Sunteți pe pagina 1din 51

Access 2010

Introducere baze de date


Access 2010 este o aplicaie utilizat la crearea i
managementul bazelor de date.

O baz de date reprezint o colecie de date care sunt stocate ntr-un sistem
computerizat. Bazele de date permit utilizatorilor s introduc, acceseze i s analizeze
datele ntr-un mod rapid i facil. Reprezint o unealt extrem de util si sunt prezente peste
tot. De exemplu la un cabinet medical la recepie suntei ntrebai o serie de date de
identificare practic ai vzut o baz de date n aciune.
Cea mai uoar metod de a nelege bazele de date este dac le privii ca fiind o
colecie de liste. Imaginaiv baza de date despre care am pomenit anterior. Ce liste conine?

List cu datele de identificare (nume, prenume, vrst etc)


Lista cu programrile anterioare
Lista cu antecendete personale medicale etc.
Aceste aspecte sunt general valabile pornind de la cele mai simple
baze de date pn la cele mai complexe. De exemplu, avei o ca
hobby gtitul de prjituri. O baz de date cu reetele cunoscute i o
list cu prieteni crora le putei face cadou. Este una dintre cele mai
simple tipuri de baze de date. Conine dou liste:
Persoane
Reete

Dac de exemplu exist o afacere bazat pe acestea va fi necesar pstrarea datelor


clienilor, listelor de produse vndute, list de produse disponibile, list cu comenzi
etc.

Desigur, n Access, listele sunt ceva mai complexe dect cele scrise de mn. Datele
sunt stocate n tabele fapt ce permite stocarea unor informaii ct mai detaliate.
Exemplu de tabel simplu:

S-ar putea ca aceast form de prezentare s vi se par foarte asemntoare cu Excel,


care v permite o organizare a informaiilor ntr-un mod similar. De fapt, un astfel de tabel
poate fi realizat i n Excel.
Practic o baz de date este o colecie de liste stocate sub form de tabele.
Avantajele utilizrii unei baze de date sunt date de faptul c Access este capabil s
utilizeze date non-numerice (nume, descrieri), iar aceste tipuri de date sunt prezente peste tot
i este foarte important ca ele s poate fi sortate i analizate.
Ceea ce difereniaz n mod clar o baz de date de orice alt metod de stocare a
informaiilor este conectivitatea. Tipul de baze de date cu care se lucreaz n Access se
numest baze de date relaionale. Aceasta este capabil s neleag listele i obiectele din
ele i s le asocieze ntre ele.
Practic existnd dou liste ntr-o baz de date se poate crea o a treia list care s se
bazeze pe celelalte liste existente.

A treia list va utiliza informaii existente n celelalte dou liste. Avantajul Access este
c datele din a treia list vor fi recunoscute ca fiind exact aceleai obiecte din listele
preexistente. De exemplu, Excel nu poate realiza acest lucru.
Faptul c access creeaz o baz de date relaional permite manipularea informaiilor
(introducerea, cutarea i analizarea) din mai multe tabele simultan. Acest aspect duce la
uurin n utilizare.

Crearea unei baze de date


Dac nici un template nu se potrivete cu necesitile voastre atunci va trebui s creai
o baz de date nou, goal (blank database). Apoi se pot crea tabelele care s conin
cmpurile necesare. n momentul n care selectai s creai o baz de date nou n access
trebuie s i dai un nume i s selectai un director unde aceasta s fie creat.
Paii de urmat:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Click pe tabul File


Click New
Click Blank database
Denumii baza de date n cmpul File Name
Pentru a schimba locaia click pe butonul Browse
Click pe butonul Create

1
3

4
2

5
6

Dup efectuarea acestor pai, Access va crea o baz de date nou, goal i va deschide
un tabel care poate fi configurat pentru introducerea datelor.

Introducere Obiecte

Bazele de date din Access 2010 sunt alctuite din patru obiecte:

Tabele

Queries (Interogri)

Forms (Formulare)

Reports (Rapoarte)

mpreun acestea v permit introducerea, stocarea, analizarea i redactarea (compile)


datelor dup necesiti.

Tabelele
Sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informaii.
Scopul fiecruia din celelalte obiecte ale bazei de date este de a interaciona ntr-un anumit
mod cu unul sau mai multe tabele. O baz de date Access poate sa conin mii de tabele, iar
numrul de nregistrri coninut de fiecare tabel este limitat mai mult de spaiul disponibil pe
discul fix dect de orice altceva.

n Access rndurile sunt denumite Records (nregistrare) iar coloanele Fields (. Un


field este mai mult dect o simpl coloan: este un mod de a organiza informaia i n funcie
de tipul de date pe care le conine. Fiecare element dintr-un filed (cmp) este de acelai tip.
(data, numr de telefon etc).

