Sunteți pe pagina 1din 14

1

Crearea de foi de calcul cu Excel

n acest capitol:

Aclimatizarea dvs. la mediul programului Excel


Lucrul cu foi de calcul i celule
Totul despre tehnica secret de denumire a celulelor
Adugarea i tergerea de linii i coloane

Un program cu foi de clacul poate transforma pe oricine ntr-un contabil. Pentru aceasta avei
nevoie de un program bun cu foi de calcul cum ar fi Excel i o mic pregtire teoretic putnd n scurt
timp s introducei numere n formule complexe i n calculaii, precum i n bugete de balan i vei
rezolva alte probleme cu un nalt grad de dificultate. Foarte curnd vei putea impresiona pe toat lumea
cu splendidele dvs. foi de clacul.
Atunci cnd vd rezultate i cifre aliniate ordonat n coloane, linii cu totaluri, subtotaluri, grafice,
procentaje i medii se ntmpl un lucru ciudat cu oamenii: ncep s ia n considerare datele la modul
serios (chiar dac ai inventat totul). Toate caracteristicile automate lae programului Excel v ajut s avei
date corecte i simplu de citit. Exist o veritabil frumusee n prezentarea datelor ntr-o foaie de calcul.
Profitai de aceast frumusee i folosii-o n avantajul dvs.
Pentru dvs., novicii n softul de calculatoare, programele cu foi de calcul s-ar putea s necesite
cteva explicaii. Numele acestora provine de la marile registre verzi cu formulare de hrtie pe care
contabilii obinuiau s le foloseasc. Formularele aveau linii i coloane mici i ordonate n care se
puteau nregistra orice fel de date. De fapt, o foaie de calcul este un tabel mare sau o diagram plin de
date mprtiate pe tot cuprinsul paginii, de aici i numele n englez: spreadsheet. Programele cu foi
de calcul sunt n primul rnd folosite pentru lucrul cu cifre. n vremurile de dinainte de apariia PCului, mzgleam n foile de calcul de hrtie cu creionul i apsam taste de calculator pentru a jongla cu
numerele. Astzi, ns, foile electronice de calcul pot rezolva totul automat, inclusiv calculele.

Foaie de lucru (worksheet) O


pagin ntr-o agend de lucru
Excel pentru introducerea de
date.
Agend de lucru (workbook) o
colecie de foi de lucru Excel
ntr-un singur fiier.
Celul intersecia dintre o linie
i o coloan dintr-o foaie de
lucru Excel. Celulele pot con-

Ce sunt aceste foi de lucru?


n programul Excel, foile electronice de calcul se
numesc foi de lucru (worksheets). Deci, ce este, de
fapt, aceast foaie de lucru? Este o pagin dintr-o
agend de lucru (workbook) n care putei introduce
date, putei face calcule, putei organiza informaiile i
multe altele. Foile de lucru arat ca nite grile, cu linii
i coloane care se intersecteaz formnd mici csue,
numite celule. Foile de calcul sunt aranjate n fiiere
de agende de lucru, care sunt de fapt colecii de foi de
lucru. Dac ai mai lucrat cu versiuni anterioare ale

ine date i formule pentru calcule.


Celulele sunt iden-tificate prin
litera coloanei i numrul liniei n
care sunt localizate ntr-o foaie
electronic de calcul (spreadsheet)
(de exemplu: A2,B3,T53 i aa mai
departe.)

Programului Excel, poate v amintii c pe ecran aprea o


singur foaie de lucru atunci cnd lansai programul. n
ultima versiune a programului Excel, avei la dispoziie 16
foi de lucru care apar simultan pe ecranul dvs., toate
grupate ntr-un fiier agend de lucru. ( putei chiar s
adugai i mai multe foi dac 16 nu v sunt suficiente;
vei nva cum , mai trziu n acest capitol).

S deschidem jucria asta i s o studiem


Cum lansai programul Excel? Mai nti trebuie s gsii Exceleratorul. Ai neles? Excel-erator!!
OK, Ok. Dei v-am spus cum s lansai programele Office chiar din prima parte a acestei cri, v mai
povestesc nc o dat. Pentru a lansa programul Excel, executai clic pe pictograma Excel de pe bara cu
instrumente de lucru MOM. Dac preferai o cale mai alambicat, deschidei fereastra grupului de
programe Microsoft Office i executai dublu clic pe pictograma Excel.
Atunci cnd programul Excel a fost lansat, vei vedea o agend de lucru mare i goal plin cu
pagini de foi de lucru ( ca n figura de mai jos). Zona din jurul agendei de lucru prezint toate elementele
Bara de titlu

