti. Materiale
de istorie i muzeografie, Muzeul de istorie al municipiului Bucureti, VIII, 1971, p. 247-
252.
-Cifrele romane reprezint anul de aparitie, tom (anul IV, tom VII), iar cifrele arabe nr. lun,
volum.
Pentru articole din ziare: Nume, Prenume. Titlu. n ..., localit., edit., an, nr. (din sau /) data (zi, lun, an),
pag. (- pag.) (adic de la ... pn la ...) c) Pentru publica/ii n limbi strine (cr/i, articole) Nume,
Prenume.
Titlu (n original). (n traducere). Redactor, prefat, coordonator, ed. ngrijit,
cuvnt nainte, traducere ...
- Coperta nu se trece. d) Pentru surse inedite
- izvoare n arhive:
Arhivele Statului, Bucureti (Filiale -ex. Iai), fondul, dosarul / an, (fila, cnd e cazul)
- microfilme: Institutia (ex. Arh. Statului Bucureti), tara, rola nr. ..., cadrul ... -piese de muzeu, articole
etnografice, piese apartinnd istoriei artei pentru
monumente de arhitectur: Institutia, localitatea, piesa (obiect), nr. de inventar (prescurtat nr. inv. 54)
3. Ordonarea documentelor (clasarea documentelor)
Clasarea este operatiunea prin care documentele care stationeaz ntr-un birou (acte, foi volante,
condici, registre, fotografii, plane, crti, periodice, casete, dischete i alte documente tehnice) se
repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa-numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta,
depinde de natura documentelor, de specificul activittii, de volumul documentelor manipulate.
documentelor.
Exemple:
-
dac?
se
opteaz? pentru data,
ca
element ordonator
se
va
institui
o clasare
cronologic?;
-
dac?
se
opteaz?
pentru
denumirile
de
organiza/ii
sau
numele
de
persoane
evidentiate ?n documente clasarea va !i alfabetic? etc.
n cazul documentelor generate de activittile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre
sistemele de clasare consacrate, se explic prin optarea pentru unul dintre urmtoarele elemente comune,
obligatorii pentru orice document emis:
-Numele organizatiei emitente -Nume de persoane i functii responsabile -Data (de emitere sau de primire)
cu elementele: an, luna, zi -Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) -Localitatea (emitentului sau
destinatarului) -Denumirea documentului sau genul (chitanta, proces verbal, decizie etc.) -Probleme sau
subiecte (continut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a
Ceea ce trebuie retinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul
plac al personalului, ci dup criterii de eficient, conturate n functie de cerinte practice, specifice unui
compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetic a dosarelor, un
serviciu de export va folosi un criteriu geografic etc. O dat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msur ce intr n
unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare-Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu conditia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea
documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondentei curente, aceasta poate fi localizat cu uurint, documentele fiind grupate
dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile, primite i expediate, viznd
aceeai problem, s fie desprtite prin repartizarea cronologic.
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n institutiile de administratie public cum ar fi
primriile, n firme de export, organizatii cu sucursale, filiale, unitti comerciale care au relatii cu
furnizori, clienti, servicii de personal, organizatii de asistenta social etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun
pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografic. Ordonarea alfabetic presupune
organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de
prindere) tinndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizatiilor emitente, sau la care se
refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n alegerea cuvntului director pentru
ordonare.
Spre orientare general, putem mentiona sistemul crtilor de telefon sau al dictionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internationale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636
70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri;
STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetic n cataloage i bibliografii.
Principii i reguli generale.
Trebuie s mentionm, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informatiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Ordonarea alfabetic se face n functie de numele autorului (personal sau colectiv) sau n functie de
primul cuvnt din titlu, pentru lucrrile anonime.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n
ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie, din punct de vedere al formei, ponderea documentelor
din birouri.
a) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane
-Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de
ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
-Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul initialelor identice se claseaz
dup a doua liter, daci aceasta este identic, dup a treia liter, .a. Exemplu: Edmond, Elisei,
Enache, Enchescu, Encica, Enica, Eremia etc.
-Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Initiala se folosete numai pentru patronimic.
-n situatiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea initialelor prenumelui. Exemple:
Popescu, Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
-n cazul n care exist nume i prenume identice, initiala reprezentnd numele tatlui va fi luat
n consideratie ca element subdirector sau o functie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu,
Gheorghe C.; Dumitracu, Gheorghe N. sau Dumitracu, Gheorghe (contabil); Dumitracu, Gheorghe
(jurist) etc.
- Numele fr initial va precede, n ordonare, numele cu initial.
-Articolul care precede un nume propriu se ia n consideratie la aranjare, fcnd un singur cuvnt
cu termenul pe care l preced. Exemplu: ADscli/ei, Marin; A Mariei, Ion; La Fontaine, Jeac de; Le Bon,
Gustave.
- Numele compuse din initiale desprtite cu puncte preced numele obinuite; -n cazul numelor compuse
cu cratim, primul nume se consider cuvnt de ordine. Exemplu: Alpago-Novello, uigi; !rad-
"eorgescu, Nicolae etc#
-Aceeai regul se aplici n cazul numelor compuse fr cratima. Situatiile se ntlnesc, n
special, la numele femeilor cstorite care-ipstreazi numele anterior cstoriei, adugat de obicei
dup numele de cstorie.
-Numele compuse cu linioar (cratim) sau prin particule caracteristice (Ionescu de la Brad, Ion) se
ordoneaz dup epuizarea tuturor numelor simple ce alctuiesc prima parte a numelui; Exemplu: Ionescu,
Adrian; Ionescu, Anton; Ionescu, Nicolae; Ionescu, Teodor; Ionescu-Brad, Constantin; Ionescu de la Brad,
Ion; Ionescu-Rion, Raicu; Ionescu-Siseti, Gheorghe; Ionescu-Siseti, Nicolae; Ionescu-Siseti, Vlad.
-n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se
practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internationale adoptate ca standarde
romane.
Dac numele ncep cu o particul de noblete (de, von) aceasta nu se ia n considerare;
Numele gen $%&alle' sau &c(onalds se clasific ca un singur nume la O sau M.
-Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume,
n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapid n ordonare se
recomand evidentierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar
individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe
dosar, va fi DINU Ion S.
Situatiile posibile de ordonare alfabetic pot fi:
-de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, tinndu-se cont de numele persoanelor de unde
provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clienti, contracte individuale, fiele posturilor etc.) constituindu-se
attea dosare cte litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau
-de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferiti recipienti sau n rafturi, dosare care pot
cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte
criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a numelor de organizapii
Denumirile organizatiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comercial pe actiuni, regie autonom, asociatie,
universitate, fundatie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer/ Industrie
Naviga/ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care
o identific ntre alte organizatii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de optiune a fondatorilor
pentru a-i evidentia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi
combinatii de silabe, de initiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizatii
practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comercial Gemma S.R.L.)
sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n fata unor astfel de situatii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul
regsirii rapide.
n cazul Societtilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizatiei. Exemplu: )#*# METAL )+A, )#,##- )#*# MIKOS )#,##- )#*# MOBITEXT )#A# Cuvntul
director a fost cel subliniat.
Numele de organizatii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma
prescurtat cu initiale, ci cu denumirea ntreag. Exemple: *amera de comer/ .ndustrie i Naviga/ie,
antierul de *onstruc/ii Navale, )ocietatea de investi/ii /+ransilvania0, !anca ,om1n de (ezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit
dup forma neprescurtat a denumirii organizatiei;
Cnd o organizatie are un nume alctuit din initiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aib
legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:
a) dac initialele ce compun numele sunt desprtite cu puncte sau spatii albe, documentele sau
dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R.
Bacu; Ecoterm SRL; Electro-Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprtite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi
plasate n pozitia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.;
INTER S.R.L. etc.
-n cazul organizatiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unitti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea.
Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
Dac denumirea unei organizatii este compus din dou sau trei nume (ANA 2 +$&) cuvntul director l
va constitui primul cuvnt;
Dac denumirea unei organizatii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine
alfabetic, astfel: 3 4 3 *$& )#A#- A,"$) )#A# sau 5 & )6,7.)- A# "# P6,P6+88&- A&A )#,##
Dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea
celui de-al doilea cuvnt subdirector;
-n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
c) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a documentelor anonime
Se ordoneaz alfabetic dup primul cuvnt al titlului.
Aranjarea alfabetic la titlu se face cuvnt cu cuvnt, nu liter cu liter. Exemplu: Corect (cuvnt cu
cuvnt) -Pe calea adevrului; Pe marginea prpstiei; Pe vreme
rea; Peace; Pecetea ultimului srut; Petale scuturate.
Incorect (liter cu liter)-Peace; Pe calea adevrului; Pecetea ultimului srut; Pe marginea
prpstiei; Petale scuturate; Pe vreme rea.
-Lucrrile care au primul cuvnt identic se aeaz alfabetic, n cadrul literei respective, n functie
de al doilea cuvnt din titlu. Exemplu: Enciclopedia civiliza/iei greceti; Enciclopedia de buzunar;
Enciclopedia filosofic; Enciclopedia Romniei.
-Articolul hotrt sau nehotrt care precede un substantiv comun sau adjectiv nu se ia n
considerare dac se afl la nceputul unui titlu. Dac un i o sunt numerale n titlul respectiv, se iau n
considerare la aranjarea alfabetic. De asemenea, adjectivul numeral francez un i une.
-n ceea ce privete titlurile ce ncep cu cifre arabe, romane, greceti etc. pot fi folosite dou
sisteme de ordonare: fie se consider ca i cnd ar fi exprimate prin cuvinte n limba textului respectiv
(Exemplu: 2000 de adrese utile (Dou mii...); 12 preludii (Dousprezece...); 100 Years (Hundred...); 50 let
(Peat...)), fie se grupeaz n ordine cresctoare, separat, la sfritul alfabetului, dup litera Z sau la
nceputul alfabetului (Exemplu: 1 Mai; 13 Septembrie; 23 August; XXV ani de la ...; 100 de zile ...; 1001 de
nop/i).
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.
n cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul literei respective se poate submprti n mai multe
subunitti, astfel: Dosarul Aa an; Ao-as etc.
n schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se
pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va
indica continutul, astfel: ABC, etc.
Not: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea
alfabetic a continutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de optiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n functie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respect numrul de nregistrare al documentului, clasarea presupune aranjarea
documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numeric se aplic, n special, n unittile care functioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondentei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor
"rupe de numere pe compartimente ast!el #nc$t s existe o corespondent ntre
compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul
Resurse Umane
- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartitia se face, desigur, n functie de volumul de munc
cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. n etapa de arhivare, dosarele cu documente
provenind din toate serviciile se aduni
ordoneaz numeric.
Avantajele sistemului:
-dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,
numai la vederea numrului de nregistrare.
- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulatie. Exist totui solutia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente.
- existi riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal (sistematic, pe domenii) - vezi cap. Clasificarea documentelor
Folosirea notatiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizat n activitatea
de documentare sau n activitatea editorial pentru mprtirea lucrrilor tiintifice n capitole, subcapitole
i subsubcapitole. Cunoscut sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat
C.Z.U.), aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea
documentelor n functie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare ce se
ntrebuinteaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notatie zecimal, prin mprtirea totalittii
cunotintelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni .a.m.d.
Este universal, att n privinta continutului (cuprinde totalitatea cunotintelor omeneti) ct i n privinta
notatiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuatie, a cror ntelegere i
semnificatie este international valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd
cunotintele omeneti, se prezint astfel:
1.Generalitti. tiint i cunoatere 5. Matematici. tiintele naturii
2.Filozofie. Psihologie 6. tiinte aplicate. Medicin. Tehnic
3.Religie. Teologie 7. Arte. Recreere. Divertisment. Sport
4.tiinte sociale 8. Limb. Lingvistic. Literatur
5.- clas liber -9. Geografie. Biografie. Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fractie zecimal cu zero-ul initial omis, i aceasta determin ordinea
aranjrii. Pentru uurinta citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de
subdivizare reflect continutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3
tiinte sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relatii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiinta muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
-
%osi&ilitatea de operare simpl? ?i rapid?'
-
(? !ie u?or accesi&ile adic? mo&ilierul s? !ie a?ezat ?ntr-un loc convena&il iar
dosarele din interior s? !ie u?or de localizat'
-
%osi&ilitatea extinderii ?n perspectiv? dac? este necesar'
-
)olosirea spatiului numai pentru documente !olosite ?n mod curent'
-
Existenta unor conditii de si"urant? privind in!ormatiile con!identiale.
331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde
domeniile de activitate cunosc o diviziune pronuntat. n cazul documentelor generate de organizatii, se
poate recurge la aceast metod de
clasare prin stabilirea a zece grupe de activitti, specifice unei organizatii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu
materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru
autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicati n cazul constituirii unittilor arhivistice conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu continut similar tinndu-se
seama de reglementrile n vigoare i de obligatiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
4. Stocarea documentelor
Cerinte generale, n asigurarea conditiilor de stocare a documentelor:
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul s nu se
ezite nici o clip atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate
de pstrare. Pn la etapa de constituire a unittilor arhivistice, personalul trebuie s-i construiasc o
strategie zilnic de repartizare a documentelor.
Organizarea locurilor de stapionare
Regula coordonatoare: Existenta prea multor locuri de stationare ngreuneaz regsirea rapid a
documentelor, de aceea se va reduce la minimum alternativele n care se pot gsi documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spatiu a documentelor, dup criteriile:
mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situatie, problema este foarte simpl: se vor
stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD-
uri, registre sau condici, documente audio-vizuale, filme, fotografii a cror pondere depinde de domeniul de
activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiintific etc.
Probleme deosebite, n privinta stationrii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentatia specific activittii administrative. Se pot evita astfel de probleme, aplicndu-
se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar:
1.se verific dac acesta este important pentru altii, sau pentru personalul biroului respectiv. Actiune:
a) dac este important pentru alte persoane din organizatie va fi transmis imediat, notndu-se unde a
fost repartizat; b) dac este important pentru birou, vezi pct. 2,;
2. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi
deja distrus. Actiune: a) cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiv; b) cel care
necesit prelucrare, vezi pct. 3.;
3. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioritti executiei. Actiune: cel care suport o planificare, va
fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare, iar celelalte vor rmne la dispozitie pe birou.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informatii. Informatiile de pe hrtii pot
fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile.
5. Gruparea documentelor n dosare. Constituirea dosarelor
Fiecare document, dup continut, este repartizat la un dosar.
Prima operatie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferiti corespondenti, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele
de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n
ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care
evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Urmtoarea operatiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale,
dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic,
actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operatii o atentie
deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.
O dat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar,
fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele,
sunt nlturate cu avizul comisiilor de selectionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv
se trec la dosarul de care apartin.
6. Analiza documentelor reprezint examinarea unui document, extragerea de date bibliografice i
analiza de continut a acestuia.
7. Clasificarea documentelor
Clasificarea Zecimal Universal (C.Z.U. sau C.Z.) este un sistem de clasificare a ansamblului
cunotintelor umane. Ea poate fi aplicat la clasificarea documentelor primare care cuprind aceste
cunotinte (crti, seriale, documente audio-vizuale etc.), ct ia documentelor secundare (cataloage,
bibliografii etc.). n acest fel, se pot grupa n acelai loc toate materialele privitoare la un anumit subiect
exprimat i localizat astfel nct s poat fi regsit fr dificultate.
C.Z.U. este n esent un sistem practic de codificare a unei informatii oarecare, astfel ca aceasta s
fie regsit cu uurint maxim, oricare ar fi aspectul din care ar fi privit. Ea nu este o clasificare
filozofic a cunotintelor i nu stabilete o succesiune a subiectelor dup gradul de important.
Trei principii fundamentale sunt evidente n C.Z.U.:
a) Ea este o clasificare n sensul strict, depinznd de analiza continutului ideii, astfel c notiunile i
grupele de notiuni privind aceast idee se regsesc grupate mpreun, evitnd sistematizarea formal a
clasificrii n ordine alfabetic sau de alt fel.
Semnificapie
Simbol
a*
+d?u"are. Extindere
, /
&*
-elatie. .rupare. )ixarea ordinii
: / 0 : :
c*
1ndici "enerali de lim&?
2?
d*
1ndici "enerali de !orm?
34?*
e*
1ndici "enerali de loc
35/6*
!*
1ndici "enerali de "rupare etnic?
32?*
"*
1ndici "enerali de timp
7?8
h*
1ndici "enerali de punct de vedere
.4?
i*
1ndici "enerali de materiale ?i persoane
-4?
9*
1ndici "enerali de divizare ?n a!ara :.;.<.
=? +/;
b) Este o clasificare universal n care s-a cutat includerea ansamblului cunotintelor, nu ca un
mozaic de grupe izolate, specializate i nchise n ele nsele, ci ca o fresc general compus din subiecte
legate unele de altele.
Aceast universalitate la nivelul notiunilor se bazeaz pe un sistem de simbolizare care permite
asocierea indicilor principali simpli de clasificare (pentru idei simple) fie cu alti indici principali simpli, fie
cu indici auxiliari artnd locul, timpul sau alte notiuni ce revin curent, pentru a forma n fiecare caz indici
combinati sau compui. Dac analizm fiecare indice compus, subiectul complex poate fi determinat din
toate punctele de vedere, fr introducerea nici unei consideratii subiective a clasificatorului.
c) Ea este o clasificare zecimal, construit pe principiul trecerii de la general la particular cu
ajutorul mprtirii (poate uneori arbitrare) a totalittii cunotintelor umane n zece mari clase, la rndul lor
submprtite zecimal n continuare pn la detalierea necesar.
Acest principiu poate fi aplicat cu o notatie oarecare, ns cifrele arabe sunt bine cunoscute pe plan
international, sunt larg aplicate n toate activittile umane, au o ordine admis n toat lumea, n timp ce
literele sau alte simboluri nu au aceste proprietti.
C.Z.U. se compune din indici principali, indici auxiliari generali sau comuni i indici auxiliari
speciali sau analitici.
1. Indici principali de clasificare
Cunotintele omenirii, considerate ca unitate, sunt mprtite, aa cum am artat anterior, n 10 mari
clase i simbolizate prin fractii zecimale. Fiecare din aceste clase se submparte, prin adugarea nc a
unei cifre, n 10 subclase (clase de al 2-lea ordin) etc., extinderea continundu-se prin creterea numrului
de cifre ale fractiei zecimale i urmnd principiul derivrii de la general la particular.
Exemplu:
S zicem c avem subiectul pete. l gsim n mai multe prti, depinde de punctul de vedere din
care este tratat cartea. Dac este tratat din punct de vedere zoologic, acest subiect l gsim la clasa 5
(TIIN>E TEORETICE I NATURALE), n cadrul ei, la 59 este Zoologie i la 597 avem Peti.
Ihtiologie. Dac, ns, subiectul este tratat din punct de vedere alimentar, mergem la 6 (Industrii), 63
(Agriculturi domenii nrudite), 639 (Vntoare. Pescuit. Piscicultur), i avem aici 639.2 (Pescuit i
produsele lui) i 639.3 (Piscicultur). Mai putem gsi acest subiect i la clasa 7 (ART. DISTRAC>II.
SPORT), la 79 avem Divertisment. Jocuri. Sport., iar n cadrul ei, la 799 avem Pescuit, vntoare i tir
sportiv. Ceea ce cutm noi este la 799.1: Pescuit sportiv. Pescuit cu undipa.
2. Semne i indici auxiliari generali sau comuni:
Semnificapie
Simbol
a*
+d?u"are. Extindere
, /
&*
-elatie. .rupare. )ixarea ordinii
: / 0 : :
c*
1ndici "enerali de lim&?
2?
d*
1ndici "enerali de !orm?
34?*
e*
1ndici "enerali de loc
35/6*
!*
1ndici "enerali de "rupare etnic?
32?*
"*
1ndici "enerali de timp
7?8
h*
1ndici "enerali de punct de vedere
.4?
i*
1ndici "enerali de materiale ?i persoane
-4?
9*
1ndici "enerali de divizare ?n a!ara :.;.<.
=? +/;
Exemple:
2 5?@.5
Aucrare ?n lim&a rom?n?
B55.5?@.5
(tudiul lim&ii rom?ne
BC5.5?@.5
Aiteratur? rom?n?
325?@.5*
%opoare ?i rase de lim&? rom?n?
a) Semnul de ad ugare + (plus) este utilizat pentru a reuni doi (sau mai multi) indici
C.Z.U. neconsecutivi; se pot exprima astfel n C.Z.U. notiuni obinuit legate unele de altele, sau acelai
subiect mai larg vzut sub cteva aspecte i pentru care nu exist numr C.Z.U. direct.
Exemple:
622 + 669 Mine i metalurgie (44+460) Franta i Spania Semnul de extindere / (de la ... pn la) se
folosete cnd notiunea ce dorim s o
clasm n C.Z.U. corespunde la o serie de indici consecutivi; primul i ultimul indice C.Z.U. sunt legati
prin semnul /.
Exemplu:
592/599 Zoologie sistematic (n loc de 592 + 593 + + 599) b) Semnul de rela t ie : (dou puncte), cel
mai important dintre semnele de legtur, este folosit pentru a exprima o relatie general ntre dou (sau
mai multe) notiuni.
Exemplu:
17 : 7 Morala i arta
7 : 17 Arta i morala Semnul : se folosete i ntre indici auxiliari. Semnul de grupare [ ] (paranteze
ptrate) se utilizeaz pentru gruparea de tip algebric a
doi sau mai multi indici principali C.Z.U. legati cu + sau :.
Exemplu:
061.22 (100) : [54 + 56] Asociatia international a chimitilor
Semnul de fixare a ordinii :: (dublu dou puncte) se utilizeaz pentru a fixa ordinea a doi sau mai
multi indici C.Z.U., determinnd astfel univoc un nteles sau n sistemele de informare mecanizate i
automatizate pe maini de calculat.
Exemplu:
61 :: 796 Medicin sportiv (pentru sportivi) c) Indicii de limb arat limba sau forma lingvistic a unui
document, clasificat ca subiect printr-un indice principal C.Z.U.
d) Indicii de form servesc la indicarea formei n care este tratat subiectul.
6xemple:
54 (035) Manual de chimie
(051) 54 Periodice n domeniul chimiei 58 (038) Dictionar de botanic Semnul (0) se citete parantez-
zero. e) Indicii de loc sunt utilizati pentru a caracteriza din punct de vedere geografic
notiunea simbolizat de indicele principal.
Exemplu:
(436) Austria
347.7 (492) Legile de comert n Olanda
f) Indicii generali de grupare etnic i na t ionalitate arat aspectele de nationalitate sau etnice ale
subiectului reprezentat printr-un indice principal C.Z.U.
Exemplu:
398 (=81/=82) Folclor amerindian de nord
DE@-4?E
Fo&ilier metalic
?-4@@.C
)emeia ?n societate. )emei ?n "eneral
D5D-4@?.C
%ediatrie. Goli la copii
Aceti indici deriv n principal din indicii generali de limb prin nchiderea n parantez a
acestora i astfel se pot deosebi n cazul necesar grupurile lingvistice sau culturale.
Exemple:
(=111) Popoarele de limb englez
(=521) Japonezii
g) Indicii de timp servesc la indicarea datei, perioadei sau a altor aspecte ale timpului privind
subiectul artat de indicele C.Z.U. principal. Pentru date se folosete notarea obinuit scris n ghilimele
superioare i n ordinea an, lun, zi, care permite o mai bun vedere de ansamblu cnd trebuie s clasm
un numr mare de fie.
Exemplu:
1889.12.11 11 decembrie 1889
Pentru a mpiedica orice confuzie, anii se scriu cu 4 cifre, iar lunile i zilele cu 2 cifre, utiliznd
cifra 0 n cazul necesar.
Exemplu:
0435.08.04 4 august 435
Semnul plus se scrie nainte pentru a indica n mod expres c un an apartine erei noastre; metoda se
folosete n contrast cu ani sau perioade naintea erei noastre i pentru nceputul erei noastre sau perioade
peste anul 3000.
Exemple:
+0090 Anul 90 dup Cristos +3000 Anul 3000 dup Cristos Pentru a exprima milenii, secole
sau decade se folosesc 1, 2 sau 3 cifre.
Exemple:
+4 Mileniul al 5-lea dup Cristos
03 Secolul al IV-lea
19 Secolul al 20-lea (19001999)
191 A doua decad a sec. 20; decada 1910-1919; anii 1910
O perioad de mai multe secole, decade sau ani se exprim prin datele initiale i finale ale
perioadei legate cu semnul /. Dac una din datele limit este nedeterminat, ea se nseamn cu 3 puncte.
