Gestión de Existencias e Inventarios PDF

Organizacin y gestin del rea de trabajo asignada en la unidad/gabinete de anatoma patolgica y diettica 1
IES Antonio Machado.

Gestin de existencias e
inventarios

1. Necesidad de materiales.
Desde un punto de vista administrativo, podemos considerar un hospital, un gabinete mdico o
quirrgico como una empresa, ya que ofrecen unos servicios y cobran por ellos.

Todas las empresas, incluidas las sanitarias, usan mercancas en su trabajo, porque las
consumen, las transforman o las venden directamente a sus clientes.

El conjunto de mercancas de que dispone una empresa para sus necesidades es el almacn o
depsito, aunque este trmino puede aplicarse tambin al lugar fsico donde guardan las
mercancas. Tambin puede denominarse inventario.

El objetivo principal del depsito es mantener unas existencias mnimas de productos, que
garanticen la continuidad en la prestacin del servicio a la comunidad (en nuestro caso la
continuidad del proceso asistencial al paciente), aunque los proveedores se los suministren de
forma intermitente. Es decir, actuar como regulador entre los flujos de entrada y de salida.

Adems, el mantenimiento del depsito cumple otros objetivos:
Abaratar los costes
Anticiparse a variaciones del mercado
Disminuir los tiempos empleados en transporte y distribucin
Mejorar el nivel del servicio al usuario

2. Criterios de clasificacin de los medios materiales
sanitarios.
Los medios materiales sanitarios se clasifican, en primer lugar, en medicamentos y productos
sanitarios. La ley del medicamento los define como:
Medicamento: es toda sustancia medicinal y sus asociaciones o combinaciones
destinadas a su utilizacin en las personas o en los animales que se presente dotada de
Gestin de existencias e inventarios.

Organizacin y gestin del rea de trabajo asignada en la unidad/gabinete de anatoma patolgica y citologa 2
propiedades para prevenir, diagnosticar, tratar, aliviar o curar enfermedades o dolencias
o para afectar a funciones corporales o al estado mental.
Producto sanitario: es cualquier instrumento, dispositivo, equipo, material u otro
artculo incluidos los accesorios y programas lgicos que intervengan en su buen
funcionamiento, destinados por el fabricante a ser utilizados en seres humanos, slo en
combinacin con otros, con fines de:
o Diagnstico, como prevencin, control, tratamiento o alivio de una
enfermedad o lesin.
o Investigacin, sustitucin o modificacin de la anatoma o de un proceso
fisiolgico.
o Regulacin de una concepcin.

Otro criterio de clasificacin de materiales, til sobre todo a efectos administrativos, es:
Material fungible: Es aquel que debe reponerse despus de uno o pocos usos.
Material inventariable: es aquel que dura periodos ms o menos largos de tiempo.

El sistema de clasificacin ABC organiza los productos en tres categoras:
Grupo A: Son productos de alto precio que se acumulan en poca cantidad.
Controlando esta pequea parte del inventario se est actuando sobre la mayor
parte del valor del almacn. En este grupo estaran por ejemplo los equipos
inventariables, ciertos reactivos
Grupo B: Son artculos de valor medio, semejante al nmero de unidades
almacenadas. Su precio es inferior al del grupo A, pero su almacn de almacenaje
es mayor. Pertenecera a este grupo la mayor parte del material de laboratorio.
Grupo C: Su precio es bajo y su uso muy frecuente, por lo que se almacenan en
grandes cantidades. Suponen una porcin baja del valor de los inventarios. Por
ejemplo sera el material desechable de plstico.

3. Sistemas de almacenado: ventajas e inconvenientes.
El material sanitario debe guardarse con plena garanta para la salud pblica. Eso significa que el
almacn debe disponer de suficientes medios personales, materiales y tcnicos para:
Asegurar que el material sanitario mantiene las caractersticas fsicas y qumicas
certificadas por el laboratorio, las cuales determinan su uso seguro y eficaz.
Garantizar la autenticidad de los productos que suministra.
Permitir el seguimiento de cada lote de material puesto en el mercado, para retirarlo
siempre que exista un riesgo suficiente para la salud pblica.

Facultar la regulacin del trfico de sustancias y de productos sometidos a vigilancia
especial.

