UNIVERSITATEA BUCURESTI

Asistenta manageriala si secretariat anul II (2014)

Pana Cristina
Olteanu Diana
Vlad Laura
Ticlea Oana

Societatea informatiei si rolul asistentului

manager in Romania
Coord. prof. dr. Adina Berciu

CUPRINS:

Societatea informationala
Societatea cunoasterii si societatea informationala
Notiunea de Societatea cunoasterii (Knowledge Society) este utilizata astazi in
intreaga lume, fiind o prescurtare a termenului Societate bazata pe cunoastere .
Societatea cunoasterii reprezinta mai mult decat societatea informationala
(informatica), ingloband-o de fapt pe aceasta.
Informatia este o resursa esentiala in dezvoltarea societatii omenesti si principal sursa
de bunastare pentru instituie si individ. Cunoasterea este informatie cu inteles si
informatie care actioneza. De aceea, societatea cunoasterii nu poate fi separata de
societatea informationala. Astfel, societatea informationala se caracterizeaza prin
democratizarea informatiei, comunicarii, intelegerii si cooperarii. In esenta, aceasta
societate se bazeaza pe Internet.
Societatea informatica reprezinta o noua etapa a civilizatiei umane, un nou mod de
viata, calitativ superior care implica folosirea intensiva a informatieiin toate sferele
activitatii si existentei umane, cu un impact economic si social major. Societatea
informationala, inseamna evolutie pe toate planurile, intrucat permite accesul larg la
informatie, un nou mod de lucru si de cunoastere, amplifica posibilitatea globalizarii
economice si a cresterii coeziunii sociale.
Societatea informaional este vzuta ca succesoare a societii industriale. Concepte
sunt strns legate de societatea post-industrial (Daniel Bell), post-Fordism, societatea
post-modern, societatea bazat pe cunoatere.Cei mai multi teoreticieni sunt de acord
c o transformare poate fi vzuta, ncepand undeva ntre anii 1970 pana n prezent i
schimba modul de lucru al societilor fundamental. Insa, tehnologia informaiei i a
comunicaiilor nu este numai pe internet. Antonio Negri si Newt Gingrich, caracterizeaz
societatea informaional ca fiind una n care oamenii fac efort de munc aparent
nesemnificativ. Astfel, acestea par c se refer la producia de cunotine sau de
rezultate culturale.
Societatea informationala, societatea n care trim deja este societatea n care
tehnologia informaiei i a comuniciilor reprezint o infrastructur de baz a societ ii,
care depete limitele i capacitile statelor suverane i a organizaiilor
interguvernamentale, avnd o interaciune global. Acest lucru necesit alte tipuri
suplimentare de actori, inclusiv a organizaiilor non-guvernamentale i persoane cu
expertiza necesar i iniiative, pentru a le orienta si guverna. Activitile acestora, cu
toate acestea, nu ntotdeauna duc la rezultate mai bune. O societate informaional
este o societate n care crearea, distribuia, difuzarea, utilizarea, integrarea i
manipularea informaiilor este o activitate economic semnificativ, politica i culturala.

Economia bazat pe cunoatere este omologul su economic prin care progresul este
creat prin exploatarea economic a inteligentei i a cuno tiin elor acumulate i
structurate. Oamenii care au mijloacele necesare pentru a participa la aceasta forma de
societate sunt uneori numiti ceteni digitali.
O problema legata de ideea de societate informationala este ca nu este usor de
convenit asupra definitiei termenului, care include mai multe aspecte, insa cea mai buna
definitie este cea abordata de principalele manuale si tratate stiintifice pe tema
comunicatiei si a tehnologiei informatiei: Societatea informationala presupune
utilizarea intensiva a informatiei n toate sferele activitatii si existentei umane, cu impact
economico-social semnificativ. Noile tehnologii informationale sunt utilizate att la nivel
individual, ct si n cadrul organizatiilor cu o flexibilitate ridicata, rezultata din
independenta activitatii umane n raport cu spatiul si timpul. De aceea, o implementare
corecta a societatii informationale presupune convergenta a trei factori cheie: tehnologia
informatiei, tehnologia comunicatiilor si productia de multimedia. [ANCI] [Ducheyne,
1996] [McConnell et al., 1996] [***eE]
Asadar, din definitia stiintifica, putem trasa principalele caracteristici ale societatatii
informaionale:
- societatea informationala este societatea n care producerea i consumul de
informaie este cel mai important tip de activitate,
-informaia este recunoscut drept resurs principal, tehnologiile informa iei i
comunicaiilor sunt tehnologii de baz,
-mediul informaional, mpreun cu cel social i cel ecologic reprezinta un mediu de
existen al omului.

Caracterizarea societatii informationale

Dezvoltarea rapida a tehnologiei informatiei n ultimii ani a avut un impact crescnd
asupra societatii si a economiei globale, aducnd n prim plan schimbari fundamentale
ale modelelor de productie si distribu-tie, conditiilor comerciale, ocuparii fortei
de munca si vietii cotidiene. La nceputul unui nou mileniu, economia mondiala se afla
ntr-un proces de trecere de la societatea predominant industriala la un nou set de
reguli societatea informationala, care conduce la aparitia a ceea ce se numeste noua
economie.
Premisele trecerii la societatea informationala sunt dictate de dinamica foarte puternica
a noii economii, n care tehnologiile digitale fac tot mai facile si mai ieftine

accesarea, procesarea, stocarea si transmiterea informatiilor. Acest volum imens de