Exemple:
16/18 Secolele 17 pn la 19
1815/1835 Perioada ntre 1815 i 1835
/18 Pn n sec. 19
h) Indicii de punct de vedere se folosesc pentru a arta din ce punct de vedere este privit un anume
subiect. Ei sunt utilizati cu avantaje deosebite pentru clasificri extrem de detaliate, de exemplu pentru
actele interne ale unei ntreprinderi.
Ei se formeaz cu .00 (punct-zero-zero).
Exemple:
82.000.141 Literatura din punct de vedere filosofic (82 = literatura; 000.141 din punct de vedere
filosofic)
622.002.5 Maini i instalatii miniere 630*5.003 Importanta economic a silviculturii Aceti
indici nu se utilizeaz singuri sau la nceputul indicilor compui. i) Indicii generali de caracteristici
diferite se folosesc pentru a arta materialul din care
sunt fcute produsele sau obiectele, ct i pentru a arta persoana interesat sau persoana la care se refer
subiectul lucrrii clasificate. Semnul 0 se citete linioar-zero
Exemple:
j) Indici generali de divizare n afara C.Z.U.
Tabelele principale sunt submprtite n general n sfere ct mai mici de continut comun, ns nu
Exemple:
DC6
Fi9loace de transport
DC6.4D
Hispozitive auxiliare la mi9loacele de transport
DC6.?CC
Giciclete
DC6.?CC.4D
Hispozitive auxiliare la &iciclete
pot cobor pn la unele amnunte sau individualizri, deseori necesare n practic. Dac sistemele de
formare a numerelor compuse nu rezolv problema n cadrul C.Z.U., se pot folosi coduri sau notatii din
afara C.Z.U., cu conditia ca acestea s fie clare sau clar indicate.
Aceti indici sunt: -Semnul * (asterisc) servete pentru introducerea i separarea acestor coduri sau notatii
externe C.Z.U.
Exemple:
546.42.027*90 Strontiu 90 (numrul de mas atomic al izotopului) 66-97*C150 Procese chimice la
150
o
C (498*CJ) Romnia Judetul Cluj (codul auto)
- Specificri alfabetice distincte (A/Z), cum ar fi: -Indici de nume
Exemple:
1 (091) Kant Filosofia lui Kant 929 Schiller Biografia lui Schiller
- Prescurtri mecanice (de exemplu retinnd primele trei litere):
Exemplu:
1 (091) ARI Filosofia lui Aristotel
3. Indici auxiliari speciali sau analitici:
Servesc la submprtirea mai fin a unui domeniu limitat din tabela principal C.Z.U. sau din
unele tabele auxiliare, scotnd n evident anumite particularitti care se repet n acel domeniu.
Exist trei feluri de indici speciali: -1/-9 (tipul cu linioar), .01/.09 (tipul cu punctzero) i 1/9
(tipul cu apostrof, indice de sintez).
Exemple:
621.165-72 Dispozitive de ungere pentru turbine cu abur
621.313.3.07 Reglajul mainilor electrice de curent alternativ 669.3556 Aliaje cupru-zinc-staniu Indicii
speciali se utilizeaz numai n domeniul pentru care sunt prevzuti, n afara
cazului n care se indic utilizarea lor i alte domenii.
a) Indicii speciali cu liniu t -5/-6 au n principiu un sens mai general i un domeniu de aplicare
mai larg dect cei cu .0; astfel indicii speciali cu -1/-9 prevzuti la 62 pot fi ntrebuintati aproape n tot
domeniul 62/69, pe cnd indicii speciali cu .0 dati n diferite locuri ale clasei 6 au de obicei o utilizare
limitat numai la locul dat.
Exemple:
62-4 Forma produselor 66-4 Forma produselor chimice 669-4 Forma produselor metalurgice 674-4 Forma
produselor industriei lemnului 691-4 Forma elementelor de constructie b) Indicii speciali cu punct-zero .
01/.09 sunt utilizati n mod mai diversificat i deseori
dezvoltat cu mai multe detalii dect -1/-9, reprezentnd proprietti recurente, cum ar fi studii de aspect,
activitti, procese, operatii, instalatii i echipament.
c) Indicii speciali cu apostrof 1/9 se folosesc pentru a arta o sintez sau o integrare, crend astfel
notatii compuse prin fuziunea elementelor constituente.
Exemple:
812/44 Domenii de lingvistic 5472/8 Chimie organic 329.1723 Partidul nationalist-republican
8. Indexarea documentelor este prezentarea sau descrierea continutului acestora prin elementele
limbajului natural sau prin intermediul limbajului de informare cu scopul asigurrii posibilittilor de
regsire operativ a datelor, informatiilor i chiar a documentelor respective.
Din punct de vedere al folosirii limbajului natural avem de a face cu:
-indexarea liber care folosete cuvintele limbii nationale, vorbite. Instrumentele pe baza crora se
realizeaz indexarea liber sunt denumite cuvinte-cheie;
-indexarea coordonat care folosete tot cuvinte ale limbii, dar verificate printr-un vocabular
controlat sau printr-un tezaur de termeni. Cuvintele din limbajul natural, astfel verificate se numesc
descriptori.
Cuvnt-cheie = cuvnt sau sintagm extrase din titlul sau din continutul unui document, care
servesc la caracterizarea continutului acestuia i care se utilizeaz att la indexare, ct i la folosire.
Descriptor = termen sau grup de termeni normalizati, care figureaz ntr-un tezaur i au fost alei
dintr-o clas de termeni echivalenti pentru a realiza univoc o notiune continut ntr-un document sau ntr-o
cerere de informare.
Motivatii pentru utilizarea descriptorilor de subiect:
1. de a asigura accesul dup subiect la toate publicatiile relevante;
1.de a asigura accesul pe subiect la documente dup toate principiile organizrii subiectului;
2.de a aduna referintele pentru documentele care trateaz substantial acelai subiect, fr s se tin
cont de diferentele de terminologie (care pot surveni datorit diferentelor de limb), diferente ntre
specialitii care prelucreaz documentele dup subiect sau diferente care apar n urma schimbrilor de
concepte sau disciplinei nsi;
3.de a releva afilieri ntre domenii, dup subiect, afilieri ce pot s depind de similitudini n cadrul
domeniului studiat, de metod sau de punct de vedere etc.;
4.de a furniza intrare pentru orice domeniu de cunotinte, la orice nivel de analiz, de la cel mai
general la cel mai specific;
5.de a permite cutarea pentru orice categorie de utilizatori, specializati sau nespecializati;
6.de a furniza o descriere formal a continutului subiectului, a oricrei unitti documentare, cu
termenul cel mai precis i mai specific posibil, indiferent c descrierea este sub forma unui cuvnt,
expresii sau sub forma unui simbol;
7.de a furniza beneficiarului mijloace pentru a face o selectie din toate documentele, din orice categorie
particular, conform oricrui set de criterii ales de ctre acesta (ex.: cel mai recent, cel mai precis, cel
mai simplu etc.).
Numrul de termeni caracteristici (cuvinte-cheie, descriptori) care pot fi atribuiti unui document
este nelimitat, ei fiind determinati de continutul documentului.
n ceea ce privete folosirea limbajului de informare instrumentele de lucru pot fi descriptorii, pot fi
cifre sau combinatii de cifre i litere (combinatii alfanumerice).
Fiele documentare
Fiele documentare pot avea format 1/4 sau 1/2. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a putea
fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme. Se pot alctui urmtoarele tipuri de fie:
a) fia extras; b) fia rezumat; c) fia regest; d) fia de trimitere; e) fia de atentionare; f) fia
bibliografic.
Indiferent de tipul fiei, aceasta trebuie s contin o singur idee, problem, pasaj etc.
Orice fi documentar trebuie s cuprind n stnga sus datele bibliografice: autor, titlul crtii
(titlul crtilor sau al studiilor se prescurteaz pentru a uura redactarea fiecrei fie. Prescurtarea se
mentine pe tot parcursul firii materialului respectiv), volum, pagin; n dreapta sau la mijlocul fiei se
scrie ideea, problema, continutul ei. Dac avem un periodic se mai adaug n stnga sus anul de aparitie,
numrul, ziua, luna, pagina; n cazul documentelor se noteaz arhiva, fondul arhivistic; dosarul, anul, fila.
Pentru microfilme se noteaztara, rola i cadrul respectiv unde se afl problema. Titlurile publicatiilor se
subliniaz, iar cele ale periodicelor se pun ntre ghilimele.
Cea mai simpli cea mai comod fi este fia extras, deoarece pe ea se trec pasaje ntregi, sub
form de citate ntre ghilimele, pentru a arta c fragmentul respectiv apartine altcuiva i nu nou. n
general se extrag concluzii, afirmatii care pot forma elemente de baz pentru discutii.
Fia extras se folosete i n cazul izvoarelor pentru documentare, cronici, manuscrise, documente de
arhiv. n acest caz fia va contine n stnga sus: emitentul actului, beneficiarul actului, locul, data emiterii
(anul, luna, ziua), continutul actului care poate fi integral, rezumat sau combinat: extras cu rezumat. n
dreapta sus se pune ideea sau problema pe care o contine fia. n partea de jos a acestei fie extras de
documente se scrie felul actului (original, copie), materialul, sigiliul etc., volumul din care a fost extras,
arhiva, fondul arhivistic, dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se pune: tara, rola, cadrul.
Fia rezumat este mai dificil de realizat deoarece presupune mai mult practic n problema
selectrii materialelor publicate precum i a izvoarelor. Pe aceste fie trebuie indicate paginile din lucrare
sau din document care s-au rezumat.
Fia regest cuprinde att citate ct i rezumate din lucrri publicate sau izvoare. Se indic pagina n
dreptul citatului i n cazul rezumatului fie n dreapta fie n stnga.
Fiele extras, rezumat i regest alctuiesc fia principal, informativ. Se poate ntmpla ca pe
parcursul lecturii una din aceste categorii de fies ne fie necesari la un alt capitol dect cel pentru care
a fost fcut initial. n acest caz se alctuiete o fi de trimitere care este
o fi identic (dublet) cu prima i pe care o vom folosi unde este din nou cazul. O alt fi care se poate
efectua este fia de aten/ionare care se realizeaz atunci cnd se alctuiete bibliografia i cercetm n
biblioteci, n lucrri bibliografice cu care ocazie observm i lucrri pentru alte probleme care ar putea s
ne preocup sau ne preocup. n acest caz alctuim acest tip de fi care trebuie s contin toate datele
bibliografice: autorul, titlul lucrrii sau al studiului etc., anexe i apoi mentiunea pentru ce problem ne va
fi util. De asemenea i pe parcursul lecturii pentru lucrarea care este pe masa de lucru, n subsoluri sau n
diferite liste bibliografice, putem gsi diverse lucrri, studii sau documente pentru care se vor alctui astfel
de fie de atentionare. Ele se vor aduna separat n plicuri pe care se va mentiona problema general pentru
care sunt adunate fiele.
Fia bibliografic, mentionat deja, este fia pe care se trece fiecare lucrare sau articol n parte. Ea
se realizeaz o dat cnd alctuim bibliografia problemei i apoi, a doua oar, cnd ncepem lectura
propriu-zis. Ea este prima fi care se face. i apoi n continuare se pot alctui fie bibliografice ori de
cte de cte ori gsim n subsoluri sau chiar n text studii, lucrri, documente, fonduri arhivistice etc., care
ne lrgesc bibliografia problemei la care lucrm.
Fia bibliografic trebuie s cuprind: numele i prenumele autorului sau autorilor. Dac este
femeie se va scrie prenumele ntreg. Titlul i subtitlul se scrie aa cum apare pe foaia de titlu a crtii
(prima pagin tiprit dup copert), volumul, locul unde a aprut lucrarea, editura, anul de aparitie,
indicatii referitoare la formatul crtii, numrul total de pagini, anexele -cu mentiuni speciale n legtur
cu utilizarea lor n cadrul lucrrii. n cazul periodicelor se mai adaug numele acestora, localitatea, tomul,
volumul, anul aparitiei, numrul paginilor ntre care se afl studiul care ne intereseaz.
Fie mai speciale se realizeazi n cazul obiectelor cu caracter etnologic, a pieselor din muzee,
pentru piese apartinnd istoriei artei pentru monumente de arhitectur, pentru piese arheologice.
Dup ce s-au adunat fiele informative acestea se aeaz n plicuri mari sau chiar n dosare plic cu
titluri corespunztoare capitolelor din lucrare, conform planului initial. Urmeaz apoi studierea
materialului adunat. Se stabilesc punctele de lucru, precum i planul definitiv al lucrrii. Se analizeaz
izvoarele referitoare la problem, se verific autenticitatea lor, se realizeaz o selectie i o ierarhizare a lor
n functie de valoarea fiecrei categorii i de ponderea pe care vrem s o acordm fiecrei surse
documentare dup planul ultim, definitivat, ceea ce presupune reclasarea fielor n alte plicuri i alte
dosare.
TIIN>ELE AUXILIARE ALE ISTORIEI
Arhivistica i informarea documentar (documentaris-tica) sunt dou discipline care au drept sfer de
cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigatie izvoarele scrise
pe suporti friabili (uor deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a
documentelor.
Informarea documentar studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi
mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitici sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct
mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala surs de
informare documentar. Documentul constituie ,,un termen generic nsemnnd toate categoriile de surse ce pot
transmite date istorice (inscriptii, urme de civilizatie material, acte etc.)
Documentele sunt, aadar, purttoare de informatii i ,,servesc transmiterea acestora n spatiu i timp.
Ele sunt utilizate n diferite domenii de activitate ale omului constituind obiect de studii ale diferitelor discipline
tiintifice i se afl depozitate n arhive, biblioteci, muzee. O categorie deosebit de important de documente o
constituie acelea care sunt studiate de tiintele auxiliare ale istoriei.
tiintele auxiliare ale istoriei depisteazi analizeaz sursele istorice de tot felul, care se afl depozitate
n muzee, biblioteci, arhive, colectii particulare. Fr ntelegerea acestor categorii de izvoare ifr stpnirea
aspectelor generale ale disciplinelor care se ocup de descrierea lor nu se poate realiza o documentare serioas.
Aceste tiinte auxiliare ale istoriei sunt discipline conexe arhivisticii n cea mai mare parte a lor. n arhiv
aflndu-se documente heraldice, iconografice, cartografice, codicologice, literare, carte rar romneasci
strin etc.
Studiul tiintelor auxiliare ale istoriei este util deoarece cunoaterea disciplinelor tratate contribuie la
mbogtirea metodologiei interdisciplinare de cercetare i constituie surse primare de documentare i informare.
De asemenea, nu se poate omite faptul c n domeniul vast al documentaristicii i arhivisticii,
cercettorul, dar i lucrtorul curent se confrunt permanent cu categoriile de izvoare care constituie obiectul
acestor tiinte auxiliare ale istoriei i a disciplinelor conexe acestora. Apoi, activitatea arhivistic presupune, de
asemenea, stpnirea metodelor de lucru din cadrul acestor discipline, care sunt discipline traditionale, dar ntr-o
perpetu nnoire metodologici deschise spre noi acumulri.
Aadar, n pregtirea documentaristului, a unei persoane specializate n munca de cercetare, realizarea
contactului cu bibliotecile, cu arhivele, cu fondurile i colectiile i categoriile de izvoare aflate aici este absolut
necesar pentru realizarea unei documentri moderne i eficiente.
Documentaristica i arhivistica nu vor putea face niciodat abstractie de Fondul Arhivistic National n
activitatea lor de cercetare, documentare i n alctuirea diverselor tipuri de bibliografii i publicatii
specializate.
tiinpele auxiliare se ocup cu studierea n sine a mrturiilor istorice de tot felul care sunt depozitate n
arhive, biblioteci, muzee, colectii particulare. nc din 1822, J. Lelewel aprecia c scopul tiintelor auxiliare ale
istoriei const n cunoaterea, respectiv ntelegerea izvoarelor. Termenul de tiinte auxiliare ale istoriei a fost
introdus de Theodor Sickel, istoric vienez i paleograf, din a doua jumtate a secolului al XIX-lea. Odat cu
dezvoltarea tiintei, acest concept a cptat tot mai mult un caracter relativ. La ora actual mai persist nc
divergente de opinii n ceea ce privete sfera tiintelor auxiliare i implicit a terminologiei.
Pentru un istoric, orice tiint, de al crei rezultat i metod se folosete, poate fi numit auxiliar. Cu
att mai mult n momentul de fat c$nd se constat tendinta unei ,,atitudini integrative n tiint,
ntreaga tiint devenind un ,,angrenaj de discipline tiintifice, n care fiecare tiint raportat la alta, este
ntr-un anume fel auxiliar Astfel, n timp s-a fcut distinctia ntre tiintele ajuttoare ale istoriei (termenul
introdus de specialistul n paleografie latin W. Semkowicz) i tiintele auxiliare ale istoriei. tiintele
ajuttoare ale istoriei sunt acelea, dup cum arati cuvntul (lat. auxilium = ajutor), care ,,furnizeaz
cunotinte ce nu provin de la izvoare sau care atrag atentia asupra unor posibilitti noi ale metodei de cercetare,
se leag de etapele urmtoare ale activittii istoricului. Ele procur istoricului concluzii i date elaborate.
Termenul de tiinte auxiliare rmne valabil pentru tiintele auxiliare traditionale ale istoriei, legate de
cunoaterea izvoarelor i care furnizeaz metoda de cercetare a acestora.
Istoricul Damian P. Bogdan a fost adeptul punctului de vedere conform cruia aceste discipline trebuie
numite tiinte speciale i nu tiinte auxiliare, deoarece: ,,n tiinta istoric, ca i n alte tiinte, desprinderea,
formarea i dezvoltarea de noi ramuri tiintifice constituie urmarea evolutiei nsia tiintei care genereaz noi
discipline ca o consecint a nevoilor stringente ale investigatiilor tiintifice. O parte dintre tiintele auxiliare,
ca urmare a acestei dezvoltri, au devenit tiinte independente, n primul rnd, paleografia, apoi arhivistica,
numismatica, diplomatica, cronologia, sigilografia, istoriografia i textologia. Dat fiind aceast dezvoltare,
cred potrivit s nu mai numesc tiintele respective auxiliare, ci tiinte speciale, termenul fiind pus n circulatie
tiintific nc n anul 1957". Pentru astfel de schimbri de denumire pledeaz numeroi istorici, propunnd i
alte denumiri: tiinte istorice de baz, discipline istorice speciale. Oricum, cea mai mare parte a istoricilor
recunosc c termenul de tiinte auxiliare reflect neconvingtor sensul lor. Pe aceeai linie s-a situat i
Directia General a Arhivelor Statului Bucureti care a publicat un Dictionar al tiintelor speciale ale istoriei,
n 1982.
Dictionarul le definete astfel: ,,tiinte speciale (auxiliare) ale istoriei, totalitate a tiintelor (arhivistic,
diplomatic, paleografie, cronologie etc.) care studiaz izvoarele documentare i elaboreaz metodologia
cercetrii acestora n prezent, n istoriografia romneasc se folosesc cei doi termeni: tiinte auxiliare i
tiintifice speciale.
Stpnirea deplin a acestor tiinte auxiliare i este indispensabil istoricului i documentaristului pentru
descifrarea, ntelegerea i evaluarea critic a izvoarelor.
Specializarea n istorie, bibliologie, biblioteconomie i documentaristic, chiar i birotic, trebuie s
implice i o cunoatere temeinic a tiintelor auxiliare al cror studiu este extins i la epocile moderni
contemporan, epoci care pstreaz un numr foarte mare de izvoare documentare.
Un istoric, ca i un bibliolog i documentarist nu poate stpni toate limbile, toate tehnicile de lucru, dar
el trebuie s cunoasc teoria tiinpelor auxiliare ale istoriei. ,,Acestea sunt constituite din toate tiintele
posibile s fie nregistrate n repertoriul culturii umane n ceea ce privete numrul tiintelor auxiliare, din
nou exist mai multe puncte de vedere.
A. Sacerdoteanu, istoric cu cele mai mari contributii n acest domeniu din istoriografia romneasc din a
doua jumtate a secolului XX, a mprtit tiintele auxiliare n tiinte auxiliare majore i minore. tiintele
auxiliare majore (geografie, geologie, lingvistic, paleontologie, etnografie, sociologie, drept, psihologie,
statistic istoric, demografie) furnizeaz rezultatele sigure i concluziile. Din acest punct de vedere, ele se
afl cu istoria n raport de interdisciplinaritate. n schimb, de tiintele auxiliare minore (epigrafia, paleografia,
bibliologia, codicologia, cronologia, heraldica, sigilografia, metrologia, numismatica, diplomatica, arhivistica)
avem nevoie pentru adunarea i apoi interpretarea izvoarelor n cadrul cercetrii tiintifice. n evolutia acestora
exist o strns interdependent cu caracter de reciprocitate, n sensul c dezvoltarea fiecreia contribuie la
evolutia celorlalte, iar rezultatele de ansamblu contribuie la progresul fiecreia n parte. tiintele auxiliare se
mbogtesc permanent cu noi izvoare care intr mereu n sfera lor de cercetare i se bazeaz pe metode tot mai
bune i mai moderne de investigare.
tiintele auxiliare minore furnizeaz cercettorului metode de lucru necesare adunrii, verificrii i
folosirii izvoarelor.
Un loc aparte n cadrul acestor discipline l ocup arheologia, fost disciplin auxiliar traditionali
devenittiint de sine stttoare a istoriei. Arheologia este o disciplin istoric cu un cmp de cercetare bine
precizat i cu metode de investigatie proprii, pentru cunoaterea ct mai deplin a dezvoltrii societtii
omeneti n anumite epoci. Prin unele metode ale sale, ea se apropie de tiintele naturii, dar prin caracterul
izvoarelor i mai ales prin interpretarea monumentelor ce constituie aceste izvoare, ea este o disciplin istoric.
Diferitele izvoare ale trecutului trebuie s fie privite n contextul istoric
Epigrafia (gr. epi = deasupra, pe; grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care se ocup cu
studiul (descifrarea i interpretarea) inscriptiilor pe materiale dure: piatr, metal (plumb, bronz, aur, argint),
oase, sidef, filde, lemn, piele, muama, argil, tencuial, sticl, geme, camee, sigilii, inele (inscriptia de pe
veriga inelelor), ponduri i chiar pe stnci (cum este de exemplu inscriptia lui Darius de la Behistun) n limbile
vorbite odinioar sau mai recente. Ea nu-i limiteaz cercetarea la operele cu caracter solemn, cu continut
juridic, religios, funerar arhitectonic, ci studiaz numeroase produse i nscrisuri cum ar fi: cuvinte, litere
izolate, semnturi, nume proprii, formule, mrci de fabric, nume de unitti militare, scrierile trasate de mn
pe monumente -graffiti. Obiectul epigrafiei l constituie nu numai inscriptiile greceti i latine, ci i cele
egiptene, sumeriene, asiriene, hittite, etrusce, punice, miceniene etc. Justa interpretare a izvoarelor epigrafice se
afl #n str$ns legtur cu filologia, papirologia, numismatica i ele furnizeaz date deosebit de pretioase
pentru cunoaterea proceselor istorice.
Paleografia (gr. palaios = vechi, grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care are drept obiect de
cercetare izvoarele scrise vechi, respectiv cunoaterea, descifrarea i transcrierea lor. Prin aceasta ea furnizeaz
informatii pretioase privind materialele pe care s-au scris n timp izvoarele paleografice, instrumentele de scris,
precum i evolutia grafemelor (a literelor). De asemenea tot paleografia ofer date importante pe baza crora se
pot identifica originalele i copiile, se pot sesiza falsurile. Apoi tot ea este aceea care determin, ,,n lipsa datei
cronologice sau tipografice, epoca i locul unde s-a scris un text paleografic
Paleograful studiaz crtile manuscrise, fie n form de sul, fie codice, precum i documentele, respectiv
textele care ,,au la baz un emitent i un destinatar, pstrate toate acestea n biblioteci, muzee i arhive publice,
ct i n colectii particulare Aadar paleografia se ocup numai cu cercetarea textelor care au fost scrise cu
stilul, condeiul i pana pe table de lemn cerat, pe papirus, pe pergament, pe hrtie.
