Sisteme de Gestionare a Bazelor de Date utilizate n

domeniul terminologiei
(Programul Microsoft Access)
Dorel MICLE
Universitatea de Vest Timioara
Din rndul disciplinelor lingvistice, terminologia este cea care utilizeaz cel mai
frecvent metode i mijloace tehnice de lucru moderne. Gestionarea termenilor i
prelucrarea lor n vederea realizrii unor baze de date sau a tipririi de corpusuri
lingvistice i dicionare terminologice, necesit utilizarea Sistemelor de Gestionare a
Bazelor de Date. Introducerea, modificarea, prelucrarea i extragerea termenilor i a
informaiilor corespunztoare lor din bazele de date implic cunotine aprofundate de
utilizare a calculatorului, precum i programe specifice, adaptabile la necesitile
terminologilor. Din rndul SGBD-urilor de nivel mediu, cu larg utilizare, Aceess de la
Microsoft este cel mai fiabil i uor de implementat pentru domeniul terminologiei.
O baz de date conine toate informaiile necesare despre obiectele ce intervin
ntr-o mulime de aplicaii, relaiile logice dintre aceste informaii i tehnicile de prelucrare
corespunztoare. n bazele de date are loc o integrare a datelor, n sensul c mai multe
fiiere sunt privite n ansamblu, eliminndu-se informaiile redundante. Este permis
accesul simultan la aceleai date, situate n acelai loc sau distribuite spaial, a mai
multor persoane prin mai multe tipuri de interogri.
ntre baza de date fizic (adic datele aa cum sunt ele memorate pe suport) i
utilizatorii sistemului exist un nivel de software, numit sistem de gestionare a bazelor de
date (DBMS Data Base Management System), care permite construirea unor baze de
date, introducerea informaiilor n baza de date i dezvoltarea de aplicaii privind bazele
de date.
Un DBMS d posibilitatea utilizatorului s aib acces la date folosind un limbaj
de nivel nalt, apropiat de modul obinuit de exprimare, pentru a obine informaii,
utilizatorul fcnd abstracie de algoritmii aplicai pentru selectarea datelor implicate i a
modului de memorare a lor. DBMS-ul este deci o interfa ntre utilizator i sistemul de
operare.
1. Arhitectura unui sistem de baze de date
a. nivelul exterior
(vederile utilizatorilor
individuali)

scheme exterioare
Utilizatorul 1

b. nivelul conceptual
(vederile comune utilizatorilor)

Utilizatorul 2

Schema conceptual

c. nivelul intern
(vederile memorate)

Schema fizic

Utilizatorul n

O baz de date poate fi privit din mai multe puncte de vedere:

a. opiunea utilizatorului, care lucreaz cu anumit pri ale unei baze de
date numite vederi;
b. opiunea administratorului bazei de date care integreaz toate
vederile referitoare la baza de date ntr-un singur model numit
schem conceptual, ea reprezentnd nivelul logic al bazei de date;
c. opiunile implementatorului bazei de date (coincide uneori cu cele ale
administratorului) care privete baza de date ca pe o colecie de
fiiere memorate pe diferite medii externe (benzi i discuri magnetice),
ele constituind nivelul fizic al bazelor de date.
Primele dou nivele sunt descrise prin planuri ce constau n enumerarea tipurilor
de entiti ce apar n baza de date, relaiile dintre aceste tipuri de entiti i modul de
trecere de la noiunile acestui nivel la nivelul imediat urmtor. n mod curent, aceste
planuri se numesc scheme externe, subscheme conceptuale sau vederi, pentru primul
nivel i scheme conceptuale pentru al doilea nivel. Descrierile la nivel fizic sunt fcute
prin scheme interne sau scheme fizice.
2. Scheme conceptuale
O schem conceptual este o reprezentare a ntregii informaii coninute n baza
de date ce combin subschemele vederilor ce privesc o anumit aplicaie ntr-un model
unitar. Acest tip de schem trebuie s se bazeze pe un model teoretic i s fie simpl,
adic uor de neles i de prelucrat.
Sistemele de gestiune a bazelor de date au fost clasificate n trei grupe mari, n
funcie de tipul elementelor cu care lucreaz i a structurilor obinute:
a. modelul reea permite lucrul cu entiti i relaii binare de tipul 1:1 i 1:N,
diagrama rezultat fiind un graf oarecare;
b. modelul arborescent (ierarhic) permite lucrul cu entiti i relaii binare de
tipul 1:1 i 1:N, iar diagrama este alctuit dintr-o mulime de arbori;
c. modelul relaional n care intervin numai relaii i operaii cu aceste relaii.

