Sunteți pe pagina 1din 9

EVIDENA DOCUMENTELOR DIN FONDUL ARHIVISTIC

NAIONAL AL ROMNIEI

n conformitate cu prevederile Normelor Tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele


Naionale aprobate de Directorul General prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, Arhivele Naionale
Istorice Centrale i serviciile judeene ntocmesc evidena fondurilor i coleciilor din depozitele
proprii.
Serviciile judeene ntocmesc i evidena fondurilor i coleciilor deinute de creatorii din raza
lor de activitate.
Arhivele Naionale ntocmesc evidena centralizat a fondurilor i coleciilor aflate

depozitele A.N.I.C. i n cele ale serviciilor judeene.

EVIDENA FONDURILOR, COLECIILOR I DOCUMENTELOR DIN DEPOZITELE


ARHIVELOR NAIONALE

Pentru evidena fondurilor i coleciilor deinute de ctre Arhivele Naionale ale Romniei se ntocmesc
urmtoarele instrumente:
Registrul General de Arhiv
Inventarele fondurilor i coleciilor
Registrul Inventarelor
Fia Situaia Fondului
Dosarul fondului

REGISTRUL GENERAL DE ARHIV ( R.G.A. )

Arhivele Naionale Istorice Centrale i Serviciile Judeene ntocmesc cte un Registru General
de Arhiv n care se nregistreaz toate fondurile i coleciile pe care le dein la data ntocmirii, iar n
continuare prelurile de documente, n ordinea intrrii lor, precum i cele depistate ulterior n
depozitele Arhivelor Naionale fr forme de eviden.
nainte de completare, registrul trebuie numerotat, certificat i nregistrat n registrul de intrareieire.
Prima rubric a registrului, Nr. crt. se completeaz n continuare, n ordinea prelurilor, fr a
se relua numerotarea pentru fiecare an n parte. Fiecare preluare de documente se nregistreaz sub un
singur numr curent. Cnd se preiau cu acelai act mai multe fonduri sau fragmente de fonduri diferite,
nregistrarea acestora se realizeaz sub un singur numr, trecndu-se fiecare fond separat, pe cte un
rnd i completndu-se pentru fiecare datele cerute de registru.
Rubrica a 2-a cuprinde denumirea, nr. de nregistrare la instituia depuntoare i data actului de
depunere a documentelor:
Proces verbal de predare-preluare ntocmit conform prevederilor Normelor Tehnice
Proces verbal de luare n eviden pentru fondurile sau fragmentele de fond gsite n
depozit fr forme de preluare
Oferta de depunere a documentelor pentru documentele depuse de persoane fizice.
Oferta de depunere se nregistreaz doar la Arhivele Naionale.
Rubrica a 3-a cuprinde nr. i data nregistrrii la Arhivele Naionale
Rubrica a 4-a cuprinde denumirea depuntorului
Rubrica a 5-a cuprinde denumirea fondului sau coleciei depuse, n ntregime. n cazul
depunerii unor fragmente se trece denumirea fondului sau coleciei unde au fost repartizate
documentele.
Prin denumirea fondului se nelege denumirea pe care a avut-o creatorul n momentul depunerii
documentelor la Arhivele Naionale sau pe care a purtat-o la desfiinare sau, n unele situaii, denumirea
sub care a intrat n circuitul tiinific.
Fondul a crui constituire ncepe ntr-o epoc istoric i se continu n alta nu se divide.

Fondurile personale vor primi ca denumire numele i prenumele creatorilor lor, iniiala prenumelui
tatlui i anii de via, iar cele familiale vor primi ca denumire numele familiei. Coleciile vor fi
denumite fie dup numele colecionarului, fie dup coninutul lor.
n rubrica a 6-a se trece genul documentelor sau al u.a.: dosare, registre, condici, planuri,
matrice sigilare, fotografii etc.
Rubricile 7, 8, 9, respectiv anii extremi ai documentelor, cantitatea documentelor n u.a. i m.l.
se completeaz cu datele nscrise n actul de preluare. Nu se admit modificri ulterioare.
n situaia n care actul de preluare nu prevede toate elementele necesare completrii acestor rubrici,
rubricile pentru care nu exist date rmn libere.
n cazul prelurii unor documente neordonate, neinventariate i neselecionate, pentru cantitate se va
completa doar rubrica a 9-a (respectiv m.l.), indicndu-se n rubrica a 11-a la Observaii nr. actului n
baza cruia s-a efectuat preluarea
n rubrica a 10-a se nscrie cu cerneal roie numrul fondului, dat la nscrierea n registru a
primei preluri. Acest numr se va da i prelurilor ulterioare de documente din acelai fond i se va
nscrie cu cerneal albastr, iar fondul va figura n toate evidenele sub acest numr.
Radierea unui fond din RGA se menioneaz la Observaii n dreptul primei preluri, indicnduse nr. actului pe baza cruia s-a efectuat radierea, iar nr. fondului radiat nu se atribuie altui fond.
n cea ce privete fondurile incluse n trecut n colecii, vor fi luate n eviden dup cum
urmeaz:
Fiecare fond din colecie va fi luat n eviden separat
Numrul sub care a figurat colecia de fonduri va fi atribuit primului fond din colecie, urmnd
ca celelalte fonduri s primeasc numere n continuarea ultimului fond luat n eviden