,,Paleografia i propune s ofere cunotintele necesare nu numai istoricilor, ci i arhivitilor i
bibliotecarilor care pstreazi se ngrijesc de motenirea scris a timpurilor trecute
Paleografia se afl n strns legtur cu o serie de tiinte auxiliare: epigrafia, numismatica, genealogia,
sigilografia, diplomatica, arhivistica, cronologia, codicologia, heraldica, metrologia, bibliologia. Dintre toate
acestea cea mai apropiat i este epigrafia. Pe de o parte fiindc litera, nainte de a fi spat n piatr, era mai
nti desenat cu creti apoi n domeniul prescurtrilor acestea sunt fie identice, fie asemntoare.
Bibliologia (gr. biblion = carte, logos = vorbire), cu subdiviziunile ei: istoria crtilor ia bibliotecilor,
bibliografia, biblioteconomia, bibliotecografia -este tiinta auxiliar care se ocup de carte i de munca n
bibliotec. Obiectul acestei tiinte include: istoricul scrisului, folosit n codice, n crti manuscrise, suportul
su, instrumentele de scris, tehnica tiparului, fabricarea, legatul i ilustrarea crtii, punerea ei n circulatie,
publicatiile bibliografice, organizarea bibliotecilor, alctuirea cataloagelor.
Bibliotecile, ca detintoare ale tezaurului de cunotinte i ca centre de difuzare ale acestora, sunt verigi
ale culturii n orice timp i societate, continund s fie i n epoca contemporan izvoare de cultur. Este
cunoscut faptul c de la aparitia televiziunii i a calculatoarelor, numrul crtilor n lume nu a sczut, ci,
dimpotriv, a crescut de aproape patru ori. Aadar, n viitor cartea va fi n continuare principalul mijloc de
nvtare, de educatie, de creatie i de cercetare.
Codicologia (lat. codex, icis = scoart, carte, tblit de scris, condic, registru; logos = vorbire) este acea
tiint auxiliar care are ca obiect studiul crtilor manuscrise, materialul de scris, formatul, tierea perforarea
i linierea filelor, instrumentele de lucru, felul n care s-a alctuit codexul, signatura, tehnica ornamentrii,
legtura lui, specia de lemn folosit, natura i culoarea pielii care acoper scoartele, procedeele fixrii
acestora, ornamentele lor, depistarea eventualelor fragmente de texte folosite la ntrirea scoartelor. Pe lng
acestea, codicologia are n sarcina ei i ntocmirea i publicarea unor instrumente specifice de lucru cum ar fi:
inventare, cataloage, diferite repertorii de colectii i colectionari, de manuscrise datate sau nedatate, sau incorect
datate. Pentru a putea crea instrumentele de lucru, codicologia trebuie s apeleze i la alte tiinte auxiliare cum
ar fi: paleografia, epigrafia, criptografia, bibliologia, cronologia, filigranologia, diplomatica, critica textelor i
altele.
Evolutia codicelui nu se poate ntelege fr cunoaterea evolutiei scrierii i dei grafia nu este obiectul
de studiu al codicologiei, se recurge n primul rnd lapaleografie. n multe codice exist pasaje scrise cu litere
capitale folosite n scrisul pe materiale dure de descifrarea cruia se ocup epigrafia.
Pentru a se lmuri unele fragmente din codice scrise n criptogram, codicologul trebuie s utilizeze
cunotinte de criptografie, care este tiinta textelor criptice (secrete, cifrate i a descifrrii acestora). De
asemenea, pentru a afla cum a fost alctuit o carte manuscris de-a lungul timpului sunt necesare i cunotinte
de bibliologie.
Dup cum, pentru datarea codicelui, pentru studierea ornamentelor sale i a materialului din care este
confectionat, codicologul trebuie s apeleze la cronologie, iconografie, istoria artelor, i chiar la papirologie. De
asemenea natura diferit acodicelui impune istoricului cunotinte din domenii diverse: muzic, medicin,
teologie, hagiografie.
Cronologia (gr. cronos = timp, logos = vorbire) este tiinta auxiliar a istoriei care are ca obiect stabilirea
exact a datelor, a evenimentelor istorice, a documentelor. Istoricul i bibliologul trebuie s cunoasc
principiile sistemului cronologic practicat pn n epoca contemporan, trebuie stie s raporteze elementele
cronologice din documente la modul de datare contemporan. Datarea izvorului are o important deosebit
deoarece este tiut faptul c un document nu poate intra n circuitul tiintific, nu poate fi folosit dac nu este
datat corect, iar o datare greit duce la concluzii eronate. Cronologia recurge la paleografie pentru a putea citi
grafia datelor, dar i paleograful, la rndul su, apeleaz la cronologie pentru descifrarea elementelor
cronologice principale i secundare i transpunerea lor n datele erei noastre.
Genealogia (gr. genos = neam, logos= vorbire) este una dintre cele mai importante tiinte ale istoriei. Ea
studiaz naterea i evolutia neamurilor i a familiilor nrudite care se stabilesc ntre persoanele unei epoci
date, precum i rolul pe care aceste nrudiri l joac n desfurarea unor evenimente istorice, satisface o
,,frntur din nesfrita sete de cunoatere a omului.
Genealogia folosete ca izvoare mai ales registrele de stare civil care cuprind nateri, cstorii, decese,
registrele parohiale cu date privind cstoriile, decesele, nmormntrile, diplomele de nnobilare, nltri n
grad, foile de zestre, testamente, pomelnice, inscriptii funerare, registre de ranguri nobiliare i altele. ,,Istoria, cu
ajutorul genealogiei, poate cunoate succesiunile (limpezete deci i cronologia), dar poate afla i explicatii sau
realiza portrete prin cunoaterea ascendentei unei figuri oarecare (). Se pot crea chiar sisteme de gndire
istoric bazate pe succesiunea generatiilor (). Numai genealogia poate da elemente esentiale pentru
cunoaterea locului pe care l ocup omul n societate din punct de vedere istoric, juridic, etnic i biologic
Cercetrile genealogice dau posibilitatea cunoaterii mai aprofundate a anumitor personalitti care au fost
n centrul unor evenimente. Fr cercetrile cu caracter genealogic, fr descifrarea prin aceast filier a
rolului i pozitiei diferitelor persoane n societate, multe aspecte rmn neelucidate.
Genealogia sprijin cercetrile istorice i chiar bibliologice i docu-mentare, furniznd date pentru
rezolvarea problemelor de cronologie, lmurete unele chestiuni de istorie social. politici cultural.
Anumite informatii sunt furnizate i tiintelor juridice prin explicarea formelor juridice de proprietate i de
succesiune. Cunoscndu-se progresia numeric a naterilor, se pot rezolva multe probleme de demografie
istoric, mai exact de statistic demografic. Dup cum, prin ntocmirea unui arbore genealogic i a unor
tabele a naterilor, se pot da lmuriri cu caracter economic, cum ar fi spre exemplu, creterea i descreterea
averii unor mari familii n diverse epoci istorice etc.
Genealogia se afl ntr-un proces de continu nnoire, tinnd pasul cu o serie de alte tiinte auxiliare i
domenii cu care se afl n corelatie: cronologia, demografia, antropologia.
Sigilografia sau sfragistica (lat. sigillum, = pecete, semn, sigiliu; gr. sfragis = sigiliu, logos = vorbire) este
tiinta care se ocup cu studierea sigiliilor sub toate aspectele.
Sigilografia are drept obiect descrierea, att a materialelor, ct i a impresiunilor sigilare care sunt studiate
din punct de vedere istoric, artistic, tehnic, juridic, diplomatic. Tot aceasttiint se ocupi de modalittile de
aplicare a sigiliului, de depistarea falsurilor sigilare, precum i de conservarea i restaurarea lor.
Sigiliile s-au conservat sub dou aspecte: ca tipare sau matrice de metal, gravate negativ i ca peceti,
adic impresiuni pozitive ale acestora., realizate n cear, hrtie, lut, fum, cerneal.
La rndul lor tiparele sigilare sunt i ele izvoare documentare deosebit de importante, transmitnd
pretioase informatii referitoare la arta gravrii. Ele pot elucida i anumite probleme de genealogie, deoarece
matricele sigilare ale diverilor demnitari, personalitti, familii etc., au fost pstrate i transmise din generatie
n generatie.
Sigiliile ca i monedele au un ,,caracter de oficialitate, de garantie, care le d o valoare exceptional ca
izvoare pentru cunoaterea trecutului. Monedele sunt garantate de puterea suveran, sigiliile dei eman
adeseori de la institutii sau persoane particulare, prezint garantii suficiente prin nsui faptul c menirea lor
este tocmai s certifice autenticitatea unui act
Tot aceste izvoare furnizeaz pretioase informatii privind organizarea cancelariilor, a modului de
autentificare a actelor publice sau particulare.
Sigiliile constituie izvoare care pot ilustra n mod special anumite evenimente, ele pstreaz informatii
pretioase privind istoria unor zone, unor orae, unor institutii. Este izvorul care pstreaz, sintetizeazi
transmite generatiilor mai noi simbolurile strmoilor. Sigiliul, de foarte multe ori, mai ales n epoca modern,
a constituit un mijloc de exprimare a idealurilor nationale i, n consecint, pentru istorie constituie o surs
deosebit de pretioasi interesant, dar dificil de descifrat prin nsi complexitatea problemelor ce le contine.
Cercettorului din domeniul istoriei i bibliologiei i sunt necesare i cunotinte de heraldic pentru
folosirea ct mai exact a izvoarelor. Din cadrul surselor istorice ea utilizeaz pecetile, monedele, inscriptiile de
pe pietrele de mormnt, monumentele de arhitectur, diplomele etc.
Heraldica (lat. medieval heraldus, hraut = crainic) are drept obiect stabilirea principiilor teoretice,
cercetarea, cercetarea, interpretarea i evolutia stemelor unui stat, ora, familie, corporatie etc. Tot ea este aceea
care fixeazi studiaz aspectele teoretice ale unei steme, precum i alctuirea acestora.
Heraldica este un factor de civilizatie iar izvoarele acestei discipline dovedesc, odat n plus,
ntreptrunderea dintre istorie i art.
Pentru interpretarea just a izvoarelor, pentru redarea ct mai fidel a adevrului, istoricul i orice
cercettor i documentarist trebuie s poat citi i ntelege elementele heraldice, trebuie, altfel spus, s posede
tehnica descifrrii stemelor sau a blazoanelor, care constituie elementul fundamental al heraldicii.
Heraldica, prin izvoarele sale speciale pe care le pune la dispozitia cercettorilor, prin simbolistica sa,
constituie un domeniu deosebit de important pentru cunoaterea proceselor sociale, politice i culturale ale
societtii omeneti. Prin descifrarea izvoarelor heraldice se poate ntelege mai bine mentalitatea lumii
medievale n general, moravurile i obiceiurile, de multe ori ele servind la ,,descifrarea ncrengturilor
genealogice, adesea foarte ncurcate. Ea a constituit, de asemenea i un domeniu larg de manifestare a
contiintei nationale, domeniu pe care romnii l-au folosit din plin. Lupta pentru independent i pentru unitate
national este evidentiati de simbolurile heraldice care au servit i ca arme de lupt pentru realizarea acestor
deziderate.
Metrologia (gr. metron = msur, logos = vorbire) este tiinta care se ocup cu studiul msurilor fixe sau
variabile. Msurile determinate de om prin calcule au variat dup timp i dup loc, formnd adevrate sisteme.
Cunoaterea acestor sisteme este necesar pentru folosirea ct mai exact a izvoarelor pentru ntelegerea
izvoarelor istorice ale unor epoci, pentru ntelegerea mai ales a problemelor economice ale epocii. Apoi istoria
unittilor de msur este legat strns de istoria schimbului de produse.
Metrologia este legtur cu paleografia prin lectura corect a izvoarelor paleografice care cuprind
elemente metrologice, iar precizarea timpului de aparitie a msurilor sau a greuttilor ajut paleografia la
datarea izvoarelor sale lipsite de dat. Ea ofer de asemenea elemente foarte importante pentru studierea
monedelor.
Numismatica (gr. nomisma = moned) este tiinta auxiliar a istoriei care are drept obiect de studiu
moneda (analizat sub toate aspectele).
Numismatica are n vedere tipurile monetare, descrierea lor, descifrarea legendelor, materialul din care sunt
confectionate, raporturile dintre diferitele categorii de monede, circulatia monetar, alctuirea corpurilor de
monede. Medalia constituie i ea un document metalic al unei epoci istorice. Ea este pentru contemporani, dar
mai ales pentru urmai, un prilej de ntelegere a importantei acordate unor probleme ale vietii societtii
respective, unor personalitti care prin activitatea desfurat au contribuit la propirea societtii omeneti,
unor societti i a unor institutii. O ramur a numismaticii se ocup de medalii i plachete: medalistica.
Moneda, prin natura sa specific a fost destinat s fie o valoare circulatorie, constituind un instrument de
lucru practic (dar i teoretic) deosebit de important n analiza vietii economice, sociale, politice i culturale a
societtii omeneti. n cadrul ei, modena poate fi o msur a valorii, deci un instrument de schimb, poate fi un
intermediar al schimburilor i o rezerv de valoare.
n acest ultim caz, tezaurele monetare pot furniza informatii pretioase de natur numismatici
economic, privind raportul dintre monedele autohtone i cele care circul concomitent cu ele, orientarea
economic a statului respectiv, orientare care este n strns legtur cu politica extern etc.
Moneda a constituit i constituie n prezent o anten deose&it de sensi&il a vietii economice,
sociale, politice i culturale a unei societti. De aceea, ea nu este numai un instrument fiscal, ci a fost i un
mijloc de a actiona asupra unei conjuncturi economice, sociale i politice. Aparitia, evolutia, rspndirea ei
pn la tezaurizare re!lect gradul de dezvoltare a societtii care a emis-o i n cadrul creia circul. n
acelai timp moneda contine numeroase elemente ponderale i de valoare intrinsec, elemente iconografice,
heraldice, epigrafice i sigilografice care, pentru a putea fi ntelese, necesit vaste cunotinte teoretice i o
ndelungat experient practic.
Prin natura sa special, studiul monedei reprezint un domeniu deosebit de complex, i de complicat n
acelai timp, al cercetrii istorice. n toate epocile moneda constituie un izvor important pentru studierea
nivelului economic al unui popor, pentru determinarea i ntelegerea fluctuatiilor economice, a crizelor din acest
domeniu, aparitia falsurilor monetare, deprecierile din titlul metalului pretios, monede cu miez de aram etc., O
interpretare ct mai complex a descoperirilor monetare dintr-o zon, conduce la o prezentare ct mai exact a
vietii comerciale, a circulatiei bunurilor economice; se pot realiza interesante raporturi valorice ntre monedele
diferitelor tri, se poate stabili puterea de cumprare a membrilor societtii ntr-o anumit perioad etc. Istoria
finantelor unui stat nu se poate scrie fr date despre circulatia monetar,fr izvoare scrise referitoare la
echivalenta monedelor.
Prin particularittile sale, moneda reprezint aadar, un izvor de o deosebit nsemntate pentru
studierea istoriei, deoarece aa cum afirma marele numismat francez Ernest Babelon, ,,o colectie de monede este
un depozit oficial de documente contemporane care n-au putut fi alterate n decursul timpurilor prin transcrieri
greite, prin interpolri voite, prin suprimri arbitrare sau incontiente. Ele sunt martorii oculari i oficiali,
chematifr ncetare s fac mrturisiri n vasta anchet pe care tiintele istorice o ntreprind din diferite
puncte de vedere asupra trecutului omenirii: o moned este, mai adeseori dect se crede, singurul document
autentic care a ferit de profanarea uitrii un eveniment istoric.
Arhivistica este tiinta care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele, ca pstrtoare de vestigii i
antichitti, ca pstrtoare a contiintei de sine a popoarelor, constituie conditia sine qua non pentru
reconstituirea istoriei unui popor.
tiinta arhivistic, prin cercetrile ei fundamentale i aplicative, are drept scop crearea celor mai bune
conditii pentru munca n arhive. Indiferent de forma pe care o au astzi materialele arhivistice, toate arhivele din
lume contin izvoare istorice care lmuresc aspecte economice, sociale, politice, culturale ale unui popor sau se
refer la relatiile internationale.
tiintele auxiliare ale istoriei s-au format ntr-o perioad ndelungat de timp. nc din antichitate s-a
recurs la izvoarele epigrafice i la arhive, ceea ce presupunea cunotinte deosebite. n evul mediu interpretarea
mrturiilor istorice era, de multe ori, contradictorie i chiar inexact, ceea ce a dus la elaborarea unor reguli de
cercetare i a unor reguli de publicare tiintific a izvoarelor istorice. Se ncepea astfel constituirea tiintelor
auxiliare traditionale nc din secolul al XVI-lea, cum a fost heraldica i genealogia. Dar cele mai multe dintre
tiintele auxiliare s-au constituit ca atare n secolul al XVII-lea, iar n cel urmtor unele dintre ele au devenit
chiar obiect de studiu n unele universitti europene.
PRINCIPALELE OPERA>IUNI ARHIVISTICE
Selecpionarea, ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele Arhivelor Napionale
n Arhiv, documentele au intrat i continu s intre organizate fie n fonduri i colectii cu instrumente
de evident, fie dezorganizate, fr instrumente de evident. n acest din urm caz se efectueaz o serie de
operatiuni arhivistice.
Selectionarea este operatia de baz din activittile arhivistice, constnd n stabilirea valorii
documentelor n vederea pstrrii celor cu valoare practici istorico-documentari a eliminrii celor fr
valoare; are ca principale obiective: stabilirea izvoarelor documentare de important tiintific; ceea ce trebuie
pstrat, avnd valoare documentar-istoric.
Selectionarea se efectueaz conform unor principii i pe baza unor criterii bine stabilite.
Principiile de selectionare sunt urmtoarele:
a) Principiul concep/iei istorice este principiul conform cruia, n aprecierea valorii documentelor, o
important deosebit o au conditiile n care i-au desfurat activitatea, rolul jucat, pozitia n care s-a aflat
creatorul de fond;
b) Principiul complexit/ii impune ca valoarea documentului s nu fie apreciat separat, pe fonduri, ci
n functie de interdependenta i legturile reciproce ale creatorilor de fonduri, de relatiile documentelor dintr-un
fond cu cele ale altor fonduri;
c) Principiul istorismului are n vedere perspectiva folosirii acestora n viitor, impunnd necesitatea de a
tine seama nu numai de punctul de vedere al prezentului, ci i de perspectiva cnd, n legtur cu alti factori,
documentele pot cpta alt nsemntate;
d) Principiul multilateralit/ii este acela care pretinde c aceast apreciere s se realizeze avnd n
vedere documentul n ansamblul fondului i nu n cadrul grupelor, seriilor, compartimentelor.
Criteriile care stau la baza acestei operatiuni sunt urmtoarele: criteriul cantittii, criteriu
caracteristicilor externe, criteriul frecventei n cadrul F.A.N., criteriul importantei (creatorului de fond), criteriul
tipologic al unittilor arhivistice, criteriul valorii practice i criteriul vechimii unittilor arhivistice. n situatia
n care dintr-un fond, pentru anumiti ani, exist putine documente, se retin toate documentele existente din anii
respectivi.
Documentele din perioada feudal de obicei nu se selectioneaz.
Din documentele create de la 1821 la 1878 n >ara Romneasci Moldova i pn n 1920 n
Transilvania, Banat i Bucovina se elimin, n mod cu totul exceptional, numai acelea considerate a fi lipsite de
orice valoare documentar sau practic. Selectionarea acestora trebuie s fie avizat de Directorul General al
Arhivelor Nationale.
Documentele care se elimin din fondurile inventariate sunt trecute n inventare cu rubrici speciale, iar
n inventarul fondului, la pozitia respectiv, la rubrica Observatii, se trece litera S (Selectionat).
n cazul fondurilor neordonate, selectionarea se efectueaz bazndu-se n special pe gruparea
documentelor ce urmeaz a fi eliminate pe categoriile stabilite prin planul metodic de lucru. Apoi se nscriu la o
singur pozitie n inventarul care se realizeaz.
Inventarele documentelor care se elimin sunt nsotite de un proces-verbal ntocmit i semnat de
arhivistul sau colectivul care ordoneazi inventariaz fondul. Apoi se supun confirmrii Comisiei de
Selectionare, care functioneaz n cadrul DANIC. Dup caz, pot fi supuse aprobrii de ctre eful directiei
judetene.
Ordonarea
Problema ordonrii materialelor arhivistice ipstrarea lor n ordine a preocupat institutiile arhivelor de
la nceputurile ei.
Ordonarea este operatiunea arhivistic prin care documentele se grupeaz n fonduri i colectii, potrivit
unui criteriu prestabilit: cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondenti
etc. Criteriul este ales n functie de cantitatea i calitatea documentelor. Ordonarea documentelor se face n mod
diferit la fondurile ce contin documente din perioada feudal fat de cele ce contin documente din perioada
moderni contemporan.
Ordonarea documentelor se face n mai multe etape: 1) fondarea sau delimitarea fondurilor arhivistice
sau ordonarea pe fonduri; 2) ordonarea documentelor n cadrul fondului; 3) constituirea unittilor arhivistice -
dosare i ordonarea cronologic n interiorul acestora.
1) Fondarea
De multe ori, documentele mai multor fonduri s-au predat la Arhive amestecate, s-au predat
dezorganizate, fr instrumente de evident etc. n acest caz trebuie stabilit apartenenta la fond, tinndu-se
seama de urmtoarele lucruri: apartenenta se stabilete pe baza adresei destinatarului (care poate fi unitate,
persoan etc.), a tampilei de nregistrare, a rezolutiilor, a notelor tergale, a sistemului de arhivare, a
continutului actelor, a semnturilor. Exemplele doi i trei ale actelor expediate apartin fondului unittii care le-
a emis. Actele intrate apartin institutiei care le-a primit.
Emitentul se stabilete dup elementele din antet, dup semnturi, dup continutul actului.
Documentele care rezult din activitatea institutiei, din exercitarea atributiilor functiilor, administrarea
bunurilor proprii, fac parte din fondul organizatiei sau persoanelor fizice care le-au creat.
Publicatiile preluate mpreun cu fondurile arhivistice, dac nu fac parte din unittile arhivistice
constituite, se predau la biblioteca documentar. Se alctuiete o list alfabetic a acestora, continnd i cotele
din bibliotec, i se anexeaz la inventarul fondului. Trebuiesc respectate urmtoarele principii arhivistice: 1)
principiul apartenen/ei la fond (sau al provenientei) -documentele create de o institutie formeaz un singur
fond, unde nu-i au locul alte materiale create de alte institutii; 2) principiul integrit/ii fondului -materialele
arhivistice create de o institutie trebuie s se pstreze la aceeai arhiv; 3) principiul provenien/ei teritoriale
sau al teritorialittii. n cazul arhivelor din teritoriile cedate, arhivele urmeaz teritoriul, realizndu-se ulterior
microfilme. n cazul arhivelor din tar, filialele Arhivelor Nationale concentreaz n depozitele lor fondurile
arhivistice create pe teritoriul judetului respectiv. Arhivele create ntr-un anumit teritoriu sunt legate de el i
apartin colectivittii care locuiete acea unitate teritorial-administrativ; 4) principiul istorismului -care duce la
fragmentarea n mai multe fonduri a materialelor documentare provenite de la acelai creator, n functie de
ornduirile sociale.
n ultima vreme, arhivistica romneasc pune accentul pe principiul integrittii fondului, cruia i se
subordoneaz cel al istorismului.
n ceea ce privete denumirea fondului, este aceea care reprezint ultima titulatur oficial a
creatorului su; n cazuri exceptionale, se d titulatura cea mai bine cunoscuti folosit de creator o perioad
ndelungat.
La fondurile personale i familiale, numele creatorilor vor constitui i numele acestora.
2) Ordonarea documentelor n cadrul fondului
Dup ce s-a realizat apartenenta la fond, urmeaz etapa ordonrii documentelor n cadrul acestuia.
Ordonarea trebuie s redea ordinea initial a documentelor, fiind foarte atenti la logica dup care au fost create
fondurile.
Ordonarea i fiarea documentelor feudale se face diferit fat de cele din perioada moderni
contemporan.
Acestea se fieaz mai nti pentru a se cunoate data, continutul, emitentul, destinatarul i dup aceea
se ordoneaz.
Documentele din epoca moderni contemporan se ordoneaz nti i apoi se fieaz. La ordonarea
documentelor din perioada feudal se parcurg urmtoarele etape:
a) gruparea documentelor dup forma exterioar (foi volante, condici, dosare etc.);
b) fiarea fiecrui document;
c) ordonarea fielor conform principiului ales i apoi ordonarea documentelor asemntoare fielor;
d) cotarea definitiv a fielor i documentelor;
e) ntocmirea inventarului.
