2.4.

MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Pentru implementarea prezentului proiect, solicitantul CIPALSER SRL va asigura o echip intern de
proiect, format din 4 reprezentani, care va fi asistat de ctre o firm de consultan! In acest sens
CIPALSER SRL, intenioneaz s contracteze servicii de consultan pentru mangementul proiectului!
Echipa intern este compus din 4 mem"ri, ale cror C#$uri sunt ane%ate cererii de finantare &i care vor fi
denumii in continuare Responsa"ili! Acestia vor avea urmatoarele resposa"ilitati principale'
Responsabil: Sarcini principale:
(anager de proiect
Rzvan Bucur
#a urmari &i coordona implementarea
corespunzatoare a proiectului si a contractului de
consultanta prin implementarea strategiei de
monitorizare descrisa mai )os*
Reprezint proiectul +n raport cu tere entiti
Responsa"il financiar
Donca Meri Tatarici
#a asigura utilizarea corespunzatoare a fondurilor,
conform prevederilor contractului de finantare si a
instructiunilor Autoritatii de (anagement*
Responsa"il ,ehnic
Marian Drghicescu
Responsa"il de urmarirea realizarii achizitiilor si
integrarea noilor echipamente si utila)e in
ansam"lul activitilor firmei, evitand conflicte de
interese cu alte proiecte de dezvoltare ale firmei!
Asistent de proiect
Rodica Jurcu
Responsa"il de urmrirea indeplinirii planului de
activiti, a rapoartelor de monitorizare &i de
meninerea legturii cu Autoritatea de (anagement
&i cu firma de consultan selectat
A !erinte "ini"e pe care trebuie sa le indeplineasca #ir"a o#ertanta
In vederea implementarii proiectului, aplicantul intentioneaza sa contracteze managementul proiectului!
Pentru organizarea procedurii de achizitie pu"lica, se sta"ilesc urmatoarele cerinte "ini"e, pe care
solicitantul le va evidentia prin caietul de sarcini si fisa de date de achizitionare a serviciilor de
management'
-! Situatia personala a ofertantului' respectarea criteriilor de eligi"ilitate conform articolelor -./ si -.- din
012 nr!3445//6 privind atri"uirea contractelor de achizitie pu"lic7, a contractelor de concesiune de
lucrari pu"lice si a contractelor de concesiune de servicii*
5! Capacitatea de e%ercitare a activitatii profesionale' ofertantul va avea inscris in actele constitutive ale
societatii, ca activitate principala sau secundara, sau in statut in cazul in care este o organizatie non$
guvernamentala, o"iectul de activitate Activitati de consultanta pentru afaceri si management, cod
CAEN 7022;
3! Capacitatea tehnica de e%ercitare a serviciilor de consultanta'
Personal tehnic de specialitate cu e%perienta in consultanta de management pentru proiecte cu
finantare europeana' minim -/ ani, dovedita prin realizarea de documentatii de finantare si
contracte anterioare*
E%perienta in derularea procedurilor de achizitie pu"lica' minim - an, dovedita prin implementare de
contracte de grant si contracte anterioare fie de management de proiecte fie asistenta la
organizarea procedurilor de atri"uire*
Echipa propusa a e%pertilor cheie va fi prezentata inclusiv su" forma C#$urilor si va urmari
competentele si a"ilitatile cerute la Pct! 8! Activitatile de management al proiectului!
Analiza ofertelor de servicii de management al proiectului va avea avea in vedere doua componente
ma)ore' oferta tehnica si oferta financiara! Acestea vor fi evaluate in "aza indicatorilor de puncta), in final
recomandandu$se aplicarea 9celei mai avanta)oase oferte economice: ca si criteriu de atri"uire! Pentru
sta"ilirea celei mai avanta)oase oferte economice, algoritmul de calcul va pondera puncta)ul financiar si
puncta)ul tehnic dupa raportul 6/'4/!
Oferta tehnica va fi evaluata in "aza urmatoarelor elemente'
Puncta)ele reprezinta valori ma%ime ale cerintelor respective, modalitatea de evaluare fiind ponderata in
functie de calificativul acordat'

Oferta financiara se va calcula dupa urmatorul puncta)'
Aspectul analizat
$uncta%
Ma&i"
!oninutul cadru al o#ertei tehnice '(
$ Respectarea prevederilor legale in domeniu -/
$ (etodologia de lucru -;
$ Planificarea activitatilor -;
Echipa de proiect pentru docu"entatia tehnico)econo"ica si de
#inantare
*(
Se vor specifica in clar cunostintele de specialitate ale fiecarei persoane
din echipa de proiect, e%perienta generala si specifica punctandu$se in
mod special participarea in proiecte!
Se vor atasa copii dup documentele care sa ateste pregatirea de
specialitate sau copii dupa certificate internationale4nationale
recunoscute!
