ORGANIZAREA FARMACIEI

Aprovizionarea i Recep ia
Aprovizionarea
Definiia procedurii
Aprovizionarea cu produse a farmaciei este activitatea prin care se completeaz stocul
farmaciei, cu produse care lipsesc i/sau cu produse care sunt solicitate de populaie.
Scop i domeniu de aplicare
Scopul procedurii este de a se asigura c, n farmacie exist permanent un stoc de
produse adecvat cererii publicului, c farmacia poate onora toate cererile de produse n timp
util, c toate produsele medicamente i/sau alte categorii de produse de uz uman permise a fi
comercializate n farmacii, conform legii! care fac obiectul aprovizionrii ndeplinesc
condiiile legale punere pe pia, legalitatea distribuiei!.
"rocedura se aplic n farmacie, de ctre personalul desemnat de ctre farmacistul ef,
prin utilizarea mi#loacelor i a ec$ipamentelor din farmacie destinate aplicrii procedurii.
Definiii, abrevieri
Reistrul de de!ectur" registrul utilizat pentru a nota medicamentele i produsele epuizate
sau n curs de epuizare%
Comanda de aprovizionare" cererea adresat de catre farmacie furnizorului, cuprinz&nd
medicamente i alte categorii de produse de sntate de care farmacia are nevoie la un
moment dat% ea poate fi telefonic, n scris sau electronic%
Gra!icul de aprovizionare" programarea aprovizionrii, pe furnizori i tipuri de produse, la
intervalele de timp stabilite de farmacistul ef zilnic, bisptamnal, saptmnal, lunar, etc.!%
Contractul de aprovizionare" actul comercial, legal, ntocmit ntre societatea care deine
farmacia i furnizor%
#roduse de nri$ire a snt%ii & altele dec't medicamentele, care sunt prevzute n 'ista
produselor, altele dec&t medicamentele, ce pot fi deinute i eliberate prin farmacii, aprobat
prin ordin al ministrului sntii publice%
Furnizor" societatea comercial autorizat s distribuie angro medicamente i/sau alte
produse de sntate.
Referine
( )rdinul *S nr.+,-.//001, pentru aprobarea 2$idului privind buna practic de
distribuie angro a medicamentelor%
( )rdinul *S nr. 34//0+0, privind aprobarea Regulilor de bun practic farmaceutic%
( 'egea farmaciei nr. /--//001, republicat n /00,, cu modificrile i completrile
ulterioare%
( )rdinul *S nr. ,-///00,, pentru aprobarea 5ormelor privind nfiinarea, organizarea
i funcionarea farmaciilor i drog$eriilor%
( 'egea nr. ,4//00-, privind reforma sntii, titlul 6788 9*edicamentul: cu
modificrile i completrile ulteriore.
Atribuii i responsabiliti
;armacistul ef stabilete sistemul de aprovizionare al farmaciei, coordoneaz i
supraveg$eaz desfurarea n cele mai bune condiii a activitii de aprovizionare a
farmaciei.
;armacistul ef stabilete atribuiile, responsabilitile i rspunderea fiecrei persoane
care desfoar operaiuni de aprovizionare, consemnate n fia postului.
Aprovizionarea se realizeaz de ctre farmacistul ef, farmaciti i asisteni de
farmacie desemnai de farmacistul ef.
+
Descrierea procedurii
Aprovizionarea cu produse a farmaciei este activitatea prin care se completeaz stocul
de produse al farmaciei, cu produse care lipsesc i/sau cu produse care sunt solicitate de
populaie.
8n realizarea aprovizionrii, farmacistul ef se ngri#ete de ndeplinirea urmtoarelor
condiii<
a) Comenzile se vor face numai la furnizorii:
( cu care societatea comercial ,careia i aparine farmacia, are nc$eiate contracte
comerciale, conform legislaiei n vigoare%
( care ndeplinesc condiiile legale de funcionare%
( care sunt agreai de conducerea societii.
