Trabajo Boletines Auditoria Operacional

Boletines de Auditora Operacional, Auditora IV
Grupo No. 15

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BOLETN No.1

ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Este boletn persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la
auditoria operacional, as como su relacin y deferencia con la auditoria interna,
la externa, la consultorio y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza
anloga. Los criterios expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre
el tema han existido, adoptando una posicin prctica de identificacin de
conceptos y apartndose de polmicas y acadmicas estriles.

Concepto de Auditoria Operacional
Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el contador
publico cuando examina la entidad.

Objetivo de la auditoria Operacional:
El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones
que tienda a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique:
Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar de apoyo en las
entidades:

Primero:
En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado (diagnostico
de obstculos)
Segundo:
En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc.
Interviniendo en su formacin.
Tercero:
En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas,
etc.) la auditoria operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases
para solucionarlos; prever obstculos a la eficiencia; presentar recomendacin
para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimientos de
planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel
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de apoyo a la administracin de la entidades, en la consecucin de la optima
productividad. En la practica de una auditoria operacional, el contador publico
se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems
niveles queda nula de la practica de auditoria operacional. Los niveles segundo
y tercero quedan enmarcados dentro e lo que se conoce como trabajos de
reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultorio administrativa. El auditor
operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala
los hechos, es decir, diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa
que los respalda y presenta recomendaciones que tienda a eliminarlos.

El auditor operacional hace las veces del medico general, que diagnostica las
fallas dando pie a la participacin del especialista, que puede ser el mismo y
otro contador publico, el que promover las soluciones concretas esto ultimo
corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados.

BOLETN No.2

METODOLOGA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Entendindose el objetivo de la auditoria operacional y que posee la capacidad
profesional adecuada, lo necesario para ejercerla, independiente de cualquier
posible metodologa, es la actitud mental de si queda constante de
oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la
realizacin misma de las operaciones.

No obstante el poseer una metodologa claramente definida que permita
sistematizar todas y cada una de pasos de la revisin, coadyuva a la
formulacin de conclusiones y valederas, en el menor tiempo posible, el
mtodo por si mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero
apunta la veracidad del diagnostico a la metodologa de la auditoria operacional
se refiere este boletn.

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Propsito
Es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional, su
hbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de una
auditoria operacional. En otros boletines que traten de operaciones especficas
(compras, ventas) se discutirn procedimientos de examen aplicados a casos
concretos, con el objeto de lograr este propsito, el boletn se ha dividido en las
siguientes secciones:

directrices de actuacin
operaciones
metodologa
informe

En la primera seccin se hace referencia a los aspectos de actuacin
profesional que debe tomar en cuenta el contador publico, al llevar a cabo una
Auditoria Operacional, en la segunda se define y se comenta el concepto de
operacin y se dan ejemplos de las mismas, la tercera se expone las
herramientas de trabajo con que se cuenta para el desarrollo del examen y en
la ultima se indica como debe informarse de los resultados obtenidos en la
auditoria.

Directrices de Actuacin:
La auditoria operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser
desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de
mantener una actitud objetiva es valido. Esto evitara influencias o presiones por
parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que tiene a su
cargo las operaciones, objetiva del examen. En este sentido lo tradicional
independientemente del contador publico, como auditor o consultor externo,
aunque no es un requisito, si resulta conveniente debe insistirse en la
necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por
parte del contador publico a fin de que este en posibilidades de llevar a cabo
auditorias operacionales al igual que en cualquier otro trabajo profesional,
cuando se delega por parte de su ejecucin a colaboradores, el contador
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publico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe
ejercitar una adecuada supervisin de sus labores. Por ultimo, es necesario
indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente que
respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe debiendo
quedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones,

Operaciones:
En auditoria operacional se define a una operacin con el conjunto de
actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular de actividades
orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales
como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque del trabajo de la auditoria
operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de
manera integral, independientemente de que en su mayora de las cosas la
ejecucin de una operacin en particular este asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.

Metodologa de La Auditoria Operacional
La metodologa que se comenta en este boletn que se simplifica en tres pasos
fundamentales: Familiarizacin, investigacin, anlisis y diagnostico, tiene un
carcter genrico y deber adecuarse a las situaciones especificas que se
encuentren en el desarrollo de la revisin.

Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisara
dentro del contexto de la empresa que esta auditando para ellos se incluyen
algunos lineamientos:

estudio ambiental
estudio de la gestin administrativa
visita a las instalaciones
Investigacin y Anlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de
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la operacin en cuestin. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle
de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del
auditor o por medio de muestreo estadstico, para lograr la objetividad aludida
es recomendable la utilizacin de tcnicas con las que enseguida se
mencionan.
entrevistas
evaluacin de la gestin administrativa
examen de la documentacin

Informe
El informe sobre auditoria operacional es producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la
empresa de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los
problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y
con los controles operaciones establecidos, lo que coincide fundamentalmente
con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que
de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven
al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ultima instancia en la
productividad, para que la auditoria operacional sea til a la empresa, el
informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea
posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los
posibles cambios.

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BOLETN No.3

AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los
recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de
sus objetivos.

La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de
acuerdo a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos
de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y
tcnicos que integran la operacin de compras y proponer los cambios
pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra
de los diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la
empresa y mantener informacin histrica de estos artculos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los
artculos y servicios que las diversas reas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn
artculo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la
empresa, con las especificaciones adecuadas de los artculos requeridos
y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de
compra de los artculos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada
artculo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo
requerido, as como las propias de su empresa, garantice una compra
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optima al menor costo y aseguren el abastecimiento optimo de los
artculos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado
en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de
entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolucin de
artculos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de
cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a
proveedores considerando las condiciones de Tesorera de la empresa
para aprovechar al mximo las posibilidades de negociacin de las
compras.
13. Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente,
produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.

Objetivo de La Auditoria Operacional de Compras
El objetivo de la auditoria operacional de compras es examinar las actividades
que integran (prrafo 11 al 3) con el propsito de mejorar los controles
operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas
actividades.

Metodologa.
La metodologa general para el examen de las operaciones esta contenida en
el boletn 2 de esta comisin en este boletn se dan algunas orientaciones
procedimientos que se describen a continuacin debern adecuarse y
complementarse en cada caso particular.

Familiarizacin:
1. el auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de
compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas,
organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de la
operacin.
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2. estudiar los expedientes de auditoria e informes y cortos de
recomendaciones o sugerencias cuando esto ser aplicable.

Visita a las Instalaciones:
3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de
recepcin, almacenaje, etc.

Investigacin Y Anlisis

Anlisis financiero y de informacin operativa.
4. Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter
interno como externo, deber analizar si el tipo de estadsticas que la
empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser
compras de artculos por reas geogrficas, por clase de proveedor, etc.
5. Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en
unidades como en valores.
6. comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser
posible con los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar
cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras
y otros daros relativos tales como condiciones, precio de algunos
artculos.
7. Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer
cmo se realiza la operacin de compras, para entrevistas a los
responsables de la ejecucin de las compras y verificar la aplicacin de
las polticas en esa rea.

Examen de las documentaciones e investigaciones especficas:
8. estudiar los diversos registros, formas archivos, relativos a compras,
proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra,
estadsticas, anlisis de casos significativos, etc. Esta revisin debe
abarcar entre otros aspectos la verificacin de que existe el numero
suficiente de proveedores, para cada articulo que se haga una
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investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan
surtido en los ltimos meses el artculo que se estudie.
9. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en
los anlisis estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de
auditoria interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para
detectar reas en que se pueden sugerir algunos procedimientos
adicionales que permitan asegurarse de que las polticas establecidas
para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.
10. preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin,
lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse.
Adicionalmente, pueden elaborarse memorando descriptivos de la
operacin para su estudio y anlisis. Por ultimo se podr analizar la
mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean estos
almacenes centrales o unidades de consumo. Si los trminos de entrega
son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados
por la empresa o si resulta ms recomendable contratar entregas que
incluyan fletes pagados.
11. cuantificar el posible efecto de cambio en algunos artculos, materiales y
en los mtodos de compra, compras de volumen, determinacin del lote
econmicos de compra, alternativas de comprar o fabrica, investigar si la
empresa opera con base algn presupuesto de compras en cuyo caso
deber estudiarse este; analizar sus variaciones principales y obtener
una explicaron sobre los mismos.
12. conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de
compradores cuando el volumen de las compras permita esta prctica
asimismo deber investigar si se tiene una adecuada supervisin del
personal que efecta directamente las compras. Estudiar el costo total
del manejo del departamento de compras en funcin del volumen de
operaciones que realizar para determinar de manera general su coste
habilidad. Analizar si es el caso, si se cumple con las polticas
establecidas por el departamento de ventas cuando el precio de
compras es la base para establecer el precio de venta de cada artculo.

