Imbunatatirea Managementului Procesului Ciclului de Viata al Angajatilor cu sisteme de

proceduri activate online

Comparabilitatea datelor: Simplificarea datelor pentru a reduce ambiguitatea si a imbunatati

comparabilitatea datelor care ajung in la pasul de aprobare

Reducerea blocajelor in proces: Furnizarea de instrumente pentru a evita ca o persoana sa

opreasca toate fluxurile in desfasurare atunci cand nu este disponibila

Usurinta in utilizare: Crearea unui instrument usor de folosit pentru a face invatarea cat mai
usor posibila. Ar trebui, de asemenea, sa fie accesibilă de către orice angajat al organizatiei fără a
fi nevoie de o instalare complexa în calculatorul său

Un sistem de proceduri activat online ca raspuns la problema: beneficiind de Agile

După ce problema a fost stabilită în mod clar, departamentele de IT si HR ale ONO au început să
lucreze la un mod de a oferi o soluţie eficientă din punct de vedere al costului si al timpului pe
principiile culturale ale ONO (Davenport &Prusak, 2000). Grupul de lucru a determinat faptul
că cea mai bună abordare pentru rezolvarea problemei a fost construirea unui sistem de proceduri
activat online, din moment ce ar împuternici lucrul in colaborare asupra ciclului de viaţa al
salariatului fără nici o cerinţa speciala în computerul clientului.

De asemenea, grupul a decis sa il construiasca cu un buget mic fără a se sacrifica calitatea şi

funcţionalitatea, folosind tehnologii şi instrumente disponibile de la companie (se bazează în
principal pe dezvoltarea cadrului creat de departamentul de IT al ONO). O abordare Agile a fost
alegera metodologica deoarece aceasta duce la realizarea de mici proiecte in iteratii scurte,
furnizand valoare in perioade scurte de timp (dar continue). Din punct de vedere economic,
acest mod de abordare ar permite realizarea cu resursele avute la dispoziţie: în cazul în care
echipa avea resurse economice putine, putea face mai puţine repetari ambiţioase sau chiar sa nu
faca defel fără a afecta proiectul per ansamblu (ori de câte ori orice repetare a fost terminata un
nou modul a fost livrat şi desfăşurat în producţie).

O abordare Agile pentru modelarea proceselor de afaceri

Procesele au fost modelate după o atentă analiza a omologilor lor manuali. O colaborare intre
departamentul de HR si IT a fost efectuata in scopul de a produce cea mai fidela reprezentare a
proceselor de afaceri implicate in ciclul de viata al angajatilor.

Modelarea proceselor de afaceri a fost o parte importantă a procesului: o mulţime de cunoştinţe

tacite organizationale trebuiau sa fie transformate în cunoştinte explicite (Nonaka şi Takeuchi,
1995) care sa poata fi utilizate ca specificaţii formale. A fost o mare provocare sa rezulte un
model care în mod clar reprezintă interacţiunile procesul ciclului de viaţă pentru fiecare angajat:
din moment ce procesul a fost semi-formal, au fost ambiguităţi semnificative care trebuiau a fi
rezolvate.

Premisa principala în acest proces a fost simplitatea: scopul nostru a fost de a veni cu cea mai
simplă definiţie posibila. Toate fluxurile rezultate sunt foarte asemănătoare: aceasta este
rezultatul unei analize a caracteristiclor comune (Gamma, Helm, Johnson,& Vlissides, 1995)
dintre toate procesele, pentru a găsi toate asemănările dintre procese şi modelarea cât mai
uniform posibila ca să le facă cat mai simple şi mai uşoare (Figura 3).

