Sunteți pe pagina 1din 84

APLICAII INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Lector dr. ing. Bogdan ABAZA


Ec. drd. Bianca Simina ROBESCU

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Prezentarea cursului

Companiile i instituiile performante sunt puse n situaia s iniieze, s planifice, s


propun i s deruleze proiecte. n prezent, managementul proiectelor presupune
folosirea de soluii informatice dedicate ce joac un rol esenial n vederea asigurrii
sau ctigrii de piee, creterii profitului, reducerii costurilor, creterii calitii
produselor i serviciilor precum i a accesrii programelor de finanare naionale i
internaionale pe baz de proiecte.
Aplicaiile informatice pentru managementul proiectelor asist i ajut managerii
pentru aplicarea cunotinelor i tehnicilor specifice de management de proiect
asupra activitilor

proiectelor n vederea ndeplinirii cu succes a obiectivelor

propuse.
Microsoft Project se situeaz printre principalele aplicaii informatice folosite la
managementul proiectelor, prin intermediul creia se pot parcurge toate etapele
managementului unui proiect: planificarea, urmrirea i controlul, nchiderea
proiectului.

Obiectivele generale ale cursului


Cursul vizeaz formarea de specialiti capabili s realizeze managementul
proiectelor, asistai de aplicaii informatice specializate pentru managementul
proiectelor.
Obiectivele specifice ale cursului
Dobndirea de abiliti i deprinderi privind managementul unui proiect folosind o
aplicaie informatic Microsoft Project.

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

CUPRINS

PREZENTAREA CURSULUI ................................................................. 2


1. INTRODUCERE N MANAGEMENTUL PROIECTELOR. CONCEPTE
SPECIFICE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR ASISTAT DE
CALCULATOR ...................................................................................... 6
1.1. DEFINIREA NOIUNII DE PROIECT ............................................................... 6
1.2. MANAGEMENTUL PROIECTULUI .................................................................. 6
1.3. DEFINIREA NOIUNILOR DE OBIECTIV I ACTIVITATE ............................. 8
1.4. PROBLEME I ETAPE COMUNE ALE PROIECTELOR ................................ 9

2. APLICAII SOFTWARE FOLOSITE LA MANAGEMENTUL DE


PROIECT ............................................................................................. 11
3. INTRODUCERE N MICROSOFT PROJECT ................................... 14
2.1. LANSAREA PROGRAMULUI MS PROJECT ................................................ 18
2.2. INTERFAA MS PROJECT ........................................................................... 18

4. PLANIFICAREA PROIECTULUI: PLANIFICAREA ACTIVITILOR,


PLANIFICAREA RESURSELOR, PLANIFICAREA COSTURILOR.
CONCEPTE SPECIFICE PLANIFICRII PROIECTELOR: RELAII DE
DEPENDEN NTRE ACTIVITI, TIPURI DE CONSTRNGERI,
DRUMUL CRITIC ................................................................................. 20
4.1. DEFINIREA PROIECTULUI ........................................................................... 20
4.2. DEFINIREA CALENDARULUI PROIECTULUI .............................................. 23
4.3. PLANIFICAREA ACTIVITILOR ................................................................. 25
4.3.1. Definirea i introducerea listei de activiti ......................................... 25
4.3.2. Estimarea duratelor activitilor............................................................ 26
4.3.3. Definirea activitilor de tip Milestone .................................................. 27
4.3.4. ntreruperea unei activiti .................................................................... 28
4.3.5. Crearea i definirea calendarelor pentru activiti .............................. 28
Diagrama Gantt ................................................................................................ 29
3

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4.3.6. Definirea dependenelor i constrngerilor ......................................... 29


