Ghid Achizitii Ed II PDF

1
MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC
MISIUNEA DE AUDIT INTERN
PRIVIND
ACTIVITATEA DE ACHIZITII PUBLICE
Ediia a-II-a

BUCURESTI
2009

COLECTIV DE REDACTIE

GHITA MARCEL
Sef Serviciul pentru Strategie si Metodologie General

NICOLAU CORNELIA
Auditor superior

AVIZAT
SPRNCEAN MIHAI
Director general UCAAPI

Asteptam sugestiile dumneavoastra pe adresa UCAAPI sau pe e-mail:
marcel.ghita@mfinante.ro sau cornelia.nicolau@mfinante.ro
2
INTRODUCERE

Achiziiile ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un
domeniu de preferin pentru auditorul intern, justificat n mare msur de ponderea
acestora, de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care
le sunt ataate (achiziiile publice sunt activitile cele mai vulnerabile corupiei).
Ghidul de audit intern privind achiziiile publice reprezint un model practic de
desfurare a unei misiuni, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrui pas, ntr-o maniera
didactic. Ghidul constituie un model care poate fi utilizat de entitile din sectorul public i
care poate fi dezvoltat funcie de situaiile concrete ntlnite de auditori n practic.
Elaborarea ghidului de audit intern privind achiziiile publice are la baza prevederile
art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, referitoare la dezvoltarea i
implementarea unor proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele
internaionale.
In conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de
exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMF nr. 38/2003, misiunea de audit intern
are drept scop evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii, urmrind
transparena i conformitatea cu cadrul normativ.
Elaborarea ghidului privind auditul achiziiilor publice cuprinde procedurile i
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.

- In etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele
prevzute de Normele generale i s-au adus clarificri, in special, cu privire la modul
concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, succesiunea documentelor,
structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire al riscurilor n
mari, medii i mici, clasarea i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii pe
baza creia se va concentra munca pe teren i a Programului preliminar.

- In etapa de intervenie la faa locului s-au elaborat teste, prin utilizarea diferitelor
tehnici de eantionare, teste de verificare, modele de interviuri, note de relaii i foi de
lucru, elemente care s-au constituit n probe de audit i au stat la baza ntocmirii FIAP-
urilor i FCRI- urilor.

- In etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit structurarea acestuia
pe Tematica n detaliu obinut n procedura de Analiza riscurilor i transferarea FIAP-
urilor i FCRI- urilor ntr-o maniera standardizat pentru a putea fi utilizat de factorii de
management.

- In etapa de urmrire a recomandrilor n afara documentelor standardizate sunt
propuse unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de
audit intern.

3

Obiectivele Ghidului practic de audit intern privind achiziiile publice de produse,
lucrri si servicii corespund asigurrii c:

1. n adoptarea oricrei decizii s-au avut n vedere principiile general acceptate n
Uniunea Europeana n acest domeniu:
principiul nediscriminrii, respectiv asigurarea condiiilor de manifestare a
concurenei reale astfel nct orice operator economic, indiferent de naionalitate,
s aib dreptul de a participa la procedura de atribuire i, implicit, de a deveni, n
condiiile legii, contractant;
principiul tratamentului egal, respectiv stabilirea i aplicarea, n toate etapele
procedurii de atribuire, a unor reguli, cerine i criterii, identice pentru toi
operatorii economici, astfel nct toi participanii la procedura s beneficieze de
anse egale de a deveni, n condiiile legii, contractant;
principiul recunoaterii reciproce, respectiv acceptarea:
- produselor, serviciilor, lucrrilor oferite in mod licit pe piaa Uniunii Europene,
- diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente
din alte state,
- specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional.
principiul transparenei, respectiv aducerea la cunotina tuturor celor interesai a
informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire;
principiul proporionalitii, respectiv asigurarea corelaiei ntre necesitatea
obiectiv a autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i
cerinele formulate n contextul aplicrii procedurii de atribuire,
principiul eficienei utilizrii fondurilor publice, respectiv aplicarea procedurii de
atribuire astfel nct s se obin o maximizare a rezultatului urmrit i utilizarea
unor criterii de atribuire care s reflecte n primul rnd avantajele de natura
economica ale ofertelor prezentate;
principiul asumrii rspunderii, respectiv determinarea clar a sarcinilor i
responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public,
urmrindu-se totodat asigurarea profesionalismului i independenei deciziilor
adoptate pe parcursul derulrii acestui proces.

2. activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii
pn la livrare i decontrile finale;

3. Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate,
bugetate i programate;

4. exist exhaustivitatea nregistrrilor;

5. documentele sunt corect certificate i nregistrate;

6. cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;

7. funcionalitatea sistemului de control intern.
4

Fr a se limita la acestea, obiectivele misiunii de audit intern privind achiziiile
publice sunt urmtoarele:

A. Obiective generale iniiale

1. Organizarea activitii de achiziii publice

2. Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

3. Programul anual al achiziiilor publice

4. Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate

B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice

5. Licitaie deschis

6. Licitaie restrns

7. Dialog competitiv

8. Negociere

9. Cererea de oferte

10. Concursul de soluii

C. Obiective generale finale

11. Atribuirea contractului de achiziie public

12. Derularea i administrarea contractului de achiziie public

5

LIST ACTE NORMATIVE

1) Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile
ulterioare;
2) OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii
de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
3) OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, cu modificrile i
completrile ulterioare;
4) HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la
atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare;
5) Manual operaional pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, vol. I, elaborat
de ANRMAP n 2009;
6) OMFP 2181/2007
7) OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i de dezvoltare a
sistemelor de control managerial;
8) Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare.

LIST ABREVIERI UTILIZATE

1) ANRMNAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea
Achiziiilor Publice
2) BA Bcescu Ana, auditor superior;
3) CC Comnescu Cristian, auditor superior;
4) CNSC Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor;
5) FCRI Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor ;
6) FIAP Fia de Identificare i Analiz a Problemelor;
7) MFP Ministerul Finanelor Publice;
8) PA Petrescu Aurel, ef Serviciul Audit Intern;
9) RN Radu Nicolae, ef Serviciul Achiziii Publice;
10) SAI Serviciul Audit Intern;
11) SAP Serviciul Achiziii Publice;
12) SEAP Sistem Electronic de Achiziii Publice
13) UCVAP Unitatea pentru Coordonarea de Verificarea Achiziiilor Publice
14) UE Uniunea European.

6
Prezentarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice prevzute
de OUG nr. 34/2006

Licitaie deschis
- procedura la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta.

Licitaie restrns
- procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura,
urmnd ca numai candidaii selectai s aib dreptul de a depune oferta.

Dialog competitiv
- procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i
prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidaii admii, n scopul
identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund necesitilor sale, urmnd ca,
pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai s elaboreze oferta final.

Negociere
- procedura prin care autoritatea contractanta deruleaz consultri cu candidaii selectai
i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu unul sau mai muli dintre acetia.
Negocierea poate fi:
- cu publicare prealabil a unui anun de participare;
- fr publicarea prealabil a unui anun de participare.

Cerere de oferta
- procedura simplificat prin care autoritatea contractant solicit oferte de la mai muli
operatori economici. Autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur
numai n cazul n care valoarea estimat, fr TVA, a contractelor de achiziii publice nu
depesc anumite praguri valorice.

Concurs de soluii
- procedura prin care se achiziioneaz, n special n domeniul amenajrii teritoriului al
proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un
plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu
sau fr acordarea de premii.

Achiziia direct
- Autoritatea contractant are dreptul de a achiziiona direct produse, servicii sau lucrri,
n msura n care valoarea achiziiei estimat nu depete echivalentul n lei a 15.000
euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri. (art. 19, OUG 34/2006).
- reprezint o modalitate simpl de a cumpra produse, servicii sau lucrri a cror valoare,
fr TVA, cumulat pe parcursul unui an, nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro
vezi Manualul operaional ANRMAP
- Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea i pstrarea documentelor
justificative care dovedesc efectuarea achiziiei directe.

7
Not:
n acest ghid sunt auditate numai modalitile tradiionale de atribuire a contractului
de achiziie public (licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere,
cerere de ofert i concurs de soluii).
Procedurile de licitaie deschis i licitaie restrns reprezint regula de atribuire a
oricrui contract de achiziie public, indiferent de valoarea estimat a acestuia. Celelalte
reprezint excepii de la regula de atribuire a contractului de achiziie public i intr n
responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante.

Modalitile speciale de atribuire a contractului de achiziie public sunt: acordul-
cadru, sistemul de achiziie dinamic i licitaia electronic.

Acordul-cadru reprezint nelegerea scris intervenit ntre una sau mai multe
autoriti contractante i unul sau mai muli operatori economici, al crei scop este
stabilirea elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public
ce urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i,
dup caz, cantitile avute n vedere.
Acordul-cadru este ncheiat de regul, prin aplicarea procedurilor de licitaie
deschis sau licitaie restrns.

Sistemul de achiziie dinamic este procesul n ntregime electronic, limitat n timp i
deschis pe ntreaga sa durat oricrui operator economic care ndeplinete criteriile de
calificare i selecie i care a prezentat o ofert iniial conform cu cerinele caietului de
sarcini.
Sistemul dinamic se utilizeaz numai pentru produse de uz curent ale cror
caracteristici sunt general disponibile pe pia (exemple: articole de papetrie, suporturi de
date - dischete, CD, DVD - produse de uz gospodresc, baterii electrice i acumulatori,
unelte de mn)

Licitaia electronic este procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a
ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice,
de a reduce preurile prezentate i /sau de a mbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea
final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate.
ncepnd cu anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele
electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor directe,
ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice efectuate de
aceasta n cursul anului respectiv.
Pn n 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea
de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din
achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene vor trebui realizate prin aceste
mijloace.
8
Etapele de derulare ale misiunii de audit intern

Modul de desfurare a unei misiuni de audit intern si documentele elaborate pe
parcursul acesteia sunt prezentate in urmtorul tabel:
Fazele
misiunii
Activiti/ operaiuni Documente elaborate
Elaborarea Ordinului de serviciu Ordinul de serviciu
ntocmirea Declaraiei de independen Declaraia de independen
Notificarea nceperii misiunii Notificarea i anexa
Colectarea i prelucrarea informaiilor
preliminare
Teste modele
Tabloul aspectelor pozitive si negative
posibile
Analiza aspectelor pozitive i negative Situaia aspectelor negative
semnificative identificate
Stabilirea eantionului pentru realizarea
interveniei la faa locului i ntocmirea
calendarului interveniei
Calendarul preliminar al interveniei la
faa locului
Elaborarea programului de audit Programul de audit
Programul interveniei la faa locului
edina de deschidere Minuta edinei de deschidere

PREGTIREA
MISIUNII

Notificarea interveniei la faa locului Notificarea interveniei la faa locului
Colectarea dovezilor i utilizarea
instrumentelor aplicabile
Liste de verificare
Chestionare
Teste
Analiza si prelucrarea informaiilor
colectate
FIAP- uri
FCRI- uri
Revizuirea documentelor de lucru Rezumatul informativ

INTERVENIA
LA FAA
LOCULUI
edina de nchidere Minuta edinei de nchidere
Elaborarea Raportului de audit intern
privind achiziiile publice (proiect)
Raport de audit public intern privind
achiziiile publice (proiect)
Transmiterea proiectului Raportului de
audit intern privind achiziiile publice
Adres de transmitere
Analiza observaiilor i punctelor de
vedere ale structurii auditate
Raport de audit intern privind achiziiile
publice (proiect actualizat)
Reuniunea de conciliere Minuta reuniunii de conciliere
Finalizarea Raportului de audit intern
privind achiziiile publice
Raportul de audit intern privind
achiziiile publice (forma finala)
Difuzarea Raportului de audit intern privind
achiziiile publice
Nota de prezentare a raportului spre
aprobare
Nota de transmitere

ELABORAREA
RAPORTULUI
DE AUDIT
INTERN

Arhivarea raportului i documentelor
misiunii
Dosarele misiunii de audit intern
URMRIREA
RECOMAN-
DRILOR
Urmrirea stadiului implementrii
recomandrilor

Fi de urmrire a recomandrilor
SUPERVIZARE
A
MISIUNII
Supervizarea misiunii Lista de supervizare a documentelor

9
ENTITATEA PUBLICA
Serviciul Audit Intern
Nr. 45/9.01.2009

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009,
se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009.

Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura ca:
n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere
principiile general acceptate n U E n acest domeniu:
activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn
la livrare i decontrile finale;
controlul intern este funcional;
exista exhaustivitatea nregistrrilor;
documentele sunt corect certificate i nregistrate ;
cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;
Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate,
bugetate i programate.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt:


B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice
5. Licitaie deschis
6. Licitaie restrns
8. Negociere

10
C. Obiective generale finale

Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii
publice.
Perioada supus evalurii este: 01.01.-31.12.2008.
Echipa de audit intern este formata din Comnescu Cristian (coordonator) i
Popescu Maria. Supervizorul misiunii este eful structurii de audit intern.

ef Serviciul Audit Intern,
Petrescu Aurel
11
ENTITATEA PUBLIC

Misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Incompatibiliti
n legtur cu Serviciul Achiziii Publice Da Nu
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii
sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?

X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective
care ar putea s v influeneze n misiunea de audit intern?
X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii auditate?
X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii auditate?
X
Suntei so, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiv
din unitile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la entitatea/structura auditat?
X
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la
o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Avei vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditat? X
Dac n timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze
abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de
urgen conductorul structurii de audit intern?

X

Auditor intern
Comnescu Cristian

In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern

1. Incompatibiliti personale.
Nu exist.

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile?
Dac da, explicai cum anume
Nu este cazul.

Data ef Serviciul Audit Intern,
12.01.2009 Petrescu Aurel
12
ENTITATEA PUBLIC


Incompatibiliti
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii
sau s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?

X
X
X
X

X
X
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la
o unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze
abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de
urgen conductorul structurii de audit intern?

X

Auditor intern
Popescu Maria

n continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern

1. Incompatibiliti personale
D-ra Popescu Maria este rud cu noul conductor al structurii auditate. ncepnd cu 25
ianuarie 2008 a fost numit n funcia de director la Direcia Administrativ i Patrimoniu
domnul Popescu Laureniu, vrul d-rei Popescu Maria.

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume.
Incompatibilitatea este real, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este nlocuit cu
d-na Bcescu Ana.

Data Sef Serviciul Audit Intern,
12.01.2009 Petrescu Aurel
13
ENTITATEA PUBLIC



Incompatibiliti
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau
s constatai slbiciuni in misiunea de audit intern, n orice fel?

X
X
X
X

X
X
Ai fost implicat n activitatea financiar-contabil la entitatea auditat sau la o
unitate din subordinea/n coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea
dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai de urgen
conductorul structurii de audit intern?

X

Auditor intern
Bcescu Ana

In continuare se completeaz de ctre conductorul structurii de audit intern

1. Incompatibiliti personale
Nu exist.

2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilitile? Dac da, explicai cum anume
Nu este cazul.

Data Sef Serviciul Audit Intern,
13.01,2009 Petrescu Aurel
14
n practic, se recomand ca eful compartimentului de audit intern, nainte de a se
hotr asupra echipei de auditori, care va realiza misiunea, s le mai adreseze urmtoarele
ntrebri:

1. Avei cunotine suficiente privind domeniul achiziiilor publice?

2. Putei selecta responsabilitile i problemele, s stabilii riscurile specifice i s
identificai disfunciile i abaterile?

3. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i
conformitatea obiectivelor cu politica entitii?

4. Putei concepe sisteme de raportare i s formulai corect i obiectiv puncte de vedere n
urma analizelor efectuate?

5. Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i interpretare a datelor i
informaiilor specifice unui audit al conformitii?

Dac n timpul misiunii de audit apare o situaie de incompatibilitate, eful
compartimentului de audit intern procedeaz la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin
transferarea atribuiilor ntre auditorii interni.

15
ENTITATEA PUBLICA
Nr. 46/14.01.2009

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare i cu Planul de audit public intern pentru anul 2009,
se va efectua o misiune de audit intern privind achiziiile publice la Direcia
Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice, n perioada 1.02.-30.04. 2009.

Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura c:
n adoptarea oricrei decizii n procesul de achiziii publice s-au avut n vedere
principiile general acceptate n U E n acest domeniu:
activitatea de achiziii este bine cunoscut i stpnit, din faza iniierii i lansrii pn
la livrare i decontrile finale;
controlul intern este funcional;
exista exhaustivitatea nregistrrilor;
documentele sunt corect certificate i nregistrate ;
cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;
Programul anual al achiziiilor publice corespunde necesitilor reale, justificate,
bugetate i programate.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt:


D. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice
5. Licitaie deschis
6. Licitaie restrns
8. Negociere

16
E. Obiective generale finale

Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziii
publice.
Perioada supus evalurii este: 01.01.-31.12.2008.
Echipa de audit intern este formata din Comnescu Cristian (coordonator) i
Bcescu Ana. Supervizorul misiunii este eful Serviciului Audit Intern.

ef Serviciul Audit Intern,
Petrescu Aurel
17
ENTITATEA PUBLIC
Nr. 50/16.01.2009

NOTIFICARE
privind declanarea misiunii de audit intern

Ctre: Direcia Administrativ i Patrimoniu, Serviciul Achiziii Publice
De la: eful Serviciului Audit intern
Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achiziii publice

Stimate domn POPESCU Laureniu
Stimate domn Radu NICOLAE
n conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu Planul de audit intern pe anul
2009, urmeaz c n perioada 1 februarie 30 aprilie 2009 s efectum o misiune de audit
intern cu tema Activitatea de achiziii publice la Direcia Administrativ i Patrimoniu,
Serviciul Achiziii Publice.
Auditul intern va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Achiziii
Publice i va determina dac acesta i-a ndeplinit obligaiile n mod eficient i efectiv.
Perioada supus evalurii este 01.01.-31.12.2008.
Ulterior, v vom contacta pentru a stabili de comun acord data edinei de
deschidere, n cadrul creia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern.
Printre acestea enumerm:
- prezentarea auditorilor;
- scopul i obiectivele misiunii de audit intern;
- calendarul preliminar al interveniilor la faa locului;
- persoanele de contact;
- alte aspecte organizatorice.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la
dispoziie n termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea
documentaie necesar: legile i reglementrile ce se aplic activitii dumneavoastr,
organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor existente, toate
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate n vederea desfurrii
activitii de achiziii publice i un exemplar al rapoartelor anterioare care se refera la
aceasta tem. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul.
Detalii suplimentare putei obine la tel. ., persoana de contact este: Comnescu
Cristian, auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu stim,

ef Serviciul Audit Intern
Petrescu Aurel
18

ENTITATEA PUBLIC

COLECTAREA INFORMAIILOR

ntocmit: Bcescu Ana Data:
Avizat: Petrescu Aurel Data:

COLECTAREA INFORMAIILOR

SERVICIUL ACHIZIII PUBLICE DA NU OBSERVAII
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile
structurii auditate
X -
Obinerea organigramei X -
Obinerea Regulamentului de organizare i
funcionare
X -
Obinerea fielor posturilor X -
Obinerea procedurilor scrise i formalizate - X Exist doar parial
Identificarea personalului responsabil X -
Obinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost
realizate misiuni de
audit intern privind
activitatea de achiziii
publice
Rapoarte elaborate de alte instituii X -
Obinerea strategiilor i politicilor de dezvoltare ale
entitii i implicit ale departamentului de achiziii
publice
X -
Obinerea delegrilor de atribuii i sarcini X -

Menionm c pentru rspunsurile negative primite n aceast faz a derulrii
misiunii de audit intern se vor efectua teste pentru fixarea de recomandri i concluzii
pertinente.

19
Entitatea Public
Serviciul de Audit Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC

Perioada auditat: 01.01 31.12.2008
ntocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data:

Nr.
crt.
NTREBAREA DA NU

OBSERVAII
A. Cunoaterea contextului socio-economic de funcionare a Serviciului Achizitii
Publice
1 Care este numrul salariailor
Serviciului Achizitii Publice?

20 de posturi cu 12 ocupate.
2 Exist un buget al serviciului?
Nu
Exist buget la nivel de
organizaie.
3 Necesitile financiare ale serviciului
sunt corelate cu bugetul elaborat?
Da

4 Care sunt atribuiile generale ale
serviciului?

Elaborarea programului anual al
achizitiilor publice
Elaborarea documentatiilor de
atribuire
Asigura activitatea de publicitate
Aplica si finalizeaza procedurile
de atribuire
Constituie si pastreaza dosarele
achizitiilor publice
5 Atribuiile generale sunt acoperite n
totalitate de sarcinile stabilite posturilor?
Da

6 Care este nivelul de competene al
salariailor?

De a aplica intocmai prevederile
OUG nr. 34/2006 .
7 Care este nivelul de calificare al
personalului?

2 salariai sunt asisteni, 2 sunt
principali i 8 sunt superiori.
8 Tot personalul are calificare
economica?
Da
2 salariati au studii tehnice.
9 Personalul este evaluat cel puin anual? Da
10 Complexitatea obiectivelor individuale
este mbuntit anual, n corelaie de
cunotinele acumulate?

Sunt meninute anual la acelai
nivel.
11 Aprecierea realizrii obiectivelor este
realizat n funcie de nivelul de criteriile
de performan?

Da

20
12 Posturile existente asigur realizarea
activitilor?
Da
ns acestea au un grad de
ocupare de 60%.
13 Exist un sistem de motivare al
salariailor?

Motivarea se face financiar
14 Motivarea moral a salariailor exist n
cadrul serviciului?
Nu
15 Exist un plan de carier definit pentru
funcia de expert si/sau consilier?
Nu
16 Exist un sistem informatic fiabil la
nivelul serviciului?
Da
17 Exist o politic elaborat la nivelul
domeniului de activitate?
Nu
18 Eficientizarea activitilor se realizeaz
prin asigurarea accesului la elementele
noi n materia achizitiilor publice?
In mica masura
19 Exist o evaluare a funcionabilitii
Serviciului Achizitii Publice?
Nu
20 Abilitile de comunicare ale
personalului se urmresc a fi
dezvoltate?
Nu
21 Relaiile de autoritate sunt definite i
aplicate la nivelul serviciului?
Da
22 Relaiile ierarhice asigur o bun
colaborare ntre posturile de conducere
i cele de execuie?
Da
23 Delegarea activitilor este folosit
pentru asigurarea continuitii
activitilor?
Da
24 Sarcinile sunt astfel definite nct s
asigure o bun cooperare ntre posturile
de acelai nivel?
Da
25 Relaiile de control stabilite personalului
de conducere conduc la o evaluare
adecvat a modului de realizare a
atribuiilor de ctre personalul din
subordine?
Da
26 Relaiile de reprezentare asigur o bun
reprezentare a serviciului att n cadrul
entitatii ct i n afara acesteia?
Da
27 Structura organizatoric este capabil
s rspund cerinelor entitatii sau a
mediului n care acioneaz?
Da
28 Exist o analiz SWOT la nivelul
serviciului?

Nu
21
B. Cunoaterea contextului organizaional al Serviciului Achizitii Publice

1 Care este subordonarea serviciului?

n subordinea conductorului
entitatii.
2 Cu cine are relaii de colaborare?

Cu toate celelalte
compartimente.
3 Care sunt relaiile ierarhice?

Subordonat conductorului
instituiei, nu are compartimente
n subordine.
4 n cadrul serviciului care sunt relaiile
ierarhice?

Seful serviciului este subordonat
conductorului entitii, iar
salariaii sunt subordonai sefului
de serviciu.
5 Mai exist i alte funcii de conducere? Nu
6 Exist organigram la nivelul
serviciului?
Da
7 Organigrama exprim corect relaiile
ierarhice?
Da
8 Organigrama exprim relaiile cu
celelalte compartimente?
Da
9 Exist obiective definite la nivelul
serviciului?
Da
10 Exist obiective individuale la nivelul
posturilor de lucru?
Da
11 Care este organizarea funcional a
serviciului?

Conducerea pe baz de
obiective.
12 Exist fie ale posturilor pentru toate
posturile existente n cadrul
compartimentului?
Da
13 Fiele posturilor sunt ntocmite n
funcie de complexitatea activitilor
stabilite postului sau pregtirea
persoanei care l ocup?

n funcie de complexitatea
activitilor
14 n cadrul fiecrui post sunt definite i
stabilite obiective?
Da
15 Sarcinile sunt definite clar n cadrul
postului?
Da
16 n cadrul fielor posturilor sunt definite
responsabiliti?
Da
17 Atribuiile posturilor de conducere difer
fa de cele ale posturilor de execuie?
Da
18 Posturile rspund necesitilor
obiectivelor?
Da
19 n cadrul serviciului exist norme de
conduit?
Nu
22
20 Exist asigurat continuitatea
activitilor n cadrul serviciului?
Da
21 Exist o diagram funcional la nivelul
serviciului?
Nu
22 Nivelul de conducere are putere
decizional?
Da

23 Exist un circuit al documentelor n
cadrul serviciului?
Da
24 Toate documentele elaborate la nivelul
serviciului sunt cuprinse n circuitul
documentelor?
Da
25 Exist stabilit un circuit informaional la
nivel de serviciu?
Da
26 Circuitul informaional permite urmrirea
documentelor pe fluxul realizrii?
Da
27 Accesul la informaii este stabilit pe
nivele ierarhice?
Da
28 Sarcinile sunt comunicate zilnic
salariailor?
Nu
29 Urmrirea realizrii sarcinilor de ctre
salariai este realizat zilnic?
Nu
30 Structura organizatoric rspunde
necesitilor activitilor derulate?

Toi salariai sunt implicai n
realizarea tuturor activitilor.
Este necesar o separare a
activitilor i o specializare pe
acestea a salariailor
31 tatul de funcii corespunde posturilor
existente?
Da
32 Exist un sistem de promovare al
salariailor?

Promovare se face n condiiile
stabilite de lege
33 Posturile de lucru asigur flexibilitate n
realizarea activitilor alocate?
Da
34 Structura organizatoric corespunde
scopurilor i obiectivelor generale ale
organizaiei?
Da
35 Realizarea activitilor are la baz un
set de indicatori stabilii?
Nu
36 Activitile asigur conformitatea cu
reglementrile i metodologiile?
Da
37 Activitile asigur conformitatea cu
procedurile elaborate?
Da
38 Necesitatea postului este susinut prin
definirea de atribuii specifice
complexitii i nivelului acestuia?

Da
23
39 Este respectat principiul echilibrului
dintre sarcini i competene?
Da
40 Concordana cerinelor postului cu
caracteristicile titularului asigur
corespondena dintre volumul, natura i
complexitatea sarcinilor, competenelor
i responsabilitilor postului cu
aptitudinile, deprinderile i experiena
acestuia?
Nu in totalitate
41 Elaborarea rapoartelor de activitate
respect coninutul tematic?
Nu in totalitate
42 Lucrrile de sintez i raportare sunt
aprobate de conducerea entitii?
Da

C.

Cunoaterea funcionrii Serviciului Achizitii Publice?

1 Fisa postului definete clar cerinele
postului?
Da Dar necesita actualizari
2 Nivelul de cunotine al salariatului
asigur realizarea sarcinilor postului e
care l ocup?
Da
3 n cadrul serviciului sunt elaborate
procedurile de lucru?
Este folosit cadrul normativ
4 Procedurile de lucru acoper toate
activitile?
5 Procedurile de lucru descriu corect
activitile procedurate?
6 Procedurile de lucru definesc corect
responsabilitile?
7 Procedurile de lucru sunt cunoscute i
aplicate de salariai?
8 Procedurile de lucru asigur separarea
sarcinilor?
9 Exist regulament de organizare i
funcionare?
Da
10 Regulamentul de organizare i
funcionare definete corect atribuiile
serviciului?
Da
11 Exist registru de coresponden la
nivelul serviciului?
Da
12 Care sunt problemele la nivelul
serviciului?

Lipsa de personal.

13 Care sunt reformele la nivelul
serviciului?

Nu exist elaborat nici o
reform.
14 Exist realizat n cadrul serviciului o
analiz a posturilor?
Nu
24
15 Exist un program de pregtire a
personalului?

edinele de lucru din cadrul
serviciului.
16 Programul de pregtire are la baz
necesitile rezultate din evaluarea
performanelor individuale i nevoile
individuale?

Programul este realizat pe baza
solicitrilor formulate de salariai

Data: Auditori,

25
ENTITATEA PUBLIC

LISTA CENTRALIZATOARE A ACTIVITILOR AUDITABILE


A. OBIECTIVE GENERALE INIIALE

Nr.
crt.
Obiective Activiti auditabile Obs.
1. Procedurile specifice care reglementeaz
activitatea de achiziii publice

2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii
Publice

1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII PUBLICE

3. Sistemul de gestionare a riscurilor
conducerea Registrului riscurilor

4. Dotarea cu tehnic de calcul a Serviciului
Achiziii Publice i pregtirea profesional
corespunztoare a personalului
2. ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE
5. Crearea bazei proprii de date i
responsabilizarea personalului implicat n
utilizarea sistemului informatic al achiziiilor
publice

6. Fundamentarea Programului anual al
achiziiilor publice

7. Alegerea procedurii de atribuire
3.

PROGRAMUL ANUAL
AL ACHIZIIILOR
PUBLICE

8. Anunul de intenie
9. Anunul de participare
10. Notificare UCVAP
11. Comisia de evaluare
12. Documentaia de atribuire
4. PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR DE
ACHIZIII PUBLICE
PROGRAMATE
13. Garania de participare

26
B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE
A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE- regrupare toate procedurile

Nr.
crt.
14. Deschiderea i calificarea ofertelor 5.

LICITAIE DESCHIS
15. Stabilirea ofertei ctigtoare

16. Depunerea candidaturilor i selecia
acestora
6.

LICITAIE
RESTRNS

18. Preselectarea candidailor
19. Desfurarea dialogului cu candidaii
preselectai
7.

DIALOG COMPETITIV

21. Condiii de aplicare a procedurii de
negociere
22. Preselecia candidailor
8.

NEGOCIERE
23. Negocierea i stabilirea ofertei ctigtoare

24.Invitaia de participare
25. Deschiderea i calificarea ofertelor
9.

CERERE DE OFERT

27. Juriul de evaluare
28. Selecia preliminar
10. CONCURS DE
SOLUII
29. Stabilirea concurentului ctigtor

C. OBIECTIVE GENERALE FINALE

Nr.
crt.
30. Soluionarea contestaiilor
31. Semnarea contractului de achiziie public
11. ATRIBUIREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE
32. Anunul de atribuire
33. Garania de bun execuie
34. Finalizarea contractului de achiziie public
35. Dosarul achiziiei publice
12. DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
36. Analiza procesului de achiziie public

Nota:
Lista centralizatoare a activitilor auditabile reprezint primul document care se
elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz,
36 de activiti auditabile, structurate pe 12 obiective.
27
ENTITATEA PUBLIC

IDENTIFICAREA RISCURILOR SEMNIFICATIVE


Nr.
crt.
Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea
activitii de achiziii publice sunt insuficiente

activitii de achiziii publice nu ndeplinesc condiiile de
conformitate

activitii de achiziii publice nu sunt actualizate funcie
de modificrile legislative

1. Procedurile specifice
care reglementeaz
publice
activitii de achiziii publice nu sunt cunoscute i nu se
aplic

Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu
necesitile compartimentului

Existena unui numr mare de posturi neocupate
Neactualizarea fielor posturilor
1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII PUBLICE

2. Resursele umane ale
Serviciului Achiziii Publice
Nerespectarea principiului segregrii sarcinilor de
serviciu

28
Nr.
crt.
Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF n fiele
posturilor

Evaluarea formal a personalului
Insuficienta unor programe de pregtire profesional
continu

Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor
Nedesemnarea unei persoane responsabil cu
identificarea i elaborarea Registrului riscurilor

3. Sistemul de gestionare
a riscurilor conducerea
Registrului riscurilor
Neactualizarea sistematic a Registrului riscurilor

Dotarea cu hard i soft insuficienta
Inexistena unui sistem informatic care sa asiste

Neinstruirea sistematic a utilizatorilor sistemului
informatic

4. Dotarea cu tehnica de
calcul a Serviciului
Achiziii Publice i
pregtirea profesional
corespunztoare a
personalului
Neinformarea periodic sau ori de cte ori este necesar
asupra modificrilor survenite n sistemul informatic

Baz de date insuficient, care nu permite consultarea
ofertelor reprezentative

Neactualizarea sistematica a bazei proprii de date
Inexistena programelor anti-virus
Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii de ctre
persoane neautorizate prin sistem de parole

Nerespectarea calendarului privind modificarea
periodica a parolelor de acces

2.

ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

5. Crearea bazei proprii de
date i responsabilizarea
personalului implicat n
utilizarea sistemului
informatic al achiziiilor
publice

Nedesemnarea personalului pentru sigurana sistemului
informatic aferent activitii de achiziii publice

29
Nr.
crt.
Activitatea de achiziii nu se desfoar pe baza unui
program anual

Corelarea insuficienta ntre Program i politica de
realizarea a obiectivelor entitii

Lipsa referatelor de necesitate privind achiziiile publice
Depirea bugetului alocat
6. Fundamentarea
Programului anual al
achiziiilor publice

Programul nu ndeplinete condiiile de conformitate

Estimarea eronata a valorii contractelor de
furnizare/lucrri/ servicii

Procedura de atribuire a contractului de achiziie public
este stabilit fr respectarea pragurile valorice
prevzute n ordonan

Divizarea achiziiei publice astfel nct s se obin
plafoane pariale mai mici

Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de atribuire
7. Alegerea procedurii de
atribuire

Inexistena unei note justificative pentru utilizarea unui
anumit tip de procedur de achiziie public

Anunul de intenie nu respecta coninutul minim de
informaii

Omiterea unor contracte cu o valoare estimata egala sau
mai mare de 750.000 euro

Anunul de intenie cuprinde n comun achiziii de
produse, lucrri i servicii

Anunul de intenie nu este publicat n termenul legal
3.

PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE


Anunul de intenie nu este transmis corespunztor ctre
sursele de informare prevzute (Monitorul Oficial, SEAP,
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene)

30
Nr.
crt.
Anunul de participare nu respecta condiiile de
conformitate

Anunul de participare publicat n mijloace de informare
diferite conine informaii diferite

9. Anunul de participare

Anunul de participare conine informaii care contravin
precizrilor din Documentaia de atribuire

Neinformarea UCVAP de iniierea unor proceduri de
atribuire
10. Notificarea UCVAP
Continuarea procedurii de atribuire, pe proprie
rspundere, prin neimplementarea recomandrilor
UCVAP

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu ndeplinete
condiiile de conformitate

Membrii comisiei de evaluare nu au pregtire
profesional i experiena relevant n domeniu

Incompatibilitate ntre membri comisiei de evaluare i
ofertani

Constituirea unei singure comisii pentru atribuirea tuturor
contractelor de achiziii


Mai puin de 3 membri n componena comisiei de
evaluare

Documentaia de atribuire nu ndeplinete condiiile de
conformitate

Cerine care ncalc principiile ce stau la baza atribuirii
contractului de achiziie public

4.

PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE

12. Documentaia de
atribuire

Neconformitatea operaiunilor n ceea ce privesc
solicitrile de clarificri i completri la Documentaie

31
Nr.
crt.
Perioada de valabilitate a garaniei de participare mai
mic dect perioada de valabilitate a ofertei

Neconformitatea scrisorii de garanie bancar
Nerespectarea cuantumului prevzut pentru garania de
participare

13. Garania de participare
Nerespectarea condiiilor de restituire/reinere a garaniei
de participare

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE

Nr.
crt.
Proces-verbal de deschidere a ofertelor neconform
Oferta depusa nu corespunde cerinelor prevzute n
documentaia de atribuire

Acceptarea ofertei nedepuse la termen
Oferta nu este nsoit de dovada constituirii garaniei
pentru participare

Restricionarea numrului ofertelor depuse
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate
Acceptarea ofertei neeligibile/nenregistrate/fr
capacitate tehnic i ec.-financiar

14. Deschiderea i
calificarea ofertelor

Continuarea procedurii cu 1 singur ofert depus

Examinarea ofertelor nu se realizeaz la sediul autoritii
contractante

Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n concordan cu
termenii din caietul de sarcini

5.

LICITAIE
DESCHIS

15. Stabilirea ofertei
ctigtoare

Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
32
Nr.
crt.
Neconformitatea Raportului de evaluare a ofertei i
propunerii de atribuire a contractului

Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor

Limitarea nejustificat a numrului de candidai
Un candidat depune mai multe oferte n cadrul aceleiai
proceduri

Aplicarea unor criterii de selecie neprevzute n anunul
de participare

Continuarea procedurii cu mai puin de 5 candidai
selectai

Inexistena unui raport intermediar aprobat
16. Depunerea
candidaturilor i selecia
acestora

Necomunicarea rezultatului selectrii candidailor

Candidaii modific oferta funcie de informaiile
suplimentare solicitate de autoritatea contractant

Nerespectarea termenului i locaiei stabilite pentru
deschiderea ofertelor

Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a ofertelor
6.

LICITAIE
RESTRNS

ctigtoare
Evaluare incorect a ofertelor

Neasigurarea unei concurenei reale la preselectare
Subiectivism i discriminare n preselectarea
candidaturilor

Neinformare asupra criteriilor i regulilor de preselecie
Neinformare asupra numrului minim i maxim de
preselectri

7.

DIALOG
COMPETITIV

18. Preselectarea
candidailor

Candidaii nu sunt informai de rezultatul preseleciei

33
Date diferite de transmitere a invitaiilor de participare
ctre candidaii preselectai

Participarea la consultri i a unor ofertani
nepreselectai

Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor
Inexistena proceselor-verbale ale ntlnirilor cu
candidaii admii

Inexistena unui raport al fazei intermediare a dialogului,
dac este cazul

19. Desfurarea
dialogului cu candidaii
preselectai

Candidaii nu sunt informai de rezultatul fazei
intermediare a dialogului

Timp insuficient prevzut pn la depunerea ofertei
finale

Oferta final este elaborat fr acordul candidailor
Neconformitatea invitaiei de depunere a ofertei finale
Candidaii modific oferta funcie de informaiile
suplimentare solicitate de autoritatea contractant

ctigtoare
Inexistena raportului procedurii de atribuire

Modificarea cerinelor iniiale prevzute n Documentaia
de atribuire

Neacordarea importanei atribuirii unui contract unui
anumit operator economic

Neiniierea de negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui
concurs de soluii

Contractri n domeniul cercetrii tiinifice cu scopul
obinerii de profit

Continuarea contractului dup ncetarea situaiei de
urgen

8.

NEGOCIEREA

21. Condiii de aplicare a
procedurii de negociere

Inexistena notei justificative pentru utilizarea acestui tip
de procedur de achiziie public

34
Folosirea la preselecie a criteriului preul cel mai sczut
nceperea negocierilor cu un numr insuficient de
candidai

Nerespectarea termenelor pentru verificarea ofertelor
preliminare

22. Preselecia
candidailor

Neinformarea ofertantului cu privire la
admiterea/respingerea ofertei preliminare

nepreselectai

Dialogul nu asigur un tratament egal tuturor candidailor
Inexistena proceselor-verbale pentru negocierile cu
candidaii preselectai

n toate cazurile, oferta ctigtoare este cea cu preul
cel mai sczut

23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare

Oferta final prezint modificri fa de cea preliminar
negociat

Neconformitatea invitaiilor de participare 24. Invitaia de participare
Numr mic de candidai invitai

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor este
neconform

Ofertele depuse nu corespund cerinelor prevzute n
documentaia de atribuire

Ofertele nu respecta termenul de depunere
Oferta depus nu este nsoit de dovada constituirii
garaniei pentru participare, dac este cazul

9.

CEREREA DE
OFERTE

25. Deschiderea i

Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate

35
Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor
Raportul de evaluare a ofertei i propunerea de atribuire
a contractului nu ndeplinesc condiiile de conformitate

ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se comunic participanilor

Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile i experiena
n domeniu a membrilor juriului

Proiectele nu i pstreaz anonimatul pn la
formularea unei decizii/opinii

Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor
indicate n anunul de concurs


Neelaborarea raportului de evaluare calitativ a
proiectelor

nclcarea integritii i confidenialitii informaiilor 28. Selecia preliminar
Neasigurarea unei concurene reale

Nerespectarea criteriilor de evaluare indicate n anunul
de concurs

Inexistena/neconformitatea raportului de evaluare
calitativ

Probleme consemnate n raport i neclarificate
10.

CONCURSUL DE
SOLUII

29. Stabilirea
concurentului ctigtor

Procese-verbale incomplete ale rundelor de discuii

36

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
Riscuri semnificative

Acceptarea contestaiilor care nu ndeplinesc condiiile de
conformitate

Analiza contestaiei nu se realizeaz n conformitate cu termenii
din caietul de sarcini

Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat n termen
Rezoluia autoritii contractante nu s-a comunicat tuturor
participanilor nc implicai

Contestatorul nu-i notific poziia fa de rezoluia i msurile
corective decise

30. Soluionarea
contestaiilor
Fundamentarea insuficient a reprezentrii n instan a cauzei

Nerespectarea perioadei de ateptare, necesare eventualelor
contestaii

ncheierea contractului de achiziie nu respecta condiiile de
conformitate

Contractul nu se ncheie cu ofertantul a crei oferta a fost
declarat ctigtoare

31. Semnarea
contractului de
achiziie public
Existena diferenelor ntre termenii prevzui n caietul de
sarcini i termenii cuprini n contractul de achiziie ncheiat

11.

ATRIBUIREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC
32. Anunul de
atribuire

Anunul de atribuire nu respecta condiiile de conformitate
Garania de buna execuie este sub nivelul impus
Garania de buna execuie nu este constituit
12.

DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC
33. Garania de
bun execuie
Neconformitatea scrisorii bancare a garaniei de bun execuie
a contractului

37
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

Eliberarea garaniei de bun execuie, dei obligaiile
contractului nu au fost respectate

Neconcordan ntre coninutul facturilor (pre, cantitate) i
termenii contractului

Acceptarea nejustificata de devieri de la cantitatea, calitatea
sau termenele stabilite

Efectuarea plii finale fr realizarea recepiei finale
Efectuarea recepiei finale naintea expirrii perioadei de
garanie

Neconformitatea procesului-verbal de recepie final
Inexistena documentului constatator privind ndeplinirea
obligaiilor contractuale

34. Finalizarea
contractului de
achiziie public

Neconformitatea documentului constatator privind ndeplinirea

Dosarul achiziiei publice nu respecta condiiile de conformitate
indiferent de procedura de atribuire utilizat

Restricionarea nejustificat a accesului la dosarul achiziiei
publice

Distrugerea dosarului achiziiei publice naintea limitei minime a
termenului legal

35. Dosarul
achiziiei publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii necorespunztoare

Inexistena unor analize obiective a gradului de satisfacere a
nevoilor n urma ncheierii fiecrei achiziii publice

36. Analiza
procesului de
achiziie public
Inexistena unor propuneri de msuri de mbuntire a
procesului de achiziie public pentru viitor

38
Nota:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i
presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a activitilor auditabile. De regul, se
asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice
reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea
realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total activitate auditabil.
Acest studiu de caz conine 12 obiective, 36 de activiti auditabile, crora le-au fost asociate 158 riscuri.
39
ENTITATEA PUBLICA

STABILIREA FACTORILOR DE RISC,
A PONDERILOR SI
APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008
Intocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data:

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) Factori
de risc
(Fi)
Pondere
(Pi) N1 N2

N3

Aprecierea
controlului
intern F1
P1 55%
Exist
proceduri i
se aplic
Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar se aplic
uneori
Nu exist
proceduri sau nu
sunt utilizate
Aprecierea
cantitativ
F2
P2 25%
Impact
financiar
sczut
Impact financiar
mediu
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ
F3
P3 20%
Vulnerabilitat
e mic
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare

Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor
de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori
pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de
apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor
de risc s fie de asemenea 100.

