Conceperea si elaborarea unui proiect

CE ESTE UN PROIECT ?
Un proiect este o initiativ limitat n timp n scopul de a crea un serviciu unic. O combinatie de resurse sunt
puse mpreun i organizate ntro structur temporar cu intentia de a atinge un scop specific. Astfel,
expresia limitat n timp care poate avea sensul de scurt durat este folosit aici pentru a specifica faptul
c proiectul este definit temporar ca dat de nceput i de sfrit. Unele proiecte pot fi continuate sau
convertite n alte proiecte.
Un proiect este modul de implementare al unui program i presupune existenta unui obiectiv specific i unui
buget. Trebuie precizat c un proiect nu se implementeaz prin alte proiecte, fiind o actiune cu un scop
precis.
Un proiect trebuie s rspund la ntrebrile: DE CE?finalitatea, CE?obiective intermediare i terminale,
CUM?definirea strategiei, cile de realizare, CINE?definirea responsabilittilor fiecrui partener, CU CE ?
stabilirea resurselor umane, financiarebugete, defalcate pe activitti, CND ?fixarea termenelor, CU CE
REZULTATE?anticiparea efectelor pe plan material, moral, intelectual etc.
DE CE TREBUIE S TIM S ELABORM UN PROIECT?
n ultimii ani a aprut o nou mod, legitim n contextul tranzitiei, moda proiectelor. Toat lumea elaboreaz
proiecte n ntreprinderi, n sate, n licee i facultti, n institutii centrale sau locale, acolo unde a ajuns
comanda intern sau extern i, mai ales, acolo unde au ajuns fondurile de finantare a unor activitti deja
planificate. Multi ncearc s proiecteze, dar putini reuesc s pun pe masa beneficiarului proiectul asteptat
de acesta! Aa se explic de ce fonduri importante alocate de diverse organisme, mai ales internationale, au
rmas nefolosite, au fost returnate la destinatie ntruct nu au existat proiecte adecvate, de calitate, care s
merite cheltuirea lor.
Astfel, acest curs reprezint o resurs de informare i documentare pentru toti cei care doresc s schimbe
ceva, pentru cei care sper s atrag fonduri pentru derularea unor programe, pentru cei care intentioneaz
s dezvolte strategii pe termen lung n diferite arii de interventie.
PAI N REALIZAREA UNUI PROIECT
I. IDENTIFICAREA I FORMULAREA PROBLEMEI CARE TREBUIE REZOLVAT PRIN PROIECT
( Se mai folosesc termenii: analiza de nevoi, motivatia, argument ) Analiza SOWT faciliteaz abordarea
strategic a aspectelor legate de :
STRENGTHS ( puncte tari ) aspecte pozitive intrinseci
(interne) ale situatiei avute n vedere
OPPORTUNITIES (oportunitti ) aspecte pozitive externe
ale situatiei avute n vedere

WEAKNESS ( puncte slabe ) aspecte negative intrinseci

(interne) ale situatiei avute n vedere
THREATS ( amenintri ) aspecte negative externe ale
situatiei avute n vedere

Principalul scop al acestui demers este descoperirea posibilelor obiective ale viitorului proiect.
STRENGTHS (punctele tari) se refer la orice elemente utile, resursele existente care ar putea fi disponibile.
Sunt avute n vedere toate tipurile de resurse, n special cele materiale, umane i financiare.

