Sunteți pe pagina 1din 7

REGULAMENTUL ACTELOR de STUDII

n SISTEMUL DE NVMNT SUPERIOR


aprobat prin O.M. 2284/2007,
publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 716/23.10.2007.
Actul a intrat n vigoare la data de 23 oct 2007


CAPITOLUL I

Dispoziii generale

Art. 1. - Prezentul regulament reglementeaz gestionarea, completarea i eliberarea actelor de
studii n sistemul naional de nvmnt superior.

Art. 2. - (1) Actele de studii din sistemul naional de nvmnt superior sunt documente
oficiale de stat, cu regim special, care confirm studii de nvmnt superior efectuate i titluri
sau caliti dobndite.
(2) Actele de studii confer titularilor acestora drepturi i obligaii care decurg din Legea
nvmntului nr. 84/1995, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i din celelalte
reglementri legale n vigoare.
(3) Actele de studii sunt de tip diplom, certificat, atestat. Foaia matricol sau suplimentul la
diplom sunt anexe la actele de studii.

Art. 3. - Registrele matricole i registrele de eviden a actelor de studii sunt, de asemenea,
documente oficiale cu regim special.

Art. 4. - (1) Titulaturile i coninutul actelor de studii se stabilesc n conformitate cu prevederile
Legii nr. 84/1995, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ale celorlalte reglementri
legale n vigoare i se aprob prin ordin al ministrului educaiei, cercetrii i tineretului, care se
aduce la cunotina instituiilor de nvmnt superior.
(2) Conceperea i tehnoredactarea modelelor de referin ale formularelor actelor de studii se
realizeaz de Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului (MECT), n baza consultrii cu
instituiile de nvmnt superior i cu alte instituii prevzute de legislaia n vigoare.
(3) Datele nscrise pe actele de studii sunt n limba romn.
(4) Pe acelai act de studii, datele nscrise n limba romn pot fi nscrise i n una sau mai
multe limbi de circulaie internaional.
(5) Modelele de referin ale actelor de studii sunt cuprinse ntr-un document editat de MECT i
sunt aprobate prin ordin al ministrului educaiei, cercetrii i tineretului.

Art. 5. - (1) Instituiile de nvmnt superior, de stat ori particular, acreditate sau autorizate s
funcioneze provizoriu potrivit legii, denumite n continuare instituii, pot gestiona, completa i
elibera numai acele acte de studii la care au dreptul n condiiile legii.
(2) Rectorul instituiei de nvmnt superior este responsabil pentru organizarea i
desfurarea activitii de gestionare, completare i eliberare a actelor de studii de ctre instituie.
(3) Desemnarea compartimentelor i a personalului la nivel de instituie i de
facultate/departament pentru a desfura activiti de gestionare, completare i eliberare a
actelor de studii se aprob de senatul universitar i se numesc prin decizie a rectorului.
Persoanele numite sunt rspunztoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea i
eliberarea actelor de studii.
(4) Rspunderea pentru exactitatea datelor nscrise n actele de studii eliberate o poart
persoanele care le-au completat i persoanele care le-au semnat.

Art. 6. - La sfritul fiecrui an universitar se ntocmete un raport privind gestionarea,
completarea i eliberarea actelor de studii, la nivelul fiecrei instituii, care se aprob de
conducerea acesteia i se arhiveaz cu termen permanent.

Art. 7. - Formularele actelor de studii sunt tiprite i difuzate, n condiiile legii, de ctre unitatea
de specialitate desemnat de MECT, unitate care poart ntreaga rspundere pentru aprobarea
comenzilor de la instituii i pentru asigurarea securitii tipririi i pstrrii formularelor pn la
ridicarea acestora de ctre instituiile beneficiare.

CAPITOLUL II

Gestionarea actelor de studii

Art. 8. - (1) Formularele actelor de studii se achiziioneaz de la unitatea de specialitate
productoare, pe baza comenzilor transmise anterior acesteia, de ctre delegai ai instituiilor.
Predarea-preluarea formularelor se efectueaz n baza unui proces-verbal ncheiat ntre
delegatul instituiei i reprezentantul unitii de specialitate productoare, n care sunt trecute
toate datele de identificare a formularelor, inclusiv seriile i numerele.
(2) Este interzis expedierea prin pot sau pe alt cale a formularelor actelor de studii.

Art. 9. - Formularele actelor de studii sunt preluate n cadrul instituiei, n baza unui proces-
verbal de predare-primire ncheiat ntre delegatul instituiei i persoana cu atribuii n acest sens
din cadrul instituiei, completndu-se n mod corespunztor registrele de eviden.