Lucrul cu tabele
O nregistrare reprezint o unitate de informaie. Fiecare celula de pe un rnd este
parte a aceleai nregistrri. Fiecare nregistrare are un numr de identificare (ID number). n
cadrul unui tabel, fiecare numr ID este unic pentru fiecare nregistrare i se refer la toat
nfomaia pe care o conine acea nregistrare. Acest numr de identificare nu poate fi
modificat.
Fiecare celul este din tabel corespunde att unui cmp (filed) ct i unei nregistrri
(record).
Navigarea prin tabel
Pentru a naviga printre nregistrri se pot utiliza tastele sgei, sau se pot utiliza
sgeile localizate n bara de navigare care se afl n partea de jos a tabelului. De asemenea,
orice nregistrare poate fi gsit ntr-un tabel deschis cu ajutorul csuei de cutare. Se
poziioneaz cursorul mouse-ului n csu, se tasteaz numele nregistrrii i se apas enter.
Pentru a gsi i alte nregistrri, se apas enter din nou. Pentru a naviga printre cmpuri se pot
utiliza sgeile drapta i stnga de pe tastatur sau se poate face scroll orizontal.
Adugarea i rearanjarea cmpurilor
ntr-un tabel nou

trebuie mai nti definite cmpurile (field) i caracteristicile

acestora.
Access faciliteaz inserarea i rearanjarea cmpurilor. Cnd se adaug un cmp nou se
poate selecta i tipul de informaii pe care le va conine (text, numere, data etc).
Pentru a aduga un cmp nou:

Se deschide tabelul (se deschide automat n cazul unei baze de date noi, goale)

Click pe headerul unde scrie Click to Add

Din meniul care apare se va selecta tipul de informaii care vor fi coninute n
acel cmp:
o Text valoarea implicit i cea mai potrivit pentru text. Poate fi
utilizat i pentru numere, dac nu se vor face calcule ulterior (numere
de telefon, coduri postale)
o Number cel mai potrivit pentru numere, se pot apoi aplica formule
matematice
o Currency formateaz automat numerele n moneda utilizat
o Date & Time permite alegerea datei dintr-un calendar
o Yes/No insereaz un checkbox

o Memo ideal pentru text mai elaborat (descrierea unui produs). Acest
text poate fi formatat ulterior
o Attachment permite ataarea de fiiere, cum ar fi imagini
o Hyperlink creeaz o legtur ctre o pagin de internet, adres de
email

Se tasteaz numele cmpului i se apas tasta Enter.

Pentru a crea un tabel i pentru a defini clar cmpurile ce vor fi inserate, inclusiv
proprietile acelor cmpuri, este necesar vizualizarea acestuia n formatul Design View:

Pentru a vizualiza tabelul astfel click dreapta pe numele tabelului aflat n Panoul de
Navigare (Navigation Pane) i apoi se selecteaz comanda Design View.
Se pot vizualiza urmtoarele elemente:
1. Zona de editare a tabelului, care conine trei coloane
a. Field Name aici se va completa numele cmpului
b. Data Type Se va selecta tipul de date pe care le va conine cmpul
respectiv
c. Description se poate aduga o scurt descriere a cmpului respectiv
2. Property Sheet se pot selecta diferite proprieti ale tabelului
3. Field properties (proprietile cmpului) de aici se modific diferite setri ale
cmpurilor.

1
3

Pentru a aduga un cmp nou se scrie numele acestuia n coloana Field Name, apoi se
apas tasta Enter. Celula corespunztoare din coloana Data Type va fi formatat n mod
implicit pentru date de tip Text. Dac se dorete utilizarea unui alt tip de date, se activeaz
butonul de control pentru dropt-down meniu i se alege tipul de date dorit

Tipurile de date ..de copiat din curs.


Dup ce se alege tipul de date corespunztor, este necesar modificarea proprietilor
acestora din zona Field Properties. Pentru a putea modifica proprietile unui cmp sunt
necesari urmtorii pai:
1. n panoul de navigaie clik dreapta pe tabel i se alege Design View
2. Se selecteaz cmpul ale crui proprieti vor fi modificate
3. n Field Properties se specific valorile dorite pentru opiunile care se dorete a fi
modificate.

Cam care sunt modificarile necesare..


Setarea proprietilor cmpurilor n Design View
Cu tabelul deschis n Design View se selecteaz un cmp pentru a fi afiate
proprietile acestuia n zona de afiare a Proprietilor Cmpului (Filed Properties). n
partea din dreapta a listei Access ofer cteva informaii despre fiecare proprietate n
parte i, n unele cazuri, informaii referitoare la restriciile existente sau caracteristici
eseniale (cum ar fi dimensiunea maxim a unui cmp de tip text de 255 caractere).
Proprietile pentru un cmp de tip text sunt urmtoarele:

Field Size Numrul maxim de caractere care poate fi completat n


acel cmp. De exemplu pentru un cmp care conine CNP-ul, se poate
limita dimensiunea acestuia la 13 caractere, astfel nu se vor putea
introduce mai multe caractere dect sunt permise.

Format specific modul n care informaia din acel cmp este


afiat. De obicei este utilizat pentru cmpurile care conin Numere sau
Data/Timp.

Input Mask se poate seta modul n care s apar anumite date de


tipul Numr de telefon, cod potal, data etc. Access furnizeaz n mod
automat anumite formate. Pentru a seta input mask se selecteaz

numele acestei proprieti i apoi pe butonul de comand din partea


dreapt a rndului pentru a rula Input Mask Wizard.