Anual, farmacistul ef ntocmete lista furnizorilor, pe care o actualizeaz la nevoie.
b) n cazul comenzilor telefonice se stabilete o metod pentru a urmri produsele comandate,
furnizorul la care au fost comandate si acceptarea comenzii de ctre furnizor, pentru evitarea
erorilor.
=n aplicarea procedurii de aprovizionare, se desfoar urmtoarele activiti<
& urmrirea stocurilor n scopul optimizrii aprovizionrii ,care se realizeaz de ctre
farmacitii i/sau asistenii de farmacie desemnai de farmacistul ef%
& oranizarea (i proramarea comenzilor pe !urnizori) unde e cazul%
& completarea reistrului de de!ectur, care se realizeaz de ctre farmaciti i/sau
asisteni de farmacie%
& e!ectuarea comenzilor de aprovizionare) care se realizeaz de ctre farmaciti i
asisteni, n funcie de tipul produselor, conform acordului i programului stabilit de ctre
farmacistul ef%
& controlul realizrii comenzilor n timp util) de ctre farmacistul ef sau persoana
desemnat de acesta.
Documente
Documentele necesare pentru aplicarea procedurii de aprovizionare sunt<
Formularul procedurii
*ista de luare la cuno(tin% a procedurii
Centralizator al revizuirilor (i modi!icrilor aduse procedurii
Reistrul de de!ectur
*ista !urnizorilor autoriza%i si areati
Recep ia
Definiia procedurii
"rocedura de recepie const n totalitatea operaiunilor legate de primirea produselor
n farmacie, verificarea conformitii acestora i introducerea lor n gestiunea unitii.
Scop i domeniu de aplicare
Scopul procedurii de recepie este asigurarea c produsele, cu care farmacia se
aprovizioneaz, corespund din punct de vedere calitativ i cantitativ cu produsele facturate,
c au fost respectate obligaiile legate de condiiile speciale de transport de ctre distribuitor
i c produsele sunt introduse n gestiunea farmaciei, respect&nd cerinele legate de stabilirea
trasabilitii.
"rocedura se aplic n farmacie, de ctre personalul desemnat de farmacistul ef, i se
refer la produsele cu care farmacia se aprovizioneaz i la documentele aferente procedurii.
Definiii, abrevieri
#roduse< medicamente, substane farmaceutice, alte produse pentru ngri#irea sntii
,permise a fi comercializate n farmacii%
/
Recep%ia calitativ< verificarea integritii ambala#elor, a corespondenei produselor primite
cu cele facturate, controlul organoleptic i reacii de identificare pentru substane
farmaceutice%
Recep%ia cantitativ< verificarea corespondenei ntre cantitatea primit i cea facturat%
Necon!ormit%i" neconcordane ntre produsele primite i produsele facturate%
Carantina< stare n care se afl un produs, n ateptarea unei decizii privind statutul su%
+istri,uitor anro de medicamente< persoan #uridic stabilit n Spaiul >conomic
>uropean S>>!, care desfoar, n conformitate cu dispoziiile legale, activiti de
procurare, deinere, livrare, sau e?port de medicamente de uz uman, astfel cum sunt definite
n titlul 6788 @*edicamentul@ din 'egea nr. ,4//00- privind reforma n domeniul sntii, cu
modificrile i completrile ulterioare, cu e?cepia activitii de eliberare a acestora ctre
public%
#roduse termosensi,ile< produse care necesit condiii de temperatur speciale pentru
transport i depozitare /(1 AB sau 1(+4 AB!%
Ec-ipament !riori!ic" utila#ele n care se conserv produsele termosensibile, la loc rcoros
sau la rece%
NIR< documentul de nregistrare a facturii n contabilitatea farmaciei i de introducere a
produselor n gestiunea informatic%
.rasa,ilitate" capacitatea de a reface istoricul, localizarea i utilizarea unui produs pus pe
pia, cu a#utorul unor nregistrri.