Figura 3 Dupa mai multe repetitii si analize, "angajarea" si "schimbarea condiţiilor" fluxurilor
sunt aproape identice. In cadrul procesului manual, fluxurile erau in mod semnificativ diferite.
In prezent,fluxurile sunt formale, determinand in mod automat si intr-un mod previzibil
participanţi lor. Singura diferenţain randul fluxurilor se afla in controlul bugetului HR (aceasta
verifica puternic fluxul de angajare), dar nu afecteaza fluxul participanţilor (cazul fluxurilor
este marcat in special de informaţii care sa indice daca este sau nu este in numarul de angajaţi
prognozate pentru trimestrul in curs)

Angajareafpersonalului Modificarea condiţiilor de muncă ale unui

angajat (salariu, ore de lucru, bonus, locaţia,
departament, categorie profesionala, etc)
Observarea, realizarea procesului de invatare si livrarea: o abordare Agile pentru
modelarea proceselor de afaceri

Prin modelul de abordare Agile (Agile Alliance ", 1999; Beck, 1999; Martin, 2002; Schwaber &
Beedle, 2001), s-a construit un model iterativ şi incremental: în loc sa încerce să realizeze o
versiunea finală a celor trei fluxurilor, s-au realizat mai multe repetitii scurte pentru primul
(procesul de angajare) care a fost îmbunătăţita folosind feedback-ul şi experienţa acumulată a
utilizatorilor reali.

Am creat o aplicare simpla a procesului de angajare in functie de nevoile immediate ale

departamentului de HR. Cand a fost in folosinta, am observant atent problemele si situatiile care
au aparut la utilizatorii nostri cand utilizau instrumentul si log-ul de erori ale sistemului. Cu toate
aceste informaţii am construit pachete de reparatii ale erorilor şi livrarea de noi versiuni luând în
aceeaşi abordare (de observare, de învăţare, de construcţie, precum şi de livrare).

Aceasta abordare ne-a permis să livram valoare în mod constant şi a furniza o soluţie de lucru
pentru utilizatorii nostri fără a petrece timp inutil în faza de analiză (multe din schimbările pe
care le-am inclus in pachete a fost produsul procesului nostru continuu de îmbunătăţire).

O abordare Agile pentru punerea în aplicare a sistemului de proceduri HR

Zona de dezvoltare software in departmanetul IT al ONO lucreaza pe principiul impartirii

proiectelor mari în portiuni mici si de a livra functionalitate in perioade mai scurte de timp si cu
mai multe verificari ale clientului. Acest lucru permite construirea de aplicatii cu buget mic,
livrarea rapida a produselor catre clienti, si dandu-le posibilitatea de a modifica sau adauga noi
cerinte dupa ce fiecare iteratie este terminata. Scopul principal al abordarii noastre este de a oferi
valoare clientilor intr-un timp cat mai scurt si de a dezvolta functionalitati bazate pe informatii
din lumea reala din utilizarea aplicatiilor (observarea, invatarea, realizarea si oferirea).

Dezvoltarea de Software al ONO foloseşte o varianta SCRUM (Schwaber & Beedle, 2001).
Fiecare sprint (Schwaber & Beedle, 2001) începe cu crearea unui document de sfera de actiune,
care este validat de către IT şi clienţii săi (în acest caz, HR). După ce documentul este aprobat,
arhitectura si design-ul la nivel înalt sunt construite si un document cu comenzile de indeplinit
este creat. Acest document cu comenzi de indeplinit poat conţine mici poveşti ale utilizatorilor
pe fiecare dintre elementele sale. Documentul este revizuit zilnic. In intalnirile pentru revizuire,
cateva probleme de arhitectura si design ar putea aparea. In acel caz, ele sunt discutate mai tarziu
in alte intalniri cu o destinatie speciala cu scopul de a face intalnirile zilnice cat mai scurt
posibile si sa nu deranjeze toti membri echipei cu lucruri pe care nu ii intereseaza. In varianta
noastra SCRUM, portiunile sprint nu au o mărime fixă şi avem un rol de arhitect care asigura
integritatea conceptuala (Brooks, 1995) si alinierea si sinergia cu Ono.CDI (Ono Continut Driven
de infrastructură), cadrul companiei de dezvoltare software.

Am calculat marimea sprint-ului in functie de angajamentele stabilite cu clientii. Cu toate

acestea, lucram intotdeauna in mod activ cu clientii, pentru a pastra portiunile sprint sub 6
saptamani. In mod ideal un sprint dureaza 3 saptamani.

