Sunteți pe pagina 1din 4

I.2.

Metodologia elaborarii, actualizarii, aprobarii, confirmarii si


aplicarii nomenclatorului arhivistic
In conformitate cu prevederile art.8 din Legea 16/1996, cu modificrile i completrile
ulterioare, creatorii si detinatorii de doc. sunt obligati la gruparea anuala a doc. dup rezolvare
- in u.a. potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul arhivistic, care
se intocmeste de catre fiecare creator pt doc. proprii.
Arhivele Natioanale ale Romniei(AN) confirma nomenclatoarele creatorilor de la nivel
central, iar structurile teritoriale ale AN (actuale servicii judeene, foste direcii judeene)
confirma nomenclatoarele arh. ale celorlalti creatori, conform anexei nr. 1 din Legea 16/1996.
Nomenclatorul arhivistic reprezinta instrumentul lucru utilizat la constituirea unitatilor
arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme si termene de pastrare.
Nomenclatorul se intocmeste sub forma unui tabel (model anexa 1 din Legea 16/1996), in
care se inscriu, pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si
termene de pastrare.
In prima rubrica a nomenclatorului se inscriu denumirile exacte ale directiilor sau
departamentelor unitatii, in ordinea in care figureaza acestea in schema de organizare a unitatii si
se numeroteaza cu cifre romane (I, II, III etc).
In rubrica a doua se trec subdiviziunile departamentului sau directiei respective (servicii
si /sau birouri) si se noteaza cu litere majuscule (A, B, C..).
In rubrica a treia se consemneaza in rezumat, clar si concis, dar fara prescurtari,
coninutul documentelor ce constituie dosarul, numerotarea fcndu-se cu cifre arabe, incepand
cu nr 1 la fiecare compartiment de munc. In nomenclator se mentioneaza si registrele,
cartotecile,condicile si alte materiale preconstituite.
In rubrica a patra se inscrie, cu o cifra araba, termenul de pastrare al unitatii arhivistice
, stabilit de catre compartimentul creator, tinandu-se cont de legile si reglementarile in vigoare si
de valoarea documentar-stiintifica si practica a informatiilor continute de documente.
In dreptul grupelor de doc. care se pastreaza permanent se scrie cuvantul Permanent
(sau litera P), iar pentru cele care se pastreaza temporar, se inscrie cifra araba care reprezinta
nr. anilor cat se pastreaza (3, 5, 10, 15 etc). In situatia in care, pt unele grupe de doc, nu poate fi
stabilit cu certitudine termenul de pstrare, in momentul intocmirii nomenclatorului, sau daca
exista motive sa se presupuna c, in anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot prezenta
importan, langa termenul de pastrare temporar, se face mentiunea C.S (Comisia de
Selectionare). La expirarea termenului de pstrare prevzut, aceste documente vor fi analizate de
catre comisia de selecionare a unitii cu mare atentie si, dupa caz, pot fi propuse pentru
eliminare, pstrate sau ncadrate la alt termen de pstrare.
Rubrica a cincia este rezervata pentru observatii, in care se pot inscrie diferite mentiuni
(spre exemplu: tipul de suport etc.)
1

Cifra romana, litera majuscul si cifra araba formeaza indicativul unitii arhivistice dupa
nomenclator (I A 13).
n situaia n care unitatea nu are in componenta sa directii sau departamente, ci doar
servicii sau birouri, se va renunta la prima rubrica din modelul de nomenclator, conform
prevederilor cuprinse n anexa nr. 1 din Legea 16/1996. Daca unitatea nu are nici compartimente,
se va renunta si la rubrica a doua, trecandu-se la rubricatur doar nr. curent, cuprinsul
categoriilor de documente, termenul de pstrare si observatii. In aceste situatii, indicativul
unitatii arhivistice va fi format din litera majuscul si cifra araba (A 13) sau doar din cifra araba
(1, 13, 32). n consecin, indicativul u.a dupa nomenclator este un element care variaza in
functie de structura unitatii.
La inregistrarea documentelor, indicativul u.a. va figura in RII al corespondentei, la
rubrica rezervata acestuia, ca si pe fiecare doc in parte, facandu-se astfel corelatia dintre registru
si acte. De asemenea, se va regasi acest indicativ pe fiecare u.a sau biblioraft in care urmeaza sa
se repartizeze doc, pe coperta fiecarei u.a constituite definitiv, ca si in inventar 8coloana a doua).
Seful fiecarui compartiment raspunde de intocmirea proiectului de nomenclator pt doc.
specifice compartimentului respectiv. Seful compartimentului de arhiva sau persoana desemnata
cu atributii pe linie de arhiva centralizeaza propunerile compartimentelor si intocmenste
proiectul nomenclatorului , pe care il prezinta spre aprobare sefului unitatii.
Propunerile compartimentelor trebuie sa cuprinda toate categoriile de documente care se
creeaza la fiecare compartiment, indiferent ca se constituie in dosare sau sunt preconstituite
(registre, condici etc), inclusiv cele create electronic.
Aceste propuneri trebuie analizate foarte atent pentru a evita omisiunile care, in timpul
clasarii documentelor, pot duce la incercari de asimilare prin analogire si care, in final, duc la
pierderea individualitatii documentelor, la imposibilitatea nominalizarii si regasirii lor. Trebuie
evitate formularile echivoce si generale de genul :Corespondenta diversa, Corespondenta
diferita, Diverse, Dari de seama-fara specificarea perioadei pentru care au fost intocmite.
Intr-un dosar se grupeaza documente referitoare la aceeasi problema , cu acelasi termen
de pastrare. In cazul acelorasi genuri de documente spre exemplu, intocmite pe perioade diferite
de timp si, respectiv, cu termene de pastrare diferite (dari de seama, planuri de activitate lunare,
trimestriale anuale etc) se constituie dosare separate pentru fiecare termen de pastrare in parte.
In nomenclator, grupele de documente se repeta de atatea ori de cate ori de creeaza in
activitatea unitatii de catre diferitele sale compartimente, iar rezumatelor unitatilor arhivistice
trebuie sa reflecte exact cuprinsul acestora sis a fie formulat clar si prcis.
Alcatuit cum am menionat, pe baza propunerilor tuturor compartimentelor, avand ca
scop gruparea corecta a doc. in u.a, nomenclatorul ramane in vigoare atata timp cat nu se produc
schimbri n structura creatorului de documente..In situatia in care apar activitati noi, doc.
respective vor fi introduse in nomenclator la compartimentele corespunzatoare, u.a respective
primind numere noi in continuarea celor existente. Eventualele compartimente noi vor fi
integrate in nomenclator cu problematica lor.
2