Art. 10. - (1) Formularele actelor de studii, actele de studii completate, duplicatele actelor de
studii completate, registrele matricole i registrele de eviden a actelor de studii se gestioneaz
astfel nct s se realizeze protecia acestora n condiii de securitate deplin, cu termen
permanent.
(2) Pstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate, dar
neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de eviden, precum i a documentelor
(mputerniciri, delegaii, procese-verbale) privind primirea, predarea i eliberarea formularelor i
actelor de studii se realizeaz n condiii de securitate deplin.
(3) Registrele de eviden a formularelor actelor de studii - de primire, predare, eliberare - se
pagineaz, se parafeaz cu sigiliul instituiei i primesc numere de inventar.

CAPITOLUL III

Completarea formularelor actelor de studii

Art. 11. - (1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii - referitoare la studii
pariale sau complete - se efectueaz n termen de maximum 12 luni de la finalizarea studiilor,
respectiv de dou luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului tiinific de doctor - n
cazul diplomelor de doctor.
(2) Un act de studii dintr-un carnet cu matc (cotor) i matca n cauz sunt completate identic,
matca rmnnd n arhiva instituiei cu termen permanent.

Art. 12. - (1) Un act de studii care confirm studii pariale, n conformitate cu reglementrile din
instituie, se completeaz numai la cererea titularului, n baza aprobrii acesteia de ctre
conducerea instituiei.
(2) Un document de tip situaie colar se elibereaz, la cerere, pe baza reglementrilor din
instituie.

Art. 13. - Diplomele cu meniunea "de merit" se elibereaz absolvenilor de nvmnt superior
care ndeplinesc condiiile stabilite de senatele universitare, la propunerea consiliilor
facultilor/departamentelor.

Art. 14. - (1) Completarea unui act de studii se efectueaz computerizat sau prin scriere de
mn cu tu ori cu cerneal de culoare neagr, cite i fr tersturi, rzuiri, acoperiri cu past
corectoare.
(2) n actele de studii datele se scriu fr prescurtri, n conformitate cu terminologia oficial n
vigoare.
(3) Numele titularului, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care
tatl este necunoscut) i prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule format de
tipar, n ordinea nscris n certificatul de natere.
(4) Pe un act de studii prevzut cu "Loc pentru fotografie" se lipete fotografia titularului -
realizat recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm - astfel nct s acopere chenarul
locului respectiv.
(5) Actele de studii se semneaz cu stilou sau cu pix de culoare albastr/neagr, nefiind
admis aplicarea parafei.
(6) Sigiliul instituiei, cu nscrisurile n clar, se aplic: pe fotografie, astfel nct jumtate s fie
pe fotografie i jumtate s fie n afara fotografiei; pe "Locul pentru sigiliu" (L.S.), n stnga
semnturii.

Art. 15. - (1) nainte de a se trece la completarea unui act de studii, se verific existena i
corectitudinea nscrisurilor imprimate - n raport cu modelele de referin, precum i a datelor ce
urmeaz a fi nscrise - prin confruntare cu datele din documentele oficiale n cauz.
(2) La completarea unui act de studii, datele care se nscriu pe acesta sunt cele din registrul
matricol i din alte documente oficiale.
(3) Numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este
necunoscut) i prenumele titularului, care se nscriu n registrul matricol i n actele de studii, sunt
cele din certificatul de natere. n cazul n care, la nmatriculare sau n perioada studiilor, un/o
student/student depune cerere pentru completarea numelui, nsoit de copii legalizate ale
documentelor oficiale din care rezult numele nou - n raport cu numele din certificatul de
natere, pe baza aprobrii cererii n cauz de ctre conducerea instituiei, se procedeaz la
completarea solicitat prin scriere ntre paranteze dup ultimul prenume, n registrul matricol i,
ulterior, n actele de studii. Cererea n cauz trebuie s cuprind, printre altele, declaraia
studentului/studentei c nu va mai solicita un alt act de studii, n cazul modificrii ulterioare a
numelui.
(4) Denumirea localitii de natere care se nscrie n registrul matricol i, ulterior, n actele de
studii, este aceea din certificatul de natere sau, dup caz, noua denumire oficial n vigoare.

