Corespondena Economic

CUPRINS:
Tema 1. Corespondenta oficiala...................................................................................................2
1.1. Importanta si clasificare......................................................................................................2
1.2. Circulatia corespondentei...................................................................................................4
1.3. Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala...................................................................5
Tema 2. Stilul corespondentei oficiale..........................................................................................8
2.1. Particularitatile stilului..................................................................................................8
2.2. Abrevieri folosite in corespondenta oficiala...............................................................10
Tema . Ela!orarea mesa"ului scris...........................................................................................11
3.1. Etapele intocmirii unei scrisori...................................................................................11
3.2. orma !rafica si estetica a scrisorilor.........................................................................12
3.3. Elementele componente ale scrisorii..........................................................................15
3.4. "crisoarea in mediul international..............................................................................1#
Tema #. Tipuri de corespondenta...............................................................................................21
4.1. $ipuri de scrisori.........................................................................................................21
4.2. Cererile oficiale si personale.......................................................................................22
Tema $. Corespondenta comerciala...........................................................................................2$
5.1. Cererea de ferta...........................................................................................................25
5.2. %ferta.........................................................................................................................2&
5.3. 'efu(ul la oferta..........................................................................................................2)
5.4. Comanda*********.................................................................................28
5.5 Contractul*****************************.28
5.& 'eclama ia**************************.**...30
Tema %. Coresponden a protocolar&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&..
Tema '. Coresponden a administrati(....................................................................................$
Tema 8. Corespondenta "uridic................................................................................................#)
Tema *. Coresponden a diplomatic.........................................................................................#1
+iblio!rafie*******************************.
1
Tema 1. C+RESP+N,EN-. +/ICI.01
1.1. Importan2 3i clasificare.
,o-iunea de coresponden-. include forma scris. pe care o iau rela-iile dintre dou. sau mai
multe persoane /de obicei sub forma unor scrisori0. 1up. cum scrisorile se adresea(. unor
persoane 2uridice sau fi(ice3 acestea alc.tuiesc obiectul coresponden-ei oficiale sau private.
Ca disciplin. de studiu3 coresponden-a are ca obiectiv 4nsu5irea3 de c.tre cei care 45i vor
desf.5ura activitatea 4n institu-iile de stat sau private3 a principiilor3 re!ulilor3 metodelor 5i
formelor pe ba(a c.rora se redactea(.3 se pre(int.3 5i se folosesc scrisorile 5i actele oficiale.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre
persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor
relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate /persoan. 2uridic.0 sunt considerate acte oficiale.
6ntre scrisoare 5i act e7ist. urm.toarele deosebiri8
9 scrisoarea este o comunicare adresat. 4n scris unei persoane: actul este o dovad. scris. prin
care se constat. un fapt3 se re!lementea(. o obli!a-ie etc.
9 actul are titlu3 scrisori purt.toare de titlu se 4nt;lnesc mai rar:
9 actul are specificat 4n cuprinsul s.u titularul 4n folosul c.ruia se face constatarea:
9 ma2oritatea actelor sunt tipi(ate: 4n ca(ul scrisorilor3 tipi(area este rar 4nt;lnit.:
9 scrisorile sunt 4nre!istrate 4n 'e!istrul de intrare<ie5ire: actele au numere proprii de ordine3 pe
ba(a c.rora se -ine eviden-a emiterii 5i circula-iei lor /4n 'e!istrul de intrare<ie5ire sunt
4nre!istrate scrisorile 4nso-itoare ale actelor0:
9 scrisorile pot fi redactate 5i semnate de orice func-ionar cu dele!a-ie de corespondent: actele nu
pot fi 4ntocmite 5i semnate dec;t de func-ionari investi-i printr<o dispo(i-ie e7pres. a unui act
normativ cu aceste drepturi:
9 actul circul. de la autor la beneficiar 4nso-it de o scrisoare: c;nd nu se folose5te scrisoarea
4nso-itoare3 actul nu poate fi 4nm;nat beneficiarului dec;t prin luare de semn.tur.:
Cate4orii de acte oficiale
Clasificarea actelor oficiale se poate face 4n func-ie de mai multe criterii 5i anume8
,in punctul de (edere al naturii "uridice5 sunt:
9 acte cu caracter normativ3 care re!lementea(. cu putere obli!atorie principalele rela-ii sociale
5i se caracteri(ea(. prin aplicabilitatea lor repetat.3 acte a c.ror 4ndeplinire este asi!urat. prin
for-a coercitiv. a statului /de e7emplu3 le!ile3 ordonan-ele =uvernului3 >ot.r;rile normative ale
=uvernului sau ale or!anelor locale0:
9 acte nenormative ? sunt acte ce nu prev.d atribu-ii a c.ror 4ndeplinire este asi!urat. prin for-.
public..
1in punctul de vedere al efectului pe care 4l produc3 sunt8
9 acte produc.toare de efecte 2uridice /de e7emplu3 toate actele emise de or!anele statului3 fie
normative3 fie nenormative0:
9 acte care nu produc efecte 2uridice /acte cu caracter or!ani(atoric3 te>nico<func-ional etc.0.
,in punctul de (edere al ra6ei teritoriale pe care 73i produc efectul5 sunt8
9 acte cu caracter !eneral ? al c.ror efect se produce pe 4ntre! teritoriul -.rii /de e7emplu8 acte
emise de Parlament3 de Pre5edintele 'om;niei 5i de =uvern0:
9 acte ale or!anelor locale ale administra-iei publice ? efectele lor sunt limitate la o anumit.
unitate administrativ<teritorial. /de e7emplu3 actele Consiliilor locale3 ale prefec-ilor 5i
primarilor0.
,in punctul de (edere al or4anului emitent5 sunt8
< acte emise de or!anele repre(entative ale puterii de stat /Parlament3 Pre5edintele etc.0
9 actele emise de or!anele administra-iei publice centrale 5i locale /=uvern3 ministere 5i alte
autorit.-i ale administra-iei centrale3 prefecturi3 prim.rii0:
2
9 actele emise de a!en-ii economici 5i celelalte unit.-i 5i institu-ii.
Importana activitii de coresponden const. 4n faptul c.8
@este un element de ba(. pentru stabilirea rela-iilor 4ntre unit.-ile economice3 4ntre persoanele
fi(ice 5i persoane 2uridice care sunt obli!ate s.<5i re(olve anumite probleme 4n comun:
@ofer. posibilitatea consemn.rii scriptice a unei activit.-i:
@constituie un element de 4nre!istr.ri contabile:
@serve5te ca prob. 2usti-ie:
@permite3 prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit. problem.3 constituirea unui ciclu de
coresponden-. ce o!linde5te apari-ia3 modificarea sau stin!erea unor rela-ii 4ntre persoane
2uridice sau 4ntre persoane fi(ice 5i persoane 2uridice:
@devine o bo!at. surs. de documentare3 prin constituirea unui fond ar>ivistic3 red;nd stadiile
evolu-iei raporturilor economice3 precum 5i ale evolu-iei vocabularului din domenii diferite de
activitate.
Clasificarea corespondenei
Coresponden-a oficial. se poate clasifica dup. mai multe criterii8
a) dup criteriul de circumscriere8
< corespondena intern /intre compartimente sau responsabili ai acelea5i or!ani(a-ii0:
- corespondena extern /c.tre sau de la o institu-ie spre mediul e7terior ? alt. institu-ie sau
persoan.0.
b) dup domeniul de activitate8
- corespondena juridic /contesta-ia3 4nt;mpinarea3 notificarea3 pl;n!erea3 cererea de c>emare
4n 2udecata etc.0:
- corespondena administrativ /referatul3 rapoartul3 darea de seam.3 procesul verbal3 deci(ia3
ordinul3 dispo(i-ia0:
- corespondena protocolar /invita-ii3 scrisori de felicitare3 felicit.ri3 coresponden-a te>nica a
departamentelor de protocol etc.0:
- corespondena comercial /cererea de ofert.3 oferta3 comanda3 reclama-ia economic.3 avi(ul de
4nso-ire a m.rfii3 scrisoarea de !aran-ie etc.0:
< corespondena diplomatic /nota diplomatic.3 scrisorile de acreditare3 protestul diplomatic3
minuta diplomatic.3 nota verbala etc.0.
c) dup scopul ei:
- corespondena de solicitare /cererea economic.3 2uridic. etc.0:
- corespondena de informare /oferta3 reclama3 raportul3 darea de seama etc.0:
- corespondena de constatare /procesul verbal etc.0:
- corespondena de decizie, ndrumare, control /ordinul3 deci(ia0:
- corespondena de reclamaie /reclama-ia economic.3 2uridic.0:
- corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:
< corespondena secret /transmis. prin mi2loace de securitate or!ani(ate3 folosit. 4n sistemul
institu-ionali(at /+irou 1ocumente "ecrete ? +1"0:
- corespondena deschis /transmis. pe cale obi5nuit. 5i care poate lua toate formele materiale
ale coresponden-ei ? scrisoarea3 fa7ul3 e<mail3 telefa7 etc.0.
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
- scrisoarea iniial;
- de rspuns;
- de revenire.
f) dup criteriul suportului:
- corespondena clasic < scrisoarea:
- corespondena telegrafic < tele!rama3 tele7ul:
- corespondena electronic < e<mail<ul.
3
g) dup modul de ntocmire8
documente tipizate;
- documente netipizate.
h) dup natura !i destinaia exemplarelor8
- originalul /primul e7emplar care se trimite destinatarului0:
- copia simpl /de ar>iv. sau de dosar0 se scrie odat. cu ori!inalul la indi!o:
- duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n
Monitorul Oficial. uplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat 5i ori!inalul. Pe actul
nou eliberat se men-ionea(. AduplicatB: are puterea ori!inalului:
copia dup original se copia(. e7act te7tul de pe ori!inal
< copia certificat are confirmarea c. este valabil.: se folose5te pentru p.strarea ori!inalului3 se
semnea(. 5i se eliberea(. de secretariatul unit.-ii care p.strea(. ori!inalul.
< extrasul constituie copia unei p.r-i3 a unu
8 copia legalizat este eliberat. de notariat. Ea con-ine reproducerea e7act. a con-inutului
actului3 dactilo!rafiat. 4n 5ir indian sau 7ero73 precum 5i 4nc>eierea de le!ali(are3 sub semn.tura
notarului 5i 5tampila biroului notarial.
< fotocopia are valoare numai 4n ca(ul le!ali(.rii de notariat:
1.2. Circula2ia coresponden2ei
Circula-iei coresponden-ei3 at;t 4n interiorul unei institu-ii3 c;t 5i 4n afara ei3 i se acord. o
aten-ie deosebit.3 tocmai datorit. importan-ei pe care o repre(int. scrisorile pentru orice
institu-ie. "crisoarea poate circula astfel8
< 4n plic 4nc>is3 si!ilat 5i transmis prin po5t. sau curier:
< transmis. ca atare prin intermediul curierului sau predat.<preluat. personal. ,u este si!ilat. 4n
plic /se e7clud din aceast. cate!oriile scrisorile cu re!im special de confiden-ialitate0:
< scrisoarea depus. la serviciul de re!istratur. sau secretariat al destinatarului 5i primirea unui
bon cu num.rul de 4nre!istrare. "e utili(ea(. frecvent 4n modul de lucru al autorit.-ilor publice
cu cet.-enii:
< transmis. prin intermediul unei alte persoane ca mesa!er personal /situa-ie distinct. de
curierat0. 1e e7.3 mesa2ele 4ntre 5efi de state se transmit prin intermediul Cinisterului Afacerilor
E7terne.
Coresponden2a primit
"istemul de 4nre!istrare a coresponden-ei3 or!ani(area circula-iei coresponden-ei 4ntr<o
unitate este impus. de necesitatea cunoa5terii 4n orice moment a locului unde se !.sesc
documentele3 a persoanelor care le de-in3 precum 5i a modului de re(olvare a lor.
6n acest scop3 se folosesc8
< re!istrele 5i fi5ele de coresponden-. /se 4nre!istrea(. at;t coresponden-a primit. c;t 5i cea
e7pediat.0 ofer. informa-ii cu privirea la identificarea3 con-inutul3 mi5carea 5i destina-ia actelor
5i documentelor:
< dosarele3 clasoarele 5i bibliorafturile 4n care se p.strea(. 5i se clasea(. actele3 4mpreun. cu
coresponden-a compartimentelor func-ionale implicate:
< condicile de e7pediere 5i distribuire a coresponden-ei:
< borderourile de e7pedi-ie a coresponden-ei.
Coresponden-a p.trunde 4ntr<o institu-ie prin 'e!istratur. sau 4n ca(ul firmelor mici prin
secretariat. Da 'e!istratur. au loc urm.toarele opera-ii8
< verificarea coresponden-ei primite pentru a se vedea dac. scrisorile au fost bine 4ndrumate pe
numele 5i adresa unit.-ii respective:
< desc>iderea plicurilor /plicurile pe care scrie 33personal3 33confiden-ial nu se desc>id: plicurile
nu se arunc.3 ci se prind 4mpreun. cu scrisoarea 4n urm.toarele situa-ii8
4
< dac. scrisoarea nu con-ine adresa e7peditorului3 dar aceasta fi!urea(. pe plic:
< dac. adresa e7peditorului de pe plic nu este identic. cu cea din scrisoare:
< dac. semn.turile nu sunt cite-e3 dar numele e7peditorului fi!urea(. pe plic:
< dac. timpul scurs 4ntre data sosirii 5i data e7pedierii este prea mare3 pentru a se putea constata
dac. vina este a po5tei sau a e7peditorului:
< dac. o ane7. lipse5te:
< dac. scrisoarea con-ine o ofert. sau un acord pentru care data po5tei este un punct de plecare
sau pentru care e7ist. o dat. limit.:
< dac. scrisoarea a fost !re5it adresat.3 4ntruc;t plicul 2ustific. 4nt;r(ierea r.spunsului3 4n ca(ul 4n
care scrisoarea a a2uns la destinatar cu 4nt;r(iere.
< sortarea coresponden-ei:
< 4nre!istrarea 5i datarea coresponden-ei:
< 4ntocmirea unei condici interne de distribu-ie:
< predarea coresponden-ei la departamente3 iar cele pentru conducere sunt predate secretarei
/asistentei mana!er0.
Da primirea coresponden-ei3 secretara semnea(. 4n condica de e7pedi-ie3 verific.
coresponden-a3 o sortea(. /scrisori care necesit. aten-ia conducerii 5i scrisori care necesit.
aten-ia secretarei0 "crisorile sunt introduse apoi3 4n ordinea ur!en-ei3 4n mapa de coresponden-.
pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o re(olu-ie /persoana sau
departamentul care 4l va primi spre re(olvare3 termenul 5i eventual modalitatea de re(olvare0.
1up. ce prime5te coresponden-a de la conducere /cu re(olu-ia pe ea03 secretara o 4nre!istrea(.
4ntr<un caiet /condic.0 5i o va reparti(a apoi persoanelor sau departamentelor pe ba(. de
semn.tur..
1ac. una din scrisorile primite con-ine un num.r de probleme ce necesit. aten-ia mai
multor departamente sau persoane3 se va proceda 4n a5a fel 4nc;t fiecare departament Epersoan.
s. fie pus. la curent cu problema ce 4l prive5te.
Coresponden2a e9pediat de o institu-ie cuprinde r.spunsuri la scrisorile primite sau
scrisori care ini-ia(. un ciclu de coresponden-. cu alte unit.-i /scrisori 33ini-ialeB sau din
33oficiuB0. "crisorile de r.spuns se redactea(.3 fie de secretar.3 urm;nd indica-iile conducerii3 fie
de cel c.ruia i<a fost reparti(at. aceast. sarcin.. 1up. redactarea 5i dactilo!rafierea lor3 scrisorile
sunt pre(entate3 4n mapa pentru semnat3 conducerii3 4mpreun. cu materialul de ba(.. 1up.
semnare3 secretara le verific. /dac. au fost toate semnate3 se verific. ane7ele0 5i pune 5tampila pe
semn.tura conducerii. 1ac. scrisorile sunt e7pediate de secretariat3 ele vor fi 4nre!istrate /data 5i
num.r0 sau vor fi trimise la 'e!istratur. de unde vor fi e7pediate. %pera-iile ulterioare sunt8
< sortarea copiilor 5i a materialelor de ba(. 5i remiterea lor serviciilor de resort:
< clasarea coresponden-ei 4n dosare /copiile0.
1.. Cerin2e actuale fa2 de coresponden2 oficial
1ac. admitem c. protocolul 5i etic>eta fac parte din mi2loacele de stabilire a rela-iilor
4ntre oameni3 conform rolului fiec.ruia3 coresponden-a se supune la r;ndul ei unor re!uli la fel de
stricte8 tot ceea ce este scris r.m;ne.
"e impune din aceast. cau(.3 din partea celor care 4ntocmesc coresponden-a o preocupare
permanent. pentru 4nsu5irea 5i respectarea unor principii ce stau la ba(a coresponden-ei. 1intre
acestea amintim8
10 Promptitudinea rspunsurilor implic. operativitate 4n re(olvarea problemelor ce fac
obiectul coresponden-ei. %rice scrisoare trebuie s. primeasc. un r.spuns. 1ac. r.spunsul la o
solicitare vine prompt /c>iar dac. este ne!ativ0 5i nu cu 4nt;r(iere3 impresia care ne<o facem
despre persoana sau institu-ia respectiv. este c. 5tie s.<5i or!ani(e(e activitatea3 c. este eficient.
5i c. ne respect..
5
20 Ela!orarea coresponden2ei la costuri a(anta"oase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papet.ria 5i timbrele3 ci 5i costul
manevr.rii scrisorii prin sistemul po5tal sau alte mi2loace de transmitere3 ocup;nd timp3
necesit;nd ec>ipament 5i spa-iu 5i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori3 al dactilo!rafei sau operatorului ce procesea(. cuvintele pe calculator. 6nainte de toate
trebuie s. stabilim dac. ale!em scrisoarea ca mi2loc de comunicare sau alt mi2loc mai pu-in
costisitor. 1ac. ale!em scrisoarea3 pentru reducerea costurilor3 trebuie s. -inem seama de
urm.toarele aspecte8
< propo(i-ii scurte 5i clare:
< folosirea modelelor de scrisori3 modulelor de te7te /5abloanelor03 astfel de acces.ri fiind mult
u5urate de calculator:
< redactarea corect. 5i complet. a scrisorilor pentru a evita astfel ne4n-ele!erile 5i implicit
revenirile.