<e asemenea se vor furniza date cu privire la activitate' anga)ator,
perioada, functia detinuta, descrierea atri"utiilor!
La e%perienta specifica se vor specifica in clar urmtoarele'
$ perioadele in care a detinut pozitii cheie in echipe de implementare a
diverselor proiecte =se considera ca pozitii cheie' proect manager,
procurement officer, financial manager, financial e!pert, "or#s
supervisor, proects evaluator, senior consultant>*
$ tipul si durata proiectelor*
$ "eneficiarul ="eneficiarii proiectului>*
$ valoarea in lei si euro a proiectului*
$ dimensiunea si componenta grupului tinta ="eneficiari directi si
indirecti>*
stadiul implementarii proiectelor =in cazul proiectelor finalizate se va
specifica gradul de a"sor"tie a "ugetului alocat>
!onsultant +n "anage"entul proiectelor 60
$ Studii, calificari, atestate profesionale 5.
$ E%perienta profesionala generala -5
$ E%perienta profesionala specifica 5/
T,TA- .((
/,ARTE B01E B01E SAT0S/A!AT,R 1ESAT0S/A!AT,R
?; @ -// pct ;/ @ ?4 pct 5; @ 4A pct / @ 54 pct
-// B ;/B 5;B /B
Pentru oferta cu cel mai mic pret se acorda puncta)ul ma%im alocat*
Pentru celelalte oferte, puncta)ul se calculeaza cu formula'
$# % &$ret minim ' $ret# ( ! puncta ma!im alocat
unde'
$# @ puncta)ul pentru pretul ofertei #*
$ret# @ pretul ofertei #*
$ret minim @ cel mai mic pret dintre toate ofertele*
B ! Activitatile de asisten +n "anage"entul proiectului ce vor #ace obiectul contractului de
servicii de consultan pentru "anage"entul proiectului
Activitatile de management al proiectului se vor derula si organiza pornind de la functiile de management
pe care firma contractata furnizoare de servicii de consultan &i asisten +n management tre"uie sa le
furnizeze! (ecanismul de gandire al activitatilor si felul in care acestea se vor derula sunt reprezentate in
sche"a de "anage"ent, astfel '
. /unctia de plani#icare
Scopul functiei de planificare este sta"ilirea o"iectivelor, tintelor catre care va fi orientata activitatea in
cadrul proiectului, precum si a modalitatilor de a le realiza $ actiunile, resursele necesare si alocarea lor,
implementarea! Prin functia de planificare se sta"ileste cel mai adecvat curs al actiunilor pentru ca
proiectul sa o"tina rezultatele dorite! <aca managerii doresc sa stapaneasca evolutia proiectului ei tre"uie
sa planifice! A"senta planificarii ar face loc instalarii haosului, hazardului!
In acest sens, furnizorul de servicii va adopta integral sectiunea de C Activitati previzionate D Cap!5!3!4,
C <urata si calendarul activitatilor propuse D Cap 5!;$5!6, C Rezultate anticipate D Cap 5!3!6, C Resurse
materiale necesare implementarii proiectului D Cap 5!3!;, C Indicatori D Cap 5!?, C Planul de informare si
pu"licitate al proiectului D Cap 5!-5, C Planificarea achizitiilor D Cap 3!4, si C 8ugetul proiectului D $ Cap 4!
Suplimentar, va utiliza propriile intrumente de planificare si management, respectiv ' Action Plan$ul si
<iagrama 2AE,,!
2 /unctia de organizare
Functia de organizare consta in actiuni si decizii manageriale care rezulta in crearea unui set sta"il de
functii =posturi> si a relatiilor dintre ele! Pentru a sta"ili structura de organizare a proiectului, furnizorul va
ela"ora urmatoarele '
$ Fisele de post si specificatiile sale*
$ Ponderea ierarhica =aria de control>*
$ <elegarea de autoritate!
Structura organizatorica de proiect' Scopul structurii alese este sa clarifice ierarhia organizationala si
canalele de comunicare intre mem"rii echipei de implementare!
Organizare:
-echipa de implementare
-intalniri de management
-strucura de organizare
Coordonare
si
antrenare:
-interna si
-externa
Monitorizar
e si
evaluare:
-interna si
externa
-instrumente
Planificare:
-plan de actiuni
-diagramele GANTT
Managementu
l riscurilor:
-financiare
-contractuale
etc.
