Microsoft Excel 97 Nivel ncep!

tori CUPRINS
Facultatea de Electrotehnic! Ing. Ioan "erban Popa
CAPITOLUL 1 - NO!IUNI DE BAZ"............................................................................................................ 1-1
".". INTRODUCERE ........................................................................................................................................ "-"
".2. LANSAREA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL ...................................................................................... "-"
".3. INTERFA#A GRAFIC$ A PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL.................................................................... "-2
".4. REGISTRE DE CALCUL............................................................................................................................. "-3
".5. CREAREA SAU DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT: ..................................................................................... "-3
#.5.#. Deschiderea unui document existent ............................................................................................ #-4
#.5.2. Deschiderea unui document nou.................................................................................................. #-5
".6. INTRODUCEREA DATELOR %I A TEXTULUI ............................................................................................... "-6
#.6.#. Selectarea unui element din documentul prelucrat ...................................................................... #-6
#.6.2. Introducerea valorilor.................................................................................................................. #-6
".6.2.". Introducerea textului................................................................................................................................ "-7
".6.2.2. Scrierea numerelor sub form! de texte .................................................................................................... "-8
".6.2.3. Introducerea valorilor de calcul ............................................................................................................... "-9
".6.2.4. Introducerea datelor calendaristice &i a orei............................................................................................. "-9
".6.2.5. Crearea unor serii de date &i folosirea facilit!'ii AutoFill ...................................................................... "-"0
".7. NAVIGAREA.......................................................................................................................................... "-""
".8. EXECU#IA INSTRUC#IUNILOR %I A COMENZILOR N EXCEL ................................................................... "-""
#.8.#. Folosirea meniurilor .................................................................................................................. #-##
#.8.2. Folosirea meniurilor contextuale............................................................................................... #-#2
#.8.3. Folosirea barelor cu instrumente............................................................................................... #-#2
#.8.4. Folosirea scurt!turilor............................................................................................................... #-#3
".9. TERMINAREA SESIUNII DE LUCRU EXCEL.............................................................................................. "-"3
"."0. OB#INEREA ASISTEN#EI DIN PARTEA PROGRAMULUI ....................................................................... "-"4
#.#0.#. Comanda Help........................................................................................................................... #-#4
#.#0.2. Ecranul Help Topics.................................................................................................................. #-#5
#.#0.3. Microsoft Word Help.................................................................................................................. #-#7
#.#0.4. Informa$ii dependente de context ............................................................................................... #-#8
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Capitolul 1
NO!IUNI DE BAZ"
1.1. Introducere
La prima vedere programul Microsoft Excel 97 vi se poate p!rea foarte
impresionant, mai ales dac! este pentru prima oar! cnd lucra'i cu un program de calcul
tabelar. Binen'eles, aceast! fric! va dispare cu timpul, mai ales dac! v! ve'i decide s! afecta'i
mai mult timp necesar pentru a parcurge toate etapele de instruire necesare n'elegeri
programului.
n capitolul de fa'! vom discuta no'iunile introductive ale programului Microsoft
Excel 97, urmnd a nv!'a apoi cum s! introduce'i text &i numere n foaia de calcul, care sunt
modalit!'ile de deplasare n Excel, ce comenzi exist! &i cum pot fi acestea lansate, cum salva'i
fi&ierele de lucru &i cum pute'i folosi programul de asisten'! oferit de Microsoft Excel.
Prima etap! pe care trebuie s! o parcurgem nainte de a studia programul Excel este
de a cunoa&te modalitatea de a-l instala. Astfel n anexa A ave'i prezentat! modalitatea
general! de instalare a programului. Dac! calculatorul dumneavoastr! are deja instalat
software-ul Microsoft Excel atunci pute'i trece mai departe. Trebui precizat de altfel c! vom
presupune o cunoa&tere ct de ct a sistemului de operare b, adic! &ti'i s! lansa'i programe, s!
muta'i ferestre, s! alege'i meniurile &i comenzile necesare &i a&a mai departe.
1.2. Lansarea programului Microsoft Excel
Exist! mai multe modalit!'i de lansarea programului Microsoft Excel 97, func'ie de
ceea ce dorim s! facem. n acest paragraf v! vor fi prezentate cteva modalit!'i foarte des
utilizate.
M Me et to od da a I I: : F Fo ol lo os si ir re ea a m me en ni iu ul lu ui i S St ta ar rt t d di in n W Wi in nd do ow ws s 9 95 5. .
". Selecta'i succesiv meniul Start>Programs>Microsoft Excel;
2. Va apare fereastra programului Microsoft Excel 97 &i probabil fereastra Office
Assistant. n aceast! faz! nchide'i aceast! ultim! fereastr!, executnd clic pe
op'iunea Start Using Microsoft Excel (ncepe'i utilizarea Microsft Excel).
Ecranul dumneavoastr! trebuie s! arate ca cel din figura ".".
M Me et to od da a I II I: :F Fo ol lo os si ir re ea a p pi ic ct to og gr ra am me ei i d de e p pe e s su up pr ra af fa a$ $a a d de e l lu uc cr ru u a a s si is st te em mu ul lu ui i d de e o op pe er ra ar re e
W Wi in nd do ow ws s 9 95 5. .
". Selecta'i pictograma programului Microsoft Excel de pe suprafa'a de
lucru a sistemului de operare Windows 95, care reprezint! o scurt!tur!
pentru lansarea programului. Pentru setarea acestei pictograme urma'i urm!torii
pa&i:
! Executa'i un clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafa'a liber! a
ecranului &i alege'i succesiv op'iunile New &i Shortcut din meniul afi&at;
! Odat! intrat n caseta de dialog Create Shortcut, executa'i clic pe butonul
Browse &i naviga'i pe traseul Program Files>Microsoft
Office>Excel.exe;
! Executa'i clic pe butonul Next;
! Scrie'i un nume pentru pictograma scurt!turii;
! Executa'i clic pe butonul Finish.