Caption Aceast proprietate determin textul care apare ntr-o


etichet atunci cnd cmpul este adugat ntr-un formular sau raport.
Numele cmpului este utilizat n mod implicit.

Default Value o valoare pe care Access o completeaz n mod


automat pentru un cmp. De exemplu se poate utiliza funcia
prestabilit Now() pentru a completa n mod automat data de astzi
cnd este fcut o nou nregistrare.

Validation Rule se utilizeaz pentru a crea o regul de validare.


Regulile simple de validare de obicei compar valoarea cmpului cu
una sau mai multe constante. De exemplu se poate introduce expresia
>18 ca regul de validare pentru a ne asigura c acel cmp nu conine
valori mai mici dect 18 (de exemplu ntr-un tabel cu persoane care
trebuie s fie majore). De asemenea se poate defini o list scurt de
valori care sunt acceptate, prin utilizarea unei expresii de genul:
Urban OR Rural pentru a desemna mediul din care provine o
anumit persoan i pentru a ne asigura c sunt folosite doar aceste
valori. Ghilimelele sunt obligatorii. Datele trebuie introduse ntre
diezuri (#) de exemplu #10/30/2012#. Se poate utiliza i operatorul
LIKE i caractere de tip wildcard pentru a specifica un model valid. De
exemplu pentru un CNP se poate utiliza o expresie de genul: LIKE
#############

Validation text textul introdus definete mesajul de eroare n cazul


n care nu au fost respectate regulile setate la Validation Text.

Required se selecteaz YES dac este obligatorie completarea acelui


cmp nainte de salvare. (alegerea opiunii Yes i necompletarea
cmpului duce la imposibilitatea salvrii nregistrrii respective).

Allow Zero Length Se seteaz[ aceast[ opiune Yes sau No (Da sau
Nu) n funcie de preferine. O informaie de tip Zero-lengh (fr
valoare) este de fapt o valoare goal, lips, de exemplu cazul n care nu
exist nicio opiune pentru acea valoare. (O valoare nul, respectiv 0
indic o valoare goal necunoscut).

Unicode Compression dac este setat Yes (Da), Access va stoca


sub form compresat caracterele, utiliznd astfel mai puin spaiu n
baza de date.

IME Mode and IME Sentence Mode se aplic pentru


calculatoarele care utilizeaz Windows n limbi Asiatice

Smart Tags se utilizeaz pentru a specifica aciuni pe care le poate


face un utilizator printr-un meniu shortcut atunci cnd cmpul este
afiat n Datasheet view sau ntr-un Formular.

Text Align specific modul n care este aliniat textul n acel cmp.
Opiunile sunt General (implicit), Left, Center, Right i Distribute.
Distribute are rolul de a afia informaia pe toat suprafaa cmpului,
distribuit n mod egal.

Alte proprieti ale cmpului disponibile sunt:

Pentru cmpurile de tip Date/Time exist proprietatea Show Date


Picker utilizat pentru dat opiunile sunt de a face disponibil un
mini-calendar de unde se poate alege data sau se poate alege Never
pentru a fi ascuns.

Pentru cmpurile de tip Memo proprietatea Text Format pentru a


specifica Plain Text sau Rich Text. Opiunea Rich Text ofer mai
multe posibiliti de formatare a textului.

Pentru cmpurile de tip Memo i Hyperlink proprietatea Append


Only i se alege Yes (Da) dac se dorete pstrarea unui istoric al
modificrilor acelui cmp.

Pentru cmpurile Calculate se poate utiliza proprietatea Expression


pentru a realiza comanda care va realiza calcularea i apoi se poate
alege tipul de date pentru rezultat prin proprietatea Result Type.

Indexarea ajut aplicaia Access s caute informaiile ntr-un mod eficient n


cadrul unei baze de date. Access caut un tabel intern care stocheaz valorile pentru
cmpurile indexate, acestea avnd o legtur direct cu cmpurile unde sunt stocate
valorile. Access folosete indexarea pentru a cuta o anumit nregistrare fr a cuta
toate nregistrrile existente n baza de date. Este de preferat s se indexeze cmpurile
care sunt utilizate cu regularitate ca i criteriu de cutare n interogri (queries), de
exemplu cmpuri precum Numele, CNP. Se poate crea o indexare pentru un singur

cmp (filed) prin setarea proprietilor indexrii din tabul General al Proprietilor
Cmpului cnd tabelul este vizualizat n modul Design View. Se alege Yes
(Duplicates OK) pentru a crea un index pentru un cmp care conine date care se pot
repeta (Ora, Nume etc.). Se alege Yes (No Duplicates) pentru cmpurile care conin
valori unice, de obicei Primary Key (CNP, CIF etc.)
n mod implicit Access creaz un index pentru ceia primar a tabelului.
Dup ce au fost create toate cmpurile dorite, aranjate n ordinea dorit i a fost
configurat pentru fiecare cmp tipul de date corespunztor, inclusiv modificate proprietile
acestora, este necesar salvarea tabelului. Pentru aceasta click dreapta pe numele acestuia si se
va selecta comanda Save sau click stnga pe comanda save (discheta) din Quick Access
Toolbar. Apoi se nchide tabelul.

