Sunteți pe pagina 1din 68

CAPITOLUL I

CORESPONDENA OFICIAL
1.1. IMPORTAN I CLASIFICARE.
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane
(de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice,
acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctre cei care i vor desfura
activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor i formelor pe baza crora se
redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre
o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate
(persoan juridic) sunt considerate acte oficiale.
ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se
constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza
crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile
nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi
ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste
drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare,
actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;
Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume:
Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:
acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii sociale i se
caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat prin fora coercitiv a
statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor
locale);
acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for public.
Din punctul de vedere al efectului pe care l produc, sunt:
acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie normative,
fie nenormative);
acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional etc.).
Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul, sunt:
acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte emise de
Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern);
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit unitate
administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor).
Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:
acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele Romniei etc.)
actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i alte autoriti ale
administraiei centrale, prefecturi, primrii);
actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.
Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent, este:
Parlamentul are ca sarcin adoptarea de legi. Legile sunt acte normative, productoare de efecte juridice,
referitoare la orice tip de relaii sociale. Legile pot fi constituionale, prin care se revizuie unele prevederi ale
Constituiei i care se adopt cu o majoritate de cel puin dou treimi din numrul membrilor fiecrei
Camere a Parlamentului i se aprob prin referendum;organice, prin care se reglementeaz relaiile sociale
din domeniile expres menionate n Constituie i care se adopt cu votul majoritii membrilor fiecrei
Camere, i ordinare, care reglementeaz relaiile sociale din celelalte domenii, care nu sunt reglementate
prin legi organice i care se adopt cu votul majoritii membrilor prezeni din fiecare Camer.
Parlamentul mai adopt hotrri i moiuni care produc efecte juridice dar care, n general, nu au caracter
normativ, ci exprim poziia, punctul de vedere al parlamentului n legtur cu unele probleme i
evenimente interne sau externe.
Preedintele Romniei, n exercitarea atribuiilor sale, emite decrete, promulg legile adoptate de
Parlament, adreseaz Parlamentului mesaje cu privire la principalele probleme politice ale naiuni i ncheie
tratate internaionale n numele Romaniei, negociate de Guvern i le supune spre ratificare Parlamentului.
Decretele Preedintelui produc efecte juridice dar, n cea mai mare parte, ele au caracter individual, nu
reglementeaz domenii care sunt de competena Parlamentului, iar n multe domenii ale administraiei
publice acestea trebuie contrasemnate de ctre primul-ministru.
Consiliul local, n exercitarea atribuiilor ce-i revin, adopt hotrri, semnate de preedintele edinei
respective. El are iniiativ i hotrte, cu respectarea legii, n problemele de interes local, cu excepia
celor care sunt date prin lege n competena altor autoriti publice. Hotrrile Consiliilor locale produc
efecte juridice i au caracter normativ sau nenormativ (individual). Hotrrile cu privire la persoane se
adopt numai prin vot secret.
Organele administraiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu competen
derivat, emit pe baza i n vederea executrii legii, acte administrative.
Actul administrativ este o form juridic de realizare a activitii executive i de dispoziie a organelor
administraiei publice; ele sunt acte juridice ntruct sunt manifestri de voin ale organelor administraiei
publice, n scopul de a da natere la drepturi i obligaii i au caracter normativ, stabilind reguli de conduit
obligatorii pentru uniti, instituii sau ceteni, sau caracter individual (nenormativ).
Guvernul Romniei, potrivit programului su de guvernare acceptat de Parlament, asigur realizarea
politicii interne i externe a rii i exercit conducerea general a administraiei publice.
Guvernul elaboreaz proiecte de legi pe care le nainteaz Parlamentului, devenind legi dup dezbaterea i
adoptarea lor.
n exercitarea atribuiilor sale, Guvernul adopt hotrri i ordonane. Hotrrile se emit pentru organizarea
executrii legilor i deci nu pot s contravin acestora. Ele pot avea caracter normativ sau indvidual.
Ordonanele se emit n cazurile de delegare legislativ, n temeiul unei legi speciale de abilitare, n limitele i
n condiiile prevzute de aceasta. Paralamentul poate adopta o lege special de abilitare a Guvernului
pentru ca acesta s poat emite ordonane, n domenii care nu fac obiectul legilor organice. Legea de
abilitare va stabili, n mod obligatoriu, domeniul i data pn la care se pot emite ordonane. Dac legea de
abilitare o cere, ordonanele se supun aprobrii Parlamentului, potrivit procedurii legislative, pn la
mplinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului atrage ncetarea efectelor ordonaei. n cazuri
excepionale, Guvernul poate adopta ordonane de urgen. Acestea intr n vigoare numai dup depunerea
lor spre aprobare la Parlament. Aprobarea sau respingerea ordonanelor se face printr-o lege. Hotrrile i
ordonanele adoptate de guvern se semneazu de primul ministru, se contrasemneaz de minitrii care au
obligaia punerii lor n executare i se public n Monitorul Oficial al Romaniei, cu excepia celor care au
caracter militar i care se comunic numai instituiilor interesate.
Administraia public central de specialitate este constituit din ministere, care se organizeaz, prin
lege, numai n subordinea Guvernului, i alte organe de specialitate, care se pot organiza n subordinea
Guvernului, a ministerelor sau ca autoriti administrative autonome. Guvernul i ministerele pot nfiina
organe de specialitate, n subordinea lor, cu avizul Curii de Conturi i numai dac legea le recunoate
aceast competen. Autoritile administrative autonome se pot nfiina prin lege organic.
n exercitarea atribuiilor lor, ministerele i celelalte organe de specialitate centrale emit ordine care produc
efecte juridice i care pot fi normative, reglementnd activitatea din ramura pe care o coordoneaz, sau
nenormative, prin care se rezolv, n mod obinuit, anumite probleme concrete din organul respecitv sau din
unitile suboronate.
Administraia public local se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale, descentralizrii serviciilor
publice, eligibilitii administraiei publice locale i consultrii cetenilor n problemele locale de interes
deosebit. Autoritile administraiei publice prin care se realizeaz autonomia local n comune i orae sunt
Consiliile locale, ca autoriti deliberative i primarii, ca autoriti executive.
Consiliul local organizeaz, la nivelul comunei sau al oraului, servicii publice n principalele domenii de
activitate, potrivit specificului i nevoilor locale. Dac consiliul local, aa cum am mai artat, poate adopta
hotrri, inclusiv cu caracter normativ, primarii, n exercitarea atribuiilor lor, emit dispoziii, avize, acorduri
i autorizaii, care au caracter individual.
Acte emise de agenii economici, organizaii i instituii.
n funcie de profilul specific i complexitatea sarcinilor, la nivelul acestora, se ntocmesc regulamente de
organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar i contracte colective de munc, prin care
conducerile administrative, mpreun cu sindicatele, stabilesc, n conformitate cu legile i celelalte acte
normative emise de organele superioare, condiiile concrete de organizare i desfurare a activitii,
precum i comportamentul n cadrul unitii respective.
n afara acestora, unitile elaboreaz un mare numr de acte tehnice, care sunt instrumente de lucru
pentru buna desfurare a activitii de baz a acestora. De exemplu, pentru defurarea activitii
financiare i bancare se elaboreaz actele financiare i bancare, n care se consemneaz i se justific
ncasri i pli de sume de bani. Pentru evidena desfurrii unor lucrri tehnice, economice etc., se
ntocmesc referate, rapoarte, se emit dispoziii, decizii, se ntocmesc procese-verbale etc.
O alt categorie de acte emise de uniti o constituie actele doveditoare, care se elibereaz la cerera unor
persoane fizice sau juridice (adeverina, certificatul, chitana).
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic,
administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii
tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat, coninutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei economii diversificate i n
continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i
persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de
coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre
persoane fizice i persoane juridice;
devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, rednd stadiile evoluiei
raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan).
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n
judecata etc.);
corespondena administrativ (referatul, rapoartul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul,
dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de
nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta
diplomatic, nota verbala etc.).
c) dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal etc.);
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte.
d) dup criteriul accesibilitii:
corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul
instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale ale
corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns;
de revenire.
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul.
g) dup modul de ntocmire:
documente tipizate;
documente netipizate.
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul
Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se
menioneaz duplicat; are puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a
semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea originalului, se
semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie
conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntur i tampil;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului,
dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i
tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui
este condiionat de certificare.
CAPITOLUL I
1.2. Circulaia corespondenei
Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o atenie deosebit,
tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice instituie. Scrisoarea poate circula
astfel:
n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;
transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este sigilat n plic (se
exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de confidenialitate);
scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea unui bon cu
numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii;
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de curierat). De ex.,
mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.
Corespondena primit
Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus
de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc documentele, a persoanelor care le
dein, precum i a modului de rezolvare a lor.
n acest scop, se folosesc:
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i cea expediat)
ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena
compartimentelor funcionale implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.
Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. La
Registratur au loc urmtoarele operaii:
verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i
adresa unitii respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid; plicurile nu se
arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata dac vina
este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de plecare sau pentru
care exist o dat limit;
- dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n cazul n care
scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
nregistrarea i datarea corespondenei;
ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei
manager).
La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific corespondena, o sorteaz
(scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse
apoi, n ordinea urgenei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare
document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual
modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara
o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baz de
semntur.
Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai multor departamente
sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare departament /persoan s fie pus la curent cu
problema ce l privete. Exist cteva modaliti de a face acest lucru :
se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate i apoi
scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i
bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe;
scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor cuprinse n ea,
revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;
se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este cea mai indicat
(scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat.
Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care iniiaz
un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se
redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast
sarcin. Dup redactarea i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat,
conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate
semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt expediate de
secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate.
Operaiile ulterioare sunt:
sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort;
clasarea corespondenei n dosare (copiile).
CAPITOLUL I
1.3. Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate
n vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei emise,
secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru de coresponden (n instituiile mari Registrul
de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare
cte un registru n care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul respectiv). Se practic
dou sisteme: unul care folosete un registru unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre
separate intrrile i ieirile.
n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nregistrarea
corespondenei (stnga) i a corespondenei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic,
ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei primite i expediate.
n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii care intr n unitate, data nregistrrii, locul
de provenien (denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei, serviciul cruia i se
repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare.
n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai rnd cu nregistrarea acesteia n
stnga, se evideniaz n partea dreapt modul n care s-a rezolvat, data la care se expediaz, denumirea
destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nregistrat la intrare scrisoarea
creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica ,,numr de conexare. n locul acestui numr
la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate.

Exemplu :


n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau secretariat ntr-un singur registru
de intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum mare de acte, nregistrarea se face
la Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so i fr so, cu mai multe
volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac
volumul nu este complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului respectiv.




PROCES-VERBAL
(data)

Subsemnaii eful serviciului Secretariat i .., registrator din ..
(unitatea) am ncheiat registru astzi, data de mai sus.
Registrul cuprinde nregistrrile de la nr data la nr. data.., totaliznd file scris.
(Semnturile)
Registrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pregtite de ctre persoana responsabil din cadrul
compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de nscriere a circulaiei
documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridic), iar pe de alt parte reprezint un ordonator, un
adevrat ghid n cutarea oricrui document.
La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:
nregistrarea se face de ctre o singur persoan ; n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de aceeai
persoana;
nscrierea se face numai olograf;
nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea se bareaz
vizibil.
Nu se nregistreaz: drile de seam periodice, actele expediate care au numr propriu de ordine, scrisorile
i actele de coresponden intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de la un serviciu la
altul (pentru corespondena intern fiecare departament ine evidena sa), imprimatele sau formularele
primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii (evidena acestora fiind inut la magazie
sau bibliotec, dup caz).
n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu datele ei de
identificare, ntr-un borderou de expediie. Borderoul se ntocmete separat pentru scrisorile simple i
recomandate.
Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmete o condic de expediie, n care se trec datele
importante : anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura.
De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii se nregistreaz n
prealabil ntr-o condic intern de distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de expediie.
Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de coresponden
(primriile) nregistreaz toat corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare presupune existena
unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene (excepie fac documentele cu
caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n fiecare dintre compartimentele prevzute n
organigram. Baza acestor registraturi generale este reprezentat de un soft adecvat i o reea de
calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.[1]
Modul de funcionare: exist un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare coresponden,
forma practic fiind ghieele. Ceteanul se prezint la ghieu i i depune lucrarea. Operatorul
nregistreaz documentul, l catalogheaz, verific criteriile care fac posibil nregistrarea i emite un bon de
registratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date: numele depuntorului, numrul i data de
nregistrare, problematica corespondenei, compartimentul unde este direcionat spre rezolvare, termenul
de rspuns, indicativul celui care a fcut nregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe
posturi s se fac nregistrri, iar calculatorul va ordona singur numerele n cteva secunde i abia apoi se
va salva nregistrarea i se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu i modifica.
Dreptul de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de registratur pe baz de parol.