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13. Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos,
instructivos y formas en uso que regulen la operacin de compras.

Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
14. Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los
procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de
compras.
15. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las
investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo
desarrollado.
16. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe
desarrollarse a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la
experiencia del personal de la empresa, motivar su participacin y afinar
la interpretacin del auditor.

Elaboracin del Informe:
17. Elaborar los informes:
Informe: A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre
los que pude informarse en una Auditoria Operacional de Compras.
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre
las mismas uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control
para la operacin de compras falta de coordinacin con departamentos
directamente relacionados con la operacin de compras.

Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del
personal que atiende las compras desconocimiento de los proveedores o
fabricantes de los artculos que se compren.
Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de
algn artculo.

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Inadecuado control de personal de compras.
An cuando la comisin de Auditoria Operacional no es una comisin
normativa en los trminos estatuarios, la gran responsabilidad que significa la
auditoria operacional para la profesin, la hacen recomendar el cabal
cumplimiento de sus recomendaciones o bien de la urgente unificacin
profesional sobre el tema, considerando que no debe dejarse de cumplir sin la
presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

BOLETN No.4

AUDITORA DE VENTAS

Este boletn seala la metodologa que podra utilizarse para efectuar la
auditoria operacional de ventas.
Este da orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y
procedimientos de que puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria
operacional de ventas. Con el fin de promover la eficiencia en las operaciones
nos seala la manera en que se puede informar los resultados obtenidos de
dicha auditoria operacional de ventas.

Concepto Y Alcance De La Operacin De Ventas:
Se dice que las ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa
para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo
tiempo sus objetivos econmicos.
La operacin de Ventas comprende las siguientes actividades:

1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas,
dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su
cumplimiento. Estas polticas pueden referirse al volumen y frecuencia
de las ventas, la zona, remuneracin al personal de ventas.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y
humanos con que cuenta la empresa en el departamento de ventas y as
mismo proponer los cambios pertinentes.
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3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados,
en el lugar en que se necesitan, en las cantidades convenientes y a los
precios correctos.
4. identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la
compaa y coordinar con los dems departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para lograr estos se debe
aprovechar el resultado de investigaciones de mercadeo efectuado para
conocer sus preferencias y las condiciones de dicho mercado.
5. Estar enterados de las caractersticas de sus competidores y como
tambin las condiciones de venta que estos ofrecen a los clientes.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios de los productos.
7. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
8. Verificar la correcta secuencia de la venta, desde el momento en que se
coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin,
con oportunidad y satisfaccin del interesado. Dicha secuencia incluye la
distribucin fsica de los productos y la seleccin de los canales mas
adecuados de entrega.
9. coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambas funciones.
10. Otra cosa que es muy importante para alcanzar los objetivos es la de
realizar promociones de ventas.
11. Llevar registros de clientes que incluyan la historia, las necesidades
presentes y potenciales y otras caractersticas convenientes.
12. Otro punto importante es la elaboracin del pronstico de ventas.
13. Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una
vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se hayan
suscitado en el transcurso de su ejecucin. Estas explicaciones
pertinentes nos permitirn tomar medidas correctivas necesarias y
retroalimentar el proceso de planeacin de ventas.
14. Se deben establecer las estadsticas necesarias por zonas, lneas
artculos, agentes u otros criterios de clasificacin, para poder contar con
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informacin oportuna y suficiente que nos permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del mercado.
15. De debe tomar en cuenta tambin el tiempo que se utilizara para el
adiestramiento del personal de ventas para la obtencin de sus
objetivos, cumpliendo las polticas de comercializacin, crdito y su
respectiva aplicacin.

Las caractersticas y la estratificacin de los siguientes aspectos.

Los productos que vende de la empresa; los mercados a los que
vende su producto, sus competidores, la parte del mercado que
absorbe; sus canales de distribucin, el promedio de clientes a los
que les vende su producto.
Las caractersticas de los productos : Artculos de Primera necesidad
o de lujo; de la demanda permanente, estacional o de Moda
La poltica para la determinacin de precios: Para saber sin son
predeterminados, sin son negociables o si se calculan en cada
ocasin, al recibir una solicitud de cotizacin. En su caso, se debe de
contar con la lista de precios autorizada y vigente.
La poltica de crdito que se tenga establecida.
La o las polticas de mercadeo que se estn empleando para dar a
conocer los productos servicios que presta la empresa.
Los clientes importantes que se tengan y, en su caso el grado de
dependencia de la empresa de alguno o algunos de estos clientes.
Visitas a las instalaciones se debe de haber una inspeccin de las instalaciones
del departamento de ventas y de los dems departamentos que estn
directamente vinculados con ventas. (Compras, produccin, publicidad,
facturacin, almacenaje, distribucin, crditos y cobranzas.)
Investigacin y anlisis

Anlisis financiero y de informacin Operativa
Se debe de hacer un anlisis a la informacin existente, tanto de carcter
interno como externo, relativo a las ventas, con el fin de evaluar su importancia
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en el conjunto de operaciones de la empresa, comparacin de las ventas con
las efectuadas con aos anteriores, debiendo apreciar la tendencia y aplicacin
de razones financieras.

Los anlisis ms convenientes a considerar son: a) por el tipo de productos, en
unidades, precios y contribucin a la utilidad; b) Por c) Por lo canales de
distribucin; d) Por el tipo de clientes; e) Por la clase de consumidor
mayoristas, detallistas, grandes almacenes, clientes especiales, f) El anlisis
del costo directo de distribucin y su comparacin contra el precio de venta por
tipos de artculos.

Entrevistas:
Se deben de elaborar guas de entrevistas y cuestionarios que permitirn
conocer como se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si le
efectan eficientemente.
Tambin es muy conveniente tomar en cuenta la elaboracin de diagramas de
flujo que muestren grficamente la secuencia de la operacin., los cuales
pueden complementarse con memorando descriptivos de ella deben de
realizarse entrevistas con los responsables de la ejecucin de las ventas y con
los departamentos relacionados con del departamento de ventas, verificando el
cumplimiento de las polticas que la empresa tenga establecidas. En algunas
ocasiones es conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con algunos
clientes, comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos
que estn relacionados con las ventas.

Examen de La Documentacin

Se deben realizar estudios de los diversos registros, archivos y
formas existentes para comprobar su funcionabilidad.
b) Revisar o examinar si los responsables de las operaciones de
ventas tienen claros y presentes los objetivos a lograr, los cuales
deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar
aprobados por la direccin. La responsabilidad de su logro deber ser
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conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operacin de
ventas. Es necesaria su coordinacin con los presupuestos.
c) Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas
por lo menos en los principales artculos, que sirvan de base para
preparar los dems presupuestos. Dichos presupuestos deben de
estar basados en el estudio de mercado que se hayan elaborado, en
la experiencia de los responsables directos de esta funcin de ventas
y como requisito primordial deben de estar de acuerdo con los
objetivos fijados por la administracin.
Verificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables
de los objetivos les informen sobre las causas de desviaciones y su
justificacin y medidas correctivas adoptadas al respecto para la
solucin de problemas que se hayan suscitado en la ejecucin de la
labor de ventas.
Seleccin de los productos o servicios mas importantes de la
empresa y determinar:
Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los
estudios y planes previos, as como el canal de distribucin previsto.
Su penetracin en el mercado, su posicin frente a la competencia.
Se debe tomar en cuenta a los productos que den una tendencia
descenderte en ventas, la previsin de artculos sustitutos, de
diversificacin y/o simplificacin.
Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la
determinacin del precio y los factores que se consideraron para
fijarlos; las disposiciones legales, competencia, costos de
produccin, distribucin, inversin en inventarios, en cuentas por
cobrar.
Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de las ventas de
los productos.
La forma como interviene el departamento de ventas en la
determinacin de los niveles de inventarios y en el impulso de la
realizacin de productos de lento movimiento y obsoletos.

