Sisteme de

Administrare a
Coninutului pe
Internet
Un CMS susine ntregul proces de creare a coninutului
dintr-o companie prin oferirea unui sistem eficient de
organizare a acestuia i prin crearea unei arhive de date
a carei informaie poate fi prelucrat independent de
designul web. Iar avantajul su cel mai important consta
in faptul c poate produce website-uri sau orice alte
publicaii din coninutul stocat.


TreeWorks
Bvd. Coposu nr. 4
bl. 105 A sc. A ap. 1
Bucureti, Romnia
tel: +40 21.326.06.02
fax: +40 21.326.72.33
www.tree.ro
office@tree.ro

Cuprins

Introducere
Definiia termenului de content (coninut)
Administrarea coninutului
Sisteme de administrare a coninutului
Cum funcioneaz un sistem de administrare a coninutului
Content Collection /Authoring
Authoring (Crearea de coninut)
Aggregation (Agregarea)
Conversion (Convertirea)
Servicii editoriale i de meta-tagging
Management
Fluxul de activitate (Workflow)
Publishing (publicarea)
Beneficii
ROI Return on Investment (returul investiiei)
_________________________________________________________3
___________________________4
__________________________________________4
______________________________5
___________7
_______________________________________8
___________________________________8
__________________________________________9
________________________________________10
______________________________10
______________________________________________________11
____________________________________11
_____________________________________________12
____________________________________________________________13
______________________15




Introducere
Domeniul CMS (Content Management System -
Sistem de Administrare a Coninutului) este relativ
nou i s-a dezvoltat ca un mecanism care se
adreseaz problemelor de care se lovesc
instituiile pentru a-i menine prezena pe web.



Confruntndu-se cu informaii i materiale
neactualizate, un design si o navigaie cu
un control deficitar, o lips a supervizrii
de ctre o autoritate n domeniu (a unui
webmaster competent), instituiile au
recurs la dezvoltarea de procese i
instrumente customizate pentru a rezolva
aceast situaie dificil.

n trecut, web-ul era caracterizat mai
degrab de o abordare mai complex,
"manual" n privina meninerii, dar n ziua
de azi web-ul se axeaz mai mult pe o
ntreinere "automat". Iar Content
Management System (CMS) constituie
instrumentul major n aceast
automatizare.

n general, termenul de "Content
Management System" este sinonim cu "Web
Content Management System" nsa acest
lucru duce la o foarte mare confuzie a
clienilor.
Nu exist standarde sau caracteristici
universal acceptate care s descrie ceea ce
un CMS poate conine sau face. Din aceast
cauz, cnd se compar diverse soluii ale
furnizorilor, definiia unui CMS devine
destul de neclar. Chiar mai mult, limitele
CMS se suprapun considerabil cu alte
sisteme cum ar fi Document Management
System (sistem de administrare a
documentelor), Knowledge Management
System (sistem de administrare a
cunotinelor), Enterprise Application
Integration Systems (sisteme de planificare
a aplicaiilor i integrrii), E-commerce
Systems (sisteme de comer electronic) i
portale. n plus, a devenit din ce n ce mai
evident c aceste sisteme mpart de
asemenea foarte multe trsturi comune cu
produsele groupware (sisteme de
colaborare n interiorul grupurilor) i cu
mediile virtuale de nvaare (virtual
learning environments).


































3




Definiia termenului de
content (coninut)

Content (coninutul) reprezint n esen orice tip sau unitate de informaie digital folosit
pentru a popula o pagin de web sau alte medii asemntoare. Coninutul poate fi text, imagine
grafic, video, sunet. Cu alte cuvinte, este tot ceea ce poate fi publicat pe Internet, intranet
i/sau extranet.







Administrarea coninutului
Content Management (administrarea coninutului)
contribuie la managementul efectiv al diverselor
tipuri de coninut prin combinarea de reguli,
procese i fluxuri de lucru...



n aa fel nct webmasterii centralizai i
editorii web descentralizai s poata crea,
edita, administra i publica tot coninutul
unei pagini de web n conformitate cu un
anumit context sau cu anumite cerine.

Content Management reprezint o strategie
i o tehnologie de stocare i de indexare a
informaiei din i despre media digital i
analog. Un produs de Web Content
Management permite oamenilor de afaceri
nu numai s preia controlul asupra
coninutului web, ci i s-i ating
obiectivele afacerii prin colectarea,
administrarea eficient i distribuirea
informaiei n publicaiile targetate.

Procesul de colectare const n crearea
sau achiziionarea de informaie.
Informaia este apoi convertit ntr-un
format master (cum ar fi XML) i
segmentat n pri mai mici numite
componente de coninut. Componentele
sunt containere de metadata care fac
coninutul mai uor de organizat, de
depozitat i de recuperat.
Coninutul este administrat n cadrul
unei arhive de date (repository) care
const de fapt din nregistrrile bazei de
date i/sau din date administrative (de
exemplu utilizatorii sistemului).
Pentru a face disponibil coninutul, CMS
l introduce n publicaiile targetate
precum website-uri, documente
printabile i newslettere electronice.





















