coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

BAZE DE DATE ACCESS

CUPRINS

1.1
1.2

1. BAZE DE DATE
Introducere.
Istoric.

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE (SGBD).

2.1. Definiie.Exemple de SGBD.
2.2. Funciile SGBD.
3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE
3.1. Modele de baze de date.
3.2. Principii de proiectare a bazelor de date.
3.3. Tipuri de date utilizate n bazele de date.
3.4. Paii urmai n proiectarea unei baze de date.
3.5. Operaii cu baze de date.
3.6. Exemplu de baza de date.(creai dvs. O baz de date)
3.6.1. Tabele.
3.6.2. Formularul de ncrcare a BD.
3.6.3. Raport.

1.INTRODUCERE
1.1.DEFINIIE:
Baza de date reprezint o colecie de date integrat, bine structurat, avnd o descriere
ct mai exact a structurii i a relaiilor dintre date.
Microsoft Access este o puternic aplicaie de date relaionale, care permit crearea
unor baze de date simple sau complexe.
Spre deosebire de Excel, Access va permite s stocm i s administrm volume mari
de date, organizate n uniti numite nregistrri. n sens exact o baz de date reprezint o
colecie de informaii stocate , date corelate ntre ele i memorate pe suport extern (dispozitiv
de stocare). Cel mai simplu i uzual exemplu de baz de date este cartea de telefon.
1.2. ISTORIC
Termenul de baz de date apare n 1967 i reprezint o colecie de informaii corelate
despre subiectul studiat, relaiile logice dintre aceste informaii i tehnicile de prelucrare
corespunztoare (sortare, regsire, apreciere, tergere, adugare, inserare, modificare).

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

La nceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicaia Access,

aplicaie care se bazeaz n mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro.
Versiuni:Access
o 2.0.
o 7
o 97
o 2000
o 2002
o 2003
MS Office Access 2007, MS Office Access 2010, MS Office Access 2013.

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE (SGBD).

2.1. DEFINIIE:
SGBD reprezint un sistem de programe care faciliteaz i supervizeaz introducerea
de informaii n baze de date, actualizarea i extragerea din baz, controlul i autorizarea
accesului la date.El reprezint o interfa ntre utilizator i sistemul de operare.
Orice SGBD conine:
-limbajul de descriere a datelor (LDD)= permite descrierea structurii BD ,a componenei, a
relaiilor dintre componente, a drepturilor de acces a utilizatorilor la BD;
-limbajul de cereri (LC)=limbajul n care se scriu programele pentru realizarea prelucrrii
datelor;
-limbajul de prelucrare a datelor (LPD)=permite operaii asupra BD , cum ar fi ncrcarea
BD, inserarea ,tergerea, cutarea sau modificarea unui element, realizarea de statistici.
Administrarea BD presupune coordonarea lucrrilor de proiectare aBD, securitatea
(protecia) informaiei, dezvoltarea BD. Aceste funcii sunt ndeplinite de ctre
Administratorul BD (ABD). El definete obiectele sistemului , elaboreaz principiile de
protecie a datelo, rspunde de alegerea i implementarea SGBD, asigur funcionarea
normal a sistemului . De proiectarea unei BD se ocup :analiti, programatori, administratori
de reele.
EXEMPLE DE SGBD.
Cele mai rspandite sunt :Oracle, Informix, Sybase, MySQL, Interbase, Access.

2.2. FUNCIILE SGBD.

Un SGBD trebuie s ndeplineasc urmtoarele funcii:
-de descriere ,care rezid n definirea structurii datelor, a relaiilor dintre acestea i a
condiiilor de acces la informaiile coninute n baza de date;
-de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor;
-de interogare a BD, care permite obinerea diferitor informaii din BD conform unor criterii
de cutare;
-de obinere de date noi, care const n prelucrarea informaiei iniiale n scopul obinerii
unor totaluri, medii etc.;
2

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

-de ntreinere, care const n crearea copiilor de rezerv, compactarea BD i repararea ei n

cazul deteriorrii;
-de securitate a datelor, care rezid n protejarea BD mpotriva accesului neautorizat i n
atribuirea drepturilor de acces