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Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de
ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales
artculos que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa por impedirlos
Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los
volmenes de ventas de cada uno; determinacin de si tales costos se han
fijado con base en estudios formales, comprendiendo el aspecto motivacin al,
de los sistemas de remuneracin a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para
tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. Aun cuando
se entiende que el objeto de estudio en la auditoria operacional son
precisamente las operaciones mas que las personas que ejecutan las
funciones de ventas otra cosa muy importante es conocer si hay una adecuada
distribucin de las cargas de trabajo y de las funciones, de acuerdo con la
capacidad del personal de ventas.

BOLETN No.5

OPERACIN DE COBRANZAS

Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta
para llevar a cabo la auditoria operacional de cobranzas en las empresas
industriales y comerciales y est en relacin con la revisin misma de la
operacin, independientemente de las personas o departamentos involucrados.

Por su naturaleza, los lineamientos bsicos establecidos en este boletn no
preven ciertas situaciones especficas que pueden presentarse en la prctica.
Como se seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el auditor operacional debe
tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y
experiencia especializada para efectuar o supervisar la auditoria de la
operacin que vaya a examinar; en este caso especficamente de la operacin
de cobranzas. Adems debe tener personal igualmente calificado.

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CONCEPTO Y ALCANCE DE LA OPERACIN DE COBRANZAS
Se puede definir como Operacin de Cobranzas al conjunto de actividades que
se hacen en una empresa para la recuperacin del precio de los productos o
servicios que fueron brindados a sus clientes a travs del uso de su crdito
esto incluye la coordinacin con los objetivos, polticas y actividades de la
operacin de otorgamiento de crdito. Este boletn no cubre el anlisis de la
ltima operacin mencionada.

A continuacin se mencionan algunas actividades bsicas que integran la
operacin de cobranzas:

1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas tomando en
cuenta los objetivos generales de la empresa y los establecidos particularmente
para la operacin del crdito.
Ejemplos de objetivos seria: Lo relacionado con niveles de las cuentas por
cobrar, perodos de recuperacin, documentacin de cuentas por cobrar, costo
de la ejecucin de la operacin e identificacin de las cuentas incobrables,
ejemplos de polticas: Pueden referirse a descuentos por pronto pago,
aceptacin de documentos, intereses moratorios, no aceptacin de cheques
posfechados, periodos de acciones de prosecucin.

2. Participar en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, las cuales
deben permitir evaluar las actividades realizadas.

3. Prever las actividades y los recursos que deben asignarse para lograr
alcanzar las metas antes establecidas.

4. Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la
operacin y manejarlos en forma eficiente.

5. Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de
cobradores y otros que requiera la operacin y llevar los mismos a la prctica
de acuerdo a lo previsto y efectuar cambios que los actualicen y mejoren.
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6. Llevar un control de los documentos de las cuentas por cobrar de la
empresa.

7. El cobro de los documentos se debe llevar a cabo de acuerdo al
procedimiento establecido, ejemplo: Presentacin de facturas para su pago,
aceptacin de documentos, envo de la factura por correo, vigilancia de los
cobros a travs de bancos.

8. La prosecucin de la cobranza, debe efectuarse utilizando los medios que se
consideren pertinentes y debe tomarse en cuenta las condiciones particulares
de cada cliente, ejemplo: Estados de cuenta, cartas recordatorio, cartas de
insistencia, llamadas telefnicas, telegramas, visitas, entrevistas personales,
redocumentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc. Se debe dejar
constancia de los resultados de la misma.

9. Los resultados de la accin de cobro deben registrarse en forma coordinada
por caja, control de correspondencia, contabilidad, etc. Este registro estar en
funcin a los sistemas establecidos, ejemplo: Una empresa debe codificar el
aviso de cobro para su posterior proceso electrnico, extraer el documento del
archivo de pendientes de pago, anotar en sus registros individuales la
cobranza efectuada.

10. Las modificaciones en los adeudos de los clientes, derivados de intereses
moratorios, devueltas, rebajas, devoluciones, descuentos y reposiciones deben
registrarse y controlarse.

11. Planificar una estrategia u obtener informacin sobre las cuentas por cobrar
de la empresa en cuanto a las ventas llevadas a cabo a clientes, su relevancia,
zonas geogrficas, ciclos productivos, experiencias crediticias y costumbres de
pago esta estrategia tiene por objeto adecuar las acciones de cobranza en
relacin con el tipo de cliente de que se trate y ejercer un control ms estricto
sobre los clientes de importancia.

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12. Se debe informar sobre la cobranza realizada en el momento oportuno y la
informacin brindada debe proporcionar los datos necesarios para el calculo de
descuentos por pronto pago, incentivos a cobradores, agentes y otros. Tambin
identificar los clientes activos y sus condiciones generales; la rotacin de las
cuentas.
13. Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso, as
tambin debe proponerse la cancelacin de cuentas que sean incobrables y
llevar un control del tramite de las canceladas. La imposibilidad practica de
cobro debe ser evidenciada para fines fiscales.

14. Proponer y obtener en su caso seguros de crdito.
15. Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, ventas,
embarques, caja y contabilidad.

16. Se debe llevar a cabo un proceso de seleccin, adiestramiento y
capacitacin del personal encargado de las cobranzas.
Las actividades descritas anteriormente, pretenden establecer el perfil de la
operacin de cobranzas.

OBJETIVO DE LA AUDITORA OPERACIONAL DE COBRANZAS
La auditoria operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la
eficiencia de las actividades que integran esta operacin, las cuales fueron
descritas anteriormente la eficiente operacin de cobranzas, puede ser
examinada considerando, los siguientes aspectos:

1. Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en
otras polticas de la empresa.
2. Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la
buena voluntad de los clientes.
3. Que el perodo de cobro sea el mnimo.
4. Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito
concedido a los clientes.
5. Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
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6. Que la cobranza se realice al menor consto posible.
7. Que exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.

Metodologa
Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier
otra operacin, la metodologa y los instrumentos y tcnicas de que dispone el
auditor son similares, sin embargo en este apartado solamente se comentan
aspectos particulares aplicables a esta operacin, de conformidad a los pasos
que se establecen en forma general en el Boletn No.2.

Familiarizacin
1. Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser
necesario conocer la estructura de organizacin del departamento de
Cobranzas y la ubicacin organizacional de las reas de crdito, embarques y
caja, as como las relaciones con ventas y contabilidad. Deber familiarizarse
con los objetivos, polticas y sistemas de las reas anteriormente mencionadas.

Visitas a Las Instalaciones
2. Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crdito y cobranzas,
facturacin, embarques y caja.

investigacin y anlisis
anlisis de la informacin financiera y operativa

3. Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicio adecuado de la situacin operacional de las cobranzas, como relacin de
saldos de clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las cuentas por
cobrar, importes cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes,
experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza,
anlisis de las fechas afectivas de cobro en relacin con los vencimientos de la
documentacin, la utilizacin de cuadros comparativos con ejercicios anteriores
o empresas similares, el uso de cifras relativas permiten obtener mayor
provecho de la informacin analizada.
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Entrevistas
4. Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer
cmo se realiza la operacin de cobranza.

5. Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin
de cobranzas para conocer las actividades que realizan, las cargas de trabajo,
el nivel de preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los
sistemas y procedimientos vigentes. Deber entrevistarse tambin al personal
de otras reas relacionadas, tales como:
a) Al personal de ventas, fundamentalmente al responsable del rea y a los
agentes vendedores en lo relativo a la relacin entre ventas y cobranzas, las
opiniones de los clientes referente a las gestiones de cobros y la participacin
de los agentes en la cobranza.
b) Al personal de embarques para conocer la oportunidad con que se realizan
los embarques y los controles establecidos.
c) Al personal de contabilidad sobre los controles de las cuentas de clientes
conciliaciones de las mismas, envos de estados de cuenta
d) Al personal de relaciones y servicio a clientes para conocer quejas que
afecten la cobranza en algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas
con agencias de cobranza y abogados.