[1] Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slniceanu, Potocol Coresponden Secretariat n Administraia
Public. Bucureti: Editura Lumina Lex, 2001, p. 208.
CAPITOLUL I
1.4. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform
rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris
rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare permanent
pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre acestea amintim:
1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul
corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt
(chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia
respectiv este c tie s-i organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate.
Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin
sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai
important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz
cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare
sau alt mijloc mai puin costisitor. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem
seama de urmtoarele aspecte:
propoziii scurte i clare;
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de
calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile.
3) Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim,
deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:
s informm sau s aflm ceva;
s motivm sau s influenm;
s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm.
4) Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice. n acest sens menionm:
a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce
privete condiiile de adresare. Genuri ale corespondenei care sunt atribuite exclusiv nivelului ierarhic
superior pe aceeai vertical sunt: ordinul, decizia, normative i regulamente, circulare etc. La redactarea
acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele:
- diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana, intimidarea, impoliteea tind s reduc
eficiena comunicrii);
- claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele explicative de care subordonatul are
nevoie;
- motivarea o dispoziie trebuie explicat i n acelai timp scoase n eviden avantajele ce rezult din
aplicarea ei.
b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior cuprinde urmtoarele genuri de
coresponden: raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se adreseaz
ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu invers. (Excepie de la regul: se obinuiete
ca Primul-Ministru s-i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor religioase sau onomastice. n
ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din partea conducerii felicitri). n acest tip de comunicare
(de jos n sus) trebuie s inem seama de:
- tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea,
argumentaia;
- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor. Prezentarea
de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism;
- exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep opiniile;
- atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la un ton
de nesiguran sau exagerare.
c) corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:
- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot transmite
dect ntre omologi;
- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.
5) Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma
respectiv.
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de
afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele
elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
reclama strident promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete
despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n
general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n
care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat
nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i nu manipulare).[1]
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente
pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv
prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al
mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic
politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de
politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate
genera ncrederea destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj
negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem
cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu exprimarea pozitiv cererea
dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem
s v pltim cecul la data de / cecul dumneavoastr va fi achitat la data de. .
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce
nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l
facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia
asupra rezolvrii problemei.



[1] Margit, Gatjens-Reuter; Claudia, Behrens. Manual de secretariat i asisten
managerial, Bucureti: Editura Tehnic, 2001, p. 33.

CAPITOLUL II
Stilul corespondenei oficiale
2.1. Particularitile stilului
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se
ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator
dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului
(n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare; se
desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot
fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-
verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.), de informare (anunul, declaraia, ntiinarea,
notificarea, formularul de nscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura,
diploma), de coresponden (scrisoarea, oferta etc). n raport cu alte stiluri este nchis la influene,
servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variate interne[1]: limbajul juridic
legislativ (conservator, nedifereniat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei stilurilor
individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete
puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice
individuale.
Funciile dominante sunt cea denominativ-referenial i cea persuasiv (destinatarul fiind avut permanent
n vedere la formularea comunicrilor specifice)[2].
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, morfologice, sintactice i stilistice.

Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n
comunicarea gndurilor.
Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles este alegerea
vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din
vocabularul general numai cuvinte i expresii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective,
evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale, din argou i jargon.
Se va acorda atenie cuvintelor polisemantice cuvinte cu form identic, dar care prezint diferene de
sens. De exemplu, cuvntul adres are n limbajul administrativ dou sensuri: indicaie (pe scrisori i
colete), cuprinznd numele i domiciliul exact al destinatarului, dar i o comunicare n scris (scrisoare
adresat unei organizaii sau unei persoane fizice).
De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu form sonor
asemntoare, dar cu neles complet diferit). De exemplu: original (act) ioriginar (loc de origine)
sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie / alocuiune (cuvntare ocazional).
Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o serie sinonimic (cuvinte diferite ca form, dar
asemntoare ca sens), acel cuvnt care s exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, ntre baz,
fundament, temelie se alege cuvntul baz pentru sintagma baz material; ntre cuvintele operare,
prelucrare, procesare se alege procesare pentru procesare de text.
De asemenea, n coresponden trebuie evitate pleonasmul i tautologia. De exemplu: ,,v reamintim nc o
dat (pleonasm); ,,ne scuzai pentru ntrzierea i amnarea rspunsului (tautologie).
n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba romn permite o exprimare precis i nuanat,
atunci cnd nu se pot gsi corespondene n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea
neologismelor. De exemplu, pentru aparatura modern de birou: computer, hard-disk, soft, sau termeni n
relaiile de pia: marketing, sau pentru referine la produse: design etc
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate
poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratat i poate exprima ideea unei propoziii
ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia
franco-bordul vasului.
Terminologia folosit n corespondena oficial se mparte n dou categorii: terminologia creat n practica
lucrrilor de secretariat i coresponden i terminologia creat n diferite domenii de activitate.
Terminologia din prima categorie este limitat la anumite denumiri de operaii, lucrri, obiecte etc., folosite
n munca de birou. Terminologia de specialitate este destul de numeroas, ndeosebi n ramurile de
activitate cu un pronunat caracter de tehnicitate (bancar, contabil, transporturi etc.).
Termeni i expresii de specialitate create n practica lucrrilor de secretariat i coresponden : antet,
adres, adeverin, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondenei, curriculum vitae, dosar,
deviz, indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur, procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei,
scderea corespondenei, nuruire etc.
Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar.
Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran,
comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu omite ceva, de a nu divulga
ceva, de a nu pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod
greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.
De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz corespondena o informare adecvat prin cursuri din
domeniul tiinei organizrii i conducerii (management), consultarea dicionarelor din specialitatea n care
se redacteaz corespondena etc., toate acestea n scopul mbogirii cunotinelor aplicabile n domeniul
respectiv de activitate.

Particulariti morfologice
n redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii
romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I , neconcordana ntre numrul real i cel gramatical (se
numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd
o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr,
care se acord cu predicatul la plural: Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ
la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului
n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la
data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea n funcie: ,,se numete n funcia de n loc de ,, se
va numi n funcia de .
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia s-a deschis... nu ,,expoziia a fost
deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se aplic
regulamentul .... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate,
nefiind vorba de o implicare personal.
gerunziul folosit la nceput de fraz: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul
propoziiei principale. Astfel, formularea :Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea
sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce
imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula:
Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ...
se evit folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete
infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ
,,Serviciul Personal va aduce la ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai etc.
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei,
n scopul obinerii);
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare,
reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i conjunciilor,
neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil etc.)
si predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul)[3]
Particulariti de ordin sintactic
n scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar i n acest domeniu
exista anumite particulariti:
- folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii si);
ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric;
- construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii,
producnd dificulti n nelegere;
- nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaz
textul, mrind precizia exprimrii. n loc de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de
vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ;
- evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care exprim generalizare sau eventualitate;
- introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (,,din cauza ...) sau
consecina (,,de unde rezult c ...), a unor expresii precum ,,drept pentru care am ncheiat procesul-
verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod obligatoriu ... (n loc de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu.

Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia,
precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice,
de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene
speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l
manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor
greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei
virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic
i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de
perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de
coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca document
n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea documentelor este
urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care
dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor
cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii,
nesiguran, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura etc,
necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n
propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv
n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte
performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte
bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea
problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de
msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume,
cantiti etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv,
impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care
trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale
trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii.
Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i
alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care
trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i
limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite
neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigur aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i
firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima
i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit
de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei,
contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia
destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin
capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea
controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care
este strict individual.

[1] Ion, Toma; Ioana, Dinc. Limba Romn, Stilistic i Compoziie, Bucureti: Editura Niculescu, 1998, p.
17.
[2] Idem, p. 18.
[3] Ion, Toma; Ioana, Dinc. Op.cit., p. 19.
2.2. Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea,
dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic
n cazul folosirii mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct
i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar
conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la
considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.
n corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din
vocabularul obinuit;
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar,
financiar, contabil etc.);
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori
ntocmite n limba romn;
abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu
Ord. nr.).
CAPITOLUL III
ELABORAREA MESAJULUI SCRIS
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce
scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i
mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i
stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie
scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare
bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere
interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de
realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii autori, aproape o
tiin.[1]
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat
face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va
nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca
model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii
schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a
mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale
continu s-i pstreze locul i importana lor.
n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor
transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea
unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt
incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o
pregtire temeinic a acestora.



[1] Adriana, Chiriacescu; Laura, Murean, Virginia Barghiel; Alexander Hollinger. Corespondena de afaceri
n limbile romn i englez, Bucureti: Editura Teora, 1995, p. 19.