SGBD Microsoft Access

Din punct de vedere conceptual Access este un SGBD (Sistem de Gestionare a
Bazelor de Date) de nivel mediu. Este utilizat pe microcalculatoare (de la PC 586 n sus)
ce au implementat sistemul de operare Windows. SGBD Access utilizeaz modelarea
relaional a datelor i este orientat spre obiecte care au asociate evenimente i
proprieti. De asemenea, delimiteaz foarte clar noiunea de baz de date i tabel: se
creeaz mai nti baza de date i apoi n cadrul ei tabelele i celelalte obiecte
(interogri, formulare, rapoarte, macro-uri i module).
Tabelele din baza de date pot manipula sute de mii de nregistrri, iar la o baz
de date pot lucra simultan aproximativ 20 de utilizatori.
Pentru exploatarea datelor dintr-o baz de date oarecare (adugare, modificare,
tergere, interogare), Access pune la dispoziia utilizatorilor trei tipuri de limbaje:

a. QBE (Query By Example) se bazeaz pe exprimarea grafic a interogrii;

b. SQL (Structured Query Language) utilizeaz pentru exprimare blocul de
cerere;
c. VBA (Visual Basic for Application) utilizat pentru elaborarea procedurilor
utilizator.
(a) Funciile Access
a. Descrierea datelor se realizeaz prin descrierea structurii tabelelor i a
relaiilor dintre acestea, operaie ce const n precizarea numelor cmpurilor
(atributelor), a tipurilor de date i a proprietilor pentru fiecare cmp.
b. Manipularea datelor const n operaii de adugare, modificare, tergere
i interogare de date.
c. Confidenialitatea datelor i lucrul n regim utilizator este asigurat prin
parole i drepturi de acces. Administratorul bazei de date definete utilizatorii
i drepturile lor de aciune asupra obiectelor aparinnd bazei de date.
d. Importul i exportul de date este posibil att ntre diferite baze de date
Access, ct i ntre bazele de date Access i aplicaii de tip Word sau Excel.
e. Intergritatea datelor reduce riscul introducerii de date eronate, n raport cu
realitatea, prin definirea unor reguli care s menin integritatea bazei de
date.
(b) Obiectele Access
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

tabele pentru stocarea datelor;

interogri pentru extragerea datelor;
formulare pentru introducerea i vizualizarea datelor din tabele i interogri;
rapoarte pentru prezentarea datelor din tabele sau interogri n vederea
imprimrii sau analizei;
macro-uri pentru automatizarea unor anumite aciuni dintr-o aplicaie;
module pentru stocarea de instruciuni n cod VBA, permind
personalizarea, optimizarea sau extinderea bazei de date;
controale caseta de text, eticheta, caseta list, caseta combinat;
controale grafice butoane de comand, casete de validare, butoane de
comutare, butoane de opiuni, grupuri de opiuni, obiecte i imagini,
delimitator de pagin, calendar.

(c) Etapele realizrii unei aplicaii Access

1. Analiza problemei de rezolvat, presupune:
a. studierea scopului i domeniului de interes (tema);
b. identificarea entitilor sistemului i precizarea legturilor dintre acestea;
c. precizarea datelor de intrare, a prelucrrilor necesare i a prezentrii
rezultatelor;
2. Proiectarea, presupune:
a. proiectarea obiectelor bazei de date;
b. proiectarea interfeei aplicaie utilizator;
c. proiectarea interaciunilor dintre obiectele bazei de date;

3. Realizarea aplicaiei, presupune:

a. crearea fiierului bazei de date;
b. crearea obiectelor i testarea lor;
c. ncrcarea bazei de date i testarea aplicaiei.
Descrierea obiectelor Access
1. Tabele (Tables)
Tabela este obiectul din baza de date destinat pstrrii datelor privind un anumit
subiect. Tabelele sunt identificate dup nume, fiecare nume fiind unic n cadrul bazei de
date i nu poate depii 64 de caractere alfanumerice.
Tabela este bidimensional, pe linii avnd informaiile despre fiecare exemplar al
subiectului respectiv, iar pe coloane atributele. O tabel Access conine dou tipuri de
informaii: structura i datele. Prin urmare a crea o tabel nseamn a-i defini structura
i a o ncrca cu date.
Structura cuprinde informaii despre numrul, tipul de date i proprietile
cmpurilor, cmpurile cheii primare, cmpurile indexate i tipul indexrii. Proprietile
sunt stabilite n faza de proiectare a structurii i pot fi vizualizate n fereastra pentru
proprieti.
O tabel poate fi creat utiliznd urmtoarele posibiliti:

definirea tabelelor de ctre utilizator, prin definirea structurii, stabilirea

cmpurilor, a tipurilor de date, a proprietilor i a cheii primare precum i
ncrcarea cu date;
prin intermediul asistentului pentru tabele (Table Wizard), care utilizeaz
tabele predefinite pentru problemele uzuale i pe care utilizatorul le poate
adapta;
copierea unui tabel dintr-o alt baz de date;
importarea datelor fie din Word (cnd trebuie specificat separatorul), fie din
Excel (cnd trebuie specificat zona deoarece prima linie este considerat
ca fiind numele cmpurilor), fie din alte SGBD-uri de tip FOXPRO, dBASE,
ORACLE, PARADOX;
ataarea unor tabele definite ntr-o alt baz de date Access (Attach File),
caz n care nu se poate modifica structura bazei de date.