Examen De Documentacin E Investigaciones Especficas
6. Deber analizar entre otros, los formatos, archivos, registros e informes que
se mencionan a continuacin:

Formatos relacin de cobranza, valores recibidos por correo, notas de cargo y
crdito, facturas y documentos (pagares, letras de cambio), informes de
cobradores archivos. De prosecucin, de antecedentes de los clientes, de
cobranza en trmite, de cobranza en poder de abogados y agencias de cobro.

Registros. De control de clientes (condiciones generales de crdito y cobro), de
cobranzas realizadas por cobrador o agente, de documentos descontados o al
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cobro en instituciones bancarias Informes. Relacin de saldos de clientes, su
antigedad, informes de cobranza, consumos de clientes, estadsticas que
muestren tendencias.

7. Debern elaborarse diagramas de flujo para el anlisis de los procedimientos
y la identificacin precisa de los problemas.

8. En relacin con diagramas de flujo conviene elaborar un diagrama general
de la operacin y diagramas detallados para las siguientes actividades:

Control de la documentacin de cobro.
Cobranza local.
Cobranza fornea.
Notas de cargo y crdito.
Informes de cobranzas y probablemente actividades conexas

9. En lo que se refiere a preparacin de estudios especficos y verificaciones
adicionales, enseguida se mencionan algunos ejemplos:
Examen de presupuestos de cobranza y anlisis histricos de
cobranza real contra cobranza deseada.
Estudio de los canales de cobranza utilizados y de posibles
alternativas.
Seleccin de los clientes ms importantes de cada estrato para
comparar sus costumbres de pago con los plazos de crdito
concedidos.
Estudio especifico de cuentas por cobrar de lenta recuperacin o de
cobro dudoso.
Estudio de los motivos que originan cancelacin de cuentas.
Anlisis de la gestin de los cobradores y agentes y del sistema de
incentivos establecido.
Caso de la cobranza en relacin con cada peso cobrado.
Anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables.
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Estudio del afianzamiento del personal de cobranzas.
Estudio de algunos datos estadsticos, tales como cobros a travs
de bancos, devoluciones de documentos enviados al cobro, notas
de cargo y crdito

Diagnstico Preliminar

Resumen De Observaciones Y Su Discusin Previa
10. Discusin de las recomendaciones con los interesados.
Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a
aprovechar la experiencia, afinar la interpretacin del auditor y hacer participe a
los afectados en la labor creativa.

Elaboracin Del Informe
11. Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional.
Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente
la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los
problemas o soluciones que sern incluidos en el informe.

Informe
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditoria
operacional de cobranzas son los que se mencionan en el Boletn No. 2 de esta
Comisin, en la seccin correspondiente a Informe.
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma particular a
esta operacin y Establecimiento de objetivos y polticas o medios de control
para vigilar su observancia o hacer sugerencias sobre los establecidos.
Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados
en la operacin. Pueden hacerse sugerencias para estructurar el departamento
de cobranzas por zonas geogrficas, por la importancia o magnitud de los
clientes, por productos, la inclusin de puestos supervisores, la eliminacin de
niveles excesivos.

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Establecimiento de presupuestos, sugerencias a los mtodos de control y en
general al sistema de informacin, modificaciones en los sistemas de cobro
establecidos, en las polticas de prosecucin, en el control de la
documentacin, en el registro de los datos y en los informes que proporciona.
Se puede sugerir por ejemplo, la participacin activa de los agentes
vendedores en la labor de cobranzas, enfatizar la cobranza por correo, el
establecimiento de un sistema de prosecucin.

Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin
incluye desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y
sistematizacin parcial o total de la operacin.
Sugerencias para mejorar la motivacin del personal. Pueden proporcionarse
para la elaboracin de planes de incentivos a cobradores, agentes de ventas y
supervisores, y jefes de departamento; pueden referirse tambin a la
participacin del personal en la fijacin de las metas, la comparacin con los
resultados reales, el reconocimiento de la labor efectuada y programas de
competencia nter reas de cobro.

Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas, tales
como el afianzamiento de personal, seguro de crdito, rotacin de cobradores,
arqueos peridicos, confirmacin de saldos a clientes.
Recomendaciones de carcter fiscal, vigilancia de los plazos de prescripcin de
las cuentas incobrables, documentacin que ampare la imposibilidad prctica
de cobro, comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin
de la cartera para mejorar la situacin financiera de la empresa.

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BOLETN No.6

AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS
HUMANOS

Los recursos humanos de una empresa estn integrados cuantitativamente por
el conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura
organizativa, y cualitativamente, por el conjunto de sus conocimientos,
habilidades; salud fsica y mental, su ideologa y sus motivaciones, El
Inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone
en peligro su futuro desarrollo, el capital financiero y los dems recursos
materiales poco significan estando ausentes los recursos humanos necesarios
para producir la riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de
toda empresa.
La importancia de La Administracin de Recursos Humanos como una de
Recursos Humanos como una de las actividades administrativas bsicas est
sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una
empresa. En la prctica administrativa, esta actividad ha recibido distintas
denominaciones; algunas de ellas son:
Administracin de Personal, Relaciones Industriales o simplemente recursos
Humanos; pero en cualquier caso, con menos o mayor nfasis los
departamentos encargados de planearla, dirigirla y controlarla cubren las
subactividades que se sealan ms adelante al explicarse su concepto y
alcance.

Este boletn hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria
Operacional de La Administracin de Recursos Humanos de una empresa,
Independientemente de la actividad especfica a que se dedique.
Como qued establecido en el Boletn No. 2 de esta Comisin el Contador
Pblico debe contar con conocimientos y/o experiencia especializada para
efectuar o supervisar con efectividad la auditoria de una operacin ya sea que
la desarrolle directamente o en coordinacin con especialistas. No siendo la
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Administracin de Recursos Humanos un rea en que la preparacin
acadmica del contador pblico suministre la informacin necesaria para hacer
de l un especialista, la regla antes sealada resulta particularmente aplicable.

Propsitos del boletn.
Son propsitos de este boletn:
1. Establecer el concepto bsico de la Administracin de Recursos Humanos y
el alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisin operacional.
2. Definir el objetivo de La Auditoria Operacional de La Administracin de
Recursos Humanos.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las
tcnicas disponibles.
4. Ilustrar algunos ejemplos de utilidad al informar sobre los resultados de La
Auditoria Operacional de La Administracin de Recursos Humanos.

Conceptos y alcance de la administracin de recursos humanos
La administracin de Recursos Humanos es el conjunto de actividades
encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa;
establecer las bases de remuneracin ms adecuadas; manejar con efectividad
las relaciones entre empresa y empleados y de stos entre s; entrenar y
desarrollar al personal y cuidar que ste cuente con los servicios requeridos
para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin
de sus necesidades como individuos.
Para efectos de este boletn La Administracin de Recursos Humanos abarca,
por lo menos las siguientes actividades:

1. Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados,
promociones y despido.

2. Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de
empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijacin de los sueldos
correspondientes a cada categora, el sealamiento de los procedimientos de
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evaluacin para la determinacin de mritos; el establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales y las polticas para su otorgamiento.

3. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de
comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la empresa;
la negociacin de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promocin de la disciplina necesaria al buen y eficiente
funcionamiento de la empresa y la continua investigacin de fallas e
implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

4. Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye descripcin de puestos) y
las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal; establecer y vigilar
programas de desarrollo tendentes que el personal pueda sumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su
capacitacin.

5. Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de trabajo
al personal, instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y seguridad
industrial, as como los servicios que permitan esparcimiento.

6. Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de
las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del
personal (en boletn por separado se tratar en detalle de La Auditoria
Operacional del rgimen fiscal de una empresa).
Objetivo de La Auditoria Operacional de La Administracin de Recursos
Humanos es examinar crticamente, las actividades y subactividades indicadas
en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen
obstaculizando la eficiencia en su manejo.
Esta revisin no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del
personal, esta es solo una de sus fases, objetivos es mas amplio.

