Managementul Comunicarii

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea
26 mai 2007 CCD ISJ Hunedoara

MANAGEMENTUL
COMUNICRII N
PROIECTE

Ce ne propunem la acest curs?
1. Formularea strategiei de comunicare n
cadrul proiectului;
2. Comunicarea cu finanatorul;
3. Comunicarea n cadrul echipei de proiect;
4. Comunicarea cu grupurile int.


1. Formularea strategiei de comunicare

Etapa 1: Identificarea grupurilor int i a
obiectivelor comunicrii
Etapa 2: Formularea mesajului
Etapa 3: Stabilirea metodelor i canalelor de
comunicare
Etapa 4: Planificarea i organizarea activitilor
de comunicare
Etapa 5: Stabilirea bugetului activitilor de
comunicare
Etapa 6: Evaluarea

2. Comunicarea cu finanatorul
(a) n etapa de scriere a propunerii de proiect;
(b) Pe parcursul implementrii.

(a) n etapa de scriere a propunerii de proiect
Cele 10 porunci:

1. Fii convini c tii ce ateapt finanatorul de la Dvs. i ce
ateptai Dvs. de la finanator;
2. Folosii un limbaj normal i nu jargonul de specialitate pe
tematica proiectului;
3. Formulai fraze scurte;
4. Transpunei abstractul n concret;
5. Fii convini c transmitei un mesaj clar i unitar;
6. Nu ncercai s spunei totul n propunerea de proiect;
7. Elaborai o structur clar a ideilor;
8. Punctai conexiunile ntre idei;
9. Dai o not de entuziasm i empatie proiectului;
10. Nu v deprtai de lumea grupurilor int.

Cum putei ncepe formularea unui proiect?
(Cum i atragei atenia evaluatorului)
Prin prezentarea unor evenimente curente care au
legtura cu problema ce a stat la baza proiectului;
Prin sublinirea interesului comun pe care proiectul l
are cu politicile finanatorului;
Prin adresarea unei ntrebri retorice;
Prin sublinierea unor contraste fa de alte
sectoare/alte ri;
Prin elaborarea unei viziuni pe termen mediu/lung la
care proiectul poate s contribuie;
Prin prezentarea unor informaii statistice ocante;
Prin prezentarea unui context istoric.

Imaginai-v proiectul ca pe un speech pe
care l inei n faa finanatorului
Speech-ul dup modelul Clinton
Structura Speech Proiect
Tema Tema central a speech-
ului
Tema central a
proiectului
Atragerea ateniei i
descrierea problemei
Afirmaii i statistici Diagrama Ishikawa
Grupurile int
Analiza SWOT
Planul Soluionarea problemei
prin intermediul unui plan
Planul de activiti al
proiectului
Vizualizarea Implicarea auditoriului n
planul de rezolvare a
problemei
Matricea actorilor-cheie
Diseminarea rezultatelor
proiectului

Exerciiu
Testarea capacitii de adaptare la cerinele finanatorului
i a vitezei de reacie.
Pe baza diagramei Ishikawa ai identificat o idee de
proiect, pe care o putei descrie prin cuvintele: elevi
clasele I-IV, mediul urban, program reacreativ-educativ
dup orele de coal.
Raportorul ncepe s formuleze proiectul. Simultan,
Finanatorul anun cuvinte care trebuie integrate rapid i
logic n construcia proiectului. Gradul de dificultate
crete de la un cuvnt la altul.


Cuvintele finanatorului
Dezvoltare;
ISJ i CCD;
Internet;
Prinii;
Festivitate;
Bsescu.

(b) Pe parcursul implementrii

Contact telefonic/pe email cu ofierii de proiect;
Rapoarte intermediare i raportul final.

