Sunteți pe pagina 1din 7

ASOCIAIA GRUP LOCAL

DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 1/7








PROCEDUR OPERAIONAL

PRIVIND

ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Revizia 01/2013




Nr.
crt.
Elemente
privind
responsabilii/
operaiunea
Numele i prenumele Funcia Data Semntura
1 2 3 4 5
1.1.
Elaborat
Coordonator
Programare


1.2.
Verificat
Manager



1.3.
Avizat


Preedinte
FLAG Dobrogea
Sud


1.4.
Propus spre
aprobare

Director Directia
Monitorizare POP
i Programare


1.5
Aprobat
Director General
DG AM POP






ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 2/7



LISTA CUPRINZND PERSOANELE/COMPARTIMENTELE LA CARE SE
DIFUZEAZ PROCEDURA OPERAIONAL





1. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE DE ARHIVARE

Scopul acestei proceduri este:
1) stabilirea unui set unitar de reguli i proceduri pentru arhivarea i pstrarea
documentelor;
2) condiiile i modalitatea de predare a documentelor ctre arhiva FLAG Dobrogea
Sud.


2. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE DE MONITORIZARE-
RAPORTARE

Procedura se aplic n cadrul FLAG Dobrogea Sud de ctre toi membrii echipei de
management tehnic.


3. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE ACTIVITILOR
DESCRISE

- Legea Arhivelor nr. 16 din 12 aprilie 1996;
Nr.
crt.
Scopul
difuzrii
Exemplar
nr.
Compartiment Funcia Nume i
prenume
Data
primirii
Semntura
3.1 Aplicare MT
FLAG Dobrogea
Sud
Toi
membrii
echipei
MT

3.2 Eviden FLAG Dobrogea
Sud
Coordo
nator
Comuni
care
Coordo
nator
Evaluar
e

3.3 Informar
e
FLAG Dobrogea
Sud
Membrii
FLAG

ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 3/7


- Legea nr. 358 din 6 iunie 2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996;
- Ordonana de Urgen nr.39 din 31 mai 2006 pentru modificarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996;
- Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996;
- Legea nr. 135 din 15/05/2007 Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din
22.05.2007 privind arhivarea documentelor n form electronic;
- Normele Metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor, copiilor de pe
documentele pstrate de Arhivele Naionale, aprobate de Conducerea Arhivelor
Naionale intrate n vigoare la data de 1.07.2004, modificate i completate la data de
6.01.2005;
- Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate n administrarea
Arhivelor Naionale aprobate de Conducerea Arhivelor Naionale la 26.02.2003.


4. DEFINIII I ACRONIME ALE TERMENILOR UTILIZAI N PROCEDURA
OPERAIONAL DE MONITORIZARE RAPORTARE

4.1. Definiii ale termenilor

Arhiv
1. Totalitatea actelor sau documentelor unei instituii care se refer la activitatea lor
trecut;
2. Spaiu unde se pstreaz asemenea acte.
Document
Act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un
drept, se recunoate o obligaie.
Dosar
Totalitatea documentelor scrise, elaborate de ctre FLAG Dobrogea Sud i
compartimentele din cadrul FLAG Dobrogea Sud, ct i din exteriorul ei.
Nomenclator
arhivistic
Instrumentul de lucru care pune ordine n constituirea dosarelor i orienteaz ntreaga
organizare ulterioar a activitii de arhiv (inventariere, selecionare, folosire,
pstrare etc.). Este un tabel sistematic n care sunt desfurate pe compartimente de
munc, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare.
Inventar
dosare
Instrumentul de eviden a unitilor arhivistice (dosare i registre) dintr-un fond sau
colecie, n care u.a. sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ i al coninutului.
Manager
Persoana din cadrul FLAG Dobrogea Sud, responsabil cu monitorizarea i
verificarea implementrii proiectului finanat din POP.
Ofier de
proiect
Persoana din cadrul FLAG Dobrogea Sud - MT, responsabil cu monitorizarea i
raportarea implementrii proiectelor finanate din Strategia de dezvoltare local
pescreti Dobrogea Sud.
ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 4/7


CR POP
Structur din subordinea AM POP ce i desfoar activitatea la nivelul regional i
care sunt responsabile cu exercitarea atribuiilor delegate de ctre AM.

4.2. Acronime ale termenilor

AM POP

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional pentru
Pescuit
FEP Fondul European pentru Pescuit
FLAG DOBROGEA SUD Asociaia Grup Local Dobrogea Sud
MT Management Tehnic
POIS Procedura Operaional de Implementare a Strategiei
DAP Dosar administrativ al proiectului

5. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE PRIVIND ARHIVAREA I PSTRAREA
DOCUMENTELOR

Procesul de arhivare se va realiza mpreun cu o firm specializat n acest sens,
care va fi contractat n cadrul derulrii achiziiilor din cadrul strategiei.
5.1. Toat documentaia relevant (pe suport de hrtie), specific prezentei proceduri, se
va pstra temporar n fietele din cadrul MT, asigurnd-o mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii. De asemenea, informaiile se pstreaz i n format
electronic. Accesul la informaii i asigurarea confidenialitii acestora revine
Coordonatorului Comunicare desemnat cu pstrarea temporar n cadrul FLAG
DOBROGEA SUD.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen
de pstrare. n cazul documentelor de acelai gen, dar cu termene de pstrare diferite, se
constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Pentru proiectele primite de
la beneficiari se constituie Dosarul administrativ al proiectului .
Dosarul administrativ al proiectului (DAP) va avea acelai numr cu numrul de
nregistrare al cererii de finanare, o copert i un opis, care va fi completat de ctre
Evaluatori.
Dosarul include un opis care prezint structura dosarului. Dosarul cuprinde cel puin
urmtoarele: corespondena aferent tuturor etapelor de verificare, evaluare i selecie a
proiectelor, grilele de verificare a conformitii, a eligibilitii i a evalurii tehnice i
financiare, alte documente relevante care dovedesc ndeplinirea criteriilor specifice att
pentru solicitant/parteneri ct i pentru proiect. Dosarul administrativ va cuprinde:
ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 5/7