informatii disponibile creeaza oportunitati de exploatare a lor prin crearea de noi
produse si servicii, prin dezvoltarea de noi activitati si sporirea numarului de locuri de
munca. Noua economie, specifica societatii informationale, transforma informatia digitala n valoare economica si sociala, crend noi industrii, modificndu-le pe cele existente si afectnd profund viata tuturor cetatenilor. De asemenea, premisele trecerii la
societatea informationala rezida si n caracteristicile acesteia, care sunt exprimate din
mai multe puncte de vedere, de la global spre individual:
din punct de vedere politic, societatea informationala este una democratica;
din punct de vedere administrativ, ofera posibilitati de dezvoltare pentru afaceri si
administratie publica;
din punct de vedere social, ofera populatiei acces facil la educatie prin dezvoltarea
infrastructurii informationale si de comunicatii;
din punct de vedere juridic, modifica natura muncii, crend conditii pentru desfasurarea activitatilor specifice erei infor-mationale;
din punct de vedere economic, determina cresterea potentialului de afaceri si a
productivitatii muncii;
din punct de vedere cultural, este o societate bazata pe cunoastere, asigurnd
consacrarea valorilor umane (traditie, religie, relatii interumane etc.);
din punct de vedere individual, permite valorificarea inteligentei cu investitii mici.

Tehnologia Informatiei si a Comunicatiilor (TIC)

Conceptul de Tehnologia Informatiei si a Comunicatiilor , defineste relatia dintre
informatica, comunicatie si multimedia si influenta acestora in societate. Tehnologia
informatiei si a comunicatiilor este parte centrala a societatii informationale si este
tehnologia necesar pentru prelucrarea (procurarea, procesarea, stocarea, convertirea
i transmiterea) informaiei, n particular prin folosirea computerelor (calculatoarelor
electronice) .
ntr-adevar, tehnologia informatiei poate schimba modul de gndire,
cultura organizationala, poate influenta valoarea aptitudinilor si astfel, poate da nastere
la rezistenta. [Duval et al., 2000]

Munca si educatia in societatea informationala

Prin implementarea noilor tehnologii ale informatiei si comunicatiilor va cunoaste o
scadere semnificativa a somajului in societatea actuala prin redistribuirea fortei de
munca excedentare pe ramurile si zonele geografice deficitare din acest punct de

vedere. De asemenea, se va inregistra o deschidere si o dezvoltare a zonelor rurale

izolate . [ Ducheyne, 1996, The Information Society ]
Multimedia si retelele de calculatoare introduc o flexibilitate fara precedent n educatia
clasica, odata cu independenta de spatiu si timp a activitatii de nvatare. Disponibilitatea
informatiei si rolul comunicarii n retelele locale si globale vor conduce la aparitia unei
varietati de facilitati legate de procesul educational:
subiectii si pot rezolva problemele utiliznd informatia disponibila;
subiectii pot pune ntrebari n vederea cunoasterii lumii nconjuratoare (geografie,
istorie, civilizatie, cultura etc.);
subiectii pot discuta interactiv unii cu altii;
materialul didactic intern este legat di-rect de existenta unui material bibliografic vast,
disponibil n stare electronica;
informatia este actualizata cu costuri minime;
subiectii si pot organiza activitatea mai eficient, fara constrngeri de orar.
Retelele multimedia se dovedesc a fi o solutie viabila pentru rezolvarea problemei
educationale a populatiei dispersate si izolate geografic, fiind nlaturat transportul
fizic la scoala, universitate sau centru de pregatire.Tehnologia informatiei poate nlatura
barierele n educatia adultilor, permitndu-le acestora sa urmeze un proces de
nvatamnt fara a-si ntrerupe viata profesionala sau particulara.
n prezent, TIC reprezinta cel mai important sector industrial al tranzitiei de la societatea
bazata pe productia de masa, spre societatea informationala caracterizata
de globalizare si flexibilitate. Impactul unic al consta n rolul pe care acesta l joaca
pentru transformarea economiei si a societatii ca ntreg. Tehnologiile si retelele globale
de comunicatii transforma activitatile economice, conducnd la cresterea productivitatii
muncii, la crearea de noi oportunitati economice si la aparitia de noi locuri de munca.
Aceasta perspectiva este valabila att pentru tarile n curs de dezvoltare cum este si
Romnia, dar si pentru statele dezvoltate, numai n conditiile existentei unui cadru
legislativ care sa permita exploatarea unor noi oportunitati.

Societatea informationala in Romania

Societatea informatica reprezinta o noua etapa a civilizatiei umane, un nou mod
de viata calitativ superior care implica folosirea intensive a informatiei in toate sferele
activitatii si existentei umane, cu un impact economic si social major. Societatea
informatica permite accesul larg la informatie, un nou mod de lucru si de cunoastere,
amplifica posibilitatea globalizarii economice si a cresterii coeziunii sociale.
Societatea informationala integreaza obiectivele dezvoltarii durabile, bazate pe
dreptate sociala si egalitate a sanselor, protectie ecologica, libertate, diversitate
culturala si dezvoltare inovativa, restructurarea industriei si a mediului de afaceri.
Despre societatea informatica sau societatea informationala s-a scris destul de
mult. Atat cetateni romani cat si straini si-au spus punctul de vedere despre acest
subiect in general sau chiar despre societatea informationala in Romania.
Un punct important de vedere este cel al Academicianului roman Mihai
Draganescu in cartea sa intitulata :SOCIETATEA INFORMAIONAL I A
CUNOATERII. VECTORII SOCIETII CUNOATERII. Mihai Draganescu este
Presedintele sectiei de Stiinta si Tehnologia Informatiei a Academiei Romane.
In studiul sau, a dezvoltat mai multe subiecte cum ar fi Internetul, Cunoasterea,
Societatea cunoasterii, Vectorii societatii cunoasterii si Economia societatii cunoasterii.
In introducere ne vorbeste despre anii 1970, in care sintagma predominanta era
Societatea informatica, mai exact, preocuparea oamenilor in aceea perioada era
realizarea unui Sistem informatic national, cu idei si tendinte care vizau o societate
informationala. Treptat, conceptul de Societate Informationala a inceput sa castige din
ce in ce mai mult teren si astfel a devenit o realitate din momentul aparitiei Internetului
si a exploziei acestuia,Internetul fiind principalul vector al acestei societati.