Unele fonduri pot avea instrumente contemporane de evident, cum este cazul fondurilor oreneti i
ale comitatelor din Transilvania. n acest caz, ordonarea va ncepe cu acestea, urmndu-se schema de organizare
a institutiei, iar documentele ordonndu-se cronologic pe probleme.
Fondurile din perioada moderni contemporan, compuse n dosare, n cantitate nu prea mare, se
ordoneaz n prima etapi apoi se fieaz.
Criteriul este stabilit n functie de cantitatea i calitatea documentelor ce urmeaz a fi ordonate.
Principalele criterii de ordonare sunt urmtoarele:
a) cronologic-structural -pentru fondurile create de organizatii care au avut compartimente i care au
suferit numeroase transformri. Documentele se ordoneaz pe ani, iar n cadrul anilor pe compartimente.
b) structural-cronologic -pentru fondurile organizatiilor care au avut aceeai form de organizare sau au
suferit putine modificri. Ordonarea documentelor se face pe compartimente, iar n cadrul lor pe ani i n cadrul
anilor pe probleme. Schema urmeaz fidel organizarea institutiei.
c) cronologic pe probleme -pentru fondurile create de organizatii care nu au avut compartimente sau
cnd nu se poate stabili cror compartimente au apartinut documentele i pentru fondurile cu putine documente.
Documentele se grupeaz pe ani, iar n cadrul anilor pe probleme.
d) cronologic -pentru fondurile organizatiilor ale cror materiale au fost organizate n acest fel, iar
reconstituirea poate fi fcut cu ajutorul instrumentelor contemporane de evident. Documentele se grupeaz
potrivit datei crerii lor. Dac data emiterii lipsete, se ia n considerare data nregistrrii documentului. n
ordonarea documentelor scrise pe acelai suport se va tine seama de data celui mai vechi document.
e) alfabetic -pentru unele compartimente ale unor organizatii i se refer numai la anumite categorii de
unitti arhivistice. Este cazul dosarelor de personal, dosare de clienti etc. Gruparea unittilor arhivistice se face
n ordine alfabetic.
Alte criterii de ordonare ar mai fi ordonarea pe probleme, nsemnnd gruparea documentelor n functie
de problemele la care se refer; ordonarea pe domenii -se realizeaz grupnd documentele dintr-un fond sau
colectie arhivistic pe domeniile (moiile) la care se refer. Se practic mai ales n cazul fondurilor
ecleziastice, familiale i personale; ordonarea pe coresponden/i -se realizeaz prin gruparea unittilor
arhivistice n functie de emitenti; gruparea pe categorii -se efectueaz n cazul gruprii registrelor unui fond n
dou categorii: registre instrumente de evident i informare i alte genuri de registre.
3) Constituirea unit/ilor arhivistice -dosare -i ordonarea documentelor n interiorul acestora
n cazul n care fondurile nu au dosarele constituite, este necesar operatia de constituire a acestora.
Constituirea dosarelor se face pe probleme i, n cadrul acestora, cronologic. Potrivit acestui criteriu,
documentele din luna ianuarie vor fi la nceputul dosarului, iar cele din decembrie la sfrit, n ordinea
constituirii lor. Data documentelor se stabilete dup data nregistrrii pentru cele intrate i dup data emiterii
pentru cele expediate. Anexele i referatele se conexeaz la actele de baz; se adaug, de asemenea,
rspunsurile i revenirile.
Dup constituire, dosarele se vor coase sau lega ntre dou cartoane flexibile i fiecare dosar va avea la
nceput i la sfrit cte o fil liber. Nu trebuie s depeasc 300 de file.
Pe coperta superioar se va scrie: denumirea organizatiei creatoare a fondului, denumirea
compartimentului, numrul unittii arhivistice conform inventarului, datele extreme ale dosarului, numrul
filelor.
Fiecare fil a dosarului se numeroteaz cu creionul negru n coltul din dreapta, sus; fiecare dosar ncepe
cu fila nr. 1.
Dup ce s-au cusut i dup ce s-au verificat i numerotat dosarele, se certific pe fila alb de la
sfrit. Certificare cuprinde: numrul filelor n cifre i litere, data certificrii, numele clar i semntura celui
care a fcut certificarea. Dup ordonare se ncepe fiarea documentelor.
Fiarea documentelor
Reprezint operatiunea de transpunere succint a continutului documentului i a elementelor de
identificare ale acestuia.
Fia este un dreptunghi din carton, de aceeaimrime, care se completeaz cu urmtoarele elemente: 1)
cmp rezervat pentru trecerea codurilor; 2) indicii; 3) data documentului; 4) locul emiterii; 5) cota; 6)
caracteristici; 7) cuprinsul documentului; 8) data ntocmirii fiei; 9) numele arhivistului care o ntocmete.
Inventarierea
O dat ncheiat ordonarea materialului arhivistic, se poate trece la inventariere. Inventarierea este o
operatiune de mare rspundere fat de documente i fat de cercettori. Ea const n luarea n seam a
unittii arhivistice n urma creia rezult inventarul fondului sau al colectiei.
Inventarierea se face pe baza fielor redactate definitiv i clasate n aa fel nct s se constituie fondul
n clasele i seriile sale originare.
Inventarul este forma cea mai obinuit de evident i are scop dublu: pe de o parte s asigure
o ct mai rapidi complet informare despre o tem dat, iar pe de alt parte s serveasc de control i de
verificare, impunnd responsabilitatea administrativ pentru fiecare document dintr-un depozit de arhiv.
Inventarul pune clar n lumin structura nsi a institutiei creatoare. El oglindete un fond n ntreaga sa
complexitate: dosare, registre, pergamente, mape, pachete, suluri etc.
Inventarul rezult din transcrierea fielor clasate reprezentnd descrierea analitic a fiecrei unitti
arhivistice din fond. Fiecare partid din inventar are un numr, fie c este vorba de o singur pies, fie c este
vorba de un dosar. Numerele sunt continue.
Inventarul are ca prefat n care se dau o serie de lmuriri privind istoricul fondului, cantitatea de
documente, subcapitolele inventarului, sistemele de arhivare folosite, starea de conservare a documentelor,
observatii de ordin general. Se dau, de asemenea, informatii privind abrevierile folosite. La sfritul inventarului
se ataeaz bibliografia utilizat pentru ntocmirea prefetei i pentru realizarea inventarului i indicele care
este foarte util n cazul inventarelor care cuprind mai multe volume. Indicele poate fi: onomastic, topografic sau
general.
Inventarierea se poate face prin dou metode: metoda directi metoda indirect sau fie. Metoda
direct presupune munca direct cu materialele documentare; inventarierea se realizeaz nemijlocit cu
documentele. Toate datele se trec direct pe coperta dosarului i de aici direct n inventar.
Prin metoda indirect se ntelege executarea inventarierii pe baz de fi. nti se realizeaz fiele i
apoi acestea se nregistreaz, respectiv se face inventarierea ntr-un registru, cu o rubricatie special.
Inventarul este deci un registru n care sunt transcrise ntr-o anumit ordine fiele documentelor unui
fond sau colectii. El este un instrument de evident obligatoriu i primul instrument de informare indispensabil
att arhivistului, ct i oricrui cercettor. Aadar, are un caracter administrativ, enumernd documentele
fondului i servind i controlului financiar, pe baza lui putndu-se verifica existenta sau lipsa documentelor. n
acelai timp, are i functie de informare, deoarece oferi cota documentelor. n acest sens, ele se includ pe
calculator, servind sistemele informationale generale.
Inventarele se dactilografiaz n trei exemplare pe formulare tiprite. Un exemplar se d la Sala de
studii, altul la depozitul care pstreaz fondul i al treilea la evidenta centralizat a fondurilor i colectiilor.
Rubricatia pentru documentele foi volante:
a) nr. curent - se d numr n continuare documentelor din fond;
b) numrul de inventar -se trec numerele documentelor dup fie n ordinea acestora, fondurile feudale,
ordonate pe pachete, vor avea numerele ncepnd de la 1 pentru fiecare pachet;
c) data i locul de emitere;
d) observatii.
Rubricatia pentru dosare:
1) Numrul de inventar -se trec numerele dosarelor, ncepnd de la 1 pentru fiecare parte
structural sau an, respectnd numerele date pe fie; 2) Numrul vechi al unittii arhivistice - n cazul
fondurilor neinventariate; 3) Cuprinsul unittii arhivistice; 4) Datele extreme; 5) Numrul filelor; 6)
Observatii.
Ordonarea i inventarierea documentelor din fondurile personale i familiale
Prin fond personal se ntelege totalitatea documentelor create sau primite n decursul vietii i
activittii unei persoane fizice, sistematizate pe diferite criterii determinate n general de felul activittii depuse
de persoana respectiv (Dic/ionar al tiin/elor speciale, p.121).
Un astfel de fond cuprinde: actele personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau strine de
arhiv ale persoanei respective, lucrri proprii tiprite, cu adnotri, acte privind activitatea tiintific, politic,
cultural, obteasc etc. (ibidem).
Prin fond familial se ntelege totalitatea documentelor create de membrii unei familii sau de membrii
mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau nrudite prin aliant (ibidem). Schema de ordonare a
documentelor personale cuprinde urmtoarele grupe de documente:
a) Documente personale ale creatorului fondului: acte de stare civil, de studii, diplome nobiliare,
testamente, acte de numire n functii, genealogii, paapoarte, decrete de conferire a unor ordine i medalii,
diverse legitimatii etc.
b) Documente rezultate din ndeplinirea de ctre creatorul de fond a unor functii de rspundere, misiuni
de stat, din activitatea desfurat n viata politic, militar, social, economic, tiintific, cultural,
artistic, de cult etc.
c) Documente rezultate din administrarea i exploatarea posesiunilor: acte de proprietate, de vnzare-
cumprare, motenire, arendare, procesele de proprietate, de administrare a averii, conscriptii, catagrafii, urbarii
etc.
d) Manuscrise i copii ale lucrrilor tiintifice, literare, artistice ale creatorului de fond sau ale altor
persoane. Tot n aceast grup se pot aduga: memorii, jurnale, carnete cu nsemnri zilnice.
Materialele cu caracter tiintific se vor ordona tematic, iar n cadrul fiecrei teme, cronologic. Ciorne,
conspecte, variante ale unor lucrri, toate se aeaz dup lucrrile respective.
Manuscrisele literare se ordoneaz pe genuri literare: proz, poezie, dramaturgie.
n interiorul fiecrei partide, acestea se ordoneaz cronologic.
e) Corespondenta personal: scrisori primite de creatorul de fond de la diferite persoane, institutii din
tar, din strintate, conceptele scrisorilor trimise.
n cazul n care exist o cantitate mare de corespondent, aceasta se poate mprti n dou:
corespondent primiti corespondent trimis.
Corespondenta primit se ordoneaz alfabetic pe emitenti i, n cadrul acestora, cronologic. cea
trimis, conceptele, se ordoneaz alfabetic pe destinatari i, n cadrul acestora, cronologic.
Anexele scrisorilor i conceptelor rspunsurilor care se gsesc mpreun cu scrisorile primite nu se
separ de scrisori.
f) Documente despre creatorul de fond: articole, note, memorii, monografii, studii privind viata i
activitatea sa, tieturi din pres, cu referiri la activitatea sa, recenzii ale lucrrilor sale.
Acestea se ordoneaz alfabetic dup autori sau cronologic.
g) Instrumente contemporane de evident ale fondului.
h) Documente ale altor persoane i familii, altele dect ale creatorului fondului. n aceast grup se
aeazi colectiile de documente etc. ale creatorului fondului. Ele se consemneaz anexe ale fondului personal
sau familial.
i) Lucrri artistice i reproduceri de art ca: desene, stampe, gravuri, crti potale ilustrate. Acestea se
ordoneaz tematic sau alfabetic, dup autorul lor.
j) Documente fotografice -diapozitive, fotografii, albume de fotografii. Ele se vor depozita la fototec,
dar la rubrica Observa/ii din inventar se vor trece cotele pe care le-au cptat la serviciul Fototec.
Schema de ordonare a fondurilor familiale
1) Grupa documentelor care se refer la ntreaga familie: privilegii, nscrisuri, acte de proprietate, acte
privind istoria familiei, genealogii, monografii, acte personale legate de bunurile familiale, investitii, constructii
edilitare, acte de administrare a arhivei familiale.
2) Fondurile personale ale membrilor familiei, care se ordoneaz pe persoane, urmnd schema
fondurilor personale.
3) Corespondenta-aezat pe destinatari i, n cadrul lor, alfabetic pe emitenti i apoi cronologic.
4) Acte publice -rezultate din activitatea publici obteasc a membrilor familiei, ordonate cronologic
sau pe probleme.
5) Diverse -grup ce va cuprinde documente ce nu se ncadreaz la nici o partid. Aceste documente se
vor ordona dup continutul su cronologic.
Numrul fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau familiei care l-a creat. Se
adaugi initiala tatlui. Dac sunt mai multi creatori cu acelai nume se va indica i localitatea de reedint.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare
Prin documente tehnice i de nregistrare, n spiritul i litera legii Arhivelor Nationale, se ntelege:
totalitatea documentelor purttoare de informatie tehnic (arhive tehnice) sau acelea produse ca urmare a
actiunii de nregistrare tehnic pe suporti magnetici, fotosensibili, din hrtie tratat special pentru mecanografie
etc. (arhive de nregistrare).
Se disting n general dou categorii: arhivele tiintifice i cele inginereti (de ex.: proiectaredezvoltare),
indiferent de domeniul de cercetare i aplicatie.
Arhivele de nregistrare sunt formate din arhive geodezice i geografice (de ex.: documente cartografice,
geologice, seismologice etc.), audio-vizuale (de ex.: cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent
de domeniul de aplicatie) i de laborator (n general fizico-chimice).
Documentele tehnice pot aprea n mod incidental n cadrul fondurilor i colectiilor administrative, dar
pot forma fonduri i colectii integrale.
Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nregistrare aflate incidental n fondurile i
colecpiile administrative
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n cadrul fondurilor colectiilor
administrative fie ca anex la un document administrativ (cerere, memoriu, proces-verbal etc.), fie ca unitate
arhivistic separat (nregistrare de nlocuire a unui act traditional), fie ca structur separat (de ex.: serviciile
din fondurile primariale).
Atunci cnd documentele tehnice i de nregistrare apar ca anex la un document administrativ, n
conformitate cu principiile generale arhivistice (ale unittii fondului i respectului fat de creatorul de fond),
acestea se vor ordona mpreun cu actul de baz.
Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz unitti arhivistice separate i au suporti
fotosensibili sau magnetici, este preferabil s fie ordonate, inventariate la sfritul fondului ipstrate n functie
de necesitti.
n cazul prtilor structurale constnd, n majoritate, din documente tehnice i de nregistrare, ordonarea
i inventarierea se va face, n cazurile n care ele nu s-au realizat pn acum, potrivit normelor referitoare la
fondurile i colectiile formate integral din documente tehnice i de nregistrare.
Ordonarea i inventarierea fondurilor i colecpiilor de arhiv tehnic
Arhivele de cercetare, create n baza cercetrii fundamentale (sau teoretice), se ordoneaz cronologic pe
structurile creatorului n ordinea numrului temei de cercetare, dac creatorul nu a avut alte criterii de
constituire a propriului fond.
Inventarierea se face pe formular tip, potrivit urmtoarelor completri:
-printre caracteristici se vor mentiona: tipul de suport (calc, pelicul pozitiv sau negativ, band, disc
.a.), mijlocul mecanografic sau, dup caz, tehnica de nregistrare a informatiei (heliograf, nregistrare,
informatic etc., respectiv desen n tu, n acuarel.a.).
-la cuprinsul documentului se vor mentiona, n succesiune, urmtoarele: autorul (autorii) sau
coordonatorul i autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.
-la formular, n rubrica n care se specific numrul filelor, se va aduga: nr. file text + nr. file anex
nregistrri (foto, de laborator) etc., dup caz.
Arhivele inginereti (cercetare-proiectare), indiferent de domeniul de aplicatie, se prezint formal cu
dou prti distincte -una scrisi una desenat. n general, partea scris este format din documente
economice i tehnice ce reprezint, n ansamblu, memoriul tehnico-economic i aplicativ, n vreme ce partea
desenat reprezint proiectia n plan a obiectelor proiectate.
Fondurile acestor arhive se ordoneaz prin combinarea n succesiune a criteriilor. Cronologic (pe nr. de
titlu) de proiect (tem de cercetare-proiectare), faza de proiectare i forma de prezentare (parte scris, parte
desenat).
Spre exemplificare: un proiect se ordoneaz mai nti la anul n care s-a dat tema de cercetareproiectare;
n cadrul anului, potrivit numrului de tem (titlu); n cadrul temei (titlului), pe fazele de proiectare; n cadrul
fiecrei faze, pe parte scrisi parte desenat.
Documentele din partea desenat pot fi, la rndul lor, ordonate n cadrul structurii pe formatele
suportului n ordinea logic: plan de ansamblu (general), planuri pe profile, detalii etc. (de la general la
particular).
Inventarierea se realizeaz ntelegndu-se prin acestea din urm completul parte-scris parte-
desenat, dat fiind unitatea lor de continut inserabil.
Cum ns, din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele dou prti
componente nu se pot arhiva mpreun, este necesar ca unitatea s fie mentinut prin inventariere i cotare.
n consecint, la inventariere se vor mentiona: nr. crt. (cota unittii arhivistice), cota veche a
documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul
proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de corespondent aprtii desenate (se
completeaz numai n cazurile n care desenele au fost ordonate pe formate) i observatii.
Spre exemplificare: nr. 312 (nr. proiectului rezultat dup ordonarea proiectelor dintr-un an); cota veche
VI a5 (dup Nomenclator); autorii: Popescu Ion, Vasilescu Grigore; Tema de cercetareproiectare: Excavator cu
cupa ntoars de 0,5 m
3
; faza: proiect de executie; anii extremi: 1982-1983; nr. file scrise: 124; nr. file
desenate: 14; cot de corespondent: 312 (nr. proiectului), D (desene), I (format), 324 (nr. de ordine al desenului
de format), 312 D II 57, 312 D III 59-61; Observatii...
n cazurile n care desenele sunt pstrate mpreun cu o map sau un tub, indiferent de format, cota de
corespondent este cota curent plus lit. D (desen) i numrul desenelor (de ex. 312 D 1-14).
Cota de arhiv la partea desenat se scrie totodat pe verso-ul filei document.
Fondurile i colectiile cartografice, geografice, geologice, geodezice, mbunttiri funciare i alte
asemenea fonduri i colectii formate din nregistrri diverse pe suporti cartografici se ordoneaz pe grad
geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hrti) de ansamblu i de detalii, n
sfrit, dac e cazul, cronologic.
Ordonarea i inventarierea documentelor de nregistrare tehnic
Documentele de nregistrare tehnic sunt de patru feluri, avnd n vedere suportii i mijloacele tehnice
de nregistrare a informatiei, i anume: documente mecanografice, documente audio-video, documente foto-
cinematografice i documente informatice.
Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a unor variatii cantitative a unor
fenomene fizice, chimice sau biografice.
n general ele se realizeaz pe suporti de hrtie speciali (hrtie milimetric, de ex.).
Ordonarea lor se face cronologic, alfabetic pe subiecti (statii, posturi, subiecti n urmrire) i, n cadrul
acestora, iari cronologic.
De exemplu, nregistrrile seismologice realizate pe seismografe se ordoneaz anual sau pe statii,
fiecare unitate arhivistic continnd cele 365 de nregistrri de 24 de ore ale postului sau statiei respective.
Inventarierea lor este simpl, avnd n vedere unicitatea categoriei de act, pe formular anexa 3.
Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor fenomene tiintifice sau
sociale.
Dup scopul realizrii lor, se disting trei tipuri de documente audio-video: documente audio-video de
nlocuire a unor categorii de documente traditionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); documente
audio-video provocate pentru documentare istoric (aa-numitele arhive orale, memoriale audio-video,
fonoteca de aur, filmoteca de aur etc.); n sfrit, documentele audio-video de productie curent mass
media.
Fiecare tip are sistemul su de constituire i, binenteles, de ordonare-inventariere.
Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale, realizate conform unui program stabilit n
baza unui plan tematic de interviu. n consecint, ele se constituie n colectii tematice i se ordoneaz alfabetic
pe intervievati. Unitatea arhivistic este rola sau caseta.
O mentiune specific: planul tematic de interviu se pstreaz n forma original n dosarul colectiei,
dar continutul su trebuie s fie expus n introducerea la inventar pentru clarificarea cercettorului.
Documentele audio-video de productie mass media se ordoneaz mai nti pe cele trei prti structurale
traditionale; documente muzicale, documente vorbite i documente muzicale i scenice de fond.
n cadrul acestora se organizeaz structuri separate pe categorii de suporti: filmotec, bandotec,
videotec, discotec. Totodat, n fiecare structur, se apeleaz fie la ordonarea alfabetic (pe creatori), fie
cronologic (n cazul emisiunilor de tiri).
Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistic (care echivaleaz n acest domeniu cu unitatea de
pstrare) prin evidentierea, n ordinea nregistrrii, a autorului (sau redactorului), continutul informatiei
(subiectul emisiunii), genericul minim (regie, imagine, maestru de sunet, cnd e cazul, principalii interpreti),
suport, timp de derulare la vitez X, observatii (anexa 3).
Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe suporti chimici fotosensibili ale unor
fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse.
Ele pot aprea sub form de: fotografii, microfilme, microfi n micropunct, film etc.
Documentele realizate n tehnica microfiei n micropunct se realizeaz pentru asigurarea n caz de
situatii deosebite, ct i pentru transport. Ocup spatiu putin i au densitate de informatie mare. De obicei se
realizeaz dup fonduri de arhiv traditional sau dup surse biblioteconomice.
Documentele cinematografice se ordoneaz n colectii, potrivit tematicii i provenientei lor. n acest
sens avem colectii de filme romneti artistice, documentare, animatie, actualitti (fostele jurnale
cinematografice), respectiv filme strine cu aceleai tematici. n ultimul caz, cnd numrul de piese este mare,
se poate adopta fie structurarea colectiei de filme strine pe tri, fie s formeze colectii pe tri.
n cadrul colectiilor, filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de productie.
Inventarierea se face unitate cu unitate (actul cinematografic) prin specificarea urmtoarelor date: nr. crt.
(nr. unittii arhivistice), anul de productie, generic (scenariu, regie, imagine, montaj, muzic, productor i,
cnd e cazul, principalii interpreti, sau comentariul, lector etc.), casa de productie, titlul filmului i subiectul pe
scurt, suport, viteza de rotatie, format, durata.
Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate,
nregistrri sonore, n genere orice alctuire sau reproducere prin mijloace automate a unor fapte, lucruri,
expresii, situatii etc., materializate sub form electronic, pentru a permite citirea i prelucrarea automat de
ctre cei interesati.
Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice, a tehnologiei informationale i a
suportului de nregistrare, ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe unitti arhivistice (band,
disc), dup intrare n cadrul structurii informatice constituite (fiier de date, baz de date, banc de date) i se
inventariaz unitate cu unitate n complete de sistem informatic.
Pre?edinte,
Membri,
Secretar,
..........................................
..........................................
..........................................
3numele ?i prenumele*
3numele ?i prenumele*
3numele ?i prenumele*
(emn?tura
(emn?tura
(emn?tura
..........................................
..........................................
..........................................
..........................................
..........................................
..........................................
..........................................
..........................................
ANEXE
.......................................
(denumirea creatorului) ....................................... .......................................
(sediul)
PROCES VERBAL Nr. ............
Comisia de selectionare, numit prin Ordinul nr. .................. din ........................................, selectionnd n
edintele din ....................... documentele din anii * ...................... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie
nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute de nomenclatorul unittii.
* Anii extremi
Ir. :rt.
:ate"oria de documente
+nii extremi
:antitatea ?n ml.
J&servatii
5
C
?
E
@
................................... *) Fondul ................... Compartimentul ........................
INVENTAR al documentelor propuse a fi eliminate
* Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei
+nul
:ompartimentul
Ir. crt. al u.a. din inventar sau nr. de ?nre"istrare ori nr. de &az?
J&serv.
5
C
?
E
Ir. crt.
Ir. de inv.
Hata ?i locul emiterii
:uprinsul unit?tii arhivistice
J&servatii
5
C
?
E
@
................................... *)
Fondul ..........................