CAPITOLUL III
3.1.ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORI
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2)Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot
obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului
respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin
operaiile de analiz, sintez etc.
3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului,
reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura,
ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile
lingvistice.
6)Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris,
apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
CAPITOLUL III
3.2. FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR
Aa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Acest fapt
este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat
drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n crearea climatului favorabil pentru buna
desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i
prezentarea lui din punct de vedere grafic i estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului
determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu
ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;
pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5);
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor
dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile
sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere.
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text,
dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina
respectiv, ct i de scopul scrisorii;
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de
afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau
poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul);
1. prin cifre;
a) prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul);
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu
menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului.
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma
bloc modificat.
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu
dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10
intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i
semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind
adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n
forma bloc.
n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie
formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege
forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere
a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul
s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se
utilizeaz :
forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii,
rapoarte etc);
forme comune de evideniere a corespondenei.
Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat,
se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea
paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.
mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate
mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole.
Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile
rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i
subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat.
Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai
importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici.
Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al
paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.
Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri.
Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i
sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n cuprinsul
textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua
soluie.
Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o
,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s
fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a
citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul
textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de exemplu :
<<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind administraia public
local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare bunei funcionri a instituiilor locale de nvmnt. de
sub autoritatea sa>>
Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi.
Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii unor explicaii
complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia, se introduce un
indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie
orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul
de not. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie,
obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este anunat.
Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar
mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele
documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau:
numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, oraul n
care a fost editat lucrarea; denumirea editurii, anul apariiei. Exemplu :
HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: Editura All, 1996.
Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Ele dau
posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se compune din
urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.
Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. Liniile verticale separ
,,coloanele tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de
sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia,
cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot
grupa sub o explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului.
Textul care exprim explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n funcie
de lungimea textului i limea afectat coloanei.
Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontal continu.
Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a
numerelor, ncepnd cu cifra zero.
n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe pagina sau paginile
urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este
obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare.
Tabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul
programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD.
EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate de pild, vizualizarea dinamicii volumului de vnzri,
caz n care se folosesc formule i adnotri. Odat creat un tabel n EXCEL, se poate realiza rapid graficul
aferent. Un alt avantaj l constituie posibilitatea ,,exportrii (transferului) tabelului n WORD, n cadrul unui
text.
Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc. Exist dou posibiliti de a
crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din
meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane i de rnduri. n
final se completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop,
trebuie respectate urmtoarele reguli:
lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;
limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar
pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan.
Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului, atunci el se constituie ca o anex
la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii
i intervale) se folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n
continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.
Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale :
problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale ;
prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a textelor trebuie s fie fcute astfel nct
s nu dea posibilitatea apariiei unor confuzii;
titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat n eviden;
capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile;
paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul obinuit.
Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uurate prin folosirea programelor
din calculator.
Forme comune de evideniere
Sublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii.
Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie
evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o porine de text.
Folosirea majusculelor constituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie
evideniat, cu litere mari.
Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere
spaii mai mari dect cele normale.
Amplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii
ndeprtate de marginile textului.
Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest
fel toate punctele pot fi evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele
enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt,
fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.
Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la general ctre
particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade.
Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii.
Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se
folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se
mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de
hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La
alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe
aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea
hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota
Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n
funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar
elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;
plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai
utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul
scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele
persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se
expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un
anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.;
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au
deja antet tiprit pe plic;
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent
etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n
stnga jos;
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei).
Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise
fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).
3.3. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet;
numrul i data;
referinele;
adresa destinatarului;
formula de salut/de adresare;
obiectul scrisorii;
coninutul;
formula de ncheiere/de salut;
semntura;
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar,
pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa
unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr
elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de
publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n
antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu
partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul.
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat
n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru
felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care
semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa
din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este
important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se
adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i
adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de
politee: Domnul sau Doamna.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea
scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune
n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n
partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22
octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi.
Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16
th
january). n SUA i n
unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este
anul, luna, ziua.
De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere
se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie
este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz
de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie
mpreun cu data devine obligaie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau
persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele
angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii),
precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului
etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale
firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma
semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru
strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de
formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei
respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm
denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu
dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea
creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai
evident fa de adres.
Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu
se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe
care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate
vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt
apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se
scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe
responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce
vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei
universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena
se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege
natura textului pe care l va citi.
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate
aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie,
dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru,
Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia,
SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia).
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate
Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau
Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia
de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi
emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri
la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea
primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee
i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns :
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
3) Pentru scrisorile de revenire :
Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie
exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este
indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit
explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i
concilierea restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona
metoda indirect concluzie motivare
Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c
destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai
atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i
impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii),
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.).
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine elemente ce
vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei
convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru
vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie
de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl
se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta
se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de
colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor
scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c
aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune
sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta
din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic
superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de
curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de
deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care
a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat
obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i
prenumele celui care va semna.
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele
expeditorului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar).
CAPITOLUL III
3.4. SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONAL
O cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la managementul afacerilor
i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele noastre limba englez este limba afacerilor
internaionale; tot mai muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii franceze i germane.
,,Engleza este destinat s devin limb universal n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a
latinei n trecut sau dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din ntemeietorii
Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor
tehnici de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la
germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale
folosesc limba englez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n SUA sau
Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile.
Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba englez i sunt
probabil recunosctori pentru c exist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit.
Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz afaceri de export n SUA sau n Arabia
Saudit sau care conduce n Europa o reea de filiale, engleza este vital n comunicarea cu partenerii
strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York sun puin altfel dect engleza din Londra, ca
s nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul c oamenii se pot nelege.
Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca, n ciuda stpnirii
nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. Aici formulrile neclare sau
ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri sau s mpiedice ncheierea unui contract
important. n afar de aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb
strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor
culturale multiple, s nu neleag acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de
avantajele limbajelor non-verbale i de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte
negative ale diferenelor interculturale. De aceea, cel ce scrie n limba englez i/sau ntr-o alt limb
strin trebuie s aib n vedere dou aspecte: diferenele de limb i diferenele culturale.
Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea
internaional, se recomand folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din specificul
cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conine cuvinte ce apar i dispar ntr-o cultur,
corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la public. De asemenea, exist
anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune
mai multor culturi).
n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au engleza ca
limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care s fie
uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu
este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei component este, a ,,limbajului
gndirii celui cu care se comunic.
Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe aspecte; iat cteva dintre ele:
Forma cteva elemente care in de form:
- formatul francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc. Adresa interioar o
scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la
americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la noi la fel);
- modul de a scrie data americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul
standard internaional este anul/ luna/ ziua;
- modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul de 24 ore,
astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni;
-modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de asemenea,
unele uniti de msur sunt diferite n Europa i SUA;
- modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi, germani i francezi dect la americani.
Dup formula de adresare la francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la americani urmeaz dou
puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o scrisoare adresat cu Monsieur, dar femeile de afaceri
americane detest acest lucru;
- modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii.
Stilul
n general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i
cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale, mai pline de curtoazie. n
comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un limbaj
abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde un american d un exemplu pentru a clarifica
ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un exemplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele
culturale i fac pe americani s fie caracterizai ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai
mult dect americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat.
Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care
folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de afaceri i mai ales materialele n
vederea angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total
nepotrivit la americani.
Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la specific la general. n
Frana ordinea este invers, de la general la specific. Americanii vor ncheia o scrisoare prin care cer ceva
ntr-o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n general, la francezi, care vor ncheia prin a te informa
despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. n scrisorile de colectare a unor pli,
francezii amenin mai repede; nu-i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. A
cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc pn la data de pentru c n caz contrar. Americanii fac tot
posibilul s pstreze un client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a plii.
n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor. Ei chiar au o lege prin care, n scrierile
formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi.
Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris, atunci cnd este posibil, putem ataa o
traducere a mesajului n limba matern a destinatarului. Este un semn de politee i profesionalism.
CAPITOLUL IV
AUTOMATIZAREA UNOR OPERAII DE
NTOCMIRE A CORESPONDENEI
4.1. UTILIZAREA ABLOANELOR N PROGRAMUL WORD
Activitatea de coresponden este mult uurat de oportunitile pe care le ofer cunoaterea calculatorului.
Astfel, documentele aparinnd corespondenei au, n general, anumite zone standard (comune) care se
repet de la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i adaptarea
coninutului fiecrui document scopului pentru care acesta a fost ntocmit. Toate aceste se pot realiza
folosind ablonul.
Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie cele necesare fiecrui
document ce va fi creat ulterior pe baza ablonului.
n categoria abloanelor pot fi incluse: pagina cu antet, faxul, memo, diverse tipuri de scrisori.
Salvarea unui ablon
Pentru ca ablonul s poat fi folosit, trebuie respectai urmtorii pai:
se selecteaz din bara de meniu comenzile FILE SAVE;
n caseta de dialog SAVE AS, n caseta de text corespunztoare FILE NAME se tasteaz numele sub care
se dorete salvat ablonul;
se afieaz coninutul casetei text SAVE TYPE i se selecteaz din lista derulant aprut,
Document Template;
n caseta text SAVE IN va apare automat numele folder-ului n care se va face salvarea: Templates, iar
sub el lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care le conine. n funcie de tipul ablonului creat (fax,
memo, antet de pagin) se alege prin dublu clic pe numele su, folder-ul corespunztor: Memos,
Letters&Faxes, ..
se clicheaz butonul SAVE (documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon (template);
pentru nchidere se selecteaz din bara de meniu FILE CLOSE.
Utilizarea ablonului pentru crearea unui document
Odat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avnd la baza textul i formatarea
prestabilit. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este nevoie, astfel:
se selecteaz din meniul FILE NEW (Fig. 1); n caseta de dialog NEW se clicheaz n funcie de locul
unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul Memos,Letters&Faxes. n acest moment numele
ablonului va aprea n caseta de dialog;
se clicheaz de dou ori pe numele ablonului; pe ecran va aprea un nou document care conine textul i
formatarea prestabilite n ablon;
se completeaz documentul cu restul informaiilor;
se selecteaz din meniu FILE SAVE i se salveaz documentul ca un fiier separat;
ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugirile fcute n acest document.

Fig. 1.Fereastra New (nou)
Crearea subsolului de pagin
se selecteaz din meniul: VIEW- HEADER AND FOOTER;
se face poziionarea n zona de subsol;
se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care :
se tasteaz Page;
se clicheaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER;
se tasteaz Of ;
se clicheaz butonul Insert Number of Page, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.
se clicheaz butonul Close, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.
Pentru introducerea denumirii societii i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare a imaginilor (Insert-
Picture-Clip Art) i folosirea casetelor text (Insert-Text Box).
Introducerea titlului paginii de fax
se plaseaz cursorul n punctul n care se dorete introducerea titlului i se selecteaz din
meniu: INSERT-PICTURE-WORDART;
se alege modelul de scriere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet. Se apas tasta OK;
se poziioneaz textul, prin alunecare cu mouse-ul, n zona de ablon dorit;
se selecteaz prin meniul TABLE-INSERT TABLE. n caseta de dialog aprut se precizeaz numrul de
coloane, 4 i numrul de linii 5, pentru zona de informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax.
Se completeaz coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES i coloana 3 cu FROM, FAX,PHONE. n
coloana 2, se plaseaz mouse-ul n linia ce conine DATE i se selecteaz din meniu INSERT-DATE AND
TIME, iar din caseta de dialog aprut se selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea Update
automatically;
se formateaz, dup dorin, informaiile coninute n tabel. Trebuie avut n vedere ca tabelul s nu fie
ncadrat n chenar.
Salvarea documentului ca un ablon
se selecteaz din meniul FILE-SAVE;
n caseta de dialog SAVE AS, n casta text File Name, se tasteaz numele ablonului;
n caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selecteaz Document Template. Se selecteaz folder-ul n care
se dorete realizat salvarea;
se tasteaz butonul SAVE. Din acest moment documentul este salvat cu un ablon.
Utilizarea ablonului Fax Wizard
Una din facilitile oferite de calculator este c putem trimite un fax fr a ne ridica de la birou, dar pentru
aceasta trebuie s avem un modem conectat la calculator i o linie de telefon.
Pentru a deschide Fax Wizard alegem: File-New-Letter&Faxes-Fax Wizard (Fig. 2). n acest moment
numele ablonului va aprea n caseta de dialog. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va
aprea un nou document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon. Se completeaz
documentul tastnd restul informaiilor. Se selecteaz apoi din meniu: FILE-SAVE i se salveaz documentul
ca un fiier separat.
Dac deja am completat documentul pe care vrem s-l trimitem putem deschide fereastra Fax Wizard prin
alegerea comenzii File-Send To-Fax Recipient (Fig. 3).