Tipuri de date

Text (maxim 255 caractere alfanumerice);

Number;
Memo (notie) sunt cmpuri de text ce ofer utilizatorului posibilitatea s
scrie comentarii de pn la 32000 de caractere;
Date/Time (dat/or);
Currency (valoare monetar);
AutoNumber (numr cu incrementare automat);
Yes/No (valori logice: adevrat sau fals);

OLE Object este destinat pstrrii datelor provenite de la alte programe,

adic orice obiect care furnizeaz un alt obiect ce poate fi legat i ncapsulat
(grafic, document, foaie de calcul, fiier cu sunete, etc.).

a. Stabilirea proprietilor pentru fiecare cmp

Se face n funcie de tipul datelor. Executnd clic pe orice celul de pe rndul
cmpului respectiv va aprea caseta Field Properties. Pentru proprietile care au
definit un set de opiuni, acesta va putea fi vizualizat prin acionarea butonului de
extensie afiat n dreptul proprietii respective.
Proprieti:

Field Size (dimensiunea cmpului);

tipul de dat Text are o lungime prestabilit de 50 de caractere (max. 255
caractere);
tipul de dat Number are opiunile: Byte (octet), Integer, Long Integer,
Single, Double;
tipul de dat Memo are o lungime rezervat de 64 KB;
tipul Date/Time este stocat sub forma unor numere n virgul mobil de 8
octei;
tipul Currency este stocat cu pn la 15 cifre n stnga i pn la 4 cifre
n dreapta punctului zecimal;
tipul Autonumber poate avea valori ntregi ordonate secvenial sau
aleator.
Format stabilete modul de afiare a datelor pe ecran.
formate standard pentru tipurile numeric i valutar-opiuni;
formate personalizate pentru tipurile numeric i valutar;
formate standard pentru tipul de dat calendaristic.
Decimal Places aceast proprietate determin numrul de cifre aflate la
dreapta virgulei din cmpul numeric.
Imput Mask (masc de intrare) determin ablonul datelor pentru
introducere ntr-un cmp, stabilind pentru fiecare caracter al cmpului dac
este un caracter necesar sau opional, precum i tipul de caracter acceptat.
Caption proprietate ce determin afiarea titlurilor numelor de cmp. Dac
proprietatea Caption nu este completat, atunci numele cmpului va fi folosit
ca titlu.
Default Value (valoare prestabilit) determin valoarea ce trebuie salvat
n cmpul unei nregistrri, dac nu este introdus nici o valoare.
Validation Rule (regul de validare) stabilete regula ce trebuie satisfcut
nainte de salvarea valorii introduse n cmp.
Validation Text stabilete textul care se afieaz pe ecran dac Validation
Rule eueaz.
Required - se precizeaz, prin stabilirea valorii Yes, faptul c un cmp nu
trebuie lsat necompletat. Proprietatea este util pentru cmpurile cheie.
Allow Zero Length (permite lungimea zero) arat c acel cmp nu trebuie
completat. Aceast proprietate are ca opiune prestabilit valoarea No (de
regul rmne aa).

Indexed proprietatea specific dac acel cmp este folosit sau nu ca un

cmp de index.

Pentru stabilirea cheii primare se parcurg etapele:

tabelul trebuie s fie n modul de lucru Design (dac nu, se execut un clic
pe butonul Design View).
se execut clic oriunde n rndul cmpului care se stabilete cheie primar.
se execut clic pe butonul Primary Key din bara de instrumente.