Mutarea unui cmp

Se localizeaz cmpul care se dorete a fi mutat, apoi cu ajutorul mousului se


poziioneaz cursorul deasupra marginii inferioare a celulei ce conine titlul
cmpului. (cursorul se va transforma ntr-o sgeat cu patru capete.

Click and drag ctre noua locaie

Se elibereaz butonul stnga al mouseului, iar cmpul va aprea n noua


locaie.

Pentru a aduga o nregistrare:

Dup definirea cmpurilor se introduce prima nregistrare

n grupul Records din tabul Home click pe comanda New sau n bara de
navigare se d click pe simbolul pentru new (blank) record

Se continu introducerea datelor pe rndul de sub ultima nregistrare introdus.

Uneori o fereastr poate s apar atunci cnd datele introduse sunt invalide. Aceasta
nseamn c acel cmp are o regul de validare, care reprezint o regul despre tipul
de date ce pot s apar n acel cmp. Click pe OK pentru a urma instruciunile ce
vor aprea pentru a reintroduce datele.
Pentru a salva o nregistrare:

Se selecteaz tabul Home i se localizeaz grupul Records

Click pe comanda Save

Atenie! Intrrile trebuie salvate nainte de a nchide tabelul. Access nu va ateniona


utilizatorul s saleveze dac se d comanda Close.
Pentru a edita o nregistrare, se d click pe ea i apoi se tasteaz informaiile noi. De
asemenea poate fi utilizat funcie de Fiind and Replace a unui cuvnt n mai multe nregistrri
i de a terge nregistrri cu totul.

nlocuirea unui cuvnt dintr-o nregistrare

Se selecteaz tabul Home i se localizeaz grupul Fiind

Se selecteaz comanda Replace. Fereastra de Fiind and Replace va apare

Se completeaz valoarea care se dorete a fi nlocuit n cmpul Fiind What

Se completeaz valoarea care se dorete s fie introdus n cmpul Replace


With

Click pe comanda Look in i din meniul Drop-down se va selecta zona de


cutare:
o Current field va limita cutarea doar la cmpul selectat
o Current Document va cuta n ntregul tabel

Click pe comanda Match i din meniul drop-down care apare se va selecta


ct de mult s fie limitat cutarea:
o Any part of Field va cuta termenul n orice parte a celulei
o Whole Field va cuta doar n celulele care se potrivesc cu termenul
cutat n ntregime
o Begining of Field doar celule care ncep cu termenul cutat.

Click pe comana Find Next pentru a gsi urmtoarea instan a termenului


cutat

Click pe comanda Replace pentru a nlocui cuvntul original cu cel nou.

Comanda Replace All va nlocui toate instanele cuvntului cutat. De cele mai
multe ori modificrile fcute sunt ireversibile.

tergerea unei nregistrri

Se selecteaz ntreaga intrare dnd click pe marginea gri din stnga intrrii

Se selecteaz tabul Home i se localizeaz grupul Records

Click pe comanda Delete. nregistrarea va fi stears definitiv

Numerele de identificare (ID) alocate fiecrei nregistrri va rmne aceeai chiar dac
se vor stere o parte dintre acestea. DE exemplu dac se terge nregistrarea numrul 21,
succesiunea numerelor ID va fi 19,20,22,23 etc.

Modificarea modului n care arat tabelul


Pe lng rolul pur decorativ, modificarea modului n care arat tabelul l poate face
mult mai uor de citit.
Redimensionarea Cmpurilor

Se poziioneaz mousul deasupra marginii din dreapta a numelui cmpului ce


se dorete redimensionat. Cursorul va deveni o sgeat dubl

Click and drag spre dreapta pentru a mri dimensiunea sau stnga pentru a o
micora

se d drumul butonului mousului

Redimensionarea unui rnd

se poziioneaz mouseul deasupra marginii de jos, n zona gri, n partea stng


a rndului ce se dorete a fi redimensionat

click and drag n jos pentru a mri dimensiunea sau n sus pentru a o micora

se elibereaz butonul mouseului

Ascunderea cmpurilor

click dreapta pe tiltul cmpului

se selecteaz Hide Fields

cmpul va fi ascuns

Operaiunea invers Unhide se poate realiza printr-un click dreapta pe orice nume de
cmp i de acolo se va selecta opiunea Unhide Fields. Apare o csu de dialog de
unse se pot selecta cmpurile pe care le dorim vizibile.

Culori alternative ale rndurilor


n mod implicit fiecare rnd al tabelelor din access are o nuan de gri mai nchis
dect rndurile nvecinate. Aceasta face tabelul s fie mai uor de citit i de urmrit.
Pentru a schimba culoarea:

se selecteaz tabul Home i apoi grupul Text Formatting

click pe sgeata de drop-down pentru Alternate Row Color

se selecteaz o culoare, sau No Color pentru a nltura acest efect

Modificarea grid-lineurilor

Se selecteaz tabul Home, apoi grupul Text Formatting

Click pe sgeata de drop down

Se selecteaz modul n care se dorete s apar liniile de gril

Sortarea datelor
Datele de tip text i cele numerice pot fi selectate ascendent sau descendent.

