Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
n acest capitol:
Un program cu foi de clacul poate transforma pe oricine ntr-un contabil. Pentru aceasta avei
nevoie de un program bun cu foi de calcul cum ar fi Excel i o mic pregtire teoretic putnd n scurt
timp s introducei numere n formule complexe i n calculaii, precum i n bugete de balan i vei
rezolva alte probleme cu un nalt grad de dificultate. Foarte curnd vei putea impresiona pe toat lumea
cu splendidele dvs. foi de clacul.
Atunci cnd vd rezultate i cifre aliniate ordonat n coloane, linii cu totaluri, subtotaluri, grafice,
procentaje i medii se ntmpl un lucru ciudat cu oamenii: ncep s ia n considerare datele la modul
serios (chiar dac ai inventat totul). Toate caracteristicile automate lae programului Excel v ajut s avei
date corecte i simplu de citit. Exist o veritabil frumusee n prezentarea datelor ntr-o foaie de calcul.
Profitai de aceast frumusee i folosii-o n avantajul dvs.
Pentru dvs., novicii n softul de calculatoare, programele cu foi de calcul s-ar putea s necesite
cteva explicaii. Numele acestora provine de la marile registre verzi cu formulare de hrtie pe care
contabilii obinuiau s le foloseasc. Formularele aveau linii i coloane mici i ordonate n care se
puteau nregistra orice fel de date. De fapt, o foaie de calcul este un tabel mare sau o diagram plin de
date mprtiate pe tot cuprinsul paginii, de aici i numele n englez: spreadsheet. Programele cu foi
de calcul sunt n primul rnd folosite pentru lucrul cu cifre. n vremurile de dinainte de apariia PCului, mzgleam n foile de calcul de hrtie cu creionul i apsam taste de calculator pentru a jongla cu
numerele. Astzi, ns, foile electronice de calcul pot rezolva totul automat, inclusiv calculele.
bara de meniuri
Bara de formule
Zona de lucru
celul
linii
Bare de derulare
etichetele foii de
lucru
3
specifice ale programului despre care ai nvat deja, inclusiv bare cu instrumente de lucru, bare de
meniuri, bare de derulare i toate celelalte.( bara cu instrumente de lucru MOM poate sau nu s apar pe
ecranul dvs., n funcie de ce ai hotrt s facei cu ea n cap.5)
Vedei acele mici etichete din partea de jos a ecranului ? fiecare n parte reprezint o singur foaie
de lucru. Dac le studiai pe acestea, vei descoperi 16 buci. Acesta este numrul prestabilit de
programatorii de la Microsoft. Pentru a v muta n alt foaie de lucru din agenda de lucru, executai clic
pe eticheta foii de lucru din partea de jos a zonei foii de lucru curente. Eticheta foii de lucru active apare
ntotdeauna deasupra stivei de etichete.
O agend de lucru Excel poate avea maxim 256 de foi de lucru ( vei nva s
adugai mai multe foi mai trziu, tot n acest capitol). Dac suntei Dl/D-na
Supercontabil, s-ar putea s le folosii pe toate 256; pentru majoritatea dintre noi, dou
sau trei o dat sunt suficiente. O foaie de lucru poate avea maxim 256 de coloane
verticale i 16384 linii. Majoritatea acestor linii i coloane rmn goale pentru cei mai
muli dintre noi, utilizatorii de foi de calcul.
Deplasarea
La stnga cu o celul
La dreapta cu o celul
n sus cu o celul
n jos cu o celul
PgDn
PgUp
Ctrl+PgDn
Ctrl+PgUp
Home
End+orice sgeat
Ctrl+Home
Ctrl+End
n jos cu un ecran
n sus cu un ecran
n foaia urmtoare
n foaia anterioar
La nceputul liniei curente
n direcia indicat de sgeat, n ultima celul
cu date
n prima celul din foaia de lucru care conine
date
n ultima celul din foaia de lucru care conine
date
Unde m aflu?
Se poate ntmpla ca uneori s v rtcii n marea pdure de celule din foile de lucru. De aceea,
dac nu ai lsat n urm firimituri de pine pe ecranul dvs., n-ar fi ru s nvai cte ceva despre
numele celulelor, numite referine sau adrese. Aceste foi
de lucru sunt proiectate ca nite grile i fiecare celul din
gril are un nume sau referin care se bazeaz pe coloana
Putei s v deplasai ntr-o
i linia n care se afl.
anumit celul din foaia de lucru
Coloanele sunt etichetate cu litere din alfabet, iar liniile
selectnd comanda Go to ( Du-te
cu numere. Numele celulelor se refer ntotdeauna mai nla) din meniul Edit. n caseta
ti la litera coloanei i apoi la numrul liniei. Astfel, numeReference (Referina), tastai nule celulei A1 reprezint celula cea ami din stnga sus a foii
mele celulei n care dorii s v
de lucru. Dac se ntmpl s nu mai tii n ce celul sunmutai i apoi executai clic pe
tei, uitai-v la zona de referin de sub bara de meniuri.
butonul Ok sau apsai tasta Enter.