4.3.7. Relaii de dependen ntre activiti .................................................... 30
4.3.8. Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti n MS Project
........................................................................................................................... 32
4.3.9. Constrngerile ........................................................................................ 34
4.3.10. Adugarea de informaii suplimentare ............................................... 37
4.4. PLANIFICAREA RESURSELOR PROIECTULUI .......................................... 39
4.4.1. Estimarea necesarului de resurse ........................................................ 39
4.4.2. Definirea listei de resurse i a calendarului de lucru pe resurse ....... 40
4.4.3. Fereastra Resource Information ........................................................... 42
4.4.4. Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte ....................................... 43
4.4.5. Alocarea resurselor pe activiti ........................................................... 44
4.5. PLANIFICAREA COSTURILOR .................................................................... 45
4.5.1. Estimarea costurilor: ............................................................................. 45
4.5.2. Definirea i distribuirea costurilor ........................................................ 47
4.5.3. Pregtirea managementului de costuri ................................................ 47
4.6. PLANIFICAREA RESPECTRII STANDARDELOR DE CALITATE I
ESTIMAREA RISCURILOR .................................................................................. 48
4.6.1. Respectarea standardelor de calitate ................................................... 48
4.6.2. Identificarea i planificarea riscurilor ................................................... 49
4.7. PLANIFICAREA SISTEMULUI DE COMUNICARE I SECURITATE AL
PROIECTULUI ...................................................................................................... 50

5. ORGANIZAREA I CALCULUL PLANIFICRII .............................. 52


5.1. OPTIMIZAREA DUP DATA DE NDEPLINIRE A PROIECTULUI ............... 52
5.2. OPTIMIZAREA PROIECTULUI DUP RESURSE......................................... 57
5.3. OPTIMIZAREA PROIECTULUI DUP BUGET ............................................. 69
Revizuirea costurilor ........................................................................................ 69
Optimizarea planului proiectului n vederea micorrii costurilor .............. 70
Optimizarea planului proiectului n vederea creterii bugetului .................. 70
Notele informative ............................................................................................ 71
Evaluarea rezultatelor optimizrii ................................................................... 71

6. DISTRIBUIREA PLANULUI PROIECTULUI .................................... 72

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

6.1. DISTRIBUIREA SUB FORM DE MATERIALE SCRISE.............................. 72


6.2. DISTRIBUIREA ONLINE A INFORMAIILOR REFERITOARE LA PROIECT
............................................................................................................................... 75

7. URMRIREA I MANAGEMENTUL PROIECTULUI ....................... 77


7.1. URMRIREA I CONTROLUL EVOLUIEI ACTIVITILOR ...................... 77
7.1.1. Proiectul de referin ............................................................................. 77
7.1.2. Salvarea unui proiect de referin......................................................... 78
7.2. NREGISTRAREA PROGRESULUI DERULRII ACTIVITILOR .............. 79

8. PREDAREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT ASISTAT CU


MICROSOFT PROJECT ...................................................................... 83
BIBLIOGRAFIE .................................................................................... 84

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

1.

Introducere

managementul

proiectelor.

Concepte

specifice

managementului proiectelor asistat de calculator


1.1. Definirea noiunii de proiect
Un proiect este un efort temporar, depus progresiv, n vederea realizrii unui
produs sau serviciu unic.1
Temporar:

fiecare proiect are definit nceputul i sfritul su;

durata proiectului este finit;

termenul de temporar nu se aplic produsului/serviciului rezultat n urma


proiectului;

natura temporar a proiectului este dat de urmtoarele aspecte:


o oportunitatea pieei cele mai multe proiecte sunt limitate de cererea
de produse/servicii;
o echipa de proiect care se formeaz i realizeaz proiectul se destram
la sfritul acestuia.

Unic:
o fiecare produs/serviciu realizat este diferit de altele asemenea.

Progresiv:
o deoarece fiecare proiect este unic, caracteristicile produsului/serviciului trebuie
elaborate progresiv, adic n pai, n cretere constant, cu grij la detalii.

1.2. Managementul proiectului


Managementul proiectului se refer la aplicarea cunotinelor, competenelor,
instrumentelor i tehnicilor asupra activitilor proiectului, n vederea ndeplinirii
cerinelor proiectului. Presupune iniierea, planificarea, executarea, controlul i
nchiderea proiectului.2

***; A guide to the project management body of knowledge, PMBOK Guide-4th edition,

Pennsylvania, Publishers Project Management Institute, 2008, p. 5.


2

Ibidem, p. 6.

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Succesul unui proiect este reprezentat de atingerea obiectivelor propuse in raport cu


constrngerile date. Astfel, pentru a se ndeplini cu succes un proiect trebuie s in
cont de cum se identific i se gestioneaz constrngerile specifice acestuia. Iniial sa formulat conceptul triplei constrngeri ce include 3 factori ce interacioneaz,
formnd triunghiul proiectului:

Timpul: se refer la timpul necesar desfurrii proiectului i este reflectat de


planificarea proiectului.

