Sunteți pe pagina 1din 11

MANAGEMENTUL DE

PROIECT
EXEMPLIFICARE: PROIECTUL SPRING IT, SiSC

AUTORI:
TRC SILVIA ELENA
VASILE LUCIAN
VOICU CRISTINA PETRUA
ZAMFIRESCU IRINA MARIA

PREZENTAREA PROIECTULUI SPRING IT


Proiectul SpringIT, a carui a doua editie a avut loc in 2013, este destinat in principal
studentilor din Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica. In aceasta
primavara proiectul a avut impact asupra 400 de studenti.
CE ESTE UN PROIECT?

Ciclul de viata al proiectului


Ciclul de viata al unui proiect, reprezentand ansamblul etapelor pe care acesta le parcurge de
la inceputul pana la sfarsitul sau, cuprinde urmatoarele etape:
1.
2.
3.
4.
5.
1.

Conceptie;
Planificare;
Realizare;
Control;
Incheiere.

Etapa de conceptie cuprinde procesele ce dau nastere proiectului.


1

De-a lungul timpului, s-a identificat o problema in integrarea pe piata muncii a proaspetilor
absolventi, ajungandu-se astfel la ideea realizarii proiectului SpringIT. Acesta faciliteaza
legatura dintre studenti si firmele participante printr-o serie de workshop-uri si conferinte,
pregatind participantii pentru un eventual internship sau job.
Astfel obiectivul proiectului este de a aduna un numar de 5 firme care sa sustina aceste
workshop-uri si conferinte, intre 20 si 25 de studenti pe workshop si 100-150 de studenti
pentru conferinte.
Un obiectiv privind bugetul este acela de a strange 1500 de euro pentru finantarea proiectelor
viitoare.
2. Etapa de planificare cuprinde procesele care definesc detaliat proiectul, precum
si componentele sale.
Call coordonator acest proces presupune apelul catre doritori de a aplica la coordonarea
proiectului. Aplicatia trebuie sa contina CV-ul, o scrisoare de intentie si strategia de proiect a
celui care candideaza pentru postul de coordonator al proiectului Spring IT. Managerul de
proiect este ales de catre cei din conducerea SiSC-ului.

Adunarea
Membrilor Activi

BC - Biroul de Conducere

Preedinte

Secretar
General

Vicepreedinte
Proiecte

Vicepreedinte
Relaii Academice

Vicepreedinte
Interne

BE - Biroul Executiv

EDU

FR

HR

Comunitatea SiSC

Cenzor

IT

PR

Vicepreedinte
Externe

Necesarul de oameni -In strategia de proiect, coordonatorul stabileste necesarul de resursa


umana. Astfel, managerul de proiect, in conformitate cu obiectivul proiectului, considera ca
are nevoie de mai multi oameni din departamentele de IT si FR, deoarece acest proiect
presupune in foarte mare masura comunicarea cu sponsorii,fiind nevoie in acelasi timp de
oameni care sa se ocupe de administrarea site-ului, pregatirea activitatilor si lamurirea
participantilor in legatura cu eventualele intrebari. Aceasta decizie este un rezultat al
previziunii.
Stabilirea componentei echipei coordonatorul da un call pentru stabilirea echipei, in care
doritorii trebuie sa spuna ce ii determina pe ei sa aplice pentru organizarea proiectului. In
functie de necesarul stabilit in strategie si aplicatiile propriu-zise, managerul de proiect alege
membrii echipei;

Desfasurare
Etapele evenimentului, in viziunea coordonatorului sunt:

Etapa de promovare pasiva si atragere a firmelor;


Etapa de promovare activa si inscriere a studentilor;
Etapa de desfasurare a evenimentului;
Etapa imediat dupa eveniment;
Etapa pe termen lung de dupa eveniment.

Astfel, aceste etape se concretizeaza in:

Perioada de inscriere a partenerilor: ianuarie-martie 2013;


Perioada de promovare si de inscriere a studentilor ianuarie-martie 2013;
Concursul de treasure hunt 8-12 aprilie 2013;
Evenimentul Spring IT propriu-zis 15-19 aprilie 2013;
Follow-up 19-30 aprilie 2013.

Descriere treasure hunt

Concurs dedicat studenilor nscrii pe website, cu scopul de a pune la ncercare


cunotinele i imaginaia studenilor, dar i de a aduce un nou gen de concurs n

facultate;
La nceputul fiecrei zile (ora 00.00) pe site-ul evenimentului se vor afia probleme
zilnice ale cror rezolvri vor indica un loc fizic din incinta facultatii ASE. n acel loc

se va gsi o alt problem ce va trebui rezolvat la rndul ei;


Ctigtorii se vor alege n funcie de punctajul cumulat , acordndu-se premii pentru 3
locuri (6 premii n total) n maxim 7 zile de lancheiereaconcursului.