Este ca un fel de semn tu-eti-aici.
Zona de referin
(marcajul tu-eti-aici)
Cap de
coloan
Cap de
linie
Pentru a nchide o agend de lucru, deschidei meniul File i selectai comanda Close, care nchide
fiierul n care lucrai, dar programul Excel va rula n continuare. Dac nu ai salvat fiierul, vei fi
somat s o facei. Pentru o nchidere mai rapid, executai dublu clic pe Csua meniului de control din
colul din stnga sus al ferestrei agendei de lucru( nu o confundai cu cealalt Csu a meniului de
control a programului). Dac dorii s ieii din programul Excel, deschidei meniul File i selectai
comanda Exit, sau executai dublu clic pe Csua meniului de control din colul din stnga sus al
ecranului Excel.
Diferena dintre nchidere i ieire este foarte simpl, i anume: atunci cnd nchidei o agend de
lucru, rmnei nc n programul Excel i putei continua s lucrai n programul Excel crend o agend
de lucru nou sau deschiznd o agend de lucru salvat anterior, atunci cnd ieii, prsii programul
Excel definitiv i ajungei n fereastra programelor Microsoft Office.
Agendele de lucru le putei salva n acelai mod n care salvai un document n orice alt program
Office. Deschidei meniul File i selectai comanda Save. n caseta de dialog Save Asb, tastai numele
fiierului. Executai clic pe butonul Ok pentru a iei din caset. Sau mai putei executa clic pe
pictograma Save de pe bara cu instrumente de lucru pentru a v salva fiierul.
i dac tot discutm despre lucruri care sunt identice n toate produsele Microsoft Office, am putea
vorbi i despre procesul de tiprire. Pentru a tipri o agend de lucru, deschidei meniul File i selectai
comanda Print sau executai clic pe pictograma Print de pe bara cu instrumente de lucru.
pentru a v deplasa
rapid ntre agendele dvs. de
lucru deschise, mai ales dac
avei mai mult de dou,
apsai tastele Ctrl+F6
Acum ncercai s comutai ntre agendele de lucru. Pentru aceasta, selectai meniul Window, care
listeaz toate agendele de lucru deschise. (n dreptul numelui agendei de lucru active exist un semn)
Alegei numele agendei de lucru pe care dorii s o activai, fie executnd clic pe ea cu mouse-u, fie
apsnd tasta numeric ce-i corespunde (care apare lng nume). Agenda de lucru selectat devine
activ i va aprea pe ecran.
7
s-ar putea s dorii s avei dou sau mai multe documente vizibile pe ecran simultan. Pentru aceasta,
selectai meniul Window i alegei comanda Arrange (aranjeaz). Selectai n continuare comanda
Tiled (Alturate) sau Cascade (n cascad) pentru a afia agendele de lucru pe acelai ecran. ( Ai mai
nvat despre afiarea ferestrelorn acest mod n cap.3) Pentru a reveni numai la o agend de lucru
afiat pe ecran, executai clic pe butonul de mrire al ferestrei agendei de lucru respective.
8
Cum facei dac dorii s mutai sau s copiai o foaie de lucru dintro agend de lucru ntr-alta? Nu v facei griji. Selectai foaia de lucru
pe care dorii s o mutai sau s o copiai. Deschidei meniul Edit i
selectai comanda Move sau Copysheet. Va aprea o caset de dialog
Caset de dialog
Move or Copy
Move or Copy.
Pentru a muta foia de lucru n alt agend de lucru, selectai numele agendei de lucru din lista
derulant To Book (n Agend). n caseta de liste Before Sheet (naintea Foii), alegei foia de
lucru naintea creia dorii s aezai foaia de lucru selectat i selectai Ok. Pentru a copia foaia
de lucru selectat n loc s o mutai, facei acelai lucru i apoi executai clic pe csua de
validare Create a Copy (Creaz o copie). Cnd ai terminat cu caseta de dialog, executai clic
pe butonul Ok. Foaia de lucru selectat va fi copiat sau mutat, aa cum ai dorit dvs.
deschideifiierul n care ai mutat sau ai cpiat foaia de lucru pentru a o vedea.