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Metodologa.
El meto que en seguida se describe deber adecuarse a las caractersticas
concretas de cada caso explica en el boletn 2 de esta comisin.
1. Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recurso Humanos de la
empresa que esta examinando a travs del estudio de:
1) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en
que se desenvuelve y que inciden en l manejo de su personal;
2) la infraestructura especfica establecida para la Administracin de Recursos
Humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y
3) los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de
sugerencias u otos informes emitidos en el pasado por auditores internos,
externos o consultores.
En seguida se incluye algunos lineamientos que permitirn al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con el proceso de Administracin
de Recursos Humanos.

Estudio Ambiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada de gran
vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de
productividad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del
auditor. Los principales aspectos a investigar en esta fase son los siguientes:

a. La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la
empresa, un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas
representado por las nominas u el costo de las prestaciones al personal.

b. Los resultados obtenidos en el manejo del personal indicadores de los
resultados son: la rotacin de personal (por departamentos, por tipo de
separacin, etc.,) ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos
perdidos en paros, nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo.

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c. Los programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin,
reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos.

d. Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explicita como implcitamente
para la administracin de recursos.
e. La filosofa que la gerencia tiene, en materia de Administracin de Recursos
Humanos, sus valores prioritarios, metas y objetivos.
f. La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la
gerencia con las polticas y programas y las explicaciones factibles de los
problemas continuos que la propia administracin haya observado.
g. La reglamentacin federal, estatal y municipal que rigen las practicas del
manejo de personal.
h. La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administracin
de Recursos Humanos planeacin respecto de planeacin el auditor deber
estudiar la forma en que la administracin resuelve los siguientes problemas:

Previsin de las necesidades de personal a corto y
mediado plazo (obrero, administrativo, ejecutivo
Planeacin coordinada de la Administracin de sueldos
con las otras actividades (finanzas, produccin
Previsin de problemas con el sindicato y el personal de
confianza a travs de instrumentos que permitan su
inmediato sealamiento relaciones personales, cajas de
sugerencias.
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
(inventario de ejecutivos).
Programas de entrenamiento.
Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las
instalaciones que representan servicios al personal,
instalaciones, sistemas de seguridad industrial.

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Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin son los siguientes:
Estructura de organizacin del departamento de Recursos
Humanos y relaciones de autoridad con otros
departamentos.
b. Lneas de autoridad y responsabilidad de los
encargados de las actividades clave (reclutamiento,
contratacin y terminacin de empleo, mantenimiento de
registros de personal, administracin de sueldos,
adiestramientos y desarrollo, negociacin de contratos.
Coordinacin entre el Departamento de Recursos
Humanos y los departamentos de operacin en cuanto a
planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza
de trabajo; determinacin de las normas de competencia y
habilidad de l personal; polticas de evaluacin, ascensos y
aumentos de sueldos y preparacin y mantenimiento de
descripcin de labores.
Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y
funcionarios encargados del departamento de Recursos
Humanos.

Direccin:
Indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos son;
Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a
oportunidad y eficacia.
b. Respaldo de la alta gerencia a los programas
establecidos

Control:
En cuanto a esta fase de la infraestructura administrativa que permite comparar
lo planeado con lo ejecutado habr de estudiarse:
Procedimientos de definicin de las polticas de personal.
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b. Procedimientos para establecer: niveles de
remuneracin, escalas de sueldos, aumentos por merito y
escalafn, sistema de pago de incentivos, evaluacin de
personal; capacitacin y desarrollo; utilizacin de fuerza de
trabajo; reclutamiento, seleccin; contratacin.
c. Programas de simplificaron y distribucin de cargas de
trabajo.
d. Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo
realizado por el Departamento de Recursos Humanos.
e. Valor que tiene como control el contenido de los
informes claves tales como: necesidades y disponibilidad
de la fuerza de trabajo; anlisis de costos de nominas, con
variaciones clasificadas por causas y responsables;
rotacin empleados; tiempo perdidos ausentismo; costos
de tiempo extra; datos de eficiencia de empleados;
comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la
industria.
f. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de
distribucin y perodos cubiertos por los informes que se
elaboran para que los responsables de la Administracin
de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo
ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.

Visita A Lugares En Que Labora El Personal
En empresas de gran magnitud, deber visitarse, por lo menos, las
instalaciones en las que trabaja la mayora de los obreros y empleados y
hacerse observaciones sobre:

Apariencia de la salubridad y situacin de las
instalaciones. Mtodos de seguridad, luz,
ventilacin, instrumentos de trabajo
B. Relacin entre jefes y subordinados y de stos
entre s.
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Investigacin y anlisis
Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la administracin de Recursos
Humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin,
direccin y control) establecida para hacerle frente, el objetivo de esta fase es
analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar su
efectividad prctica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la
medida de las circunstancias que rodean a la empresa, son de gran utilidad al
auditor para la sistematizacin de esta fase.

Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que basar sus
conclusiones estn elaborados correctamente, si la empresa carece de
informacin respecto de la competencia, o de las estadsticas necesarias para
evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento o alguna de las otras
subactividades de la Administracin de Recursos Humanos el auditor deber
efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de
juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como;
entrevistas con el personal, revisin de expedientes de personal;
investigaciones en las Cmaras de Comercio o Industria a las que pertenece la
empresa; actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de
programas de entrenamiento y desarrollo.

El auditor deber cuidar que sus investigaciones de planeen y desarrollen de
tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin ms
objetiva posible, esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia,
debe cuidarse especialmente en una revisin Operacional de la Administracin
de Recursos Humanos en vista de la diversidad de criterios existentes para
interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar personal.

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Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con
interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin en conjunto, a fin de que el
diagnostico Final sea lo ms objetivo posible.

Entrevistas
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditoria Operacional de La
Administracin de Recursos Humanos. En esta fase, deber cuidarse:

Planear las entrevistas necesarias para obtener
informacin sobre la ejecucin prctica de las
polticas y procedimientos estudia dos en la fase de
familiarizacin.
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas
de encuesta ms apropiadas al tipo de evidencia
que se desea recopilar a fin de determinar el tamao
de muestra y oportunidad de la entrevista.
Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que
administra las subactividades, as como con el
personal de lnea a travs de platicas informales y
encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la
obtencin de una opinin significativa del personal.

En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados
como opinin general.

Recapitulacin De Hallazgos
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumariarn
los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, resaltando
aqullos que sean indicios de noticias y fallas de eficiencia. El auditor deber
alejarse del detalle y, con base en los hallazgos, especficos ensayar en
resumen de los de mayor relevancia, el mtodo que se explica en el Boletn No.
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2 de esta Comisin sobre la fase creativa y la reverificacin de hallazgos
resulta particularmente til.

Discusin Del Borrador Con Los Involucrados
Discutir con los involucrados el borrador del informe con objeto de, asegurarse
de que se trata de hallazgos reales, y que los involucrados coinciden con su
existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador, uno de
los objetivos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que
hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la alta
gerencia.

Diagnostico.

Informe Definitivo
En el boletn 2 de esta comisin se establece el concepto de Informe para
Auditoria Operacional. En seguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y
sus interpretaciones que podran hacerse en el curso de una Auditoria
Operacional de la Administracin de Recursos Humanos y servir de base para
la elaboracin del informe final, no se cuenta con un plan que permita
pronosticar las necesidades (cantidad y calidad) de personal

.
BOLETN No.7

AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRNICO
DE DATOS

El avance de la tecnologa y el consecuente abatimiento de los costos de los
equipos de proceso electrnico de datos (PED), ha originado que cada vez sea
mayor el nmero de empresas que utilizan estos equipos como una
herramienta para el proceso de informacin.

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Concepto De Centro Ped
Un Centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa donde
procesan datos mediante la utilizacin de computadores.
a) Se realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilizacin de uno o
ms computadores, y
b) Se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea
utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso.