Art. 16. - (1) Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, iniialei sau a localitii de natere
ale titularului, n registrul matricol, respectiv n actele de studii, dac schimbarea n cauz s-a
produs dup data de absolvire a anilor de studii.
(2) n situaia n care titularul i schimb administrativ numele, prin hotrre judectoreasc,
poate solicita eliberarea unui duplicat cu noul nume. La cerere, titularul trebuie s prezinte
hotrrea judectoreasc din care rezult schimbarea administrativ a numelui, precum i
celelalte acte de stare civil cu noul nume. n acest caz, actul/actele de studii eliberat/e cu
numele inial se anuleaz.

Art. 17. - Formularele actelor de studii completate cu greeli, tersturi, adugri, cu sigiliul
necorespunztor sau murdare, parial deteriorate se anuleaz, scriindu-se cuvntul ANULAT pe
toat diagonala imprimatului, att pe actul de studii, ct i pe matc (cotor), cu meniune n
registrul de eviden. n astfel de cazuri, conducerea instituiei dispune anularea acestora i
ntocmirea altora, corespunztoare.

Art. 18. - (1) n vederea completrii actelor de studii, secretariatele facultilor/departamentelor
ntocmesc tabele nominale cu studenii/absolvenii care urmeaz s primeasc actele de studii
respective, pe domenii, specializri i forme de nvmnt, n termen de maximum o lun de la
finalizarea studiilor sau de la nregistrarea cererii - n cazul actelor de studii care se refer la
studii pariale finalizate; la nscrierea n aceste tabele a datelor prevzute n formularele actelor
de studii, se au n vedere instruciunile din articolele anterioare privind completarea actelor de
studii; tabelele n cauz vor purta semntura decanului facultii/directorului departamentului i a
secretarului ef al acestora.
(2) Tabelele i dosarele absolvenilor se nainteaz compartimentului de specialitate, n termen
de o lun de la finalizarea studiilor n cauz.
(3) Dosarul absolventului/absolventei va avea urmtorul coninut: diploma de studii n baza
creia absolventul a fost admis la concurs (copie legalizat), certificatul de natere, certificatul de
cstorie sau alte acte care modific/completeaz numele absolventului/absolventei (copie/copii
legalizate), dou fotografii realizate recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm, fia de
lichidare ntocmit conform reglementrilor instituiei.


CAPITOLUL IV

Eliberarea actelor de studii

Art. 19. - Instituiile fac publice, prin afiare sau/i pe pagina web, condiiile de eliberare a
actelor de studii.

Art. 20. - (1) Titularii sau mputerniciii acestora au dreptul s solicite eliberarea actelor de studii
completate, dup termenul aprobat de senatul instituiei, care poate fi cel mult de 12 luni de la
finalizarea studiilor, respectiv de dou luni de la confirmarea titlului tiinific de doctor.
(2) Un act de studii referitor la studii complete sau pariale finalizate se elibereaz titularului.
(3) n situaii bine motivate, cnd titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat
mputernicitului acestuia, cu aprobarea rectorului instituiei, pe baza unei procuri, care s
menioneze n mod expres faptul c mputernicitul poate ridica acte de studii, autentificat la
notariat. n cazul cetenilor romni sau strini cu domiciliul/reedina n strintate, procura
notarial va fi supralegalizat sau apostilat (apostila de la Haga), conform conveniilor
internaionale, de ctre autoritile competente din ara respectiv.

Art. 21. - (1) nainte de a fi eliberate titularilor/mputerniciilor, actele de studii prevzute cu "Loc
pentru timbru sec" (T.S.) se supun aplicrii timbrului sec al instituiei.
(2) Un act de studii completat se elibereaz titularului/mputernicitului, dup verificarea de ctre
titular/mputernicit a datelor nscrise n actul de studii, pe baza prezentrii documentului de
identitate (carte de identitate sau paaport valabile) de ctre acesta i, dup caz, a "Fiei de
lichidare", din care rezult c titularul nu are datorii fa de instituie.
(3) Titularul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului.
mputernicitul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului,
mai puin pe actul de studii; operaiunea de eliberare se consemneaz n registrul de eviden a
actelor de studii; numele i prenumele, calitatea, datele de identificare i semntura
mputernicitului se trec n rubrica "Meniuni" din registrul de eviden a actelor de studii.

Art. 22. - (1) Actele de studii completate i neridicate de titulari/mputernicii se pstreaz n
arhiva instituiei cu termen permanent.
(2) Actele de studii completate i neridicate datorit decesului titularului pot fi eliberate unui
membru al familiei titularului (ascendent ori descendent de gradul I sau II), n baza unei cereri
aprobate de conducerea instituiei, nsoit de copie legalizat a certificatului de deces i de o
declaraie pe propria rsundere privind motivele invocate pentru ridicarea acestor acte de studii.
(3) Unei persoane cu reedina n strintate, care adreseaz cererea menionar n alin. (2), i
se pot elibera actele de studii solicitate prin intermediul ambasadei (consulatului) rii respective
n Romnia sau al ambasadei (consulatului) Romniei din ara de reedin a acesteia.