Ok, dar cum ai face dac ai vrea s copiai mai multe foi de lucru n alt fiier? Cum selectai
mai multe o dat? Am s v art un artificiu cu adevrat extraordinar. Pentru a selecta mai multe
foi de calcul alturate, executai clic pe prima etichet din grup, apsai i meninei apsat tasta
Shift i executai clic pe ultima etichet de foiae de lucru. Pentru a selecta mai multe foi de
calcul care nu sunt n ordine secvenial, executai clic pe prima etichet din grup, apsai i
meninei apsat tasta Ctrl i executai clic pe fiecare etichet de foaie de calcul pe care dorii
s o selectai.
Numele foilor de calcul sunt prestabilite de programul Excel, i anume:Sheet1
(foia 1), Sheet2 (foaia 2), i aa mai departe. Putei redenu-mi oricnd etichetele
foilor dvs. de lucru. Pentru aceasta selectai foaia de lucru pe care dorii s o
redenumii, deschidei meniul Format, selectai comanda Sheet (Foaie) i elegei
comanda Rename (Redenumete). (Un mod mai rapid de a redenumi este s
executai clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, pe eticheta foii de lucru i s
alegei comanda Rename.) Cnd apare caseta de dialog Rename sheet
(redenumete foaia), tastai noul nume i executai clic pe butonul Ok.
9
sau linii i coloane ntregi n foaia dvs. de
calcul cu ajutorul comenzilor din meniul
Un mod rapid de a insera celule
Insert. Pentru a insera o singur celul sau
este s meninei apsat tasta
un grup de celule ntr-o agend de lucru exisShift i s tragei punctul de
tent, selectai celula sau celulele unde dorii
control pentru umplere (csua
s inserai noua celul sau noile celule. Promic din colul din dreapta jos
gramul Excel va insera unnumr de celule egal cu cele selectate. Deschidei meniul Insert
i alegei comanda Cells (Celule). Va aprea
caseta de dialog Insert (Insereaz). Selectai
Shift Cells Right (Deplaseaz celule la
Dreapta) sau Shift Cells Down (Deplaseaz
Celulen jos).xecutai clic pe butonul Ok sau apsai tasta Enter i programul Excel va insera celula sau
celulele i va deplasa datele din celulele originale n direcia specificat.
10
Vreau s inserez o coloan nou ntre aceste coloane
Adugarea unei coloane ntre coloanele D i E
Strictul necesar
Acest capitol a fost un capitol simplu. n momentul de fa ar trebui s tii s v descurcai n foile de
lucru ale programului Excel i s cunoatei diferitele moduri n care putei s le manevrai.
Foile de calcul Excel sunt, de fapt, foi de lucru abandonate ntr-un fiier agend de lucru. Exist 16
foi de lucru prestabilite n orice agend de lucru Excel, dar putei aduga i scoate cteva foi dac
dorii.
Orice celul din foaia de lucru are un nume determinat de poziia acesteia.
Putei executa clic pe orice etichet de foaie de lucru pentru a o afia.
Putei deschide i vedea mai multe agende de lucru simultan.
Putei muta i rearanja foi de lucru ntr-o agend de lucru, le putei redenumi i chiar muta sau
copia n alt agend de lucru.
Cu ajutorul comenzilor din meniul insert, putei aduga celule, linii sau coloane n foaia dvs. de
lucru.
11
n acest capitol:
nc din capitolul trecut v-ai udat picioarele n Excel. Haidei s ne azvrlim n ap. Ce este, nu
tii s notai? Hei, agai-v de aceast carte i v va ine capul deasupra apelor murdare ale foilor de
calcul.
Bara de formule
Date
numerice
(valori)
12
Date text
(etichete)
Exist trei categorii de date: etichete (text), valori (numere, date calendaristice i timpi)
i formule (calcule).