Actividades Que Realiza:
1. La recepcin y control de los documentos fuente: la verificacin de que
cumplan con requisitos establecidos en cuanto a su integridad, legibilidad y
autorizaciones;
2. El proceso de los datos mediante la operacin, programacin y control de las
diferentes unidades que constituyen el equipo de PED.
3. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por El equipo
de PED la custodia y control de los archivos y programas grabados en un
medio legible por El equipo de PED. As como la documentacin que los
ampara.
5. La condicin de los datos incluidos en los reportes con la formacin de los
documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribucin de los reportes.
6. La identificacin y control de las transacciones errneas detectadas durante
el proceso.
7. El establecimiento y prueba de procesamientos de respaldo y recuperacin
del equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentacin.
8. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin
del equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentacin.
.
Objetivos De La Auditoria Operacional De Centros De Ped
Es examinar crticamente las actividades indicadas en el apartado anterior, con
la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia
en su manejo o pudiera poner en riesgo su operacin.

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Metodologa
1. Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con El Centro PED mediante el estudio de:
A) La estructura de organizacin Del Centro de PED y su ubicacin dentro de la
organizacin general de la empresa, los planes y objetivos generales de la
empresa.
B) Los manuales de polticas y procedimientos de las diferentes actividades
desarrolladas en el Centro de PED, incluyendo su administracin.
C) Los estados financieros de la empresa y el impacto que tienen los costos y
gastos del Centro de PED en los resultados de operacin.

Visita A Las Instalaciones:
Al visitar las instalaciones del Centro de PED, se debe observar lo siguiente:
a) Lo adecuado de su ubicacin y de la distribucin de las reas de trabajo y
las medidas para restringir el acceso a personal no autorizado.
b) Los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de
humedad dentro de los lmites especificados por el proveedor Del equipo
c) Medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios.
d) Orden y limpieza del equipo y accesorios
e) Las condiciones ambientales
f) Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados.

Examen De La Documentacin:
Adems de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin el
auditor deber examinar otra documentacin:
a) Descripciones de puestos.
b) Evacuaciones peridicas de la actuacin del personal del Centro de PED.
c) Programas de entrenamiento para el personal Del Centro de PED y los
usuarios.
d) Estudios de viabilidad para adquisicin ampliacin del equipo.
e) Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas,
f) Documentacin de algunos sistemas importantes.
g) Registro de flujo de documentos y datos dentro del Centro de PED.
Grupo No. 15

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Durante la ejecucin de su revisin el auditor deber tener presente algunos de
los principales aspectos a considerar.
a) Estructura de organizacin balanceada y con una adecuada segregacin de
funciones.
b) Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos
sistemas y el mantenimiento de los existentes,
c) Existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el
uso del equipo.

Diagnostico Recapitulacin De Hallazgos:
Una vez estudiada y finalizada la operacin se har un resumen de los
problemas y Fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin
que afecten posteriormente debern visualizarse las posibles causas y efectos
de los problemas detectados.

Discusin Del Borrador Con Los Involucrados
Debe discutirse con los involucrados el borrador Del informe con el objeto de:
a) Asegurarse que se trata de hallazgos reales y
b) Que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma
que describe en el borrador.

Informe Definitivo:
Se incluyen algunos ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones que podran
hacerse en el curso de una auditoria Operacional de centros del PED y servir
de base para la elaboracin Del informe final.
No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador la
utilizacin del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el
que se asignen prioridades y tiempos estimados de proceso.
No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus
Modificaciones. Con el objeto de controlar y evaluar adecuadamente el
esfuerzo humano invertido en los proyectos, es necesario que se establezca
una metodologa formal para la administracin de los mismos.

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BOLETN No. 8

AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE CREDITO

para llevar a cabo la Auditoria operacional de otorgamiento de crdito en las
empresas industriales y comerciales y est en relacin con la revisin misma
de la operacin, independientemente de que en ella intervengan personas o
departamentos relativos a otras reas de la empresa. Este boletn prev
situaciones generales y no casos especficos que pudieran presentarse en
alguna empresa en particular.

En vista de la estrecha relacin que guarda la operacin de otorgamiento de
crdito con la de cobranzas, este boletn incluye parte de la informacin
mencionada en el boletn relativo a la operacin de cobranzas (No, 5), por lo
que se sugiere que, en lo posible, se realicen ambas auditorias en forma
simultnea, con la finalidad de obtener resultados ms completos e integrales.

Propsitos del boletn.
Este boletn tiene los siguientes propsitos:

1. Establecer el concepto bsico de la operacin de otorgamiento de crdito y
el alcance que, para efectos de este boletn, se dar a esta operacin.
2. Definir el objetivo de la auditoria operacional de otorgamiento de crdito,
considerando la relacin que guarda esta operacin con los objetivos generales
de la empresa. Se hace mencin Tambin de algunos aspectos que deben
tomarse en cuenta para lograr la eficiencia de esta operacin.
3. Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditoria
operacional de otorgamiento de crdito e indicar algunos de los instrumentos y
tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin de este trabajo.
4. Descartar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar
los resultados de la auditoria.

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Concepto y alcance de la operacin otorgamiento del crdito:
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que
realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios
que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas
que regulan su recuperacin.

Como se mencion en prrafos anteriores, en el anlisis de esta operacin se
hace referencia a algunos de los objetivos, polticas y actividades de la
operacin de cobranzas, con objeto de darle mayor congruencia y claridad.

Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de
otorgamiento de crdito, se mencionan a continuacin las actividades bsicas
que la integran:

1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito acordes a los
presupuestos financieros de la empresa.
Los objetos fundamentales estn relacionados con niveles de las cuentas por
cobrar y costo de la ejecucin de la operacin, y entre las polticas se pueden
mencionar las referentes a: limites de crdito, forma de investigacin de los
solicitantes, personal autorizado para concederlo, documentacin de los
crditos otorgados, obtencin de seguros de crdito, condiciones generales del
otorgamiento.
2. Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa
la cuantificacin de los objetivos establecidos. Evaluar peridicamente las
actividades realizadas con los planes trazados.
3. Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta
operacin para alcanzar las metas establecidas, asignarlos y manejarlos en
forma eficiente.
4. Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las
referencias que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias
especializadas, y registrando la informacin bsica de los clientes una vez que
se est operando con l.
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5. Establecer lmites de crdito a los clientes, de acuerdo al tipo de actividades
que realicen, su referencia crediticia, las experiencias que guarde la empresa el
volumen de mercanca que desplaza, etc. Deben existir estratos para la
autorizacin de estos lmites, as como revisarse peridicamente. Estas
actividades pueden ser realizadas por un Comit de Crdito.
6. Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de
crdito y a las especficas de aprobacin establecidas.
7. Establecer y actualizar permanente los archivos de clientes, en los que se
encuentre su capacidad de crdito, las operaciones con ellos realizadas, forma
de pago, frecuencia y monto de sus compras, fechas de pedidos, embarque y
pagos.
8. Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio
y particularmente de las ramas de actividad en que se desarrolle la empresa.
9. Conservar una estrecha comunicacin entre crdito y otras operaciones de
la empresa, particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y
contabilidad.

Objetivo de la auditoria operacional de otorgamiento de crdito.
La auditoria operacional de otorgamiento de crdito tiene como objetivo
promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin.
La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada
considerando, entre otros, los siguientes aspectos:
El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y
tcticas financieras de la empresa.
Que el otorgamiento del crdito se realice en el menor tiempo
posible.
Que exista un adecuado equilibrio de las caractersticas del crdito
ofrecido por la empresa con las necesidades del cliente y las
condiciones generales del mercado y de la competencia.
Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites
planeados de crdito.
Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
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6. Que el costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el
mnimo posible, considerando los beneficios que est ofreciendo a la
empresa.

Metodologa.
Para realizar la auditoria operacional de otorgamiento de crdito como para la
de cualquier otra operacin, la metodologa, los instrumentos y tcnicas de que
dispone el auditor son similares y se encuentran claramente descritos en el
boletn No. 2 de esta comisin. A continuacin se comentan algunos aspectos
particulares que se consideran de inters.