Acest fenomen a avut loc la sfarsitul secolului XX si din secolul XXI deja se poate
vorbi de Societatea cunoasterii.
Tot in introducere, Acad. Mihai Draganescu aminteste un lucru foarte
important :"Nu trebuie s uitm c Romnia a desfurat n perioada 1965 1985
un mare program tehnologic, unul dintre cele mai mari ale rii, pregtit n anii
1965-1967, aprobat de conducerea rii de atunci n anul 1967 i realizat pas cu
pas."
Este vorba despre un program pentru microelectronica, calculatoare electronice
si informatica,singurul program de mare amploare din aceste domenii pe care tara
noastra l-a realizat. Acad. Spune ca am avut sansa si poate ca si meritul de a ne afla in
centrul activitatilor acestui proram timp de 20 de ani, doar ca din nefericire in anul
1985,din cauza temerilor determinate de consecintele social-politice ale revolutiei
informatice, care amenintau sa infime o ideologie din secolul XIX bazata pe efectele
primei revolutii industriale, conducerea de atunci a tarii a trecut la franarea acestor
domenii, in special a informaticii, mergand pana la desfiintarea Institutului Central de
Informatica.
Deasemenea a fost blocata si realizarea unei retele de calculatoare si de
transmisii de date la scara intregii tarii," desi aceasta fusese aprobata prin decret, iar
constructia ei incepuse cu succes prin interconectarea catorva noduri."" S-a dat n 1985
o lovitur cumplit unei societi informatice n pregtire."
Dupa anul 1990 s-au elaborat multe programme, chiar hotarari d eguvern, dar
desi toate acestea au fost bune, avand la origine munca specialistilor de la ICI sau
formati la ICI si ITC sau in alte centre de calcul,ele nu au putut fi aduse la indeplinire.
Acad. Mihai Draganescu spune : "In studiul meu pentru ESEN I [1.6] dina nul 1999
constatam starea de subdezvoltare informationala a Romaniei si lipsa de vointa
publica, nu de bunavointa, in contextul unui declin economic periculos. La acesta
au contribuit fenomenele de coruptie care au macinat si mai macina societatea
romaneasca, dar si alte fenomene dupa cum mentionat in studiul pentru ESEN II
[1.7] din februarie 2001."

Chiar el a fost implicat in acest program si l-a condus timp de 9 ani nefiind
membru al Academiei Romane si 11 ani avand aceasta calitate si este de parere ca nu
Academia Romana a condus programul pentru circuite integrate, calculatoare
electronice si informatica chiard aca unii membrii ai Academiei au participat la el.
Academia a jucat un rol important prin dezbaterile de idei in jurul acestui
program, el insusi in calitate de vice-presedinte al Comisiei pentru Revolutia stiintifica si
tehnica a Academiei a participat la seziuni de ordin general sau de specialitate urmate
de publicarea multor volume.
Rolul Academiei poate fi foarte important pentru societatea informationala si
societatea cunoasterii. Infiintarea Sectiei de Stiinta si Tehnologia Informatiei (1992),
stiinta si tehnologie definita de Adunarea Generala a Academiei Romane in 1998 ca
domeniu al cunoasterii care sta la baza societatii informationale, infiintarea Forumului
pentru Societatea Informationala (1997) arata o viziune care a fost recent confirmata de
CNRS-Franta care in oct.2000 a infiintat un Departament pentru Stiinta si Tehnologia
Informatiei si Comunicatiilor.
"Acum Academia Romana a ridicat steagul Societatii cunoasterii, prin
decizia comuna a Sectiei de specialitate si a Forumului pentru Societatea
informationala, cu sustinerea Vice-presedintelui Academiei acad. Florin Filip,
nominalizat ca directorul programului Societatea informationala- societatea
cunoasterii , cu aprobarea presedintelui Academiei Romane, acad. Eugen
Simion si a Biroului Prezidiului Academiei."
"Cu totii, forurile mentionate si conducerea Academiei au cazut e acord sa
propunem o viziune asupra viitorului, in contextul unei evolutii evidente pe plan
global, dar care pe noi ne intereseza pentru nivelul de cunoaste al poporului
roman, pentru adevarata egalitate a sanselor in viata si in globalitate, pentru
crearea unei noi economii prospere bazate pe cunoastere si cultura la care sa
participe toti cetatenii tarii."
Activitatea autorului acestui studiu poate fi caracterizat astfel (Academica,
aprilie 2001, p. 21): A condus direct unul dintre cele mai mari programe tehnologice ale

rii -n domeniile circuitelor integrate, calculatoarelor electronice i informaticii- n care