40
Aprecierea controlului intern este necesar fiind factorul de risc cel mai complex
dintre cei trei, deoarece cuprinde: riscul de fraud, riscul neimplementrii
recomandrilor anterioare, riscul inexistenei procedurilor operaionale de lucru etc. i n
consecin va avea o pondere nsemnat n cadrul factorilor de risc.
Factorii de risc pentru aprecierea controlului intern evalueaz funcionalitatea
sistemului de control intern, care este structurat pe o scal cu trei niveluri.

CONTROL INTERN Dac
Corespunztor (nivel 1) conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a
nltura problemele;
auditurile i studiile preliminare nu au descoperit nici o
problem;
sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de
control intern;
procedurile sunt bine susinute de documente.
Insuficient (nivel 2) conducerea i personalul demonstreaz o atitudine
cooperant cu privire la conformitate, la pstrarea
dosarelor sau la controalele externe;
auditurile i studiile preliminare au descoperit anumite
probleme, dar conducerea a luat msuri imediate de
remediere i a rspuns la recomandri;
sunt n funciune tehnici de control intern.
procedurile sunt puin utilizate.
Cu lipsuri grave (nivel 3) conducerea i/sau personalul demonstreaz o
atitudine necooperant i nepstoare cu privire la
conformitate, la pstrarea dosarelor sau la controalele
externe;
auditurile i studiile preliminare au descoperit
probleme deosebite;
nu sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de
control intern;
procedurile lipsesc.

41
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN - CCI

Misiunea de audit: Activitatea de achiziii publice

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.
Obiectiv 1.
Organizarea activitii de achiziii publice (importana procesului de achiziii publice)
a) exist o strategie clar stabilit pentru activitatea de
achiziii publice?
X
b) strategia privind achiziiile publice se bazeaz i
susine obiectivele generale ale entitii?
X
c) Serviciul Achiziii Publice este vzut ca o organizaie
profesional, experimentat, care respect normele i
contractele?
X
d) personalul cunoate i nelege strategiile de
achiziionare?
X
e) performana procesului de achiziie public este
msurat i sunt determinate tendinele pentru fiecare
proces de achiziie
X
f) exist un sistem de proceduri specifice care s
reglementeze activitatea de achiziii publice?
X

Cadrul normativ
g) procedurile specifice existente sunt scrise i
formalizate?
X Ce este prevzut n
cadrul normativ
h) procedurile specifice existente sunt cunoscute i
aplicate de personalul compartimentului ?
X Parial
i) atribuiile cuprinse n procedurile specifice se regsesc
n fiele posturilor?
X
j) avei stabilit responsabil cu elaborarea i actualizarea
procedurilor specifice?
X
k) exist o politic privind recrutarea personalului? X
l) avei toate posturile ocupate? X 10% neocupate prin
blocarea posturilor

m) avei un plan n ceea ce privete pregtirea
profesional a personalului?
X
n) planul reflect nevoia de dezvoltare a abilitilor de
lucru n echip?

X
42


DA

NU

OBS.
o) personalul este ncurajat s i dezvolte abilitile prin
pregtire adecvat nafara entitii?
X
p) sunt realizate sondaje cu privire la moralul i satisfacia
salariailor?
X
r) conducerea asigur un feedback regulat cu personalul? X
s) avei o persoan responsabil cu monitorizarea
perfecionrii pregtirii profesional a personalului?
X
t) personalul este contient de competena necesar? X
u) personalul este evaluat periodic? X Evaluarea anual
v) exist un proces formalizat al riscului? X
x) au fost riscurile identificate i evaluate? X
z) s-au adoptat msuri adecvate de gestionare i
actualizare a riscurilor

X
Obiectiv 2.
Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice
a) exist o politic i strategie de informatizare a
Serviciului de achiziii publice?
X La nivelul entitii
b) exist acces la internet, intranet etc.? X
c) informaiile gestionate sunt utilizate eficient? X
d) dispunei de dotare hard i soft suficient i
corespunztoare activitii pe care o desfurai?
X
e) dispunei de o baz de date proprie n ceea ce privete
furnizorii de produse/executanii de lucrri/prestatorii de
servicii i preurile practicate, foarte util desfurrii
activitii dumneavoastr?
X
f) avei personal responsabil de specialitate pentru
ntreinerea i actualizarea sistematic a bazei de date?
X Personalul DGTI
responsabil cu
activitatea de
achiziii publice
g) exist un sistem pentru prevenirea i detectarea
accesrilor i modificrilor neautorizate in sistem ?
X
h) utilizai programe antivirus? X
i) exist personal calificat pentru activitatea IT? X Personalul DGTI
responsabil cu
activitatea de
achiziii publice
j) exist un program privind pregtirea IT pentru
personalul serviciului?

X La nivelul entitii
43


DA

NU

OBS.
Obiectiv 3.
Programul anual al achiziiilor publice
a) exist un sistem procedural complet pentru realizarea
obiectivului ?
X Cadrul legal
b) activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza
de plan?
X
c) dac da, exist o fundamentare detaliat a acestuia? X
d) necesitatea fiecrei investiii este bine fundamentat? X
e) nevoile, prioritile sunt definite i convenite cu prile
interesate?
X
f) exist personal calificat pentru fundamentarea,
elaborarea i actualizarea Programului?
X
g) Programul ndeplinete condiiile de conformitate X
h) Programul are toate avizele i aprobrile persoanelor
autorizate?
X
i) avei procedur specific scris i formalizat pentru
estimarea valorii contractelor de achiziie?
X Cadrul legal
j) exist un sistem bine definit pentru desfurarea
activitilor privind realizarea obiectivului?
X Cadrul legal
k) planificarea are asigurate resursele necesare?
l) avei procedur specific scris i formalizat pentru
publicarea anunurilor de intenie?
X
m) este respectat principiul dublei semnturi? X
Obiectiv 4.
Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate
a) avei procedur specific scris i formalizat pentru
publicarea anunurilor de participare?
X Cadrul legal
b) exist persoan responsabil cu publicarea anunurilor
de participare?
X
c) este respectat principiul dublei semnturi?
d) exist lista activitilor privind constituirea comisiilor de
evaluare?
X Cadrul legal
e) avei procedur specific scris i formalizat privind
emiterea i comunicarea deciziilor de numire?
X Cadrul legal
f) exist stabilit persoan responsabil cu emiterea i
comunicarea deciziilor de numire?
X
g) sunt numii n comisiile de evaluare i persoane
dinafara entitii?
X Foarte rar funcie de
natura achiziiei
h) sunt stabilite atribuiile i responsabilitile experilor
externi cooptai?

i) membrii comisiilor de evaluare sunt remunerai ?

X Cei dinafara entitii
44


DA

NU

OBS.
j) avei procedur specific scris i formalizat pentru
elaborarea Documentaiei de atribuire?
X Cadrul legal
k) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea
Documentaiei de atribuire?
X Personalul
Serviciului Achiziii
Publice
l) dac da, acestea beneficiaz de pregtire profesional
continu?
X
m) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare elaborrii, completrii i
clarificrii Documentaiei de atribuire.
X
n) Documentaia de atribuire este ntocmit i cu
consultani dinafara ?
X
o) exist un sistem procedural de lucru pentru eventualele
completri i rspunsuri la solicitrile de clarificare privind
Documentaia de atribuire?
X Cadrul legal
p) sunt stabilite persoane responsabile cu efectuarea de
completri i clarificri la Documentaia de atribuire?
X Persoana care a
elaborat documentul
iniial
r) personalul serviciului are experiena i pregtirea
necesare?
X
Obiectiv 5-10
Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice
a) exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) sunt organizate licitaii pentru toate achiziiile
efectuate?
X Mai puin pentru
cumprrile directe
c) este selectat oferta cea mai avantajoas? X Potrivit criteriului de
selecie
d) se respect principiile care stau la baza organizrii i
desfurrii licitaiilor?
X Sunt respectate
criteriile de atribuire
e) exist planuri de ajustare a procedurilor pentru sporirea
eficienei?
X
f) achiziiile se efectueaz la momentul planificat? X
g) dac da, acest moment este corespunztor nevoilor? X Planul corespunde
unor nevoi prioritate
h) persoanele responsabile au experiena i pregtirea
necesare?
X
i) este asigurat compatibilitatea acestor persoane cu
activitatea desfurat?
X
j) este asigurat fidelitatea i completitudinea coninutului
proceselor verbale ncheiate?

X
45


DA

NU

OBS.
k) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru
fiecare etap care asigur atribuirea contractelor de
achiziii publice?

X Cadrul legal
l) persoanele responsabile au experiena i pregtirea
necesare?
X
m) exist sigurana corectitudinii calculelor n ceea ce
privete stabilirea ofertei ctigtoare?
X
n) este respectat principiul celor patru ochi? X
Obiectiv 11.
Atribuirea contractului de achiziie public
a) exista lista activitilor pentru realizarea obiectivului? X
b) avei procedur specific scris i formalizat pentru
ncheierea contractelor de achiziii publice?
X
c) este stabilit responsabil pentru ncheierea contractelor
de achiziie public?
X In principiu seful
echipei participante
la atribuirea
contractului
d) v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare postului.
X
e) la atribuirea contractului de achiziie este respectat
procedura stabilit prin lege?
X
f) este utilizat principiul celor patru ochi ? X
g) procesul de achiziii satisface utilizatorul final? X
h) Contractele includ i clauze de protecie a mediului? X
Obiectiv 12.
Derularea i administrarea contractului de achiziie public
a) dup ncheierea contractelor de achiziie public mai
este urmrit administrarea acestora?
X
b) dac da, exist o persoan responsabil cu aceasta
activitate?
X In principiu seful
echipei participante
la atribuirea
contractului
c) exist lista activitilor pentru realizarea recepiei
bunurilor/serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor
de achiziii publice ncheiate?
X Cadrul legal
d) avei proceduri specifice scrise i formalizate pentru
numirea comisiei i realizarea recepiei
bunurilor/serviciilor/lucrrilor care fac obiectul contractelor
de achiziii publice ncheiate?

X Cadrul legal
46


DA

NU

OBS.
e) sunt adoptate msuri corespunztoare de asigurare i
protejare a activelor?
X
if pentru fiecare proces exist o monitorizare a
performanei?
X
g) sunt evaluate preul i calitatea produselor/serviciilor
achiziionate?
X
h) sunt realizate studii de fezabilitate pentru a determina
oportunitatea unei achiziii?
X
i) avei procedur de lucru scris i formalizat pentru
ntocmirea dosarelor fiecrei achiziii publice?
X Cadrul legal
j) exist persoan responsabil cu ntocmirea dosarelor
fiecrei achiziii publice?
X Un salarit,
participant la
desfurarea
licitaiei
k) spaiul destinat depozitrii dosarelor achiziiilor publice
corespunde cerinelor?
X

Not :
n practic, acest chestionar reprezint faza a patra din Analiza riscurilor i se
adreseaz managementului general i managementului de linie, cu privire la specificul
direciei/serviciului, asupra cruia auditorul intern are aspecte neclarificate, dar i pentru
observaii realizate pe baza documentelor colectate n procedura Colectarea i
prelucrarea informaiilor.
Se recomand ca CLC s fie structurat pe obiectivele misiunii de audit intern i
s se construiasc ntrebri pentru probleme neclare abordate pn n aceast faz.
Prin ntrebrile formulate i rspunsurile primite auditorii interni se asigur de
existena i funcionalitatea controalelor interne.

47
ENTITATEA PUBLIC

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI



Criterii de analiz a riscurilor
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Procedurile specifice elaborate
pentru reglementarea activitii
de achiziii publice sunt
insuficiente
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
de achiziii publice nu ndeplinesc
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE

1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
activitatea de
achiziii publice
de achiziii publice nu sunt
actualizate funcie de modificrile
legislative
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
48
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
cunoscute i nu se aplic

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Neadecvarea structurii
profesionale a personalului cu
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Existena unui numr mare de
posturi neocupate
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Neactualizarea fielor posturilor 0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Nerespectarea principiului
segregrii sarcinilor de serviciu
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Necuprinderea atribuiilor stabilite
prin ROF n fiele posturilor
0,55 1 0,25 3 0,20 3 1,90
Evaluarea formal a personalului 0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,20
2. Resursele
umane ale SAP
Insuficienta unor programe de
pregtire profesional continu

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Inexistena unei politici privind
gestionarea riscurilor
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Nedesemnarea unei persoane
responsabil cu identificarea i
elaborarea Registrului riscurilor
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30

3. Sistemul de
gestionare a
riscurilor
conducerea
Registrului
riscurilor Neactualizarea sistematic a

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
49
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Dotarea cu hard i soft
insuficienta
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Inexistena unui sistem informatic
care sa asiste activitatea de
achiziii publice
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Neinstruirea sistematic a
utilizatorilor sistemului informatic
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
4. Dotarea cu
tehnic de
calcul a SAP i
pregtirea
profesional
corespunztoar
e a personalului
Neinformarea periodic sau ori
de cte ori este necesar asupra
modificrilor survenite n sistemul
informatic

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Baz de date insuficient, care
nu permite consultarea ofertelor
reprezentative
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Neactualizarea sistematica a
bazei proprii de date
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Inexistena programelor anti-virus 0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Neasigurarea proteciei mpotriva
accesrii de ctre persoane
neautorizate prin sistem de
parole
0,55 3 0,25 1 0,20

2
2,30
Nerespectarea calendarului
privind modificarea periodica a
parolelor de acces
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
2.

ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC
AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

5. Crearea
bazei proprii de
date i
responsabilizare
a personalului
implicat n
utilizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice

Nedesemnarea personalului
pentru sigurana sistemului
informatic aferent ahiziiilor
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
50
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Activitatea de achiziii nu se
desfoar pe baza unui
program anual
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Corelarea insuficienta ntre
Program i politica de realizarea
a obiectivelor entitii
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Lipsa referatelor de necesitate
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Depirea bugetului alocat 0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
6.Fundamentare
a Programului
anual al
achiziiilor
publice

Programul nu ndeplinete

0,55

2

0,25

3

0,20

1

2,05

Estimarea eronata a valorii
contractelor de furnizare/lucrri/
servicii
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Nerespectarea pragurile valorice
prevzute
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Divizarea achiziiei publice astfel
nct s se obin plafoane
pariale mai mici
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Utilizarea abuziv/improprie a
procedurii de atribuire
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
3.

PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

7. Alegerea
procedurii de
atribuire

Inexistena unei note justificative
pentru utilizarea unui tip de
procedur de achiziie public

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
51
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Anunul de intenie nu respecta
coninutul minim de informaii
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Omiterea unor contracte cu o
valoare estimata egala sau mai
mare de 750.000 euro
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Anunul de intenie cuprinde n
comun achiziii de produse,
lucrri i servicii
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Anunul de intenie nu este
publicat n termenul legal
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

8. Anunul de
intenie

Anunul de intenie nu este
transmis corespunztor ctre
sursele de informare prevzute
(Monitorul Oficial, SEAP, Jurnalul
Oficial al Uniunii Europene)

0,55

1

0,25

1

0,20

2

1,20

Anunul de participare nu
respecta condiiile de
conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Anunul de participare publicat n
mijloace de informare diferite
conine informaii diferite
0,55 1 0,25 2 0,20 2 1,45
4.

PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURI-
LOR DE
ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE

9. Anunul de
participare

Anunul de participare conine
informaii care contravin
precizrilor din Documentaia de
atribuire

0,55

1

0,25

1

0,20

2

1,25
52
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Neinformarea UCVAP de
iniierea unor proceduri de
atribuire
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
10. Notificarea
UCVAP
Continuarea procedurii de
atribuire, pe proprie rspundere,
prin neimplementarea
recomandrilor UCVAP

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Decizia de numire a comisiei de
evaluare nu ndeplinete
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Membrii comisiei de evaluare nu
au pregtire profesional i
experiena relevant n domeniu
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Incompatibilitate ntre membri
comisiei de evaluare i ofertani
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Constituirea unei singure comisii
pentru atribuirea tuturor
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
11. Comisia de
evaluare

Mai puin de 3 membri n
componena comisiei de
evaluare

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10

12Documentaia
de atribuire
Documentaia de atribuire nu
ndeplinete condiiile de
conformitate

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
53
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Apreciere
calitativ
F3

Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile

P1
55%
N1 P2
25%
N2 P3
20%
N3
Punctaj
total

Pt
Cerine care ncalc principiile ce
stau la baza atribuirii contractului
de achiziie public

0,55

3

0,25

1
0,20 2 2,30
Neconformitatea operaiilor n
ceea ce privesc solicitrile de
clarificri i completri la
Documentaia de atribuire

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Perioada de valabilitate a
garaniei de participare mai mic
dect perioada de valabilitate a
ofertei
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Neconformitatea scrisorii de
garanie bancar
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Nerespectarea cuantumului
prevzut pentru garania de
participare
0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25

13. Garania de
participare
Nerespectarea condiiilor de
restituire/reinere a garaniei de
participare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
54


Apreciere
controlului
intern F1
Aprecier
e
cantitati
v F2
Apreciere
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Proces-verbal de deschidere a
ofertelor neconform
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Oferta depusa nu corespunde
cerinelor prevzute n
0,55

3

0,25

1

0,20

2

2,30

Acceptarea ofertei nedepuse la
termen
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Oferta nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru
participare
0,55 1 0,25 3 0,20 3 1,90
Restricionarea numrului
ofertelor depuse
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Modificarea/retragerea ofertei n
perioada de valabilitate
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Acceptarea ofertei
neeligibile/nenregistrate/fr
capacitate tehnic i ec.-fin.
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
14. Deschiderea
i calificarea
ofertelor

Continuarea procedurii cu o
singur ofert depus

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
5.

LICITAIE
DESCHIS

15. Stabilirea
ofertei
ctigtoare

Examinarea ofertelor nu se
realizeaz la sediul autoritii
contractante

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
55
Apreciere
controlului
intern F1
Aprecier
e
cantitati
v F2
Apreciere
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Evaluarea ofertelor nu se
realizeaz n concordan cu
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Stabilirea eronat a
clasamentului ofertelor
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Neconformitatea Raportului de
evaluare a ofertei i propunerii de
atribuire a contractului
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00

Rezultatul evalurii nu se
comunic participanilor

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Limitarea nejustificat a
numrului de candidai
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Un candidat depune mai multe
oferte n cadrul aceleiai
proceduri
0,55 1 0,25 3 0,20 3 1,90
Aplicarea unor criterii de selecie
neprevzute n anunul de
participare
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Continuarea procedurii cu mai
puin de 5 candidai selectai
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Inexistena unui raport
intermediar aprobat
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
6.

LICITAIA
RESTRNS

16. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora

Necomunicarea rezultatului
selectrii candidailor

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
56
Apreciere
controlului
intern F1
Aprecier
e
cantitati
v F2
Apreciere
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Candidaii modific oferta funcie
de informaiile suplimentare
solicitate de autoritatea
contractant
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Nerespectarea termenului i
locaiei stabilite pentru
deschiderea ofertelor
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Stabilirea eronat a factorilor de
evaluare a ofertelor
0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,10

17. Stabilirea
ofertei
ctigtoare

Evaluare incorect a ofertelor

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Neasigurarea unei concurene
reale la preselectare
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Subiectivism i discriminare n
selectarea candidaturilor
0,55 1 0,25 2 0,20 2 1,45
Neinformare asupra criteriilor i
regulilor de preselecie
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Neinformare asuopra numrului
minim i maxim de preselectri
0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
18. Preselectarea
candidailor
Candidaii nu sunt informai de
rezultatul preseleciei

0,55

1

0,25

1

0,20

2

1,20

Date diferite de transmitere a
invitaiilor de participare ctre
candidaii preselectai
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
7.

DIALOG
COMPETITIV

19. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai

Participarea la consultri i a
unor ofertani nepreselectai
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
57
Dialogul nu asigur un tratament
egal tuturor candidailor
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Inexistena proceselor-verbale
ale ntlnirilor cu candidaii
admii
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Inexistena unui raport al fazei
intermediare a dialogului, dac
este cazul
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Candidaii nu sunt informai de
rezultatul fazei intermediare a
dialogului

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Timp insuficient prevzut pn la
depunerea ofertei finale
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Oferta final este elaborat fr
acordul candidailor
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Neconformitatea invitaiei de
depunere a ofertei finale
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Candidaii modific oferta funcie
de informaiile suplimentare
solicitate de autoritatea
contractant
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
20. Stabilirea
ofertei
ctigtoare

Inexistena raportului procedurii
de atribuire

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Modificarea cerinelor iniiale
prevzute n Documentaie
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Neacordarea unui contract unui
anumit operator economic
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
8.

NEGOCIERE 21. Condiii de
aplicare a
procedurii de
negociere
Neiniierea de negocieri cu
concurenii ctigtorii ai unui
concurs de soluii

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
58
Contractri n domeniul cercetrii
tiinifice cu scopul obinerii de
profit
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Continuarea contractului dup
ncetarea situaiei de extrem
urgen
0,55 3 0,25 2 0,20 3 2,75
Inexistena notei justificative
pentru utilizarea acestui tip de

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Folosirea la preselecie a
criteriului preul cel mai sczut
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
nceperea negocierilor cu un
numr insuficient de candidai
0,55 1 0,25 2 0,20 2 1,45
Nerespectarea termenelor pentru
verificarea ofertelor preliminare
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
22. Preselecia
candidailor

Neinformarea ofertantului cu
privire la admiterea/respingerea
ofertei preliminare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Participarea la consultri i a
unor ofertani nepreselectai
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
pentru negocierile cu candidaii
preselectai
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
n toate cazurile, oferta
ctigtoare este cea cu preul
cel mai sczut
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare

Oferta final prezint modificri
fa de cea preliminar negociat

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
59
Neconformitatea invitaiilor de
participare
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
24. Invitaia de
participare

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Procesul-verbal de deschidere a
ofertelor este neconform
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Ofertele depuse nu corespund
cerinelor prevzute n
0,55 1 0,25 2 0,20 2 1,45
Ofertele nu respecta termenul de
depunere
0,55

1

0,25

1

0,20

1

1,00

Oferta depus nu este nsoit de
dovada constituirii garaniei
pentru participare
0,55 1 0,25 2 0,20 2 1,45
25. Deschiderea
i calificarea
ofertelor


0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Stabilirea eronat a
0,55

1

0,25

2

0,20

2

1,45

Raportul de evaluare a ofertei i
propunerea de atribuire a
contractului nu ndeplinesc
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
9.

CEREREA DE
OFERTE

26. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
Rezultatul evalurii nu se
comunic participanilor

0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Neeligibilitatea n ceea ce
privete studiile i experiena n
domeniu a membrilor juriului
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
10.

CONCURSUL
DE SOLUII

27. Juriul de
evaluare

Proiectele nu i pstreaz
anonimatul pn la formularea
unei decizii/opinii

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
60
Proiectele nu sunt evaluate
exclusiv pe baza criteriilor
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Neelaborarea raportului de
evaluare calitativ a proiectelor

0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
nclcarea integritii i
confidenialitii informaiilor
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
28. Selecia
preliminar
Neasigurarea unei concurene
reale

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Nerespectarea criteriilor de
evaluare indicate n anunul de
concurs
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Inexistena/neconformitatea
raportului de evaluare calitativ
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Probleme consemnate n raport
i neclarificate
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
29. Stabilirea
concurentului
ctigtor

Procese-verbale incomplete ale
rundelor de discuii

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

61

Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Aprecier
e
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Acceptarea contestaiilor care
nu ndeplinesc condiiile de
conformitate
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Analiza contestaiei nu se
realizeaz n conformitate cu
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Rezoluia autoritii
contractante nu s-a comunicat
n termen
0,55 1 0,25 3 0,20 3 1,90
Rezoluia autoritii
contractante nu s-a comunicat
tuturor participanilor nc
implicai
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Contestatorul nu-i notific
poziia fa de rezoluia i
msurile corective decise
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
30. Soluionarea
contestaiilor

Fundamentarea insuficient a
reprezentrii n instan a
cauzei

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
11.

ATRIBUIREA
CONTRAC-
TULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC

31. Semnarea
contractului de
achiziie public
Nerespectarea perioadei de
ateptare, necesare
eventualelor contestaii

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
62
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Aprecier
e
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
ncheierea contractului de
achiziie nu respecta condiiile
de conformitate
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Contractul nu se ncheie cu
ofertantul a crei oferta a fost
declarat ctigtoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Existena diferenelor ntre
termenii prevzui n caietul
de sarcini i termenii cuprini
n contractul de achiziie
ncheiat

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

32. Anunul de
atribuire
Anunul de atribuire nu
conformitate

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Garania de buna execuie
este sub nivelul impus
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Garania de buna execuie nu
este constituit
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Neconformitatea scrisorii
bancare a garaniei de bun
execuie a contractului
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
12.

DERULAREA I
ADMINISTRA-
REA
CONTRAC-
TULUI
ACHIZIIE
PUBLIC

33. Garania de
bun execuie
Eliberarea garaniei de bun
execuie, dei obligaiile
contractului nu au fost
respectate
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
63
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Aprecier
e
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Neconcordan ntre coninutul
facturilor (pre, cantitate) i
termenii contractului
0,55 1 0,25 3 0,20 3 1,90
Acceptarea nejustificata de
devieri de la cantitatea,
calitatea sau termenele
stabilite
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Efectuarea plii finale fr
realizarea recepiei finale
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Efectuarea recepiei finale
naintea expirrii perioadei de
garanie
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Neconformitatea procesului-
verbal de recepie final
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Inexistena documentului
constatator privind ndeplinirea
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
34. Finalizarea
contractului de
achiziie public

Neconformitatea documentului

0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05

35. Dosarul
achiziiei publice
Dosarul achiziiei publice nu
conformitate indiferent de
procedura de atribuire utilizat
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
64
Apreciere
controlului
intern F1
Apreciere
cantitativ
F2
Aprecier
e
calitativ
F3
Nr.
crt.
Obiective
Activiti
auditabile
P1
55%
Ni P2
25%
Ni P3
20%
Ni

Punctaj
total
Restricionarea nejustificat a
accesului la dosarul achiziiei
publice
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Distrugerea dosarului achiziiei
publice naintea limitei minime
a termenului legal
0,55 2 0,25 3 0,20 1 2,05
Pstrarea dosarelor n locaii
i/sau condiii neadecvate

0,55 2 0,25 2 0,20 3 1,80
Inexistena unor analize
obiective a gradului de
satisfacere a nevoilor n urma
ncheierii fiecrei achiziii
publice
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
36. Analiza
procesului de
achiziie public
Inexistena unor propuneri de
msuri de mbuntire a
procesului de achiziie public
pentru viitor
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

65
Nota:
Punctajul total al riscului se realizeaz prin nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i
nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele generale, i anume:

P
t
= P
i
x N
i
,
unde:
P
t
punctaj total;
P
i
ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
N
i
nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat.Auditorii interni au mprit riscurile n urmtoarele trei
categorii :
- riscuri mici 1,00 1,20 ;
- riscuri medii 1,25 2,00 ;
- riscuri mari 2,05 3,00.

Elaborarea acestui document are un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc
mbuntiri acestei lucrri pe toata durata misiunii de audit n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor
ataate acestora, pe care le constat.
66
ENTITATEA PUBLIC

CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE


B.
Nr.
crt.
Obiective Activiti auditabile Riscuri semnificative Punctaj
total
Clasare
risc
Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru
reglementarea activitii de achiziii publice
sunt insuficiente
2,10 Mare

nu ndeplinesc condiiile de conformitate
1,55 Mediu

nu sunt actualizate funcie de modificrile
legislative
2,10 Mare

1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
publice
nu sunt cunoscute i nu se aplica

2,30 Mare

Neadecvarea structurii profesionale a
personalului cu necesitile
compartimentului
2,10 Mare

1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE

2. Resursele umane
ale SAP

Existena unui numr mare de posturi
neocupate
2,05 Mare

67
Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Neactualizarea fielor posturilor 2,00 Mediu
Nerespectarea principiului segregrii
sarcinilor de serviciu
2,00 Mediu

Necuprinderea atribuiilor stabilite prin ROF
n fiele posturilor
1,90 Mediu

Evaluarea formal a personalului 2,20 Mare

Insuficienta unor programe de pregtire
profesional continu

2,30 Mare

Inexistena unei politici privind gestionarea
riscurilor
2,05 Mare

responsabil cu identificarea i elaborarea
2,30 Mare

3. Sistemul de
gestionare a riscurilor
conducerea

Neactualizarea sistematic a Registrului
riscurilor
2,10 Mare

Dotarea cu hard i soft insuficienta 1,20 Mic Nu
Inexistena unui sistem informatic care sa
asiste activitatea de achiziii publice
1,20 Mic Nu
Neinstruirea sistematic a utilizatorilor
sistemului informatic
1,20 Mic Nu
4. Dotarea cu tehnic
de calcul a SAP i
pregtirea
profesional
corespunztoare a
personalului
Neinformarea periodic sau ori de cte ori
este necesar asupra modificrilor survenite
n sistemul informatic
1,20 Mic

Nu
Baz de date insuficient, care nu permite
consultarea ofertelor reprezentative
2,00 Mediu

Neactualizarea sistematica a bazei proprii
de date
2,00 Mediu

2I.

ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

5. Crearea bazei
proprii de date i
responsabilizarea
personalului implicat
n utilizarea
sistemului informatic
al achiziiilor publice
Inexistena programelor anti-virus

2,30 Mare
68
Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Neasigurarea proteciei mpotriva accesrii
de ctre persoane neautorizate prin parole
2,30 Mare

Nerespectarea calendarului privind
modificarea periodica a parolelor de acces
2,05 Mare

Nedesemnarea personalului pentru
sigurana sistemului informatic

2,10 Mare

Activitatea de achiziii nu se desfoar pe
baza unui program anual
2,30 Mare

Corelarea insuficienta ntre Program i
politica de realizarea a obiectivelor entitii
2,00 Mediu

Lipsa referatelor de necesitate privind
achiziiile publice
2,10 Mare

Depirea bugetului alocat 2,30 Mare
6.Fundamentarea
Programului anual al
achiziiilor publice

Programul nu ndeplinete condiiile de
conformitate

2,05 Mare
Estimarea eronata a valorii contractelor de
furnizare/lucrri/ servicii
2,10 Mare

Procedura de atribuire a contractului de
achiziie public este stabilit fr
respectarea pragurile valorice prevzute n
ordonan
2,30 Mare

Divizarea achiziiei publice astfel nct s
se obin plafoane pariale mai mici
2,00 Mediu

Utilizarea abuziv/improprie a procedurii de
atribuire
2,05 Mare

3.

PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

7. Alegerea
procedurii de
atribuire

Inexistena unei note justificative pentru
utilizarea unui tip de procedur de achiziie
public

2,10 Mare

69
Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Anunul de intenie nu respecta coninutul
minim de informaii
1,20 Mic Nu
Omiterea unor contracte cu o valoare
estimata egala sau mai mare de 750.000
euro
1,20 Mic Nu
Anunul de intenie cuprinde n comun
achiziii de produse, lucrri i servicii
1,20 Mic Nu
Anunul de intenie nu este publicat n
termen
1,20 Mic Nu

Anunul de intenie nu este transmis
coresp. ctre sursele de informare
prevzute (Monitorul Of., SEAP, Jurnalul
Oficial al UE)

1,20 Mic Nu
Anunul de participare nu respecta
1,00 Mic Nu
Anunul de participare publicat n mijloace
de informare diferite conine informaii
diferite
1,45 Mediu

9. Anunul de
participare

Anunul de participare conine informaii
care contravin precizrilor din

1,25
Mediu

Neinformarea UCVAP de iniierea unor
proceduri de atribuire
1.00 Mic
Nu 10. Notificarea
UCVAP
Continuarea procedurii de atribuire, pe
proprie rspundere, prin neimplementarea
recomandrilor UCVAP
1,20 Mic
Nu
4.

PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE

11. Comisia de
evaluare

Decizia de numire a comisiei de evaluare
nu ndeplinete condiiile de conformitate

2,10 Mare

70
Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Membrii comisiei de evaluare nu au
pregtire profesional i experiena
relevant n domeniu
2,30 Mare

Incompatibilitate ntre membri comisiei de
evaluare i ofertani
2,00 Mediu

Constituirea unei singure comisii pentru
atribuirea tuturor contractelor de achiziii
2,05 Mare

Mai puin de 3 membri n componena
comisiei de evaluare

2,10 Mare

Documentaia de atribuire nu ndeplinete
2,30 Mare

Cerine care ncalc principiile ce stau la
baza atribuirii contractului de achiziie
public
2,30 Mare

12.Documentaia de
atribuire

Neconformitatea operaiilor n ceea ce
privesc solicitrile de clarificri i completri
la Documentaia de atribuire

2,10 Mare

Perioada de valabilitate a garaniei de
participare mai mic dect perioada de
valabilitate a ofertei
1,00 Mic

Nu
Neconformitatea scrisorii de garanie
bancar
1,20 Mic
Nu
Nerespectarea cuantumului prevzut
pentru garania de participare
1,25 Mediu

13. Garania de
participare
Nerespectarea condiiilor de
restituire/reinere a garaniei de participare

1,00 Mic Nu

71

Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Proces-verbal de deschidere a ofertelor
neconform
2,10 Mare

Oferta depusa nu corespunde cerinelor
prevzute n Documentaia de atribuire
2,30

Mare

Acceptarea ofertei nedepuse la termen 2,00 Mediu
constituirii garaniei pentru participare
1,90 Mediu

Restricionarea numrului ofertelor depuse 2,30 Mare
Modificarea/retragerea ofertei n perioada
de valabilitate
2,05 Mare

Acceptarea ofertei
neeligibile/nenregistrate/ fr capacitate
tehnic i economico-financiar
2,10 Mare

14. Deschiderea i

Continuarea procedurii cu o singur ofert
depus

2,00 Mediu

Examinarea ofertelor nu se realizeaz la
sediul autoritii contractante
2,10 Mare

Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n
concordan cu termenii din caietul de
sarcini
2,05 Mare

Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor 2,30 Mare
Neconformitatea Raportului de evaluare a
ofertei i propunerii de atribuire a
contractului
2,00 Mediu

5.

LICITAIA
DESCHIS

ctigtoare

Rezultatul evalurii nu se comunic
participanilor

2,10 Mare

72
Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Limitarea nejustificat a numrului de
candidai
2,05 Mare

Un candidat depune mai multe oferte n
cadrul aceleiai proceduri
1,90 Mediu

neprevzute n anunul de participare
2,10 Mare

Continuarea procedurii cu mai puin de 5
candidai selectai
2,30 Mare

Inexistena unui raport intermediar aprobat 2,00 Mediu
16. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora

Necomunicarea rezultatului selectrii
candidailor

2,10 Mare

Candidaii modific oferta funcie de
informaiile suplimentare solicitate de
autoritatea contractant
2,30 Mare

Nerespectarea termenului i locaiei
stabilite pentru deschiderea ofertelor
2,05 Mare

Stabilirea eronat a factorilor de evaluare a
ofertelor
2,10 Mare

6.

LICITAIA
RESTRNS

ctigtoare
Evaluarea incorect a ofertelor

2,00 Mediu
Neasigurarea unei concurene reale la
preselectare
2,30 Mare

Subiectivism i discriminare n selectarea
candidaturilor
1,45 Mediu

Neinformarea asupra criteriilor i regulilor
de preselecie
1,00 Mic Nu
Neinformarea asupra numrului minim i
maxim de preselectri
1,25 Mediu

7.

DIALOG
COMPETITIV

18 Preselectarea
candidailor

Candidaii nu sunt informai de rezultatul
preseleciei
1,20 Mic Nu
73
nepreselectai
2,10 Mare

Dialogul nu asigur un tratament egal
tuturor candidailor
2,30 Mare

Oferta final este elaborat fr acordul
candidailor
2,05 Mare

Inexistena proceselor-verbale ale
ntlnirilor cu candidaii admii
1,00 Mic Nu
Inexistena unui raport al fazei intermediare
a dialogului, dac este cazul
1,00 Mic Nu
19. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai

Candidaii nu sunt informai de rezultatul
fazei intermediare a dialogului

1,00 Mic Nu
Timp insuficient prevzut pn la
depunerea ofertei finale
1,00 Mic Nu
informaiile suplimentare solicitate de
autoritatea contractant
1,00 Mic Nu
Este utilizat criteriul preul cel mai sczut 1,00 Mic Nu
Inexistena raportului procedurii de atribuire 1,00 Mic Nu
20.Stabilirea ofertei
ctigtoare

Neinformarea tuturor candidailor de
rezultatul procedurii de atribuire

1,90 Mic

Nu
Modificarea cerinelor iniiale prevzute n
2,10 Mare

Neacordarea importanei atribuirii unui
contract unui anumit operator economic
2,30 Mare

Neiniierea de negocieri cu concurenii
ctigtorii ai unui concurs de soluii
2,10 Mare

Contractri n domeniul cercetrii tiinifice
cu scopul obinerii de profit
2,05 Mare

8.

NEGOCIEREA 21. Condiii de
aplicare a procedurii
de negociere
Continuarea contractului dup ncetarea
situaiei de extrem urgen

2,75 Mare

74
Inexistena notei justificative pentru
utilizarea acestui tip de procedur de
achiziie public

1,00 Mic Nu
Folosirea la preselecie a criteriului preul
cel mai sczut
1,00 Mic Nu
nceperea negocierilor cu un numr
insuficient de candidai
1,45 Mediu

Nerespectarea termenelor pentru
verificarea ofertelor preliminare
1,20 Mic Nu
22. Preselecia
candidailor

Neinformarea ofertantului cu privire la
admiterea/respingerea ofertei preliminare

1,00 Mic Nu
nepreselectai
2,10 Mare

Dialogul nu asigur un tratament egal
tuturor candidailor
2,05 Mare

Inexistena proceselor-verbale pentru
negocierile cu candidaii preselectai
2,00 Mediu

n toate cazurile, oferta ctigtoare este
cea cu preul cel mai sczut
2,30 Mare

23. Negocierea i
stabilirea ofertei
ctigtoare

Oferta final prezint modificri fa de cea
preliminar negociat

2,10 Mare

Neconformitatea invitaiilor de participare
2,10 Mare
24. Invitaia de
participare

2,30 Mare

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor
este neconform
1,00 Mic Nu
Ofertele depuse nu corespund cerinelor
1,45 Mediu
9.

CEREREA DE
OFERTE

25. Deschiderea i

Ofertele nu respecta termenul de depunere

1,00 Mic Nu
75
Oferta depus nu este nsoit de dovada
constituirii garaniei pentru participare, dac
e cazul
1,45 Mediu

Modificarea/retragerea ofertei n perioada
de valabilitate

1,25 Mediu

Stabilirea eronat a clasamentului ofertelor 1,45 Mediu
Raportul de evaluare a ofertei i
propunerea de atribuire a contractului nu
ndeplinesc condiiile de conformitate
1,00 Mic Nu

ctigtoare
participanilor

1,25 Mediu
Neeligibilitatea n ceea ce privete studiile
i experiena n domeniu a membrilor
juriului
2,30 Mare

Proiectele nu i pstreaz anonimatul
pn la formularea unei decizii/opinii
2,10 Mare

Proiectele nu sunt evaluate exclusiv pe
baza criteriilor indicate n anunul de
concurs
2,00 Mediu


Neelaborarea raportului de evaluare
calitativ a proiectelor

2,05 Mare

nclcarea integritii i confidenialitii
informaiilor
1,00 Mic Nu
28. Selecia
preliminar

1,20 Mic Nu
Nerespectarea criteriilor de evaluare
1,20 Mic Nu
10.

CONCURSUL DE
SOLUII

28. Stabilirea
concurentului
ctigtor

Inexistena/neconformitatea raportului de
evaluare calitativ

1,00 Mic Nu
76
Probleme consemnate n raport i
neclarificate
1,20 Mic Nu
Procese-verbale incomplete ale rundelor de
discuii

1,00 Mic Nu


Nr.
crt.
total
Clasare
risc
Obs.
Acceptarea contestaiilor care nu
ndeplinesc condiiile de conformitate
2,10 Mare
Analiza contestaiei nu se realizeaz n
conformitate cu termenii din caietul de
sarcini
2,30 Mare
Rezoluia autoritii contractante nu s-a
comunicat n termen
1,90 Mediu
Rezoluia autoritii contractante nu s-a
comunicat tuturor participanilor nc
implicai
2,05 Mare
Contestatorul nu-i notific poziia fa de
rezoluia i msurile corective decise
1,00 Mic Nu
30. Soluionarea
contestaiilor
Fundamentarea insuficient a reprezentrii
n instan a cauzei

2,10 Mare
Nerespectarea perioadei de ateptare,
necesare eventualelor contestaii
2,30 Mare
ncheierea contractului de achiziie nu
respecta condiiile de conformitate
2,10 Mare
11.

ATRIBUIREA
CONTRAC-
TULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC

31. Semnarea
contractului de
achiziie public
Contractul nu se ncheie cu ofertantul a
crei oferta a fost declarat ctigtoare

1,00 Mic Nu
77
Existena diferenelor ntre termenii
prevzui n caietul de sarcini i termenii
cuprini n contractul de achiziie ncheiat

1,20 Mic Nu
32. Anunul de
atribuire
Anunul de atribuire nu respecta condiiile
de conformitate

1,00 Mic Nu
Garania de buna execuie sub nivelul
impus
2,00 Mediu

Garania de buna execuie neconstituit 2,10 Mare
Neconformitatea scrisorii bancare a
garaniei de bun execuie a contractului
2,05 Mare

33. Garania de bun
execuie
Eliberarea garaniei de bun execuie, dei
obligaiile contractului nu au fost respectate

2,30 Mare

Neconcordan ntre coninutul facturilor
(pre, cantitate) i termenii contractului
1,90 Mediu

Acceptarea nejustificata de devieri de la
cantitatea, calitatea sau termenele stabilite
2,10 Mare

Efectuarea plii finale fr recepia final 2,30 Mare
Efectuarea recepiei finale naintea expirrii
perioadei de garanie
2,00 Mediu

Neconformitatea procesului-verbal de
recepie final
2,00 Mediu

Inexistena documentului constatator
privind ndeplinirea obligaiilor contractuale
2,10 Mare

34. Finalizarea
contractului de
achiziie public

Neconformitatea documentului constatator
privind ndeplinirea obligaiilor contractuale

2,05 Mare

Dosarul achiziiei publice nu respecta
condiiile de conformitate indiferent de
procedura de atribuire utilizat
2,30 Mare

12.

DERULAREA I
ADMINISTRA-REA
CONTRAC-TULUI
DE ACHIZIIE
PUBLIC

35. Dosarul achiziiei
publice
Restricionarea nejustificat a accesului la
dosarul achiziiei publice
2,10 Mare

78
Distrugerea dosarului achiziiei publice
naintea limitei minime a termenului legal
2,05 Mare

Pstrarea dosarelor n locaii i/sau condiii
necorespunztoare

1,80 Mediu

Inexistena unor analize obiective a
gradului de satisfacere a nevoilor n urma
ncheierii fiecrei achiziii publice
1,00 Mic Nu

36. Analiza
procesului de
achiziie public
Inexistena unor propuneri de msuri de
mbuntirea procesului de achiziie
public

1,20 Mic Nu

Nota:
Pe baza punctajelor totale obinute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei scri de valori predeterminate n: risc
mic, risc mediu, risc mare.
Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra n etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse n
documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Riscurile prezint un nivel sczut, iar importana lor este redus pentru
moment.
Activitile auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari i medii), vor fi preluate pentru ierarhizare n
documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.