Coordonatorul a luat decizia de a organiza acest concurs pentru a creste vizibilitatea


proiectului si a atrage cat mai multi participanti functie de organizare, deoarece este urmarit
scopul proiectului.
3. Etapa de realizare cuprinde procesele care duc la atingerea obiectivelor
proiectului

Sedinte cu membrii echipei pentru stabilirea responsabilitatilor. Sedintele sunt instrumente ale
managementului care asigura controlul si adaptarea constanta a planificarii proiectului.
Sedintele durau in jur de 2-3 ore,se tineau o data la 4 saptamani si sediul SiSC avand loc in
toate etapele mai putin in cea de conceptie. Credem ca sedintele ar fi trebuit sa dureze maxim
2 ore pentru ca membrii echipei incepeau sa-si piarda abilitatea de concentrare.
Coordonatorul decide sa organizeze echipa pe divizii, pentru atribuirea eficienta a task-urilor
si controlarea indeplinirii lor. Diviziile vor fi coordonate de cate unreprezentant care va tine
legatura permanent cu coordonatorii proiectului si ceilalti responsabili ai celorlalte
divizii.Astfel, diviziile sunt:

Imagine & Promovare este responsabil de realizarea, distribuirea materialelor


de promovare si informare, de textele si mesajele de promovare, grafica si

imaginea proiectului;
Cercetare & Dezvoltare cauta si asigura informatii utile necesare desfasurarii

proiectului;
Relatii Externe & Financiar asigura legatura cu partenerii (parteneri media si
firme participante); cauta sponsori si modalitati de a asigura bani pentru

proiect;
Resurse Umane asigura buna comunicare in cadrul echipei, tine evidenta taskurilor si trimite remindere membrilor sau deleaga in cazuri exceptionale alte
persoane.

In ceea e priveste rapoartele de activitate, nu s-au folosit si nu consideram ca ar fi necesare


deoarece diviziile erau formate dintr-un numar redus de persoane, ca de altfel intreaga echipa
de proiect. Astfel coordonatorul putea sa monitorizeze relativ usor echipa atat prin propriile
observatii cat si prin intermediul reprezentantilor de divizii.

Sponsorizari cautarea sponsorilor presupune:

Selectarea din baza de date a tuturor sponsorilor, pe cei care se pliaza pe

scopul si necesitatile proiectului;


Contactarea sponsorilor respectivi (apel si trimis mapa pe mail);
Stabilirea unor intalniri cu cei interesati de proiect;
Semnarea contractelor.

Promovarea coordonatorul a decis ca promovarea online sa se realizeze pe retelele de


socializare, avand ca tinta atat studenti din Cibernetica, cat si studenti de la alte facultati cu
profil tehnic functia de previziune. Promovarea offline se va efectua cu ajutorul mai multor
materiale grafice, precum afise si flyere.

Bugetul:

Cheltuieli
Materiale promotionale (afise/flyere)
Consumabile si logistica
Tombole in cadrul prezentarilor sau keynote-urilor
Costuri treasure hunt (indicii+premii)
Costuri neprevazute
Total

Suma
500 euro
350 euro
200 euro
250-400 euro
150 euro
1450.1600euro

Achizitii necesare pentru derularea proiectului


Coordoantorul considera ca are nevoie de: afise A3/A4, flyere, mape, pixuri, tricouri,
badgeuri;

Solicitare de aprobari pentru sali;

Stabilirea programului pe fiecare zi a proiectului de catre coordonator impreuna cu echipa sa;

Inscrieri la workshop-uri si conferinte

Doritorii vor avea posibilitatea de a-si crea o pagina personala pe site, unde vor avea acces la
informatii suplimentare legate de workshop-uri si vor putea trimite sau primi mesaje de la
firmele participante la eveniment;

Teambuilding
Pentru a-si antrena si motiva echipa, coordonatorul a ales sa organizeze un team building,
membrii echipei avand astfel ocazia sa comunice si sa se destinda functia de antrenare.

4.

Etapa de control cuprinde procesele care masoara realizarile proiectului si


deservesc functiei de control.
Status task-uri;

Coordonatorul de proiect, impreuna cu coordonatorii de divizii, verifica daca taskurile au fost realizate cu success;
Status inscrieri;
Se verifica numarul studentilor inscrisi la workshop-uri si se comunica numarul lor
reprezentatilor firmelor care sustin conferinta/worksop-ul;
Verificarea permanenta a programului initial.

5. Etapa de incheiere cuprinde, in general, procese de natura administrativa.


Sedinta finala dupa realizarea proiectului, echipa se intalneste pentru a masura rezultatele.
Criteriile dupa care se judeca succesul proiectului sunt: timp, cost si numarul de studenti care
au obtinut intership-uri sau joburi. Se intocmeste mapa de follow-up, care contine statisticile
si concluziile finale.Aceasta se trimite ulterior partenerilor.

Problemele semnalate au fost:

La unele workshop-uri nu s-au inscris destui participanti, locurile din sala fiind

ocupate de membrii SiSC;


Contactarea sponsorilor a inceput mai tarziu decat era prevazut in grafic;
Perioada evenimentului s-a suprapus cu saptamana de teste si verificari
Perioada de promovare destul de scurta;
Selectie a studentilor destul de putin riguroasa

Feedback din partea participantilor:

Puncte tari
Partea practica a fiecarui workshop

Puncte slabe
Timp de prezentare pentru fiecare

din cadrul proiectului;


Speakeri bine pregatiti,

companie destul de scurt;


Organizarea evenimentelor in timpul

interactionat foarte bine cu studentii;


Implicarea studentilor in concursul de

orelor de curs si seminar;


Sala neincapatoare

care

au

treasure hunt
Teme de actualitate si de interes pentru
studenti, cu aplicabilitate mare pentru

Generalitatea informatiilor
Formele de captare a atentiei destul de
slabe in timpul pauzelor

startul carierelor;

Firme participante la conferinte (unde au prezentat domeniul de activitate si/sau ofertele de


joburi/internship-uri disponibile pentru studenti):

UBISOFT + workshop
IBM + workshop
QUALITANCE + workshop
ZITEC + workshop
Bestjobs + workshop
COCC
IE

10