3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

Proiectarea unei BD se face prin alegerea unui model de BD.
3.1. MODELE DE BAZE DE DATE.
In funcie de modul de organizare a informaiilor, exist mai multe tipuri de baze de
date:
-modelul ierarhic( arborescent)
-modelul reea
-modelul relaional.
Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date
poate fi reprezentat sub forma unui arbore n care nodurile exprima colecii de date, iar
ramurile reflect relaiile de asociere ntre nregistrrile coleciilor de date superioare i
inferioare.
Accesul la nregistrrile coleciilor de date inferioare se face prin traversarea
arborelui, adic se parcurg toate coleciile aflate n subordonare ierarhic dintre colecia
rdcina i colecia cercetat. Unui element superior i pot corespunde unul sau mai multe
elemente inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior.
In modelul ierarhic se folosete noiunea de element virtual, care nlocuiete dublura
unui element prin adresa elementului respectiv, fiecare element apare astfel o singur dat n
baza de date.
Modelul reea=modelul reea se aseamn cu cel ierarhic, diferena constnd n aceea
ca unui element inferior i pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.
ntr-o reea , nodurile corespund entitilor i relaiile sunt reprezentate prin sgei
ntre noduri: sgei simple i sgei duble.
Operaiile cele mai frecvente pentru modelul reea se mpart n dou categorii:
-cutarea unor elemente ale unor entiti cu anumite proprieti sau cutarea unor
informaii prin utilizarea legturilor ntre entiti;
-navigarea n reeaua de date.
Modelul relaional= este cel mai rspndit model de baze de date. Acest model are o
singur structur de date:tabelul sau relaia. Access creaz o categorie special de baze de
date, numite baze de date relaionale (BDR). O baz de date relaionale mparte
informaiile n sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaz informaiile n funcie de o
anumit tem, ca de exemplu informaii despre pacieni, despre vnzare, despre produse. n
Access aceste sub-seturi de date se gsesc n tabele individuale .
Access permite stabilirea de relaii ntre tabele. Aceste relaii se bazeaz pe un cmp
care este comun unei perechi de tabele.Fiecare tabel trebuie s conin un cmp numit cheie
primar . Cheia primar trebuie s identifice n mod unic fiecare nregistrare din tael.
Aadar, cmpul cheie primar este,n mod caracteristic, un cmp care atribuie o valoare
numeric unic fiecrei nregistrri (fr duplicate n tabelul respectiv).
De exemplu ,un tabel numit Clienti (Customer) poate conine un cmp Identificator
Client (Customer ID) care identific fiecare client pe baza unei valori numerice unice- de
exemplu codul numeric personal(CNP).
Pn i o baz de date simpl este alctuit din numeroase tabele corelate.
3

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

3.2.PRINCIPII DE PROIECTARE A BAZEI DE DATE

Structura bazei de date poate fi considerat ca modul n care va arta tabelul fr nici
o informaie n el (aspectul tabelului). Pentru a descrie structura tabelului trebuie s tim:
-numrul de cmpuri (coloane ) din tabel;
-numele cmpurilor (titlurile coloanelor);
-tipul de date al fiecrui cmp.
nainte de a crea o baz de date, este foarte important planificarea ei.
Cnd planifici o baz de date trebuie s ii cont de urmtoarele aspecte: aceasta nu
este conceput numai pentru a introduce date, ci i pentru vizualizarea i raportarea datelor
incluse n diferite tabele care alctuiesc baza de date.
Determinarea tabelelor.
Tehnic vorbind ,avem nevoie de un singur tabel pentru a alctui o BD.Deoarece
Access este un program de baze de date relaionale, este conceput pentru manipularea unui
numr mare de tabele i pentru crearea de relaii ntre acestea. De exemplu ntr-o BD care
ine evidena pacienilor pot fi incluse urmtoarele tabele:
-pacieni
-zile de spitalizare
-analize efectuate
-costuri totale,etc
Determinarea formularelor:
Formularele sunt utilizate pentru introducerea datelor nregistrare dup nregistrare.
Determinarea interogrilor:
Interogrile sunt folosite pentru a obine informaii utile de care avem nevoie dup
informaiile stocate n baza noastr de date, ex: dac pacientul este sau nu asigurat, analize
efectuate, costuri etc.
Determinarea rapoartelor:
Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din BD. Acesta insereaz datele ntr-una sau
mai multe pagini, ntr-un format uor de citit. Rapoartele sunt menite a fi tiprite, spre
deosebire de tabele i formulare, care sunt de obicei pe ecran. De exemplu, dorim un raport
despre pacienii sub 18 ani sau unul despre pacienii care sufer de boli cronice.
Un raport poate extrage date din diferite tabele simultan, poate efectua calcule cu
aceste date si poate prezenta rezultate frumos formatate, foarte utile pentru cei care nu stau
alturi de noi n faa calculatorului.
Lansarea n execuie a programului Access se face n funcie de modul n care l-am
instalat:
*clic pe Start, apoi opiunea All Programs, apoi clic pe Microsoft Office Access
2003.
* prin crearea unei pictograme de acces rapid(Create Shortcut); efectum dublu clic
pe pictograma respectiv .
Obinem o fereastr asemntoare cu cea din figura de mai jos:

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

Figura 1
Crearea / accesarea unei baze de date
Crearea unei baze de date Microsoft Access 2003 se realizeaz fie pornind de la o
baz de date blank, fie de la un ablon de baz de date pus la dispoziie de aplicaia Microsoft
Access 2003.
Crearea unei baze de date blank Access 2003 const n:
-n caseta de dialog File New Database, la opiunea Save in: se selecteaz locaia
unde va fi salvat fiierul bazei de date; denumirea fiierului bazei de date este introdus la
opiunea File name, iar salvarea pe disc are loc la apsarea butonului Create.
Pentru a crea o baz de date noua, n zona Open a ferestrei (figura 1) alegem
opiunea Create a new file, iar n caseta urmtoare - opiunea Blank Database. Putem, de
asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura 2 .
Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n
figura 1 executm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectm
5

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasata pe un dispozitiv de memorie

auxiliar. n caseta de dialog care apare indicm numele bazei de date.

COMPONENTELE FERESTREI ACCESS.

Figura 3
Fereastra Data base (figura 3) furnizeaz o list cu pictograme, situate n partea
stng, pentru obiectele Access:
-tabele( Tables)-obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare;
-interogari (Queries)-obiect care ne permite vizualizarea informaiilor obinute prin
prelucrarea datelor din unul sau mai multe tabele i /sau interogri(ne permite s punem
ntrebri bazei de date; rspunsul se poate folosi la manipualrea datelor din tabel, precum
tergerea nregistrrilor sau vizualizarea acelor date din tabel care satisfac numai anumite
criterii);ifd modul de definire i rezultatul aciunii interogrile pot fi: interogri de selecie, de
sortare, de excludere a unor nregistrri din BD,de obinere a unor informaii rezultante n
cmpuri noi (ex. aflarea costului spitalizrii dup numrul de zile de internare i plata
asigurrilor de sntate), de obinere a unor totaluri sau medii i interogri ncruciate.
-formulare (Forms)-utilizat la introducerea ,editarea i vizualizarea datelor din tabel,
nregistrare dup nregistrare ;
-rapoarte (Reports)-permite rezumarea informaiilor din baza de date ntr-un format
corespunztor pentru tiprire ;
-pagini de acces la date ( Pages)-obiect care include un fiier HTML i alte fiiere suport n
vederea furnizrii accesului la date prin intermediul browser-ului Internet;
-macrocomenzi (Macros)-obiect care conine o definiie structurat a uneia sau mai multor
aciuni pe care Access le realizeaz ca raspuns la un eveniment;
-module (modules)-obiect care conine proceduri definite de utilizator i scrise n limbajul de
programare Visual Basic.
Aceste obiecte distincte sunt cele care vor compune baza de date.Fiecare obiect
trebuie avut n vedere la planificarea unei noi baze de date.
Butoanele din bara cu instrumente sunt utilizabile numai dac am creat sau deschis o
baz de date.Access este diferit de celelalte aplicaii Office prin faptul c dispune de o bar
cu instrumente pentru fiecare obiect din baza de date,n unele cazuri, pentru fiecare obiect
exist mai multe bare cu instrumente, de exemplu, tabele Access au dou bare de
instrumente :
6