Art. 23. - n registrul de eviden a actelor de studii eliberate se consemneaz: numrul de
ordine dat de instituie; seria i numrul formularului; numele, iniiala/iniialele
prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele
titularului; locul i data naterii titularului; tipul actului de studii eliberat; instituia, anul universitar
i sesiunea n care titularul a ncheiat studiile; instituia i anul universitar n care titularul a
promovat examenul de finalizare a studiilor; profilul/domeniul i specializarea; media examenului
de finalizare a studiilor; data eliberrii actului de studii; numele i prenumele persoanei care a
eliberat actul de studii; semntura de primire a actului de studii de ctre titular/mputernicit;
meniuni.
CAPITOLUL V

ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii

Art. 24. - n cazul pierderii, distrugerii complete sau deteriorrii pariale a unui act de studii, se
poate elibera un duplicat al acestuia dac n arhiva instituiei se gsesc matca (cotorul) actului
respectiv i/sau alte documente legale din care rezult situaia studiilor titularului sau, dac arhiva
a fost distrus n condiii de for major (calamiti naturale, incendii etc.), prin reconstituirea
situaiei colare de ctre instituie.

Art. 25. - (1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adreseaz, n scris,
conducerii instituiei o cerere, nsoit de urmtoarele documente: declaraie scris a titularului
actului, autentificat la notariat, n care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru
identificare i mprejurrile n care actul a fost pierdut, distrus complet sau deteriorat parial; copie
legalizat a certificatului de natere; dou fotografii - realizate recent, pe hrtie fotografic, color,
format 3 x 4 cm - ale titularului actului; dovada publicrii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a
III-a, a pierderii actului de studii respectiv - n cazul unui act de studii pierdut sau actului de studii
n cauz - dac acesta este deteriorat parial; dovada plii taxei pentru eliberarea duplicatului.
(2) Depunerea la instituie a documentelor prevzute la alin. (1) se poate efectua de ctre
titularul actului de studii n cauz sau de mputernicitul acestuia.
(3) Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul acestuia se adreseaz Regiei
Autonome "Monitorului Oficial", anunul urmnd s cuprind urmtoarele date: denumirea actului
de studii original; numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei), prenumele
titularului; anul finalizrii studiilor n cauz; seria i numrul actului respectiv, numrul i data la
care a fost nregistrat n registrul de eviden a eliberrii actelor de studii; denumirea instituiei
emitente.
(4) Actele de studii deteriorate parial se anuleaz i se pstreaz n arhiva instituiei, n
vederea casrii n conformitate cu prevederile prezentului regulament.
(5) Toate aprobrile date pentru eliberarea de duplicate se pstreaz n arhiva instituiei, cu
termen permanent.

Art. 26. - (1) Duplicatul actului de studii se realizeaz pe un formular similar celui original,
eliberat titularului, sau prin scriere dup modelul de referin al actului original - dac nu mai
exist formular similar celui original; completarea datelor i eliberarea duplicatului se efectueaz
dup procedurile prevzute la actele originale, cu meniunea c datele care se nscriu sunt cele
existente n documentele specifice (matca actului original, registre matricole, cataloage etc.) din
arhiva instituiei.
(2) Completarea duplicatului unui act de studii se efectueaz dup procedura general
prevzut la actele originale, cu urmtoarele nscrisuri suplimentare: ntr-un spaiu corespunztor
- DUPLICAT (scris cu tu sau cu cerneal de culoare roie); n partea de sus - seria i numrul
actului original eliberat; n locurile pentru semnturile corespunztoare celor de pe actul original -
(ss); n partea de jos, dreapta - Nr. ... (numrul de nregistrare acordat de instituie din registrul de
eliberri) ... din ... (data) ...; pe verso - "Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului
... (denumirea instituiei) ..., nr. ... din ... (data) .... . Confirmm autenticitatea nscrisurilor cuprinse
n prezentul act de studii.", text care este urmat de funciile (Rector, Secretar-ef etc., dup caz)
care sunt nscrise pe actele de studii similare celui n cauz, la data completrii duplicatului, i de
semnturile persoanelor care ocup funciile respective.

