Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
corespondena de solicitare
(cererea economic, juridic etc.);
corespondena de dispoziie
(comanda);
- corespondena de informare (oferta,
darea de seam);
corespondena de constatare
(procesul-verbal);
corespondena de ndrumare i
control (decizia, ordinul);
corespondena de reclamaie
(reclamaia economic, juridic);
-
pe
CIRCULAIA CORESPONDENEI
transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de
curierat).
Corespondena primit se nregistreaz pentru a cunoate n orice moment a locul unde
se gsesc documentele, persoanele care le dein, precum i a modul de rezolvare a lor.
Modaliti de nregistrare a corespondenei :
registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i
cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia
actelor i documentelor;
dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele,
mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate;
condicile de expediere i distribuire a corespondenei;
borderourile de expediie a corespondenei.
verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe
numele i adresa unitii respective;
deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenialnu se deschid; plicurile nu
se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii:
- dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic;
- dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare;
- dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;
- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea
constata dac vina este a potei sau a expeditorului;
- dac o anex lipsete;
- dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de
plecare sau pentru care exist o dat limit;
-dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n
cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere.
sortarea corespondenei;
Stabilirea obiectivului
s informm sau s aflm ceva;
corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior cel mai puin restrictiv - ordinul,
decizia, normative i regulamente, circulare
corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior - raportul, darea de seam, referatul etc.,
corespondena protocolar
corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale:
- corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot
transmite dect ntre omologi;
- schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal.
Eficien i credibilitate
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma
respectiv.
Credibilitatea informaiilor transmise- reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de
afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele
elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
reclama strident, promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele, formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.