Baz de date

Evidena angajailor i salariul oferit de ctre angajator

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actual. Indiferent c suntem un
utilizator obinuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este
mai important ca oricnd.
O s incep cu o baz de date nou, creat de la zero, o s discut n mare despre ce
reprezin o baz de date, la ce este folosit ea, s.a.m.d. Apoi o s incep s creez efectiv
componentele din interiorul unei baze de date. Este foarte important s in elegem ce
reprezint aceste componente i la ce ne sunt de fapt ele utile. Vorbim despre tabele, despre
constrngeri, despre relaii. A putea spune c cele mai importante entit i din interiorul unei
baze de date sunt:
Interogrile, ce ne ajut s extragem anumite informaii dintr-o baz de date;
Rapoartele, ce ne permit s scoatem pe hrtie aceste date (ntr-un raport conteaz i
partea esthetic, layout-ul, felul cum sunt prezentate acele date);
Formularele, ce ne ajut s introducem sau s modificm datele din interiorul unei
baze de date.
Creare unei baze de date de la 0
In Microsoft Access 2007 avem la ndemn foarte multe sabloane de baze de date,
toate aceste sabloane conin baze de date deja realizate. n acest exemplu incep o baza de
date de la 0.
O s incep s creez o baza de date noua. Deschidem aplica ia Microsoft Access
2007.
Lansarea n execuie a programului se face urmnd calea: Start All
ProgramsMicorsoft Office Microsoft Office Access 2007.

O s pornesc cu o baz de date de la zero. O s dau un nume acestei baze de date, de

exemplu Firma.accdb.

Apsam Create, i n acest moment pot s creez componentele unei baze de date.
Dac ar fi s dau o definiie unei baze de date, a spune ct mai simplu, n felul
urmtor: o baz de date nu este altceva dect o sum de tabele, tabele care con in date din
viaa real, iar aceste tabele, n interiorul bazei de date, sunt rela ionate .
Observm c interfaa Access-ului pornete deja cu un tabel nou. Tabelele din interiorul
bazei de date seamn foarte mult cu tabele din alte programe cu care poate a i mai lucrat
(Excel, Word), numai ca aceste tabele din Access sunt mai inteligente.

O s stabilim cteva repere pentru a fi mai u or de in eles urmtoarele :

Orice coloan dintr-un tabel se numete field;
Orice linie dintr-un tabel se numete record (nregistrare);
Intersecia dintre o linie i o coloan se numete value (valoare).
Cea mai important linie dintr-un tabel este acea linie care define te tabelul. Ea se nume te cap
de tabel (sau structur de baz). Acesta este primul lucru pe care l crem atunci
cnd vrem s facem un tabel
Capul de tabel conine definiia coloanelor din tabelul respectiv.
Crearea unui tabel
Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" dect cele din Excel. Au o structur
bine definit, fiecare coloan avnd un anumit tip de date, o anumit dimensiune, etc.
De exemplu, tabela Clieni s stocheze doar informaii despre clieni, tabela Produse
doar informaii despre produse, tabela Tranzacii doar informaii despre tranzacii, s.a.m.d.
Nu stocm n interiorul unei singure tabele informa ii amestecate, ce se refer la entit i

diferite.
Vom crea un prim tabel numit Clieni. Observai c imediat dupa ce am nceput s
crem baza de date. Cu alte cuvinte, n acest momemt putem s crem structura de baz a
tabelului.
Exist dou moduri de vizualizare ale unui tabel (din ribbon-ul contextual Datasheet >
Views): Datasheet View, ce ne permite s crem structura tabelului i s introducem datele
n acelai timp, i Design View.
V recomand s creai structura tabelului n Design View, apoi s folosii Datasheet
View pentu introducerea datelor.
n momentul n care alegem s crem un tabel n Design View, Access va cere imediat
s introducem numele acestuia.

Completm numele CLIENI i apsam OK.

Gsim acum tabela n partea stng a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne
permite s navigm prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem s crem
coloanele din tabel.
Este recomandat c orice tabel s aib o coloan cu rolul de indentificator unic de linie.
Fie c se numete ID Client (ca n cazul nostru), CNP sau Marca Client. Dac nu avem un
cod intern pentru clieni, numim coloana simplu ID_CLIENT, apoi declarm coloana de tip
AutoNumber. Aceasta nseamn c Access va genera n mod automat un numr de cod unic, sub
form de numr current (1, 2, 3).

Completm i celelalte coloane, specificnd tipul de date pentru fiecare coloana n

parte, astfel:
Nume, coloana de tip Text;
Ora, coloan de tip Text;
Salariu, coloan de tip Number; observm c la tipul Number mai exist nite
subtipuri de date; alegem LongInteger.

n acest moment putem vizualiza tabelul n modul Datasheet View (ribbon-ul

contextual Datasheet > Views) pentru a putea introduce nregistrrile.
Apsai YES dac Access va cere s salvai datele.