bara de meniuri

Bara de formule

bara cu instrumente de lucru standard


Bara cu instrumente de lucru de formatare
nchidere
Mrire sau
micorare

Zona de lucru
celul

linii

Bare de derulare

etichetele foii de
lucru

3
specifice ale programului despre care ai nvat deja, inclusiv bare cu instrumente de lucru, bare de
meniuri, bare de derulare i toate celelalte.( bara cu instrumente de lucru MOM poate sau nu s apar pe
ecranul dvs., n funcie de ce ai hotrt s facei cu ea n cap.5)
Vedei acele mici etichete din partea de jos a ecranului ? fiecare n parte reprezint o singur foaie
de lucru. Dac le studiai pe acestea, vei descoperi 16 buci. Acesta este numrul prestabilit de
programatorii de la Microsoft. Pentru a v muta n alt foaie de lucru din agenda de lucru, executai clic
pe eticheta foii de lucru din partea de jos a zonei foii de lucru curente. Eticheta foii de lucru active apare
ntotdeauna deasupra stivei de etichete.
O agend de lucru Excel poate avea maxim 256 de foi de lucru ( vei nva s
adugai mai multe foi mai trziu, tot n acest capitol). Dac suntei Dl/D-na
Supercontabil, s-ar putea s le folosii pe toate 256; pentru majoritatea dintre noi, dou
sau trei o dat sunt suficiente. O foaie de lucru poate avea maxim 256 de coloane
verticale i 16384 linii. Majoritatea acestor linii i coloane rmn goale pentru cei mai
muli dintre noi, utilizatorii de foi de calcul.

Cum pot s m deplasez prin ele?


Putei s v deplasai printr-o foaie de calcul Excel folosind mouse-ul sau tastatura. Pe msur ce
deplasai indicatorul mouse-ului dvs. pe ecran, acesta i modific forma. Uneori capt forma de
sgeat pe care ai apucat s o cunoatei i s o ndrgii, iar alteori este un imens semn de plus. Nu v
alarmai. Atunci cnd indicatorul mouse-ului este n zona foii de lucru de pe ecranul dvs., acesta ia
forma unui semn de plus, dar rmne acelai btrn indicator de mouse pe care l folosii pentru a
selecta i a indica. De cte ori mutai indicatorului mouse-ului n afara foii de lucru, acesta se transform
din nou n aceiai veche sgeat.
Pentru a v muta dintr-o celul n alta, executai clic pe celula n care vrei s v mutai. Celula pe
care ai executat clic va fi evideniat sau selectat. O celul selectat este nconjurat de o linie neagr
( care se numete selector n anumite zone ale rii). Atunci cnd o celul este selectat, ea este activ i
gata s accepte orice numr sau text pe care l tastai n ea.
Putei folosi, de asemenea, barele de derulare pentru a v muta pe foaia dvs. de lucru dintr-un loc n
altul. (vedei cap. 4 pentru mai multe instruciuni referitoare la folosirea barelor de drulare).
Dac pentru a v deplasa folosii tastatura, treaba se complic puin. Din fericire pentru dvs., am
inclus aceast legend de combinaii de taste, foarte util pe care o vei putea folosi pentru a v plimba
prin foile dvs. de calcul:

Deplasarea pe ecran cu ajutorul tastaturii


Apsai

Deplasarea
La stnga cu o celul
La dreapta cu o celul
n sus cu o celul
n jos cu o celul

PgDn
PgUp
Ctrl+PgDn
Ctrl+PgUp
Home
End+orice sgeat
Ctrl+Home
Ctrl+End

n jos cu un ecran
n sus cu un ecran
n foaia urmtoare
n foaia anterioar
La nceputul liniei curente
n direcia indicat de sgeat, n ultima celul
cu date
n prima celul din foaia de lucru care conine
date
n ultima celul din foaia de lucru care conine
date

