Sunteți pe pagina 1din 23

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor

n firmele din turism servicii


Practica a demonstrat c nu exist organizaii productive prospere
care s nu acorde atenia cuvenit aprovizionrii. Achiziiile, aprovizionrile
constituie o parte important a funciei comerciale a oricrei firme,
deoarece aceste activiti sunt definitorii pentru nsi desfurarea
produciei firmei, de acest segment al activitii depinznd realizarea i
comercializarea unui produs sau a unui serviciu de calitate, la un pre
rezonabil. 1
Aprovizionarea, ca form a circulaiei mrfurilor, are rolul asigurrii
ritmice i n timpul optim, a necesarului de mijloace de producie. n sensul
su cel mai larg aprovizionarea include orice achiziie de bunuri i servicii
efectuat de un consumator; aceast activitate presupune existena unui
vnztor, a cumprtorului i a unui pre satisfctor pentru ambele pri. 2
Fluctuaia preurilor determin ca procesul de planificare financiar
s fie foarte dificil, influennd n majoritatea cazurilor decizia firmelor spre
schimbarea furnizorilor i/sau a factorilor de producie. 3
n societile comerciale de turism i alimentaie procesul de
satisfacere a trebuinelor de bunuri i servicii, cuprinde activiti cu caracter
de aprovizionare tehnico-material i cu mrfuri (materii prime, materiale,
echipamente de produc-ie .a.m.d.), n vederea desfurrii n condiii
optime a proceselor produciei culinare, a prestrilor de servicii i desfacerii

Rusu Costache (coord.) Managementul afacerilor mici i mijlocii, Editura Logos, Chiinu,
1993, pag. 359
2
Manolache M., Moraru I. Managementul micilor afaceri, Editura Didactic i Pedagogic,
Bucureti, 1996, pag. 52
3
Dalot M., Donath Liliana Managementul firmei prin planul de afaceri, Editura Sedona,
Timioara, 1997, pag. 32

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

mrfurilor ctre consumatori, ntr-un cuvnt a ntregului proces de


producie. 4
Conducerea modern a activitilor din domeniul turismului impune
cunoaterea cilor i mijloacelor prin care se pot perfeciona pn la
optimizare activitile cu un consum mare de munc vie i materializat. n
plus este nevoie permanent de informaii care prin coninutul lor specific s
mpiedice perturbaiile sau factorii perturbatorii ai procesului de
aprovizionare. 5
Activitatea de management a aprovizionrii include i ordonarea
logic a urmtoarelor procese:
cercetarea cererii de mrfuri i servicii a populaiei;
stabilirea necesarului de produse (n volum i structur);
identificarea principalilor furnizori, contactarea acestora pentru
cunoaterea posibilitilor de acoperire a necesarului stabilit;
determinarea cilor optime de aprovizionare;
ncheierea contractelor;
stabilirea i asigurarea mijloacelor de transport (eventual
contractarea acestora);
calcularea lotului optim de aprovizionat (pe produs sau grup de
produse);
organizarea activitii de recepie cantitativ i calitativ a
produselor aprovizionate. 6
Buna organizare a activitilor de aprovizionare implic desfurarea
unei activiti bine structurate, complexe de identificare i descriere a
produsului dorit (specificaia de produs 7 ), totul corelat cu studiul atent al
potenialilor furnizori. Aceast activitate este plin de responsabilitate i se
reflect n plan financiar, conducnd att la raionalizarea cheltuielilor
acestui compartiment, ct i la creterea sau scderea profitului nregistrat
de ntreaga organizaie.
4

Emilian R. Management n servicii, Editura ASE, Bucureti, 1995, pag. 3


Pricop M., Drghici C-tin Sisteme moderne n managementul aprovizionrii, Editura Tribuna
Economic, Bucureti, 1999, pag. 9
6
Emilian R. op. cit., pag. 4
7
Vasile D. Tehnici de negociere i comunicare, Editura Expert, Bucureti, 2000, pag. 293
5

Management n Turism Servicii

Specialitii apreciaz c n funcie de domeniul de activitate,


respectiv tipul de afacere avut n vedere, nivelul cheltuielilor
compartimentului de aprovizionare poate oscila ntre 25 % i 85 % din
fiecare unitate monetar de venit din vnzri. Comparativ cu fabricanii,
angrositii sau detailitii, firmele din domeniul prestaiilor de servicii
cheltuiesc mai puini bani pentru activitile de aprovizionare, fa de
venitul realizat din vnzri.
Legat de buna organizare i desfurare a aprovizionrii, tot mai
mult atenie este acordat achiziiei. Achiziia reprezint cumprarea
materiilor prime, materialelor, serviciilor i a echipamentelor necesare, de
calitatea cerut, n cantitatea potrivit, la un pre rezonabil, la timpul
potrivit(de obicei ct mai aproape de data lansrii n fabricaie sau n
vnzare), de la furnizorul sau angrosistul potrivit. Drept urmare se
consider c o achiziie judicioas poate minimiza nu numai costul
bunurilor produse i apoi vndute ci i costul achiziiei nsi. Studiile
realizate n acest domeniu au reliefat faptul c 1% economie n achiziii
genereaz aceeai cantitate de profit suplimentar ca i o cretere de 10 % n
vnzri. 8
6.1 Conducerea activitilor de aprovizionare n turism servicii
Dei activitile de aprovizionare fac parte din rndul activitilor
auxiliare ale unei firme din domeniul turismului i alimentaie, acestea joac
un rol deosebit de important n economia oricrei societi comerciale
deoarece prin aportul lor susin desfurarea n bune condiiuni a activitii
de baz. Realizarea prestaiilor turistice necesit utilizarea unor resurse
materiale a cror asigurare nu poate fi realizat dect prin desfurarea unui
ansamblu de activiti grupate n cadrul procesului de aprovizionare.
Aprovizionarea firmelor turistice presupune: stabilirea necesarului de
aprovizionat, alegerea furnizorilor, negocierea i derularea contractelor
(transportul, recepia, depozitarea, plata furnizorilor etc.) .a.