Introducerea datelor
Pentru a introduce date, trebuie mai nti s selectai o celul. Pentru a selecta o celul executai clic
n ea i aceasta se selecteaz automat (sau folosii sgeile de pe tastatur). Celula selectat se recunoate
prin faptul c este ntotdeauna nconjurat de o linie aldin. Atunci cnd ncepei s introducei date ntro celul selectat, datele vor aprea instantaneu n acea celul i, de asemenea, n bara de formule de
deasupra ferestrei foii de calcul.
n momentul n care introducei date, n bara de formule vor aprea trei butoane noi. Butonul din
stnga este butonul Cancel (Anuleaz), simplu de identificat deoarece are o liter X roie pe el.
executai clic pe el pentru anularea datelor introduse. Butonul din mijloc ( cu semnul verde) este butonul
Enter. Executai clic pe el pentru a confirma c dorii s introducei valori noi n celul. Cel de-al treilea
13
buton cu un simbol ciudat fx pe el este butonul Function Wizard (Funcia vrjitor). V voi povesti
mai trziu ce face aceast funcie.
Butonul de
anulare
Butonul
Enter
Butonul
funciei Wizard
Referina
Celulei
Apare aici
Bara de formule v va
fi util pe msur ce
lucrai n foaia dvs. de
lucru
selectat
Cnd ai terminat de introdus date, apsai tasta Enter sau executai clic pe butonul Enter de pe
bara de formule ( butonul cu un semn). Putei executa clic de asemenea, n urmtoarea celul n care
dorrii s introducei date. Dac tastai un text, acesta este automat aliniat la stnga; dac tastai date
numerice, acestea sunt automat aliniate la dreapta.
Dac textul dvs. este prea lung pentru a ncpea n limea coloanei unei celule, apare ca i cum ar
fi trunchiat. Dar el este acolo, numai c nu putei s-l vedei. Trebuie s lrgii coloana dvs., atta tot i din
acel moment vei vedea textul integral.pentru aceasta deschidei meniul Format, selectai comanda
Column (Coloan) i apoi AutoFit Selection (Selecia Automat a Limii). Aceast comand lrgete
automat coloana pn cnd textul ncape integral n ea.
14
datele dvs. care vor aprea astfel: $700,00 i $19,99, adugnd
semnul dolarului att de iubit de dvs. acolo unde trebuie. Nu e
extraordinar? (Vei nva totul despre cum s facei aceasta
n capitolul urmtor).
inei-v bine! Dar dac ai vrea ca numerele dvs. s
fie tratate ca text? S spunem c pentru un cod dorii s folosii numere n loc de valori. Pentru aceasta, trebuie s precedai datele dvs. de un apostrof (') ca n exemplul urmtor:
'90210. apostroful este un prefix de aliniere care i comunic
programului Excel s trateze urmtoarele caractere ca text i s
le alinieze la stnga n celul. Uimitor ce poate s fac un mic
apostrof!
Dar cum e cu data calendaristic i cu timpul zilei? Datele calendaristice i timpii zilei sunt
considerate tot date, i exist o diversitate de moduri de a le introduce n foaia de lucru. Ele sunt
considerate valori deoarece putei face calcule cu ele( de exemplu: putei calcula cte zile mai sunt pn la
Crciun). Pentru a folosi valori de date calendaristice i timpi n foaia dvs. de calcul, tastai-le n formatul
n care dorii s fie afiate. Am creat un tabel pentru a v ajuta i l-am numit foarte inspirat formate
acceptabile pentru date calendaristice i timpi. Atunci cnd introducei date folosind unul din formatele
prezentate n tabelul de mai jos, programul Excel convertete datele ntr-un numr care reprezint numrul
de zile care au trecut de la 1 ianuarie 1900 pn la data respectiv. (S nu m ntrebai de ce. Gselnia
asta nu e a mea). Nu vei vedea ns niciodat numrul acesta. Programul Excel va afia ntotdeauna data
normal pe ecran. Am considerat c totui trebuie s aflai despre aceasta.
Exemplu
9/9/95 sau 09/09/95
Aug-95
16-Sep-96
29-Mar
16:50
9:22:55
6:45 PM
10:15:25 AM
11/24/96 12:15
12:15 11/24/96
Putei folosi fie liniile de dialog, fie liniile oblice n datele dvs. calendaristice. Nu trebuie s avei
grij s le scriei cu majuscule; programul Excel le ignor atunci cnd e vorba de date calendaristice.
Putei chiar schimba formatele existente pentru date calendaristice. De exemplu: folosind 4 de M
(MMMM), putei stabili scrierea numelui ntreg al lunii.
Dac nu tastai AM sau PM, programul Excel presupune c folosii un ceas militar de 24 de ore.
Astfel, programul Excel va interpreta 8:20 ca AM i nu PM, n afara cazului n care tastai 8:20 PM. Fii
foarte ateni pentru c v putei pcli. Dac dorii s spunei 8:20 PM fr s adugai PM, adugai 12,
astfel va fi 20:20. tiai asta, nu-i aa?