M Me et to od da a I II II I: :
n cazul n care ave'i un fi&ier Excel, pute'i deschide fi&ierul dorit &i implicit
programul Excel efectund dublu clic pe numele fi&ierului n cauz!. Pentru a putea &tii c!
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-2
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
fi&ierul este pentru programul Excel, deci l ve'i putea vedea cu acesta, trebui avut n vedere
faptul c! extensia fi&ierului tip Excel este *.xls (sau *.xl &i *.xla dar mult mai pu'in utilizate).
1.3. Interfa!a grafic" a programului Microsoft Excel
n momentul n care a'i solicitat deschiderea programului Excel, pe ecran va apare
fereastra de lucru a programului a&a cum indic! figura ".".
Fig. 1.1 Componentele ecranului programului Microsoft Excel
Cea mai mare parte a ecranului este ocupat! de o foaie de calcul vid! care este
mp!r'it! n coloane &i linii. Foaia de calcul con'ine un num!r de 256 de coloane, notate la
cap!tul de sus cu litere &i combina'ii de litere de la A la IV, &i 65536 de linii, numerotate la
cap!tul din stnga de la " la 65536. Dreptunghiul format la intersec'ia dintre o coloan! &i o
linie reprezint! o celul! a foii de calcul.
Pentru identificarea fiec!rei celule, programul Excel folose&te o adres! format! din
al!turarea literei care desemneaz! coloana la num!rul care contorizeaz! linia. De exemplu,
prima celul!, din col'ul stnga-sus al foii de calcul este A".
A&a cum este precizat n figura ".". exist! dou! tipuri de celule &i anume celul!
activ! &i celul! inactiv!. Celula activ! este celula cu care tocmai lucra'i &i este marcat! de un
contur ngro&at, adresa acesteia reg!sindu-se n caseta cu numele celulei. Toate celelalte
celule sunt celule inactive.
Alte componente esen'iale ale ferestrei programului Microsoft Excel sunt:
Caseta cu
numele celulei
Butonul pentru
editarea formulelor
Bara de
titlu
Bara cu instrumente
standard
Bara cu instrumente
de formatare
Bara de formule
Foaia de calcul
Eticheta foii de calcul
Bara de stare
Butoanele de
deplasare n registru
Barele de derulare
Celul! activ!
Celul! inactiv!
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-3
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Bara de titlu este bara care afi&eaz! numele programului (Microsoft Excel) &i
numele documentului n curs de editare.
Bara de meniuri con'ine meniul principal al programului Microsoft Excel.
Bara de unelte standard care afi&eaz! butoanele pe care le pute'i selecta pentru
a realiza rapid diverse activit!'i de editare. Bara de unelte Excel poate fi folosit! cu
ajutorul mouse-ului.
Bara cu instrumente de formatare se folose&te pentru a selecta comenzi de
formatare pentru caracterele selectate. De asemenea, pentru a folosi bara cu uneltele
de formatare a textului trebuie s! dispune'i de mouse.
Bara de formule reprezint! bara unde se introduc datele sau formulele dorite.
Butonul pentru editarea formulelor introduce formula scris! n bara pentru
formule n celula activ! &i afi&eaz! rezultatul aferent. Acest buton are dou! func'ii:
butonul Enter pentru confirmarea introducerii formulei scrise n bara de formule &i
respectiv butonul Cancel cu care se anuleaz! introducerea efectuat! n bara de
formule.
Eticheta foii de calcul reprezint! denumirea foii de calcul aflat! n uz &i este
utilizat! pentru identificarea &i selectarea foilor unui registru. Dac! se efectueaz!
dublu clic pe etichet!, aceast! poate fi editat!, introducndu-se numele dorit.
Butoanele de deplasare n registru se folosesc pentru a deplasarea ntre
diversele foi de calcul din cadrul registrului deschis.
Barele de derulare sunt barele care afi&eaz! informa'ii despre documentul cu
care se lucreaz!.
Bara de stare afi&eaz! informa'ii despre documentul cu care se lucreaz!.
Bara de programe Windows este o component! a sistemului Windows 95.
Afi&eaz! aplica'iile active precum &i ora curent!. Poate fi utilizat! pentru a comuta
ntre diversele programe sau pentru a porni un nou program.
n func'ie de modul n care este configurat programul dumneavoastr!, este posibil ca
una sau mai multe dintre componente s! nu fie afi&ate.
1.4. Registre de calcul
Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr! este doar una din cele pe care le con'ine
fi&ierul curent, numit registru de calcul. n mod implicit fiecare registru nou con'ine trei foi,
dar poate avea pn! la 255 de foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255.
Registrul poate con'ine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n
care se pot crea grafice cu datele ob'inute n foile de calcul) &i foi de tip macro (n care sunt
memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast! structur! permite stocarea
datelor n foi diferite, dar totu&i n acela&i fi&ier.
R Re eg gu ul la a p pr ri in nc ci ip pa al l! ! d de e l lu uc cr ru u n n E Ex xc ce el l este urm!toarea:
Select!m mai nti elementul dorit (un document, o celul!, un domeniu de celule, o
diagram!, un obiect sau o component! a acestora) asupra c!ruia dorim s! ac'ion!m, &i apoi
alegem comanda &i o execut!m. O dat! ce am selectat un element, putem s! execut!m asupra
lui o secven'! de comenzi sau ac'iuni f!r! a trebui s! preciz!m de fiecare dat! 'inta acestora.