Bugetul: se refer la costul resurselor (personal, echipamente, materiale)


implicate n proiect.

Scopul: se refer la noiunea de Project Scope reprezentat de obiectivele i


activitile proiectului i munca necesar ndeplinirii acestora pentru realizarea
produsului sau serviciului conforme cu specificaiile cerute.

Figura 1.1.
Relaia dintre aceti factori este specific fiecrui proiect i determin tipul de
probleme care pot apare, precum i soluiile necesare rezolvrii lor.
O data cu evoluia proiectelor i conceptul triplei constrngeri n managementul
proiectelor a evoluat ajungnd astzi s fie definit sub mai multe forme n care se
separ factorii legai de intrri/ieiri i factorii legai de procesele din cadrul unui

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

proiect. Astfel, trebuie luate n calcul, alturi de constrngerile menionate mai sus, i
constrngeri precum: calitatea, riscul i resursele.3
Extrapolnd logica de relaionare a acestor factori la nivelul managementului de
proiect, se poate obine triunghiul managementului de proiect.

Figura 1.2.
1.3. Definirea noiunilor de obiectiv i activitate
Aa cum a reieit i din prezentarea triunghiului proiectului, unul dintre factorii
eseniali ai proiectului se refer la noiunea de obiectiv sau obiective ale proiectului.
Pentru ndeplinirea unui obiectiv al proiectului trebuie realizate una sau mai multe
activiti.
Una din modalitile de definire ale obiectivului i a activitii este prezentat n figura
ce urmeaz:

***; A guide to the project management body of knowledge, PMBOK Guide-4th edition,

Pennsylvania, Publishers Project Management Institute, 2008, p. 6.

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 1.3.
Dup cum se constat, noiunea de activitate a fost definit foarte general i aceasta
datorit diversitii activitilor ce pot apare n cadrul unui proiect. n cadrul aplicaiilor
informatice folosite la managementul proiectelor o activitate poate fi de mai multe
tipuri (de exemplu, n cadrul unui proiect gestionat cu MS Project o activitate poate fi
de tip work sau de tip milestone).
Definirea activitilor unui proiect trebuie s ia n calcul urmtoarele:

Descompunerea activitilor s se fac pn la nivelul de detaliu la care se


dorete s se fac controlul proiectului.

Activitile s aib criterii clare de ndeplinire.

Activitile s fie definite scurt comparativ cu durata total a proiectului.

Activitile mai scurte permit estimarea mai uoar a resurselor i a timpului.

n final, lista de activiti a unui proiect trebuie s fie organizat ierarhic pe etape,
sub-etape pn se ajunge la nivel de activiti. Se obine, astfel, o structur
organizat care s descrie explicit derularea proiectului.
1.4. Probleme i etape comune ale proiectelor
Proiectele actuale prezint urmtoarele probleme comune:

Sunt din ce n ce mai complexe.

Termenele de derulate sunt scurte.

Bugetele sunt limitate

Standardele de calitate sunt ridicate.

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Necesit implicarea echipelor multidisciplinare.

Necesit implicarea echipelor distribuite.

Implic parteneriate ntre organizaii.

Totodat se poate spune c proiectele au urmtoarele etape comune:

Iniiere
o Concept, oportunitatea afacerii, fezabilitate

Planificare
o Plan, resurse, costuri, referin, comunicare, riscuri

Execuie i Control
o Realizarea activitilor, urmrirea progresului, reactualizare

nchidere
o Verificarea ndeplinirii activitilor, colectare de costuri, reverificare
performant, predare proiect

10

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

2. Aplicaii software folosite la managementul de proiect


Activitatea de management de proiect este o activitate complex ce presupune
printre altele:

relaionarea de informaii referitoare la proiect, informaii care, din ce n ce mai


des, sunt n cantiti mari;

aplicarea de diverse modele de calcul specifice managementului de proiect


care de multe ori sunt complexe.

