Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGER I ANGAJAI
I. Comunicarea consideraii generale
1.1. Comunicarea n interiorul organizaiilor
1.2. Tipologie i reele de comunicare
II. Mijloace de comunicare
2.1.Principalele suporturi de informare utilizate n comunicarea intern
III. Specificul comunicrii organizaionale
3.1.Organizaia ca spaiu al comunicrii
3.2. Strategii de comunicare organizaional
3.3. Influenele parametrilor organizaiei asupra comunicrii
IV. Comunicarea managerial- recomandri privind comunicarea managerial
eficient
V. Bariere i ci de eficientizare a comunicrii ntre manager i angajai
I.
Comunicarea poate fi identificat n domenii extrem de variate (lumea fizic, uman sau
animal), existnd o multitudine de definiii pentru actul comunicrii. n definirea comun a
comunicrii, majoritatea vorbitorilor se gndesc n sens larg la a da de tire, a aduce la
cunotin, a informa. n definirea comunicrii ca proces, se poate porni de la definiia cea
mai simpla, dar care se regsete n alte definiii ulterioare, anume cea a lui Harold Lasswell (G.
Amado, A. Guittet, care n 1948 elaboreaz schema actului comunicrii, dup cum urmeaz:
actul comunicrii implic un emitor <cine?>, un mesaj <ce spune? ce transmite?>, un mediu
<prin ce mijloace? Cum?>, un receptor <cui?> i impactul actului de comunicare <cu ce
efect?>).
Astfel, actul comunicrii are o surs care comunic mesajul printr-un canal sau mediu
ctre o destinaie, obinnd, n cel mai bun caz, efectul dorit. nsi esena acestui produs const
n transmiterea informaiei de la receptor la emitor. n primul rnd, nu trebuie ignorat faptul c
procesul de comunicare nu const numai n preluarea informaiei, ci cuprinde i transmiterea
informaiei n sens invers, de la receptor la emitor, deoarece nu se poate vorbi despre un proces
de comunicare n adevratul sens al cuvntului, dect dac acest proces de comunicare se
realizeaz n vederea obinerii unui rspuns, a unui feedback. N. Wiener este cel care adaug la
schema clasic a procesului de comunicare dinspre emitor ctre receptor un element de reglare
de tipul feedback-ului (rspunsul la informaie). Acesta acord o importan deosebit influenei
asupra receptorului, o importan a reaciilor pe care le antreneaz, ale cror efecte l influeneaz
pe emitor n momentul primirii rspunsului la mesaj, pentru ca n final emitorul s fie capabil
s i reformuleze mesajul n funcie de rspunsul receptorului.
n al doilea rnd, comunicarea este un proces intenionat, cu scopul de a produce efecte
asupra receptorului, cum ar fi un rspuns, o reacie din partea acestuia. n al treilea rnd, un
element foarte important n transmiterea informaiei o const codul de transmitere (codarea i
2
decodarea mesajului transmis). Aceste procese au un rol important, mai ales atunci cnd apar
erori n codare, care pot perturba transmiterea mesajului dorit.
n final, privit ca un act de punere n relaie a emitorului cu receptorul, comunicarea
poate fi neleas drept ansamblul proceselor fizice i psihologice prin care se efectueaz operaia
punerii n relaie cu una sau mai multe persoane n vederea obinerii unor anumite obiective1.