Rusu Costache (coord.) op.cit., pag. 359

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

Activitatea de aprovizionare reunete, i n turism, ansamblul


atribuiilor prin care se asigur procurarea materiilor prime, materialelor,
combustibilului, echipamentelor de producie, ca i a altor factori de
producie necesari realizrii obiectivelor societii comerciale; precum i
organizarea corespunztoare a depozitrii resurselor materiale, a
distribuirii lor n cadrul organizaiei, gestionarea raional a stocurilor de
materii prime, materiale, combustibil, semiproduse i/sau semipreparate. 9
Organizaiile productive din turism se aprovizioneaz cu bunuri i
servicii n concordan cu specificul activitilor de prestaii turistice
specifice asigurate. n principal firmele turistice se aprovizioneaz cu:
echipament turistic i hotelier (mobilier, aparatur electric i
electronic);
maini i utilaje necesare prestaiilor din sectorul alimentaiei
(maini de gtit i de pstrare a alimentelor i buturilor,
mobilier pentru servirea mesei etc.);
materii prime i materiale necesare realizrii preparatelor
culinare;
mrfuri vndute n cadrul procesului de prestare a serviciilor
(dulciuri, buturi alcoolice i nealcoolice, produse din tutun,
efecte potale .a);
echipament pentru agrement i divertisment 10 .
Pentru aceast activitate funcie de dimensiunea i organizarea
firmelor, mrimea compartimentelor care asigur desfurarea activitilor
de aprovizionare variaz, dar oricare ar fi aceasta de reinut este necesitatea
asigurrii personalului de specialitate.
6.1.1 Organizarea aprovizionrii n societile comerciale
n turism i alimentaie
Procurarea i furnizarea la momentul oportun a bunurilor,
echipamentelor, materiilor prime, a consumabilelor i a produselor
intermediare de calitatea, tipul, sortimentul i dimensiunea necesar, sunt tot
9

Ovidiu Niculescu, Ion Verboncu Management, Editura Economic, Bucureti, 1996,


pag. 212
10
Olteanu Valeric Economia ntreprinderii de servicii, ASE, Bucureti, 1994, pag. 53

Management n Turism Servicii

att de importante n sfera serviciilor turistice ca i activitatea de producie


propriu-zis, cci fr acestea activitatea organizaiei nici nu se poate derula.
Tocmai de aceea o atenie special trebuie acordat:
a. subcontractanilor,
b. datelor de aprovizionare,
c. verificrii produsului aprovizionat. 11
Colectivul nsrcinat cu realizarea aprovizionrii este stabilit, ca
numr i atribuiuni, n concordan cu particularitile activitii de
producie a fiecrei societi n parte.
Astfel:
atunci cnd costul materiilor prime, materialelor,
combustibililor, .a.m.d. are o pondere important n costul
produsului sau serviciului, iar firma se situeaz n zona celor din
zona superioar a ealonului mijlociu, angajaii nsrcinai pentru
activitatea de aprovizionare vor forma un compartiment, distinct
organizat i se vor plasa n subordinea managerului /
directorului general ;
n condiiile n care activitatea de aprovizionare este relativ
simpl i constant ca volum, preurile sunt stabile, iar
societatea comercial este mijlocie, compartimentul de
aprovizionare se poate plasa n subordinea managerului /
directorului de producie;
pentru firmele n cadrul crora aprovizionarea este simpl, iar
materialele se revnd dup o prelucrare redus i fr costuri
mari, compartimentul de aprovizionare se poate plasa n cadrul
compartimentului vnzri.
Pentru buna funcionare a compartimentul de aprovizionare se
recomand gruparea principalelor sarcini pe urmtoarele activiti:
achiziierecepie (va include specialiti pe echipamente, materii
prime, materiale, piese de schimb, etc.);
transporturi (atribuii privind stabilirea tarifelor i ntocmirea
documentelor de transport);
11

Tricker Ray ISO 9000 pentru ntreprinderi mici i mijlocii, Editura ALL Beck, Bucureti,
1999, pag. 43

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

lucrri de birou (inerea evidenei n domeniul aprovizionrii, a


ofertelor i preurilor, lansarea comenzilor, ntocmirea facturilor,
urmrirea aprovizionrii).
Lundu-se n calcul importana acestei activiti ct i posibilitile
moderne de raionalizare a muncii utiliznd computerul, este util a se
constitui baze de date care s nglobeze principalele informaii, pornindu-se
de la documentele principale:
9 specificaiile de materiale;
9 cererile de materiale;
9 specificaiile furnizorilor;
9 cererile pentru trimitere de oferte;
9 ofertele furnizorilor;
9 comenzile de aprovizionare;
pe baza acestora vor fi organizate evidene privind:
materialele de aprovizionat;
furnizorii poteniali (grupai pe feluri de materiale);
preurile materialelor;
ofertele (preuri, termene, bonificaii acordate, restricii, etc.);
comenzile lansate;
livrrile neexecutate. 12
n general achiziionarea materialelor mbrac una din urmtoarele
forme:
aprovizionarea pentru o perioad determinat se realizeaz
pentru materialele cu un consum relativ constant i n cantiti
reduse;
aprovizionarea n ritmul apariiei cerinelor pentru materialele
cu consum intermitent;
aprovizionarea frecvent n cantiti mici, utilizat n perioadele
de instabilitate a preurilor n general pentru materialele la care
nevoile sunt incerte, iar preurile fluctueaz n limite largi;
aprovizionarea pentru materii prime pentru care exist
organizate burse de mrfuri;

