Date si calcule

Fiecare celul a unei foi de calcul este similar unei zone de memorie care poate contine informatii de
diverse tipuri. n aceast sectiune se prezint principalele tipuri de date, acceptate ntr-o foaie de calcul
Excel si modul cum se poate opera cu datele nscrise n caiet.
Trebuie retinut, pentru a completa imaginea corect a unei foi de calcul, c o celul este din punct de
vedere al informatiilor continute doar o fereastr prin care se vede la un moment dat att ct permite
dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afisarea unei cantitti mai
mari de informatie (dac este disponibil o cantitate nmai mare). Informatia care nu poate fi afisat nu
este pierdut, doar nu ncape n spatiul rezervat de celul. Pentru anumite tipuri de date (n general
numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se
afiseaz att ct se poate.
Dac bara de formule este vizibil (prin selectarea din meniul View a optiunii Formula Bar), atunci
continutul celulei active este afisat n partea dreapt a barei.
n imaginea alturat se vede o asemenea situatie. Celula activ C1 nu poate afisa dect o portiune a
textului continut, text vizibil n totalitate pe bara de formule.
Tipuri de date
ntr-o foaie de calcul Excel se pot utiliza
date numerice,
date calendaristice si
date de tip text.
Pentru a introduce ntr-o celul o dat (de orice tip ar fi), se activeaz celula prin click sau orice tip de
pozitionare n foaia de calcul, se tasteaz data dorit si se termin operatiunea cu ENTER (cursorul se
mut pe linia urmtoare a aceleiasi coloane), cu TAB (cursorul se mut pe coloana urmtoare a aceleiasi
linii) sau click n alt celul a foii. Este de notat c nu se poate lucra n alt celul pn cnd nu se
termin introducerea curent.
Constante de tip numeric
n Microsoft Excel o constant numeric poate contine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
sirul format trebuind s aib semnificatie de valoare numeric (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10
1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator ntre partea ntreag si partea zecimal depinde de optiunile
efectuate n Regional Settings din Control Panel, n mediul Windows. Combinatiile de caractere
nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate n mod implicit la dreapta.
n mediul Excel se accept (si se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate n
continuare n sectiunea dedicat formatrii datelor. Trebuie ns retinut c formatul unui numr, de
exemplu, nu afecteaz valoarea numrului, ci doar forma afisat a valorii numrului. Indiferent de forma
numrului, Excel retine ntotdeauna 15 cifre semnificative.
Constante de tip dat calendaristic

Observatie. Pentru simplificarea exprimrii, doar n aceast sectiune prin dat se ntelege o dat
calendaristic (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se ntelege o dat orar (cum ar fi 11:45). Prin dat
calendaristic se poate ntelege uneori si combinatia dat+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)
Microsoft Excel trateaz datele si timpii din punctul de vedere al reprezentrii interne drept numere.
Data este retinut n partea ntreag iar timpul n partea fractionar. Forma extern, cea afisat n foaia
de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor si timpilor fiind
prezentat n sectiunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceast cauz, cu date si timpi se pot
efectua unele operatiuni aritmetice (adunare, scdere) dar se pot produce si erori n cazul mixrii
datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice si orare.
n mod implicit, o dat sau timp este aliniat n celul la dreapta, alinierea la stnga (dac nu este cerut
explicit) indic nerecunoasterea sirului tastat drept dat sau timp.
Exist dou mari sisteme de corespondent ntre numere si date calendaristice:
cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (n care 1 reprezint ziua de 1 ian.1900), utilizat n Microsoft Excel pentru
Windows si de Lotus 1-2-3;
cel bazat pe 1904 (n care 1 reprezint 2 ian. 1904), utilizat n Microsoft Excel pentru Macintosh.
Selectarea bazei de numrare a datelor se realizeaz prin Options din meniul Tools, fisa Calculation. Sub
Workbook se selecteaz, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesar aceast configurare
atunci cnd se lucreaz simultan cu foi de calcul care utilizeaz aceast baz (foi provenite eventual de
pe calculatoare Macintosh).
Constantele de tip dat se pot tasta drept siruri de caractere de forma
mm/dd/yyyy, unde mm este numrul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu
1/12/89 reprezint 12 dec 89, 02/03/1990 reprezint 3 feb 1990 etc.
mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezint denumirea lunii, prescurtat sau nu, n
englez, iar dd si yyyy au semnificatia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezint 12 ian 1980, jan80 reprezint ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separnd orele, minute si secundele (dac exist) prin caracterul ":". De
exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat n mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se las un spatiu
si se tasteaz AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
Constante de tip text
Orice combinatie de caractere care nu este recunoscut drept un numr sau o dat/timp este tratat de
Microsoft Excel drept o constant de tip text.
Un text este aliniat, n mod implicit, la stnga.
Observatie. Atunci cnd se doreste ca un sir de caractere s fie recunoscut drept text indiferent de
eventuala asemnare cu un numr/dat/timp, se va formata celula drept Text si apoi se introduce sirul
dorit.
Pentru trecerea fortat la rndul urmtor, n aceeasi celul, se va tasta ALT+ENTER. Pentru defilarea
textului n celul se va urmri sectiunea urmtoare.
Formatarea informatiilor din celule

