STRUCTURI AUDITATE:

Primria municipiului Chiinu,

Comisariatul General de Poliie al municipiului
Chiinu,
Direcia General Arhitectur, Urbanism i Relaii
Funciare a Consiliului municipal Chiinu




Raportul validat de ctre eful echipei n numele echipei de audit intern.
Semntura _______________
Raportul aprobat de ctre supervizor (eful Direciei audit intern).
Semntura _______________
2010































SUPERVIZOR:
Raisa Cotorobai


EFUL ECHIPEI:
Olga Chilcic


MEMBRII ECHIPEI:
Roman Vitiuc





Raport de audit intern

TITLUL MISIUNII DE AUDIT:
Evaluarea corectitudinii i plenitudinii intrrii,
nregistrrii, valorificrii i decontrii bunurilor materiale

Direcia audit intern
2
Evaluarea procesului de gestiune a bunurilor materiale

CUPRINS
pag.

I. SUMAR EXECUTIV.................. 3


II. INTRODUCERE..... 6


III. CONTEXT ADMINISTRATIV I DESCRIEREA SISTEMULUI ....... 8
3.1 Context administrativ......... 8
3.2 Obiectivele operaionale ale sistemului ........ 9
3.3 Obiectivele de control ale procesului auditat........ 9


IV. CONSTATRI I RECOMANDRI ........ 10
4.1 Asigurarea corectitudinii recepionrii, nregistrrii i evidenei la
locurile de depozitare a bunurilor materiale achiziionate i/ sau primite cu
titlu gratuit .... 10
4.2 Asigurarea integritii bunurilor materiale, inclusiv: organizarea pstrrii
acestora n condiii adecvate, gestiunii i inventarierii. 11
4.3 Asigurarea corectitudinii i plenitudinii reflectrii n evidena contabil a
operaiunilor economice aferente procesului de gestionare a valorilor
materiale..... 14
4.4 Asigurarea corectitudinii valorificrii i utilizrii bunurilor materiale,
inclusiv eliberrii n folosin i transferrii acestora ... 18
4.5 Asigurarea corectitudinii operaiilor de scoatere din uz a bunurilor materiale... 22


V. CONCLUZII ........... 24
5.1 Clasificarea constatrilor ............... 25
5.2 Clasificarea recomandrilor .............. 26


VI. ANEXE







Direcia audit intern
3
Evaluarea procesului de gestiune a bunurilor materiale
SUMAR EXECUTIV

n perioada 08.11 20.12.2010, echipa de audit din cadrul Direciei audit intern a Primriei
municipiului Chiinu a efectuat un audit al procesului de gestiune a bunurilor materiale (n continuare
BM), n special conformitatea procedurilor existente privind intrarea, nregistrarea, valorificarea i
decontarea bunurilor i valorilor materiale cu actele legislative i normative n vigoare, n cadrul
Primriei municipiului Chiinu (n continuare, PMC), Direcia general arhitectur, urbanism i relaii
funciare (n continuare, DGAURF) i Comisariatul General de Poliie al municipiului Chiinu (n
continuare, CGP).
Auditul s-a axat pe identificarea ariilor de mbuntire n scopul furnizrii de recomandri, cu
accent asupra consolidrii controlului intern.
n rezultatul misiunii de audit au fost efectuate constatri ale situaiei existente, care afecteaz
mai mult sau mai puin considerabil conformitatea procesului auditat, totodat fiind elaborate
recomandri.
Urmare a testrilor i evalurilor efectuate, auditorii interni au stabilit unele neconformiti ale
procesului de gestiune a BM cu actele legislative i normative n vigoare, att caracteristice tuturor
structurilor auditate, ct i cu caracter individual pentru unele dintre ele.
n continuare sunt prezentate constatrile i recomandrile de importan major, care au un
impact esenial i prezint o fezabilitate raional.