79
ENTITATEA PUBLIC
IERARHIZAREA RISCURILOR
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE



Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
Riscuri semnificative Punct
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
de achiziii publice sunt
insuficiente
S
Nerealizarea
tuturor
obiectivelor
Sczut

de achiziii publice nu
ndeplinesc condiiile de
conformitate
S
Nenelegere
total a
sarcinilor
Sczut

1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE

1. Procedurile
specifice care
reglementeaz
activitatea de
achiziii publice
actualizate funcie de
modificrile legislative

S Riscul abaterii
de la cadrul
legal
Sczut

80
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
cunoscute i nu se aplic

S
Nerealizarea
obiectivelor la
parametrii
stabilii
Sczut

Neadecvarea structurii
profesionale a personalului cu
S
Neasigurarea
competenelor
n realizarea
activitilor
Sczut

Existena unui numr mare de
posturi neocupate S
Riscul ca
obiectivele s
nu fie ndeplinite
Sczut

Neactualizarea fielor posturilor
S
Neresponsabi-
lizarea sarcinilor
Sczut

Nerespectarea principiului
segregrii sarcinilor de serviciu T
Relaii
funcionale bine
definite
Ridicat

Necuprinderea atribuiilor
stabilite prin ROF n fiele
posturilor
T
Colaborare n
interiorul i
exteriorul SAP
Ridicat

Evaluarea formal a
personalului S
Aplicarea
incorect a
legislaiei
Sczut

2. Resursele
umane ale
Serviciului
Achiziii Publice

Insuficienta unor programe de
pregtire profesionala

S
Riscul ca
obiectivele s
nu fie ndeplinite
Sczut

81
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Inexistena unei politici privind
gestionarea riscurilor S
Producerea de
evenimente
nedorite
Sczut

responsabil cu identificarea i
elaborarea Registrului riscurilor
S
Neasigurarea
competenelor
n realizarea
sarcinilor
Sczut

3. Sistemul de
gestionare a
riscurilor
conducerea
Registrului
riscurilor
Neactualizarea sistematic a

S
Consecine
nedorite ale
unor riscuri
poteniale
Sczut

Baz de date insuficient, care
nu permite consultarea ofertelor
reprezentative
S
Ineficiena
informaiilor
Sczut

Neactualizarea sistematica a
bazei proprii de date
S
Denaturarea
informaiilor
Sczut

Inexistena programelor anti-
virus
S
Inexactitatea
datelor stocate
Sczut

Neasigurarea proteciei
mpotriva accesrii de ctre
persoane neautorizate prin
sistem de parole
S
Nesigurana
coninutului
datelor
Sczut

2.

ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC
AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

4. Crearea bazei
proprii de date i
responsabilizare
a personalului
implicat n
utilizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice

Nerespectarea calendarului de
modificare periodica a parolelor
de acces

S
Accesare
neautorizat
Sczut

82
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Nedesemnarea personalului
pentru sigurana sistemului
informatic

T
Folosirea
eficient a
sistemului IT
Ridicat

Activitatea de achiziii nu se
desfoar pe baza unui
program anual
T
Realizarea de
achiziii
pertinente
Ridicat

Corelarea insuficienta ntre
Program i politica de realizarea
a obiectivelor entitii
T
Realizarea de
achiziii
pertinente
Ridicat

Lipsa referatelor de necesitate
S
Decizii luate
superficial
Sczut

Depirea bugetului alocat
S
Achiziii
nerealizate
Sczut

5.Fundamentare
a Programului
anual al
achiziiilor
publice

Programul nu ndeplinete

S
Nerespectarea
cadrului legal Sczut

Estimarea eronata a valorii
contractelor de furnizare/lucrri/
servicii
S
Cheltuieli mai
mari cu achiziia
Sczut

Procedura de atribuire este
stabilit fr respectarea
pragurile valorice prevzute n
ordonan
S
Nerespectarea
prevederilor
legale
Sczut

3.

PROGRAMUL
ANUAL AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

6. Alegerea
procedurii de
atribuire

Divizarea achiziiei publice astfel
nct s se obin plafoane
pariale mai mici
S
Prelungirea
duratei de
execuie
Sczut

83
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Utilizarea abuziv/improprie a
procedurii de atribuire
T
Respectarea
cadrului legal
Ridicat

Inexistena unei note justificative
pentru utilizarea unui tip de

T Realizarea de
achiziii
pertinente
Ridicat
Anunul de participare publicat
n mijloace de informare diferite
conine informaii diferite
T
Informarea
similar a
ofertanilor
Ridicat
7. Anunul de
participare

Anunul de participare conine
informaii care contravin
precizrilor din Documentaia de
atribuire

T
Depunerea de
oferte valabile
Ridicat

Decizia de numire a comisiei de
evaluare nu ndeplinete
S
Competene i
responsabiliti
neclare
Sczut

Membrii comisiei de evaluare nu
au pregtire profesional i
experiena relevant n domeniu
S
Oferte incorect
analizate Sczut

Incompatibilitate ntre membri
comisiei de evaluare i ofertani
S
Favorizarea
unor ofertani
Sczut

4.

PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURI-
LOR DE
ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE

8. Comisia de
evaluare

Constituirea unei singure comisii
pentru atribuirea tuturor
contractelor

S
Oferte
insuficient
studiate Sczut

84
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncio-nrii
controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Mai puin de 3 membri n
componena comisiei de
evaluare

S
Oferte
insuficient
studiate
Sczut

Neconformitatea Documentaiei
de atribuire
S
Necalificarea
unor oferte bune
Sczut

Cerine care ncalc principiile
ce stau la baza atribuirii
S
Apariia de
contestaii Sczut

9. Documentaia
de atribuire

Neconformitatea operaiilor n
ceea ce privesc solicitrile de
clarificri i completri la

S
Litigii cu
ofertanii
Sczut

10. Garania de
participare
Nerespectarea cuantumului
prevzut pentru garania de
participare

T
Calcul direct,
corespunztor .
Ridicat

85

Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Proces-verbal de deschidere a
ofertelor neconform T
Derulare
corect a
procedurii
Ridicat

Oferta depusa nu corespunde
cerinelor prevzute n Documentaia
de atribuire
S
Reducerea
numrului
ofertelor
Sczut

Acceptarea ofertei nedepuse la
termen
T
Cadru legal
respectat
Ridicat

constituirii garaniei pentru
participare
S
Pierderea
calificrii Sczut

Restricionarea numrului ofertelor
depuse
S
Descalificare
incorect
Sczut

S
Reducerea
concurenei
Sczut

11. Deschiderea
i calificarea
ofertelor

Continuarea procedurii cu o singur
ofert depus

S
Cadru legal
nclcat Sczut

Examinarea ofertelor nu se
realizeaz la sediul autoritii
contractante
S
Reluarea
procedurii Sczut

Evaluarea ofertelor nu se realizeaz
n concordan cu termenii din
caietul de sarcini
S
Contestarea
rezultatului
procedurii
Sczut

5.

LICITAIA
DESCHIS

12.Stabilirea
ofertei
ctigtoare

Stabilirea eronat a clasamentului
ofertelor
S
Ctigtor
neeconomic
Sczut

86
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Neconformitatea Raportului de
evaluare a ofertei i propunerii de
atribuire a contractului
S
Posibile
greeli n
derularea
procedurii
Sczut

participanilor

S
Inexistena
transparenei Sczut

Limitarea nejustificat a numrului
de candidai
S
Reducerea
concurenei
Sczut

Un candidat depune mai multe
oferte n cadrul aceleiai proceduri
S
Ofert bun
descalificat
Sczut

neprevzute n anunul de
participare
S
Anularea
procedurii Sczut

Continuarea procedurii cu mai puin
de 5 candidai selectai
S
Neasigurarea
concurenei
Sczut

Inexistena unui raport intermediar
aprobat
S
Neresponsa-
bilizare
Sczut

13. Depunerea
candidaturilor i
selecia acestora

Necomunicarea rezultatului selectrii
candidailor

S
Contestaii
nejustificate Sczut

informaiile suplimentare solicitate
de autoritatea contractant
S
Principii
nclcate Sczut

6.

LICITAIA
RESTRNS

14. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
Nerespectarea termenului i locaiei
stabilite pentru deschiderea ofertelor

S
Lipsa unor
ofertani
Sczut

87
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Stabilirea eronat a factorilor de
evaluare a ofertelor
S
Contestarea
procedurii
Sczut

Evaluarea incorect a ofertelor
S
Rezultat
eronat

Sczut

la preselectare
S
Pierderi
financiare
Sczut

Subiectivism i discriminare n
selectarea candidaturilor
T
Obiectivitate
Ridicat

15 Preselectarea
candidailor
Neinformarea asupra numrului
minim i maxim de preselectri

T
Asigurarea
concurenei Ridicat

Participarea la consultri i a unor
ofertani nepreselectai
T
Selecie
obiectiv
Ridicat

T
Rezultat
asteptat
Ridicat

7.

DIALOG
COMPETITIV

16. Desfurarea
dialogului cu
candidaii
preselectai i
stabilirea ofertei
ctigtoare

Oferta final este elaborat fr
acordul candidailor
T

Rezultat
acceptat
Ridicat

Modificarea cerinelor iniiale din
S
nclcarea
normativului
Sczut

Neacordarea importanei atribuirii
unui contract unui anumit operator
economic
S
Pierderi
financiare Sczut

8.

NEGOCIEREA 17. Condiii de
aplicare a
procedurii de
negociere
Neiniierea de negocieri cu
concurenii ctigtorii ai unui
concurs de soluii

S
nclcarea
normativului
Sczut

88
Contractri n domeniul cercetrii
tiinifice cu scopul obinerii de profit
S
nclcarea
normativului
Sczut

Continuarea contractului dup
ncetarea situaiei de extrem
urgen

S
nclcarea
normativului
Sczut

18. Preselecia
candidailor
nceperea negocierilor cu un numr
insuficient de candidai

T
Informaii
obinute din
dosarele
achiziiilor
Ridicat

Participarea la consultri i a unor
ofertani nepreselectai
T
Corectitudine
Ridicat

T
Ofert bine
stabilit
Ridicat

pentru negocierile cu candidaii
preselectai
T
Lipsa
observaiilor
ulterioare
Ridicat

n toate cazurile, oferta ctigtoare
este cea cu preul cel mai sczut
T
Oferte
avantajoase
Ridicat

19. Negocierea
i stabilirea
ofertei
ctigtoare

Oferta final prezint modificri fa
de cea preliminar negociat

T
Ofert corect
stabilit Ridicat

Neconformitatea invitaiilor de
participare
S
Nenscriere la
procedur
Sczut
20. Invitaia de
participare

T
Reducerea
concurenei
Ridicat

Ofertele depuse nu corespund
cerinelor prevzute n Documentaia
de atribuire
T
Nu se cer
clarificri
Ridicat

Oferta depus nu este nsoit de
dovada constituirii garaniei pentru
participare, dac e cazul
T
Acceptarea
ofertelor Ridicat

9.

CEREREA DE
OFERTE

21.Deschiderea
i calificarea
ofertelor

T
Oferte
valabile
Ridicat

89
Stabilirea eronat a clasamentului
ofertelor T
Rezultat
corect la
atribuire
Ridicat

22. Stabilirea
ofertei
ctigtoare
participanilor

T
Rezultat
acceptat Ridicat

Neeligibilitatea n ceea ce privete
studiile i experiena n domeniu a
membrilor juriului
S
Evaluare
incorect a
proiectelor
Sczut

Proiectele nu i pstreaz
anonimatul pn la formularea unei
decizii/opinii
S
nclcarea
confidenia-
litii
Sczut

Proiectele nu sunt evaluate exclusiv
pe baza criteriilor indicate n anunul
de concurs
S
Contestarea
rezultatului Sczut

10.

CONCURSUL
DE SOLUII

23. Juriul de
evaluare

Neelaborarea raportului de evaluare
calitativ a proiectelor

S
Incertitudine
n stabilirea
ctigtorului
Sczut


Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Acceptarea contestaiilor care nu
ndeplinesc condiiile de
conformitate
S
Respingerea
de ctre
CNSC
Sczut
11.

ATRIBUIREA
CONTRAC-
TULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC

24.Soluionarea
contestaiilor
Analiza contestaiei nu se realizeaz
n conformitate cu termenii din
caietul de sarcini

S
Continuarea
contestaiilor
Sczut

90
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Rezoluia autoritii contractante nu
s-a comunicat n termen S
Creterea
termenelor de
soluionare
Sczut

Rezoluia autoritii contractante nu
s-a comunicat tuturor participanilor
nc implicai
S
Continuarea
contestaiilor Sczut

Fundamentarea insuficient a
reprezentrii n instan a cauzei

S
Pierderea
cauzei Sczut

Nerespectarea perioadei de
ateptare, necesare eventualelor
contestaii
S
Anularea
contractului
ncheiat
Sczut

25. Semnarea
contractului de
achiziii publice
ncheierea contractului de achiziie
nu respecta condiiile de
conformitate

S
Anularea
contractului
ncheiat
Sczut

Garania de buna execuie este sub
nivelul impus
S
Nerecupera-
rea unor
eventuale
pierderi
Sczut

Garania de buna execuie nu este
constituit

S
Nerecupera-
rea unor
eventuale
pierderi
Sczut

12.

DERULAREA I
ADMINISTRA-
REA
CONTRAC-
TULUI DE
ACHIZIIE
PUBLIC

26. Garania de
bun execuie
Neconformitatea scrisorii bancare a
garaniei de bun execuie a
contractului

S
Neconstitui-
rea gajului
Sczut

91
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Eliberarea garaniei de bun
execuie, dei obligaiile contractului
nu au fost respectate

S
Ineficiena
utilizrii
fondurilor
Sczut

Neconcordan ntre coninutul
facturilor (pre, cantitate) i termenii
contractului
S
Finalizare
defectuoas
a contractului
Sczut

Acceptarea nejustificata de devieri
de la cantitatea, calitatea sau
termenele stabilite
S
Pierderi
financiare Sczut

Efectuarea plii finale fr
realizarea recepiei finale
S
Posibile
pagube
financiare i
materiale
Sczut

Efectuarea recepiei finale naintea
expirrii perioadei de garanie S
Apariia unor
probleme
ulterioare
Sczut

Neconformitatea procesului-verbal
de recepie final
S
Contestare
ulterioar
Sczut

Inexistena documentului constatator
privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale
S
Pagube
neacoprite Sczut

27. Finalizarea
contractului de
achiziie public

Neconformitatea documentului

S Pagube
neacoprite
Sczut
92
Nr.
crt.
Obiective Activiti
auditabile
T/S
Consecina
funcionrii/
nefuncionr
ii controlului
intern
Grad de
ncredere al
auditorului
intern n
controlul
intern
Obs.
Dosarul achiziiei publice nu
respecta condiiile de conformitate
indiferent de procedura de atribuire
utilizat
S
Lipsa
dovezilor n
cazul unor
contestaii
Sczut

Restricionarea nejustificat a
accesului la dosarul achiziiei publice S
nclcarea
principiului
transparenei
Sczut

Distrugerea dosarului achiziiei
publice naintea limitei minime a
termenului legal
S
Pierderea
informaiilor Sczut

28. Dosarul
achiziiei publice
Pstrarea dosarelor n locaii i/sau
condiii necorespunztoare
S
Distrugerea
dosarelor
Sczut

Nota:
Ierarhizarea riscurilor realizat prin documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe a contribuit la identificarea a 29
riscuri, ataate unor activiti auditabile, care au fost evaluate ca fiind puncte tari, iar diferena de 85 de riscuri au fost
identificate ca fiind puncte slabe. Evaluarea operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora a avut loc ca
urmare a unor controale interne funcionale care limiteaz apariia riscurilor.
In urma ierarhizrii activitilor auditabile n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern au fost
preluate obiectivele i activitile auditabile, considerate ca fiind puncte slabe, ocazie cu care vor fi renumerotate, i ulterior
stabilit corespondena cu paragrafele din Raportul de audit intern.
93
ENTITATEA PUBLIC

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Perioada auditata: 01.01.-31.12.2008
Intocmit: Comnescu Cristian, Bcescu Ana Data:

Nr.
obiectiv Obiective
Activiti auditabile

Paragraful
corespunztor
din RAI


1. Procedurile specifice care
reglementeaz activitatea de achiziii
publice

II.1.1.

2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii
Publice

II.1.2.

1.

ORGANIZAREA
ACTIVITII DE
ACHIZIII
PUBLICE

3. Sistemul de gestionare a riscurilor

II.1.3.

2.

ORGANIZAREA
SISTEMULUI
INFORMATIC AL
ACHIZIIILOR
PUBLICE

4. Crearea bazei proprii de date i
responsabilizarea personalului implicat n
utilizarea sistemului informatic al achiziiilor
publice

II.2.1.

5. Fundamentarea Programului anual al
achiziiilor publice

II.3.1.

3.

PROGRAMUL
ANUAL
AL ACHIZIIILOR
PUBLICE

6. Alegerea procedurii de atribuire

II.3.2.
94
Nr.
obiectiv Obiective
Activiti auditabile

Paragraful
corespunztor
din RAI


II.4.1. 4.

PREGTIREA
APLICRII
PROCEDURILOR
DE ACHIZIII
PUBLICE
PROGRAMATE

8. Documentaia de atribuire

II.4.2.

B. DERULAREA PROCEDURILOR DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZIII
PUBLICE

9. Deschiderea i calificarea ofertelor

II.5.1. 5.

LICITAIE
DESCHIS


II.5.2.

11. Depunerea candidaturilor i selecia
acestora

II.6.1.
6.

LICITAIE
RESTRNS


II.6.2.

7.

DIALOG
COMPETITIV

13. Preselectarea candidailor
II.7.1.

8.

NEGOCIERE

14. Condiii de aplicare a procedurii de
negociere

II.8.1.

9.

CERERE DE
OFERTE

15. Invitaia de participare
II.9.1.

10.

CONCURS DE
SOLUII


II.10.1.
95
Nr.
obiectiv Obiective
Activiti auditabile

Paragraful
corespunztor
din RAI


17. Soluionarea contestaiilor

II.11.1. 11.

ATRIBUIREA
CONTRACTELOR
DE ACHIZIII
PUBLICE

18. Semnarea contractului de achiziie
public

II.11.2.

19. Garania de bun execuie

II.12.1.

20. Finalizarea contractului de achiziie
public

II.12.2.

12.

DERULAREA I
ADMINISTRAREA
CONTRACTELOR
DE ACHIZIII
PUBLICE

21. Dosarul achiziiei publice

II.12.3.

Not:
Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,
care a cuprins 12 obiective i 36 de operaii, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a
misiunii de audit intern, n care au fost selectate 12 obiective i numai 21 de activiti
auditabile.
Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se obine n baza prelurii obiectelor
auditabile considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte
slabe.
n continuare, doar acestea, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare,
deoarece prezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor
testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa
n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n
Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica in detaliu a misiunii de audit.
Precizm c n coloana Observaii a documentului, se trece numrul paragrafului
corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte
auditabile selectate.
n situaia n care, se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la
obiectele auditabile selectate se pot aduga si alte obiecte auditabile, care nu au fost
auditate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare
va fi menionata n coloana Observaii.
96
ENTITATEA PUBLIC
PROGRAM DE AUDIT
ntocmit: Comnescu Cristian (CC), Bcescu Ana (BA) Data:
Avizat: Petrescu Aurel (PA) Data:

Etapele
misiunii
Domeniul Activiti Durata
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
Tema: Activitatea de achiziii publice 1008
472
1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de
serviciu
8 PAl SAI
2.Intocmirea si validarea Declaraiei de
independen
8 CC, BA SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii
privind declanarea misiunii de audit intern
ctre prile interesate
8 CC, BA
PA
SAI
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 72 CC, BA SAI
SAP
5. Elaborarea Chestionarului de control
intern
48 CC, BA SAI
6. Elaborarea Listelor de verificare 104 CC, BA SAI
7. Analiza riscurilor 104 CC, BA SAI
8. ntocmirea Programului de audit 40 CC SAI
9. ntocmirea Programului preliminar al
interveniei la faa locului
32 CC, BA SAI
10. Organizarea edinei de deschidere cu
serviciul auditat
16 CC, BA,
Radu Nicolae
SAI
SAP
A. Pregtirea
misiunii de
audit

11. Redactarea Minutei edinei de
deschidere.
8 CC SAI

97

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
12. Organizarea edinei de nchidere cu
serviciul auditat.
16 CC, BA
Radu Nicolae
SAP
13. Redactarea Minutei edinei de
nchidere.
8 CC SAI
360
30
1. Efectuarea testrilor (prezentare
detaliata in Programul interveniei la fata
locului)
10 CC SAP
2. Discutarea constatrilor cu eful de
serviciu
4 CC, PA SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 CC SAI
4. Colectarea dovezilor 4 CC SAP
1. Organizarea
activitii de
achiziii publice
5. Revizuirea documentelor de lucru din
punct de vedere al coninutului i al formei i
ntocmirea Notei centralizatoare a
documentelor de lucru
4

CC SAI
30
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata
in Programul interveniei la faa locului)
10 BA SAP
serviciu
4 BA, PA SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 BA SAI
4. Colectarea dovezilor 4 BA SAP
B. Intervenia
la faa locului
2. Organizarea
sistemului
informatic al
achiziiilor
publice

4

BA SAI

98

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
30
detaliat n Programul interveniei la faa
locului)
10 CC SAP
serviciu
4 CC, PA SAI
3. Elaborare FIAP-urilor 8 CC SAI
3. Programul
anual al
achiziiilor
publice
4

CC SAI
30
1. Efectuarea testrilor (prezentare detaliata
in Programul interveniei la faa locului)
10 BA SAP
serviciu
4 BA, PA SAI
3. Elaborare FIAP urilor 8 BA SAI
4. Pregtirea
aplicrii
procedurilor de
achiziii publice
programate
documentelor de lucru.
4

BA SAI
30
locului)
10 CC SAP
serviciu
4 CC, PA SAI
3. Elaborarea FIAP -urilor 8 CC SAI
5. Licitaie
deschis


99

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
4

CC SAI
30
locului)
10 BA SAP
serviciu
4 BA, PA SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 BA SAI
6. Licitaie
restrns
4

BA SAI
30
locului)
10 CC SAP
serviciu
4 CC, PA SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 CC SAI
7. Dialog
competitiv

4

CC SAI

100

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
30
locului).
10 BA SAP
serviciu
4 BA, PA SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 BA SAI
8. Negociere
4

BA

SAI
30
locului)
10 CC SAP
serviciu
4 CC, PA SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 CC SAI
9. Cerere de
oferte
4

CC SAI
30
locului)
10 BA SAP
serviciu
4 BA, PA SAI
10. Concurs de
soluii
3. Elaborare FIAP - urilor 8 BA SAI

101

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
4

BA

SAI
30
locului)
10 CC, BA SAP
serviciu
4 CC, BA, PA SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 CC, BA SAI
4. Colectarea dovezilor 4 CC, BA SAP
11. Atribuirea
contractului de
achiziie public
4

CC, BA SAP
30
locului).
10 CC, BA SAP
serviciu
4 CC, BA, PA SAI
3. Elaborarea FIAP urilor 8 CC, BA SAI
4. Colectarea dovezilor 4 CC, BA SAP
12. Derularea i
administrarea
contractului de
achiziie publica

4

CC, BA SAP

102

Etapele
misiunii
(h)
Persoane
implicate
Locul
desfurrii
C. Raportul de audit intern 160
14. Redactarea i revizuirea proiectului de
Raport de audit intern
80 CC, BA, PA SAI
15. Transmiterea proiectului de Raport la
structura auditat i solicitarea de rspuns
n 15 zile
8 CC, BA,
Radu Nicolae
SAI
16.Organizarea Reuniunii de conciliere,
dac este cazul i elaborarea minutei
16 CC, BA,
Radu Nicolae
SAP
17.Includerea n Raportul de audit intern a
punctului de vedere al structurii auditate,
finalizarea si ntocmirea sintezei raportului
32 CC, BA SAI
18.Obinerea avizrii Raportului de
conducerea structurii de audit
8 CC, BA SAI
19.Obinerea aprobrii Raportului de audit
de conducerea entitii
8 CC, BA SAI

20. Transmiterea recomandrilor aprobate,
ctre structura auditat
8 CC, BA, PA SAI
D. Urmrirea recomandrilor 16

21. ntocmirea fiei de urmrire a
recomandrilor
16

CC, BA SAI

Not:
Programul de audit este un document de lucru intern al compartimentului de audit, prin care se realizeaz ordinea de parcurgere
a procedurilor misiunii de audit intern pe timpul derulrii acesteia.
Cuprinde numrul total de ore afectate misiunii de audit, repartizate pe membri echipei, cu menionarea locului de desfurare a
aciunii.
Confer sigurana neomiterii aspectelor importante ale auditului i repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni.
Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului.

103

ENTITATEA PUBLIC
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI


Obiecte auditabile Tipul testrii

Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
T O T A L G E N E R A L - 120 ore
Obiectivul 1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE
1. Procedurile specifice care
reglementeaz activitatea de
achiziii publice
Analiza procedurilor existente
Verificarea calitii i
cuprinderii procedurilor
Interviu adresat sefului SAP

3 Interviu 1.1.1.

2. Resursele umane ale SAP Analiza statului de functii
Analiza programelor de
pregtire a personalui
Verificarea corespondenei
cerinelor postului cu
pregtirea personalului

4 Interviu1.5.1.
FIAP 1.5.1.
3. Sistemul de gestionare a
riscurilor conducerea

Interviu adresat sefului SAP
Verificarea existenei i
modului de gestionare a
riscurilor

SAP

3 Interviu1.6.1.
FIAP 1.6.1.

LV 1

CC

104


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE
4. Crearea bazei proprii de
date i responsabilizarea
personalului implicat n
utilizarea sistemului
informatic al achiziiilor
publice
Studierea bazei de date de
care dispune serviciul achiziii
publice
Interviu adresat sefului
Serviciului Achiziii Publice,
privind realizarea unui studiu
al pieei si crearea bazei de
date proprii
10 Interviu 2.6.1.
FIAP 2.6.1.
FIAP 2.6.2.
FIAP 2.6.3.

Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE
5. Fundamentarea
Programului de achizitii
publice
Examinarea Referatelor de
necesitate
Analiza fundamentrii
Programului de achiziii
publice
Observarea fizic directa a
respectrii sumelor din
Program cu bugetul alocat
SAP 5 Interviu3.5.1.
LC 3.5.1.
FIAP 3.5.1.
LV 3

BA

6. Alegerea procedurii de
atribuire a contractelor de
achiziie publica
Verificarea modului de calcul a
valorii estimative a contractului
de achiziie
Analiza alegerii procedurii de
atribuire
Eantionul va fi de 25% din
populaia totala, respectiv 8
achiziii publice

SAP

5

Test 3.6.1.
Foaie de lucru
3.6.1.
LC 3.6.1.
FIAP 3.6.1.
LV 3

BA

105


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
Obiectivul 4. PREGATIREA APLICARII PROCEDURILOR DE ACHIZITII PUBLICE PROGRAMATE
7. Comisia de evaluare Examinarea deciziilor de
numire
Verificarea declaraiilor de
confidenialitate i
imparialitate
Note de relaii privind
respectarea cadrului normativ
referitor la compatibilitatea
membrilor comisiilor de
evaluare
3 Test 4.5.1.
Note de relaii
4.5.1.
LC 4.5.1.
FIAP 4.5.1.
LV 4
8. Documentaia de atribuire Verificarea coninutului
Documentaiei de atribuire
Verificarea respectrii
principiilor care guverneaz
Analiza solicitrilor i
rspunsurilor pentru clarificri
la Documentaia de atribuire,
verificarea transmiterii la toi
participanii

7
Test 4.6.1.
Test 4.6.2.
LC 4.6.2.
FIAP 4.6.1.
FIAP 4.6.2.
LV 4
Obiectivul 5. LICITAIE DESCHIS
9. Deschiderea i calificarea
ofertelor
Examinarea anunului de
participare, examinarea
coninutului
Examinarea Proceselor
verbale ncheiate n urma
edinelor de deschidere a
ofertelor
SAP 4 Test 5.5.1.
LC 5.5.1.
FIAP 5.5.1.
LV 5 CC

106


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
ctigtoare
Testarea a urmrit verificarea
corectitudinii stabilirii ofertei
ctigtoare din cele calificate
cu privire la respectarea
specificaiilor din
Documentaia de atribuire i
corectitudinea algoritmilor de
calcul
SAP 6 Test 5.6.1.
LC 5.6.1.
FIAP 5.6.1.
LV 5 CC
Obiectivul 6. LICITAIE RESTRNS
11. Depunerea candidaturilor
i selecia acestora
Examinarea Documentaiei de
atribuire transmisa
Analiza solicitrilor si
rspunsurilor pentru clarificri
la Documentaia de atribuire,
verificarea adreselor ctre
participani

6

Test 6.5.1.
LC 6.5.1.
Interviu 6.5.1.

LV 6

CC

ctigtoare
Analiza Rapoartelor de
stabilire a ofertei ctigtoare
Analiza documentaiilor
aferente
Examinarea Procesului-verbal
de adjudecare

SAP

SAP

4

Interviu 6.6.1.

LV 6

CC

107


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
Obiectivul 7. DIALOG COMPETITIV
13. Preselectarea
candidailor

Examinare direct
Analiza raportului de stabilire a
ofertei ctigtoare
Analiza documentaiilor
aferente contractului de
achiziie ncheiat
Examinarea Procesului-verbal
de adjudecare

SAP

10

Interviu 7.5.1.
FIAP 7.5.1.

LV 7

BA

Obiectivul 8. NEGOCIEREA
14. Condiii de aplicare a
procedurii de achiziie
public

Studierea direct a condiiilor
legale de aplicare a acestui tip
de procedur

SAP

10

FIAP 8.5.1.
FIAP 8.5.2.

LV 8

BA

Obiectivul 9. CEREREA DE OFERTE
15. Invitaia de participare Analiza invitaiilor de
participare din punct de
vedere al conformitii
coninutului i publicrii n
SEAP
10 Test 9.6.1.
LC 9.6.1.
FIAP 9.6.1.
LV 9
Obiectivul 10. CONCURS DE SOLUII
16. Juriul de evaluare Examinarea Fiei de achiziie
aferent concursului de soluii
Examinarea CV-urilor
membrilor juriului de evaluare
Not de relaii i interviu
solicitate salariailor serviciului

SAP 10 Not de relaii
10.5.1.
Interviu 10.5.1.
FIAP 10.5.1.
LV 10 BA

108


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
Obiectivul 11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA
17. Soluionarea
contestaiilor
Examinarea documentaiei de
concurs i a contestaiilor
existente.
Vizualizarea documentelor
care atest msurile
administrative aplicate.
Interviu adresat efului
2 Interviu 11.5.1. LV 11
18. ncheierea contractului
de achiziie public
Examinarea unui procent mare
din contractele atribuite de
entitate pentru stabilirea
corectitudinii pailor parcuri
pentru semnarea acestora
8 Test 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
Foi de lucru
11.6.1., 11.6.2.,
11.6.3
LC 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
FIAP 11.6.1.,
11.6.2., 11.6.3
FCRI 11.6.3.
LV 11
Obiectivul 12. DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE
19. Garania de bun
execuie
Analiza documentelor care
atest depunerea garaniei

2 Test 12.5.1.
Foaie de lucru
LC 12.5.1.
FIAP 12.5.1.
LV 12

109


Locul
testrii
Durata
testrii
(h)

Nr. test
Nr. lista
de
verificare

Auditori
20. Finalizarea contractului:
- Dosarul de urmrire a
derulrii contractului
ncheiat
- Constatarea minusurilor
sau plusurilor la
recepie
- Certificarea i
verificarea facturilor
Verificarea corectitudinii
decontrii
Analiza adendum-urilor
Examinarea diferenelor i
soluionarea lor
Verificarea conformitii
facturilor
Interviu privind administrarea
publice, adresat unui salariat
din cadrul Serviciului Achiziii
Publice
SAP
Serv.
Contb.
Interna
6 Interviu 12.6.1.

LV12

CC
BA
21. Dosarul achiziiilor
publice
Verificarea existenei,
coninutului i condiiilor de
pstrare a dosarelor achiziiilor
publice derulate la nivelul
serviciului
2 Test 12.7.1.
LC 12.7.1.
FIAP
12.7.1.

LV 12

Not:
Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint
detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza
acestea, locul i durata testrii.
Pentru organizarea acestor testri auditorii ntocmesc Liste de verificare (LV) care vor cuprinde operaiile din structura activitilor
auditabile, precum i rezultatele obinute.
De regul, Listele de verificare se elaboreaz pe fiecare obiectiv n parte i conin ansamblul testelor care se vor efectua i
rezultatele acestora, respectiv necesitatea elaborrii de FIAP-uri i/sau FCRI-uri.

110
ENTITATEA PUBLICA

MINUTA EDINTEI DE DESCHIDERE

ntocmit: Bacescu Ana Data:

Lista participantilor:
Numele
Funcia/Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
E-
mail
Semntura
Tnase Dumitru Director Ec.
Popescu Laureniu Director Adm.Patr.
Radu Nicolae Sef Serv. Achiziii Publice
Nicolescu Mircea Director Audit Intern
Petrescu Aurel Sef Serv. Audit Intern
Comnescu Cristian Auditor intern
Bcescu Ana Auditor intern

Stenograma edinei:
prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;
prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale
ale auditului intern, din care s rezulte semnificaia auditului intern;
prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea
auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general
reprezint zone cu risc;
stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii
informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru interviuri. A fost stabilit
programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
stabilirea condiiile pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii
de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare
n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor. A fost stabilit edina
de nchidere, inclusiv lista participanilor;
Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi
distribuit). Recomandrile formulate ca urmare a eventualelor disfuncionaliti
constatate vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul
implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea.

111

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

OBIECTIVE GENERALE

Obiectivul 1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE ACHIZITII PUBLICE
Nr.
crt.

DA NU OBS.
Examinarea procedurilor specifice care reglementeaz

1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri
specifice a activitilor aferente compartimentului de
achiziii publice

a) existenta unui sistem de proceduri specifice pentru
realizarea obiectivelor in domeniul achiziiilor publice
X

b) aprobarea procedurilor de ctre persoanele
competente
X

c) stabilirea modelelor de formulare X
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor X
e) oferirea unor exemple n acest sens X
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor X
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele
cheie ale activitilor/operaiilor

X
1.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie X

Interviu
nr. 1.1.1.
1.1.
1.1.4. Modalitatea arhivarii documentelor - -
1.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu
cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii
prelurii acestora

-

-

1.3. Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de ctre
responsabilii cu realizarea activitilor
- -
Aprecierea calitii procedurilor specifice:
a) considera procedurile specifice corespunztoare ? - -
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
1.4.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? - -

Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice
a) numr mare de posturi neocupate X
b) corelarea structurii profesionale a personalului cu
necesitile compartimentului de achiziii publice

X

c) cuprinderea n fiele posturilor a atribuiile stabilite prin
ROF i actualizarea permanent
X
d) existena planurilor de pregtire profesional X
e) efectuarea sistematic a analizei ndeplinirii planurilor
de pregtire profesional

X
f) pregtirea profesional a salariailor este realizat
conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia
postului

X
1.5.
g) pregtirea profesional a salariailor asigur atingerea
obiectivelor organizaiei

X

Interviu
nr. 1.5.1.

FIAP nr.
1.5.1.
112
Nr.
crt.

DA NU OBS.
h) existena unui sistem de indicatori de performan
pentru evaluarea gradului de pregtire profesional

X
Examinarea sistemului de gestionare a riscurilor

a) existena unei politici unitare privind gestionarea
riscurilor
X
b) existena Registrului riscurilor la nivelul Serviciului de
Achiziii Publice

X
c) actualizarea sistematic a Registrului riscurilor X
d) existena unui sistem de evaluare a riscurilor X
e) desemnarea unui responsabil privind gestionarea
riscurilor la nivelul Serviciului de Achiziii Publice
X
1.6
f) riscurile majore prezentate n Registrul riscurilor
elaborat la nivelul Serviciului de Achiziii Publice se
regsesc n Registrul riscurilor elaborat la nivelul ntregii
entiti publice

X

Interviu
nr. 1.6.1.

FIAP nr.
1.6.1.
1.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor -

Data:
Auditor intern, Supervizor,
Comnescu Cristian Petrescu Aurel

113
ENTITATEA PUBLICA

INTERVIU nr. 1.1.1.
privind
procedurile specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice,
adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice


Nr.
crt.

ntrebare

DA

NU

Obs.
1. Pentru activitatea de achiziii publice avei un sistem de
proceduri?
X Cadrul
normativ
2.. Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i
responsabilitile stabilite prin fiele posturilor?
X
3. Exist stabilit prin procedur modul de soluionare al
abaterilor?
X
4. Avei stabilii responsabili pentru procedurile de lucru? X
5. Procedurile sunt scrise i formalizate? X Cadrul
normativ
6. Suntei de acord cu importana elaborrii procedurilor
specifice n vederea mbuntirii mediului de control?
X
7. Mai avei ceva de adugat referitor la acest subiect? X

Data Auditor, Intervievat,
Comnescu Cristian Radu Nicolae

Nota:
n aceast situaie nu se va elabora FIAP, dei s-ar impune, avnd n vedere c
problema ntocmirii i formalizrii procedurilor specifice va fi abordata la toate
obiectivele misiunii de audit intern.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea
Raportului de audit intern.
114
ENTITATEA PUBLIC

INTERVIU nr. 1.5.1.
privind
analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziii Publice
adresat domnului Radu Nicolae, ef serviciu


Nr.
crt.
ntrebri Da Nu Obs.
1. Ai semnat fia postului pentru acest an?

X

2. Pregtirea profesional continu este o activitate
coordonat de dumneavostr la nivelul serviciului i
este cuprins n fia postului?
X

3. Avei aprobat un plan de pregtire profesional
continu?
X

4. Procedai la efectuarea sistematic a analizei
ndeplinirii planului?
X

5. Exist alte forme de pregtire profesional a
salariailor?
X edinele de lucru
din cadrul serviciului.
6. Exist un sistem de verificare a cunotinelor
dobndite ca urmare a cursurilor efectuate?
X Evalurile individuale
anuale
7. Pregtirea profesional a salariailor este n
concordan cu atribuiile i responsabilitile
stabilite prin fia postului?
X

8. Pregtirea profesional a salariailor asigur
atingerea obiectivelor organizaiei?
X Ne ndeplinim
sarcinile de serviciu
9. Avei manuale, ghiduri practice referitoare la
derularea activitii de achiziii publice?
X

10. Exist indicatori de performan pe baza crora s
se poat evalua gradul de pregtire profesional al
salariailor coroborat cu nivelul de realizare a
obiectivelor strategice ale entitii?
X

11. Mai avei ceva de adugat? X


Nota:
Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru
acest obiectiv s se elaboreze FIAP.
De asemenea, informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea
Raportului de audit intern.
115
ENTITATEA PUBLIC

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI nr. 1.5.1.


PROBLEMA
Inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului
de Achiziii Publice.

CONSTATARE
Din analiz s-a constatat c aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost
angajai n ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat.
Pentru ntregul personal s-a constatat c de la intrarea n vigoare a OUG nr.
34/2006 nu s-au organizat nici un fel de cursuri de instruire n acest domeniu.
De asemenea, nu exist elaborate manuale i ghiduri practice de aplicare a
cadrului normativ. Astfel, majoritatea angajailor nu stpnesc clar prevederile cu privire la
activitatea de achiziii publice sau de cele mai multe ori se fac confuzii cu prevederile
cadrului normativ abrogat de curnd.

CAUZE
- Inexistena planului de pregtire profesional continu.
- Lipsa experienei i profesionalismului n procesul derulrii achiziiilor publice.
- Nesolicitarea unor competene speciale din partea conducerii.
- Nedesemnarea unui responsabil cu planul de pregtire profesional continu.
- Neasigurarea instruirii adecvate a personalului.
- Inexistena procedurilor scrise i formalizate cu pregtirea profesional continu.

CONSECINE
- Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave implicaii financiare, totui exist
pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti datorate pregtirii profesionale a
salariailor.

RECOMANDRI
- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor.
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu.
- Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora.
- Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele posturilor.
- Analiza nivelului de pregtire profesional a salariailor i stabilirea modalitilor de
realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru
anul viitor.

116
- Este necesar pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n
derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c:
- din anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele
electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor
directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice
efectuate de aceasta n cursul anului respectiv.
- ncepnd cu anul 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun
de capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i
cel puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Comnescu Cristian Petrescu Aurel Radu Nicolae
117
ENTITATEA PUBLIC

INTERVIU nr. 1.6.1.
privind
sistemul de gestionare a riscurilor
adresat domnului Radu Nicolae, ef Serviciul Achiziii Publice


Nr.
crt.
ntrebri
Da Nu Obs.
1. Exist o politic de management al riscului? X
2. Exist preocupri pentru managementul riscurilor n cadrul
Serviciului Achiziii Publice?
X

3. S-au organizat cursuri cu ntreg personalul pentru
activitatea de gestionare a riscurilor n conformitate cu
metodologia de organizare a sistemului de control intern
conform prevederilor OMFP nr. 946/2005 privind Codul
controlului intern?
X

4. Au fost identificate riscurile la nivelul Serviciului Achiziii
Publice?
X

5. Exist un sistem de evaluare a riscurilor? X
6. Au fost prevzute msuri de rspuns n cazul apariiei
riscurilor?
X

7. Exist un sistem de monitorizare i raportare periodic a
riscurilor asociate activitii Serviciului Achiziii Publice?
X

8. Avei elaborat i actualizat Registrul riscurilor? X
9. Este desemnat un responsabil cu gestionarea riscurilor la
nivelul Serviciului Achiziii Publice?
X


Nota:
Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru
acest obiectiv s se elaboreze FIAP.
Informaiile primite n cadrul interviului vor fi utilizate i la elaborarea Raportului de
audit intern.
118
ENTITATEA PUBLIC

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.6.1.


PROBLEMA
Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul
Serviciului Achiziii Publice.

CONSTATARE
Din analiz s-a constatat c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor n
Serviciului Achiziii Publice i nu a fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile
poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor, precum i activitile de
control intern asociate pentru limitarea riscurilor.

CAUZE
- Inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru realizarea Registrului riscurilor.
- Performana sistemului achiziiilor publice nu este eficace monitorizat.
- Neacordarea ateniei cuvenite managementului riscurilor de ctre personalul
Serviciului Achiziii Publice.

CONSECINE
- Informaiile aferente achiziiilor publice nu sunt adecvate, disponibile, corecte sau pot fi
corupte, ceea ce conduce la luarea de decizii necorespunztoare sau incapacitatea de
a lua decizii n timp util.
- Posibilele mbuntiri ce pot fi aduse procesului achiziiilor publice nu sunt
recunoscute.
- Producerea unor evenimente nedorite pentru care Serviciul Achiziii Publice nu este
pregtit s acioneze.
- Exist pericolul de a nu identifica riscuri majore i de a nu fi asociate controale interne
adecvate pentru reducerea efectului riscurilor la un nivel acceptabil pentru Serviciul
Achiziii Publice.

RECOMANDRI
- Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice.
- Stabilirea responsabilului pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor
privind ntocmirea Registrului riscurilor.
- Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului
referitor la gestionarea riscurilor.
- Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern
care sunt luate pentru limitarea acestora.
- Monitorizarea sistematic a modului de respectare n activitatea zilnic a procedurilor
scrise i formalizate menite s asigure gestionarea riscului.
- Informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii
riscurilor.

119

OBIECTIVE GENERALE

Obiectivul 2. ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL ACHIZIIILOR PUBLICE

Nr.
crt.

DA NU OBS.
2.1. Examinarea procedurilor specifice privind organizarea
sistemului informatic al achiziiilor publice

specifice organizrii sistemului informatic al
achiziiilor publice
- -
a) existenta unui sistem de proceduri specifice - -
competente
- -
c) stabilirea modelelor de formulare - -
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor - -
e) oferirea unor exemple n acest sens - -
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a
procedurilor
- -
2.1.2. Existena activitilor de control intern n
punctele cheie ale activitilor/operaiilor
- -
2.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de
execuie
- -

La nivelul
serviciului nu
exist personal
cu specializare
IT

cele din procedura specifica i evaluarea
completitudinii prelurii acestora

-

-

2.3. Examinarea cunoaterii procedurilor specifice de
ctre responsabilii cu realizarea activitilor
- -

Aprecierea calitii procedurilor specifice:
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii
practice?
- -
2.4.