Unde m aflu?
Se poate ntmpla ca uneori s v rtcii n marea pdure de celule din foile de lucru. De aceea,
dac nu ai lsat n urm firimituri de pine pe ecranul dvs., n-ar fi ru s nvai cte ceva despre
numele celulelor, numite referine sau adrese. Aceste foi
de lucru sunt proiectate ca nite grile i fiecare celul din
gril are un nume sau referin care se bazeaz pe coloana
Putei s v deplasai ntr-o
i linia n care se afl.
anumit celul din foaia de lucru
Coloanele sunt etichetate cu litere din alfabet, iar liniile
selectnd comanda Go to ( Du-te
cu numere. Numele celulelor se refer ntotdeauna mai nla) din meniul Edit. n caseta
ti la litera coloanei i apoi la numrul liniei. Astfel, numeReference (Referina), tastai nule celulei A1 reprezint celula cea ami din stnga sus a foii
mele celulei n care dorii s v
de lucru. Dac se ntmpl s nu mai tii n ce celul sunmutai i apoi executai clic pe
tei, uitai-v la zona de referin de sub bara de meniuri.
butonul Ok sau apsai tasta Enter.
Este ca un fel de semn tu-eti-aici.
Zona de referin
(marcajul tu-eti-aici)

aceast celul este n coloana B,


linia4, deci numele ei este B4

Cap de
coloan
Cap de
linie

celula Excel are un nume bazat pe coloana i linia n care se afl.

Lucrul cu agendele de lucru


Acum c v-ai nclzit, haidei s transpirm un pic lucrnd cu aceste foi de calcul. Lsai punga cu
cartofi prjii i fii ateni. Avei nevoie s mai cptai cteva cunotine de baz despre lucrul cu
agendele de lucru ( numite i fiiere sau documente) nainte de a ncepe s umplei celulele cu date i
cifre importante.
Trebuie s tii cum s deschidei, s nchidei i s ieii dintr-o agend de lucru., cum s afiai mai
multe agende de lucru simultan i cum s le mutai. V voi reaminti, de asemenea, cum s le tiprii,
lucru pe care l-ai nvat de altfel n cap. 4. Aceast parte din capitol v va dezvlui toate crudele detalii
ale agendelor de lucru. Respirai adnc i haidei s-i dm drumul.

Exerciiul nr.1: deschiderea, nchiderea, salvarea, tiprirea, ieirea


De cte ori dorii s deschidei o agend nou, deschidei meniul File i alegei comanda New. Sau
executai clic pe butonul New Workbook (Agend nou de Lucru) de pe bara de instrumente de lucru.
Dac ai creat deja i ai salvat cteva agende de lucru, o s dorii s tiii cum s le deschidei din
nou. Deschidei meniul File i selectai comanda Open (deschide). n caseta de dialog Open, selectai
numele fiierului pe care dorii s-l deschidei i executai clic pe butonul Ok. (sau putei executa clic pe
butonul Open de pe bara de instrumente de lucru.) aa cum cred c ai observat, aceast caset de dialog
este o caset standard la fel ca toate produsele microsoft Office.
butoane, cum ar fi butonul New, Open, Print sunt aceleai n toate programele Office. De cte ori
dorii s aflai funcia unui buton, punei indicatorul mouse-ului pe el i va aprea un nume ToolTip
Cred c pictogramele
de pe
barele cu
instrumente
de lucru
programul
Excel v
(Sugerarea instrumentului
de lucru) care
identific
butonul
( aceasta
numaidin
dac
nu ai dezactivat
sunt deja familiare. Butoanele de pe bara cu instrumente de lucru, dup cum v
caracteristica ToolTip).
amintii,
v ofer
scurtturi pentru
realizarea unor
sarcini
Multe barele
dintre de
Dac avei nevoie
de un curs
de remprosptare
a cunotinelor
despre
cumuzuale.
se folosesc
instrumente de lucru din Office, ntoarcei-v la cap.4

Pentru a nchide o agend de lucru, deschidei meniul File i selectai comanda Close, care nchide
fiierul n care lucrai, dar programul Excel va rula n continuare. Dac nu ai salvat fiierul, vei fi
somat s o facei. Pentru o nchidere mai rapid, executai dublu clic pe Csua meniului de control din
colul din stnga sus al ferestrei agendei de lucru( nu o confundai cu cealalt Csu a meniului de
control a programului). Dac dorii s ieii din programul Excel, deschidei meniul File i selectai
comanda Exit, sau executai dublu clic pe Csua meniului de control din colul din stnga sus al
ecranului Excel.
Diferena dintre nchidere i ieire este foarte simpl, i anume: atunci cnd nchidei o agend de
lucru, rmnei nc n programul Excel i putei continua s lucrai n programul Excel crend o agend
de lucru nou sau deschiznd o agend de lucru salvat anterior, atunci cnd ieii, prsii programul
Excel definitiv i ajungei n fereastra programelor Microsoft Office.
Agendele de lucru le putei salva n acelai mod n care salvai un document n orice alt program
Office. Deschidei meniul File i selectai comanda Save. n caseta de dialog Save Asb, tastai numele
fiierului. Executai clic pe butonul Ok pentru a iei din caset. Sau mai putei executa clic pe
pictograma Save de pe bara cu instrumente de lucru pentru a v salva fiierul.
i dac tot discutm despre lucruri care sunt identice n toate produsele Microsoft Office, am putea
vorbi i despre procesul de tiprire. Pentru a tipri o agend de lucru, deschidei meniul File i selectai
comanda Print sau executai clic pe pictograma Print de pe bara cu instrumente de lucru.