1.5. Crearea sau deschiderea unui document:
Pentru a putea folosi programul Excel n vederea memor!rii &i prelucr!rii datelor,
trebuie s! avem un document deschis, mai bine spus un registru. A&a cum s-a observat
programul Microsoft Excel deschide implicit un astfel de document o dat! cu deschiderea sa.
La nceput acest registru este denumit Book#, toate meniurile din bara de meniuri fiind active
Dac! nu este deschis nici un document din bara cu meniuri sunt active doar dou! meniuri &i
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-4
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
anume File &i Help (sau chiar dac! mai exist! &i alte meniuri active, acestea nu au nici o
comand! activ!).
n cazul n care nu avem nici un document deschis avem dou! posibilit!'i: s!
deschidem unul din documentele existente sau s! cre!m unul nou.
1.5.1. Deschiderea unui document existent
Dac! ne decidem c! dorim s! deschidem un document deja existent &i care se afl! pe
hardul calculatorului vom proceda astfel:
". Select!m meniul File din bara de meniuri.
2. Select!m comanda Open care va deschide fereastra de dialog Open, a&a cum se
observ! &i n figura ".2.
Fig. 1.2. Fereastra de dialog Open
3. Se selecteaz! documentul dorit.
4. Apoi se efectueaz! clic pe butonul open (deschidere) aflat n dreapta-sus a
ferestrei de dialog sau se poate efectua dublu clic pe documentul selectat. n
cazul n care renun'!m la deschiderea documentului se efectueaz! clic pe butonul
cancel (anulare).
Se poate observa c! n afar! de butoanele prezentate anterior, n fereastra de dialog
Open mai sunt prezente &i alte op'iuni, cum ar fi: butonul Advanced, butonul Find Now,
butonul Search, op'iuni utile n momentul n care dorim s! c!ut!m documentul dorit;
op'iunile File Name, Files of Type, Text or property, Last modified, op'iuni utile pentru a
restrnge num!rul fi&ierelor afi&ate n fereastra de dialog.
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-5
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Ob'inerea ferestrei de dialog Open se mai poate face prin ac'ionarea butonului Open
aflat pe bara de instrumente standard (figura ".3).
Fig. 1.3. Butoanele Open &i New din bara de instrumente standard
1.5.2. Deschiderea unui document nou
n cazul n care dorim s! deschidem nu un document existent ci unul nou vom aplica
urm!toarea metod!:
". Se selecteaz! meniul File din bara de meniuri.
2. Se selecteaz! comanda New, care deschide fereastra de dialog New (figura ".4.).
Fig. 1.4. Fereastra de dialog New
3. Se selecteaz! stilul documentului pe care dorim s!-l deschidem (programul
Microsoft Excel are presetat c!teva tipuri de stiluri de documente care asigur!
minimul necesar de format!ri).
4. Selecteaz! butonul OK pentru activarea documentului sau Cancel pentru
anularea deschiderii documentului.
Butonul Open
Butonul New
Diferite stiluri
de documente
Previzualizare stil
document
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-6
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
1.6. Introducerea datelor #i a textului
Majoritatea foilor de calcul con'in tabele cu numere, denumite n Excel valori, cu
care se execut! diverse calcule folosind formule. ntr-o foaie de calcul se pot introduce
diverse valori, cum ar fi: date calendaristice, ore ale zilei &i chiar texte.
1.6.1. Selectarea unui element din documentul prelucrat
Pentru a ar!ta cum se pot introduce aceste tipuri de valori vom ncepe prin a prezenta
modalitatea de selec'ie a unui element din documentul deschis. A&a cum am precizat nainte
de a executa o comand! n Excel, trebuie identificat elementul asupra c!ruia vom ac'iona.
Opera'ia de identificare a elementului de prelucrat se nume&te selectare, iar elementul se
nume&te selec$ie. Acest element poate fi o parte a unui document (una sau mai multe celule),
un obiect (sau p!r'i ale acestui obiect), ntregul document sau caractere din bara pentru
formule. n continuare, vom prezenta cteva tehnici de selectare a celulelor.
Pentru selectarea unei singure celule, se procedeaz! astfel:
! Fie ac'ion!m celula dorit! cu ajutorul mouse-ului, efectul fiind apari'ia unui
chenar ngro&at n jurul celului, ce va marca selec'ia;
! Fie prin intermediul unui clic select!m caseta cu numele celulei &i introducem
adresa celului pe care dorim s! o select!m.
Pentru selectarea unui domeniu de celule se procedeaz! astfel:
". Plas!m mouse-ul pe prima celul! dorit!.
2. Antren!m mouse-ul n diagonal! peste celelalte celule pe care dorim s! le
select!m. Domeniul de celule selectat este eviden'iat prin schimbarea culorii de
afi&are &i ncadrarea lui cu un chenar gros.
De exemplu, ac'ion!m pentru selectare celula B2 (figura ".5). Antren!m mouse-ul
pn! la celula C9, ob'innd astfel un domeniu de celule (de la B2 la B9 &i de la C2 la C9) care
este afi&at pe fundal negru incadrat de un chenar ngro&at. Celula B2 este celula activ!, fiind
singura care are un fond alb.
Fig. ".5. Selectare domeniului B2-C9.
1.6.2. Introducerea valorilor
Introducerea valorilor se face fie direct n celula activ!, fie n bara pentru formule,
care trebuie mai nti activat!. n primul caz, facem dublu clic pe celula vizat!, iar n al doilea
caz select!m bara de formule. Activarea barei de formule va deveni evident! prin afi&area
butoanelor Cancel, Enter &i Function Wizard (figura ".6).