INVENTAR al unittilor arhivistice propuse a fi eliminate
Instrumentelor contemporane de evident i informare pe baza
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------inventar
* Denumirea Serviciului din cadrul Directiei Arhivelor Centrale sau a filialei INVENTAR
-
de autoritate'
-
de superioritate'
-
de control.
ARHIVA CURENT A UNEI ORGANIZA>II. PRINCIPALELE OPERA>IUNI ARHIVISTICE
Organizatia economico-social este orice form de organizare avnd o anumit finalitate economic,
social, cultural; este un sistem cu o multime de elemente distincte, grupate ntre elemente aflate n
interactiune, ceea ce i permite s functioneze cu o anumit finalitate, respectiv realizarea obiectivelor propuse
prin programul su de activitate.
Fiecare organizatie are o anumit structur care reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor
de munc tehno-productiv, economic, administrativ a manierelor de grupare, precum i principalele
legturi ce se stabilesc ntre acestea. Structura organizatoric a unei organizatii constituie cadrul ce cuprinde
diferitele compartimente de munc dispuse ntr-o schem conform specificului i importantei lor n cadrul
sistemului.
Indiferent de ramura economic sau de activitatea social desfurat, structura organizatoric a unei
organizatii cuprinde urmtoarele elemente: functia, postul, ponderea ierarhic, compartimentele, nivelele
ierarhice, relatiile organizatorice i activittile.
Func/ia -reprezint ansamblul relatiilor de un anumit fel, ce trebuie ndeplinite permanent i organizate
de o persoan ncadrat n unitate.
Exist dou categorii de functii:
-Func/ia de conducere, care are atributii de conducere a activittii unui numr de oameni, de
organizare, de dispozitie i de control;
-Func/ia de execu/ie, care are sarcini de producere nemijlocit a bunurilor, de executare de lucrri sau
prestare de servicii, sarcini care nu implic luarea de decizii privind munca altor persoane.
Postul -reprezint cea mai simpl subdiviziune organizarea prin care definim functia n raport cu
particularittile fiecrui loc de munci se caracterizeaz printr-o serie de cerinte privind studiile, experienta
i calittile persoanelor pentru ocuparea functiei respective.
Ponderea ierarhic, este reprezentat de numrul de persoane conduse nemijlocit de un cadru de
conducere, iar dimensiunea ei scade pe msur ce se coboar scara ierarhic.
Compartimentele, sunt elemente constitutive ale structurii organizatorice formate dintr-un grup coerent
de persoane numite sau nu, reunite sub o anumit autoritate i care efectueaz munci omogene ce se execut
permanent i au caracter stabil. Ele se mpart n functie de specificul sarcinilor ce le au de ndeplinit, n dou:
Compartimentele func/ionale (birouri, servicii etc.), care concentreaz activitti de ndrumare
economic, organizatoric, administrativ, efectund studii, pregtind decizii etc.;
Compartimentele opera/ionale (sectii, ateliere, laboratoare, magazii etc.), n cadrul crora se realizeaz
nemijlocit activitti de baz specifice unittii.
Nivelele ierarhice -reprezint pozitiile, subdiviziunile organizatorice fat de organul su superior de
conducere.
Toate subdiviziunile organizatorice care au aceeai pozitie fat de organele de conducere sunt situate pe
o linie ierarhic.
Relatiile organizatorice sunt relatiile stabilite ntre subdiviziunile organizatorice ale unittii, ele fiind
instituite prin regulamente interioare sau reglementri oficiale.
Aceste relatii pot fi:
Activit/ile -reprezint un ansamblu de sarcini coerente i interdependente a cror grupare i realizare
impune constituirea organismelor de munc la nivelul unei organizatii economico-sociale. Exist aproximativ
30 de activitti.
Orice structur organizatoric este redat ntr-o organigram care este o schem logic ce prezint
elementele structurii organizatorice, legturile dintre ele i ierarhia lor, numrul de posturi pe fiecare
compartiment etc.
Anexa organigramei structurii organizatorice este statul de func/iuni, care reprezint structura tuturor
posturilor din ntreprindere i conditiile impuse pentru ocuparea lor.
-
decizional'
-
in!ormational'
-
operational.
Un loc aparte printre activittile din cadrul organigramei structurii organizatorice l ocup activitatea
desfurat n cadrul Arhivei organizatiei respective.
Fiecare compartiment al organizatiei economico-sociale are un secretariat unde la sfritul anului sunt
nregistrate, clasate i ordonate actele care privesc functionarea, organizarea i conducerea respectivului
compartiment.
Secretariatele compartimentelor organizatiei, mpreun cu Registratura Central, care are evidenta
tuturor actelor care intri ies din institutie, constituie Arhiva curent a unei organizatii economico-sociale.
Operatiunile care se desfoar n cadrul acesteia sunt: nregistrarea, ordonarea n vederea gruprii n
dosare, gruparea n dosare i inventarierea.
Dup inventariere, dosarele vor fi depuse la arhiva de depozit. Apoi, dup termenele stabilite dup
functia i categoria de documente, materialele arhivistice sunt supuse selectionrii. Dup aceast operatiune,
documentele care prezint important istorici documentar vor fi depuse spre pstrare permanent la
Arhivele Statului i la filialele acestora.
Pentru constituirea unei organizatii economico-sociale pe baze tiintifice moderne i eficiente, acesteia
trebuie s i se creeze un sistem informational informatic rational i operativ (Adrian V. Gheorghe, Birotica,
Bucureti, 1989. Integrarea este de trei tipuri, n functie de obiectul supus integrrii: a) integrarea datelor i
informatiilor; b) integrarea programelor informatice; c) integrarea sistemelor de birou. S-a folosit n continuare
aceast lucrare pentru probleme privind birotica din cadrul unei arhive curente.). n aceste conditii, notiunea de
document i mbogtete sensul.
Un sistem informa/ional este reprezentat de ansamblul metodelor, procedeelor, activittilor de culegere,
transmitere, prelucrare, stocare i analiz a informatiilor n vederea conducerii eficiente a unei activitti.
Un astfel de sistem furnizeaz celor care decid, informatii necesare, dar, n acelai timp, face posibili
transmiterea practic a deciziilor.
El contine deci toate procesele de prelucrare a informatiei, folosind mijloace i metode moderne, astfel
nct s asigure conducerii numai informatii selectate i prelucrate, elibernd-o de activitti de rutini
economisind timpul afectat cunoaterii n favoarea timpului de studiu i creatiei.
Sistemul informational are ca element important informa/ia, prin care ntelegem: comunicrile, tirile
despre un fenomen, proces, obiect, care au calitatea de a aduce celor interesati un spor de cunoatere care s
aib legturi cu scopul urmrit.
Informatia este un suport esential al conducerii, ea fiind necesar att pentru fundamentarea i
formularea deciziilor, ct i pentru verificarea realizrii acestor decizii n mod practic.
Informatia este parte component a unui sistem informational.
Organizatia economico-social este un sistem a crui functionare presupune existenta a trei elemente:
decizie, informatie i actiune. Fiecrui element al sistemului i corespunde un subsistem:
Subsistemul decizional este cel care se ocup cu conducerea activittii organizatiei, de la ei plecnd
deciziile. Are i rolul de a urmri i controla modul cum se realizeaz practic deciziile, precum i efectul lor.
Subsistemul opera/ional se refer la activittile practice care se deruleaz n cadrul sistemului ca
urmare a aplicrii deciziilor, urmare a acestei activitti practice.
Subsistemul informa/ional furnizeaz noi date care, prelucrate, vor da natere la alte informatii utile n
procesul de conducere.
El se situeaz ca un intermediar ntre cele dou subsisteme anterioare, contribuind la distribuirea
deciziilor ctre subsistemul operational i completarea acestora cu informatiile necesare pentru ntelegerea
deciziilor ct mai corect, sau se ocup cu prelucrarea datelor furnizate de sistemul operational.
Prin urmare, sistemul informational este un subsistem n raport cu organizatia economicosocial.
n cadrul ntreprinderilor se ntlnesc foarte multe informatii, att ca surs de provenient, ct i ca
obiect de referire, respectiv informatii externe, interne, orale, scrise, audiovizuale, primare sau prelucrate etc.
-
de cule"ere sortare ?i control a datelor'
-
de "enerare a &azelor de date'
-
de re"?sire a &azelor in!ormatiei'
-
de prelucrare'
-
de a!i?are.
Aceste informatii trebuie s circule ntre cei interesati, circulatia lor formnd circuitele informa/ionale
ale sistemului informational.
Fiecare circuit informational dispune de canale proprii de transmitere i circulatie a mesajului.
Canalele informationale dispun de o anumit capacitate, respectiv flux informa/ional, care reprezint
numrul maxim de informatii ce se pot transmite n unitatea de timp.
Este de preferat ca acest circuit s fie ct mai direct i s se interfereze ct mai putin posibil.
Fluxurile verticale merg de la un nivel ierarhic superior la unul inferior. Fluxurile oblice sunt specifice
acelor informatii care penetreaz sistemul i ies n afara lui. Fluxurile orizontale circul ntre componentele
ntreprinderii aflate la acelai nivel.
Mrimea fluxurilor informationale i continutul de informatii depind de mrimea organizatiei i de
modul de organizare a sistemului ei informational.
ntr-o organizatie modern, sistemul informational este organizat pe baza mijloacelor de prelucrare
automat a datelor.
Utilizarea calculatoarelor electronice prezint avantaje deosebite deoarece pe baza lui se mrete foarte
mult capacitatea de colectare, prelucrare, stocare, analizi difuzare de cantitti mari de informatii cu vitez
sporiti precizie sporit.
Sistemele informationale bazate pe utilizarea calculatorului electronic suport modificri calitative i
cantitative de esent, devenind astfel sisteme informatice. Prin urmare, sistemul informatic este partea automat
a unui sistem informational.
Un sistem informatic are n structura sa mijloace, procedee, tehnici specifice prin care particip la
realizarea n conditii optime a functiilor de conducere.
El particip la furnizarea informatiilor necesare lurii deciziilor pentru toate nivelele ierarhice ale
sistemului. Prin urmare, el nu este un scop n sine, ci un instrument modern i util al conducerii.
Prin intermediul su, conducerea unei activitti se realizeaz mai eficient i mai operativ, existnd
suficiente situatii n care calculatorul electronic poate lua decizii n locul celor care trebuie s decid, mai ales
n cazul deciziilor de rutin. Utilizarea calculatoarelor presupune efectuarea unor operatiuni de manevrare i
prelucrare, care se numesc proceduri.
Procedurile sunt realizate cu ajutorul elementelor componente ale unui sistem informatic: a) unitatea de culegere
a datelor; b) unitatea de prelucrare a datelor; c) unitatea de transmitere a datelor; d) unitatea de afiare sau
furnizare a informatiei. Procedurile vor fi automatizate i n general se cunosc urmtoarele categorii de
proceduri:
Sistemul informatic se mai numete i sistem birotic, denumire care are la baz termenul de birotic.
Birotica reunete ntr-un ansamblu disciplinar coerent metode, tehnologii i sisteme pentru
automatizarea activittii de birou, prin asistarea unei persoane care decide tehnica de calcul.
Trsturile principale ale unui sistem informatic sunt urmtoarele:
1) S fie conceput i realizat avnd ca element central o baz de date n care s fie conectate, integrate,
stocate date din surse interne i externe i o re/ea de calculatoare.
Baza de date trebuie s fie un fond centralizator de date folosite n comun de tot personalul unittii
conectat la ea. Se pot utiliza i fiiere independente specifice unor anumite aplicatii ale sistemului.
Re/eaua de calculatoare este compus din mai multe calculatoare conectate ntre ele, avnd un element
central numit server, acesta gestionnd activitatea ntregului sistem. celelalte calculatoare se numesc statii de
lucru. Legturile i liniile de transmisie pe care le presupune reteaua sunt de mai multe tipuri.
2) S asigure integrarea activittilor de birou. Realizrile actuale din domeniul echipamentelor
electronice soft i hard permit desfurarea unor activitti multiple din domeniul biroticii: prelucrare de date,
texte, imagini, voce etc. Un sistem informatic trebuie s asi"ure inte"rarea tuturor activittilor desfurate
prin intermediul mainilor de birou noi. Integrarea poate fi pe orizontal sau pe verticali presupune existenta
unei baze unice.
3) Informatiile s fie unice i precise, astfel nct la nivelurile ierarhice ale conducerii s ajung numai
informatiile corespunztoare.
4) Informatiile s fie transmise n timp util.
5) S fie conceput i realizat ca un sistem om-main, oferind posibilitatea interactiunii imediate ntre
utilizator i sistem.
6) Componentele software ale sistemului informatic s fie selectate, adaptate i realizate astfel nct
hard-ul s fie exploatat n conditii de performant.
7) S fie flexibile, s se modifice uor i cu efort minim.
Din punct de vedere al informatiei (Constantin Ciochina, Unele probleme privind documentele create n
procesul de prelucrare automat a datelor, n R.A., 1979, nr. 2, p. 143-150), documentul este o multime de date
i informatii referitoare la un subiect, aranjate rational i fixate pe un suport material n vederea utilizrii
imediate a lor i/sau pentru transmiterea lor n timp.
Crearea acestor documente numite informatice care se folosesc n (i rezult din) procesul de prelucrare
automat se continu n diferite faze ale procesului respectiv, se definitiveazi se completeaz pe parcursul
implementrii i exploatrii sistemelor informatice sau n cadrul sistemelor de informare i conducere.
Se deosebesc urmtoarele categorii de documente informatice:
a) nregistrri de date pe diverse suporturi tehnice;
b) programe i sisteme de programe, orice element de programare i exploatare a unui sistem de calcul,
cunoscut sub denumirea generic de software;
c) documentatiile privind analiza, proiectarea, programarea, testarea-experimentarea i implementarea
sistemelor informatice, descrieri de fluxuri i sisteme informationale etc.;
d) materiale documentare referitoare la instalarea i ntretinerea echipamentelor de calcul i n general
orice documentatie privind hardware-ul;
e) acte normative, norme tehnice i instructiuni privind structura organizatorici functional a
unittilor de informatie, precum i documentele create de evidenta intern, de dispecerat, de legturi cu
utilizatorii etc.
Pentru arhiviti prezint interes, n mod special, nregistrrile de date i documentatiile de analizi
proiectare a sistemelor informatice, aceste documente fiind cele mai importante i fiind pstrate permanent.
Documentele informatice presupun suporturi speciale.
Cu toate c hrtia reprezint 95% din totalul arhivelor, ea presupune mijloace de pstrare deosebite i
ocup un volum foarte mare n cadrul depozitelor.
Din aceste motive, n ultima vreme, arhivele folosesc alturi de hrtie i alte tipuri de suporturi de
nmagazinare cu o capacitate mare de stocare, volum mic, i care ofer posibilitti sporite privind cutarea i
regsirea informatiilor:
a) discul magnetic;
b) discul optic;
c) microfilmele.
Aceste suporturi necesit o protectie deosebit n ncperi aclimatizate, la temperaturi de 12-27
o
C i o
umiditate de 40-60%.
Trebuie ferite de influenta cmpurilor electrice i magnetice, fiind pstrate de obicei n pungi de
material plastic i cutii etane.
Trebuie asigurate mpotriva focului, apei i radiatiilor radioactive.
Informatiile avnd suporturi magnetice se degradeaz ntr-un timp scurt, pentru pstrarea i
conservarea informatiilor fiind nevoie de recopieri i recontrol 4-5 ani pentru dischete.
Suporturile de celuloid pot fi pstrate 50 de ani.
Toate acestea n conditiile n care hrtia poate fi pstrat minimum 100 de ani.
Documentele informatice se supun acelorai operatiuni arhivistice ca i documentele obinuite.
-
clasarea documentelor pe pro&leme ?i termene de p?strare'
-
constituirea unit?tilor arhivistice'
-
inventarierea ?i selectionarea unit?tilor arhivistice'
-
valori!icarea in!ormatiilor documentare.
Nomenclatorul arhivistic napional
Arhiva curent presupune ordine i aceast ordine este asigurat de nomenclatorul dosarelor i
indicatorul termenelor de pstrare care reflect structura organizatiei i ntreaga gam de documente pe care le
creeaz aceasta.
Aceste instrumente stau la baza tuturor operatiunilor pe care le presupune constituirea arhivei curente.
Prin noua lege s-a eliminat indicatorul termenelor de pstrare ca instrument de lucru, Nomenclatorul
dosarelor devenind Nomenclatorul arhivistic national.
Operatiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre
rezolvare. nregistrarea documentelor marcheaz de fapt existenta oficial a acestora. Repartizarea
documentelor const n clasarea fiecrui document ntr-un anume dosar dinainte stabilit pe baza unui tabel
denumit Nomenclatorul dosarelor.
Legislatia arhivistic a instituit nomenclatorul dosarelor ca instrument de constituire a arhivei curente,
de existenta i aplicarea lor corect depinznd toate activittile ulterioare:
O arhiv fr Nomenclator, n viziunea actual, este un conglomerat eterogen de documente a crui
reorganizare necesit o reclasare a documentelor, deci o dublare a muncii.
Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i n acelai timp
operativ, clasarea documentelor putnd fi efectuat chiar de ctre specialistul care le-a creat.
Literatura de specialitate acord acestui instrument o important deosebit, stabilindu-i mai multe
definitii.
Astfel, avnd n vedere menirea lui n constituirea dosarelor, de a orienta ntreaga organizare a muncii de
arhiv (inventariere, selectionare, folosire, fiare tematic, microfilme, pstrare), nomenclatorul dosarelor se
poate defini ca un tabel sistematic n care sunt desfurate, pe structura schemei de organizare a institutiei,
unittile arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare
(Viorica Coman, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, n R.A., 1984, nr. 4, p. 414-419).
O alt definitie a acestui instrument ar putea fi urmtoarea: nomenclatorul dosarelor este un
clasificator de tip structural, un tabel sistematic al denumirilor sau titlurilor de dosare, care ajut
compartimentele de munc la gruparea corect a documentelor (Teodor Neca, Precizrile privind ntocmirea
i folosirea nomenclatorului, n R.A., 1975, nr. 1, p. 60-65).
Elaborarea nomenclatorului este o problem a conducerii organizatiei care solicit printr-o not
intern propuneri de la toate compartimentele organizatiei.
Fiecare compartiment de activitate stabilete categoriile de documente care urmeaz a fi create n cadrul
su i grupate n dosare. prin urmare, nomenclatorul este un fel de plan al gruprii actelor pe anul n curs.
Documentele urmeaz s fie grupate n dosare n functie de problema comun pe care o trateazi de
importanta lor tiintifici practic, deci de durata de pstrare.
Propunerile compartimentelor sunt centralizate, analizate i organizate n cadrul compartimentului
Secretariat cu concursul consilierului juridic.
Analiza propunerilor trebuie s fie temeinic, astfel nct nici o categorie de documente s nu fie
omis, ntruct aceste omisiuni vor duce ulterior, n timpul clasrii documentelor, la ncercri de asimilare prin
analogie care, n final, duc la pierderea individualittii documentelor, la imposibilitatea nominalizrii i
regsirii lor.
Compartimentele sunt organizate potrivit schemei de organizare a institutiei. n cazul ministerelor care
au n subordinea lor departamente, nomenclatoarele vor fi alctuite pe departamente sau pe directii generale
independente, iar n cazul institu/iilor centrale i ale celorlalte organiza/ii se alctuiete cte un nomenclator
unic pe structura proprie: directie, serviciu, birou, oficiu etc.
Nomenclatorul se ntocmete (vezi i Normele tehnice pentru nregistrarea, gruparea n dosare,
selec/ionarea ipstrarea documentelor scrise i tiprite, a sigiliilor i tampilelor de ctre organiza/iile
socialiste i celelalte organiza/ii, n R.A., 1973, nr. 3, p. 3-52) astfel, conform Legii arhivistice din 1996:
a) n prima rubric se trec denumirile exacte ale directiilor, n ordinea n care acestea figureaz n
schema de organizare, cu precizarea c nu se admit tersturi. Aceste denumiri se numeroteaz cu cifre romane
(I, II, III).
b) n a doua rubric sunt consemnate serviciile sau birourile care compun directia respectiv, acestea
numerotndu-se n cadrul fiecrei directii cu litere majuscule (A, B, C).
c) n a treia rubric sunt consemnate continutul problemelor la care se refer documentele din dosar.
Rezumatele dosarelor trebuie formulate de aa natur nct s reflecte exact continutul problemelor. Se vor
evita formulri echivoce ca Acte, Corespondent divers, Corespondent sau Lucrri cu ministerul sau
institutia X. Se cuprind aici i condicile, cartotecile i celelalte materiale preconstituite (n instructiunile
generale nr. 6720/27.11.1957 pentru organizarea i functionarea institutiilor de stat erau excluse materialele
preconstituite -registre, cartoteci, fie etc.). Numerotarea dosarelor se face cu cifre arabe, n cadrul fiecrui
compartiment de la 1 la n (n anul 1957 numerotarea se fcea ncepnd cu nr. crt. 1 n continuare pe ntreg
nomenclatorul. La sfritul fiecrui compartiment aprea un dosar de Diverse n care urma a se repartiza
documentele care nu se ncadrau la nici un dosar dinainte stabilit).
d) n a patra rubric se trece termenul de pstrare.
e) a cincea rubric este rezervat Observa/iilor.
Cnd institutia nu are n componenta sa directii, ci doar servicii sau birouri, prima rubric din
nomenclator nu se va completa.
Dac institutia nu are nici compartimente, nu se va completa nici a doua rubrici se va trece numai
denumirea institutiei i numerele dosarelor create de la 1 la n (ex. filialele Arhivelor).
Cifra roman de la prima rubric, litera majuscul de la rubrica a doua i cifra arab de la rubrica a
treia formeaz indicativul dosarelor. Exemple: IA1, IA2, IA3 etc.
Dac institutia nu are dect servicii sau birouri, indicativul dosarelor va fi format numai din litera
majusculi cifra arab: A1, A2.
Dac institutia nu are compartimente vor fi scrise doar cifre arabe: 1, 2.
Indicativul se trece:
-pe fiecare document;
-n registrul de intrare-ieire;
-pe coperta dosarului sau biblioraft;
-n inventar.
Coloanele nomenclatorului vor fi formate deci din:
-directiile i serviciile corespunztoare;
-denumirea dosarelor (enuntarea principalelor categorii de documente care definesc problema);
-termenul de pstrare luat din indicatorul organizatiei sau ramurii respective de activitate.
Fiind alctuit pe baza propunerilor tuturor compartimentelor care alctuiesc ntreprinderea avnd drept
scop ajutorarea compartimentelor de munc la gruparea corect a documentelor i drept schelet schema
ntreprinderii, nomenclatorul dosarelor rmne n vigoare atta timp ct n viata organizatiei nu se produc
modificri structurale.
Cnd apar activitti noi, documentele respective vor fi introduse n nomenclator n compartimentele
corespunztoare.
Cnd apar compartimente noi, acestea pot fi integrate n nomenclator cu problematica lor.
Cnd au loc reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atributii etc., se alctuiete un
nomenclator nou.
Cnd competenta i atributiile unei organizatii sunt aceleai pentru ntregul sistem i ca urmare creeaz
aceeai categorie de documente pe ntreaga ramur, se poate elabora un nomenclator care s fie utilizat att la
constituirea arhivei, ct i la selectionarea documentelor (n cazul centralelor industriale, al bncilor, n cazul
unittilor de comert exterior, al judectoriilor etc.).
Trebuie precizat c nomenclatorul, dup ce este elaborat n cadrul compartimentului Secretariat, este
verificat de inspectorii Arhivelor Nationale, care sunt arhiviti din serviciul metodologic i control al directiilor
judetene ale acestei institutii, n raza crora se afl activitatea.
Apoi nomenclatorul este aprobat de conducerea organizatiei, fiind emis de ctre aceasta o decizie n
temeiul creia i cu care se difuzeaz pentru aplicare.
Un exemplar din nomenclator se d la registratura general pentru a servi la repartizarea
corespunztoare a documentelor ctre compartimente i pentru mentinerea n registrul de intrare-ieire al
indicatorului dosarului unde s-a clasat documentul.
Conceput ca o list sistematic a grupelor de documente care se presupune c se vor alctui n anul n
curs n cadrul fiecrui compartiment al organizatiei, la ntocmirea nomenclatorului este necesar s se tin
seama de organizarea institutiei, dar i de criteriul de constituire a dosarelor.