a fost implicat timp de 20 de ani; timp de 13 ani a condus direct informatica
romneasc, elabornd studii, publicnd lucrri (teoretice privind informaia i
conceptuale privind Societatea informatic n Romnia), construind centrele de calcul
teritoriale, licee de informatic, dirijnd cercetarea de vrf n domeniu i formnd un
mare numr de cadre. A condus tratativele, desfurate cu cele mai dezvoltate ri din
lume, pentru fabrica de circuite integrate i fabrica de calculatoare electronice din
generaia III-a, ncheiate cu succes cu Frana, punndu-se astfel bazele electronicii
profesionale n Romnia. A condus nfiinarea Institutului Central de Informatic i a
Institutului de tehnic de calcul. Prin toate acestea a pus bazele dezvoltrii informaticii
n Romnia. Ideile care l-au cluzit au fost editate n volumele Sistem i Civilizaie, A
2-a Revoluie Industrial, Informatica i societatea .a., fiind publicate n prealabil n
periodice ntre anii 1970-1985. ncepnd din anul 1990 a reluat activiti n aceste
domenii, determinnd nfiinarea Comisiei Naionale de Informatic la nivelul Guvernului
(1990), a Centrului pentru Inteligen Artificial la Academia Romn (fondat i condus
de acad. Gh.Tecuci, apoi de dr. DanTufi m.c. al Academiei Romne), elabornd studii
privind Societatea informaional i propunnd mbinarea acestei societi cu
Societatea cunoaterii.
Asa cum am mentionat si mai sus, Acad. Mihai Draganescu nu este singurul care
a vorbit despre societatea informationala sau care s-a implicat in dezvoltarea acesteia.
Deasemenea si conf.dr.ing. Doina Banciu si-a exprimat punctul de vedere in
studiul Servicii de informare pentru ceteni n societatea informaional. Aceasta
sustine ca societatea informationala sau societatea informatiei este o realitate care, pa
parcursul a 50 de ani de la aparitia calculatoarelor si dezvoltarea sistemelor de
informare s-a construit pas cu pas. "Explozia informationala si criza informationala
au avut si ele rolul lor in conturarea, crearea si consolidarea noilor concepte
privind colectarea, prelucrarea si distribuirea informatiei. Aceste concepte au
influentat procesele stiintifice, economice, culturale, intr-un cuvant intreaga
dezvoltare a societatii."

Deasemenea conf.dr.ing. Doina Banciu spune ca daca privim din punct de

vedere al societatii informationale, forta de munca, mijloacele de munca si obiectele
muncii, acestea au o caracteristica in comun si anume orientarea catre utilizarea si
procesarea informatiei.
"O componenta importanta in societatea informationala o reprezinta
informarea si documentarea prin intermediul noilor tehnologii." Astfel dezvoltarea
sociala si implicit gradul de cultura si civilizatie a unui popor sunt influentate hotarator si
de informarea cetateanului asupra obligatiilor si drepturilor sale.
Studiile si cercetarile in domeniul evolutiei sociale in contextul societatii
informatiei subliniaza rolul informatiei in dezvoltarea sociala, necesitatea informarii
cetateanului pentru a deveni "un actor activ in viata sociala a comunitatii in care exista."
Prin urmare, in alta ordine de idei, din toate aspectele prezentate mai sus, putem
sustrage principalele caracteristici ale societatii informationale:
Societatea informationala evolueaza din societatea actuala.
Noile tehnologii se vor regasi n multe aspecte ale vietii de zi cu zi, fara a se
nregistra nsa o revolutie informationala. Evolutia normala este introducerea TIC
pornind de la necesitatile si oportunitatile existente si nu invers.
Tehnologia trebuie vazuta ca o cale de dezvoltare si optimizare a activitatii umane, prin
evitarea determinismului tehnologic.
Internetul este emanatia societatii informationale fiind, deopotriva, sursa de
documentare dar si de inspiratie.
Principalele probleme de rezolvat se refera la:
- legislatia muncii;
- drepturile de autor;
- cresterea nivelului de cunostinte al populatiei;
- dezvoltarea infrastructurii informationale;
- gasirea de noi forme si noi reguli ale procesului educational si ale institutiilor implicate;
- atenuarea impactului asupra disper-sarii geografice si a transportului fortei de munca;
- asigurarea conditiilor de implicare a populatiei n procesul de creare si dezvoltare a
societatii informationale.
In urma acestor aspecte enumerate, putem sublinia faptul ca implementarea societatii
informationale presupune o cooperare strnsa ntre mediile academice,

guvernamentale si de afaceri. Astfel, cercetarea universitara ar putea fi cheia

succesului n implementarea noilor tehnologii la nivel social, organizational si individual.
Prin urmare, nicio organizatie nu poate functiona fara informatii si comunicarea lor.
Insa, nu trebuie sa se faca confuzie intre informatia care circula la nivelul organizatiilor
si informatia stiintifica pura. Dupa cum un termometru care indica temperatura mediului
ambiant sau un calculator electronic care ne arata rezultatul unui calcul, sunt dispozitive
care emit informatii, la fel putem afirma ca orice angajat care vorbeste intr-un cadru
oficial, scrie o cerere, efectueaza o semnalizare, elibereaza o chitanta, intocmeste un
raport, un table etc., emite informatii. Deci informatiile pot fi generate de un emitator
uman sau de un dispozitiv programat de om.
De asemenea, un salariat care primeste o dispozitie, o instructiune, direct, prin telefon
sau sub forma scrisa, participa la o sedinta, conferinta etc., receptioneaza informatii.
Intr-o acceptiune mai larga, in orice structura organizatorica, fiecare post reprezinta un
emitator si un receptor de informative.
Asadar, pentru managementul organizatiei, notiunea de informatie desemneaza
acele date care aduc adresantului un spor de cunoastere,privind direct sau indirect
organizatia respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor ce
revin in cadrul respectivei organizatii. ( Nicolescu, Ovidiu, p. 245 )
Automatizarea tehnologiilor informationale si comunicationale a produs schimbari
majore si ireversibile in munca administrativa. Utilizarea eficienta a acestor tehnologii
implica continua perfectionare a operatorului uman, reluarea, de fapt, pe o alta treapta a
activitatiilor de birou, iar birotica, ca stiinta, a aparut tocmai pentru a raspunde acestor
necesitati. Aplicatiile biroticii au inceput cu birourile secretariatelor, modificand profund
modul de lucru si de comunicare, dar si de formare.

