Informatii referitoare la completarea formularului de notifcare in cazul prelucrarilor de

date cu caracter personal efectuate in cadrul P.O.S.D.R.U. 2007-201

Multi operatori (in special asociatii, fundatii si O.N.G. - uri) efectueaza prelucrari de date cu
caracter personal ca urmare a implementarii unor proiecte fnantate din fonduri europene
nerambursabile, care trebuie notifcate conform prevederilor Legii nr. !!"#$$%, modifcata si
completata. &n acest conte't, avand in vedere si legislatia specifca ce reglementeaza conditiile
acordarii si fnantarii acestor proiecte, recomandam sa se completeze doua formulare de notifcare,
dupa cum urmeaza(
%) unul pentru prelucrarile efectuate in cadrul proiectelor fnantate din fonduri europene
nerambursabile, intrucat datele cu caracter personal sunt utilizate strict pe durata derularii fecarui
proiect, pana in momentul indeplinirii tuturor obligatiilor prevazute in contractul de
fnantare;
#) unul pentru prelucrarile efectuate in vederea realizarii obiectului de activitate, intrucat
datele cu caracter personal sunt utilizate pe perioada in care persoana vizata benefciaza de
serviciile oferite de operator (ex. fundatiile care au ca obiect de activitate protectie si asistenta
sociala", intrucat acestea desfasoara aceasta activitate ce intra sub incidenta Legii nr. 677!""#
independent de accesarea fondurilor europene$; mentionam ca nu trebuie completat formularul de
notifcare in cazul in care prelucrarile de date efectuate intra sub incidenta )eciziei nr. *$"#$$ si a
)eciziei nr. %$$"#$$!, care stabilesc situatiile in care nu este necesara notifcarea prelucrarii unor
date cu caracter personal.
+u privire la modalitatea de completare a sectiunilor formularului tipizat, pentru notifcarea
prelucrarilor de date cu caracter personal efectuate ca urmare a implementarii proiectelor
fnantate din fonduri europene neram!ursa!ile, facem urmatoarele precizari(
Sectiunea I - Numele/Denumirea operatorului
"re calitatea de operator persoana #uridica romana de drept pu!lic (care se va indica prin
inscrierea denumirii ofciale si complete, asa cum rezulta din actul normativ de infintare) sau de
drept pri$at (care se va indica prin inscrierea denumirii din certifcatul de inregistrare la Ofciul
National al ,egistrului +omertului sau in ,egistrul asociatiilor si fundatiilor) care sta!ileste scopul
si mi#loacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Sectiunea II - Reprezentantul operatorului situat intr-un stat tert
Nu trebuie completata.
Sectiunea III - Imputernicitul care prelucreaza date pe seama operatorului
-e completeaza doar in situatia in care operatorul care implementeaza proiectul efectueaza
prelucrarea datelor cu caracter personal prin desemnarea unei persoane imputernicite in conditiile
reglementate de art. . lit. f) coroborat cu art. #$ alin. (/) din Legea nr. !!"#$$%, modifcata si
completata. -pre e'emplu, in cazul in care operatorul inc0eie contract cu o alta entitate in vederea
colectarii formularelor completate de membrii grupului tinta (intrucat colectarea datelor reprezinta
una din operatiunile prin care se realizeaza prelucrarea acestora).
Sectiunea IV - Scopul prelucrarii
1entru prelucrarile de date cu caracter personal efectuate ca urmare a derularii unui proiect
fnantat din fonduri europene urmeaza ca la pct. 2 de la sectiunea &2 sa se inscrie o sintagma in
acest sens (e'. implementare proiect fnantat in cadrul 1.O.-.).,.3. #$$! - #$%.).
&n situatia in care urmeaza sa se desfasoare mai multe proiecte fnantate din fonduri europene, la
pct. .# de la sectiunea &2 se va mentiona 4implementare proiecte fnantate in cadrul 1.O.-.).,.3.
#$$! - #$%.5, intrucat formularul de notifcare trebuie completat astfel incat sa aiba aplicabilitate in
toate proiectele derulate de operator in cadrul 1.O.-.).,.3. #$$! - #$%. (urmand ca ulterior, in
masura in care implementarea unor proiecte noi produce sc%imbari de natura sa afecteze
exactitatea informatiilor transmise initial, sa se procedeze la completareamodifcarea notifcarii, in
termen de & zile, potrivit dispozitiilor art. !' alin. (($ din Legea nr. 677!""#, modifcata si
completata).
Sectiunea V - Temeiul legal al prelucrarii
Nu trebuie completata.
Sectiunea VI - Categorii de persoane vizate
6ste sufcienta completarea pct. !' (altele$ cu sintagma membrii grupului tinta".
Sectiunea VII - Motivele care justifica aplicarea prevederilor art !!" art !# alin $%& sau
$'& ori ale art !% alin $(& sau $)& din *egea nr )++/#,,!
Nu trebuie completata.
Sectiunea VIII - Modul in care persoanele vizate sunt informate asupra drepturilor lor
Operatorul de date cu caracter personal are obligatia de a furniza persoanelor vizate toate
informatiile prevazute la art. %# din Legea nr. !!"#$$%, modifcata si completata. &nformarea
trebuie sa fe adecvata circumstantelor specifce de prelucrare (respectiv modalitatii de prelucrare a
datelor, suportului pe care datele sunt colectate, etc.) si se poate realiza in scris, prin intermediul
documentelor prin care datele personale sunt colectate si"sau prin afsarea unei note informative la
sediul operatorului sau pe pagina 7eb, nefind sufcienta doar modalitatea verbal".