n opinia noastr, principalele puncte slabe ale procesului existent sunt:
Lipsa evidenei circulaiei valorilor materiale la depozit, n special rulajul privind intrarea valorilor i
soldurilor de valori rmase n stoc, ceea ce condiioneaz imposibilitatea obinerii prompte a
informaiilor exacte despre stocurile existente la depozitul entitii, precum i vulnerabilitatea
integritii bunurilor materiale aflate n gestiune.
S-au admis cazuri de nerecepionare, sau recepionarea parial cu ntrziere de cteva luni a
bunurilor n valoare de 295, 0 mii lei, dei actele de predare-primire au fost semnate de persoana
responsabil din cadrul DGAURF, iar contravaloarea BM a fost transferat operatorului economic.
Se admit divergene, la momentul recepionrii bunurilor n baza facturilor fiscale, fa de
specificaia contractelor ncheiate, inclusiv recepionarea bunurilor la un pre majorat fa de cel
stabilit prin contract.
Contractele de rspundere material ncheiate cu persoanele gestionare sunt de model vechi, care nu
includ toate clauzele prevzute de actele normative n vigoare, genernd riscul interpretrii eronate a
prevederilor contractelor i imposibilitatea reparrii unor eventuale prejudicii de ctre persoanele
vinovate.
n cazurile absenei persoanelor gestionare nu se ntocmesc acte de predare-primire a valorilor
materiale, respectiv nu se transmite responsabilitatea. Astfel, exist riscul imposibilitii recuperrii
eventualelor prejudicii de la persoanele vinovate, neasigurnd integritatea patrimoniul public.
Pstrarea bunurilor materiale n ncperi improvizate, ce nu corespund condiiilor necesare de
pstrare, fapt care genereaz vulnerabilitatea bunurilor la risip i deteriorare nainte de termen.
Neasigurarea angajailor cu bunuri materiale i consumabile necesare pentru ndeplinirea
corespunztoare a sarcinilor stabilite, fapt condiionat de planificarea neadecvat a achiziiilor.
n toate structurile auditate inventarierile anuale, se efectueaz formal. Astfel, n pofida faptului c n
rezultatul acestor inventarieri nu au fost nregistrate iregulariti, testrile efectuate au constatat
att lipsuri n cadrul CGP, ct i surplusuri n cadrul PMC. Doar solicitarea insistent a
creditorului privind achitarea datoriei, a scos la iveal faptul exploatrii timp de 4 ani n cadrul
DGAURF a tehnicii de calcul n valoare de 98,9 mii lei, fr nregistrarea n evidena contabil.
Concomitent, menionm faptul neefecturii inventarierilor inopinate.

Direcia audit intern
4
Evaluarea procesului de gestiune a bunurilor materiale
Nerespectarea regulilor generale privind contabilizarea elementelor patrimoniale, adic
nenregistrarea n eviden a faptelor economice n mod cronologic, n perioada n care au avut loc,
situaie ce genereaz denaturarea datelor privind soldurile bunurilor materiale, ntocmirea drilor de
seam financiare neveridice.
Nerespectarea prevederilor legale privind perfectarea documentelor primare, acceptarea nscrierilor
suplimentare dup totalizarea acestora, fapt ce pune la ndoial veridicitatea acestor
documente i ca rezultat, genereaz posibilitatea diminurii nefondate a patrimoniului public.
Nentocmirea documentelor primare prevzute de actele normative la eliberarea n consum a BM
pentru necesitile interne ale angajailor subdiviziunilor, precum i eliberarea BM fr prezentarea
demersurilor coordonate cu conducerea subdiviziunilor, ceea ce poate condiiona consumul excesiv
al bunurilor/ materialelor, diminuarea nefondat a stocurilor, precum i suportarea unor cheltuieli
suplimentare.
Stocarea excesiv de consumabile, fapt ce denot imobilizarea nejustificat a mijloacelor financiare.
Nerespectarea normelor de consum al combustibilului, admiterea supraconsumului, nerespectarea
normelor de exploatare a anvelopelor prin scoaterea din uz a acestora nainte de parcurgerea
kilometrajului prevzut. Abaterile menionate relev gestionarea ineficient a mijloacelor bugetare
prin direcionarea unor surse financiare pentru acoperirea deficitului nregistrat.
Nerespectarea prevederilor actelor normative cu inciden n domeniul perfectrii actelor de
decontare a bunurilor materiale. Inexistena comisiei privind casarea bunurilor materiale n cazul
DGAURF.
Neelaborarea normelor privind deservirea edinelor de lucru ale Consiliului municipal Chiinu,
nectnd la recomandarea Curii de Conturi naintat n rezultatul efecturii auditului extern.
Admiterea cazului de scoatere de la evidena CGP a autoturismului avariat n urma unui accident
rutier i nlocuirea acestuia n evidena contabil prin nregistrarea unui alt autovehicul primit n
contul despgubirii prejudiciului cauzat de la persoana vinovat, fr autorizarea Consiliului
municipal Chiinu.