Analiza crerii bazei proprii de date i
responsabilizarea personalului implicat n utilizarea
sistemului informatic al achiziiilor publice
- -

a) existena bazei proprii de date X
b) actualizarea sistematic a bazei proprii de date X
c) elaborarea i actualizarea sistematic a
documentaiei tehnice adecvate privind conectarea la
Internet
X
d) existena unui sistem de prevenire i detectare a
accesrilor neautorizate ale bazei proprii de date
X
2.5.
e) monitorizarea sistematic a funcionalitii
programelor anti-virus:

Interviu nr.
2.5.1.
120
Nr.
crt.

DA NU OBS.
- instalarea unui program anti-virus adecvat
necesitilor
X
- programul anti-virus s verifice staia de lucru la
pornire;
X
- programul anti-virus s monitorizeze toate
programele i aplicaiile active, mesajele primite i
s verifice automat actualizrile la intervale
regulate (zilnic);

X
f) alocarea unui singur nume de utilizator i singure
parole de acces la sistemul informatic al achiziiilor
publice
X
g) urmrirea schimbrii periodice a parolelor de acces
la sistemul informatic al achiziiilor publice
X
h) examinarea siguranei accesului la reea i a
comunicrii datelor n reea
X

FIAP nr. 2.5.1.

FIAP nr. 2.5.2.

i) existena unui responsabil cu activitatea de formare
profesional
X
La nivelul
entitii
j) existena programului privind pregtirea IT.
X
La nivelul
entitii
2.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:


121
ENTITATEA PUBLIC

INTERVIUL nr. 2.5.1.
privind
crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului
implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice
adresat
domnului Radu Nicolae, ef Serviciu Achiziii Publice

Nr.
crt.
ntrebare
Exist un sistem informatic integrat la nivelul entitii?
1.
Da.
Exist o procedur de securitate pentru sistemul informatic al achiziiilor publice?
2.
Nu. Exist o procedur de sistem, deci la nivelul entitii, elaborat de structura de
specialitate, dar care nu este aplicat la nivelul serviciului, deci privind activitatea de
achiziii publice.
Avei desemnat o persoan responsabil cu securitatea sistemului informatic al
achiziiilor publice?
3.
Nu. Fiele posturilor nu prevd sarcini legate de securitatea sistemului informatic i n
plus serviciul nu are angajat personal de specialitate.
Accesul n sistemul informatic al achiziiilor publice se face printr-o singur parol de
acces? 4.
Nu. Se utilizeaz mai multe nume de utilizator i parole de acces.
Exist o persoan responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului
informatic al achiziiilor publice? 5.
Nu.
Considerai c este asigurat securitatea sistemului IT privind datele intrate/ieite din
Serviciul Achiziii Publice?
6. Nu pot da un rspuns relevant. Cerinele posturilor i pregtirea profesional
ulterioar nu fac referire la sigurana IT, iar serviciul, repet, nu are personal de
specialitate.
Sistemele de calcul din cadrul Serviciului Achiziii Publice sunt prevzute cu programe
antivirus, antispyware, firewall .a.?
7.
Parial. Am dispus modificarea configuraiei programului anti-virus deoarece am
considerat c are efect negativ asupra performanei sistemului informatic.
Avnd n vedere c, activitatea de studiere a pieei i realizarea bazei de date proprii
privind furnizorii/executanii/prestatorii este foarte important pentru desfurarea
activitii serviciului dumneavoastr eficient, eficace i economic, este repartizat prin
fia postului unei persoane din cadrul Serviciului Achiziii Publice?
8.
Nu, dar n urma discuiilor cu dumneavoastr a fost elaborat o decizie prin care este
numit o persoan cu aceasta responsabilitate, cu pregtire n marketing, i urmeaz
a se actualiza corespunztor fia postului.
Exist procedur specific, scris i formalizat, privind studierea pieei i realizarea
bazei de date proprii.
9.
Nu, dar persoana care a primit aceasta responsabilitate va avea sarcina elaborrii
procedurii, in termen de trei luni.
122
Exista o baz de date proprie actualizat care s pun la dispoziie cea mai larg
oferta.
10.
Da, i o consider suficient de complet i acoperitoare nevoilor serviciului nostru.
Exista un istoric pe fiecare furnizor/ executant/prestator din baza de data.
11. Da, i cu ocazia actualizrilor sistematice sunt eliminate informaiile mai vechi de doi
ani.
Se folosesc si alte mijloace de informare, de moment?
12. Da, Serviciul Achiziii Publice dispune continuu de diverse materiale publicitare, dar
baza o constituie publicaia Pagini aurii, i informaiile ce se gsesc pe Internet.
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
13.
Nu.

Data:
Auditor intern, Intervievat,

Not:
n urma acestui interviu, respectiv datorit rspunsurilor 4, 5, 6 i 7 se vor elabora FIAP-
urile nr. 2.5.1. i nr. 2.5.2.

123
ENTITATEA PUBLIC

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.1.


PROBLEMA
Inexistena unui sistem de prevenire i detectare a accesrilor neautorizate la
sistemul informatic al achiziiilor publice.

CONSTATARE
Echipa de auditori constat posibilitatea accesrii sistemului informatic al achiziiilor
publice de ctre persoane neautorizate.
Din evaluare s-a constatat c majoritatea salariailor din cadrul entitii publice, prin
natura sarcinilor de serviciu, trebuie s acceseze mai multe subsisteme IT care folosesc
nume de utilizator i parole diferite.
Sistemul IT este conceput astfel nct pentru accesul la fiecare subsistem IT
trebuiesc folosite: nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai
nume de utilizator i parol indiferent de subsistemul IT la care se conecteaz angajatul.

CAUZE
- Inexistena la nivelul serviciului a unui responsabil care s detecteze accesul
neautorizat la sistemul informatic al achiziiilor publice.
- Lipsa unei proceduri pentru schimbarea periodic a parolelor ce permit accesul la
sistemul informatic al achiziiilor publice.
- Pregtirea profesional necorespunztoare n domeniul informatic a personalului din
cadrul Serviciului Achiziii Publice.
- Inexistena unor proceduri adecvate de conectare a utilizatorilor la reea;
- Lips corelrii dintre atribuiile de serviciu i fiele de post ale salariailor.

CONSECINE
- Posibilitatea accesrii sistemului informatic al achiziiilor publice de ctre persoane
neautorizate;
- Vulnerabilitate ridicat a sistemului n faa unor accesri neautorizate.
- Neasigurarea integritii informaiilor.
- Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori acetia
noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele
colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele IT folosindu-le datele de
identificare i prin urmare putnd s vizualizeze i/sau modifice date aflate n acele
subsisteme IT.
- Practic, sistemul de parole nu are funcia principal de restricionare a accesului
persoanelor nepotrivite ci doar ngreuneaz funcionarea sistemului.
- n situaia apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate.

124

RECOMANDRI
- Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a
parolelor de acces la sistemul informatic al achiziiilor publice.
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri.
- Stabilirea unui responsabil cu detectarea accesrii neautorizate a sistemului informatic
al achiziiilor publice.
- Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul
Serviciului Achiziii Publice pentru asigurarea securitii sistemului informatic al
achiziiilor publice.
- Realizarea unui proces de reorganizare nivelul sistemului IT din cadrul entitii publice,
astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele IT de care au nevoie utiliznd un
singur nume de utilizator i o singur parol;
- Instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul IT.

Data:
ntocmit, Supervizor, Pentru conformitate,

125
ENTITATEA PUBLIC


Perioada auditat:

PROBLEMA
Nefuncionalitatea programelor anti-virus i infectarea cu virui a unor staii de lucru
din sistemul IT al serviciului.

CONSTATARE
O politic adecvat privind securitatea IT trebuie s prevad instalarea unui
program anti-virus pe toate staiile de lucru i acesta s verifice staia de lucru la pornire,
s monitorizeze toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice
automat actualizrile la intervale regulate (poate chiar zilnic). Echipa de auditori a verificat
5 calculatoare personale, selectate n mod aleator i a constatat urmtoarele:
- configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe monitorizarea
ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor anexate. Acest lucru
s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera c programul anti-virus
are un efect negativ asupra performanei sistemului;
- urmare acestei constatri, am verificat respectivele staii de lucru pentru a descoperi
prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui.

CAUZE
- Inexistena unei proceduri pentru aplicarea n mod unitar a politicii de securitate IT;
- Lipsa procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n
cazul modificrii configuraiei programului anti-virus.
CONSECINE
- Prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru afecteaz n mod
negativ activitatea utilizatorilor.
- Existena viruilor ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor
stocate.
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse
n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus;
- Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor;
- Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile
stabilite prin proceduri;
- Monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT;
- Constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor
staiilor de lucru din cadrul serviciului.

Data
126

OBIECTIVE GENERALE

Obiectivul 3. PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

Nr.
crt.


DA

NU

OBS.
Examinarea procedurii specifice privind Programul anual
de achiziii publice
- -
3.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin
procedura specific a activitilor aferente fundamentrii
i ntocmirii Programului de achiziii publice:

-

-
a) existenta procedurii specifice - -
b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele
competente;
- -
c) stabilirea modelului Programului anual al achiziiilor
publice i precizarea modalitilor de completare
- -
d) existena unui sistem de prioritizare al solicitrilor
compartimentelor funcionale
- -
e) cuprinderea modalitilor de actualizare a Programului
pe parcursul derulrii achiziiilor
- -
3.1.2.Existenta activitilor de control intern n punctele
cheie ale procesului
- -
3.1.3. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie - -
3.1.
Modalitatea arhivrii documentelor - -

cele din procedura specific i evaluarea completitudinii
prelurii acestora

-

-

3.3. Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre
responsabilul cu realizarea activitii
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre
responsabilul acesteia:
- -
a) consider procedura specific corespunztoare ? - -
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? - -
3.4.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii
specifice?
- -

Analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor
publice

a) existena adresei de solicitare a referatelor de
necesitate compartimentelor funcionale
X
b) existena referatelor de necesitate transmise de
compartimentele funcionale
X
c) existena aprobrilor pe referatele de necesitate X
d) existena notelor de fundamentare la referatele
utilizate la elaborarea Programului
X
e) existena centralizatorului necesitilor X
f) ncadrarea necesarului n norme i normative -
3.5.
g) corelarea necesarului cu stocul existent n depozit

-

TEST nr.
3.5.1.

Lista de
control
nr. 3.5.1.

FIAP nr. 3.5.1.
127

Nr.
crt.


DA

NU

OBS.
h) corelarea cu contractele de achiziie aflate n derulare -
i) respectarea coninutului minim de informaii al
Programului anual al achiziiilor publice

- cuprinde cele trei pri: furnizare produse, prestare
servicii, executare lucrri
X

- fiecare articol are prevzut codul utilizat n CPV? X
- exist prevzut valoarea estimat fr TVA a
fiecrei achiziii ?
X
- exist procedura de atribuire a fiecrui contract de
achiziie ?
X
- este precizat suma total estimat a Programului X
j) conformitatea definitivrii Programului X
k) respectarea procedurilor privind actualizrile pe
parcursul derulrii Programului
X

Observare
direct

Analiza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de
achiziii publice

a) respectarea calculelor pentru determinarea valorii
estimative, fr TVA, a fiecrui tip de achiziie cuprinse in
Program
X
3.6.

b) alegerea corecta a procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie publica
X
TEST nr.
3.6.1.
Foaie de lucru
nr. 3.6.1.
Lista de
control
nr. 3.6.1.
FIAP nr. 3.6.1.

Data :
Bcescu Ana Petrescu Aurel

128
ENTITATEA PUBLICA

TESTUL NR. 3.51.


OBIECTUL TESTULUI: Programul anual al achiziiilor publice.

OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice.

DESCRIEREA TESTULUI:
Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor
funcionale ale entitii i notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru ntocmirea
Programului anual al achiziiilor publice pentru anul 2008.

Populaia este reprezentat din documentele privind ntocmirea Programului elaborate
de cele 10 compartimente funcionale ale entitii, ceea ce reprezint un numr redus
de documente, motiv pentru care le vom analiza n totalitate pentru a conduce la o
concluzie pertinent.
n consecin, eantionul va fi constituit din referatele de necesitate i notele de
fundamentare ale compartimentelor funcionale din cadrul entitii, deci n proporie de
100% din populaie.
Testarea a urmrit analiza modului de fundamentare a Programului anual al achiziiilor
publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 3, poz. 3.5., literele a e,
astfel:
Analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice:
- existena adresei de solicitare a referatelor de necesitate ctre toate
compartimentele funcionale;
- existena referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcionale;
- existena aprobrilor pe referatelor de necesitate;
- existena notelor de fundamentare ataate la referatele utilizate la elaborarea
Programului anual al achiziiilor publice
- existena centralizatorului necesitilor.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.5.1. privind analiza
fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice pe baza referatelor de necesitate.

CONSTATARI:
Din analiza listei de control putem remarca urmtoarele:
- compartimentele funcionale nu au transmis n totalitate referate de necesitate;
- inexistena unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentrii, ntocmirii i
actualizrii Programului anual al achiziiilor publice;
- nscrierea in Programul anual al achiziiilor publice a unor achiziii cuprinse in referate,
dar care nu au fost fundamentate i/sau aprobate.

CONCLUZII:
n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.5.1.

Data: Auditor intern, Supervizor,
129

Lista control nr. 3.5.1.
privind analiza fundamentrii Programului anual al achiziiilor publice,
respectiv a referatelor de necesitate

Elemente
testate
Populaia

Solicitarea referatelor de
necesitate ale
compartimentelor
funcionale ale entitii
Compartimentele
funcionale au transmis
referate de necesitate
Referatele de necesitate
au avizele persoanelor
responsabile
Referatele de necesitate
au ataate note de
fundamentare
Compartiment
funcional 1
X
X FIAP FIAP
Compartiment
funcional 2
X X X X
Compartiment
funcional 3
X FIAP _ _
Compartiment
funcional 4
X FIAP _ _
Compartiment
funcional 5
X X FIAP FIAP
Compartiment
funcional 6
X X X X
Compartiment
funcional 7
X X X X
Compartiment
funcional 8
X FIAP _ _
Compartiment
funcional 9
X X X X
Compartiment
funcional 10
X X X X

130
ENTITATEA PUBLICA

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3.5.1.

Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008.

PROBLEMA:
Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice anual, fr realizarea unei
fundamentri temeinice, conform cadrului normativ n vigoare.

CONSTATARE:
Activitatea de achiziii publice se desfoar pe baza Programului anual de achiziii
publice, nefundamentat corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate i notele de
fundamentare ale tuturor compartimentelor entitii publice, fr o centralizare i
prioritizare a necesitile de produse, lucrri i servicii ale acestora.

CAUZE:
- Neasigurarea prin fia postului a responsabilitilor, delegrii competenelor i
separrii sarcinilor.
- Efectuarea fundamentrii i elaborrii Programului de ctre persoane fr o
pregtire corespunztoare (pentru primirea propunerilor de la compartimente,
centralizarea i prioritizarea necesitilor a fost numit un funcionar debutant).
- Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.

CONSECINE:
- Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesitilor
entitii i a gradului de prioritate al acestora, rezultnd de aici neachiziionarea
unor bunuri i servicii indispensabile desfurrii activitii curente n favoarea
altora care nu erau strict necesare.
- Crearea de stocuri supranormative i imobilizare de fonduri financiare.

RECOMANDRI:
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual al achiziiilor publice.
- Existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor
implicate n elaborarea i aprobarea acestuia.
- ntocmirea procedurilor scrise i formalizate privind fundamentarea i elaborarea
programelor de achiziii publice i actualizarea sistematic a acestora.
- Completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile elaborate,
privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare n cadrul normativ i
sistemul de centralizare i prioritizare al achiziiilor solicitate.
- Instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai n
munca de planificare.

131
ENTITATEA PUBLICA

TESTUL NR. 3.6.1.


OBIECTUL TESTULUI: Programul anual al achiziiilor publice.

OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii
publice.

Eantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor
de achiziie s-a stabilit la 25% din populaia totala, respectiv 6 proceduri, conform Foii
de lucru anexate, la care se adaug o achiziie realizat prin cumprare direct.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea alegerii procedurii de
atribuire a contractelor de achiziie public pe baza elementelor stabilite in Lista de
verificare nr. 3.6., poz. 3.6. si anume:
Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziie:
- respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, fr TVA, a
achiziiilor publice cuprinse n Program;
- alegerea corect a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.6. privind verificarea
modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.

CONSTATARI:
n urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat:
- nerespectarea cadrului normativ, respectiv pragurile valorice, n ceea ce
privete alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public.

CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.6.1.

Data:


132

FOAIE DE LUCRU
nr. 3.6.1.

Obiectivul III : PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE

Eantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie a fost constituit astfel:

populaia total este reprezentat de 24 achiziii publice (10 licitaii deschise; 5
licitaii restrnse; 5 cereri de oferta; 1 dialog competitiv; 1 negociere cu
publicarea unui anun de participare; 1 negociere fr publicarea unui anun de
participare; 1 concurs de soluii), la care se adaug achiziia prin cumprare
direct;
eantionul s-a stabilit la 25% din populaia total, respectiv 6 achiziii publice (3
licitaii deschise, 1 licitaii restrnse , 1 cerere de ofert, 1 negociere) la care se
adaug achiziia prin cumprare direct;
selectarea celor 6 proceduri s-a realizat aleatoriu prin alegerea de achiziii
publice din tipurile de proceduri mai frecvent utilizate, cuprinse in Programul
anual al achiziiilor publice, la care se adaug achiziia prin cumprare direct;
eantionul constituit din cele 7 achiziii va fi verificat integral;
verificarea eantionului constituit se va realiza pe baza unui test.

Auditor intern, In prezena,
Bcescu Ana Radu Nicolae
ef Serviciu Achiziii Publice
133

LISTA DE CONTROL nr. 3.6.1.
privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice

Elemente
testate
Eantion
Respectarea calculelor pentru
determinarea valorii
estimative, fr TVA, a
achiziiilor cuprinse n
Program
Respectarea pragurile valorice
pentru stabilirea procedurii de
atribuire a contractelor de achiziie
public
Alegerea corecta a
procedurii de atribuire a
contractelor de achiziie
public
Achiziia public 1,
licitaie deschis
X X
X
Achiziia public 2,
licitaie deschis
X X X
Achiziia public 3,
licitaie deschis
X X X
Achiziia public 4,
licitaie restrns
X X X
Achiziia public 5,
licitaie prin negociere
X FIAP FIAP
Achiziia public 6,
cerere de ofert

X

FIAP

FIAP
Achiziia public 7,
cumprare direct
X FIAP FIAP

134
ENTITATEA PUBLICA


Perioada auditat: 01.01.-31.12.2008.

PROBLEMA:
Analiza respectrii cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor
de achiziie public.

CONSTATARE:
Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziie public din licitaie deschis
prin divizarea acesteia n alte tipuri de proceduri cu plafoane pariale mai mici. Spre exemplu:
Investiia privind unitatea exterioar de aer condiionat, a fost divizat n 3 achiziii, astfel:
a) Achiziia privind unitatea exterioar de aer condiionat pentru 200 uniti
interioare, in valoare de 90.000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura
cerere de ofert (achiziia publica nr. 6);
b) Demontare/montare i probe instalaie exterioar de aer condiionat, n valoare
de 12 000 euro, fr TVA, a fost atribuit prin procedura negociere fr
publicarea prealabil a unui anun de participare (achiziia publica nr. 5);
c) Achiziionare consumabile, in valoare de 1.500 euro, fr TVA, a fost realizata
prin cumprare direct (achiziia publica nr. 7).
Echipa de auditori a constatat c prin divizarea investiiei privind instalaia exterioar
de aer condiionat n valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe procedura de
licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, n alte trei tipuri de
proceduri care presupun o serie de faciliti.

CAUZE:
- Scopul divizrii valorii achiziiei a fost acela de a diminua costurile investiiei prin
executarea unor lucrri n regie proprie.
- ncercarea de a diminua costurile i timpul aferent achiziionrii.
- nelegerea eronat a legislaiei privind achiziiile publice.

CONSECINTE:
- nclcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertani.
- Nerespectarea prevederilor legislaiei privind achiziiile publice i concurena.
- Prelungirea duratei de execuie prin ncheierea mai multor contracte.
- Posibilitatea realizrii unor cheltuieli mai mari cu achiziia respectiv, nclcndu-se
astfel principiul utilizrii eficiente a fondurilor publice.

135

RECOMANDARI:
- Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie
public i asigurarea pregtirii profesionale corespunztoare a acestuia.
- Elaborarea listelor de verificare ataate la Nota privind estimarea valorii contractelor, n
vederea precizrii elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziie pentru
atribuirea acestora.
- Elaborarea unei proceduri specifice scris i formalizat, privind alegerea procedurii de
atribuire a contractelor de achiziie public i actualizarea acesteia.
- Asigurarea coroborrii atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fisa postului cu
procedura.
- Asigurarea pregtirii profesionale a salariailor n vederea nsuirii procedurilor i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acesteia.
- Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a
constata dac aceasta divizare a valorii totale a achiziiei este o ntmplare sau se
prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice.
- Analiza rezultatelor acestei aciuni de control.

Bcescu Ana Petrescu Aurel Radu Nicolae

136


OBIECTIVE GENERALE

Obiectivul 4.
PREGTIREA APLICRII PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE PROGRAMATE

Nr.
crt.

DA NU OBS.
Examinarea procedurii specifice privind pregtirea
aplicrii procedurilor de achiziie public programqte

-

-
4.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura
specific

-

-
a) existena procedurii specifice - -
competente
- -
c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui
obiectiv i modalitile de completare
-
-
4.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele
- -
4.1.

4.2. Compararea atribuiilor cuprinse in fisele posturilor cu
cele din procedura specifica si evaluarea completitudinii
prelurii acestora
- -
4.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre
responsabilii acestora:
- -
a) considera procedura corespunztoare ? - -
4.4.
c)exist propuneri de perfecionare a procedurii? - -

4.5. Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare
a) ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt
aprobate;
X
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3; X
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de
participanii la procedura;
X
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete
studiile i experiena n domeniu;
X
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt
semnate de toi membrii comisiei;
X
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea
ofertelor;
X
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de
achiziie n parte a unei comisii de evaluare
X

h) existena unui corp al membrilor de rezerv - -

i) numirea n comisia de evaluare a experilor externi - -

TEST nr. 4.5.1.
NOTE DE
RELATII
(4.5.1.a. i
4.5.1.b.)
adresate d-nei
Luiza Marin si
d-lui Andrei
Bratu, membrii
n comisiile de
evaluare
Lista de control
nr. 4.5.1.
FIAP nr. 4.5.1.
137

Nr.
crt.

DA NU OBS.
j) comisia de evaluare elaboreaz raportul procedurii de
atribuire care este semnat de toi membri
- -
4.6. Analiza Documentaiei de atribuire
a) Conformitatea coninutului Documentaiei de atribuire: X
- adresa la care se depune oferta X
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei
- ora, data i locul deschiderii ofertelor X
- cerine minime de calificare X
- garania pentru participare (cuantum, perioada de
valabilitate, modul de constituire)
X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X
- garania de bun execuie a contractului (cuantum,
modul de constituire)
X
- caietul de sarcini X
b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n
favoarea unui operator economic
X
c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea
depunerii ofertelor de ctre toi operatorii economici
X
d) Autoritatea contractant transmite n termen
Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii solicitani n
acest sens
X

TEST nr. 4.6.1.

FIAP nr. 4.6.1
e) Preul de vnzare al unui exemplar al Documentaiei
de atribuire nu depete costul multiplicrii acestuia
plus costul transmiterii, dac este cazul
- -
f) Solicitarea de clarificri
- respectarea termenului de rspuns la solicitri X
- oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb
specificaiile din documentaie fr a acorda un
termen corespunztor operatorilor pentru a se adapta
la clarificri
X
- transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire
ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia
iniiala

X

- existena nregistrrii i confirmrii primirii oricrui
document transmis
- -

TEST nr. 4.6.2.

Lista de control
nr. 4.6.2.

FIAP nr. 4.6.2.


Data:

138

ENTITATEA PUBLICA

TESTUL NR. 4.5.1.


OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziie public.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare.

Populaia, pentru efectuarea testrii reprezint documentele aferente constituirii,
componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare, organizate n 2008.
Eantionul s-a constituit din documentele celor 24 achiziii publice, prevzute n Program,
respectiv 100%. Echipa de auditori interni a considerat necesar testarea ntregii populaii
pentru obinerea unei concluzii de ansamblu, avnd n vedere faptul c populaia total a
fost rezonabil ca mrime.
Testarea a urmrit analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor
de evaluare pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 4, poz.4.5.1., literele a-g,
i anume:
Verificarea constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare:
a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate;
b) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3;
c) membrii comisiilor de evaluare sunt independeni de participanii la procedura;
d) membrii comisiilor sunt eligibili n ceea ce privete studiile i experiena n domeniu;
e) declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii comisiei;
f) semnarea declaraiilor se face nainte de deschiderea ofertelor;
g) constituirea pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie n parte a unei comisii de
evaluare.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.5.1. privind Analiza modului
de constituire a comisiilor de evaluare.
De asemenea, au fost solicitate note de relaii de la salariai din cadrul Serviciului
Achiziii Publice, membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraiile de
confidenialitate i imparialitate.

CONSTATRI:
- declaraiile de confidenialitate i imparialitate nu au fost semnate de toi membrii comisiilor
- unele declaraii de confidenialitate i imparialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au
fost semnate dup deschiderea ofertelor.

CONCLUZII:

Data,
139

ENTITATEA PUBLIC

NOTA DE RELAII nr. 4.5.1.a.
privind
respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat
doamnei Luiza Marin, consilier in cadrul Serviciului Achiziii Publice

Auditor, Consilier,
Comnescu Cristian Luiza Marin

Nota:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1.
ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i
formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal i n plus exist n fiele posturilor principalele
elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de
evaluare.
ntrebare 2: De ci ani participai n calitate de membru n comisiile de evaluare?
Rspuns 2: Lucrez n acest serviciu de numai 10 luni.
ntrebare 3: Ai fost numit membru titular sau erai n corpul de rezerva?
Rspuns 3: Membru de rezerv i am nlocuit o singur dat un membru titular iniial.
ntrebare 4: Cunoatei prevederile legale privind asigurarea compatibilitii membrilor
comisiilor de evaluare?
Rspuns 4: Da, cunosc prevederile legale pentru tot domeniul achiziiilor publice.
ntrebare 5: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate?
Rspuns 5: Fiind membru de rezerv, membrul comisiei de evaluare pe care l-am nlocuit a
intrat n concediu medical in ziua edinei de deschidere a ofertelor, i acest aspect a fost
i
ntrebare 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns 6: Nu.
140

ENTITATEA PUBLIC

NOTA DE RELATII nr. 4.5.1.b.
privind
respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat
domnului Andrei Bratu, consilier in cadrul Serviciului Achiziii Publice

Auditor, Consilier,
Comnescu Cristian Andrei Bratu

Nota:
Pentru ntrebarea i rspunsul nr. 4 se va elabora FIAP-ul nr. 4.5.1.
ntrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist proceduri specifice, scrise i
formalizate, privind asigurarea compatibilitii membrilor comisiilor de evaluare?
Rspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal si fiele posturilor n care sunt prevzute de
asemenea principalele elemente care trebuie respectate pentru asigurarea compatibilitii
membrilor comisiilor de evaluare.
ntrebare 2: De cnd participai n calitate de membru n comisii de evaluare?
Rspuns 2: Avnd 15 ani vechime n acest domeniu, i n acest serviciu, sunt numit
frecvent n comisii de evaluare ca membru titular.
ntrebare 3: Cunoatei prevederile legale privind asigurarea compatibilitii membrilor
comisiilor de evaluare?
Rspuns 3: Da i consider c am acumulat i mult experien practic n domeniul
ntrebare 4: Atunci, cum explicai nesemnarea declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate?
Rspuns 4: n ziua ntrevederii membrilor comisiei de evaluare am ntrziat, declaraiile erau
semnate de ceilali membri i, n continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea
s-a fcut ulterior, dup deschiderea ofertelor.
Rspuns 5: Nu.
141

privind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare

Elemente
testate

Licitaii
achiziii
publice
cuprinse in
Program

Ordinele
de numire
ale
comisiilor
de
evaluare
sunt
aprobate

Numrul
membrilor
comisiei
este de
cel puin 3
persoane

Membrii
comisiilor de
evaluare sunt
independeni
de
participanii
la procedura

Membrii
comisiilor
sunt eligibili
in ceea ce
privete
studiile si
experiena
in domeniu

Declaraiile de
confidenialitate
i imparialitate
sunt semnate de
toi membrii
comisiei

Semnarea
declaraiilor
se face
nainte de
deschiderea
ofertelor

Constituirea
pentru
atribuirea
fiecrui
contract de
achiziie n
parte a unei
comisii de
evaluare

Licitaie 1 X X X X X X X
Licitaie 2 X X X X FIAP X X
Licitaie 5 X X X X FIAP FIAP X
Licitaie . X X X X X X X
Licitaie 20 X X X X FIAP FIAP X
Licitaie 21 X X X X FIAP X X
Licitaie 24 X X X X X FIAP X

142

ENTITATEA PUBLIC

FISA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 4.5.1.


PROBLEMA:
Neconformitatea documentelor aferente activitii comisiilor de evaluare.

CONSTATARE:
- Din examinarea notelor de relaii i a declaraiilor de confidenialitate i imparialitate ale
membrilor comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de
achiziie public, organizate n anul 2008, respectiv 24 achiziii, s-a constatat c acestea nu
erau semnate de toi membrii comisiei.
- De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii dup
deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile legale n vigoare.

CAUZE:
- Interpretarea i aplicarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de
constituire, competen i compatibilitatea comisiilor de evaluare.

CONSECINE:
- Favorizarea potenialilor ofertani privind atribuirea unor contracte de achiziie public.
- Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor comisiilor de
evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii.

RECOMANDRI:
- Ordinul de numire al comisiei de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile
membrilor comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii
declaraiilor de confidenialitate i imparialitate nainte de deschiderea ofertelor.
- Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de
lucru al membrilor comisiilor de evaluare n activitatea practic.
- Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea sistematic a
acesteia.
- Coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate.
- Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru
cunoaterea cadrului normativ i procedural cu personalul implicat n activitatea de
achiziii publice i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.

143

ENTITATEA PUBLIC
TESTUL nr. 4.6.1.


OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate.

OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire.

Populaia pentru realizarea testului o reprezint Documentaiile de atribuire existente n
dosarele achiziiilor realizate n 2008 n cadrul entitii.
Eantionul pentru testarea conformitii Documentaiei de atribuire este de 100%,
considerndu-se o etap important n procesul achiziiilor publice, pentru a putea ajunge
la o concluzie documentat .
Testarea a urmrit existena unor indicatori n coninutul Documentaiei de atribuire i
transmiterea acestora tuturor solicitanilor, important n derularea ulterioar a procedurii de
atribuire a contractelor de achiziii publice i anume:
a) Verificarea conformitii Documentaiei de atribuire:
- adresa la care se depune oferta;
- data limit i modaliti pentru depunerea ofertei;
- ora, data i locul deschiderii ofertelor;
- cerine minime de calificare;
- garania pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, constituire);
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului;
- garania de buna execuie a contractului (cuantum, modul de constituire)
- caietul de sarcini.
b) Documentaia de atribuire cuprinde specificaii n favoarea unui operator economic
c) Documentaia de atribuire restricioneaz posibilitatea depunerii ofertelor de ctre
toi operatorii economici
d) Autoritatea contractant transmite n termen Documentaia de atribuire ctre toi
ofertanii solicitani n acest sens.

CONSTATARI:
In urma verificarii s-a constatat c unele documentaii de atribuire cuprind cerine care
nclc principiile ce stau la baza atribuirii contractului de achiziie public.
Datorita acestor constatari s-a elaborat FIAP nr. 4.6.1.

Data,
144
Lista de control nr. 4.6.1.
privind conformitatea Documentaiei de atribuire

Elemente testate
(cuprins Documentaia de atribuire)
Licitaie
1
Licitaie
2

Licitaie
3

Licitaie
4
Licitaie
5
.. Licitaie
22
Licitaie
23

Licitaie
24

a) Conformitatea coninutului

- adresa la care se depune oferta X X X X X . X X X
- data limita i modaliti pentru
depunerea ofertei
X X
X X X X X X
- ora, data i locul deschiderii
ofertelor
X X
X X X X X X
- cerine minime de calificare X X X X X X X X
- garania pentru participare
(cuantum, perioada de
valabilitate, modul de constituire)
X X X X X X X X
- criteriul aplicat pentru atribuirea
contractului
X X
X X X X X X
- garania de buna execuie a
contractului (cuantum, modul de
constituire)
X X
X X X X X X
- caietul de sarcini X X X X X X X X
b) Documentaia de atribuire
cuprinde specificaii n favoarea unui
operator economic
FIAP FIAP X X X X X X
c) Documentaia de atribuire
restricioneaz posibilitatea
depunerii ofertelor de ctre toi
operatorii economici
X X FIAP X FIAP FIAP FIAP X
d) Autoritatea contractant nu
transmite n termen Documentaia
de atribuire ctre toi ofertanii
solicitani n acest sens
X X X X X .. X X X
Data, Auditor intern, n prezena,
145
ENTITATEA PUBLICA


PROBLEMA:
Neconformitatea Documentaiei de atribuire.

CONSTATARE:
Din analiza Documentaiilor de atribuire a rezultat:
1. Specificaii nelegale n caietul de sarcini, respectiv n cazul achiziionrii de
software de protecie antivirus, prin Documentaia de atribuire s-a specificat
denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download Securyti ver.6,
sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.38, alin.(1) din O.U.G. nr.34/2006
privind achiziiile publice, respectiv Se interzice definirea in caietul de sarcini a
unor specificaii tehnice care indica o anumita origine, sursa, producie, un
procedeu special, o marc de fabrica sau de comer () care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.
2. Documentaia de atribuire nu cuprinde informaii cu privire la modalitatea de
prezentare a ofertei financiare n vederea redrii unitare de ctre participani a
acesteia (moneda n care se va exprima preul, dac preul conine TVA sau nu,
etc). De asemenea, s-a constatat c modalitatea de stabilire a preului final al
ofertelor a fost diferit, comisia de evaluare stabilind n raport de modalitatea de
prezentare a ofertei i modul de calcul a preului final. De exemplu:
- n cazul societii AAA n consoriu cu societatea BBB, comisia de selecie a
stabilit un pre mediu de 100 Euro/h, calculat prin efectuarea unei medii a tuturor
tarifelor din oferta financiar (n ofert nu se precizeaz dac preurile conin
sau nu TVA), pentru toi partenerii i asociaii din cele dou societi, dei
onorariile variaz foarte mult.
- n cazul societii CCC mpreun cu societatea DDD (n oferta financiar nu se
precizeaz dac preurile conin sau nu TVA), nu s-a utilizat modalitatea de
stabilire a preului mediu utilizat mai sus, ci o medie a tarifelor minim i maxim
prezentate n ofert, astfel c media stabilit de comisie a fost de 120 Euro/h.
- n cazul societii EEE, comisia de selecie a stabilit un pre mediu de 110
Euro/h, folosind media onorariilor din oferta financiar. De asemenea,
menionm faptul c, n oferta financiar, societatea a prezentat onorarii n lire
sterline, iar comisia a efectuat conversia n euro.
- n cazul societii FFF, aceasta a prezentat un onorariu orientativ de 200 dolari,
comisia de selecie efectund o conversie i stabilind un onorariu de 130 Euro/h.

3. La procedura de achiziii de manuale de nvare a limbii engleze autoritatea
contractant a condiionat participarea numai a editurilor englezeti, nclcnd
astfel principiul nediscriminrii operatorilor economici funcie de naionalitate. La
procedura de achiziie de bonuri de mas autoritatea contractant a condiionat
nscrierea la procedura de achiziie doar a imprimeriilor proprietate de stat
(Imprimeria Naional i Imprimeria Bncii Naionale) excluznd din competiie
imprimeriile proprietate privat, nclcnd astfel principiul nediscriminrii
operatorilor economici funcie de forma de proprietate.
146

4. Autoritatea contractant a achiziionat un microbuz necesar transportului experilor
n cadrul unui proiect de twinning n domeniul auditului intern. n documentaia de
atribuire s-a decis utilizarea criteriului de atribuire preul cel mai sczut, iar la
procedur au fost depuse dou oferte, respectiv:
- Operatorul X pre ofert 60.000 euro pentru un microbuz cu urmtoarele
caracteristici:
- consum carburant 10 l/100 km (1)
- garanie 1 an (2)
- service post garanie 2000 euro/an (3)
- cheltuieli cu piese de schimb post garanie 2000 euro/an (4).

- Operatorul Y pre ofert 55.000 euro pentru un microbuz cu urmtoarele
caracteristici:
- consum carburant 15 l/100 km (1)
- garanie 1 an (2)
- service post garanie 5000 euro/an (3)
- cheltuieli ci piese de schimb post garanie 4000 euro/an (4).
- Calculnd dup:
- o durat normal de funcionare de 3 ani
- numr estimat de km/lun 200
- 1 euro 4 lei
- cost carburant - 4lei/l.

Oferta Pre
microbuz
2 3 Cheltuieli 1 Cheltuieli
4
Total 3
ani
euro ani Euro/
an
Total
euro
Euro/
an
Total
euro
Total
euro
Total
euro
X 60.000 1 2000 4000 240 720 4000 68.720
Y 55.000 1 5000 10.000 360 1080 8000 74.080

Potrivit criteriului de atribuire, prevzut n documentaia de atribuire,
ofertantul Y al crui pre este cel mai sczut a fost desemnat ctigtor al
contractului.
Punctnd corespunztor factorii de evaluare raportai la cheltuielile pe
ntreaga durat de funcionare, preul oferit strict de ofertantul Y nu constituie un
avantaj d.p.d.v. economic.
Autoritatea contractant ncalc principiul utilizrii eficiente a fondurilor
publice.

5. Autoritatea contractant a atribuit un contract de furnizare de medicamente pentru
propriul cabinet medical, solicitnd prezentarea unui document prin care ofertantul
face dovada deinerii autorizaiei de punere pe piaa din Romnia de o anumit
agenie, nclcnd principiul recunoaterii reciproce prin nerecunoaterea altor
autorizri.

6. Autoritatea contractant a atribuit un contract de lucrri avnd ca obiect reabilitarea
reelei de alimentare cu ap. Conform caietului de sarcini lucrrile constau n
nlocuirea conductelor vechi din oel cu conducte din polipropilen care trebuie s
dein certificat de conformitate n raport cu standardul romn SR XXXXXX. Se
ncalc principiul recunoaterii reciproce ntruct i prin alte certificate operatorii
economici pot face dovada ndeplinirii cerinelor de calitate solicitate.
147

7. Autoritatea contractant a atribuit un contract de furnizare articole papetrie, cu o
valoare estimat de 150.000 euro, solicitndu-se cerine minime privind experiena
similar n furnizare de cel puin 200.000 euro sau existena n stocul furnizorului la
data depunerii ofertei a cel puin 50% din cantitatea total. Este nclcat principiul
proporionalitii.

CAUZE:
- Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai care nu au ntotdeauna
pregtirea corespunztoare specificului achiziiei.
- Documentaiile de atribuire sunt elaborate de salariai, posibili membri in comisia de
evaluare, interesai de calificarea anumitor oferte.
- Inexistena unor proceduri specifice.

CONSECINTE:
- Ofertele depuse de participani fiind prezentate n mod diferit, n cazul contestrii
rezultatelor, chiar comisia de evaluare se poate confrunta cu situaia de a emite o
decizie incorect, n lipsa unui cadru unitar.
- Posibilitatea ncheierii unor contracte cu sume mai mari dect suma stabilit iniial prin
ierarhizarea ofertelor, prin adugarea unor sume suplimentare reprezentnd TVA
(suma stabilit iniial n ofert este considerat fr TVA, dei oferta prezentat poate fi
cu TVA, iar n contract se nscrie aceast sum stabilit iniial, la care se mai adaug
nc o dat TVA).
- nclcarea principiilor de atribuire a contractului de achiyiie public[.
- Restrngerea ariei ofertanilor;
- Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.

RECOMANDARI:
- Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora comisia de evaluare
va verifica daca Documentaiile de atribuire au fost realizate n conformitate cu
prevederile legale privind achiziiile publice.
- Stabilirea unor responsabili cu realizarea si actualizarea procedurilor.
- Coroborarea atribuiilor stabilite in proceduri cu cele atribuite prin fisele posturilor.
- Elaborarea proiectelor Documentaiilor de atribuire de ctre persoane cu pregtire
corespunztoare i care nu vor face parte din comisia de evaluare.
- Instruirea personalului cu atribuii n domeniul achiziiilor publice n vederea: constituirii
si transmiterii Documentaiilor de atribuire i nsuirii i aplicrii corecte a legislaiei
privind achiziiile publice n spiritul eliminrii caracterului interpretabil al acesteia.
- ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la elaborarea
Documentaiei de atribuire.
- Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
obinute.

Data:
Intocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Bacescu Ana Petrescu Aurel Radu Nicolae
148
ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 4.6.2.


OBIECTUL TESTULUI: Pregtirea aplicrii procedurilor de achiziii publice programate.

OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea solicitrilor de clarificri privind Documentaia de
atribuire .

Populaia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completrile la
Documentaia de atribuire, solicitrile de clarificri i transmiterea rspunsurilor la
acestea.
Eantionul va fi constituit din documentele de la o singura achiziie public, la care s-a
aplicat procedura licitaie deschis i unde au existat astfel de solicitri, respectiv
Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare. Pentru participarea la licitaie
cei trei ofertani au solicitat cte un exemplar al Documentaiei de atribuire, dintre care,
ulterior, unul a solicitat clarificri.
Testarea a urmrit analiza respectrii prevederilor privind completrile solicitate la
Documentaia de atribuire i dreptul de a solicita clarificri, pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 4, poz. 4.6., litera f), astfel:
f) Solicitarea de clarificri
- respectarea termenului de rspuns la solicitri;
- oferirea de rspunsuri evazive sau care schimb specificaiile din
documentaie fr a acorda un termen corespunztor operatorilor pentru a
se adapta la clarificri
- transmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire ctre toi ofertanii
care au solicitat documentaia iniial.

Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 4.6.2. pentru Verificarea
respectrii prevederilor privind completrile la Documentaia de atribuire i dreptul de a
solicita clarificri.

CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
- nu au existat completri la Documentaia de atribuire;
- rspunsul la solicitarea de clarificri la Documentaia de atribuire s-a transmis
numai solicitantului, iar ceilali competitori nu au fost informai.

CONCLUZII:

Data

Auditor intern Supervizor
149

privind
solicitarea de clarificri
Eantion : Achiziia de servicii ntreinere i reparaii ascensoare licitaie deschis

Ofertani

Elemente
testate

SC Ascensorul SRL

SC Liftul Service SRL

SC Elevatorul SRL

Respectarea termenului de rspuns la
clarificrilor solicitate, de cel puin 6 zile
nainte de data limit pentru depunerea
ofertelor

X

X

X

Oferirea de rspunsuri evazive sau care
schimb specificaiile din documentaie fr
a acorda un termen corespunztor
operatorilor pentru a se adapta la clarificri

X X X

Transmiterea clarificrilor la Documentaia
de atribuire ctre toi ofertanii care au
solicitat documentaia iniiala n cel mult 3
zile de la primirea solicitrii

X

FIAP

FIAP

150

ENTITATEA PUBLIC

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZA A PROBLEMEI NR. 4.6.2.


PROBLEMA:
Nerespectarea prevederilor ordonanei privind dreptul de a solicita clarificri la coninutul
Documentaiei de atribuire.

CONSTATARE:
Din testul efectuat a rezultat faptul ca la solicitarea de clarificri din partea SC Elevatorul
SRL rspunsul a fost transmis numai acesteia i nu i celorlali doi competitori.
Rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani trebuie transmise tuturor
ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat, conform prevederilor legale.

CAUZE:
- Inexistena unor proceduri specifice scrise i formalizate referitoare la transmiterea
rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani.
- Efectuarea acestei activiti de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite
prin fia postului.