30 Sta!ilirea o!iecti(ului este important s. stabilim de la 4nceput obiectivul scrisorii3 ceea ce
dorim3 deoarece 4n func-ie de aceasta vom aborda diferit destinatarul:
40 .dec(area la ni(elul ierar:ic presupune diferen-ierea 5i limitarea coresponden-ei pe paliere
ierar>ice. 6n acest sens men-ion.m8
a0 coresponden-a de la un nivel ierar>ic superior la unul inferior este cel mai pu-in restrictiv.3 4n
ceea ce prive5te condi-iile de adresare. =enuri ale coresponden-ei care sunt atribuite e7clusiv
nivelului ierar>ic superior pe aceea5i vertical. sunt8 ordinul3 deci(ia3 normative 5i re!ulamente3
circulare etc. Da redactarea acestui tip de coresponden-. trebuie s. -inem cont de urm.toarele8
< diploma-ie sporit. 4n interac-iunea cu subalternul /aro!an-a3 intimidarea3 impolite-ea tind s.
reduc. eficien-a comunic.rii0:
< claritatea scopului ? mesa2ul trebuie s. con-in. toate elementele e7plicative de care
subordonatul are nevoie:
< motivarea ? o dispo(i-ie trebuie e7plicat. 5i 4n acela5i timp scoase 4n eviden-. avanta2ele ce
re(ult. din aplicarea ei.
b0 coresponden-a de la nivelul ierar>ic inferior la unul superior ? cuprinde urm.toarele !enuri de
coresponden-.8 raportul3 darea de seam.3 referatul etc.3 coresponden-a protocolar.8 felicit.rile se
adresea(. 4ntotdeauna de la un nivel cel mult e!al la unul superior 5i nu invers. /E7cep-ie de la
re!ul.8 se obi5nuie5te ca Primul<Cinistru s.<5i felicite membrii cabinetului cu oca(ia s.rb.torilor
reli!ioase sau onomastice. 6n ultimul timp3 c>iar an!a2a-ii unor firme primesc din partea
conducerii felicit.ri0. 6n acest tip de comunicare /de 2os 4n sus0 trebuie s. -inem seama de8
< tact ? con5tienti(area po(i-iei ierar>ice 5i adaptarea tonului potrivit 4n ceea ce prive5te polite-ea3
ar!umenta-ia:
< nivelul de detaliu ? se refer. la nevoia de a furni(a suficiente detalii 5i 2ustificarea conclu(iilor.
Pre(entarea de detalii neprelucrate dovede5te lipsa de profesionalism:
< e7primarea de opinii ? trebuie f.cut. o delimitare unde se termin. faptele 5i unde 4ncep
opiniile:
< atitudinea adoptat. ? atitudinile de servilism3 de team.3 de ap.rare 4n fa-a puterii pot conduce la
un ton de nesi!uran-. sau e7a!erare.
c0 coresponden-a ce se poart. la nivele ierar>ice e!ale8
< coresponden-a protocolar.8 scrisori de invita-ie3 felicit.rile: 4n rela-iile interna-ionale nu se pot
transmite dec;t 4ntre omolo!i:
< sc>imbul de informa-ii ? 4ntre institu-ii 5i persoane de ran! e!al.
50 Eficien2 3i credi!ilitate.
Eficien-a coresponden-ei se refer. la8
F promptitudine /transmiterea la timp a informa-iilor0:
F preci(ia 5i caracterul complet al informa-iilor:
6
F informarea permanent. a partenerilor cu privire la noile produse 5i servicii ce pot fi furni(ate de
firma respectiv..
&0 Corectitudinea 3i aspectul plcut:
F mecanica te7tului /punctua-ia 5i !ramatica0 trebuie s. fie corect.3 o !re5eal. de orto!rafie
vorbe5te despre nivelul de profesionalism al celui care scrie:
F ale!erea stilului corespun(.tor:
F asi!urarea formatului adecvat /se refer. la cum arat. pa!ina scris. 5i dac. respect. anumite
re!uli0. 6n !eneral3 scrisorile bine pre(entate vi(ual c;5ti!. de2a de la prima impresie. Adesea
acesta este momentul 4n care destinatarul decide s. citeasc. scrisoarea 5i cu ce sentimente s. o
fac..
)0 Efectul psi:olo4ic. $e7tul trebuie s. respecte re!ulile de ba(. ale psi>olo!iei 5i va fi astfel
formulat 4nc;t destinatarul s. reac-ione(e 4n sensul dorit de e7peditor /ca(ul ideal ? motivare 5i
nu manipulare0.
80 .titudinea 3i e9primarea po6iti(. Atitudinea po(itiv. presupune o !;ndire po(itiv.3
sentimente po(itive 5i tendin-a de a ac-iona 4n mod po(itiv. E7ist. mai multe modalit.-i de a
asi!ura atitudinea po(itiv. prin scriere. 6n mare parte aceste modalit.-i 45i !.sesc e7presia prin
intermediul limba2ului non<verbal al mesa2ului scris. 1e e7emplu3 promptitudinea trimiterii
r.spunsului /element al atitudinii po(itive0 comunic. polite-e 5i considera-ie prin intermediul
limba2ului timpului. Atitudinea po(itiv. 4n scriere -ine3 deci3 de polite-e3 considera-ie3 conci(ie3
mod de or!ani(are a mesa2ului.
Tema 2. E0.;+R.RE. <ES.=U0UI SCRIS
"uccesul unor scrisori nu este 4nt;mpl.tor: el este re(ultatul unei munci 5i e7perien-e
4ndelun!ate. Cei ce scriu trebuie8
9 s. -in. seama de termenii de specialitate adecva-i:
9 s. construiasc. corect fra(ele din punct de vedere !ramatical:
7
9 s. aib. un stil a!reabil:
9 s. cunoasc. 5i s. respecte anumite norme 5i standarde de scriere.
1ecisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere 5i stilul3 ci 5i
forma3 structura 5i mai ales con-inutul. Gn con-inut neadecvat3 erorile de adresare3 !re5elile
!ramaticale3 tonul3 impactul 5i stilul !re5it sunt doar c;teva dintre elementele care pot crea o
ima!ine nefavorabil. at;t celui care scrie scrisoarea3 c;t 5i firmei pe care o repre(int..
"e cunoa5te faptul c. orice scrisoare ec>ivalea(. cu o Acarte de vi(it.B a celui ce o
e7pedia(.. % scrisoare bine redactat. poate aduce mari servicii8 s. ne repre(inte 4ntr<un loc unde
nu putem participa3 s. ne apere interesele3 atunci c;nd din motive obiective nu o putem face
personal.
'edactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esen-ial 4n cadrul unei tran(ac-ii3
iar modalit.-ile de reali(are a acestora s<au 4mbun.t.-it 5i amplificat de<a lun!ul anilor3 devenind
dup. unii autori3 aproape o 5tiin-..
Culte scrisori de afaceri se dictea(. sau se scriu direct3 f.r. prea multe pre!.tiri.
E7perien-a 4ndelun!at. face3 adesea3 inutile proiectarea 5i conceperea scrisorilor. Pentru
r.spunsurile la scrisorile de rutin.3 se va nota pe mar!ine sau sub te7tul e7peditorului indica-iile
necesare. Pentru a c;5ti!a timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
,u trebuie pierdut din vedere faptul c.3 datorit. te>nicilor de comunicare3 pe de o parte3
c;t si amplific.rii sc>imburilor la nivel mondial3 pe de alt. parte3 au ap.rut 5i modalit.-i noi 5i
rapide de transmitere a mesa2elor3 dar 4n ciuda e7isten-ei tele!rafului 5i a telefonului3 a tele7ului
5i telefa7ului3 scrisorile oficiale continu. s.<5i p.stre(e locul 5i importan-a lor.
6n fapt3 abstrac-ie f.c;nd de costul ridicat al mi2loacelor moderne de comunicare3
ma2oritatea mesa2elor transmise prin tele!raf sau telefon3 trebuie confirmate 4n scris: 4n plus3
c>iar redactarea sau decodificarea unei tele!rame sau a unui tele7 presupune din partea
e7peditorului 5i a destinatarului cuno5tin-e care sunt incluse 4n te>nicile de redactare a
coresponden-ei 4n forma sa clasic..
Pentru scrisorile mai importante 5i mai complicate care necesit. o aten-ie deosebit.3 este
necesar. o pre!.tire temeinic. a acestora.
.1. Etapele 7ntocmirii unei scrisori
Etapele 4ntocmirii unei scrisori sunt8
10 Sta!ilirea scopului /ce dorim cu aceast. scrisoare0:
20,ocumentarea const. 4n cule!erea informa-iilor necesare pentru tratarea subiectului:
informa-iile se pot ob-ine prin8
9 studiul coresponden-ei de2a e7istente:
9 folosirea documenta-iei interne 5i e7terne:
9 consultarea actelor normative care re!lementea(. probleme de tipul celor care fac obiectul
mesa2ului respectiv:
9 folosirea 2urnalului sau a a!endei.
30Sistemati6area materialului de2a cules sub forma unei sc>i-e care poate fi simpl. sau
de(voltat.:
40Scrierea ciornei. Gneori pot fi scrise mai multe ciorne p;n. la ob-inerea formei finale.
6n aceast. etap. se acord. aten-ie deosebit. introducerii /care constituie cartea de vi(it. a
te7tului0 cuprinsului /care trebuie s. se derule(e lo!ic0 5i 4nc>eierii /care sinteti(ea(. mesa2ul
te7tului3 repre(ent;nd Aultima impresieB cu care r.m;ne destinatarul0.
50Re(i6uirea 3i corectarea > nu repre(int. o etap. formal.. $e7tul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului 5i pe fra!mente mai mari sau mai mici3 verific;nd or!ani(area te7tului
/structura3 ierar>i(area 5i adunarea ideilor03 control;nd 5i corect;nd !re5elile !ramaticale3 de
punctua-ie 5i st;n!.ciile lin!vistice.
8
&0,actilo4rafierea < scrierea cu a2utorul calculatorului sau a ma5inii de scris3 apoi formatarea 5i
editarea /scoaterea la imprimant.0.
.2. /orma 4rafic i estetic a scrisorii
A5a cum am mai spus orice scrisoare ec>ivalea(. cu o Acarte de vi(it.B a celui care o
e7pedia(.. Acest fapt este de o deosebit. importan-. pentru coresponden-a de afaceri3 unde
mesa2ul scris poate fi considerat drept repre(entant al firmei care<l trimite3 un mesa!er interesat
4n crearea climatului favorabil pentru buna desf.5urare a unei tran(ac-ii. 1e aceea3 are importan-.
nu numai corectitudinea redact.rii te7tului3 ci 5i pre(entarea lui din punct de vedere !rafic 5i
estetic. olosirea pe scar. tot mai lar!. a calculatorului determin. uneori pericolul ca forma s.
predomine asupra con-inutului. ,oile posibilit.-i de concep-ie aduc cu ele 5i tenta-ia de a
pre(enta opere de art. 4n loc de simple scrisori.
6n ceea ce prive5te forma estetic. de pre(entare a scrisorilor trebuie respectate
urm.toarele cerin-e8
< plasarea ec>ilibrat. a te7tului dactilo!rafiat pe coala de >;rtie 4n func-ie de acesta:
< p.strarea unei mar!ini fi7e 4n partea st;n!. a colii de >;rtie /3<3350:
< alinierea capetelor de r;nd 4n partea dreapt.3 c;t mai uniform posibil /2<2350:
Pe l;n!. motiva-ia de ordin estetic3 mar!inile ofer. cititorului un moment de respiro.
,imic mai obositor dec;t un te7t care umple toat. pa!ina ca 5i cum am c.uta s. economisim
>;rtia. 1e asemenea3 mar!inile sunt comode pentru destinatar3 pentru a putea face adnot.ri sau
pentru 4ndosariere.
< evitarea desp.r-irii cuvintelor 4n silabe la cap.tul r;ndului /pe c;t posibil0:
< dispunerea te7tului 4n para!rafe3 l.s;nd 4ntre acestea un interval suplimentar fa-. de r;ndurile
din te7t3 dac. scriem la un r;nd:
< continuarea te7tului pe o fil. nou. numai dac. acesta con-ine minimum dou. r;nduri:
< distan-a dintre r;nduri trebuie s. -in. cont at;t de cantitatea de te7t care trebuie s. intre pe
pa!ina respectiv.3 c;t 5i de scopul scrisorii:
< ale!erea din multitudinea de fonturi pe cele corespun(.toare cu scopul scrisorii. Pentru
coresponden-a de afaceri se recomand. fonturi cu m.rime de 12<14:
< scrierea cu caractere italice3 bolduit sau subliniere3 pentru scoaterea 4n eviden-. a unor cuvinte
sau por-iuni de te7t:
< structurarea enumer.rilor 4n mod diferit8
< prin liniu-e:
< eventuala ata5are la scrisoare a diverselor documente ane7eH /liste de pre-uri3 bro5uri etc.0 cu
men-ionarea lor 4n te7tul scrisorii 5i 4n para!raful coresponden-ei /4n partea st;n!. 2os0:
< evitarea P.". /post<scriptum0 care poate crea destinatarului impresia unei ne!li2en-e din partea
e7peditorului.
6n u(an-a interna-ional. e7ist. dou. forme de aran2are a te7tului 4n pa!in.8
< forma bloc preferat. de firmele americane:
< forma dantelat. folosit. 4n special de firmele europene3 iar ca variante ale lor8 forma semi<bloc
5i forma bloc modificat..
?n forma !loc toate elementele scrisorii 4ncep de la linia mar!inal. st;n!a. 6ntre
para!rafe se las. spa-iu dublu fa-. de spa-iul dintre r;nduri. Para!rafele nu sunt indentate.
?n forma dantelat /numit. 5i forma indentat.03 primul r;nd al fiec.rui para!raf nou va
fi retras cu 8<10 intervale de la linia mar!inal. st;n!.3 iar r;ndurile constituind adresa interioar.3
formula de 4nc>eiere 5i semn.tura se vor dactilo!rafia retrase cu 3<4 intervale fa-. de r;ndul
superior.
9
/orma semi8!loc < te7tul propriu<(is al scrisorii se dactilo!rafia(. 4n forma dantelat.3
r;ndurile constituind adresa interioar. sunt plasate 4n st;n!a3 iar formula de 4nc>eiere 5i
semn.tura plasate la dreapta3 se scriu 4n forma bloc.
?n forma !loc modificat te7tul se dactilo!rafia(. inte!ral 4n forma bloc3 iar data 5i
r;ndurile ce constituie formula de 4nc>eiere 5i semn.tura sunt deplasate la dreapta.
,ici una din formele de dispunere a te7tului 4n pa!in. nu are caracter imperativ3 fiecare
firm. 45i poate ale!e forma de pre(entare pe care o consider. cea mai potrivit..
ormele de pre(entare !rafic. a documentelor 5i scrisorilor constituie elemente de
eviden-iere 5i diferen-iere a ideilor principale de alte idei3 folosesc la separarea clar. a unor idei
de altele 5i3 4n !eneral3 a2ut. ca te7tul s. fie 4n-eles cu u5urin-. de c.tre cel c.ruia 4i este destinat.
6n acest sens3 la pre(entarea te7telor se utili(ea(. 8
< forme specifice de pre(entrare a actelor de 4ntindere mare 5i cu con-inut bo!at 5i divers /ordine3
deci(ii3 rapoarte etc0:
< forme comune de eviden-iere a coresponden-ei.
/orme specifice de pre6entare. Da actele 5i documentele cu 4ntindere mare3 cu con-inut
bo!at 5i variat3 se folosesc8 4mp.r-irea te7tului 4n capitole 5i subcapitole3 av;nd titluri 5i subtitluri
distincte: folosirea para!rafelor3 a citatelor3 a 33trimiterilorB cu note de trimitere3 pre(entarea
biblio!rafiilor.
?mpr2irea te9tului 7n capitole 3i su!capitole. 6n ca(ul unui te7t cu 4ntindere mare3 4n
care sunt pre(entate mai multe idei3 se 4mparte te7tul 4n capitole 5i acestea 4n subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri3 respectiv subtitluri3 inde7ate cu cifre sau litere.
$itlurile 5i subtitlurile re(um. 4ntr<un cuv;nd3 propo(i-ie sau fra(. scurt.3 con-inutul por-iunii de
te7t ce urmea(.. $itlurile 5i subtitlurile u5urea(. lectura 5i 4n-ele!erea te7tului3 ceea ce face ca
folosirea lor s. fie frecvent indicat..
Titlurile 3i su!titlurile aferente capitolelor trebuie s. fie3 de asemenea3 ec>ilibrate3 cele
de aceea5i importan-. s. fie pre(entate 4n acela5i fel3 diferen-ierea reali(;ndu<se c>iar f.r. indici.
/olosirea para4rafelor. Para!rafele sunt p.r-i de te7t desp.r-ite printr<un alineat nou.
Primul cuv;nt al para!rafului se scrie la o distan-. oarecare ? spre dreapta ? de mar!inea st;n!. a
te7tului.
/olosirea citatelor. Gneori3 4n cadrul te7telor3 se face apel la reproducerea unei p.r-i de
te7t din alte lucr.ri. Citatele se distin! de restul te7tului prin folosirea !>ilimelelor. Acestea se
amplasea(. fie la 4nceputul 5i sf;r5itul te7tului reprodus3 fie la 4nceputul fiec.rui r;nd al citatului.
Pentru un citat reprodus 4n cuprinsul te7tului se folose5te prima solu-ie3 iar c;nd citatul se d. ca
alineat separat3 se folose5te3 4n !eneral3 a doua solu-ie.
Citatele trebuie s. fie foarte e7acte. 'eferin-ele la citate se plasea(. fie la sf;r5itul
citatului3 fie ca o 33trimitereB la o not. 4n subsolul pa!inii. 1e obicei3 33trimitereaB se folose5te
c;nd referin-a la citat trebuie s. fie detaliat.3 adic. s. indice sursa8 autorul3 lucrara3 editura3 iar 4n
unele ca(uri3 c>iar alineatul din care s<a citat. 6n ca(ul c;nd din citatul folosit3 o parte din te7t
poate lipsi ? nefiind util. scopului cit.rii3 atunci 4n locul te7tului din citat care nu se folose5te3 se
introduce un num.r de puncte ? de e7emplu 8
IIPotrivit atribu-iilor principale stabilite prin art. 2 4n De!ea nr. 45 din 2003 privind
administra-ia public. local.3 Consiliul local 33asi!ur. condi-ii necesare bunei func-ion.ri a
institu-iilor locale de 4nv.-.m;nt*. de sub autoritatea saBJJ
1in te7tul citatului s<au 4nlocuit 3 cu puncte3 p.r-i care puteau lipsi.
/olosirea trimiterilor. 6n cuprinsul unor te7te se ive5te uneori necesitatea introducerii
unor e7plica-ii complementare. 6n acest sens3 4n cuprinsul te7tului3 la locul unde este necesar.
e7plica-ia3 se introduce un indicativ3 asterisc /stelu-.0 sau num.r3 ce corespunde unei note care se
scrie 4n subsolul pa!inii3 sub o linie ori(ontal. /la calculator aceasta se face automat3 prin
comanda 33note de subsolB03 pentru a desp.r-i te7tul de not.. ,otele se scriu cu intervale simple3
10
c>iar dac. te7tul este scris cu intervale duble. ,ota trebuie3 obli!atoriu3 4nceput. pe aceea5i
pa!in. pe care este anun-at..
Pre6entarea !i!lio4rafiilor. 6n ca(ul c;nd o lucrare de propor-ii se fundamentea(. pe un
material documentar mai amplu3 la sf;r5itul lucr.rii trebuie pre(entat. biblio!rafia3 pentru a se
face cunoscute sursele documentare folosite. Da biblio!rafie3 autorii se 4n5iruie 4n ordine
alfabetic.. Pentru fiecare lucrare se dau8 numele autorului3 scriindu<se 4nt;i numele3 apoi
prenumele3 desp.r-ite prin vir!ul.: titlul lucr.rii3 ora5ul 4n care a fost editat. lucrarea: denumirea
editurii3 anul apari-iei. E7emplu 8
@.RRIS+N5 =o:n. Curs de secretariat5 ;ucure3ti: Editura .ll5 1**%.
Ta!elele repre(int. o form. de pre(entare sinteti(at. a unor date cu caracteristici comune.