SFATURI:
- Personalizai-v comunicarea cu ofierul de proiect
(ofierul de proiect este i el un om);
- Cerei-i sfaturi, dar nu abuzai de timpul acestuia;
- Stabilii i vizite face to face; comunicarea pe email este
operativ, dar nu suficient;
- Fii n permanen dispui s includei feedback-ul primit
de la ofierul de proiect n activitile pe care le
desfurai n cadrul proiectului.

3. Comunicarea n cadrul echipei de proiect
Caracteristici ale proiectelor care pot
influena procesul de comunicare n cadrul
echipei:
n multe proiecte, echipa de implementare
lucreaz pentru prima dat mpreun;
exist foarte puin timp pentru a se dezvolta
relaii interpersonale;
caracterul temporar al proiectelor.

Cel mai important rol n comunicarea n
cadrul echipei: managerul de proiect
Primete i realizeaz/trimite rapoarte, e-
mail-uri, apeluri telefonice, innd astfel
echipa proiectului la curent cu privire la
stadiul proiectului
Organizeaz ntlniri periodice cu membrii
echipei

Managerii de proiect:
Au contacte cu multe persoane, att din interiorul, ct
i din exteriorul organizaiei;
Ofer indicaii i sfaturi membrilor echipei
Acioneaz ca intermediari ntre membrii echipei din
diferite grupuri funcionale
Au rol de legtur n cadrul structurii organizaionale
Succesul se bazeaz pe:
Expertiz i experien
Competene n relaiile interpersonale
=> COMUNICARE !!


Cel mai important instrument utilizat pentru
comunicarea n cadrul echipei: ntlnirile
n cadrul acestor ntlniri se realizeaz:
analiza stadiului activitilor fa de planificarea
existent;
evaluarea rezultatelor activitilor;
evaluarea jaloanelor;
adoptarea deciziilor cu privire la eventuale
adaptri/modificri ale planificrii iniiale, pentru ntreg
proiectul sau pentru una sau mai multe activiti.

ntlniri
ale membrilor echipei, pe tipuri de
activiti derulate i domenii de interes
ntre managerul proiectului i ceilali
membri ai echipei

Pentru mbuntirea comunicrii n cadrul
ntlnirilor:
Stabilii clar motivul ntlnirii
Alegei persoanele potrivite pentru a participa
Realizai i trimitei din timp agenda ntlnirii
Comunicai scopul, locul i ora ntlnirii
ncepei i finalizai ntalnirea conform planificrii,
respectnd astfel programul celorlali
Respectai agenda ntlnirii, minimiznd ntreruperile
Facei ntlnirea ct mai vizual: flip chart, tabl,
videoproiector
Realizai rezumate ale ntlnirilor i distribuii-le
participanilor n maxim 24 de ore

4. Comunicarea cu grupurile int
Cui ne adresm? Segmentarea
grupurilor int
Care este mesajul-cheie (core
message) i care sunt mesajele
pentru fiecare grup?
Ce canale folosim i cum le folosim?

cuantificare
clasificare dup caracteristici
socio-economice
localizare geografic
general
specific
4.1. Segmentarea grupurilor int


general
specific
grad de implicare
valori
cunotine, atitudine,
comportament

Segmentarea grupurilor int


Atenie la segmentare!!!
Definirea grupurilor int s fie ct mai clar i
specific, altfel apar confuzii

Brbat
Cu vrsta peste
50 de ani
Triete n SUA
Lucreaz n
industria filmului


Care este ara n care?

Cea mai popular butur este: Coca Cola

Peste 50% din studeni sunt femei

Exist cel mai mare procent de operaii estetice din
lume

Cei mai populari artiti sunt Eminem i Jennifer Lopez

Rspunsul:

Republica Islamic
IRAN

4.2. Mesajul-cheie
Are maxim 5-10 rnduri;
Atenie la cuvintele i metaforele pe care le
folosii (s fie adecvate grupurilor int);
Sunt de evitat negaiile sau cuvintele cu
conotaie negativ;
Sunt utile exprimrile de tip slogan.


