Studiu de caz - 2

SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT N DOMENIUL UTILITATILOR PUBLICE

- problem de afaceri a unui client -
Societatea
-Obiect de activitate: furnizare & distribuie utilitati publice,
-angajai: circa 200 persoane,
-clieni: 4.500 clienti,
-servicii: distribuie de gaze naturale prin sisteme proprii si prin
conducte ale altor companii, ca subcontractanti,
-interese economice: similare cu cele din sectorul de utilitati din Romania
(conf. Norme ANRGN) si valorifcare oportuniti de extindere pe piata locala.
Dup fnalizarea procesului de privatizare, actionarii strategicii propun 2 obiective:
1. sporirea efcientei activitii afacerii,
2. adaptarea tehnicilor de raportare & control la nevoile investitorilor.
Decizia Managementului societii:
selectare si implementare sistem informatic integrat de management,
care asigur continuitatea activitatii de afaceri si sprijin procesul de adoptare a
deciziilor in timp real.
2
n acest scop, actionarii au lansat o serie recomandari privind sistemul informatic
integrat utilizat pentru ordonarea cerintelor afacerii.
n fnal, a fost desemnata o societate (ex.: eNsight Consulting) sa acorde asistenta clientului
pentru selectarea si implementarea sistemului informatic, cu sarcina sa identifce
necesitile afacerii si metoda de raportare catre actionari, pe baza experientei
acumulate in proiecte asemanatoare si a experienei din sectorul serviciilor.
Metoda de abordare:
Proiectul este structurat pe dou fuxuri:
1. gestionarea Proiectului,
3
2. analiza companiei & selectarea sistemului informatic integrat.
Confrom Metodologiei de Management de Proiect, n procesul elaborrii Proiectului
s-au aplicat 2 proceduri de management si control:
1.organizarea de ntruniri periodice ale Echipei de Proiect in vederea
identifcarii si rezolvarii problemelor aparute in cadrul fecarei faze;
2. aplicarea de metode de raportare standard ale evolutiei societii, inct
clientul sa benefcieze de transparenta pe durata elaborrii intregului proiect.
F aza de analiz:
1.colectare date referitoare la client si la proiectele in derulare, pentru a
defni cadrul de necesiti si elemente reprezentative ale afacerii;
4
2.analiza independenta, neutr & obiectiva, precum si a nevoilor economice
ale societii, pe baza de interviuri si informaii colectate.
In faza de analiz, se identifc riscurile societii/companiei si se emit sugestii privind
masurile de nlturare/reducere a efectelor acestor riscuri.
5
Modelulsugerat in vederea gestionarii - reprezentare grafc.
6
7
Analiza modelului de afaceri permite defnirea cadrului de optimizare a functiilor societii
(eventual cu ajutorul unui sistem IT) si asigur (pentru membrii echipei de Proiect) o viziune unitar
asupra companiei, a departamentelor si managementului organizaional al acesteia.
n activitatea de consultan se urmrete identifcarea urmatoarelor aspecte:
competentele de baza;
evolutia fnanciara a companiei/societii;
parteneri;
structura organizationala a societii;
infrastructura fzica (echipamente, dotari etc.);
Cultura organizationala a societii (mostenire culturala si valorile organizatiei);
aspecte juridice;
8
tehnologia (care urmeaza sa fe achizitionata).
Analiza organizatiei privind identifcarea modului de implementare a strategiei de afaceri n
funcie de:
1.structura organizationala a companiei,
2.trasaturile fundamentale ale proceselor-cheie,
3.arhitectura aplicatiilor si retelei IT (sunt utile).
Analiza proceselor permite evaluarea performanei proceselor selectate prin identifcarea de:
activiti reprezentative (control, facturare, corelare intre baza de date
tehnice si baza de date a clientilor .a.),
9
activiti de difcultate major - generate de activitati redundante,
respectare termene etc.,
posibile constrngeri/limitri.
Analiza tehnologica urmrete modul in care sistemul IT poate asigura mentinerea
proceselor in derulare ale clientului. Cu datele din
faza de analiza se revizuiete si se fnalizeaz lista de cereri pentru viitorul sistem informatic integrat.
Livrabile: Contracte revizuite/imbunatatite accesibile potentialilor furnizori de pe lista scurta.
Faza de selectie const in evaluarea ofertelor tehnice si fnanciare transmise de furnizori,
conform termenilor contractului.
Oferta tehnica se evalueaz prin acordarea unui punctaj, in functie de:
1.criterii relevante referitoare la functionalitatea aplicatiilor,
2.corespondenta cu cererile formulate in contract,
10
3.metoda folosita de echipa de implementare,
4.referintele verifcate ale potentialilor furnizori.
Evaluarea ofertei fnanciare se desfoar in conformitate cu Costul total al proprietatii (TCO -
Total Cost of Ownership ), pe un formular completat (obligatoriu) de ctre participanti.
Livrabile: Produse/furnizori ai matricii Management Information System (MIS): Raportul care
contine recomandari si alternative privind solutia IT si furnizorii acesteia.
In faza de negociere, societatea desemnata sa acorde asistenta clientului in selectarea si
implementarea sistemului informatic furnizeaz rezultatele revizuirii si pregatirii de recomandari
privind contractele dintre client si furnizor, inct clientul sa benefcieze de cadrul contractual optim.
Livrabile: Contractul cu furnizorii (software + hardware).
AVANTAJE pentru CLIENT
Clientul benefciaz de un proces rapid de selectie si negociere care permite trecerea,
ulterioar, la implementarea sistemului.
11
Confrom proiectului, clientului i se prezint recomandari obiective, bazate pe o analiza
independenta si neutra, respectiv pe evaluarea organizatiei, a nevoii de afaceri, a ofertelor
potentialilor furnizori si pe experienta anterioara cptat prin elaborarea unor proiecte
asemanatoare/comparabile.
12