Nr. 2: dou agende de lucru deschise


Uneori s-ar putea s dorii s deschidei mai multe agende de lucru simultan. De ce? S-ar putea s
dorii s trecei dintr-una ntr-alta sau s copiai sau s mutai un text dintr-una ntr-alta. (Exist o
mulime de motive, credei-m). Aa c, dai-mi voie s v spun cum s procedai. Atunci cnd ncepei,
avei numai o singur agend de lucru deschis pe ecran. Ai neles? Apoi deschidei alt agend de
lucru fr s o nchidei pe prima. Ai fcut asta? Bine, acum avei dou agende de lucru deschise.

pentru a v deplasa
rapid ntre agendele dvs. de
lucru deschise, mai ales dac
avei mai mult de dou,
apsai tastele Ctrl+F6

Atunci cnd avei mai multe agende de lucru deschise,


numai una dintre ele poate fi activ (n lucru) la un moment.
Programul Excel afieaz agenda activ pe ecran i orice comand
emitei va avea efect numai asupra acesteia. Putei avea o mulime de
agende de lucru deschise la un anumit moment ( n funcie de
dimensiunea lor i de capacitatea memoriei calculatorului dvs.) i
putei comuta dintr-una ntr-alta dup cum dorii. Oprii-v un pic i
gndii-v la puterea care se afl n degetele dvs. Absolut incredibil!

Acum ncercai s comutai ntre agendele de lucru. Pentru aceasta, selectai meniul Window, care
listeaz toate agendele de lucru deschise. (n dreptul numelui agendei de lucru active exist un semn)
Alegei numele agendei de lucru pe care dorii s o activai, fie executnd clic pe ea cu mouse-u, fie
apsnd tasta numeric ce-i corespunde (care apare lng nume). Agenda de lucru selectat devine
activ i va aprea pe ecran.

7
s-ar putea s dorii s avei dou sau mai multe documente vizibile pe ecran simultan. Pentru aceasta,
selectai meniul Window i alegei comanda Arrange (aranjeaz). Selectai n continuare comanda
Tiled (Alturate) sau Cascade (n cascad) pentru a afia agendele de lucru pe acelai ecran. ( Ai mai
nvat despre afiarea ferestrelorn acest mod n cap.3) Pentru a reveni numai la o agend de lucru
afiat pe ecran, executai clic pe butonul de mrire al ferestrei agendei de lucru respective.

dou fiiere deschise i afiate n acelai timp

Rsfoind foile de lucru


S presupunem c ai umplut ct de mult ai putut prima foaie de lucru de pe ecranul dvs. Acum
suntei gata s lucrai cu o alt foaie de lucru din aceai agend de lucru. Cum trecei la urmtoarea foaie
de lucru? E foarte simplu. Executai clic pe eticheta foii de lucru pe care dorii s o deschidei i va
aprea foaia de lucru selectat n fereastra dvs. Etichetele numerotate de la partea de jos a ferestrei
agendei de lucru reprezint celelalte foi de lucru.
Dei fiecare agend de lucru ncepe cu 16 foi de lucru, i putei aduga foarte simplu i mai multe cu
ajutorul comenzii Insert Worksheet (Insereaz Foaia de lucru). Mai nti selectai foaia de lucru n faa
creia s apar noua foaie de lucru.( De exemplu, dac selectai Sheet 6(Foaia 6), noua foaie de lucru va
fi inserat nainte de foaia 6). Deschidei meniul Insert i selectai comanda Worksheet. Programul
Excel insereazDac
nouaexecutai
foaie de lucru acolo unde i-ai indicat. Pentru a v bga i mai n cea,
clic
pe
butonul
programul Excel i d noii foi de calcul pe care ai inserat-o urmtorul nume prestabilit disponibil.
din dreapta
Astfel, dac agenda
dvs. deallucru are 16 foi de lucru i dvs. mai adugai una, aceasta este numit Sheet
mouse-ului
17(foaia 17), chiar dac ai n
fcut-o s apar dup foaia 6. Ai neles?
timp ce
Pentru a terge foi de calcul de care nu mai avei nevoie n agenda de
indicatorul mouse-ului dvs.
l este pe o etichet de foaie de
lucru, folosii comanda Delete Sheet (terge foaia). ncepei prin a se
00000000000000000000000
lecta foaia de lucru sau foile i executai clic pe Delete sheet. Va aplucru, va aprea o scurtturea o caset de dialog, care v va cere s confirmai tergerea. E
r de meniu. Acest meniu
Executai clic pe butonul Ok sau apsai tasta Enter.
conine comenzi pe care le
putei folosi pentru a nsera,
terge, muta, copia i redenumi rapid foi de lucru sau
pentru a le selecta pe toate.

