Sunteți pe pagina 1din 16

CORESPONDENA OFICIAL

n etapa actual, n care dezvoltarea economiei naionale i a relaiilor internaionale genereaz


raporturi permanente, continue, intre diferite uniti economice interne, din ar, i intre cele din
ar i cele din strintate, rolul corespondenei oficiale este n continu cretere.
Se impune, din aceast cauz, o preocupare permanent din partea celor care ntocmesc,
primesc i vehiculeaz coresponden pentru nsuirea principiilor de ntocmire corect a
corespondenei, pentru evitarea unui numr inutil de scrisori ntre unitile economice, n scopul
lichidrii manifestrilor de birocratism.
Principii de baz pentru ntocmirea corespondenei:
- evitarea corespondenei inutile, n cazul unor probleme care pot fi rezolvate prin contact
personal sau telefonic;
- promptitudinea rspunsurilor, ceea ce implic operativitate n rezolvarea problemelor ce
fac obiectul corespondenei, precum i n redactarea, dactilografierea i expedierea acesteia;
respectarea unui strict regim de economii, prin folosirea hrtiei de dimensiuni potrivite
textului i scrierea pe ambele pri ale colii;

Importana activitii de coresponden const n aceea c:

- este un element de baz pentru stabilirea legturilor dintre uniti sau


persoane fizice i persoane juridice care sunt obligate s i dezvolte probleme n
comun;
- ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
- constituie un element de nregistrri contabile;
- servete ca prob n justiie;
- permite, prin conexarea scrisorilor (asamblarea celor privind o anumit problem),
constituirea unui ciclu de coresponden care oglindete naterea,
modificarea i ncetarea unor relaii ntre persoane juridice sau intre persoane
fizice i persoane juridice;
- corespondena devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui
fond arhivistic, oglindind stadiile evoluiei raporturilor juridice de munc, ale
raporturilor economice precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de
activitate.

CLASIFICAREA CORESPONDENEI b. Dup modul de ntocmire :


Documente tipizate, documentele ntocmite
Corespondena se poate clasifica n formulare-tip, cu text n majoritate tiprit.

funcie de urmtoarele criterii :


a.

Dup obiect si scop :

corespondena de solicitare
(cererea economic, juridic etc.);
corespondena de dispoziie
(comanda);
- corespondena de informare (oferta,
darea de seam);
corespondena de constatare
(procesul-verbal);
corespondena de ndrumare i
control (decizia, ordinul);
corespondena de reclamaie
(reclamaia economic, juridic);
-

corespondena nsoitoare de acte.

pe

Unele acte cu caracter general (certificate, procese-verbale,


diplome, acte de stare civil), precum i majoritatea
documentelor economice sunt tipizate. ntocmirea lor nu
necesit o munc de redactare special, deoarece fiecare
document are textul tiprit cu elementele de rigoare.
ntocmirea lor se face prin simpla completare a spaiilor libere,
a coloanelor, cu datele cerute de textul formularului tipizat (n
conformitate cu indicaiile de completare). Documentele
tipizate au coninutul sistematizat i se pot ntocmi n mai
multe exemplare, cu destinaie diferit.

Documentele tipizate se mpart n:


- formulare cu regim special, ce se primesc pe baz de
serie i numr trebuie s fie pstrate pentru justificare.
Exemplarele greit completate se anuleaz cu meniunea
anulat i se pstreaz pentru justificare. Predarea i
primirea formularelor se face n baza unui proces-verbal;
- formulare fr regim special, n care se pot face
rectificri pentru care, de obicei, se semneaz i se
menioneaz corectat de mine; acestea nu se pstreaz
pentru justificare.
Documentele netipizate, documentele ntocmite n
mod liber, in seama de regulile de redactare, sunt
folosite pentru operaii n funcie de caz sau pentru
operaii ocazionale, de exemplu, pentru cereri,
adeverine, delegaii, ordine, oferte, ntmpinri,
contestaii, sesizri, reclamaii.