$oziia +n echipa de
i"ple"entare
Responsabilitate in cadrul proiectului
Consultant +n
managementul
proiectelor
$ Acord asisten (anagerului de proiect &i echipei de
implementare, urmre&te activitatea su"contractantilor &i
realizarea activitatilor si rezultatelor conform proiectului*
$ 1rmareste modul de gestionare a resurselor financiare e%terne si
locale si incadrarea +n procedurile de implementare P0S$CCE
$ 1rmre&te modul de +ndeplinire a acordului de finanare &i
procedurilor programului
$ Coordoneaza ela"orarea rapoartelor tehnice &i financiare pentru
Autoritatea Contractanta*
$ Initiaza actiuni de im"unatatire a derularii proiectului, in functie de
rezultatele evaluarii interne*
$ ,ransmite rapoartele de monitorizare =saptamanale, lunare,
trimestriale si finale> catre solicitant*
3 /unctia de coordonare si antrenare:
!oordonarea reprezinta 9ansam"lul actiunilor prin care un manager creaza si mentine armonia intre
activitatile si oamenii pe care ii conduce, intr$un mediu care se afla intr$o continua schim"are:!
-
Corelata
cu functia de organizare, coordonarea confera operationalitate structurii organizatorice a proiectului!
(anagerul va urmari echili"rarea sarcinilor, a)ustarea nivelului de competenta la nevoile identificate in
derularea proiectului, utilizarea unor "etode de conducere si procedee de lucru adaptate specificului
contractului de management, tipului de proiect si specificului Solicitantului =impartit intre activitatile
administrative si cele de natura tehnica>, aplicarea delegarii de autoritate etc!
(etoda generala de lucru a echipei de implementare va fi aplicarea unui sistem de rezolvare a
pro"lemelor de tip 9plan 4 do 4 chec5 4 act6 7plani#icare)i"ple"entare)veri#icare)actiune8, pentru a
asigura implementarea eficienta si efectiva a proiectului!
Coordonarea va fi realizata pe doua planuri'
-! In plan intern, respectiv coordonarea implementarii proiectului si coordonarea relatiei cu
Solicitantul din punct de vedere tehnic si financiar*
5! In plan e%tern, respectiv coordonarea relatiei cu Autoritatea contractanta, cu su"contractorii, cu
presa si alte terte parti!
Antrenarea reprezinta 9ansam"lul actiunilor prin care un manager influenteaza activitatile cola"oratorilor
sai In vederea atingerii o"iectivelor sta"ilite prin satisfacerea nevoilor care ii motiveaza:
5
! Fundamentul
functiei de antrenare il reprezinta motivarea, ce rezida in mod practic in corelarea satisfacerii nevoilor si
intereselor echipei cu realizarea o"iectivelor si sarcinilor atri"uite!
0nstru"ente:
Intrumentele realizate la componenta de planificare, respectiv Action Plan$ul, <iagrama 2AE,,,
organigrama dependentelor*
Plan general de lucru al Furnizorului de servicii de management, impreuna cu Solicitantul =inclus
la monitorizarea managementului de catre solicitant>*
Contractele de furnizare si "unuri si servicii*
Planul de promovare a proiectului si rezultatelor lui*
Contractul de finantare cu Autoritatea de (anagement*
8aze de date diverse =furnizori, participanti etc!>*
Spatiul de lucru dotat corespunzator pentru echipa de management*
Evidenta conta"ila distincta pentru proiect!
1
Management si Marketing, Prof. univ. dr. Magdalena Platis, Directorul Departamentului de Administraie Public,
Universitatea din Bucureti, 2!
2
"dem #$
' /unctia de control 7"onitorizare si evaluare8
/unctia de control consta din ansam"lul de activitati prin care se verifica performantele realizate in
cadrul proiectului la un moment dat in comparatie cu o"iectivele prevazute, in scopul interventiei in cazul
aparitiei unor deviatii in realizarea acestora! Actiunile de control nu se limiteaza la evaluarea rezultatelor
in raport cu o"iectivele, ci sa contri"uie la prevenirea posi"ililor a"ateri si corectarea lor!
Siste"ul de "onitorizare si evaluare interna permite sa se cunoasca daca proiectul este implementat
conform planificarii, sa identifice pro"lemele care tre"uie rezolvate =e%' intarzieri, cheltuieli mai mari decat
planificate>, daca rezultatele intermediare si finale sunt cele prevazute de proiect! Furnizorul de servicii de
consultan +n management va detine un rol important!!
Se propune urmatoarea sche"a de "onitorizare si evaluare'
Evaluare interna:
La nivel de proiect si activitate a fost agreat un set de indicatori de performanta @ de natura
cantitativa si calitativa @ prezentati la GRezultate Anticipate: $ Cap 5!3!6! care va fi preluat si
urmarit de echipa de management*
1n sistem de raportare interna va fi aplicat la nivel de proiect, iar principalul instrument va fi
raportul lunar, produs de catre furnizor, si va urmari setul de indicatori de performanta!
Rezultatele sistemului de raportare interna vor utilizate si pentru raportarile solicitate de
Contractul de Finantare!
Solicitantul va dezvolta un 2uideline pentru reporting, pe "aza necesitatilor Autoritatii Contractante!