Mentionam ca operatorii au posibilitatea de a obtine si adapta modele de note de informare din
4G0idul de completare a notifcarilor5 ce se a8a pe site-ul autoritatii de supraveg0ere
777.dataprotection.ro potrivit prelucrarii notifcate.
&nformatiile continute de nota de informare trebuie corelate cu cele din formularul de notifcare.
)eoarece in procesul de prelucrare a datelor membrilor grupului tinta sunt utilizate si date cu
caracter special, pentru o corecta si completa informare, autoritatea recomanda includerea
informatiilor din %nota de informare& in formularul pe care il completeaza mem!rii
'rupului tinta, pentru ca persoanele vizate sa isi poata e'prima un consimtamant in cunostinta de
cauza pentru utilizarea datelor lor.
Sectiunea I- - Categorii de date prelucrate si Sectiunea - - Categorii de date cu
caracter special
La aceste sectiuni trebuie bifate toate datele colectate de la persoanele fzice prin intermediul
formularului de inregistrare a membrilor grupului tinta, iar cele care nu se regasesc la punctele % -
#! de la sectiunea &9 si punctele %-%* de la sectiunea 9 pot f indicate la rubricile 4altele5.
-pre e'emplu, datele referitoare la 4statutul pe piata muncii5 pot f indicate la pct. #: de la
sectiunea &9, iar cele cu caracter special ce fac referire la 4apartenenta la un grup vulnerabil5 la pct.
#$ de la sectiunea 9.
&n acest sens, precizam ca prin formularul individual de inregistrare a grupului tinta se vor colecta
doar datele strict necesare realizarii proiectului implementat.
Sectiunea -I - Categorii de destinatari
-e completeaza prin bifarea punctelor corespunzatoare destinatarilor carora li se vor dezvalui
datele personale prelucrate de operator in scopul derularii proiectului.
1recizam ca destinatarul este defnit de art. . lit. 0) din Legea nr. !!"#$$%, modifcata si
completata, ca 5orice persoana fzica sau ;uridica, de drept privat ori de drept public, inclusiv
autoritatile publice, institutiile si structurile teritoriale ale acestora, careia ii sunt dezvaluite date,
indiferent daca este sau nu tert5.
-pre e'emplu, operatorul are obligatia transmiterii datelor membrilor grupului tinta catre
<M1O-),3 si"sau O&,1O-),3 sau catre alte entitati in functie de activitatile desfasurate in
vederea derularii proiectului (e'.( catre potentialul anga;ator in cazul in care prelucrarea se
efectueaza ca urmare a implementarii unui proiect care are ca obiect organizarea de cursuri de
formare profesionala a adultilor, iar operatorul spri;ina persoana vizata in vederea ocuparii unui loc
de munca in domeniul in care acesta a urmat cursul de pregatire profesionala).
Sectiunea -II - .arantii care insotesc dezvaluirea datelor catre terti
-e completeaza prin indicarea tuturor garantiilor ce insotesc dezvaluirea datelor personale catre
categoriile de destinatari de la sectiunea 9&, cum sunt, spre e'emplu, consimtamantul persoanei
vizate, clauzele din contractul de fnantare a proiectului, care prevad obligatia transmiterii datelor
personale catre <.M.1.O.-.).,.3. si"sau Organismul &ntermediar, precum si, daca este cazul,
dispozitii legale nationale in baza carora se transmit datele altor entitati.
Sectiunea -III - Inc/eierea operatiunilor de prelucrare si destinatia ulterioara a datelor
&ntrucat prelucrarea datelor cu caracter personal se face in baza unui proiect fnantat din fonduri
europene, va recomandam sa completati aceasta sectiune prin inscrierea sintagmei 4pe durata
derularii proiectului si indeplinirii o!li'atiilor pre$azute in contractul de fnantare5,
intrucat la e'pirarea acesteia trebuie aplicate prevederile art. alin. % din Legea nr. !!"#$$%,
modifcata si completata.
Sectiunea -IV - Transferul de date in strainatate
"ceasta sectiune nu tre!uie completata, deoarece datele membrilor grupului tinta ai
proiectului nu sunt transmise de operator catre entitati din 3niunea 6uropeana, iar <.M.1.O.-.).,.3.,
pe baza datelor colectate de la benefciarii proiectului (in calitate de operatori in sensul Legii nr.
!!"#$$%) si introduse in sistemul propriu de evidenta, e'trage datele statistice necesare intocmirii
raportarilor pe grupuri-tinta ce sunt transmise catre +omisia 6uropeana.
Sectiunea -V - Masurile luate pentru asigurarea securitatii prelucrarii
-e completeaza prin descrierea succinta a masurilor adoptate de operator pentru asigurarea
securitatii prelucrarii, stabilite prin raportare la cerintele minime de securitate a prelucrarilor de
date cu caracter personal ce se regasesc in Ordinul nr. /#"#$$#, publicat in Monitorul Ofcial al
,omaniei, 1artea &, nr. .:. din / iunie #$$#, si prevederile art. #$ alin. (%) din Legea nr. !!"#$$%,
modifcata si completata.
Sectiunea -VI - Sistemul de evidenta utilizat si legaturile cu alte prelucrari de date sau
sisteme de evidenta
=rebuie precizat sistemul de evidenta utilizat in cadrul prelucrarii notifcate, dupa cum sunt utilizate
numai mi;loace automate (sistem informatic) sau neautomate pentru prelucrarea datelor ori
mi;loace mi'te. )e asemenea, trebuie sa se indice daca prelucrarea notifcata are legatura cu alte
prelucrari sau cu alte sisteme de evidenta a datelor cu caracter personal, iar in caz afrmativ, se
marc0eaza locul unde este situat sistemul de evidenta.