Management n Turism Servicii

aprovizionarea n scopuri speculative sunt achiziionate cantiti


de materiale mai mari dect cele necesare n perioadele cnd se
consider c preurile sunt la nivel sczut, n scopul obinerii
ulterior a unor profituri superioare.
n condiiile unei complexiti din ce n ce mai mari a produselor,
dorinei de a fi primul pe pia, produciei just-in-time i a unei piee globale
tot mai atente la calitate13 , noile sisteme de management al calitii, iau n
calcul la elaborarea planului calitii activitatea de aprovizionare. n
concordan cu acestea aprovizionrii i revin sarcini exprese privind:
produsele importante de aprovizionat;
sursa de aprovizionare i cerinele legate de aceasta;
metoda, evaluarea, selecia i controlul subcontractanilor;
necesitatea unui plan al calitii subcontractanilor, n vederea
satisfacerii cerinelor regulamentare aplicabile pentru
aprovizionarea produselor i serviciilor 14 .
Urmare fireasc a creterii competitivitii i a exigenelor
consumatorilor, inclusiv n turism, companiile mari include ntre iniiativele
lor strategice i managementul aprovizionrii. Astfel sunt alocate resurse
importante depar-tamentului de aprovizionare, n scopul gestionrii i
dezvoltrii unei baze care s ofere un avantaj concurenial prin
mbuntirea:
disponibilitii,
calitii,
livrrii,
costului total.
Dorina managerilor acestor societi este de a realiza o circulaie ct
mai rapid, mai bun, mai ieftin, a materialelor i informaiilor. Obiectivul
major fiind existena unui nivel al stocurilor destul de mare pentru a asigura
o alimentare, a seciilor sau a vnzrilor, nentrerupt i ritmic, iar livrarea
produselor s se realizeze la timp.
12

13

Russu Corneliu Managementul ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Expert,


Bucureti, 1996, pag. 301305

Harrington.H. J i Harrington J. S Management total, Editura Teora, Bucureti, 2000,


pag. 261
14
Tricker Ray op.cit., pag. 98

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

Datorit dificultilor i problemelor perioadei actuale, este necesar


o perfecionare a managementului aprovizionrii ca i o operaionalizare a
principalelor sale atribuii. n momentul de faa, n concordan cu
preocuprile generale pentru creterea calitii activitii n general,
precum i a activitii manageriale, n special, muli manageri ntocmesc
planuri ale calitii, ce au printre preocupri inclusiv probleme ale
aprovizionrii.
Principalele atribuii ale aprovizionrii unei organizaii productive
din turism sunt similare cu cele ale celorlalte societi comerciale ce
opereaz n cadrul pieei contemporane.
Din rndul acestora enumerm:
participarea la elaborarea strategiei i politicii comerciale a firmei;
corelarea necesarului, a programului de aprovizionare, a
comenzilor la furnizori cu volumul, structura i ealonarea
consumurilor de materii prime, materiale, combustibili;
luarea n considerare a inflaiei i a blocajului financiar n
dimensionarea resurselor financiare i stabilirea modalitilor de
utilizare a lor;
elaborarea necesarului de aprovizionare al firmei;
emiterea de comenzi la furnizori;
ncheierea de contracte economice cu furnizorii;
urmrirea i realizarea contractelor economice;
asigurarea dimensionrii judicioase a stocurilor, adoptarea de
msuri pentru evitarea formrii de stocuri supra normative i
prentmpinarea rupturilor de stoc;
depozitarea materiilor prime i materialelor 15 .
Dup cum am constatat aprovizionarea este indispensabil oricrei
activiti economice productive. Ea capt ns o importan sporit n cazul
societilor comerciale din turism, datorit ponderii nsemnate a resurselor
materiale n costul produciei, dar mai ales datorit largii game sortimentale
de produse necesare satisfacerii aspiraiilor turitilor, iar nu de puine ori
(mai ales n ultimul timp) datorit fluctuaiilor mari pe planul cerere-ofert.
15

Ovidiu Niculescu, Ion Verboncu op.cit., pag. 212

Management n Turism Servicii

6.1.2 Particulariti ale activitii de aprovizionare n cadrul


organizaiilor economice productive din sfera turismului
Activitile desfurate n cadrul prestaiilor turistice necesit un
complex i laborios proces decizional, secondat de asigurarea unor mijloace
de producie, ce include o gama foarte larg de bunuri, inclusiv alimentare,
ce asigur condiiile desfurrii i materializrii produciei turistice n
general, a celei culinare n mod special, a desfacerii i a satisfacerii
necesitilor de consum ale turitilor.
Aprovizionarea n turism are o serie ntreag de particulariti, ce
difer de la:
o etap la alta a nivelului de evoluie a structurii turistice,
respectiv societii turistice(nfiinare sau fondare, construcie,
reabilitare sau modernizare, ridicare a nivelului de clasificare,
etc.);
o dimensiune la alta, implicit de la un nivel de clasificare la altul
al echipamentelor turistice;
o dimensiune la alta a fluxului turistic, respectiv de la un sezon
la altul;
o zon geografic la alta, respectiv de la o altitudine/latitudine/
longitudine la alta;
un segment de clientel la altul (influenat printre altele de:
venituri, obiceiurile de consum, tradiii, cultur, religie etc., toate
reunite n cadrul stilului de via iar alimentar n structura
piramidei nutriionale 16 ) i nu n ultimul rnd de la o modalitate
la alta de ierarhizare a plcerilor simple (ale simurilor, ale
bogiei, ale ndemnrii, prieteniei, bunei reputaii, puterii,
milei, bunvoinei, reavoinei, cunoaterii, memoriei,
imaginaiei, speranei, asocierii i alinrii durerii) de ctre
fiecare grup de turiti n parte 17 .
16