Fig. 2. Fereastra Scrisori i documente fax

Fig. 3. Fereastra Trimitere fax ctre
CAPITOLUL IV
4.2. DOCUMENTE MAIL MERGE
Pentru facilitarea scrierii corespondenei personalizate (scrisori, formulare, plicuri etc) care s aib acelai
coninut, dar s fie adresat personal fiecrui destinatar n parte, se folosete opiunea Mail
Merge (Fuziunea corespondenei).
Operaiunea Mail Merge const n stabilirea unei legturi ntre fiierul n care se introduc datele
destinatarului (nume, prenume, adres, alte coordonate ale firmei) adic scrisoarea propriu-zis, numit
document principal (Main Document) i fiierul surs care conine aceste date numit fiier surs de date
(Data Source).
Paii necesari realizrii unei aplicaii sunt:
l. Crearea / editarea documentului principal (scrisori formatate):
se deschide documentul care se dorete folosit drept document principal;
se alegea opiunea Mail Merge (mbinare coresponden);
n seciunea Main documet (document principal) se acioneaz butonul Create i se alege tipul de
document n care vor fi introduse nregistrrile din baza de date, Form Letters (Scrisori tip...);
se alege butonul Active Window;
se alege din fereastra principal, butonul Edit, iar din lista care apare, Form Letter, Document ;
se tasteaz apoi textul care apare n fiecare scrisoare formatat, lsnd loc pentru informaiile care
variaz de la un document la altul din punct de vedere al coninutului.
1. Crearea unei noi surse de date (,,baza de date):
se selecteaz opiunea Mail Merge din meniul Tools;
se alege butonul Get Data (Preluare date) din seciunea Data Source (sursa de date) care conine opiuni
referitoare la fiierul care va constitui baza de date pentru documentul principal;
se acioneaz butonul Create Data Source (Creare surs de date);
se stabilete structura sursei de date, fie folosind cmpurile existente i nlturndu-le pe cele n plus (se
selecteaz cmpul i se acioneaz Remove Field Name), fie nlturnd cmpurile i adugndu-le pe cele
noi (se tasteaz cmpul i se acioneaz Add Field Name);
se ncheie stabilirea structurii, alegnd butonul OK;
se va preciza n csua de dialog Save Data Source, n fanta File Name, numele sub care se dorete
salvat structura sursei de date, dup care se alege OK;
se alege din csua de dialog butonul Edit Data Source, introducndu-se n continuare, coninutul
informaiei, care difer de la o scrisoare la alta. Dup fiecare grup de informaii se alege butonul Add New,
iar la sfrit butonul OK.
De menionat, c ntr-o aplicaie, structura sursei de date poate fi: modul de adresare, numele, prenumele,
funcia, localitatea, adresa etc.
2. Completarea documentului principal.
se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din sursa de date;
se acioneaz butonul Insert Merge Field din bara de instrumente aferent operaiei Mail Merge, dup care
se clicheaz cmpul care se dorete inserat; De exemplu, dac formula de introducere a scrisorii este
,,Drag domnule , se scrie ,,Drag domnule, se acioneaz Insert Merge Field i se alege cmpul Name.
Pe ecran va fi afiat, pe fond gri, numele cmpului selectat. n mod similar se completeaz toat scrisoarea
i se insereaz toate cmpurile sursei;
se d cmpurilor inserate dimensiune, forma, aparena i alinierea care se dorete s apar n forma
final a scrisorii;
se salveaz forma final a scrisorii.
3. Interclasarea informaiilor din sursa de date cu documentul principal:
se clicheaz butonul View Merged Data, avnd scrisoarea formatat n fereastra document. Word va
afia informaia din prima nregistrare a sursei de date plasat n cmpurile documentului principal;
se alege una din urmtoarele comenzi din bara de instrumente aferente operaiei ,,Mail:
1. Merge to New Document dac se dorete ca scrisorile s fie plasate ntr-un nou document;
2. Merge To Printer dac se dorete ca scrisorile s fie tiprite;
3. Mail Merge dac numai anumite nregistrri vor fi implicate n procesul de interclasare.
CAPITOLUL IV
4.3. TIPRIREA UNUI PLIC
Tiprirea uni plic se face folosind comanda ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS.
Pentru a tipri un singur plic, se efectueaz urmtorii pai:
dac adresa de destinaie este deja scris ntr-un document, se deschide documentul respectiv;
se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul Tools i se execut clic pe eticheta ENVELOPES (Fig. 4)
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS;

