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Administracin de proyectos - una visin bsica

photo 2010 MyProjectTracker | more inf o (via: Wylio)
El segundo post del ao es un regreso a lo bsico.
Como en esta entrega me permito comentar un artculo que
pude leer en mi suscripcin electrnica al boletn de
Method123 denominado "Project Management f or Dummies"
en el que se el autor propone 5 pasos para manejar cualquier
proyecto:
Paso 1: Establecer los objetivos
El primer paso que se sugiere es reunir al equipo y juntos establecer los objetivos del proyecto. Esto signif ica
que deber indicar claramente lo que se espera lograr, el tiempo del que se dispone y cmo delinear la f orma
en que va a trabajar. En esta reunin se debe buscar el involucramiento de todos los interesados.
El artculo sugiere que tambin se involucre al cliente en esta reunin, para que explique las razones por las
que el proyecto es importante para su negocio. Es importante que tambin explique los plazos que tiene
considerados y el nivel de calidad que espera. El equipo solo se comprometer con el objetivo del proyecto, el
tiempo estimado y los objetivos de calidad si realmente los ha entendido.
Consejo 2: Planear, planear y planear
El siguiente paso es planif icar el curso de accin que permita alcanzar las metas. Hay que trabajar con todo el
equipo para identif icar todas las tareas principales, estimar la duracin de cada tarea y crear el plan de trabajo
del proyecto. A continuacin, asignar recursos a cada tarea para que todos en el equipo sepan lo que tienen
que hacer y cundo deben hacerlo. Por ltimo, se debe presentar el plan al cliente para obtener sus
comentarios.
Consejo 3: Medir, Supervisar y Controlar
Enseguida se puede empezar a medir el progreso contra el plan y dar seguimiento peridico (semanal,
quincenal) para asegurar de que el plan se est cumpliendo.
Tambin es necesario controlar las solicitudes de cambio (cuando alguien solicita cambios en el alcance o los
resultados f inales). An cuando parezcan buena idea de momento, los cambios en el alcance del proyecto a
menudo matan a los mejores planes.
Consejo 4: Comunicar de f orma clara
La aceptacin y motivacin del equipo y del cliente se sustentan en un f lujo adecuado de comunicacin.
Se debe reportar el estado del proyecto mediante reportes peridicos (semanales, de pref erencia). Y se deben
sostener reuniones peridicas con el equipo para revisar el estado del proyecto, mantenerlos inf ormados de
los progresos en las reglas del juego y lo que queda por delante.
Consejo 5: Trabajar de f orma inteligente

Como el tiempo y los recursos para trabajar el proyecto son limitados, se debe trabajar con ellos de manera
inteligente. Hay que administrar con cuidado el tiempo. El artculo sugiere usar "listas de tareas" para dar
prioridad a su trabajo, limitar el nmero de reuniones y hacer solo llamadas telef nicas breves.
Recomienda tambin trabajar slo en las tareas ya priorizadas, y si surge algo que no es crtico, tomar nota de
ello y seguir adelante.
Hasta aqu las ideas del artculo original. Como se advirti, es un planteamiento bsico pero claro: Def inir
objetivos, planear, priorizar las tareas, controlar haciendo mediciones reales y comunicar todo el tiempo.
Por cierto, existe un libro homnimo al texto que da origen a este post, y se puede encontrar aqu:
Project Management For Dummies (For Dummies (Business & Personal Finance))