Informatia nscris ntr-o celul, constant sau obtinut printr-o formul, poate fi formatat att pentru
a avea o imagine corect (numr de zecimale, dat calendaristic si nu numeric etc.), ct si pentru a fi
receptat mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s-a mai spus, formatarea nu schimb valoarea
informatiei si orice alt formatare este posibil ulterior.
n ntelegerea formatrii si comportrii foii de calcul, trebuie s se retin c desi formatul se aplic
informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare dac se sterge doar continutul
celulei, orice nou continut va primi formatul existent n momentul stergerii. Doar eliminarea formatului
atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatrii
implicite.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceast sectiune (alte
dou au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number, Alignment si Font, descrise
n continuare.
Formatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii (deci cel putin celulei
active).
Formatul numerelor
Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Number a dialogului Format Cells
(afisat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea general este aceea a unei liste de clase de
formate (Category), fiecare selectie afisnd optiuni specifice clasei respective. Imaginea alturat arat
optiunea Number si atributele asociate.

Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare.

General informatia este afisat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de
dat.
Number se fixeaz numrul de zecimale n Decimal places, prezenta separatorilor grupe-lor de trei
cifre n Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative.
Percentage acest format nmulteste continutul celulei cu 100 si adaug simbolul de procent. De
exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%. Este de retinut c numrul initial este sub form zecimal.
Fraction permite operarea cu numere scrise sub form de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul
dorit se alege dintr-o list disponibil. O constant se poate introduce direct sub aceast form dac se
tasteaz partea ntreag, un spatiu si partea fractionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat implicit o dat
calendaristic, partea ntreag se trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.
Scientific permite scrierea numerelor cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc.
Currency este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea numrului de zecimale si a
formei nume-relor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. n lista
derulant Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere vertical la punctul
zecimal a sumelor nscrise
Date permite alegerea unui format pentru o dat calendaristic. Lista Type din dreapta figurii alturate
ofer o imagine a optiunilor disponibile. Se observ existenta tipurilor mixte (date + timp).

Time permite stabilirea unor formate pentru date orare.

Text stabileste formatul de text pentru informatia din celul.
Alinierea informatiilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din celule
(astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia este prea
nalt etc.). Tot n acest set de probleme se nscrie si scrierea informatiei pe mai multe rnduri n aceeasi
celul, ca si orientarea textului.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Fisa Alignment a dialogului Format Cells contine toate
controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare.