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

-Table Datasheet (foaia de date a tabelului )= pune la dispoziie instrumente care faciliteaz
introducerea i manipularea datelor din tabel ;
-Table Design (proiectarea tabelului)= permite manipularea parametrilor de proiectare a
tabelului.
Un tabel este alctuit din rnduri i coloane. Access stocheaz fiecare consemnare n
baza de date n propriul su rnd;aceasta se numete nregistrare. Fiecare nregistrare
conine informaii precise referitoare la datele nregistrate n baza de date.
Fiecare nregistrare esteimprit n componente diferite de informaii, denumite
cmpuri. Fiecare cmp este reprezentat ntr-o coloan separat din tabel.Fiecare cmp
conine o informaie distinct, iar toate cmpurile dintr-un rnd alctuiesc o anumit
nregistrare.
Crearea unei baze de date Access 2003 pe baza unui ablon: se realizeaz printr-o
aplicaie wizard inclus n Microsoft Access 2003. Operaia const n:
-deschiderea panoului de sarcini New File prin selecia comenzii New din meniul File;
shortcut-ul pentru aceast operaie este CTRL+N;
-din panoul de sarcini New File, grupul de opiuni Templates, se selecteaz referina
hyperlink On my computer;
-n caseta de dialog Templates, se selecteaz eticheta Databases care permite accesul la
abloanele de baze de date incluse n aplicaia Microsoft Access 2003; butonul Templates on
Office Online permite verificarea existenei altor abloane pe site-ul web Microsoft;
-selectarea tipului de ablon dorit i salvarea fiierului bazei de date n caseta de dialog File
New Database prin apasarea butonului OK; sunt introduse locaia fiierului n opiunea Save
in: i denumirea sa la opiunea File name;
-se lanseaz aplicaia wizard Database Wizard care permite setarea caracteristicilor bazei de
date prin parcurgerea pailor predefinii.
Aplicaia Database Wizard
-modificarea obiectelor din baza de date (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros,
Modules, Favorites) din Database Window.
Accesul la datele stocate n tabele i utilizarea lor se realizeaz prin opiunile
predefinite n fereastra Main Switchboard.
Dup ce am deschis o baz de date , putem crea diferite obiecte n oricare din clasele
nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i
Modules se definesc n baza tabelelor, acestea trebuie create n primul rnd. Cu alte cuvinte,
dac o BD nu conine cel puin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsita de sens.
Pentru a crea un tabel nou selectm clasa de obiecte Tables, apoi acionm butonul
. Caseta de dialog New Table care apare ne ofer 5 moduri de definire a structurii
tabelului.

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

Moduri de definire a structurii unui tabel

Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o fereastr
n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor

Definirea cmpurilor tabelului.

Caracteristicile cmpurilor
Pentru fiecare cmp al tabelului se specific 3 caracteristici, i anume:
Field Name (denumirea cmpului, obligatoriu);
Data Type (tipul cmpului, obligatoriu);
Description (descrierea cmpului, opional).
Stabilirea cheilor primare
Dac valorile unui cmp sunt unice (nu se repet), putem semnala acest lucru, pentru
a evita introducerea accidental dou valori identice. Aceast procedur poart denumirea de
stabilire a cheii primare.
Cheia primar poate fi stabilit i pe cteva cmpuri. Pentru a stabili cheia primar,
selectm cmpul respectiv, apoi executm un clic pe butonul
din bara cu instrumente. Ca
rezultat, n partea din stnga a cmpului respectiv apare semnul cheii. Dup ncheierea
8

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

procedurii de descriere a cmpurilor i de stabilire a cheii primare, salvm tabelul

