MANUAL DE LAS 5S

Direccin Departamental de
Educacin de Izabal
-DIDEDUC-
Fuente: Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de CCEE, Practica Integrada 2014, Grupo No.10
INTRODUCCIN
El mtodo de las 5S inici en Japn durante los
aos 60s, con el fin de crear entornos dentro de
las organizaciones, que permitieran maximizar
los recursos, el tiempo y la productividad de las
personas.

OBJETIVOS
General:
Que los colaboradores de la DIDEDUC de Izabal, uniformicen el
mbito laboral con el mtodo de las 5S y adquieran los
lineamientos para la implementacin del mismo.

Especficos:
Crear nueva cultura institucional, en un clima de seguridad,
orden, limpieza y constancia, basada en el compromiso de
desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente.
Comprender cada uno de los trminos de las 5S y el beneficio
que cada uno brinda.
QUE SON LAS 5S
Es una herramienta de calidad, que permite
implementar y establecer estndares, para tener
reas y espacios de trabajo ordenados y de esta
manera realizar eficazmente las actividades de
la DIDEDUC de Izabal.
LAS 5S


Seiri - Seleccionar
Seiton - Ordenar
Seiso - Limpiar
Seiketsu - Estandarizar
Shitsuke - Disciplina
Seleccionar (Seiri)
Significa separar y eliminar del rea de trabajo, todo
aquellos elementos innecesarios que no se requieren
para realizar las labores.

Pasos:
Revisar el rea de trabajo.
Clasificar lo que sirve de lo que no sirve.
Definir un lugar donde colocar las cosas que se usan
temporalmente.
Desechar todo lo innecesario.
Mejorar distribucin de recursos.


NECESITAS AYUDA PARA CLASIFICAR?
Se desecha o si es de
importancia, se ubica en una
bodega a distancia.
Lo usas menos de
una vez al ao
Se almacenan en un lugar
central, cerca del lugar de
trabajo.
Lo usas al menos
una vez al mes
Se ubica cerca del lugar de
trabajo o en el escritorio.
Lo usas menos de
una vez a la semana
o una vez al da
A continuacin se presenta la situacin actual y un
ejemplo de como debera verse aplicando la etapa
de clasificacin:
Ordenar (Seiton)

Consiste en organizar los elementos que hemos
clasificado como necesarios, de una manera que se
puedan encontrar fcilmente.

Pasos:
Analizar la situacin actual del orden de las cosas.
Determinar donde debera pertenecer cada cosa.
Decidir cmo las cosas deben ser ubicadas.
Obedecer las reglas de cmo se ha
decidido ordenar las cosas.



RECUERDA

Todo debe estar claramente identificado.
El orden debe ser agradable a la vista.
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar.
A continuacin se presenta la situacin actual y un
ejemplo de como debera verse aplicando la etapa
de orden:
Limpiar (Seiso)
Eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos del
lugar de trabajo (escritorios, equipo de cmputo, etc.).

Pasos:
Integrar la limpieza como parte
del trabajo diario.
Asumir la limpieza de forma
propia y no esperar a que otros lo hagan.


El xito en la limpieza de la
DIDEDUC de Izabal, depende
de la actitud de sus
colaboradores.
A continuacin se presenta la situacin actual y un
ejemplo de como debera verse aplicando la etapa
de Limpieza:
Estandarizar (Seiketsu)
Consiste en conservar los logros de las primeras 3S, es
posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a
tener elementos innecesarios y se pierda lo ya
alcanzado.

Pasos:
Ensear al colaborador
a realizar reglas, con apoyo
de direccin y adecuado entrenamiento.
Los estndares deben ser auditados, para verificar su
cumplimiento.



TAMBIN
Es importante mantener el control visual en la
estandarizacin, para ello es necesario usar
smbolos, colores, o letreros uniformes, para
que el estndar de la Direccin Departamental,
se explique por si mismo.
Ej. Colocar la papelera por ao y diferenciarlo
por color.
A continuacin se presenta la situacin actual y un
ejemplo de como debera verse aplicando la etapa
de estandarizacin:
Disciplina (Shitsuke)
Consiste en inculcar la capacidad de hacer las cosas, de
la manera que se supone que debe hacerse, convertir
en un habito las etapas anteriores.

Pasos:
Respeto y cumplimiento de las
reglas de la Institucin.
Promover la autodisciplina, para
formar hbitos en cada una de las
personas.


Se puede ser auto disciplinado y sin embargo
no estar comprometido.

Compromiso es ENTUSIASMO!!
A continuacin se presenta la situacin actual y un
ejemplo de como debera verse aplicando la etapa
de disciplina:
BENEFICIOS DE LAS 5S
Eliminar desperdicios y tiempos de bsqueda.
Incrementar productividad laboral.
Evitar accidentes.
Optimizar espacios.
Facilitar control visual de los recursos.


ADMINISTRACIN DEL PROGRAMA DE
LAS 5S
Creacin de Comisiones
Difundir
Implementar
Auditar
Retroalimentar
COMISIN
Es necesario crear un comit y equipos encargados
de rea para:
Dar seguimiento al programa.
Cooperar para que se realice el trabajo.
Coordinar para obtener resultados.
Revisar mensualmente (evaluacin).
Coordinar reuniones peridicas de no ms de 15
minutos, para analizar mejoras alcanzadas.
Adecuar a las necesidades de la DIDEDUC y del
rea, la lista de verificacin.
Establecer torneos entre reas de la DIDEDUC de
Izabal, para ver participacin.
COMIT:
Se sugiere a la DIDEDUC de Izabal, conformar un comit con un
mnimo de tres personas. Por lo que se recomienda a las
siguientes personas:

Jefe del Depto. Administrativo- Financiero
Coordinadora de Seccin de RRHH
Coordinadora de Seccin Administrativa

EQUIPOS DE REA:
Para poder llevar un control mas de cerca, se sugiere establecer
un Equipo de rea por cada unidad de trabajo, para llevar a cabo
la implementacin y seguimiento de las 5S. Por lo que se
recomienda a las siguientes personas:

Jefe de rea
Colaborador del rea.



DIFUNDIR
Es necesario que el Comit difunda a todos los
colaboradores, el conocimiento del mtodo de las
5S.

Se puede difundir por medio de:

Unidad de comunicacin
Capacitacin
Carteles
Folletos
Etc.
IMPLEMENTAR
Es importante identificar la situacin actual y
establecer las actividades a mejorar. Esto debe
ser realizado por lo equipos de rea y ser
difundido al resto de los colaboradores, se debe
tener en cuenta que esto requerir de un gran
esfuerzo, por parte de todos los colaboradores.
AUDITAR

Ayuda a reunir evidencia objetiva, de la
implementacin y seguimiento del
mtodo de las 5S, en las reas de trabajo.
Esta debe ser realizado por los miembros
del Comit.
EVALUAR Y RETROALIMENTAR
Sera necesario realizar una evaluacin y
retroalimentacin, para determinar la eficiencia
y efectividad de la implementacin del mtodo
de las 5S. Esto puede ser realizado por el Equipo
de rea.

COMO EVALUAR LA APLICACIN
DE LAS 5S


La aplicacin de las 5S, requiere de generar
un cambio cultural en la DIDEDUC de Izabal
y aduearse del programa pero

SE PUEDE LOGRAR!!