Pentru modificarea proprietilor unui cmp deja definit:

se selecteaz orice celul din rndul cmpului de modificat,

se selecteaz proprietatea cmpului, efectund un clic direct n celula de
lng proprietatea de modificat;
se alege comanda LOOKUP (cutare) apoi se introduce noua valoare;
se execut clic oriunde n alt parte de pe ecran pentru a salva noua
proprietate.

b. Crearea corelaiilor ntre tabele

ntr-o baz de date relaional tabelele sunt corelate, pentru ca datele memorate n
tabele diferite s poat fi asociate corect atunci cnd din baza de date se solicit
anumite informaii.
Access este un SGBD relaional i memoreaz datele n tabele diferite, dar permite
corelarea lor, realiznd o asociere dup criterii logice i de nrudire a datelor. Aceast
asociere este posibil dac n faza de definire a structurii tabelelor sunt precizate
tipurile de corelaii permise.
Cmpurile comune prin care se face corelarea sunt cheia primar pentru o tabel i
respectiv cheie extern pentru tabela asociat. Se recomand ca numele acestor
cmpuri comune (cuplul cheie primar cheie extern) s aib acelai nume, iar
tipurile s fie compatibile. n acest fel Access poate s creeze automat corelaiile
atunci cnd tabelele asociate constituie baza unei interogri.
Tipuri de corelaii
Corelaia unu la unu (1:1) se caracterizeaz prin faptul c unei nregistrri dintro tabel i corespunde o nregistrare din cealalt tabel.

TERMEN
T1

DEFINIIE
D1

T2

D2

T3

D3

Pentru crearea acestui tip de corelaie exist 2 posibiliti:

dac tabelele au acelai subiect, se stabilete corelaia pornind de la acelai

cmp n ambele tabele;
dac tabelele au subiecte diferite cu chei primare diferite, atunci este
indiferent care cheie primar va fi preluat drept cheie extern n cellalt
tabel.

Corelaia unu la mai muli (1:N) se caracterizeaz prin faptul c unei nregistrri
dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri din cealalt tabel.

TERMEN
T1

SINONIM
S1
S2
S3

T2

S4
S5
S6

T3

S7
S8
S9

Corelaia mai muli la mai muli (M:N) se caracterizeaz prin faptul c unei
nregistrri din prima tabel i corespund una sau mai multe nregistrri din cealalt
tabel i invers.
SURS: CARTE
C1

EDITUR
E1

C2

E2

C3

E3

Access poate realiza doar corelaii 1:1, 1:N i N:1. n cazul corelaiilor M:N se va
aduga o tabel suplimentar prin care se sparge corelaia M:N n dou corelaii 1:N.
aceast tabel suplimentar va avea drept cmpuri, cheile primare ale tabelelor aflate n
corelaia M:N.
Atunci cnd se lucreaz cu date din mai multe tabele, proiectantul trebuie s
defineasc felul n care vor fi combinate datele din nregistrrile tabelelor corelate.
Sistemul permite precizarea tipului de legtur (join) i anume:
1. Legtura care include nregistrrile dintre din cele 2 tabele pentru care
cmpurile de legtur au valori egale (equi-join).
2. Asocierea care pune n legtur tabelele, n sensul c sunt cuprinse toate
liniile din tabela A i numai acele linii din tabela B pentru care cmpurile sunt
egale (outer-join de tipul left-outer-join).
3. Include liniile din tabela B i numai acele linii din tabela A pentru care exist
egalitatea cmpurilor (right-outer-join).
c. Asigurarea integritii refereniale
Una din problemele importante ale unei baze de date este asigurarea
consistenei i corelrii datelor. Pentru aceasta putem impune respectarea unei restricii
la adugarea sau eliminarea nregistrrilor n tabelele corelate. Aplicarea acestor
restricii ne d posibilitatea s asigurm o proprietate important a bazelor de date
relaionale numit integritate referenial.
Access poate s impun aceste reguli atunci cnd sunt ndeplinite urmtoarele
condiii:
Cmpul asociat din primul tabel este cheie primar sau are un index unic;
Cmpurile asociate au acelai tip de date;
Ambele cmpuri aparin aceleai baze de date.
Regulile impuse de Access pentru asigurarea integritii refereniale pot fi
rezumate astfel:
a. Cnd adugm nregistrrile ntr-un tabel corelat i introducem o valoare n
cmpul pe care se face asocierea, trebuie s existe deja o nregistrare cu
aceast valoare n tabelul principal.
b. Nu se poate elimina o nregistrare din tabelul principal atta timp ct mai
exist nregistrri asociate acestuia n tabelul corelat.
8

Impunerea regulilor de integritate referenial:

1. Din meniul Tools se alege opiunea Relationship.
2. n fereastra Relationship se selecteaz Enforce Referential Integrity.
3. Se aleg opiunile posibile pentru actualizarea/eliminarea datelor din tabelele
corelate astfel:
a. Cascade Update Related Field (actualizarea n cascad a cmpurilor
asociate). Efectul este c ori de cte ori se modific valoarea cheii
primare a unei nregistrri din tabelul principal, Access va modifica
automat
valorile
din
cmpurile
asociate
ale
nregistrrilor
corespunztoare din tabelul corelat, fr s mai dea mesajul de violare a
integritii.
b. Cascade Delated related Records (eliminarea n cascad a
nregistrrilor). Efectul este c ori de cte ori se elimin o nregistrare din
primul tabel, Access va elimina automat nregistrrile asociate din tabelul
corelat.
d. Indexarea tabelelor
Indecii sunt fiiere complementare tabelelor care ajut la identificarea direct a
uneia sau mai multor nregistrri dintr-o tabel.
Dup creare indecii sunt salvai mpreun cu tabelul i sunt actualizai n mod
automat la introducerea datelor n tabele. Vizualizarea indecilor nu este posibil.
Atunci cnd se stabilete un cmp cheie primar Access realizeaz automat un
index al cmpului respectiv. Acest index nu accept valori duplicate.
Pentru realizarea operaiei de indexare se utilizeaz comanda VIEW, cu opiunea
Indexes sau mai rapid se acioneaz butonul Primary Key din bara de instrumente a
ecranului de descriere a structurii tabelei.
Indexarea se poate face pe un singur cmp (index elementar) sau pe o
combinaie de cmpuri (index compus) n funcie de necesitile utilizatorului.
2. Formulare (Forms)
Formularele sunt utilizate pentru:
introducerea, editarea i afiarea datelor;
raportri simple;
pentru precizarea elementelor de dialog n cadrul aplicaiilor.
Formularul este destinat n special ecranului, dar poate fi tiprit i la imprimant.
El faciliteaz accesul la nregistrri prin intermediul unei ferestre de dialog cu utilizatorul,
ceea ce face ca munca s fie mai plcut i mai uoar.
Formularul poate fi afiat n trei moduri diferite:
modul Design (Proiectare) utilizat pentru a schimba prezentarea i
proprietile unui formular sau pentru a modifica controalele din acesta;
modul Datasheet (Foaie de date) pentru afiarea clasic a tabelelor;
modul Form (Formular) este modul normal de afiare.
a. Scopul utilizrii formularelor

Formularul se poate utiliza pentru:

prezentarea datelor ntr-o form convenabil utilizatorului;
extragerea i prelucrarea nregistrrilor din mai multe tabele asociate;
filtrarea nregistrrilor care ndeplinesc anumite criterii de selecie;
prezentarea nregistrrilor ordonate dup anumite criterii;
parcurgerea aleatoare a nregistrrilor;
folosirea n formulare a butoanelor de comand i a cmpurilor calculate;
posibilitatea crerii de formulare diferite pentru utilizatori diferii.

b. Proprietile formularului
Fiecare obiect (formular, seciune, control) are un numr de proprieti. Afiarea
proprietilor se realizeaz cu un clic pe Properties.
Principalele proprieti ale formularelor sunt:
Data controleaz tipul operaiilor permise n formular prin opiunile:
Allow Edits (permite editarea);
Allow Deletion (permite tergerea);
Allow Additions (permite adugri);
Data Entry (introducere de date);
Format controleaz aspectul formatului prin opiunile:
Caption (titlul formularului);
Default View (cu valoare prestabilit Single Form);
Views Allowed (stabilete dac se poate trece de la modul Form la modul
Datasheet);
Scroll Bars (bara de derulare);

10

Record Selectors (selectare a nregistrrilor);

Auto Center (centrare automat);
Control Box (caseta de control);
Min Max Buttons (buton de maximizare i minimizare);
Close Button (buton de nchidere);
Pop Up (daca este Yes formularul de deplaseaz deasupra altor
formulare).

c. Structura general a unui obiect de tip formular

De regula un formular cuprinde trei zone: antet, detaliu i subsol. Cnd
formularul se ntinde pe mai multe pagini atunci structura poate fi completat cu nc
doua zone: nceput de pagina i sfrit de pagin.
Pentru completarea diferitelor zone se plaseaz pe suprafaa de lucru obiecte
numite controale, care pot fi legate, independente i calculate. Aceste controale pot fi de
diferite tipuri:
Etichete (labeles);
Casete text (text boxes);
Chenare (frames);
Butoane (command buttons);
Casete de control (check boxes);
Butoane de opiune (radio buttons);
Casete liste combinate (combo boxes);
Casete list (list boxes);
Bare de defilare orizontale sau verticale (horizontal/vertical scrool bars);
Casete imagine (picture boxes);
Generatoare de semnale de timp (timers);
Liste de uniti de disc (drive list boxes);
Liste de directori (directory list boxes);
Liste de fiiere (file list boxes);
Figuri geometrice (shapes);
Linii (lines);
Imagini (images);
Data (data).
d. Formulare complexe
Toate subformularele sunt obiecte de tip formular. Prin urmare ele vor fi create
ca formulare de sine stttoare, urmnd s primeasc calitatea de subformulare ntr-un
formular principal prin antrenarea lor pe suprafaa formularului printe, moment n care
vor fi precizate automat sau explicit elementele de legtur.
3. Interogri (Ouery)
a. Bazele interogrilor
O interogare este o definiie a datelor care se extrag: ce cmpuri, din care tabele,
criterii de selecie, n ce ordine de sortare. Structura sa indic precis sistemului Access
ce date se extrag.
11