17

informaii
suplimentare
pe
internet:
http://vm.cfsan.fda.gov/label.html
sau
http://www.oldwayspt.org/ html/p_med.htm
Gary S. Becker Comportamentul uman o abordare economic, Editura ALL, Bucureti,
1998, pag. 144

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

Lund n calcul cele de mai sus i nc alte particulariti ne


enunate, datorit manifestrii lor doar n mod sporadic, constatm c
unitile turistice trebuiesc asigurate, prin intermediul activitilor de
aprovizionare, i cu bunuri necesare dotrii:
a. spaiilor de cazare (mobilier, aparatur electrotehnic i
electronic, instalaii de nclzire i sanitare, covoare, lenjerie
etc.);
b. unitilor de alimentaie (utilaje comerciale de producie,
pstrare, expunere i desfacere, mobilier pentru saloanele de
servire i terase, vesel, tacmuri, inventar moale .a.).
Aadar acestea pot fi mijloace de producie i mrfuri. Din rndul
mrfurilor amintim:
buturile nealcoolice i alcoolice;
dulciuri i produse asociate;
produsele cosmetice;
articolele de genul celor destinate suvenirurilor;
produse de tutun i nsoitoare ale acestora;
ziare, reviste, vederi i efecte potale.
Mrfurile sunt de obicei comercializate prin intermediul recepiilor
sau al spaiilor comerciale special afectate unor astfel de activiti.
Abordnd dintr-o alt optic problematica aprovizionrii societilor
comerciale turistice, cea a naturii produselor aprovizionate, respectiv
produse alimentare i nealimentare vom constata modaliti diferite i/sau
specifice de stabilire a necesarului de aprovizionat i contractat, condiii
deosebite de transport, manipulare, recepie i depozitare. Din acest punct de
vedere pentru produsele nealimentare (mobilierul, instalaiile diverse,
utilajele, obiectele de inventar, combustibilii .a.) necesarul de aprovizionat
se stabilete lundu-se n calcul:
1. noile capaciti de producie i servire ce urmeaz s fie date n
exploatare n perioada viitoare;
2. posibilitile de mbuntire a condiiilor de confort n spaiile
de cazare i alimentaie;
3. gradul de uzur al utilajelor, mobilierului i obiectelor de
inventar aflate n dotarea unitilor.

Management n Turism Servicii

Pentru produsele nealimentare contractarea se face, de obicei, direct


cu productorii, iar transportul se realizeaz cu mijloace nespecializate
proprii sau nchiriate.
Pentru produsele alimentare aprovizionarea este influenat de:
a. cererea populaiei;
b. natura produselor (gradul de perisabilitate, condiiile speciale de
transport i depozitare etc.).
Contractarea produselor alimentare se poate realiza:
A. direct de la productori mai ales pentru:
a. mrfurile cu un grad ridicat de perisabilitate (pine i produse de
panificaie, carne i preparate din carne, lapte i brnzeturi .a),
ori cele agroalimentare;
b. cele cu un consum zilnic ridicat fabricate n aceeai localitate cu
unitatea turistic (buturi nealcoolice - sucuri, rcoritoare etc.;
buturi slab alcoolice).
B. prin intermediari pentru mrfurile cu un sortiment complex sau
pentru cele aduse:
a. din alte localiti (buturi alcoolice mbuteliate; brnzeturi; pete;
legume i fructe; conserve din: carne, pete, legume i fructe;
igri etc.);
b. de import (fructe exotice; fructe de mare; brnzeturi speciale;
condimente; cafea i ceai; buturi; igri etc.).
Transportul poate fi fcut, de la caz la caz, cu mijloace proprii, ale
furnizorului sau nchiriate; n multe cazuri cu mijloace de transport special
amenajate sau dotate, aflate n concordan cu caracteristicile mrfurilor, ce
nu trebuiesc afectate sau modificate.
n managementul aprovizionrii deciziile optime sunt adoptate pe
baza unor criterii, menite a crete eficiena economic a activitii de baz,
din rndul crora amintim:
9 mrimea reducerilor comerciale i financiare (rabaturi 18 ,
remize 19 , riturnuri 20 );
18

acordat mrfii cu defecte de calitate


acordat pentru vnzri mai mari dect volumul convenit sau pentru poziie preferenial
20
acordat la sfritul anului, pentru cumprri repetate ce depesc o valoare dat
19

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

9 costul aprovizionrii;
9 calitatea produselor;
9 promtitudinea livrruii;
9 raportul pre/calitate.
Toate cele de mai sus se vor reflecta, sub o form sau alta, n
produsul sau serviciile turistice oferite de firma de turism n cauz.

6.2 Procesul de aprovizionare al organizaiilor productive


Reluarea ciclic a activitilor de producere a prestaiilor
turistice(practica activitilor din acest domeniu) a consfinit cinci elemente
cheie ale oricrei activitii de aprovizionare: calitatea, cantitatea, preul,
timpul, furnizorul.
Din punct de vedere decizional managerul coordonator al
activitilor de aprovizionare al unei societi comerciale turistice, trebuie s
stabileasc pornind de la aceste elemente cheie, criteriile de determinare a
celui mai potrivit furnizor n concordan cu sigurana acestei operaiuni, a
serviciului prestat ca i funcie de modul cooperrii.
Utiliznd o reducere la problemele eseniale a aprovizionrii, putem
afirma c principalele preocupri ale managementului la acest nivel sunt:
realizarea procesului de achiziie i gsirea celui mai acceptabil furnizor.
Un manager eficient al activitilor de aprovizionare, trebuie s-i
ntocmeasc pentru ducerea la ndeplinire a dificilei sale misiuni un
program / plan care s ia n calcul specificitatea elementelor cheie ale
activitilor de aprovizionare, adaptate condiiilor proprii organizaiei sale i
mediului n care aceasta i desfoar activitate. Grafic aceste preocupri
pot fi prefigurate ca n figura ce urmeaz.