En los centros sanitarios hay dos tipos de almacenes.
Se llaman almacenes cerrados aquellos a los que slo pueden acceder las personas
autorizadas y en donde se registra cada entrada y cada salida de material. Es el sistema
que se sigue, por ejemplo, en el almacn general del hospital, de mayor coste, pero que
permite el seguimiento completo de todos los artculos.
La alternativa es el almacn abierto, al que puede acceder y del que puede tomar material
cualquier persona ajena a su funcionamiento. Es un sistema ms cmodo y barato, pero
slo permite un recuento y una contabilidad ms laxos. Es el modo en que funcionan los
botiquines de cada planta hospitalaria o los del servicio de urgencias, donde suele haber
material en cada alcoba, incluso al alcance del paciente que espera que se le atienda.

4. La gestin del almacn sanitario.
La gestin del almacn, y en concreto la del almacn sanitario, incluyen
la estimacin de la cantidad de existencias que deben mantenerse en depsito
el seguimiento que debe realizarse de los movimientos de cada artculo
la elaboracin de fichas de almacn
la realizacin de inventarios peridicos de las existencias almacenadas
la valoracin contable de los artculos almacenados.

La cantidad de existencias que debe mantenerse
La tendencia general es a mantener los depsitos en el nivel mnimo posible para reducir los
costes.

Si se tiene gran cantidad de material almacenado,
el montante de capital inmovilizado es mayor,
la gestin de las existencias es ms difcil,
los materiales pueden caducar o deteriorarse con el tiempo,
el mantenimiento y los seguros del almacn se encarecen,
los hurtos son ms fciles, etc.

Sin embargo, los pedidos mayores
permiten pedir descuentos por gran volumen de compra,

disminuyen el coste unitario de cada producto al compartir un mayor nmero de
estos los gastos de realizacin del pedido, los portes, los seguros de transporte, las
molestias, etc.

Por otro lado, mantener unos depsitos demasiado escasos comporta el riesgo de
desabastecimiento (ruptura de stock), especialmente al tener en cuenta que la demanda en el
campo sanitario es muy variable y a menudo imprevisible.

Para tomar decisiones sobre la cantidad de existencias en cada caso habr que considerar la
relacin entre todos los costes implicados:
Costes de almacenamiento
Recursos inmovilizados en los productos
Costes de manipulacin de materiales
Costes de caducidad
Costes de merma, rotura y seguros
Costes de reposicin
Costes de administracin
Costes de manipulacin
Costes de distribucin
Costes de ruptura de stock
Se producen por un incremento puntual o sostenido de la productividad
sanitaria o por dificultades de suministro debidas al fabricante.
Es grave, pues se afecta la actividad asistencial, se produce una prdida de
imagen e insatisfaccin entre usuarios y profesionales
Se producir ms fcilmente cuanto menor sea el stock.

Para protegerse de este riesgo de ruptura de stock, los almacenes mantienen un depsito de
seguridad o reservas, que les permitan atender demandas inesperadamente altas o demoras
excesivas en el suministro.
Cuanto ms variables sean el ritmo de demanda de atencin o los plazos de entrega, tanto mayor
deber ser este depsito de seguridad.
Generalmente se considera el doble del stock mnimo.

El stock o depsito mnimo de cada artculo, la mnima cantidad que puede encontrarse de un
producto en el almacn en condiciones normales, se fija en funcin de:
El plazo de entrega de los proveedores, es decir, lo que tarden en servir el material
solicitado.
La demanda previsible de los pacientes.

El stock mximo es la mxima cantidad de material que puede encontrarse en el almacn (o lo
que es lo mismo, la cantidad de material que garantiza el consumo hasta la siguiente compra).
Generalmente es el doble del stock de seguridad.

En trminos generales podemos decir que:
Conviene mantener grandes stocks cuando:
Los costes de reposicin son altos
Los costes de almacenamiento son bajos
Los productos van a subir mucho
Se espera una mayor demanda asistencial
Se pueden conseguir descuentos con grandes pedidos
Conviene mantener pequeos stocks cuando:
Los costes de reposicin son bajos
Los costes de almacenamiento son altos
No hay problemas de abastecimiento
Hay dificultades de financiacin
Los productos van a bajar de precio
La demanda asistencial es estable

Modelos de gestin de pedidos en el almacn
Si la demanda y los plazos de entrega fueran totalmente predecibles podra anticiparse cundo
iban a agotarse las existencias del depsito activo y pedir su reposicin en el momento adecuado.
A este modelo se le conoce como de previsin perfecta.