Ele dau posibilitatea ca pre(entarea s. fie sistematic.3 concis.3 u5or de 4n-eles. Gn tabel se
compune din urm.toarele p.r-i8 titlul3 capul tabelului 5i corpul tabelului.
1iferitele elemente pre(entate 4n tabel sunt desp.r-ite prin linii ori(ontale 5i verticale.
Diniile verticale separ. 33coloaneleB tabelului. $itlul tabelului se scrie deasupra liniei ori(ontale
care 4ncadrea(. tabelul la partea de sus 5i e7prim. re(umativ3 concis3 con-inutul tabelului. Capul
tabelului3 care este partea de sus a acestuia3 cuprinde e7plicitarea con-inutului coloanelor.
Gneori3 4n cadrul capului tabelului3 mai multe coloane se pot !rupa sub o e7plicitare comun..
Avem3 4n acest ca(3 de<a face cu o pre(entare 33eta2at.B a capului tabelului. $e7tul care e7prim.
e7plicitarea coloanei poate fi pre(entat spa-iat sau scris pe mai multe r;nduri3 4n func-ie de
lun!imea te7tului 5i l.-imea afectat. coloanei.
"ub te7tele care e7prim. con-inutul coloanelor3 deci sub capul tabelului3 se tra!e o linie
ori(ontal. continu.. "ub aceast. linie continu. se scriu numerele coloanelor3 din st;n!a spre
dreapta3 4n ordinea natural. a numerelor3 4ncep;nd cu cifra (ero.
6n ca(ul c;nd un tabel este mai lun! dec;t poate cuprinde o pa!in.3 el se continu. pe
pa!ina sau pa!inile urm.toare3 repet;ndu<se capul tabelului sau cel pu-in numerotarea coloanelor
de sub capul tabelului. Este obli!atoriu ca pe pa!inile urm.toare s. se p.stre(e aceea5i l.-ime
pentru coloanele corespun(.toare.
1e asemenea3 un rol important pentru impresia scrisorii 4l are >;rtia 5i plicul. Pentru
scrisorile oficiale se folosesc coli de >;rtie cu dimensiuni standardi(ate A4. Cel mai des este
folosit. >;rtia de culoare alb. /se mai folose5te 5i cea colorat. mai mult pentru copii 5i numai 4n
interiorul firmei0. Paleta de sortimente de >;rtie se 4ntinde de la >;rtia simpl.3 reciclabil. p;n. la
>;rtia satinat.3 marmorat. sau lucrat. manual. Da ale!erea >;rtiei trebuie s. -inem seama3 de
e7emplu3 c. >;rtia lucioas. este foarte !reu 4nc.rcat. de multe aparate 5i se a2un!e de multe ori
s. se bloc>e(e 4n aparat: acela5i lucru este valabil 5i pentru !reutatea >;rtiei. Gnele imprimante3
4n special cele cu laser 4ncarc. numai >;rtia p;n. la 100 !r.
Plicul < folosit pentru e7pedierea coresponden-ei trebuie s. fie confec-ionat dintr<o >;rtie
de calitate3 iar elementele ce se men-ionea(. pe acesta trebuie scrise li(ibil3 ca s. facilite(e
identificarea destinatarului.
E7ist. mai multe tipuri de plicuri8
< plicuri standard de coresponden-. H plicuri adaptate pentru coli A4 4mp.turite 4n dou.:
< plicuri de cabinet H plicuri lun!i pentru coli 4mp.turite pe lun!:
< plicuri dosar H pentru coli A4 ne4mp.turite.
Plicurile sunt diferite ca m.rime3 !reutate 5i culoare. Gnele au si!la firmei /institu-iei0
imprimate ? cele mai utili(ate sunt tipurile cu Afereastr.B prin care se vede numele 5i adresa
destinatarului scrise 4n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urm.toarele men-iuni8
<adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar.. Aceasta trebuie s. fie complet. /numele
persoanei 5iEsau al firmei3 strada3 localitatea3 codul po5tal3 eventual -ara3 /atunci c;nd
coresponden-a se e7pedia(. 4n alte -.ri0. Pot e7ista ca 5i 4n scrisoare3 indica-ii de transmitere a
coresponden-ei c.tre un anumit serviciu sau persoan..
11
<adresa e7peditorului poate fi plasat. 4n col-ul din st;n!a sus sau pe verso. Gnele firme
e7peditoare au de2a antet tip.rit pe plic:
< indica-ii speciale de aten-ionare /se refer. la caracterul coresponden-ei08 personal3 confiden-ial3
ur!ent etc.3 care se scriu 4n col-ul din st;n!a sus /4n ca(ul 4n care adresa e7peditorului se afl. pe
verso0 sau 4n st;n!a 2os:
< indica-ii pentru po5t. /se refer. la cate!oria sau tariful po5tal3 fie la modul de trimitere a
coresponden-ei0. Putem 4nt;lni una din men-iunile8 par<avion3 prin curier3 recomandat.3 post<
restant etc. /acestea sunt scrise fie de e7peditor3 fie de c.tre serviciile po5tale3 la cererea
e7peditorului0.
.. Elementele component ale scrisorii
Conform u(an-elor interna-ionale scrisoarea oficial. are urm.toarea structur.8
F antet:
F num.rul 5i data:
F referin-ele:
F adresa destinatarului:
F formula de salutEde adresare:
F obiectul scrisorii:
F con-inutul:
F formula de 4nc>eiereEde salut:
F semn.tura:
F ane7e.
.NTETU0
6n !eneral3 >;rtia folosit. pentru coresponden-. are antetul tip.rit sau !ravat3 plasat 4n
partea superioar.3 pe mi2loc sau 4n partea st;n!. a pa!inii. Gneori apar complet.ri ale antetului 4n
subsolul pa!inii. 6n lipsa unui antet tip.rit acesta este dactilo!rafiat.
orma 5i !rafica antetelor este e7trem de variat.3 dar el trebuie s. fie simplu 5i cu aspect
pl.cut3 f.r. elemente ornamentale inutile3 4ndeplinind3 pe l;n!. func-ia de identificare 5i
informare 5i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde8
< elementul !rafic /si!la sau lo!o<ul. ,umai pentru antetele institu-iilor centrale de stat3 sunt
folosite 4n antet tricolorul 5i stema -.rii.0:
< denumirea societ.-ii:
< forma sa 2uridic.:
< adresa 5i sediul central /se indic. strada3 num.rul3 localitatea3 codul po5tal3 -ara0:
< num.rul de 4nre!istrare la 'e!istrul Comer-ului:
< codul fiscal:
< contul bancar 5i banca unde societatea are desc>is contul respectiv:
< num.rul de telefon3 precedat de prefi7ul ora5ului3 eventual 5i cel al -.rii /4n ca(ul
coresponden-ei cu partenerii str.ini0:
< num.rul de fa7:
< e<mail<ul.
% >;rtie de coresponden-. con-in;nd toate informa-iile de la adres. p;n. la contul bancar
nu este indicat. 4n orice situa-ie. 1e e7emplu3 pentru coresponden-a protocolar.3 pe invita-ii la
dineuri 5i recep-ii3 pentru felicit.ri3 se recomand. crearea unui alt model de antet /cu numele
firmei 5i eventual numele celui care semnea(.0.
1e men-ionat3 faptul c. firmele care au rela-ii de afaceri cu -.ri din spa-iul vorbitor de
limb. en!le(.3 adresa din antet trebuie s. fie aproape identic. cu cea care se cere 4n 'om;nia din
punct de vedere po5tal /este important ca po5ta5ul s. 4n-elea!. unde s. duc. coresponden-a0.
12
Pentru toate ca(urile 4n care nu dispunem de >;rtie oficial. de coresponden-. /un cet.-ean
care se adresea(. unei autorit.-i publice03 obiceiul este de a ad.u!a informa-ii privind autorul
scrisorii3 titlul 5i adresa sa3 dup. semn.tur.3 sau scrise sus 4n partea dreapt. ,u trebuie s. ne d.m
noi 4n5ine un titlu de polite-e8 A1omnulB sau A1oamnaB.
E7emplu de antet8
".C. 1E"I,= "'D
Ci>ai +ravu nr. 23 +ucure5ti3 "ector 1
,r. 4nre!istrare la 'e!istrul Comer-ului KE5082E1##1
Cod fiscal P 1533521
Cont 54232)&82 +C'<sector 1
$elEa78 234))))3 e<mai
NU<1RU0 AI ,.T.
,um.rul 5i data 4nre!istr.rii unei scrisori sunt elemente de mare importan-.. Ele
determin. identitatea scrisorii3 momentul de la care cur! obli!a-ii /de a r.spunde la o scrisoare3
de a e7ecuta o lucrare3 de a pune 4n aplicare un ordin etc.0 5i st. la ba(a clas.rii numerice 5i
cronolo!ice.
,um.rul 5i data se scriu 4n !eneral sub antet ca 5i cum ar face parte din acesta sau 4n
dreapta lucr.rii3 4n partea opus. antetului3 4n dreptul r;ndului al doilea al acestuia. 1enumirea
lunii se scrie 4n litere /22 octombrie 20020. Pentru a evita confu(iile3 trebuie s. -inem seama c.
data se scrie diferit 4n alte limbi. orma britanic. este asem.n.toare celei rom;ne5ti8 mai 4nt;i
(iua 5i apoi luna /1&
t>
2anuarL0. 6n "GA 5i 4n unele p.r-i ale Asiei se scrie mai 4nt;i luna 5i apoi
(iua /2anuarL 1&3 20020. Codul standard interna-ional este anul3 luna3 (iua.
1e asemenea3 4n ca(ul unor documente3 pe l;n!. dat. se indic. 5i locul emiterii acestora.
Docul de emitere se plasea(. 4naintea datei3 data se separ. de numele localit.-ii prin vir!ul..
,umele locului de e7pedi-ie este3 de obicei3 numele din antetul tip.rit. E7cep-ie fac3 de e7emplu3
ca(urile 4n care scrisorile se e7pedia(. de la un departament al firmei care se afl. 4n alt ora5. 6n
aceste condi-ii preci(area locului de e7pedi-ie 4mpreun. cu data devine obli!a-ie.
RE/ERIN-E0E
"e plasea(. de obicei 4n partea st;n!. a colii de >;rtie sau 4n acela5i r;nd cu data3 4n
partea dreapt.. 'eferin-ele sunt incluse 4n scrisoare 4n scopul identific.rii cu mai mare u5urin-. a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. 'eferin-a se notea(. prin abrevierea
'ef. 5i include ini-ialele an!a2atului care a redactat scrisoarea /persoana care se ocup. de
problem. care face obiectul scrisorii03 precum 5i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau re!istratur.3 num.rul de dosar al contractului etc.
E7emplu8
'ef.8 M,E822E1.N.2002.
E7ist. u(an-a includerii 4n scrisoare nu numai a referin-elor firmei e7peditoare3 /our 'ef0
dar 5i cele ale firmei destinatare /Lour 'ef0 4n scopul identific.rii cu u5urin-. a coresponden-ei
anterioare.
.,RES. ,ESTIN.T.RU0UI
"e plasea(. fie 4n partea st;n!. a colii de >;rtie /pentru forma bloc03 fie 4n partea dreapt.
/pentru forma semi<bloc0 5i se scrie dup. sistemul bloc.
Aceasta cuprinde8
9 denumirea unit.-ii /inclusiv biroul3 direc-ia c.reia 4i este destinat. scrisoare0:
9 adresa /localitatea precedat. de codul po5tal3 str. 5i nr.3 2ude-ul3 sectorul /pentru +ucure5ti03 -ara
/pentru str.in.tate0. Adresa poate fi precedat. de cuv;ntul Ac.treB /dup. care nu se pune vir!ul.0.
/+R<U0. ,E S.0UT B ,E .,RES.REC
Plasat. de la mar!ine sau de la alineat3 formula de adresare se scrie pe r;nd separat. Cu
c;t autoritatea c.reia 4i este destinat. scrisoarea se afl. mai sus pe scara ierar>ic.3 cu at;t aceast.
inscrip-ie va fi mai evident. fa-. de adres..
13
"e plasea(. apro7imativ la trei spa-ii sub adresa destinatarului. 1up. formula de salut se
pune vir!ul. 5i nu se recomand. abrevierea cuvintelor din formula de salut. Codul 4n care o
e7prim.m depinde de formula pe care am folosit<o anterior.
ormula cea mai u(itat. este 1omnule sau 1oamn. 3 dac. destinatarul e7ercit. o
responsabilitate vom ad.u!a8 1omnule primar3 1omnule director3 1omnule Cinistru etc. E7ist.
func-ii care cer un alt apelativ3 de e7emplu "ire sau Ca2estate.
ormula de polite-e cuplat. cu titlul func-iei nu trebuie urmat. 5i de nume. Primarului
unui ora5 nu i se scrie8 1omnule primar Popescu3 ci 1omnule primar: o personalitate poate
acumula mai multe responsabilit.-i care 4i confer. tot at;tea titluri3 poate de-ine diferite !rade
universitare sau onorifice. Ce vom ale!eO De vom folosi pe cele care 2ustific. scrisoarea. Atunci
c;nd ne adres.m rectorului unei universit.-i care pre(idea(. o campanie de finan-are pentru un
or!anism de 4ntra2utorare 5i coresponden-a se refer. la acest. campanie3 titlul de pre5edinte 4l va
eclipsa pe cel de rector3 iar destinatarul va 4n-ele!e natura te7tului pe care 4l va citi.
6ntr<o coresponden-. 4ntre dou. persoane e!ale din punct de vedere ierar>ic 5i care se
cunosc bine se poate ad.u!a la apelativul propriu<(is 5i "timate cole! /1omnule rector 5i stimate
cole!.
Alte formule folosite "timate 1omnule sau "timat. 1oamn. /urmate fie de numele lor3
fie de func-ie3 dup. cum ne<am adresat0.
E7ist. cuvinte a c.ror form. de feminin este marcat. doar prin titluri de polite-e8 1oamna
Cinistru3 1oamna Kudec.tor3 etc. /aten-ie la forma de feminin atunci c;nd trimitem o scrisoare 4n
ran-a sau An!lia3 "GA3 polite-ea ne obli!. s. ne inform.m 4n prealabil 5i s. respect.m op-iunea
fiec.ruia0.
+;IECTU0 SCRIS+RII
"e scrie ca prim aliniat al scrisorii dup. formula de adresare3 precedat de cuvintele
'eferitor la sau 'ef.3 rolul s.u este de a pre(enta succint problema tratat. 4n scrisoarea
respectiv. 5i de a u5ura opera-ia de 4ndrumare 5i de clasare a coresponden-ei. Includerea
obiectului scrisorii nu este obli!atorie 5i poate fi emis. 4n ca(ul 4n care problema tratat. 4n
scrisoare este pre(entat. pe scurt 4n primul para!raf al ei.
C+N-INUTU0 S.U TEDTU0 PR+PRIU8EIS .0 SCRIS+RII
'epre(int. partea esen-ial. a scrisorii 5i de aceea trebuie redactat. cu deosebit. aten-ie.
Cuprinde8
< para!raful de introducere:
< mesa2ul /sau cuprinsul0:
< 4nc>eierea:
Cele trei p.r-i se scriu cu aliniat 5i se separ. eventual printr<un spa-iu dublu fa-. de
distan-a dintre r;nduri la care este scris te7tul.
INTR+,UCERE.
Este str;ns le!at. de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care 4l con-ine3 de
e7emplu8 confirmarea primirii unei coresponden-e3 m.rfuri3 documente3 formularea unui r.spuns
la o scrisoare anterioar. etc.
6n coresponden-a comercial.3 introducerea const. 4n formule tip3 dar care nu trebuie s. fie
lipsite de polite-e 5i de un anumit caracter personal /4n func-ie de destinatar0.
E7emple8
Prin pre(enta v. inform.m c.
v. aducem la cuno5tin-. c.
Pentru confirmarea dumneavoastr. v. comunic.m c.
Avem pl.cerea de a v. informa c.
a v. aduce la cuno5tin-. c.
"untem 4nc;nta-iEbucuro5iEferici-i s. v. inform.m c.
ACa r.spuns la scrisoare dumneavoastr. nr. * din data de *B
14
,e<a f.cut pl.cere s. primim scrisoarea dumneavoast. din
<ES.=U0 BCUPRINSU0C
Con-ine punctul de vedere al e7peditorului fa-. de problemele tratate3 de aceea ideile
mesa2ului trebuie e7primate c;t mai clar3 4ntr<o 4nl.n-uire lo!ic. folosind un vocabular adecvat 5i
un ton corespun(.tor. Este indicat. folosirea fra(elor scurte3 fiecare idee distinct. f.c;nd obiectul
unui para!raf separat.
Cesa2ul poate s. cuprind. o motivare 5i o conclu(ie. 1ac. problema cuprins. 4n scrisoare
nu necesit. e7plica-ii /motivarea03 con-inutul scrisorii se concreti(ea(. 4n c>iar conclu(ia
acestuia.
?NC@EIERE.
6nc>eierea mesa2ului trebuie s. repre(inte conclu(ia lo!ic. a punctului de vedere cuprins
4n mesa2. Aceasta se poate materiali(a 4n e7primarea unei promisiuni3 a unei dorin-e de
continuare sau 4nt.rire a rela-iilor de colaborare cu partenerul3 a mul-umirilor pentru modul 4n
care acesta a re(olvat unele probleme3 a unor scu(e pentru unele erori etc.
E7emplu8
A5tept.m cu ner.bdare r.spunsul dumneavoastr..
M. mul-umim pentru 4ncrederea Espri2inulEconfirmarea acordat.
/+R<U0. ,E ?NC@EIERE F ,E S.0UT
"e plasea(. la 2<3 r;nduri sub te7t3 4naintea semn.turii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialit.-i 4nalte3 cele mai folosite formule de salut sunt8
M. ro! s. accepta-i e7presia distinselor mele sentimente
M. ro! s. binevoi-i a a!reaEa acceptaE a primi3 e7presia sentimentelor mele distinseEcelor mai
bune sentimente ale mele.
M. ro! s. a!rea-i3 1omnule Cinistru3 e7presia 4naltei mele considera-ii.
M. ro! s. primi-i3 1omnule Procuror3 cele mai respectuoase sentimente.
Cu sinceritate
Cu cele mai alese !;nduri.
6ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine3 aceste formule de 4nc>eiereEsalut pot
fi omise.
6n coresponden-a protocolar. 5i diplomatic. formula final. de salut este obli!atorie.
ormula final. sau de curtoa(ie constituie ultimul para!raf. Ea e7prim. 4n pu-ine cuvinte
sentimentele de apreciere sau de deferen-. ale semnatarului.
SE<N1TUR.
Constituie un element important al scrisorii3 4ntruc;t ea este cea care d. autenticitate
scrisorii.
6n !eneral3 scrisoarea cuprinde dou. semn.turi8 a conduc.torului unit.-ii 5i a 5efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aran2area semn.turii 4n pa!in. se face dactilo!rafiind la 3 r;nduri de te7t func-ia
semnatarului3 urmat. obli!atoriu de vir!ul.. "e las. un spa-iu pentru semn.tura olo!raf.3 apoi se
dactilo!rafia(. numele 5i prenumele celui care va semna.
AT.<PI0.
"e aplic. pe semn.tura conduc.torului. 6n documentele tipi(ate se aplic. pe locul marcat
cu ini-ialele D".
Elementele oca(ionale sunt8
F Cen-iunea Aane7eB H apare atunci c;nd scrisoarea este 4nso-it. de ane7e 5i acestea se scriu sub
numele e7peditorului principal3 4n st;n!a.