(descrierea lui), selectnd comanda Save din meniul File i indicnd numele tabelului.
Dac nu am stabilit o cheie primar (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va
avertiza, sugerndu-ne stabilirea cheii pe un cmp de tip AutoNumber. Pentru a
confirma, acionm butonul Yes. n acest caz sistemul stabilete automat cheia primar pe
un cmp AutoNumber (dac el exist) sau creeaz suplimentar un asemenea cmp (dac
el nu exista), stabilind pe el cheia primar. Pentru a renuna la stabilirea cheii primare,
acionm butonul No. ions and tutorials for IT&C development
nchiderea / redeschiderea bazei de date
nchiderea unei baze de date poate fi fcut prin executarea comenzii Close din meniul File
sau prin acionarea butonului
din bar de titlu a bazei de date. De regul, la nchidere,
sistemul salveaz automat baza de date mpreun cu toate obiectele pe care le conine.
nchiderea unei baze de date nu nseamn i nchiderea aplicaiei MS Access, astfel nct
putem deschide o alt baz de date sau crea o baz de date nou, n modul descris mai sus.
O baz de date este memorat n unul sau mai multe fiiere.Fiierul care conine baza
de date va avea extensia .mdb .
Ieirea din Access
Ieirea din MS Access poate fi fcut n unul din urmtoarele moduri:
-se apas combinaia de taste Alt+F4;
-se execut comanda Exit din meniul File;
-se acioneaz butonul
din bara de titlu a aplicaiei.

3.3.TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.

Tipurile de date utilizate la definirea cmpurilor ntr-o tabel Access 2003 sunt:
-Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea
Field Size stabilete numrul maxim de caractere care se stocheaz i are valori cuprinse
ntre 0 i 255 de poziii(numere care nu urmeaz a fi utilizate n calcule);
-Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaz pn la 64.000 de caractere;
-Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size
precizeaz dimensiunea i tipul valorii numerice;
-Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide i a
timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice i a timpului orar este precizat
n proprietatea Format;
-Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare n vederea efecturii de calcule
i comparaii monetare(diferite valute);
-Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociat pentru
fiecare nregistrare adugat n tabel; numeroteaz n mod secvenial fiecare nregistrare;
-Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim dou posibile: true sau false,
yes sau no, on sau off conform setrii din proprietatea Format;
-OLE (Object Linking and Embledding= legarea i nglobarea obiectelor): este tipul de
date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word,
imagine, sunet, animaie inserat prin comand Object din meniul Insert;
-Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegturi
ctre o locaie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web;
hiperlegtura se insereaz prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea
de la cmpul curent la informaii situate ntr-un alt fiier;
9

coala Postliceal Fundeni

Atomei Loredana

1amg H 2014

-Lookup Wizard: acest tip de cmp i alege valorile dintr-un alt table;permite execuia
aplicaiei wizard Lookup Wizard care asist utilizatorul n operaia de conversie a
cmpului ntr-unul de tip lookup; iniial, cmpul trebuie s aib asociat tipul de date Text,
Number sau Yes/No.

3.3.

PAII URMAI N PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE

1. Crearea tabelelor:
-stabilirea numrului de coloane, dimensiunea(numrul de caractere) i tipul datelor(text,
number,date/time, currency etc)
2. Definirea cheilor primare
-pentru a evita introducerea accidental a dou sau mai multe valori identice alegem o
cheie primar. Ex: ntr-un tabel cu pacieni putem alege codul numeric personal(CNP)
drept cheie primar, CNP-ul fiind unic.
3 Specificarea valorilor implicite.Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea
medicamentelor poate fi valoare implicit .
4. Stabilirea unor condiii de validare pentru valoarea fiecrui cmp.
5. Editarea formularului pentru achiziia de date(ncrcarea bazei de date).
6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortm din BD numai
pacienii cu vrsta pn n 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurai, lista medicamentelor
compensate etc).
7. Interogarea BD-extragerea anumitor informaii din BD , astfel nct sa obinem un grup
restrns pe care l scoatem cu un titlu(o list restrns).
Etape:
a)selectm o parte din BD pe baza unei condiii logice, obinnd o BD mai redus;
b)sortarea= indicm cmpul dup care se face sortarea i ordinea (alfabetic, dup
vrst,etc);
c)filtrarea- se aplic diferite filtre care au ca rol eliminarea unor nregistrri (a unor linii
din tabel), obinnd o reducere a BD pe vertical.
d) Aplicarea de mati(mascarea) anumitor coloane =se obine scurtarea BD pe orizontal.
e)Alte operaii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, funcii financiare,
interogri ncruciate,etc.
8. Mecanisme de ntreinere a SGBD( back-up=salvarea periodic a datelor n funcie de
importana lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea coninutului
prin eliminarea unei pagini-se execut periodic) i de securitate a SGBD(protejarea BD
mpotriva unui operator neautorizat sau mpotriva pierderii accidentale de date).

10