Fig. 4. Fereastra Plicuri
se scrie adresa destinatarului n caseta Delivery Address. Dac Word gsete o adres n document ea
va fi inclus n caseta Delivery Address;
dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta Return Address;
dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook Contacts, se poate folosi
butonul Adress Book de deasupra casetei Delivery Address sau de deasupra casetei Return
Address pentru a selecta o adres, n loc s se scrie direct;
dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului se execut clic pe butonul OPTIONS din
eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialogENVELOPES OPTIONS; Eticheta ENVELOPES
OPTIONS permite formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor; pentru formatarea caracterelor se
alege comanda Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U pentru scrierea aldin, italic sau subliniat.
pentru a ncheia tiprirea plicului, se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe butonul PRINT.
Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n seciunea Feed din colul din
dreapta jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.
CAPITOLUL V
TIPURI DE CORESPONDEN
5.1. TIPURI DE SCRISORI
n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se
disting urmtoarele tipuri de scrisori:
- scrisori iniiale (din proprie iniiativ;
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou
firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se
trimit aceste scrisori. De exemplu:
- Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm c
s v comunicm ..
- Prin prezenta:
v informm c. ..
v comunicm c . ;
v aducem la cunotin c
v spunem c
- Avem plcerea:
de a v informa c
de a v aduce la cunotin c.
- Pentru informarea dv., v comunicm c. . . .
Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ
la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din
urmtoarele motive:
- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii
si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n
condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile
bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile,
reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui
act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc.
Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este
obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.
n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme
din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i implicit
efectul dorit.
n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:
- Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din
- Suntem ncntai:
c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
- Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din
- Ca urmare :
scrisorii / telegramei dv. din
convorbirii noastre telefonice din.
- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din .
- V mulumim pentru invitaia la.
- Ne pare ru/regretm c:
nu am putut rspunde la timp scrisorii dv.
scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.
Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o
form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu sunt
indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n
rezolvarea problemelor.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz:
reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale cnd
aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din nepricepere a
ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii;
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din
vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d
dovad de reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze
obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni,
sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei
la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului
solicitat, ateptat.
n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care
trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.:
,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr nr.
..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din
n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s
se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.
CAPITOLUL V
5.2. CERERILE OFICIALE I PERSONALE
Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de
persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea
pesonal.
Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de
care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare,
cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit,
cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta ntrunete
toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a
aviza.; Prin prezenta v supunem spre aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n
conformitate cu s ne etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un anumit lucru) i
continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau altor
organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n care se
solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este
ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei funcie o
ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput, compartimentul sau
persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere.
Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar din
motivare pe ce baz se cere.
Cererea personal este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat,
solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor de stat care ndeplinesc
servicii publice anumite drepturi prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut de lege,
drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea lui.
Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc acest
drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau certificri de acte,
adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de retribuie, de plat a alocaiei
pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris ntr-o form de
nvmnt etc.;
n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri de angajare,
de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o asociaie de profil;
n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un complex de drepturi
i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de cereri presupun, ns,
dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti anterioare, ca: exercitarea unei
meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd cerinelor legii, frecventarea unei coli de
conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt etc.;
n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de ctre
administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti impozitele pe
venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren pentru
construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de certificare a unei anumite meserii;
n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n cmine i
crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social, cerere de stabilire a
unei succesiuni etc.;
n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii, intervin cereri
adresate organelor de justiie i parchetului.
Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structur se deosebete de cererea oficial, fiind
compus din urmtoarele elemente:
formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz cererea,
nsoit de cuvntul ,,Domnule.
textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu celelalte elemente. Redactarea
textului trebuie s in seama de anumite reguli de aranjare a elementelor ntr-o ordine prestabilit. Astfel:
introducerea ncepe cu expresia ,,Subsemnatul(a) urmat de numele, prenumele, locul de munc,
calitatea, adresa petiionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii i constituie obiectul
acesteia. n multe cazuri, ea este urmat de o motivare fundamentat; aceasta poate lipsi ns n cazul
cererilor simple ca: legalizri de acte, adeverine etc.;
ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect, de mulumire sau de salut;
semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta;
adresarea scrisorii se face n subsolul paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea
unitii (Domnului Director General al Institutului de Informatic Bucureti).
n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i fr
prescurtri;
data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal, data
cererii este considerat data la care a fost nregistrat la unitatea destinatar.
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care se detaliaz
motivarea cererii. n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu.
Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta expune documentat o problem
legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad trecut, legate de persoana autorului i care explic sau
fundamenteaz obiectul cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) servete pentru promovarea n munc sau pentru
obinerea unor grade n serviciu. Se aseamn cu cererea personal, avnd un scop bine definit, ce se
arat, de obicei, n final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea
obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune svrit ca urmare a unei
dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fr s fie o cerere propriu-zis, sensul
memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic
superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani,
repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint conducerii nsoit
de schia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea construciei, eficiena economic,
fundamentarea amplasrii construciei ntru-un anumit loc, termenul de execuie etc. i, n final, se cere
aprobarea pentru executarea construciei.
5.3. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI)
Tipuri de scrisori
Cererea de ofert
Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine
executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz
efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt:
1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul;
2) calea discuiilor directe ntre parteneri;
3) calea comunicrilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofert);
ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor;
b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare;
n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere
de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre
livrare i ambalaj, condiii de plat etc.
Cererea de ofert poate fi:
1) Cerere de ofert circular n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii
unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de
birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofert general beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis.
3) Cererea de ofert special se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis.
Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost ctigat
n favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal, pentru gsirea
clienilor.
Dac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat, sau acordarea unor rabaturi, cererea
de ofert va conine formulri menite s-i dea un caracter mai atrgtor pentru ofertant. Formulrile folosite
pot exprima sperana de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei piee noi i
permanente sau a unor relaii comerciale de lung durat.
Dac ofertantul potenial, este o firm cu care nu au mai existat relaii comerciale anterioare, este indicat s
se prezinte firma (domeniul de activitate i profilul); s se explice cum s-a ajuns la partenerul potenial (o
referire la o reclam sau o alt firm care l-a recomandat, sau alte surse).
n ri cu tradiie n economia de pia, n marile firme, exist servicii de documentare (n privina
furnizorilor), care se ocup exclusiv de prospectarea pieei i alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine
plasai pe pia.
n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar fraza
final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid.
Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va
ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert.
Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i
sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat.
Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris,
specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei.
n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu
putea trimite oferta cu explicaiile adecvate.
Formulri specifice Cererii de ofert:
A. Formulri introductive
1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii i
diamante.
2) Firma noastr import i distribuie o gam larg de echipament frigorific pentru industria din ara
noastr.
3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru
4) Am aflat de la firma Boss PARA c exportai maini-unelte.
5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul ..
6) Suntem n cutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se contureaz o cerere tot mai
mare.
B. Formulri de ncheiere
1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil.
2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt.
3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri.
C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert
1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul
nostru ilustrat.
2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele noastre de
preuri.
3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi sper vnzare mrfurile solicitate de
dumneavoastr.
4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr.
OFERTA
Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut
unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n
anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este
foarte frecvent n relaiile interne i externe.
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio,
televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe
baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau
serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o
ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac
trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n
cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n
comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va
asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care i
le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale, nici nu este nevoie de o
descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru c acolo exist standarde
minime de calitate i reguli de comer consacrate, exist legi pentru protecia consumatorului etc. n
Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast privin.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de
oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate
pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o
reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot
publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o
ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date
precise legate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert
care l angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:
1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni
cunoscui sau necunoscui;
2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert;
3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a
acesteia;
4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o
contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai
multe tipuri de oferte:
1) oferta ferm este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a
acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru
acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-cumprare
ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme.
2) oferta fr clauze speciale chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea
comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel:
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o
decline. n caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax.
c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a
se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 7-
14 zile.
3) oferta cu termen este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura
aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul
cruia oferta rmne valabil.
De exemplu:
Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv.
Oferta noastr este valabil pn la
Reducerea de pre este valabil pn la
4) oferta necondiionat aceasta evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit
clauza de neobligativitate.
De exemplu:
V oferim, fr garanie
La preul zilei
n limita stocului disponibil
Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus.
Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele:
s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul, determinri cantitative
i calitative, pre, alte clauze);
s fie ferm;
s fie neechivoc (trebuie s exprime clar, fr dubiu voina ofertantului de a ncheia contractul, n
eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele exprimate
verbal s fie dublate de o ofert scris; n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu).
n concluzie, putem spune c se constituie n ofert:
un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, expediat prin pot, fax, e-mail etc;
un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei;
un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de vnztor.
Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta
special cnd are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere
amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc.
Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage,
prospecte, mostre.
Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns.
Oferta trebuie s conin:
elemente de identificare a ofertantului
denumirea exact a produselor;
descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre);
calitatea produselor;
cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul;
preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate indica
preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Tot legat de pre, se pot acorda clienilor
diverse reduceri de pre: rabatul (reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei
anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor rabatul
comercial, fie n legtur cu diverse prilejuri rabatul special; bonusul reprezint un rabat
acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de
atingerea unui anumit nivel al vnzrilor. Discountul reprezint reducerea sumei debitoare cu un
anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un anumit termen.
condiiile de livrare;
termenul de livrare;
condiiile de plat;
precizri referitoare la locul livrrii, asigurri;
durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie;
ambalajul;
data ntocmirii ofertei;
semntura mputernicitului firmei.
Anularea ofertei poate interveni ntr-una din urmtoarele situaii:
oferta este revocat nainte de a ajunge la destinatar;
destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei;
ofertantul intr n incapacitatea de plat;
destinatarul nu se exprim nainte de expirarea termenului de acceptare;
Limbajul i forma scrisorii de ofert
Oferta trebuie s fie redactat clar i amnunit, aa nct s se previn eventualele ntrebri ale clientului.
Indiferent de tipul de ofert se poate distinge o structur compoziional care se regsete n linii mari n
majoritatea ofertelor. n partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s-a
obinut adresa destinatarului i se exprim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. Tot
n paragraful introductiv este cuprins i motivarea expedierii ofertei. Fa de cererea de ofert, elementul
compoziional nou aprut l constituie paragraful publicitar[1]. El nu se regsete n toate ofertele, ns
acolo unde este prezent confer textului o calitate n plus, trezind interesul celui cruia i este adresat
oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele / serviciile oferite. n ncheiere, regsim
ca i la cererea de ofert exprimarea speranei de a primi un rspuns, n cazul de fa o comand i de a se
ajunge la ncheierea contractului.
Pentru oferte nu exist reguli speciale n ceea ce privete forma. Trebuie formulate, pe ct posibil propoziii
scurte i clare Dac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini)
este bine s realizm nite formulare n acest scop, sau s introducem componentele de baz ale textului n
computer (abloanele). Astfel de formulare sau pagini-model pot conine urmtoarele:
titlul ofert;
numrul clientului / numrul ofertei;
adres client / adres destinatar;
formula de adresare;
o introducere general valabil pentru oferta solicitat: Ne bucurm de interesul dumneavoastr pentru
produsele noastre;
descrierea general a obiectului, date despre productor, despre model etc.;
n legtur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele
date: poziia, numrul de buci, numrul articolului, descrierea lui etc;
indicaii precise despre condiiile de livrare, de plat, regulile de comer pe care le avem n vedere;
mulumiri pentru solicitarea de ofert, ca ncheiere;
semntura;
eventual, un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand.
n cazul ofertelor mai lungi se recomand folosirea unei combinaii de genul: o scrisoare scurt, personal i
un formular care s conin elementele propriu-zise care compun oferta detaliat.
Oferta cu tent publicitar
Uneori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a
rspunde unei solicitri face reclam, mai mult sau mai puin evident, pentru firma sa i pentru produsele
sale.
Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva dect scrisori de reclam care cuprind o ofert.
Indiferent, ns, dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni, tehnicile utilizate pentru a face
reclam ascuns sunt practic aceleai:
1) Descrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar
agresiv.
2) Se d curs solicitrii clientului, dar i se ofer i alternative (dup ce am prezentat oferta cerut i vom
prezenta clientului i o alt opiune. Chiar dac va constata c i-ar plcea mai mult ceea ce i dorise iniial,
clientul va fi ncntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru.
3) Adugarea de cataloage, brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. Este un mod facil de a
rspndi informaii i date n scop publicitar.
Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar, nu trebuie ns exagerat. Nu
trebuie adugat n mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales n cazul rspunsurilor expediate
clienilor vechi care sunt deja convini de calitatea serviciilor i, n general, nu trebuie uitat c acel client
care a pus o ntrebare concret dorete s primeasc un rspuns concret. n caz contrar, oferta risc s
ajung n coul de hrtii al destinatarului i s-l pierdem de client.
Formulri specifice ofertei:
1) Formulri introductive pentru:
a) oferta solicitat:
V mulumesc pentru:
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din
- interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre.
Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de
Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din
Ca rspuns la
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din data de
b) oferta nesolicitat:
Avem plcerea s
Suntem ncntai s
Prin prezenta
Vei fi interesai s aflai
2) Formule de ncheiere
Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va prezenta interes pentru
dumneavoastr.
Sperm / suntem convini c:
- vei accepta oferta noastr
- ne vei transmite comanda dumneavoastr
Ateptm comanda dumneavoastr
Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei comanda dumneavoastr ct
mai curnd posibil
Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din
care s decurg consimmntul n raport cu oferta.
Acceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei confirmri adresate ofertantului,
fcndu-se referire global la oferta care ne-a parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de
sau punct cu punct, menionndu-se aceleai date de identificare a ofertei.
Acceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n termenii propui de acesta.
Refuzul la ofert
Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz, nerspunznd la ea,
implicit nseamn refuzul. A nu rspunde este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori
merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei oferte n situaia de refuz este un act de
politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este
refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i
calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel puin dou situaii n care se recomand a se formula un
rspuns n scris, i anume:
1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s revin cu o
nou ofert mai convenabil;
2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor, ofertele lui s
ne fie de folos.
Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru afaceri viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat.
Oferta dumneavoastr numrul din
2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert.
V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care ne intereseaz.
3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare
inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
Din pcate, condiiile nu sunt convenabile:
a) preuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare.
4) ansa pentru o comand ulterioar.
,,n trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare de faian. n aceste condiii,
v rugm s revenii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre.
5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte.
Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care trebuie s ne
parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c.
6) Formula de ncheiere i salut.
7) Semntura.
Comanda
n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau
servicii, sau dup ncheierea contractului, de regul prin:
formular de comand tip;
scrisoare de comand nregistrat sau recomandat;
ambele, n acest caz scrisoare avnd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor
instruciuni ale cumprtorului;
returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor;
telex sau fax.
Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letric).
Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie
claritii i preciziei formulrii. Scrisoarea de comand cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet,
numele i adresa destinatarului, numr de ordine dup specificaia actului (comanda numrul data ).
Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul acestora, unitatea
de msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul de plat, mod de expediere
etc. (Calitatea de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie s cuprind toate datele
necesare identificrii produsului).
Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v rugm a ne livra materialele de mai jos, sau ,,
Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv., pentru . i dorim s comandm , dup cum urmeaz).
n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile sau serviciile de mic valoare)
ea va cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului.
n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa de cele cuprinse n
ofert, furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri care nu au fost cuprinse n
ofert.
Confirmarea comenzii
Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie s confirme acest lucru beneficiarului. Exist mai multe
posibiliti de redactare a confirmrii comenzii (de rspuns la comand):
furnizorul este de acord s execute comanda integral (nu are nici un fel de modificri asupra coninutului
comenzii);
furnizorul nu accept integral comanda;
furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
Confirmarea comenzii trebuie:
s se transmit imediat ce se primete comanda;
s exprime mulumiri pentru comand;
s specifice data sau /i numrul comenzii;
s repete elementele eseniale ale comenzii, pentru a evita orice nenelegere;
s asigure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la derularea comenzii i s
specifice data expedierii.
Dac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare, n scrisoarea de rspuns a furnizorului se vor
solicita acele lmuriri, dei n acest caz furnizorul este n situaia de a ntrzia efectuarea livrrii i de a
crete costurile cu corespondena, dar nu din vina sa.
Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil:
V mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul din data de.. . n scopul onorrii comenzii, v
rugm s precizai culorile i mrimile pentru tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amnat n
funcie de data primirii rspunsului dv..
Contractul
Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii legale. Acordul
produce efecte juridice, constnd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se
prezint ca o succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile semnatare au convenit. Este de
preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic a operaiunilor comerciale[2].
Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i obligaii) ntre pri, el
trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, i anume:
capacitatea prilor de a contracta;
consimmntul valabil al prilor ce se oblig;
un obiect determinat;
o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le
tolereaz).
Contractele stabilite ntre pri prin liber consimmnt sunt:
Dup form: formale (cu coninut standard) i neformale (clauzele fiind n acest caz stabilite, n mod
convenional, prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate.
Dup modul de exprimare a consimmntului: scrise (n care acordul este consemnat n mod expres n
scris, fie printr-un contract propriu-zis, aa zisul ,,nscris unic, fie prin transmiterea de documente ) i
nescrise (ncheiate verbal, telefonic, printr-o strngere de mn etc.).
Dup modul de participare a contractanilor la ncheierea nelegerii: convenii n care prile se afl
n contact nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden.
Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de nchiriere,
leasing i arendare la cele de vnzare-cumprare, de donaie sau de mprumut, de la contractele de gaj i
ipotec la cele de prestri servicii, de la contractele de munc sau de management la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub form de nscris unic, n
prezena i sub semnturile ambelor pri. n aceast formul pot fi stabilite, fr vreo urm de dubiu, toate
obligaiile i drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n contextul
nelegerii intervenite.
Structura unui contract cuprinde:
identitatea prilor contractante. Se menioneaz numele societilor contractante, sediile i alte elemente
care s nlture orice posibilitate de confuzie, nr. de nmatriculare la Registrul Comerului etc. Se
consemneaz numele persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de reprezentani legali sau
mputernicii;
obiectul contractului trebuie descris n detalii tehnice i calitative, cantitative, pre, astfel nct s nu
rmn loc pentru detalii nelmurite;
durata contractului este important atunci cnd el se refer la o relaie curent, permanent sau
periodic (ex. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate;
obligaiile ofertantului (vnztorului) n cazul unui contract de vnzare-cumprare care este cel mai
frecvent utilizat, obligaiile vnztorului sunt, n principal, urmtoarele: s transmit cumprtorului dreptul
de proprietate asupra mrfurilor vndute (la livrare sau n momentul achitrii preului), s livreze
cumprtorului mrfurile la locul, la termenul i n condiiile de calitate i de securitate prevzute n
contract, s garanteze calitatea mrfurilor, n caz contrar va nlocui marfa, va restitui preul pltit, va
remedia viciile aprute sau va suporta cheltuielile fcute de cumprtor cu remedierea lor.
obligaiile cumprtorului: s achite preul mrfii cumprate la data, locul i n condiiile stipulate n
contract, n caz contrar, vnztorul poate pretinde taxa de depozitare;
modaliti de plat (termene de plat, banca n contul creia va fi virat suma, dac plata este ealonat,
se vor meniona termenele ratelor scadente);
condiii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere i transport, recepia mrfii, montaj,
probe, punere n funciune, asistena tehnic, colarizare persoane;
clauza penal: vizeaz nendeplinirea obligaiilor la termene de ctre una din prile contractante i
acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil;
prevederi diverse;
dispoziii finale;
anexe;
data i semnturile.
RECLAMAIA
ncheind un contract de vnzare-cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i
primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. Aceast finalitate impune
partenerilor executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n
bune condiii. n practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de
reclamaii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele internaionale
acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la
reclamaii.
O scrisoare de reclamaie trebuie:
s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat;
s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i informaii precise cu privire la marfa
reclamat;
s cear n mod ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia
conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale;
s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, putnd chiar indica
sanciunile propriu-zise;
s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. n cazul unor frecvente sau
repetate erori, ntrzieri etc, se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului;
s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea situaiei de reclamat;
s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c partenerul este
cointeresat n salvarea contractului;
s indice baza legal a reclamaiei;
s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia;
s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor;
s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre.
La scrisoare se ataeaz actele de constatare.
n general reclamaiile pot fi generate de:
culpa(vina) vnztorului;
vina cumprtorului;
vina ambelor pri;
vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana);
cauze de for major.
Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire la marf: cantitate, calitate,
deficiene n serviciile prestate de vnztor, ntrzieri n livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor,
mrfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce privete
transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc.
Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de
plat, ntrzierea plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor
contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziia vnztorului (dac acest lucru a fost prevzut
n contract).
n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major.
De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate.
Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i politicos. Rspunsul
poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie:
s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care a
generat reclamaia;
s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru studierea
reclamaiei, atunci cnd este cazul;
s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit;
s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu
partenerul.
Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie:
s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe
dispoziii legale n vigoare;
s aib un stil moderat i politicos;
s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii.
AVIZUL DE INSOIRE A MRFII
Este un act cu caracter contabil, dar prezint i elemente de coresponden, el fiind totodat i un rspuns
la nota de comand. Forma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i cuprinde datele de identificare fiscal
att ale furnizorului, ct i ale beneficiarului, datele defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii, semntura
delegatului i a primitorului.
SCRISOAREA DE GARANIE BANCAR
Reprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are caracter juridic de
acoperire a eventualelor creane ntre creditor i debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de
asigurare. Prin acest document, o banc agreat de partener garanteaz plile acestuia. Dac partenerul
nu respect scadena, creana este executat automat, suma datorat fiind transferat n contul creditorului
din contul debitorului. Efectele benefice sunt multiple: se elimin cheltuielile pentru administrarea
somaiilor, pierderile, riscul insolvabilitii clientului etc. Forma scrisorii de garanie este standard i
cuprinde obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare potal i comunicaional ale
expeditorului cuprinse n antet, precum i datele de identificare fiscal, titlul ,,Scrisoare de garanie, datele
destinatarului, obiectul garaniei, motivul emiterii scrisorii, funcia, numele, semntura olograf i tampila
reprezentantului expeditorului.
SOMAIILE
n managementul relaiilor cu clienii, uneori i cu furnizorii, un spaiu distinct l ocup comunicarea scris i
telefonic purtat n scopul recuperrii creanelor (pli restante, facturi neachitate) sau al onorrii unor
obligaii de alt natur (livrri neefectuate la termen, servicii neprestate).
O procedur clar i sistematic de urmrire, avertizare i execuie n instan a datornicilor poate fi util
pentru separarea clienilor n buni platnici, nu prea buni platnici i ru platnici. O procedur eficace de
avertizare i somare asigur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea pierderilor.
Trebuie exclus de la nceput utopia c ar putea exista undeva n lume un mediu de afaceri n care
operaiunile comerciale s-ar desfura la fel de riguros, precis i ritmic ca mecanismul unui ceasornic.
Este considerat normal existena livrrilor n avans (pe credit), ca i a unor situaii de criz sau
indisponibiliti temporare de plat i de onorare a unor obligaii de natur comercial. Un anumit grad de
toleran, ncredere i cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil, dac se doresc relaii de
afaceri durabile.
Problema care rmne de rezolvat este, n fapt, stabilirea limitelor de toleran i a procedurilor graduale
care s asigure meninerea creanelor la cote rezonabile i executarea silit, atunci cnd limitele sunt
depite.
Teoretic, plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau prestarea serviciilor.
Practic, acest lucru este imposibil, chiar i n cazul relaiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc
de mult vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens i inutil de cecuri, ordine de pli, chitane etc, este
preferat sistemul decontrilor periodice (lunare, de exemplu), aceste fiind considerate pli cash.
n mod normal, ntr-un asemenea sistem de pli, se renun la ideea oricrei dobnzi i se asum n
schimb riscul unor creane. O acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa compania ntr-o
situaie financiar precar, pn la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate
atepta pasiv ca debitorii s-i onoreze obligaiile. Ea trebuie s intervin cu ndrzneal, dar cu diplomaie,
pentru atenionarea, somarea i, la nevoie, executarea debitorilor, n sensul refacerii capacitii sale de
plat.
De regul se scriu mai multe scrisori de somaie pn s se ajung la ultima soluie, justiia.
CAMBIA (TRATA)
Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plat, prin care creditorul d dispoziie
debitorului s plteasc o anumit sum unei tere persoane, la o anumit scaden. Avantajul cambiei
const n faptul c poate fi transmis sau scontat la o banc, deci valorificat chiar nainte de scaden.