Structura mesajului-cheie
20%
Viziune
60%
Argumente bazate pe
experien i cunotine
20%
Exprimarea opiniei
formularea de argumente
i explicarea acestora
Oferirea unei analize de
perspectiv asupra
beneficiilor pe care le
aduce integrarea.
O zi mare pentru ara
noastr i o srbtoare
pentru Europa. Care
sunt motivele?

Exemple de slogan
Clinton: Este timpul pentru o schimbare
Reagan: Este din nou diminea n America
Campania iniiat de Biserica catolic
mpotriva avortului: Pro-via

Exemple de mesaje-cheie
Educaie:

Dreptul la educaie este un drept fundamental.
Educaia este o cale spre asigurarea dezvoltrii
durabile a indivizilor i a societii n ansamblu.
Este motivul pentru care luptm s asigurm
acces egal la educaie pentru femei i brbai,
precum i creterea calitii acestui proces.


Proiect de sprijinire a diversitii culturale
Secolul 21 ne aduce imaginea unei lumi din ce n
ce mai interdependente.
Evoluiile din ultimii ani au artat c acest proces
nu a contribuit la transformarea gradual a
culturilor naionale ntr-un ansamblu uniform.
Dimpotriv, a artat c exist diversitate,
diferene, specificiti.
Omogenitatea lumii n viitor este o iluzie. Este
motivul pentru care proiectul nostru va arta cum
diferenele culturale pot fi acceptate i, totodat,
integrate ntr-o lume n continu schimbare.


Exerciiu n echipe de lucru
Formulai un mesaj-cheie i alegei un slogan pentru:

(a) Un proiect pentru dezvoltarea unei reele de centre de
orientare i consiliere n liceele dintr-un anumit jude;
(b) Un proiect pentru dezvoltarea abilitilor
antreprenoriale n rndul elevilor de gimnaziu;
(c) Un proiect de susinere a parteneriatului coal-
comunitate;
(d) Un proiect pentru dezvoltarea competenelor digitale
ale cadrelor didactice din judeul X;
(e) Un proiect pentru predarea limbii engleze la un grup de
100 de prini ai elevilor din coala X.


4.3. Canalele de comunicare

Posibiliti:
materiale informative (brouri,
postere, pliante, cri,
manuale);
marketing i publicitate;
publicitate gratuit;
instruire - educare;
consultri periodice cu
reprezentani ai grupurilor
int;
website, forum.
De regul se folosete o combinaie a acestor canale

Criterii pentru alegerea celor mai potrivite
canale de comunicare cu grupurile int
Grad de
acoperire
Costuri Frecven
Impact

Gradul de acoperire
Mesajul ajunge la grupurile int/alte grupuri.
Evitarea risipei
Ridicat vs. redus
Termen scurt vs. termen lung

Costuri
Costuri per unitatea de msur
Costuri de producie
Costuri de difuzare


Frecven
De cte ori?
Eficiena marginal a mesajelor

Impact
nu se cumpr
punctele tari i punctele slabe ale diferitelor canale de
comunicare
modul de consum al diferitelor canale de comunicare
(tehnica o zi din viaa...)

Tehnica O zi din viaa...
O zi din viaa unui elev de liceu
Dimineaa
radio, TV, mobil
Pe drum spre
coal ziare,
reviste, panouri
La coal
panouri, mape
Acas TV,
internet, radio,
reviste
Seara n ora
panouri
publicitare,
brouri
Oriunde - SMS

Exerciiu n echipe de lucru
Pe temele anterioare, alegei cele mai
potrivite canale prin care s transmitei
mesajul la grupurile int;
Facei o estimare de costuri pentru
activitatea de comunicare timp de un an.

V mulumesc pentru atenie!

Managementul Comunicarii

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul Comunicarii

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Prezentare Deva Formator Daniela Bufnea

26 mai 2007 CCD ISJ Hunedoara

S-ar putea să vă placă și