Astfel, dosarele pot fi constituite n principal pe urmtoarele criterii:
a) pe probleme;
b) geografic;
c) pe corespondent;
d) nominal.
Este necesar ca fiecare dosar trecut n nomenclator s cuprind documente din aceeai problemis
aib acelai termen de pstrare. Nerespectarea acestui principiu va duce la situatia gruprii n dosar a unor
documente cu probleme diferite, fr legtur ntre ele i cu termene de pstrare diferite.
Pe probleme presupune formarea dosarelor dup teme, adic gruparea documentelor dintr-un an, care se
refer la aceeai tem sau problem. De exemplu: lucrri privind schimbul de microfilme, xerografii i
fotocopii cu Arhivele de peste hotare.
Acesta este criteriul cel mai rspndit, ntruct majoritatea institutiilor i au diversificate activittile n
cadrul compartimentelor pe probleme de munc.
Geografic presupune gruparea documentelor care provin de la un anumit teritoriu sau care se refer la
un anumit teritoriu.
Este folosit mai frecvent de institutiile centrale cu unitti teritoriale n subordine i mai cu seam de
ntreprinderile bancare pentru o mai bun evident a corespondentilor i o mai rapid efectuare a operatiilor
financiar-bancare.
Nominal: reclam gruparea actelor dup denumirea sau genul lor.
Prin urmare, ntr-un dosar se concentreaz documente de un singur gen: circulare, proceseverbale,
planuri, dri de seam, ordine etc. De exemplu: Planuri de munc anuale primite de la unittile n subordine.
Sistemele de clasare a actelor pot fi i altele: n functie de natura lor i n functie de provenienta,
cerintele, utilittile lor.
n practic, dosarele se formeaz mai frecvent prin combinarea acestor sisteme, astfel c vom gsi
dosare formate pe probleme, cu acte care sunt clasate n ordine cronologic sau geografic.
Trebuie precizat c denumirea dosarelor din indicator trebuie s cuprind toate criteriile aplicate n
gruparea documentelor ce l alctuiesc, ntruct rezumarea acestor criterii n denumire va nlesni gsirea rapid
a actelor i folosirea lor la ntocmirea diferitelor lucrri curente.
Nomenclatorul prin formularea denumirii dosarelor este de dorit s ajung la un asemenea nivel care
s-l apropie ct mai mult de inventarul documentelor predat de compartimentele arhivelor organizatiilor
economico-sociale.
Un criteriu de care trebuie s se tin seama n procesul de constituire a nomenclatorului este acela
numit al selectionrii i care presupune gruparea documentelor n functie de termenul de pstrare.
Acest fapt nseamn c documentele al cror continut este redat de denumirile dosarelor trebuie s fie
uniforme ca termene de pstrare, adic s aib aceeai valoare documentar.
n nomenclator nu se permit formulri care unific documente cu termene de pstrare diferite. De
exemplu, nu putem formula: Planurile financiare centralizate anual, trimestriale i lunare cu documentatia
respectiv n care se grupeaz n aceleai dosare documente cu termene de pstrare diferite, sau Dri de
seam de activitate i corespondent, n care drile de seam anuale sunt supuse pstrrii permanente, iar
corespondenta se pstreaz temporar.
Denumirile dosarelor pot fi aezate n nomenclator n cadrul fiecrui compartiment de activitate ntr-o
anumit ordine, n functie de importanta actelor ce compun dosarul, n ordine logic dup continutul
documentelor, tinnd seama de criteriile constituirii lor. Astfel, la nceput se nscriu dosarele care cuprind
diferite acte normative, directive i ndrumri primite din partea organizatiilor superioare, apoi urmeaz
dosarele cu documentatia principal a institutiei sau ntreprinderii, ca:
-procese verbale ale edintelor de colegiu sau colectivittilor i comitetelor de conducere;
-planurile de activitate anuale i de perspectiv;
-dispozitii fat de compartimentele de munc;
-corespondenta cu compartimentele de munci cu alte organizatii.
Dac rezumatele dosarelor reflect criteriul de materie i probleme, atunci ele trebuie s fie grupate
dup continut n aa fel nct documentele privind o anumit problem s se afle n acelai loc.
Denumirile dosarelor care reflect criteriile pe corespondent sau geografic se aeaz n nomenclator
alfabetic, dup initialele sau numele corespondentilor i dup denumirile geografice. De exemplu: Dri de
seam de activitate a sectiilor (n ordine alfabetic). Unele denumiri de dosare formulate dup criteriul
cronologic vor urma aceeai ordine. De exemplu: Dri de seam pe lunile februarie, august ....
Rezumatele dosarelor trebuie s reflecte exact continutul is se apropie de denumirile grupelor de
documente specificate n indicator pentru a se uura n felul acesta stabilirea termenelor de pstrare.
De altfel, conform normelor n vigoare, nomenclatorul dosarelor trebuie s fie ntocmit numai n baza
indicatorului.
Cuprinznd toate denumirile sau titlurile dosarelor care se creeaz n cadrul unei organizatii sociale
aezate structural, n cadrul nomenclatorului poate aprea uneori fenomenul repetrii referitor la aceeai
documentatie la mai multe compartimente.
Astfel, din cercetarea nomenclatoarelor unor institutii centrale s-a constatat c o serie de materiale
preconstituite: registrele de intrare-ieire, condicile de prezent, de predare i primire a corespondentei .a.,
apoi diferite acte normative, ordinele, circularele, instructiunile, planurile de msuri, reclamatiile, sesizrile,
documentele privind micarea personalului, unele documente specifice organizatiei respective .a., apar la mai
multe compartimente.
Acest fenomen apare i la unittile subordonate, n special la cele economice, unde anumite categorii de
documente apar la mai multe compartimente, ca cele care se ocup de problemele administrative, de personal,
de aprovizionare, desfacere, de transport sau financiar.
n concluzie, nomenclatorul trebuie s cuprind n mod obligatoriu ntregul volum de acte create n
diferite compartimente ale organizatiei social-economice respective, ct i al celor primite din afar.
Nomenclatorul trebuie s cuprind deci ntreaga problematic ce intr n competenta organizatiei (competente
preluate din legislatia care reglementeaz domeniul respectiv de activitate din regulamentele proprii de
organizare i functionare i din alte acte cu caracter nominativ).
De mentionat c n nomenclator trebuiesc cuprinse i documentele care, prin informatiile pe care le
nsumeaz, au regim de serviciu sau secret i care, n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli, dar se
pstreaz separat.
Folosirea nomenclatorului n constituirea arhivei curente este uor de aplicat, avnd n vedere faptul c
el cuprinde succesiv toate problemele care apar n cadrul compartimentelor, iar gradul de detaliere a clasificrii
este nelimitat.
Trebuie subliniat c se aplic la ziua de 1 ianuarie a anului i se aplici n anii urmtori n conditiile
n care n cadrul structurii organizatiei nu a intervenit vreo modificare.
Nomenclatorul dosarelor permite continuarea cu uurint i corectitudine a unittilor arhivistice i
asigur cunoaterea i respectarea statutului de important al fiecrui act, oferind concomitent o imagine
asupra categoriilor de documente detinute de institutiile creatoare i asupra specificului acestora.
Procesul de elaborare a Nomenclatorului necesit o atent coordonare i, n aceeaimsur, implicarea
conducerii unittii institutiei, care, prin natura atributiilor sale, beneficiaz de o vedere de ansamblu asupra
activittii i cunoate detaliat problematica specific respectivului domeniu.
Relapia nomenclator -inventar
Este de dorit ca nomenclatorul s ajung la un asemenea nivel calitativ care s-l apropie ct mai mult
de inventarul documentelor, pe baza cruia documentele constituite n dosare n virtutea nomenclatorului sunt
predate arhivelor.
ntre cele dou instrumente de lucru n arhiv existi vor exista deosebiri. Astfel, pentru aceeai
pozitie n nomenclator se pot crea mai multe unitti arhivistice (volume) dup numrul documentelor care se
creeaz la problema respectiv (De exemplu: facturi, dosare de clienti, prognoze etc.). Aceste unitti vor avea
acelai indicativ dup nomenclator, dar n inventar vor primi numere fiecare n parte, vor fi nomenclaturizate i
se va mentiona numrul volumelor.
n timp ce n nomenclator sunt definite generic categoriile de documente referitoare la o anumit
problemi sunt enuntate la modul general, n inventar se nominalizeaz n detaliu activittile, obiectivele,
msurile etc.
n timp ce n nomenclator la compartimentul investitii se va stabili o pozitie Dosar de investitii pentru
obiectivele n constructie, n inventar se va defini o pozitie (sau mai multe) n raport de numrul documentelor
pentru fiecare investitie de obiective, prin enumerarea celor mai reprezentative documente din dosar i titlul
investitiei pentru fiecare dosar care se creeaz. Exemplu: Dosare privind investitia de 2.000.000 lei, pentru
constructia podului ....
Acolo unde rolul nomenclatorului, ca instrument principal n constituirea arhivei curente, este,
binenteles, procesul de clasare a documentelor, de constituire a unittilor arhivistice i de inventariere a lor,
acestea se desfoar fr dificultti, iar selectionarea se desfoar n expirarea termenelor, pe baza
investitiilor, ntr-un proces ritmic fr cheltuieli suplimentare.
Dac nu se aplic prevederile legale cu privire la elaborarea i aplicarea nomenclatorului dosarelor,
acest fapt constituie contraventie i se sanctioneaz cu amend.
Amenda se va aplica organului de conducere n competentacruia intr initierea msurilor de ntocmire
a nomenclatorului, iar, n cazul existentei dar neaplicrii lui, amenda se aplic la nivelul compartimentelor sau
persoanelor care au n atributie clasarea documentelor i constituirea dosarelor dup nomenclator (Cf. Decret
472/1971).
Indicatorul termenelor de pstrare a fost al doilea instrument de baz folosit n activitti desfurate n
cadrul arhivei curente.
Literatura de specialitate i acord o atentie la fel de mare ca nomenclatorului dosarelor. De altfel, nu se
poate vorbi despre nomenclator fr a vorbi despre indicatorul termenelor de pstrare i despre indicatorul
termenelor de pstrare fr nomenclator. n momentul de fat, cele dou instrumente s-au contopit ntr-o
form care preia elementele de baz ale amndurora.
Noua lege arhivistic a propus eliminarea instrumentului arhivistic numit indicatorul termenelor de
pstrare, contopindu-l n Nomenclator (vezi anexa).
Indicatorul termenelor de pstrare a avut o important deosebit n organizarea arhivelor curente timp
ndelungat ii va pstra aceast important, dar sub o tent istoric, ascunzndu-se la baza noilor
instrumente arhivistice mai specializate care au fost aprobate prin noua legislatie.
Deoarece a fost utilizat o perioad ndelungat, se consider necesar s fie prezentat, n continuare, n
linii generale.
Indicatorul termenelor de pstrare a fost definit de Aurelian Sacerdoteanu (Aurelian Sacerdoteanu,
Arhivistica, p. 39) ca fiind transpunerea pe un alt plan a nomenclatorului institutiei i are ca scop principal
fixarea valorii permanente sau temporare a dosarelor.
O alt definitie a acestui instrument se poate desprinde din Normele tehnice (Norme tehnice pentru
nregistrarea, gruparea n dosare, selec/ionarea ipstrarea documentelor scrise i tiprite, a sigiliilor i
tampilelor de ctre organiza/iile socialiste). Astfel, indicatorul termenelor de pstrare este un tabel sistematic
n care se redau grupele de documente pe diferitele activitti ale organelor centrale i unittilor n subordine cu
specificarea termenului de pstrare al fiecrei grupe, cuprinznd toate grupele de documente, inclusiv cele
preconstituite (condici, registre, cartoteci etc.).
Indicatorul de termene este definit de specialiti ca un clasificator pe ramura de productie, care se
ntocmete sub forma unui tabel n care se redau grupele de documente nu pe compartimente de lucru, ci pe
activitti cu specificarea fiecrei grupe (Teodor Neca, D. Balantoc, nregistrarea documentelor i constituirea
arhivei curente, n R.A., 1972, Nr. 3, p. 406-423).
Din definitiile date desprindem modul de ntocmire a indicatorului.
Spre deosebire de nomenclator, a crui elaborare era o atributie a organelor de conducere a organizatiei,
indicatorul de termene este ntocmit numai de institutiile centrale att pentru documentele proprii, ct i pentru
cele ale unittilor aflate n subordine.
n cazul n care unittile subordonate desfoar aceeai activitate sau activitti similare cu ale forului
tutelar, se ntocmete un singur indicator.
Se ntmpl ca institutiile centrale s aib mai multe compartimente mari cu activitti diferite, care s
aib la rndul lor organizatii subordonate. n aceast situatie urmeaz s se ntocmeasc indicatoare pentru
fiecare departament.
Cnd institutiile subordonate desfoar activitti diferite de acelea ale institutiei centrale, crend deci
i categorii diferite de documente, se vor ntocmi pentru acestea indicatoare pe ramuri de activitate.
Organizatiile centrale care nu au unitti n subordine vor ntocmi un nomenclator indicator cu termenele
de pstrare pentru fiecare dosar.
Indicatorul se alctuiete pe baza propunerilor fcute de compartimentele organizatiei centrale
(eventual a celor mai importante documente), la solicitarea organelor centrale de conducere. Propunerile erau
analizate n cadrul compartimentului care se ocupa cu lucrrile de secretariat sub forma unui proiect care urma
s fie aprobat de conducerea organizatiei centrale i trimis spre cercetare i confirmare la DGAS (>innd seama
de importanta acestui document de lucru, n anul 1957
D.G.A.S. a ntocmit un indicator-tip care trebuia s serveasc drept model tuturor organizatiilor centrale, la
ntocmirea de indicatoare speciale. Acest indicator-tip cuprindea termenele de pstrare pentru materialele
comune tuturor organizatiilor la acea dat problema termenelor de pstrare la creator, consacrnd principiul
distinctiei ntre actele care trebuie s aib o viat ndelungati care se predau dup un timp la Arhivele
Statului i cele care trebuie s aib o viat scurti care se disting nc de la creator. La 24 aprilie 1958 a fost
difuzat o list cu modificrile aduse indicatorului-tip. Obligativitatea ntocmirii acestui document a fost
inclus n Hot. 119/1957, art. 7. n indicatoarele special ntocmite de organele centrale urmau a fi incluse
materialele specifice ramurii respective, iar pentru cele comune urmau a se prelua termenele din indicatorul-tip).
Potrivit acestei anexe, indicatorul va cuprinde toate categoriile de documente, inclusiv materialele
preconstituite (registre, condici, cartoteci etc.) ce se creeaz n activitatea organizatiilor.
Grupele de documente vor fi ntocmite pe activitti indiferent de compartimentul care le-a creat. Ele se
mentioneaz o singur dat la activitatea respectiv, chiar dac se creeaz n mai multe compartimente ale
organizatiei.
Grupele de documente vor fi grupate n capitole purtnd denumiri caracteristice activittii respective (de
exemplu: probleme directorii i de organizare, probleme administrativ-gospodreti, planificare, productie etc.).
Grupele de documente pot avea i subcapitole, iar acestea subdiviziuni.
Capitolele erau numerotate cu cifre, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile din cadrul
subcapitolelor erau notate cu litere mici, iar grupele de documente erau numerotate cu cifre arabe ncepnd cu
numrul 1. Acest numr este denumit n activitatea arhivistic pozi/ie de indicator.
Pentru fiecare categorie de documente se stabilete termenul de pstrare n raport cu utilitatea practic
n activitatea social-economic, an de an, i apoi cu important istorico-documentar, care urmeaz s stea ca
izvor istoric la temelia studiilor i monografiilor de istorie a economiei nationale, economiei politice etc.
Grupele de documente cu pstrare permanent erau notate n indicator precizndu-se: permanent.
Grupele de documente cu pstrare temporar sunt notate cu cifre reprezentnd numrul anilor ct s se
pstreze (1, 2, 15, 30, 35 etc.).
Dac pentru o grup de documente valoarea tiintific nu poate fi stabilit cu certitudine n momentul
ntocmirii indicatorului, i se stabilete cu aproximatie un termen nsotit de mentiunea C.S. (Comisia de
selectionare).
De asemenea, dac exist motive s se presupun c n cuprinsul unei grupe de documente cu termene
de pstrare temporar se puteau gsi i documente de valoare temporar, pe lng termenul de pstrare
temporar se mentiona C.S.
Aceste grupe de documente care contin mentiunea C.S., alturi de termenul de pstrare temporar,
urmeaz ca la expirarea acestui termen s fie cercetate n mod special de ctre comisia de selectionare numit
prin decizia conducerii organizatiei.
Aceast comisie urma s stabileasc, dup caz, dac se propun spre eliminare sau li se d un termen
de pstrare mai mare dect cel pe care l-au avut.
Numai Arhivele Nationale au dreptul de a mri termenele de pstrare. Pentru micorarea unor termene,
Arhivele Nationale au obligatia de a cere avizul organelor centrale respective.
Ca i nomenclatorul, indicatorul poate modifica sensul mririi sau reducerii unor termene de pstrare.
Hotrrile n acest sens depind de unii factori ca: lrgirea sau reducerea sferei de activitate, crearea de unitti n
subordine cu profil nou. Toate aceste modificri se fac cu avizul Arhivelor Nationale.
n concluzie, indicatorul termenelor de pstrare asigur stabilirea unitar a termenelor de pstrare n
corelare direct cu valoarea practic sau tiintific a actelor i se ntocmete la nivelul institutiilor centrale,
att pentru documentele realizate din activitatea proprie, ct i pentru documentele organizatiilor n subordine.
Realizarea instrumentului n cauz impune n mod necesar studierea legislatiei, a regulamentelor i
instructiunilor specifice ramurii, cunoaterea sistemului de organizare i functionare a institutiilor coordonate
i a documentelor rezultate din activitatea i consultarea tuturor creatorilor de documente aflati n subordine.
n ce privete functionalitatea indicatorului, aceasta era asigurat de exactitatea cu care sunt definite
categoriile de documente, de rigurozitatea clasificrii actelor n grupe i categorii, pe baza criteriilor de continut
(structurale), precum i de cuprinderea tuturor categoriilor de acte proprii demersului respectiv de activitate.
Exist o serie de documente care au termene de pstrare permanent care se mentin la unele
organizatii i care sunt importante numai pentru activitatea respectivei organizatii, fr a avea o important
pentru cercetarea tiintific.
Decretul 472/1971 stabilea urmtoarele termene de pstrare maxime la organizatia creatoare pentru
anumite categorii de documente:
a) documentele scrise, tiprite, foto, sigiliile i tampilele: 30 de ani pentru organizatiile centrale, 20 de
ani pentru celelalte organizatii;
b) documentele foto: 15 ani;
c) acte de stare civil: 100 de ani.
Dup expirarea acestor termene, respectivele documente cu pstrare temporar urmau s fie predate
Arhivelor Statului i filialelor acestora.
n noua lege, aceste termene de predare s-au modificat.
n concluzie, orice activitate n societatea contemporan apare nti ca idee care se materializeaz
treptat n documente, n proiecte, n piese scrise i desenate ce se supun dezbaterii unor foruri tiintifice de
specialitate, unor colective de oameni, cu atributii de conducere, care la rndul lor elaboreaz documente ca:
avize, probe de ncercare, buletine de analiz, corespondent etc., astfel c, nainte de a produce, o ntreprindere
exist n propria sa documentatie.
ntruct nici o activitate nu poate fi conceput fr documentatia pe care o definete io reflect sub
toate aspectele, este de conceput ca modalitatea de constituirea a acestor documente, spatiul de depozitare i
personalul calificat corespunztor s fie luate n calcul nc din faza de organizare i de planificare a acestei
activitti.
Documentele de arhiv sunt un produs social strns legat de procesul de creatie din toate domeniile de
activitate uman, de unde necesitatea pstrrii i constituirii lor n acest proces ntr-un mod organizat, care s
permit organizarea i utilizarea lor ulterioar n folosul societtii.
Aplicarea acestor instrumente n constituirea arhivei curente nltur o nou prelucrare a documentelor,
responsabilul cu arhiva intrndu-i n atributiile de gestionar al documentelor predate la depozitul de arhiv.
De asemenea, aceste instrumente asigur intrarea imediat n circuitul cercetrii practice sau tiintifice
a documentelor.
Pentru a ntelege importanta acestor dou instrumente de lucru n desfurarea activittii arhivistice,
trebuie s se cunoasc modul cum se ntocmesc, mbunttirile care li s-au adus de la o legislatie la alta i
cum se folosesc de ctre organizatiile economico-sociale.
Pe lng sistemul structural de clasificare a documentelor, bazat pe nomenclator i indicatorul
termenelor de pstrare adoptat de arhivele romneti, n alte tri se folosete i sistemul zecimal.
(Teodor Neca, Probleme privind ntocmirea i folosirea nomenclatorului i inventarelor n arhivele
curente, p. 60-65. Particularitatea acestui sistem o constituie faptul c totalitatea documentelor unei organizatii
separate sau grup de institutii dintr-un departament se mparte n 10 grupe de probleme denumite clase, fiecare
primind un indicativ de la 0 pn la 9 inclusiv.
Clasificarea zecimal se poate aplica i la dosare.
Continund mprtirea fiecrui serviciu se pot obtine grupe tot mai concrete. Acest sistem a fost
experimentat i n cazul unei singure organizatii.
Dificultatea cea mai mare este necesitatea de cuprindere a tuturor problemelor din activitate numai n 10
grupe de clasificare. Dup cum se vede, a trebuit s se combine o serie de probleme ntr-o singur problem.
Sistemul bazat pe clasificarea zecimal, cu toate c este mai durabil, prezint o serie de neajunsuri care
mpiedic aplicarea lui n constituirea arhivei curente. n primul rnd se constat c, dac numrul diviziunilor
compartimentelor este determinat n nomenclator prin gradul detalierii dorite a documentelor, n cazul eventualei
folosiri a clasificrii zecimale acest numr va fi strict limitat, adic totalitatea documentelor create n cadrul
unei organizatii sau grup de institutii nu se poate mprti, dup cum s-a artat mai sus, numai n 10 grupe de
probleme, fiecare la rndul lor mprtindu-se n alte 10 grupe. Prin urmare, sistemul clasificrii zecimale pe
materii este mai greu de aplicat n cadrul arhivei curente a organizatiilor.)
EVIDEN>A DOCUMENTELOR
Numrul foarte mare al documentelor care intri ies dintr-o institutie fac necesar organizarea foarte
riguroas a circuitului lor.
Operatiunile de secretariat realizate n conditii ct mai bune dau posibilitatea celor interesati s
cunoasc permanent circulatia i continutul documentelor.
Din acest motiv, printre problemele de care se ocup Legea din 1996 privind Fondul Arhivistic National
este i aceea a modului n care organizatiile sunt obligate stin evidenta documentelor de la nregistrarea lor
i constituirea lor n dosare, continund cu predarea lor la arhiva unittii i pn la scoaterea documentelor din
evidenta acestui compartiment. Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis nregistreze istin
evidenta tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite.
Principalele operatiuni arhivistice se desfoar pe baza nomenclatorului arhivistic prezentat n
capitolul anterior.
nregistrarea documentelor
Prima operatiune la care sunt supuse actele unei organizatii este nregistrarea, care marcheaz de fapt
existenta oficial a acestora.
nregistrarea documentelor este o operatiune deosebit de important, de corectitudinea ei depinznd n
mare msur toate celelalte operatiuni arhivistice.
Toate organizatiile de stat sunt obligate aadar s nregistreze toate documentele primite, expediate sau
ntocmite pentru uz intern.
nregistrarea se poate realiza fie n cadrul registraturii generale, fie la compartimente.
a) La registratura general, documentele se pot nregistra ntr-un singur registru sau concomitent n
dou sau mai multe registre, n care caz documentelor li se dau numere din doi n doi ani sau din 4 n 4.
Registrul constituit n cadrul compartimentului Registratur general se numea, conform Decretului
472/1971, registru de intrare-ieire. Conform noii Legi, se numete Registru de evident a intrrilor-ieirilor
unittilor arhivistice.
Dup nregistrarea documentelor, acestea se predau la compartimente pentru rezolvare, iar acestea, la
rndul lor, sunt obligate s predea rspunsurile i documentele emise la registratura general pentru
nregistrarea i, respectiv, expedierea n exterior.
b) n cazul n care unittile primesc i emit un numr mare de documente, ele pot nregistra
documentele direct la compartimente.
n acest caz, fiecare compartiment va tine un registru de intrare-ieire n care se opereaz nregistrarea
i expedierea documentelor primite i emise (Teodor Neca, Eviden/a documentelor create i de/inute de
organiza/iile socialiste i celelalte organiza/ii, n R.A., nr. 4, 1979, p. 408-410).