Dupa finalizare, nomenclatorul se aproba de ctre conducerea unitatii creatoare si


detinatoare de documente si se inainteaza, pentru confirmare, in doua exemplare, Arhivelor
Nationale ale Romaniei. Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se confirma
dupa cum am mentionat-de ctre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre
serviciile judetene ale Arhivelor Nationale.
Se recomand verificarea proiectului de nomenclator de ctre Arhivele Naionale sau
structurile sale teritoriale, dup caz, nainte de transmiterea oficial a acestuia spre confirmare. In
acest sens exista si posibilitatea inaintarii proiectului de nomenclator cu adresa oficiala
Arhivelor Nationale sau serviciilor judetene, dupa caz, in vederea analizarii acestuia sub
urmatoarele aspecte:
Forma: modul de reflectare a organigramei in proiectul de nomenclator,
stabilirea indicativului, urmarirea respectarii formularisticii si a modului de
intocmire, conform legislatiei arhivistice in vigoare.
Continutul: modul de grupare a documentelor pe probleme si termene de
pastrare, modul de redactare a rubricii continutul pe scurt al problemei.
Termenele de pastrare: verificarea modului in care termenele de pastrare
reflecta valoarea informatiilor din cuprinsul unitatilor arhivistice si daca acestea
sunt in conformitete cu legislatia specifica documentelor.
Completarea rubricii Observatii: tip de suport etc.
Arhivele Nationale sau serviciile judetene, dupa caz, aduc la cunostinta reperezentantului
institutiei creatoare observatiile rezultate in urma verificarii proiectului de nomenclator inaintat.
Dupa aceasta etapa, nomenclatorul aprobat de catre conducerea unitatii creatoare va fi naintat n
form final, spre confirmare Arhivelor Naionale sau serviciilor judeene, dup caz. Aprobarea
nomenclatorului arhivistic de catre conducerea unitatii creatoare se realizeaza printr-o decizie
interna, in baza articolului 8 din Legea 16/1996, iar numarul si data deciziei se inscriu si pe
prima pagina a nomenclatorului.
Multitudinea si diversitatea actelor care intra si ies dintr-o unitate , necesita respectarea
cu rigurozitate a circuitului lor , clasarea actelor pe baze stiintifice, care sa asigure regasirea lor
rapida.Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului are o mare importanta nu doar in
activitatea curenta, ci si pentru activitatile ulterioare- constituirea unitatilor arhivistice,
inventarierea, selectionarea, valorificarea informatiilor din documente etc.
Un nomenclator arhivistic bine intocmit si aplicat corect reprezinta un instrument de
lucru indispensabil i un sprijin esenial in constituirea arhivei unei unitati creatoare si
detinatoare de documente.
Dupa confirmarea Arhivelor Naionale sau serviciilor judetene, dupa caz, acesta devine
instrument de lucru oficial cu aplicare obligatorie. Un exemplar se da la registratura generala in
vederea repartizarii documentelor la compartimente pt rezolvare, precum si pentru mentionarea

in RII a indicativului dosarului unde s-a clasat actul. Fiecare compartiment va primi, pt aplicare,
un exemplar din nomenclator sau partea ce-i revine din acest instrument de lucru.
Nomenclatorul este principalul instrument de lucru fara de care nu se poate concepe
constituirea corecta a arhivei curente. Neintocmirea si neaplicarea nomenclatorului de catre
creatorii de doc., pers. juridice, constituie contraventie si se sanctioneaza conform prevederilor
legii 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.