Unidad 2 proceso de ventas y proceso de compra

Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de
activos fijos o contratacin de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por
Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas
por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de
stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe)
y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar
el pago de moras o indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo).
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Cuentas por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del

pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de

pago segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el
cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de
Pagado.

Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de

Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por
cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y
analizarse por el Consejo de Direccin.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los

Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por

deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

(proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de

estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das).

Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas

conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar
por edades para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,

as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las

operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor
Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta
en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan

exclusivamente los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,

etc).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas

deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

El registro de los documentos y cuentas por pagar se hacen

generalmente destinando una cuenta de mayor para cada uno de los
conceptos que integran los documentos y cuentas por pagar. Los
conceptos ms usuales son como sigue:

Documentos por pagar a bancos

Documentos por pagar a proveedores

Porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao

Cuentas por pagar a proveedores

Cuentas por pagar varios

Anticipo de clientes

Compaas afiliadas

Dividendos por pagar

Mtodo de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboracin de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta
en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco
(con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que
hay que hacer en el Libro de la Empresa.
CUENTAS POR COBRAR Y EFECTOS POR COBRAR
Estn constituidas por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las
ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales, incluyendo
cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar,
aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales
pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.

En la mayora de las empresas, las cantidades por ventas de contado se

acumulan todos los das en una o ms cajas registradoras y la suma se registra
por medio de un asiento de diario al final del da.
Mtodos de Inventario
Existen dos mtodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten
determinar el costo de la mercanca vendida. Estos son:
Inventario peridico:
Es el que se realiza al final del ejercicio econmico y consiste en el conteo
fsico de las mercancas y la asignacin de sus valores. Cuando se realiza para
verificar el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier momento. La
ejecucin de este mtodo de inventario se lleva a cabo en dos etapas: la
preparacin y la realizacin. La primera consiste en la organizacin del trabajo:
planificacin, ordenamiento de los productos, entrenamiento del personal, etc.
La segunda comprende el conteo propiamente dicho de los artculos, el registro
en las hojas de inventario y la valoracin de los mismos.
Inventario Perpetuo o Continuo:
Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e
importe del inventario en existencia. Los cambios en el inventario se registran a
medida que ocurren, mediante cargos y crditos en la cuenta de inventario, en
este mtodo no se utiliza ninguna cuenta de Compras.
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos
econmicos propiedad de una empresa que la generarn un beneficio en el
futuro. Forman parte del activo circulante. Entre las principales cuentas que
estn incluidas en este rubro se encuentran:

Clientes.

Documentos por cobrar.

Funcionarios y empleados.

Deudores diversos.

Asimismo pueden existir algunas otras cuentas tales como Intereses por
cobrar , Dividendos por cobrar , Renta por cobrar y otros conceptos ms

por cobrar.

Las cuentas por cobrar a clientes representan la suma de dinero que

corresponde a la venta de mercancas, o la prestacin de servicios a crdito a
un cliente. La cuenta por cobrar llamada funcionarios y empleados son
partidas por cobrar originadas por prstamos a funcionarios de la compaa. El
inters acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se
registran por separado como Intereses por cobrar . De los varios tipos de
partidas por cobrar que existen, las dos ms conocidas son los documentos por
cobrar y los clientes.
EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Facturacin
Notas de Crdito y Cargo.
Pagos
Cuentas Incobrables.
Proceso de compras
La requisicin de compra es el documento formal para solicitar al
Departamento de Compras la adquisicin de cualquier producto o material.
Slo se recibirn requisiciones de compra llenadas en forma clara, completa
y detallada con la informacin requerida en cada campo, presentando original y
copia.
Todas las requisiciones deben ser autorizadas por el Director de Divisin, as
como por el responsable de ejercer el presupuesto.
La utilizacin de formatos para la requisicin de artculos debe ser la mnima
posible y el usuario deber agrupar los artculos segn su gnero.
Toda requisicin de compra igual o mayor a 100,000.00 se someter revisin
del Comit de Compras. Este rubro incluye las compras por proyecto.
El Departamento de Compras tendr informacin sobre la requisicin en un
plazo mnimo de 48 hrs. a partir de su recepcin.
Es indispensable que el usuario conserve el nmero de pedido que le fue
asignado a su requisicin, sirvindole tambin para cualquier aclaracin
durante el proceso.