4




Sisteme de administrare a
coninutului
Un sistem de administrare a coninutului (Content
Management System - CMS) este un sistem folosit
pentru a administra coninutul specific al unui
website.



Publicarea web permite utilizatorilor
individuali s foloseasc template-uri
aprobate de organizaie, precum i alte
instrumente (cum ar fi wizard) pentru
crearea i modificarea coninutului de
web.

Format management se folosete la
formatarea documentelor (inclusiv
documente electronice vechi i
documente pe hrtie scanate) n HTML
sau PDF (Portable Document Format)
pentru utilizarea pe website.

Prin intermediul Revision Control,
coninutul poate fi actualizat ntr-o
versiune mai nou sau restaurat la o
versiune anterioar. De asemenea,
Revision Control urmrete i logheaz
orice modificare a fiierelor facut de
utilizatori.

Un CMS indexeaz toate datele dintr-un
sistem.

Utilizatorii pot cuta informaii n baza
de date.

CMS recupereaz informaii folosind
cuvinte-cheie.

Uneori, CMS mai este numit i sistem de
administrare a coninutului web (Web
Content Management System - WCMS).

n general, CMS este alctuit din 2
componente: aplicaia pentru administrarea
coninutului (Content Management
Application CMA ) i aplicaia de
distribuire a coninutului (Content Delivery
Application CDA ). Prin intermediul
componentei CMA, managerul de coninut
sau autorul (care e foarte posibil s nu tie
limbajul HTML Hypertext Markup
Language) poate administra crearea,
modificarea i ndeprtarea informaiei de
pe un website fr a avea nevoie de
expertiza unui webmaster. Componenta
CDA folosete aceast informaie,
compilnd-o pentru a actualiza website-ul.

Funciile CMS pot varia de la un sistem la
altul, dar majoritatea includ publicaii web,
Format Management (administrarea
formatrii), Revision Control (controlul
corecturilor), i, de asemenea, indexarea,
cutarea i recuperarea de informaie.
































5





figura 1
























Pentru a distribui coninutul, sistemul
creeaz publicaii cum ar fi website-uri,
documente printate i newslettere
electronice. Un CMS este necesar acolo
unde exist prea mult informaie, care nu
poate fi colectat, administrat i publicat
manual.

De asemenea, un CMS poate s ofere unelte
pentru marketingul 1 la 1 (one to one
marketing), oferind unui website
capacitatea de a-i modula coninutul i
publicitatea n funcie de caracteristicile
specifice ale unui utilizator, prin folosirea
informaiei furnizat de acesta sau a
datelor adunate prin intermediul website-
ului. De exemplu, dac cineva viziteaz un
motor de cutare i caut informaii despre
camere digitale, bannerele vor promova
companii care vnd camere digitale.
Un CMS permite personalului centralizat (cu
experien IT) i descentralizat (fr
experien IT) s creeze, s editeze, s
administreze i s publice orice tip de
coninut (texte, grafice, video etc),
respectnd anumite reguli centralizate,
respectnd procesul i fluxul de munc care
asigur un aspect coerent i validat al
website-ului.

Un CMS ncepe cu un scop i un grup de
publicaii int. Dintre acestea, este
selecionat un set de componente de
coninut care servete scopul declarat i
care poate fi combinat pentru a crea orice
publicaie. n jurul acestor componente se
construiete un schelet metadata, prin
intermediul cruia componentele sunt
create, administrate i introduse n
publicaii de ctre persoane ale cror
aciuni sunt ghidate de un set de proceduri
codificate numite workflow-uri (fluxuri de
activitate).


























6





Cum funcioneaz un sistem
de administrare a
coninutului
Un CMS poate fi mprit n 4 categorii, pe funcii:
Content Collection sau Authoring (colectarea sau
crearea coninutului), Workflow (fluxul de
activitate), Storage sau Management (stocare sau
administrare) i Publishing (publicare).



Un sistem CMS administreaz fluxul de coninut care vine de la autori (authoring), prin
publicarea acestuia folosind o schem a fluxului de activitate i prin oferirea posibilitii de
stocare i integrare a coninutului.




figura 2


























7



Content Collection/Authoring


Cnd coninutul este colectat, el este de
fapt introdus n CMS. Procesul de colectare
al coninutului const n adugarea de
componente noi unei arhive de date deja
existente.
Sistemul de colectare include instrumente,
proceduri i personal care este angajat
pentru a aduna i a procesa coninutul din
punct de vedere editorial i al metadatei.







figura 3


















Colectarea coninutului poate fi mprit n urmtoarele categorii:

Authoring (Crearea de coninut)



Este un proces de creare a coninutului prin
raportare la un model. Aproape
ntotdeauna, autorii lucreaz n cadrul unui
template editorial care le permite s i
ncadreze coninutul n structura unei
publicaii vizate. Autorii trebuie de
asemenea s cunoasc scheletul metadata
care a fost dezvoltat pentru utilizarea de
ctre consumatorii finali ai coninutului.

