MICROSOFT ACCES - notite de curs

O baz de date poate fi util pentru introducerea simpl a datelor, gsirea lor rapid,
utilizarea lor pentru a crea etichete sau adrese po#tale #i rezumarea lor n rapoarte imprimate
sau online. Acest curs v ajut s n&elege&i avantajele #i structura unei baze de date Access.

Obiective
Dup terminarea acestui curs ve&i nv&a urmtoarele:
Care este diferen&a ntre o baz de date #i o list.
Ce sunt tabelele, cmpurile, nregistrrile #i cheile primare.
Cele patru elemente principale, denumite obiecte, pe care le con&in majoritatea
bazelor de date.

Avantajele utilizrii unei baze de date


O baz de date reprezint mult mai mult dect o list sau un tabel.
Baza de date ofer un real control asupra datelor, permi&nd regsirea, sortarea,
analizarea #i rezumarea datelor, precum #i raportarea imediat a rezultatelor. Aceasta poate
combina date din fi#iere diferite, astfel nct nu este necesar introducerea de dou ori a
acelea#i informa&ii. Poate chiar s fac introducerea datelor mai eficient #i mai corect.
n aceast lec&ie, vom prezenta unele avantaje ale bazelor de date #i cele mai
importante pr&i ale lor.

Mai eficient dect o colec#ie de liste
Un avantaj esen&ial este faptul c Access evit complica&iile legate de existen&a mai
multor liste.
S spunem c sunte&i secretarul unui club mare de alpinism. Ave&i o list de voluntari
permanen&i, o list de voluntari pentru zilele libere, adrese pentru etichetele buletinelor
informative, o list de membri #i a#a mai departe.
S presupunem c un membru al clubului, care apare pe cteva liste, #i schimb
adresa de po#t electronic pentru a doua oar n acest an. Cu un set de liste, ave&i o sarcin
plicticoas s modifica&i acea informa&ie, oriunde ea apare. Cu o baz de date bine structurat,
aceast informa&ie se modific o singur dat. Baza de date se ocup de rest.
Dac lucra&i cu aproximativ 10 elemente, este preferabil s crea&i o list simpl, poate
o foaie de lucru n Microsoft Excel sau o list cu marcatori sau un tabel n Microsoft Word.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
2
Dac datele sunt mai complexe sau se modific frecvent, atunci o baz de date Access
v ofer un avantaj.

Ce nseamn rela#iile


Rela#iile leag datele din tabele individuale pentru a le cre#te utilitatea.
Access creeaz baze de date rela#ionale, ceea ce nseamn stocarea de date n diverse
tabele separate conform subiectului sau activit&ii, datele fiind ns corelate #i avnd
posibilitatea de a fi strnse mpreun potrivit precizrilor dvs.
Chiar dac baza de date a unui club poate stoca informa&iile de contact pentru membri
separat de listele de voluntari permanen&i sau datele de planificare a vacan&elor, baza de date
poate aduce toate aceste informa&ii mpreun ori de cte ori este nevoie.
Astfel, se pot imprima rapid liste cu voluntarii dispu#i s recicleze ziarele n aceast
duminic, mpreun cu adresele #i numerele lor de telefon actualizate.
Cele dou seturi de date sunt corelate, astfel c informa&iile dintr-un set de date (cum
ar fi numele lui Ana Dumitru din lista permanent) se asociaz cu informa&iile aplicabile din
cellalt set de date sau le cunoa#te (informa&iile de contact pentru Ana Dumitru).
Pentru a crea baza de date este necesar setarea tabelelor de date care s reflecte
subiectele #i activit&ile asociate cu aceste date.
La construirea bazei de date, analiza&i scenariile n care persoanele introduc date, caut
date sau fac rapoarte cu date. O mic planificare poate fi util pe termen lung.

Cum este structurat o baz de date

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
3

Obiectele sunt cele mai importante pr&i ale unei baze de date.
Bazele de date Access constau din obiecte. n acest curs, vom descrie n detaliu
urmtoarele patru obiecte importante:
Tabelele stocheaz datele n rnduri #i coloane. Toate bazele de date con&in unul sau
mai multe tabele.
Interogrile regsesc #i prelucreaz datele. Pot combina date din tabele diferite, pot
actualiza date #i pot efectua calcule cu datele.
Formularele controleaz introducerea de date #i vizualizrile de date. Furnizeaz
indicii vizuale care faciliteaz lucrul cu datele.
Rapoartele rezum #i imprim datele. Ele transform datele din tabele #i interogri n
documente pentru a comunica idei.

Organizarea datelor n tabele


Tabelele organizeaz datele.
Orice baz de date din Access con&ine cel pu&in un tabel. n aceast lec&ie, vom arta
din ce este alctuit un tabel #i cum pot fi structurate tabelele pentru a corespunde datelor.