Es importante supervisar los tiempos de reaprovisionamiento, pues de ellos depende que los
puntos de pedido estn calculados correctamente.
El tiempo de reaprovisionamiento es el tiempo entre el inicio de un procedimiento
de aprovisionamiento y el traslado del material al almacn.

Dado que la probabilidad de que falte material es mayor en un perodo ms largo, el nivel de stock
de seguridad tambin deber ser mayor durante los tiempos de reaprovisionamiento largos.

El punto de pedido es el nivel de existencias que indica que se debe realizar un nuevo pedido.
Depende los tiempos de reaprovisionamiento y del ritmo de gasto.

El horizonte de compra es el tiempo que transcurre entre dos compras.

Hay tambin otros modelos de organizacin de los pedidos cuando las circunstancias no se
ajustan a la previsin perfecta:
Sistema de volumen constante:
El pedido se hace cuando el nivel de existencias afecta al stock de
seguridad, lo que puede ocurrir en cualquier momento dependiendo de la
demanda.
Se hacen pedidos con el mismo volumen o tamao
Sistema de pedido constante
Se llama tambin cclico o de cobertura
Se hacen pedidos regulares en el tiempo, de tamao variable dependiendo
del nivel de existencias y de la demanda prevista.
Sistema mixto
Se hacen pedidos del mismo tamao a intervalos regulares.
El modelo de previsin perfecta estara recogido en este sistema.
Sistema just in time
No se realiza almacenado del producto, sino que se realiza directamente el
pedido calculando que la entrega se realizar en el mismo momento en que
sea necesario.
Con este sistema se abaratan los costes de almacenamiento, pero hay un
alto riesgo de ruptura de stock (desabastecimiento).

Pactos de consumo
Los acuerdos de aprovisionamiento entre el servicio de suministros y las distintas reas del centro
sanitario se denominan pactos de consumo.


Se llevan a cabo en tres etapas (veremos ejemplos relacionados con el laboratorio):
Identificacin de los consumos:
Se establece una lista de reactivos y productos del laboratorio
Se identifican las cifras de consumos histricos para cada producto
Se establecen los periodos de suministros de cada producto
Se estudia el stock de seguridad
Se decide como se harn los pedidos de materiales no incluidos en el acuerdo
Se establece el sistema de seguimiento y revisin
Reposicin de stocks:
El servicio de suministros repone directamente al almacn del laboratorio el
material pactado, en la cantidad acordada y con la frecuencia debida.
El responsable del almacn realiza las peticiones de nuevo material, controla el
stock y participa en el seguimiento del pacto.
El servicio de suministros se compromete a facilitar informacin sobre consumos.
Seguimiento e informacin:
Se informatizan los estudios de consumo, el nivel de stocks y los pedidos de
reactivos y productos.
El pacto de consumo ser revisable en funcin de su evolucin.
Se establecen anlisis de costes

Seguimiento de los materiales sanitarios almacenados
Es obvio que el responsable del almacn debe saber en todo momento cules y cuntos
materiales sanitarios tiene a su disposicin y tambin que el cuidado ha de ser tanto mayor cuanto
ms peligrosos o delicados sean. Pero, afortunadamente la mayora de los materiales sanitarios
no entran en estas categoras, y el seguimiento minucioso de todos y cada uno de ellos no es
eficiente ni rentable.

En el almacn puede aplicarse el Principio de Pareto, que en palabras sencillas viene a decir
que una pequea parte del esfuerzo consigue la mayor parte de los resultados. En el almacn,
por ejemplo, un 10% de los artculos pueden suponer el 75% del valor almacenado, mientras que
un 65% de los artculos pueden suponer solo el 5% del valor (en esto se basa la clasificacin ABC
que ya hemos visto).

No ser rentable el seguimiento esmerado de todos los materiales almacenados, sino slo el de
los pocos artculos de mayor coste; cuanto ms barato sea un artculo, ms somero debe ser su
seguimiento. El principio no se aplica a los artculos peligrosos o delicados, que debern ser
seguidos estrechamente por motivos distintos.