8
Cum facei dac dorii s mutai sau s copiai o foaie de lucru dintro agend de lucru ntr-alta? Nu v facei griji. Selectai foaia de lucru
pe care dorii s o mutai sau s o copiai. Deschidei meniul Edit i
selectai comanda Move sau Copysheet. Va aprea o caset de dialog
Caset de dialog
Move or Copy
Move or Copy.
Pentru a muta foia de lucru n alt agend de lucru, selectai numele agendei de lucru din lista
derulant To Book (n Agend). n caseta de liste Before Sheet (naintea Foii), alegei foia de

lucru naintea creia dorii s aezai foaia de lucru selectat i selectai Ok. Pentru a copia foaia
de lucru selectat n loc s o mutai, facei acelai lucru i apoi executai clic pe csua de
validare Create a Copy (Creaz o copie). Cnd ai terminat cu caseta de dialog, executai clic
pe butonul Ok. Foaia de lucru selectat va fi copiat sau mutat, aa cum ai dorit dvs.
deschideifiierul n care ai mutat sau ai cpiat foaia de lucru pentru a o vedea.
Ok, dar cum ai face dac ai vrea s copiai mai multe foi de lucru n alt fiier? Cum selectai
mai multe o dat? Am s v art un artificiu cu adevrat extraordinar. Pentru a selecta mai multe
foi de calcul alturate, executai clic pe prima etichet din grup, apsai i meninei apsat tasta
Shift i executai clic pe ultima etichet de foiae de lucru. Pentru a selecta mai multe foi de
calcul care nu sunt n ordine secvenial, executai clic pe prima etichet din grup, apsai i
meninei apsat tasta Ctrl i executai clic pe fiecare etichet de foaie de calcul pe care dorii
s o selectai.
Numele foilor de calcul sunt prestabilite de programul Excel, i anume:Sheet1
(foia 1), Sheet2 (foaia 2), i aa mai departe. Putei redenu-mi oricnd etichetele
foilor dvs. de lucru. Pentru aceasta selectai foaia de lucru pe care dorii s o
redenumii, deschidei meniul Format, selectai comanda Sheet (Foaie) i elegei
comanda Rename (Redenumete). (Un mod mai rapid de a redenumi este s
executai clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, pe eticheta foii de lucru i s
alegei comanda Rename.) Cnd apare caseta de dialog Rename sheet
(redenumete foaia), tastai noul nume i executai clic pe butonul Ok.

Adugai cteva linii, azvrlii cteva coloane


Iat un alt scenariu Excel la care s v gndii: ce facei dac avei nevoie s introducei date
suplimentare n agenada dvs. de lucru, chiar n mijlocul datelor existente, dar nu mai este loc. fecei loc,
asta facei. Programul excel v permite s adugai i s tergei celule, linii i coloane.

Creai mai multe celule


Putei nsera una sau mai multe celule

al celulei selectate). Putei trage de punctul de control


pentru umplere n sus, n jos, la stnga sau la dreapta
pentru a stabili poziia noilor celule.

9
sau linii i coloane ntregi n foaia dvs. de
calcul cu ajutorul comenzilor din meniul
Un mod rapid de a insera celule
Insert. Pentru a insera o singur celul sau
este s meninei apsat tasta
un grup de celule ntr-o agend de lucru exisShift i s tragei punctul de
tent, selectai celula sau celulele unde dorii
control pentru umplere (csua
s inserai noua celul sau noile celule. Promic din colul din dreapta jos
gramul Excel va insera unnumr de celule egal cu cele selectate. Deschidei meniul Insert
i alegei comanda Cells (Celule). Va aprea
caseta de dialog Insert (Insereaz). Selectai
Shift Cells Right (Deplaseaz celule la
Dreapta) sau Shift Cells Down (Deplaseaz
Celulen jos).xecutai clic pe butonul Ok sau apsai tasta Enter i programul Excel va insera celula sau
celulele i va deplasa datele din celulele originale n direcia specificat.