n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul (nltimea liniei se mreste corespun-z-tor
pn se afiseaz tot conti-nu-tul) Wrap text , ajustarea automat a dimensiunii fontului pentru ca
toat informatia s fie vizibil Shrink to fit , fuzionarea celulelor selectate ntr-o sigur celul Merge
cells. Ultima optiune este util atunci cnd se intentioneaz scri-erea unor titluri.
n zona Orientation se poate stabili orien-ta-rea textului prin tragerea caroului rosu la o alt nclinare sau
prin indicarea direct a numrului de grade.
n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista Horizontal, si un mod de
aliniere pe vertical n lista Vertical. Exist mai multe tipuri de alinieri pe orizontal, vezi figura
alturat. Dintre acestea, cea mai special este Center Across Selection, care produce centrarea textului
din prima celul pe ntreaga zon selectat. Informatia rmne continut n prima celul. Pe vertical,
informatia poate fi centrat sau aliniat sus/jos.
Stabilirea fontului
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fisa Font din acest dialog permite
selectarea fontului utilizat n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte
aplicatii Office.
Formule
Ceea ce confer putere unui program de calcul tabelar, cum este si Microsoft Excel, sunt multiplele
posibilitti de calcul avnd ca operanzi date din foile deschise sau din fisiere externe. Biblioteca de
functii care poate fi apelat n orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaz
imaginea aplicatiei. Se poate astfel gndi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic
dublat de un puternic procesor de texte.
Reamintim si completm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, notiunile fiind esentiale
pentru ntelegerea corect a utilizrii formulelor n Excel.
Referirea datelor
Orice informatie scris n foaie poate fi referit prin adresa celulei care o contine. Adresa unei celule
este, uzual, format din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezint celula
(implicit si continutul celulei) situat pe prima coloan (coloana A) si linia a doua. (Se poate configura
sistemul s utilizeze modul de referint R1C1, adic R urmat de numrul liniei si C urmat de numrul
coloanei.)

Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din coltul stnga-sus si coltul dreapta-jos,
separate prin caracterul :. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C si D
si liniile de la 3 la 7 se noteaz A3:D7. Dac domeniile sunt cu structuri mai compli-cate, atunci se
specific prin descompuneri n componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5
reprezint o zon compus din celula A1, dreptunghiul B2:C4 si celula D5.
Acesta este modul de referint relativ. Adresa celulei referite este stabilit prin pozitia relativ fat de
celula de unde se face referinta. Adic, dac suntem n celula C1, o referire la A2 nseamn celula situat
cu dou coloa-ne la stnga si cu o linie mai jos. Atunci cnd se copie informatia n alte celule, referintele
relative sunt copiate cu semnificatia lor. Adic, dac n exemplul anterior copiem din C1 informatia n
celula D3, atunci referinta la A2 se va copia ca nteles, deci va deveni B4 (celula care se pozitioneaz fat
de D3 n aceeasi configuratie cum era pozitionat A2 fat de C1). La pre-zen-tarea functiilor se va da un
exemplu.
Modul de referint absolut este indicat prin plasarea caracterului $ n fata prtii (prtilor) absolute din
adres. De exemplu, $A$1 reprezint celula A1 indiferent de unde este referit; $A1 reprezint celula
situat pe coloana A (referit absolut) si n linia interpretat relativ din locul unde se face referinta; A$1
reprezint celula situat n coloana interpretat relativ fat de locul unde se face referinta si pe linia 1
(indicat absolut). Utilizarea diferentei dintre referintele relative si cele relative are important doar la
copierea informatiilor (inclusiv prin completarea automat de serii).
Selectarea datelor
Operatiunea de selectare a unor celule este necesar atunci cnd trebuie s facem referire la datele
respective pentru a le denumi sau pentru o prelu-crare. n situatia cnd zonele de interes sunt deja
numite, atunci nu este necesar selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.
Selectarea se poate efectua prin:

pozitionarea ntr-un colt al domeniului, apsarea tastei Shift si actionarea tastelor cu sgeti de
pozitionare pn la selectarea ntregului domeniu;

pozitionarea mouse-ului ntr-un colt al domeniului, tinerea butonului din stnga apsat si tragerea
n foaie a selectiei pn se acoper domeniul dorit.
Dac selectarea datelor se face fr o cerint expres n acest sens din partea sistemului, atunci datele
selectate n foaia activ sunt marcate de ctre sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor
selectate. n cazul cnd selectia este cerut de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei functii),
domeniul selectat este nconjurat de o bordur punctat, fr a se schimba culoarea celulelor
(operatiunea este cunoscut si ca selectarea dinamic a parametrilor).
Calcule n Excel
Pentru a efectua calcule (transformri) ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul (celula
activ) n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul si se termin
operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formul orice expresie care ncepe cu semnul =,
construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinte la alte
celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.
n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n celulele C2 si D1 si trecerea rezultatului
n celula E4 se efectueaz prin:

plasarea n E4;

scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu caracterul =;

terminarea prin apsarea tastei Enter.