El tiempo de entrega del material solicitado depender de los tiempos

pactados por el Departamento de Compras y/o de la existencia y condiciones
que el proveedor indique.
En caso de presentarse algn problema para la adquisicin de los
bienes solicitados, Compras informar de la situacin al usuario y le
ofrecer otras alternativas para realizar la compra.

Proceso de venta "es una secuencia lgica de cuatro pasos que emprende el
vendedor para tratar con un comprador potencial y que tiene por objeto
producir alguna reaccin deseada en el cliente (usualmente la compra).

Etapas del proceso de ventas:

La Prospeccin o Exploracin, es el primer paso y consiste en la bsqueda
de clientes en perspectiva; es decir, aquellos que an no son clientes de la
empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo. Esta fase a su vez se
da en tres etapas. Primero. Hay que identificar a los clientes y esto requiere de
un trabajo de investigacin en todas las posibles fuentes de informacin.
Segundo. Calificar y clasificar a los candidatos. Tercero. Listarlos, teniendo en
la cuenta lo que es importante y lo que es prioritario.
El acercamiento previo o contacto, es la segunda fase, esta consiste en la
obtencin de informacin ms detallada de cada cliente en perspectiva y la
preparacin de la presentacin de ventas adaptada a las particularidades de
cada

cliente.

Se

desarrolla

en

tres

etapas.

Primero.

Investigar las

particularidades de cada cliente, obteniendo datos como: Nombre completo,

hobbies, estado civil, nivel de educacin, edad, costumbres, informacin
comercial, estilo de vida. Segundo. Preparar la presentacin de ventas
enfocada en el posible cliente: Con la informacin del cliente en las manos se
prepara una presentacin de ventas adaptada a las necesidades o deseos de
cada cliente en perspectiva. Tercero. Obtener la cita o planificacin de las
visitas en fro: Dependiendo de las caractersticas de cada cliente, se toma la
decisin de solicitar una cita por anticipado (muy til en el caso de gerentes de
empresa o jefes de compra) o de realizar visitas en fro, por ejemplo tocando
las puertas de cada domicilio en una zona determinada (muy til para abordar
amas de casa con decisin de compra).

La presentacin del mensaje, es la tercera fase del proceso de ventas, este

paso consiste en contarle la historia del producto o servicio al comprador,
siguiendo frmulas como: AIDA de captar la Atencin, conservar el Inters,
provocar un Deseo y obtener la Accin o compra. La presentacin del mensaje
de ventas debe ser adaptada a las necesidades y deseos de los clientes en
perspectiva. Hoy en da, ya no funcionan aquellas presentaciones enlatadas en
las que el vendedor tena que memorizarlas para luego recitarlas delante del
cliente. En la actualidad se debe promover una participacin activa de los
clientes para lograr algo ms importante que la venta misma y es su plena
satisfaccin con el producto adquirido. La presentacin del mensaje de ventas
se basa en tres columnas. Primero. Las caractersticas del producto: Lo que es
el producto en si, sus atributos, que define su existencia. Segundo. Las
ventajas: Aquello que lo hace superior a los productos de la competencia, las
caractersticas que le ayudan a dar un paso ms adelante que sus sustitutos.
Tercero. Los Beneficios que obtiene el cliente: Aquello que busca el cliente de
forma consciente o inconsciente para satisfacer sus necesidades y como se
servir con nuestro producto.
La cuarta fase son los Servicios Posventa. La etapa final del proceso de
venta es una serie de actividades posventa que fomentan la buena voluntad del
cliente y echan los cimientos para negocios futuros. Estos servicios tienen el
objetivo de asegurar la satisfaccin e incluso la complacencia del cliente. Es en
esta etapa donde la empresa puede dar un valor agregado que no espera el
cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la marca o la empresa.