Seminar 4

Realizarea unei proceduri documentate

- nsuirea coninutului standard al unei proceduri documentate

Scop

Durat

- Realizarea unei proceduri documentate pentru un proces dat

- 2 ore

- Prezentarea capitolelor unei proceduri documentate

Obiective

- Identificarea informaiilor ce trebuiesc utilizate n realizarea unei

proceduri documentate
- Completarea tututor capitolelor unei proceduri documentate

CUPRINS
A. Procedura documentat - Generaliti

pag. 2

B. Exemple de proceduri

pag. 6

C. Desfurarea activitilor

pag. 8

A. Procedura documentat - Generaliti

PROCEDURA = mod specificat de desfurare a unei activiti sau a unui proces (SR EN ISO 9000 ).
O procedura documentat este un document care prezint modul de efectuare (operare) i de control a
unei activiti/proces.
n esen, o procedur rspunde la ntrebrile: cine face o anumit activitate ? ce activitate trebuie
realizat ? cum anume se va realiza acea activitate ? cnd si unde se va realiza activitatea ? care vor fi
rezultatele respectivei activiti ?
Structura unei proceduri documentate
O procedura documentata poate fi alctuit din trei prti: text, scheme i formulare.
Procedur
documentat

Text - textul documentului n cauz: criteriile (i uneori metodele) de

operare i control a procesului/ activitii care face subiectul procedurii
documentate;

Scheme - au ca principal scop lmurirea concentrat i simplificat a unei

probleme, avnd doar rol informativ, de ntelegere a unui subiect legat de
sistemul de management

Formulare - diverse tipizate (tabele). Prin completarea acestora apar

"nregistrrile" prin care se confirm operarea i/sau cotrolul procesului
descris n procedura documentat

Partea text a unei proceduri documentate este format din antet i coninut.

Antetul

apare pe fiecare pagin i trebuie s prezinte

elemente standard

Coninutul
procedurii

ce, cine, cnd, unde i cum trebuie efectuat

activitatea (materiale, documente, echipamente,
personal, grad de calificare al acestuia, teste, etc.)

Procedur

Antet procedur
sigla ntreprinderii
titlul procedurii
codul documentului
numele departamentului care a emis procedura
numele persoanei care a aprobat procedura
data emiterii procedurii
numrul ediiei pentru procedura respectiv
numrul de ordine al paginii

Coninut procedur

6.

Nr.
crt.

Elemente
constituente

Coninutul procedurii

1.

Scop

Scopul pentru care a fost alcatuit procedura. Descrierea

activitii i elementele calitative ale acesteia

2.

Domeniu de aplicare

Prezentarea sferei de aplicabilitate

(organizaie, compartimente, sectoare)

3.

Responsabiliti

Persoanele responsabile cu aplicarea procedurii

(responsabil
pentru
planificarea,
organizarea,
coordonarea, efectuarea, controlul i evaluarea
activitilor prezentate n procedur).

4.

Definiii
documente
referin

5.

Descrierea
procedurii

Documente
corespondente

i
de

procedurii

Definirea unor noiuni importante cuprinse n procedur

(elemente care concur la nelegerea procedurii) i
documentele de referin n care se regsesc
Pe baza rspunsurilor la o serie de ntrebri de tipul :
-Ce trebuie fcut ?
-Cine efectueaz activitatea ?
-Unde se desfoar activitatea ?
-Cum se face ?
-Cu ce mijloace (materiale, logistice) ?
-Cum se controleaz i se nregistreaz ?
Se menioneaz alte documente necesare pentru realizarea
procedurii

7.

Documentare,
nregistrri

Se
precizeaz
ce
documente
rezult
prin
aplicarea procedurii i care este destinaia acestor
documente
Se prezint tipizatele (tabelele) care stau la baza
nregistrarilor, modul cum se realizeaz nregistrarile care
confirm desfurarea activitii/ procesului conform cu
cerinele stabilite, precum i modul cum sunt tinute
nregistrarile sub control

8.

Distribuire

Se menioneaz persoanele sau compartimentele la care se

distribuie

9.

Modificri

Se menioneaz persoanele ce au responsabilitatea de a

modifica procedura

10.

Anexe

Procedura poate fi nsoit de o serie de anexe

Organizaia trebuie s elaboreze proceduri documentate pentru desfurarea n condiii controlate a