F Ini-ialele celui care a redactat scrisoarea 4n col-ul din st;n!a 2os3 desp.r-ite prin linie de frac-ie
/bar.0.
2.#. Scrisoarea 7n mediul interna ional
15
% cantitate tot mai mare de coresponden-.3 4n special coresponden-a privitoare la
mana!ementul afacerilor 5i de business3 4ncepe s. fie destinat. str.in.t.-ii. 6n (ilele noastre limba
en!le(. este limba afacerilor interna-ionale: tot mai mul-i europeni vorbesc limba en!le(.3
aceasta lu;nd locul limbii france(e 5i !ermane. 33En!le(a este destinat. s. devin. limb.
universal. 4n urm.toarele secole3 cu o r.sp;ndire mai mare dec;t a latinei 4n trecut sau dec;t a
france(ei ast.(iB ? aceste cuvinte3 rostite 4n 1)80 de unul din 4ntemeietorii "tatelor Gnite ale
Americii3 s<au adeverit. En!le(a a devenit limb. universal.. Ea dep.5e5te3 datorit. noilor te>nici
de comunicare3 noi !rani-e. 6n -.rile scandinave en!le(a este limba str.in. principal.3 la fel 5i la
!ermani. 6n Asia 5i Africa en!le(a este limba oficial. folosit. 4n activit.-i formale. Corpora-iile
multina-ionale folosesc limba en!le(. ca limb. oficial.. ,umero5i termeni 4n domenii de(voltate
preponderent 4n "GA sau An!lia3 ca de e7emplu cel al informaticii3 sunt prelua-i ca atare 4n toate
limbile.
Cei care desf.5oar. afaceri interna-ionale trebuie s. 5tie s. vorbeasc. 5i s. scrie 4n limba
en!le(. 5i sunt probabil recunosc.tori pentru c. e7ist. o limb. pe care o cunoa5te aproape orice
om instruit.
Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii rom;ne3 care derulea(. afaceri de e7port 4n
"GA sau 4n Arabia "audit. sau care conduce 4n Europa o re-ea de filiale3 en!le(a este vital. 4n
comunicarea cu partenerii str.ini. Cu si!uran-. c. en!le(a pe care o au(im 4n ,eP QorR sun.
pu-in altfel dec;t en!le(a din Dondra3 ca s. nu mai vorbim de "idneL3 +e2in! sau "ao Paolo3 dar
important este faptul c. oamenii se pot 4n-ele!e.
Cuno5tin-ele de limb. en!le(. care sunt suficiente 4n vorbirea oral. pentru a ne descurca3
4n ciuda st.p;nirii nu tocmai perfecte a limbii3 pot avea urm.rii nepl.cute la coresponden-a 4n
scris. Aici formul.rile neclare sau ambi!ue pot s. prime2duiasc. buna desf.5urare a unei afaceri
sau s. 4mpiedice 4nc>eierea unui contract important. 6n afar. de aceasta mai este 5i problema
interlocutorului care3 de5i vorbe5te aceea5i limb. str.in.3 poate s. nu cunoasc. la fel de bine3 s.
nu poat. scrie 4n acea limb. sau3 datorit. diferen-elor culturale multiple3 s. nu 4n-elea!. acela5i
lucru prin acelea5i cuvinte. Comunicarea 4n scris3 nebeneficiind de avanta2ele limba2elor non<
verbale 5i de cel al feed bacR<ului imediat3 este mult mai susceptibil. de efecte ne!ative ale
diferen-elor interculturale. 1e aceea3 cel ce scrie 4n limba en!le(. 5iEsau 4ntr<o alt. limb. str.in.
trebuie s. aib. 4n vedere dou. aspecte8 diferen-ele de limb. 5i diferen-ele culturale.
Pentru a reduce3 sub aspect lin!vistic3 posibile surse de distorsionare a mesa2elor 4n comunicarea
interna-ional.3 se recomand. folosirea c;t mai rar a verbelor compuse 5i a cuvintelor derivate din
specificul cultural /cel mai evident este ca(ul ar!oului3 care poate con-ine cuvinte ce apar 5i
dispar 4ntr<o cultur.3 corelat cu diferite evenimente sau cate!orii sociale3 reclame care au pri(. la
public. 1e asemenea3 e7ist. anumite cuvinte derivate din activit.-i specifice cum sunt sportul3
via-a social. care pot s. nu fie comune mai multor culturi0.
6n locul tuturor acestor cuvinte sau !rupuri de cuvinte care pot produce confu(ie celor
care nu au en!le(a ca limb. matern.3 dar care o folosesc ca limb. a businessului3 trebuie folosite
cuvinte ec>ivalente care s. fie u5or de !.sit 4n dic-ionare. 1e aceea3 trebuie avut 4n permanen-.
4n vedere c.3 pentru o scriere eficient.3 nu este suficient. cunoa5terea limbii 4n care se scrie3 ci 5i
a culturii a c.rei component. este3 a 33limba2ului !;ndiriiB celui cu care se comunic..
1iferen-ele culturale se o!lindesc 4n scriere sub mai multe aspecte: iat. c;teva dintre ele8
< formatul ? france(ii folosesc formatul cu para!rafe indentate 5i foarte rar forma bloc. Adresa
interioar. o scriu 4n partea dreapt.3 urmat. /uneori0 de ini-ialele secretarei 5i ale celui care a scris
scrisoarea /la americani 5i britanici aceste ini-iale apar la sf;r5itul scrisorii ? la noi la fel0:
< modul de a scrie data ? americanii scriu lunaE(iuaEanul: modul european este (iuaElunaE anul:
modul standard interna-ional este anulE lunaE (iua:
< modul de a scrie ora ? modul american folose5te ciclul de 2712 ore3 iar modul european ciclul
de 24 ore3 astfel3 de e7emplul3 5 pm de la americani devine 1) la europeni:
16
<modul de a scrie numerele ? modul american S 4443000.)): modul european 444.0003)) S: de
asemenea3 unele unit.-i de m.sur. sunt diferite 4n Europa 5i "GA:
< modul de adresare 4ntr<o scrisoare ? mult mai formal la 2apone(i3 !ermani 5i france(i dec;t la
americani. 1up. formula de adresare la france(i urmea(. vir!ula /ca 5i la noi03 4n timp ce la
americani urmea(. dou. puncte. ran-u(oaicele nu obiectea(. c;nd primesc o scrisoare adresat.
cu Consieur3 dar femeile de afaceri americane detest. acest lucru:
< modul de 4nc>eiere a unei scrisori ? france(ii 4nc>eie mai formal 5i mai preten-ios dec;t
americanii.
6n !eneral3 stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai pu-in formal3 cu mai
pu-ine 4nflorituri 5i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai pu-in personale3
mai pline de curtoa(ie. 6n compara-ie cu americanii3 care folosesc un stil concret cu multe
e7emple3 france(ii folosesc un limba2 abstract: ei prefer. teorie 5i e7plica-ii teoretice. Acolo unde
un american d. un e7emplu pentru a clarifica ideea3 un france( va pre(enta ideea f.r. nici un
e7emplu 5i3 eventual3 va introduce un concept. 1iferen-ele culturale 4i fac pe americani s. fie
caracteri(a-i ca fiind pra!matici. rance(ii folosesc timpul condi-ional mai mult dec;t americanii
5i aceasta determin. un limba2 mai politicos 5i mai nuan-at.
Dun!imea ideal. pentru propo(i-ie este de 1&<20 de cuvinte la americani3 dar mult mai
mult la france(i3 care folosesc mai multe adverbe 5i propo(i-ii complementare. Gnele scrisori de
afaceri 5i mai ales materialele 4n vederea an!a2.rii se cer a fi scrise de m;n. la france(i /pentru
studiu !rafolo!ic03 ceea ce apare total nepotrivit la americani.
Americanii accentuea(. 4nceperea unei scrisori cu ideea principal.3 5i o de(volt. de la
specific la !eneral. 6n ran-a ordinea este invers.3 de la !eneral la specific. Americanii vor
4nc>eia o scrisoare prin care cer ceva 4ntr<o manier. po(itiv.3 ceea ce nu este ca(ul3 4n !eneral3 la
france(i3 care vor 4nc>eia prin a te informa despre m.surile pe care le vor lua dac. ac-iunea nu
este 4ndeplinit.. 6n scrisorile de colectare a unor pl.-i3 france(ii amenin-. mai repede: nu<i
interesea(. dac. clientul poate pl.ti 5i dac. nu3 care sunt motivele. A cump.rat3 a 5tiut pre-ul3
trebuie s. pl.teasc. p;n. la data de* pentru c. 4n ca( contrar*. Americanii fac tot posibilul s.
p.stre(e un client3 su!er;nd c>iar modalit.-i de facilitare sau simplificare a pl.-ii.
6n !eneral3 france(ii favori(ea(. folosirea e7clusiv. a limbii lor. Ei c>iar au o le!e prin
care3 4n scrierile formale3 nu se accept. folosirea termenilor 4mprumuta-i din alte limbi.
Tema . TIPURI ,E C+RESP+N,EN-1
.1. Tipuri de scrisori
6n coresponden-a dintre partenerii de afaceri 5i din punct de vedere al ini-iativei trimiterii
scrisorilor3 se distin! urm.toarele tipuri de scrisori8
< scrisori ini-iale /din proprie ini-iativ.:
< scrisori de r.spuns:
< scrisori de revenire.
!crisoarea iniial /din propria ini-iativ.0 este prima scrisoare din ciclul de coresponden-.
4ntre dou. firme. Acestui tip de scrisoare 4i sunt specifice anumite formule de introducere3
adaptate oca(iei cu care se trimit aceste scrisori. 1e e7emplu8
< %biectul scrisorii noastre este8 s " informm despre# s " anunm c# s " comunicm
#..
< Prin pre(enta8" informm c. .. " comunicm c . #; " aducem la cunotin c# "
spunem c
< Avem pl.cerea8 de a " informa c# de a " aduce la cunotin c. #
17
< Pentru informarea dv.3 v. comunic.m c.. . . .
!crisoarea de rspuns. Potrivit normelor de polite-e orice corespondent este obli!at s.
r.spund. operativ la scrisorile primite. "crisorile de r.spuns devin necesare 5i obli!atorii 4n ca(ul
institu-iilor 5i firmelor3 din urm.toarele motive8
< interesul fiec.rei firme este s. se re(olve la timp 5i 4n bune condi-ii an!a2amentele /reciproce0
cu partenerii s.i3 cunosc;nd c. altfel poate cau(a sau suferi pre2udicii:
< 4ntr<o serie de ca(uri3 le!ea obli!. unit.-ile s. r.spund. la scrisorile primite 4n anumite termene
5i 4n condi-ii le!ale de re(olvare. 6n ca(ul 4n care acestea nu r.spund la scrisorile adresate lor
de institu-iile bancare 5i de credit3 de or!anele superioare care e7ercit. atribu-ii de control3
coordonare etc.3 la cererile3 reclama-iile 5i sesi(.rile cet.-enilor3 se aplic. sanc-iuni celor care
aveau obli!a-ia s. r.spund. 4n ba(a unui act normativ3 a contractului de munc.3 a re!ulamentului
de ordine interioar. etc.
"unt ca(uri c;nd r.spunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective:
4n acest ca( este obli!atorie trimiterea unei scrisori de scu(e 5i e7plica-ii.
6n ceea ce prive5te r.spunsurile la scrisorile protocolare /invita-ii3 scrisori de felicitare0 adresate
unor firme din -ar. sau str.in.tate3 acestea trebuie e7pediate la timp3 pentru a nu<5i pierde
valabilitatea 5i implicit efectul dorit.
!crisoarea de re"enire < constituie o repetare a unei scrisori ini-iale3 pentru un anumit
motiv 5i 4ntr<o form. oarecum diferit.3 4n func-ie de motivul care a determinat<o. 6n principiu3
scrisorile de revenire nu sunt indicate3 deoarece constituie risip. de timp 5i c>eltuieli materiale
inutile3 iar uneori produc perturb.ri 4n re(olvarea problemelor.
Cau(ele care dau na5tere la reveniri pot s. apar-in. e7peditorului sau destinatarului3 dup.
cum urmea(.8
9 reveniri din cau(a /vina0 e7peditorului8 e7peditorul este nevoit s. revin. asupra scrisorii sale
ini-iale c;nd aceasta con-ine !re5eli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau c;nd
din nepricepere a 4ntocmit o scrisoare neclar. care a produs confu(ii:
9 reveniri din vina destinatarului8 4n multe ca(uri3 autorul scrisorii ini-iale este nevoit s. revin.
asupra ei din vina destinatarului3 c;nd acesta 4nt;r(ie r.spunsul3 refu(. s. r.spund.3 d. un
r.spuns !re5it3 confu(3 d. dovad. de reavoin-.:
9 reveniri din cau(e obiective8 uneori autorul scrisorii este nevoit s. revin. asupra acesteia din
cau(e obiective. 1e e7.3 c;nd a intervenit o dispo(i-ie le!al. nou.3 care sc>imb. raporturile
dintre coresponden-i3 sau modul de re(olvare a problemelor3 c;nd au ap.rut situa-ii sau fapte noi3
care sc>imb. datele problemei la care trebuia s. r.spund. e7peditorul3 c;nd au ap.rut motive de
anticipare sau 4nt;r(iere a r.spunsului solicitat3 a5teptat.
6n ceea ce prive5te introducerea3 toate scrisorile de revenire se redactea(. similar3 printr<o
formul. din care trebuie s. re(ulte ideea de revenire. E7.8
33$e"enim la scrisoarea noastr nr#. din##% sau ,, &e permitem s re"enim la scrisoarea
noastr nr. ..din#%; ,,'ntruc(t nici p(n astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. ..
din#%
6n toate scrisorile de revenire3 stilul 5i limba2ul trebuie s. fie politicos3 dar ferm3 iar c;nd
este nevoie3 s. se utili(e(e formule sau apeluri de averti(are3 pentru intrarea 4n le!alitate.
.2. Cererile oficiale i personale
Cererea este o scrisoare de ini-iativ.3 prin care se solicit. un drept le!al. Cererea poate fi
adresat. at;t de persoane 2uridice3 c;t 5i de persoane fi(ice3 4n func-ie de aceasta distin!;ndu<se
cererea oficial. 5i cererea pesonal..
Cererea oficial < este scrisoarea prin care o unitate solicit. unei alte unit.-i un drept ce i
se cuvine 5i de care depinde re(olvarea unor activit.-i ale unit.-ii.
18
Astfel de cereri adresate administra-iei publice pot fi8 cereri de aprobare 5i autori(a-ii3
cereri de avi(are3 cereri de remitere de acte etc. $ot cereri oficiale sunt cele de c>emare 4n
2udecat. sau de e7ecutare silit.3 cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale8 fiind vorba de o scrisoare de ini-iativ.3
aceasta 4ntrune5te toate caracteristicile scrisorii de ini-iativ.3 ca structur. 5i formule
caracteristice. 1e e7emplu8 33M. ru!.m a avi(a*.B: Prin pre(enta v. supunem spre
aprobare*B: 33M. ru!.m a dispune*B: M. ru!.m ca 4n conformitate cu* s. ne*B etc.
$ratarea se face dup. modalitatea indirect.3 4ncep;nd cu conclu(ia /4ntruc;t se solicit. un
anumit lucru0 5i continu;nd cu motivarea. Da anumite cereri3 cum sunt cele adresate or!anelor
2udec.tore5ti sau altor or!ane de stat3 este necesar. o motivare de(voltat. sau ane7at. 4ntr<un
memoriu. 6n alte ca(uri3 4n care se solicit.3 de e7emplu3 eliberarea unor acte personale3 ori!inale
sau copii le!ali(ate3 motivarea nu este 4ntotdeauna necesar..
Preci(area de la 4nceput a conclu(iei3 a obiectului cererii3 este necesar. nu numai
persoanei a c.rei func-ie o 4ndrept.-e5te s. o re(olve3 ci 5i secretariatului care poate determina3 de
la 4nceput3 compartimentul sau persoana 4n a c.rei sfer. de atribu-ii este cuprins. problema
enun-at. 4n cerere.
Cererea trebuie s. fie clar.3 fundamentat. 5i precis.. 1in conclu(ie trebuie s. reias. ce se
cere3 iar din motivare pe ce ba(. se cere.
Cererea personal < este o scrisoare prin care o persoan. fi(ic.3 4n calitate de cet.-ean
sau salariat3 solicit. din partea or!ani(a-iei unde lucrea(. sau din partea institu-iilor 5i or!anelor
de stat care 4ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prev.(ute de le!e.
Cererea personal. se mai nume5te 5i peti-ie3 cel care o adresea(. peti-ionar3 iar dreptul3
prev.(ut de le!e3 drept de peti-ionare. 1reptul de peti-ionare este re!lementat prin le!e3 care
!arantea(. e7ercitarea lui. De!ea prevede 5i modalit.-ile de e7ercitare 5i sanc-iunile pentru
unit.-ile sau salaria-ii care nesocotesc acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat.8
< 4n raporturile dintre salaria-i 5i unit.-ile 4n care lucrea(. intervin cereri de8 eliber.ri sau
certific.ri de acte3 adeverin-e3 cereri de concediu3 de transfer3 de trecere la o alt. cate!orie de
retribu-ie3 de plat. a aloca-iei pentru copii sau altor drepturi b.ne5ti3 cereri de recomandare
pentru a urma sau a fi 4nscris 4ntr<o form. de 4nv.-.m;nt etc.:
< 4n ca(ul 4n care un cet.-ean dore5te s. lucre(e sau s. active(e 4ntr<o institu-ie intervin8 cereri de
an!a2are3 de 4nscriere 4ntr<o form. de 4nv.-.m;nt sau la cursuri or!ani(ate3 de 4nscriere 4ntr<o
asocia-ie de profil:
< 4n ca(ul 4n care o persoan. dore5te s. ob-in. un act administrativ care s.<i confere un comple7
de drepturi 5i obli!a-ii se fac cereri de8 pensionare3 carnete auto3 diplome 5colare etc. Astfel de
cereri presupun3 4ns.3 dreptul persoanelor de a le ob-ine3 pe ba(a desf.5ur.rii unei activit.-i
anterioare3 ca8 e7ercitarea unei meserii sau profesii 4ntr<o unitate pe o perioad. corespun(;nd
cerin-elor le!ii3 frecventarea unei 5coli de conducere auto3 absolvirea unui ciclu de 4nv.-.m;nt
etc.:
< 4n ca(ul 4n care cet.-enii doresc s. li se stabileasc. drepturi sau obli!a-ii determinate de c.tre
administra-ia public.8 cerere de stabilire a obli!a-iei administrative a unei persoane de a pl.ti
impo(itele pe venit3 pentru locuin-e sau mi2loace de transport personale: cerere de atribuire a
unui teren pentru construc-ia de locuin-. proprietate personal.3 cererea de autori(a-ie3 de
certificare a unei anumite meserii:
< 4n ca(ul 4n care cet.-enii doresc s. ob-in. anumite drepturi8 cerere de primire a copiilor 4n
c.mine 5i cre5te3 cerere de primire a unor v;rstnici f.r. copii 4n c.mine3 cereri de a2utor social3
cerere de stabilire a unei succesiuni etc.:
< 4n ca(ul 4n care o persoan. se consider. le(at. 4n drepturi3 constat. o 4nc.lcare a le!ii3 intervin
cereri adresate or!anelor de 2usti-ie 5i parc>etului.