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-7
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Fig.1.6. Descrierea barei pentru formule &i activarea butonului Function Wizard
ncepem apoi s! efectu!m introducerea valorilor. Pe m!sur! ce ad!ug!m caractere,
acestea apar att n celula activ!, ct &i n bara de formule. n momentul n care am finalizat
introducerea, o confirm!m prin ap!sarea tastei ENTER sau prin ac'ionarea butonului Enter.
Dac! dorim s! anul!m valorile introduse, ap!s!m tasta ESC sau ac'ion!m butonul Cancel.
Dac! ne-am r!zgndit sau am comis o eroare care necesit! abandonarea introducerii,
exist! dou! situa'ii:
! Dac! nu am confirmat introducerea, ac'ion!m butonul Cancel sau ap!s!m tasta
ESC.
! Dac! am confirmat introducerea, execut!m comanda Undo Entry, din meniul
Edit, sau ac'ion!m butonul Undo din bara de instrumente standard (figura ".6).
1.6.2.1. Introducerea textului
Pentru ca foile de calcul s! fie citite u&or. Se introduc de obicei titluri de coloan! sau
de linie care descriu datele din celule respective. S! scriem acum cteva titluri de coloan! &i
de linie (figura ".7):
". Avnd celula A" selectat!, scrie'i Data (data calendaristic!). Pe m!sur! ce scrie'i,
textul apare deopotriv! n celula A" ct &i n bara de formule. Un cursor clipitor
v! semnalizeaz! unde va fi plasat urm!torul caracter.
2. Ap!sa'i butonul Enter din bara de formule (sau pur &i simplu ac'iona'i tasta
ENTER) pentru a ncheia introducerea textului. Textul Data va apare n celula
A", aliniat la stnga (aceasta este alinierea implicit! pentru texte).
3. Executa'i un clic pe celula B" pentru a o selecta.
4. Scrie'i Numele Produsului, dar n loc de a ap!sa tasta ENTER, ap!sa'i tasta Tab.
Programul ncheie introducerea textului n celula B" &i selecteaz! celula C".
5. Scrie'i n celula C" Num!rul Clientului &i ap!sa'i tasta Tab.
6. Scrie'i n celula D" Volumul vnz!rilor &i ap!sa'i tasta Enter pentru validare.
Enter
Func'ii predefinite
Cancel
Bara pentru formule
Ajutorul oferit de
Office Assistent
Descrierea func'iei
predefinite aleas!
Introducerea valorilor
pentru func'ie
Butonul Undo
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-8
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Fig. 1.7. Introducerea textului n celule
Pute'i remarca c! titlurile din celulele B", C", D" sunt destul de lungi &i nu ncap n
totalitate, deoarece Excel trunchiaz! textul introdus func'ie de l!'imea celulei. Astfel dup!
introducerea textului trebuie ajustat! l!'imea celulelor (vezi paragraful ?? de la pagina ??).
Am terminat de scris titlurile coloanelor, a&a c! ne vom ndrepta aten'ia c!tre
completarea cu informa'ii specifice fiec!rei coloane. Deocamdat! vom l!sa necompletat!
prima coloan!, completnd coloana a doua.
Astfel vom preciza cteva produse, astfel:
". Executa'i clic n celula B2 &i scrie'i Monitor #7.
2. Ap!sa'i tasta ENTER, astfel c! programul va termina scrierea n celula B2 &i va
trece la celula B3.
3. Introduce'i n celula B3 produsul Plac! de baz!.
4. Scrie'i, n continuare, urm!toarele produse:
B4 Microprocesor AMD K7
B5 Memorie DIMM 64
B6 Placa Video S3 Trio
B7 Placa Sunet Yamaha
B8 Coller AMD K7
B9 Unitate CD-ROM 64x
B"0 Mouse Genius 3B
5. n momentul n care s-a dorit introducerea textului aferent celulei B5 s-a putut
observa c! Excel a afi&at textul din celula B4, anticipnd ceea ce am fi dorit s!
scriem. Acest lucru este executat de func'ia AutoComplete a programului Excel.
1.6.2.2. Scrierea numerelor sub form# de texte
Dup! ce am terminat de introdus textele aferente coloanei B vom completa coloana C
cu numerele asociate clien'ilor firmei fictive. De obicei, dorim ca programul s! trateze
numerele clien'ilor , numerele documentelor, numerele de telefon &i alte numere folosite
pentru identificare ca texte &i nu ca valori cu care s! se efectueze calcule. Dac! num!rul
include pe lng! cifre ntre 0 &i 9 &i alte caractere, programul l va considera automat text.
Dac! num!rul este ns! compus doar din cifre, atunci programul l va considera ca atare. De
exemplu codul produselor men'ionate anterior, con'in uneori doar cifre sau &i cifre &i litere.
S! vedem cu trateaz! Excel codurile introduse:
". Excuta'i clic pe celula C2 &i scrie'i 4739AA &i ap!sa'i tasta Enter. Codul
con'innd &i cifre &i litere, Excel l trateaz! ca text &i l aliniaz! la stnga.
2. n celula C3, scrie'i 943200 &i executa'i clic pe butonul Enter. Se observ! c!
programul a tratat codul clientului ca un num!r, aliniindu-l la dreapta.
n cazul n care dorim ca Excel s! nu interpreteze numerele introduse ca valori de
calcul ci ca text, la nceputul nregistr!rii se introduce un apostrof (). Astfel, dac!:
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-9
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
3. n celula C3 introducem din nou codul anterior dar de data aceasta cu apostrof,
943200, dup! care ac'ion!m butonul Enter, programul Excel va trata valoarea ca
text &i l va alinia la stnga.