La nivel uman ns, relaiile create prin comunicare conteaz uneori mai mult dect
coninutul informaional transmis, astfel c rolul ei este acela de a crea comunicarea i
comunitatea. ntemeietorul colii de la Chicago, pragmatistul John Dewey, plaseaz
comunicarea n spaiul de interfern dintre societate i comunitate, considernd comunicarea un
mod de a exista al comunitii: Nu numai c societatea continu s existe prin transmitere, prin
comunicare, dar este corect s spunem c ea exist n transmitere i n comunicare. Este mai mult
dect o legtur verbal ntre cuvinte precum comun, comunitate, comunicare. Oamenii triesc n
comunitate n virtutea lucrurilor pe care le au n comun; iar comunicarea este modalitatea prin
care ei ajung s dein n comun aceste lucruri. Pentru a forma o comunitate sau o societate, ei
trebuie s aib scopuri comune, convingeri, aspiraii, cunotine- o nelegere comun- acelai
spirit cum spun sociologii. Asemenea lucruri nu pot fi transmise fizic de la unul la altul, aa
cum se procedeaz cu crmizile, ele nu pot fi mprite aa cum se mparte o plcint la mai
multe persoane prin divizarea ei n buci fizice. Comunicarea este cea care asigur dispoziii
emoionale i intelectuale asemntoare, moduri similare de a rspunde la ateptri i cerine2.
1.1. Comunicarea n interiorul organizaiilor
Comunicarea n interprindere are misiunea de a poziiona organizaia, de a i conferi o
personalitate recunoscut i o identitate distinct fa de concuren. Comunicarea n organizaie
definete ceea ce interprinderea este n raport cu celelalte organizaii.
Pentru a putea fi caracterizat drept organizat, comunicarea organizaional trebuie s
prezinte urmtoarele caracteristici:
1
2
ale feei, gesturi- care servesc nelegerii reciproce a persoanelor n vederea realizrii obiectivelor
lor individuale i a celor comune la scara ntregii organizaii.
Managementul modern accentueaz i mai mult rolul comunicrii n activitatea
managerial. Astfel, se consider c managerii petrec ntre 60 i 80 % din timp comunicnd4.
Studiile arat c managerii eficieni i petrec o mare parte din timp n activiti bazate pe
comunicare. Chiar din 1973 Mintzberg a artat natura omniprezent a comunicrii interpersonale
n activitatea de management. Studii mai recente de leadership reafirm faptul c un leadership
eficient la locul de munc implic folosirea constant a instrumentelor de comunicare pentru a
crea sens, a mprti viziuni i a construi un scop comun5.
n ceea ce privete situaia din Romnia, s-a constatat c exist puine studii care s se
refere la activitile de comunicare ale managerilor i la evaluarea comunicrii interne din
organizaiile din ar. n general, situaia de comunicrii dintr-o companie este analizat n cadrul
altor studii i investigaii, n special n studiile de climat organizaional. Este necesar ca
cercetarea n domeniu s se axeze stric pe studierea dimensiunilor comunicrii interne, de la
circulaia informaiei la comunicarea managerial, i s foloseasc acele metode, att cantitative,
ct i calitative, care s identifice ct mai clar problemele de comunicare existente i s
contribuie la gsirea de soluii adecvate diferitelor situaii.
Eficiena i eficacitatea organizaional depind n mare msur de abilitatea managerilor
de a transmite mesaje n interiorul i n afara organizaiei cu eficacitate maxim. S-au identificat
anumite deprinder i abiliti care s ajute la eficientizarea procesului de comunicare. Managerii,
n ipostaze de emitori, ar trebui s posede urmtoarele abiliti6:
-
S fie ateni ( managerii, orict de ocupai ar fi, trebuie s acorde atenie tuturor
mesajelor pe care le primesc);
S fie buni asculttori (s se abin din a-i ntrerupe pe ceilali, s menin contactul
vizual, s pun ntrebri dup primirea mesajului pentru clarificarea elementelor
confuze, s parafrazeze sau s refrazeze punctele importante ca i form de
feedback);
S manifeste empatie;
7
8
Idem
www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=48&idb
Reelele de comunicare9
n comunicare nu numai c exist diferite moduri de a transmite informaia, dar exist i
diverse ci prin care ea poate fi transmis s circule, diferite canale de comunicare ce pot fi
legate ntre ele n diverse moduri, acestea fiind reelele de comunicare.
Eficiena proceselor de comunicare i comportamentul participanilor la acest proces,
sunt determinate, n mare msur, de tipul de reea de comunicare.