Inserarea liniilor i coloanelor


Inserarea de linii i coloane este la fel de simpl ca i inserarea de celule. Dac dorii s adugai o linie,
selectai o celul deasupra creia dorii s adugai o nou linie. Dac dorii s adugai o coloan,
selectai o celul din coloana n stnga creia dorii s adugai o coloan.
Hei, exist i un meniu cu scurtturi. Pentru a insera rapid linii sau coloane, selectai una sau mai
multe linii sau coloane i apoi executai clic dreapta pe una din ele. Selectai comanda Insert din meniul
cu scurtturi.
Celul selectat

10
Vreau s inserez o coloan nou ntre aceste coloane
Adugarea unei coloane ntre coloanele D i E

tergerea celulelor: puterea de a distruge


Pentru a scpa de celulele nedorite dintr-o foaie de lucru, selectai grupul de celule pe care dorii s-l
tergei. Deschidei meniul Edit (Prelucrare) i selectai comanda Delete (tergere). Atunci cnd va
aprea caseta de dialog, selectai opiunea de tergere dorit: Shift Cells Left, Shift Cells Up, sau Entire
Column (Coloan ntreag).

tergerea liniilor i coloanelor: puterea de a distruge lucruri i mai mari


Dac credei c tergerea celulelor a fost distractiv, ateptai pn cnd o s tergei coloane sau linii
imense. Aceasta nseamn putere. tergerea liniilor i coloanelor este similar cu tergerea celulelor. Cnd
tergei o linie, liniile de sub linia tears se urc pentru a umple spaiul. Cnd tergei o coloan,
coloanele se deplaseaz din dreapta la stnga.
Suntei gata s ncercai? Executai clic pe numrul de linie sau pe litera de coloan aliniei pe care
dorii s o tergei. (Putei selecta mai multe linii sau coloane trgnd de numerele de linii sau de literele
de coloan). Apoi deschidei meniul Edit i selectai comanda Delete. i programul Excel va terge linia
sau coloana.

Strictul necesar
Acest capitol a fost un capitol simplu. n momentul de fa ar trebui s tii s v descurcai n foile de
lucru ale programului Excel i s cunoatei diferitele moduri n care putei s le manevrai.
Foile de calcul Excel sunt, de fapt, foi de lucru abandonate ntr-un fiier agend de lucru. Exist 16
foi de lucru prestabilite n orice agend de lucru Excel, dar putei aduga i scoate cteva foi dac
dorii.
Orice celul din foaia de lucru are un nume determinat de poziia acesteia.
Putei executa clic pe orice etichet de foaie de lucru pentru a o afia.
Putei deschide i vedea mai multe agende de lucru simultan.
Putei muta i rearanja foi de lucru ntr-o agend de lucru, le putei redenumi i chiar muta sau
copia n alt agend de lucru.
Cu ajutorul comenzilor din meniul insert, putei aduga celule, linii sau coloane n foaia dvs. de
lucru.

Lucrul cu datele dintr-o foaie de calcul

11

n acest capitol:

Tipuri diferite de date


Introducerea datelor n agendele dvs. de lucru
Cum s v descurcai cu domenii de date din Excel
Amestecarea formulelor fr ajutorul chimicalelor
Funcii i cum pot ele s v accelereze munca

nc din capitolul trecut v-ai udat picioarele n Excel. Haidei s ne azvrlim n ap. Ce este, nu
tii s notai? Hei, agai-v de aceast carte i v va ine capul deasupra apelor murdare ale foilor de
calcul.