4. Introduce'i n continuare urm!toarele coduri pentru clien'ii virutali:
C4 "488AA
C5 6398AA
C6 242422
C7 652248
C8 742669
C9 5465CF
C"0 855"""
Rezultatele se pot observa n figura ".8.
Fig. 1.8. Introducerea valorilor (text) n celule
1.6.2.3. Introducerea valorilor de calcul
Dup! cum s-a putut observa introducerea valorilor numerice de calcul este o opera'ie
la fel de u&oar! ca &i introducerea unui simplu text. Parcurge'i urm!torii pa&i pentru
introducerea valorilor corespunz!toare vnz!rilor, n coloana D:
". Executa'i clic pe celula D2 pentru a introduce valoarea de 230.56 &i tasta'i Enter.
2. Scrie'i urm!toarele valori n celulele aferente:
D3 "89.23
D4 "45.00
D5 78."2
D6 89.36
D7 36.25
D8 7.5
D9 "75.9
D"0 5.6
Se observ! c! programul nu scrie totdeauna a&a cum a'i introdus. Cu excep'ia cazului
c! i spune'i altfel, programul alege modalitatea cea mai simpl! de afi&are &i re'inere a
informa'iilor.
1.6.2.4. Introducerea datelor calendaristice $i a orei
Pentru ca datele calendaristice &i orele s! fie afi&ate corect, acestea trebuie scrise ntr-
un format pe care programul s! l identifice ca atare. Sunt recunoscute urm!toarele formate:
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"0
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
4/20 20-Apr-98 April 20, "998 4-Mar Mar-97
3/4/97 04-Mar-97 M March-97 M-97
03/04/97
Exist! dou! formate suplimentare care combin! data &i ora sub forma:
3/4/97 ":30 PM 3/4/97 "3:30
Pentru a eviden'ia modalitatea de lucru, a programului Excel, cu date calendarisitce
vom introduce n coloana A urm!toarele date:
A" Jan3, "997
A2 "/4/97
A3 "/"0/97
A4 24-Jan-97
A5 Feb 2, 97
A6 2/8/97
A7 feb "4, 97
A8 3/"/97
A9 ""-March-97
A"0 March 28, "997
nc! o dat!, nu trebuie s! v! ngrijora'i dac! programul nu va afi&a datele
calendaristice a&a cum le-a'i introdus. Dup! cum se vede n figura urm!toare a'i completat
toate rubricile corespunz!toare unei foi de calcul simple.
1.6.2.5. Crearea unor serii de date $i folosirea facilit#%ii AutoFill
n Excel, avem posibilitatea s! cre!m diverse serii de valori pentru numere, date
calendaristice &i texte cu elemente de ordonare. De exemplu, pentru ca s! cre!m o serie de
numere de ordine, putem extinde secven'a ", 2, 3 ad!ugnd 4, 5, 6, 7, . Aceste serii sunt
utile de fiecare dat! cnd avem nevoie de numere incrementate, perioade de timp sau alte
elemente ce include valori incrementate.
Pentru crearea unor astfel de serii de valori, Excel ne pune la dispozi'ie dou!
mecanisme:
! Mnerul din chenarul pentru selec'ii;
! Subcomanda Series, a comenzii Fill, din meniul Edit.
Folosind tasta CTRL, putem s! control!m creare seriilor de date. Astfel:
". Dac! am selectat o celul! care con'ine o valoare &i o copiem prin antrenarea
mnerului ntr-un domeniu de celule, ea va fi introdus! n toate celulele
domeniului.
2. Dac! dorim s! cre!m o serie de valori incrementate pornind de la valoarea
selectat!, 'inem ap!sat! tasta CTRL &i antren!m mnerul selec'iei n jos sau spre
dreapta.
3. Dac! dorim s! cre!m o serie de valori decrementate pornind de la valoarea
selectat!, 'inem ap!sat! tasta CTRL &i antren!m mnerul selec'iei n jos sau spre
dreapta.
4. Dac! am selectat o celul! care con'ine o valoare pe care Excel ar incrementa-o
automat, putem s! prentmpin!m acest lucru, prin ap!sarea tastei CTRL &i s!
copiem prin antrenarea m!nerului.
Programul Excel poate crea urm!toarele tipuri de serii:
! timp - putem include incremente m!surate n zile, s!pt!mni sau luni &i care sunt
specificate de utilizator.
! liniare - valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constant!.
! de cre#tere - seria se ob'ine prin nmul'irea valorilor printr-un factor constant.
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-""
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
! AutoFill - aceasta extinde mai multe tipuri de valori &i creeaz! serii inteligente de
valori. Poate fi folosit! direct, prin antrenare sau prin execu'ia subcomenzii
Series a comenzii Fill, din meniul Edit sau din meniul contextual.
1.7. Navigarea
Cel mai rapid mod de navigare n foaia de calcul este cu ajutorul mouse-ului. Dup!
cum a'i v!zut, executarea unui clic n oricare dintre celule mut! indicatorul de celul! n
aceasta &i afi&eaz! noua adres! corespunz!toare. Pentru a afi&a p!r'i ale foii de lucru care nu
sunt vizibile pe ecran se folosesc barele de derulare.
Pentru revenirea la prima celul! a foii de calcul, oriunde v-a'i afla, tasta'i combina'ia
de taste Ctrl + Home.
De asemenea o alt! modalitate de a naviga n interiorul unei foi de calcul este
folosire tastaturii. Probabil c!, la nceput, ve'i folosi mai frecvent tastele cu s!ge'i, dar, pe
m!sur! ce c&tiga'i experien'!, ve'i nv!'a alte tasta sau combina'ii de taste ce permit
deplasarea cu o mai mare u&urin'! de la o celul! la alta.