[1] Adriana, Chiriacescu; Laura, Murean; Virginia Barghiel; Alexander, Hollinger. Op. cit., p. 62.
[2] Adriana, Ghiriacescu; Laura, Murean; Virginia, Barghiel; Alexander, Hollinger. Opera cit., p. 124
CAPITOLUL V
5.4. CORESPONDENA PROTOCOLAR
Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse
prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de
scrisori transmise de departamentul de protocol al instituiei respective. Acest tip de coresponden se
practic i la nivel nalt, ntre omologi.
INVITAIILE
Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din
conducere.
Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele organizate n cadrul
firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai, ziua porilor deschise etc.
Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obligatorie
comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a evenimentului care are loc,
dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri.
Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri nu trebuie
doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s
pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul primete scrisoarea i astfel se realizeaz
primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea,
mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit.
Individualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului.
Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente:
denumirea i sigla firmei;
numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia;
formularea invitaiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul ntlnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instruciuni speciale;
unde se poate rspunde.
Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu reprezint o greeal.
Exemplu:
Preedintele Fundaiei ..
Sau
Preedintele Fundaiei
Domnul Viorel Ionescu
De asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup:
Preedintele Fundaiei . . . . . .
Domnul Viorel Ionescu
i
Membrii Consiliului de Administraie
n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei prestigiu
beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c aceast persoan este de acord,
prezentndu-i proiectul textului. Exemplu:
Sub patronajul
Preedintelui Crucii Roii
Domnul ..
O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal dac n text este
scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume, fie
numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este scris numele invitatului.
Formulele cele mai uzitate sunt:
,,are plcerea s v invite la ..
,,v roag s i facei onoarea de a participa (de a asista) la
,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr ..
Pentru motivul invitaie, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai potrivit pentru a clarifica
scopul (motivul) invitaiei.
Formule folosite:
,,n onoarea
,,cu prilejul
,,la dejunul n onoarea.
,,la cina oferit cu ocazia . ..
,,la semnarea acordului ntre . . .
,,la inaugurarea pavilionului .
,,la vernisajul..
,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei .
n ceea ce privete data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se stabilete data se
ine cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la cin, vom scrie ora 19
00
i nu
ncepnd cu ora 19
00
. Este bine s se indice i o or limit; n acest caz, cunoscnd dinainte durata
activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:
Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l9
00
la ora 21
00
.
Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. Exemplu:
,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu ntrziai.
Locul constituie adresa exact (eventual o schi). O adres cuprinde numele cldirii (dac are nume),
numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:
La Hotel Ambasador
Salonul Rou
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureti
n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se menioneaz un numr de telefon
unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit.
n ultimul timp, n loc de ,,V rugm s confirmai participarea dv. pn cel mai trziu pe 10.04 2003 (tel.:
647.47.47, doamna Alice Manu), se folosete din ce n ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei
din limba francez Repondez sil vous plat Rspundei v rugm i este urmat de un numr de
telefon sau fax. De asemenea, se poate aduga: ,,nainte de .
Exemplu:
R.S.V.P. nainte de
Tel./fax: 6474747
Instruciuni speciale
Este important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei: ,,inuta de sear sau ,,inut de
zi, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt bine; se vor da i alte informaii pentru a-i ajuta pe
invitai (de exemplu: ,,parcare special n spatele hotelului sau ,,n caz de ploaie se amn . sau se va
desfura
Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare n slujba
mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru
aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. n primul rnd, n ceea ce privete textul, dimensiunea,
caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea invitaiei i
forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Una din
regulile grafice const n a nu utiliza dect un singur tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele grafice
contribuie n egal msur i la rezolvarea problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti. Astfel,
preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care
prezideaz evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul
este culoarea admis[1].
Invitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s-i poat rezerva
timpul necesar. Uzana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasc un rspuns prompt. Rspunsul de
confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.
Refuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive:
1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre prieteni; invitaiile sunt mai
rare i au o valoare mai mare;
2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o importan pentru
afaceri: se ntrein relaiile existente sau se ntemeiaz altele noi. n unele mprejurri se ajunge chiar la
negocieri i la ncheieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se accepte o
invitaie, chiar n ciuda unor probleme. Dac totui nu se poate da curs invitaiei, este indicat s se trimit o
scrisoare n care s se menioneze motivul sau motivele refuzului; se mulumete pentru invitaie, se ureaz
gazdei succes la festivitatea organizat i eventual se fixeaz n perspectiv o invitaie reciproc i sau o
alt ntlnire. Dac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor, astfel nu va lsa
impresia c evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa.
Scrisoarea de invitaie la nivel nalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare s se adreseze de omologul
celui invitat. Echivalena rangului se stabilete la nivelul conductorului delegaiei invitate. Este totdeauna
tiprit i are caracter diplomatic; poate fi precedat de un fax pentru operativitate, ns trimiterea prin
curier a invitaiei originale este obligatorie[2]. Are antetul instituiei (stema, alte nsemne sau elemente
distinctive, numele instituiei celui care invit).
Scrisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s exprime bucuria de a comunica, n cazul n care
este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri (chiar dac acestea au fost transmise la
nvestitur, prin intermediul ambasadei); n cazul invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a ultimelor
contacte.
Coninutul propriu-zis cuprinde invitaia concret, precizndu-se perioada i locul. Se va clarifica
caracterul vizitei (invitaiei): de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n coninutul invitaiei
se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea generic a scopului, se face o succint propunere de
agend a ntlnirii. Agenda ntlnirii nu se stabilete concret n scrisoarea de invitaie, aceasta este stabilit
ulterior de experii celor dou pri, dup primirea scrisorii de acceptare.
Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asigurarea adresantului de
respectul de care se bucur i faptul c se ateapt
un rspuns.
Scrisorile de felicitare i felicitrile (pretiprite)
Scrisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii,
politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, srbtori
naionale, numiri n funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint Anul Nou i srbtorile de
iarn. ntrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretiprit.
Scrisorile de la sfritul anului conin mai mult dect urri. Ele au un caracter mai personal i indic stadiul
unei relaii. Scrisoarea poate fi scris de mn, iar dac textul este scris la main, atunci formula de
adresare i ncheiere se va scrie de mn. Scrisoarea trebuie s fie scris ct mai cite i s lase o bun
impresie estetic. Ea cuprinde elementele de structur ale oricrei scrisori.
Felicitarea este cea mai bun alegere n cazul relaiilor mai puin strnse. Exist o multitudine de prezentri
n form pretiprit. Urrile pretiprite vor conine o not personal dac vor fi completate cu cteva
rnduri scrise de mn. Formula de ncheiere se va scrie obligatoriu de mn.
Pentru a putea ntreine bune contacte profesionale, fiecare firm trebuie s aib o baz proprie de date cu
adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul
comunicrii ntre parteneri.
Alegerea de felicitri pretiprite i de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie s se ncheie din luna
noiembrie. De asemenea, urrile de la sfritul anului trebuie s ajung la destinatar cu cteva zile nainte
de Crciun, deoarece se tie c majoritatea firmelor au vacan n ajunul acestor srbtori. Corespondena
trebuie expediat cu o sptmn nainte de Crciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru
urrile de sfrit de an, cu o excepie, dac cineva a fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin
fax, dect deloc.