n celula E4 se afiseaz rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat c n bara Formula se afiseaz expresia formulei scrise n celula activ (dac este cazul).
n figur, celula activ este E4 si se afiseaz, prin urmare, expresia calculat.
n configurarea uzual, efectuarea calculului este imediat, dar sistemul se poate configura nct
recalcularea formulelor s se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De
mentionat c modificarea valorii celulelor referite n formul nu necesit rescrierea formulei:
recalcularea foii va reflecta n rezultat(e) noile valori.
n operatiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
direct este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
dinamic este cazul referintelor la celule (domenii de celule); dac n locul rezervat unei referinte se
efectueaz un click n celula referit (sau se selecteaz domeniul necesar), atunci referinta este trecut
automat n formula, dup care formula poate fi continuat n mod uzual; o selectie similar se poate
efectua prin actionarea tastelor directionale;
inserarea unei functii prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie,
dialogul prin care se insereaz valoarea unei functii, mecanism explicat n continuare.
Utilizarea unei functii
Mediul Excel dispune de o vast bibliotec de functii clasificate dup domeniul principal de utilizare:
matematice (calcule generale), financiare (dobnzi), ingineresti etc. O functie poate fi utilizat prin
apelarea ei ntr-o formul.
Apelul se face n mod uzual, prin numele functiei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei
SUM(A1:A4) ntr-o formul are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A si
utilizarea rezultatului n formula respectiv. Referirea unei functii necesit prin urmare cunoasterea
numelui si a numrului de parametri necesari.
n cazul n care utilizatorul nu stie pe de rost aceste elemente definitorii ale functiei, se poate utiliza
meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaz conducerea
utilizatorului spre o corect referire a functiei. Se afiseaz dialogul Paste Function, artat n figura
alturat.
Se observ c n partea stng se va selecta categoria de functii (lista Function category). n functie de
clasa aleas, n partea dreapt (lista Function name) apar denumirile functiilor disponibile n aceast
clas. Este de remarcat si textul explicativ atasat functiei selectate n lista din dreapta. Continuarea
dialogului se face prin apsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific functiei
selectate.

Dac, spre exemplificare, presupunem c s-a selectat functia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE),
dialogul este prezentat n figura urmtoare.

Se observ zonele n care trebuie s se introduc valorile (cazul din zona Number2 valoare unic, sau
din zona Number3 un tablou de valori), sau referintele la valori, pentru care se calculeaz media

aritmetic. De remarcat c referintele se pot da specificnd denumirea dat domeniului valorilor (cazul
ilustrat n zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat n zona Number4). Indicarea zonei se
poate efectua prin selectarea dinamic (se trage mouse-ul peste zona respectiv). Pentru selectarea
dinamic exist unealta specific actionat prin butonul din dreapta fiecrei zone editabile: actionarea
acelui buton reduce dialogul la o suprafat minim, astfel nct devine vizibil o mai mare portiune a foii
de calcul.
n acest dialog se observ att textul explicativ, ct si butonul din stnga jos care ofer posoibilitatea
obtinerii unor explicatii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre functia aleas. Rezultatul
functiei (pentru argumentele fixate n acel moment) este afisat n zona Formula result. Este de remarcat
c dialogul va afisa ntotdeauna o zon liber prin redimensionarea lui, astfel nct se pot completa pn
la 30 de argumente.
n concluzie, apelul unei functii poate fi realizat prin

scrierea ntr-o formul a expresiei functie(argumente) sau

initierea dialogului de inserare a functiei prin meniul Insert.