Familiarizacin.
1. Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser
necesario conocer la estructura de organizacin de crdito y la ubicacin
organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones con
ventas, embarques y contabilidad. Deber familiarizarse con los
objetivos, polticas y sistemas de las reas anteriormente mencionadas,
as como con la de procesamiento electrnico de datos, cuando
proceda. Igualmente deber conocer los planes y programas
establecidos a corto, mediano y largo plazo y los controles establecidos
para su cumplimiento.

Visita a las Instalaciones.
2. Inspeccionar las instalaciones de los departamentos mencionados en el
prrafo anterior, para observar recursos materiales, relaciones
interpersonales, ambiente de trabajo.

Investigacin y anlisis.
Anlisis de la informacin financiera operativa.
3. Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para
formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos,
como relacin de clientes activos, clasificaciones por tipo de crdito, tipo
Grupo No. 15

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de industria o comercio, costumbres crediticias, etc., y los limites de
crdito establecidos.

Adicionalmente debe obtenerse o consultarse informacin de cobranzas, como
ndice de la eficiencia en la concesin y manejo de los crditos, por ejemplo:
Relaciones de saldos de clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las
cuentas por cobrar sus respectivos estndares, consumos anuales de clientes,
deber obtenerse informacin sobre el costo de crdito y el anlisis de
alternativas distintas de operacin.

Entrevistas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
otorgamiento de crdito para conocer las actividades que realiza, el apego y
adecuacin de las polticas establecidas, las cargas de trabajo, el nivel de
preparacin del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y
procedimientos vigentes. Deber entrevistarse tambin al personal de otras
reas relacionadas, tales como:
a) Al personal de cobranzas, fundamentalmente al responsable del
rea y los cobradores en lo relativo a problemas de recuperacin
de la cartera;
b) Al personal de facturacin con objeto de verificar el cumplimiento
de las polticas y aprobaciones de crditos;
c) Al personal de ventas para conocer sus opiniones personales y
las que hayan obtenido de los clientes en lo referente a las
gestiones de crdito;
d) Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta
a) de clientes; detectar omisiones en los procedimientos de crdito y
observar la coordinacin en la informacin de uso comn;
e) Al personal de procesamiento electrnico de datos, cuando
b) proceda, para conocer los procedimientos en vigor que
correspondan, los mecanismos de control interno establecidos,
los equipos utilizados.

Grupo No. 15

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En algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas con las agencias
especializadas de investigacin que utilice la empresa.

Diagnstico.
Recapitulacin y reverificacin de hallazgos.
Una vez estudiada y analizada la operacin se har un resumen de los
problemas y fallas detectadas, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin
que afecten. Posteriormente debern visualizarse las posibles causas y efectos
de los problemas detectados.
El resumen resultante del punto anterior se sujetar a una nueva verificacin
para separar con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar
hacia el diagnstico definitivo.

BOLETN No. 9

para llevar a cabo una auditoria operacional, de la administracin de
inventarios, en empresas industriales y comerciales se d tipo comn; es decir
se exceptan aquellas con caractersticas especiales tales como constructoras
extractivas, de servicio.

Como se seala en el boletn nmero 2 de esta comisin el contador pblico
requiere de conocimiento y experiencia especializada para efectuar y
supervisar la auditoria de la operacin que vaya a revisar, en este caso,
especficamente la administracin de inventarios, ya sea que la desarrolle
directamente o en coordinacin con otros especialistas.

Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la
venta o a la transformacin. Para su posterior venta; tales como materias
primas, productos en proceso, artculos terminados y otros materiales para el
empaque o envase de mercancas Generalmente los inventarios representan
uno de los activos ms importantes de una empresa industrial o comercial y
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son un factor determinante en la consecucin de los objetivos y resultados
econmicos de la misma.

Propsitos del Boletn:
1. Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el
alcance que se le dar para los efectos particulares de este boletn.
2. Definir el objetivo de la auditoria operacional de la administracin de
inventarios.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de
algunos instrumentos y tcnicas destacar algunos aspectos importantes
que deben considerarse al informar los resultados obtenidos en el
trabajo.

Concepto y Alcances de la administracin de inventarios:
Para los efectos de este boletn, La Administracin de Inventarios es el
conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para
asegurar las existencias (materia prima, materiales, suministros, productos
semielaborados y terminados) para produccin y/o venta en la cantidad y
oportunidad necesarias, a costos ptimos. Con objeto de establecer el marco
de referencia de la Administracin de Inventarios, a continuacin se mencionan
las actividades bsicas que la integran, las cuales no intentan ser limitativas
sino solamente enunciativas:

1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos
de La Administracin de Inventarios, dentro de los objetivos generales
de la empresa y vigilar su cumplimiento.
2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar
los recursos materiales y humanos necesarios.
3. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la Administracin de Inventarios.
4. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en
base a los programas de produccin y/o ventas.
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5. Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la
existencia de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad
necesarias.
6. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la
salvaguarda, custodia, distribucin, acomodo y movimiento de
materiales, as como la ptima utilizacin de reas de almacenaje.
7. Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios
de lento movimiento y obsoletos.
8. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras,
produccin, ventas, control de calidad y finanzas, para vigilar e
incrementar la productividad.

Objetivo de La Auditoria Operacional de La Administracin de Inventarios
El objetivo de la Auditoria Operacional de las Administracin de Inventarios, es
examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar
problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales
existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.

Metodologa.
La metodologa de que dispone el auditor es similar a la de la revisin
operacional de cualquier otra operacin; sin embargo, en este apartado se
incluyen algunos aspectos particulares aplicables la operacin que nos ocupa,
enmarcados dentro de la metodologa que establece el Boletn No. 2 de esta
Comisin.

Familiarizacin.
Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse
con el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en
que se desenvuelve, asimismo, con la actividad especfica de administracin de
inventarios, referente a los siguientes aspectos:

1. Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.
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2. Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados,
directa o indirectamente, con la administracin de inventarios.
3. Caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su ramo
de actividad.
4. Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la
empresa y del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin
de la misma.
5. Recomendaciones o sugerencias de auditorias o revisiones anteriores,
cuando esto sea aplicable.
6. Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y
caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades
relacionadas con los inventarios.

Investigacin y Anlisis.

Anlisis de Informacin financiera y operativa
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin. El auditor
deber obtener la informacin necesaria para formularse un juicio de la
situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo,
composicin de existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento,
rotacin de inventarios, tendencias y otras razones financieras, puntos de
reordena, optimizacin aprovisionamiento, programtica lineal, ndices de
reexpresin y procedimientos de valuacin.

Entrevistas
Mediante entrevistas, el auditor deber:

1. Conocer al detalle como se llevan a cabo las diferentes actividades,
relacionadas con la operacin de los inventarios.
2. Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las
actividades y tambin con personal de otras arreas o departamentos
relacionados, como compras, ventas, produccin, investigacin,
desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia.
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Examen de documentos e Investigaciones especificas
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en
las entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor
deber examinar la documentacin selectivamente y realizar las
investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin se
mencionan algunas de ellas.

1. Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su
actualizacin y cumplimiento.
2. Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para
comprobar su funcionalidad.
3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y
utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de
inventarios.
4. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la
secuencia que sigue la operacin en sus diferentes fases.
5. Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar
resultados reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.
6. Analizar las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista
financiero como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y mtodos
de valuacin de inventarios, en comparacin con los que utiliza la
empresa.
7. Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o
necesidad de recursos humanos.
8. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios
y evaluar su razonabilidad.
9. Investigar las tcnicas de almacenaje y funcionalidad de las mismas.
Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos
manejos de existencias y posibles siniestros.

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BOLETN No. 10

AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SITEMAS ADMINISTRATIVOS DE
INFORMACION

En el momento que vivimos, la administracin se torna cada vez ms difcil y
sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de informacin
juegan un papel importante ya que proporcionan los elementos que apoyan la
toma de las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o
entidades. Por esta razn la funcin de informar a los ejecutivos responsables
de la administracin cobra especial importancia en el proceso administrativo de
planeacin y control de las operaciones.