Crearea de interogri n Microsoft Access ofer urmtoarele posibiliti:

selectarea numai a cmpurilor relevante i nu a totalitii cmpurilor unei
tabele;
selectarea nregistrrilor Microsoft Access permite specificarea unor criterii
pe care nregistrrile trebuie s le satisfac pentru a putea fi incluse n
interogare;
sortarea nregistrrilor ntr-o anumit ordine, precizat de utilizator;
interogarea mai multor tabele. O interogare permite combinarea nregistrrilor
din mai multe tabele i afiarea rezultatului ntr-o singura foaie de date;
Microsoft Access permite s se interogheze i alte baze de date, precum
Microsoft FoxPro, Paradox, dBase, Btrieve i baze de date SQL, Microsoft
SQL Server si Sybase SQL Server;
efectueaz calcule n cmpuri special create;
creeaz formulare, rapoarte sau alte tipuri de interogri;
Pentru atingerea acestor obiective, Access permite crearea urmtoarelor tipuri
de interogri:
interogri de selecie;
interogri de tip total;
interogri parametrizate;
interogri de aciune;
interogri ncruciate.
b. Alegerea cmpurilor pentru interogare
Lista cmpurilor aparinnd tabelei sau tabelelor selectate din caseta de dialog
Show Table i afiat n panoul superior al ferestrei Query, conine lista cmpurilor
disponibile pentru interogare. Cmpurile implicate ntr-o interogare sunt adugate grilei
de ieire. Cnd se deschide fereastra Query Design, cursorul de editare este plasat n
prima coloana a rndului Field al grilei de interogare.
Pentru a aduga un cmp dintr-o tabel ntr-o interogare se execut dublu clic pe
el i se trage pe gril sau se execut clic pe butonul List Box care apare n colul din
dreapta al primei coloane a grilei i se selecteaz din lista derulant care apare.
Procedura se repet pn cnd toate cmpurile care trebuiesc incluse figureaz n lista
de interogare. Pentru a aduga mai multe cmpuri n acelai timp, se menine apsat
tasta CTRL i se execut clic pe cmpurile care trebuiesc incluse n grila de interogare
i apoi se trage ntregul grup ctre o celul a rndului Field. Pentru a aduga ntr-o
interogare toate cmpurile unui tabel se execut dublu clic pe numele tabelului, iar
Access selecteaz toate cmpurile. Se plaseaz apoi cursorul pe unul din cmpurile
selectate i se trage grupul de cmpuri n grila de interogare.
c. Asocierea tabelelor
Fora interogrilor n Access const n posibilitatea includerii cmpurilor din mai
multe tabele. Pentru a crea o interogare pe baza mai multor tabele trebuie s se adauge
n partea superioar a ferestrei Query Design tabelele necesare i stabilit asocierea
ntre aceste tabele.
Tabelele pot fi adugate n momentul crerii interogrilor sau ulterior, chiar n
timpul crerii interogrilor, selectnd din meniul Query opiunea Show Table sau
executnd clic pe butonul Show Table de pe bara cu instrumente.

12

Access indic prin linii asocierile dintre cmpurile diferitelor tabele. O linie de
legtura indic programului Access s selecteze nregistrrile din dou tabele ale cror
cmpuri asociate au aceeai valoare. Prezenta cifrei 1 si a simbolului indic o
relaie de tipul one-to-many i aplicarea integritii refereniale.
Programul Access accepta urmtoarele tipuri de asocieri:
INNER JOIN (asocieri interne);
OUTER JOIN (asocieri externe):
LEFT JOIN (asocieri externe la stnga);
RIGHT JOIN (asocieri externe la dreapta).
4. Rapoarte (Raports)
Raportul este destinat n primul rnd pentru tiprire la imprimant, dar poate fi
afiat i pe ecran. Raportul parcurge secvenial nregistrrile pentru tiprirea datelor cu o
frecven mare, permind:
totaluri, subtotaluri i rezumate;
gruparea datelor pe un numr de pn la 10 niveluri diferite, i subrapoarte
imbricate pe maximum 3 nivele diferite;
folosirea unui instantaneu al datelor (snapshot);
proiectarea unui raport care s foloseasc rezultatele unei interogri i nu
datele dintr-o tabel;
a. Structura general a unui raport
Raport Header (zona rezervat nceputului unui raport)
Page Header (zona rezervat nceputului de pagin)
Detail (zona rezervat pentru descrierea rndului de detaliu din cadrul
raportului)
Page Footer (zona rezervat pentru sfritul de pagin)
Raport Footer (zona rezervat sfritului de raport)
Cu excepia zonei de detaliu, restul zonelor nu sunt afiate implicit n fereastra de
proiectare a raportului. Pentru apariia sau eliminarea lor n sau din structura raportului
(n faza de proiectare) se utilizeaz comenzile View, Report Header/Footer, respectiv
Page Header/Footer. La proiectare se va observa c antetul i subsolul vor fi afiate n
pereche.