Para saber cul es la cantidad de materiales de cada clase disponible en el almacn se usan dos
sistemas complementarios. El primero es un registro continuo del movimiento del existencias
(fichas de almacn) y el segundo la revisin y el recuento de todos los artculos almacenados
(inventario).

Elaboracin de las fichas de almacn
El registro continuo de las entradas y salidas de artculos se lleva a cabo mediante las fichas de
almacn, que puede ser un documento con existencia fsica, o una pantalla de un programa
informtico de gestin de depsitos.

En la base de datos habr una ficha abierta para cada variedad de cada clase de producto, sin
mezclar variedades ni, por supuesto, productos distintos. Aunque su aspecto puede ser variable,
la ficha siempre debe contener los siguientes datos:
Nombre del producto y variedad.
Fecha de realizacin de pedidos.
Proveedor.
Nmero de unidades compradas.
Precio de la compra.
Fecha de entrada al almacn.
Nmero de factura del material recibido.
Nmero de lote de los productos.
Fecha de caducidad si la tiene.
Fecha de salida del almacn.
Paciente, unidad o servicio a quien se entrega el material.
Existencias del producto tras el movimiento apuntado.

Adems, conviene que figuren otros datos:
Plazo de entrega previsto por el proveedor.
Punto de pedido
Depsito de seguridad

De este modo, la ficha nos puede mostrar en cualquier momento cuntas unidades hay
disponibles de cada artculo, a quin lo hemos comprado, a qu precio, a quin se ha
suministrado, etc. Adems puede combinarse con un mtodo de valoracin de existencias que
veremos ms adelante.


La identificacin de cada artculo mediante su nmero de lote permite, en caso de sospecha o
certeza de riesgo para la salud, localizar con facilidad los artculos dispensados y retirarlos,
restringir la circulacin de los que an estn en el almacn, o programar las medidas oportunas si
ya han sido utilizados.

A menudo se utilizan los cdigos de barras de los productos y lpices pticos para facilitar la
gestin de los registros.
El sistema EAN-13 es uno de los mtodos ms usados en Europa. Consta de 13 dgitos que
informan sobre:
El cdigo del pas productor del producto
El cdigo de la empresa productora
El cdigo del producto
Un dgito control (se obtiene operando con los nmeros anteriores)

El uso de cdigos de barras presenta distintas ventajas:
Control eficiente en la recepcin, captura de datos, distribucin y elaboracin de
inventarios.
Disminuye los errores debidos al factor humano
Permite observar trazabilidad

Realizacin de inventarios
Como los sistemas de seguimiento no son perfectos, se necesita de tanto en tanto verificar que
las existencias registradas en la ficha se encuentran realmente en el depsito, as como su
estado. El inventario es el recuento manual de todos los artculos almacenados, incluyendo su
revisin para localizar aquellos que se hayan estropeado, hayan caducado o quedado obsoletos,
etc.

La realizacin del inventario sigue estas fases sucesivas:
1. Localizar cada artculo en el almacn. Este proceso ser mucho ms sencillo si cada
material tiene su estante y no se ha dejado donde haya cualquier hueco.
2. Identificar cada artculo en la forma ms precisa y clara.
3. Contar el total de artculos de cada clase y variedad y registrarlo. Separar las unidades
inservibles.
4. Verificar si existen los reseados en la ficha de almacn, y proceder a las correcciones
precisas.

El proceso puede realizarse cada cierto tiempo, por ejemplo semestral o anualmente, bloqueando
los movimientos del almacn durante unas horas o unos das para inventariar. Este inventario

tradicional es desaconsejable en nuestro caso, ya que obliga a prescindir del almacn durante el
proceso. Adems si se descubre algn error, hay que repasar las entradas y salidas de un periodo
de tiempo muy largo.

Una alternativa es el inventario rotativo, que consiste en inventariar al final de cada jornada, o
periodo corto de tiempo, una parte de los artculos almacenados. Adems, siguiendo el principio
de Pareto, slo unos pocos artculos son los que necesitan ms cuidado por ser los ms caros,
ms delicados, sufren ms movimientos o se deterioran o pierden con ms facilidad. Estos
necesitarn una revisin ms frecuente que el resto. Por ejemplo, algunos productos (tipo A) se
inventariarn mensualmente, otros (tipo B) trimestralmente, y el resto (tipo C) anualmente.