19
Caracteristicile de redactare a cererii personale8 ca structur. se deosebe5te de cererea oficial.3
fiind compus. din urm.toarele elemente8
< formula de apel /de adresare0 men-ionea(. func-ia conduc.torului unit.-ii c.reia i se adresea(.
cererea3 4nso-it. de cuv;ntul 331omnule*.B
< te7tul scrisorii /cererii0 se amplasea(. 4n centrul pa!inii3 4n raport cu celelalte elemente.
'edactarea te7tului trebuie s. -in. seama de anumite re!uli de aran2are a elementelor 4ntr<o
ordine prestabilit.. Astfel8 introducerea 4ncepe cu e7presia 33"ubsemnatul/a0B urmat. de numele3
prenumele3 locul de munc.3 calitatea3 adresa peti-ionarului: conclu(ia este al doilea element al
te7tului cererii 5i constituie obiectul acesteia. 6n multe ca(uri3 ea este urmat. de o motivare
fundamentat.: aceasta poate lipsi 4ns. 4n ca(ul cererilor simple ca8 le!ali(.ri de acte3 adeverin-e
etc.:
< 4nc>eierea este un element facultativ3 constituit dintr<o formul. de respect3 de mul-umire sau de
salut:
< semn.tura solicitantului se amplasea(. sub te7t3 spre dreapta:
< adresarea scrisorii se face 4n subsolul pa!inii3 reali(at. prin completarea formulei ini-iale cu
denumirea unit.-ii /1omnului 1irector =eneral al Institutului de Informatic. +ucure5ti0.
6n cererile dactilo!rafiate3 formulele de adresare finale se scriu ca 5i cele ini-iale3 cu ma2uscule 5i
f.r. prescurt.ri:
< data se amplasea(. la st;n!a3 sub te7t. 1in punct de vedere le!al3 la cererile pre(entate
personal3 data cererii este considerat. data la care a fost 4nre!istrat. la unitatea destinatar..
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi 4nso-ite de un memoriu3 prin
care se detalia(. motivarea cererii. 6n unele ca(uri3 cererea3 ca atare3 4mbrac. forma unui
memoriu.
"emoriul 4ntocmit de o persoan. fi(ic. este un document prin care aceasta e7pune
documentat o problem. le!at. de persoana sa3 evenimente dintr<o perioad. trecut.3 le!ate de
persoana autorului 5i care e7plic. sau fundamentea(. obiectul cererii.
"emoriul de activitate #de titular sau de lucrareC < serve5te pentru promovarea 4n munc.
sau pentru ob-inerea unor !rade 4n serviciu. "e aseam.n. cu cererea personal.3 av;nd un scop
bine definit3 ce se arat.3 de obicei3 4n final: este bine documentat3 prin enumerarea unor date sau
fapte 4n sus-inerea obiectului solicitat.
"emoriul justificativ este folosit pentru a certifica 5i motiva o anumit. ac-iune s.v;r5it.
ca urmare a unei dispo(i-ii sau reie5ind din sarcinile de serviciu ale titularului. .r. s. fie o
cerere propriu<(is.3 sensul memoriului 2ustificativ este fundamentarea /sub4n-eleas.0 a unei cereri
de a primi aprobarea forului ierar>ic superior sau a altui for pentru o anumit. ac-iune /folosirea
unor materiale3 c>eltuirea unor sume de bani3 repararea unor fonduri fi7e etc0. Pentru aceasta se
4ntocme5te un devi(3 care se pre(int. conducerii 4nso-it de sc>i-a de plan 5i de memoriul
2ustificativ care demonstrea(. utilitatea construc-iei3 eficien-a economic.3 fundamentarea
amplas.rii construc-iei 4ntru<un anumit loc3 termenul de e7ecu-ie etc. 5i3 4n final3 se cere
aprobarea pentru e7ecutarea construc-iei.
20
Tema #. C+RESP+N,EN-. C+<ERCI.01 B,E ./.CERIC
$.1. Cererea de ofert
Cererea de ofert. este o scrisoare ini-ial. emis. de o firm. cu scopul de a procura produse
sau de a ob-ine e7ecutarea unor lucr.ri sau prest.ri de servicii. Cererea de ofert. este documentul
prin care se declan5ea(. efectiv dialo!ul precontractual 4ntre doi parteneri.
Ci2loacele de informare pentru cererea de ofert. sunt8
10 calea publicitar. cu a2utorul cataloa!elor3 prospectelor3 (iarelor 5i revistelor3 Internetul:
20 calea discu-iilor directe 4ntre parteneri:
30 calea comunic.rilor telefonice:
40 calea scrisorilor /cereri de ofert.0:
Cererea de ofert. poate fi8
10 Cerere de ofert. circular. < 4n care beneficiarul se adresea(. mai multor ofertan-i3 4n vederea
ob-inerii unor condi-ii mai avanta2oase. 1e e7emplu3 cererea de ofert. adresat. mai multor
produc.tori de mobil. de birou. % astfel de cerere are caracter de sonda2.
20 Cererea de ofert. !eneral. < beneficiarul se adresea(. unui sin!ur destinatar3 dar f.r. obiect
precis.
30 Cererea de ofert. special. < se adresea(. unui sin!ur destinatar3 cu obiect precis.
21
Cererea de ofert. trebuie astfel conceput. 4nc;t destinatarul s. nu aib. impresia c.
afacerea a fost c;5ti!at. 4n favoarea lui. 6n acest ca(3 el nu ar mai avea nici un motiv s. fac.
vreun efort personal3 pentru !.sirea clien-ilor.
1ac. solicitantul dore5te ob-inerea unor condi-ii avanta2oase de plat.3 sau acordarea unor
rabaturi3 cererea de ofert. va con-ine formul.ri menite s.<i dea un caracter mai atr.!.tor pentru
ofertant. ormul.rile folosite pot e7prima speran-a de a plasa comen(i mari sau repetate3 pot
su!era perspectiva unei pie-e noi 5i permanente sau a unor rela-ii comerciale de lun!. durat..
1ac. ofertantul poten-ial3 este o firm. cu care nu au mai e7istat rela-ii comerciale
anterioare3 este indicat s. se pre(inte firma /domeniul de activitate 5i profilul0: s. se e7plice cum
s<a a2uns la partenerul poten-ial /o referire la o reclam. sau o alt. firm. care l<a recomandat3 sau
alte surse0.
6n -.ri cu tradi-ie 4n economia de pia-.3 4n marile firme3 e7ist. servicii de documentare /4n
privin-a furni(orilor03 care se ocup. e7clusiv de prospectarea pie-ei 5i ale!erea furni(orilor care
sunt cel mai bine plasa-i pe pia-..
6n redactarea unei cereri de ofert. trebuie ca scopul scrisorii s. fie enun-at c;t mai precis
5i concis3 iar fra(a final. trebuie s. invite ofertantul s. ac-ione(e c;t mai rapid.
'.spunsul la cererea de ofert. trebuie trimis imediat. 1ac. partenerul comercial este de2a
cunoscut3 se va 4ncepe cu o formul. de mul-umire 5i eventual de e7primare a satisfac-iei pentru
noua cerere de ofert..
1ac. partenerul este nou se folosesc formul.ri care s. e7prime satisfac-ia de a 4nc>eia o
tran(ac-ie 5i speran-a ca aceasta va marca 4nceputul unor le!.turi de afaceri de lun!. durat..
1ac. 4ns. cererea de ofert. nu poate primi o re(olvare imediat.3 solicitantul va fi informat
4n scris3 specific;ndu<se motivul am;n.rii trimiterii catalo!ului sau ofertei.
6n ca(ul 4n care se refu(. solicitarea3 4n scrisoare trebuie folosite formul.ri care s.
e7prime re!retul de a nu putea trimite oferta cu e7plica-iile adecvate.
ormul.ri specifice Cererii de ofert.8
A. ormul.ri introductive
10 A"untem unul din cei mai mari importatori ? e7portatori 5i distribuitori ai industriei de
bi2uterii 5i diamante.B
20 Airma noastr. import. 5i distribuie o !am. lar!. de ec>ipament fri!orific pentru industria din
-ara noastr..B
30 A1ator.m numele 5i adresa dumneavoastr. a!en-iei dumneavoastr. din ora5ul nostru *B
+. ormul.ri de 4nc>eiere
10 AM. mul-umim 5i a5tept.m un r.spuns favorabilB.
20 AM<am fi recunosc.tori pentru un r.spuns promptB.
C. ormul.ri folosite 4n r.spunsul la cererea de ofert.
10 AM. mul-umim pentru cererea de ofert.. Ca r.spuns la aceasta3 v. trimitem 4n plic separat
catalo!ul nostru ilustrat.B
20 ACererea de ofert. este 4n centrul aten-iei noastre 5i sper.m s. v. trimitem cur;nd listele
noastre de pre-uriB.
$.2. +ferta

%ferta este scrisoarea de ini-iativ. sau de r.spuns la o cerere de ofert.3 prin care
ofertantul face cunoscut unor poten-iali clien-i /persoane fi(ice sau 2uridice0 c. pune la dispo(i-ia
acestora m.rfuri sau servicii 4n anumite condi-ii. %ferta este a doua scrisoare comercial.
important. 5i al.turi de cererea de ofert. este foarte frecvent. 4n rela-iile interne 5i e7terne.
6n mod obi5nuit3 ofertele se transmit prin po5t.3 fa73 e<mail3 4n cadrul reclamei comerciale
prin pres.3 radio3 televi(iune3 afi5a23 prin repre(entan-i sau pe cale telefonic. /dac. 4n prealabil se
reali(ea(. o 4n-ele!ere pe ba(a unor discu-ii 4ntre dele!a-i3 este bine s. fie confirmat. letric0.
22
Aparent3 doar mesa2ele care provin pe aceste c.i pot constitui oferte. 6n realitate3 ofertarea
unui produs sau serviciu3 poate avea 4nf.-i5.ri dintre cele mai nea5teptate.
A5a de e7emplu3 instalarea unui automat pentru 4n!>e-at. 4ntr<un loc public repre(int. un
mod de a face o ofert.. %ric.rui trec.tor i se ofer. un produs bine determinat 4n sc>imbul unei
anumite sume de bani. 1ac. trec.torul introduce 4n automat suma preci(at.3 el este 4n drept s.
primeasc. e7act produsul descris3 4n cantitatea men-ionat.. Da fel3 orice c>io5c care pune 4n
v;n(are bilete pentru mi2loacele de transport 4n comun3 face ceea ce se c>eam. o ofert.8 pentru
fiecare bilet v;ndut3 contra unei sume de bani3 se va asi!ura cump.r.torului o c.l.torie pe unul
din traseele e7istente.
Cu c;t oferta cuprinde mai multe elemente 5i acestea sunt mai precis formulate3 cu at;t
obli!a-iile pe care 5i le asum. ofertantul sunt mai numeroase 5i mai stricte. 6n -.rile occidentale3
nici nu este nevoie de o descriere 4n cele mai mici am.nunte a produsului sau serviciului oferit3
pentru c. acolo e7ist. standarde minime de calitate 5i re!uli de comer- consacrate3 e7ist. le!i
pentru protec-ia consumatorului etc. 6n 'om;nia3 le!isla-ia este 4nc. slab repre(entat. 4n aceast.
privin-..
% ofert. comercial. nu este neap.rat o ofert. scris.. Putem vorbi despre oferte scrise sau
verbale3 ca 5i de oferte e7plicite sau tacite. Cesa2ele tacite pot constitui3 4n anumite condi-ii3 5i
mesa2ele publicitare lansate pe canalele mass<media. E7ist. un criteriu suficient de simplu 5i de
clar care ne arat. cum s. deosebim o reclam. de o ofert.. Astfel3 atunci c;nd un produc.tor de
automobile3 pre(int. un nou model 4ntr<un spot publicitar televi(at3 f.r. indica-ii de pre- sau alte
preci(.ri care s. incube obli!a-ii3 nu poate fi vorba de o ofert. 4n sens 2uridic. Atunci c;nd un
distribuitor de computere men-ionea(. 4ntr<o scrisoare de reclam. date precise le!ate de pre-3
condi-ii de livrare3 de plat. etc.3 el nu face doar promovarea produsului3 ci 5i o ofert. care 4l
an!a2ea(. din punct de vedere 2uridic.
$ipuri de ofert
1in punct de vedere comercial3 deosebim patru cate!orii de oferte 5i anume8
10 oferta nesolicitat. < este o scrisoare trimis. de ofertant din proprie ini-iativ. 5i se adresea(.
unor clien-i cunoscu-i sau necunoscu-i:
20 ofert. solicitat. < este r.spunsul la o cerere de ofert.:
30 oferta repetat. < 4n situa-ia c;nd este re4nnoit. o mai vec>e ofert. sau se transmite o variant. a
acesteia:
40 oferta la contraofert. < se practic. atunci c;nd clientul r.spunde la o ofert. anterioar. printr<o
contraoferta3 4n care el accept. doar o parte din marfa oferit. sau din condi-iile men-ionate.
1in punct de vedere 2uridic3 respectiv al obli!a-iilor pe care 5i le asum. ofertantul
distin!em mai multe tipuri de oferte8
10 oferta ferm. < este oferta asupra c.reia v;n(.torul nu mai poate reveni. 6n ca(ul 4n care
destinatarul a acceptat o ofert. ferm.3 atunci aceasta devine obli!atorie pentru ambele p.r-i ca 5i
un contract. Pentru acest motiv3 4n ca(ul 4n care se utili(ea(. oferta ferm.3 nu se mai 4nc>eie
contract de v;n(are<cump.rare 4ntre p.r-i3 comen(ile 5i e7ecu-ia lor3 f.c;ndu<se pe ba(a ofertei
ferme.
20 oferta f.r. clau(e speciale < c>iar dac. nu include preci(.ri privind o anumit. dat. pentru
primirea comen(ii sau alte 4ndatoriri deosebite 5i acest tip de ofert. !enerea(. obli!a-ii3 de o
parte 5i de alta3 astfel8
a0 atunci c;nd oferta este pre(entat. direct unei persoane3 aceasta trebuie s. o accepte imediat sau
s. o decline. 6n ca( contrar3 oferta se stin!e.
b0 re!ula de mai sus este valabil. 5i pentru ca(ul 4n care oferta este pre(entat. telefonic sau prin
fa7.
c0 oferta pre(entat. printr<o scrisoare este considerat. valabil. 4ntr<un interval de timp suficient3
pentru a se trimite o comand. sau orice alt tip de r.spuns. 6n ca(ul coresponden-ei po5tale3 acest
interval este de )<14 (ile.
23
30 oferta cu termen < este practicat. 4n situa-ia 4n care ofertantul nu are certitudinea c. poate
asi!ura acelea5i condi-ii dincolo de o anumit. limit. de timp. 6n acest ca(3 se men-ionea(. un
termen 4n intervalul c.ruia oferta r.m;ne valabil..
$.. Refu6ul la ofert
%rice ofert. primit. prin po5t. sau fa73 merit. s. fie citit.. 1ac. oferta nu interesea(.3
ner.spun(;nd la ea3 implicit 4nseamn. refu(ul. A nu r.spunde este modalitatea cea mai comod.
de a refu(a o ofert.3 dar uneori merit. s. ne facem timp pentru a scrie un refu(. A r.spunde unei
oferte 4n situa-ia de refu( este un act de polite-e. El nu este costisitor3 mai ales c;nd e7ist. de2a un
r.spuns tip 4n calculator. 1ac. o ofert. este refu(at. prin telefon3 de multe ori ofertantul nu poate
s. ofere direct condi-ii mai bune: el trebuie s.<5i calcule(e 4n lini5te c;5ti!ul. E7ist. 4n afaceri cel
pu-in dou. situa-ii 4n care se recomand. a se formula un r.spuns 4n scris3 5i anume8
10 atunci c;nd oferta interesea(.3 dar nu convin pre-urile 5i e7ist. posibilitatea ca ofertantul s.
revin. cu o nou. ofert. mai convenabil.:
20 atunci c;nd se consider. c. ofertantul este o firm. interesant. 5i este posibil ca 4n viitor3
ofertele lui s. ne fie de folos.
'efu(ul 4n scris are3 4nainte de toate3 scopul de a -ine desc>is. 33u5aB pentru afaceri
viitoare.
"tructura scrisorii de refu(
10 'eferin-a ? con-ine num.rul ofertei 5i data ofertei ? numai a5a refu(ul poate fi clar locali(at.
20 Introducere ? se mul-ume5te ofertantului pentru ofert..
M. mul-umim c. ne<a-i trimis oferta dumneavoastr.3 pentru c. faian-a este un produs care
ne interesea(..
30 'espin!erea. Cotivarea ? de ce nu este acceptat. oferta /un pre- prea mare3 termen de livrare
inacceptabil3 calitatea nu corespunde3 etc.
1in p.cate3 condi-iile nu sunt convenabile8
a0 pre-uri prea mari3
b0 intervalul de timp prea mare 4ntre comand. 5i livrare. A
40 Tansa pentru o comand. ulterioar..
50 6nc>eierea asi!urarea ofertantului c. poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu pl.cere s. colabor.m cu dumneavoastr. 5i v. a5tept.m cu noua ofert. care trebuie s.
ne parvin. p;n. cel mai t;r(iu 2 septembrie a. c.
&0 ormula de 4nc>eiere 5i salut.
)0 "emn.tura.
$.#. Comanda
6n urma anali(ei ofertei3 /accept.rii ei0 cump.r.torul transmite ofertantului comanda de
m.rfuri sau servicii3 sau dup. 4nc>eierea contractului3 de re!ul. prin8
< formular de comand. tip:
<scrisoare de comand. 4nre!istrat. sau recomandat.:
< ambele3 4n acest ca( scrisoare av;nd ca scop preci(area anumitor detalii ale comen(ii sau ale
unor instruc-iuni ale cump.r.torului:
< returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat. de cump.r.tor:
< tele7 sau fa7.
Cai rar3 comanda se transmite tele!rafic3 telefonic3 sau verbal /cu confirmare letric.0.
Comanda este obli!atorie din punct de vedere le!al3 de aceea trebuie s. se acorde cea mai
mare aten-ie clarit.-ii 5i preci(iei formul.rii. "crisoarea de comand. cuprinde toate elementele
24
unei scrisori oficiale8 antet3 numele 5i adresa destinatarului3 num.r de ordine dup. specifica-ia
actului /comanda num.rul * data *0.
$e7tul comen(ii este compus din enumerarea produselor ce urmea(. a fi livrate3 simbolul
acestora3 unitatea de m.sur.3 cantitatea3 pre-ul unitar3 valoarea total.3 termenul de livrare3 modul
de plat.3 mod de e7pediere etc. /Calitatea de ba(. a comen(ii este preci(ia3 de aceea scrisoarea
trebuie s. cuprind. toate datele necesare identific.rii produsului0.
Comanda mai cuprinde o formul. de introducere /33v. ru!.m a ne livra materialele de mai
2os*B3 sau 33 Confirm.m cu mul-umiri primirea ofertei dv.3 pentru *. 5i dorim s. comand.m 3
dup. cum urmea(.B0.
6n ca(ul 4n care comanda -ine loc de contract /de e7emplu pentru m.rfurile sau serviciile
de mic. valoare0 ea va cuprinde 4n mod obli!atoriu toate elementele contractului.
