Comunicatul de presa

Definitie: Comunicatul de presa este un text obisnuit prin care se

transmit informatii catre media. El este apreciat de catre ziaristi in
raport cu noutatea informatiei prezentate, cu interes potential pentru
publicul tinta, al canalului media implicat dar si in functie de calitatea
prezentarii informatiilor.
Definitie, Frederic Antoine: Comunicatul de presa nu este decat
adaptarea mediatica a stravechii pasiuni de a transmite informatiile
prin scris. El este scrisoarea in epoca media.
Definitie, Bernard Dogenais: Comunicatul de presa este un
anunt sau un document transmis oficial de catre o org sau de catre o
pers si transmite o info legata de catre o idee, eveniment produs,
situatie, informatie care poate interesa populatia sau un grup
determinat al ei.
Comunicatul de presa este redactat in mod special pentru presa
de informare, in scopul publicarii si difuzarii lui.
El este intotdeauna un document scris.
Comunicatul de presa se da intotdeauna la initiativa institutiei
care il emite si este o aparitie planuita care nu trebuie confundata cu
publicitatea. Presupune schimbarile in politica unei companii,
lansarea de produse si servicii noi, rezultate financiare deosebite,
numiri in functii importante, sponsorizari, inaugurarea unor unitati de
productie, tot ceea ce se intampla sau se schimba intr-o institutie
merita sa fie comunicat cel putin catorva ziare sau posturi de radio si
tv, pentru ca schimbarea insasi este o stire de presa.
 Comunicatele sunt necesare pentru orice tip de eveniment la
care sunt invitate mediile de informare: conferinte de presa,
briefinguri din cadrul unor expozitii sau evenimente nesponsorizate.
(briefing: pers face o declaratie de presa si pleaca).
Tipul de stire dezvoltat in comunicatul de presa poate sa
apartina stirilor hard (info senzationale, neprevaz) sau soft. De obicei,
un specialist in relatii publice asociaza stirile hard cu dezastre,
incendii, inchiderea unor fabrici, accidente suferite de consumatori…
Stirile apar pe prima pagina si este bine sa avem pregatit un plan
pentru situatiile de criza. O stire hard avantajoasa poate sa se refere
la lansarea unor noi produse de mare impact, deschiderea unor
companii ce creeza noi locuri de munca, o schimbare majora si
pozitiva intr-o institutie, o donatie importanta in scopuri umanitare,etc.
Stiri soft - materiale de baza pentru articole publicate de ziare, chiar
daca acestea sunt evenimente majore pentru organizatie.
Tipologia comunicatelor de presa : Bernard Dogenais-
teoreticianul acestui gen de relatii publice propune urmatoarele
caracteristici:
- comunicatul de presa este un anunt sau un document transmis
oficial de catre o org sau de catre o persoana
- comunicatul transmite informatii legate de o idee, serviciu,
produs, eveniment, situatie, care poate interesa populatia sau un
grup
- comunicatul este redactat in mod special pentru presa de
informare in scopul difuzarii lui gratuite
- este intotdeauna un document scris
 In literatura de specialitate exista mai multe clasificari ale
comunicatelor in functie de diferire criterii:
1) dupa criteriul luarii deciziei, cuprinde 2 tipuri de documente:
- comunicat de informare ( informatii obiective legate de
eveniment)
- comunicat de tip persuasiv ( cuprinde o opinie sau o pozitie,
contestare, dezmintire, acuzatie)
2) dupa continut:
- comunicatul invitatie- acest document transmis catre media
invita ziaristii sa participe la un eveniment organizat de institutie:
conferinta de presa, inaugurare, vizita..
- comunicatul de reamintire- este trimis cu 2,3 zile inainte de
eveniment pentru a atrage atentia asupra datei anuntate anterior
( adica 2 sapt inainte)
- comunicatul anunt- are misiunea de a informa media si publicul
despre un eveniment: expozitie, manifestari sportive, vernisaje,
inaugurari
- comunicatul statistic- contine date statistice recente despre o
institutie si este posibil ca ele sa intereseze presa si publicul
- comunicatul de informare se refera la informatii transmise in
masa. Comunicatul de acest tip este urmat apoi de mai multe
comunicate care il completeaza pe primul, numit comunicat sinteza.
Comunicatele ulterioare trebuie sa contine informatii noi sau sa le
detalieze pe cele anterioare.