Rolul asistentului manager in Romania

Informatia constituie o resursa fundamentala a managementului pentru atingerea
obiectivelor unei organizatii. La nivelul birourilor managerial se emit si se primesc
informatiile care asigura administrarea unei organizatii. In acest circuit informational,
secretariatul are rol de interfata intre conducator, sub sistemul condus si mediul exterior
si, uneori, de emitator de informatii. Este o conditie sine-que-non pentru secretara /
asistenta sa inteleaga corect importanta si rolul informatiilor, provenienta informatiilor de
orice natura, circuitul lor, procedurile informationale de specialitate, terminologia
definitorie. ( Maria Pariza, Curs de secretariat si asistenta manageriala ,pag. 22 )

Scurt Istoric

Meseria de secretara nu apartine neaparat timpurilor moderne, aceasta meserie are

o istorie destul de indelungata care a cunoscut numeroase schimbari si dezvoltari
pe parcursul anilor datorita noilor tehnologii care au ajutat la efectuarea cu mai
multa usurinta a sarcinilor care trebuiesc indeplinite in aceasta munca. Pe langa
toate acestea evolutia secretariatului a mai fost influentata si de dezvoltarea
managementului, a mijloacelor de comunicare dar si a aspecul economico-politic.
Denumirea de secretar(a) provine de la latinescul secretum care se
traduce lucru secret, taina si desemneaza o persoana care stie sa pastreze un
secret.
Se spune ca munca de secretara dateaza chiar din epoca scribilor de pe vremea
faraonilor egipteni unde scribii au fost primii colaboratori specializati in comunicarea
scrisa.
Scribii antici au reprezentat prima celula birocratica a statului faraonic, fiind
asociati astfel, cu secretarii autoritatilor de astazi 1
Confidentialitatea pe cale orala era o problema pe vremea aceea, deoarece putini
erau cei care stiau sa citeasca.
Termenul de grammatikos care denumea in limba greaca si profesia de
secretar poate fi considerat cel mai sugestiv, in ceea ce priveste posibilitatea
asocierii acestei meserii cu inceputurile scrierii. In limba romana, termenul a fost
preluat sub forma de gramatic si a circulat cu sensul de secretar sau scriitor
intr-o cancelarie domneasca. 2 In acea perioada secretara se afla in subordinea
unui personaj de rang inalt si avea ca principale activitati redactarea, transcrierea si
expedierea scrisorilor oficiale.
Aceasta meserie a apartinut barbatilor pana la inceputul secolului XX, cand au fost
promovate drepturile cetatenesti ale femeii, astfel in epoca contemporana
statisticile arata ca un procent 95% din functiile de secretar sunt ocupate de femei.
1
2

Maria, Priza
Vargolici pag 19

Acestea s-au dovedit a fi mai dotate decat barbatii in domeniul competentei si al

inteligentei emotionale.
Secretarele sunt predestinate sa lucreze in cenaclurile de calitate,
secretariatul fiind centrala de comunicatie a informatiiolor oficiale si neoficiale,
gradul de informatizare al secreatarelor fiind corespunzator de ridicat, competenta
in domeniul social stimuland lucrul in echipa, ele stiind asesea unde trebuie cautate
punctele slabe ale procesului de lucru. 3
Functia de secretara este una dintre meseriile care a cunoscut cele mai
multe transformari odata cu aparitia noilor mijloace moderne de comunicare si
informare.
Dezvoltarea tehnologiei precum a masinilor de scris, a telefonului, telexul,
faxul, copiatoarele au determinat schimbari esentiale in aceasta meserie, reusind sa
accelereze si sa amplifice activitatea de prelucrare a textelor si comunicare la
nivelul birourilor, solicitand noi competente legate de capacitatea de a opera cu noi
tehnologii.
Secretariuatul a devenit astfel un auxiliar imediat si indispensabil al
managerilor, avand ca rol principal preluarea de la acestia prin delegare de
atributii a unor sarcini pe care le pot rezilva (uneori chiar mai bine). 4 Astfel cu
ajutorul secretariatului principalele functii de management pot fi realizate cu
usurinta la toate nivelurile acestuia: prevederea, organizarea, comanda,
coordonarea si controlul, precum si asigurarea unor conditii optime pentru luarea
celor mai bune decizii ce reprezinta actul esential al conducerii.
Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu
intermediar i n anume condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele
sensuri ale circulaiei informaiei (ascendent i descendent). Secretariatul este o
staie att n circuitul ascendent (de la sistemul operaional la cel decizional) ct
i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operaional). 5

Manual de secretariat si asistenta manaf pag11

Ionel, Socobeanu secretul secretarelor p14
5
site
4

In literatura de specialitate secretariatul a fost denumit ca un nucleu

functonal, un grup de oameni specializati reuniti sub o autoritate ierarhica (director
de secretariat, secretar sef, sef birou secretariat etc.) subordonata la randul ei
conducerii unitatii si care are prevazute atributii cu caracter permanent pentru
efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat. 6
In epoca contemporana secretariatul este considerat ca interfa a efului
unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afar instituiei i de
asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin
preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o
serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu
publicul.7
Rolul secretarei este definit ca o persoana care are suficiente cunostinte despre
activitatea managementului si a sferei in care se desfasoara aceasta, pentru a fi
capabila sa ia decizii, sa dea instructiuni si sa reprezinte executivul in diferite
ocazii8
Prin urmare, pentru a defini functia de secretariat trebuie sa avem in vedere
scopul si rolul secretariatelor in organizatie si activitatea economico-sociale, dar si
pozitia pe care o are activitatea de secretariat, responsabilitatile, gradul de
autoritate primita de la manager si relatiile cu toti factorii implicati in procesul de
munca.