După ce sprint-ul este stabilit, un Test de Acceptare a Utilizatorilor (TAU) este efectuat cu
clientii. În acest test unele probleme minore pot apărea, aşa că întotdeauna planificam cateva zile
pentru a remedia aceste probleme minore. Dupa ce TAU-ul este trecut si remedierile sunt
aprobate noi oferim produsul iteratiei.

Planificarea proiectelor de livrat: Tehnologie pentru Mase

HR si IT au stabilit pentru politica de "a oferi valoare la 4980 de angajaţi prima data, si mai
apoi la cei 20 ramasi". Aceasta a fost metafora dupa care ne-am ghidat (Nonaka & Takeuchi,
1995; Beck, 1999) si inseamna ca noi lucram pentru a oferi functionalitate intregii companii in
primul rand (fron-end-ul aplicatiei) si se lasam operatiunile detaliate de back-end pentru iteratii
ulterioare.

Următorul exemplu ilustrează ideea: ne-am concentrat pe crearea aplicatiilor clientului cu

interfeţe clare pentru a oferi instrumente bune pentru toti angajaţii din cadrul companiei pentru a
trece prin procesulele ciclului de viata al angajatilor. Aceasta a eliminat foaie fizica de hârtie,
apelurile telefonice si ambiguitatea, îmbunatatind operaţiunile tuturor managerilor care se ocupa
de angajare si a tuturor managerilor organizationali (si probabil pentru orice angajat din cadrul
companiei). Cu toate acestea, in primele versiuni, uneltele back-end pentru echipa HR erau mai
puţin sofisticate, deoarece am folosit toate resursele noastre pentru furnizarea de valoare la un
numar cat mai mare de utilizatori.

Planificarea tehnologiei : Maximizarea activelor IT detinute anterior

In scopul de a crea un instrument functional de incredere cu un buget redus si livrare rapida am

maximizat Ono.CDI (Ono Content Driven Infrastructure Framework), cadrul companiei de
dezvoltare software pentru aplicaţii bazate pe intranet. Ono. CDI conţine un set de instrumente si
motoare care ofera serviciile de bază (figura 2), care includ Workflow Engine, Document
Management Engine, Business Request Framework, si Caching Engine (Welicki 2006; Welicki
& Sanjuan, 2007).

Figura 4 cadrul de dezvoltare ONO

Ono.CDI include de asemenea si reguli care guverneaza aplicatiile intranet ale ONO. Prin
urmare aplicatia este complet aliniata la politicile de dezvoltare ONO scazand costul transferului
de tehnologie şi de întreţinere (echipa de intreţinere si echipa de dezvoltare sunt formate din
persoane diferite), precum şi asigurarea unor modele de arhitectura si design de calitate (Fowler,
2002; Gamma, Helm, Johnson & Vlissides, 1995) şi practici de dezvoltare.
Planificare financiară: mai mult cu mai puţin

Unul din obiectivele principale ale proiectului a fost livrarea cu un buget redus, dar cu nivel
ridicat de funcţionalitate şi de calitate. Pe langa rezultatele noastre si planificarea tehnologiei, am
creat un plan financiar pentru a face dezvoltarile noastre realizabile la timp.

Software-ul si hardware-ul nostru corporativ (cadrul de dezvoltare Ono.CDI si infrastructura de

desfasurare Intranet al Ono) a stabilit instrumente si costuri de implementare la un nivel minim.
Acest lucru, de asemenea, ne-a salvat de la cumpararea de noi licente sau de cumpărarea a noi
produse, deoarece noi am cladit pe software-ul şi hardware-ul nostru detinute anterior.

Planul iterativ incremental ne-a permis să luam un control mai strict asupra bugetului, cu o etapă
de revizuire, la sfârşitul fiecărui plan. De aceea, noi nu plateam in avans pentru ceva ce nu am fi
putut face şi aceasta a facut o utilizare mai eficienta de bani, cheltuind sume mai mici, in exact
ceea ce avem nevoie, atunci cand avem nevoie.

Din pacate, nu va putem dezvalui informatii economice (preturi de produse si servicii) de la

partenerii nostri si propunerile furnizorilor. Oricum, ceea ce putem spune este ca ne-am construit
sistemul nostru pe un interval intre 12,5% si 27% (aproximativ) din costurile propuse pe care le-
am primit.