Resursele materiale disponibile pot fi spatii, resurse informationale (inclusiv conexiunile i produsele
software care ar putea fi utilizate), logistica existent, precum i elementele organizationale ce ar putea
constitui premise pentru evolutiile ulterioare, etc.
Resursele umane se refer la personalul existent, dar i la posibilittile de atragere a altor persoane
Resursele sunt deosebit de importante, fiind avute n vedere posibilitatea finantrii proiectului.
WEAKNESS (punctele slabe) reprezint cheia viitorului obiectiv al proiectului (ce intentionezi s rezolvi prin
proiect, de ce este acesta necesar). Trebuie s se evite, ns, crearea impresiei de entitate slab n
ansamblu, care nu ar putea fi fezabil. De asemenea, dintre punctele slabe identificate, trebuie selectate
cele care au cel mai mare impact asupra entittii analizate. Se impune acoperirea prin proiect n ntregime,
n mod proportional, a punctelor slabe.
OPPORTUNITIES (oportunitti) sunt disponibile numai temporar i reprezint resursele care pot fi utile
proiectului avut n vedere. Acestea trebuie s fie credibile, din perspectiva certitudinii de a beneficia de ele
(i nu doar probabile).
THREATS (amenintri, riscuri) sunt legate de ce sar ntmpla n cazul n care nu este promovat proiectul
respectiv. Nu este avut n vedere faptul c situatia ar putea rmne aceeai ca i pn atunci, ci ceea ce ar
reprezenta efectele negative ale nepromovrii proiectului. Trebuie demonstrat n mod ct mai convingtor
nevoia stringent, efectele negative majore ale nepromovrii proiectului, viznd un spectru ct mai larg
(toat zona n care entitatea activeaz, inclusiv efectele negative asupra tertilor). Cu alte cuvinte, este de
dorit s se creeze convingerea clar c fr derularea acestui proiect nu se poate merge mai departe.
Identificarea GRUPULUI tINT sau beneficiarii proiectului.
Grupul tint reprezint destinatarii finali ai actiunii unui proiect.
Ex.: dac ne referim la un proiect de formare de voluntari, grupul tint este reprezentat de tinerii din grupa
de vrsta stabilit care au aptitudini specifice, beneficiarii directi vor fi tinerii care vor fi formati (selectati din
grupul tint), iar cei indirecti comunitatea, n ansamblu, cei care vor beneficia de serviciile voluntarilor.
n stabilirea grupului tint se impune s se tin cont de obiectivele strategice majore ale proiectului n functie
de beneficiile imediate sau pe termen mai lung se poate face distinctia ntre grupul tint/beneficiarul direct i
indirect. Trebuie precizat c grupul tint este o notiune distinct de echipa de lucru a proiectului.

II. FORMULAREA OBIECTIVELOR I A SCOPULUI

Stabilirea obiectivelor
ncercm s rspundem la urmtoarele ntrebri:

Care este perioada stabilit pentru obtinerea fiecruia dintre scopuri?

Ce pai specifici trebuie fcuti pentru a le putea obtine?
Care sunt obiectivele specifice ale fiecrei instante care intervine?
Ce termene concrete se vor fixa pentru ndeplinirea obiectivelor mentionate anterior?.

ATENtIE: SCOP I OBIECTIV au semnificatii diferite n planificare. Un obiectiv este un ctig concret care
trebuie obtinut dup o perioad de timp dat. Obiectivul permite obtinerea scopului, convertind un plan
general ntro serie de pai specifici i uor manevrabili.
SMART:

SPECIFIC,
MSURABIL,
POATE FI ATINS,
RESURSE,
TIMP.
Obiectivul general (exprimat n maxim 200 de caractere) exprim ce se construiete n cadrul respectivului
proiect. Putem include, de asemenea, n obiectivul general, scopul proiectului, finalitatea acestuia.
Obiectivul general este mprtit n 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel nct rezolvarea lor s conduc
la realizarea obiectivului general. Acestea trebuie s fie apoi enuntate, comentate, explicate, concretizate i
delimitate, astfel nct s reias clar distinctia ntre ce se spune c se va face i ce nu te obligi s faci (e un
mod de protectie n cadrul monitorizrii).
Se poate, de asemenea, sublinia o anumit interconectare ntre obiectivele specifice (obiectivul 1
favorizeaz realizarea obiectivului 2, care la rndul lui conditioneaz realizarea obiectivului 3, etc.). Trebuie
ns avut mereu n vedere faptul c prtile reprezint mai putin dect ntregul.
Se definitiveaz titlul proiectului, care trebuie s sugereze obiectivul general, scopul urmrit de acesta.

III. STABILIREA ECHIPEI DE PROIECT I A PARTENERILOR

Criteriile avute n vedere sunt perioada de timp n care se deruleaz proiectul, resursele umane, materiale
avute n vedere
Un factor important este seriozitatea i perseverenta membrilor echipei, gradul de implicare n realizarea
activittilor prevzute.
Recomandare: pentru creterea gradului de eligibilitate al proiectelor (depuse pentru finantare) vor fi atrai
ca parteneri institutiile publice cu rol in domeniul de aplicabilitate al proiectului.
IV. STABILIREA BUGETULUI PROIECTULUI
Planificarea bugetului are c scop s rspund la ntrebarea ,,Ct cost resursele necesare derulrii
proiectului i cum acoperim acoperim aceste sume? Practic, sunt evaluate toate costurile, att cele n bani,
ct i cele n timp i resurse umane.
Nr
crt
1
2
3

Categoria de cheltuieli
Consumabile
Tiprituri
nchirieri de spatii

Contributie
Partener 1

Contributie
Partener 2

Contributie
Partener 3

Contributie
Partener4

4
5
6
7
8
9

Pota telecomunicatii, internet

Transport
Cazare
Alocatii pentru mas
Premii
Crti, alte publicatii, materiale pe
suport magnetic
Total