Otra opcin es el inventario permanente, que consiste en inventariar diariamente las existencias
de los productos que hayan registrado movimientos ese da. De esta forma, si hubiera algn error,
slo habra que buscar su causa en esas horas.

El objetivo de cualquiera de las clases de inventario es comparar los registros de entradas y
salidas con la realidad: si hay discrepancias, la causa puede estar tanto en la poca calidad del
registro como en la inseguridad del almacn. Se buscar el motivo del problema y su solucin, y
se llevarn las cifras a los depsitos reales.

Valoracin de existencias disponibles
Para conocer su situacin econmica y patrimonial, el gabinete o la empresa sanitaria necesitan
saber, adems de la cantidad de cada producto que tienen almacenada, el valor de cada uno de
ellos.
La suma de esos montantes permitir conocer el capital que posee la empresa en forma de
material.
Este proceso, conocido como valoracin de existencias, es necesario para calcular
facturaciones, o para notificaciones a los Servicios de Salud, por ejemplo.
En resumen, la valoracin de existencias informa al centro sanitario sobre la cantidad que tiene
invertida en los artculos disponibles en el almacn o sobre los gastos ocasionados por cada
mercanca utilizada.

Para valorar las existencias deben tenerse en cuenta dos conceptos:
El precio unitario de compra de los artculos, incluyendo los descuentos, los portes, los
seguros de transporte, los gastos de aduana, etc. Son lo que se llaman costes directos.
Los gastos de almacenamiento: el alquiler y el mantenimiento del local, los seguros de
este, los sueldos de las personas encargadas de cuidarlo o revisarlo, el material perdido
por robos o deterioro, etc. Son algunos de los costes indirectos.

El gabinete o centro sanitario cobrarn al paciente la parte proporcional correspondiente de estos
gastos, segn el criterio seguido para asignarlos. Uno de los criterios posibles es que en cada
servicio sanitario se incluyan:
Una cantidad fija, que contribuira a los gastos generales del almacn.
Una cantidad variable, dependiente del material consumido, que compensara los gastos
ocasionados por esos productos concretos.

La valoracin de existencias es conceptualmente sencilla: se cuentan las unidades disponibles, y
se multiplica por el valor de cada unidad. La suma total ser el valor contable del material
almacenado.
Perola situacin se complica cuando el valor de la compra de las distintas unidades ha variado
con el tiempo: cul es el valor actual de las existencias almacenadas, el precio de compra en su
momento o lo que costaran si hubiera que comprarlas ahora? Para valorar las salidas y las
existencias finales, la normativa contable acepta tres mtodos:

Valoracin segn el mtodo FIFO
Las siglas FIFO significan first in first out que podemos traducir como el que entra primero, sale
antes, es decir, que de entre las existencias del almacn consumimos primero las ms antiguas.
De esta forma, el material utilizado se valora a precios antiguos, y las existencias an disponibles
a los actuales o a los ms recientes.

El mtodo FIFO es aconsejable en periodos de estabilidad monetaria, pero no en pocas de
inflacin, ya que la subida continuada de los precios conducir a una sobrevaloracin de las
existencias del almacn, y eso no es prudente desde el punto de vista contable.

Valoracin segn el mtodo LIFO
Las siglas LIFO significan last in first out, que traducido significa el ltimo que entra, sale primero.
Segn este mtodo de valoracin entendemos que, de entre las existencias del almacn, se
consumirn primero los ms recientes, exactamente lo opuesto al anterior. De esta forma, las
existencias del almacn se valoran a los precios ms antiguos y el material utilizado a los precios
actuales.

Al contrario que en el caso anterior, el mtodo LIFO es aconsejable en periodos de inflacin.

Valoracin segn el mtodo PMP (precio medio ponderado)
Este mtodo intenta superar las desventajas de los dos anteriores. Para hacerlo, valora las
mercancas almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada una de las

unidades de ese producto que se tienen en depsito. El precio obtenido es el que se aplicar a
cada unidad que salga del almacn.

Cada vez que se efecte una nueva compra deber recalcularse el precio medio ponderado de las
existencias para aplicarlo a las salidas futuras.