Referine
( 'egea farmaciei nr. /--//001, cu modificarile i completrile ulterioare%
( )rdinul *S nr. ,-///00,, pentru aprobarea 5ormelor privind nfiinarea, organizarea
i funcionarea farmaciilor i drog$eriilor, cu modificrile i completrile ulterioare%
( )rdinul *S nr.34//0+0, pentru aprobarea Regulilor de bun practic farmaceutic%
( 'egea nr. ,4//00-, privind Reforma n domeniul sntii,Citlul 6788,
*edicamentul%
( 'egea nr. ..,//004, privind regimul #uridic al plantelor, substanelor i preparatelor
stupefiante i psi$otrope, cu modificrile i completrile ulterioare%
( ;armacopeea Rom&na ed. a 6(a%
( )rdinul nr. /DD//004 i )rdinul nr. D0+//004, privind prelucrarea, procesarea i
comercializarea plantelor medicinale i aromatice utilizate ca atare, parial procesate sau
procesate sub form de suplimente alimentare predozate, cu modificrile i completrile
ulterioare%
( )rdinul *S nr. -.,//00-, pentru aprobarea 'istei produselor, altele dec&t
medicamentele, ce pot fi deinute i eliberate prin farmacii%
( 'egea nr. .3,//00D, pentru modificarea i completarea 'egii nr. +31//000 privind
produsele cosmetice%
( 'egea nr. +3-//000, privind dispozitivele medicale, cu modificrile i completrile
ulterioare
( 'egea nr. 1//+,,+, 'egea contabilitii.
Atribuii i responsabili
;armacistul ef< organizeaz, coordoneaz i controleaz, prin autoinspecie,
activitatea de recepie a produselor ,prin aplicarea procedurii de recepie la nivelul farmaciei.
;armacistul ef stabilete responsabilitile i rspunderea precis a fiecrei persoane
din colectiv, privind fiecare operaiune legat de activitatea de recepie, consemnate n fia
postului.
#ersoanele responsa,ile pentru recepia calitativ i cantitativ a produselor sunt<
( farmacitii, pentru recepia medicamentelor, a substanelor farmaceutice i a altor
produse de ngri#ire a sntii%
.
( asistenii de farmacie, pentru recepia medicamentelor )CB, a altor produse de
ngri#ire a sntii, altele dec&t medicamentele.
Descrierea procedurii
/010 2eri!icarea documentelor
Bu ocazia recepiei se verific urmtoarele documente<
( documentele de nsoire a produselor< de livrare factura, aviz de e?peditie!, de
transport foaie de parcurs!%
( documente de atestare a calitii< buletin de analiz, certificat de calitate sau
declaraie de conformitate nscris pe factura de livrare de ctre furnizor% documentele de
calitate se ndosariaz%
( graficul de temperatur pentru produse termosensibile.
"ersoana responsabil,la momentul recepiei, semneaz facturile de primire cu obiecii sau
fr obiecii! si procesul verbal de respectare a condiiilor de transport pentru produse
termosensibile.
/030 2eri!icarea respectrii condi%iilor leale de transport
"ersoana responsabil verific, dac produsele termosensibile care se preiau au fost
transportate cu respectarea legislaiei n vigoare, privind nentreruperea lanului de frig.
"ersoana responsabil verific integritatea ambala#elor de transport ale furnizorului,
pentru comanda de produse a farmaciei.
/040 #reluarea (i pretirea produselor pentru recep%ie
"rodusele sunt transferate din ambala#ele de transport ale distribuitorului, n spaiul
destinat recepiei n farmacie camera de recepie, masa de recepie!.
"rodusele sunt aran#ate n ordine, pentru recepia calitativ i cantitativ, n funcie de
tip.
"rodusele ,care necesit condiii de frig, vor fi transferate imediat dup preluare n
utila#ul frigorific, acestea av&nd prioritate la recepie%
"&n la finalizarea recepiei, produsele sunt n stare de carantin.