Inserarea unei functii de tip tablou

Pentru functiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu functia care calculeaz produsul a
dou matrice) procedura de inserare este oarecum diferit:

se selecteaz zona care va contine rezultatele (zona trebuie s fie suficient de ntins, n caz contra
se vor trece doar attea rezultate ct se poate);

se tasteaz formula care contine referinta la functia tablou;

se termin operatiunea prin apsarea combinatiei de taste Ctrl+Shift+Enter.

Calcularea foii de calcul

O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zon complex de lucru n care este pstrat
automat evidenta referintelor din formule sau argumente de functii, astfel nct foia poate fi adus
oricnd la o stare de consistent n sensul c toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde
valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face n mod automat, cu alte cuvinte orice
modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia s rmn consistent. Pentru foile
complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorit efecturii repetate a unor calcule
partiale neimportante. n asemenea cazuri este indicat calcularea manual a foii, efectuat doar la
dorinta utilizatorului. Aceast procedur trebuie ns aplicat cu atentie ntruct poate distorsiona
receptarea informatiilor (un utilizator obisnuit cu calcularea automat poate avea impresia c nu se
aplic corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere n prealabil calcularea
foii.

Modul de calcul a caietului se fixeaz prin comanda Options din meniul Tools. n fisa Calculation exist
grupul de optiuni sinonim, ilustrat in figura alturat.
Automatic se fixeaz modul automat de recalculare a foii.

Automatic except tables se recalculeaz automat toate formulelel, cu exceptia tabelelor pivotante (un
instrument de analiz a datelor care este prezentat ulterior).
Manual recalcularea are loc manual la actionarea tastei F9 (se recalculeaz toate foile din toate
caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaz doar foaia activ). Aceste actiuni pot fi efectuate si din
dialog prin apsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
Precizia calculelor
n mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxim (15 cifre semnificative exacte), chiar dac
operanzii sunt afisati n foaia de calcul cu mai putine zecimale n urma unor operatiuni de formatare.
Dac se doreste efectuarea calculelor cu precizia afisat, deci fiecare operand contribuie exact cu
valoarea afisat (cu referire n special la numrul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea
casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fisa Calculation, comanda
Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat n cunostint de cauz deoarece nu se mai poate reveni
la alt precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afisate.
Corectitudinea rezultatelor mai depinde de optiunile alese n grupul din partea inferioar a figurii
anterioare, optiuni care controleaz calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este
recalculat de numrul de ori indicat n zona Maximum iterations sau pn cnd rezultatele din dou
recalculri succesive difer cu mai putin dect este indicat n zona Maximum change. Este evident c un
numr de iteratii mai mare, sau o precizie mai bun conduce la un timp mai mare de calcul.
Completarea asistat a informatiilor
Pe lng posibilitatea de completare individual a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de
mecanisme predefinite care ajut la completarea automat a informatiilor. Procedeul este util mai ales
atunci cnd o zon a foii de calcul trebuie s contin informatii similare. S ne imaginm, de exemplu,
situatia simpl n care se numeroteaz liniile unui tabel. Este evident c automatizarea unui asemenea
proces reduce durata operatiunii si elimin erorile de numerotare.
n utilizarea mecanismelor de completare automat este important s se retin existenta asa-zisului
mner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat n coltul dreapta inferior al unei
selectii. Figura urmtoare arat reprezentarea grafic a acestui element. Pozitionarea mouse-ului n
acest punct produce transformarea pointerului ntr-un pointer cruce, care arat c mnerul a fost
agtat. Operatiunile specifice se execut prin tragerea acestui mner tinnd apsat butonul stng sau
drept al mouse-ului si sunt explicate n continuarea acestei sectiuni.
Dac n meniul Tools, comanda Options, fisa Edit se deselecteaz caseta de control Allow cell drag and
drop, atunci dragarea nu mai este permis (nu se mai afiseaz mnerul de completare).
Sunt uzuale dou tipuri de completri automate: serii de date si copieri multiple de formate sau
continut.
Serii
Printr-o serie se ntelege aici o nsiruire de termeni care pot fi obtinuti dup o aceeasi formul (pornind,
n general, de la unul sau doi termeni initiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, ), serii temporale
(10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marti, miercuri etc.).
Tipuri de serii
Serii temporale
Se pot completa n mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afisate fiind unitar pentru toti
termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):