Sistemul de procese HR

Rezultat al procesului este sistemul de procese HR care ofera suport pentru procesul de
management al ciclului de viata al angajatilor. In sectiunea precedenta am stabilit un set de
cerinte necesare pentru a fi indeplinite de catre sistem. Pentru urmatorul, va vom explica modul
in care aceste cerinţe au fost indeplinite de catre sistem.

Controlul bugetului HR. Sistemul ofera un control detaliat al bugetului de HR. Acesta a fost
proiectat şi construit pentru a ţine evidenţa la bugetul fiecărei unitati organizatorice. De exemplu,
atunci când unui manager de HR i se cere a angaja un angajat nou, sistemul verifica daca zona
acestuia este peste sa sub de bugetul sau raportat la numarul de angajati. În cazul în care este
peste bugetul său raportat la numărul de angajaţi, cererea este insemnata cu informaţii speciale
(după cum se arată în Figura 5), cu scopul de a face această situaţie mai uşor vizibila de restul
participanţilor la flux. Aplicatia include de asemenea rapoarte care ofera experţilor de HR si
managerilor evolutia bugetului de HR din organizaţie.

Suport pentru sistemele de proceduri de aprobare. Sistemul a folosit instrumentele ONO

pentru a modela fluxuri de lucru pentru aprobare. Definitia fluxului de lucru a fost creata pentru
fiecare ciclu de viaţă al unui angajat (angajare, schimbarea condiţiilor de muncă, şi concediere).
Figura 3 arată fluxurile pentru angajarea şi concedierea angajaţilor. Figura 6 arată fluxul de
schimbare a condiţiilor unui angajat în cadrul unei companii (acest flux este mult mai complex
decât celălalt, cu mai multi participanţi şi reguli de afaceri).

Figura 5. Fragment din ecranul “cererea de angajare ". Observaţi cum numarul indicatorilor
de angajaţi (campurile "HC presupuestado" şi "HC reale" ) sunt puse în evidenţă în roşu. Acest
lucru înseamnă că această solicitare este peste numarul de angajati al unităţii organizationale.

Figura 6. Modificarea condiţiilor ale ciclului angajatilor (promotii, schimbare de salarii,

schimbare de departamente, schimbarea locaţiei, etc)
Munca in colaborare. Sistemul de proceduri HR aduce la cunostiinta fiecarui angajat
evenimentele noi prin e-mail de fiecare dată când este nevoie de participarea acestuia. Acest
lucru îmbunătăţeşte experienţa utilizatorilor, deoarece utilizatorii nu trebuie să verifice periodic
aplicatia pentru a vedea dacă există ceva ce necesita atentia lor. În plus, sistemul pune în aplicare
un "Inbox" (similar cu cea folosită în sistemele de e-mail), care reuneste solicitările care necesita
participarea utilizatorului. Când un utilizator deschide aplicatia, inbox-ul sau este afişat. În plus,
un rezumat al acesteia (Figura 7) este prezent în timpul tuturor sesiunilor acestuia în cadrul
aplicaţiei.

Figura 7. Rezumatul Inboxului. Acest widget este afişată în bara de meniu din stânga a
ecranului şi este întotdeauna vizibil. Acest widget arată numărul total de cereri din fiecare tip
care necesită participare autilizatorului conectat. Atunci când utilizatorul face clic în oricare
dintre tipurile de cerere din inbox se afiseaza.

Raportare automată. Sistemul genereaza în mod automat rapoartele necesare pentru controlul
HR, precum şi pentru controlul managementului superior. Acestea sunt produse in mod dinamic
şi pot fi solicitate in orice orice moment, oferind o imagine generală actualizata a ciclului de
viata al angajatului în organizaţie.