REGISTRUL INVENTARELOR ( R.I. )

n Registrul Inventarelor se nscriu toate inventarele existente n momentul ntocmirii registrului


i n continuare, cele care se ntocmesc sau se preiau ulterior. naintea completrii, registrul trebuie
numerotat, certificat i nregistrat n registrul de intrare-ieire.
n prima rubric se trece numrul inventarului; n situaia n care inventarul e format din mai
multe volume se nregistreaz fiecare volum sub alt numr. n cazul comasrii unor inventare
aparinnd aceluiai fond sau colecie, noul inventar rezultat va fi nscris sub un numr nou. Numerele
inventarelor comasate se radiaz.
n rubrica a 2-a se trece numrul fondului sau coleciei.
n rubrica a 3-a ca titlu al inventarului (volumului) se trece, dup caz, denumirea fondului, a
compartimentului sau seriei, ori denumirea coleciei.
n cazul radierii din Registrul Inventarelor a unui inventar, numrul acestuia nu se atribuie altui
inventar.
n rubrica a 4-a se menioneaz anii extremi ai documentelor inventariate.
n rubrica a 5-a nr. u.a. inventariate
n rubrica a 6-a nr. filelor inventarului
Rubricile 4,5,6 se completeaz cu creionul pn la ncheierea definitiv a prelucrrii fondului, cnd se
vor nscrie cu cerneal.
n rubrica a 7-a la Observaii se menioneaz nr. i data actului prin care s-a fcut radierea.

FIA SITUAIA FONDULUI


-

se completeaz pentru fiecare fond sau colecie i se pstreaz n ordinea numerelor fondurilor.
Se completeaz elemente referitoare la Identificarea fondului, precum i la Situaia
documentelor.

a) Datele referitoare la Identificarea fondului


-

la identificarea fondului se trece denumirea fondului din RGA

n prima rubric se nscriu denumirile succesive ale creatorului fondului, n ordine cronologic.
Fiecare denumire trebuie trecut pe un alt rnd, menionndu-se n rubrica a 2-a, sediul sau
domiciliul creatorului de fond, n perioada ct a purtat denumirea respectiv

n situaia n care creatorul de fond a avut denumirea ntr-o alt limb, se trece corespondentul
ei n limba romn, iar n parantez, denumirea n limba respectiv

n ultima rubric se trece limba i paleografia n care sunt scrise documentele.

b) Datele referitoare la Situaia documentelor


- n rubricile fiei se nregistreaz schimbrile intervenite n cursul anilor, ca urmare a prelurilor
sau a prelucrrii efectuate asupra fondului.
Datele fondului trebuie nscrise pe primul rnd al formularului, dup luarea n eviden n RGA
-

n prima rubric se nscrie anul calendaristic pentru care se nscriu datele

urmeaz rubricile de la 2 la 9 n care se nscriu modificrile care au intervenit prin preluri sau
ieiri de documente (selecionare, refondare, transfer), n perioada 1 ianuarie 31 decembrie

urmeaz rubricile 10-24 privind stadiul de prelucrare al documentelor, respectiv ordonarea,


inventarierea, verificarea existentului, microfilmarea. Aceste rubrici se completeaz anual
astfel: n cazul fondurilor a cror prelucrare se ncheie n cursul unui singur an calendaristic,
datele se trec n cerneal, la 31 decembrie; n cazul fondurilor a cror prelucrare se efectueaz
de-a lungul mai multor ani, datele se trec anual, n creion, urmnd ca la ncheierea definitiv a
prelucrrii, datele s fie trecute n cerneal

la rubrica Observaii se consemneaz: situaiile care au dus la scoaterea din evidena fondului a
documentelor, schimbarea cantitii n urma introducerii materialului n mijloace de protecie,
anularea nr. fondului ca urmare a comasrii, transferului etc.

