ro TRAINING - DEZVOLTARE - MOTIVARE NON-FINANCIARA - TEAM BUILDING
Managerii din Prima Linie - O surs de profit pentru companie Managerii din Prima Linie (MPL) joac rolul de interfa ntre conducere i execuie. Abilitile lor profesionale determin randamentul companiei. Denumii uneori efi de echip, supervizori sau responsabili, managerii din prima linie sunt cei care conduc nemijlocit personalul operaional. Prin poziia pe care o ocup n ierarhia companiei i prin funciile pe care le au de ndeplinit, ei sunt interfaa dintre conducere i execuie, asigurnd punerea n practic a viziunii, misiunii, strategiilor i politicilor companiei. De calitile i abilitile lor depind succesul proiectelor concepute de Top Management i randamentul financiar al companiei. Cuprins: 1. n viaa de zi cu zi a companiilor 2. Urmrile lipsei de pregtire a MPL 3. Ce au n comun MPL? 4. Creterea randamentului companiei prin dezvoltarea abilitilor profesionale ale MPL 5. Caracteristicile unui program corect de pregtire profesional a MPL n viaa de zi cu zi a companiilor
Nou din zece manageri din prima linie (MPL) - supervizori, efi de echip, responsabili, etc. - au fost promovai din rndul personalului operaional, pe baza faptului c au avut cele mai bune rezultate n munc. Astfel, cel mai bun agent de vnzri devine Area Sales Manager, cel mai bun osptar este avansat ef de sal, cea mai amabil operatoare este fcut ef de tur sau cel mai bun consultant junior este promovat senior i ef de proiect. n aceast nou postur, MPL sunt nevoii s fac, pe lng munca operaional, i munca de conducere. Cunoscndu-i foarte bine mese- ria, de obicei aleg s continue s fac partea operaional a muncii, evitnd s se implice n conducerea echipei (munc pe care nu o cunonosc). Acest comportament este ntrit i de faptul c echipa pe care o conduc este format din fotii colegi (egali lor) i le este ruine s-i comande sau s-i controleze. n aceast postur, noul manager este obligat s fac o alegere de identitate: Sunt un conductor de echip sau doar un salariat oarecum favorizat?. Necunoscnd funciile i uneltele managerului, de obicei, MPL aleg poziia de salariat favorizat i se implic n conducerea echipei ct mai puin - numai cnd este absolut nevoie, adic cnd l oblig managerul din nivelul ierarhic superior.
Cele de mai sus genereaz o situaie neplcut pentru noul manager i o surs de pierderi pentru companie. Prin neimplicarea MPL (sau implicare defectuoas) n procesul de conducere, se produce o ruptur ntre Top Management i nivelul operaional. Astfel proiecte bine calculate de conducerea companiei sunt implementate dezastros i nu aduc profitul scontat, sau politici de resurse umane bine gndite sunt comunicate greit personalului operaional i compania continu s piard salariai buni.
www.accelera.ro TRAINING - DEZVOLTARE - MOTIVARE NON-FINANCIARA - TEAM BUILDING
Urmrile lipsei de pregtire a MPL
Iat cele mai frecvente urmri ale lipsei de pregtire profesional a MPL:
Locul 1 - SCDEREA RANDAMENTULUI INVESTIIILOR
Lipsa de abiliti i de cunotine privitoare la planificare, organizare i conducere fac ca implemen- tarea proiectelor noi i a schimbrilor s se fac ineficient.
Un exemplu clasic sunt investiiile n noi tehnologii performante, investiii fcute cu scopul de a aduce o cretere a randamentului muncii personalului, dar care nu aduc rezultatele ateptate. nainte de a face investiia, Top Managementul analizeaz implicaiile i calculeaz beneficiile pe care le va avea compania de pe urma acesteia. Dar, dup ce se face investiia, noile tehnologiile nu sunt exploatate corespunztor i devin o simpl cheltuial. Cauza: efii de echipe nu au cunotinele necesare implementrii unei schimbri. Pierderea suferit de companie este egal cu valoarea tehnologiei achiziionate, la care se adaug timpul pierdut cu proiectarea i implementarea. n cazul unui soft CRM ne utilizat de personal, pierderea suferit de companie este de aproximativ 60.000 de Euro. Sau, altfel spus, lipsa unei pregtiri de baz a managementului din prima linie a costat compania aproximativ 60.000 de Euro.
Locul 2 - DISTORSIONAREA OBIECTIVELOR
Lipsa cunotinelor eseniale de management i a abilitilor de comunicare cu echipa fac ca MPL s distorsioneze (voluntar sau involuntar) ideile proiectelor atunci cnd le transmit personalului operaional pe care l conduc. Practic, MPL traduc ideile Top Mana- gementului n practici simple i uor de aplicat, cutnd linia de minim efort.