Zile, sptmni, luni sau ani cu pas definit de utilizator

Serii de zile lucrtoare

Serii de numere
Exist trei tipuri de serii numerice:

Serii liniare sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),

Serii de crestere sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),

Serii de trend se realizeaz o aproximare liniar a tendintei identificabile din primii termeni ai
seriei dup care se calculeaz potrivit modelului estimat toti termenii seriei, inclusiv primii.
Serii de termeni

Utilizatorul poate s-si defineasc liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fisei Custom
Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informatiile cerute sunt vizibile n figura alturat.
n lista din stnga sunt afisate toate listele definite (acestea sunt pstrate n mediul Excel, deci sunt
disponibile si n utilizrile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaz intrarea NEW LIST
dup care se trec termenii noii liste n zona rezervat List entries. Trecerea de la un termen la altul se
realizeaz prin ENTER. La terminarea listei se actioneaz butonul Add si lista definit apare n zona
Custom lists din partea dreapt. Eliminarea unei liste se realizeaz prin selectarea n Custom lists si
actionarea butonului Delete.
Avnd la baz o list proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obtine prin indicarea
unuia sau mai multor termeni initiali dup care completarea seriei se realizeaz prin parcurgerea ciclic
a listei. De exemplu, avnd la baz lista cu denumirile romnesti ale zilelor sptmnii, se poate genera
seria luni, miercuri, vineri, duminic, marti etc. obtinut prin nsiruirea zilelor din dou n dou,
observndu-se parcurgerea repetat a listei.
Completarea seriilor prin comanda Series
Completarea automat a unei serii poate fi cerut atunci cnd se porneste de la un domeniu selectat,
care se va completa cu termenii seriei (cazul n care se cunoaste numrul de termeni ai seriei generate),
sau atunci cnd procesul de generare se opreste la o valoare tint.
n ambele cazuri se va nscrie primul termen n celula de pornire. Dac se selecteaz un domeniu, primul
termen trebuie s fie n celula activ.

Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afiseaz dialogul din fugura urmtoare.
n grupul Series in se fixeaz directia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloan (Columns).
n grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de crestere (Growth), temporal (Date) sau
identificat automat (AutoFill permis doar la selectarea prealabil a domeniului).
n grupul Date unit se fixeaz unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrtoare (Weekday), luna (Month)
sau anul (Year).

Se marcheaz Trend dac se doreste generarea unei serii de trend.

Step value se nscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi si negativ).
Stop value se nscrie valoarea de oprire (necesar atunci cnd nu se porneste cu un domeniu selectat).
Observatii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informatii, identificate prin analize
sofisticate. De exemplu, comanda Series AutoFill pornind de la selectia din prima figur alturat
produce continuarea numerotrii sub forma prezentat n a doua figur.
2. Prin selectarea mai multor linii si coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Completarea prin drag-and-drop
Dac se selecteaz nceputul seriei (primul termen sau un numr de termeni suficient pentru
identificarea tipului seriei) si se agat mnerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaz
seria n domeniul dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dac se pleac de la o selectie care
contine mai multe linii/coloane.
Observatie. Dac tragerea are loc prin tinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului
apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
Copierea automat
O operatiune care este foarte asemntoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilat unei
serii cu termeni constanti) este aceea prin care informatie dintr-o celul este copiat ntr-un domeniu
(pe linie sau pe coloan). Aceast actiune este utilizat de obicei la copierea unei formule, caz n care
prin jocul referintelor relative si absolute se calculeaz serii de rezultate pornind de la serii de
argumente.
Copierea are loc n urma succesiunii de actiuni:
A. se scrie primul termen si se urmeaz B1 sau B2.
B1. se selecteaz, ncepnd cu celula primului termen, zona n care se efectueaz copierea,
se d comanda Fill din meniul Edit, alegndu-se Down (n jos), Up (n sus), Right (la dreapta), Left (la
stnga) potrivit directiei n care se doreste copierea.
B2. - se agat mnerul de completare a celulei primului termen si se trage peste zona n care se
efectueaz copierea.
Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta se
selecteaz initial toate celulele care se copie (acestea trebuie s fie pe o aceeasi linie/coloan).
Editarea informatiilor
Prin editare ntelegem modificarea informatiilor dup ce acestea au fost deja nscrise n celule. Dac se
pozitioneaz cursorul Excel pe celula care se doreste modificat si se tasteaz ceva se observ c noul
continut nlocuieste n totalitate informatia existent n celul. n cele mai multe cazuri acest mod de
actualizare a informatiei nu este eficient.
Initierea editrii se poate efectua prin
dublu click n celula care se modific, sau
activarea celulei care se modific (simplu click sau pozitionare) si apsarea tastei functionale F2.