6n multe ca(uri3 pentru 4ntocmirea comen(ii3 beneficiarul solicit. date suplimentare fa-.
de cele cuprinse 4n ofert.3 furni(orul comunic. eventualele modific.ri ale ofertei3 face preci(.ri
care nu au fost cuprinse 4n ofert..
$.$. Contractul
Contractul este un acord de voin-. 4ntre dou. sau mai multe persoane3 stabilit 4n condi-ii
le!ale. Acordul produce efecte 2uridice3 const;nd 4n drepturi 5i obli!a-ii contractuale ale p.r-ilor.
Ca form.3 contractul se pre(int. ca o succesiune de clau(e 4ntr<o ordine asupra c.reia p.r-ile
semnatare au convenit. Este de preferat ca aceast. succesiune s. urm.reasc. derularea 4n practic.
a opera-iunilor commercial.
Pentru ca un contract s. fie valabil 5i s. poat. produce efecte 2uridice /drepturi 5i
obli!a-ii0 4ntre p.r-i3 el trebuie s. 4ndeplineasc. o serie de condi-ii3 5i anume8
<capacitatea p.r-ilor de a contracta:
< consim-.m;ntul valabil al p.r-ilor ce se obli!.:
<un obiect determinat:
< o cau(. licit. /o motiva-ie3 un interes3 un drept pe care le!ea le recunoa5te 4n mod e7pres sau le
tolerea(.0.
Contractele stabilite 4ntre p.r-i prin liber consim-.m;nt sunt8
1up. form.8 formale /cu con-inut standard0 5i neformale /clau(ele fiind 4n acest ca(
stabilite3 4n mod conven-ional3 prin acordul p.r-ilor3 cu respectarea condi-iilor de validitate.
1up. modul de e7primare a consim-.m;ntului8 scrise /4n care acordul este consemnat 4n
mod e7pres 4n scris3 fie printr<un contract propriu<(is3 a5a (isul 334nscris unicB3 fie prin
transmiterea de documente 0 5i nescrise /4nc>eiate verbal3 telefonic3 printr<o str;n!ere de m;n.
etc.0.
1up. modul de participare a contractan-ilor la 4nc>eierea 4n-ele!erii8 conven-ii 4n care
p.r-ile se afl. 4n contact nemi2locit 5i conven-ii 4n care acordul intervine prin coresponden-..
1up. obiectul contractului8 varietatea conven-iilor este e7trem de mare8 de la contracte de
4nc>iriere3 leasin! 5i arendare la cele de v;n(are<cump.rare3 de dona-ie sau de 4mprumut3 de la
contractele de !a2 5i ipotec. la cele de prest.ri servicii3 de la contractele de munc. sau de
mana!ement la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de 4nc>eiere a unei conven-ii este contractul sub form. de
4nscris unic3 4n pre(en-a 5i sub semn.turile ambelor p.r-i. 6n aceast. formul. pot fi stabilite3 f.r.
vreo urm. de dubiu3 toate obli!a-iile 5i drepturile contractuale3 le!ate de cele mai mici detalii
care pot avea semnifica-ie 4n conte7tul 4n-ele!erii intervenite.
"tructura unui contract cuprinde8
< identitatea p.r-ilor contractante. "e men-ionea(. numele societ.-ilor contractante3 sediile 5i alte
elemente care s. 4nl.ture orice posibilitate de confu(ie3 nr. de 4nmatriculare la 'e!istrul
25
Comer-ului etc. "e consemnea(. numele persoanelor care repre(int. societatea 5i calitatea lor de
repre(entan-i le!ali sau 4mputernici-i:
< obiectul contractului < trebuie descris 4n detalii te>nice 5i calitative3 cantitative3 pre-3 astfel 4nc;t
s. nu r.m;n. loc pentru detalii nel.murite:
< durata contractului este important. atunci c;nd el se refer. la o rela-ie curent.3 permanent. sau
periodic. /e7. contractul de prest.ri servicii pentru 4ntre-inerea re-elei de electricitate:
< obli!a-iile ofertantului /v;n(.torului0 ? 4n ca(ul unui contract de v;n(are<cump.rare care este
cel mai frecvent utili(at3 obli!a-iile v;n(.torului sunt3 4n principal3 urm.toarele8 s. transmit.
cump.r.torului dreptul de proprietate asupra m.rfurilor v;ndute /la livrare sau 4n momentul
ac>it.rii pre-ului03 s. livre(e cump.r.torului m.rfurile la locul3 la termenul 5i 4n condi-iile de
calitate 5i de securitate prev.(ute 4n contract3 s. !arante(e calitatea m.rfurilor3 4n ca( contrar va
4nlocui marfa3 va restitui pre-ul pl.tit3 va remedia viciile ap.rute sau va suporta c>eltuielile f.cute
de cump.r.tor cu remedierea lor.
< obli!a-iile cump.r.torului8 s. ac>ite pre-ul m.rfii cump.rate la data3 locul 5i 4n condi-iile
stipulate 4n contract3 4n ca( contrar3 v;n(.torul poate pretinde ta7a de depo(itare:
< modalit.-i de plat. /termene de plat.3 banca 4n contul c.reia va fi virat. suma3 dac. plata este
e5alonat.3 se vor men-iona termenele ratelor scadente0:
< condi-ii de livrare8 termenele de livrare3 ambala23 marca23 e7pediere 5i transport3 recep-ia m.rfii3
monta23 probe3 punere 4n func-iune3 asisten-a te>nic.3 5colari(are persoane:
< clau(a penal.8 vi(ea(. ne4ndeplinirea obli!a-iilor la termene de c.tre una din p.r-ile
contractante 5i acoperirea pre2udiciilor de c.tre partea responsabil.:
< prevederi diverse:
< dispo(i-ii finale:
< ane7e:
< data 5i semn.turile.
$.%. Reclama ia
6nc>eind un contract de v;n(are<cump.rare3 partenerii urm.resc o finalitate precis. 5i
anume8 livrarea 5i primirea m.rfurilor contractate pe de o parte 5i plata acestora3 pe de alt. parte.
Aceast. finalitate impune partenerilor e7ecutarea 4ntocmai a obli!a-iilor asumate 5i crearea
cadrului necesar derul.rii contractului 4n bune condi-ii. 6n practic.3 apar 4ns.3 o serie de
dificult.-i care pot constitui cau(a primirii sau 4naint.rii de reclama-ii. $ot ce nu este conform cu
contractul3 cu le!ile 4n vi!oare3 cu re!ulile 5i normele interna-ionale acceptate prin contract sau
diferite pa!ube3 erori si 4nt;r(ieri pot provoca nemul-umire 5i pot duce la reclama-ii.
% scrisoare de reclama-ie trebuie8
< s. fie 4naintat. imediat ce a ap.rut situa-ia de reclamat:
< s. pre(inte politicos3 clar 5i concis situa-ia de reclamat3 d;nd date 5i informa-ii precise cu
privire la marfa reclamat.:
< s. cear. 4n mod ferm3 dar politicos s. se cercete(e problema cu aten-ie 5i s. se solu-ione(e
reclama-ia conform prevederilor contractuale 5i u(an-elor comerciale:
< s. pre(inte preten-ia reclamantului 5i s. propun. c.i de solu-ionare a reclama-iei3 put;nd c>iar
indica sanc-iunile propriu<(ise:
< s. e7prime 4ncrederea c. reclama-ia se va re(olva 4n mod satisf.c.tor. 6n ca(ul unor frecvente
sau repetate erori3 4nt;r(ieri etc3 se poate recur!e la amenin-area cu re(ilierea contractului:
< s. e7prime aprecierea fa-. de serviciile oferite de partener p;n. la ivirea situa-iei de reclamat:
< s. fie scris. pe un ton impersonal 5i constructiv3 s. evite tonul acu(ator3 -in;nd seama c.
partenerul este cointeresat 4n salvarea contractului:
< s. indice ba(a le!al. a reclama-iei:
26
< s. indice documentul pe care se fundamentea(. reclama-ia:
< s. indice termenele de e7ecutare a repar.rii pre2udiciilor sau plata desp.!ubirilor:
< s. indice contul emitentului3 pentru primirea contravalorii desp.!ubirii sau a diferen-elor de
pre-.
6n !eneral reclama-iile pot fi !enerate de8
< culpa/vina0 v;n(.torului:
< vina cump.r.torului:
< vina ambelor p.r-i:
< vina unei ter-e persoane /c;nd transportul este reali(at de o ter-. persoana0:
< cau(e de for-. ma2or..
'eclama-iile cump.r.torului pot avea urm.toarele cau(e8 deficien-e cu privire la marf.8
cantitate3 calitate3 deficien-e 4n serviciile prestate de v;n(.tor3 4nt;r(ieri 4n livrare3 ambala2
defectuos sau necorespun(.tor3 m.rfuri avariate3 documente cu erori3 nerespectarea indica-iilor
cump.r.torului 4n ceea ce prive5te transportul3 ambala2ul3 marca2ul3 depo(itarea etc.
'eclama-iile v;n(.torului pot avea urm.toarele cau(e8 nerespectarea de c.tre cump.r.tor
a condi-iilor de plat.3 4nt;r(ierea pl.-ii3 neplata contravalorii m.rfurilor3 nedesc>iderea
acreditivului conform prevederilor contractuale3 nepunerea mi2locului de transport la dispo(i-ia
v;n(.torului /dac. acest lucru a fost prev.(ut 4n contract0.
1e asemenea3 reclama-iile pot fi reale sau false3 4ntemeiate sau ne4ntemeiate.
'.spunsul la reclama-ie trebuie s. fie prompt 5i redactat pe un ton c;t mai calm 5i
politicos. '.spunsul poate fi de acceptare sau de refu( a reclama-iei. '.spunsul de acceptarea a
reclama-iei trebuie8
< s. pre(inte scu(e pentru nepl.cerea cau(at. partenerului3 s. e7prime re!retul pentru cau(a care
a !enerat reclama-ia:
< s. pre(inte o scurt. e7plica-ie 4n le!.tura cu apari-ia cau(ei reclama-iei 5i s. solicite timp pentru
studierea reclama-iei3 atunci c;nd este ca(ul:
< s. pre(inte modalitatea sau c.ile de solu-ionare a reclama-iei3 s. specifice compensa-ia oferit.:
< s. se 4nc>eie cu o e7presie de bun.voin-. 5i de 4ncredere 4n posibilitatea restabilirii bunelor
rela-ii cu partenerul.
'efu(ul de acceptare a reclama-iei trebuie8
< s. cuprind. motivele pe care se 4ntemeia(. refu(ul3 motive ba(ate pe fapte verificabile3 pe
documente3 pe dispo(i-ii le!ale 4n vi!oare:
< s. aib. un stil moderat 5i politicos:
< s. e7prime 4n 4nc>eiere re!retul 5i dorin-a de a continua 5i 4n viitor bunele rela-ii.
.GIEU0 ,E INS+-IRE . <1R/II
Este un act cu caracter contabil3 dar pre(int. 5i elemente de coresponden-.3 el fiind
totodat. 5i un r.spuns la nota de comand.. orma avi(ului de 4nso-ire a m.rfii este tipi(at. 5i
cuprinde datele de identificare fiscal. at;t ale furni(orului3 c;t 5i ale beneficiarului3 datele
defalcate pe pre- unitar 5i cantit.-i ale m.rfii3 semn.tura dele!atului 5i a primitorului.
SCRIS+.RE. ,E H.R.N-IE ;.NC.R1
'epre(int. unul din cele mai u(itate elemente ale coresponden-ei comerciale 5i are
caracter 2uridic de acoperire a eventualelor crean-e 4ntre creditor 5i debitor. Este una dintre cele
mai eficiente forme de asi!urare. Prin acest document3 o banc. a!reat. de partener !arantea(.
pl.-ile acestuia. 1ac. partenerul nu respect. scaden-a3 crean-a este e7ecutat. automat3 suma
datorat. fiind transferat. 4n contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice sunt
multiple8 se elimin. c>eltuielile pentru administrarea soma-iilor3 pierderile3 riscul insolvabilit.-ii
clientului etc. orma scrisorii de !aran-ie este standard 5i cuprinde obli!atoriu urm.toarele
elemente8 datele de identificare po5tal. 5i comunica-ional. ale e7peditorului cuprinse 4n antet3
27
precum 5i datele de identificare fiscal.3 titlul 33"crisoare de !aran-ieB3 datele destinatarului3
obiectul !aran-iei3 motivul emiterii scrisorii3 func-ia3 numele3 semn.tura olo!raf. 5i 5tampila
repre(entantului e7peditorului.
S+<.-II0E
6n mana!ementul rela-iilor cu clien-ii3 uneori 5i cu furni(orii3 un spa-iu distinct 4l ocup.
comunicarea scris. 5i telefonic. purtat. 4n scopul recuper.rii crean-elor /pl.-i restante3 facturi
neac>itate0 sau al onor.rii unor obli!a-ii de alt. natur. /livr.ri neefectuate la termen3 servicii
neprestate0.
% procedur. clar. 5i sistematic. de urm.rire3 averti(are 5i e7ecu-ie 4n instan-. a
datornicilor poate fi util. pentru separarea clien-ilor 4n buni platnici3 nu prea buni platnici 5i r.u
platnici. % procedur. eficace de averti(are 5i somare asi!ur. p.strarea controlului rela-iilor cu
clien-ii 5i reducerea pierderilor.
$rebuie e7clus. de la 4nceput utopia c. ar putea e7ista undeva 4n lume un mediu de
afaceri 4n care opera-iunile comerciale s<ar desf.5ura la fel de ri!uros3 precis 5i ritmic ca
mecanismul unui ceasornic.
Este considerat. normal. e7isten-a livr.rilor 4n avans /pe credit03 ca 5i a unor situa-ii de
cri(. sau indisponibilit.-i temporare de plat. 5i de onorare a unor obli!a-ii de natur. comercial..
Gn anumit !rad de toleran-.3 4ncredere 5i cooperare 4ntre partenerii de afaceri este indispensabil3
dac. se doresc rela-ii de afaceri durabile.
Problema care r.m;ne de re(olvat este3 4n fapt3 stabilirea limitelor de toleran-. 5i a
procedurilor !raduale care s. asi!ure men-inerea crean-elor la cote re(onabile 5i e7ecutarea silit.3
atunci c;nd limitele sunt dep.5ite.
$eoretic3 plata ar trebui efectuat. simultan cu sau imediat dup. livrarea produselor sau
prestarea serviciilor. Practic3 acest lucru este imposibil3 c>iar 5i 4n ca(ul rela-iilor comerciale
curente3 cu parteneri care se cunosc de mult. vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens 5i
inutil de cecuri3 ordine de pl.-i3 c>itan-e etc3 este preferat sistemul decont.rilor periodice /lunare3
de e7emplu03 aceste fiind considerate pl.-i cas>.
6n mod normal3 4ntr<un asemenea sistem de pl.-i3 se renun-. la ideea oric.rei dob;n(i 5i se
asum. 4n sc>imb riscul unor crean-e. % acumulare prea mare de crean-e ne4ncasate poate plasa
compania 4ntr<o situa-ie financiar. precar.3 p;n. la scoaterea sa din circuitul comercial. 1e
aceea3 compania nu poate a5tepta pasiv ca debitorii s.<5i onore(e obli!a-iile. Ea trebuie s.
intervin. cu 4ndr.(neal.3 dar cu diploma-ie3 pentru aten-ionarea3 somarea 5i3 la nevoie3 e7ecutarea
debitorilor3 4n sensul refacerii capacit.-ii sale de plat..
1e re!ul. se scriu mai multe scrisori de soma-ie p;n. s. se a2un!. la ultima solu-ie3
2usti-ia.
C.<;I. BTR.T.C
Este un titlu de credit pe termen scurt3 utili(at ca instrument de plat.3 prin care creditorul
d. dispo(i-ie debitorului s. pl.teasc. o anumit. sum. unei ter-e persoane3 la o anumit. scaden-..
Avanta2ul cambiei const. 4n faptul c. poate fi transmis. sau scontat. la o banc.3 deci valorificat.
c>iar 4nainte de scaden-..
28
Tema %. C+RESP+N,EN-. PR+T+C+0.R1
'ela-iile civili(ate 4ntre doi parteneri de afaceri determin. un anumit tip de scrisori
oca(ionate de diverse prile2uri. Coresponden-a protocolar. se refer. la invita-ii3 felicit.ri3
scrisorile de felicitare 5i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al
institu-iei respective. Acest tip de coresponden-. se practic. 5i la nivel 4nalt3 4ntre omolo!i.
INGIT.-II0E
Invita-iile se trimit unor persoane importante pentru firm. 5i sunt adresate din partea unei
persoane din conducere.
Invita-iile privesc 4n special coctailurile3 de2unurile3 recep-iile /la nivel 4nalt03 conferin-ele
or!ani(ate 4n cadrul firmei3 pre(entarea unor produse3 o inau!urare3 la s.rb.torirea unor an!a2a-i3
(iua por-ilor desc>ise etc.
Cu toate c. telefonul 4nlocuie5te ast.(i o mare parte din comunicarea scris.3 la invita-ii
este obli!atorie comunicarea scris.. Invita-ia scris. este un mod de pre(entarea a !a(dei 5i a
evenimentului care are loc3 dar ea informea(. 5i despre locul3 data3 cau(a desf.5ur.rii respectivei
manifest.ri.
Invita-iile nu sunt numai bilete de intrare3 ci 5i c.r-i de vi(it. ale !a(dei. % invita-ie de
afaceri nu trebuie doar s.<l fac. pe destinatar s. a5tepte cu ner.bdare participarea la petrecere
/manifestare03 ea trebuie s. pun. 5i presti!iul e7peditorului 4ntr<o lumin. favorabil.. Invitatul
prime5te scrisoarea 5i astfel se reali(ea(. primul contact 4ntre el 5i evenimentul ce va urma.
Primele impresii sunt totdeauna importante. 1e aceea3 m.rimea3 culoarea3 !rafica folosite3 dar 5i
con-inutul trebuie s. conlucre(e la ob-inerea efectului dorit. Individualitatea 5i creativitatea
formul.rii pot influen-a valoarea 5i atractivitatea evenimentului.
"tructura unei invita-ii cuprinde urm.toarele elemente8
<denumirea 5i si!la firmei:
<numele 5i eventual3 func-ia celui care lansea(. invita-ia:
<formularea invita-iei:
29
< evenimentul propriu<(is /!enul de petrecere0:
< scopul 4nt;lnirii /petrecerii0:
< data3 ora:
< locul:
< instruc-iuni speciale:
< unde se poate r.spunde.
Invita-ia oficial. cuprinde titlul !a(dei f.r. nume3 dar ad.u!area numelui nu repre(int. o
!re5eal..
6n afar. de numele !a(dei3 pe invita-ie mai poate fi trecut numele unei personalit.-i de al
c.rei presti!iu beneficia(. evenimentul. 6nainte de a<i imprima numele3 ne vom asi!ura c.
aceast. persoan. este de acord3 pre(ent;ndu<i proiectul te7tului.