Se selecteaz cmpul dup care se dorete s se fac sortarea

Se selecteaz tabul Home i se localizeaz grupul Sort&Filter

Se selecteaz comanda de sortare Ascending sau Descending

Tabelul va fi sortat dup cmpul selectat

Se selecteaz comanda Save

Datele vor rmne astfel pn cnd se va realiza o nou sortare.


Pentru a nltura o sortare se alege comanda Remove Sort.

Filtrarea datelor
Permite vizualizarea doar a datelor dorite. Cnd se creaz un filtru se vor selecta i
criteriile pentru informaiile ce se doresc a fi afiate.

Utilizarea filtrelor este util prin faptul c permit orientarea ctre nregistrrile care ne
intereseaz.
Crearea unui filtru simplu
Click pe sgeata de drop-down corespunztoare cmpului dup care se dorete s
se fac filtrarea
Din meniul care apare se vor bifa doar elementele care se doresc a fi afiate
o Select all va selecta toate intrrile
o Blank va selecta celulele care nu conin informaii
Click Ok i filtrul va fi aplicat

Crearea unui filtru pe baza unei selecii


Filtrarea n funcie de selecie permite selecia unor date specifice din tabel i gsirea
datelor similare sau diferite de acestea.
Se selecteaz celula cu datele dup care se dorete crearea unui filtru
Se selecteaz tabul Home i se localizeaz grupul Sort&Filter
Se d click pe sgeata de drop-down Selection
Se selecteaz tipul de filtru care se va aplica
o Equals va include intrrile a cror valoare este identic cu cea
selectat
o Does not Equal va include intrrile a cror valoare este diferit de cea
selectat
o Contains doar intrrile care conin celule care conin datele selectate

o Does not contain toate intrrile cu excepia celor care conin datele
selectate

Crearea de filtre cu ajutorul unui termen cutat


Se poate crea un filtru utiliznd un termen cutat i specificnd cum trebuie s fie
potrivite informaiile de ctre Access
Cnd se dorete filtrarea dup un termen cutat se pot utiliza opiunile deja prezentate,
i pe lng acestea i urmtoarele:
Begin With doar intrrile a cror informaii din cmpurile selectate ncep cu
termenul cutat
Does not begin with - toate intrrile cu excepia celor a a cror informaii din
cmpurile selectate ncep cu termenul cutat
Ends With - doar intrrile a cror informaii din cmpurile selectate se termin cu
termenul cutat
Does not end with toate intrrile cu excepia celor a a cror informaii din
cmpurile selectate se termin cu termenul cutat
Pentru a crea un asemenea filtru sunt necesari urmtorii pai:
Click pe sgeata de drop-down ce corespunde cmpului dup care se dorete s
se fac filtrarea
Se selecteaz opiunea Text Filters. Din meniul care apare se selecteaz modul n
care se dorete s se realizeze filtrarea
Click Ok.

Pentru filtrarea datelor de tip numere, date, se acioneaz n acelai fel, cu meniunea
c opiunile disponibile pot fi diferite.
Setarea Relaiilor ntre tabele
Setarea cheii primare (Primary Key)
Cheia primar a unui tabel are rolul de a identifica fiecare nregistrare (Record) dintrun tabel, n mod unic. Se poate utiliza un singur cmp (de exemplu CNP-ul unei persoane sau
un cmp ID setat ca AutoNumber, acesta fiind creat automat de Access) sau o combinaie de
tabele pe post de cheie primara. (o cheie primara format din mai multe cmpuri poart
denumirea de Cheie Compus). Dac n locul unui cmp de tip AutoNumber este utilizat un
cmp ale crui valori trebuie introduse, proprietatea Required a acelui cmp trebuie setat
Yes, i este bine ca acea valoare s nu se modifice des, de preferat deloc.

n access cheile primare sunt de asemenea utilizate pentru a crea relaii ntre tabele. De
exemplu dac exist un tabel denumit Pacieni a crui cheie primar este CNP-ul acestora,
acest cmp poate fi adugat i la tabelul Consultaii cu scopul de a putea identifica
consultaiile fiecrui pacient. n tabelul Consultaii, cmpul CNP reprezint o cheie strin
(foreign key). Cheile primare i cele strine pot fi utilizate n interogri pentru a uni tabele n
aa fel nct Access s utilizeze relaiile pentru a returna nregistrrile dorite.
Pentru a seta cheia primar a unui tabel, acesta trebuie deschis n modul de vizualizare
Design View. Se selecteaz rndul pentru cmpul care se dorete s devin cheie primar i
apoi click stnga pe comanda Primary Key din grupul Tools din Table Tools Design tab.
Access va aduga un simbol n form de cheie acelui cmp, i astfel acesta devine cheie
primar.