n starea de editare, celula se transform ntr-o zon text uzual iar editarea se efectueaz prin
pozitionarea punctului de insertie (prin click sau sgeti) si operatiunile uzuale de tastare.
Terminarea editrii are loc la apsarea tastei ENTER sau prin click n alt celul.
Pentru a renunta la modificrile efectuate se apas tasta ESC si celula revine la continutul anterior.
Observatie. Se va retine diferenta ntre introducerea unei informatii ntr-o celul si editarea continutului
acelei celule.
Editarea unei informatii se poate efectua n bara de formule sau direct n celul, potrivit optiunii alese n
meniul Tools, comanda Options, fisa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite
editarea direct n celul, altminteri editarea are loc doar n bara de formule.
Copierea informatiilor
Operatiunile de copiere si mutare au n Excel o mai mare complexitate datorit faptului c atributele
unei celule sunt numeroase.
Copierea/mutarea de celule ntregi
La copierea/mutarea celulelor se realizeaz operatiunea pentru ntreaga zon, inclusiv formule,
rezultate, comentarii si formate. Dac zona surs sau/si cea destinatie are celule ascunse, acestea sunt
considerate ca si cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zon de celule (posibil o singur celul):
se selecteaz zona
se tasteaz CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare)
se activeaz coltul stnga sus a zonei receptoare
se apas CTRL+V.
Operatiunea se poate efectua si prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau
Move+Paste pentru mutare. n acelasi scop se pot utiliza si uneltele corespunztoare.
Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar nconjurate cu o bordur punctat
(semnificnd memorarea lor n Clipboard) si pot fi lipite n multiple locatii. Chenarul dispare la apsarea
tastei ESC.
Copierea/mutarea se poate efectua si prin tragerea cu mouse-ul:
se selecteaz celulele surs,
se puncteaz chenarul selectiei,
se trage cu mouse-ul la noua locatie (pentru mutare) sau se efectueaz tragerea apsnd simultan
tasta CTRL (pentru copiere).
n cazul n care operatiunea are loc pe alt foaie dect cea activ, se actioneaz Copy/Move, se activeaz
noua foaie si se realizeaz alipirea n mod obisnuit.
Inserarea celulelor copiate/mutate ntre alte celule
Pentru a insera celulele copiate/mutate ntre celulele existente n zona destinatie, se actioneaz
simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) n timpul tragerii.
Acelasi efect se obtine din comenzi prin
se selecteaz celule surs

 se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)