% invita-ie poate fi nominal. sau nenominal.. "punem despre o invita-ie c. este nominal.
dac. 4n te7t este scris /cel mai indicat de m;n.0 numele invitatului. Pe invita-ie se va scrie fie
titlul invitatului f.r. nume3 fie numele 5i titlul3 fie doar numele. Pe invita-ia nenominal. nu este
scris numele invitatului.
ormule folosite8334n onoareaB33cu prile2ul*B33la de2unul 4n onoarea**.B33la cina oferit.
cu oca(ia . *..B33la semnarea acordului 4ntre . . . UB33la inau!urarea pavilionului **.B33la
vernisa2ul**..B
6n ceea ce prive5te data 5i ora3 acestea trebuie preci(ate cu mare e7actitate. /C;nd se stabile5te
data se -ine cont de disponibilitatea invita-ilor0. 1e e7emplu3 4n ca(ul unei invita-ii la cin.3 vom
scrie ora 1#
00
5i nu 4ncep;nd cu ora 1#
00
. Este bine s. se indice 5i o or. limit.: 4n acest ca(3
cunosc;nd dinainte durata activit.-ii3 invita-ii 45i pot or!ani(a mai bine timpul. E7emplu.8
Koi3 30 septembrie 20033 de la ora l#
00
la ora 21
00
.
Scrisorile de felicitare 3i felicitrile BpretipriteC
"crisorile de felicitare 5i felicit.rile pot fi trimise8 colaboratorilor3 furni(orilor3
prestatorilor de servicii3 politicienilor3 repre(entan-ilor diverselor institu-ii3 omolo!ilor etc.3 cu
diferite prile2uri8 Anul ,ou3 s.rb.tori na-ionale3 numiri 4n func-ie3 anivers.ri etc. Cel mai
important prile2 4l repre(int. Anul ,ou 5i s.rb.torile de iarn.. 6ntrebarea este ce ale!emO
"crisoarea sau felicitarea pretip.rit..
"crisorile de la sf;r5itul anului con-in mai mult dec;t ur.ri. Ele au un caracter mai
personal 5i indic. stadiul unei rela-ii. "crisoarea poate fi scris. de m;n.3 iar dac. te7tul este scris
la ma5in.3 atunci formula de adresare 5i 4nc>eiere se va scrie de m;n.. "crisoarea trebuie s. fie
scris. c;t mai cite- 5i s. lase o bun. impresie estetic.. Ea cuprinde elementele de structur. ale
oric.rei scrisori.
elicitarea este cea mai bun. ale!ere 4n ca(ul rela-iilor mai pu-in str;nse. E7ist. o
multitudine de pre(ent.ri 4n form. pretip.rit.. Gr.rile pretip.rite vor con-ine o not. personal.
dac. vor fi completate cu c;teva r;nduri scrise de m;n.. ormula de 4nc>eiere se va scrie
obli!atoriu de m;n..
Pentru a putea 4ntre-ine bune contacte profesionale3 fiecare firm. trebuie s. aib. o ba(.
proprie de date cu adresele actuali(ate ale colaboratorilor3 lucru care de multe ori este i!norat3
dar de care depinde succesul comunic.rii 4ntre parteneri.
Ale!erea de felicit.ri pretip.rite 5i de cadouri publicitare3 pentru anul nou3 trebuie s. se
4nc>eie din luna noiembrie. 1e asemenea3 ur.rile de la sf;r5itul anului trebuie s. a2un!. la
destinatar cu c;teva (ile 4nainte de Cr.ciun3 deoarece se 5tie c. ma2oritatea firmelor au vacan-. 4n
a2unul acestor s.rb.tori. Coresponden-a trebuie e7pediat. cu o s.pt.m;n. 4nainte de Cr.ciun.
a7ul nu este mi2locul de comunicare indicat pentru ur.rile de sf;r5it de an3 cu o e7cep-ie3 dac.
cineva a fost uitat3 4n ultim. instan-. se va trimite urarea prin fa73 dec;t deloc.
30
Tema '. C+RESP+N,EN-. .,<INISTR.TIG1
Coresponden-a administra-iei publice se diferen-ia(. ca re!im 4n func-ie de sursa ei de
provenien-.. Astfel se poate vorbi de coresponden-a intern.3 4n ca(ul documentelor emise de
compartimentele din interiorul unei institu-ii 5i de coresponden-a e7tern.3 repre(entat. de
documentele care sunt emise de compartimentele unei institu-ii c.tre un destinatar din afara
acesteia3 ori de acele documente care provin din e7terior de la alte persoane 2uridice sau fi(ice.
6n practic. aceast. diferen-iere are efect asupra modului de abordare a fiec.rui tip de
coresponden-. /intern. sau e7tern.03 precum 5i a modului de 4nre!istrare a circula-iei ei.
Notele de informare < repre(int. comunicatele 4n cadrul unei institu-ii pe ori(ontal. sau
pe vertical.3 ca( 4n care se pot asimila rapoartelor. E7ist. posibilitatea folosirii notelor de
informare 5i 4n e7teriorul unei autorit.-i publice numai atunci c;nd ele au ca destinatar un for
ierar>ic superior. Con-inutul lor const. 4n pre(entarea unei sin!ure situa-ii concrete sau a unei
sinte(e a opera-iunilor sau faptelor administrative 4ntreprinse. Con-inutul mai poate vi(a 5i
sesi(area unor situa-ii materiale care afectea(.3 determin. sau spri2in. desf.5urarea curent. a
activit.-ii. $ot 4n cate!oria notelor de informare intr. 5i notele verbale3 care pre(int. aceea5i
form.3 4ns. con-inutul se refer. la re(ultatul unor convorbiri sau ac-iuni premer!.toare
contactelor oficiale ale unui decident. 1e e7emplu8 informarea unui ministru de c.tre directorul
s.u de cabinet privind contactarea 5i inten-ia unor investitori de a demara activit.-i 4n domeniul
s.u de competen-.. Aceast. informare este necesar. la stabilirea unor 4ntrevederi.
Puncte de (edere sau acorduri de principiu
Acest tip al coresponden-ei interne are un caracter prealabil deci(iei administrative3 ori
reali(.rii faptelor de competen-. material. 5i este pre(ent c;nd3 4ntr<o ac-iune3 sunt implicate mai
multe compartimente.
Punctul de (edere este 4nt;lnit 4n situa-ia 4n care un compartiment de specialitate 45i
e7prim. po(i-ia 4n le!.tur. cu oportunitatea unei deci(ii administrative ca element de
valabilitate3 al.turi de le!alitate.
.cordul de principiu este necesar 4n ca(ul demar.rii unei proceduri de ac>i(i-ie public.
de c.tre un compartiment speciali(at /e7.8 pentru 1irec-ia "isteme Informatice3 este necesar
acordul de principiu al 1irec-iei de +u!et3 care confirm. e7isten-a surselor financiare 5i alocarea
4n fila de bu!et0.
31
Ca element al coresponden-ei interne3 acordul de principiu nu are o form. specific.3 el
put;ndu<se manifesta prin avi( favorabil prealabil pe un referat supus aprob.rii sau ca atare3
printr<un act distinct3 care va purta titlul de 33acord de principiuB3 ori ca adres. 4n care obli!atoriu
se 4nt;lne5te fra(a 33ne e7prim.m acordul de principiu fa-. de *..B. E7ist. situa-ii 4n care acordul
de principiu sub forma avi(ului prealabil este obli!atoriu pentru valabilitatea unei deci(ii.
At;t punctul de vedere3 c;t 5i acordul de principiu repre(int. de fapt r.spunsuri la alte
elemente ale coresponden-ei interne3 ele neput;nd fi ini-iate din oficiu /e7cep-ie face punctul de
vedere pe mar!inea unor proiecte normative sau re!ulamente0.
Scrisoarea 7nso2itoare de acte are o lar!. utili(are3 at;t 4n coresponden-a intern.3 c;t 5i
4n cea e7tern. 5i este poate cea mai clasic. form. de coresponden-.: are un caracter intern c;nd
4nso-e5te lucr.ri redirec-ionate 4ntre compartimentele acelea5i institu-ii sau 4n ca(ul transmiterii
de la un compartiment la altul3 4n cadrul unei proceduri de avi(are 4n etape8 ea p.strea(. forma
unei adrese obi5nuite3 cu men-ionarea3 4n formula de introducere a cau(elor care au determinat
trimiterea de acte.
Actele trimise sunt trecute 4n cuprinsul scrisorii de 4nso-ire3 iar la ane7e se men-ionea(.
numai num.rul lor: poate lua forma unui borderou3 c;nd avem mai multe documente transmise 4n
ane7.. "crisoarea 4nso-itoare de acte poart. nr. de re!istratur.3 datele e7peditorului3 datele
destinatarului3 semn.tura.
<emo sau nota intern ? 4n institu-ii3 firme se practic. frecvent comunicarea 4ntre
compartimente3 servicii3 birouri sau persoane3 prin intermediul memorandum<ului sau notelor
interne3 fiind al.turi de telefon3 una dintre principalele modalit.-i de comunicare intern. 4ntr<o
firm.. ,ota intern.3 4n plus fa-. de comunicarea telefonic.3 45i p.strea(. caracteristica de fil. de
a!end. 5i are 5i avanta2ele unei comunic.ri scrise3 fiind 4nre!istrat. 4ntr<un dosar. "unt folosite
pentru transmiterea informa-iilor ur!ente3 4ntreb.rilor3 instruc-iunilor: sau3 4ntr<o form. mai
lun!.3 pot servi ca raport.
6n acest tip de coresponden-. nu se folosesc formule de polite-e la 4nceput 5i sf;r5it3
polite-ea fiind sub;n-eleas.. Cesa2ul notei interne trebuie s. fie c;t mai scurt3 fiind format de
obicei dintr<o sin!ur. idee.
Ca2oritatea institu-iilor utili(ea(. formulare standardi(ate pentru notele interne3 dar c>iar
dac. acestea nu sunt folosite3 o not. intern. are patru p.r-i 4n antet8 33 Pentru*.B /numele
destinatarului03 .331e la*B /numele e7peditorului0. 331ata..B/(iua3 luna3 anul0 5i 33subiectulB /o
fra(. scurt.0. C;teodat.3 poate include 5i denumirea departamentului 5i num.rul de telefon al
e7peditorului.
Procesul8(er!al ? este documentul prin care se consemnea(. cu e7actitate fapte3 ac-iuni3
discu-ii 5i >ot.r;ri ale unei adun.ri constituite3 poate cuprinde solu-ii sau m.suri. E7ist. mai
multe tipuri8
< proces<verbal de constatare /pe formulare tipi(ate0:
< proces<verbal de predare<primire a unei !estiuni:
< proces<verbal de consemnare a unei 5edin-e.
Vin;nd cont de aceast. clasificare3 procesul<verbal poate avea form. 5i con-inut diferit.
Procesul8(er!al de constatare se 4ntocme5te de c.tre una sau mai multe persoane
4mputernicite de un or!an de stat3 inspectorate 5i inspec-ii din cadrul or!anelor centrale sau locale
de specialitate din administra-ia public. /Inspectoratul sanitar3 Inspectoratul pentru controlul
calit.-ii etc0 Acestea pot aplica sanc-iuni administrative3 4n ba(a proceselor verbale 4nc>eiate. 1e
obicei se 4nc>eie pe formulare tipi(ate 5i au urm.toarea structur.8 antetul institu-iei: titlu 5i
obiectul procesului verbal: nr. de ordine 5i data: numele 5i calitatea persoanei sau persoanelor
care au f.cut constatarea3 cu indicarea actului de 4mputernicire respectiv: consemnarea detaliat. a
faptelor3 cu enumerarea elementelor pe care se 4ntemeia(. /constat.ri personale3 declara-ii3
documente etc0: men-ionarea num.rului de e7emplare 4n care a fost 4ntocmit 5i destina-ia fiec.rui
e7emplar: semn.turile persoanelor care l<au 4ntocmit.
32
Procesul8(er!al de predare8primire a unei 4estiuni ? se 4nc>eie 4n urma transmiterii
drepturilor 5i obli!a-iilor referitoare la !estiune3 de la cel care pred. la cel care prime5te.
Elementele lui obli!atorii sunt8 unitatea 4n cadrul c.reia se petrece predarea<primirea: titlul
33Proces<verbal de predare<primire3 urmat de 334nc>eiat ast.(i /data complet.03 3pentru predarea
!estiunii... /obiectul pred.rii0: temeiul 4n ba(a c.ruia se face opera-iunea /ordin3 deci(ie etc.0:
dac. predarea se face cu caracter temporar sau definitiv: numele 5i calitatea persoanelor care
particip. la opera-iunea de predare<primire: lista complet. /4n procesul<verbal sau 4n ane7.0 a
bunurilor ce fac obiectul pred.rii primirii: 4n ca(ul 4n care lista obiectelor este separat.3 4n
procesul<verbal se men-ionea(. pre(en-a ane7ei: semn.turile precedate de cuvintele 33am
predat: 33am primit: 33am asistat.
Procesul8(er!al de consemnare a unei 3edin2e ? se 4ntocme5te de c.tre secretarii
or!anelor respective sau de alte persoane 4ns.rcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe
care trebuie s. le cuprind. acest tip de proces<verbal sunt8 antetul documentului /numele firmei3
societ.-ii: denumirea documentului /proces<verbal0: subiectul 33 al 5edin-ei Consiliului de
Administra-ie: data 33din 5 iunie 2003: men-iuni prealabile /numele persoanei care a desc>is
5edin-a3 componen-a pre(idiului3 nr. de membri pre(en-i3 absen-i3 invita-i0: subiectul 5edin-ei8
ordinea de (i: consemn.ri8 pe scurt din lu.rile de cuv;nt 5i conclu(iile pe puncte din ordinea de
(i /men-iuni cu privire la >ot.r;rile luate0: semn.tura.
Procesele<verbale de 5edin-. se 4nscriu 4ntr<un re!istru sepcial 5i se numerotea(. 4n
ordinea 4ntocmirii lor.
Ca variante ale procesului verbal sunt8 protocolul3 minuta.
Protocolul ? consemnea(. discu-iile sau 4n-ele!erile intervenite 4ntre subunit.-i ale
aceleia5i unit.-i3 4ntre persoane fi(ice 5i 2uridice antrenate 4n re(olvarea diverselor probleme ale
a!en-ilor economice. Astfel de 4n-ele!eri pot interveni cu privire la folosirea 4n comun 5i 4n
anumite condi-ii a unor bunuri de c.tre dou. sau mai multe persoane sau unit.-i de desfacere.
Protocolul poate fi 4ntocmit3 de e7emplu3 5i pentru 4n-ele!erile intervenite 4ntre unit.-ile de
desfacere a m.rfurilor 5i a societ.-ilor de asi!urare3 4n vederea asi!ur.rii bunurilor de valori
ridicate desf.cute popula-iei de c.tre societ.-ile comerciale sau pentru asi!ur.ri de persoane. 6n
acest document se consemnea(. condi-iile 4n care se face asi!urarea 5i v.rsarea sumelor re(ultate
din prime de asi!urare3 precum 5i comisionul ce revine celui care 4nc>eie documentul3 4ncasea(.
sumele 5i le vars. 4n contul societ.-ii de asi!urare.
1e asemenea3 foarte frecvent3 tot un astfel de document /protocol0 se 4nc>eie 5i 4ntre
sindicate 5i =uvern3 4ntre diferite or!anisme interna-ionale3 4n cadrul c.ruia sunt consemnate
4n-ele!erile la care se a2un! 4n urma unor discu-ii.
,area de seam este documentul care cuprinde e7punerea 5i anali(a activit.-ii unei
unit.-i3 4ntr<o anumit. etap.. 1area de seam. este pre(entat. de conducere 4n fa-a colectivului de
salaria-i sau de ac-ionari 4n adunarea !eneral.3 4n 5edin-a de anali(. a muncii3 5edin-. care poate
avea loc lunar3 trimestrial sau anual. "e 4ntocme5te pe ba(a rapoartelor de activitate pre(entate de
compartimentele subordonate 5i a informa-iilor or!anelor de conducere. Pre(entarea activit.-ii se
face 4n spirit critic 5i autocritic3 confrunt;ndu<se sarcinile prev.(ute 4n planul de activitate cu
datele concrete ale reali(.rilor ob-inute. "e anali(ea(. atent lipsurile 5i cau(ele acestora3 precum
5i !reut.-ile 4nt;mpinate 5i se fi7ea(. sarcini precise pentru etapa urm.toare.
6n adunarea !eneral.3 dup. citirea d.rii de seam.3 se fac complet.ri. 1e asemenea3 se
discut. problemele ridicate3 se fac propuneri3 se iau >ot.r;ri. 1area de seam. se alc.tuie5te 4n
mod obi5nuit dup. un plan 5i cuprinde8
9 titlul 331are de seam.B 5i se specific. a cui activitate se pre(int.0: 9 perioada pentru care se
pre(int. darea de seam.: 9 introducerea /se fac considera-ii asupra condi-iilor 4n care se
desf.5oar. activitatea0: 9 obiectivele desprinse din planul de activitate: 9 anali(a activit.-ii pe
perioada dat.: 9 reali(.rile: 9 lipsurile 5i cau(ele lor: 9 !reut.-ile 4nt;mpinate: 9 conclu(iile 5i
propunerile.
33
1area de seam. poate fi8 intern. 5i cuprinde anali(a activit.-ii proprii pe o anumit. perioad. 5i
e7tern. 5i cuprinde centrali(area datelor unit.-ilor subordonate: poate fi statistic. 5i contabil..
Peti2iile ? repre(int. un element e7clusiv al coresponden-ei e7terne 5i sunt cererile
peten-ilor /persoane fi(ice sau 2uridice0 adresate administra-iei3 pentru a face sau a nu face un
anumit lucru3 pentru a emite un act administrativ. A nu se face confu(ie 4ntre peti-ie 5i pl;n!ere.
6n timp ce peti-ia repre(int. o cerere adresat. administra-iei3 pl;n!erea repre(int. pre(entarea
unei situa-ii de fapt care le(ea(. interesele unei persoane.
Peti-ia nu are o form. standard3 4ns. trebuie s. cuprind. anumite elemente obli!atorii8 cui
se adresea(.: numele3 adresa 5i toate datele de identificare ale petentului: problema concret.
adus. 4n fa-a administra-iei: motiva-ia solicit.rii: semn.tura 5i data.
+rdinul este un act specific ministrului3 5i are valabilitate pentru ramura de activitate pe
care o coordonea(.. Este un act de dispo(i-ie3 la fel ca 5i deci(ia. 6n unele unit.-i economice /4n
func-ie de dependen-a lor0 ordinul prime5te utilitate identic. cu deci(ia3 iar elementele pe care
trebuie s. le cuprind. un ordin sunt3 de cele mai multe ori3 identice cu cele ale deci(iei.
6n unele ca(uri3 func-iile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei3 ob-in;nd astfel un
nou tip de document ? ordinul circular.
,eci6ia ? este un act de dispo(i-ie ce se emite de conducerea unit.-ii pentru imputarea
unor lipsuri3 pentru sc>imbarea din func-ie a unor persoane care s<au dovedit necorespun(.toare3
pentru sanc-ionarea unor salaria-i vinova-i etc.
,ispo6i2ia ? poate fi dat. de orice persoan. cu func-ie.
Instruc2iunile ? sunt3 4n !eneral3 acte completitive3 e7plicative3 de detaliere a unor acte
cu caracter normativ /le!i3 ordine etc0. Ele au acela5i caracter normativ ca 5i re!lement.rile pe
care le 4nso-esc. "istemati(area instruc-iunilor se face pe p.r-i3 capitole3 articole3 para!rafe etc.