DOSARUL FONDULUI

Arhivele Naionale Istorice Centrale i Serviciile Judeene ale Arhivelor Naionale ntocmesc
cte un dosar pentru fiecare fond denumit dosarul fondului n care se pstreaz:
procesul verbal de predare-preluare a fondului sau coleciei de la o persoan juridic sau
oferta de la o persoan fizic (copiile acestor acte, n cazul cnd cu aceleai acte se preiau
mai multe fonduri); n cazul fondurilor pentru care lipsesc actele de predare-preluare, se vor
ntocmi procese verbale de luare n eviden n care se vor meniona: denumirea fondului,
anii extremi, cantitatea n m.l. sau u.a., organizaia de la care a fost preluat fondul i anul
prelurii
planurile metodice de lucru, de pregtire pentru microfilmare, de verificare a documentelor
cu instrumentele de eviden
lucrrile de selecionare
alte documente ce privesc situaia fondului sau coleciei
Dosarele fondului se pstreaz n ordinea numerelor de fond.

AEZAREA

FONDURILOR

COLECIILOR

DEPOZITE,

SCOATEREA

UNITILOR ARHIVISTICE DIN DEPOZITE

Fondurile i coleciile se aeaz n depozite pe domenii de activitate, iar n cadrul


fiecrui domeniu n funcie de subordonare sau pe grupe de creatori de acelai tip. Unitile
arhivistice se aeaz n rafturi pe polie, de la stnga la dreapta i de sus n jos. Prelurile
ulterioare care ntregesc fondurile i coleciile din depozite vor fi aezate n continuarea
fondurilor i coleciilor respective.
Depozitele de arhiv din cadrul unei cldiri se numeroteaz ncepnd cu nr.1, iar
rafturile se numeroteaz n limitele unui depozit, ncepnd cu nr. 1, de la stnga la dreapta de la
intrare, iar poliele, de asemenea, cu numrul 1 de sus n jos, de la stnga la dreapta.
n vederea regsirii operative a documentelor din depozite se ntocmete pentru fiecare
depozit n parte ghidul topografic, care cuprinde urmtoarele elemente: nr. crt., denumirea

fondului, coleciei, compartimentului sau seriei, anii extremi, cantitatea n m.l. i u.a, raftul nr.
polia nr., numrul fondului, numrul inventarului.
Scoaterea unitilor arhivistice din depozite pentru cercetare se face pe baza fiei de
control care cuprinde: denumirea fondului/coleciei, compartimentul/seria, nr. de inventar/de
nregistrare, anul, numele i prenumele solicitantului, data. Fia de control se introduce n locul
unitii arhivistice scoase.
n situaia n care unitile arhivistice sunt scoase din depozit pentru a fi legate,
restaurate, fotocopiate, se completeaz o Fi de restaurare i recondiionare.
De asemenea, toate unitile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute n registrul de depozit,
care se completeaz de ctre lucrtorul care rspunde de depozit. n registru se completeaz
urmtoarele elemente: nr. crt., denumirea fondului, compartimentului, seriei sau coleciei, cota
u.a , scopul scoaterii din depozit, data ieirii u.a, data restituirii u.a., observaii.
Reaezarea unitilor arhivistice n locurile de unde au fost scoase se face n momentul
primirii lor de la sala de studiu sau atelierul de legtorie, laboratorul foto, efectundu-se n
prealabil verificarea exactitii datelor nscrise n fia de control i fia de restaurare,
recondiionare cu unitile arhivistice. n situaia n care se constat lipsuri va fi ntiinat
imediat eful ierarhic.