- comunicatul politic contine informatii despre activitatea unui
partid sau a unei personalitati politice, despre situatii de criza sau
despre realizari deosebite in diverse zone de manifestare a politicului.
Are ca scop mediatizarea pentru crearea unei imagini pozitive a unui
partid sau a unei personalitati politice. Risca sa fie modificate
substantial de ziaristi sau chiar sa nu fie publicate.
- comunicatul oficial sau institutional- provine de la autoritatile
politice, administrative sau de la institutiile a caror activitate are
consecinte asuora populatiei ( SNCFR, ELECTRICA, etc). Acest tip
de comunicat se mai numeste aviz oficial si este publicat in forma
originala, fara interventii din partea jurnalistului.
- comunicatul “ d`arriere plan” ( intr-o pozitie inferioara, in umbra)
nu contine stirea in sine ci ofera info despre organizatie sau despre
un eveniment, el are un rol informativ pentru jurnalistii care nu cunosc
organizatia sau tipul de eveniment. Va fi difuzat ca un comunicat,
invitatie sau informatie.
- comunicatele specializate sunt scrise pentru un public
specializat si se refera la evenimente pentru un public limitat.
- comunicatele persuasive:
a) comunicatul luare de pozitie este un text emis de o institutie
fata de o anumita situatie: de contestare, de provocare (organizatia
acuza sau denunta o realitate oarecare), de clarificare, de rectificare
sau dezmintire ( org corecteaza anumite info care aduc prejudicii
imaginii ei)
b) comunicat” balon de incercare” este un text cu sursa
cunoscuta spre deosebire de ziar a carui sursa e necunoscuta. O
persoana sau o institutie anunta un proiect sau o intentie posibila si
urmareste reactiile de riposta ale tintelor. Aceste reactii se evalueaza,
si in functie de rezultat se va continua actiunea sau se va opri. In
anumite situatii, o pers sau o institutie lanseaza oficial un zvon pentru
a obliga iesirea publica a celui vizat cu o declaratie.
c) erata este un comunicat care se difuzeaza atunci cand
comunicatul emis anterior de institutie contine informatie care intre
timp au devenit eronate sau cand organizatia considera ca ele nu mai
trebuie difuzate.

Sructura unui comunicat de presa

1) Antetul institutiei ( numele institutiei, adresa , tel, fax, e-mail) si
al firmei de consultanta in relatii publice, daca se colaboreaza ( unele
firme au tiparit in antet sintagmele: comunicat de presa, declaratie de
presa)
2) Destinatar, numele redactiei, al ziaristului si functia
3) Persoanele de contact, numele, functia, firma , tel, fax. E-mail
ale institutiei si ale agentiei de relatii publice, daca se colaboreaza.
Numele sunt prezentate la inceputul sau la sfarsitul textului.
4) Data: ziua, luna, anul, ora, indicatia de embargo= termenul de
difuzare
5) Nr de inregistrare cu care pleaca de la institutie
6) Nr de inregistrare cu care intra in redactie
7) Tema comunicatului, o sintagma sau o fraza scurta care
rezuma textul
8) Titlul comunicatului (comunicat de presa, sau un alt titlu,
invitatie de presa, citate- in special pt Agentiile de presa, Interludii:
prudenta)
9) Structura comunicatului- raspunde la cele 6 intrebari
( asemanat cu o stire)
 - unele comunicate au si intertitluri, care in general nu sunt
recomandate
- scopul sau lead-ul
- textul
- citate(depinde cine sustine conferinta de presa, depinde cine
semneaza comunicatul)
- incheierea se marcheaza in felul urmator: sfarsit,incheiere, sau
asterix ( 3 stelute), o continuare la pagina.
Daca un comunicat are mai multe pagini, la sfarsitul acesteia
vom mentiona: “continuam la pagina…”, sau “de pe pagina
anterioara, in pagina urmatoare”, anexa.