Tabelele, pietrele de temelie ale bazelor de date

Figura 1 Rndul care con&ine informa&ii despre Distribuire coresponden& este o
nregistrare.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
4


Figura 2 Coloana care con&ine numerele de telefon este un cmp.

Cmpuri de date

Dac numele actual al unui cmp nu este suficient de explicit, cmpul se poate
redenumi.
Tipul de date al unui cmp limiteaz #i descrie tipul de informa&ii care se pot
introduce n cmp, cum ar fi Numr sau Moned.
Pentru fiecare nregistrare din tabel, se utilizeaz un identificator unic, denumit
cheie primar.
Propriet&ile cmpului sunt un set de caracteristici care ofer un control sporit
asupra datelor.
Cmpurile din baza de date au setri care determin tipul de date pe care l pot stoca,
modul de afi#are a datelor #i ce se poate face cu respectivele date.
De exemplu, ave&i posibilitatea s utiliza&i setrile de cmp pentru a v asigura c to&i
vor introduce datele de expediere cu dou cifre pentru lun, dou cifre pentru zi #i patru
pentru an, separate cu bare oblice: 03/09/2008. De asemenea, se poate impune ca data de
expediere s fie cu cel pu&in dou zile dup data de introducere.
O setare important pentru cmpuri este tipul de date care include tipul numr, text,
moned (valut) #i dat/or (afi#ate mpreun ca un singur tip n Access). Tipul de date
limiteaz #i descrie tipul de informa&ii din cmp. De asemenea, tipul de date determin
ac&iunile ce pot fi efectuate asupra unui cmp #i ct memorie utilizeaz datele.
Cmpurile au, de asemenea, propriet#i care controleaz detaliile informa&iilor
con&inute, ntre care lungimea caracterelor, o valoare implicit, o regul de validare care
asigur ndeplinirea anumitor criterii pentru date. Propriet&ile u#ureaz introducerea #i
gestionarea datelor.

Fiecare nregistrare este unic
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
5

Un angajat #i detaliile locului su de munc dintr-o nregistrare din tabelul Angaja&i.
Aceste informa&ii nu trebuie repetate n alte tabele sau nregistrri.
Poate a&i auzit c nu exist doi fulgi de zpad identici aceast caracteristic se
aplic #i la nregistrrile dintr-o baz de date bine structurat.
Fiecare nregistrare din fiecare tabel ar trebui s fie unic cu alte cuvinte, nu trebuie
s ave&i nregistrri identice despre Ana Dumitru n aceea#i baz de date. Dar ce se ntmpl
dac ave&i doi angaja&i cu numele Ana Dumitru?
Pentru a face deosebirea dintre dou nregistrri, tabelele pot con&ine un cmp cheie
primar
Cheia primar este un identificator cum ar fi un numr, un cod de produs sau un ID
de angajat care este unic pentru fiecare nregistrare.
Cheia primar trebuie s fie o informa&ie care nu se va modifica des.
Dac dori&i, Access poate asocia o cheie primar numeric ce cre#te cu 1 la fiecare
adugare a unei nregistrri n tabel. Acest numr continu s fie asociat cu acea nregistrare,
chiar dac aduga&i sau #terge&i nregistrri introduse n baza de date naintea acestei
nregistrri.
Dac cheia primar este un numr, cum se va recunoa#te nregistrarea? Nu fi&i
ngrijorat, baza de date poate asocia fiecare cheie primar cu un nume u#or de recunoscut,
cum ar fi numele angajatului. Astfel, se poate lucra cu informa&ii familiare, chiar dac n
tabelul de baz sunt stocate numere.

Totul depinde de rela#ii

ID angajat apare n ambele tabeleca o cheie primar...
...#i ca o cheie extern.
Cheia primar distinge ntre informa&ii asemntoare #i face ca fiecare nregistrare s
fie unic. De asemenea, centralizeaz informa&iile. Lega&i un tabel la altul utiliznd o cheie
primar. Astfel tabelele partajeaz datele #i se evit repetarea informa&iilor n ambele tabele.
Cheile primare permit utilizarea capacit&ii bazelor de date rela&ionale, n loc de a
lucra cu o mul&ime de liste care se repet, sunt greu de ntre&inut #i nu pot coopera.
Cnd tabelele sunt corelate, cheia primar a unui tabel devine o cheie extern a
celuilalt tabel.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
6
S spunem c ave&i un tabel Angaja&i #i un tabel Comenzi. Numrul ID angajat este
cheia primar a tabelului Angaja&i #i o cheie extern pentru tabelul Comenzi. Tabelul
Comenzi are propria sa cheie primar, numrul ID Comand.
Atunci cnd Ana Dumitru ia o comand, numrul su ID angajat se introduce n
tabelul Comenzi. Acest numr ID face referire la detalii despre Ana din tabelul Angaja&i,
astfel c nu mai este necesar repetarea datelor despre Ana (cum ar fi telefonul interior) n
tabelul Comenzi.
Pentru mai multe detalii despre cheile primare, cheile externe #i rela&iile dintre tabele,
consulta&i Organizarea datelor n tabele.