CONSECINE:
- Posibilitatea respingerii unor oferte datorit nenelegerii complete a cerinelor prevzute n
Documentaia de atribuire.
- nclcarea principiului transparenei, respectiv punerea la dispoziie tuturor celor interesai
a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie
public.
- nclcarea principiului tratamentului egal", respectiv aplicarea n mod nediscriminatoriu a
criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziie public, astfel
nct orice furnizor/executant/ prestator s aib anse egale de a i se atribui contractul
respectiv.
- Posibilitatea informrii suplimentare a unor competitori n defavoarea altora.

RECOMANDRI:
- ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la transmiterea
rspunsurilor la solicitrile de clarificri primite din partea unor ofertani.
- Stabilirea prin procedura a unui responsabil cu transmiterea rspunsului la clarificrile la
Documentaia de atribuire solicitate de ofertani.
- Coroborarea coninutului procedurilor cu responsabilitile stabilite prin fiele posturilor.
cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corecta a acestora i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele obinute.

151


LICITAIE DESCHIS

Obiectivul 5. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr.
crt.


DA

NU

OBS.
5.1. Examinarea procedurii specifice privind derularea
procedurii de licitaie deschis pentru atribuirea
- -
5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura
specific
- -
a) existena procedurilor specifice - -
b) aprobarea procedurilor specifice de ctre persoanele
competente
- -
c) existena modelelor aferente activitilor i precizarea
modalitilor de completare
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurilor
specifice
- -
- -
5.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie - -


5.2. Compararea atribuiilor din procedura specific cu fiele
posturilor
- -
- -
5.4. Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre
- -
a) considera procedura specific corespunztoare ? - -
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii specifice? - -

5.5. Analiza deschiderii si calificrii ofertelor
a) respectarea termenului si adresei de depunere al
ofertelor
X
b) deschiderea ofertelor la data, ora si locul indicate in
anunul de participare

X
c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru
participare

X
d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau
nregistrate/atestate/apartenena din punct de vedere
profesional
X

e) calificarea ofertelor eligibile X

f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic X

TEST nr.
5.5.1.

Lista de
control
nr. 5.5.1.

FIAP nr.
5.5.1.

152
g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar X
h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2 X

5.6. Analiza stabilirii ofertei ctigtoare
a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute
n Documentaia de atribuire
X
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele
X
c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea
ofertelor
X
d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor X
e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul
stabilit n Documentaia de atribuire, pe tot parcursul
derulrii procedurii
X
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului
ofertelor, n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai
avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic

X

Test nr. 5.6.1.

Lista de
control
nr. 5.6.1.

FIAP nr.
5.6.1.

g) existena hotrrii comisiei de evaluare cu privire la
rezultatul aplicrii procedurii de achiziie public

-

-

h) existena comunicrii, n scris, simultan, a rezultatului
aplicrii procedurii respective ctre toi ofertanii
- -

i) existena, n cazul anulrii procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziie public, a deciziei de anulare
- -

5.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor
-
-

Data:

153

ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 5.5.1.


OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaie deschisa pentru atribuirea contractului
de achiziie public.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii i calificrii ofertelor.

Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile deschise, n numr de 10,
realizate n anul 2008 n cadrul entitii.
Eantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaii deschise, care
reprezint 10% din populaia total, unde numrul ofertelor depuse a fost cel mai mare,
respectiv Achiziia de calculatoare, cu 8 oferte depuse.
Testarea a urmrit analiza deschiderii ofertelor i stabilirea ofertelor calificate pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 5.5, literele a- h, astfel:
Verificarea desfurrii deschiderii i calificrii ofertelor:
a) respectarea termenului i adresei de depunere al ofertelor;
b) deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare;
c) calificarea ofertelor care au depus garania pentru participare;
d) calificarea ofertelor nregistrate ca persoane juridice sau nregistrate/atestate din
punct de vedere profesional;
e) calificarea ofertelor eligibile;
f) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic;
g) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar;
h) numrul ofertelor depuse este mai mare de 2

Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 5.5.1. privind Analiza
deschiderii si calificrii ofertelor.

CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit:
- data indicat n anunul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a
ofertelor;
- ofertani nscrii la licitaie care nu au depus garania de participare;
- ofertani descalificai incorect.

CONCLUZII:

Data,
154

privind Analiza deschiderii i calificrii ofertelor

Eantion: Achiziia de calculatoare

Ofertele
depuse
Elemente
testate
Oferta 1

Oferta 2

Oferta 3 Oferta 4 Oferta 5 Oferta 6 Oferta 7 Oferta 8
Verificarea desfurrii deschiderii si calificrii ofertelor
respectarea termenului si adresei
de depunere al ofertelor
X X X X X X X X
deschiderea ofertelor la data, ora si
locul indicate n anunul de
participare
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
calificarea ofertelor care au depus
garania pentru participare
X X X X FIAP X X X
calificarea ofertelor nregistrate ca
persoane juridice sau nregistrate/
atestate din punct de vedere
profesional

X

X

X

X

X

X

X

X
calificarea ofertelor eligibile X X X X X X X X
calificarea ofertelor cu capacitatea
tehnica
FIAP X X X X X X X
calificarea ofertelor cu capacitatea
economico-financiara
X X X X X X X X
numrul ofertelor depuse este mai
mare de 2
X X X X X X X X
existena i coninutul Procesului-
verbal al edinei de deschidere a
ofertelor
X X X X X X X X
155
ENTITATEA PUBLIC



PROBLEMA:
Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor.

CONSTATARE:
Data precizat n anunul de participare la licitaie nu a coincis cu data deschiderii propriu-
zise a ofertelor.
n urma aplicrii procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru
nedepunerea garaniei de participare, dei n Procesul verbal al edinei de deschidere a
ofertelor comisia de evaluare atesta existena garaniilor de participare pentru toate firmele
ofertante.
n cazul licitaiei deschise organizate pentru Achiziia de calculatoare, autoritatea
contractant a dispus ca propunerile tehnice sa fie depuse, n vederea analizrii, la un
termen limit anterior celui al depunerii efective a ofertelor. In aceste condiii, constituirea
garaniei de participare la procedura de achiziie a devenit obligatorie doar pentru ofertanii
calificai din punct de vedere al ndeplinirii condiiilor tehnice minimale.

CAUZE:
Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii Documentaiei de atribuire.
Inexistenta unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete deschiderea i calificarea
ofertelor.

CONSECINE:
Descalificarea incorecta a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziie
public la un pre mai mare.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie.
Nerespectarea caracterului confidenial al informaiilor prezentate de ctre ofertani dup
prima etapa de verificare a ndeplinirii condiiilor de calificare.
Apariia riscului de a efectua verificri inutile, n contextul n care cei declarai calificai din
punct de vedere al condiiilor tehnice minimale, nu ndeplinesc condiiile de eligibilitate
impuse prin Documentaia de atribuire.

RECOMANDRI:
ntocmirea procedurii specifice scris i formalizat referitoare la deschiderea i calificarea
ofertelor.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea sistematic a acestora.
Coroborarea fielor posturilor salariailor cu atribuiile stabilite prin procedurile elaborate.
Asigurarea nsuirii cadrului normativ i procedural de ctre salariaii serviciului i
influenarea evalurii anuale cu rezultatele activitilor practice.
Data :
156
ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 5.6.1.


OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public licitaie deschis.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza stabilirii ofertei ctigtoare.

Populaia este reprezentat de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaiile
deschise realizate n cadrul entitii n anul 2008.
Eantionul va fi constituit din documentaiile a 5 din cele 10 achiziii prin licitaie deschis,
prevzute n Program, respectiv pornind cu prima achiziie i urmnd din doi n doi.
Testarea a urmrit analiza stabilirii ofertei ctigtoare pe baza elementelor din Lista de
verificare nr. 5, poz. 5.6, lit. a-f, i anume:
Verificarea stabilirii ofertei ctigtoare documentaiei :
a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinele prevzute n Documentaia de atribuire;
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinele prevzute n Documentaia de
atribuire;
c) existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor;
d) existena coreciilor aritmetice n textul ofertelor;
e) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul stabilit n Documentaia de
atribuire, pe tot parcursul derulrii procedurii;
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii
criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic.

Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 5.6.1. pentru Analiza stabilirii
ofertei ctigtoare.

CONSTATRI:
Pe baza testrii efectuate i a listei de control s-a constatat:
- calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii criteriului
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic

CONCLUZII:

Data,

157

privind Analiza stabilirii ofertei ctigtoare

Achiziiile
publice
Elemente testate

Achiziie
public 1

Achiziie
public 3

Achiziie
public 5

Achiziie
public 7

Achiziie
public 9
conformitatea propunerii tehnice cu
cerinele prevzute n Documentaia de
atribuire
X X X X X
conformitatea propunerii financiare cu
cerinele prevzute n Documentaia de
atribuire
X X X X X
existena clarificrilor necesare pentru
evaluarea ofertelor
X X
X
X X
existena coreciilor aritmetice n textul
ofertelor
X X X X X
pstrarea criteriului pe baza cruia se
atribuie contractul stabilit n Documentaia
de atribuire, pe tot parcursul derulrii
procedurii
X X X X X
corectitudinea calculelor pentru stabilirea
clasamentului ofertelor, n cazul aplicrii
criteriului oferta cea mai avantajoasa din
punct de vedere tehnico-economic
X X
FIAP
X X


158
ENTITATEA PUBLIC



PROBLEMA:
Analiza stabilirii ofertei ctigtoare.

CONSTATARE:
n coninutul Documentaiei de atribuire aferent Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de
ntreinere i reparaii climatizoare au fost constatate unele deficiene:
n Fia de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful manoperei/ora de
lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300 puncte, iar n algoritmul de calcul
prezentat n Documentaia de atribuire punctajul maxim a fost de 150 de puncte.
De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de
schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. n
formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a factorului financiar i-au
fost acordate 300 de puncte.
Datorit diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date prezentate de
ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor n funcie de acest criteriu.
Pentru valoarea maxim a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de schimb pe
perioada ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte. n oferta tehnico-
economic SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni, adic 10 ani, pentru care a
primit punctajul maxim.
De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a
fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i n final nu a ctigat licitaia.

CAUZA
- Interpretarea eronat a prevederilor Documentaiei de atribuire n privina calculelor
necesare pentru stabilirea ofertei ctigtoare.
- Inexistena procedurii scrise i formalizate pentru evaluarea ofertelor n vederea stabilirii
ofertei ctigtoare.
- Necunoaterea prevederilor legale n ceea ce privete obligativitatea solicitrii de clarificri
n cazul unei oferte cu un pre neobinuit de sczut.

CONSECINE:
- Depunctarea nefondat a unor ofertani care au respectat cerina minim din
Documentaia de atribuire care duce la favorizarea celorlali.
- Posibilitatea apariiei de contestaii i eventuale litigii cu ofertanii.
- ncheierea de contracte neeconomice.

159

RECOMANDARE:
- Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete aplicarea prevederilor
Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare i actualizarea sistematic
a acesteia.
- Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea procedurilor.
- Coroborarea responsabilitilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fiele posturilor.
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii Publice,
viitori membrii n comisiile de evaluare, n ceea ce privete aplicarea prevederilor
Documentaiei de atribuire pentru stabilirea ofertei ctigtoare.
- ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica
respectarea prevederilor Documentaiei de atribuire privind stabilirea clasamentului
ofertelor i implicit stabilirea ctigtorului.
- Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuie de ctre eful serviciului i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
- Constituirea unei echipe de control i verificarea tuturor licitaiilor din ultimul an, pentru a
constata dac aceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare a fost o
ntmplare sau se prezint deja ca o practic n cadrul Serviciului Achiziii Publice.
- Analiza rezultatelor acestei aciuni de control. Luarea masurilor care se impun i informarea
echipei de auditori interni.

Data:


160


LICITAIA RESTRNS

Obiectivul 6: DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr. crt.


DA

NU

OBS.
6.1. Examinarea procedurii specifice privind derularea
procedurii de licitaie restrns pentru atribuirea
- -
6.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura
specific
- -
competente
- -
c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurii
specifice
- -
- -
execuie
- -

6.1.4. Modalitatea arhivrii documentelor - -

cele din procedura specific i evaluarea
completitudinii prelurii acestora
- -
responsabilii cu realizarea activitii
- -
- -
a) consider procedura corespunztoare ? - -
practice ?
- -

6.5. Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora
a) candidaturile sunt depuse n termenul legal,
corespunztor i situaiilor suplimentar prevzute?
X
b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel
indicat n anunul de participare (peste 5)?
X
c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5
candidai?
X

d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n
anunul de participare?
X

Test nr.
6.5.1.

List de
control
nr. 6.5.1.
161
e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur
tehnic i economico-financiar
X
f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii
se transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai
X
g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii
se transmite i candidailor neselectai
X
h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai
nenscrii n prima etap
X
i) invitaia de participare include informaii privind
modalitatea de procurare a Documentaiei de atribuire
X

Interviu nr.
6.5.1.

6.6. Analiza stabilirii ofertei ctigtoare
a) existena similitudinii ntre oferte i cerinele
X
b) clarificrile/completrile solicitate creeaz avantaje
unui ofertant?
X
b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea
X
c) pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie
contractul stabilit n anunul de participare i n
Documentaia de atribuire, pe tot parcursul derulrii
procedurii
X
d) existena hotrrii Comisiei de evaluare cu privire la
rezultatul aplicrii procedurii pentru atribuirea
X
e) existena comunicrii, n scris, simultan, a
rezultatului aplicrii procedurii respective ctre toi
ofertanii
X

f) existena, n cazul anulrii procedurii pentru
atribuirea contractului de achiziie public, a deciziei de
anulare
X

Interviu nr.
6.6.1.

Data,

162

ENTITATEA PUBLIC
TESTUL NR. 6.5.1.


OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin licitaie restrns.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora.

Populaia pentru efectuarea testului o reprezint licitaiile restrnse, n numr de 5,
realizate n anul 2008 n cadrul entitii.
Eantionul a fost constituit din documentele ofertelor depuse, aferente tuturor licitaiilor
restrnse, deci reprezint 100% din populaia total.
Testarea a urmrit analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora pe baza
elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a-i, astfel:
Verificarea depunerii candidaturilor i selecia acestora:
a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor i situaiilor suplimentar
prevzute
b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n anunul de participare
c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai
d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de participare
e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i economico-financiar
f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite, concomitent, tuturor
candidailor selectai
g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se transmite i candidailor
neselectai
h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii n prima etap
i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea de procurare a
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 6.5. privind Analiza depunerii
candidaturilor i selecia acestora

CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a stabilit:
- Invitaia de participare la etapa a doua a procedurii nu s-a transmis concomitent tuturor
candidailor selectai.
- Etapa a doua a procedurii s-a continuat cu un numr prea mic de selecii.

CONCLUZII:
In baza acestui test s-a hotrt intervievarea unui membru n comisiile de evaluare la
licitaiile cu probleme.

Data,
163

privind Analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora

Ofertele
depuse la fiecare licitaie
Elemente
testate
Licitaie
restrns
1
Licitaie
restrns
2
Licitaie
restrns
3
Licitaie
restrns
4
Licitaie
restrns
5
a) candidaturile sunt depuse n termenul legal, corespunztor
i situaiilor suplimentar prevzute
X X X X X
b) sunt selectai un numr de candidai egal cu cel indicat n
anunul de participare (peste 5) X X X X X
c) procedura se continu cu un numr mai mic de 5 candidai
X X Interviu Interviu X
d) criteriile de selecie aplicate sunt cele indicate n anunul de
participare
X X X X X
e) criteriile de selecie aplicate sunt doar de natur tehnic i
economico-financiar
X X X X X
f) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se
transmite, concomitent, tuturor candidailor selectai
X X Interviu X X
g) invitaia de participare la etapa a doua a procedurii se
transmite i candidailor neselectai
X X X X X
h) la etapa a doua a procedurii particip i candidai nenscrii
n prima etap
X X X X X
i) invitaia de participare include informaii privind modalitatea
de procurare a Documentaiei de atribuire
X X X X X

164

ENTITATEA PUBLICA

INTERVIU nr. 6.5.1.
privind
analiza depunerii candidaturilor i selecia acestora
n cazul licitaiilor restrnse,
adresat
domnului Tnase Alexandru, salariat Serviciul Achiziii Publice


Nr.
crt.

ntrebare/rspuns

Ai participat n comisiile de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii
publice prin licitaie restrns la cele dou proceduri unde s-au constatat abateri
de la cadrul legal?
1.
Da. La prima licitaie restrns am fost membru titular, iar la a doua, iniial,
membru de rezerv. Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv a unui coleg.
Cunoatei cadrul normativ n vigoare n domeniul achiziiilor publice? 2.
Da. ntreg Serviciul Achiziii Publice, odat cu modificarea cadrului normativ a
desfurat suficiente ore pentru cunoaterea modificrilor normative, chiar
prezentarea n paralel cu cele abrogate, i au fost simulate multe posibile situaii.
Cum v explicai neregulile gsite la procedurile la care ai participat efectiv?
Procedurile s-au continuat cu un numr foarte mic de candidai, mai exact la
prima licitaie trei candidai, iar a doua cu doi candidai? Considerai c a fost
asigurat concurena?
3.
Da. La ambele licitaii numrul operatorilor economici care i-au depus
candidatura a fost foarte mare, (12 i 9), selecia a fost obiectiv i
nediscriminatorie, s-au respectat criteriile de selecie i n consecin am
considerat c ofertele selectate sunt cele mai bune i nu am anulat procedurile.
Invitaia de participare la etapa a doua a procedurii nu s-a transmis candidailor
selectai n acelai timp.
4.
Nu. S-a dorit transmiterea electronic a invitaiilor. Baza proprie de date nu avea
actualizat adresa electronic a unui candidat selectat. Ulterior, la sesizarea
acestuia, i s-a transmis invitaia de participare la etapa a doua, iar acest candidat
i-a dat acordul scris pentru continuarea procedurii.

165
Care a fost msura ntreprins pentru aceast abatere? 5.
Colegul care nu a verificat adresa din dosarul candidatului, nainte de
transmiterea invitaiilor, a fost sancionat material i retras din comisia de
evaluare. Acesta a fost motivul trecerii mele din membru de rezerv n membru
titular.
Mai avei ceva de adugat? 6.
Da. Exceptnd greeala privind transmiterea neconcomitent a invitaiilor de
participare la a doua etap a procedurii de licitaie restrns, lucru care n mod
cert nu se va mai repeta, consider c Serviciul Achiziii Publice respect
reglementrile legale n vigoare i are expertiza necesar derulrii unei activiti
eficiente.

Comnescu Cristian Chiriac Marian

Not:
Nu se va elabora FIAP.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de
audit intern.

166

ENTITATEA PUBLICA

INTERVIU nr. 6.6.1.
privind
stabilirea ofertei ctigtoare,
n cazul licitaiilor restrnse,
adresat
domnului Chiriac Marian, salariat Serviciul Achiziii Publice


Nr.
crt.

ntrebare/rspuns

Ai participat n calitate de membru titular n comisii de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achiziii publice prin licitaie restrns?
1.
Da. La o licitaie restrns am fost preedintele comisiei de evaluare, deci persoana
responsabil pentru atribuirea contractului, iar la o alta, iniial, membru de rezerv.
Am devenit titular prin nlocuirea obiectiv, respectiv concediu medical, a unui coleg.
ntotdeauna oferta ctigtoare s-a stabilit pe baza criteriului de atribuire precizat n
anunul de participare i n Documentaia de atribuire?
2.
Da. La licitaiile la care am participat eu s-a respectat criteriul de atribuire prevzut i
nu au existat nicio dat contestaii privind acest aspect.
Pe parcursul examinrii i evalurii candidaturilor depuse ai solicitat candidailor
clarificri/completri pentru documentele prezentate?
3.
Da. Am solicitat documente omise de acetia, am respectat termenul de solicitare i
am ateptat 72 de ore, timp rezonabil pentru rspuns.
Dac da, acestea au urmrit avantajarea unuia dintre ofertani? 4.
Nu. Din verificri se poate observa c au fost solicitate doar documente prevzute
de cadrul legal.
Au fost cazuri cnd o ofert a prezentat un pre neobinuit de sczut? Dac da, ce
s-a ntreprins?
5.
Nu au fost cazuri. Dar n calitate de membru ntr-o comisie de evaluare cunosc
foarte bine procedura ce trebuie parcurs n acest caz, posibilitile de
acceptare/respingere a ofertei i obligaia notificrii ANRMAP n cazul respingerii.
Oferta ctigtoare este din rndul candidailor selectai? 6.
Cu siguran, rspunsul este da.
167
Contractul de achiziie se ncheie ntotdeauna cu ofertantul a crui ofert a ieit
ctigtoare?
7.
Regula general spune c da. A fost un caz cnd ctigtorul a renunat i
contractul s-a ncheiat cu urmtorul clasat.
Comisia de evaluare elaboreaz Raportul procedurii de atribuire? 8.
Da. i Raportul este semnat de toi membri comisiei de evaluare.
Rezultatul licitaiei este notificat tuturor ofertanilor participani la procedur? 9.
Da. ntotdeauna comunicm rezultatul final privind atribuirea contractului tuturor
ofertanilor, nsoit de motivarea deciziei.
Cnd este ncheiat contractul cu ofertantul ctigtor? 10.
Cadrul legal precizeaz clar numrul de zile dintre stabilirea ofertei ctigtoare,
comunicarea rezultatului i ncheierea contractului. Respectm aceste termene
pentru a anula eventuale contestaii.
Mai avei ceva de adugat? 11.
Da. Sunt angajat n aceast entitate i n acest serviciu de 20 de ani. Am suficient
experien care s-mi justifice i s m oblige s respect legislaia. Este un
domeniu greu, responsabil, mereu nou i antrenant i Serviciul nostru ncearc s-i
in pasul.

Comnescu Cristian Chiriac Marian

Nota:
Potrivit rspunsurilor la interviu, nu se va elabora FIAP.
Informaiile obinute n cadrul interviului vor fi luate n consideraie la redactarea Raportului de
audit intern.

168

DIALOG COMPETITIV
Obiectivul 7. DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr.
crt.

DA NU OBS.
7.1. Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii
de dialog competitiv pentru atribuirea contractului de
achiziie public
- -
7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura
specific
- -
competente
- -
c) stabilirea modelelor de formulare i precizarea
- -
d) existena componentei de actualizare a procedurii
specifice
- -
- -


7.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele
din procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii
acestora
- -
- -
7.4. Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii
acestora:
- -
a) consider procedura corespunztoare ? - -

7.5. Analiza etapei de preselectare a concurenilor
a) asigurarea concurenei la preselectare X
b) mai puin de trei candidaturi preselectate X
c) conformitatea candidaturilor depuse X
Observare
direct
Interviu 7.5.1.
FIAP 7.5.1.
d) informarea candidailor despre rezultatul preseleciei X

Data,

169

ENTITATEA PUBLICA
INTERVIU nr. 7.5.1.
privind desfurarea procedurii de dialog competitiv,
adresat domnului Dumitru Gabriel, salariat Serviciul Achiziii Publice

Nr.
crt.
ntrebare/rspuns

n anul 2008 un singur contract s-a ncheiat n baza unui dialog competitiv? 1.
Dialogul competitiv este o procedur introdus recent n legislaia romneasc referitor la
achiziiile publice. n anul 2008 s-a derulat o singur astfel de procedur pentru
ncheierea unui contract pentru construirea unui drum ntre dou uniti proprii pentru
pregtirea profesional continu i recreerea salariailor.
Parcurgnd documentele din singurul dosar de achiziie public ncheiat prin dialog
competitiv, am s v adresez cteva ntrebri ale cror rspunsuri mi vor completa
constatrile proprii obinute n urma observrii directe.
Ai fost membru n comisia de evaluare n cadrul acestei proceduri?
2.
Preedintele comisiei, n consecin responsabil cu derularea aciunii i atribuirea
contractului.
innd cont de specificul achiziiei, din comisie au fcut parte i persoane cu pregtire n
construcii drumuri i poduri?
3.
Din cei cinci membri, doi au avut o astfel de pregtire, iar ceilali au fost economiti.
Cadrul legal privind acest gen de procedur de atribuire prevede asigurarea unei
concurene reale, respectiv un numr minim de candidai nscrii. Care a fost realitatea?
4.
Aceast construcie era foarte important pentru instituia noastr. La competiie s-a
inscris un singur candidat, un nume recunoscut n domeniu. Cum legislaia de ultim or
face o modificare, respectiv la dialog poate participa chiar un singur candidat preselectat,
dac ndeplinete criteriile specificate, am forat cadrul legal. Nu am anulat procedura,
am purtat dialogul i fiind foarte mulumii de rezultat am ncheiat contractul.
De ce ai considerat c este o ofert avantajoas dac nu ai avut i altele n competiie? 5.
Cunoteam istoricul firmei candidate i de asemenea recomandrile i efectiv lucrrile
executate de aceast firm sunt impresionante. Am considerat un avantaj al nostru c i-
a depus candidatura.
n cazul n care contractul nu are cursul normal ce decizie vei lua. 6.
Totul decurge conform pailor din contract. Fiind singurul candidat, oferta ctigtoare
dealtfel, am fost foarte precaui la ntocmirea clauzelor contractuale.
Mai avei ceva de adugat la aceast discuie? 7.
Nu.

Comnescu Cristian Dumitru Gabriel
Not: Se va elabora FIAP-ul nr. 7.5.1.
170
ENTITATEA PUBLIC



PROBLEMA: Neasigurarea concurenei la preselectare.

CONSTATARE:
Autoritatea contractant a fost interesat de construirea unui drum ce leag dou localiti
aflate pe versanii opui ai unui munte (n cele dou localiti aveau construite centre proprii
de pregtire profesional continu i recreere a personalului). Pentru a utiliza o procedur de
licitaie deschis sau restrns trebuia s tie cu precizie specificaiile tehnice ale construciei
respective, dar acest lucru nu a fost posibil, avnd n vedere c exist mai multe soluii
tehnice pentru a realiza respectiva construcie (tunel, pod suspendat, drum pe munte). Evident
c i montajul financiar ar fi fost diferit n funcie de soluia tehnic aleas.
n aceast situaie s-a utilizat procedura de dialog competitiv pentru a stabili soluia
tehnic cea mai avantajoas din punct de vedere economic (construcie i ntreinere).
S-a nscris un singur candidat, acesta a fost acceptat la preselecie i n final oferta
depus a fost ctigtoare i s-a ncheiat contractul. Au fost astfel nclcate prevederile OUG
34/2006, Capitolul III Proceduri de atribuire, art. 94-109.

CAUZE:
- Neacordarea importanei cuvenite concurenei;
- Folosirea doar a informaiilor externe n aprecierea candidailor;
- Comoditate n derularea procedurilor de achiziie public;
- Necunoaterea complet a cadrului normativ aferent acestei spee.

CONSECINE:
- nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv,
nediscriminarea, concuren, eficiena utilizrii fondurilor publice;
- Eliminarea din start a unor candidai posibil mai performani tehnic/financiar;
- Posibila cretere a costurilor achiziiei publice respective.

RECOMANDRI:
- ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de aplicare a
procedurilor de dialog competitiv i responsabilizarea personalului;
- Revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-2008, i
n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii, atenionarea
personalului responsabil;
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele obinute.


171


NEGOCIEREA

Obiectivul 8.
DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr.
crt.


DA

NU

OBS.
8.1 Examinarea procedurii specifice privind
derularea procedurii de negociere pentru
atribuirea contractului de achiziie public

procedurile specifice a activitilor aferente
iniierii procedurii negociere cu publicarea
prealabil a unui anun de participare:

-

-
a) existena procedurilor specifice - -
b) aprobarea procedurilor specifice de ctre
persoanele competente
- -
c) existena modelelor aferente activitilor i
precizarea modalitilor de completare
- -
d) existena componentei de actualizare a
procedurilor specifice
- -
punctele cheie ale procesului
- -
execuie
- -


8.2 Compararea atribuiilor din procedura specific
cu fiele posturilor
- -
8.3 Examinarea cunoaterii proceduri specifice de
ctre responsabilii cu realizarea activitii
- -
8.4 Aprecierea calitii procedurii de ctre
- -
a) consider procedura specific
corespunztoare ?
- -
practice ?
- -

c) exist propuneri de perfecionare a
procedurii specifice?

- -

172
8.5 Condiii de aplicare a procedurii de achiziie
public de negociere

a) anularea procedurii iniiale de licitaie
deschis/licitaie restrns/dialog competitiv
X
b) pstrarea cerinelor iniiale prevzute n
X
Observare
direct

FIAP nr.
8.5.1.
c) atribuirea unui contract unui anumit operator
economic (furnizor iniial i sigur compatibil cu
necesarul suplimentar contractului iniial,
condiii avantajoase prin lichidarea de ctre
acest operator afacerilor etc. )
Nu a fost cazul
d) negocieri cu concurenii ctigtorii ai unui
concurs de soluii
Nu a fost cazul
Observare
direct

e) contractri n scopul cercetrii tiinifice care
nu urmresc obinerea de profit
X
f) limitarea contractului la situaia de extrem
urgen
X FIAP
nr. 8.5.2.

g) existena notei justificative pentru utilizarea
acestui tip de procedur de achiziie public
X

Data


Not:
S-a recurs la observarea fizic direct avnd n vedere numrul mic de proceduri
derulate, respectiv doua (o procedur de negociere cu publicarea prealabil a unui anun de
participare i o procedur de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare),
specificul acestora (contract ncheiat dup anularea unei licitaii deschise, respectiv pentru o
situaie de extrem urgen) i obiectivele cuprinse n tematica misiunii de audit intern.
S-au elaborat FIAP-urile nr. 8.5.1. i 8.5.2.

173
ENTITATEA PUBLIC



PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de
negociere.

CONSTATARE:
Pentru atribuirea unui contract de furnizare articole uz casnic s-a organizat iniial o
licitaie deschis. S-au nscris 3 oferte care n urma evalurii au fost respinse ca neconforme.
S-a decis organizarea procedurii de negociere cu publicare prealabil a unui anun de
participare. S-a anulat licitaia deschis i pentru c s-a dorit o concuren mai puternic s-a
transmis un anun de participare la negociere. Documentaia de atribuire a suferit modificri n
ceea ce privete criteriul de atribuire, respectiv nu se mai dorea oferta cea mai avantajoas
economic, ci preul cel mai mic. Astfel nu a fost respectat art. 110, alin.(1), lit a) privind dreptul
de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare:
a) atunci cnd, n urma aplicrii licitaiei deschise, licitaiei restrnse, dialogului competitiv sau
a cererii de oferte, nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse numai oferte inacceptabile
ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere n acest caz este posibil numai dup
anularea procedurii iniiale de licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv sau cerere
de oferte i numai dac cerinele iniiale prevzute n documentaia de atribuire nu sunt
modificate substanial;

CAUZE:
- Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de
achiziie public;

CONSECINE:

RECOMANDRI:
procedurilor de negociere;

174
ENTITATEA PUBLIC



PROBLEMA: Nerespectarea condiiilor de aplicare a procedurii de achiziie public de
negociere.

CONSTATARE:
n urma reorganizrii entitii publice, prin nfiinarea a dou noi direcii, cu un numr
total de 50 de salariai, a fost necesar dotarea rapid cu mobilier i tehnic de calcul a
spaiilor i personalului aferente.
Serviciul Achiziii Publice a recurs n aceast situaie, de extrem urgen, la procedura
de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare.
n virtutea acestei situaii create, Serviciul Achiziii Publice a mrit volumul i durata
contractului pentru modernizarea tuturor departamentelor entitii, nelundu-se n calcul
organizarea unei noi proceduri de achiziie public.
Este nclcat astfel prevederea legal din OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice,
art. 122, alin. (3), respectiv: Autoritatea contractant nu are dreptul de a stabili durata
contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar pentru a face fa situaiei de urgen
care a determinat aplicarea procedurii de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de
participare.

CAUZE:
- Neacordarea importanei cuvenite concurenei i comoditate n derularea procedurilor de
achiziie public;

CONSECINE:
- nclcarea principiilor generale care guverneaz activitatea de achiziii publice respectiv,
nediscriminarea, transparena, eficiena utilizrii fondurilor publice;

RECOMANDRI:
procedurilor de negociere;

175


Obiectivul 9: CEREREA DE OFERTE

Nr.
crt.

DA NU OBS.
Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de
cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziie public

-

-
9.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specific - -
b) aprobarea procedurii specifice de ctre persoanele competente - -
c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv i
modalitile de completare
-
-
9.1.2.Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului
- -
9.1.

9.2. Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din
procedura specific i evaluarea completitudinii prelurii acestora

-

-

9.3. Examinarea cunoaterii procedurii specifice de ctre responsabilul
cu realizarea activitii
- -
Aprecierea calitii procedurii specifice de ctre responsabilii
acestora:
- -
a) considera procedura corespunztoare ? - -
b) constata disfuncionaliti n timpul aplicrii practice ? - -
9.4.
c) exista propuneri de perfecionare a procedurii? - -

9.5. Analiza conformitii invitaiilor de participare
a) verificarea publicrii invitaiilor de participare n SEAP X
b) verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu termenul de
depunere a ofertelor
X
c) verificarea respectrii coninutului minim de informaii:
- data limit pentru depunerea ofertelor X
- adresa la care se transmit ofertele X
- limba n care trebuie elaborate ofertele X
- criteriile minime de calificare
- descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziie public X
- modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire X

TEST nr.
9.5.1.

List de
control nr.
9.5.1.

FIAP nr.
9.5.1.
d) asigurarea accesului direct i nerestricionat al operatorilor
economici la Documentaia de atribuire publicat n SEAP

X
Nu exist
sesizri

e) verificarea transmiterii, n cazul anulrii primei proceduri i
aplicarea unei proceduri noi, invitaiilor de participare i altor
operatori economici de la care exist premisele obinerii de ofert

-

-

Nu a fost
cazul

Data:
176

ENTITATEA PUBLICA

TESTUL NR. 9.5.1.


OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de achiziie public prin cerere de oferte.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conformitii invitaiilor de participare.
Populaia a reprezentat-o invitaiile de participare existente in cele 5 dosare de achiziii,
efectuate prin cerere de oferte, in anul 2008.
Eantionul a fost constituit din totalitatea invitaiilor de participare, respectiv 100%, datorit
numrului redus de documente, dar i pentru obinerea unor concluzii pertinente prin
testarea ntregii populaii.
Testarea a urmrit analiza invitaiilor de participare la procedura de cerere de oferte
pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de
verificare nr. 9, poziia 9.5., literele a-c, i anume:
Analiza conformitii invitaiilor de participare
a) verificarea publicrii invitaiilor de participare n SEAP
b) verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu termenul de depunere a ofertelor
c) verificarea respectrii coninutului minim de informaii:
- data limit pentru depunerea ofertelor;
- adresa la care se transmit ofertele;
- limba n care trebuie elaborate ofertele;
- criteriile minime de calificare;
- descrierea pe scurt a viitorului contract de achiziie public;
- modalitatea de obinere a Documentaiei de atribuire.

Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 9.6. privind Analiza
conformitii invitaiilor de participare.

CONSTATARI:
In urma verificrii i pe baza listei de control s-a constatat:
- diminuarea termenului legal dintre publicarea invitaiei de participare i data limit de
- invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru
depunerea ofertelor;
- nespecificarea modalitii de obinere a Documentaiei de atribuire.

CONCLUZII:

Data,
177

privind Analiza conformitii invitaiilor de participare

Ofertele
depuse
Elemente
testate
Cerere de
oferta 1
Cerere de
oferta 2

Cerere de
oferta 3
Cerere de
oferta 4

Cerere de
oferta 5

Verificarea publicrii invitaiilor de participare n
SEAP
X X X X X
Verificarea publicrii n SEAP n corelaie cu
termenul de depunere a ofertelor
FIAP X X X FIAP
Verificarea respectrii coninutului minim de informaii
- data limit pentru depunerea ofertelor; FIAP FIAP X X FIAP
- adresa la care se transmit ofertele; X X X X X
- limba n care trebuie elaborate ofertele; X X X X X
- criteriile minime de calificare; X X X X X
- descrierea pe scurt a viitorului contract de
achiziie public;
X X X X X
- modalitatea de obinere a Documentaiei de
atribuire.
FIAP X X X X

178
ENTITATEA PUBLICA



PROBLEMA:
Sistemul de prezentare al invitaiilor de participare la licitaii.

CONSTATARE:
ntre publicarea invitaiilor de participare n SEAP i termenul de depunere a ofertelor
nu au fost ntotdeauna 6 zile distan indiferent de complexitatea contractului de
furnizare ce se dorea a se atribui
Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la data limit pentru
depunerea ofertelor.
Invitaiile de participare nu au informat ntotdeauna cu privire la modalitatea de
obinere a Documentaiei de atribuire.

CAUZE:
Nu a existat un control privind corectitudinea ntocmirii i publicrii invitaiilor de
participare la licitaii.
Inexistena unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ntocmirea i
publicarea invitaiilor de participare

CONSECINTE:
Baza de selecie a ofertelor este mai mic, (de regula nefiind mai mult de doi ofertani
pentru fiecare achiziie), ceea ce duce la o concuren limitat i se reduce
posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul
achiziiei. Preurile mai ridicate pot s mpiedice firmele mici, care de cele mai multe ori
sunt surse de inovaie, s concureze i s obin contracte.
Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie
public.

RECOMANDARI:
ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la invitaiile de
participare.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurii.
Asigurarea coroborrii responsabilitilor din fiele posturilor cu procedura elaborat.
Realizarea verificrii de ctre eful Serviciului Achiziii Publice a nsuirii cadrului
normativ de ctre salariaii serviciului i influenarea evalurii anuale cu rezultatele
practice obinute de acetia.

Data:
Bacescu Ana Petrescu Aurel Radu Nicolae
179


CONCURS DE SOLUII

Obiectivul 10.
DERULAREA PROCEDURII DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr.
crt.


DA

NU

OBS.
10.1 Examinarea procedurii specifice privind derularea
procedurii de concurs de soluii pentru atribuirea

-

-
procedurile specifice a activitilor aferente derulrii
procedurii concurs de soluii

-

-
a) existena procedurile specifice - -
competente
- -
precizarea modalitilor de completare
- -
specifice
- -
- -
execuie
- -


10.2 Compararea atribuiilor din procedura specific cu
fiele posturilor
- -
10.3 Examinarea cunoaterii proceduri specifice de ctre
- -
10.4 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
- -
a) consider procedura specific corespunztoare ? - -
practice ?
- -
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii
specifice?
- -

10.5 Juriul de evaluare
a) numrul membrilor comisiei este de cel puin 3 X
b) membrii juriului de evaluare sunt independeni de
participanii la procedura
X
c) membrii juriului sunt eligibili n ceea ce privete
studiile i experiena n domeniu
X
d) proiectele i pstreaz anonimatul pn la
formularea unei decizii/opinii
X

e) proiectele sunt evaluate exclusiv pe baza criteriilor
X

Not de relaii
nr. 10.5.1.

180
f) juriul solicit concurenilor clarificarea unor aspecte
privind proiectul propus
X
g) dac da, toate aceste discuii sunt consemnate n
procese-verbale
X
h) juriul elaboreaz raportul de evaluare calitativ a
proiectelor
X
i) dac da, acesta este semnat de toi membri juriului X
j) este respectat conformitatea anunului privind
rezultatul concursului
X
k) numrul concurenilor selectai asigur o
concuren real?
X

l) sunt respectate criteriilor de selecie precizate n
Documentaia de concurs
X
Interviu nr.
10.5.1.

FIAP nr.
10.5.1.

10.7 Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:


181
ENTITATEA PUBLIC
NOTA DE RELAII nr. 10.5.1.
privind
respectarea cadrului normativ referitor la desfurarea unui concurs de soluii, adresat
domnului Radu Nicolae, ef serviciu, Serviciul Achiziii Publice

Auditor, ef Serviciul Achiziii Publice,
Bcescu Ana Radu Nicolae

Not: Pentru mai multe detalii privind desfurarea procedurii achiziie public prin
concurs de soluii se va lua un interviu persoanei direct responsabile cu atribuirea
contractului, respectiv preedintele juriului.

ntrebare 1: Cte contracte de achiziie public au fost ncheiate prin concurs de soluii, la
nivelul Serviciului Achiziii Publice, n ultimii 5 ani?
Rspuns 1: Acum doi ani, la modernizarea arhitectural a cldirii s-a mai derulat o astfel
de procedur i acum n vederea elaborrii de materiale de prezentare a instituiei noastr.
ntrebare 2: Considerai c avei experien n derularea acestui tip de procedur de
achiziie public?
Rspuns 2: Avem experien n achiziii publice n general i folosind legislaia am parcurs
i acest tip mai rar de procedur.
ntrebare 3: innd cont de cerinele minime de calificare solicitate concurenilor,
considerai c persoanele componente ale juriului au asigurat proiectelor o evaluare
profesionist corespunztoare ateptrilor?
Rspuns 3: Juriul a fost compus din 4 persoane, respectiv o persoan din partea organului
ierarhic superior, dou persoane din instituia noastr i o persoan din partea Universitii
de Arhitectur. Aceasta din urm, a fost i n juriul format la licitaia de acum doi ani i
cunoate bine activitatea instituiei.
ntrebare 4: Fia de date a concursului de soluii este detaliat i complet nct s v
asigure un proiect ctigtor ntr-adevr reprezentativ dumneavoastr?
Rspuns 4: La completarea Fiei de date a fost solicitat sprijinul unui specialist extern, iar
n ceea ce privete finalitatea licitaiei, instituia noastr a avut de ctigat n urma
procesului de publicitate.
ntrebare 5:Ai solicitat transmiterea electronic a ofertelor? n aceste condiii au fost
ndeplinite toate cerinele legale aferente acestui proces?
Rspuns 5: Modul de desfurare a procedurii de licitaie prin concurs de soluii nu a fost
contestat de nici un participant.
Rspuns 6: Nu.
182
ENTITATEA PUBLICA

INTERVIU NR. 10.5.1.
privind
desfurarea concursului de soluii,
adresat
domnului Ion Paraschiv, salariat Serviciul Achiziii Publice


Nr.
crt.

ntrebare

DA

NU

Obs.
1. Ai participat n mod direct la desfurarea
concursului de soluii organizat n vederea
elaborrii de materiale de reprezentare a
instituiei dvs.?
X
2. Ai fost preedintele juriului de evaluare a
proiectelor n cadrul acestei proceduri de
licitaie public?
X
3. Exist proceduri scrise i formalizate
privind acest tip de licitaie?
X Cadrul normativ
4. La concursul de soluii la care ne referim s-
a solicitat transmiterea electronic a
proiectelor?
X
5. S-a asigurat integritatea i
confidenialitatea deplin a proiectelor?
X Salariaii serviciului au
acces toi la toate
calculatoarele.
6. S-a pstrat anonimatul proiectelor pn ce
juriul i-a exprimat o opinie?
X Eu am deinut informaii
despre concureni.
7. Considerai c membrii juriului aveau
capacitatea profesional de a evalua
proiectele, corespunztor cu criteriile de
evaluare stabilite prin documentaia de
atribuire?
X
8. Ai solicitat din partea concurenilor o
anumit calificare profesional?
X
9. Dac da, parte din juriul de evaluare avea o
calificare identic sau echivalent?
X
10. Criteriul de evaluare al proiectelor a fost cel
prevzut n anunul de concurs?

X
183
11. Considerai c numrul concurenilor
selectai a asigurat o concuren real?
X Iniial au fost depuse 10
proiecte, iar n urma unei
selecii preliminare au
rmas 4, cu adevrat
nume n domeniu
publicitar.
12. Suntei de prere c procedura de concurs
de soluii s-a desfurat 100% obiectiv?
X
13. Au existat contestaii referitor la modul de
desfurare a acestui concurs de soluii?
X Soluionat
14. Mai avei ceva de adugat referitor la acest
subiect?
X

Bcescu Ana Ion Paraschiv

Nota: Urmarea rspunsurilor la ntrebrile 5, 6 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 10.5.1..

184
ENTITATEA PUBLIC

FISA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 10.5.1.