Toate aceste argumente justific apariia instrumentelor software specializate care s


asiste activitatea de management de proiect. Implicarea acestor software are drept
scop uurarea managementului de proiect.
n momentul de fa, piaa de produse software este n continu cretere. i n acest
domeniu, al managementului de proiect, s-au dezvoltat aplicaii software specializate.
Pentru nelegerea utilizrii acestora, n cele ce urmeaz se vor prezenta o serie de
informaii cu privire la facilitile, avantajele, criteriile de alegere de software pentru
management de proiect.
Printre facilitile software-ilor pentru management de proiect se pot enumera:

Calculeaz bugete i controleaz costuri.

Permit definirea de calendare de lucru.

Comunicare modern i capabiliti colaborative.

Grafice.

Import/export date.

Lucreaz cu proiecte multiple.

Genereaz rapoarte.

Management de resurse.

Planificare.

Monitorizeaz i controleaz proiecte.

Securitate.

Sortare i filtrare date.

Analize What-if.

11

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Aceste faciliti pot fi considerate de multe ori chiar criterii de selecie ntre aceste
aplicaii software. Mai exact, fiecare dintre aceste facilitii este caracterizat de
diveri parametri care au valori specifice aplicaiei software.

Exemple de software pentru management de proiect:

Microsoft Project

Clarizen

EPM Live

Primavera

Daptiv PPM

Criterii pentru selecia de software pentru management de proiect:

Capacitate software.

Documentare i faciliti de help on-line.

Uurin n folosire.

Faciliti disponibile.

Integrare cu alte sisteme.

Cerine de instalare.

Capabiliti pentru raportare.

Securitate.

Suportul oferit de furnizor.

Cost.

Evident c fiecare dintre aceste criterii are o pondere anume n alegerea unei
aplicaii software. De exemplu, capacitatea software se refer la numrul de activiti
ale unui proiect ce se pot gestiona cu o astfel de aplicaie. Exist proiecte cu cteva
zeci de activiti ce necesit aplicaii software ct mai simple. Pe de alt parte, exist
proiecte cu activiti de ordinul miilor sau zecilor de mii i n acest caz e nevoie de o
aplicaie software ce va putea gestiona un volum mare de informaii.

Avantajele folosirii de Software pentru Management de Proiect:

Precizie.

Permisivitate.

Uor de folosit.

12

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Abilitate de a lucra cu proiecte complexe.

Permit modificri.

Stocheaz date.

Vitez.

Analize What-if.

n mod normal, dup ce s-au prezentat avantajele unor asemenea software, ar trebui
s se menioneze i cteva griji cu privire la folosirea de Software pentru
Management de Proiect:

Deconcentrare cauzat de software.

Supra-ncrcare cu informaii.

Supra-ncredere n software.

Senzaie falsa de securitate.

13

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

3. Introducere n Microsoft Project


Aa cum s-a precizat i mai sus, una dintre aplicaiile software de management de
proiect este Microsoft Project. n momentul de fa reprezint o unealt puternic
ce este folosit n managementul unui spectru larg de tipuri de proiecte rspunznd
cu bine cerinelor actuale ale pieei.

Figura 3.1.
Microsoft Project se bazeaz pe o dezvoltare continu nc din anii 80 corelat cu
evoluie tehnologic IT dar i cu cea a managementului proiectelor. Astfel, astzi s-a
ajuns la versiuni actuale ce in pasul cu nevoile pieei ncercnd s se integreze cat
mai bine n ecosistemul informatic modern n care trebuie se deruleaz proiectele.
Folosind versiunea actual de MS Project se pot parcurge facil urmtoarele:

Realizare de planificri la nivelul de detaliu cerut de proiect.

Gestiona activitile, costurile, munca necesar i resursele n funcie de


nevoia proiectului.

Vizualizare informaii despre planificare n diverse moduri prin grupare,


subliniere, sortare, filtrarea n funcie de ce se dorete a se evidenia.

Urmrirea i controlul derulrii proiectului raportat la planificarea de referin


propus.

Partajarea informaiilor i comunicarea colaborativ.