Analizarea, vizualizarea $i raportarea datelor

O fereastr baz de date se deschide pentru a afi#a lista de obiecte ale bazei de date.
De#i tabelele sunt cele mai indicate pentru stocarea datelor, pentru a ob&ine pe deplin
avantajele oferite de Access, trebuie s n&elege&i celelalte obiecte ale bazelor de date Access.
n aceast lec&ie, vom prezenta formularele, interogrile #i rapoartele (inclusiv paginile de
acces la date care raporteaz datele online) #i modul n care acestea v pot ajuta

Interogri

Aceast interogare extrage dintr-un tabel Angaja&i de mari dimensiuni numele
angaja&ilor care triesc n Marea Britanie.
Ave&i ntrebri la care dori&i s rspunde&i cu respectivele date?
De exemplu:

Care dintre angaja&ii dvs. triesc n Marea Britanie?

Cte regiuni au mai mult de 250.000 de dolari din vnzri pe luna trecut?

Ce #coli au cel mai mare procent de absenteism?
Interogrile pot rspunde acestor ntrebri asamblnd datele stocate n baza de date sau
efectund calcule cu datele pentru a oferi mai multe informa&ii.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
7
Pentru a rspunde la ntrebri, interogrile regsesc, filtreaz, sorteaz #i asambleaz
datele la comand. Alt capacitate important a interogrilor este combinarea datelor din mai
multe tabele ntr-o singur vizualizare.
Atunci cnd o interogare gse#te datele #i le afi#eaz, poate s prelucreze acele date
conform instruc&iunilor. O interogare poate efectua calcule utiliznd datele: Care este
rezultatul dintre total vnzri minus costuri expediere?
O interogare poate, de asemenea, s elimine date, de exemplu se #terg numele
membrilor care nu au datorii de pltit n ultimele 24 de luni. Trebuie mult precau&ie la
execu&ia interogrilor care modific datele #i este preferabil ca anterior s face&i o copie de
rezerv a datelor.
Pentru a afla mai multe detalii despre proiectarea #i execu&ia interogrilor, vede&i
Interogri I: Ob&inerea de rspunsuri cu interogri.

Formulare

n proiectul formularului sunt memorate elemente grafice, cum ar fi liniile #i
dreptunghiurile.
Datele provin din cmpuri ale tabelului sau interogrii subiacente.
Un calcul provine dintr-o expresie, care este memorat n proiectul formularului.
Textul descriptiv este memorat n proiectul formularului.
Formularele permit simplificarea introducerii sau vizualizrii de date. Formularele pot
fi gndite ca ferestre prin care utilizatorii pot lucra cu datele.
Formularele controleaz #i simplific introducerea datelor. Pe msur ce persoanele
introduc date ntr-un formular, ele se salveaz ntr-un tabel subordonat.
Formularele permit n&elegerea datelor dintr-un tabel sau dintr-o interogare, prin
prezentarea lor n forme atractive. Formularele pot s furnizeze un ecran de pornire cu
modalit&i simple de lansare a activit&ilor bazei de date.
Formularele ofer liste verticale, instruc&iuni, controale pentru navigare #i elemente
grafice pentru a ajuta utilizatorii la lucrul cu datele. Prin toate mijloacele, formularele fac
datele mai prietenoase.
Pentru a afla mai multe detalii despre proiectarea #i utilizarea formularelor, vede&i
cursul Forms follow function.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
8
Rapoarte imprimate


Un raport face conversia datelor ntr-un document formatat.
Face&i frecvent rapoarte cu cifre de vnzare? Oferi&i un catalog al inventarului?
Imprima&i etichete pentru CD-uri, DVD-uri #i casete video? Produce&i facturi #i chitan&e?
Rapoartele convertesc datele n documente. Rapoartele sunt n diferite forme #i
dimensiuni, dar toate sunt proiectate pentru a prezenta datele imprimate. Rapoartele ofer
metode pentru a formata aspectul imprimat al datelor n cele mai eficiente modalit&i,
corespunztor scopului propus.
Cu ajutorul rapoartelor, ave&i posibilitatea de a grupa datele, de a efectua calcule cu
ele, precum #i de a aduga anteturi #i alte tipuri de formate pentru a facilita citirea #i
n&elegerea lor.
Dup crearea unui raport, se poate salva formatul, astfel nct s arate la fel la fiecare
imprimare a sa, chiar dac datele se modific.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com