13

Antetul i Subsolul raportului

Antetul raportului (Raport Header) apare numai pe prima pagin, ca titlu. Dac
se dorete plasarea n aceast zon a siglei firmei se poate utiliza comanda Insert i
Picture. Subsolul raportului (Report Footer) apare numai pe ultima pagin.
i. Antetul i Subsolul de pagin
Antetul de pagina (Page Header) cuprinde de regula titluri de coloane. Subsolul
de pagin (Page Footer) poate conine spre exemplu numrul paginii sau data tipriturii.
Pentru a numerota paginile unui raport se selecteaz opiunea Page Numbers din
meniul Insert, iar Access va genera o caset de text cu structura:
= Page & [Page] & of & [Pages]
numrul
curent de
pagin

numrul de
pagini al
raportului

Pentru data tipririi se selecteaz opiunea Data and Time din meniul Insert. Se
furnizeaz informaia de formatare dup care, n antetul raportului apare o caset de
text, coninnd data calendaristic.
ii. Seciunea Detail

14

Se refer la coninutul propriu-zis al raportului. Dac sunt necesare mai multe

seciuni Detail ntr-un raport, soluia cea mai bun este subraportul, caz n care se
apeleaz la programul Wizard pentru subrapoarte.
Atunci cnd se cunoate de la nceput nlimea precis a seciunii Detail, n
special cnd se utilizeaz controalele de dimensiuni mari, sau cnd se lucreaz cu
cmpuri memo de dimensiuni variabile, se utilizeaz proprietile Can Grow (poate
crete) i Can Shrink (se poate micora), care permit folosirea unei seciuni Detail de
nlime variabil, pe care Access o configureaz dup nevoie pentru fiecare caz n
parte.
Pentru a afia numrul curent al fiecrei nregistrri, se creeaz o caseta de text
cu proprietile:
Controlsource : = 1
Running Sun : Over All care definete totalul pentru rndul respectiv
b. Sortarea i gruparea
nregistrrile sunt tiprite n ordinea definitiv n raport, nu n ordinea care st la
baza interogrii.
c. Stabilirea ordinii sortrii
Se execut clic pe pictograma Sorting and Grouping de pe bara cu instrumente
(sau opiunea Sorting and Grouping din meniul View).
Prioritatea cheii de sortare este dat de poziia din list. Fiecare cmp din list
poate avea proprieti prin care se pot crea seciuni antet sau subsol de cmp de
grupare.
d. Crearea unui raport
Din fereastra Database se selecteaz eticheta Raports apoi se acioneaz New.
La acest comand apare o fereastr care cere utilizatorului s precizeze modalitatea
de creare a raportului:
utiliznd asistentul (Report Wizard):
se selecteaz numele tabelei pentru generare raport;
se selecteaz denumirile cmpurilor n ordinea dorit;
se folosesc sgeile indicatoare pentru a include cmpurile n caseta list
Select Fields;
se acioneaz butonul Next pentru a trece la pasul doi;
se specific factorul de grupare (dac este cazul) i din nou butonul Next
pentru pasul trei;
se specific coninutul unui cmp (sau al mai multora) n ordine
cresctoare (A-Z) sau descresctoare (Z-A), precum i dac este cazul
efecturii unor calcule: total (Sum), medie (Avg), minim (Min), maxim
(Max) i cnd s fie afiate rezultatele acestor calcule (fereastra
Summary Option);
n pasul patru se poate opera pentru o anumit aezare n pagin:
imaginile ablon corespunztoare fiecrei variante sunt afiate n caseta
pentru machete, situat n partea stng a ferestrei;

15

pasul cinci permite precizarea numelui raportului i posibilitatea

vizualizrii raportului prin tehnica Preview, sau intenia modificrii
machetei-raport proiectate;
pentru ncheiere se acioneaz butonul Finish.
utiliznd varianta de proiectare (Design View): cu ajutorul casetei de
instrumente (Toolbox).