De la secretara clasica la secretara moderna

IOnel, scobeanu p15

http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/8.htm
8
Maria pariza
7

Daca acum 20 de ani o secretara avea o viata oarecum lipsita de griji, sub
aripa protectoare (la propriu si la figurat) a sefului, principalele atributii fiind cafeau
de dimineata, ziarele, ceva corespondenta, telefonul dar mai ales ocrotirea sefului
de prezenta inoportuna a diversilor vizitatori, astazi lucrurile s-au schimbat. 9
Datorita evolutiei de-a lungul anilor a acestei meserii se poate spune ca
secretara traditionala care se rezuma doar la munca de birou dispare in avantajul
asistentei manager care cunoaste mult mai bine si stie sa utilizeze noile tehnologii
informationale si comunicationale executand cu mult mai multa eficienta si
rapiditate sarcinile. Efectuarea sarcinilor automatizate permit secretarei sa se ocupe
si de alte sarcini mai importante care necesita o mai mare responsabilitate.
Secretarele zilelor noastre nu inseamna doar putina dactilografie, picioare
frumoase si arta de a face cafea, ea lucreaza acum pe calculator, foloseste
Internetul, are cunostinte de management, de drept, primeste si transmite mesaje
prin telefon, fax sau e-mail in limbi straine pe care le stapaneste mai bine decat
seful ei, dispune de un mic atelier informational, dactilografiaza pe calculator
folosind metoda oarba. Ea intocmeste si foloseste diverse sisteme de evidenta,
fiind la curent cu institutiile, organismele din tara si strainatate, cu persoanele lor
cheie.10
Datorita prgramului tehnologic munca de secretariat se practica din
vocatie, astfel secretara trebuie sa fie o persoana educata si educabila ca sa se afle
intr-o continua invatare si perfectionare pe tot parcursul vietii profesionale. De
asemenea secretara trebuie sa aiba o buna capacitatea de a avea rabdaren sa
comunice cu oamenii atat verval cat si scris, de a intelege psihologia lor, trebuie sa
fie capabila sa ia deciziile cele mai corecte in lipsa sefului ei.
Secretara si seful trebuie sa formeze o echipa in adevaratul sens al
cuvantului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este
esenial ca seful si secretara sa gandeasc, sa planifice si ss actioneze ca o echipa.
Munca unui director si cea prestata de o secretara sunt greu de separat; actiunile
9

Vargolici 13 p
carte

10

directorului si cele ale secretarei sunt complementare, fiind directionate spre

acelasi scop.11
Un lucru foarte important este ca imaginea unei companii este
reprezentata de modul in care secretara se comporta, comunica, precum si
respectul fata de colegi, fata de colaboratorii externi si chiar si de sine insasi,
deoarece ea este prima persona dintr-o cimpanie cu care cineva intra in contact.
Ea trebuie sa fie garantul agreabilului la locul de munca, trebuie sa confere biroului
impresia unui spatiu ospitalitar si eficient. 12
Locul in care secretara isi desfasoara activitatea trebuie sa fie unul foarte
primitor si placut vizual din puct de vedere al mobilierului, echipamentelor de birou,
arhitecturii dar si in relatiile bune cu seful, colegii de echipa si celalati angajati.
Biroul secretarei este, poate locul cem mai autorizat dintr-o institutie,
dar, indiferent de gradul de automatizare, factorul uman ramane cel mai
important13
Nu va lipsi niciodata de pe biroul unei secretare telefonul care in mod obisnuit este
pus in partea stanga pentru a evita rasucirile si pentru a putea ridica receptorul cu
mana stanga deoarece mana dreapta trebuie sa fie pregatita sa noteze informatiile
necesare in agenda care va fi mereu deschisa. Tot pe biroul secretarei se vor afla un
creion si o guma, fise pentru inregistrarea mesajelor telefonice, scadentarul cu
termene si dosarul in curs de rezolvare.

De la secretara la asistent manager

Postul de asistent manager reprezinta o treapta prfesionala superioara, in structura

organizatorica a unei firme presupunand mai multe responsabilitati decat cele ale
secretarelor din organizatiile de stat 14
11

net
Vargoligi pag 15
13
Vargolici 12p
14
Pariza pag 8
12

Dezvoltarea noilor tehnologii informationale si comunicationale precum si

implementarea calculatorului a determinat aparitia unei meserii mult mai complexe
decat cea de secretariat si aumume functia de asistent manager la care se cer mai
multe competente lingvistice, comerciale, financiare, de management, marketing,
publicitate, relatii publice, comunicare.
Rolul secretarei devine mai putin acela de <servitoare> a managerului si
mai mult de manager administrativ. 15
Postul de asistent manager este considerat un post de entry-level in mediul
de afaceri, mai exact mana dreapta a celui care conduce reprezentand interfata
intre conducere si angajati, colaboratori sau parteneri.
Asistentul manager face parte din stucturile ierarhice superioare, ca prim subaltern
si in acelas timp colaborator apropiat al directorului (general sau al
departamentului). Asistentul manager nu poate da dispozitii nimanui, fara a fi
delegat in acest sens de director, doar daca are subalterni (secretare). 16
Drumul pe carea ar trebui sa il parcurga o secreatara pentru a ajunge
asistenta manager a directorului trebuie mai intai sa inceapa cu stabilirea
diagnosticului personal ceea ce insemana ca este necesar imbunatatirea
competentelor, optimizarea performatelor, implicarea in modernizarea si
organizarea departamentului in care lucreaza, gestionarea cat mai corecta a
timpului precum si deprinderea lucrului in echipa. De asemena trebuie sa aiba
cunostinte avansate de contabilitate, management, marketing, drept, informatica,
relatii publice si comunicare prima treapta de plecare in cariera este functia de
asistent manager putand chiar sa evolueze spre o functie de conducere.

Secreiariatul si asistenta manageriala in organizatiile contemporane

15
16

Curs pag 23

Conform DEX, o organizatie reprezinta o asociatie de oameni cu conceptii sau preocupari

comune, uniti conform unui regulament sau statut, in vederea depunerii unei activitati organizate
si realizarii unor scopuri comune.
Organizatia este mijlocul prin care oamenii pot face lucruri pe care nu le pot intreprinde
singuri, ea devenind astfel singura cale de a invinge limitele individului ce stau in calea dorintei
de a realiza ceea ce si-a propus. Apartenenta la o organizatie devine o necessitate, aceasta din
urma luand nastere atunci cand sunt indeplinite simultan cele doua conditii fundamentale:

Exista disponibilitate de comunicare intre persoane;

Personele actioneaza pentru realizare unui scop comun.