14

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Partajarea resurselor i relaionare ntre proiecte.

n cele ce urmeaz se vor prezenta noiuni de baz necesare folosirii acestui


instrument informatic pentru a putea construi o planificare a unui proiect respectnd
o metodologie general ce poate fi uor aplicat i in cazul folosirii altor instrumente
informatice pentru managementul proiectelor.
Managementul unui proiect folosind MS Project se bazeaz pe procesele reale ale
unui proiect i presupune parcurgerea a trei etape conform figurii:

Figura 3.2.
Realizarea fiecrei dintre aceste etape presupune parcurgerea mai multor pai (subetape). Astfel, prima etap, etapa planificrii proiectului, cuprinde urmtoarele subetape:
Referitor la un proiect dat, MS Project stocheaz datele referitoare la proiect n
propria baza de date (fiiere *.mpp) pentru a le folosi apoi la calculul i meninerea
planificrii proiectului i a costurilor, astfel obinndu-se planul proiectului.
Facilitile oferite de MS Project sunt prezentate n figura de mai jos:

15

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 3.3.
n procesul de definire a planului proiectului MS Project poate gestiona diverse
programe de lucru, resurse, echipamente i costuri conform figurii de mai jos.

Figura 3.4.
MS Project pstreaz informaiile introduse sub forma de cmpuri de date i pe baza
acestora calculeaz alte date ale proiectului. Pentru o uoar manipulare, aceste
cmpuri de date sunt prezentate sub form tabelar.
O reprezentare simplificat a modului de relaionare a informaiilor referitoare la
proiect este reprezentat n figura de mai jos.

16

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 3.5.
Cu ct datele referitoare la proiect sunt mai precise cu att planul proiectului rezultat
va fi mai exact.
Planificarea proiectului se construiete pornind de la urmtoarele informaii:

Activiti.

Durate.

Dependene.

Resurse.

Costuri.

Planificarea activitilor n MS Project se face pornind de la o serie de detalii


referitoare la acestea conform figurii:

17

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 3.6.
Aplicaie practic:

Prezentarea aplicaiei software Microsoft Project: lansare aplicaie, prezentarea


meniurilor, interfaa cu utilizatorul, moduri de lucru.

2.1. Lansarea programului MS Project


Lansarea programului MS Project:

din bara sistemului de operare Windows se face click pe butonul START apoi
din meniul Programs se alege Microsoft Project.

2.2. Interfaa MS Project


Dup lansare, programul se prezint sub forma unei interfee grafice conform figurii
de mai jos.

18

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 3.7.
Ca n orice aplicaie Windows, se poate remarca o interfa grafic organizat n
urmtoarele zone principale: meniuri text, butoane ce reprezint comenzi des
utilizate n program i o zon tabelar pentru introducerea datelor.
Comenzile aplicaiei MS Project 2010 sunt grupate pe meniuri dup cum urmeaz:
File, Task, Resource, Project, View, Add-ins.

19

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4. Planificarea proiectului: planificarea activitilor, planificarea resurselor,


planificarea costurilor. Concepte specifice planificrii proiectelor: relaii de
dependen ntre activiti, tipuri de constrngeri, drumul critic

Figura 4.1.

4.1. Definirea proiectului


Prin definirea proiectului se nelege parcurgerea urmtorilor pai:

Iniierea proiectului:

Planificarea proiectului se poate ntinde pe o perioad de timp mare i poate implica


un numr mare de persoane; de aceea, este important ca n cadrul definirii
proiectului s se stabileasc:
o Obiectivele.
o Ipotezele (condiiile) de desfurare a proiectului (factori adevrai, reali sau
siguri).
o Constrngerile.
Tot n etapa planificrii se pregtete i planul de management al scopului pentru a
se putea gestiona schimbrile referitoare la obiectivele proiectului.

20

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Definirea rezultatelor proiectului

Presupune stabilirea produselor i serviciilor ce vor rezulta din proiect.

nceperea unui nou proiect n MS Project

Se refer la definirea datelor preliminare ale proiectului n MS Project: data de start a


proiectului, tipul planificrii (dup data de start sau dup data de sfrit), calendarul
proiectului, unitatea de timp pentru duratele activitilor, unitatea monetar (LEI,
USD, EURO etc.). Tot n aceast etap se realizeaz i salvarea fiierului.
Stabilirea datei de nceput (sfrit) precum i a tipului de planificare a proiectului
(dup data de nceput sau dup data de sfrit) se seteaz din fereastra Project
Information din meniul text Project.