Tipuri de reele:
1. Descentralizate:
Reea n cerc, n cadrul creia participanii sunt egali; corespunde stilului de
conducere democratic, participativ. Este indicat n activitile creative i n
cele de informare.
Reea n lan - n cadrul acestui tip de reea se diminueaz posibilitile de
comunicare manager-subordonat, fiind corespunztoare stilului de conducere
laissez-faire.
2. Centralizate, n cadrul crora participanii nu mai sunt egali (ei fiind n relaii de
supra sau subordonare):
Reea n Y, fiind caracterizat printr-o conducere slab centralizat;
Reea n stea / n X, fiind caracterizat printr-o conducere puternic
centralizat.
Reelele centralizate corespund stilului autoritar de conducere i sunt recomandate a fi
utilizate n activiti operative.
3. Multiple, n cadrul crora fiecare membru poate comunica cu toi ceilali participani.
Aici obinerea feedback-ului este maximizat, moralul angajailor fiind foarte ridicat.
Acest tip de reea prezint riscul imposibilitii lurii rapide a unei decizii sau a rezolvrii unei
sarcini n mod operativ, responsabilitatea fiind diluat.
De cele mai multe ori, aceste tipuri de reele apar ntr-o form combinat i adesea
studierea lor duce la concluzii de reducere a numrului receptorilor, de simplificare a reelelor,
de apropiere a surselor de informaii de receptorii acestora.
10
www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=48&idb
membrii organizaiei. Doar n felul acesta putem avea garania reuitei punerii n practic a unui
suport de comunicare.
2.1.Principalele suporturi de informare utilizate n comunicarea intern
Mod de comunicare
Suportul de informare
Memorandum
Raport
Instruciuni scrise
Scrisoare adresat personalului
Manifestul
Scris
Afiajul
Ziarul interprinderii
Revista presei
Sondajul de opinie
Cutia de idei
Telefonul
Discuiile individuale
Reuniunea
Oral
Conferina
Vizita n interprindere
Cercurile de calitate
Audio-vizual
Retroproiectorul
Diapozitivele
Bloc-notes-ul
Prezentri pe ecranul computerului
Filmul
Mesajul prin difuzor
10
11
11
Principii
Mijloace
Simptome patologice de
evitat
12
12
n organizaiile mici, comunicarea este predominant oral, realizat prin contacte directe,
orizontal i pe vertical, toi participanii au acces egal la informaie, comunicarea scris
fiind folosit mai mult n relaiile cu exteriorul.
n organizaiile mari predomin comunicarea scris, informaia circul mai lent, este
difereniat pe compartimente (nu toi participanii au nevoie n procesul muncii de aceeai
informaie, de aceea este mai practic pentru toat lumea ca ea s fie selectat n funcie de
activitate);
n reelele centralizate de comunicare accentul cade pe comunicarea vertical i distana
dintre vrful i baza ierarhiei se mrete; informaia circul prin lanuri ierarhice stabilite,
dar nevoia de control difer dup tipul muncii i gradul ei de organizare.
Reelele descentralizate au o organizare predominant orizontal, cu mai puine niveluri
ierarhice; pentru integrarea prilor se folosete mai mult comunicarea orizontal direct,
n cazul cooperrii pentru rezolvarea sarcinilor de munc, iar comunicarea vertical are ca
scop predominant controlul.
Gradul de incertitudine n activitate este valabil de la un domeniu la altul, de la o
organizaie la alta, dar este puternic dependent de condiiile externe organizaiei.
13
funcional
condiiile
prescrise,
evaluarea
performanelor
13
Petrescu, I, 1995.
14
Analize ale ponderii comunicrii n activitatea managerial au artat c timpul alocat acesteia
este foarte mare i crete odat cu nivelul ierarhic. Aceast situaie pune nc o dat n eviden
importana abilitilor sociale i comunicaionale pentru munca managerului. Munca real a
managerului se concretizeaz prin roluri interpersonale, informaionale, decizionale.
15