Un teoretician in domeniul organizatiilor este H.G. Hicks care studiaza principalele avantaje
care ii determina pe oameni sa se organizeze: ca isi pot dezvolta si imbunatati propriile
capacitati. Prin faptul ca fiecare om aduce in organizatie talentul, aptitudinile si cunostintele sale
inseamna ca, realizarea unor obiective, il solicita mai putin decat daca individul ar fi actionat
singur. Astfel isi pot reduce timpul necesar realizarii unui obiectiv, in contextul in care timpul
este expresia eficientei unei actiuni in organizatia moderna, reducerea lui este un deziderat
comun. (vargolici pag 7)
Organizatia poate insemna o grupare organizata de oameni si obiective, un ansamblu de mijloace
de productii si de informatii, o impletire de interese generale si individuale. Pentru obtinerea
obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functii: functia de
cercetare-dezvoltare, functia comerciala si de marketing, functia de productie, functia financiarcontabila, functia de personal.
Activitatea de secretariat are o importanta deosebita in cadrul organizatiilor economicosociale. Fiecare comartiment desfasoara activitati diferite atat in cadrul institutiilor
administrative centrale si locale de stat (guvern, ministere, primarii, consilii locale etc.), cat si la
nivelul agentilor economici, al unitatilor cu profiluri diferite (academii, institutii de invatamant
superior, scoli, biblioteci etc.), iar numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o
organizatie la alta.
Sub o alta definitie secretariatul este considerat ca un nucleu functional (grupare de functii si
respectiv persoane care le ocupa) cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe.
Personalul secretariatului este grupat sub o autoritate ierarhica (directori desecretariate, sefi de
serviciu, secretari-sefi), autoritate subordonata la randul ei direct managerului.

Functiile secretariatului si activitatile specifice desfasurate intr-un secretariat

In interiorul secretariatului, fiecare lucrator al acestuia are sarcini bine determinate. Atributiile ce
revin unei secretare depind de structura si domeniul de activitate al organizatiei si sunt
specificatein fisa postului.
Activitatea de secretariat (in cazul in care functioneaza ca un serviciu autonom) include
urmatoarele atributii si sarcini:
- activitati cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea,
multiplicarea, redactarea scrisorilor dictate de sefi, inregistrarea si clasarea corespondentei).
- activitati prin care sunt indeplinite sarcinile si atributiile prevazute in fisa postului: cautarea,
selectare, prelucrarea si transmiterea informatiilor, primirea vizitatorilor, traducerea unor scrisori
si a unor materialelor documentare, intocmirea statisticilor, utilizarea aparaturii de birou si a unor
programe specifice;
- activitati pe care le decid si le initiaza singure (cursuri de perfectionare in domeniul lor de
activitate, instruirea secretarelor din subordine);
- activitati de reprezentare a sefilor lor (primiri oficiale, participare la discutii cu parteneri de
afaceri etc.). (vargolici pag 9)
Nu se poate stabili un numar finit de sarcini si atributii care ii revin unei secretare.
Acestea difera in functie de specificul organizatiei/departamentului unde isi desfasoara
activitatea., dar si de pozitia ocupata de managerul ei in organigrama.

Organizarea secretariatelor
Organizarea secretariatelor de face in functie de resursele umane si resursele materiale.
Resursele umane se refera la personalul angajat in activitatea de secretariat (persoane bine
pregatite si capabile sa se adapteze permanent noutatilor din domeniu).
Resursele materiale se refera la totalitatea mijoacelor si obiectelor care se pun la dispozitie
pentru buna desfasurare a muncii de secretariat: spatiul de lucru (birourile), obiectele de microclimat si iluminat, mobilierul, aparatura moderna de birou (calculatoare, fax, imprimanta, xerox
etc.).

Avantajele organizarii centralizate a secretariatelor:

-

posibilitatea asezarii echipamentelor de birou in acelasi loc, ceea ce inseamna

utilizarea lor la capacitatea maxima si eficientizarea timpului;
pregatirea noilor angajati este rapida, ceea ce influenteaza pozitiv formarea lor;

obtinerea unor standarde comune;

folosirea aparaturii intr-un cadru restrans presupune performante ridicate in
specializarea muncii avand un cost scazut.

Competente profesionale. Calitatile si aptitudinilei secretar(ului/ei)/

asistent(ului/ei) manager

Postul de asistent manager este considerat, in general, un post de initiere (entry-level), cu

posibilitate de a ajunge in scurt timp pe o treapta superioara.
In cadrul acestui post, suntem expusi la o multime de informatii cu privire la mediul de
afaceri si de aseamenea, invatam baza comportamentului din interiorul companiei. Este postul
care se situeaza la intersectia dintre departamente, avand acces la o problematica vasta, de la
amrketing la resurse umane, de la vanzari la logistica si relatii publice.
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern si in acelasi
timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu
poate da dispozitii nimanui, fara a fi delegat in acest sens de director, doar daca are subalterni
(secretare). Sunt cazuri in care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se
subordoneaza directori de departamente si asistentele acestora etc.( vargolici pag 23)
Un asistent manager este deseori persoana din fata, pentru restul echipei de management, si
lucreaza direct cu ceilalti angajati.Un bun asistent manager ar trebui sa posede aptitudini de
comunicare excelente, atat verbale, cat si scrise. Aceasta calitate devine vizibila atunci cand
asistentul manager este in stare sa le ofere angajatilor obiective si responsabilitati bine definite.
In orice organizatie moderna se urmareste indeplinirea obiectivelor in munca, efectuarea de
productivitate si calitate la nivelul cerintelor conducerii-departamente-clienti. De aceea,
selectarea personalului din secretariat este importanta si trebuie sa se tina cont nu numai de
pregatirea profesionala ci si de alte aptitudini si calitati, cum ar fi: cunostinte de cultura generala
(deoarece va interactiona si cupersoane din alte medii si culturi), cunoasterea uneia sau mai
multor limbi straine.Este de preferat ca o secretara sa aiba cat mai multe calitati, insa nu exista
nicio secretara sau asistent manager care saindeplineasca toate cerintele pe care le vom enumera
mai jos, insaacestea se pot dobandi prin educatie si dezvoltare permanenta.