PREDAREA-PRIMIREA FONDURILOR I COLECIILOR DIN DEPOZITELE ARHIVELOR


NAIONALE

n vederea ntririi rspunderii n pstrarea i mnuirea documentelor, a ordinii n


depozitele de arhiv, n cadrul Arhivelor Naionale Istorice Centrale i serviciile judeene se
procedeaz la predarea-primirea depozitelor de arhiv.
Predarea-primirea se dispune, n toate situaiile, prin decizia directorului Arhivelor
Naionale, la propunerea scris a efului Serviciului Arhivelor Naionale Istorice Centrale sau a
efilor serviciilor judeene, n a cror administrare se afl depozitele ce urmeaz a fi predate,

respectiv preluate. Aceeai decizie a directorului Arhivelor Naionale stabilete i componena


comisiei ce va efectua predarea-primirea depozitelor n funcie de motivaia constituirii ei.
Primitorii rspund de pstrarea, conservarea, integritatea i securitatea documentelor din
depozitul preluat. n cazul constatrii apariiei unor factori de degradare care pun n pericol
conservarea documentelor, vor sesiza conducerea pentru a se lua msurile ce se impun.
Predarea-primirea se realizeaz prin verificarea instrumentelor de eviden sau a instrumentelor
contemporane de eviden i informare, dup caz.
Predarea-primirea instrumentelor de eviden se face prin completarea unui proces
verbal , care cuprinde la punctul nr. 1 date referitoare la aceste instrumente, respectiv: nr.crt,
denumire, numr din R.I., nr. total al filelor sau al numerelor cuprinse, nr. exemplarelor-broate,
legate, starea n care se afl, totalul instrumentelor, observaii.
Predarea-primirea fondurilor i coleciilor din depozitele Arhivelor Naionale se face
prin specificarea acestora la punctul nr.2 al aceluiai proces verbal, respectiv: nr. crt., denumirea
fondului sau a coleciei, nr. fondului dup R.G.A, anii extremi, cantitatea m.l., u.a, materialul
de protecie, data verificrii existentului cu instrumentele de eviden.
Predarea-primirea fondurilor i coleciilor la care s-a efectuat verificarea existentului de
documente cu instrumentele de eviden se va face pe baza procesului verbal de verificare a
existentului, care face parte integrant din procesul verbal de predare-primire.
Procesul verbal de predarea primire a depozitului se actualizeaz periodic, ca urmare a
prelurilor sau transferului fondurilor i coleciilor n alte depozite.
Procesul verbal se ncheie n trei exemplare, dintre care originalul se va pstra la eful
serviciului, exemplarul nr.2 la predtor, iar exemplarul nr. 3 la primitor.
nclcarea dispoziiilor legale referitoare la pstrarea, conservarea, integritatea i
securitatea documentelor din depozitul preluat atrage dup sine rspunderea disciplinar,
material sau penal, dup caz.

EVIDENA FONDURILOR I COLECIILOR DEINUTE DE CREATORI

Compartimentul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale i serviciile judeene in


evidena fondurilor i coleciilor deinute de creatorii din raza lor de activitate, pe baza unei Fie
Situaia Fondului, Aceast fi cuprinde dou seciuni, respectiv: SITUAIA FONDULUI i
SITUAIA DOCUMENTELOR AFLATE N DEPOZITUL DE ARHIV.
Seciunea referitoare la SITUAIA FONDULUI cuprinde date privind Identificarea
fondului: denumirile succesive ale creatorului fondului, localitatea, anii extremi ai denumirilor
creatorului fondului, observaii.
Seciunea referitoare la SITUAIA DOCUMENTELOR AFLATE N DEPOZITUL DE
ARHIV cuprinde date privind: anul calendaristic, anii extremi ai documentelor; cantitatea
total n m.l; anii extremi i m.l. ai documentelor ordonate; anii extremi i m.l. ai documentelor
inventariate; anii extremii ai documentelor selecionate; anii extremi; cantitatea total i
cantitatea de preluat ale documentelor permanente.
Fia Situaia fondului se ntocmete cu ocazia acordrii asistenei de specialitate, de
ctre lucrtorul Arhivelor Naionale care efectueaz activitatea. Aceast fi se ntocmete att
pentru fondul pe care l creeaz respectiva unitate, ct i pentru fondurile pe care le deine.
Fiele Situaia Fondului se pstreaz la Arhivele Naionale, n dosarul unitii creatoare.
Pentru fiecare unitate creatoare i deintoare de arhiv se constituie un dosar n care se
pstreaz: istoricul unitii i al fondului creat sau fondurilor deinute, procesele verbale de
selecionare, documentele rezultate n urma acordrii asistenei de specialitate, fia sau fiele
Situaia fondului, inventarele dosarelor permanente, nomenclatorul arhivistic.
Dosarele se pstreaz n ordine alfabetic, dup denumirea unitii creatoare sau
deintoare.