Ce putei introduce n aceste agende de lucru?


n principiu, dorii s introducei date n agendele dvs. de lucru. Dar n ce constau datele? Texte,
numere, date calendaristice, timpi i formule reprezint diverse tipuri de date. De dragul simplitii, datele
se pot mpri n trei categorii: etichete, valori i formule.
Textul este referit ca o etichet. Programul Excel nu poate face calcule pe date de intrare care sunt
etichete. De exemplu, dac tastai ntr-o celul cuvntul February (februarie), nu vei putea face o
funcie matematic utiliznd acest cuvnt, pentru c este doar un cuvnt. Pe de alt parte, dac tastai
numrul 1024, putei face ceva cu acesta, cum ar fi s-l nmulii sau s-l adunai. Datele numerice sunt
referite ca valori. Programul Excel poate face calcule cu date de intrare ce reprezint valori. Valorile
includ numere, date calendaristice i timpi. Cel de-al treilea tip de date este reprezentat de formul, care
este pur i simplu o dat de intrare care-i comunic programului Excel s fac un calcul cu valorile dintr-o
celul sau un grup de celule.
Formula matematic real din celul
Este afiat n bara de formule

Datele formulei afieaz rezultatul


calculului n celul

Bara de formule

Date
numerice
(valori)

12

Date text
(etichete)

Exist trei categorii de date: etichete (text), valori (numere, date calendaristice i timpi)
i formule (calcule).

Eticheta Date din foaia de


lucru care sunt tratate ca text
cu care nu se poate face
calcule.
Valori Date din foaia de lucru
de natur numeric cu care se
pot face calcule

De obicei programul Excel tie ce fel de tip de


date folosii i ghicete ce vei face cu ele. De aceea,
vei observa c programul Excel afieaz tipuri diferite
de date n poziii diferite n celulele din foaia dvs. de
lucru. De exemplu, textul simplu va fi ntotdeauna
aliniat la stnga celulei n care a fost introdus, iar
numerele vor fi ntotdeauna aliniate la dreapta celulei.
Ce ciudat, nu?

Formule Date care indic


programului Excel s fac un
calcul cu valorile din foaia de
calcul

Deci, cheia utilizrii foilor de calcul const n


nelegerea diferitelor tipuri de date. Va trebui s tii,
de asemenea, regulile care se aplic la introducerea
diferitelor tipuri de date. Dac suntei drgui cu mine,
am s v povestesc despre ele.

Introducerea datelor
Pentru a introduce date, trebuie mai nti s selectai o celul. Pentru a selecta o celul executai clic
n ea i aceasta se selecteaz automat (sau folosii sgeile de pe tastatur). Celula selectat se recunoate
prin faptul c este ntotdeauna nconjurat de o linie aldin. Atunci cnd ncepei s introducei date ntro celul selectat, datele vor aprea instantaneu n acea celul i, de asemenea, n bara de formule de
deasupra ferestrei foii de calcul.
n momentul n care introducei date, n bara de formule vor aprea trei butoane noi. Butonul din
stnga este butonul Cancel (Anuleaz), simplu de identificat deoarece are o liter X roie pe el.
executai clic pe el pentru anularea datelor introduse. Butonul din mijloc ( cu semnul verde) este butonul
Enter. Executai clic pe el pentru a confirma c dorii s introducei valori noi n celul. Cel de-al treilea

13
buton cu un simbol ciudat fx pe el este butonul Function Wizard (Funcia vrjitor). V voi povesti
mai trziu ce face aceast funcie.

Butonul de
anulare

Butonul
Enter

Butonul
funciei Wizard

Referina
Celulei
Apare aici
Bara de formule v va
fi util pe msur ce
lucrai n foaia dvs. de
lucru
selectat

Cnd ai terminat de introdus date, apsai tasta Enter sau executai clic pe butonul Enter de pe
bara de formule ( butonul cu un semn). Putei executa clic de asemenea, n urmtoarea celul n care
dorrii s introducei date. Dac tastai un text, acesta este automat aliniat la stnga; dac tastai date
numerice, acestea sunt automat aliniate la dreapta.
Dac textul dvs. este prea lung pentru a ncpea n limea coloanei unei celule, apare ca i cum ar
fi trunchiat. Dar el este acolo, numai c nu putei s-l vedei. Trebuie s lrgii coloana dvs., atta tot i din
acel moment vei vedea textul integral.pentru aceasta deschidei meniul Format, selectai comanda
Column (Coloan) i apoi AutoFit Selection (Selecia Automat a Limii). Aceast comand lrgete
automat coloana pn cnd textul ncape integral n ea.

Sunt acceptabile numerele dvs.?