/050 Recep%ia cantitativ a produselor
7erificarea cantitativ a produselor se face prin numrare pentru medicamente i alte
categorii de produse ambalate industrial!, sau c&ntrire pentru substanele farmaceutice!.
/060 Recep%ia calitativ a produseor
7erificarea calitii produselor reprezint procesul de e?aminare
si de comparare a unitii verificate cu specificaiile care i sunt aplicabile.
Recepia calitativ a produselor ambalate industrial const n<
( identificarea produselor i corespondena cu cele nregistrate pe factur%
( verificarea integritii ambala#elor secundare%
( verificarea corespondenei lotului, seriei, termenului de valabilitate al medicamentului
supus recepiei ,cu datele nscrise n factur, n scopul asigurrii trasabilitii.
Recepia calitativ a substanelor farmaceutice const n<
( verificarea integritii ambala#elor%
( controlul organoleptic conform farmacopeei ,sau specificaiei te$nice, dup caz!%
( reacii de identificare conform farmacopeei, sau specificaiei te$nice, dup caz!.
/0/0 Identi!icarea necon!ormit%ilor
'a recepia produselor, se consider neconformiti<
( livrarea altui produs fa de cel facturat%
( livrarea de produse necomandate%
( necorespondena cantitii produselor cu cea nregistrat pe factur%
( produse cu termene de valabilitate necorespunztoare%
( neconcordana dintre lotul i data e?pirrii inscripionate pe ambala#ul secundar i
cele trecute pe factur%
D
( livrarea comenzii unei alte uniti%
( lipsa de integritate a ambala#elor secundare%
( nerespectarea condiiilor de transport, de ctre distribuitor, pentru produse care
necesit condiii speciale de transport%
( rezultatul necorespunztor la analiza calitativ a substanei farmaceutice.
/070 Rezolvarea necon!ormit%ilor
)rice neconformitate se rezolv n sistem de urgen, prin contactarea imediat,
telefonic, electronic i/sau n scris a distribuitorului, n vederea remedierii neconformitii.
Dac neconformitatea a fost sesizat imediat, n timpul prelurii produselor, se refuz
preluarea produselor cu neconformiti.
Dac produsele au fost preluate, ele sunt pstrate n carantin, n termenul legal, p&n
la remediere.
=n cazul produselor cu neconformiti, dup caz, se consemneaz situaia ntr(un
registru de neconformiti, e?istent n unitate intocmit i urmrit de farmacistul ef!.
=n cazul returnrii produsului, se respect prevederile #rocedurii de retraere&
returnare0
/080 9nreistrarea recep%iei
;acturile aferente produselor, la care nu s(au constatat neconformiti, se introduc n
gestiunea farmaciei, prin operarea 58R(ului.
58R(ul se ataeaz fiecrei facturi i se semneaz de ctre persoana care opereaz
acest document.
Bel puin n cazul medicamentelor, 58R conine o rubric n care se consemneaz seria
lotul! medicamentului i termenul de valabilitate, n vederea respectrii prevederilor legale,
de stabilire a trasabilitii produsului.
=n cazul medicamentelor stupefiante, se consemneaz intrarea produsului i n registrul
de eviden a produselor stupefiante.
Recepia substanelor se nregistreaz i n registrul de eviden a substanelor
farmaceutice.
/0:0 #retirea produselor pentru depozitare
Dup caz, se desigileaz ambala#ul colectiv i se aplic preul cu amnuntul pentru
fiecare produs, pe fiecare unitate de ambalare.
Documente
Documentele necesare pentru aplicarea procedurii de recepie sunt<
'ista de luare la cunotin a procedurii de ctre personal
Cabel cu revizuiri i modificri
58R
Registru de neconformiti la recepie
Registrul de eviden a substanelor farmaceutice
Registrul de stupefiante
;acturi
"roces verbal de retragere/ returnare
Bertificatele de calitate, buletinele de analiz a produselor dosar!.
4