[1] Louis, Dussault. Protocol instrument de comunicare, Bucureti: Editura Galaxia, 1996, p. 86
[2] Victor, Alistar; Ion, Popescu-Slniceanu. Op. cit., p. 80.
5.5. CORESPONDENA ADMINISTRATIV
Principalele tipuri de scrisori
Corespondena administraiei publice se difereniaz ca regim n funcie de sursa ei de provenien. Astfel se
poate vorbi de corespondena intern, n cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei
instituii i de corespondena extern, reprezentat de documentele care sunt emise de compartimentele
unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la
alte persoane juridice sau fizice.
n practic aceast difereniere are efect asupra modului de abordare a fiecrui tip de coresponden
(intern sau extern), precum i a modului de nregistrare a circulaiei ei.
Notele de informare reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe vertical, caz n
care se pot asimila rapoartelor. Exist posibilitatea folosirii notelor de informare i n exteriorul unei
autoriti publice numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Coninutul lor const n
prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei sinteze a operaiunilor sau faptelor administrative
ntreprinse. Coninutul mai poate viza i sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau
sprijin desfurarea curent a activitii. Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care
prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare
contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de ctre directorul su de
cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti n domeniul su de competen.
Aceast informare este necesar la stabilirea unor ntrevederi.
Puncte de vedere sau acorduri de principiu[1]
Acest tip al corespondenei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizrii faptelor de
competen material i este prezent cnd, ntr-o aciune, sunt implicate mai multe compartimente.
Punctul de vedere este ntlnit n situaia n care un compartiment de specialitate i exprim poziia n
legtur cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alturi de legalitate.
Acordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de achiziie public de ctre un
compartiment specializat (ex.: pentru Direcia Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al
Direciei de Buget, care confirm existena surselor financiare i alocarea n fila de buget).
Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form specific, el putndu-se manifesta
prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau ca atare, printr-un act distinct, care va purta
titlul de ,,acord de principiu, ori ca adres n care obligatoriu se ntlnete fraza ,,ne exprimm acordul de
principiu fa de ... Exist situaii n care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu
pentru valabilitatea unei decizii.
Att punctul de vedere, ct i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte elemente ale
corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate din oficiu (excepie face punctul de vedere pe marginea unor
proiecte normative sau regulamente).
Scrisoarea nsoitoare de acte are o larg utilizare, att n corespondena intern, ct i n cea extern i
este poate cea mai clasic form de coresponden; are un caracter intern cnd nsoete lucrri
redirecionate ntre compartimentele aceleai instituii sau n cazul transmiterii de la un compartiment la
altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape: ea pstreaz forma unei adrese obinuite, cu
menionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Astfel se trimit
acte[2]:
periodic (n cazul n care exist un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. naintarea la
termene dinainte stabilite a situaiilor statistice, drile de seam etc). n acest caz formula de introducere
este: ,, v naintm (trimitem) alturat;
la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-iei de stat. n acest caz scrisoarea de
trimitere de acte ncepe astfel: ,, ca urmare cererii (ordinului, dispoziiei ) dv. nr . v naintm alturat..
Actele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de nsoire, iar la anexe se menioneaz numai numrul lor;
poate lua forma unui borderou, cnd avem mai multe documente transmise n anex. Scrisoarea nsoitoare
de acte poart nr. de registratur, datele expeditorului, datele destinatarului, semntura.
Memo sau nota intern n instituii, firme se practic frecvent comunicarea ntre compartimente, servicii,
birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind alturi de telefon, una
dintre principalele modaliti de comunicare intern ntr-o firm. Nota intern, n plus fa de comunicarea
telefonic, i pstreaz caracteristica de fil de agend i are i avantajele unei comunicri scrise, fiind
nregistrat ntr-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea informaiilor urgente, ntrebrilor,
instruciunilor; sau, ntr-o form mai lung, pot servi ca raport.
n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la nceput i sfrit, politeea fiind
subneleas. Mesajul notei interne trebuie s fie ct mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singur idee.
Majoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar dac acestea nu
sunt folosite, o not intern are patru pri n antet: ,, Pentru. (numele destinatarului), .,,De la
(numele expeditorului). ,,Data..(ziua, luna, anul) i ,,subiectul (o fraz scurt). Cteodat, poate include
i denumirea departamentului i numrul de telefon al expeditorului.
n ceea ce privete stilul limbajului dintr-o not-memo intern nu sunt reguli fixe. El depinde de mai muli
factori, i anume:
natura mesajului: informaii, ntrebri, cereri, rspunsuri, felicitri etc.;
contextul mesajului: reaciile probabile ale cititorului, ce s-a ntmplat nainte, ct tie destinatarul despre
subiectul notei, urgene i prioriti rutin, criz instruciuni de urmat pentru tot personalul;
statutul i personalitatea destinatarului: poziia n organizaie, nivel de instruire, metode de munc,
atitudinea fa de comunicarea scris etc.;
relaii ntre expeditor i destinatar: prietenie, indiferen, relaii informale etc.
Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele i instruciunile unei persoane din conducere adresate
ntregului personal pot fi foarte bine scrise ntr-o manier formal, ntr-un limbaj impersonal, pe cnd un
mesaj trimis unui coleg poate fi scris ntr-o manier conversaional, folosind chiar glume sau expresii
amuzante. Notele interne scrise ctre superiori vor fi mai pretenioase ca stil dect cele trimise
subordonailor. Un superior i poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci cnd scrie subordonailor,
dar se poate simi ofensat dac i se rspunde la fel.
Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni, discuii i hotrri
ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. Exist mai multe tipuri:
proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
proces-verbal de consemnare a unei edine.
innd cont de aceast clasificare, procesul-verbal poate avea form i coninut diferit.
Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite de un organ
de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraia
public (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitii etc) Acestea pot aplica sanciuni
administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De obicei se ncheie pe formulare tipizate i au
urmtoarea structur:
antetul instituiei;
titlu i obiectul procesului verbal;
nr. de ordine i data;
numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea actului de
mputernicire respectiv;
consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri
personale, declaraii, documente etc);
menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui exemplar;
semnturile persoanelor care l-au ntocmit.
Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni se ncheie n urma transmiterii drepturilor i obligaiilor
referitoare la gestiune, de la cel care pred la cel care primete. Elementele lui obligatorii sunt:
unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea;
titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru predarea
gestiunii... (obiectul predrii);
temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu caracter
temporar sau definitiv;
numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare-primire;
lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n cazul n care
lista obiectelor este separat, n procesul-verbal se menioneaz prezena anexei;
semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.
Procesul-verbal de consemnare a unei edine se ntocmete de ctre secretarii organelor respective sau
de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie s le cuprind acest tip
de proces-verbal sunt:
antetul documentului (numele firmei, societii;
denumirea documentului (proces-verbal);
subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie;
data ,,din 5 iunie 2003;
meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de membri
prezeni, abseni, invitai);
subiectul edinei: ordinea de zi;
consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu privire la
hotrrile luate);
semntura.
Procesele-verbale de edin se nscriu ntr-un registru sepcial i se numeroteaz n ordinea ntocmirii lor.
Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.
Protocolul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subuniti ale aceleiai uniti, ntre
persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale agenilor economice. Astfel de
nelegeri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a unor bunuri de ctre dou sau
mai multe persoane sau uniti de desfacere. Protocolul poate fi ntocmit, de exemplu, i pentru nelegerile
intervenite ntre unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de asigurare, n vederea asigurrii
bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru asigurri de
persoane[3]. n acest document se consemneaz condiiile n care se face asigurarea i vrsarea sumelor
rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce revine celui care ncheie documentul, ncaseaz
sumele i le vars n contul societii de asigurare.
De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se ncheie i ntre sindicate i Guvern,
ntre diferite organisme internaionale, n cadrul cruia sunt consemnate nelegerile la care se ajung n
urma unor discuii.
Minuta la fel ca i procesul-verbal, protocolul, minuta consemneaz nelegeri intervenite cel puin ntre
dou pri. Spre deosebire de procesul-verbal, i protocol, minuta consemneaz nelegeri mai sumare, cu
privire la probleme de mai mic importan;
Deosebirile fa de procesul-verbal sunt:
constatrile fcute printr-o minut cuprind o situaie la un moment dat, o propunere sau o aciune
ntreprins;
minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etap la alta;
minuta are un caracter parial, ce urmeaz a fi ntregit ulterior prin completri.
Minuta administrativ este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n urmtoarele situaii: ca
document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii acestora de a rezolva diferite
probleme de interes comun; ca document ncheiat n scopul de a consemna discuiile i nelegerile ntre
delegaii agenilor economici, cu ocazia ncheierii unor contracte; ca document ncheiat la recepionarea
parial a unor lucrri i servicii.
ncheierea este un act oficial, ntocmit de ctre un colectiv de lucru, n care se consemneaz hotrrile
finale luate n cadrul edinei, cu ocazia unei constatri. Incheierea se asemn cu procesul-verbal prin
redactare, scop i prin colectivul care o redacteaz. Se deosebete de procesul-verbal prin mprejurrile n
care se ntocmete.
ncheierea administrativ se ntocmete ntre delegaii prilor, cu ocazia edinelor n care se discut
condiiile de ncheiere a contractelor, nenelegerile ivite ntre uniti. Se mai folosete i n cazul verificrilor
unor lucrri i servicii.
ncheierea de confirmare a unui proces-verbal de contravenie se ntocmete de ctre eful organului al
crui mputernicit a ncheiat procesul-verbal de constatare i sancionare pentru contravenie.
ncheierea notarial est certificarea prin care notariatul autentific ndeplinirea unui act notarial. De
asemenea, ncheierea de legalizare este o ncheiere notarial.
ncheierea judectoreasc est ntocmit de organele justiiei.
Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri n legtur cu o
anumit problem, cu o situaie existent. Referatele sunt specifice corespondenei interne, ele neputnd fi
utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important instrument de
coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti
administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate
domeniile de activitate.
Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicrii de sanciuni
disciplinare etc. Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la mbuntirea
muncii sau la buna desfurare a unor aciuni. Ele se redacteaz din dispoziia conduceri sau din oficiu i se
prezint sub form scris original.
Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice respective pe cale
ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris i nu necesit n mod
obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura eficiena rapoartelor, este de a le
prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii
convingtoare, argumentate.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu privire la
ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea situaiei
activitii ntr-un compartiment de munc.
Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul cruia i se prezint, ori n temeiul
unor prevederi exprese ale unor acte normative.
Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt:
titlu ,,Raport privind desfurarea activitii de recepie calitativ... ,,Referat de necesitate;
numrul i data;
numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a fost
efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l-a semnat;
constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n alineate separate i numerotate;
propunerile;
formula de ncheiere (n cazul raportului ,,drept pentru care a fost ncheiat prezentul raport);
semnturile, precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat controlul.
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti, ntr-o anumit
etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n
adunarea general, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual.
Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate i a
informaiilor organelor de conducere. Prezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confruntndu-
se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor obinute. Se analizeaz atent
lipsurile i cauzele acestora, precum i greutile ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa
urmtoare.
n adunarea general, dup citirea drii de seam, se fac completri. De asemenea, se discut problemele
ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri. Darea de seam se alctuiete n mod obinuit dup un plan i
cuprinde:
titlul ,,Dare de seam i se specific a cui activitate se prezint);
perioada pentru care se prezint darea de seam;
introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar activitatea);
obiectivele desprinse din planul de activitate;
analiza activitii pe perioada dat;
realizrile;
lipsurile i cauzele lor;
greutile ntmpinate;
concluziile i propunerile.
Darea de seam poate fi: intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad i extern i
cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate; poate fi statistic i contabil.
Petiiile reprezint un element exclusiv al corespondenei externe i sunt cererile petenilor (persoane
fizice sau juridice) adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un
act administrativ. A nu se face confuzie ntre petiie i plngere. n timp ce petiia reprezint o cerere
adresat administraiei, plngerea reprezint prezentarea unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei
persoane.
Petiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite elemente obligatorii:
cui se adreseaz;
numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului;
problema concret adus n faa administraiei;
motivaia solicitrii;
semntura i data.
n Legea Administraiei Publice, se prevede obligaia administraiei de a rspunde n termen de 30 de zile la
petiii, indiferent dac rspunsul este negativ sau afirmativ.
Rspunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea unui act administrativ.
Rspunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului care explic refuzul sau acceptul
rezolvrii situaiei sale i precizeaz stadiul soluionrii. Un posibil rspuns la o cerere de locuin ctre
primrie: ,, cererea dumneavoastr cu nr. de nregistrare .din data, adresat Primriei a fost luat n
eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile sau ,,cererea dumneavoastr nr. din data,
adresat Primriei a fost analizat n conformitate cu actele normative i v comunicm c nu v ncadrai n
categoria beneficiarilor de locuine din fondul locativ de stat.
Rspunsul la petiie trebuie s poarte numr de nregistrare i dat, s fac referire la numrul i data
nregistrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative, s fie semnat i tampilat.
Adrese de redirecionare ntre autoriti administrative diferite, reprezint un tip al adreselor nsoitoare
de acte, prin care o autoritate administrativ i declin competena n privina unor petiii greit adresate n
favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare.
Adresele de redirecionare trebuie s cuprind urmtoarele:
antetul instituiei ce remite petiia;
autoritatea creia i este redirecionat petiia;
numele i adresa petentului;
problema ridicat;
numrul i data cu care a fost nregistrat petiia;
numrul de pagini i, dac este cazul, anexe;
semntura i tampila instituiei.
Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau mai multe instituii
i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri.
De exemplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de competen
general i ministere de competen specific, cum ar fi:
- ministerele cu Ministerul Finanelor privind execuia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea
regimului fondurilor publice;
- Ministerul Lucrrilor Publice cu alte autoriti publice privind construciile i posibilitatea unor modificri,
consolidri ori expertizri. n acest caz informrile reciproce reprezint alt coresponden dect cea de
avizare.
Repartiiile au un regim special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane, care are
obligaia de a le folosi numai pentru scopul n care i-au fost nmnate, n perioada de timp prevzut, dup
aceea ele pierzndu-i valabilitatea. De menionat c acest tip de coresponden est e denumit
generic repartiie, fiecare act de acest fel avnd o denumire proprie i specific domeniului de utilizare. Iat
cteva dintre domeniile i categoriile de repartiii care sunt mai des ntlnite:[4]
n domeniul contractelor de locaiune imobiliar:
repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ de stat;
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii 42/1991 privind protecia revoluionarilor;
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii privind protecia micilor meseriai;
n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i tv.:
repartiii provizorii pn la emiterea licenei, conform Legii Audiovizualului;
staii emisie-recepie cu mai multe posturi (companii de taximetre, companii de intervenie, paz,
protecie etc);
repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe teritoriul naional al Romniei.
Citaiile se transmit numai ntre instituii diferite; au un caracter similar convocrilor, care sunt specifice
corespondeei interne. Exemple de citaii, altele dect cele judectoreti:
cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitraje;
cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor acostate;
cele ale organelor de poliie pentru soluionarea unor anchete (a nu se confunda cu citaiile emise de
Parchet sau citaiile instanelor n cauze penale).
Navetele[5] se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleiai autoriti ca proceduri
prealabile adoptrii deciziei administrative. Exist dou categorii, i anume:
1. Adresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i transmise decidentului (de
exemplu: comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau cu alte destinaii transmise de direciile,
regiile sau societile de administrare Consiliilor locale sau primriilor pentru emiterea de repartiii).
2. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre societi cu aceleai atribuii
care iau parte la o nelegere. Astfel, amintim de navetele sau comunicrile din diferite domenii:
transporturi transmiterea ntre regionalele de cale ferat, companiile aeriene etc., a diagramelor cu
locurile disponibile pentru rezervare i vnzare de bilete;
acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la autoritatea de grani
care controleaz accesul;
transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la administraiile financiare
ori direciile de taxe i impozite locale pentru executri.
Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevzut n ele.
Acte de dispoziie i decizie
Activitatea de baz a fiecrei organizaii, activitate care deriv din legea lor organic, este adus la
ndeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii, i care au un caracter obligatoriu.
Ordinul este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o
coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice (n funcie de
dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind
un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.
n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obinnd astfel un nou tip de
document ordinul circular.
Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor lipsuri, pentru
schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare, pentru sancionarea unor
salariai vinovai etc.
Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie.
Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structur similar i cuprind:
denumirea unitii emitente;
titlul, numrul i data actului;
preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite
asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avnd n vedere,
,,pe baza , ,,n temeiul;
formula de dispoziie: ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie), precedat de artarea calitii
emitentului;
coninutul, grupat pe puncte numerotate;
ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii, servicii etc) care
urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz;
semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).
Astfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor organe, deci pot fi emise n comun de
acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele.
Instruciunile sunt, n general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ
(legi, ordine etc). Ele au acelai caracter normativ ca i reglementrile pe care le nsoesc. Sistematizarea
instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, paragrafe etc.
Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din subordine,
concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de dactilografiere a scrisorii
circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa destinatarului completndu-se pe
fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valaorea originalului, se expediaz cu semntura conductorului i
tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (ex.: ,,Instruciune
nr, ,,Circulara nr.).
Instruciunile i circularele nu suport rspuns. La destinatar ele primesc rezoluia ,, n eviden, pentru a fi
avute permanent n vedere. Ele au o singur semntur a conductorului.
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n scopul
atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atest un drept,
un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc., n care sunt
consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina eliberat de circa financiar pe baza
rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena unui debit; adeverina eliberat celor care
frecventeaz o form de nvmnt pe baza documentelor colare; adeverina eliberat de uniti
salariailor care i desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat
pe baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau faptului
respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura (semnturile),
tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest drepturi sau
fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care sunt
extrase, n general, din registre.
Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite persoane, pentru
o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i
acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n delegaie. Este un act
de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine, contractri,
recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n justiie.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura, tampil), ca
elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul ,,delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate al
delegatului (B.I. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca
elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat suma de bani, suma de
bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a primit. Chitana poate fi un act tipizat,
i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor RTV
etc.)