Iat! cteva din aceste taste sau combina'ii de taste, extrem de utilizate &i foarte utile:
Tabelul 1.
Taste sau combina$ia de taste ... Folosite pentru a ...
Page Down Derula foaia cu o fereastr! n jos
Page Up Derula foaia cu o fereastr! n sus
Alt + Page Down Derula foaia cu o fereastr! n dreapta
Alt + Page Up Derula foaia cu o fereastr! n stnga
Ctrl + End Ajunge la sfr&itul zonei active
Ctrl + Home Ajunge la celula A"
Home Ajunge la prima celul! a liniei con'innd celula activ!
End, S!geat! dreapta Ajunge la ultima celul! a liniei con'innd celula activ!
End, S!geat! sus Ajunge la prima celul! a coloanei con'innd celula activ!
End, S!geat! jos Ajunge la ultima celul! a coloanei con'innd celula activ!
1.8. Execu!ia instruc!iunilor #i a comenzilor n Excel
Dup! ce a'i nv!'at s! selecta'i &i s! introduce'i valori, vom discuta despre
modalit!'ile prin care pute'i transmite programului instruc'iunile sau comenzile dorite.
1.8.1. Folosirea meniurilor
Pute'i transmite instruc'iuni programului Excel utiliznd comenzile puse la dispozi'ie
de meniurile din bara de meniuri. Pentru cei ce cunosc procedurile elementare ale sistemului
Windows 95, vor descoperi c! &i aici trebuie procedat la fel.
Astfel dac! dorim s! alegem o comand! din meniu, trebuie mai nti s! executa'i un
clic pe numele meniului din bara de meniuri. Cnd meniul se desf!&oar! pe ecran, nu ave'i
altceva de f!cut dect s! executa'i un clic pe numele comenzii dorite. Dac! vre'i s! ob'ine'i
acela&i rezultat folosind tastatura, pute'i folosi combina'ia de taste format! din tasta Alt
pentru a activa bara de meniuri simultan cu tasta corespunz!toare literei subliniate din
numele meniului &i apoi ap!sa'i tasta con'innd litera subliniat! din comanda dorit!.
Unele comenzi sunt urmate de o s!geat! care indic! faptul c!, selectare comenzii
respective, va fi afi&at un submeniu. Alege'i comenzile din submeniuri la fel ca pe cele din
menuri.
Alte nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie (...), care indic! faptul c!
trebuie s! furniza'i informa'ii suplimentare pentru ca Excel s! execute comanda. Cnd se
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"2
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
selecteaz! o astfel de comand!, programul Excel afi&eaz! o caset! de dialog. Unele casete de
dialog con'in mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Pentru afi&are aop'iunilor fiec!rei
pagini se execut! un clic pe eticheta paginii respective.
n cazul cnd numele comenzii este estompat, nseamn! c! nu putem alege acele
comenzi.
Fig. 1.9. Folosirea meniurilor pentru a lansa comenzi &i instruc'iuni n Excel
n figura ".9 se poate observa cum meniul Edit a fost selectat. Selectarea se putea
face fie direct cu mouse-ul, fie prin combina'ia de taste Alt+E. De asemenea se poate observa
tipurile de comenzi precizate anterior. Astfel comanda Fill care este selectat! are deschis un
submeniu care are la rndul s!u alte comenzii. Totodat! se pot observa tipurile de comenzi ce
nu pot fi nc! selectate (de exemplu Links, Objects din meniul Edit &i Down sau Right din
submeniul Fill).
1.8.2. Folosirea meniurilor contextuale
Meniurile contextuale grupeaz! comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum
ar fi o celul! sau un element al unei ferestre. Plas!m indicatorul mouse-ului pe obiectul
respectiv, executnd un clic cu butonul din dreapta mouse-ului &i meniul corespunz!tor este
afi&at (pe scurt executarea unui clic-dreapta). Putem alege o comand! din meniul contextual
la fel ca dintr-un meniu obi&nuit.
1.8.3. Folosirea barelor cu instrumente
O alt! metod! de a lansa comenzi sau instruc'iuni const! n folosirea butoanelor din
barele cu instrumente. Excel v! pune la dispozi'ie numeroase bare cu instrumente predefinite.
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"3
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Pe unele le ve'i folosi frecvent, pe altele, probabil, niciodat!. De obicei programul afi&eaz!
doar barele cu instrumente Standard &i Formatting. Cu toate acestea putem afi&a, muta sau
ascunde oricnd orice bar! de instrumente dorim.
Este bine s! v! obi&nui'i cu folosirea acestor bare cu instrumente, deoarece reprezint!
o metod! eficient! &i rapid!. S! ne convingem:
". Plasa'i indicatorul pe oricare buton din bara cu instrumente Standard. Ve'i vedea
o etichet! ToolTips cu numele butonului.
2. Deplasa'i ncet mouse-ul deaspura tuturor butoanelor exsitente pe barele de
instrumente Standard &i Formatting, pentru a le afi&a numele.
3. Executa'i clic pe butonul Web Toolbar din bara de instrumente Standard pentru
a afi&a bara cu instrumente Web care apare sub celelalte bare.
4. Executa'i clic-dreapta undeva pe bara cu instrumente standard sau de formatare
pentru a afi&a un meniu contextual care con'ine cteva din celelalte bare cu
instrumente disponibile. Meniurile care sunt deja activate au un semn distinctiv
( ) n fa'a denumirii lor.
5. Selecta'i op'iunea Chart din meniul contextual pentru a afi&a o bar! cu
instrumente Chart flotant!.
6. Executa'i dublu clic pe titlul barei Chart pentru a o aduce n zona barelor cu
instrumente din partea superioar! a ferestrei.