5. Exportul i importul datelor

Exportul datelor
Exist multe situaii n care o serie de date sau obiecte (tabele, interogri,
rapoarte, macrouri sau module) existente ntr-o baz de date Access, sunt necesare a fi
transmise ctre alte baze de date Access, procesoare de tabele (Excel, Lotus 1-2-3),
sau ca fiiere pe care alte SGBD-uri (Paradox, Foxpro, dBase, etc.), aplicaii sau
programe (Word) s le poat folosi.
Exportarea ctre un alt format genereaz de regul o copie a datelor fr a altera
originalul. n cazul exportului ctre alte baze de date Access, are loc o duplicare a
obiectului, cu destinaie baza de date nou (date i definiii).
Sunt mai multe categorii de export:
ca text simplu;
ca text ctre Word din Windows;
ctre un procesor de tabele;
ctre o alt baz de date creat prin intermediul altui SGBD;
ctre o alt baz de date creat n Access.
Realizarea operaiei de export implic parcurgerea urmtorilor pai:
din fereastra Datebase se selecteaz obiectul care urmeaz a fi exportat
(Tables, Queries, Raports, Pages, Macros, Modules);
din meniul File se alege opiunea Export care activeaz fereastra pentru
export;
prin intermediul acestei ferestre se alege catalogul unde se export (Save
in), numele sub care se exporta (File name) i formatul sub care se export
(Save as type) care poate fi:
Microsoft Access (*.mdb, *.adp, *.mdw, *.mda, *.mde);
Microsoft Excel (*.xls);
document HTML (*.html, *.htm);
fiier text (*.txt, *.tab, *.csv, *.asc);
Lotus 1-2-3 (*.wk1, *.wk3, *.wj2);
Paradox (*.db);
dBase (*.dbf);
Microsoft IIS 1-2 (*.htx, *.idc);
Active Server Pages (*.asp);
Rich Text Format (*.rtf);
Microsoft Word Merge (*.txt);
ODBC Database ( ).
se activeaz butonul Save cu clic dac opiunea este definitiv, sau Cancel
dac se renun la operaia de export.

16

Importul de date
Exist dou posibiliti de a utiliza date din exteriorul bazei de date Access i
anume:
prin importarea datelor;
crearea unei legturi la sursa da date extern;
Alegerea uneia din cele doua variante trebuie fcut dup o analiz atent
deoarece i una i cealalt prezint avantaje i dezavantaje. Importarea datelor const
n transferul datelor externe (prin copiere) ntr-o tabel sau mai multe tabele asociate
obiecte ale bazei de date Access destinatare. Datele surs rmn nemodificate chiar
dac datele importate vor suferii modificri.
Pentru importarea datelor din exterior se pot utiliza dou variante de lucru:
din fereastra Datebase se focalizeaz obiectul Tables i se activeaz
butonul New pentru deschiderea unei ferestre de import, n care se alege
opiunea Import Table care activeaz o noua fereastr de dialog;
din meniul File se alege Get External Date i apoi opiunea Import care
activeaz aceeai fereastr ca i n varianta precedent. Caseta Files of
type prezint tipurile de date externe ce pot fi importate ntr-o baz de date
Access:
Microsoft Access (*.mdb, *.adp, *.mdw, *.mda, *.mde);
Microsoft Excel (*.xls);
document HTML (*.html, *.htm);
fiier text (*.txt, *.tab, *.csv, *.asc);
Lotus 1-2-3 (*.wk1, *.wk3, *.wj2);
Paradox (*.db);
dBase (*.dbf);
Exchange ( );
Outlook ( );
ODBC Database ( ).
dup specificarea tipului de date de importat se activeaz butonul Import
care, n funcie de tipul de date ales, deschide sau nu o fereastr specific ce
va fi prezentat la tratarea cazului respectiv.
Bibliografie:
Basca O., Baze de date, Bucuresti, 1997;
Brookshear J. G., Introducere in informatica, Bucuresti, 1998;
Despi I., Petrov Ghe., Reisz R., Stepan A., Teoria generala a bazelor de date,
Timisoara, 1999;
Dogaru O., Bocsan Ghe., Despi I., Ionica A., Luca L., Petcu D., Popovici P.,
Informatica, Timisoara, 1998;
Fotache M., Baze de date relationale, Iasi, 1997;
Guyon A., Terminologie et terminotique, Paris, 1993;
Le Meur A.; Orzas P.L.D.; Granda J.S., Geneter, Geneter Plus and Interlex
Toolkit, in Confrence sur la coopration dans le domaine de la terminologie en
Europe, Paris, 1999;
Marlowe K., Utilizare Access 97, Bucuresti, 1999;

17

Popa Ghe., Berbec F., Ivancenco V., Sova A., Baze de date Access, Bucuresti,
2000;
Smith R., Sussman D., Programare in Access 97 VBA, Bucuresti, 1997.

18