Vamos a ver un supuesto prctico en el que vamos a utilizar los tres mtodos descritos:
METODO FIFO
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
FECHA Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor Cantidad Precio Valor
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000
2000
5000
60
75
180.000
150.000
330.000
14 jun 1500 60 90.000 1500
2000
3500
60
75
90.000
150.000
240.000
17 jun 1500
1500
60
75
90.000
112.500
500 75 37.500
22 jul 5000 80 40.000 500
5000
5500
75
80
37.500
400.000
437.500
14 ago 200 75 15.000 300
5000
5300
75
80
22.500
400.000
422.500
29 ago 300
1200
75
80
22.500
96.000
3800 80 304.000
1 sept 500 80 40.000 3300 80 264.000

METODO LIFO
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000
2000
5000
60
75
180.000
150.000
330.000
14 jun 1500 75 112.500 3000
500
3500
60
75
180.000
37.500
217.500
17 jun 500
2500
75
60
37.500
150.000
500 60 30.000
22 jul 5000 80 40.000 500
5000
5500
60
80
30.000
400.000
430.000
14 ago 200 80 16.000 500
4800
5300
60
80
30.000
384.000
414.000
29 ago 1500

80 120.000 500
3300
3800
60
80
30.000
264.000
294.000
1 sept 500 80 40.000 500
2800
3300
60
80
30.000
224.000
254.000

METODO PMP
25 may 3000 60 180.000
12 jun 2000 75 150.000 3000
2000
5000
60
75
66
180.000
150.000
330.000
14 jun 1500 66 99.000 3500 66 231.000
17 jun 3000 66 198.000 500 66 33.000
22 jul 5000 80 40.000 500
5000
5500
66
80
78,70
33.000
400.000
433.000
14 ago 200 78,70 15.745 5300 78,70 417.254
29 ago 1500 78,70 118.091 3800 78,70 299.164
1 sept 500 78,70 39.364 3300 78,70 259.800

METODO DE VALORACION
FIFO LIFO PMP
Consumos 466.000 476.000 470.200
Existencias 264.000 254.000 259.800
Total 730.000 730.000 730.000

En este cuadro se comparan los distintos mtodos de valoracin. Como puede verse, varan los
valores de los consumos y los de las existencias, pero la suma de ambos es la misma en los tres
casos, por los que desde el punto de vista contable los tres son vlidos.
Sin embargo, puede ser aconsejable el mtodo LIFO en tanto que valora las existencias contables
por un importe menor, y al disminuir los beneficios de la empresa se reducen los impuestos que
debe pagar:

Facturacin - Costes = Beneficios Impuestos

Valor existencias iniciales + Compras realizadas Valor existencias finales = Coste materiales
consumidos

5. Caractersticas del almacn sanitario
Objetivo: Proveer del material necesario a las distintas reas del centro sanitario
El material se suministrar en el momento adecuado y en condiciones ptimas
Registrar las entradas y salidas
Controlar las existencias disponibles
Vigilar y controlar el estado de los productos
Elaborar fichas de almacn


Tipos de almacenes en el Centro Sanitario
Almacenes centrales: sirven a todo el centro sanitario, centralizando pedidos, recepciones,
gestin Son de tipo cerrado.
Almacenes de rea: por ejemplo, los pequeos almacenes de material en cada planta del
hospital. Son de tipo abierto

Partes de un almacn central
Zona de recepcin: Control, registro y clasificacin de los materiales recibidos
Zona de almacenamiento
Zona de salida

Funciones de los almacenes de rea:
Permitir la consecucin y utilizacin rpida de los productos
Proteger temporalmente contra la falta de existencias centrales pues tienen un
pequeo stock propio
Evitar desplazamientos frecuentes al almacn central

Normas bsicas en el almacn sanitario
Los productos deben estar agrupados por familias para localizarlos fcilmente
Los productos con fecha de caducidad cercana se colocan los primeros
Los productos que se utilizan con ms frecuencia sern los ms accesibles
Los productos txicos se almacenan en zonas especiales debidamente sealizadas
Deben existir las medidas de seguridad adecuadas:
Sistema de deteccin y extincin de incendios
Salidas de emergencia sealizadas
Ventilacin natural o forzada y temperatura controlada
Evitar dificultades de acceso
Sealizacin adecuada
Cmaras frigorficas
Limitacin del volumen de los recipientes.