Figura 4.2.
Detaliile ce privesc setrile generale ale proiectului se pot configura din fereastra
Options din meniul text File. De aici se pot configura parametrii referitori la:

modul de vizualizare a proiectului seciunea General:


o formatul de afiare al datei
21

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

modul de vizualizare a proiectului seciunea Display:


o elemente referitoare la unitatea monetar folosit n proiect ($, EURO, LEI
etc.);
o tipul de calendar folosit.

calendarul de lucru al proiectului i planificarea acestuia seciunea Schedule:


o ziua de nceput a sptmnii;
o luna de nceput a anului fiscal;
o ora implicit de start a unei zile lucrtoare;
o ora implicit de sfrit a unei zile lucrtoare;
o numrul de ore lucrtoare pe zi/sptmn/lun;
o planificarea implicit a activitilor (dup data de start a proiectului sau
dup data curent);
o unitatea de timp pentru panificarea duratei activitilor (zile, ore, minute,
sptmni, luni);
o unitatea de timp pentru munc (zile, ore, minute, sptmni, luni)
o tipul implicit al activitilor (stabilete modul cum MS Project recalculeaz
cele 3 cmpuri relaionate: work, duration i units).

Figura 4.3.1

22

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.3.2

4.2. Definirea calendarului proiectului


Pentru definirea calendarului dup care se va desfura proiectul se apeleaz
fereastra Change Working Time din meniul Project.

23

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.4.
n aceast fereastr se poate schimba calendarul standard de desfurare a
proiectului prin definirea zilelor lucrtoare i nelucrtoare ale anului calendaristic i
definirea orelor lucrtoare zilnice. De exemplu, pentru stabilirea unei zile a anului ca
zi nelucrtoare se selecteaz respectiva zi i se definete ca excepie n tabelul din
partea inferioar a ferestrei. Dac se dorete modificarea altor detalii referitoare la
calendar se poate accesa meniul Options.

Figura 4.5.
24

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Pentru cazul n care n proiect exist activiti sau resurse (umane sau echipamente)
ce se desfoar dup un alt calendar dect calendarul standard al proiectului,
atunci se pot defini alte calendare corespunztoare cerinelor specifice ale activitii
sau resursei.
Pentru definirea unui nou calendar se apeleaz comanda Create New Calendar i
din fereastra nou deschis se introduce numele noului calendar i se specific copia
dup care se va genera acest calendar.

Figura 4.6.
Se revine apoi la fereastra Change Working Time n care se definesc zilele
lucrtoare i intervalul orar zilnic de munc al noului calendar.

4.3. Planificarea activitilor


4.3.1. Definirea i introducerea listei de activiti
Pe baza datelor stabilite n etapa de definire a proiectului, rezult cantitatea de
munc necesar care se poate transpune n faze i activiti. Se obine astfel lista de
activiti i organizarea acestora ierarhic pe faze. Acestea se introduc n MS Project
n coloana Task Name din tabelul de introducere a datelor Entry Table.
Ierarhizarea activitilor pe etape (faze), sub-etape (sub-faze) etc., se realizeaz prin
intermediul butoanelor de indentare (indent i outdent) conform figurii:

25

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.7.
Dup ce s-a terminat de introdus i ierarhizat lista de activiti, MS Project va afia
aceast list n tabelul Entry Table sub o form vizual ce este facil de parcurs i
urmrit. De remarcat este faptul c activitile (liniile tabelului) sunt numerotate prin
intermediul unei coloane de culoare gri. Numrul din dreptul fiecrei linii (activiti) se
numete Task ID i reprezint numrul de identificare prin care respectiva activitate
se va putea relaiona cu alte activiti.
4.3.2. Estimarea duratelor activitilor
Durata unei activiti reprezint timpul de lucru activ necesar pentru ndeplinirea
activitii. Prin urmare, dup ce s-a construit lista de activiti se poate trece la
introducerea duratelor acestora. Acest lucru se face prin introducerea n coloana
Duration a duratei fiecrei activiti, exprimat n unitii de timp specifice desfurrii
proiectului (de exemplu: zile, ore, minute).

26

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.8.

4.3.3. Definirea activitilor de tip Milestone


O activitate de tip Milestone este o activitate de referin pentru proiect n care se
monitorizeaz progresul proiectului. Orice activitate cu durata zero va fi definit
automat de MS Project ca activitate de tip Milestone.
De asemenea, i activitile ce au durate diferite de zero pot fi definite ca activiti
Milesone prin activarea opiunii Mark Task as Milestone din meniul Task Information,
seciunea Advanced.