PROBLEMA:
Nereguli referitoare la constituirea i derularea activitii juriului pentru concursul de
soluii.

CONSTATARE:
- Din examinarea Documentaiei de concurs, respectiv a Fiei de date a concursului de
soluii se poate observa c s-a solicitat concurenilor specializare n design i
publicitate, experien n activitatea atelierelor de creaie i ageniilor de publicitate.
Aceste specializri nu se regsesc n nici un CV al membrilor juriului. Se ncalc astfel
prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o
anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului
trebuie s aib acea calificare sau una echivalent.
- Potrivit rspunsurilor intervievatului, salariat n cadrul Serviciului Achiziii Publice i
membru n juriul de evaluare, au fost nclcate prevederile legale de asigurare a
integritii i confidenialitii depline a informaiilor comunicate de concureni.

CAUZE:
- Interpretarea superficial a legislaiei privitoare la respectarea condiiilor de constituire
a juriului de evaluare.
- Lejeritate n abordarea concursului, mai exact minimizarea scopului i importanei lui.

CONSECINE:
- Neaprecierea just a criteriilor aplicate la evaluarea proiectelor.
- Posibilitatea contestrii rezultatului concursului de soluii
- Nedelimitarea clar a competenelor i responsabilitilor membrilor juriului de
evaluare n eventualitatea apariiei unor litigii.

RECOMANDRI:
- Ordinul de numire al juriului de evaluare s aib n anex atribuiile i responsabilitile
membrilor comisiei.
- Elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul de
lucru al membrilor juriilor de evaluare n activitatea practic.
- Realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru


185


OBIECTIVE GENERALE FINALE

Obiectivul 11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
11.1. Examinarea procedurilor specifice privind
atribuirea contractului de achiziie public
- -
12.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin
procedura specific a activitii de atribuire a
- -
a)existenta procedurilor specifice; - -
competente;
- -
precizarea modalitilor de completare;
- -
specifice;
- -
- -
12.1.3.Stabilirea responsabilitilor pe nivele de
execuie
- -


11.2. Compararea atribuiilor din procedura specific cu
fiele posturilor
- -
- -
- -
a) consider procedura specific corespunztoare? - -
b)constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
c)exist propuneri de perfecionare a procedurii
specifice?
- -

11.5. Analiza soluionrii contestaiilor
a) verificarea conformitii contestaiilor - -
b) verificarea rezoluiilor formulate de autoritatea
contractant
- -
c) verificarea comunicrii rezoluiilor tuturor
participanilor nc implicai n procedura de achiziie
public

Interviu
nr. 11.5.1.
d) analiza reprezentrilor n instan

Nu a fost cazul

186
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
11.6. Analiza semnrii contractului de achiziie public
a) existena avizului favorabil din partea serviciului
financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor
X
b) verificarea existenei vizei de CFP X
c) verificarea existenei avizului juridic X
d) examinarea existenei vizei managementului
general;
X
e) examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i
aciuni n justiie
X
f) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru
nefurnizarea bunurilor/neprestarea serviciilor/
neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite
X
g) examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru
neplata n termen a datoriilor ctre furnizori
X
Foaie de lucru
nr. 11.6.1.

Lista de control
nr. 11.6.1.

FIAP nr. 11.6.1.
h) verificarea similitudinii datelor din Fia de date a
achiziie/ Caietul de sarcini cu cele din Contractul de
achiziie public
X
i) verificarea similitudinii datelor din Propunerea
financiar cu cele din Contractul de achiziie public
X
j) examinarea clauzelor referitoare la subcontractani,
dac este cazul;
X
k) examinarea datelor referitoare la asociere n cazul
unei oferte depuse n comun de mai muli ofertani,
dac este cazul.
X

TEST nr. 11.6.2.
Foaie de lucru

Lista de control
nr. 11.6.2.

FIAP nr. 11.6.2.
l) contractul se ncheie cu oferta declarat ctigtoare
X
ntr-un singur
caz contractul
s-a ncheiat cu
al doilea clasat
m) existena, ca parte integrant a contractului, cel
puin a urmtoarelor documente:

- Caietul de sarcini X
- Propunerea tehnica i propunerea financiara X
- Graficul de ndeplinire a contractului X
- Graficul de pli X

n) Informaii/clauze privind modul de actualizare i/sau
revizuire a preturilor contractelor
X
TEST nr. 11.6.3.

Lista de control
nr. 11.6.3.

FIAP nr. 11.6.3.
FCRI nr. 11.6.3.

Data :
187

ENTITATEA PUBLIC

INTERVIU nr. 11.5.1.
privind
soluionarea contestaiilor
adresat domnului Radu Nicolae, eful Serviciului Achiziii Publice


ntrebare 1. Suntei eful Serviciului Achiziii Publice de 5 ani. Sunt anii cu multe
schimbri n legislaia din domeniu. n anul 2008, la care ne raportm n misiunea de audit
intern, au fost programate i sunt ncheiate/n derulare 24de contracte de achiziii publice.

Rspuns 1. A fost un an plin, n care am avut experiena a 6 tipuri de proceduri de
atribuire a contractelor de achiziie public, unele n premier.

ntrebare 2. Din partea operatorilor economici cu care ai conlucrat ai ntmpinat
greuti?

Rspuns 2. Din pcate au existat probleme, dar s-au putut rezolva legal pe
parcursul derulrii procedurilor, cu impedimentul maximizrii termenele legale.

ntrebare 3. Au existat contestaii?

Rspuns 3. Au existat n total 5 contestaii cu referire la 3 proceduri. Patru nu au
fost acceptate de Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, fie au fost depuse
dup ncheierea contractelor de achiziii publice, fie ca fiind nefondate. n consecin, o
contestaie real a existat la concursul de soluii realizat de entitatea noastr.

ntrebare 4. La ce s-au referit contestaiile tardive, respectiv depuse dup
ncheierea contractelor de achiziii publice?

Rspuns 4. Sunt situaiile depistate i de audit, i pentru care ai ntocmit FIAP,
respectiv, netransmiterea clarificrilor la Documentaia de atribuire solicitate de un
operator economic tuturor competitorilor, neprevederea datei de depunere a ofertelor
prevzut n invitaiile de participare i o treime din membrii juriului de concurs nu aveau
calificarea profesional solicitat concurenilor.

ntrebare 5. Ce msuri au fost ntreprinse pentru eliminarea acestor probleme?

Rspuns 5. Au fost luate msuri administrative vis-a-vis de persoanele
responsabile de aceste nclcri ale legii.

188

ntrebare 6. Care a fost subiectul contestaiei reale?

Rspuns 6. Acordarea premiilor primilor trei clasai n cazul concursului de soluii.
Documentaia de concurs i anunul de participare prevedeau acordarea de premii primilor
trei clasai. Avnd n vedere situaia financiar a entitii, mai puin favorabil, nu am
onorat aceast obligaie. n perioada de ateptare prevzut pn la ncheierea
contractului cu ctigtorul concursului, a fost depus contestaia, corect din toate
punctele de vedere.
Copia contestaiei ne-a fost transmis de contestatar. Situaia am fcut-o
cunoscut tuturor participanilor la procedur, iar premiile au fost acordate n cuantumurile
prevzute. Drept consecin, contestatarul a anunat Consiliul i autoritatea contractant
c renun la contestaie.

ntrebare 7. Mai avei ceva de adugat?

Rspuns 7. M declar satisfcut de activitatea desfurat de compartimentul pe
care l coordonez, i sperm ca proiectele de acte normative s revigoreze suficient
aceast activitate att pentru autoritatea contractant, ct i pentru operatorii economici.
Reducerea termenelor corespunztoare etapelor din cadrul procedurilor, procentul
mai mare de folosire a sistemului electronic de transmitere a datelor vor performa
activitatea noastr i vor da sigurana economicitii, eficienei i eficacitii utilizrii
banului public.

Data: Auditor intern, Intervievat,

189
ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 11.6.1.


OBIECTUL TESTULUI: Atribuirea contractului de achiziie public

OBIECTIVUL TESTULUI: Semnarea contractului de achiziie public

Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie
public aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 24.
Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie
public, va fi constituit dintr-un procent de 50%, din populaie, respectiv 12
contracte de achiziie public, conform Foii de lucru;
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ncheierii contractelor
de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11, poz. 11.6., lit. c-i i anume:
- existena avizului favorabil din partea serviciului financiar-contabil pentru
disponibilitatea fondurilor;
- verificarea existenei vizei de CFP;
- verificarea existenei avizului juridic;
- examinarea existenei vizei managementului general;
- examinarea clauzelor referitoare la reclamaii i aciuni n justiie;
- examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru nefurnizarea bunurilor/
neprestarea serviciilor/neefectuarea lucrrilor la termenele stabilite;
- examinarea clauzelor referitoare la penaliti pentru neplata n termen a datoriilor
ctre furnizori.
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 11.6.1. privind Analiza
atribuirii contractelor de achiziie public.

CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 11.6.1 am constatat c la nivelul entitii nu se
respect condiiilor de conformitate cu privire la contractele de achiziie public.

CONCLUZII:

190

FOAIE DE LUCRU
nr. 11.6.1.

Obiectivul nr. XI:

ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionul n vederea testrii modului de atribuire a contractelor de achiziie public
a fost constituit astfel:
- populaia statistic: 24 contracte de achiziie public;
- eantionul 50%: 12 contracte de achiziie public;
- pasul de selecie: 2;
- eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Contractul de achiziie
public nr. 1, aa cum sunt prevzute n Programul anual al achiziiilor publice.
- eantionul astfel constituit va fi verificat integral;
- n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 11.6.1. privind
Analiza atribuirii contractelor de achiziie public, n care se vor concretiza
rezultatele testrii.

Data: Auditor intern, n prezena,

191

LISTA DE CONTROL NR. 11.6.1.
privind Analiza atribuirii contractelor de achiziie public

Nr.
crt.
Elemente eantionate

Elemente
testate
Contract
de
achiziie
public
nr.1
Contract
de
achiziie
public
nr.3
Contract
de
achiziie
public
nr.5
Contract
de
achiziie
public
nr.7
Contract
de
achiziie
public
nr.9
. Contract
de
achiziie
public
nr21
Contract
de
achiziie
public
nr.23
1. Existena avizului favorabil din
partea Serviciului financiar-
contabilitate pentru disponibilitatea
fondurilor
X X X X X . X X
2. Verificarea existenei vizei de CFP X X X X X . X X
3. Verificarea existenei avizului juridic X X X X X . X X
4. Examinarea existenei vizei
managementului general
X X X X X . X X
5. Examinarea clauzelor referitoare la
reclamaii i aciuni n justiie
FIAP X X X X . X X
penaliti pentru nefurnizarea
bunurilor/neprestarea
serviciilor/neefectuarea lucrrilor la
termenele stabilite
X X FIAP X X . X X
penaliti pentru neplata n termen
a datoriilor ctre furnizori
X X X X FIAP . X

192
ENTITATEA PUBLIC


Perioada auditat: 01.01-31.12.2008

PROBLEMA:
Contractele de achiziie public nu respect condiiile de conformitate.

CONSTATARE:
Unele din contractele de achiziie public atribuite de entitate nu conin clauze
referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, daune-interese pentru neexecutarea total sau
parial a contractului, precum i clauze referitoare la eventuale penaliti pentru
neachitarea n termenele prevzute a obligaiilor i/sau nerealizarea n termen a lucrrilor,
respectiv:
contractul de achiziie public nr. 3 din data de 01 februarie 2008, atribuit SC CCC SA,
nu conine clauze referitoare la reclamaii i aciuni n justiie, ce ar putea rezulta din
nclcarea unor drepturi de proprietate intelectual (licene de software) n legtur cu
utilizarea softului achiziionat. Totodat, avnd n vedere importana noului soft pentru
entitate, echipa de auditori a constatat lipsa clauzelor contractuale referitoare la daune-
interese pentru neexecutarea total sau parial a contractului, sub forma daunelor
moratorii sau a celor compensatorii.
contractul de achiziie nr. 9 din data de 05 martie 2008, atribuit de autoritatea
contractant SC BBB SRL, nu are stipulate clauze contractuale referitoare la penaliti
pentru nerealizarea lucrrilor la termenele stabilite.
contractul de achiziie nr. 15 din data de 22 februarie 2008, atribuit SC SSS SRL,
privind furnizarea de produse, nu conine clauze referitoare la neplata n termen a
datoriilor ctre furnizori.
n acest fel nu se respect prevederile Legii nr.469/2002 privind unele msuri
pentru ntrirea disciplinei contractuale.

CAUZE:
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea modului
ntocmirea contractelor de achiziie public atribuite .
Lipsa unui control efectuat de managementul entitii modului de ntocmire a
contractelor de achiziie.

CONSECINE:
Entitatea se afl n imposibilitatea recuperrii unor eventuale daune cauzate de
efectuarea unor achiziii necorespunztoare din punct de vedere cantitativ i/sau
calitativ.
Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere.
De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor
contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n
vigoare.

193
RECOMANDRI:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind elaborarea i administrarea
contractelor de achiziie public.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem.
Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea uni program de pregtire profesional pentru personalul entitii cu atribuii
n domeniul atribuirii i derulrii contractelor de achiziie public.
Efectuarea unei analize contractelor de achiziie public atribuite de entitate n
perioada auditat, n scopul identificrii contractelor care nu respect condiiile de
conformitate i remedierea acestor deficiene.

Data:

Auditor intern, Supervizor, Pentru conformitate,

194

ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 11.6.2.



OBIECTIVUL TESTULUI: ncheierea contractului

Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public
aferente perioadei auditate, atribuite de entitate, n numr de 245
Eantionul pentru examinarea modului de atribuire a contractului de achiziie
public, va fi constituit dintr-un procent de 10%, din populaie, respectiv 3 contracte
de achiziie public, conform Foii de lucru.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea atribuirii contractelor
de achiziie public pe baza Listei de verificare nr. 11 poz. 11.6.2. lit. j-m i
anume:
- verificarea similitudinii datelor din Fia de date a achiziie/ Caietul de sarcini
cu cele din Contractul de achiziie public;
- verificarea similitudinii datelor din Propunerea financiar cu cele din
Contractul de achiziie public;
- examinarea clauzelor referitoare la sub contractani dac este cazul;
- examinarea datelor referitoare la asociere n cazul unei oferte.

concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaiile de
atribuire.

CONSTATRI:
Din analiza Listei de control nr. 11.6.2. s-a constatat c la nivelul entitii existena
unor diferene ntre clauzele din contractele de achiziie public i solicitrile din
documentaia de atribuire a contractelor.

CONCLUZII:

195

FOAIE DE LUCRU
nr. 11.6.2.

Obiectivul nr. XI:
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionului n vederea testrii modului de atribuire a contractelor de achiziie
public a fost constituit astfel:
public nr. 4 i va cuprinde urmtoarele contracte de achiziie public:
Contractul de achiziie public nr. 4, Contractul de achiziie public nr. 14,
Contractul de achiziie public nr. 24, aa cum sunt prevzute n Programul
anual al achiziiilor publice.
- eantionul astfel constituit va fi verificat integral.
n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 11.6.2. privind
Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaia
de atribuire a contractelor, n care se vor concretiza rezultatele testrii.


196

LISTA DE CONTROL
nr. 11.6.2.

privind

Analiza concordanei datelor din contractelor de achiziie public cu cele din documentaia de atribuire a contractelor

Nr.
crt.
Elemente testate

Elemente
eantionate
Compararea datelor
din Fia de date a
achiziie/ Caietul de
sarcini cu cele din
Contractul de
achiziie public
Compararea datelor
din Propunerea
financiar cu cele din
Contractul de
achiziie public
Compararea
datelor din
Propunerea
tehnic cu cele
din contractul de
achiziie public
Examinarea
clauzelor
referitoare la
sub
contractani
dac este
cazul
Examinarea
datelor referitoare
la asociere n
cazul unei oferte
depuse n comun
de mai muli
ofertani, dac
este cazul
1. Contract de achiziie
public nr. 4

X X X X X
public nr. 14

X X X X X
public nr. 24

FIAP FIAP X X X

197
ENTITATEA PUBLIC


Perioada auditat: 01.01-31.12.2008

PROBLEMA:
Neconcordana dintre prevederile din Contractul de achiziie public i cele din Fia
de date a achiziiei.

CONSTATARE:
Contractele de achiziie public sunt ntocmite n cadrul Serviciului Achiziii publice,
pe baza Raportului procedurii de atribuire a contractului de achiziie public.
Echipa de auditori interni a constatat existena unor diferene ntre clauzele din
Contractul de achiziie public i solicitrile din Fia de date a achiziiei. De exemplu, n
cazul Contractului de lucrri nr.4/22.03.2008 privind execuia de lucrri mpdurire n
perimetru localitii XXX, atribuit S.C. Foresta SRL, la art.5 pct.2 este stipulat o clauz
privind modificarea valorii contratului de achiziie, fiind prezentat inclusiv formula de
modificare a tarifului. Aceste informaii nefiind solicitate n Fia de date a achiziiei nu au
fost prezentate n Oferta financiar elaborat i prezentat de prestator cu ocazia
desfurrii procedurii de achiziie public.
n acest fel nu se respect prevederile art. 33 din Ordonana de urgen a Guvernului
nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune
de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.

CAUZE:
- Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate.
- Elaborarea Fiei de date achiziiei de ctre o persoan fr pregtire
corespunztoare.
- Interpretarea superficial a legislaiei referitoarea la atribuirea contractelor de
achiziie public.
- Neefectuarea controlului intern ierarhic privind corectitudinea elaborrii
documentaiei de atribuire.

CONSECINE:
- Nerespectarea principiului transparenei n atribuirea contractelor de achiziii publice.
- Descalificarea incorect a ofertanilor care au prezentat oferte financiare cu tarife
mai mari.
- Posibilitatea contestrii i anulrii procedurii privind atribuirea contractului de
achiziie public.
- Posibilitatea apariiei unor cheltuieli cu daunele morale.

198
RECOMANDRI:
- Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind atribuirea contractelor
de achiziie public; stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea
sistematic a procedurilor.
- Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile
disfuncionalitii constatate i remedierea deficienelor.
- Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul
compartimentului.

Data:

199
ENTITATEA PUBLICA

TESTUL NR. 11.6.3.


OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice.
Populaia este reprezentata de documentele care stau la baza ncheierii contractelor de
achiziii publice in anul 2008.
Eantionul va fi constituit din dosarele celor 24 achiziii publice, prevzute in Program,
respectiv 100%. Procedam astfel, deoarece innd cont de importana obiectivului am
considerat necesar testarea ntregii populaii pentru obinerea unor rezultate
concludente.
Testarea a urmrit analiza conformitii ncheierii contractelor de achiziii publice pe
baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 11 poziia 11.6., literele o-r, si anume:
Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice:
o) contractul s-a ncheiat in perioada de valabilitate a ofertelor;
p) existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente:
- caietul de sarcini
- propunerea tehnica i propunerea financiara
- graficul de ndeplinire a contractului
- graficul de pli
r) existenta, ca parte integranta a contractului si a informaiilor/clauzelor privind
modul de actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor;

Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 11.6.3. pentru Analiza
ncheierii contractelor de achiziii publice.

CONSTATARI:
Pe baza testrii efectuate si a listei de control echipa de audit a constatat
nerespectarea clauzelor existente la contractul de achiziie public privind modul de
actualizare si/sau revizuire a preturilor contractelor.
n mod surprinztor, la contract se mai ncheie un act adiional cu acelai numr i
data, dar cu coninut diferit n ceea ce privete preul, rezultnd un prejudiciu adus entitii.

CONCLUZII:
In baza acestui test s-a elaborat att Fia de identificare i analiza a problemei (FIAP
nr. 11.6.3.) cat si Formular de Constatare si Raportare a Iregularitilor (FCRI nr. 11.6.3.).

Data,
200

privind Analiza ncheierii contractelor de achiziii publice

Dosarele achiziiilor
publice
Elemente
testate
Dosar
1

Dosar
2

Dosar
3

Dosar
4

Dosar
5

Dosar
6
Dosar
7
Dosar
8
Dosar
9

Dosar
10
- contractul s-a ncheiat
n perioada de
valabilitate a ofertelor
X X X X X X X X X X
- existena, ca parte integrant a contractului, cel puin a urmtoarelor documente:
caietul de sarcini X X X X X X X X X X
propunerea
tehnica i
propunerea
financiara
X X X X X X X X X X
graficul de
ndeplinire a
contractului
X X X X X X X X X X
graficul de pli X X X X X X X X X X
- existena
informaiilor/clauzelor
privind modul de
actualizare i/sau
revizuire a preturilor
contractelor
X X X X X X X
FIAP
FCRI
X X
201
ENTITATEA PUBLICA



PROBLEMA:
nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziii
publice.

CONSTATARE:
Din analiza Dosarului de achiziie publica nr. 8 s-a constatat:

- La contractul de servicii, atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC ECOLOGIA
SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea i/sau revizuirea valorii prestaiei de
evacuare i depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioad de valabilitate a
contractului, 2006-2008, respectiv creterea anual a tarifului pe mc cu 5% (tariful de
pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi menajer, fr TVA).
In anul 2007, societatea prestatoare nainteaz autoritii contractante un
memoriu justificativ, n urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fr
TVA, ncepnd cu ianuarie 2008.
Tot in 2007 se nregistreaz pe adresa autoritii contractante un act adiional
prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare i depozitare a gunoiului menajer
s fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a fost gsit
semnat doar de prestator.
Corespunztor clauzelor contractuale, pentru anul 2008, al treilea an din
perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia s fie de 8,8 lei/mc gunoi menajer,
fr TVA.
De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu
acelai numr i dat, dar cu coninut diferit n ceea ce privete tariful pentru anul 2008,
respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA.
In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificat prin clauzele contractuale
a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA.

- Din verificarea efectuat de ctre echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat c
n anul 2008, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc. Pentru
majoritatea instituiilor publice s-a practicat tariful maxim.

CAUZA
- Inexistena procedurii scrise privitor la ncheierea contractului de achiziie public i
derularea ulterioar a contractelor ce depesc perioada unui an.
- Necunoaterea temeinic a prevederilor legale in ceea ce privete ncheierea
contractului de achiziie publica i derularea ulterioar a contractelor ce depesc
perioada unui an.
- Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunztoare a vizei controlului financiar
preventiv propriu i delegat.
202

CONSECINTE:
- Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire
adecvate. Spre exemplu n situaia de mai sus autoritatea contractanta a pltit in plus in
anul 2008 suma de 4.500 lei noi.

RECOMANDARE:
- ntocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica
respectarea prevederilor contractuale.
- Elaborarea unei proceduri scrise i formalizate n ceea ce privete ncheierea
contractului de achiziie public i derularea ulterioar a contractelor ce depesc
perioada unui an.
- Asigurarea responsabilitilor prevzute in proceduri prin fiele posturilor.
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul Serviciului Achiziii
Publice i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.

Data:

203

ENTITATEA PUBLICA

FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR
nr. 11.6.3.

Ctre: domnul NICOLESCU Mircea, conductorul structurii de audit intern

CONSTATARE
In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul
Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul achiziiei
publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele:

- La contractul de servicii atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC ECOLOGIA
SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea si/sau revizuirea valorii prestaiei de
evacuare si depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga perioada de valabilitate a
contractului, 2006-2008, respectiv creterea anuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de
pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi menajer, fara TVA).
memoriu justificativ, in urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fara
prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer
sa fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a fost gsit
semnat doar de prestator.
perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia sa fie de 8,8 lei/mc gunoi menajer,
fr TVA.
De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional cu
acelai numr si data, dar cu coninut diferit in ceea ce privete tariful pentru anul 2008,
respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA.
In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificata prin clauzele contractuale
a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA.

Datorita acestor iregulariti, autoritatea contractanta a pltit in plus in anul 2008
suma de 4.500 lei noi.

Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a constatat ca, in
anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei mc, iar pentru
majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul
contractanilor.

204

ACTE NORMATIVE INCALCATE:
OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile
ulterioare .
HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de urgen
a Guvernului nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile
ulterioare .

RECOMANDARE:
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem
recuperarea sumei de 4.500 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. In eventualitatea in care suma
nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ si
Patrimoniu va stabili, in vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea
contractului care, dei aveau cunotina de prima form a contractului, au naintat, spre
aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr si data, dar cu
tarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru aceasta
activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul.
De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri scrise si formalizate si
stabilirea unui responsabil de procedura.

ANEXE:
- copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer;
- copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta;
- copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.

Data:
Auditor, Supervizor:

205


Obiectivul 12.

DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE

Nr.
crt.

DA NU OBS.
12.1. Examinarea procedurilor specifice privind derularea i
administrarea contractelor de achiziii publice
- -
specifice
- -
a) existenta unui sistem de proceduri specifice - -
competente
- -
c) stabilirea modelelor de formulare - -
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor - -
e) oferirea unor exemple n acest sens - -
f) cuprinderea modalitilor de actualizare a procedurilor - -
cheie ale activitilor/operaiilor
- -


cele din procedura specifica i evaluarea completitudinii
prelurii acestora
- -
responsabilii cu realizarea activitilor
- -
12.4. Aprecierea calitii procedurilor specifice: - -
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -

12.5. Analiza garaniilor de bun execuie
a) examinarea existenei clauzelor contractuale
referitoare la garania de bun execuie
X
b) examinarea constituirii garaniei de bun execuie n
termenele stabilite prin contract
X
c) urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n
cuantumul stabilit prin contract
X
d) verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra
garaniei de bun execuie
X

e) examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup
finalizarea contractelor
X

TEST
nr. 12.5.1.
Foaie de lucru
nr. 12.5.1.
Lista de control
nr. 12.5.1.
FIAP
nr. 12.5.1.
206
12.6. Analiza finalizrii contractului
12.6.1.Verificarea dosarului de urmrire a derulrii
contractului de achiziie public ncheiat:

a) verificarea existenei devizului de lucrri si
conformitatea lui cu condiiile contractuale
X
b) verificarea existentei situaiilor de lucrri periodice
naintea fiecrei trane de plat
X
c) existena adendum-urilor la contract i conformitatea
cu prevederile contractuale
X
d) verificarea existenei certificatelor de calitate pentru
bunuri i materiale
X
e) verificarea existenei Proceselor-verbale de atestare a
calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor, conform
normativelor prevzute n contract
X
12.6.2. Constatarea minusurilor i plusurilor la recepie:
a) existena notelor de recepie semnate de comisia de
recepie fr rezerve
X
b) pentru note de recepie cu rezerve, verificarea
Proceselor-verbale de soluionare a minusurilor si/sau
plusurilor constatate
X
12.6.3. Certificarea i verificarea facturilor:
a) existenta si conformitatea articolelor din facturi cu cele
din devize si condiiile contractuale
X
b) valoarea facturii este materializata si susinuta de
Procesul-verbal de recepie
X
c) existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele
din eventualele acte adiionale la contract
X
d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele
de plat
X

e) verificarea ncadrrii sumelor din facturi n plafoanele
prevzute n contract
X

Interviu nr.
12.6.1.

12.7. Analiza dosarelor achiziiilor publice (constituire i pstrare)
a) verificarea existenei dosarelor achiziii lor publice X
b) existena numerotrii, nuruirii i semnrii procesului
de predare-primire a dosarelor arhivate i a opisului;
X
c) dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp
suficient de la data finalizrii contractului
X
d) dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei
autoriti publice interesate, spre consultare
X
e) verificarea coninutului dosarului achiziiei publice,
cuprins n opis, care s cuprind cel puin:
X
- Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva,
a contractului de achiziie public
X
- Anunul i/sau invitaia de participare, dup caz X
- Documentaia de atribuire, inclusiv clarificrile
solicitate i rspunsurile aferente transmise de
autoritatea contractant;
X

- Decizie de numire a comisiei de evaluare X

TEST
nr. 12.7.1.

Lista de control
nr. 12.7.1.

FIAP
nr. 12.7.1.

207
- Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii
ofertelor
X
- Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul
aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de
achiziie public
X
- Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile
corective adoptate de autoritatea contractanta i
comunicate, precum i hotrrile comisiilor de
conciliere i, respectiv, hotrrile judectoreti
irevocabile
X
- Copia contractului de achiziie public X
- Anunul de atribuire a contractului de achiziie
public
X
f) dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii
corespunztoare
X

Data:
Supervizor:
Auditori interni: Petrescu Aurel
Bcescu Ana

208

ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 12.5.1


OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public

OBIECTIVUL TESTULUI: Garania de bun execuie

Populaia pentru efectuarea testului este format din contractele de achiziie public
aferente perioadei auditate, ntocmite i administrate de entitate, n numr de 24.
Eantionul este constituit dintr-un procent de 25%, din populaie, respectiv 6 contracte
de achiziie public, alese aleatoriu, conform Foii de lucru.
Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea constituirii i gestionrii
garaniei de bun execuie aferent contractelor de achiziie public pe baza Listei de
verificare nr. 12 poz. 12.5. i anume:
- examinarea existenei clauzelor contractuale referitoare la garania de bun
execuie;
- examinarea constituirii garaniei de bun execuie n temenele stabilite prin contract;
- urmrirea constituirii garaniei de bun execuie n cuantumul stabilit prin contract;
- verificarea posibilitilor de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie;
- examinarea restituirii garaniei de bun execuie dup finalizarea contractelor

Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 12.5.1. privind
constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie.

CONSTATRI:
Pe baza testrii i Listei de control nr. 12.5.1. s-a constatat :
- garania de bun execuie nu este constituit n cuantumul prevzut n contract;
- nerestituirea garaniei de buna execuie dup expirarea perioade de garanie
stabilit pin contract;
- entitatea public nu are un control asupra garaniei de bun execuie constituit
conform prevederilor contractuale .

CONCLUZII:

Data: Auditor intern,

209

FOAIE DE LUCRU
nr. 12.5.1.

Obiectivul XII:
DERULAREA I ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIIE PUBLIC

Eantionul n vederea testrii modului de constituire i gestionare a garanei de
bun execuie a fost constituit astfel:
public nr. 1 i va cuprinde urmtoarele contracte de achiziie public:
Contractul de achiziie public nr. 17, Contractul de achiziie public nr. 21.
- eantionul astfel constituit va fi verificat integral;
- n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 12.5.1. privind
Constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie, n care se vor concretiza
rezultatele testrii.


210

privind
constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie

Nr.
crt.
Elemente testate

Elemente
eantionate
Examinarea
existenei clauzelor
contractuale
referitoare la
garania de bun
execuie
Examinarea
constituirii
garaniei de
bun execuie
n termenele
stabilite prin
contract
Urmrirea constituirii
garaniei de bun
execuie n cuantumul
stabilit prin contract
Verificarea
posibilitilor de a
emite pretenii
asupra garaniei de
bun execuie
Examinarea
restituirii
garaniei de
bun execuie
dup finalizarea
contractelor
nr.1
X X X X X
nr.5
X X FIAP X X
nr.9
X X X X FIAP
nr.13
X X X X X
nr.17
X X X FIAP X
nr.21
X X X X X

Data: Auditor intern, n prezena
211
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern



PROBLEMA:
Constituirea i gestionarea garaniei de bun execuie se realizeaz fr
respectarea cadrului normativ.

CONSTATARE:
Echipa de auditori pe baza analizei modului de constituire i administrare a
garaniei de bun execuie a constatat:
- neconstituirea garaniei de buna execuie n cuantum de 10% din valoarea
Contractului de servicii nr.2345 din data de 21 aprilie 2008, atribuit SC Foresta SRL. La
data efecturii misiunii de audit garania de buna execuie era constituit n cuantum de
2% din valoarea contractului de achiziie, prin transformarea garaniei de participare la
licitaie n garanie de bun execuie.
- n evidena contabil a entitii, SC Flori SRL figureaz cu un debit de 200.000
lei, reprezentnd contravaloarea Contractului de lucrri nr. 10 din data de 21 mai 2004,
sum care nu a fost restituit dup expirarea perioadei de garanie.
- garania de buna execuie aferent contractului de furnizare de produse nr. 20
din 16 februarie 2008 atribuit SC Data SRL, a fost constituit n cuantumul stabilit prin
contract, respectiv 6% din valoarea contractului, sub forma de depozit bancar deschis pe
numele societii furnizoare la Banc. Acest cont deschis pe numele SC Data SRL
permite utilizarea sumelor de ctre titularul contului, fr ca Banca s solicite acordul
prealabil al autoritii contractante.

CAUZE:
Inexistena unor proceduri scrise i formalizate.
Lipsa unui personal specializat care s aib ca sarcin de serviciu urmrirea
constituirii i restituirii garaniei de buna execuiei.
Necunoaterea adecvat a sistemului de decontare interbancar de ctre personalul
entitii a avut ca rezultat posibilitatea utilizrii de ctre furnizor a sumelor constituite
garanie de bun execuie.
Lipsa unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a creditorilor din
cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i personalul Serviciului Achiziii
publice.

212
CONSECINE:
Lipsa unei garanii referitoare la ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioadele
convenite a contractelor de achiziii atribuite.
Existena riscului apariiei unei datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere.

RECOMANDRI:
Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind constituirea i administrarea
garaniei de bun execuie.
Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem.
Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru
personalul implicat n aceste activiti.
Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul entitii, privind
necesitile de informare n domeniul achiziiilor publice i a sistemului de decontare
bancar.
Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii,
astfel nct s permit o circulai rapid a informaiilor, fr nicio distorsionare a
coninutului acestora.
Analiza tuturor contractelor de achiziii atribuite de entitate n perioada auditat, n
scopul identificrii cazurilor n care constituirea i gestionarea garaniei de bun
execuie s-a fcut fr respectarea cadrului normativ i remedierea deficienelor.

Data:


213
ENTITATEA PUBLICA

INTERVIU nr. 12.6.1.
privind
administrarea contractelor de achiziii publice
adresat
domnului Victor UNGUREANU, salariat in cadrul Serviciului Achiziii Publice


Nr.
crt.
Intrebri

Rspunsuri
1. Cum este asigurata
administrarea contractelor de
achiziii publice, ulterior
ncheierii acestora ?

Urmrirea derulrii unui contract de achiziie
public, ulterior ncheierii lui, se face de ctre un
salariat responsabil cu urmrirea respectrii
clauzelor contractuale, respectiv eful echipei care
a contribuit la desfurarea ntregii proceduri pentru
atribuire a acestui contract.
Completez cu faptul c funcie de specificul
contractului, responsabilul are pregtirea
profesional corespunztoare.

2. Cum urmrii corectitudinea
etapelor de decontare?
Verificarea corectitudinii decontrii presupune mai
multe etape, funcie i de specificul contractului de
achiziie public, dintre care enumr :
verificarea existentei devizului de lucrri si
conformitatea lui cu condiiile contractuale;
verificarea existenei situaiilor de lucrri periodice
naintea fiecrei trane de plat;
existena adendum-urilor la contract i
conformitatea cu prevederile contractuale;
verificarea existenei certificatelor de calitate pentru
bunuri si materiale;
verificarea existentei Proceselor-verbale de atestare
a calitii executrii lucrrilor/prestrii serviciilor,
conform normativelor prevzute in contract.

3. Se face recepia obiectului
contractului de achiziie
publica ?

Da, i se finalizeaz prin ntocmirea Notelor de recepie
semnate de comisia de recepie fr rezerve.

214
4. Cum procedai n cazul
Notelor de recepie cu
rezerve ?

Se soluioneaz eventualele minusuri sau plusuri
constatate la recepie, conform prevederilor
contractuale, se ncheie un Proces-verbal de
soluionare a minusurilor si/sau plusurilor constatate.
5.
Ce presupune plile
intermediare la contract?
Se verific existena si conformitatea articolelor din
facturi cu cele din devize i condiiile contractuale,
existena i conformitatea articolelor din facturi cu cele
din eventualele acte adiionale la contract.

6. Cum verificai conformitatea
facturilor?

Valoarea facturii este materializata i susinut de
Procesul-verbal de recepie.

7. In baza cror acte sunt
ntocmite ordinele de plata in
derularea contractului?

Fiecare ordin de plata are in spate o factur, care
presupune o sum identic cu cea trecut ulterior in
ordin.

8. Verificai nedepirea valorii
contractului?

Da, se verific ncadrarea sumelor din facturi in
plafoanele prevzute in contract. In caz de depire, se
corecteaz eventualele erori de calcul sau se cer
justificri suplimentare celui care a emis factura.

9. Mai avei ceva de adugat
referitor la acest subiect?

Nu.

Data: Auditori interni, Intervievat,
Bcescu Ana Victor Ungureanu

Nota:
Informaiile primite in cadrul interviului vor fi cuprinse in Raportul de audit intern.
Pe baza rspunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.

215
ENTITATEA PUBLIC

TESTUL NR. 12.7.1.


OBIECTUL TESTULUI: Derularea i administrarea contractului de achiziie public
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziii lor publice.

Populaia pentru efectuarea testului a fost reprezentata de totalitatea dosarelor
achiziiilor publice atribuite.
Eantionul va fi constituit din dosarele celor 24 achiziii publice, prevzute n
Program, respectiv 100%, deoarece numrul achiziiilor n 2008 este rezonabil i n
acelai timp ne va conduce la obinerea unor rezultante concludente.
Testarea a urmrit analiza constituirii i coninutului dosarelor achiziiilor publice pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12.7.1., poz 12.7., literele a,b,c,f, i
anume:

- Analiza dosarelor achiziii lor publice:
verificarea existenei dosarelor achiziiilor publice;
existena numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire
a dosarelor arhivate i a opisului;
verificarea coninutului dosarului achiziiei publice, cuprins n opis, care
va cuprinde cel puin:
1. Nota privind determinarea valorii estimative, fr tva, a contractului de
achiziie public.
2. Anunul si/sau invitaia de participare, dup caz.
3. Documentaia de atribuire, inclusiv clarificrile solicitate i
rspunsurile aferente transmise de autoritatea contractant.
4. Decizia de numire a comisiei de evaluare.
5. Procesul-verbal ntocmit cu ocazia deschiderii ofertelor.
6. Hotrrea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicrii
procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public.
7. Contestaiile primite, rezoluiile i, dup caz, msurile corective
adoptate de autoritatea contractant i comunicate, precum i
hotrrile comisiilor de conciliere i, respectiv, hotrrile
judectoreti irevocabile.
8. Copia contractului de achiziie public.
9. Anunul de atribuire a contractului de achiziie public.
dosarul achiziiei publice se pstreaz un timp suficient de la data
finalizrii contractului
216
dosarul achiziiei publice este pus la dispoziia oricrei autoriti publice
interesate, spre consultare
dosarul achiziiei publice este pstrat n locaii/condiii corespunztoare
dosarelor achiziiilor publice.

CONSTATRI:
n urma verificrii i pe baza listei de control ntocmite s-a constatat:
unele dosare sunt incomplete. deoarece:
- in dosarele achiziiilor 2, 3 i 17 nu exista Notele privind determinarea valorii
estimative, fr tva, a contractului de achiziie public ;
- in dosarul achiziiei 4 nu exist Documentaia de atribuire, inclusiv
clarificrile solicitate i rspunsurile aferente transmise de autoritatea
contractant;
- in dosarul achiziiei 28 nu exist Decizia de numire a comisiei de evaluare;
- in dosarele achiziiilor 17 i 24 nu exist copii ale contractelor de achiziii
publice.
Spaiul afectat pentru arhivare este necorespunztor nevoilor de arhivare a dosarelor
Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice, s-a
constatat c acestea sunt deteriorate, dei au termen de pstrare cel puin 5 de ani
dup ncheierea contractelor.

CONCLUZII:

Data,

217
privind analiza dosarelor achiziii lor publice

Coninutul dosarului achiziiei publice, cuprins
n opis,
trebuie s cuprind, cel puin:

Elemente
testate

Dosarele
achiziiilor
publice

Existena
dosarelor
achiziiilor
publice
Existena
numerotri,
nuruirii i
semnrii
procesului
de predare-
primire a
dosarelor
arhivate i
a opisului
Dosarul
achiziiei
publice se
pstreaz un
timp
suficient de
la data
finalizrii
contractului
Dosarul
achiziiei
publice
este pus la
dispoziia
oricrei
autoriti
publice
interesate,
spre
consultare
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Dosarul
achiziiei
publice este
pstrat n
locaii/
condiii
corespunz-
toare
Dosarul
achiziiei
publice nr. 1
X
X X X X X X X X X X X X X
Dosarul
achiziiei
publice nr. 2
X X X X
F
X X X X X X X X X
Dosarul
achiziiei
publice nr. 3
X X X X
F
X X X X X X X X X
Dosarul
achiziiei
publice nr. 4
X X X X X X
F
X X X X X X
X
Dosarul
achiziiei
publice nr. 5
X
X FIAP X
X X
X
X X X X X X
FIAP
..
. . ..
Dosarul
achiziiei
publice nr. 15

X X X X
X X X X X X X X X X
218
Coninutul dosarului achiziiei publice, cuprins
n opis,
trebuie s cuprind, cel puin:

Elemente
testate

Dosarele
achiziiilor
publice

Existena
dosarelor
achiziiilor
publice
Existena
numerotri,
nuruirii i
semnrii
procesului
de predare-
primire a
dosarelor
arhivate i
a opisului
Dosarul
achiziiei
publice se
pstreaz un
timp
suficient de
la data
finalizrii
contractului
Dosarul
achiziiei
publice
este pus la
dispoziia
oricrei
autoriti
publice
interesate,
spre
consultare
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Dosarul
achiziiei
publice este
pstrat n
locaii/
condiii
corespunz-
toare
Dosarul
achiziiei
publice nr. 16
X X X X X X X X X X X X X X
Dosarul
achiziiei
publice nr. 17
X X X X F X X X X F X X
..
.. .. ..
Dosarul
achiziiei
publice nr. 24
X X X X X X X F X X X F X X

219
ENTITATEA PUBLIC

FISA DE IDENTIFICARE i ANALIZA A PROBLEMEI NR. 12.7.1.


PROBLEMA:
Nentocmirea complet a dosarelor achiziii lor publice pentru toate contractele
ncheiate i pstrarea n condiii necorespunztoare a acestora.

CONSTATARE:
Din analiza echipei de auditori interni au reieit o serie de nereguli.
Existena de dosare care conin originalele contractelor de achiziii publice care n
mod normal ar trebui s se regseasc la Direcia Buget i Contabilitate;
Unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin documente prevzute de cadrul
normativ, respectiv:
- notele privind determinarea valorii estimate a achiziiei, fr tva;
- Documentaia de atribuire;
- Decizia de numire a comisiei de evaluare;
- copiile contractelor de achiziii.
Din analiza respectrii modului de pstrare a dosarelor achiziiilor publice s-a
constatat c nu se poate rspunde la cererea doamnei Ionescu Laura, nregistrat
sub nr. 1852/18.04.2007, prin care solicit o copie a dosarului unei achiziii publice
ncheiate n anul 2005, contract n derulare, deoarece dosarul este deja deteriorat,
dei are termen de pstrare de 5 de ani dup ncheierea contractului.
Lipsa la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea dosarelor
achiziiilor publice, n conformitate cu prevederile legale n vigoare.

CAUZA
- Efectuarea parial a ndosarierii documentelor aferente desfurrii procedurilor
de atribuire a contractelor de achiziie, aceasta fiind considerat de ctre eful
serviciului ca o operaiune neimportant.
- Inexistena unui responsabil cu activitatea de ndosariere care s aib atribuiile
stabilite prin fia postului.
- Pn la data acestei misiuni ntocmirea dosarelor achiziii lor publice s-a realizat
prin rotaie de salariaii Serviciului Achiziii Publice, fr a se efectua verificarea
ulterioara a integralitii coninutului dosarelor;
- Inexistena procedurii specifice privind constituirea, arhivarea i pstrarea
dosarelor achiziiilor publice.

220
CONSECINE:
- Dificultate n gsirea unor documente datorit dosarelor incomplete;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
- Imposibilitatea urmririi respectrii procedurilor de achiziie public, fapt care
conduce la nerespectarea cadrului legal n domeniu, fr a putea constata i/sau
preveni asemenea situaii.
- n situaia necesitii de a consulta dosarelor achiziiilor publice acestea nu pot fi
accesate.
- Entitatea se afl n imposibilitatea eliberrii unor documente solicitate.