se selecteaz coltul stnga sus al destinatiei
din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dup care se alege directia n care se
deplaseaz celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
Copierea/mutarea unei portiuni a continutului
Se activeaz editarea celulei surs, se selecteaz portiunea dorit si operatiunea de copiere/mutare se
poate efectua n aceeasi celul prin pozitionarea n locul de destinatie si alipire, sau initierea editrii
celulei destinatie (dublu click pe ea) si alipirea n locul de destinatie.
Copierea special (valori, comentarii, formate)
Dac n operatiunea de copiere/mutare nu se doreste operarea cu celulel ntregi ci numai cu anumite
componente, atunci:
se selecteaz sursa
se d comanda Copy sau Move
se selecteaz zona destinatie
se d comanda Paste Special din meniul Edit
se alege optiunea dorit din dialogul afisat
se termin cu OK.
Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rmne activ dup copiere) se va actiona ESC
naintea unei alte comenzi.
Observatie. Printre optiunile disponibile n dialogul Paste este si Skip blanks care previne copierea
celulelor goale peste celule, din zona destinatie, care contin informatii.
Copierea doar a celulelor vizibile
n cazul n care anumite linii/coloane sunt ascunse n zona surs, atunci se pot copia/muta doar celulele
vizibile prin urmtoarea succesiune de operatiuni:
se selecteaz sursa,
se d comanda Go To din meniul Edit,
se alege Special, Visible cells only si OK,
se d comanda Copy,
se selecteaz coltul stnga sus al destinatiei,
se d comanda Paste.
Operatiunea consider totusi toate celulele din zona destinatie, chiar dac unele sunt ascunse.
Operatiunile de regsire si nlocuire
Procesarea informatiilor necesit frecvent localizarea unor anumite entitti si eventuala lor nlocuire.
Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cutare si nlocuire. Deoarece o parte a acestui
proces este specific filtrrii informatiilor dintr-o list, aceasta va fi prezentat o dat cu listele. n aceast

sectiune se discut doar doar localizarea si nlocuirea (comenzile Find si Replace din meniul Edit), ca si
selectarea unor tipuri de informatii (comanda Go To din meniul Edit).
Gsirea de text sau numere

Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care contin informatia dorit. La activarea
comenzii se afiseaz dialogul Find, prezentat n figura urmtoare.
Pentru a efectua o cutare:
se selecteaz domeniul de celule n care se produce cutarea (dac este selectat o singur celul,
cutarea are loc n toat foaia)
se d comanda Find din meniul Edit,
n zona Find what se introduce textul sau numrul cutat,.
n lista derulant Look in se alege tipul de informatii n care se caut (Formulas doar n formule,
Values n valori, Comments n comentarii)
n lista Search se alege cutarea pe linii sau pe coloane
se actioneaz Find Next pentru a vedea urmtoarea potrivire gsit.
Dac se marcheaz caseta Match case, atunci textul este cutat cu diferentierea literelor dup
capitalizare, dac se marcheaz Find entire cells only, atunci se gsesc doar celulele care contin doar
entitatea cutat.
Apsarea tastei ESC termin o cutare n desfsurare.
Gsirea si nlocuirea de text si numere
Pentru a efectua o nlocuire multipl se d selecteaz zona n care se doreste cutarea (o singur celul
produce cutarea n ntreaga foaie) si se d comanda Replace din meniul Edit. Se afiseaz dialogul
Replace n care se precizeaz:
informatia cutat (care va fi nlocuit) n zona Find what,
informatia cu care se nlocuies1;te n zona Replace with,
ordinea de cutare (pe linii sau pe coloane) n Search,

se precizeaz parametrii cutrii n Match case si Find entire cells only (explicati la cutare).
click Find Next pentru a localiza urmtoarea potrivire, dup care click pe Replace pentru nlocuire, click
pe Replace All pentru efectuarea tuturor nlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obtine urmtoarea
potrivire (cea curent rmne nenlocuit).
ESC termin cutarea n desfsurare.
Gsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Cutarea dup natura informatiilor din celule se realizeaz prin comanda Go To din meniul Edit. Ca
rezultat se obtine o selectie de regiuni multiple.
se selecteaz domeniul n care are loc cutarea (o celul selectat nseamn cutare n foaia activ)
se d comanda Go To din meniul Edit,
se actioneaz butonul Special
se alege optiunea dorit,
se actioneaz OK.
Dialogul Go To Special este artat n figura alturat si explicm doar cteva optiuni:
Comments se selecteaz celulele care au atasate comentarii,
Constants se selecteaz celulele care au valori constante,
Formulas se selecteaz celulele ccare contin formule de tipul specificat,
Blanks se selecteaz celulele goale.