Dac se dorete schimbarea cheii primare pentru un tabel care conine informaii,
atunci cmpul pe care dorim s l transformm n cheie primar trebuie s conin valori
unice. De asemenea, dac existau relaii create, mai nti acestea trebuie nlturate.
Setarea relaiilor
Tipurile de relatii din curs ..
Crearea unei relaii:
1. n tabul Database Tools, click Relationships
2. Dac tabelele pentur care se dorete realizarea unei relaii nu sunt afiate,
click Show Table n grupul Relationships, se selecteaz apoi tabelele dorite
n csua de dialog i click Add
3. Se trage cmpul de legtur din primul tabel ctre cmpul de legtur din
cellalt tabel.
4. Access va afia csua de dialog pentur Editarea Relaiilor (Edit
Relationships)
5. Ne asigurm c legtura este realizat ntre cmpurile dorite i apoi click
pe Create.
6. Se selecteaz Enforce Referential Integrity dac se dorete activarea
acestei opiuni pentru relaia creat. Dac se activeaz, se va selecta i cel

puin una din cele dou opiuni disponibile (Cascade Update Related
Fields i Cascade Delete Related Fields.

Relaie de tip One-To-One

Relaie de tip One-To-Many

Relaie de tip Indeterminate

Many-to-Many
Pentru a crea o relaie de tip Many-to-many este necesar crearea unui tabel de
legtur (junction table) pentru a crea dou sau mai multe relaii de tipm One-to-Many.
Tabelul de legtur va conine cheia primar de la tabelele pentru care dorim s crem aceast
relaie.
Pentru a modifica o relaie existent
1. Click pe Relationships n tabul Database Tools
2. n fereastra de relaii, click dreapta pe linia dintre dou tabele i se alege
comanda Edit Relationship
3. n csua de dialog se fac modificrile dorite i apoi se sleecteaz OK.

Formularele

Formularele sunt elemente ale bazei de date ce permit n primul rnd introducerea de
informaii. Reprezint un mod clar de a completa datele, n formatul dorit. Cnd informaiile
sunt introduse ntr-un formular din Access, acestea vor fi stocate exact acolo unde este cazul
ntr-unul sau mai multe tabele. Dac introducerea datelor ntr-un tabel simplu este relativ
uoar, aceasta devine mult mai complicat n momentul n care se va dori completarea cu
date ce provin din alte pri ale bazei de date.
De asemenea, formularele sunt utile i pentru vizualizarea datelor. O nregistrare este
mult mai uor de vizualizat i de neles dac este privit ntr-un formular dect ntr-un tabel.
Cu ajutorul formularelor, cei care construiesc bazele de date se asigur c au un
control exact asupra modului n care utilizatorii interacioneaz cu acestea.

Crearea unui formular

Pentru a crea un formular se poate utiliza vrjitorul de creare a formularului. Pentru a


lansa comanda se va naviga la tabul Create, se va localiza grupul Forms i se va lansa
comanda Form Wizard.

Se va lansa n acest fel vrjitorul care ne va ajuta s crem formularul.


Primul pas este reprezentat de alegerea cmpurilor care vor aprea n formular. Aceste
cmpuri pot fi parte dintr-un singur tabel/interogare, sau din mai multe tabele/interogari.

1
4
2

1. Se alege obiectul unde se gsesc cmpurile ce urmeaz s apar n formular (1).


Dup alegerea obiectului, cmpurile disponibile vor aprea n csua de la punctul
2.
2. Sunt afiate cmpurile disponibile pentru a fi adugate la formular (2). Se
selecteaz cmpurile care vor aprea n formular i se va apsa pe > pentru a le
aduga. Acestea se vor muta n caseta din partea dreapt (4) prin apsarea
butoanelor

de

la

punctul 3.
3. Se

apas

butonul

Next i se trece la
ecranul urmtor. De
la

acesta

selecta
care

se

va

modul

va

arta

formularul. Varianta
cel mai des utilizat

este

Columnar.

Dup ce ne decidem

care dintre variante


va fi utilizat, se
apas butonul Next.
4. Reprezint

ultimul

exran al vrjitorului
pentru crearea unui
formular.

Se

modific numele (1)


pentru a tii exact ce
reprezint

acest

formular, apoi se alege varianta Open the form to view or enter information
(Deschide formularul pentru a vizualiza sau pentru a introduce informaii) i se
alege comanda Finish. Formularul va fi deschis automat:

Modificarea unui formular


Un formular poate fi particularizat cu ajutorul funciei Design View i Layout View.
n tipul de editare Design View fiecare obiect al formularului apare ca un element separat,
editabil (de exemplu pot fi editate independent numele cmpului i csua care conine datele).
n Layout View pot fi rearanjate elementele formularului, li se poate modifica dimensiunea
etc.
Pentru a deschide un formular n modul Design View se face click dreapta pe aceasta
(n panoul de navigaie) i se alege comanda Design View. Formularul va fi deschis n modul
de vizualizare corespunztor comenzii. Acelai rezultat se poate obine dac avem un
formular deschis i din Tabul Home alegem de la comanda Views opiunea Design View.

Pentru vizualizarea formularului n modul Layout View, paii sunt identici, comanda care se
va da fiind de Layout View.

n modul Layout View un cmp poate fi mutat ntr-o alt locaie n cadrul formularului. Cnd
un cmp este selectat pentru editare, numele acestuia este selectat de asemenea, fapt ce duce
la uurin n manevrarea lor. Aceleai schimbri ale modului n care arat formularul pot fi
realizate i n modul de vizualizare Design View, dar procedeul este ceva mai anevoios.
Pentru mutarea unui cmp se folosete metoda drag-and-drop.
n design View pot fi efectuate urmtoarele operaiuni:
1. Modificat modul n care arat numele cmpurilor, titlul formularului etc.