RECOMANDARE:
- Elaborarea procedurii specifice scrise i formalizate pentru ntocmirea dosarelor
achiziiilor publice, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i
utilizare a dosarelor arhivate.
- Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului achiziii Publice, prin
completarea fisei postului, care va avea atribuii i competente pentru
constituirea dosarelor achiziiilor publice.
- Coroborarea atribuiilor stabilite prin proceduri cu cele din fiele posturilor.
- Pstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziie ncheiate, cu
specificarea conform cu originalul.
- Reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu
documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani.
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a
dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.
- Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate
i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora.

Data:


221
ENTITATEA PUBLICA

NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Exist
Constatarea Document justificativ
DA NU
La nivelul Serviciului Achiziii
Publice sistemul de control intern
este in subordinea conductorului
acestei structuri.
Activitile de control intern nu sunt
formalizate, sub forma unor
proceduri scrise detaliate.
Inexistena unui plan de pregtire
profesional la nivelul serviciului
Nu exist manuale i ghiduri
practice de aplicare a cadrului
normativ
Inexistena unui sistem de
identificare, evaluare i
management al riscurilor la nivelul
serviciului.

- ROF-ul Direciei

- cadrul normativ n vigoare

- Plan de pregtire
profesional
- manuale, ghiduri practice

- Registrul riscurilor

X

X

X
X

X
Nerespectarea i lipsa parial a
unei proceduri adecvate privind
sistemul informatic al achiziiilor
publice

- program anti-virus
- parol unic de acces
X
X
Nu exista o persoana nominalizata
cu responsabilitatea fundamentrii,
ntocmirii si actualizrii Programului;
Nu toate compartimentele
funcionale au transmis referate de
necesitate.
nscrierea in Program a unor
achiziii cuprinse in referate
neaprobate si nefundamentate.

- fiele posturilor din cadrul

- Programul de achiziii
publice pentru anul 2008

- referatele de necesitate

X

X

X

222
Exist
DA NU
Nerespectarea cadrului normativ in
ceea ce privete alegerea
procedurii de atribuire a contractelor
de achiziie publica.

- Programul de achiziii
publice pentru anul 2008

X
Nesemnarea declaraiilor de
confidenialitate i imparialitate de
toi membrii comisiilor de evaluare.
Semnarea declaraiilor de
confidenialitate si imparialitate
dup deschiderea ofertelor.
Incompatibilitate ntre CV-urile
membrilor juriului i specializrile
solicitate candidailor la concursul
de soluii.

- declaraiile de
confidenialitate i
imparialitate aferente
fiecrei comisii de evaluare
- interviuri

- not de relaii
- interviu
- CV membrii juriului
X

X

X
X
X

Neconformitatea Documentaiei de
atribuire
Rspunsul la solicitarea de
clarificri la Documentaia de
atribuire s-a transmis numai
solicitantului.

- Documentaia de atribuire

- rspunsurile la adresele de
solicitare clarificri

X

X
Data indicat n anunul de
participare nu a coincis cu data
deschiderii propriu-zise a ofertelor.

- anunurile de participare
- procesele-verbale ale
ofertelor.

X
X

nclcri ale cadrului normativ
privind deschiderea i calificarea
ofertelor
- procesele-verbale ale
ofertelor
- documente de depunere a
garaniilor de participare

X

X
Calcule eronate pentru stabilirea
- Documentaia de atribuire
pentru achiziiile analizate
- Ofertele depuse
- Rapoartele ntocmite
pentru atribuirea
contractelor

X

X
X

223
Exist
DA NU
Nerespectarea numrului
candidailor nscrii pentru
preselectare ntr-un dialog
competitiv

- Dosarul achiziiei publice X
nclcri ale cadrului normativ
privind atribuirea prin negociere

- Contractele de negociere X
Sistemul de prezentare al invitaiilor
de participare la licitaii
- invitaiile de participare
existente in dosarele
achiziiilor publice

X
Contractele de achiziii publice nu
respect condiiile de conformitate

Neactualizarea/nerevizuirea
preurilor din contractele de achiziii
publice

- contractele de achiziii
publice
- fiele de date ale
achiziiilor publice
- dosarul de achiziie nr. 8
X

X

nclcarea cadrului normativ privind
constituirea i gestionarea garaniei
de bun execuie

- contractele de achiziii
publice

X
Dosarele achiziiilor publice
incomplete sau greit alctuite.

- dosarele achiziiilor publice

X

Auditori interni,
Comnescu Cristian
Bcescu Ana
224

ENTITATEA PUBLICA
Serviciul de Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

ntocmit: Comnescu Cristian Data:

Lista participanilor:
Numele
Funcia/ Direcia/
Serviciul
Nr.
telefon
E-mail Semntura
Tnase Dumitru Director Ec.
Popescu Laureniu Director Adm. Patr.
Radu Nicolae Sef serv. Achiziii Publice
Nicolescu Mircea Director Audit Intern
Petrescu Aurel Sef serv. Audit Intern
Comnescu Cristian Auditor intern
Bcescu Ana Auditor intern

Stenograma edinei:
Prezentarea obiectivelor auditate si constatrilor pentru fiecare obiect auditat; a fost
discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitii, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
In cadrul edinei de nchidere structura auditat si-a nsuit in totalitate constatrile
si recomandrile formulate de echipa de auditori.
In consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final
care va fi pregtit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit
intern va fi nsoit de o SINTEZA care va conine concluziile echipei de auditori
interni cu prezentarea principalelor recomandri si opinia general a acesteia.
Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i calendarul
implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile
cu implementare acestora, pe care l vor discuta cu echipa de auditori.

225

ENTITATEA PUBLICA

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA ADMINISTRATIV SI PATRIMONIU
SERVICIUL ACHIZITII PUBLICE

MISIUNEA DE AUDIT INTERN
ACTIVITATEA DE ACHIZIII PUBLICE

BUCURESTI

226
I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din :
Comnescu Cristian - auditor intern, coordonator al misiunii;
Bcescu Ana - auditor intern.
Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al entitii publice.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. /2009.

Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2009, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile si completrile
ulterioare;
- OMFP nr. 38/2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile si completrile ulterioare;
- Ordinul prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul
entitii publice.

Durata aciunii de auditare 01.02 - 31.03.2009.

Perioada supus auditrii 01.01.-31.12.2008.

Scopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de achiziii publice de la
nivelul entitii in ceea ce privete respectarea condiiilor de legalitate, economicitate,
eficacitate, de a aduga valoare prin formularea recomandrilor, iar in cazul identificrii
unor iregulariti, de a se corecta.

Obiectivele misiunii de audit intern:

Organizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

B. Derularea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice:
7. Licitaie deschis
8. Licitaie restrns
10. Negociere

Obiective generale finale
227
Tipul de auditare Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate
privind respectarea principiilor, regulilor metodologice si procedurale in ceea ce privete
activitatea de achiziii publice.

Principalele tehnici si instrumente de audit utilizate:
interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea
activitilor;
testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
eantionarea pentru analiza ntocmirii documentelor i efectuarea plilor;
observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de
ntocmire i emitere a documentelor;
liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc
fiecare domeniu auditabil;
liste de control;
chestionare;
FIAP-uri ntocmite pentru fiecare disfuncionalitate constatat;
FCRI-uri ntocmite in cazul in care se constata existenta sau posibilitatea
producerii unor iregulariti.

Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Achiziii Publice -
verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru
anul 2004:
- Programul de achiziii publice ntocmit i aprobat;
- ROF-ul si fiele posturilor;
- legislaia in vigoare privind achiziiile publice;
- contractele de achiziii publice ncheiate i documentaia aferent care a stat
la baza ntocmirii lor;
- rapoartele de audit anterioare;
- rapoartele altor structuri de control sau audit.

Materiale ntocmite pe timpul auditrii au fost ntocmite urmtoarele materiale:
- teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- liste de verificare pe obiective (LV);
- documente de lucru;
- tabel Puncte tari i puncte slabe,
- Tematica in detaliu;
- Programul de audit, Programul interveniei la faa locului;
- Chestionarul de control intern;
- raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

228
Organizarea Serviciului Achiziii Publice
n Serviciul Achiziii Publice din cadrul Direciei Administrative i Patrimoniu, a
funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 12 salariai, din care un post de
conducere - ef de serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului au fost conforme
organigramei i Regulamentului de organizare i funcionare.
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fiele posturilor prin care sunt stabilite relaiile
ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu.

Activiti desfurate n cadrul Serviciului Achiziii Publice
- elaborarea Programului anual de achiziii publice pe baza necesitilor
i prioritilor entitii publice;
- elaborarea documentaiilor de atribuire;
- ndeplinirea obligaiilor referitoare la publicitate;
- efectuarea licitaiilor;
- ncheierea contractelor de achiziie;
- urmrirea executrii contractelor de achiziii;
- constituirea i pstrarea dosarelor achiziiilor publice.

Echipa de auditori interni pentru realizarea derulrii etapelor specifice misiunii de
audit intern a avut in vedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea
funcionalitii sistemului de control intern care se desfoar in cadrul Serviciului
Achiziii Publice, Direcia Administrativ si Patrimoniu, in baza ROF-ului entitii.

229

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI

Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza tematicii n detaliu a
obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit i a Programului de intervenie la
faa locului, a constatrilor efectuate n procedurile de colectare a dovezilor, din timpul
interveniei pe teren, i s-au materializat n elaborarea de FIAP-uri i FCRI-uri.
Activitatea de auditare privind achiziiile publice a nceput de la organizarea
Serviciului Achiziii Publice, respectiv existena procedurilor operaionale, resursele
umane de care dispune, existena i gradul de actualizare a Registrului riscurilor
aferente aceste activiti.
innd cont de importana i volumul activitii de achiziii publice se impune un
puternic aport electronic la susinerea acesteia i n consecin s-a accentuat analiza
crerii, actualizrii i ntreinerii bazei proprii de date, precum i pregtirea i
responsabilizarea personalul n utilizarea sistemului informatic.
Evaluarea respectrii condiiilor de conformitate i regularitate a pornit de la
planificarea, iniierea i derularea licitaiilor privind achiziiile publice pana la
concretizarea efectiv a acestora i s-a materializat in elaborarea listelor de verificare,
testelor bazate pe eantionare, verificrilor prin listele de control, observrilor fizice pe
teren, interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaii, prin care s-au
identificat o serie de probleme si iregulariti care au fost nscrise in formularele de
constatare (FIAP-uri si FCRI-uri).
In acest sens, s-au inventariat 24 de achiziii publice pe 7 categorii de licitaii (10
licitaii deschise, 5 licitaii restrnse, 5 cereri de oferte, 1 dialog competitiv, 1 negociere
cu publicarea prealabil a unui anun de participare, 1 negociere fr publicarea
prealabil a unui anun de participare, 1 concurs de soluii), realizate in 2008, la care se
adaug o cumprare direct.
In continuare, prezentm principalele constatri si recomandrile formulate in
vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot sa survin
urmare neimplementrii acestora, diminurii riscurilor existente i mbuntirii
sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii
atingerii obiectivelor prestabilite.


1.1. Procedurile specifice care reglementeaz activitatea de
achiziii publice

Pentru realizarea obiectivelor trebuie sa se asigure un echilibru intre sarcini,
competente (autoritate decizionala conferita prin delegare) i responsabiliti (obligaia
de a realiza obiectivele) si s se defineasc proceduri.
Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru
realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor, existena activitilor de control in
punctele cheie si angajarea responsabilitilor.

230

In practic, exist dou categorii de proceduri:
- procedurile generale date de cadrul normativ;
- proceduri specifice pentru fiecare activitate, sub forma metodologiilor de lucru, care
trebuie s fie:

scrise si formalizate pe suport de hrtie si/sau electronic, care sa conin pe
fluxurile operaiilor, activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu
exemplificri respectiv formalizate, cunotinele individuale i colective care
trebuie stocate i puse n ordinea care sa corespunda scopurilor entitii publice
si aprobate de management;
simple i specifice, pentru ca executanii s le poat utiliza cu respectarea
cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entitii publice;
completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia
reglementrilor si practicii n materie;
aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile
n mod uniform.

Echipa de auditori interni, din analiz a constatat c in cadrul Serviciului Achiziii
Publice atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor si delegarea autoritilor nu
sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, care nc nu sunt elaborate, dar paii
care trebuie parcuri i algoritmii de calcul sunt cunoscui de ctre salariai i se
regsesc n ROF i in fiele posturilor.
Totui, fisele posturilor dei exist i sunt semnate, sunt prea generale, fr
specificarea, pentru fiecare post, a atribuiilor ce le revin, n conformitate cu cadrul
normativ.
Persoanele implicate n derularea achiziiilor publice sunt informate despre
sarcinile care le revin, dar nu sunt familiarizai cu desfurarea activitii pe baza de
proceduri specifice fiecrei activiti.
Din aceste considerente, pe parcursul evalurii, nu au fost testate procedurile de
lucru pentru desfurarea activitilor specifice privind achiziiile publice, dei au fost
cuprinse in listele de verificate realizate pe obiectivele misiunii de audit intern, ci au fost
urmrite operaiile si activitile auditabile in raport cu cadrul normativ.
In baza acestor observaii, se regsete ca o recomandare general la toate
obiectivele misiunii de audit intern, necesitatea elaborrii procedurilor scrise si
formalizate pe baza cadrului normativ existent.
Pentru organizarea activitii se impune, in primul rnd, s se treac la
elaborarea procedurilor de lucru specifice entitii pe baza cadrului normativ in vigoare.
In acest sens, auditorii interni recomand elaborarea listei activitilor din cadrul
serviciului si a salariailor responsabili cu elaborarea si ulterior actualizarea procedurilor
fiecrui post de lucru.
In al doilea rnd, se impune stabilirea unui sistem de pregtire profesional
pentru elaborarea, nsuirea, respectarea si monitorizarea aplicrii procedurilor de lucru
de ctre toi salariaii serviciului.

231

1.2. Resursele umane ale Serviciului Achiziii Publice

Conform organigramei aprobate la nivelul conducerii entitii publice, Direcia
Administrativ i Patrimoniu, este constituit din 13 servicii, iar Serviciul Achiziii Publice
are prevzute 20 posturi, din care sunt ocupate 12.
Echipa de auditori interni a analizat numrul total de posturi de execuie i
numrul de posturi de execuie vacante. Din analiza a rezultat ca i deficien existena
unui numr mare de posturi de execuie vacante, care afecteaz ndeplinirea atribuiilor
de serviciu i calitatea acestora.
Echipa de auditori interni a analizat realizarea pregtirii profesionale a salariailor
conform atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fia postului, existena unui sistem
de indicatori de performan pentru evaluarea gradului de pregtire profesional a
acestora, precum i existena planului de pregtire profesional continu i a constatat
inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor Serviciului de
Achiziii Publice. Astfel, aproximativ 20% dintre salariaii serviciului au fost angajai n
ultimele 6 luni i nu au primit o pregtire profesional adecvat.
Pentru ntregul personal s-a constatat c de la intrarea n vigoare a OUG nr.
34/2006 nu s-au organizat nici un fel de cursuri de instruire n acest domeniu.
De asemenea, nu exist elaborate manuale i ghiduri practice de aplicare a
cadrului normativ. Astfel, majoritatea angajailor nu stpnesc clar prevederile cu privire
la activitatea de achiziii publice sau de cele mai multe ori se fac confuzii cu prevederile
cadrului normativ abrogat de curnd. Dei pn n prezent nu au aprut erori cu grave
implicaii financiare, totui exist pericolul apariiei unor probleme/disfuncionaliti
datorate pregtirii profesionale a salariailor.
Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate, au
fost elaborate urmtoarele recomandri:
- elaborarea unui sistem de pregtire profesional continu a salariailor;
- elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru pregtirea profesional continu;
- Stabilirea unor responsabiliti cu elaborarea procedurilor i actualizarea acestora.
- coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin proceduri cu fiele
posturilor.
- analiza nivelului de pregtire profesional a personalului i stabilirea modalitilor de
realizare a perfecionrii pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru
anul viitor.
Este necesar pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n
derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c:
- din anul 2008, autoritatea contractant are obligaia de a utiliza mijloacele
electronice pentru aplicarea procedurilor de atribuire i pentru realizarea achiziiilor
directe, ntr-un procent de cel puin 20% din valoarea total a achiziiilor publice
efectuate de aceasta n cursul anului respectiv.
- ncepnd cu anul 2010 toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de
capacitatea de a realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel
puin 50% din achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

232

1.3. Sistemul de gestionare a riscurilor conducerea Registrului
riscurilor

Echipa de auditori interni a verificat existena unei politici unitare privind
gestionarea riscurilor, constatnd inexistena unui sistem de identificare, evaluare i
management al riscurilor la nivelul Serviciului Achiziii Publice.
Din analiz a reieit c nu exist preocupri pentru gestionarea riscurilor i nu a
fost inut Registrul riscurilor cuprinznd riscurile poteniale i istoricul acestora, cu
efectele i consecinele lor, precum i activitile de control intern asociate pentru
limitarea riscurilor. De asemenea, s-a evideniat neacordarea ateniei cuvenite
managementului riscurilor de ctre personalul serviciului, fapt ce ar putea avea drept
consecin producerea unor evenimente nedorite pentru care serviciul/entitatea public
nu este pregtit/ s acioneze. Mai mult, exist pericolul de a nu fi identificate riscuri
majore i de a nu fi asociate controale interne adecvate pentru reducerea efectului
riscurilor la un nivel acceptabil pentru serviciul/entitatea public.
Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea deficienelor constatate,
au fost elaborate urmtoarele recomandri:
- stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul serviciului/entitii;
- stabilirea responsabililor pentru elaborarea i actualizarea sistematic a
procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor;
- coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului
referitor la gestionarea riscurilor;
- organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control
intern care sunt luate pentru limitarea acestora;
- monitorizarea sistematic a modului de respectare n activitatea zilnic a
procedurilor scrise i formalizate menite s asigure gestionare a riscului;
- instruirea personalului pentru completarea Registrului Riscurilor de ctre
responsabilul cu inerea acestuia;
- informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i
monitorizrii riscurilor.


2.1. Crearea bazei proprii de date i responsabilizarea personalului
implicat n utilizarea sistemului informatic al achiziiilor publice

Crearea si actualizarea sistematica a unei baze de date sunt activiti necesare
pentru completarea permanenta a listei principalilor actori de pe pia, posibililor
furnizori, nivelului calitativ al produselor sau serviciilor, preurilor practicate etc. Baza de
date trebuie sa fie astfel constituita nct s reprezinte un instrument de observare i
monitorizare a trendului evoluiei pieei i nu un instrument de restrngere a competiiei
in domeniu. La nivelul Serviciului Achiziii Publice exist creat o baz de date i este
actualizat sistematic.
233
n urma misiunii de audit efectuate, s-a constatat c majoritatea salariailor din
cadrul serviciului, prin natura sarcinilor, trebuie s acceseze mai multe subsisteme
informatice, fapt pentru care folosesc nume de utilizator i parole diferite.
Sistemul informatic este conceput astfel nct pentru accesul la fiecare subsistem
trebuie folosite: nume de utilizator i parol diferite, n loc s se foloseasc acelai
nume de utilizator i parol indiferent de subsistemul la care se conecteaz angajatul.
Datorit numrului mare de parole ce trebuiesc utilizate de salariai, deseori
acetia noteaz parolele pe documente lsate pe birou. Astfel salariaii cunosc parolele
colegilor de serviciu, putndu-se conecta la subsistemele informatice i prin urmare
putnd s vizualizeze i/sau modifice date.
Practic, sistemul de parole nu mai are funcii principale de restricionare a
accesului persoanelor nepotrivite, ci ngreuneaz funcionarea sistemului, iar n situaia
apariiei unor incidente nu se pot stabili responsabilitile adecvate.
- realizarea unui proces de reorganizare la nivelul sistemului informatic din cadrul
entitii publice, astfel nct salariaii s poat accesa subsistemele de care au
nevoie utiliznd un singur nume de utilizator i o singur parol;
- stabilirea unui responsabil pentru derularea acestui proces
- instruirea adecvat a salariailor ce utilizeaz sistemul informatic;
- informarea echipei de auditori n privina stadiului elaborrii, nsuirii i monitorizrii
riscurilor.
n cadrul acestui obiectiv echipa de audit a constatat neaplicarea programelor
anti-virus, fapt ce a condus la infectarea cu virui a unor staii de lucru. O politic
adecvat de securitate IT trebuie s prevad instalarea unui program anti-virus pe
toate staiile de lucru, ca acesta s verifice staia de lucru la pornire, s monitorizeze
toate programele de aplicaii active, mesajele primite i s verifice automat actualizrile
la intervale regulate (poate chiar zilnic).
n urma verificrii la faa locului a unui eantion din staiile de lucru s-au constatat
urmtoarele deficiene:
- configuraia programului anti-virus a fost modificat pentru a nu ntrerupe
monitorizarea ntregii activiti i verificarea e-mail-ului i, n special, a fiierelor
anexate. Acest lucru s-a realizat la cererea efului serviciului, deoarece se considera
c programul anti-virus are un efect negativ asupra performanei sistemului;
- urmare acestei constatri, am verificat staiile de lucru din eantion pentru a
descoperi prezena viruilor i am descoperit c toate erau infectate cu virui.
Considerm c aspectele negative constatate se datoreaz lipsei procedurilor
formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc ntreprinse n cazul modificrii
configuraiei programului anti-virus.
Practic, prezena viruilor i a altor programe duntoare pe staiile de lucru
afecteaz n mod negativ activitatea utilizatorilor. De asemenea, existena viruilor
ridic numeroase semne de ntrebare n privina exactitii datelor stocate n sistemul
informatic al achiziiilor publice.
234
- elaborarea procedurilor formalizate care s prevad aciunile ce trebuiesc
ntreprinse n cazul modificrii configuraiei programului anti-virus;
- stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor;
- coroborarea atribuiilor i responsabilitilor stabilite prin fiele posturilor cu sarcinile
stabilite prin proceduri;
- monitorizarea aplicrii n mod unitar a politicii de securitate IT;
- constituirea unor echipe pentru efectuarea de verificri anti-virus la nivelul tuturor
staiilor de lucru din cadrul serviciului.


3.1. Fundamentarea Programului anual al achiziiilor publice

Unul din obiectivele declarate ale politicii bugetare l reprezint creterea
eficienei si transparenei cheltuielilor bugetare ca efect al alocrii resurselor publice pe
baza de programe, coninnd criterii de performan concrete, precum i stabilirea unui
sistem coerent de prioriti n cadrul acestora.
In acest sens, alocarea pentru achiziiile publice a resurselor previzionate,
aprobate, se realizeaz pe baza Programului anual al achiziiilor publice, care trebuie
fundamentat n mod realist, cu respectarea principiilor de economicitate, eficien i
eficacitate i in condiii de transparen.
In procesul elaborrii si definitivrii Programului, entitatea va trebui s acorde o
atenie special problemelor privind estimarea valorii contractelor de achiziie public.
Astfel, fiecare entitate este obligat s-i creeze propria baza de date cu privire la
furnizori, prestatori de servicii sau executani poteniali, care s asigure realizarea in
condiii optime a activitii de contractare.
Programul de achiziii publice trebuie s fie structurat, n mod obligatoriu, n trei
seciuni, respectiv contractele de furnizare, contractele de servicii i contractele de
lucrri.
Produsele, serviciile si lucrrile care fac obiectul contractelor de achiziii publice
trebuie puse in coresponden cu codul vocabularului comun al achiziiilor publice -
CPV.
Din analiza, echipa de auditori interni a constatat activitatea de achiziii publice
se desfoar pe baza unui Program anual de achiziii publice, nefundamentat
corespunztor, respectiv fr referatele de necesitate si notele de fundamentare ale
tuturor compartimentelor entitii publice, pentru toate necesitile de produse, lucrri i
servicii ale acestora.
- stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizitii publice.
- existenta listelor de verificare ataate Programului, cu atribuiile persoanelor
implicate in elaborarea si aprobarea acestuia.
- ntocmirea procedurilor scrise si formalizate privind fundamentarea si elaborarea
programelor de achiziii publice si actualizarea sistematic a acestora.
235
- completarea fielor posturilor cu atribuii clare, coroborate cu procedurile
elaborate, privind coninutul referatelor de necesitate, modul de ncadrare in
cadrul normativ si sistemul de centralizare si prioritizare al achiziiilor solicitate.
- instituirea unui sistem de asigurare a pregtirii profesionale a salariailor implicai
in munca de planificare.

3.2. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziii publice

De la nceput trebuie subliniat ca decizia entitii, ca autoritate contractant,
privind aplicarea uneia din cele 7 proceduri legale pentru atribuirea contractului de
achiziie public nu este dect o consecin a rezultatului la care se ajunge in urma
parcurgerii obligatorii, in succesiune logic, a doua etape importante in efectuarea
achiziiilor si anume:
- estimarea valorii contractului de achiziie public pe care entitatea intenioneaz s l
atribuie;
- selectarea procedurii legale ce urmeaz a fi aplicat pentru atribuirea contractului de
achiziie public.
In general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziiilor publice este o tehnica
frecventa printre practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor si
realizarea mai rapida a achiziiilor dorite. Insa, aceasta poate conduce in cele mai multe
cazuri la creterea costurilor de achiziie i deci la utilizarea neeficienta a fondurilor, dar
si la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor de achiziii.
Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de
mecanisme a unei achiziii de la procedura licitaie deschis la o procedura mai simpla
si mai rapida cumprare direct.
Echipa de auditori a constatat ca prin divizarea investiiei privind instalaia
exterioara de aer condiionat in valoare de 103.500 euro, fr TVA, a reuit s schimbe
procedura de licitaie deschis care trebuia aplicat conform cadrului normativ, in alte
trei tipuri de proceduri care presupun o serie de faciliti.
Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomand :
- In primul rnd, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise i formalizate, specifice
entitii, pe cele 7 tipuri de proceduri prevzute de cadrul normativ si stabilirea
responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor sistematice.
- In al doilea rnd, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor
ataa la Notele privind estimarea valorii contractelor, va contribui la
responsabilizarea persoanelor care particip la derularea licitaiilor i astfel va ajuta
la respectarea cadrului normativ.
- In al treilea rnd, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregtire
profesional al salariailor in cadrul serviciului si influenarea evalurilor anuale cu
rezultatele nsuirii si aplicrii procedurilor va contribui la eficientizarea activitilor
serviciului.

236

4.1. Comisia de evaluare

Entitatea are obligaia de a constitui comisii de evaluare formate din membri cu
pregtire profesional si experien relevante in domeniu achiziiei si cu probitate
morala recunoscut. Comisiile se stabilesc pentru atribuirea fiecrui contract de
achiziie public sau mai multe contracte de complexitate redus.

Din examinarea declaraiilor de confidenialitate si imparialitate ale membrilor
comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie
public organizate n anul 2008, si pe baza notelor de relaii, s-a constatat c unele
dintre acestea nu erau semnate de toi membri comisiei.
De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser aceste declaraii
dup deschiderea ofertelor, nclcndu-se astfel prevederile art. 75, alin. 1 din HG nr.
925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr. 34/2006 privind achiziiile
publice, cu modificrile si completrile ulterioare.
- Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achiziii publice s aib, in anexa, atribuiile si responsabilitile
membrilor comisiilor, ale secretarului comisiei care are sarcina verificrii semnrii
declaraiilor de confidenialitate si imparialitate nainte de deschiderea ofertelor,
pe care s o semneze pentru luare la cunotina.
- elaborarea unei proceduri specifice, scris si formalizat, care s cuprind i
modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare in activitatea practic.
- stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii i actualizarea
sistematic a acesteia.
- coroborarea atribuiilor prevzute prin fiele posturilor cu procedurile realizate.
- realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful serviciului pentru
cunoaterea cadrului normativ si procedural cu personalul implicat in activitatea
de achiziii publice si influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza testrilor indirect efectuate, a constatat
nerespectarea procedurii legale privind nlocuirea membrilor din comisiile de evaluare si
recomand elaborarea de urgen a procedurilor de lucru specifice pentru activitatea de
constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului si asigurarea nsuirii lor
de toi salariaii implicai.

4.2. Documentaia de atribuire

Entitatea, in calitate de autoritate contractant, n vederea lansrii procedurilor
pentru atribuirea contractelor de achiziii publice, are obligaia ntocmirii Documentaiilor
de atribuire aferente achiziiilor programate, structurate astfel:
Caietul de sarcini
Clauze contractuale obligatorii
Fia de date a achiziie;
237

Formulare i modele
Alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului, protecia muncii
La ntocmirea documentaiilor de atribuire, autoritatea contractanta va utiliza
documentaia standard, conform cadrului normativ.
Datorit constatrii privind constituirea incomplet a Documentaiilor de atribuire,
echipa de audit intern recomand organizarea de instruiri periodice cu personalul
serviciului privind aceast activitate i elaborarea unor proceduri de control care s vin
n sprijinul comisiei de evaluare care verific respectarea conformitii realizrii
Documentaiilor de atribuire.
Orice furnizor, executant sau prestator, care a obinut un exemplar al
Documentaiei de atribuire, are dreptul de a solicita, in scris, clarificri despre
elementele cuprinse in aceasta.
Entitatea publica, in calitate de autoritate contractanta, are obligaia de a
rspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificri, respectnd condiiile prevzute
de cadrul normativ, astfel rspunsul la clarificrile solicitate de unul dintre ofertani
trebuie transmis tuturor ofertanilor, cu protejarea identitii celui care le-a solicitat.
De asemenea, autoritatea contractant are dreptul de a completa documentaiile
din proprie iniiativ, ori de cate ori consider c este necesar. Aceste completri
trebuie comunicate, n scris, tuturor celor crora li s-a transmis un exemplar al
documentaiilor respective.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind
completrile la documentaii si dreptul de a solicita clarificri si au constatat faptul ca in
urma unei solicitri pentru o clarificare, rspunsul nu a fost transmis dect solicitantului,
nu si celorlali competitori. Aceasta aciune contravine cadrului normativ, avnd drept
consecin respingerea unor oferte datorita nenelegerii complete a cerinelor, sau
informarea suplimentara a unor competitori in defavoarea altora.
S-au nclcat principiul transparentei, respectiv punerea la dispoziie tuturor
celor interesai a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziie public i principiul tratamentului egal", respectiv aplicarea in
mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecie i a criteriilor pentru atribuirea contractului
de achiziie public, astfel nct orice furnizor/executant/prestator s aib anse egale
de a i se atribui contractul respectiv.
In acest context, echipa de auditori interni recomanda elaborarea unor proceduri
de lucru, scrise si formalizate, cu respectarea ntocmai a cadrului normativ si stabilirea
responsabililor cu monitorizarea aplicrii i actualizrii lor.
De asemenea, este necesar instituirea unui sistem de pregtire profesional al
salariailor, de ctre eful serviciului, i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
realizrii nsuirii i aplicrii procedurilor.

238
5. Licitaie deschis

5.1. Deschiderea i calificarea ofertelor

In cazul aplicrii procedurii de licitaie deschis, numrul de furnizori, executani
sau prestatori de servicii care au dreptul de a depune oferta este nelimitat.
Ofertantul are obligaia de a elabora oferta in conformitate cu prevederile
Documentaiei de atribuire. Acesta trebuie s-i dovedeasc eligibilitatea, nregistrarea
ca persoan juridic, capacitatea tehnic i capacitatea economico-financiar i s
depun garania de participare.
Garania de participare este necesar pentru protejarea autoritii contractante
fa de riscul unui eventual comportament necorespunztor al ofertantului pe ntreaga
perioad derulat pn la semnarea contractului de achiziie public.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind
deschiderea i calificarea ofertelor i a constatat neconcordan ntre data precizat n
anunul de participare la licitaie i data deschiderii propriu-zise a ofertelor i
descalificarea incorect a unor participani la licitaie.
In legtur cu aceste constatri, auditorii interni au recomandat
responsabilizarea expres a activitii de deschidere i calificare a ofertelor.

5.2. Stabilirea ofertei ctigtoare

Dup analiza modului de primire a ofertelor, comisia de evaluare a procedat la
deschiderea acestora respectndu-se data prevzut n anunul de participare i s-a
ntocmit Procesul-verbal de deschidere a ofertelor.
In continuare, comisia de evaluare a verificat coninutul ofertelor in sensul
concordanei acestora cu cerinele solicitate prin cererea de ofert si n toate cazurile a
constatat ca s-au respectat prevederile legale, respectiv au fost ntocmite hotrri ale
comisiei de evaluare in care au fost nominalizai ofertanii calificai, ct i cei desemnai
ctigtori n urma adjudecrii licitaiei .
Echipa de audit a constatat n coninutul Documentaiei de atribuire aferent
Dosarului nr. 5 al achiziiei de servicii de ntreinere si reparaii climatizoare unele
deficiente n stabilirea ofertei ctigtoare, din fericire fr rezultate finale eronate:
In Fisa de date a achiziiei pentru factorul financiar de evaluare tariful
manoperei/ora de lucru la interveniile accidentale/lot au fost acordate 300
puncte, iar in algoritmul de calcul prezentat in DEPO punctajul maxim a fost de
150 de puncte.
De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului eantion de piese de
schimb/unitate de aer condiionat s-a acordat punctajul maxim de 150 de
puncte. In formula de calcul a punctajelor intermediare acestei valori minime a
factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte.
Datorita diferenelor mari dintre valorile nscrise n Fiele de date
prezentate de ofertani, erorile de calcul nu au influenat clasificarea ofertelor in
funcie de acest criteriu.

239
Pentru valoarea maxima a factorului tehnic de evaluare asigurarea cu piese de
schimb pe perioad ndelungat (minim 9 luni) au fost acordate 150 de puncte.
In oferta tehnico-economica SC AER COM SA a ofertat termenul de 120 de luni,
adic 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim.
De subliniat c, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii
prestate a fost substanial mai mic dect a celorlali ofertani i in final nu a
ctigat licitaia.
Echipa de auditori interni a constat nereguli in stabilirea clasamentului ofertelor
participante la licitaii i a recomandat o pregtire susinut i continu a salariailor
serviciului, ca poteniali membri in comisiile de evaluare.
De asemenea, pentru a uura i asigura corectitudinea calculelor efectuate in
vederea stabilirii ofertei ctigtoare s-a recomandat ntocmirea de proceduri de control,
scrise i formalizate, i stabilirea responsabilitilor adecvate pentru monitorizarea
implementrii acestora.

6. Licitaie restrns

Aceast procedur de atribuire a contractului de achiziie public s-a practicat
i nainte de modificarea cadrului normativ n 2006, i se desfoar n dou etape
distincte prin care numai candidaii selectai n prima etap de autoritatea contractant
sunt invitai s depun oferte.
Pentru ambele obiecte auditabile cuprinse n tematica misiunii, respectiv
Depunerea candidaturilor i selecia acestora i Stabilirea ofertei ctigtoare, innd
cont de experiena salariailor, dup verificarea dosarelor acestor licitaii i n urma
rspunsurilor intervievailor, echipa de auditori a considerat c nu trebuie elaborat FIAP,
legislaia se cunoate i se aplic n mod corespunztor.


7.1. Desfurarea dialogului cu candidaii preselectai i stabilirea
ofertei ctigtoare

Dialogul competitiv este procedura la care orice operator economic are dreptul
de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu
candidaii admii, n scopul identificrii uneia sau mai multor soluii apte s rspund
necesitilor sale, urmnd ca, pe baza soluiei/soluiilor identificate, candidaii selectai
s elaboreze oferta final.
Procedura poate fi desfurat doar dup verificarea prealabil a ndeplinirii
cumulative a dou condiii:
- contractul ce urmeaz a fi atribuit este de complexitate deosebit;
- aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu permite
atribuirea contractului n cauz.
Contractul ncheiat de Serviciul Aciziii Publice este de complexitate tehnic,
respectiv autoritatea contractant nu este n msur s defineasc (nseamn c i este
imposibil nu c este incompetent) specificaiile tehnice capabile s i satisfac
necesitile i exigenele.
240
Echipa de auditori a constatat c nu a fost respectat concurena impus de
procedur, respectiv a existat un singur candidat, o singur ofert. Anunul de
participare a indicat corect un numr de minim 3 candidaturi preselectate pentru
continuarea procedurii.
Pentru c acest contract este deja n derulare i este respectat n totalitate,
auditorii au considerat necesar un interviu cu eful comisiei de evaluare care a atribuit
acest contract i un FIAP pentru a scoate n eviden problema, eventualele consecine
i recomandri i nu au ntocmit un FCRI.

8. Negociere

Entitatea public a efectuat n anul analizat, respectiv 2008, 2 proceduri de
atribuire prin negociere. S-a recurs la observarea fizic direct avnd n vedere numrul
mic de proceduri derulate, specificul acestora i obiectivele cuprinse n tematica misiunii
de audit intern.

8.1. Condiii de aplicare a procedurii de negociere

n legtur cu procedura de atribuire prin negociere s-a constatat c n cazul
negocierii fr publicarea prealabil a unui anun de participare procedura s-a continuat
i dup ncheierea situaiei de urgen care a determinat aplicarea ei, iar la o negociere
cu publicarea prealabil a unui anun de participare s-a anulat licitaia deschis dar
Documentaia de atribuire a suferit modificri n ceea ce privete criteriul de atribuire.
Astfel nu au fost respectate art. 122 i 110 privind condiiile de aplicare a procedura de
negociere.
- ntocmirea procedurii specifice, scris i formalizat, referitoare la situaiile de
aplicare a procedurilor de negociere;
- revizuirea dosarelor achiziiilor publice ncheiate prin proceduri noi, n anii 2007-
2008, i n condiiile n care exist abateri de la legalitate, dar nu exist contestaii,
atenionarea personalului responsabil;
- efectuarea de instruiri profesionale n cadrul serviciului pentru nsuirea legislaiei i
a cadrului procedural, ndeosebi pentru procedurile nou introduse, cunoaterea i
interpretarea corecta a acestora i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
obinute.

9. Cerere de oferte

9.1. Invitaia de participare

Din interviul realizat cu eful serviciului i din analiza indirect a contractelor de
achiziii publice ncheiate prin proceduri de cerere de oferte s-a constatat c nu exist
baz de date proprii complet, care s pun la dispoziie o ofert corespunztoare. De
asemenea, nu exista un istoric actualizat pentru fiecare furnizor si nu sunt definite in
scris criterii de selecie a furnizorilor, acetia fiind selectai doar de pe Internet si din
241
Pagini aurii. Nu se poate oferi asigurarea ca se dispune de proceduri de lucru, de
mijloace pentru identificarea ofertelor reprezentative n ceea ce privete
produsele/serviciile/lucrrile de achiziionat i pentru garantarea unei concurene reale,
fapt care poate avea ca efect realizarea unor achiziii neavantajoase.
Din testrile efectuate, la toate procedurile de atribuire prin cerere de oferte, s-au
constatat abateri de la prevederile legale, respectiv:
- diminuarea termenului legal dintre publicarea invitaiei de participare i data limit de
- invitaiile de participare nu informeaz ntotdeauna cu privire la data limit pentru
depunerea ofertelor;
- nespecificarea modalitii de obinere a Documentaiei de atribuire.
Aceste disfuncionaliti au condus la o baz de selecie a ofertelor mai mica, (de
regula nefiind mai mult de doi ofertani pentru fiecare achiziie), reducndu-se
posibilitatea asigurrii unui pre mai bun/performane tehnice mai mari pentru subiectul
achiziiei i la posibilitatea contestrii i anularii procedurii pentru atribuirea contractului
de achiziie public.
In consecinta, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea
realizarii acestei activitati, prin intocmirea unei proceduri de lucru specifce i asigurarea
coroborrii sarcinilor din fiele posturilor cu procedurile elaborate.

10. Concurs de soluii

10.1. Juriul de evaluare

n condiiile organizrii unui concurs de soluii, n scopul evalurii proiectelor
prezentate, autoritatea contractant are obligaia de a numi un juriu.
Auditorii interni au constatat din examinarea Documentaiei de concurs, respectiv
a Fiei de date a concursului de soluii c s-a solicitat concurenilor specializare n
design i publicitate, experien n activitatea atelierelor de creaie i ageniilor de
publicitate. Aceste specializri nu se regsesc n nici un CV al membrilor juriului. Se
ncalc astfel prevederile ordonanei, respectiv n cazul n care concurenilor li s-a
solicitat o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul
membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent.
De asemenea, potrivit rspunsurilor intervievatului, salariat n cadrul Serviciului
Achiziii Publice i membru n juriul de evaluare, au fost nclcate prevederile legale de
asigurare a integritii i confidenialitii depline a informaiilor comunicate de
concureni.
Din aceste considerente s-a recomandat:
- Ordinul de numire al juriului de evaluare s aib n anex atribuiile i
responsabilitile membrilor comisiei.
- elaborarea unei proceduri specifice, scris i formalizat, care s cuprind i modul
de lucru al membrilor juriilor de evaluare n activitatea practic.
- realizarea unor perfecionri profesionale de ctre eful de compartiment pentru

242
11. Atribuirea contractelor de achiziii publice

11.1. Semnarea contractelor de achiziii publice

Concomitent cu efectuarea celorlalte testri, echipa de audit a examinat
respectarea prevederilor legale n ceea ce privete existena avizelor (tampile i
semnturi) din partea autoritii contractante si a contractantului, pe ultima pagina a
contractului. Din evaluare a reieit ca dei, prevederile legislative in vigoare nu
stipuleaz obligativitatea semnrii contractului pe fiecare pagina, exista riscul de a fi
modificat coninutul anumitor file cu consecina diminurii obligaiilor contractantului. In
caz de litigiu, autoritatea contractant nu ar putea demonstra c furnizorul nu i-a
ndeplinit obligaiile asumate, deoarece aceste obligaii sunt cuprinse in paginile
nesemnate ale contractului, care, eventual ar putea fi ntocmite. In acest context, se
recomand introducerea in procedurile care se vor elabora obligativitatea semnrii
contractelor pe fiecare pagina.
De asemenea, s-a constatat existenta unor copii ale contractelor care nu au
meniunea conform cu originalul. Aceasta situaie conduce la apariia riscului de a se
difuza copii neconforme. Deoarece urmrirea contractelor si/sau certificarea pentru bun
de plat se face pe baza copiilor, recomandam necesitatea asigurrii conformitii
acestora prin elaborarea normelor de lucru.
Aceste aspecte prezentate se ncadreaz in prevederile legale in vigoare privind
desfurarea activitii de achiziii publice, dar buna practic in domeniu recomand
elaborarea procedurilor de lucru pentru toate activitile desfurate in cadrul entitii si
prin acestea s se completeze punctele slabe ale cadrului normativ cu elemente
specifice entitii.
n legtura cu ntocmirea contractelor de achiziii publice, echipa de auditori
interni a constatat o problem, cu posibile consecine negative asupra fondurilor publice
alocate achiziiilor. Din aceste considerente, n afar de elaborarea unui FIAP (Fisa de
identificare si analiza a problemei) s-a procedat si la ntocmirea unui FCRI (Formular
de constatare si raportare a iregularitilor), problema care fiind o potenial iregularitate
a fost comunicat efului structurii de audit intern n termenul prevzut de cadrul
normativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rndul su, a comunicat conducerii n
urmtoarele 48 de ore.
Posibilitatea prejudicierii entitii prin inexistena unor clauze de actualizare/revizuire
adecvate. Spre exemplu in situaia de mai sus autoritatea contractanta a pltit in plus in
anul 2008 suma de 4.500 lei.
Echipa de auditori interni a recomandat:
- Intocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat
verifica respectarea prevederilor contractuale.
- Elaborarea unei proceduri scrise si formalizate in ceea ce privete ncheierea
contractului de achiziie public si derularea ulterioar a contractelor ce depesc
perioada unui an.
- Asigurarea responsabilitilor prevzute in proceduri prin fiele posturilor.
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional cu personalul compartimentului
achiziii i influenarea cu rezultatele acestuia a evalurilor anuale.
243
Echipa de auditori interni, in baza acestui FIAP, a elaborat si FCRI, pe care l-a
transmis managementului general in vederea acionrii in timpi reali, si prezentat in cele
ce urmeaz.
FORMULAR DE CONSTATARE SI RAPORTARE A IREGULARITATILOR

CONSTATARE
In urma misiunii de audit intern, efectuat la Serviciul Achiziii Publice din cadrul
Direciei Administrative i Patrimoniu, n perioada 01.02-30.04.2009, la Dosarul
achiziiei publice nr. 8, s-au constatat urmtoarele:
- La contractul de servicii atribuit de autoritatea contractanta ofertantului SC
ECOLOGIA SRL au fost ncheiate clauze privind actualizarea si/sau revizuirea
valorii prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului menajer, pentru ntreaga
perioada de valabilitate a contractului, 2006-2008, respectiv creterea anuala a
tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2006, a fost de 8 lei/mc gunoi
menajer, fara TVA).
memoriu justificativ, in urma cruia stabilete tariful prestaiei lunare la 10 lei/mc fara
prin care se stabilete ca tariful prestaiei de evacuare si depozitare a gunoiului
menajer sa fie de 10 lei mc ncepnd cu ianuarie 2008, fr TVA. Actul adiional a
fost gsit semnat doar de prestator.
perioada de valabilitate a contractului, tariful trebuia sa fie de 8,8 lei/mc gunoi
menajer, fr TVA.
De asemenea, la contract, in mod inexplicabil, se mai ncheie un act adiional
cu acelai numr si data, dar cu coninut diferit in ceea ce privete tariful pentru anul
2008, respectiv 12,5 lei/mc, fr TVA.
In consecin, pentru anul 2008, diferena nejustificata prin clauzele
contractuale a fost de 3,7 lei/mc gunoi menajer, fr TVA.
Datorita acestor iregulariti, autoritatea contractanta a pltit in plus in anul
2008 suma de 4.500 lei noi.
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuata la firma prestatoare a
constatat ca, in anul 2006, aceasta a practicat mai multe tarife de la 7,5 lei la 12,5 lei
mc, iar pentru majoritatea instituiilor publice a practicat tarife maximale, evident cu
acordul contractanilor.