Un exemplu de distorsiune este: S cretem flexibilitatea n relaiile cu clienii care ajunge s fie pus n practic n forme simple de genul scderi de pre i s genereze pierderi. Un alt exemplu este: Idei inovative de reducere a costurilor care ajung s se implementeze sub form de reduceri a calitii produselor sau a serviciilor vndute i, implicit, s duc la pierderea clienilor.
Locul 3 - DEVALORIZAREA POLITICILOR DE MOTIVARE I RECOMPENSARE
Lipsa abilitilor de comunicare i a cunotinelor privitoare la motivarea cotidian a personalului din subordine, combinate cu tendina supervizorului de a se considera unul dintre ei, l fac pe MPL s distorsioneze i s devalorizeze mesajele executivului.
Cele mai dese exemple sunt cele legate de premii, bonusuri i mriri de salariu care, n loc s fie prezentate personalului ntr-o lumin pozitiv, sunt devalorizate de MPL prin exprimri de genul Numai 3 persoane vor primi premiu. Ca urmare, efortul financiar, fcut de angajator cu scopul de a motiva, este trasformat de MPL ntr-o nou surs de frustrare pentru salariai.
Locul 4 - PIERDERILE DE PERSONAL CALIFICAT
Lipsa abilitilor de conducere, de motivare i de formare, precum i atitudinea defectuoas a managerilor din prima linie sunt un factor demotivant, n special pentru salariaii cu bune aptitudini tehnice (mai ales dac i ei sperau s fie promovai).
Sunt foarte dese situaiile n care salariaii buni aleg s prseasc compania din cauza comporta- mentului superiorului direct. Acest fenomen genereaz pierderi importante pentru companie, pierderi con- cretizate n: 1. funcionarea cu un numr mai mic de persoane pentru o perioad de timp, 2. randamentul sczut al salariailor rmai n companie, 3. costurile anunuri de angajare, 4. timpul pentru interviuri, 5. randamentul sczut al noului venit i 6. pierderea de know-how n favoarea concu- renei (pentru c un salariat care prsete fortuit compania, de obicei, se angajeaz la concuren). Conform statisticilor, nlocuirea unui salariat costa compania o sum echivalent cu 6 salarii brute lunare. Astfel, dei nlocuirea unei operatoare de la serviciul clieni pare o procedur simpl, n realitate costurile se ridic la aproximativ 3.000 de Euro (asta dac nu pleac la concuren lund cu ea i civa clieni).
Lipsa de pregtire profesional a managerilor din prima linie genereaz importante pierderi financiare pentru companie.
www.accelera.ro TRAINING - DEZVOLTARE - MOTIVARE NON-FINANCIARA - TEAM BUILDING Ce au n comun Managerii din Prima Linie?
1. n cele mai multe companii, sunt promovai din rndul personalului operaional dup criteriul cel care are cele mai bune rezultate n munc, fr s le fie testate aptitudinile de conducere. 2. Trebuie s conduc oameni care le-au fost colegi i egali, ceea de este extrem de dificil i pentru un manager cu experien. 3. Sunt foarte tineri i nu pot compensa lipsa de cunotine manageriale cu experiena n relaiile interpersonale. 4. Li se acord o putere decizional foarte redus, limite strnse ale autoritii i acces redus la informaii sau know-how. 5. Continu s ndeplineasc o serie de sarcini i de munci la nivel operaional concomitent cu activitatea managerial, ceea ce le diminueaz capa- citatea de progres n ambele direcii (operaional i managerial) 6. Superiorii lor petrec prea puin timp mpreun cu ei. 7. Nu au beneficiat de pregtire i training n domeniul managementului unei echipe. 8. Au n subordine, de cele mai multe ori, personal cu un nivel cultural sczut ceea ce face comunicarea foarte dificil. Mai mult chiar, au n subordine persoane mai n vrst dect ei i care le accept cu greu autoritatea. 9. Sunt permanent prini ntre efii lor, echipa pe care o conduc, clienii/furnizorii companiei i colegii din departamentele interdependente, fiind supui presiunii intereselor, de multe ori antagoniste, ale fiecrei pri. PRESIUNILE LA CARE SUNT SUPUI MANAGERII DIN PRIMA LINIE
Managerii din Prima Linie Accelera TOP Management Colegii din departamentele conexe Clientii sau furnizorii Salariatii de care raspund Managerii din Prima Linie Accelera TOP Management Colegii din departamentele conexe Clientii sau furnizorii Salariatii de care raspund
Prima linie magarial este singurul nivel ierarhic unde gestionarea resurselor, planificarea, coordonarea i controlul se transform, din cuvinte, n realitate concret. 10. Au roluri extrem de important n funcionarea companiei, roluri pe care trebuie s le ndeplineasc n condiii dificile. Iat rolurile lor:
Cea mai important funcie a MPL este s transpun n realitate viziunile, misiunile i strategiile gndite de Top Managementul companiei. Practic, prima linie este singurul nivel ierarhic unde gestionarea resurselor, planificare, coordonare i control se transform, din cuvinte, n realitate concret; unde scurtarea timpului de livrare se transform din deziderat n a-i convinge pe oferi s-i scurteze pauza de mas fr a le oferi la schimb nici o motivare material.