.de(erin2a ? este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fi(ice prin care
se atest. un drept3 un fapt3 o situa-ie. Adeverin-a se eliberea(. pe ba(a unor acte3 documente3
re!istre etc.3 4n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverin-ei. 1e e7. adeverin-a
eliberat. de circa financiar. pe ba(a rolului financiar3 prin care se atest. e7isten-a sau ine7isten-a
unui debit: adeverin-a eliberat. celor care frecventea(. o form. de 4nv.-.m;nt pe ba(a
documentelor 5colare: adeverin-a eliberat. de unit.-i salaria-ilor care 45i desf.5oar. activitatea 4n
cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin-.3 eliberat. pe ba(a deci(iilor de 4ncadrare3 a
datelor 4nscrise 4n carnetul de munc. etc.
Elementele adeverin-ei sunt8 antetul3 num.rul 5i data3 titlul 33adeverin-.B3 atestarea
dreptului sau faptului respectiv3 indicarea scopului /33pre(enta a fost eliberat. pentru a<i servi
la*B03 semn.tura /semn.turile03 5tampila unit.-ii emitente. 6n ultimul timp sunt formulare
tipi(ate.
Certificatul este un document eliberat de un or!an de stat speciali(at3 prin care se atest.
drepturi sau fapte deosebite8 certificat de c.s.torie3 de studii3 de deces etc.
Certificatele sunt documente tipi(ate3 cu rubrica-ie specific. 3 pentru faptele care se atest. 5i care
sunt e7trase3 4n !eneral3 din re!istre.
,ele4a2ia este actul care atest. dele!area de autoritate3 4n mod e7pres3 a unei anumite
persoane3 pentru o anumit. problem. sau !rup de probleme3 pe o perioad. de timp determinat..
Pe ba(a dele!.rii de autoritate sub forma dele!a-iei3 o persoan. 4l repre(int. pe emitentul
actului 5i ac-ionea(. cu depline puteri 4n numele acestuia3 4n problemele men-ionate e7pres 4n
dele!a-ie. Este un act de lar!. r.sp;ndire3 speciali5tii din unit.-i fiind dele!a-i pentru a participa
la 5edin-e3 contract.ri3 recep-ion.ri de produse sau lucr.ri3 control3 verific.ri etc.
Personalul oficiilor 2uridice este dele!at a repre(enta interesele unit.-ii 4n 2usti-ie.
6n afara elementelor obi5nuite ale oric.rui document oficial /antet3 nr.3 dat.3 semn.tura3
5tampil.03 ca elemente obli!atorii specifice dele!a-iei apar8 titlul 33dele!a-ie3 obiectul dele!a-iei3
actul de identitate al dele!atului /+.I. cu nr.3 seria 5i emitentul03 perioada de valabilitate a
dele!a-iei.
34
C:itan2a este un 4nscris prin care se certific. predarea<primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obli!atorii 8 titlul 33c>itan-.B3 data3 numele 5i adresa celui care a predat
suma de bani3 suma de bani /4n cifre 5i litere03 semn.tura celui care a predat 5i a celui care a
primit. C>itan-a poate fi un act tipi(at3 5i anume3 pentru pl.-ile f.cute unor or!ane de stat.
Tema '. C+RESP+N,EN-. =URI,IC1
6n cadrul coresponden-ei oficiale un loc important 4l ocup. scrisorile cu con-inut 2uridic3
fie c. este vorba de apari-ia3 stin!erea sau modific.ri de obli!a-ii 2uridice. 6n desf.5urarea
activit.-ii lor3 a!en-ii economici intr.3 4n mod inevitabil3 4n rela-ii cu or!anele de 2usti-ie
/2udec.torii3 tribunale etc0 .
Principala coresponden-. ce are loc cu or!anele de 2usti-ie const. 4n8 scrisori /cereri0 de
ac-ionare 4n 2udecat.3 4nt;mpin.ri3 cereri de recurs 4naintate de reclaman-i sau de p;r;-i 5i cita-ii
emise de or!anele 2udec.tore5ti.
Cererea de ac2ionare 7n "usti2ie se formulea(. de reclamant 5i se 4naintea(. or!anului de
2usti-ie 4n vederea recuper.rii unor drepturi ce i se cuvin din rela-iile contractuale cu al-i a!en-i
economici3 din imputa-ii sau din alte opera-ii.
Cererea de ac-ionare 4n 2udecat. trebuie s. cuprind.3 4n principal urm.toarele8 date de
identificare a reclamantului 5i a p;r;tului3 solicitarea de a re(olva liti!iul 4n favoarea
reclamantului3 valoarea liti!iului3 motivele pentru ac-ionarea 4n 2usti-ie3 men-iuni din care s.
re(ulte c. au fost epui(ate toate posibilit.-ile de re(olvare a diferendului prin 4n-ele!ere 4ntre
p.r-i.
6n ca(ul 4n care ac-iunea a fost respins. prin sentin-a instan-ei de fond3 reclamantul are
dreptul ca 4n termen le!al s. formule(e cererea de recurs3 4n care pe l;n!. datele !enerale sunt
men-ionate 5i motivele pe care se spri2in. cererea.
Cererea de recurs poate fi formulat.3 de asemenea3 5i de c.tre p;r;t 4n situa-ia 4n care
instan-a a admis ac-iunea reclamantului3 iar p;r;tul este nemul-umit de >ot.r;rea pronun-at..
a-. de cererea de ac-ionare 4n 2udecat. 5i de recurs3 p;r;tul poate s. formule(e
334nt;mpinareB3 pe care o depune la or!anul 2udec.toresc3 4n care men-ionea(. motivele pentru
care nu este de acord cu cererea formulat. de reclamant. Aceast. scrisoare are o form. tip 5i
cuprinde8 destinatarul /pre5edintele instan-ei investite0: datele personale de identificare 4n ba(a
actului de identitate 5i calitatea 4n cau(a la care se depune pre(enta scrisoare de 4nt;mpinare:
punctul de vedere al autorului 5i cererea c.tre instan-. urmat. de motivarea 4n fapt 5i 4n drept a
cererii sale: se 4nc>eie obli!atoriu cu pre(entarea probelor de care 4n-ele!e s. se foloseasc.:
numele 5i prenumele 4n clar 5i semn.tura olo!raf..
Partea p;r;t. este solicitat. de c.tre or!anele 2udec.tore5ti s. se pre(inte 4n fa-a instan-ei
de 2udecat.3 4n vederea de(baterii problemelor 4n liti!iu3 prin cita-ia pe care o emite.
Cita2ia repre(int. invita-ia oficial. scris.3 prin care persoanele fi(ice sau 2uridice /prin
repre(entantul le!al0 sunt c>emate s. se 4nf.-i5e(e la o anumit. dat. 4n fa-a unei instan-e
2udec.tore5ti sau a altei autorit.-i. Persoanele citate de or!anele 2udec.tore5ti pot avea calitatea
de p;r;te sau de martori. Este coresponden-a cu form. tipi(at. 5i cuprinde urm.toarele elemente8
autoritatea emitent. /instan-a3 !radul3 localitatea3 sec-ia sau completul0: numele
35
coresponden-e 33CI$AVIEB3 destinatarul 5i datele de identificare unde urmea(. a se 4ndeplini
procedura: se preci(ea(. obiectul cita-iei /nr. dosar3 cau(.3 p.r-i03 este datat.3 semnat. 5i
5tampilat..
Notificarea are rol de 4n5tiin-are f.cut. formal 5i se utili(ea(. at;t 4n rela-iile comerciale3
c;t 5i 4n cele 2uridice. ,otificarea se face formal 4n mai multe e7emplare3 dup. ca(3 5i cuprinde8
datele celui care notific.3 numele coresponden-ei3 datele celor notifica-i3 elementul de con-inut al
notific.ri3 num.rul de e7emplare3 efectele ce deriv. din pre(enta notificare pentru cei 4n cau(.3
semn.tura celui care notific.3 autoritatea care a autentificat sau le!ali(at notificarea.
Tema 8. C+RESP+N,EN-. ,IP0+<.TIC1
Gn rol deosebit 4n rela-iile interna-ionale 4ntre state 4l ocup. coresponden-a diplomatic..
Da 4ntocmirea acesteia3 care r.m;ne ca document diplomatic3 emitentul trebuie s. porneasc. de
la sarcinile concrete3 obiectivele pe care le urm.re5te 4n transpunerea 4n via-. a politicii e7terne a
statului s.u. Emitentul trebuie3 de asemenea3 s. cunoasc. importan-a problemei pe care vrea s<o
aborde(e 4n documentul respectiv3 istoria problemei3 stadiul s.u de solu-ionare3 aspectele sale
2uridice. 6n func-ie de aceste considerente3 emitentul decide asupra !enului de document
diplomatic8 scrisoare de acreditare3 not. verbal.3 nota semnat.3 scrisoarea personal.3 aide<
memoire3 memorandum3 mesa2ul de felicitare etc. Ele se deosebesc 4ntre ele prin importan-.3
destina-ie3 formul.ri protocolare. "tilul coresponden-ei diplomatice este mult mai sobru 5i mai
reveren-ios. Codul de transmitere este3 4n !eneral3 curieratul 5i are 4ntotdeauna forma scris. 4n
ori!inal 5i presupune semn.tura olo!raf..
1e5i3 4n mod formal3 fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa na-ional.3 4n
coresponden-a diplomatic.3 av;ndu<se 4n vedere dificult.-ile ce se pot ivi pentru solu-ionare
operativ. a problemelor abordate3 dar 5i curtoa(ia fa-. de autorit.-ile statului c.rora li se
adresea(. coresponden-a3 se practic. ata5area la documentul emis 4n limba na-ional. a
e7peditorului a unei traducerii 4n limba destinatarului. Ca element de curtoa(ia3 pe documentul
tradus se scrie 33traducere neoficial.WW3 c>iar dac. aceasta a fost f.cut. de un specialist 4n limba
respectiv..
Pentru u5urarea comunic.rii 4n scris3 unele ambasade convin cu Cinisterul Afacerilor
E7terne din -ara de re5edin-. ca3 pe ba(. de reciprocitate3 s. se coresponde(e fie numai 4n limba
na-ional.3 fie numai 4n limba -.rii de re5edin-.. Atunci c;nd este vorba de limbi de circula-ie
foarte restr;ns.3 se convine utili(area unei ter-e limbi3 de re!ul. de circula-ie interna-ional..
Tipuri de coresponden2 diplomatic
Nota (er!al ? se folose5te 4n coresponden-a 4ntre o misiune diplomatic. 5i Cinisterul
Afacerilor E7terne sau 4ntre Cinisterele de E7terne. Este o comunicare scris.3 nesemnat.3
purt;nd doar si!iliul Cinistrului Afacerilor E7terne sau al Cisiunii 1iplomatice de la care se
emite. ,otele verbale repre(int.3 de re!ul.3 o importan-. diplomatic. secundar..
Nota semnat este documentul diplomatic solemn care se adresea(. de c.tre Cinisterul
Afacerilor E7terne 5efului misiunii diplomatice sau invers:
Scrisoarea personal se folose5te 4ntre ambasador 5i ministrul afacerilor e7terne 5i nu
an!a2ea(. statele. Este mai pu-in protocolar. 5i are caracter personal.
Nota colecti( este modalitatea prin care mai mul-i repre(entan-i ai statelor acreditante se
adresea(. unui !uvern3 5i se trimite ministrului afacerilor e7terne.
9 notele identice 5i notele paralele sunt note cu acela5i con-inut3 care sunt pre(entate simultan:
36
9 notele circulare sunt utili(ate pentru a comunica informa-iile curente3 de ordin particular sau
administrativ.
.ide8memoire este documentul diplomatic care re(um. aspecte ale rela-iilor dintre state
5i e7pune consecin-ele 2uridice ale unor fapte. Este o not. diplomatic. 4nm;nat. de un a!ent
diplomatic celeilalte p.r-i3 4n cursul unor tratative sau convorbiri3 cu scopul de a re(uma
problema discutat.3 a preci(a anumite aspecte. Aide<memoire nu con-ine formule de polite-i 5i
nici nu se semnea(.: se adresea(. ministrului afacerilor e7terne.
<emorandum8ul este un aide<memoire mai complet care3 spre deosebire de acesta3
pre(int. 5i o istorie a problemei ap.rute 5i 2ustific. politica urmat. de statul acreditant fa-. de
problema 4n cau(..
Rapoartele diplomatice privesc informarea ministerului de e7terne de c.tre misiunile
diplomatice cu privire la 4ndeplinirea instruc-iunilor primite. 'apoartele sunt periodice. 'aportul
diplomatic poate fi darea de seam. despre e7ecutarea misiunii 4n !eneral.
Scrisoarea de acreditare este pre(entat. de repre(entantul misiunii diplomatice
/ambasadorul0 pre5edintelui -.rii unde a fost acreditat. "crisoare este semnat. de pre5edintele 5i
ministrul afacerilor e7terne din -ara de unde vine diplomatul.
Mom reda mai 2os c;teva din formulele protocolare utili(ate 4n urm.toarele situa-ii
Pentru Pre5edintele unei -.ri
I. E7celen-a "a3 1omnul /numele03 Pre5edinte al /numele -.rii sau al republicii0:
"au 1omnul /numele0 Pre5edinte al /numele -.rii sau al republicii0.
II. 1omnule Pre5edinte:
III. M. ro! s. a!rea-i3 1omnule Pre5edinte3 e7presia 4naltei mele considera-ii:
olosirea titlului de 33E7celen-.B fa-. de un 5ef de stat str.in este facultativ.. Acest titlu nu
se folose5te3 de e7emplu3 pentru pre5edintele "tatelor Gnite3 nefiind utili(at 4n protocolul
american3 dec;t 4n ca(ul unui ambasador str.in.
Pentru Primul<Cinistru
I. 1omnul /numele0 Primul<Cinistru al =uvernului /sau numele -.rii0:II. 1omnule Prim<Cinistru3 III. M.
ro! s. a!rea-i3 1omnule Prim<Cinistru3 e7presia 4naltei mele considera-ii.
Pentru un ministru
I. 1omnul /numele0 Cinistru al /numele ministerului0: II. 1omnule Cinistru3 III. M. ro! s. a!rea-i3
1omnule Cinistru3 e7presia 4naltei mele considera-ii.
Pentru un deputat
I. 1omnul /numele0 1eputat de /numele circumscrip-iei0 II. 1omnule 1eputat3 III. M. ro! s. a!rea-i3
1omnule 1eputat3 e7presia**
Pentru un primar
I. 1omnul /numele0 Primar al /numele ora5ului0: II. 1omnule Primar3 III. M. ro! s. a!rea-iEprimi-i3
1omnule Primar3***.
37
CURRICU0U< GIT.E
lorentina P%PE"CG
"tr. ,arciselor3 nr. 44 %$%
+GCG'ET$I3 sector 3
$el.8 & )&) 34)
30 de ani3 c.s.torit.
l copil
PREH1TIRE
1##08 1iploma acult.-ii de Kurnalistic. +ucure5ti
EDPERIEN-1 PR+/ESI+N.01
1##0<1##28 "ta!iul la (iarul A'om;nia Diber.B3 la serviciul E7terne8
cercet.ri documentare.
1##2<20008 "ocietatea Europresse /150 de salaria-i ? cifra de afaceri0
Editare reviste te>nice de construc-ii.
< director de comunicare la departamentul de rela-ii publice.
Am creat acest post3 am dus o politic. de promovare direct. a publica-iilor3 sporind astfel tira2ul
cu 2&X.
Am or!ani(at mese rotunde 4ntre profesioni5tii din construc-ii3 care au permis redac-iei s.
moderni(e(e revista3 r.spun(;nd mai precis cerin-elor cititorilor.
Am or!ani(at repre(entarea societ.-ii 4n e7po(i-ii3 permi-;nd astfel contactarea de noi clien-i.
1in 20008 "ocietatea Petro7<'om;nia /petroc>imie3 filial. a Petro73 cu sediul
"ocial la 1allas "GA ? 2)00 persoane ? cifra de afaceri de ... mii lei.
< director de comunicare intern.
Am conceput 5i s<a reali(at un film despre firma noastr. care a fost premiat la estivalul
interna-ional al filmului de firme.
Am creat3 redactat 5i difu(at o revist. de firm. care a 4nlocuit alte forme de informare te>nic.
e7istente.
,IGERSE
En!le(a8 curent
=ermana8 curent
38
CURRICU0U< GIT.E
,ume8 P%PE"CG
Prenume8 1aniela Alida
1ata si locul nasterii8 11 octombrie3 +u(au
"tarea civila 8 ,ecasatorita
Adresa 8 Calea Crin!asi nr. 123 +ucuresti
%biectiv 8 +!tinerea unui post de secretara8dactilo4rafa in societatea
dumnea(oastra
Studii :
1##4<1##88 Cole!iul ,ational Y P.+.Zasdeu [
1##8<20028 Gniversitatea din +ucuresti3 Cole!iul de +irotica
E9perienta:
Cartie<Iunie 20008 A!entia de Presa Y AC Presa [ +ucuresti
$e>noredactor
Iunie 2000<pre(ent 8 Cabinet de avocatura Y Cusat\Asociatii [ +ucuresti
"ecretara personala
.lte informatii : %perare PC ? ]%'13 ENCED ? foarte bine
Adaptabilitate pentru lucru in ec>ipa3 operativitate3
eficienta3 punctualitate3 spirit or!ani(atoric3 permis de
conducere cate!oria+
0im!i straine: en!le(a ? scris si vorbit < foarte bine
france(a < vorbit
39
@o!!I: mu(ica si calatoriile
Scrisoare de recomandare
'adio 'omania<Europa
+ucuresti3 "tr. ,arciselor 55 sector1
$el.8 433 22 23 a78 4332424
Zttp8EE PPP.radio.ro<eur.ro
REC+<.N,.RE
1oamna Popescu Amelia3 nascuta in data de 12 octombrie 1#)0 la +rasov3 a
lucrat in calitate de colaborator permanenet la postul nostru de radio in perioada 1
martie 1###<31 octombrie 2004.
1oamna Popescu a activat3 in principal3 in cadrul 'edactiei "tiri Docale3
avind responsabilitatea pre!atirii materialelor pentru buletinul de stiri. $otodata3 pe
ba(a unor subiecte pe care le propunea conducerii redactiei3 doamna Popescu a
reali(at saptaminal cite un interviu si un reporta2 cite 15 minute fiecare. Pe lin!a
aceasta3 doamna Popescu a reali(at si o serie de materiale radiofonice pentru
'edactia culturala 8 cronici de teatru3 reporta2e privind manifestarile estivalului
Y $udor Ar!>e(i [ etc.
1oamna Popescu si<a inc>eiat activitatea la postul de radio 'omania<
Europa3 la dorinta sa3 in data de 1 noiembrie 20023 deoarece si<a mutat resedinta in
orasul natal +rasov.
Avem convin!erea ca doamna Popescu Amelia va reali(a in continuare o
frumoasa cariera in domeniul 2ournalistic si o recomandam cu toata caldura.
1I'EC$%' =E,E'AD3
Mictor Popa
40

+iblio!rafie 8
1. Ale7ei Palii. Cultura comunic.rii. C>i in.u8 Epi!raf3 2011.
2. +orcoman 'aisa. Coresponden a economic. i 2uridic.. C>i in.u8 A"EC3
2010.
3. Cvasn4i<C.t.nescu Caria. Elemente de retoric. rom4neasc.. +ucure ti8 ADD
Educa-ional3 2001.
4. ^_`abcd e.f. gh`ij klmcdno chbcplb`q3 racsrlih. tcsidj3 200&.
5. ujablv` w. uji dnajxjhndjhy zdlalbbcshy d slxl ` dm`{hy bj m|klq
dnshzrj{ rzxm`}bc. t`bsi3 1##&.
41