Urmarirea si verificarea. Fiecare acţiune din fluxul de proceduri de aprobare a fiecarui ciclu de
viata a unui angajat este înregistrată într-un jurnal de istorie care este afişat în cadrul fiecărui
proces (Figura 8). În plus, informaţiile de acces sunt înregistrate, dar nu aratate (aceasta este
folosita pentru intimitate si controale de acces)

Figura 8. Istoria unui proces. Fiecare acţiune efectuata cu privire la cerere se înregistrează
(inclusiv utilizatorul de executie, data şi observaţiile).
Reducerea muncii manuale. Toate notificarile catre participanţi, raportarea si arhivarea
proceselor terminate se face în mod automat, eliminand sarcinile plictisitoare şi sarcinile cu
predispunere ridicata de comitere a erorilor.

Comparabilitatea datelor. Ecranele cu date reduc munca care trebuie facuta de utilizatori.
Fiecare participant trebuie doar sa introduca un foarte concret informaţii concrete (şi în mod
ideal, putine) în fiecare etapă. Informaţiile organziatorice si cele legate de personal sunt extrase
direct din infrastructura IT a ONO, iar restul campurilor sunt parametrizate (ori de câte ori este
posibil), simplificand considerabil crearea de noi cereri (Figura 9).

Figura 9. Ecranul de intrare pentru schimbarea condiţiile de muncă. După ce un angajat este
selectat (primul câmp) toate informaţiile lui sunt preluate din baza de date HR a companiei SAP
şi este afişat in câmpuri doar pentru citire. Câmpurile de intrare ramase în formular sunt
parametrizate in liste de tip drop down.
Reducerea blocajelor în procese. Aplicatia prevede funcţionalitatea de "delegare", care permite
unui angajat sa "delege" funcţiile unui alt angajat. Există, de asemenea "superutilizatori"
(membrii HR), care pot acţiona la orice solicitare, în orice moment. De aceea, cu excepţia
situatiilor rare care au nevoie de o analiză atentă a unui manager senior, nici un angajat nu poate
constitui un blocaj pentru nici un proces din sistem.

Uşurinţa în utilizare. Ne-am bazat interfata utilizatorilor noştri (UI) pe Intranetul companiei
noastre (OnoNET), care este bine cunoscut în rândul tuturor anagajatilor ONO (Figura 10). Am
folosit, de asemenea, toate widget-urile UI din cadrul nostru de dezvoltare, fiind consecvente cu
aplicaţiile existente în intranet. Utilizarea tehnologii bazate pe internet simplifică desfăşurarea şi
usurinta de a ajunge la instrument: orice utilizator cu un browser poate accesa şi utiliza sistemul
de proceduri HR. Fundaţia noastră UI urmează regulile de utilizare prezentate în Nielsen (1999)
şi Krug (2000).

Figura 10. Consistenata si simplitatea UI: Sistemul de procedure HR (partea din dreapta a
figurii) este similar cu intranetul companiei (partea stângă a figurii).
Realizarea unui management peformant al ciclului de viaţă al angajatului

Sistemul de proceduri HR ONO oferă sprijin pentru un management automatizat, formal definit,
cu intrari consecvente si repetabil al proceselor ciclului de viata al angajatilor. In plus, toata
procesului ciclului de viata al angajatului. În plus, toate rapoartele se fac automat, eliminand
consolidarile manuale.

Un alt rezultat foarte important este că, din moment ce am automatizat consolidarea
informaţiilor, un depozit unic pentru informaţiile angajatilor poate fi uşor de stabilit. Acest
depozit (aratat în figura 11, ca "Employees Digital Identity Database") este o sursă actualizata de
informaţii pentru toate celelalte aplicaţii de e-MRU, evitând nevoia de integrari manuale,
îmbunătăţind calitatea operaţionala şi informatiile e-MRU-ului din cadrul organizaţiei. De îndată
ce se produce o schimbare în informaţiile unui angajat sau in structura ierarhică este introdusă în
sistem si este disponibil pentru toate aplicatiile, fără a fi nevoie de orice fel de tastare manuala.
Mai mult decât atât, angajatul şi conceptele organizaţionale sunt normalizate în toate aplicatiile
e-MRU din cadrul companiei care să permită integrari mai uşore (toate au in comun aceiaşi
angajati).

Sistemul de proceduri HR ONO are toate caracteristicile necesare pentru a oferi un puternic ciclu
de viata al angajatilor (figura 11) .