Management n Turism Servicii

Figura 5 Program de aprovizionare i elementele sale cheie

Mai n glum, mai n serios, realizm c verticalitatea i stabilitatea


activitii de aprovizionare i odat cu ea i cea a ntregii organizaii se
afl n strns dependen cu modul n care sunt cunoscute i abordate
elementele cheie. Tocmai de aceea programul/planul de aprovizionare
trebuie s se afle n strns legtur cu producia, marketingul, finanele,
problemele tehnice i contabilitatea organizaiei. El contribuind astfel la
realizarea orchestrat a menirii i funciei de baz a oricrei societi
comerciale, prin integrarea acestei funcii n organizarea societii
comerciale turistice.
6.2.1 Managementul achiziiei
Orice analiz ntreprins n cadrul unei firme turistice prospere va
pune n eviden faptul c aceasta are un departament sau compartiment de
aprovizionare bine pus la punct, un colectiv care a gsit de mult rspunsul
corect ntrebrilor:
- ce vrem?
- cum vrem ?
- ct vrem ?

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

Rspunsurile acestor ntrebri trebuie corelate cu o alt ntrebare de


unde?. Astfel vom determina un nivel al stocurilor destul de mare pentru a
asigura o aprovizionare a sectoarelor productive, respectiv a vnzrilor,
nentrerupt i ritmic. Pe de alt parte trebuie gsit cel mai potrivit furnizor
din punct de vedere al siguranei, serviciului i cooperrii. 21
n vederea satisfacerii trebuinelor turitilor, managerii afacerilor din
sfera turismului, trebuie s cumpere, respectiv s aprovizioneze numai
mrfuri de calitate 22 corespunztoare. Responsabilitatea fa de acest factor
de influen asupra produselor, preparatelor i serviciilor, const n gsirea
mrfurilor de calitate care servesc cel mai bine scopul pentru care au fost
achiziionate, la un just raport pre calitate. Un produs sau serviciu
necorespunztor calitativ, nu poate fi justificat printr-un pre sczut. Cci pe
lng insatisfaciile, care pornesc lungul carusel al unei propagande
nedorite ce va conduce la o reducere a clientelei, el nseamn i o risip de
fonduri. Este de la sine neles c exist i reversul acestei situaii, pentru
acele organizaii care-i organizeaz i exerseaz corespunztor activitatea
de achiziie-aprovizionare.
O mare influen asupra rezultatului afacerilor din domeniul
turismului, o au cantitile aprovizionate. Dup cum este bine cunoscut o
mare parte dintre organizaiile productive cu specific turistic au mici
dimensiuni sau mijlocii. n aceast situaie investiia de capital (care n
unele cazuri este similar cu o blocare de resurse materiale) nu este
posibil sau prezint mari riscuri, dat fiind c imobilizarea nu produce nimic
att timp ct stocul nu devine producie i nu este valorificat. Se impune
drept urmare achiziionarea cantitilor potrivite, datorit faptului c
extremele (stoc prea mare sau prea mic) nu sunt bune, ci pgubitoare.
Nedimensionarea corect a stocurilor, poate conduce la apariia rupturilor
de stoc, care constituie inconveniente majore pentru seciile de producie i
clieni n prim faz, pentru ntreaga activitate a organizaiei n
perspectiv. Un astfel de prestator va fi evitat de turiti, care se vor reorienta
spre alte uniti, spre alte destinaii, spre alte zone.
21
22

Rusu Costache (coord.) op.cit., pag. 359


produse sau servicii care sunt conforme cu standardele, specificaiile existente i
predeterminate

Management n Turism Servicii

Soluia unor astfel de probleme const n meninerea unei


aprovizionri suficiente cantitativ i structural capabil s satisfac o
cerere turistic constant sau variabil, n modul cel mai rentabil. Din punct
de vedere practic acest lucru nu este posibil dect printr-o adecvat gestiune
a stocurilor. Legat de o anume parte a activitilor turistice (ne gndim n
special la sfera alimentaiei/ restauraiei) gestiunea stocurilor este chemat
n vederea meninerii unor stocuri de produse i materii prime s ia msuri
de achiziionare, fabricare i conservare. Pentru aceasta specialitii trebuie,
pe de o parte, s gseasc rspunsurile cel puin a trei ntrebri:
- cnd
- ct
s aprovizionm ?
- cu ce cheltuieli
Iar pe de alt parte s cunoasc elementele principale ale unui proces
de stocare i costurile atrase de acestea. Acestea sunt:
a. costul de aprovizionare C(Q) se compune n principal din
preul produselor achiziionate i cheltuielile de transport pn la
depozitul firmei;
b. costul de lansare realizare Cl este format prin nsumarea
cheltuielilor necesare unei comenzi(cheltuielile cu salariile
personalului ocupat cu prospectarea furnizorilor, negocierile,
comandarea i contractarea cu acetia, cu completarea
formularelor de comand, cheltuielile de pot, telefon, fax, email, imprimate, etc.; cheltuielile de recepie cantitativ, analize
de laborator, eantioane, nregistrri i centralizri n eviden,
etc.);
c. costul de stocare imobilizare Cs compus din suma
cheltuielilor efectuate n timpul stocrii, variind de obicei liniar cu
cantitatea de materii prime i materiale stocate i cu durata dintre
dou aprovizionri. Cheltuielile componente ale costului de
stocare pot la rndul lor s fie mprite n:
I. cheltuieli datorate prezenei fizice a materiilor prime i
materialelor n depozit, la rndul lor divizate n:
variabile(include salariile forei de munc utilizat pentru
ntreinerea, manipularea i condiionarea materialelor, alte