[1] Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slniceanu. Op. cit., p. 223.
[2] Abela, Hascal; Lucreia, Preotesiu. Coresponden i Tehnica secretariatulu, Bucureti : Editura Didactic
i Pedagogic, 1996, p. 34.
[3] Zoica, Vldu; Ana, Teme. Corespondena comercial, Bucureti: Ed. Didactic i Pedagogic, 1992, p.
98.
[4] Victor, Alistar; Ion, Popescu-Slniceanu. Op. cit., p. 235
[5] Ibidem., p. 233.
CAPITOLUL V
5.6. CORESPONDENA JURIDIC
n cadrul corespondenei oficiale un loc important l ocup scrisorile cu coninut juridic, fie c este vorba de
apariia, stingerea sau modificri de obligaii juridice. n desfurarea activitii lor, agenii economici intr,
n mod inevitabil, n relaii cu organele de justiie (judectorii, tribunale etc) .
Principala coresponden ce are loc cu organele de justiie const n: scrisori (cereri) de acionare n
judecat, ntmpinri, cereri de recurs naintate de reclamani sau de pri i citaii emise de organele
judectoreti.
Cererea de acionare n justiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz organului de justiie n vederea
recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din relaiile contractuale cu ali ageni economici, din imputaii sau din
alte operaii.
Desigur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a
litigiului pe cale amiabil.
Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal urmtoarele: date de identificare a
reclamantului i a prtului, solicitarea de a rezolva litigiul n favoarea reclamantului, valoarea litigiului,
motivele pentru acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate posibilitile de
rezolvare a diferendului prin nelegere ntre pri.
De regul, cererii i se anexeaz i diverse documente care pot s probeze n justiie cele relatate.
n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond, reclamantul are dreptul ca n termen
legal s formuleze cererea de recurs, n care pe lng datele generale sunt menionate i motivele pe care
se sprijin cererea.
Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre prt n situaia n care instana a admis
aciunea reclamantului, iar prtul este nemulumit de hotrrea pronunat.
Fa de cererea de acionare n judecat i de recurs, prtul poate s formuleze ,,ntmpinare, pe care o
depune la organul judectoresc, n care menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea
formulat de reclamant. Aceast scrisoare are o form tip i cuprinde: destinatarul (preedintele instanei
investite); datele personale de identificare n baza actului de identitate i calitatea n cauza la care se
depune prezenta scrisoare de ntmpinare; punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan urmat
de motivarea n fapt i n drept a cererii sale; se ncheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care nelege
s se foloseasc; numele i prenumele n clar i semntura olograf.
Partea prt este solicitat de ctre organele judectoreti s se prezinte n faa instanei de judecat, n
vederea dezbaterii problemelor n litigiu, prin citaia pe care o emite.
Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul legal)
sunt chemate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane judectoreti sau a altei autoriti.
Persoanele citate de organele judectoreti pot avea calitatea de prte sau de martori. Este corespondena
cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente: autoritatea emitent (instana, gradul, localitatea,
secia sau completul); numele corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare unde urmeaz
a se ndeplini procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat, semnat i
tampilat.
Notificarea are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz att n relaiile comerciale, ct i n cele
juridice. Notificarea se face formal n mai multe exemplare, dup caz, i cuprinde: datele celui care notific,
numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al notificri, numrul de exemplare,
efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz, semntura celui care notific, autoritatea care
a autentificat sau legalizat notificarea.
CAPITOLUL V
5.7. CORESPONDENA DIPLOMATIC
Un rol deosebit n relaiile internaionale ntre state l ocup corespondena diplomatic. La ntocmirea
acesteia, care rmne ca document diplomatic, emitentul trebuie s porneasc de la sarcinile concrete,
obiectivele pe care le urmrete n transpunerea n via a politicii externe a statului su. Emitentul trebuie,
de asemenea, s cunoasc importana problemei pe care vrea s-o abordeze n documentul respectiv, istoria
problemei, stadiul su de soluionare, aspectele sale juridice. n funcie de aceste considerente, emitentul
decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, not verbal, nota semnat,
scrisoarea personal, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc ntre ele prin
importan, destinaie, formulri protocolare. Stilul corespondenei diplomatice este mult mai sobru i mai
reverenios. Modul de transmitere este, n general, curieratul i are ntotdeauna forma scris n original i
presupune semntura olograf.
Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactat corespondena este foaia cu antet sau
filigranat cu nsemnele expeditorului.
Dei, n mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naional, n corespondena diplomatic,
avndu-se n vedere dificultile ce se pot ivi pentru soluionare operativ a problemelor abordate, dar i
curtoazia fa de autoritile statului crora li se adreseaz corespondena, se practic ataarea la
documentul emis n limba naional a expeditorului a unei traducerii n limba destinatarului. Ca element de
curtoazia, pe documentul tradus se scrie ,,traducere neoficial, chiar dac aceasta a fost fcut de un
specialist n limba respectiv.
Pentru uurarea comunicrii n scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe din ara de
reedin ca, pe baz de reciprocitate, s se corespondeze fie numai n limba naional, fie numai n limba
rii de reedin. Atunci cnd este vorba de limbi de circulaie foarte restrns, se convine utilizarea unei
tere limbi, de regul de circulaie internaional.
Tipuri de coresponden diplomatic[16]
Nota verbal se folosete n corespondena ntre o misiune diplomatic i Ministerul Afacerilor Externe sau
ntre Ministerele de Externe. Este o comunicare scris, nesemnat, purtnd doar sigiliul Ministrului Afacerilor
Externe sau al Misiunii Diplomatice de la care se emite. Notele verbale reprezint, de regul, o importan
diplomatic secundar.
Nota semnat este documentul diplomatic solemn care se adreseaz de ctre Ministerul Afacerilor Externe
efului misiunii diplomatice sau invers;
Scrisoarea personal se folosete ntre ambasador i ministrul afacerilor externe i nu angajeaz statele.
Este mai puin protocolar i are caracter personal.
Nota colectiv este modalitatea prin care mai muli reprezentani ai statelor acreditante se adreseaz unui
guvern, i se trimite ministrului afacerilor externe.
notele identice i notele paralele sunt note cu acelai coninut, care sunt prezentate simultan;
notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile curente, de ordin particular sau
administrativ.
Aide-memoire este documentul diplomatic care rezum aspecte ale relaiilor dintre state i expune
consecinele juridice ale unor fapte. Este o not diplomatic nmnat de un agent diplomatic celeilalte pri,
n cursul unor tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma problema discutat, a preciza anumite
aspecte. Aide-memoire nu conine formule de politei i nici nu se semneaz; se adreseaz ministrului
afacerilor externe.
Memorandum-ul este un aide-memoire mai complet care, spre deosebire de acesta, prezint i o istorie a
problemei aprute i justific politica urmat de statul acreditant fa de problema n cauz.
Rapoartele diplomatice privesc informarea ministerului de externe de ctre misiunile diplomatice cu privire
la ndeplinirea instruciunilor primite. Rapoartele sunt periodice. Raportul diplomatic poate fi darea de seam
despre executarea misiunii n general.
Scrisoarea de acreditare este prezentat de reprezentantul misiunii diplomatice (ambasadorul) preedintelui
rii unde a fost acreditat. Scrisoare este semnat de preedintele i ministrul afacerilor externe din ara de
unde vine diplomatul.
Vom reda mai jos cteva din formulele protocolare utilizate n urmtoarele situaii: n momentul redactrii
adresei pe plic i la nceputul scrisorii (I), n formula de adresare (II), n formula final (III):
Pentru Preedintele unei ri
I. Excelena Sa, Domnul (numele), Preedinte al (numele rii sau al republicii);
Sau
Domnul (numele) Preedinte al (numele rii sau al republicii).
II. Domnule Preedinte;
III. V rog s agreai, Domnule Preedinte, expresia naltei mele consideraii;
Sau
O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.
Folosirea titlului de ,,Excelen fa de un ef de stat strin este facultativ. Acest titlu nu se folosete, de
exemplu, pentru preedintele Statelor Unite, nefiind utilizat n protocolul american, dect n cazul unui
ambasador strin.
Pentru Primul-Ministru
I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele rii);
II. Domnule Prim-Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Prim-Ministru, expresia naltei mele consideraii.
Pentru un ministru
I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului);
II. Domnule Ministru,
III. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
Pentru un deputat
I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripiei)
II. Domnule Deputat,
III. V rog s agreai, Domnule Deputat, expresia..
Pentru un primar
I. Domnul (numele) Primar al (numele oraului);
II. Domnule Primar,
III. V rog s agreai/primii, Domnule Primar,.
Pentru un ambasador
I. Excelena Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele rii);
II. Domnule Ambasador;
III. V rog s agreai, Domnule Ambasador, expresia
Sau
O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.



[16] Rizescu, Gheorghe. Diplomaia Parlamentar, Bucureti: Editura Lumina Lex, 2000, p. 86.