<e asemenea, se vor pune "azele unui mecanism de alerta trimestrial care va urma implementarii
proiectului!
E&e"plu de raport lunar:
$roiect: $erioada de raportare:
Titlul
activitatii
Rezultate Delivrabile $roble"e
anterioare
7unde este cazul8
Devia
tii
Actiuni de
re"ediere
propuse
Propus Realizat Propus Realizat Reportat Rezolvat
Evaluare e&terna:
Sistemul de raportare impus de Autoritatea Contractanta, prin contractul de finantare, compus din
rapoarte trimestriale pe perioada de implementare, si rapoarte anuale dupa aceasta perioada,
sectiuni narativ si financiar! Aceasta activitate va fi coordonata si asumata de Furnizorul de
servicii de consultan +n management*
Participarea la vizitele de monitorizare din partea 0I de verificare a stadiului fizic al implementarii
proiectului la fata locului*
/ollo9)up:
,oate rapoartele sau activitatile de 9coordonare, monitorizare si evaluare: vor a)uta la identificarea
pro"lemelor, de natura tehnica sau financiara sau de planificare a activitatilor, cum ar fi intarzieri in
implementare, depasiri de costuri, devieri de utilizare a fondurilor! <aca vor aparea astfel de pro"leme,
managerul si echipa de implementare vor analiza pro"lema, vor identifica posi"ilele cauze si, in final vor
propune masuri corective si analiza consecintele la scara proiectului! In functie de amploarea pro"lemelor,
va fi implicata sau nu Autoritatea Contractanta!
! Monitorizarea i"ple"entarii proiectului si a activitatii contractorului
Aceste activiti vor fi derulate de ctre echipa intern formata din 4 reprezentanti din partea Solicitantului,
ale caror atri"uii &i responsa"iliti au fost descrise la inceputul acestui capitol! Suplimentar, solicitantul va
contracta servicii specializate de audit: care vor monitoriza modul +n care se vor efectua cheltuielile
necesare &i decontrile din "ugetul proiectului!
Strategia de "onitorizare cuprinde urmatoarele componente'
$lanul general de lucru al Furnizorului de servicii de management, impreuna cu Solicitantul,
incluzand un calendar al activitatilor de monitorizare, care va fi modelat pornind de la activitatile
proiectului si realizat de Coordonator impreuna cu managerul de proiect! Planul va cuprinde
urmatoarele elemente'
$ frecventa rapoartelor de activitate, care vor fi saptamanale, lunare, la )umatatea perioadei de
implementare si la sfarsitul proiectului*
$ participarea la intalnirile de management ale echipei de implementare*
$ participarea la activitati care il vor implica si pe un Responsa"il din partea solicitantului in mod
direct sau prin consultare' evaluarea ofertelor de achizitie pu"lica, participarea la conferinta de
presa finala, asigurarea continuturilor materialelor de informare si pu"licitate si validarea designului,
participarea la etapa de evaluare finala a proiectului!
Siste"ul de co"unicare: in cadrul echipei de implementare, contractorul va fi o"ligat prin contract sa
sta"ileasc inca de la inceputul proiectului un sistemul de comunicare cu solicitantul, care poate sa
coincida sau nu cu managerul de proiect! Responsa"ilitatea lui va fi sa cunoasca in orice moment
situatia curenta in implementare, sa raspunda solicitarilor de clarificare si intre"arilor solicitatului, sa
comunice orice schim"ari in evolutia activitatilor si sa stea la dispozitia "eneficiarului pentru
monitorizare!
Siste"ul de raportare al activitatii contractorului #urnizor de servicii de "anage"ent: Activitatea
contractorului va fi monitorizata sapta"anal, iar la finele unei luni calendaristice se depune un raport
de activitate lunar, trimis si apro"at de managerul proiectului si verificat de ctre Responsa"ilul
financiar din partea CIPALSER SRL! Rolul raportului va fi sa prezinte concordanta evolutiei in timp a
activitatii proiectului conform planificarii initiale, sa transmita sitiatia curenta asupra proiectului, informatii
referitoare la o"iectivele atinse si orice pro"leme intampinate, astfel incat solicitantul sa fie mereu la
curent cu situatia proiectului si a rezultatelor atinse!
$ro&i"itatea activitatii contractorului prin asigurarea spatiului in$house in cadrul sediului central
CIPALSER SRL, pentru derularea activitatilor de management! Astfel, monitorizarea se va putea realiza
relativ usor prin faptul ca activitatile in)door se vor des#asura in cadrul sediului Solicitantului, acolo
unde responsa"ilii de monitorizare isi desfasoara activitatile curente! Acest fapt va facilita comunicarea
la timp si va permite realizarea de intalniri fizice frecvente pentru comunicarea rapoartelor si a detaliilor
referitoare la proiectul in derulare!