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

cheltuieli pe timpul stocrii, pierderile prin perisabiliti,


demodri i eventualele sustrageri),
convenional-variabile(amortismentul
depozitului,
cheltuielile de iluminat, nclzit/pstrarea la rece, salariile
personalului administrativ din depozit);
II. imobilizarea valorii stocului (dobnzi pentru credite bancare)
proporional cu valoarea stocat i cu durata stocrii.
Exist momente ale activitii cnd cererea pentru un produs este
superioar nivelului stocului format pentru anumite materii prime sau
materiale, n aceste situaii se produce o ruptur de stoc ( n practic mai
regsim i urmtorii termeni: penurie, lips de stoc, ntrerupere din cauza
lipsei materiei prime sau a materialelor).
d. cererea(consumul) n situaii limitate poate fi cunoscut pe
ntreaga durat a procesului de stocare, ns cel mai adesea ea
este necunos-cut dar ndeobte posibil de previzionat pe
baza studierii evoluiei cererii n perioadele trecute;
e. durata de aprovizionare reprezint, n procesele de stocare,
intervalul dintre lansarea comenzii i sosirea produselor,
materiilor prime, materialelor (durata de livrare a materialelor);
f. parametrii de timp: intervalul de gestiune, datele de
aprovizionare, durata n zile a intervalelor de aprovizionare,
durata de la lansarea comenzii pn la sosirea lotului.
Miestria managerului activitilor de aprovizionare const n:
determinarea cantitii optime de comandat/aprovizionat,
obinere celui mai cobort pre pentru materiile prime,
materialele i serviciile, de cea mai bun calitate(privit prin
optica raportului pre/calitate),
ealonarea n timp a aprovizionrii, n aa fel nct s evite
rupturile de stoc, respectiv compromiterea renumelui firmei n
faa clientelei i partenerilor de afaceri.
Dac aceste deziderate sunt realizate atunci mai este nevoie doar de
gsirea celui mai bun(i) furnizor(i) de materii prime, materiale i
echipamente.

Management n Turism Servicii

6.2.2 Analiza i alegerea furnizorilor


Dei n momentul de fa marea majoritate a bunurilor sunt
standardizate, totui o bun parte mai ales n sfera turismului au preuri
difereniate i caracteristici de calitate deosebite de la un furnizor la altul. n
plus fiecare ntreprinztor poate realiza economii, informndu-se,
documentndu-se, investignd diversitatea condiiilor de plat i livrare
oferite de diferii furnizori. Cu toate c preul este un element important
pentru orice tranzacie, nu trebuiesc omise nici considerente precum:
adaptabilitatea,
existena serviciilor de sprijinire dup vnzare,
calitatea,
datorit unor posibile cheltuieli generate ulterior, n cazul anumitor produse
(spre exemplu aparatura electronic i cea de calcul, pachetele soft .a), ce
depesc de multe ori importana preului.
Sunt momente, mai ales la demararea unei noi afaceri, n care
managerii ntmpin greuti n localizarea surselor de aprovizionare
pentru materiile prime i materialele inerente activitii productive. Soluiile
sunt dintre cele mai diverse.
V sugerm totui cteva:
9 purtarea de discuii cu managerii din cadrul asociaiei
profesionale de profil;
9 trgurile i expoziiile de profil;
9 camerele de comer i industrie;
9 publicaii de specialitate;
9 internetul.
n mod firesc dup identificarea potenialilor vnztori, trebuie luat
o decizie cu care dintre ei va fi ncheiat tranzacia. Dar sunt situaii n care
exist mai muli furnizori. Ce facem atunci? Nu avem dect s analizm
avantajele i dezavantajele, n cele din urm asumndu-ne rspunderea.
n situaia aprovizionrii de la un singur furnizor avem urmtoarele
avantaje:
o atenie special din partea partenerului, mai ales dac
comenzile sunt ritmice i mari;

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

beneficierea de rabaturi de cantitate;


cultivarea unei relaii strnse, de lung durat i cooperant,
care poate conduce la un plus de atenie prin catalogarea ca
client fidel/loial.
n acelai timp exist i riscul unui mare dezavantaj:
apariia unor rupturi de stoc, n condiiile n care la unicul
furnizor se petrece o situaie special (incendiu, grev, faliment, recesiune
de proporii).
O posibil soluie o constituie alternarea celor dou forme. n acest
mod nlocuirea unui furnizor va fi mai uoar, iar principalul furnizor va fi
permanent vigilent asupra relaiei cu firma-client, ncercnd s vin n
ntmpinarea solicitrilor i s realizeze o adaptabilitate crescut.
Pentru firmele mici un element de neignorat l constituie apropierea
(distana), dat fiind faptul c de multe ori preul transportului poate
contribui la o cretere important a preului mrfii la turist. Pe de alt parte
un furnizor local are un mai mare grad de solicitudine i cooperare, datorit
necesitii de a-i pstra prestigiu i de a controla o parte ct mai mare din
piaa regional.
Dac argumentele prezentate nu au fost suficiente, mai exist o
posibilitate de alegere cu diminuarea gradului de risc. Aceasta se numete
scala furnizorilor. Prin intermediul acesteia se va puncta fiecare dintre
furnizorii avui n vedere, funcie de variabilele-cheie ale aprovizionrii.
nainte de demararea activitii propriu-zise trebuie s stabilim criteriul de
importan n alegere (preul, calitatea, livrarea prompt). Apoi vom stabili
procentul pentru fiecare criteriu, relevndu-se importana sa relativ.
Urmeaz nscrierea procentelor atribuite n scala gradat i compararea
furnizorilor funcie de fiecare criteriu. Utile sunt, n utilizarea unui astfel de
instrument, informaiile asupra performanelor trecute ale fiecrui furnizor.
Dup calcularea greutii specifice totale a fiecrui furnizor, va fi ales acela
care are cel mai mare punctaj pentru setul de criterii introduse n scal.