S transmit sarcinile, ordinele i directivele de la Top Management la nivelul operaional, dar nu n forma n care au fost comunicate, ci ntr-o form n care personalul muncitor s o neleag i s o accepte. Mai mult, trebuie s fac aceste comunicri ca ambasadori ai managementului companiei n faa personalului operaional.
S asigure motivarea cotidian a personalului operaional n condiiile n care nu au putere de decizie privind promovarea sau recompensarea personalului.
S instruiasc personalul operaional fr s beneficieze de pregtire adecvat n domeniul formrii profesionale la locul de munc.
S realizeze sincronizarea echipei sale cu echipele din departamentele conexe, pentru finalizarea sarcinilor de serviciu, dar fr a avea o pregtire prealabil n domeniul comunicrii sau a negocierii non-comerciale.
S reprezinte compania n relaia cu clienii i/sau furnizorii avnd o putere de decizie foarte mic i fiind nevoit s cear aprobri, de la superiori, chiar i pentru detalii minore.
www.accelera.ro TRAINING - DEZVOLTARE - MOTIVARE NON-FINANCIARA - TEAM BUILDING
Creterea randamentului companiei prin dezvoltarea abilitilor profesionale ale MPL
Principalele probleme care trebuie rezolvate la acest nivel managerial sunt: 1. identificarea cu pozia de manager; detaarea de fotii colegi i acceptarea poziiei de conductor al echipei. 2. asimilarea i punerea n practic a conceptelor eseniale privind conducerea i motivarea unei echipe. 3. formarea spiritului de conducere prin prisma eficienei, eficacitii i a obiectivelor concrete. 4. dezvoltarea aptitudinilor de comunicare cu superiorii, cu subalternii i cu egalii din alte departamente. Pentru a rezolva aceste probleme, MPL trebuie s fie supui unui program de pregtire care s conin urmtoarele elemente esenale: - un modul care s i ajute s neleag i s accepte, cu mndrie, rolurile i funciile conductorului de echip. Acest prim modul de pregtire trebuie s l sprijine n schimbarea atitudinii din un coleg al lor n un conductor al lor i un ambasador al conducerii la nivel operaional, - un modul care s i nvee, simplu i concret, care sunt sarcinile i uneltele unui conductor de echip. Cunoscnd aceste aspecte, nu vor mai evita munca de conducere i se vor implica activ n coordonarea echipei. - un modul care s le releve cile cele mai sigure de a obine rezultate bune n munca de conducere prin aplicarea principiilor de eficien i prin lucru cu obiective SMART. Rolul acestui modul este dublu: pe de o parte, asigur o cretere important a randamentului companiei i, pe de alt parte, le d uneltele necesare pentru a-i crete succesul profesional. - un modul de comunicare intern prin care s nvee principiile bazice ale comunicrii cu salariaii, ale rezolvrii conflictelor, ale negocierii non-comerciale precum i cteva aspecte eseniale privind imaginea managerului i etic profesional. Prin acest modul, se obine, att o cretere calitativ a comunicrii, ct i o cretere a motivaiei MPL.
Care sunt beneficiile acordrii de pregtire profesional MPL? n forma cea mai simpl i concret, o companie cu MPL pregtii are urmtoarele beneficii: 1. creterea productivitii personalului opera- ional printr-o gestionare mai bun a resurselor umane i profesionale 2. creterea randamentului personal al Top Managerilor printr-o mai eficient transmitere a mesajelor, a politicilor i a ideilor ctre nivelul operaional. 3. creterea gradului de motivaie a personalului i reducerea rulajului de personal la nivel operaional. 4. creterea randamentului investiiilor printr-o mai mare implicare a managerilor din prima linie n implementarea proiectelor. Pe scurt, pregtirea managerilor din prima linie se concretizeaz n creterea profitului companiei.
Calculul randamentului investiiei n pregtirea primei linii manageriale se face prin compararea costurilor aferente pregtirii profesionale cu beneficiile msurabile ctigate n urma pregtirii.