1. Inteligentapresupune rationament si reflectie, capacitate de analiza si sinteza, capacitate de

adaptare, bun simt si intelegere, perspicacitate, spirit metodic.
2. Discernamantul este calitate necesara pentru a face distinctie intre problemele prioritaresi
cele mai putin urgente si alegerea celei mai bune solutii.
3. Memoriaapartine calitatilor indispensabile pentru indeplinirea in bune conditii a atributiilor
unei secretare; ea trebuie sa retina fizionomii, nume, numere de telefon si alte informatii.
4. Atentia permite secretarei sa retina informatii, inregistrand si transmitand datele fara a
inregistra erori.
5. Initiativa permitesecretarei sa ia decizii rapide in cadrul competentelor atribuite.
Aceastapermite secretarei solutionarea rapida a unor probleme minore, astfel seful se poate
concentra asupra problemelor importante .
6. Simtul estetic reprezinta o alta calitate de baza, deoarece secretara reprezinta de cele mai
multe ori imaginea companiei in care lucreaza, primul om cu care se interactioneaza. De
aceea ea este responsabila de organizarea spatiului de munca si realizarea unui ambient
placut (prin decorarea cu palnte, vaze cu flori, tabele, grafice), cat si de adoptarea unei tinute
vestimentare impecabile, in limitele decentei si al bunului gust.
7. Calitatile de organizator sunt necesare pentru eficientizarea muncii si a timpului si presupun:
ordine in acte, idei, aranjarea obiectelor din birou.
8. Calitatile de vorbire si redactare: sunt considerate aptitudini de baza ale secretarei. Pe langa
atitudine si aspectul exterior, secretara trebuie sa vorbeasca clar (pentru a evita interpretarile),
concis (pentru a economisi timpul propriu si pe cel al interlocutorului sau), precis (pentru a
nu mai fi nevoie de lamuriri suplimentare) si corect din punct de vedere gramatical. Toate
acestea trebuie respectate, folosind corect formele gramaticale si formulele de politete.
( vargolici, pag 32)

9. Politeta poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie sa dea dovada de politet fata de toate
persoanele cu care intra in contact.

10. Meticulozitatea reprezinta o alta calitate importanta in munca de secretariat si presupune

patrunderea in profunzime a tuturor situatilor, astfel evitandu-se tratarea cu superficialitate a
cazurilor intalnite.
11. Punctualitatea: presupune respectarea nu numai a orelor de program (sosire si plecare), dar
si respectarea orarului privind intalnirile de afaceri, audientele sau evenimentele
speciale.(vargolici pag 32)
12. Autocontrolul (vorbire, gestica, comportament)esteobligatoriu, deoarece secretara are
totdeauna contact cu publicul si este predispusa lucrului in conditii de stres.
13. Capacitatea de a colabora in bune conditii pentru realizarea sarcinilor atat cu seful, cat si cu
ceilalti angajati ai firmei.
14. Atitudinea pozitiva fata de munca implica rezolvarea cu profesionalisma acticitatilor.
15. Buna dispozitie si simtul umorului sunt calitati menite sa destinda atmosfera si ajuta la
indeplinirea cu professionalism a sarcinilor de serviciu.
16. Loialitatea si confidentialitatea sunt calitati foarte cautate pentru obtinerea unui post.Acestea
presupun atasament fata de locul de munca si pledarea in favoarea intereselor firmei.
17. Eficienta presupune solutionarea sarcinilor de serviciu intr-un timp relativ scurt, stabilirea
activitatilor prioritare.
18. Capacitatea de a lucra in echipa: secretara/asistenta trebuie saurmareasca interesele intregii
echipe din care face parte.
19. Capacitatea de a lucra sub presiune: secretariatul este locul unde apar mai multe probleme
care trebuie rezolvate in acelasi timp; in biroul asistentei vin mai multe persoane, fiecare
avand cate o problema urgenta de rezolvat. In aceste conditii, se manifesta ca reactie stresul
si iritabilitatea. Farasa intre in panicasi cu profesionalism, secretara (asistenta) trebuie sa ia
deciziile cele mai bune si sa stabileasca care sunt problemele urgente si importante, fara sa
jigneasca pe cineva. ( vargolici, pag 33)

Concluzie:

In concluzie, pe baza studiului facut pentru realizarea acestui proiect, putem trasa
avantajele si putem intelege importanta societatii informationale, putem evidentia
importanta informatiei si a societatii informationale intr-o organizatie, intelegand astfel,
importanta secretariatelor si rolul pe care il are astazi asistentul manager. Astfel, acest
rol atat de important al asistentului manager in societatea informationala a unei
organizatii, este subliniat si definit foarte clar in cartea Mariei Pariza, Curs de
secretariat si asistenta manageriala ,
Astazi, in era informationala, secretarele / asistentele care filtreaza corect,
compacteaza si interpreteaza informatiile relevante, preiau tot mai multe sarcini
de control, depasindu-si statutul de omul din spatele cortinei.( Pariza, Maria, p.
31 )