6. Condiciones de almacenado en los centros sanitarios
El diseo de los almacenes deber permitir la separacin de los distintos medicamentos y
productos sanitarios, dando a cada uno las condiciones que necesite.


Segn sus exigencias de almacenamiento, clasificaremos a unos y a otros en: materiales sin
exigencias especiales, materiales estriles, materiales hbiles, materiales peligrosos y materiales
caducados y defectuosos.

El almacenado de material sin exigencias especiales
Debe almacenarse en un edificio de construccin segura, donde se mantengan la limpieza, la
temperatura, la ventilacin y la humedad dentro de mrgenes aceptables. La limpieza incluir
desratizaciones y desinsectaciones peridicas. El material debe permanecer a salvo de riesgos
elctricos o de vibraciones que puedan daarlo. Estas condiciones son tambin de cumplimiento
obligado para el material que tenga exigencias aadidas.

El almacenado del material estril
Debe esterilizarse todo el material que vaya a entrar en contacto con el interior del cuerpo, desde
un tornillo para sujetar fragmentos seos, hasta una gasa que recubrir una herida, o un suero
que vaya a penetrar una vena. En cambio, el tubo digestivo no se considera interior del cuerpo,
por lo que una gragea o un rectoscopio deben estar desinfectados pero no estriles.

Para que el cuidado de estos materiales o su circulacin por el almacn permitan la preservacin
de la esterilidad, en el lugar debe mantenerse una higiene escrupulosa. La limpi eza ser diaria,
siguiendo los procedimientos corrientes y sin que sean necesarios trapos estriles o productos
especiales. El personal que trabaje all vestir un uniforme limpio, que cambiar al salir del
almacn.

El servicio ha de permanecer cerrado y el material ha de manipularse lo mnimo posible, salvo
para verificar la fecha de caducidad. Para evitar que el polvo se acumule sobre los envoltorios
externos, los estantes han de poder cerrarse o, al menos, han de ser de rejilla. El carro de
transporte de material sucio ha de ser diferente del de de transporte de material esterilizado.

El responsable de la recepcin de material estril debe revisar todos los paquetes para cerciorarse
de que el material lleve indicada en el envoltorio externo la fecha de caducidad de esterilizacin.
Los indicadores fsicos de esterilizacin deben haber virado al color correcto. Si no se cumplen
estas condiciones, el material se devolver al lugar de procedencia (proveedor, o a la sala de
esterilizacin del centro). Lo mismo ocurrir si el envoltorio est roto, hmedo o estropeado de
alguna forma: el material se considerar contaminado y se devolver.

El almacenado de los materiales lbiles
Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de transcurridos antes de cinco
aos de su fecha de fabricacin. Son perecederos muchos medicamentos y reactivos. Las

sustancias perecederas deben llevar en el ngulo superior derecho de las dos caras principales
del embalaje un smbolo negro similar a un reloj de arena. Ser necesario estar ms pendiente de
su rotacin en el almacn para evitar que caduquen sin haber salido de l.

Las preparaciones extemporneas multidosis son poco estables cuando estn listas para el
consumo y se guardan como un polvo seco, que el paciente deber reconstituir con agua y otro
lquido suministrado. Llevan indicadas en el prospecto las condiciones de conservacin para la
suspensin reconstituida y su plazo de validez.

Las sustancias termolbiles son las que se alteran fcilmente por la accin del calor. Para
evitarlo algunas deben conservarse en ambiente fresco (por debajo de 20 C), en el frigorfico
(entre 2 y 8 C) o en congelador. Los medicamentos que requieran fro llevan en el embalaje una
estrella de cinco puntas. Los sistemas refrigerantes debe tener tres sistemas de seguridad:
Un sistema de seguimiento de temperaturas, como un termmetro de mxima. Los
registros de temperatura deben archivarse peridicamente.
Un sistema de alarma que reacciones cuando la temperatura rebase el intervalo marcado.
Es recomendable que la alarma sea mixta, sonora y lumnica, y revisar su funcionamiento
de vez en cuando.
Un generador autnomo de energa para garantizar la refrigeracin en ausencia de
corriente elctrica.