ACTE NORMATIVE INCALCATE:
OUG nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile si completrile
ulterioare .
HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanei de
urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind achiziiile publice, cu modificrile i
completrile ulterioare .

244
RECOMANDARE:
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem
recuperarea sumei de 4.500 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. In eventualitatea in care
suma nu se poate recupera de la SC ECOLOGIA SRL, directorul Direciei Administrativ
si Patrimoniu va stabili, in vederea recuperrii, persoanele responsabile de derularea
contractului care, dei aveau cunotina de prima form a contractului, au naintat, spre
aprobare conducerii autoritii contractante un act adiional cu acelai numr si data,
dar cu tarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul c a fost aprobat, conduce la ideea c nu exist o procedur pentru
aceasta activitate, astfel conducerea a semnat pe ncredere, fr a verifica contractul.
De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri scrise si formalizate si
stabilirea unui responsabil de procedura.

ANEXE:
- copie contract achiziie servicii de evacuare si depozitare a gunoiului menajer;
- copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractanta;
- copii acte adiionale nregistrate la autoritatea contractanta.

12. Derularea i administrarea contractelor de achiziii publice

12.1. Garania de bun execuie

Garania de bun execuie a contractului asigur autoritatea contractant se
ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioada convenit a contractului.
Obligativitatea i modalitatea constituirii, cuantumul i valabilitatea garaniei de
bun execuie se stabilesc n perioada premergtoare semnrii contractului sau ulterior
semnrii acestuia, ntr-un termen limit convenit de ctre pri i se nscriu n contract.
Din analiza efectuat echipa de audit a constatat:
- garania de bun execuie nu este constituit n cuantumul prevzut n contract;
- nerestituirea garaniei de buna execuie dup expirarea perioade de garanie
stabilit pin contract;
- autoritatea contractant nu are un control asupra garaniei de bun execuie
constituit conform prevederilor contractuale .
- responsabilizarea elaborrii, formalizrii i actualizrii periodice unui sistem
procedural privind constituirea i administrarea garaniei de bun execuie i
coroborarea cu fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti.
- realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul entitii, privind
necesitile de informare n domeniul achiziiilor publice i a sistemului de decontare
bancar;
- stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii,
astfel nct s permit o circulai rapid a informaiilor, fr nicio distorsionare a
coninutului acestora;
- analiza tuturor contractelor de achiziii atribuite de entitate n perioada auditat, n
scopul identificrii cazurilor n care constituirea i gestionarea garaniei de bun
245
execuie s-a fcut fr respectarea cadrului normativ i remedierea deficienelor.

12.2. Finalizarea contractului de achiziie public

Pentru evaluarea finalizrii contractelor de achiziii publice ncheiate, auditorii
interni au procedat la intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice.
S-a constatat astfel, c responsabilitatea urmririi derulrii unui contract, ulterior
ncheierii lui, este a efului echipei care a contribuit la desfurarea ntregii proceduri
pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabiliti:
- verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcie de specificul achiziiei
contractate;
- recepia obiectului contractului de achiziie public i ntocmirea documentelor
justificative;
- urmrirea respectrii termenelor plilor intermediare la contract i
conformitatea facturilor i ordinelor de plat;
- nedepirea valorii contractului etc.

Din analiza, auditorii interni au evaluat ca funcionala activitatea de finalizare a
contractelor de achiziii publice ncheiate de entitatea public.

12.3. Dosarul achiziiei publice

n urma analizei efectuate cu privire la ntocmirea dosarelor de achiziie public
pentru fiecare contract atribuit, s-a constatat c la nivelul serviciului au fost constituite
aceste dosare care se completeaz pe msura ntocmirii, transmiterii sau primirii unor
documente referitoare la atribuirea contractului de achiziie respectiv.
Dosarul de achiziie public are caracter de document public i accesul nu poate
fi restricionat dect n msura n care informaiile sunt clasificate sau protejate de un
drept de proprietate intelectual, potrivit legii.
Din analiza echipei de auditori interni au reieit i unele nereguli privind:
- existena de dosare care conin contracte de achiziii publice nesemnate;
- unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conin toate documentele
prevzute de cadrul normativ;
- nerespectarea timpului de pstrare a dosarelor;
- pstrarea dosarelor n condiii neadecvate.
- desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziii Publice, prin completarea
fiei postului, care va avea atribuii i competene pentru constituirea dosarelor
- reconstituirea dosarelor pentru achiziiile efectuate i completarea acestora cu
documentele prevzute de cadrul normativ i procedural, pentru ultimii trei ani.
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele aciunii de reconstituire a
dosarelor de achiziii de ctre persoanele responsabile cu aceste activiti.

246
III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei
centralizatoare a activitilor auditabile, a Programului de audit i a Programului de
intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate, n timpul colectrii i prelucrrii
informaiilor, i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe de audit
obinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de lucru (liste de
control, foi de lucru, interviuri, note de relaii) ntocmite de auditorii interni i nsuite de
factorii de management ai entitii.

Echipa de auditori interni pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz
Activitatea de achiziii publice conform grilei:

APRECIERE Nr.
crt.
OBIECTIVUL
FUNCTIONAL DE
IMBUNATATIT
CRITIC
1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE
ACHIZITII PUBLICE
X
2. ORGANIZAREA SISTEMULUI
INFORMATIC AL ACHIZIIILOR
PUBLICE
X
3. PROGRAMUL ANUAL AL
ACHIZIIILORI PUBLICE
X
4. PREGATIREA APLICARII
PROCEDURILOR DE ACHIZIII
PUBLICE
X
5. LICITATIE DESCHISA X
6. LICITATIE RESTRNS X
7. DIALOG COMPETITIV X
8. NEGOCIERE X
9. CERERE DE OFERTE X
10. CONCURS DE SOLUII X
11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
X
12. DERULAREA I ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE ACHIZITIE
PUBLICA
X

247
Evaluarea are la baza discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile
auditorilor interni, n edina de nchidere a misiunii, apreciate de ctre participani, ca
fiind realiste i fezabile.
In consecin, apreciem c prin implementarea recomandrilor echipei de audit
intern activitatea de achiziii va cunoate o ameliorare semnificativ.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea
implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
de implementare al acestora.

Data:

Auditori interni, Supervizat,
Bcescu Ana

Not:
Precizm c n practic, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagin de
echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin att de auditorii interni, ct i de
supervizorul misiunii de audit.
248
S I N T E Z A

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind Activitatea de achiziii publice din cadrul
entitii publice s-a desfurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul
public intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern,
aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a Normelor specifice aprobate de conducerea
entitii. Misiunea a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2009, i a fost
realizat de auditorii interni: Comnescu Cristian, auditor superior i Bcescu Ana,
auditor principal.

II. CONCLUZII

Echipa de auditori interni n baza Programului de audit intern, a testrilor i
analizei efectuate evalueaz Activitatea de achiziii publice din cadrul entitii, dup cum
urmeaz:

OPINIE Nr.
crt.
OBIECTIVUL
FUNCTIONAL DE
IMBUNATATIT
CRITIC
1. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE
ACHIZITII PUBLICE
X
2. ORGANIZAREA SISTEMULUI
INFORMATIC AL ACHIZIIILOR
PUBLICE
X
3. PROGRAMUL ANUAL AL
ACHIZIIILORI PUBLICE
X
4. PREGATIREA APLICARII
PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE
X
5. LICITATIE DESCHISA X
6. LICITATIE RESTRNS X
7. DIALOG COMPETITIV X
8. NEGOCIERE X
9. CERERE DE OFERTE X
10. CONCURS DE SOLUII X
11. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE
ACHIZIIE PUBLIC
X
12. DERULAREA I ADMINISTRAREA
CONTRACTULUI DE ACHIZITIE PUBLICA
X

249
III. CONSTATARI SI RECOMANDARI

Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluare sunt:

Constatare 1: Inexistena unui sistem de pregtire profesional continu a
salariailor Serviciului de Achiziii Publice. (FIAP nr. 1.5)
Recomandare 1: Pentru mbuntirea activitii desfurate i eliminarea
deficienelor constatate este necesar elaborarea unui sistem de pregtire
profesional continu a salariailor n urma analizei nivelului de pregtire
profesional a personalului i stabilirea modalitilor de realizare a perfecionrii
pregtirii profesionale n vederea elaborrii planului pentru anul viitor.

Constatare 2: Din analiz s-a constatat c nu exist preocupri pentru gestionarea
riscurilor n Serviciului Achiziii Publice i nu a fost inut Registrul riscurilor
cuprinznd riscurile poteniale i istoricul acestora, cu efectele i consecinele lor,
precum i activitile de control intern asociate pentru limitarea riscurilor. (FIAP nr.
1.6)
Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune stabilirea unei strategii de
gestionare a riscurilor care s cuprind msurile de control intern care sunt luate
pentru limitarea acestora i implicit necesitatea unui responsabil cu atribuii pentru
elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului
riscurilor.

Constatare 3: Programul de achiziii publice al entitii, pe anul 2008, este
fundamentat necorespunztor. (FIAP nr. 3.5)
Recomandare 3: Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu
elaborarea Programului de achiziii publice, care sa aib atribuii clare privind
solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrul entitii, verificarea
conformitii, centralizarea si prioritizarea achiziiilor din cadrul acestora. De
asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de
pregtire profesional a personalului implicat in activitatea de planificare, care s fie
realizat de responsabilul cu elaborarea Programului de achiziii publice.

Constatare 4: Schimbarea procedurii de licitaie deschisa in alte tipuri de proceduri,
cum ar fi: cererea de oferte, negocierea cu o singur surs sau chiar cumprare
direct, prin divizarea plafonului n sume pariale mai mici. (FIAP nr. 3.6)
Recomandare 4: Numirea unei persoane care s aib responsabilitatea verificrii
timp de 6 luni, de la data finalizrii misiunii de audit intern, a sistemului de selectare
al procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. Constituirea unei
echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaiilor realizate, n vederea
evalurii consecinelor care au afectat entitatea n cazurile de divizare a valorii totale
n sume pariale mai mici i schimbarea tipului de licitaie.

250
Constatare 5: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte
din juriile de evaluare pentru concursurile de soluii nu au adus dovada
specializrilor solicitate concurenilor. Se ncalc astfel prevederile ordonanei,
respectiv n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare
profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib
acea calificare sau una echivalent. (FIAP nr. 10.5)
Recomandare 5: Ataarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor juriilor de
evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziii publice n concursurile de soluii,
cu atribuiile ce le revin in aceasta calitate, pe care sa le semneze de luare la
cunotin.

Constatare 6: nclcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preurilor din
contractele de achiziii publice ncheiate. (FIAP nr. 11.6.3)
Recomandare 6: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare si
responsabiliti adecvate pentru a evalua nerespectarea acestora. Stabilirea unei
persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectrii i actualizrii
sistematice a acestora.

Constatare 7: ntocmirea incomplet a dosarelor de achiziii publice pentru toate
contractele ncheiate. (FIAP nr. 12.7)
Recomandare 7: Desemnarea unui salariat care s aib prin fia postului
responsabilitatea de a verifica completitudinea dosarelor privind achiziiile publice
ntocmite n cadrul compartimentului, conform legii. Stabilirea unei echipe pentru
verificarea dosarelor achiziiilor publice constituite n ultimii trei ani i asigurarea
completrii acestora ntr-un termen rezonabil, dac este cazul.

Recomandare general Elaborarea procedurilor, scrise si formalizate, pentru toate
activitile care se desfoar in cadrul Serviciului Achiziii Publice prin dezvoltarea
i completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru activitile de elaborare a
procedurilor s se stabileasc responsabilii cu realizarea, monitorizarea
implementrii lor si actualizarea periodic.
Pregtirea personalului pentru utilizarea mijloacelor electronice n
derularea activitii de achiziii publice avnd n vedere c ncepnd cu anul 2010
toate administraiile publice din Europa trebuie s dispun de capacitatea de a
realiza 100% din achiziiile publice prin mijloace electronice i cel puin 50% din
achiziiile publice aflate peste pragurile valorice europene.

Precizam ca in Sinteza au fost prezentate FIAP-uri reprezentative, in numr de 7,
dar Raportul de audit intern cuprinde 20 FIAP-uri i un FCRI care a fost transmis
managerului general, pentru instrumentare, nainte de finalizarea misiunii de audit
intern.

Data:
Auditori interni, Supervizat,
Bcescu Ana
251
ENTITATEA PUBLICA

PLANUL DE ACIUNE
I
CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Nr.
crt.
Recomandarea
Plan de aciune
Calendarul
implementrii
Responsabil
cu
implementarea
1. Elaborarea
procedurilor specifice
care reglementeaz
publice
- desemnarea
persoanelor
responsabile cu
elaborarea procedurilor
specifice care
reglementeaz
publice
- demararea elaborrii
procedurilor operaionale

31.12.2009 Radu Nicolae,
Sef SAP
2. Asigurarea coroborrii
atribuiilor i
responsabilitilor
stabilite prin fiele
posturilor cu
procedurile specifice
- desemnarea unei
persoane responsabile
cu completarea
atribuiilor in fisele
posturilor, corespunztor
procedurilor elaborate

31.12.2009 Victor
Ungureanu,
salariat SAP
3. Elaborarea unui
sistem de pregtire
profesional continu
a salariailor i
numirea unui
responsabil cu
realizarea acestuia

- Analizarea necesitilor
de pregtire profesional
Sef SAP
4. Stabilirea unei
strategii de gestionare
a riscurilor la nivelul
entitii publice

- Elaborarea strategiei 30.06.2009 Radu Nicolae,
Sef SAP
252
6. Organizarea i inerea
la zi a Registrului
riscurilor cuprinznd
msurile de control
intern care sunt luate
pentru limitarea
acestora

- Elaborarea Registrului
Riscurilor
Sef SAP
7 Instruirea adecvat a
salariailor ce
utilizeaz sistemul IT

- Realizarea instruirii
utilizatorilor
Sef SAP
8. Stabilirea unui
responsabil cu
elaborarea
Programului de
achiziii publice.
- solicitarea de la fiecare
compartiment a
necesarului i
justificarea acestuia;
- analiza necesarului de
aprovizionat primit i
centralizarea cantitilor;
- analiza stocurilor
existente i compararea
cu necesarul de
aprovizionat;
- stabilirea cantitilor de
aprovizionat, avnd n
vedere stocurile;
- compararea valoric a
necesarului stabilit cu
bugetul aprobat,
ajustarea acestuia n
funcie de buget.

Respectarea
datei scadente
pentru
ntocmirea
Planului anual
de achiziii
publice
Andrei Bratu,
salariat SAP
9. Ordinul de numire al
comisiei de evaluare
s aib in anexa
atribuiile i
responsabilitile
fiecrei funcii din
comisie, implicit ale
secretarului comisie
cu sarcina verificrii
semnrii declaraiilor
de confidenialitate i
imparialitate nainte
de deschiderea
ofertelor.
- stabilirea anexei cu
atribuiile si
responsabilitile fiecrei
funcii din comisie si a
secretarului comisiei

15.07.2009 Luiza Marin,
salariat SAP
253
10. Existenta unei
proceduri
privind modul de lucru
al membrilor
comisiilor de
evaluare in activitatea
de achiziii publice.

- stabilirea responsabililor
- elaborarea procedurilor
salariat SAP
11. Stabilirea unui
responsabil cu
transmiterea
rspunsului la
clarificrile la
Documentaia de
atribuire solicitate de
ofertani.

- stabilirea responsabilului
- emiterea deciziei interne

salariat SAP

12.
Efectuarea de
instruiri, de ctre eful
Serviciului Achiziii
Publice cu
personalul, pentru
cunoaterea si
interpretarea corecta
a legislaiei.

- stabilirea persoanei
responsabile
- realizarea unui program
de instruire
- aprobarea programului
- informri periodice
privind realizarea
instruirilor

31.07.2009

Radu Nicolae,
Sef SAP
. .
Desemnarea unui
salariat
din cadrul Serviciului
achiziii publice, prin
completarea fisei
postului, care va avea
atribuii si competente
in ntocmirea
dosarelor achiziiilor
publice.

- verificarea contractelor
ncheiate in anul 2008 i
constituirea dosarului de
achiziie publica pentru
fiecare contract n parte

30.09.2009

Florin
Gheorghe,
salariat SAP
Reconstituirea
dosarelor pentru
achiziiile efectuate in
ultimii trei ani.

emiterea deciziei pentru
constituirea echipei de
verificare a dosarelor
achiziiilor publice

31.12.2009

Mircea
Tudoran,
salariat SAP
254
Realizarea verificrii
de ctre eful
Serviciului achiziii
publice a nsuirii
cadrului normativ de
ctre salariaii
serviciului si
influenarea evalurii
anuale cu rezultatele
instruirilor periodice.

- supervizarea respectrii
legislative si normative
- ntocmirea unui plan de
evaluare sistematica a
personalului
- organizarea unor
aplicaii practice cu
personalul responsabil

30.09.2009

Radu Nicolae,
Sef SAP
n cazurile n care n
urma procedurii de
licitaie prin cerere de
oferte nu se primesc
cel puin 2 oferte
corespunztoare, s
se repete procedura
- la toate contractele
achiziii publice ncheiate
in 2005 prin cerere de
ofert se va urmri ca
exista cel puin 2 oferte
corespunztoare
- completarea fiselor
posturilor cu aceasta
atribuie

31.07.2009

Mircea
Tudoran,
salariat SAP
In toate cazurile n
care se fac achiziii
publice s se
urmreasc
elaborarea unui caiet
de sarcini care s
cuprind toate
caracteristicile tehnice
i alte caracteristici,
astfel nct produsul
achiziionat s
corespund
necesitilor
- pentru toate achiziiile
publice se vor elabora
caiete de sarcini
- caietele de sarcini vor
cuprinde n mod
obligatoriu toate
caracteristicile, astfel
nct produsul s
corespund necesitilor
- completarea atribuiilor
din fisele posturilor

31.12.2009

Ion Pienaru,
salariat SAP
. .. ..

Auditori interni, Director,
Direcia Administrativ si Patrimoniu

255
ENTITATEA PUBLIC

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Intern
Data:
31.08.2009
Serviciul Achiziii Publice
Misiunea de audit public
intern: Activitatea de achiziii
publice
Raport de
audit nr. X/
......2009
Rec
No.
Recomandarea
Imple-
mentat
Parial
imple-
mentat
Neimple-
mentat
Data
planificat/
Data
implementrii
1. Elaborarea procedurilor specifice care
reglementeaz activitatea de achiziii
publice
X
31.12.2009
2. Asigurarea coroborrii atribuiilor si
responsabilitilor stabilite prin fiele
posturilor cu procedurile specifice
X
31.12.2009
3. Stabilirea unui responsabil cu
elaborarea Programului de achiziii
publice.
X
Data scadent
legala pt.
elaborare plan
4. Ordinul de numire al comisiei de
evaluare s aib in anexa atribuiile i
responsabilitile fiecrei funcii din
comisie, implicit ale secretarului
comisiei cu sarcina verificrii semnrii
declaraiilor de confidenialitate i
imparialitate nainte de deschiderea
ofertelor.
X
15.07.2009
5. Existena unei proceduri privind
modul de lucru al membrilor comisiilor
de evaluare in activitatea de achiziii
publice.
X
31.08.2009
6. Stabilirea unui responsabil cu
transmiterea rspunsului la
clarificrile solicitate de ofertani.
X
31.07.2009
7. Efectuarea de instruiri, de ctre eful
Serviciului Achiziii Publice cu
personalul, pentru cunoaterea si
interpretarea corecta a legislaiei.

X

31.10.2009
256
8. Realizarea verificrii de ctre eful
Serviciului Achiziii Publice a nsuirii
cadrului normativ de ctre salariaii
serviciului i influenarea evalurii
anuale cu rezultatele instruirilor
periodice.
X

31.12.2009
..
n cazurile n care n urma procedurii
de licitaie prin cerere de oferte nu se
primesc cel puin 2 oferte
corespunztoare, s se repete
procedura
X 15.07.2009
In toate cazurile n care se fac achiziii
publice s se urmreasc elaborarea
unui caiet de sarcini care s cuprind
toate caracteristicile tehnice i alte
caracteristici, astfel nct produsul
achiziionat s corespund
necesitilor
X 15.07.2009
..
. Desemnarea unui salariat din cadrul
Serviciului Achiziii Publice, prin
completarea fiei postului, care va
avea atribuii i competene n
ntocmirea dosarelor achiziiilor
publice;
X

30.09.2009
n. Reconstituirea dosarelor pentru
achiziiile efectuate in ultimii trei ani.
X

31.12.2009

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup
cum sunt prezentate n Raportul de audit

2.Verificai coloana corespunztoare:
implementat, parial implementat,
neimplementat
3.Introduceri data planificat pentru
implementare n Raportul de audit i data
implementrii

Entitatea/structura auditat:
Serviciul Achiziii Publice

Data i semntura conductorului:
Radu Nicolae

Auditor:
Comnescu Cristian, Bcescu Ana

Data i semntura:
257
Supervizarea reprezint activitatea de ndrumare, consiliere, supraveghere i
verificare efectuat de ctre supervizor asupra activitii echipei de audit; se realizeaz
pe tot parcursul derulrii misiunii de audit intern prin semnarea documentelor ntocmite.
Scopul supervizrii este de a da asigurri c obiectivele misiunii de audit intern
au fost atinse la timp si n condiii de calitate.
Conductorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnat de ctre
acesta este responsabil cu supervizarea misiunii de audit intern.
Prezentm, n continuare, principalele atribuii ale supervizorului misiunilor de
audit intern din metodologia general de organizare i exercitare a activitii de audit
intern, structurat pe documentele i procedurile specifice.

Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
Aciunile supervizorului Obs.
1. Planificarea
activitii de
audit intern
- Evaluarea modului de elaborare a planului
multianual de audit intern sub aspectul
completitudinii acestuia;
- Analiza modului de elaborare a planului
anual de audit intern avnd n vedere
structura acestuia, perioadele stabilite i
numrul de auditori interni;
- Verificarea Referatului de justificare i a
procedurii de Analiza riscurilor, realizat
pentru elaborarea planurilor anuale de audit
intern;
- Analiza modului de ndeplinire a planului
anual de audit intern i a sistemului de
modificare a acestuia;
- Verificarea aprobrii planului de audit intern.

2. Ordinul de
serviciu
- Verific corectitudinea perioadei de
desfurare a auditului;
- Verific corectitudinea perioadei cuprinse n
evaluare;
- Verific concordana temei i obiectivelor de
audit din planul de audit cu cele menionate
n ordinul de serviciu.

3. Declaraia de
independen
- Analizeaz informaiile prezentate i
identific eventualele incompatibiliti;
- Analizeaz capacitile profesionale ale
auditorului i stabilete dac deine toate
cunotinele i aptitudinile necesare realizrii
misiunii de audit.

258
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
4. Notificarea - Verific domeniul i sfera entitii auditate;
- Verific informaiile privind scopul misiunii de
audit intern;
- Analizeaz principalele obiective stabilite n
vederea auditrii;
- Verific perioada de derulare a misiunii de
audit intern.

5. Colectarea i
prelucrarea
informaiilor
- Verific consistena surselor de colectare a
informaiilor;
- Verific dac sursele identificate s-a realizat
n concordan cu cerinele obiectivelor de
audit;
- Verific dac sursele de colectare a
informaiilor sunt credibile;
- Verific dac informaiile colectate sunt
pertinente, relevante i suficiente;
- Verific dac o informaie este culeas din
mai multe surse;
Verific modul de selectare i structurare a
informaiilor;
- Verific dac informaiile sunt interpretate
corect;
- Verific dac informaiile colectate asigur
nelegerea organizrii i derulrii activitilor
de audit;
- Verific dac chestionarul de luare la
cunotin conine ntrebri cu privire la
organizarea intern a entitii, la funcionarea
acesteia, la contextul socio-economic n care
i desfoar activitatea;
- Verific dac riscurile cu inciden major
sunt identificate pe baza funcionalitii
controalelor interne;
- Verific dac concluziile sunt elaborate pe
baza tuturor informaiilor colectate;
- Verific dac constatrile exprimate ca
urmare a prelucrrii documentelor exprim
cu obiectivitate gradul de conformitate al
documentelor.

259
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
6. Lista
operaiilor
auditabile
- Verific dac activitatea este detaliat corect
n operaii auditabile;
- Verific dac operaiile sunt succesive
realizrii activitii;
- Verific daca pentru fiecare operaie sunt
stabilite controale specifice;
- Verific dac modalitile de funcionare
stabilite asigur minimalizarea riscurilor;
- Verific dac lista centralizatoare a
obiectelor auditabile conine toate datele din
documentele colectate i prelucrate.

7. Identificarea
riscurilor
- Verific dac sunt identificate riscurile pentru
fiecare operaie auditabil stabilit;
- Verific dac estimarea calitii procedurilor
este corect;
- Verific dac calitatea controlului intern este
evaluat corect;
- Verific dac chestionarul de control intern
este elaborat i urmrete dac acesta
asigur stabilirea sau identificarea n
totalitate a controalelor interne.

8. Analiza
riscurilor
- Verific dac criteriile de analiz a riscurilor
sunt corect determinate;
- Verific dac nivelul riscului este stabilit
pentru fiecare criteriu de analiz i dac
acesta reflect starea de fapt;
- Verific daca factorul de greutate este
atribuit corect n raport cu importana
criteriului de analiz a riscului;
- Verific modul de stabilire a punctajului total.

9. Clasarea
riscurilor
- Verific modul de clasare a riscurilor n
funcie de punctajele totale ale riscului
stabilite;
- Verific modul de delimitare a nivelurilor
riscurilor n vederea clasrii.

260
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
10. Elaborarea
tabelului
Puncte tari
puncte slabe
- Verific dac riscurile clasate cu nivel mare,
mediu sau mic dup caz au fost cuprinse n
cadrul documentului;
- Verific consecinele menionate pentru
fiecare risc;
- Verific modul n care a fost definit gradul de
ncredere al auditorului cu privire la
consecinele riscului;
- Verific modul de definire a riscului n punct
tare sau slab;
- Verific modul de stabilire a riscurilor ce vor
fi luate n auditare.

11. Tematica n
detaliu
- Verific operaiile stabilite a fi auditate;
- Verific dac aceste operaii sunt aferente
riscurilor cu impact determinate;
- Verific dac exist concordan ntre
operaiile stabilite a fi auditate i Tabelul
puncte tari i slabe.

12. Programul de
audit
- Verific dac activitile privind pregtirea
misiunii sunt corect definite n cadrul
programului;
- Verific dac obiectivele de audit sunt
definite n cadrul programului;
- Verific dac activitile de audit ce urmeaz
a fi realizate n cadrul fiecrui obiectiv sunt
corect definite i asigur realizarea acestora;
- Verific dac activitile privind elaborarea i
transmiterea raportului de audit sunt stabilite
corect;
- Verific dac activitile menionate pentru
urmrirea recomandrilor sunt definite
corespunztor;
- Verific dac timpul de lucru stabilit pentru
fiecare activitate cuprins n program este
stabilit corect i asigur realizarea acesteia;
- Verific dac timpul total de lucru menionat
n cadrul programului de audit corespunde cu
timpul planificat de realizare a misiunii de
audit;

261
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
- Verific dac locul de realizare a diferitelor
activiti este menionat corect.

13. Programul
interveniei la
faa locului
- Verific dac obiectele auditabile cuprinse n
program corespund cu tematica n detaliu;
- Verific dac testrile menionate a se
efectua corespund naturii obiectului auditabil;
- Verific dac testrile propuse a se efectua
sunt consistente pentru atingerea obiectivului
de audit;
- Verific dac locul efecturii testrilor este
corect menionat;
- Verific dac timpul alocat fiecrei testrii
asigur realizarea acesteia i atingerea
rezultatului scontat.

14. Minuta
edinei de
deschidere
- Verific dac termenul de deschidere a
interveniei la faa locului respect
planificarea;
- Verific consistena participanilor la edina
de deschidere;
- Verific dac informaiile transmise n cadrul
edinei asigur o comunicare eficient cu
privire la derularea misiunii de audit intern.

15. Lista de
verificare
- Verific dac coninutul acestora stabilete
condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc
domeniul auditabil,
- Verific dac tipul ntrebrilor privete
obiectivele definite, responsabilitile,
mijloacele financiare, resursele umane,
tehnicile de informare.

16. Testele - Verific dac obiectul testului concord cu
obiectivul de audit stabilit n tematica n
detaliu;
- Verific dac obiectivele testului conduc la
evaluarea controalelor interne aferente
riscurilor identificate i stabilite a fi luate n
auditate;
- Verific dac descrierea testului corespunde
cu tipurile de testri cuprinse n program;

262
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
- Verific dac constatrile sunt bazate pe
dovezi consistente, procurate din mai multe
surse;
- Verific dac constatrile sunt obiective i
corespund obiectivului de audit;
- Verific dac constatrile sunt consistente n
comparaie cu obiectivul de audit i dac
acestea contribuie la atingerea acestuia;
- Verific dac toate metodele, tehnicile i
instrumentele stabilite pentru realizarea
testului au fost aplicate i dac acestea au
fost corect aplicate;
- Verific dac eantionarea aplicat
populaiei n cauz pentru realizarea testului
a fost corect aplicat;
- Verific dac constatrile efectuate pe
populaia eantionat asigur a apreciere
rezonabil a concluziilor;
- Verific dac constatarea referitoare la o
deficien corespunde unei iregulariti i
dac aceasta s-a raportat;
- Verific dac concluziile stabilite se bazeaz
pe constatrile efectuate.

17. Fia de
identificare i
analiz a
problemei
- Verific dac constatarea menionat se
bazeaz i corespunde testului efectuat;
- Verific cauza stabilit pentru constatarea
efectuat i determin dac aceasta a
condus la apariia problemei respective;
- Verific consecina menionat i determin
dac efectul problemei constatate este
corect;
- Verific dac recomandarea este aferent
constatrii efectuate i dac prin
implementare contribuie la remedierea
deficientei constatate i mbuntirea
activitii;
- Apreciaz dac FIAP-urile asigur un sprijin
corespunztor pentru misiunea de audit
intern, respectiv sunt suficiente, concludente
i relevante.
- Supervizeaz FIAP-urile.

263
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
18. Formularul de
constatare i
raportare a
iregularitilor
- Verific dac constatarea prezentat
prezint un grad de risc ridicat ce poate
afecta sau a afectat resursele entitii;
- Verific dac constatrile se bazeaz pe
documente adecvate;
- Verific dac documentele ridicate sau n
copie xerox sunt consistente fa de
constatarea prezentat;
- Verific dac actele normative nclcate sau
cele procedurale sunt corect menionate;
- Verific dac propunerile de soluionare a
aspectelor constatate sunt adecvate.

19. Minuta
edinei de
nchidere
- Verific dac termenul de nchidere a
interveniei la faa locului respect
planificarea;
- Verific consistena participanilor la edina
de nchidere;
- Verific dac informaiile transmise n cadrul
edinei asigur o informare corect i in
totalitate pentru structura auditat asupra
constatrilor efectuate i recomandrilor
formulate;
- Verific dac obieciile formulate de structura
auditat au fost luate n calcul de echipa de
audit.

20. Proiectul de
raport de
audit
- Verific definirea corect a bazei efecturii
misiunii ;
- Verific definirea perioadei cuprinse n
auditare i a perioadei de efectuare a
misiunii de audit;
- Verific definirea corect a obiectivelor de
audit;
Verific dac tehnicile i instrumentele de
audit menionate corespund cu cele aplicate
efectiv;
- Verific consistena definirii documentelor
verificate pe timpul auditului;
- Verific totalitatea definirii documentelor
ntocmite pe timpul auditului;

264
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
- Verific dac raportul de audit intern este
complet, exact, obiectiv, convingtor, clar i
concis;
- Verific dac raportul de audit este echilibrat
ca form i coninut i prezint dovezile de
audit ntr-o maniera neprtinitoare;
- Verific dac tonul raportului de audit este
ncurajator pentru factorii de decizie din
cadrul structurii auditate;
- Verific dac raportul de audit are la baz
constatrile i recomandrile efectuate pe
timpul realizrii testrilor;
- Verific dac probele de audit sunt suficiente
i relevante pentru constatrile prezentate i
concluziile exprimate;
- Verific dac raportul de audit conine un
limbaj uzual i un stil de exprimare concret;
- Verific transmiterea raportului de audit ctre
structura auditat.

21. Minuta
edinei de
conciliere,
dac e cazul

- Verific dac discuiile sunt purtate efectiv
asupra obieciile formulate de structura de
audit la raportul de audit.

22. Raportul de
audit
- Verific dac este ntocmit pe baza
proiectului de raport de audit;
- Verific modificrile efectuate n Raportul de
audit urmare concilierii efectuate;
- Semneaz Raportul de audit intern pe ultima
pagin;
- Verific transmiterea raportului de audit
conducerii entitii n vederea aprobrii;
- Verific dac Raportul de audit este nsoit
de sinteza asupra constatrilor efectuate;
- Verific dac recomandrile transmise
structurii auditate dup aprobarea Raportului
de audit corespund celor menionate n
raport;
- Verific dac Raportul de audit intern este
elaborat la termenul fixat.

Normele prevd
ca aceste
atribuii sunt n
sarcina efului
de serviciu, dar
ele trebuie
urmrite i de
ctre supervizor
265
Nr.
crt.
Documentul
sau
procedura
supervizat
23. Constituirea
dosarelor de
audit
- Verific constituirea dosarului permanent i a
dosarului documentelor de lucru;
- Verific n cadrul dosarului permanent
constituirea celor 4 seciuni privind dosarele
de audit;
- Verific dac n cadrul fiecrei seciuni sunt
ataate documentele corespunztoare
conform cadrului procedural;
- Verific dac dosarele de audit sunt
numerotate i indexate;
- Verific dac documentele sunt etichetate i
numerotate n totalitate.

24. Urmrirea
recomand-
rilor
- Verific dac modul n care au fost
implementate recomandrile este corect n
raport cu planul de aciune acceptat.
- Verific modul de informare al conducerii cu
privire la implementarea recomandrilor i
mbuntirile nregistrate sau cu privire la
recomandrile neimplementate.
Normele prevd
ca aceste
atribuii sunt n
sarcina efului
de serviciu, dar
ele trebuie
urmrite i de
ctre supervizor

25. Derularea
misiunilor de
audit intern n
ansamblu
- Ofer pe tot parcursul misiunii de audit
instruciuni necesare i adecvate n vederea
asigurrii derulrii misiunilor de audit intern,
n conformitate cu buna practic recunoscut
n domeniu;
- Verific executarea corect i respectarea
Programului de audit intern;
- Evalueaz misiunea de audit n ansamblul
derulrii acesteia.

266
ENTITATEA PUBLICA

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Avizat: Petrescu Aurel

Nr.
crt.
Documentul
de audit
Propunerea sefului
structurii de
audit/supervizorului
misiunii, ca urmare a
revizuirii documentului
Rspunsul
auditorilor
interni
Revizuirea de ctre
seful structurii de audit/
supervizorul misiunii de
audit a rspunsurilor
auditorilor
1. Declaraia de
independen
Exista o incompatibilitate.
Este propusa o alt
persoan n echipa de
audit.
_ De acord
2. Programul
interveniei la
faa locului
Nu exist concordan la
un obiectiv fa de
Tematica in detaliu
Obiectivul a
fost refcut in
program

De acord
3. FIAP nr. Se constata o pagub i
nu exist fia de
iregularitate
S-a ntocmit
FCRI

De acord
4 Test nr. .. Modul de prezentare a
constatrilor nu
corespunde cu
documentele prezentate
Constatarea
a fost
redefinit
De acord

n. Proiect de
Raport de
audit intern
La pag. , alin.
constatarea nu are la
baz dovezi. Se solicit
reanalizarea constatrilor.
S-au
reanalizat
constatrile
i paragraful
a fost
eliminat

De acord

267
PROGRAMUL DE ASIGURARE I MBUNTIRE A CALITII

eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i
mbuntire a calitii activitii de audit, prin implementarea cruia se urmrete:
- Oferirea unui grad adecvat de asigurare c activitatea desfurat de auditorii
interni adaug valoare i contribuie la mbuntirea proceselor i operaiunilor
entitii;
- Furnizarea unei asigurri suplimentare asupra faptului c activitatea este
desfurat n conformitate cu legislaia aplicabil i Codul de conduit etic
Auditul public intern necesit adoptarea unui proces permanent de supraveghere
i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s
permit evaluri interne i externe.
Evaluarea intern const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin
efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care
acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de
asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd
calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea
misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit
intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin
ntocmirea Fiei de evaluare a performanelor auditorilor interni i Fiei de evaluare a
misiunii de audit intern.
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii
auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s
prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al
auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin
Fia de evaluare a misiunii de audit intern de ctre structura auditat.

268
ENTITATEA PUBLIC

FIA DE EVALUARE A PERFORMANELOR AUDITORILOR INTERNI

Auditor evaluat: Comnescu Cristian/Bcescu Ana
ntocmit: Petrescu Aurel
Data: .

Bugetul de timp planificat: ..
Bugetul de timp efectiv: . ore
1 2 3 4 5 Observaii
n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a
identificat riscurile i controalele prevzute
pentru procesele legate de obiectivele de audit
i a estimat corespunztor riscurile activitii
X
Programele de audit au fost elaborate n
vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n
cadrul bugetului de timp alocat
X
A fost necesar
s se lucreze
peste orele de
program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i
bugetul au fost reanalizate n mod constant
pentru a asigura o eficient folosire a resurselor
de audit
X
A existat o bun comunicare ntre auditor i
auditat
X
A existat o bun comunicare ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern
X
Au fost luate n considerare perspectivele i
nevoile structurii auditate n procesul de audit
X
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier
eficient i la timp
X
Auditaii au avut posibilitatea s revad
constatrile i recomandrile cnd au fost
identificate problemele
X
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatrile de audit demonstreaz analize
profunde i concluzii, respectiv sunt formulate
recomandri practice pentru probleme
identificate
X
Comunicrile scrise au fost clare, concise,
obiective i corecte
X
Exist probe de audit care s susin concluziile
auditorului

X
269
Bugetul de timp planificat: ..
Bugetul de timp efectiv: . ore
1 2 3 4 5 Observaii
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat
dovezi suficiente, competene, relevante i
folositoare
X
Documentele au fost completate n mod
corespunztor i n conformitate cu normele de
audit intern
X
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personal al auditorului
intern.
X

270
ENTITATEA PUBLIC

Data: ..

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Note Nr.
crt.
Obiectiv auditat
1 2 3 4 5
Obs.
1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la
nceputul misiunii
X
2. Au fost furnizate suficiente informaii privind
misiunea de efectuat
X
3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate
sau la mbuntirea unora deja existente
X
4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise
privind modul de desfurare
X
5. Obiectivele de audit stabilite au fost n
concordanta cu activitile desfurate
X
6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera
logic, structurat, dinamic i interesant
X
7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate
de misiunea de audit, iar rspunsurile au condus
la obinerea de concluzii relevante

X

8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia
la fata locului a privit doar obiectivele stabilite i
comunicate

X

9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii,
iar acesta a fost util n gsirea de soluii la
probleme

X

10. Cum evaluai n general misiunea de audit X
11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au
privit activitile cu riscuri majore
X
12. In desfurarea misiunii de audit au fost
prezentate constatrile i recomandrile cnd
au fost identificate probleme

X

13. A existat o bun comunicare ntre auditor i
auditat
X
14. Auditorii au avut un comportament adecvat i
profesional
X
271
15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte
care v-au plcut cel mai mult
- claritatea recomandrilor
- conduita auditorilor interni
- calitatea discuiilor
16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3
aspecte care v-au plcut cel mai puin
ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
17. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele
comunicate
Nu sunt comentarii.
18. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de
audit
Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate n urma recomandrilor.
19. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor;
2 pentru slab;
3 pentru satisfctor;
4 pentru bine;
5 pentru foarte bine.
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

272
ENTITATEA PUBLIC

Data: ..

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT DE CTRE STRUCTURA AUDITAT

Nr.
crt.
Etapele misiunii Acord
total
Acord Dezacord Dezacord
total
Fr
observaii
Programul de audit
1. Programul de audit i timpul alocat misiunii au fost clar
exprimate/definite la nceputul misiunii de audit?

X
2. Obiectivele i scopul misiunii au fost discutate i agreate
n prealabil la nceperea misiunii de audit?

X
3. Recomandrile i sugestiile managementului structurii
auditate au fost obinute i incluse sau avute n vedere pe
toat durata desfurrii misiunii de audit?

X
4. Managementul structurii auditate a fost informat pe tot
parcursul desfurrii misiunii de audit asupra stadiului
acesteia i potenialele probleme ivite?

X
5. Misiunea de audit a determinat ntreruperi nejustificate ale
activitii structurii auditate?

X
273
6. Misiunea de audit a fost finalizat ntr-o perioad de timp
rezonabil? Orice ntrziere n finalizarea misiunii a fost
comunicat i explicat managementului?

X
Finalizarea misiunii de audit
7. Recomandrile propuse de ctre auditori au fost relevante
pentru operaiunile structurii auditate?

X
8. Toate prile implicate au avut posibilitatea de a furniza
puncte de vedere referitoare la potenialele aspecte
identificate de ctre echipa de audit, astfel nct
recomandrile emise s fie viabile?

X
9. Recomandrile propuse de ctre auditori au fost
constructive i rezonabile?

X
Echipa de audit
10. Auditorii au avut cunotine despre politicile aplicabile
i/sau alte informaii corelate acestora i privind cerinele
care afecteaz operaiunile desfurate de ctre structura
auditat?

X
11. Auditorii au acionat ntr-o manier profesional i
transparent?

X

Not:
S se furnizeze orice comentariu suplimentar fa de chestionarele de mai sus care ar putea conduce la mbuntirea
activitii desfurate de structura de audit intern.

Ghid Achizitii Ed II PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid Achizitii Ed II PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

1

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

S-ar putea să vă placă și