Observai cum capul de tabel a rmas cu cele patru coloane. n acest moment putem s
introducem cteva linii. Navigarea de la o valoare la alta se poate face apsnd tasta Tab.

Ne pozitionm pe coloana Salariu. Observai c fiecare coloan are o serie de propriet ii n

partea de jos a ecranului Field Size, Format, etc.

Dac vrem s stabilim pentu coloana salariu o condiie logic, mergem n cmpul
Validation Rule i facem click pe butonul din dreapta cmpului.
Se deschide o fereastr n care putem s introducem condi ia logic. n primul cmp
scriem: Salariul>=600, i apsm OK.

Salvm modificrile i mergem n modul Datasheet View.

Pentru una dintre nregistrri (de exemplu Rdulescu) modificm salariul la 599. n
momentul n care vrem s salvm sau s plecm de pe linia respectiv, apare Validation
Text-ul i nu putem prsi cmpul atta timp ct condiia menionat nu este ndeplinit.

Crearea relaiilor
Fiecare tabel dintr-o baz de date trebuie s stocheze valori bine definite din via a real.
Pentru entiti diferite din viaa real trebuie s creem tabele diferite.
De ex. : Tabela Angajai stocheaz dect informa ii specifice angaja ilor
Tabela COPII_ANGAJAI stocheaz dect informaii specifice copiilor de angaja i.
Totui, pentru a se pstra legtura din viaa real dintre entit i (un angajat poate avea mai
muli copii, etc), trebuie s relaionm tabelele dintr-o baz de date.
ntr-o baz de date putem avea mai multe tabele. Am convenit deja c un tabel se refer
practic la o singur entitate din viaa real .n cazul n care avem mai multe tabele, se impune ca
aceste tabele s fie relaionate, aa cum entit ile din viaa real sunt rela ionate. Acest concept
legat de relaionare st la baza teoriei relaionale, care, daca vrei, este inima noiuni unei baze de

date. Deosebirea esenial dintre o baz de date Access i un alt software (Excel, Word) este
tocmai aceea ca obiectele, entitile, tabelele din interiorul bazei de date sunt rela ionate.
S presupunem c mai avem o tabel unde inem datele despre copiii angaja ilor. Din
ribbon-ul Create crem un nou tabel (Table).

Mergem n modul de vizualizare Design View, pentru a realiza structura tabelului. n

acest moment introducem numele noului tabel: COPII. Apsm OK.

Structura tabelului va fi urmtoarea:

ID_COPIL, de tip AutoNumber;
Prenume, de tip Text;
DataN, de tip Date/Time.

Salvm modificrile i mergem n modul Datasheet View. Introducei o serie de date

ca n screen-shotul de mai jos.

Introducem numele ID_Printe i ca tip alegem acelai ca i Primary Key-ul din

ANGAJAI ID_CLIENT (Number). Salvm i revenim n modul Datasheet View.
Pentru a stabili exact relaia, adic pentru a specifica faptul c datele din coloana
ID_CLIENT din ANGAJAI este replicat n ID_Printe din COPII, mergem n Database
Tools > Relationships.

Selectm ambele tabele i apsm Add, apoi Close.

Cele doua tabele nu sunt nca relaionate. Tragem ( Drag&Drop) coloana ID_CLIENT
din ANGAJAI peste coloana ID_Printe din COPII. n fereastra deschis bifm checkbox-ul
Enforce Referential Integrity. Apsm Create.

Atenie! Este nevoie s nchidem tabelele nainte de a face aceasta opera iune de
relaionare.

Alegem ambele tabele, apsm Add, apoi Close.

Crearea unui raport. Formatarea Condiionat

Un raport nu reperezint un simplu query (interogare) cu un cap de tabel, cu un titlu, ce

10

urmeaz a fi scos la imprimant. Un raport de regul implementeaz opera ii mult mai

serioase, mult mai complexe. Vom aborda una dintre cele mai spectaculoase astfel de
operatiuni: formatarea condiionat.
Am putea astfel s impunem o condiie logic pe o anuit coloan astfel ncat acele
valori care ndeplinesc acea condiie s fie scoase n eviden a ntr-un anumit fel. De exemplu,
toi angajaii care au salariul mai mare de 1400 s fie scri i cu rou.
Mergem n modul de vizualizare Design View al raportului Raport Angajai simplu.

Selectm coloana Salariu, cea pentru care vrem s aplicm formatarea condi ionat, iar
de pe ribbon-ul principal facem click pe Condiional (acelasi lucru l puteam obine fcnd
click dreapta pe coloana respectiv i alegnd Condiional Formatting

11

Observai c toate acele valori care respect condi ia logic sunt scoase automat n
eviden.

12

Cuprins
Introducere ........................................................................................1
Creare unei baze de date de la 0 ........................................................1
Crearea unui tabel ..............................................................................2
Crearea relatiilor ................................................................................6
Crearea unui raport........................................................................... 10
Formatarea Conditionata ..................................................................11
Cuprins .............................................................................................13

13

14

15