Opis
Copie a dosarului cererii de finanare, cererea de finanare i anexele
solicitate n format electronic i/sau scanat,
Pista de audit;
Grila de verificare a conformitii n original;
Se vor aduga pe msura completrii lor, urmtoarele documente:
Grila de verificare a criteriilor de eligibilitate;
Notificarea de solicitare a clarificrilor (dac este cazul) n etapa de verificare
a eligibilitii;
Grilele de evaluare tehnice i financiare;
Raportul de evaluare al comisiei de evaluare;
Notificarea de solicitare a clarificrilor (dac este cazul) n etapa de evaluare
tehnic i financiar;
Coresponden instituional.

Documentele vor fi ndosariate n format de hrtie i/sau electronic (CD), dup caz,
urmnd a fi incluse n dosarul administrativ astfel nct s reflecte succesiunea activitilor
derulate pe parcursul procesului de verificare, evaluare i selecie.

5.2. Ordonarea documentelor n dosare se face cronologic, astfel nct actele mai vechi s
fie ntotdeauna dedesubt, iar cele mai noi deasupra. Rspunsurile i revenirile la aceeai
problem, ca i anexele, trebuie conexate la actele de baz, indiferent de datarea lor. n
cazul DAP acestea se vor arhiva inndu-se cont de msura din care fac parte i de
numrul de nregistrare a cererii de finanare.

5.3. Dosarele astfel constituite de ctre Evaluatori se leag cu sfoar i coperi de carton.
Filele fiecrui dosar se numeroteaz, cu creion negru, n colul din dreapta sus, ncepnd
cu numrul 1 . Pe coperta dosarului vor fi menionate urmtoarele informaii: denumirea n
clar a structurii, denumirea compartimentului care a creat dosarul, numrul de dosar din
inventar, indicativul din nomenclator, coninutul pe scurt al dosarului, datele de nceput i
de sfrit, numrul de file.

5.4. Dosarele astfel arhivate vor fi predate Coordonatorului de comunicare pe baz de
Proces verbal de predare primire (Formularul PAP1) care le va nregistra n Registrul de
ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 6/7


intrri-ieiri al documentelor din arhiva instituiei (Formularul PAP3). Procesele-verbale de
predare-preluare se ntocmesc n dou exemplare.

5.5. Anual, Coordonatorul de comunicare face inventarul documentelor pstrate n arhiv
(Formularul PAP2).

5.6. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentul
tehnic din diferite motive, se trec n inventarul anului respectiv, cu meniunea nepredrii
lor, astfel evitndu-se rtcirea lor i asigurndu-se arhivarea lor corect.

5.7. Ridicarea dosarelor din arhiv se face cu aprobarea managerului FLAG Dobrogea
Sud, prin completarea unei Cereri de eliberare a documentelor din arhiv (Formularul
PAP4) cu precizarea indicativului acelui document.

5.8. Organizarea spaiului de arhiv. Persoana responsabil cu arhivarea este obligat s
pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte situaii dect cele prevzute de lege.

5.9. n maxim 15 zile lucrtoare de la depunerea ultimei cereri de rambursare pentru
cheltuielile de funcionare se face predarea dosarelor, pe baza unui proces verbal de
predare primire la arhiva DG AMPOP (conform contractului de finanare). Se vor preda
toate documentele rezultate din activitatea FLAG-ului, cu excepia documentelor care
conform legii se depun la alte autoriti ale statului.


6. ATRIBUIILE PERSONALULUI IMPLICAT N ACTIVITATEA DE ARHIVARE I
PSTRARE A DOCUMENTELOR

6.1. Evaluatorii
S ntocmeasc corespunztor Dosarul administrativ al proiectului;
Are grij de modul cum pstreaz documentele pn la predarea lor la arhiv astfel
nct s nu le deterioreze;
S predea la sfritul fiecrui an dosarele la arhiva FLAG DOBROGEA SUD pe
baz de proces verbal de predare - primire.


ASOCIAIA GRUP LOCAL
DOBROGEA SUD
PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND
ARHIVAREA I PSTRAREA DOCUMENTELOR
Cod document PAP
Revizia 01
Pag 7/7



6.2. Coordonatorul Comunicare
Preia de la compartimente, dosarele constituite pe baz de inventare i verific
conformitatea cu Nomenclatorul arhivistic;.
Asigur evidena tuturor documentelor intrate i ieite n/din depozitul de arhiv pe
baz de Registru de eviden a intrrilor ieirilor , formular PAP3
Pune la dispoziie, n baza solicitrii scrise i aprobate de manager (cerere formular
PAP4) i ine evidena documentelor scoase temporar sau definitiv din depozitul de
arhiv pe baza Registrului de eviden a intrrilor ieirilor, formular PAP3;
La expirarea termenului pentru care a fost mprumutat, solicit persoanei care a
ridicat documentul/dosarul i urmrete restituirea acestuia. La restituire verific
integritatea documentului mprumutat;
Anual face inventarul documentelor din arhiv.

6.3. Managerul FLAG DOBROGEA SUD:
Aprob cererile de ridicare a documentelor din arhiv
Aprob inventarul anual al documentelor pstrate n arhiv

7. Formulare
7.1. Proces verbal de predare primire a documentelor
7.2. Inventar
7.3. Registru de intrri ieiri documente arhiv
7.4. Cerere de eliberare a documentelor din arhiv.