c. Dup natura i destinaia exemplarelor :


- Originalul (primul exemplar) se trimite destinatarului.
- Copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul, cu indigo. Cuvntul copie
se scrie cu cerneal i se semneaz pe dosul copiei. Ea servete ca prob de control n cazul
pierderii originalului.
Duplicatul originalului pierdut se elibereaz n cazurile i cu formele prevzute de lege.
Pierderea se anun unitii care a eliberat actul original i numai dup publicarea pierderii n
Monitorul Oficial i deci declararea c actul respectiv este nul, poate fi eliberat duplicatul. Pe actul
nou eliberat se menioneaz duplicat. Acesta are puterea originalului.
- Copia de pe original prin care se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS). n cazul n care legea prevede, se poate reconstitui actul
original n baza copiei. Copia de pe original poate fi:
Copie certificat, deci are confirmarea c este autentic, sigur, adevrat, exact,
valabil. Se folosete pentru protejarea originalului, pentru evitarea pierderii acestuia. Dup
colaionare se scrie eliberat de secretariat. Obligatoriu, copia poarta semntur i tampil.
Copia certificat poate fi eliberat i de ctre unitatea care a emis actul original (ex. copie
dup o hotrre judectoreasc).
Copia legalizat se elibereaz de ctre notariat n cazul n care legea cere copii
legalizate sau cetenii doresc s posede astfel de copii dup acte de mare importan. Copia
legalizat cuprinde reproducerea exact a coninutului actului dactilografiat in ir indian,
precum i ncheierea de legalizare. Documentele legalizate se nscriu ntr-un registru special
la notariat.
Fotocopia unui act are valoare numai n cazul n care este legalizat de notariat, pe baza
verificrii i confruntrii cu actul original. Aceasta constituie o msur de garanie, pentru a se evita
folosirea unui trucaj n fotocopie, cu intenia de a induce n eroare.
- Extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mari. Valabilitatea
unui extras, ca i a celorlalte copii dup acte, este condiionat de certificare.

d. Din punct de vedere al naturii juridice:


acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii
sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este
asigurat prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile
normative ale Guvernului sau ale organelor locale);
acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for
public.
e. Din punct de vedere al efectului pe care l produc:
acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului,
fie normative, fie nenormative);
acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-funcional etc.).

f. Din punct de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul:


acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte
emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern);
acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit
unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor).
g. Din punct de vedere al organului emitent:
- acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele Romniei
etc.)
actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i
alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii);
actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.

ACTE EMISE DE AGENII ECONOMICI, ORGANIZAII I INSTITUII

n funcie de profilul specific i complexitatea sarcinilor, la nivelul societilor economice se


ntocmesc regulamente de organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar i
contracte colective de munc, prin care conducerile administrative, mpreun cu sindicatele,
stabilesc, n conformitate cu legile i celelalte acte normative emise de organele superioare,
condiiile concrete de organizare i desfurare a activitii, precum i comportamentul n cadrul
unitii respective.
n afara acestora, unitile elaboreaz un mare numr de acte tehnice, care sunt instrumente
de lucru pentru buna desfurare a activitii de baz a acestora. De exemplu, pentru
desfurarea activitii financiare i bancare se elaboreaz actele financiare i bancare, n
care se consemneaz i se justific ncasri i pli de sume de bani. Pentru evidena
desfurrii unor lucrri tehnice, economice etc., se ntocmesc referate, rapoarte, se emit
dispoziii, decizii, se ntocmesc procese-verbale etc.
O alt categorie de acte emise de uniti o constituie actele doveditoare, care se
elibereaz la cererea unor persoane fizice sau juridice (adeverina, certificatul, chitana).
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic,
administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior
ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.