Pentru determinarea costurilor, trebuie s lum n calcul preul pltit pentru programul de pregtire, costurile de cazare, mas i deplasare (dac programul se desfoar n deplasare) i costurile scoaterii din producie a personalului pe durata cursurilor (4 zile). Pentru calculul beneficiilor realizate, vom lua n calcul numai acele valori msurabile, care sunt: - Timpul petrecut de Top Management cu explicaii, verificri, gestionare conflicte etc. Avnd o echip MPL bine instruit i capabil s pun n aplicaie proiectele, managementul de vrf al companiei economisete timp. n medie, Top Managementul va ctiga 2 ore/MPL/sptmn (adic o zi de munc per lun). Raportat la salariul executivului asta nseamn 5% din fondul brut de salarii al Top Managementului companiei. - Productivitatea muncii personalului operaional Avnd o echip MPL instruit n domeniul motivrii personalului se nregistreaz o cretere rapid a pro- ductivitii cu 2-5% care nseamn o economie de minim 2% din fondul brut de salarii al personalului. Pentru o companie medie (50 de salariai) randamentul investiiei n pregtirea MPL este de 480% i crete la companiile cu numr mai mare de salariai. La calculele de mai sus putem aduga economiile fcute cu reducerea rulajului de personal (6 salarii brute lunare/salariat nlocuit) i economiile fcute cu eliminarea erorilor din implementarea unor proiecte sau din procesele de producie.
Pentru o companie medie, randamentul investiiei n pregtirea MPL este de 480%
www.accelera.ro TRAINING - DEZVOLTARE - MOTIVARE NON-FINANCIARA - TEAM BUILDING
Caracteristicile unui program corect de pregtire profesional a MPL
Un program de pregtire pentru MPL trebuie s in cont, att de profilul celor care ocup aceste posturi ct i de specificul muncii lor. Asta nseamn c: 1. cunotinele predate trebuie s fie foarte simple pentru a fi nelese i reinute nc din timpul programului (nici un supevizor nu mai pune mna s mai citeasc vreodat documentaia de la curs). De asemenea, livrarea cunotinelor i aprofundarea lor trebuie s se fac pas cu pas, respectnd principiul: nvm un lucru, o dat, pentru c majoritatea MPL nu au exerciiul de a asimila rapid cunotine. 2 metodele de predare trebuie s fac apel la memoria raional i emoional a cursantului pentru a obine rezultate de durat.
3. atitudinea i experiena trainer-ului care faci- litaz cursul trebuie s corespund cu principiile predate. Trebuie s avei n vedere un facilitator cu experien n conducerea echipelor dar i cu o bun pregtire n domeniul educaiei adulilor. 4. programul trebuie s modifice atitudinea participanilor i s le creasc motivaia, pentru c cea mai important schimbare trebuie s se produc la nivel motivaional . Fr o schimbare puternic la acest nivel, nu va diprea atitudinea de genul Eu le-am spus. Cu ce sunt eu de vin dac ei nu vor s fac?
Structura unui program eficient de pregtire a managerilor din prima linie conine modulele din desenul 2. Cu excepia modulului despre rolul MPL n viaa companiei, care trebuie livrat primul, celelalte module pot fi livrate n orice ordine i la orice intervale de timp, n funcie de situaia de la locul de munc i de nevoile angajatorului.
Rolul MPL
PLANIFICARE ORGANIZARE COORDONARE CONDUCERE CONTROL GESTIONARE RESURSE Sarcinile MPL PLANIFICARE ORGANIZARE COORDONARE CONDUCERE CONTROL GESTIONARE RESURSE PLANIFICARE ORGANIZARE COORDONARE CONDUCERE CONTROL GESTIONARE RESURSE Sarcinile MPL Etica si Legislatie Conducerea prin Puterea Exemplului Imagine, Atitudine, Comportament Conducerea prin VALORI Management Etica si Legislatie Conducerea prin Puterea Exemplului Imagine, Atitudine, Comportament Conducerea prin VALORI Etica si Legislatie Conducerea prin Puterea Exemplului Imagine, Atitudine, Comportament Conducerea prin VALORI Management Unu la unu Cu echipa Cu superiorii Gestionarea Conflictelor Comunicare Unu la unu Cu echipa Cu superiorii Gestionarea Conflictelor Unu la unu Cu echipa Cu superiorii Gestionarea Conflictelor Comunicare MOTIVARE DELEGARE FORMARE Luarea Deciziilor FEED-BACK EVALUARE Uneltele MPL MOTIVARE DELEGARE FORMARE Luarea Deciziilor FEED-BACK EVALUARE MOTIVARE DELEGARE FORMARE Luarea Deciziilor FEED-BACK EVALUARE Uneltele MPL Uneltele MPL
PRIORITATI EFICACITATE EFICIENTA OBIECTIVE TIMP Cresterea Performantelor PRIORITATI EFICACITATE EFICIENTA OBIECTIVE TIMP PRIORITATI EFICACITATE EFICIENTA OBIECTIVE TIMP Cresterea Performantelor Cresterea Performantelor
Pregtirea Profesional a Managerilor din Prima Linie