Art. 27. - (1) Titularul duplicatului unui act de studii i poate ridica duplicatul respectiv n
termen de o lun de la aprobarea cererii.
(2) Duplicatele completate i neridicate se pstreaz conform prevederilor prezentului
regulament.

Art. 28. - (1) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectueaz n condiiile practicate la
eliberarea actelor originale.
(2) n registrul de eviden a actelor de studii i pe matca actului de studii original (cnd actul de
studii s-a eliberat din carnet cu matc) se nscriu seria i numrul duplicatului eliberat.

Art. 29. - (1) Duplicatul unui act de studii se elibereaz, de regul, o singur dat.
(2) Dac duplicatul unui act de studii a fost pierdut sau distrus complet n condiii de for
major (calamiti naturale, incendii etc.), titularului i se poate elibera un alt duplicat, la cerere i
pe baza aprobrii acesteia, n condiiile prezentate mai sus i cu meniunea c pe acesta se
nscriu, suplimentar, seria i numrul duplicatului anterior, precum i data la care acesta a fost
eliberat.

CAPITOLUL VI

Dispoziii finale

Art. 30. - (1) n cazul n care titularul constat greeli n actul de studii/duplicat dup o perioad
de timp de la primirea acestuia, titularul se adreseaz n scris conducerii instituiei care l-a
eliberat, n vederea eliberrii unui nou act de studii/duplicat, n conformitate cu prevederile
prezentului regulament, pe care se scrie, la subsol, nota: "Prezentul/a ... (act de studii/duplicat) ...
nlocuiete ... (actul de studii/duplicatul) ... cu seria ... i nr. ..., precum i cu nr. de nregistrare ...
(acordat de instituie din registrul de eliberri) ... din ... (data) ..., deoarece acesta (aceasta)
coninea unele greeli".
(2) Prin decizia rectorului instituiei documentul greit se anuleaz i se arhiveaz, cu termen
permanent.

Art. 31. - n cazurile n care unele instituii au fost reorganizate sau desfiinate, actele de studii
originale sau duplicate ale acestora se gestioneaz, se completeaz i se elibereaz de ctre
instituiile care pstreaz arhiva; pe actele eliberate se nscrie i: "Meniune Acest act de studii
este eliberat de... (denumirea instituiei)..., care deine arhiva... (denumirea instituiei
reorganizate/desfiinate)... unde titularul a finalizat studiile respective".

Art. 32. - Studenilor romni sau strini care au finalizat studii pariale la instituii de nvmnt
superior din strintate i solicit continuarea studiilor n instituii din Romnia li se pot
recunoate studiile/actele de studii n cauz, n baza procedurilor legale de recunoatere a
studiilor.

Art. 33. - Actele de studii eliberate absolvenilor instituiilor de nvmnt superior din Romnia
pot fi vizate, la cerere, de ctre Centrul naional de recunoatere i echivalare a diplomelor din
cadrul MECT, n conformitate cu regulamentul de organizare i funcionare al acestuia, la cererea
titularilor - n vederea utilizrii actelor de studii respective n strintate.

Art. 34. - Actele de studii eliberate de instituiile de nvmnt superior din strintate pot fi
supuse procesului de evaluare-recunoatere-echivalare de ctre Centrul naional de
recunoatere i echivalare a diplomelor din cadrul MECT, n conformitate cu regulamentul de
organizare i funcionare al acestuia, la cererea titularilor - n vederea utilizrii actelor de studii
respective n Romnia.

Art. 35. - (1) n cazurile n care se constat c un act de studii eliberat se refer la studii care
nu au fost efectuate de ctre titular, respectiv c actul de studii este un fals, instituia care l-a
eliberat dispune anularea acestuia i anun instituiile abilitate, iar titularul, persoanele care au
transmis datele, persoanele care l-au completat i persoanele care l-au semnat sunt
rspunztoare potrivit legii.
(2) Anularea unui act de studii n condiiile alin. (1) este fcut public, de ctre instituia care l-
a eliberat, n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a.

Art. 36. - Formularele actelor de studii care nu mai sunt valabile sau care nu au fost folosite
timp de 10 ani de la achiziionarea lor se caseaz.
Art. 37. - Pentru eliberarea actelor de studii, instituiile pot percepe taxe, n condiiile stabilite de
senatele universitare, n conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare.

Art. 38. - Dup finalizarea complet a studiilor, la cerere, absolvenilor li se elibereaz
Adeverin de absolvire a studiilor, al crei termen de valabilitate este de maximum 12 luni.