proceselor critice n ceea ce privete calitatea. Sunt considerate procese critice acele procese care sunt
cele mai importante pentru meninere sub control i pentru mbuntire.
Coninutul acestor proceduri documentate ar trebui s aib urmtoarea structur:
1. S identifice toate procesele care influeneaz direct calitatea;
2. S defineasc modul de planificare i documentare a desfurrii fiecrui proces;
3. S fie definite, pentru fiecare proces, metodele de realizare a operaiilor n condiii controlate, inclusiv:
identificarea planurilor, procedurilor, instruciunilor de lucru, normelor de acceptare a produselor
care vor fi folosite;
identificarea facilitilor, echipamentelor, sculelor, instrumentelor i aparatelor de msurare sau
mediului de lucru;
identificarea parametrilor de proces i caracteristicilor produselor care trebuie s fie controlate,
inclusiv frecvena i metodele de monitorizare, limitele de acceptare a produselor i aciuni de
remediere cnd aceste limite sunt depite;
definirea tipului i frecvenei activitilor de mentenan a echipamentelor sau facilitilor;
4.Identificarea persoanelor care au autoritatea de a modifica cerinele meninerii sub control a proceselor;
5.Nominalizarea categoriilor de nregistrri ale parametrilor de proces, ale echipamentelor sau
calificrilor necesare ale personalului, care trebuie generate;
6. Identificarea formularelor i nregistrrilor care sunt necesare pentru implementarea sistemului de
management al calitii. Trebuie observat c nregistrrile sunt diferite fa de proceduri documentate sau
instruciuni, care specific ceea ce trebuie fcut. O nregistrare este "istoria" a ceea ce s-a fcut, este o
declaraie asupra rezultatelor obinute sau o menionare a dovezilor obiective privind activitile
desfurate. O procedur descrie un proces care trebuie efectuat.
4

Standardul ISO 9001/2008 menioneaz necesitatea elaborrii obligatorii de proceduri documentate

pentru ase proceduri specifice:
inerea sub control a documentelor (cap.4.2.3);
inerea sub control a nregistrrilor referitoare la calitate (cap.4.2.4);
auditul intern al calitii(cap.8.2.2);
controlul produsului neconform (8.3);
aciuni corective (cap.8.5.2);
aciuni preventive (cap.8.5.3).
Procedurile documentate cerute expres de ISO 9001:2008 prezint modul cum se planific, realizeaz,
controleaz i se corecteaza/imbunatatesc procesele de mai sus.
Titlul procedurilor documentate de cele mai multe ori sunt similare cu denumirea procesului pe care il
prezinta. Astfel, frecvent, vom gasi in organizatie procedurile documentate: Controlul documentelor;
Controlul inregistrarilor; Auditul intern al calitatii; Control produsului neconform; Actiuni corective;
Actiuni preventive.
1.
Procedura documentata Controlul documentelor prezinta modul cum se tine sub control
documentatia care contine cerinte
2.
Procedura documentata Controlul inregistrarilor prezinta modul cum se tine sub control
documentatia (documente doveditoare)prin intermediul careia se confirma ca procesele se desfasoara si
se controleaza in mod eficace.
3.
Procedura documentata Auditul intern al calitatii prezinta modul cum se desfasoara si
controleaza procesul prin care se examineaza masura in care normele stabilite in organizatie sunt
conforme cu cerintele ISO 9001:2008 si, de asemenea, se examineaza masura in care aceste norme sunt
respectate.
4.
Procedura documentata Controlul produsului neconform prezinta modul cum se
desfasoara si controleaza procesul prin care se transforma un produs neconform in produs conform (se
prezinta modul cum se identifica/ izoleaza un produs neconform, modul cum se identifica si planifica
corectiile necesare, modul cum se apreciaza eficacitatea actiunilor intreprinse).
5.
Procedura documentata Actiuni corective prezinta modul cum se desfasoara si
controleaza procesul prin care identifica cauzele care au determinat produse neconforme, precum si
totalitatea actiunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate.
6.
Procedura documentata Actiuni preventive prezinta modul cum se desfasoara si
controleaza procesul prin care identifica cauzele care ar putea determina produse neconforme, precum si
totalitatea actiunilor prin care cauzele identificate sunt eliminate.
Pe langa procedurile documentate cerute in mod explicit de standardul ISO 9001:2008 organizatia trebuie
sa dezvolte si alte documente care sa prezinte modul cum isi gestioneaza/ administreaza diversele
activitati/procese (declaratie a politicii in ceea ce priveste calitatea, un manual al calitatii, organigrama
5

ierarhica, fise de post, alte documente necesare organizatiei pentru operarea si controlul eficace al
diverselor procese pe care le realizeaza).

B. Exemple de proceduri
nvmnt
EXEMPLU procedur de nregistrare a activitilor extracurriculare (unitate de nvmnt)
Data elaborrii
COD
Procedura
EVIDENA ACTIVITILOR
EXTRACURRICULARE
Semntura:
Semntura:
Semntura:

Elaborat
Verificat
Aprobat

EVIDENA ACTIVITILOR EXTRACURRICULARE

Exemplar numrul _____________
Data intrrii n vigoare:
Revizuire
Data
1
2
3
4

Persoana responsabil

Semntura

Cuprins:
1. Scopul procedurii;
2. Aria de cuprindere;
3. Responsabiliti;
4. Coninutul procedurii;
5. Monitorizarea procedurii;
6. Analiza procedurii;
7. Anexe.
Lista de difuzare:
Exemplar
Nr .