V. STRUCTURAREA ACTIVITtILOR
Activittile reprezint Ce este de fcut. Acestea trebuie s fie foarte strns legate de obiective i s aib
indicatori. Indicatorii sunt rezultatele care arat c activitatea are loc sau un obiectiv a fost atins. Pentru
fiecare obiectiv corespunde cel putin o activitate, iar pentru fiecare activitate corespund indicatori.
Indicatorii ofer evidenta cerut artnd dac obiectivele au fost atinse i ce activitti au fost de succes.
Indicatorii trebuie s fie:
relevanti (esentiali pentru implementarea cu succes a activittilor interventiei
primare);
realistici (s ofere rspunsuri consistente la orice ntrebare legat de setul de
obiective ce au fost atinse);
verificabili (s poat fi msurati sau observati la un cost rezonabil).
Aceast etap contine rspunsul la ntrebarea ,,Cum va fi atins obiectivul? (ce ai s faci efectiv). Scopul
este s demonstrezi c, prin parcurgerea tuturor pailor intermediari stabiliti, poti s atingi obiectivul.
n primul rnd este util realizarea unei individualizri a sarcinilor membrilor echipei de proiect i a
partenerilor, astfel nct s reias cu claritate cine, ce, cum i ce fel trebuie s fac ceva anume. Practic,
fiecare actiune este mprtit n bucti din ce n ce mai mici, ntro structur de tip ciorchine, care va constitui
baza managementului proiectului.
Structurarea proiectului include o serie de activitti tipice: informaredocumentare, conceperea produsului
care face obiectul proiectului, executia acestuia, implementareapilot, elaborarea unei documentatii privind
obiectul proiectului, evaluarea proiectului
Prima activitate din cadrul unui proiect este cea de informaredocumentare (mobilitti, acces la surse de
informatii , identificarea finantatorilor)
nc din aceast faz, se vor definitiva toate resursele necesare (umane, materiale, financiare ).
Activitatea de executie se refer la demersurile concrete, care sunt fcute efectiv n cadrul proiectului pentru
finalizarea acestuia, conform obiectivului general

Activitatea de implementare pilot se desfoar n scopul de a stabili, pe baza feedbackului, ce sa fcut bine
i ce anume sa greit. Aceasta se realizeaz prin seminarii, analize i evaluri, cu participarea partenerilor
din proiect, n urma crora se iau msurile de corectie necesare pentru ameliorarea erorilor constatate.
n final se elaboreaz o documentatie privind obiectul proiectului, n scopul diseminrii, sustenabilittii i
realizrii efectului multiplicator. Acest material va putea fi folosit ca ghid, de ctre cei care vor derula ulterior
proiecte similare.

VI. PLANIFICAREA ACTIVITtILOR

n cadrul acestei etape se rspunde la patru ntrebri: cine?, ce?, unde? i cnd? trebuie s fac ceva
anume n cadrul proiectului. Astfel, fiecrui membru al echipei de proiect, fiecrui partener din proiect i se
atribuie o responsabilitate.
Se stabilete perioada de desfurare a proiectului, care, de regul este de cteva luni, pn la un an,
mprtinduse timpul n cele 3 perioade principale de desfurare ale proiectului: informare documentare,
realizare, implementare.
Cel mai uor se realizeaz planificarea cu ajutorul unor grafice, care constituie o ,,hart ce furnizeaz cu
uurint informatii privind cine, ce, unde i cnd trebuie s fac ceva n cadrul proiectul.
CALENDARUL ACTIVITtILOR
Nr
Perioada Activitatea
crt
1

Luna I

Contactarea partenerilor si a
sponsorilor
Pregtirea logisticii necesare ptr.
realizarea proiectului

Conferinta de pres lansarea

proiectului

Informarea documentarea Aplicarea

de chestionare,
interviuri,valorificarea acestora
Realizarea proiectului Executia
Lunile III,
materialelor suport tiprite sau
IV, V
electronic
Seminarii, conferinte, ateliere
Luna II

Luna VI

Conferinta de pres Mediatizarea

proiectului finalizat

Diseminarea proiectului

Evaluarea proiectului
sondaje periodice (aplicarea si
valorificarea chestionarelor
Seminarii, ateliere) ntlniri cu
posibili beneficiari

Indicatori

Respon sabili Materiale logistic

Ex: nr. reprez.