7. Plasa'i indicatorul pe linia dubl! de la cap!tul din stnga al barei cu instrumente
Chart &i trage'i-o pe suprafa'a foii de calcul.
8. Executa'i clic pe butonul Close din partea dreapt! a barei de titlu pentru a
ndep!rta bare cu instrumente Chart de pe ecran.
1.8.4. Folosirea scurt!turilor
Dac! prefera'i s! folosi'i tastatura n locul mouse-ului, pute'i lansa numeroase
comenzi Excel folosind combina'ii de taste, numite scurt!turi. Pute'i afi&a o list! a acestor
scrut!turi alegnd din meniul Help comanda Contents And Index &i executnd dublu clic pe
op'iunea Reference Information din pagina Contents, apoi pe textul Keyboard Shortcut
Reference &i n final pe scurt!tura care v! intereseaz!.
1.9. Terminarea sesiunii de lucru Excel
n momentul n care am terminat lucrul cu un document, acesta poate fi salvat ntr-un
fi&ier. Dac! documentul exist! deja, salvarea se poate face n acela&i fi&ier sau ntr-altul cu alt
nume. Dac! documentul este nou creat, trebuie s! preciz!m numele fi&ierului n care dorim
s!-l salv!m.
Pentru a n'elege mai bine vom salva fi&ierul pe care am lucrat pn! acum. Pentru
acest lucru parcurge'i urm!torii pa&i:
". Executa'i clic fie pe butonul Save din bara cu instrumente standard, fie din
meniul File de pe bare de meniuri alege'i comanda Save sau Save As. A doua
comand! o vom folosi atunci cnd avem deja un nume al fi&ierului sau cnd
dorim s! salv!m sub un alt nume. n cazul nostru indiferent de ce alegem va
trebui s! introducem numele dorit de fi&ier (ex#capitol#.xls).
2. Programul afi&eaz! caseta de dialog Save As.
3. Introduce'i numele ales pentru fi&ierul n cauz! (ex#capitol#.xls).
4. n caseta Save In alege'i directorul n care dori'i s! salva'i documentul
dumneavoastr!. Implicit programul ofer! posibilitatea salv!rii n directorul My
Documents (documentele mele).
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"4
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
5. Se ac'ioneaz! butonul Save pentru a salva numele ales al fi&ierului sau butonul
Cancel pentru a anula denumirea fi&ierului.
6. La revenire n fereastra programului Excel se va observa c! n bara de titlu s-a
efectuat schimbarea denumirii documentului.
Pentru nchiderea documentului urma'i unul dintre pa&ii urm!tori:
". Executa'i comanda Close din meniul File. Dac! documentul pe care l nchidem
con'ine modific!ri nesalvate nc!, Excel afi&eaz! o fereastr! de dialog prin care
sunte'i ntrebat dac! dori'i s! salva'i modific!rile survenite de la ultima salvare.
Ave'i la dispozi'ie trei op'iuni: Yes (Da salveaz! documentul), No (Nu nu
salveaz! documentul), Cancel (anuleaz! nchiderea documentului).
2. Executa'i clic pe butonul sub form! de x din partea dreaptasus a ferestrei
documentului (aten'ie c! exist! dou! astfel de semne, primul de sus
corespunz!tor nchiderii programului, al doilea corespunz!tor nchiderii
documentului activ).
3. Pentru nchiderea programului selecta'i comanda Exit din meniul File. n acest
moment programul nchide toate documentele deschise &i ne avertizeaz! n cazul
n care au mai r!mas nesalvate date n anumite documente.
1.10. Ob!inerea asisten!ei din partea programului
Programul Microsoft Excel nglobeaz! mai multe mecanisme care permit accesul
utilizatorului la informa'ii, sugestii de perfec'ionare, explica'ii detaliate &i exemple de utilizare
cu privire la toate facilit!'ile acestuia.
n acest paragraf sunt explicate modalit!'ile de utilizare ale sistemului de asisten'a
software al programului Microsoft Excel.
1.10.1. Comanda Help
Comanda Help v! permite accesul n sistemul de asisten'! software al programului
Microsoft Excel, sistem ce afi&eaz! pe ecranul dumneavoastr! informa'ii &i instruc'iuni de
lucru cu programul Excel. O cale de acces la sistemul de asisten'! software o reprezint!
comanda Help din meniul principal. La selectarea comenzii Help se afi&eaz! un submeniu ce
con'ine cinci comenzi. Acestea sunt urm!toarele:
" Microsoft Excel Help - afi&eaz! meniul asistentului sistemului de asisten'!.
" Contents and Index - afi&eaz! ecranul principal al sistemului de asisten'!
software, ecran ce are titlul Help Topics.
" What's this? - afi&eaz! meniul help pentru un anumit obiect indicat, asigurnd
ajutorul pentru o formatare deja existent! din text.
" Microsoft on the Web - permite conectarea la re'eaua Microsoft (Microsoft
Network). Aceast! comand! este disponibil! numai dac! la configurare a'i realizat conectarea
sistemului pe care lucra'i la re'eaua Microsoft. .
" Lotus 1-2-3 Help - afi&eaz! mesaje de asisten'! pentru utilizatorii familiariza'i cu
programul Lotus "-2-3.
" About Microsoft Word - afi&eaz! informa'ii despre programul Word pentru
Windows, cum ar fi num!rul versiunii programului &i num!rul de licen'!.
Acest capitol explic! cele mai des folosite comenzi de asisten'!. Dac! dori'i
informa'ii mai am!nun'ite despre Microsoft Network sau Lotus 1-2-3 Help pute'i consulta
documenta'ia livrat! odat! cu programul.