Figura 11. Actualul model ONO “performantul proces al ciclului de viata al angajatilor".
Procesul trece printr-un flux formal de lucru într-o aplicaţie bazată pe internet. Rezultatele
proceselui intra in SAP HR-ul lui ONO şi în schimb acesta intra in depozitul centralizat de
informaţii al companiei. Aplicatiile au o sursă unică de informaţii pentru datele organizatorice,
reducand integrarea şi întreţinerrea în cadrul întregului ecosistem de e-MRU
Imbunatatiri viitoare
Am îmbunătăţit şi normalizat suportul ciclului de viaţă al angajaţilor în mod semnificativ, dar
munca noastră nu este terminata încă. În prezent, lucrăm la următoarele îmbunătăţiri ale
sistemului:

• Bugetul dynamic HR cu SAP Business Warehouse: pune în aplicare SAP Business

Information Warehouse (SAP Corporation, 2008) pentru a oferi informaţii rapide si
actualizate cu privire la bugetul numărului de angajaţi. În prezent bugetul este încărcat în
sistem la cererea HR. Utilizarea SAP Business Intelligence poate oferi, de asemenea,
capabilităţi de analiza atunci când priveste spre viitor (de exemplu, prognozarea
bugetellor), precum şi atunci când priveste spre trecut (de exemplu, analizand realizat faţă
de prognozat).

• Îmbunătăţirea suportului pentru procesul de selectie: în prezent, unele părţi ale

procesului de selecţie (pentru angajarea de personal nou) sunt efectuate offline. Sistemul
nu oferă suport pentru gestionarea interviurilor cu candidaţii şi scrisori de oferta (aceste 2
aspecte au nevoie de o atenţie specială a departamentului juridic al ONO, conform
legislaţiei spaniole privind protecţia informaţiilor).

• Crearea automata si arhivarea scrisorilor formale: crearea in mod automat a

scrisorilor formale in cadrul fiecarui process si arhivarea lor. Aceasta va elimina
birocratia asociata acestora.
Concluzie
Sistemul de proceduri a fost folosit de mai mult de un an. Acesta a gestionat cu succes un număr
mare de cereri (nu vă putem dezvălui informaţii aici), transformand managementul ciclului de
viaţa al angajatilor intr-unul demn de incredere, usor de urmarit si de verificat. A devenit unul
dintre cele mai de bază sisteme pentru sprijinirea operaţiunilor HR.

Deciziile privind procesul ciclului de viaţă al fiecărui angajat s-a diminuat de la săptămâni (în
cazul manual) la doar câteva zile sau ore (în funcţie de complexitatea cererii). Fiecare participant
la proces trebuia sa efectueze o acţiune concreta cu un set concret de date. În plus, el este
notificat prin e-mail de fiecare dată când trebuie sa efectueze o acţiune legat de o cerere.

Raportarea se face automat. Personalul HR nu trebuie să piarda timp pentru crearea de rapoarte,
iar managementul superior are acces la informatii actualizate despre procesele in desfasurare.

Toti din cadrul companiei cunosc sistemul (acestea sunt lipsite de ambiguitate, bine documentate
şi accesibile tuturor din organizaţie), iar procesele sunt întotdeauna aceleaşi pentru fiecare
angajat din organizaţie. Ei nu mai sunt dependenti de participanţi. În acelaşi timp, procesele
modeleaza realitatea companiei noastre si a fost adaptat pentru a oferi companiei cat mai multa
valoare posibila.

Am putea rezuma principalele beneficii ale sistemului în trei elemente:

Informaţii demne de incredere: Sursele de date sunt exact bazate pe intrari şi fiecare process
poate fi verificat.

Informaţii active: angajaţii sunt notificati numai atunci când trebuie să participe într-un process,
eliminand intrarea inutila şi neproductiva într-o aplicaţie.

Gestionare imbunatatita a informaţiilor: informatiile proceselor ciclului de viata al angajatilor

sunt centralizate, uşor de accesat şi normalizate, facand uşor de stiut starea oricarui proces, in
desfasurare sau terminat, într-un mod uniform şi simplu.

Bibliografie :

Agile Alliance (1999) Retrieved September 1, 2008, from, http://www.agilealliance.com/