Los productos fotosensibles son los que se alteran por la accin de la luz. Llegan siempre
protegidos por un embalaje especial, que debe conservarse. Adems es conveniente
resguardarlos de la luz, por ejemplo en un armario cerrado. En un momento de necesidad, forrar
con papel de aluminio es un buen sistema protector.

Los productos higroscpicos son los que absorben agua, y han de mantenerse en ambientes
secos. Puede ser suficiente un armario alejado de reas hmedas, un desecador o necesitarse un
equipo deshumidificador.

El almacenado de los materiales peligrosos
Los materiales peligrosos son aquellos que tienen algn riesgo particular, como los productos muy
txicos, los muy reactivos o los sometidos a algn seguimiento administrativo especial. Es lo que
ocurre con muchos reactivos de laboratorio. Deben guardarse en armarios cerrados cuya llave
quede en manos de la persona responsable.

La peligrosidad de las sustancias almacenadas se indica en la etiqueta mediante smbolos,
llamados pictogramas, dibujados en negro sobre fondo naranja o blanco. Adems, la etiqueta

puede incluir frases H (que informan sobre riesgos especficos) y frases P (que indican sobre
normas para el uso prudente de esa sustancia).

De entre todos los materiales peligrosos, las ms corrientes son las sustancias inflamables y las
sustancias explosivas. Cuando se almacenen ms de 200 litros de lquidos inflamables se
necesitarn contenedores especiales instalados fuera de la planta. Aunque las cantidades sean
menores, el sentido comn aconseja mantenerlas en un almacn dotado con los recursos
suficientes para:
Prevenir los siniestros evitando o limitando al mximo el uso de elementos iniciadores de
un incendio: materiales combustibles, encendido de llamas
En caso de que se produzcan incendios, combatirlos y evitar su propagacin por medio de
extintores, depsitos productores de ambientes no comburentes, maquinaria para la
aspiracin de gases y vapores inflamables y para la condensacin del polvo combustible,
detencin de la circulacin de aire, etc.
Si se almacena solo una pequea cantidad de lquidos inflamables puede ser suficiente con un
armario especial, resistente al fuego y con cierre hermtico.

Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores o bien dispersarse en el
ambiente, irradiando despus. Para asegurarse de que se disminuyen al mximo ambos riesgos,
la Administracin controla que quienes distribuyan, almacena y/o usan istopos cumplen con os
requisitos de seguridad y tienen las autorizaciones especficas. Entre los requisitos solicitados
consta que los radioistopos deben guardarse en un recipiente hermtico y blindado, debidamente
etiquetados y ordenados, y guardados bajo llave. Normalmente, los centros almacenan solo el
material radiactivo que necesitarn durante los siguientes das (semanas todo lo ms), en una
zona inaccesible a quienes sean ajenos a esta tarea. Anexo al almacn habr un lugar protegido
con un blindaje propio para desembalar los paquetes o tomar de los envases la cantidad
necesaria. Todas las personas que manejen radioistopos tendrn los equipos necesarios de
proteccin personal.

En cuando a los medicamentos peligrosos, existen numerosos ejemplos, pero nos referiremos a
aquellos sobre los que se aplica una normativa particular:
Los medicamentos psicotrpicos son los que tienen efectos especiales sobre las
funciones psquicas. Llevan impresa en la caja una circunferencia con una lnea vertical
que la divide en dos o un crculo con la mitad derecha pintada de negro.
Los medicamentos estupefacientes son aquellos que causan disminucin del estado de
consciencia y adiccin. Llevan impreso un crculo negro.

Los medicamentos de especial control mdico son los que pueden causar efectos
adversos muy graves si no se utilizan en condiciones muy estrictas. En su envase consta
el texto Especial Control Mdico y las siglas ECM.
Todos ellos deben ser almacenados bajo llave, y con controles rigurosos de su trfico.

El almacenado del material caducado y del material defectuoso
Ambos deben almacenarse en lugares visiblemente separados del material utilizable hasta su
devolucin al proveedor o hasta su destruccin, que se realizar siguiendo las normas pertinentes
sobre eliminacin de residuos sanitarios. Se valorar si compensan los gastos de reesterilizacin
para los productos sanitarios cuya esterilidad haya caducado.

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