- “Comunicatul este insotit de urmatoarele documente”, acest
lucru se mentioneaza in partea de jos a paginii (declaratia, raport de
activitate, proces verbal)
- fotografiile sunt insotite de o legenda
- semnatura
- unele firme pun stampila
Rezumand, structura comunicatului de presa, acesta contine:
-titlul
- intertitlul
- textul – scopul sau lead-ul
- cele 6 intrebari: cine, ce, cand, unde, de ce, cum
- corpul textului – stilul clar, précis, factual si neutru
- citate, dupa care se indica sursa ( dupa cum a afirmat, a
subliniat, a accentuat), numele persoanei, functia, locul si momentul
afirmatiei
 - dactilografia- pe pag de A4 cu margine de 2 cm;textul se
tipareste la 2 randuri, o pagina avand astfel 25 de randuri, cel mult 2
pag, precizandu-se continuarea la pag 2
- se respecta aliniatele
- nu se subliniaza in text
- informatia cea mai importanta este prezentata la inceput si
celelalte sunt scrise in ordine descrescatoare importantei lor
- nu facem publicitate produsului sau firmei in comunicat
Stilul comunicatului de presa corespunde stilului
jurnalistic, clar, concis, neutru, fara figuri de stil, factual, etc.
Textul trebuie sa fie concis, va contine paragrafe scurte de 3, 4
fraze (frazele formate din 15,20 cuvinte), verbele la diateza active.
Textul nu trebuie sa depaseasca 25 de randuri.
Comunicatul de presa trebuie asezat in pagina astfel incat sa-i
fie usor jurnalistului sa il foloseasca. Marginile (2cm) trebuie sa fie
suficient de largi pentru indicatii tipografice si o prescurtare a textului.
Textul se scrie la 2 randuri pentru a lasa loc indicatiilor tipografice. El
se scrie doar pe o fata a foii de hartie.
Nu se subliniaza pasajele, se scriu cu caractere italice, daca e
necesar.
Sunt evitate cifrele, se folosesc doar pt date, adrese sau preturi.
Celelalte nr este bine sa fie scrise cu litere.
Indicatiile sunt in josul paginii, paginile sunt numerotate, iar astfel
o eventuala pierdere a unei foi este remarcata imediat.
Se recomanda sa scriem: sfarsit , final, incheiere sau asterix la
terminarea materialului care trebuie publicat, persoanele de contact
se trec fie in partea de sus fie in partea de jos.
 Difuzarea comunicatului de presa.
Comunicatul de presa se difuzeaza prin posta, fax, telefon, e-
mail sau prin curier.
Pe plic se mentioneaza numele redactiei, a redactorului si functia
acestuia, imediat dupa antetul institutiei. Plicurile trebuie sa fie
suficient de mari si rezistente pentru a proteja materialele. Pentru
plicurile care contin fotografii folosim un material cartonat pe care
mentionam continutul (imprimate, fotografii).
Un comunicat de presa va fi difuzat catre toate redactiile de
presa scrisa, post radio-tv, agentii de presa ( daca nu se pot acoperi
toate redactiile).
Adresele jurnalistilor vor fi selectate din fisierele de presa in
functie de tipul evenimentuluisi de obiectivele urmarite. Este
recomandabil sa nu se faca discriminari in alegerea redactiilor
Momentul difuzarii depinde de tipul de comunicat. In cazul unei
crize, comunicatul se transmite imediat. In cazul unei vizite,
conferinte, aniversari, comunicatul se transmite cu 7-10 zile inainte
de manifestare si cu o zi sau doua inainte de eveniment se transmite
un comunicat de reamintire.
In literatura de specialitate se apreciaza ca sunt necesare 1-2
zile pt pregatirea unui comunicat, 1-2 zile pt distribuirea lui si 2-3 zile
pt ca presa sa prelucreze materialul. Trebuie stiuta ora inchiderii
editiilor.
Nu se lucreaza fara diacritica.
Evaluarea este foarte importanta pentru ca dupa
difuzarea comunicatului de presa, relationistul trebuie sa fie la birou
pentru a furniza informatii presei, mai ales persoanele de contact.
Primul lucru pe care trebuie sa-l faca relationstul dupa aparitia
comunicatului, este revista presei. In felul acesta ei pot vedea in cate
publicatii a aparut comunicatul si cate posturi din audio-vizual au
difuzat textul. Se va intocmi un dosar de presa unde vor fi inregistrate
articolele publicate: textul cu elemente de identificare, emisiunile
radio si tv care au difuzat comunicatul (ora, emisiunea). Daca
aparitiile comunicatului au fost putine, se va analiza cauza ecoului
slab pe care acesta l-a avut in presa, calitatea info, calitatea
redactactarii, o colaborare defectuoasa cu presa. Nu reprosam
ziaristilor esecul actiunii!