Introducerea de texte este destul de direct, dar cu datele numerice este un pic mai complicat.
Atunci cnd introducei date numerice ca date de intrare( v amintii c ele se numesc valori) trebuie s
cunoatei diferena dintre numerele acceptate i numerele neacceptate. ( i acum urmeaz regula).
iarprobabil
ele se de ce
Numerele acceptabile sunt caractere numerice speciale: Dac
. + - (introducei
) , $ %. Vnumere,
ntrebai
transform
brusc
n
semnele
(######)
aceste caractere speciale, cum ar fi semnul procent, sunt recunoscute ca date numerice. Deoarece folosii
celul, nuformulelor
intrai n panic.
aceste caractere speciale la scrierea problemelor matematice, anecuaiilor,
i aa Asta
mai departe.
c numerele
suntdeprea
mari
Atunci cnd introducei valori numerice putei include virgule, nseamn
puncte zecimale,
semnul
dolar,
semnul
i
trebuie
s
mrii
limea
coloanei.
de procent i parantezele. Dei putei include i semnele de punctuaie atunci cnd introducei valori
deschidei
meniul
numerice, poate c nu dorii aceasta. De ce? Deoarece putei Pentru
aplica aceasta
stabilirea
formei caracterelor
care
Format,
selectai
comanda
Column
adaug punctuaia n locul dvs. de exemplu: dect s tastai o coloan ntreag de sume de cte o sut de
(Coloan) i apoi selectai AutoFit
dolari incluznd semnul dolarului i punctele zecimale,
Selection. Putei de asemenea muta
putei tasta numere cum ar fi 700 i 19.99, i apoi s trecei
coloana n formatul Currency. Programul Excel va modifica indicatorul mouse-lui dvs. sus la
nceputul coloanei i s tragei
marginea coloanei cu mouse-ul.

14
datele dvs. care vor aprea astfel: $700,00 i $19,99, adugnd
semnul dolarului att de iubit de dvs. acolo unde trebuie. Nu e
extraordinar? (Vei nva totul despre cum s facei aceasta
n capitolul urmtor).
inei-v bine! Dar dac ai vrea ca numerele dvs. s
fie tratate ca text? S spunem c pentru un cod dorii s folosii numere n loc de valori. Pentru aceasta, trebuie s precedai datele dvs. de un apostrof (') ca n exemplul urmtor:
'90210. apostroful este un prefix de aliniere care i comunic
programului Excel s trateze urmtoarele caractere ca text i s
le alinieze la stnga n celul. Uimitor ce poate s fac un mic
apostrof!
Dar cum e cu data calendaristic i cu timpul zilei? Datele calendaristice i timpii zilei sunt
considerate tot date, i exist o diversitate de moduri de a le introduce n foaia de lucru. Ele sunt
considerate valori deoarece putei face calcule cu ele( de exemplu: putei calcula cte zile mai sunt pn la
Crciun). Pentru a folosi valori de date calendaristice i timpi n foaia dvs. de calcul, tastai-le n formatul
n care dorii s fie afiate. Am creat un tabel pentru a v ajuta i l-am numit foarte inspirat formate
acceptabile pentru date calendaristice i timpi. Atunci cnd introducei date folosind unul din formatele
prezentate n tabelul de mai jos, programul Excel convertete datele ntr-un numr care reprezint numrul
de zile care au trecut de la 1 ianuarie 1900 pn la data respectiv. (S nu m ntrebai de ce. Gselnia
asta nu e a mea). Nu vei vedea ns niciodat numrul acesta. Programul Excel va afia ntotdeauna data
normal pe ecran. Am considerat c totui trebuie s aflai despre aceasta.

Formate acceptabile pentru date calendaristice i timpi


Format
MM/DD/YY
MMM-YY
DD-MMM-YY
DD-MMM
HH:MM
HH:MM:SS
HH.MM AM/PM
HH:MM:SS AM/PM
MM/DD/YY HH:MM
HH:MM MM/DD/YY

Exemplu
9/9/95 sau 09/09/95
Aug-95
16-Sep-96
29-Mar
16:50
9:22:55
6:45 PM
10:15:25 AM
11/24/96 12:15
12:15 11/24/96

Putei folosi fie liniile de dialog, fie liniile oblice n datele dvs. calendaristice. Nu trebuie s avei
grij s le scriei cu majuscule; programul Excel le ignor atunci cnd e vorba de date calendaristice.
Putei chiar schimba formatele existente pentru date calendaristice. De exemplu: folosind 4 de M
(MMMM), putei stabili scrierea numelui ntreg al lunii.
Dac nu tastai AM sau PM, programul Excel presupune c folosii un ceas militar de 24 de ore.
Astfel, programul Excel va interpreta 8:20 ca AM i nu PM, n afara cazului n care tastai 8:20 PM. Fii
foarte ateni pentru c v putei pcli. Dac dorii s spunei 8:20 PM fr s adugai PM, adugai 12,
astfel va fi 20:20. tiai asta, nu-i aa?