Management n Turism Servicii

6.3 Sisteme moderne de management n domeniul aprovizionrii


Analizarea procesului de aprovizionare, ntr-o viziune de la general
la particular, pe fondul restructurrii-specializrii, contribuie n mod evident
la diminuarea riscurilor de a grei, indiferent sub ce form 23 tocmai datorit
faptului c, n cadrul componentelor sistemului global, raportarea se
realizeaz la sistemul sau subsistemul n care se integreaz i prin care
acioneaz n scopul asigurrii produciei de bunuri i servicii
consumatorilor.
Tratat prin prisma unor sisteme moderne de management, procesul
de aprovizionare, ofer posibilitatea de a dispune de imaginea realitii
asupra utilitii sau inutilitii unor informaii, care amplific sau perturb
sistemul n sine, sau poate numai parial i lipsit de importan. n opinia
specialitilor n rndul sistemelor moderne de management al aprovizionrii
regsim:
aprovizionarea Centru de gestiune Profit;
aprovizionarea n condiiile asigurrii riscurilor;
aprovizionarea participativ;
aprovizionarea n sistem mixt;
aprovizionarea centru de asigurare material;
24
aprovizionarea n reea partenerial.
Introducerea sistemelor moderne de management al aprovizionrii
este sprijinit de utilizarea la scar tot mai mare a tehnicilor, echipamentelor
i sistemelor de calcul electronic. Astzi comerul electronic a trecut de
nivelul simplelor comenzi pe Internet, de ziua aniversar a unui prieten sau
a unui membru al familiei, la comercializarea electronic a bunurilor i
serviciilor, livrarea prin reea a bunurilor, transferul electronic a foilor de
expediie, marketingul direct i service-ul n garanie i post-garanie. 25

23
24

fundamentri, contractri, contractri, aprovizionri, depozitri


Pricop Mihai, Drghici Constantin Sisteme moderne n managementul aprovizionrii,
Editura Tribuna Economic, Bucureti, 1999, pag. 9

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

Sistemul Aprovizionarea Centru de gestiune Profit, comparativ cu


alte sisteme de aprovizionare prezint o serie de avantaje din rndul crora
amintim:
dispunerea de un buget de cheltuieli alocat scopului de a
achiziiona, de la furnizori agreai, auditai, resursele pentru
producie(materii prime, echipamente tehnice, subansambluri,
bunuri, servicii .a.m.d) n condiiile precizate, n exclusivitate de
caietul de sarcini i alte documente ajuttoare convenite de
parteneri;
specializarea la un nalt nivel de competen pe ntreg traiectul
rspunderilor(gestiune,
cercetarea
pieei,
cumprri),
aprovizionare, studii de produs etc., prin promovarea permanent
a noului;
asigurarea unei autonomii, respectiv a dreptului i calitii de a
contacta direct partenerii, n numele i pentru interesele agentului
economic, nefiindu-i indiferente propriile interese;
calitatea de a negocia direct cu furnizorii, avnd libertatea de a
aciona de aa manier nct obinerea de preuri sub limita
mandatului acordat, poate aduce profituri substaniale;
dreptul de a fundamenta strategia de lucru pentru perioade de
gestiune sau perioade mari de timp, de a aciona n ntregul sistem,
pentru nfptuirea n cele mai bune condiii a prevederilor
programelor de derulare a obiectivelor de aprovizionare.
Buna funcionare a unui sistem de Aprovizionarea Centru de
gestiune Profit este susinut de o structur complex cuprinznd:
compartiment de marketing-cumprri;
compartiment de negocieri preuri ncheiere contracte pli
ctre furnizori i analiza eficienei;
grupe operaionale de derulare a programelor de aprovizionare
cooperare;
compartiment de studii produs auditare furnizori urmrirea
fezabilitii;
compartiment de logistic mijloace de manutan transporturi
materiale;
depozite materiale piese subansamble. 26
25
26

Pleea Doru Alexandru Domotica, Editura ASE, Bucureti, 2000, pag. 152
Pricop Mihai, Drghici Constantin op.cit., pag. 1220