El presente boletn se enfoca a los lineamientos ms sobresalientes que debe
considerar todo contador pblico al efectuar una evaluacin de los sistemas de
informacin con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para
mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen en la seccin 6 se
incluyen los conceptos que deben considerarse en los sistemas administrativos
de informacin de las empresas como meros ejemplos.

Propsito del boletn: Los sistemas de informacin administrativa cubren las
reas de planeacin, de operacin, de control, de evaluacin y en general de
comunicacin. En este boletn se pretende abarcar todas esas reas, con
excepcin de la planeacin, la cual debe ser objetivo de un boletn especial,
aun cuando se haga una referencia general en este boletn.

Los propsitos que se persiguen al emitir este boletn son los siguientes:

Establecer los conceptos bsicos de los sistemas administrativos de
informacin.
Definir el objetivo de la auditoria operacional de los sistemas administrativos
de informacin, independientemente del medio que se utilice para procesar
los datos.
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Auxiliar la revisin critica de la informacin que se obtiene de los diferentes
sistemas administrativos de informacin de la empresa.
Fomentar la creatividad de las personas que realizan el trabajo de la
auditoria operacional de los sistemas administrativos de informacin.
Establecer la metodologa aplicable a la revisin de los sistemas
administrativos de informacin, de acuerdo a ciertas tcnicas disponibles
para llevarla a cabo.
Ejemplificar los conceptos tratados en el boletn, indicando los puntos
mnimos a incluir en los sistemas administrativos de informacin. Para este
fin se incluyen los principales conceptos que estn asociados con las
diferentes reas del control de las operaciones en las empresas.

Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin
Por sistema administrativo de informacin se entiende el conjunto de
procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos
generados en las operaciones de las empresas o entidades, con el fin de
obtener informacin sobre el resultado de la ejecucin de estas operaciones.

La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:
Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre
las diferentes operaciones.
Oportunidad con que se logra el proceso de los datos.
Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario
final.
Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los
sistemas administrativos de informacin.

Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del
enfoque final de la informacin que generan:

Sistemas de proceso de transacciones cuyas caractersticas radican
en procesar operaciones en volumen y que de los archivos del
sistema, desde los manuales hasta los computarizados, es posible
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obtener informacin con un alto grado de detalle, as como
informacin resumida. Como ejemplo de sistemas de proceso de
transacciones sobre las cuentas por cobrar, control sobre las cuentas

por pagar, control de las existencias y valuacin de inventarios.
b) Sistemas de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en, las
decisiones. Estos sistemas estn encaminados a proporcionar informacin
dirigida a los ms altos niveles de la organizacin consisten en concentrar,
comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de
transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los
administradores y ejecutivos. Estos sus temas tienen como caractersticas
principales el estar orientados a proporcionar informacin sobre la problemtica
Las siguientes tcnicas pueden considerarse de aplicacin general para lograr
que la informacin de cualquier sistema tenga la calidad requerida por los
usuarios:

1). Comparacin de la informacin. Es importante comparar la informacin
con las operaciones o periodos que la empresa llevo a cabo con
anterioridad y con medidas estndar de eficiencia obtenidas en el proceso
de planeacin. Tambin, se pueden realizar comparaciones con datos
externos a la compaa como por ejemplo: razones e ndices financieros de
la industria a la que pertenece la empresa, estadsticas de ventas y
penetracin de mercado u otros datos que pueden estar disponibles en
cmaras de comercio o industria, secretarias de estado, bancos de
informacin.

2). Deteccin de la informacin relevante. La informacin debe ser relevante
en los aspectos principales que afectan la operacin del negocio. Sobre
esta base existen varias tcnicas que ayudan a la presentacin de la
informacin para que sea relevante, como por ejemplo: utilizar cifras en
miles, millones, etc., concentrar datos de diferentes fuentes de informacin
y compararlos, producir informacin por las excepciones sustanciales a las
polticas establecidas.
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3). Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las
carencias de informacin importante para la administracin de la entidad
econmica, as como el medio mas apropiado para lograrlo.

4). Estudiar la relacin costo-beneficio que representa para la empresa el
proceso de los datos y la obtencin de reportes, con el fin de proponer
medidas tendientes a lograr que esta relacin sea favorable y que el costo
se mantenga en niveles aceptados.

Metodologa
La auditoria operacional de los sistemas administrativos de informacin se lleva
a cabo de conformidad con la metodologa establecida en forma genrica en el
boletn No. 2 de esta comisin; no obstante, en este apartado se comentan los
aspectos particulares aplicables al examen de los sistemas administrativos de
informacin.

La metodologa general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe
considerara que los procedimientos se determinan fundamental mente por los
objetivos y circunstancias particulares de la empresa o entidad y por el criterio
de la persona encargada de realizar la auditoria. Asimismo, cuando se revisan
sistemas administrativos de informacin, el trabajo puede incluir todos los
informes que sirven a todos los departamentos, oficinas, secciones o
departamentos de la empresa que intervienen en la operacin cotidiana, o bien,
determinar un alcance reducido para el trabajo si las circunstancias as lo
ameritan, en cuyo caso este ser el universo para la realizacin de la auditoria.

Familiarizacin:
Adems de la familiarizacin de carcter general, ser necesario conocer la
estructura organizacional de operacin y los sistemas que la organizacin tiene
instalados para obtener informacin.
Es importante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de informacin,
sus objetivos, las polticas que son aplicables a estos sistemas y los medios
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para el procesamiento de transacciones que se utilizan en la empresa o
entidad.

Tambin es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se
realizan, los procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, el estilo
gerencia en prctica y en general todos aquellos datos que afectan la
operacin.

Visita a las instalaciones
Al realizar las visitas a las instalaciones, es conveniente no perder de vista la
ubicacin fsica que tienen las diferentes oficinas e instalaciones. Este aspecto
ser principalmente importante al analizar la distribucin de los diferentes
informes que se producen en la empresa, particularmente cuando son
consultados a travs de unidades electrnicas de consulta no se debe olvidar
que el principal objetivo de las visitas a las instalaciones es el de obtener un
conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e involucrarse a
un mas con sus polticas, administracin y procedimientos de control. Es
importante considerar que el ptimo entendimiento de organizacin, ayuda a
enfocar mejor las recomendaciones que resulten del anlisis que se realice de
la situacin de los sistemas administrativos de informacin.

Investigacin inicial
En la investigacin preliminar conviene determinar como se lleva a cabo la
plantacin de las operaciones, con objeto de identificar el grado de detalle y la
calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y
la situacin financiera a futuro.
Otros puntos importantes a considerar durante la etapa de investigacin
inicial, radican el al obtencin de informacin sobre las caractersticas de
la administracin del negocio, la calidad del control interno establecido y
la rigidez, y elasticidad de los mtodos y procedimientos que se utilizan.

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CONCLUSION

DESPUES DE LA INVESTIGACION REALIZADA SOBRE LOS BOLETINES
DE AUDITORIA OPERACIONAL SE CONCLUYE QUE ESTOS SON DE
SUMA IMPORTANCIA, TANTO SU APLICACIN COMO SU
INTERPRETACION Y TENIENDO EL DEBIDO CONOCIMIENTO DE CADA
UNO DE ELLOS PARA PODER LOGRAR UNA MEJOR APLICACIN
DENTRO DE LA EMPRESA.

ESTOS BOLETINES AYUDAN AL CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR PARA
COMPRENDER QUE SE DEBE DE DESARROLLAR DENTRO DE LA
EMPRESA PARA LOGRAR Y OBTENER UNA AUDITORIA OPERACIONAL.

EL OBJETIVO QUE SE CREO AL INICIO DE ESTA INVESTIGACION ES QUE
CADA CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR SEPA QUE EXISTEN ESTOS
BOLETINES PARA LLEVAR A CABO LA AUDITORIA OPERACIONAL, CADA
BOLETIN NOS INDICA LOS ASPECTOS Y LA RUTA A SEGUIR PARA
DESEMPEAR DE UNA EXCELENTE FORMA SU TRABAJO COMO
PROFESIONAL DE AUDITORIA.

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BIBLIOGRAFIA

www.monografias.com
www.wikipedia.com
http://www.cpa.org.gt/

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ANEXOS

Trabajo Boletines Auditoria Operacional

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