Recomandrile, implementarea crora va consolida conformitatea procesului de gestiune a
BM cu legislaia n vigoare i necesit o tratare urgent i adecvat sunt grupate dup cum urmeaz:
Organizarea evidenei bunurilor materiale la depozit n strict conformitate cu prevederile actelor
normative n domeniu: nregistrarea bunurilor intrate, eliberate, deducerea soldurilor bunurilor
materiale aflate la depozit la sfritul fiecrei luni.
Exercitarea de ctre contabilitate a controlului sistematic asupra circulaiei bunurilor materiale prin
confruntarea selectiv a datelor nregistrate de persoanele responsabile la depozit i datele evidenei
contabile.
Instituirea unor proceduri de control intern privind recepionarea bunurilor cu delegarea
responsabilitilor, menite s protejeze bunurile proprietate public, s previn i s descopere
fraudele.
ntreprinderea aciunilor necesare n vederea recuperrii BM nerecepionate, sau restituirii
mijloacelor financiare transferate.
Elaborarea listelor de control, n baza crora se va realiza verificarea bunurilor, cantitile livrate i
recepionate de ctre persoanele responsabile conform facturilor i contrapunerea acestora cu
specificaia contractelor.
Rencheierea i ajustarea contractelor de rspundere material cu includerea tuturor clauzelor
prevzute n contractul-tip, aprobat prin Hotrrea Guvernului nr. 449 din 29.04.2004.
ntocmirea actelor de predare-primire n cazul substituirii persoanelor responsabile de valori
materiale, ncheierea contractelor de rspundere material cu substituitul titularului funciei.
Amenajarea ncperilor pentru pstrarea bunurilor materiale n corespundere cu normele legale, astfel
nct s fie asigurat integritatea patrimoniului instituiei i buna gestionare a acestuia.

Direcia audit intern
5
Evaluarea procesului de gestiune a bunurilor materiale
Stabilirea necesarului (normelor interne) de bunuri materiale, n baza demersurilor conductorilor
subdiviziunilor, necesare asigurrii unei bune funcionri a entitii.
Practicarea inventarierilor inopinate cu scopul prevenirii delapidrilor de bunuri.
ntocmirea obligatorie de ctre comisia de inventariere a procesului-verbal privind rezultatele
inventarierii i prezentarea acestuia conducerii entitii spre familiarizare i luare de decizii.
Elaborarea graficului de circulaie a documentelor primare, aprobarea acestuia de ctre conductorul
instituiei i aducerea la cunotin tuturor gestionarilor, sub semntura fiecruia.
Perfectarea documentelor primare n strict conformitate cu prevederile legale n vigoare, completarea
tuturor elementelor obligatorii.
Repartizarea bunurilor materiale cu respectarea principiului proporionalitii i n dependen de
volumul sarcinilor impuse subdiviziunilor.
ntocmirea fielor de eviden a anvelopelor, sau includerea n fiele de eviden a autovehiculelor a
meniunilor cu privire la operaiunile de nlocuire a anvelopelor cu indicarea documentului n baza
cruia s-a efectuat instalarea i kilometrajul total parcurs la momentul nlocuirii pneurilor.
Aducerea la cunotina oferilor, sub semntur, norma de consum al combustibilului pentru modelul
automobilului ce-i este transmis n gestiune.
Verificarea lunar a parcursului autoturismelor, prin nscrierea datelor vitezometrului ntr-un Registru
special, inut n acest scop.
Determinarea necesarului de combustibil i alte consumabile n strict conformitate cu cadrul legal,
reieind din sarcinile entitii i resursele necesare pentru ndeplinirea lor.
Elaborarea i aprobarea normelor privind deservirea edinelor CMC, efectuarea cheltuielilor
reieind din numrul persoanelor participante la edin.
Casarea mijloacelor fixe, proprietate a Consiliului municipal Chiinu, n strict conformitate cu
prevederile Regulamentului privind casarea bunurilor uzate raportate la mijloacele fixe aprobat prin
decizia CMC nr.11/18 din 03.06.2004.
Verificarea sistematic de ctre managerii operaionali a modului de executare a obligaiunilor de
serviciu de ctre subalterni.
Instituirea n cadrul subdiviziunilor auditate a unui sistem de instruire profesional a personalului
implicat n procesul de gestiune a valorilor materiale, inclusiv: intrarea, nregistrarea, pstrarea,
valorificarea i decontarea, pentru nsuirea i interpretarea corect a cadrului legal n domeniul
menionat.
Coroborarea n fiele postului a tuturor responsabilitilor atribuite angajailor privind realizarea
activitilor aferente procesului de gestiune a valorilor materiale ale entitii.

Implementarea recomandrilor oferite, va mbunti procesul de gestiune a patrimoniului
structurilor auditate i va asigura conformitatea procedurilor interne privind gestionarea valorilor
materiale cu prevederile legislaiei n vigoare.
De menionat c, sumarul executiv al raportului de audit prezint spre examinare constatrile i
recomandrile de importan major, ntr-o form succint. Pe termen mediu sau lung acestea necesit
a fi supravegheate i implementate la momentul oportun.
Prezentarea desfurat a constatrilor i recomandrilor, cu trimiteri la structurile auditate i
la anexele aferente se regsete n partea a IV-a a Raportului.