Management n Turism Servicii

Noul sistem Aprovizionarea n condiiile asigurrii riscurilor


propune eliberarea att a furnizorului ct i a cumprtorului de stresul
surprizelor, aprute pe fondul lipsurilor calitative ale resurselor primite de la
furnizori. Obiectul unei astfel de forme de aprovizionare este reprezentat de
cererea i oferta de risc, concretizat printr-un contract de vnzarecumprare.
Sistemul
este
operabil
n
relaie
direct
furnizorcumprtor(productor), dar i prin intermediar, ns n aceast situaie cel
de-al treilea partener o firm agent de asigurare n baza unei nelegeri
preia riscurile la productor, urmare a relaiilor acestuia cu furnizorul, ce-i
asum obligaia plii ctre intermediar a primelor de asigurare, n condiiile
convenite. Introducerea i generalizarea unui astfel de sistem ar putea
armoniza relaiile de lucru ntre furnizori i cumprtori-productori,
genernd noi acte/fapte de producie i comer, care s pun la baza lor
rspunderea/responsabilitatea pentru lucru bine fcut, element irevocabil al
progresului general.
Legat de sistemul aprovizionrii participative este cunoscut
aplicarea sa, n cadrul unor condiii i avantaje, n situaii n care alt
modalitate de realizare ne exist. Aprovizionarea participativ este
caracterizat de implicarea partenerilor furnizori direct n mecanismul
pieei, pentru realizarea scopului urmrit, n condiii de uzan acceptate de
cumprtori. Sistemul este pus n micare tocmai de interesele ambelor
pri, ce conduc n cele din urm la manifestri specifice ale:
produciei care desfurndu-se pe mai departe n spaiul de
aciune al cumprtorului, devine obiect al preocuprilor
partenerilor angajai n sistem;
relaiile dintre parteneri, bazate pe interese comune, sunt
orientate spre realizarea obiectivului ce a cerut cooperarea;
responsabilitatea, teoretic revine productorului care urmeaz a
se aproviziona, practic se mparte ntre toi cei care particip la
realizarea obiectivului, proporional cu gradul de participare i
specificul fiecruia.
Aprovizionarea n sistem participativ conduce la implicarea cu
rspunderi nsemnate a furnizorului, n asigurarea resurselor pentru
producie, cerut de regimul i dimensiunea intereselor, de care este direct
legat.

Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii

n cazul aprovizionrii n sistem mixt , dup cum se bnuiete


activitatea este fundamentat pe combinarea formelor i modalitilor, n
cadrul unui sistem complex, astfel nct s rspund n condiii de eficien,
din toate punctele de vedere cerinelor produciei. 27
Sistemul combin formele, regulile i factorii, unitar i secvenial, la
intensiti i momente diferite, avnd drept scop final continuitatea i
uniformitatea traseului depozit-fabricaie, al circuitului de aprovizionare. n
abordarea aprovizionrii n sistem mixt pot fi luate n considerare trei
modaliti de livrare a mrfurilor n cadrul circuitului furnizor cumprtor:
a. flux direct de la furnizor(vnztor) cumprtor;
b. flux indirect cu centrul de pregtire preparare logistic;
c. flux indirect cu magazin avansat. 28
Fiecare dintre aceste fluxuri genereaz forme diferite de manifestare
a sistemului de aprovizionare, care ns au ca specific organizatoric dou
poziii de manifestare pentru asigurarea resurselor necesare consumatorului
pentru producie, cea de cumprtor respectiv de intermediar.
n ceea ce privete sistemul de aprovizionarea centru de asigurare
material, acesta ncearc transpunerea n practic a dezideratului asigurrii
resurselor la momentul oportun. Pentru aceasta sistemul preia n totalitate
rspunderea pentru bunul mers al produciei la dispoziia creia lucreaz,
implicndu-se efectiv pe piaa furnizorilor. Sistemul este agreat n egal
msur de consumatori i de furnizorii care nu reuesc s stabileasc relaii
directe cu consumatorii. Drept urmare sistemul organizeaz o reea proprie
de colectare i asigurare a resurselor materiale de la un numr mare de
furnizori, cu potenial de livrare variabil i amplasai diferit n raport cu
consumatorii.
Sistemul prezint o serie de avantaje dintre care amintim:
9 raionalizarea distanelor din relaiile cu furnizorii;
9 descentralizarea sistemului de colectare i depozitare a
resurselor;
9 mutarea centrului de greutate a tuturor operaiunilor legate de
recepia cantitativ-calitativ, la sediul productorului, n zona
de reziden a furnizorilor, respectiv la centrele de colectare ale
cumprtorului;
27

Isachen Arne Jon, HamiltonB. Carl, Gylfason Thorvaldur S nelegem Economia de pia,
Editura Oscar Print, Bucureti, 1992, pag. 80196
28
Pricop Mihai, Drghici Constantin op.cit., pag. 135159

Management n Turism Servicii

9 limitarea la o dimensiune raional a spaiilor de depozitarepstrare, mrfuri destinate consumului productiv i n multe
cazuri, eliminarea total a stocurilor intermediare;
9 reducerea cheltuielilor de: ncrcare, descrcare i identificare a
surselor de aprovizionare;
9 o mai bun gospodrire a materialelor pe perioada existenei lor
n stoc, la nivelul centrului de asigurare material sau la nivelul
consumatorului.
Funcionarea sistemului este susinut de o serie de subdiviziuni i
subuniti, precum cele de:
marketing-cumprri,
fundamentare i ncheiere contracte,
strategie i fundamentare preuri,
negocieri,
grupe operative de derulare a aprovizionrii,
transporturi,
depozite i centre de colectare asigurare material.
Ultimul dintre sistemele moderne de aprovizionare prezentate este
aprovizionarea n reea partenerial (colaborare). Sistemul nu este o form
de manifestare rigid, rigid structurat n cadrul unui program bine
structurat i dimensionat din punct de vedere tehnic i economic. Pentru
aplicarea sistemului este ns necesar respectarea a dou principii:
1. independena funcional, comercial i juridic a fiecruia
dintre parteneri;
2. asisten comercial, financiar, managerial, juridic i de
alt natur, acordat fr nici o discriminare de ctre organele
abilitate de lege sau de agenii economici specializai, conform
principiului la aceeai valoare, aceeai calitate.
n condiiile economiei de pia oricare dintre sistemele moderne de
aprovizionare prezentate i pot demonstra viabilitatea i eficiena, n
concordan cu interesele fiecrui agent economic n parte. Noile condiii de
logistic, permit vehicularea, prelucrarea i interpretarea unui volum mare
de informaii. Aceste activiti trebuie sprijinite mai mult, i n ara noastr,
de reele de calculatoare.