A As si is st te en n$ $! ! r ra ap pi id d! !: :
n orice moment al edit!rii unui document, pute'i afi&a rapid ecranul Help Topics
ap!snd tasta F".
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"5
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
1.10.2. Ecranul Help Topics
Fereastra Help Topics con'ine patru etichete (Contents, Index, respectiv Find, care
v! permit accesul n diferite zone ale sistemului de asisten'! software on-line.
Fig. 13.1 Eticheta Contents din caseta de dialog Help Topics
Observa'i con'inutul grupului Contents (figura "3.") din meniul Help Topics
Microsoft Wizard. Fiecare titlu (sau carte) din lista afi&at! define&te o anumit! sec'iune din
materialul de asisten'! software on-line. Pentru a deschide o carte, selecta'i-o &i apoi ap!sa'i
butonul Open. Pentru a nchide o carte deschis!, face'i dublu clic pe pictograma ce reprezint!
o carte deschis! situat! n stnga titlului selectat.
Atunci cnd deschide'i o carte se afi&eaz! lista capitolelor con'inute de aceasta.
Capitolele c!r'ii deschise sunt indicate prin pictograme de forma unui semn de ntrebare.
Pentru a deschide un capitol, face'i clic pe pictograma asociat! lui &i apoi face'i clic pe
butonul Open. De asemenea, o carte poate con'ine &i alte c!r'i pe care le pute'i deschide
procednd n acela&i mod.
Pentru a reveni din fereastra ce con'ine am!nuntele ajut!toare, face'i clic pe butonul
Help Topics pentru a nchide fereastra respectiv! &i a reveni n meniul principal.
Carte deschis!
Capitol
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"6
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Fig. 13.2 Eticheta Index din ecranul Help Topics
Grupul Index con'ine o list! ordonat! alfabetic a subiectelor despre care se pot
furniza informa'ii, a&a cum se observ! deschiznd grupul din meniul principal Help Topics.
Pentru a vizualiza fi&ierul face'i clic pe subiectul ce v! intereseaz! &i apoi ap!sa'i tasta
Display.
Fig. 13.3 Eticheta Find din ecranul Help Topics
Grupul Find din fereastra Help Topics permite c!utarea informa'iei dorite n
sistemul de asisten'! software al programului.
Pentru a utiliza facilitatea Find proceda'i astfel:
". Introduce'i subiectul sau cuvntul dup! care vre'i s! se efectueze c!utarea n prima
caset! de text.
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"7
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
Fig. "3." - Microsoft Assistent
2. n a doua caset! de text, face'i clic pe termenul cel mai apropiat de subiectul tastat
n prima caset! de text.
3. A treia caset! de text afi&eaz! o list! ce con'ine termenii care se refer! la subiectul
selectat. Face'i clic pe elementul din list! care v! intereseaz! &i apoi selecta'i butonul Display.
Fig. 13.4 Fereastra de tip text ce con'ine informa'iile cerute
Programul va afi&a o fereastr! (figura "3.4) de asisten'! software cu informa'ii
referitoare la subiectul selectat. Fereastra poate fi de dou! tipuri: grafic! sau text. n figura
"3.4 este vorba de o fereastr! grafic! care furnizeaz! o imagine a elementului selectat &i
con'ine diverse etichete asupra c!rora pute'i face clic cu mouse-ul pentru a afi&a informa'ii
suplimentare referitoare la anumite op'iuni ale programului. Fereastra de tip text furnizeaz!
informa'ii, multe din ferestrele de acest gen, con'in la rndul lor, butoane pe care le pute'i
selecta pentru a ob'ine informa'ii suplimentare.
n orice fereastr! a sistemului de asisten'!
software v-a'i afla, face'i clic pe butonul Help Topics
pentru a nchide fereastra n cauz! &i a reveni la meniul
principal. Pentru a nchide fereastra se folose&te tasta
ESC. De asemenea activnd butonul Options ve'i ob'ine
alte comenzi utile sistemului de asisten'a software, cum ar
fi tip!rirea ferestrei n cauz!.
1.10.3. Microsoft Word Help
Fereastra Microsoft Excel Help reprezint! un
sistem de ajutor mult mai facil, avnd o grafic! mai
atr!g!toare.
A&a cum se observ! n figura "3." la activare
comenzii Microsoft Excel Help din cadrul meniul Help,
n cadru ferestrei programului Microsoft Excel, n partea
dreapt! jos, apare o anima'ie &i un chestionar care ajut! la
solu'ionarea problemei ap!rute. Astfel cel mai simplu este
introducerea n spa'iul destinat al cuvntului care descrie cel mai bine problema ap!rut!. Dup!
Microsoft Excel 97 - Nivel ncep!tori Pag. "-"8
Centrul de perfec$ionare radiocomunica$ii Ing. Ioan "erban Popa
aceea se activeaz! comanda Search fiind urmat! de apari'ia unei ferestre cu descrierea
solu'iei sau solu'iilor posibile pentru problema n cauz!.
1.10.4. Informa"ii dependente de context
Dac! folosi'i meniurile sau casetele de dialog ale programului Excel, pute'i ob'ine
informa'ii de asisten'! software dependente de context n orice moment ap!snd tasta F1.
Dac! a'i selectat o comand! dintr-un meniu &i ap!sa'i tasta F" se vor afi&a informa'ii despre
ea. Dac! a'i deschis o caset! de dialog, ap!sarea tastei F" afi&eaz! informa'iile referitoare la
caseta de dialog respectiv!.
Dup! ce a'i citit informa'iile afi&ate, ap!sa'i tasta ESC pentru a nchide fereastra de
asisten'! software &i a reveni la ceea ce f!cea'i anterior.