Documentele emise se repartizeaz compartimentelor de ctre registratura general pe baz de
borderouri, iar acestea trebuie s predea n acelai mod rspunsurile i documentele emise pentru expediere la
destinatar.
Astfel, sarcina registraturii generale const numai n primirea, repartizarea n compartimente i
expedierea ctre destinatar a documentelor i tinerea unei evidente numerice asupra circulatiei documentelor.
nregistrarea documentelor n Registrul de evident a intrrilor-ieirilor se face n ordinea cronologic
a primirii sau expedierii lor.
Operatiunea va ncepe obligatoriu la 1 ianuarie cu nr. 1 i se va sfri la 31 decembrie al fiecrui an.
Foile registrului trebuie s fie numerotate, iar pe copert trebuie s se treac:
1) denumirea unittii sau, n cazul nregistrrii la compartiment, a unittii i compartimentului;
2) anul la care se refer documentele nregistrate;
3) numrul de nceput i sfrit cuprins n registru.
La sfritul anului sau la ncheierea unui volum al registrului, acesta se certific sub semntur,
certificarea prevznd numrul de nregistrare i numrul filelor folosite.
Registrul de intrare-ieire este principalul instrument prin care se marcheaz existenta documentelor,
fiind numit i act de natere al acestora.
Ele se completeaz astfel:
n coloanele a i b, urmeaz s se noteze numrul de nregistrare i data nregistrrii
documentului primit sau expediat.
n coloana c, se trece numrul de nregistrare dat de institutia sau ntreprinderea care l-a expediat i
data cnd s-a fcut aceast operatiune.
n coloana d, va fi indicat numrul anexelor n cazul n care documentul nregistrat are prevzute
asemenea acte. n acest caz, pe fiecare dintre ambele anexe existente, urmeaz s se nscrie numrul de
nregistrare al documentului de baz.
n coloana e, se trece continutul documentelor intrate, precum i al celor emise din oficiu. Rezumatul
trebuie s fie foarte clar is cuprind ntreaga problematic.
n coloana f, se va trece denumirea institutiei, ntreprinderii sau persoanei de unde provine
documentul respectiv.
n coloana g, functionarul nsrcinat cu nregistrarea va trece denumirea compartimentului cruia i s-
a repartizat documentul respectiv spre rezolvare.
n coloana h, urmeaz ca, dup rezolvarea documentului, s se mentioneze data expedierii
rspunsului la destinatar.
n coloanele i i j, se mentioneaz modul cum s-a rezolvat documentul respectiv (pe scurt,
continutul rspunsului) i denumirea institutiei, ntreprinderii sau persoanei unde acesta a fost expediat.
n cazul documentelor care se refer la aceeai chestiune, acestea urmeaz s se conexeze la primul
document nregistrat, iar legtura dintre ele se va efectua prin mentionarea n coloana k, n dreptul fiecrui
document conexat, numrul de nregistrare al documentului la care s-a fcut conexarea.
Dac printre documentele conexate se afli unele din ani diferiti, atunci se va trece anul nregistrrii.
La fiecare document nregistrat este necesar ca dup nregistrarea lui n coloana l s se treaci
indicativul din nomenclator al dosarului unde acesta a fost repartizat.
Rezult c n registrul de intrare-ieire se nregistreaz, prin completarea tuturor coloanelor sale, numai
documentele de baz primite de organizatii, nu i anexele.
Datele emise din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz n acelai registru ca i
documentele intrate, completndu-se ns numai coloanele a, f, h i e.
S-a constatat c unele organizatii au registre separate pentru documentele intrate i pentru cele ieite.
n acest caz nu se poate tine o evident strict asupra circuitului documentelor, cci un document intrat
i nregistrat sub un numr se regsete greu, prin nregistrarea lui dup rezolvare sau emitere, n alt registru
sub un alt numr.
nregistrarea documentelor prin intermediul registrului de intrare-ieire este deosebit de important,
acest instrument semnalndu-ne n permanent:
a) locul unde se gsesc documentele;
b) stadiul n care se afl rezolvarea lor;
c) modul cum au fost rezolvate documentele.
Sigiliile i tampilele sunt nregistrate ntr-un registru separat. nregistrarea se face n ordinea
cronologic a punerii lor n functiune.
Imprimarea sigiliilor sau tampilelor trebuie s fie foarte clar pentru a se putea citi, ntruct, dup
distrugerea celor scoase din uz, registrele de evident rmn singurele urme documentare i, n final, ele intr
n pstrarea Arhivelor Nationale.
Dup scoaterea din uz a sigiliilor i tampilelor, comisia de selectionare a organizatiei se va ntruni i
va proceda la selectionarea lor.
Gruparea actelor n dosare
Dosarul este un element determinant al lucrrilor arhivistice. De modul cum este construit dosarul
depind:
- organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive;
- calitatea evidentelor ce se ntocmesc.
Datorit acestei importante, actuala legislatie acord o mare parte din prevederile sale procesului de
constituire a arhivei curente, repartizrii actelor n dosare dup rezolvare, organizrii i perfectrii lor.
n cadrul compartimentelor de munc se creeaz o diversitatea de probleme deosebite ntre ele prin
continut, formi alte particularitti.
n linii mari, aceste particularitti se pot grupa n:
a) lucrri cu caracter intern (norme, instructiuni etc.);
b) lucrri intrate n institutie, organizatie.
Gruparea i sistematizarea acestor acte pe msura producerii lor necesit o mare atentie.
Prima operatiune n cadrul gruprii este ordonarea, aezarea n bibliorafturi a actelor primite, emise i
ntocmite (pentru uz intern), n cadrul fiecrui compartiment.
Aezarea se face n ordinea nregistrrii lor, n aa fel ca ultimul act nregistrat s fie deasupra. rezult
astfel o grupare de acte ale cror numere de nregistrare merg descrescnd.
Aceast prim faz de formare a dosarului evolueaz concomitent cu procesul rezolvrii lucrrilor i
al constituirii actelor.
La repartizarea n biblioraft se tine seama de grupa de documente de care apartine fiecare act, grupa
precizat de nomenclator. Deci trebuie s se tin seam de indicativul pe care l poart fiecare act dat la
registratura general dup nomenclator.
Sunt situatii, la unele compartimente, cnd gruparea documentelor pe probleme i termene de pstrare
n biblioraft nu se face concomitent cu formarea documentelor, ci la sfritul anului. Aceast modalitate de
grupare este greit, deoarece, lsnd actele nenregistrate pn la sfritul anului, cu greu mai pot fi grupate n
mod tiintific pe problemele fixate de nomenclator i termenele de pstrare.
Biblioraftul asigur o bun pstrare, evident i identificare operativ a actelor.
Rspunsurile se aeaz imediat dup actele de baz, iar anexele, indiferent de dat, se altur actelor
la care se refer.
Dup repartizarea actelor la dosar, a actelor create n cursul anului, potrivit nomenclatorului se trece la
definitivarea dosarului.
Aceast operatiune presupune ntr-o prim etap inventarierea continutului dosarului.
Astfel se inventariaz ordinea hrtiilor n dosare nct prima, cu data cea mai veche, s fie deasupra,
urmat de celelalte n ordinea cronologic a datelor pe care le poart actele. Mai recent s-a adoptat ordinea
numerelor de nregistrare. Practica demonstreaz c ordinea numerelor de nregistrare este cea mai indicat,
pentru c ea corespunde nsui mersului actelor. De aceea i actele normative n vigoare preconizeaz acest
sistem.
O dat cu inventarierea se face i trierea actelor, ntruct se pot gsi dublete, note i nsemnri
personale, care au servit la redactarea referatelor, ciorne etc. sau acte care nu au legtur cu problemele din
dosar, fie c au fost repartizate greit n cursul anului, fie c nu au fost consultate i nu au fost puse la locul lor.
Toate acestea nu se distrug, ci se aduc la locul lor normal, unde vor fi notate ca atare.
Definitivarea dosarelor presupune i perfectarea lor n vederea predrii la arhiva institutiei, care la
rndul ei presupune:
1) numerotarea -este operatiunea care are drept scop s determine locul documentelor n dosar is
asigure astfel integritatea lui.
Ea const n numerotarea filelor scrise pentru fiecare dosar sau volum dintr-un dosar, n col tul de sus
din dreapta, cu creion negru sau mecanic;
2) coaserea -se face ntre dou coperti, cutnd s nu fie atins textul documentelor is se asigure
citirea liber; -nainte de a fi cusute se scot obiectele din fier, ace etc., iar foile ndoite i mototolite se ndreapt.
ntr-un dosar intr de obicei o grup de documente.
Sunt cazuri cnd ntr-o grup de documente prevzute n nomenclator nu se formeaz dect dou sau
cel mult trei acte.
Pentru a nu se irosi material de protectie i a se economisi spatiul de depozitare, se pot concentra mai
multe grupe de documente ntr-un dosar, desprtite printr-o foaie alb, avnd n vedere ca ele s fie similare i
s aib acelai termen de pstrare.
Documentele cu format mare: desene tehnice, schite, materiale ilustrate etc., nu se cos n dosare, ci se
pstreaz separat, n rulouri, n cutii speciale sau simple, ndoite.
La locul lor n dosare se aeaz o not de trimitere n care se indic locul unde se pstreaz aceste
documente.
Documentele deosebit de valoroase nu sunt cusute n dosare, ci se pun n coperti speciale din hrtie, apoi
se aeaz n mape.
Dac n dosare se afl obiecte mici (mostre): fotografii, desene tehnice, format mic, se pun n plic i se
cos mpreun cu celelalte documente.
3) O alt operatiune a definitivrii n vederea predrii este certificarea i completarea datelor cerute pe
coperta din fat a dosarelor.
Pe coperta dosarului (pentru dosarele secrete, sau nesecrete dar de o mare important, se alctuiesc
opise separate care se aeaz naintea primei file) se trec elementele necesare identificrii i cunoaterii
continutului:
-denumirea institutiei, organizatiei i compartimentului de munc de unde provine documentul;
-numrul dosarului din inventar i indicativul dosarului dup nomenclator;
-continutul dosarului (se enunt sub form de rezumat problemele la care se refer documentele
cuprinse n dosar);
-data nceperii i a ncheierii;
-numrul filelor;
-numrul volumului, n cazul dosarelor cu mai multe volume;
-termenele de pstrare.
O atentie mare trebuie acordat rubricii continutul dosarului care nu trebuie s contin formulri
echivoce sau generale ca: Acte, Corespondent divers etc., deoarece aceste rezumate sunt transcrise n
inventar i de modul n care sunt ntocmite depinde calitatea inventarului.
De mentionat c este total interzis s se copieze rezultatele din nomenclator.
Dup completarea copertei pe o foaie nescris adugat la sfritul dosarului i pe verso-ul ultimei
pagini a registrelor i condicilor, se face urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic, cartotec)
contine ... file. Numrul filelor se trece n cifre i n litere (n parantez). La sfritul fiecrei note de
certificare se trece data, semntura i functia celui care efectueaz aceast lucrare.
Predarea dosarelor de ctre compartimente la arhiva institutiei se face n al doilea an de la constituirea
lor, pe baz de inventar (pentru dosarele cu pstrare permanent se ntocmesc 4 exemplare, iar pentru cele cu
pstrare temporar 3 exemplare, cte un exemplar din fiecare inventar rmnnd la compartiment, celelalte fiind
predate la arhiv o dat cu dosarele) i proces verbal de predare-primire. Este necesar s se asigure predarea
tuturor documentelor din anul respectiv la arhiva organizatiei, aceasta fiind o conditie esential cerut de buna
organizare i sistematizare a depunerilor.
eful arhivelor are obligatia de a verifica temeinic dosarele care se predau la arhivi de a confrunta
fiecare unitate n parte cu inventarele respective, tiind c din momentul semnrii de preluare sunt direct
rspunztori de exactitatea datelor, integritatea, pstrarea i folosirea dosarelor.
Cu toate c aceast operatiune pare o problem minor, defectuoasa realizare a ei creeaz mari
dificultti n pstrarea, folosirea, asigurarea securittii i n selectionarea documentelor.
Nerespectarea normelor de constituire a dosarelor la compartimentele de munc impune cu necesitate
refacerea acestora, ceea ce se traduce prin timp de lucru i cheltuieli suplimentare.
Inventarierea documentelor
Din punct de vedere arhivistic, inventarierea este operatiunea de luare n evident a unittilor
arhivistice dintr-un fond sau o colectie.
Inventarul este un instrument de evident cu dubl functionalitate. Astfel, el:
a) insereaz sub form de rezumat, n mod concis i concludent, informatiile cuprinse n documentele
constituite n unitti arhivistice (dosare).
b) este un instrument de evident n sens administrativ-gestionar, pe baza cruia se efectueaz predarea
documentelor acelor lucrtori desemnatis asigure conservarea, securitatea i folosirea documentelor n cadrul
organizatiei (Viorica Coman, Inventarierea documentelor organiza/iilor socialiste, n R.A., nr. 3/1981, p. 312-
317).
Metodologia activittii de inventariere a arhivei este o problem discutat de arhiviti i istorici,
enuntndu-se despre asta preri contradictorii:
1) Unii afirm c ar trebui s rezume foarte sumar probleme mari din cuprinsul unittilor arhivistice,
rmnnd celor interesati ca prin clasica i anevoioasa munc de cercetare s depisteze documentele de care au
nevoie. Argumentul folosit n acest sens este acela c n tri cu traditie arhivistic se aplic o astfel de
practic.
2) Altii apreciaz c inventarierea este procesul cheie al muncii arhivistice, acest punct de vedere fiind
propriu i arhivisticii romneti, care concepe inventarul unui fond arhivistic, al unei colectii arhivistice etc., ca
un instrument prin care se realizeaz documentele constituite n unitti arhivistice i care ofer n acelai timp
informatii detaliate asupra continutului acestora.
Paralel cu preocuprile pentru reorganizarea arhivelor vechi i ntocmirea evidentelor lor, Arhivele
Nationale au cutat modalitti noi, operative i eficiente, de organizare i inventariere a arhivelor curente.
Inventarierea arhivelor de ctre creatorii acestora dup criterii bine stabilite, ca un proces dirijat sub
ndrumarea i controlul Arhivelor Nationale, a devenit absolut necesar n conditiile crerii an de an a unui
volum mare de arhive.
Etapele de lucru
Inventarierea este o activitate de realizarea creia va depinde ulterior selectionarea i valorificarea
documentelor.
Modalitatea de inventariere a documentelor curente stabilite de legislatia arhivistic este perfect
aplicabili asigur utilizarea lor operativ n scopuri tiintifice i practice.
Se stabilete un mod unic de inventariere pentru toate organizatiile economico-sociale, att n privinta
formularului, ct i a modului de completare a acestuia.
Rigurozitatea cu care se urmrete aplicarea uniform a criteriilor de inventariere are ca scop asigurarea
unor evidente care s poat fi utilizate ntr-o prim etap la selectionare, iar dup preluarea documentelor la
Arhivele Nationale s constituie evidenta pentru elaborarea de lucrri tiintifice i pentru prelucrarea automat
a informatiilor prin tehnica electronic.
Documentele constituite la compartimentele de munc ale organizatiei pe baza nomenclatorului se
inventariaz pe probleme i termene de pstrare prin intermediul inventarului.
La nceputul fiecrui an arhivistic, compartimentele constituie i inventariaz documentele create n
cursul anului precedent.
Inventarierea documentelor la compartimente este o msur menit s asigure efectuarea n cele mai
bune conditii a lucrrilor pe care le presupune de ctre cei care particip nemijlocit, direct, la constituirea
documentelor. Aceasta cu att mai mult cu ct organizatiile i chiar compartimentele din cadrul acestora
opereaz cu termeni specifici care trebuie utilizati corect n inventariere pentru a nu se denatura ntelesul
sensului lor real.
Astfel, organul de arhiv al organizatiei sau, n lipsa acestuia, compartimentul care are n competenta sa
munca de arhiv, multiplici difuzeaz tuturor compartimentelor formularul de inventar, obligndu-le n acest
fel s rspund rubricilor impuse.
Deoarece constituite, ncheiate, certificate, cu datele copertei corect completate, se grupeaz pe termene
de pstrare. Fiecare compartiment ntocmete anual attea inventare cte grupe de termene au fost stabilite: de 1
an, 5 ani, 10, 15, 30 etc. Se ntocmesc inventare i pentru dosarele cuprinznd documente cu important
istorici documentar care se pstreaz permanent.
Dosarele pentru care indicatorul termenelor de pstrare prevede X ani C.S., se cuprind n inventarul
dosarelor care se pstreaz X ani. Acestea, cnd comisia de selectionare hotrte pstrarea lor permanent,
vor fi scoase din inventarul dosarelor cu termene temporare i adugate n inventarul celor permanente.
Inventarul trebuie s cuprind elementele de identificare nscrise pe coperta fiecrei unitti arhivistice
care urmeaz dup antet i titlu.
a) n antet, n stnga sus, se trece denumirea organizatiei i a compartimentului care a creat
documentele;
b) n titlu, se mentioneaz anul documentelor, al dosarului i termenele de pstrare.
Elementele de identificare sunt:
1) numrul curent care ncepe cu 1 n cadrul anului i termenului de pstrare respectiv (toate
inventarele, indiferent de termenele de pstrare, ca i cele pentru documentele permanente, ncep cu nr.1);
2) indicativul unittii arhivistice, al dosarului, dup nomenclator. Precizmc, dac la acelai indicativ
s-au creat mai multe unitti arhivistice (volume), se atribuie numere de inventar n continuare, dar se repet
indicativul mentionnd i numrul volumului.
Inventarul trebuie s cuprind n mod concis i clar rezumatul fiecrui dosar, informatiile esentiale
desprinse din documente, fr a insera i aprecierile subiective ale celui care efectueaz inventarierea.
Astfel, sunt mentionate categoriile de documente i obiectul ac/iunii la care se refer acestea. De aceea,
de exemplu:
a) Proiect de decret privind ... initiat de ... cu avizele i documentatiile corespunztoare
b) Regulamente de organizare i functionare a ...
c) Bilantul de venituri i cheltuieli pe anul...
Prin urmare, sunt trecute denumirile oficiale ale institutiilor, ale beneficiarilor, clientilor, obiectul
actiunii i orice element prin care se pot exprima ct mai concludent informatiile esentiale din documentele
supuse inventarierii.
Dac documentele sunt sub form de proiect sau copie sau dac exist n dosar o lucrare n mai multe
variante care au constituit etape de lucru ca urmare a unor avizri succesive ale organelor superioare, se
mentioneazi aceste lucrri.
Unittile arhivistice constituite din documente de acelai fel se inventariaz n mod succesiv, n ordine
cronologic, lund ca element cronologic ziua, decada, luna, trimestrul, semestrul etc., dup modul de
constituire a documentelor, dei toate au primit la constituire acelai indicativ din nomenclator.
Alte categorii de documente, ca planurile de productie, de munc, drile de seam, de activitate, cele
contabile, statistice, bilanturile de venituri i cheltuieli .a. care se ntocmesc trimestrial, se inventariaz n
ordinea trimestrelor la termenele de pstrare corespunztoare, iar cele anuale vor fi cuprinse n inventarul
documentelor permanente.
Prerea c stabilirea continutului unittilor arhivistice i rezumarea lor n inventar ar avea un caracter
subiectiv este total nentemeiat, cel putin n situatia unittilor arhivistice constituite pe probleme, acestea fiind
modul statornicit n constituirea arhivei curente.
Important este ca cel care efectueaz inventarierea documentelor s cerceteze cu atentie unittile
arhivistice n ntregime pentru a se edifica pe deplin asupra continutului documentelor din componenta sa.
c) Alt element de identificare pe care inventarul l evidentiaz exact este data sau datele extreme ale
documentelor din unitatea arhivistic: anul, trimestrul, luna, decada, zilele sau ziua documentelor.
n cazul unor unitti arhivistice care cuprind documente privind problema nceput ntr-un an, dar
nencheiat, la sfritul inventarului se face mentiunea: ... au fost lsate la ... (denumirea compartimentului)
nefiind ncheiate.
Unittile arhivistice preconstituite, cum sunt registrele, condicile etc., se inventariaz dup dosare, n
inventarele anilor i termenelor de pstrare corespunztoare.
d) Pe prima pagin a inventarului se trec:
1) numrul filelor -este un mijloc de control asupra integrittii documentelor cuprinse n unitatea
arhivistic, de identificare a unui anumit document etc.;
2) numrul dosarelor, registrelor, condicilor, cartotecilor etc., pe care le cuprinde dosarul;
3) dosarele care, nefiind ncheiate, au rmas la compartimente (dac este cazul);
4) dosarele care au lipsit la preluare (dac este cazul);
5) data prelurii, numrul dosarelor preluate i semntura celui care predi a celui care preia dosarele.
De precizat c documentele secrete beneficiaz de acelai mod de inventariere, numai c ele nu vor fi
predate arhivei curente dect n conditii speciale.
Inventarele bine ntocmite trebuie s oglindeasc ntreaga complexitate, modul de organizare i
functionare, specificul activittii sau productiei, rezultatele obtinute, veniturile, cheltuielile, beneficiile,
procesele de nnoire i perfectionare intervenite de la o perioad la alta, relatiile de colaborare cu alte
organizatii din tari strintate ale unei organizatii.
Acolo unde munca o cere, arhivele pot fi constituite tematic.
n aceste conditii, inventarele se constituie pe baza aceluiai criteriu.
Compartimentele constituie documentele n unitti arhivistice pe probleme strict delimitate, fiecare
avnd un cod de identificare.
Fiele arhivistice sunt organizate pe serii de documente alctuite de la nfiintarea organizatiei pn n
prezent, unittile arhivistice fiind repartizate dup cod la problema corespunztoare, introduse n mape i
numerotate n continuare n cadrul problemei, evidenta lor cuprinznd elementele inventarului arhivelor.
Completarea rubricilor inventarului se face fr prescurtri sau formulri evazive.
n arhiva curent, inventarele din fiecare an se vor ordona pe compartimente n ordinea n care acestea
figureaz n nomenclator i pe termenele de pstrare.
Aceast grupare a inventarelor cuprinznd dosarele din fiecare an, cu aceleai termene de pstrare, pe
ntreaga unitate, d posibilitatea folosirii lor mai rapide n rezolvarea anumitor lucrri curente.
Dup efectuarea prelurii dosarelor, n urma unei verificri atente a continutului dosarelor ia
inventarelor, sub semntur, se introduc obligatoriu toate inventarele preluate, fiecare sub numr separat, n
Registrul de eviden/ curent, completndu-se toate rubricile prevzute n acest registru.
Registrul de evident curent nregistreazi micarea inventarelor n decursul timpului.
Unittile care detin i fonduri rezultate din activitatea altor unitti vor deschide n registrul de evident
curent cte o partid pentru fiecare dintre acestea.
Acest registru cuprinde dou rubrici speciale principale: n prima se trec date privind prelurile de
documente, iar n cea de-a doua rubric se trec ieirile de documente din arhiv.
a) La preluri se trec urmtoarele date:
-numrul de ordine al inventarului;
-data prelurii de la compartimente a documentelor din inventarul respectiv;
-denumirea compartimentului care a constituit dosarele;
-datele extreme ale documentelor cuprinse n inventar (data primului i ultimului document din
inventar);
-totalul registrelor, dosarelor i al altor documente cuprinse n dosar;
-numrul dosarelor, registrelor etc. lsate la compartimente i cum urmeaz a fi depuse ulterior;
-totalul documentelor, registrelor etc. care s-au predat la arhiv din inventarul respectiv;
-numrul total de dosare existente efectiv la arhiv din toate inventarele fondului respectiv.
ntruct fiecare compartiment pred dosarele pe baz de inventare proprii, se consider necesar ca
nregistrarea inventarelor s se fac n ordinea n care compartimentele se succed n schema de organizare a
institutiei, ncepnd cu inventarul documentelor de pstrare permanenti terminnd ci cel cu termenul de
pstrare cel mai scurt.
b) La rubrica ieiri se trec urmtoarele date:
-data ieirii documentelor;
-denumirea institutiei ctre care s-a fcut predarea;
-denumirea documentului pe baza cruia au fost predate documentele (proces-verbal);
-numrul de nregistrare i data acestui document; -totalul documentelor care au ieit din arhiv.