Aceasta deoarece autorii sunt cei mai n
msur a-i marca creaiile cu informaie
metadata. De aceea, ei ar trebui ncurajai
i mputernicii s implementeze template-
ul metadata n cadrul coninutului lor ct
de mult posibil.


figura 4


















8




Aggregation (Agregarea)


Evident, cu ct coninutul original se
conformeaz mai aproape cu standardele
specificate n structura CMS, att n
structura sa editorial (nsemnnd stilul i
mprirea ntr-o structur elementar
standard), ct i n structura sa metadata
(nsemnnd componena sa i meta
informaia care a fost introdus), cu att
este mai uoar agregarea sa.

Este un proces de adunare a coninutului
pre-existent la un loc pentru a-l include n
sistem. Agregarea este n general un proces
de conversiune a formatului urmat de o
procesare editorial intensiv i de meta-
tagging (meta-marcare). Convertirea
schimb formatarea coninutului, n timp ce
procesul editorial servete la segmentarea
i marcarea coninutului pentru includerea
sa n arhiva de date.















figura 5


































9




Conversion (Convertirea)


Este un proces de schimbare a schemei de
structur metadata a coninutului. n acest
proces, trebuie gestionate att codurile
structurale ct i cele legate de format. O
problem de convertire poate aprea n
identificarea elementelor structurale (de
exemplu, coloane sau footere) care sunt
marcate n coninutul surs doar de coduri
de formatare. O alt problem poate
aprea n transformarea elementelor de
formatare care nu exist n mediul int.
figura 6



















Servicii editoriale i de meta-tagging


Asemntor unui ghid de stil, ghidul de
meta-tagging detaliaz sistemul de
informaii metadata i ofer instruciuni
despre modul n care se pot ncadra noi
componente n el. Toate tipurile de colecii
de coninut depind de ghiduri editoriale i
meta-tagging temeinice.

Serviciile editoriale plaseaz orice
component nou de coninut ntr-un
sistem de structuri i conexiuni la locul
potrivit. Ca s-i ndeplineasc sarcinile,
editorii folosesc un ghid de stiluri i un ghid
de meta-tagging (meta-marcare).






















10



Management


Sistemul de management este o arhiv de
date care gzduiete ntreg coninutul i
informaia metadata i furnizeaz procesele
i instrumentele necesare accesrii i
administrrii acestora. n arhiva de date
este stocat ntreg coninutul i informaia
metadata din sistem. Funciile unei arhive
de date sunt:
Stocarea coninutului;
Selectarea coninutului;
Administrarea coninutului;
Conectarea la alte sisteme.









Workflow (Fluxul de activitate)


Acest sistem include instrumentele i
procedurile care asigur ca ntregul proces
de colectare, stocare i publicare s
decurg efectiv, eficient i conform unor
etape i unor timpi bine definii.

Un flux de activitate susine crearea i
administrarea proceselor de afaceri. n
contextul unui CMS, fluxul de activitate
seteaz i administreaz lanul de
evenimente care privesc colectarea,
stocarea n arhiva de date i publicarea
coninutului.

Pentru a avea succes, fluxul de activitate
trebuie s aib urmatoarele caracteristici:

S fac parte din ntreg procesul
respectiv. Fiecare pas al procesului, de
la authoring pn la plasarea final a
fiecrei publicaii, ar trebui sa fie
modelat i monitorizat n cadrul
aceluiai sistem.
S reprezinte toate prile semnificative
ale procesului incluznd:
o personalul
o procesele standard
o instrumentele standard i
funciile lor.


S furnizeze informaii despre fluxul de
timp i de date (time flow information i
data flow information) cu o varietate de
tranziii i reprezentri sub form de
grafic.
S reprezinte orice numr de cicluri
mici n cadrul unor cicluri mai mari,
ajungnd pn la nivelul de detaliu
adecvat situaiei respective.
S aib o interfa vizual cu ciclurile i
instrumentele procesului, reprezentate
grafic.
S distribuie meta-informaia din arhiva
de date. Fluxul de activitate nu ar
trebui s stocheze propriile informaii
legate de membrii personalului, de
tipurile de coninut, sau schiele, ci ar
trebui s fie capabil s citeasc datele
care sunt nmagazinate n arhiva de
date, fcndu-le disponibile pe ct
posibil prin intermediul ferestrelor de
dialog i de selecie.
Chiar dac fluxul de activitate
stocheaz meta-informaia sau nu,
ferestrele sale vor fi un spaiu normal n
care personalul o poate introduce. Date
precum autorul, statusul, etc sunt
introduse n ferestrele fluxului de lucru.
Aceste date trebuie apoi transmise de la
fluxul de activitate la arhiva de date.






