Coord.
massmedia prezenti
proiect
nr. articole publicate
Coord
proiect
Membri
Parteneri

Brouri,internet,
nchiriere sala
Comunicatii
nchirieri spatii, proc
de aparatur
consumabile, etc

Membri
Parteneri

Hrtie xerox transport

Membrii
echipei
Parteneri

Brouri, pliante,
Calculatoare, internet
Spatii

Coord proiect
Reprez. ai
presei
Membrii
Parteneri
Membrii
Parteneri

nchirieri spatii
Pliante, brouri
Spatii, pliante, brouri
Consumabile
Spatii de nchiriat

Costuri

VII. EVALUAREA REZULTATELOR

Rezultatele tangibile efecte imediate efecte viitoare
Se msoar eficienta (rezultate/resurse), eficacitatea (obiectiv realizat/planificat), economia (costuri
realizate/planificate), acceptabilitatea (satisfacerea beneficiarilor).
Notiunea de ,,rezultat /efect este diferit de cea de ,,obiectiv al proiectului i se refer la ce se va ntmpla
la finalizarea acestuia. Totui se impune s subliniem faptul c exist o legtur indisolubil ntre obiectiv
(ce faci tu, n cadrul proiectului) i rezultat (cum schimb asta situatia existent).
Efectele sunt clasificate n tangibile (outputs), imediate (outcomes) i pe termen lung (impact). De
asemenea, trebuie evidentiat efectul multiplicator.
Rezultatele tangibile (outputs) se caracterizeaz prin faptul c pot fi msurate, cuantificate n unitti de
msur. Ex nr. de elevi cuprini intro forma de colarizare, nr. de pliante, brouri distribuite, etc.
Rezultatele imediate (outcomes) se refer la consecintele proiectului, dar nu pot fi msurate, cuantificate n
unitti de msur. Acestea se formuleaz la de obicei prin ,,mbunttirea..., ,,creterea.., ,,scderea...,
etc., fr s se indice modificarea prin cifre. De exemplu, ,,scderea abandonului colar cu 15 % este un
efect tangibil, n timp ce ,,scderea abandonului colar este un efect imediat.
Rezultatele pe termen lung (impact) se refer la efectele viitoare ale proiectului. De exemplu, creterea
interesului populatiei colare pentru nvttur.
Efectul multiplicator se refer la propagarea la altii a consecintelor proiectului, care nu trebuie ns
confundat cu ,,diseminarea, aceasta din urm referinduse la reproducerea ntocmai a proiectului n cadrul
altor situatii
EVOLUtIA PROIECTULUI POSTIMPLEMENTARE
n cadrul algoritmului de implementare a unui proiect , acest ultim pas are scopul de a rspunde la
ntrebarea ,,Ce se va ntmpla la finalizarea proiectului i ce va rmne dup aceea?. Astfel, se au n
vedere diseminarea i efectul multiplicator.
Diseminarea se face pe baza unui plan ntocmit n prealabil, nc din faza de planificare i are ca scop
reproducerea ntocmai a rezultatului proiectului n cadrul altor entitti legal constituite.
Efectul multiplicator este similar ,,cuceririi unui cap de pod (vor aprea noi proiecte i actiuni legate de
acesta, astfel nct s putem afirma c am acoperit veriga lips dintrun lant). Este n fapt vorba despre
propagarea la altii a consecintelor proiectului, care nu trebuie ns confundat cu ,,diseminarea, aceasta
din urm referinduse la reproducerea ntocmai a proiectului la terti.
CONCLUZII
Un proiect bine fcut trebuie s ndeplineasc o serie de conditii strategice Adecvareas corespund
finalittii propuntorilor dar i al partenerilor implicati Fezabilitatea s fie realizat in termeni fireti, conform

celor convenite de echipa i de parteneri, s nu depeasc resursele umane i materiale. Economicitatea

s utilizeze resursele n limita bugetului initial Simplitatea i precizia s fie accesibil tuturor partenerilor i s
exprime n termeni uzuali toate elementele componente ale ceea ce vrea i ceea ce rezult. Flexibilitatea
s poat fi ameliorate disfunctionalittile aprute n fazele intermediare fr a afecta finalitatea propus.
Respectarea economiei de timp, stabilirea orizontului temporal al fiecrei actiuni n raport cu importanta
acestuia n proiect viznd aspectul strategic, tactic i operational.
De asemenea, mai trebuie avute n vedere respectarea cadrului normativ, a legislatiei, selectarea solutiilor
originale pentru grupul tint, consultarea literaturii de specialitate, explorarea impactului proiectului,
identificarea elementelor cheie prin care se pot proiecta actiuni ntro etap postproiect
Prof. Mihaela Grecu Insp. colar Educ I.S.J. Galati
- See more at: http://www.rentasite.ro/conceperea-si-elaborarea-unui-proiect.html#sthash.EVreS2yP.dpuf