Functionarii arhivelor au obligatia de a pstra documentele asigurndu-le mpotriva degradrii,
distrugerii sau sustragerii.
Depozitarea materialelor arhivistice se realizeaz n depozite special constituite sau ncperi destinate
acestui scop.
Aceast operatiune trebuie s se fac ordonat n ncperi sntoase, uscate, aerisite, luminoase, pe
rafturi sau n dulapuri, n functie de cantitatea lor.
Dup natura documentelor care se aduc spre depozitare, depozitele de arhiv se doteaz cu rafturi,
fiete, dulapuri, rastele pentru hrti, executate pe baz de standarde sau norme interioare avizate de D.G.A.S.
Conform normelor n vigoare, ltimea minim a unui raft este de 70 cm., iar distanta dintre polite 30-
35 cm.
Prima polit de la tavan trebuie s aib distanta de 10-15 cm., fiind numit poli/ fals i avnd rol
de protectie a materialului arhivistic.
Ultima polit trebuie s aib cel putin 15 cm. de la pardoseal.
Corpurile de iluminat se amplaseaz pe intervalele dintre rafturi, astfel ca distanta dintre polit i
corpul de iluminat s fie de minimum 35 cm.
Este interzis montarea tablourilor electrice n incinta arhivei.
Cldirea trebuie protejat mpotriva descrcrilor electrice i dotat cu aparatur contra incendiilor.
Este interzis depozitarea documentelor n bibliorafturi sau n dosare cu in, pentru protejare
folosindu-se mape sau cutii.
Pachetele nu se vor lega cu sfoar, ntruct prin manipulare se distruge hrtia.
Dosarele se aeaz n raft n pozitie vertical, astfel nct coperta s se citeasc cu uurint.
Registrele se pot depozita suprapuse n 2-5 rnduri.
Se interzice aezarea documentelor pe jos, n grmad sau nghesuite n rafturi, printre rafturi sau n
lzi sau boxe.
Periodic, documentele trebuie controlate dac nu au fost atacate de agenti biologici.
Pentru curtenie se folosesc solutii antiseptice.
Selecpionarea documentelor i depunerea lor la Arhivele Napionale
1. Selec/ionarea documentelor
Conform legii din 1996: n cadrul fiecrei unitti creatoare i detintoare de documente functioneaz
cte o comisie de selectionare, numit prin decizie sau ordinul conductorului unittii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numiti din rndul specialitilor proprii.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n
parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric.
n perioada selectionrii toate documentele create sau detinute de ntreprinderi sunt supuse acelorai
norme de organizare, evident, selectionare i pstrare.
Comisia are deci un preedinte i un secretar care, de obicei, este eful arhivei sau al compartimentului
secretariat din cadrul organizatiei.
Numrul membrilor este n functie de mrimea institutiei, a organizatiei.
n cazul unor organizatii foarte mari se vor constitui comisii de selectionare pe compartimente.
n institutiile unde nu se pot nfiinta comisii de selectionare din lips de personal, selectionarea
va fi efectuat de responsabilul arhivei i aprobat de conducerea institutiei respective.
Atribu/iile comisiei de selec/ionare sunt urmtoarele:
-analiza importantei documentelor (n raport cu utilitatea tiintific sau practic);
-eliminarea documentelor care nu au important documentar-istoric;
-elaborarea indicatoarelor de termene de pstrare pentru institutiile subordonate.
Este necesar s fie pstrate termenele de pstrare is se retin permanent toate documentele
referitoare la istoricul organizatiei respective, sistemul de organizare, actele de baz create de aceasta.
O mare atentie trebuie acordat unor documente de sintez ca: situatii centralizatoare, rapoarte,
memorii, studii, dri de seam etc.
Selectionarea documentelor este necesar s fie fcut anual sau o dat la doi ani, cnd eful de arhiv
scoate din arhiv dosarele al cror termen este expirat n vederea analizrii lor de ctre comisia de selectionare
convocat la cererea sa aprobat de conducerea unittii.
O cerint obligatorie care se impune acestei comisii este cercetarea integral a documentelor i
inventarelor din perioada respectiv indiferent de termenul de pstrare (deci nu numai a documentelor cu
mentiunea C.S. sau a celor cu pstrare permanent) pentru a crea
o privire de ansamblu asupra documentelor existente i informatiilor ce le cuprind, altfel exist riscul de a
distruge documente care nu mai pot fi recuperate sau de a pstra unele ale cror informatii sunt nsumate n
altele mai cuprinztoare.
Sunt verificate inventarele dac au fost corect ntocmite i dac ncadrarea n termenul de pstrare
s-a fcut potrivit indicatorului organizatiei ramurii respective. n caz de nepotriviri privind inventarierea
sau ncadrarea n termene, se efectueaz rectificrile necesare.
Dosarele cu mentiunea C.S. sunt analizate existnd posibilitatea prelungirii termenului prevzut sau
a pstrrii permanente a acestora.
Inventarele dosarelor ale cror termene au expirat i pe care comisia de selectionare a hotrt s le
elimine se trimit la ANIC sau directiilor judetene pentru confirmare nsotite de un proces verbal.
Procesul verbal este aprobat i de conducerea institutiei.
Cnd Arhivele Nationale apreciaz c trebuie retinute permanent anumite dosare dintre cele
presupuse a fi eliminate, acestea vor fi trecute n inventarul dosarelor permanente la anul i compartimentul
care le-a creat.
Documentele de acelai fel existente n arhiv n cantitti mari ca: boniere, chitantiere, facturiere,
foi pontaj, bilete de intrare n institutie, dublete sau formulare necompletate etc., care au termene reduse de
pstrare (ntre 1 i 5 ani) nu vor fi inventariate, ele urmnd s fie eliminate pe baza unui proces verbal de
selectionare, unde se va preciza:
categoria de documente;
anii extremi;
cantitatea.
Pn la confirmarea proceselor verbale care nsotesc inventarele documentelor sau dosarelor ce
urmeaz a fi eliminate, documentele se vor pstra pe rafturi n ordinea inventarierii.
Dup confirmare, pentru documentele cu pstrare permanent vor fi ntocmite inventare
permanente potrivit dispozitiilor n vigoare, iar cele fr valoare istoric sau documentar vor fi predate
organelor de resort (Unittile de colectare au fost constituite prin Decretul 10/1960 ca ntreprinderi de
recuperare i valorificare a materialelor refolosibile).
2. Selec/ionarea sigiliilor i a tampilelor
O situatie aparte o constituie selec/ionarea sigiliilor ia tampilelor din metal sau cauciuc.
a. Potrivit legii, sigiliile i tampilele din metal care au imprimate stema trii i denumirea
complet a organizatiei au valoare documentar-istoric, urmnd ca la scoaterea lor din uz s se predea ntr-
un singur exemplar la ANIC sau filialelor acestora.
Celelalte exemplare i alte sigilii i tampile din metal scoase din uz se depun la Monetria Statului
pentru justificare i distrugere.
b. Sigiliile, tampilele, parafele confec/ionate din cauciuc, scoase din uz, se distrug de ctre
institutiile centrale pe baza unui proces-verbal de selectionare ntocmit de comisia de selectionare i
aprobat de conducerea institutiei respective.
Prin selectionare se urmrete, n primul rnd, stabilirea unui regim de pstrare permanent a
documentelor care au valoare documentar-istorici care vor fi predate Arhivelor Nationale n termenele
stabilite de legislatie pentru pstrare, conservare i valorificare.
n al doilea rnd, prin selectionare se urmrete eliminarea din arhivi predarea n circuitul
economic a acelor documente care, prin trecerea unui numr de ani, nu mai prezint important, din nici
un punct de vedere, eliberndu-se astfel spatiile de depozitare pentru pstrarea documentelor n curs de
elaborare.
3. Depunerea documentelor spre pstrare permanent la Arhivele Na/ionale
Legea din 1996 a Arhivelor Nationale reglementeaz obligatia organizatiilor de a depune la
Arhivele Nationale dau la directiile judetene documentele scrise sau tip, create n decursul activittii lor
sau aflate n custodia lor dup 30 de ani de la creare pentru documente scrise, dup 20 de ani pentru
documentele fotografice i pelicule cinematografice, dup 100 de ani pentru actele de stare civil,
documentele tehnice dup 50 de ani.
Depunerea se face nsotit de inventare n dou exemplare, dup cercetarea lor de ctre delegati ai
Arhivelor Nationale. Acetia verific dac unittile arhivistice au fost constituite sau dac inventarul
reflect continutul documentelor. Se va ntocmi un proces verbal de predare-primire la depunerea
documentelor.
Unittile pot detine documente de pstrare permanenti, dup expirarea termenului lor, cu
aprobarea directorului general al Arhivelor Nationale sau al directorilor directiilor judetene ale Arhivelor
Nationale, dac ele sunt necesare desfurrii activittii lor.
Organizatiile care au preluat fonduri de la organizatii care au fost desfiintate sau comasate sau le-au
gsit n locul unde i desfoar activitatea au obligatia de a le ordona, inventaria i selectiona ca pe
fondul su propriu. i aceste fonduri vor fi predate Arhivelor Nationale, n conditiile prevzute de lege.
Organizatiile a cror activitate nceteazi nu mai este preluat de nici o alt organizatie au
obligatia de a anunta DANIC sau filialele judetene care vor decide asupra documentelor acestora.
Cnd Arhivele Statului nu pot prelua documentele permanente de la institutii, pentru ca
documentele s poat intra n circuitul activittii de cercetare tiintific, acestea au obligatia de a preda
inventarele definitive i obligatia de a le pstra n cele mai bune conditii.
Conform legii, sigiliile i tampilele confectionate din metal, care au imprimat stema trii i
denumirea complet a organizatiei, se depun spre pstrare permanent la Arhivele Nationale sau filialelor
ei ntr-un singur exemplar, dup ce au ieit din uz, avnd valoare documentar-istoric.
Celelalte exemplare, precum i sigiliile i tampilele din metal fr stema sau denumirea complet
a unittii, se depun la Monetria Statului.
Pentru cele predate la Arhivele Statului organizatiile se vor justifica la Monetria Statului cu un
exemplar din inventarul de depunere semnat de reprezentantii organizatiei.
Inventarul ntocmit pentru sigiliile ce se vor preda se va ntocmi n 3 exemplare, dintre care unul va
fi predat Monetriei Statului, dup ce mai nti a fost semnat de reprezentantii Arhivelor Nationale, care a
preluat sigiliile.
Arhivele create i detinute de cultele religioase sunt reglementate de decret. Acestea sunt exceptate
de la depunerea documentelor provenite din activitatea proprie la Arhivele Nationale. Depunerile se fac
numai la cererea cultelor. Ele au obligatia de a declara Arhivelor Nationale documentele detinute de alt
provenient dect activitatea proprie n vederea prelurii celor de valoare istorico-documentar.
Persoanele fizice i organizatiile particulare care detin documente din FAN le pot depune la
Arhivele Nationale, sub form de custodie sau donatie, pot vinde Arhivelor Nationale documentele
detinute. Detintorul care dorete s v$nd documente care fac parte din FAN al Romniei este obligat
s comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, (...) directiilor judetene (...) care au prioritate la cumprarea
oricror documente care fac parte din FAN i care trebuie s se pronunte n termen de 60 de zile de la data
nregistrrii comunicrii (Legea din 1996).
BIBLIOGRAFIE:
Berciu-Drghicescu, Adina, Arhivistica : Curs general (pentru Facultatea de Litere, sec/ia Bibliologie i tiin/a
informrii, Colegiul de Biblioteconomie i arhivistic, Colegiul de Birotic), Editura Universittii din
Bucureti, 1997.
Gtjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat i asisten/ managerial, Editura Tehnic,
Bucureti, 1999.
Gtjens-Reuter, Margit ; Behrens, Claudia, Manual de secretariat i asisten/ managerial, Editura Tehnic,
Bucureti, 2001.
Harrison, John, Curs de secretariat, Editura ALL, Bucureti, 1996.
Pan, Adrian ; Ionescu, Bogdan ; Mare, Valerica, Birotica, Editura ALL, Bucureti, 1994.
Sacerdoteanu, Aurelian, Arhivistica, Editura Didactici Pedagogic, Bucureti, 1970.
Surse electronice:
Berciu-Drghicescu, Adina, Arhivistici documentaristic. Partea I : tiin/ele auxiliare ale istoriei,
Universitatea din Bucureti, 2002 (http://www.unibuc.ro/eBooks/istorie/arhivistica/index.htm).
Berciu-Drghicescu, Adina (coord.), Manual de Secretariat i Asisten/ managerial -Universitatea din
Bucureti, 2003 http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/index.htm
Secretariat & Asistent Managerial : Curs multimedia interactiv pe CD-ROM (2 CD-uri) ISA Multimedia,
Bucureti, 2004.
LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996 Legea
Arhivelor Nationale
Textul actului publicat n M.Of. nr. 71/9 apr. 1996
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.
CAPITOLUL
Dispozipii generale
Art. 1. -Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic National al Romniei documentele create
de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale,
culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur
protectie special, n conditiile prezentei legi. Art. 2. -Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic
National al Romniei, n sensul prezentei legi, se ntelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i
consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemri, afie, planuri, schite, hrti, pelicule
cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i
informatice, cu valoare istoric, realizate n tar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3.
-Administrarea, supravegherea i protectia special a Fondului Arhivistic National al Romniei se
realizeaz de ctre Arhivele Nationale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele
Nationale i exercit atributiile prin compartimentele sale specializate i prin directiile judetene ale
Arhivelor Nationale. Protectia special a Fondului Arhivistic National al Romniei se realizeaz n
conditii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar n caz de rzboi sau de calamitti naturale, de
ctre creatori i detintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale n asemenea situatii i cu
asistenta de specialitate a Arhivelor Nationale. Art. 4. -Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i
detintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, denumite n
continuare creatori i detintori de documente, rspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pstrarea
i folosirea documentelor n conditiile prevederilor prezentei legi.
CAPITOLUL II Atribupiile Arhivelor Napionale n administrarea i protectia special a Fondului
Arhivistic National al Romniei
Art. 5. -Arhivele Nationale acord asistent de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i detintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atributii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de
lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activitti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic National al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau
publicittii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legislatiei n vigoare pe linia muncii de
arhivi stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i detintorii de arhiv
documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n conditiile i la termenele
prevzute n prezenta lege; d) asigur evidenta, inventarierea, selectionarea, pstrarea i folosirea
documentelor pe care le detine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere
adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Nationale i reteaua automatizat de
informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corelarea tehnici metodologici pentru
colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivisticia compartimentelor similare din cadrul
Sistemului national de informare i documentare; g) elaboreazi editeaz Revista Arhivelor i alte
publicatii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiintifice, precum i punerii n
valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei; h) asigur, prin
Facultatea de Arhivistici coala National de Perfectionare Arhivistic, pregtirea i specializarea
personalului necesar desfurrii activittilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un
document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al Romniei; j) autorizeaz scoaterea
temporar peste granit a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei, n
scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiintifice sau culturale internationale; k)
ntretine i dezvolt relatii cu organele i institutiile similare din strintate, n vederea informrii
reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur
aplicarea conventiilor i acordurilor internationale privind domeniul arhivistic i particip la congrese,
conferinte, reuniuni i consftuiri arhivistice internationale; l) asigur aplicarea prevederilor legislatiei n
vigoare n realizarea protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei,
respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i
la mobilizare sau rzboi. Art. 6. -n cadrul Arhivelor Nationale functioneaz un consiliu tiintific, format
din specialiti ai Arhivelor Nationale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile
specifice de lucru, publicatiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activitti arhivistice. Modul
de organizare i functionare, precum i componenta consiliului tiintific se stabilesc prin regulament de
organizare i functionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Nationale.
CAPITOLUL III
Obligapiile creatorilor i depintorilor de documente
Sectiunea I
Evidenpa documentelor Art. 7. -Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis nregistreze
istin evidenta tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite,
potrivit legii. Art. 8. -Anual, documentele se grupeaz n unitti arhivistice, potrivit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre
fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob
de ctre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de ctre directiile judetene ale Arhivelor
Nationale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9. -Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de
documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire,
ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Evidenta tuturor intrrilor i ieirilor de unitti arhivistice din
depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se
face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detintorilor de documente i cu avizul Arhivelor
Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, n functie de creatorii la nivel
central sau local, n urma selectionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamitti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
Sectiunea a II-a
Selecpionarea documentelor Art. 10. -n cadrul Arhivelor Nationale functioneaz comisia central de
selectionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selectionare a documentelor ntocmite i
detinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaz
cte o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selectionare a documentelor
ntocmite i detinute de ceilalti creatori. Modul de organizare i atributiile comisiilor prevzute la alin. 1
se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale.
Art. 11. -n cadrul fiecrei unitti creatoare i detintoare de documente functioneaz cte o comisie de
selectionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unittii respective, fiind compus din: un
preedinte, un secretar i un numr impar de membri numiti din rndul specialitilor proprii. Aceast
comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n
parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal,
ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selectionare, nsotit de inventarele documentelor propuse
spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz
permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, n cazul creatorilor i
detintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor
Nationale, n cazul celorlalti creatori i detintori de documente. Documentele se scot din evidentele
arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul
administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaz a fi
arhivate.
Sectiunea a III-a
Pstrarea documentelor Art. 12. -Creatorii i detintorii de documente sunt obligatis pstreze
documentele create sau detinute n conditii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte conditii dect cele prevzute de lege. Persoanele juridice
creatoare i detintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spatii special amenajate pentru
arhiv. Noile constructii ale creatorilor i detintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele
Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, numai dac au spatii prevzute
pentru pstrarea documentelor. Arhivele Nationale i directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot
prelungi termenul de pstrare a documentelor la detintori pn la asigurarea spatiilor necesare prelurii
lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n functie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace
adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalatii i sisteme de prevenire i
stingere a incendiilor.
Sectiunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Napionale
Art. 13. -Persoanele juridice creatoare i detintoare de documente depun spre pstrare permanent la
Arhivele Nationale i la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup cum urmeaz: a) documentele
fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise,
cu exceptia actelor de stare civili a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c)
documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la
ntocmirea lor; e) matricele sigilare confectionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unittii, dup scoaterea lor din uz. Art. 14. -Creatorii i detintorii de arhiv pot
detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei i dup expirarea termenului
de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activittii lor, pe baza aprobrii directorului general al
Arhivelor Nationale, n cazul creatorilor i detintorilor la nivel central, i a directorilor directiilor
judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori i detintori, n conditiile respectrii prevederilor
prezentei legi. Ministerul Aprrii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de
Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie i Paz, alte organe cu atributii n
domeniul sigurantei nationale, precum i Academia Romn ipstreaz documentele proprii n
conditiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15. -Organizatiile
particulare i persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romniei le pot
depune la Arhivele Nationale sub form de custodie sau donatie, scutite de taxe i impozite. Detintorul
care dorete s vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei este obligat s
comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dup caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au
prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei i
care trebuie s se pronunte n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16.
-Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind
drepturile individuale ale cettenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i detintorii de documente. Art. 17.
-Creatorii i detintorii de documente, prevzuti la art. 14 i 15, sunt obligatis depun la Arhivele
Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor
documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18. -n
cazul desfiintrii, n conditiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea
acestuia s fie continuat de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege,
vor fi preluate de ctre Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale, iar cele cu
valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificate i extrase privind drepturile individuale ale
cettenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protectiei Sociale sau la directiile judetene ale acestuia.
Art. 19. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei o dat intrate, potrivit
legii, n depozitele Arhivelor Nationale i/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi
retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate n custodie.
CAPITOLUL IV
$olosirea documentelor care fac parte din $ondul Arhi%istic Napional al Rom&niei
Art. 20. -Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei pot fi folosite pentru:
cercetare tiintific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, actiuni educative, elaborarea de
publicatii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
National al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetteni romni i strini, dup 30 de ani de la
crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unittii creatoare sau detintoare. Documentele de valoare deosebit nu se expun
public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21. -Creatorii i detintorii de documente sunt
obligatis elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice, certificate, copii
i extrase de pe documentele pe care le creeazi le detin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit
termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile
prestate de ctre Arhivele Nationale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor
juridice se efectueaz, contra cost, n conditiile prevzute de lege. Art. 22. -Documentele a cror cercetare
poate afecta interesele nationale, drepturile i liberttile cettenilor, prin datele i informatiile pe care le
contin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast
categorie documentele care: a) privesc siguranta, integritatea teritoriali independenta statului romn,
potrivit prevederilor constitutionale i ale legislatiei n vigoare; b) pot leza drepturile i liberttile
individuale ale cetteanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situatie stabilit de
comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea
documentelor respective se face de ctre detintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
Art. 23. -Creatorii i detintorii de documente, prevzuti la art. 2, persoane juridice, au obligatia de a
nfiinta compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n
functie de valoarea i cantitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv,
structura i competenta acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unittii
creatoare i detintoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dup caz, al directiilor judetene
ale Arhivelor Nationale. Art. 24. -Formarea, atestarea i perfectionarea personalului de specialitate din
Arhivele Nationale, ct i din celelalte unitti creatoare i detintoare de documente de arhiv se
realizeaz prin Facultatea de Arhivistici prin coala National de Perfectionare Arhivistic. Art. 25.
-Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi dimensionat n functie de calitatea i
specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria functionarilor publici.
CAPITOLUL VI
Rspunderi i sancpiuni
Art. 26. -Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderea contraventional, civil
sau penal.
Art. 27. -Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuintare a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei constituie infractiune i se pedepsete conform
prevederilor Codului penal. Art. 28. -Scoaterea peste granit a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic National al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice
strine, fr autorizarea Arhivelor Nationale, constituie infractiune i se pedepsete cu nchisoare de la 3
la 7 ani, dac fapta nu constituie o infractiune mai grav. Tentativa se pedepsete. Art. 29. -Constituie
contraventii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de conditii
nct, potrivit legii penale, s fie considerate infractiuni: a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea
de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii,
potrivit art. 8 alin. 2; b) nepredarea de ctre compartimentele unittii creatoare, la arhiva proprie, a
documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire,
conform prevederilor art. 9; c) neselectionarea documentelor create i detinute de ctre persoane juridice,
la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selectionare a documentelor, n
conditiile prevzute la art. 11; d) neasigurarea conditiilor corespunztoare de pstrare i protejare a
documentelor create i detinute de ctre creatorii i detintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane
fizice, potrivit art. 12; e) nepredarea, la Arhivele Nationale i, dup caz, la directiile judetene ale Arhivelor
Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei de ctre creatorii i
detintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau
vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romniei de ctre persoane fizice
sau persoane juridice, fr respectarea priorittii Arhivelor Nationale de a le cumpra, potrivit
prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor
Nationale, dup caz, de ctre creatorii i detintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le
detin la expirarea termenelor de depunere, n conditiile prevzute la art. 17. Art. 30. - Contraventiile
prevzute la art. 29 se sanctioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei,
cele prevzute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cele prevzute la lit. b), c),
e) i g). Amenda se aplici persoanei juridice. n cazul contraventiilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele
Nationale pot solicita instantei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea
termenului de prescriptie a rspunderii contraventionale, n conditiile legii civile. Art. 31. -Constatarea
contraventiilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanctiunilor se fac de ctre mputernicitii Arhivelor
Nationale i, dup caz, ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Art. 32. -mpotriva procesului-
verbal de constatare a contraventiei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la
judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contraventia. Art. 33. -Contraventiilor prevzute n
prezenta lege le sunt aplicabile dispozitiile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sanctionarea
contraventiilor.
CAPITOLUL VII
Dispozipii finale i tranzitorii
Art. 34. - Creatorii i detintorii de documente sunt obligati s comunice n scris, n termen de 30 de zile,
Arhivelor Nationale sau, dup caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, documentele care le atest
nfiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, n conditiile legii. Art. 35. -Denumirile Directia General a
Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea
Arhivele Nationale. Art. 36. -Dispozitiile din prezenta lege referitoare la directiile judetene ale Arhivelor
Nationale se aplic, n mod corespunztor, i Directiei Municipiului Bucureti a Arhivelor Nationale. Art.
37. - Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege. Art. 38. -Decretul nr.472/1971 privind Fondul
Arhivistic National al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte
dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edin/a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74
alin. (1) din Constitu/ia Romniei.
PREEDINTELE SENATULUI prof. univ. dr.
OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputa/ilor n edin/a din 12 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitu/ia Romniei.
PREEDINTELE CAMEREI DEPUTA>ILOR
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16.

S-ar putea să vă placă și