2. Se poate aduga o imagine de fundal (Tabul Format, comanda Background Image,


apoi se selecteaz imaginea dorit). Util de exemplu pentru adugarea logoului
companiei de exemplu.

3. Se pot aplica diferite teme prestabilite pentru formular (comanda Themes din Tabul
Design). Acestea au rolul de a modifica modul n care arat i este formatat
formularul (font, culori). n momentul n care se alege o tem aceasta va fi aplicat
pentru toate formularele i tabelele ce alctuiesc baza de date.

4. Se pot aduga elemente care s adauge funcionalitate formularului (grupul Controls)

Cele mai importante ar fi:

Select
Text Box afieaz cmpuri text, number, currency i memo. Pe lng
opiunile legate de dimensiuni pot fi modificate textul, marginile, fundalul.

Label identific elementele de control i cmpurile. Se poate formata textul i


de asemenea se pot afia diferite efecte speciale
Buton de comanda sunt utilizate n general pentru aciuni cum ar fi
deschiderea unui nou formular, navigare, rularea de comenzi macro sau de
coduri visual basic. Se pot aplica formatri (imagini, modificarea culorii cnd
cursorul mouseului este deasupra butonului sau cnd este apsat)
Hyperlink o legtur ctre o pagin de internet, ctre o anumit locaie etc.
Combo Box un cmp de unde se pot alege valori care exist deja ntr-un
cmp al unui tabel din baza de date. Are sgeat de drop-down pentru a putea
cuta valoarea dorit
List box - un cmp de unde se pot alege valori care exist deja ntr-un tabel sau
o interogare
Checkbox pentru a specifica opiuni da/nu sau adevrat/fals (are mai puine
opiuni de formatare)
Subform se poate introduce un sub-formular
Image se poate introduce o imagine

Proprietile elementelor de control


Pentru a fi afiate proprietile formularului i ale elementelor acestuia trebuie
activat comanda Property Sheet din tabul Design (disponibil n momentul n
care formularul este deschis n modul de vizualizare Design View.

n foaia de proprieti, caracteristicile sunt grupate n cinci taburi: Format, Data,


Event, Other i All. Proprietile difer n funcie de tipul de element de control care este
selectat, dar de asemenea au i multe caracteristici n comun.
Descrierea taburilor i a proprietilor pe care le conin:

Format pentru majoritatea elementelor conine proprieti precum Caption,


Height, Width i Text Align. Proprietatea Visible (vizibil) este de asemenea
inclus n acest tab. Se poate astfel selecta dac un anumit element este sau nu
afiat n funcie de condiiile care sunt selectate.

Data de aici se poate seta sursa datelor (Control Source). Acest cmp
specific expresia sau cmpul de unde elementul respectiv i preia informaia.
Nu toate tipurile de elemente de control au aceast opiune. Elementele
conectate (Bound controls) sunt elemente care sunt legate de un anumit cmp
i sunt reprezentate de combo box, list box charts, subformular i subraport.
Elementele neconectate (Unbound Controls) sunt reprezentate de labels

(etichete), butoane de control i comutare, tab control, hyperlinks, web browser


control, linii i imagini. Tabul Data conine de asemenea proprieti precum
Default Value (valoarea implicit), Validation rule i Validation Text.

Event conine proprieti precum On Click, Before Update, On Enter i On


Exit. Acestora li se pot asocia comenzi Macro sau proceduri scrise n Visual
Basic pentru Aplicaii (VBA) pentru a automatiza operaiunile unui formular.

Other proprieti diverse.

All conine toate prorietile asociat cu un element.l

Control Wizards
n mod implicit Access are opiunea de Use Control WIzards activat i afieaz un
vrjitor n momentul n care se insereaz un butoon, combo box sau list box ntr-un
formular.
Adugarea unui buton cu ajutorul Control Wizard

1. Se selecteaz comanda din grupul Controls

2. Se selecteaz locul unde se doreste s fie localizat butonul, si apoi prin drag
dimensiunea acestuia

3. n momentul n care dimensiunea dorit este obinut se d drumul butonului


mouse-ului i o fereastr pentru configurarea proprietilor butonului va apare de
unse se va selecta aciunea dorit i care va fi executat la activarea acestuia.
Opiunile pot fi observate n imaginile urmtoare:

Adugarea unui buton cu ajutorul comenzilor Macro


n cazul n care Control WIzard este dezactivat, pentru adugarea de
evenimente (comenzi) se pot utiliza comenzile de tip Macro.
Utilizarea comenzilor de tip Macro prezint avantajul ca pentru o singur
aciune (click de exemplu) se pot defini mai multe evenimente ce vor avea loc.

Adugarea unui Combo Box sau List Box cu ajutorul Control Wizards

Dac opiunea Use Control WIzards este dezactivat, atunci aciunea va trebui
realizat utiliznd Macro builder, Expression builder sau Code builder.

tergerea unui cmp din formular


Se deschide formularul n layout view
Se selecteaz cmpul care se dorete a fi ters
Se apas butonul Delete sau tasta Del iar cmpul va fi ters

Introducerea i modificarea datelor

Pentru a deschide un formular se face dublu-click n zona Panoului de navigaie (Navigation


Pane) pe formularul n care se dorete adugarea de nregistrri. (1).