11



Publishing (Publicarea)


Publicarea coninutului este procesul prin
care coninutul se extrage din arhiva de
date i este apoi formatat n website-uri,
servicii web i alte publicaii. Pentru a fi
suficient de flexibil ca s produc o gama
larg de publicaii, sistemul de publishing
trebuie s includ:

template-uri de publicare

un limbaj de programare integral

runtime dependency resolution
(rezolvarea dependenei de procesare)

crearea de fiiere i directoare.













































12




Beneficii
Un CMS ajut la organizarea i automatizarea
colectrii, administrrii i a procesului de
publicare a coninutului.



Discuiile cele mai curente despre Content
Management se centreaz pe crearea unor
mari website-uri. n timp ce marile website-
uri sunt folosite astzi n principal ca CMS,
potenialul pentru CMS se extinde dincolo
de web. Un CMS poate susine procesul de
creare a coninutului dintr-o companie i
poate cuprinde sistemul de organizare a
acestuia. Poate oferi o arhiv de date a
carei informaie poate fi prelucrat
independent de designul web si, cel mai
important, poate produce website-uri sau
orice alte publicaii din coninutul stocat.
Un CMS este necesar cnd:

Exist prea mult informaie pentru a
putea fi procesat manual;
Informaia se schimb prea des pentru a
putea fi procesat manual;
Trebuie creat mai mult de o publicaie
dintr-o singur baz de informaii;
Design-ul unei publicaii trebuie separat
de coninut, astfel nct publicaia s nu
aib nevoie s fie modificat manual pe
masur ce designul paginii se schimb.




















figura 7






















13





O enumerare a unora dintre beneficiile oferite de CMS ar include:

Informaie de actualitate, consistent i de calitate:
o Corectitudinea informaiei, ceea ce determin reducerea insatisfaciei clientului;
o Reducerea problemelor legale cauzate de publicarea incorect a informaiei;
o Percepia crescut asupra valorii informaiei;
o O mai mare probabilitate ca un client s mai viziteze din nou site-ul.

Refolosirea coninutului:
o Refolosirea coninutului pe mai multe website-uri sau pagini, crescnd astfel valoarea
productivitii;
o Refolosirea produciei website-ului pentru a emite pe DTV, telefoane mobile, Kiosks,
etc, crend noi audiene;
o Se uureaz refolosirea coninutului de la ali furnizori.

Productivitate crescut:
o Webmasterii se pot concentra pe tehnologie i pe alte arii cum ar fi re-designul i
funcionalitatea;
o Costuri de producie sczute, rezultat al unei folosiri mai adecvate a echipei de web;
o Rspuns mai rapid la schimbrile de pe website-urile competitorilor.

Crearea descentralizat a coninutului:
o Permiterea unei contribuii globale la coninut i informaie;
o Viteza de "desfacere pe pia" a modificarilor i a noului coninut este mbuntit;
o Creatorii de coninut i editorii i pot asuma drepturile i rspunderea pentru
informaia pe care o ofer.

Centralizarea fluxului de activitate, a procesului de aprobare i a regulilor;
o Permite contribuia descentralizat fr a pierde ns controlul centralizat al
procesului;
o Furnizeaz o monitorizare eficient a auditului pentru a lega producia de
contabilitate;
o Asigur un flux controlat al coninutului din procesul intern.

Avantajul competitiv:
o Website-ul este un instrument pe care potenialii clieni, parteneri etc l folosesc
pentru a evalua o instituie;
o Un website dinamic, n schimbare, rentrete impresia unei instituii active,
moderne;
o Coninutul dinamic de web permite un rspuns rapid la schimbrile din mediul
instituional.



















































14





ROI Return on Investment
(returul investiiei)
Cnd se calculeaz ROI, trebuie analizat cu
atenie impactul pe termen lung al proiectului sau
ROI-ul imediat.


Acesta va varia n funcie de modul de abordare i de industrie. Un CMS ofer tehnologiile i
strategiile necesare pentru a sublinia procesele, permind o folosire mai eficient a
resurselor i tehnologiei. Rezultatul va consta n servicii mai de calitate care atrag i rein
grupurile int i ofer o utilizare mai eficient a resurselor.


























TreeWorks

Bvd. Coposu nr. 4
bl. 105 A sc. A ap. 1
Bucureti, Romnia


tel:+4021.326.06.02
fax:+4021.326.72.33



www.tree.ro
office@tree.ro