Clasificarea corespondenei oficiale la nivelul unitilor economice


Criteriile de clasificare a corespondenei oficiale ntre instituii sunt urmtoarele:
a) dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau
persoan).
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de
chemare n judecata etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal, decizia,
ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic,
avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic,
minuta diplomatic, nota verbala etc.).
c) dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal etc.);
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte.

d) dup criteriul accesibilitii:


corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate,
folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua
toate formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail,
telefax etc.).
e)dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns;
de revenire.
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic - scrisoarea;
corespondena telegrafic - telegrama, telexul;
corespondena electronic - e-mail-ul.

CIRCULAIA CORESPONDENEI

n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier;

transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal.

scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea


unui bon cu numrul de nregistrare.

transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de
curierat).
Corespondena primit se nregistreaz pentru a cunoate n orice moment a locul unde
se gsesc documentele, persoanele care le dein, precum i a modul de rezolvare a lor.
Modaliti de nregistrare a corespondenei :
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i
cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia
actelor i documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele,
mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.

Operaii care se efectueaz la primirea corespondenei:

verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe
numele i adresa unitii respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenialnu se deschid; plicurile nu
se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de
plecare sau pentru care exist o dat limit;
-dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n
cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;

nregistrarea i datarea corespondenei;


ntocmirea unei condici interne de distribuie;
predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei
(asistentei manager).

Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate


Se practic dou sisteme:
se folosete un registru unic de intrare-ieire
se evideniaz n registre separate intrrile i ieirile.
La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:
nregistrarea se face de ctre o singur persoan; n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de
aceeai persoana;
nscrierea se face numai olograf;
nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea se
bareaz vizibil.
n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu
datele ei de identificare, ntr-un borderou de expediie. Borderoul se ntocmete separat pentru
scrisorile simple i recomandate.
Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmete o condic de expediie, n care se trec
datele importante : anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura.
De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii
se nregistreaz n prealabil ntr-o condic intern de distribuie cu aceleai rubrici ca i condica
de expediie.
Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de
coresponden nregistreaz toat corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare
presupune existena unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene
(excepie fac documentele cu caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n fiecare
dintre compartimentele prevzute n organigram. Baza acestor registraturi generale este
reprezentat de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces.

Cerine actuale fa de corespondena oficial


Promptitudinea rspunsurilor.
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase.

propoziii scurte i clare;


folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate
de calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile.

Stabilirea obiectivului
s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;


s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm.

Adecvarea la nivelul ierarhic

corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior cel mai puin restrictiv - ordinul,
decizia, normative i regulamente, circulare
corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior - raportul, darea de seam, referatul etc.,
corespondena protocolar
corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:
- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot
transmite dect ntre omologi;
- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.

Eficien i credibilitate
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma
respectiv.
Credibilitatea informaiilor transmise- reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de
afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele
elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
reclama strident, promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele, formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.

Corectitudinea i aspectul plcut


mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie
vorbetedespre
nivelul de profesionalism al celui care scrie;
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n
general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n
care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.

Efectul psihologic (cazul ideal motivare i nu manipulare).


Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente
pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin
scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului
scris.

Stilul corespondenei oficiale - stilul oficial-administrativ


Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt:
corectitudinea,
claritatea,
concizia,
precizia,
sobrietatea i oficialitatea,
politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul
obinuit;
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar,
financiar, contabil etc.);
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori
ntocmite n limba romn;
abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord.
nr.).

Elaborarea mesajului scris


s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORI


1) Stabilirea scopului;
2)Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul
mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiz, sintez etc.
3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
textului (structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile
gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6)Dactilografierea - scrierea cu ajutorul calculatorului i apoi formatarea i editarea
(scoaterea la imprimant).

FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR

plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;


pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil;
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil);
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile
din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe
pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii;
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru
corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor
cuvinte sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit: prin liniue; prin puncte de enumerare (cu aceeai
mrime de font ca i textul); prin cifre; prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este
cazul);
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe(liste de preuri, brouri etc.) cu
menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului.

n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:


forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semibloc i forma bloc modificat.