Destinatar document

Data difuzrii

Semntura de
primire

Referine:
6

Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar;

Regulamentul de ordine interioar;
Legea nr.87/13.04.2006 privind asigurarea calitii n educaie;
H.G. nr. 21/18.01.2007 pentru aprobarea Standardelor de autorizare de funcionare
provizorie a unitilor de nvmnt preuniversitar, precum i a Standardelor de acreditare
i de
evaluare periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar;
H.G.nr. 22/25.01.2007 pentru aprobarea Metodologiei de
evaluare instituional
n
vederea autorizrii, acreditrii i evalurii periodice a organizaiilor furnizoare de educaie
Ordin Nr.3337 din 08.03.2002 privind activitatea desfurat de consilierul pentru proiecte i
programe educative colare i extracolare n cadrul unor uniti de nvmnt preuniversitar

1. Scopul procedurii :
Scopul acestei proceduri este de a avea o eviden a desfurrii activitilor extracurriculare
pentru o a stabili gradul de realizare a acestora, comparativ cu planul de activiti propus la nceputul
unui semestru sau an colar.
2. Aria de cuprindere :
Prezenta procedur se aplic tuturor cadrelor didactice din Grupul colar Energetic Nr.1
3. Responsabiliti :
3.1. Membrii C.E.A.C. rspund de comunicarea prevederilor prezentei proceduri;
3.2. Consilierul educativ al colii este responsabil de elaborarea planului de activiti extracurriculare
i de consemnarea modificrilor aprute;
3.3. Comisia pentru activiti extracurriculare este responsabil de implementarea, meninerea i
verificarea respectrii acestei proceduri;
3.4. Directorii (managerii) unitii colare i preedintele C.E.A.C. sunt responsabili de monitorizarea
implementrii prezentei proceduri;
4. Continutul procedurii :
4.1. Selectarea membrilor Comisiei pentru activiti extracurriculare n Consiliul Profesoral i
nominalizarea, prin decizie intern, a unui coordonator al acesteia.
4.2. Elaborarea de ctre Coordonatorul pentru proiecte i programe educative i membrii Comisiei
pentru activiti extracurriculare a Programului activitilor extracolare.
4.3.Aprobarea, n Consiliul Profesoral, a Programului activitilor extracolare i afiarea la avizier i pe
site-ul colii.
4.4. nfiinarea unui registru comun al activitilor extracurriculare cu structura prevzut n anexa
1.
4.5. Anunarea personalului privind obligativitatea raportrii fiecrei activiti extracurriculare
desfurat (cuprins n Programul activitilor extracolare ) n termen de maxim trei zile de la
efectuarea acesteia.
4.6.Completarea registrului de ctre responsabilul cu activitile extracurriculare;
4.7. Monitorizarea nscrierilor n Registru lunar / trimestrial / semestrial de ctre director / director
adjunct i coordonatorul CEAC.
4.8. Elaborarea unui raport anual (de ctre responsabilul respectiv) privind activitatea
extracurricular: ce tipuri de activiti s-au desfurat, iniiatori i participani, periodicitate,
disfuncionaliti i probleme, modificri propuse n desfurarea acestora.
4.9. Decizia n cadrul consiliului profesoral / consiliului de administraie privind modificrile aduse
modului de proiectare, organizare, realizare i fructificare a activitilor extracurriculare.
7

Monitorizarea procedurii.
Se face de ctre coordonatorul Comisiei de Evaluare i Asigurarea a Calitii i managerii unitii de
nvmnt.
6. Analiza procedurii.
Ritmicitatea analizei procedurii este de un an colar.
7. Anexe
Anexa 1.
Nr.crt Tema
Grupul Loc de
activitii
int
desfurare
desfurate

Modaliti Data
de
realizare

Cadrele didactice responsabile de

realizarea activitii
Nume i prenume
Semntura

C. Desfurarea activitilor
Dup prezentarea i discutarea tuturor prilor componente ale unei proceduri documentate se
va stabili un proces cruia i se va realiza o procedur documentat.
Munca n echip
Studenii vor forma grupe individuale. Fiecare grup are ca responsabiliti un capitol/parte a
unui capitol pentru procedura documentat.
Fiecare echip are alocate 30 minute pentru identificarea informaiilor i completarea
capitolului/prii de capitol de care e responsabil.
Identificarea informaiilor i completarea capitolului/prii de capitol se face n paralel cu toate
grupele de studeni.
Capitolul 1,2 1 grup de studeni
Capitolul 2,4 1 grup de studeni
Capitolul 5
3 grupe de studeni
Capitolul 6,7 1 grup de studeni
Capitolul 8,9 1 grup de studeni
Centralizarea informaiilor 1 grup de studeni
Completarea procedurii documentate va fi realizat de 1 grup de studeni 20 minute.
Procedura completat va fi prezentat la seminar.

REZUMAT
1.
2.
3.
4.
5.

Au fost prezentate definiii ale procedurii documentate.

Au fost prezentate prile componente ale unei proceduri documentate.
Au fost discutate capitolele unei proceduri.
A fost prezentat un exemplu de procedur documentat.
Impreun cu studenii a fost realizat o procedur documentat.

Bibliografie
madalinpodgoreanu.files. ordpress.com/2009/11/procedura.doc
http://www.premier-management.ro/articol06.html
BOCA, Graiela Dana, Bazele managementului calitii n afaceri, Risoprint, 2013.