Aceast comanda va deschide formularul dorit (2)


Formularul se deschide mereu la prima nregistrare a tabelului. Dac aceasta nu este
completat, cmpurile formularului vor fi goale, iar dac aceast intrare este completat, vor
fi afiate datele coninute. Exist dou posibiliti de a aduga o nregistrare nou cu ajutorul
unui formular:

Click stnga pe comanda New din grupul Records din tabul Home

Click stnga pe comanda New Record de pe Bara de navigare a formularului


aflat n partea de jos a ecranului

Se introduc n ordine datele corespunztoare fiecrui cmp. Deplasarea de la un cmp


la altul se face cu ajutorul tastei TAB. Odat completat ultimul cmp din formular se apas
tasta TAB sau tasta ENTER, n acest fel nregistrarea este salvat n tabel, iar formularul va
afia urmtoarea intrare goal, gata pentru a fi completate datele.
Pentru a edita o nregistrare, se deschide formularul, se caut nregistrarea care se
dorete a fi editat i se fac modificrile dorite. Odat cu salvarea modificrilor datele vor fi
automat modificate n tabel.
Pentru a nchide un formular se poate apsa butonul Close

Navigarea cu ajutorul formularului


nregistrrile pot fi vizualizate cu ajutorul formularului. Fereastra formularului include
o bar de navigare pentru a uura vizualizarea nregistrrile existente. Reprezint o variant
foarte comod de a citi datele existente comparativ cu citirea acestora din tabel.
1. Se deschide formularul pe care dorim s l vizualizm
2. Click pe comenzile corespunztoare nregistrarea Precedent(1) (Previous Record)
sau nregistrarea Urmtoare(2) (Next Record) pentru deplasarea nainte sau napoi
cu cte o nregistrare;
3. Se pot de asemenea alege comenzile Prima nregistrare(3) (First Record) sau
Ultima nregistrare (4) (Last Record)

4. Se poate aciona comanda nregistrare Nou (5) (New Record) pentru a introduce
o nou nregistrare.

Cutarea unei nregistrri cu ajutorul formularului


Dei navigarea este facil cu ajutorul diferitelor butoane de navigare disponibile,
aceasta este o metod destul de dificil i care este mare consumatoare de timp dac baza de
date conine multe nregistrri. O abordare mai uoar este de a cuta (search) o nregistrare
cu ajutorul funciei Search.
1. Se deschide Formularul dorit
2. Se activeaz cmpul Search (1) printr-un click stnga pe el
3. Se tasteaz elementul dup care se caut (poate fi oricare dintre cmpurile
existente). Pe msur ce se tasteaz, Access va afia rezultate care se potrivesc cu
termenul cutat.

tergerea unei nregistrri dintr-un formular


nregistrrile pot fi terse i direct dintr-un formular, nu doar din tabel. tergerea
nregistrrilor vechi poate duce la reducerea dimensiunilor bazei de date i ofer o uurin
mai mare manipularea acesteia. Cnd se terge o nregistrare, toat informaia coninut n
cmpuri pentru aceasta sunt nlturate definitiv.
1.

Se deschide formularul dorit

2. Se localizeaz nregistrarea care se dorete a fi nlturat


3. Se selecteaz tabul Home
4. Click pe butonul de drop-down din dreptul comenzii Delete
5. Se selecteaz opiunea Delete Record
6. Click Yes

Filtrarea nregistrrilor
Filtrele pot fi utilizate pentru a vedea doar anumite nregistrri din baza de date. De
exemplu daca se dorete s se vizualizeze doar pacienii care au o anumit afeciune. Se poate
aplica un filtru simplu dup un cmp utiliznd unealta Selection, sau se poate filtra dup mai
multe cmpuri cu ajutorul comenzii Filter by Form.

Dac se utilizeaz comanda Selection, alternativele pentru filtrare sunt diferite n


funcie de tipul de date coninut de cmpul respectiv, dup cum se poate vedea i n imaginile
de mai sus:

Equals filtreaz doar valorile egale cu cea selectat

Does not Equal toate valorile cu excepia celei selectate

Conains cmpul conine valoarea selectat

Does not contain cmpul nu conine valoarea selectat

On or before n data de sau nainte

On or After n data de sau dup

Pentru a utiliza comanda Filter by Form: din tabul Home se localizeaz grupul Sort &
Filter, se selecteaz comanda Advanced de unde se va selecta comanda Filter By Form. Apoi,
se pot face selecii pentru fiecare cmp n parte, filtrndu-se astfel datele. Se observ c se pot

face mai multe selecii, i se poate folosi i funcia Or (pentru a face filtrri dup mai multe
criterii).

Dup ce sunt selectate filtrele dorite, se activeaz comanda Toggle Filter iar cmpurile
vor fi filtrate. Vor fi afiate doar nregistrrile care corespund criteriilor de filtrare selectate.
Pentru a dezactiva filtrarea, se face click pe comanda Toggle Filter din nou.