Figura 4.9.
27

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Situaia n care o activitate de tip Milestone are o durat diferit de zero poate fi
exemplificat de cazul ncheierii fazei unui proiect ce se materializeaz printr-un
proces de aprobare care poate dura cteva zile. Acest proces de aprobare se poate
planifica sub forma unei activiti de tip Milestone cu durat diferit de zero.

4.3.4. ntreruperea unei activiti


Pentru situaia n care o activitate trebuie ntrerupt (nc nu au sosit materialele
necesare activitii, se folosesc aceleai resurse simultan cu o alt activitate etc.) se
apeleaz la comanda Split Task din meniul Edit (obinut dnd click dreapta pe bara
activitii din diagrama Gantt) i se marcheaz cu mouse-ul n diagrama Gantt, pe
bara activitii, locul unde se dorete ntreruperea acesteia.

Figura 4.12.

4.3.5. Crearea i definirea calendarelor pentru activiti


Pentru situaia n care o anumit activitate se desfoar altfel dect dup calendarul
standard al proiectului atunci pentru aceast activitate se va defini un calendar (vezi
capitolul 4.2) care se va atribui din meniul Task Information seciunea Advanced.

28

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.13.

Diagrama Gantt
O dat cu introducerea informaiilor n tabelul Gantt, n partea din dreapta tabelului
se va reprezenta automat i diagrama corespunztoare numit diagrama Gantt. n
aceast diagram activitile sunt reprezentate sub form de bare a cror lungimi
sunt direct proporionale cu duratele activitilor. Cu alte cuvinte, ntr-o diagram
Gantt se reprezint grafic activitile n funcie de timp.
MS Project reprezint diagramele Gantt n diverse formate grafice, permind
afiarea pe diagrame a diverse informaii cum ar fi: numele activitii, relaiile de
dependen dintre activiti, resursele umane alocate pe activiti etc.

Figura 4.14.
4.3.6. Definirea dependenelor i constrngerilor
Dup ce s-a introdus lista de activiti, dup ce s-au introdus duratele
corespunztoare, urmeaz s se stabileasc dependenele i constrngerile
referitoare la aceste activiti.

29

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4.3.7. Relaii de dependen ntre activiti


ntre dou sau mai multe activiti se pot stabili relaii de dependen. Acestea se
refer la legturile logice ce se pot stabili ntre activiti referitor la amplasarea n
timp a acestora. Tipurile acestor relaii de dependen sunt prezentate n figurile ce
urmeaz.4

Dependenele activitilor se refer la


natura relaiilor dintre dou activiti
corelate. MS Project conine 4 tipuri de
dependene:

Figura 4.15.
Dac se reprezint activitatea cu o bar, a crei lungime este proporional cu durata
acesteia, atunci reprezentarea acestor relaii de dependen pentru cele 4 tipuri se
explic conform figurilor.

Chatfield C., Microsoft Project 2010 Step by Step, Editura Microsoft Press, 2010, p. 38.

30

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.16.

Figura 4.17.
n funcie de modul de dispunere n timp a dou activiti ntre care s-a stabilit o
relaie de dependen, se mai poate defini un parametru, s, ce se refer la
suprapunerea/ntrzierea dintre cele dou activiti. Semnificaia acestuia este
prezentat n figura de mai jos.

31

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.18.

4.3.8. Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti n MS Project


Definirea unei relaii de dependen ntre dou activiti se poate face rapid prin
introducea n coloana Predecessors a ID-ului (numrul de identificare activitate)
corespunztor activitii cu care se face relaia de dependen.

Figura 4.19.
O alt metod pentru introducerea relaiilor de dependen este din fereastra Task
Information seciunea Predecessors conform figurii:

32

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.20.
Dup cum se observ se poate specifica i tipul relaiei de dependen i
suprapunerea/ntrzierea.

Figura 4.21.
O activitate poate avea una sau mai multe relaii de dependen cu alte activiti.
Relaiile de dependen se stabilesc n funcie de semnificaia fiecrei activiti i n
funcie de rolul acesteia n cadrul proiectului. Astfel poate rezulta o relaionare ntre

33

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

activitile proiectului ce se poate defini prin relaii de dependene. Pentru fiecare


relaie de dependen se va stabili tipul acesteia (adic unul din cele 4 tipuri).
Astfel, dup stabilirea relaiilor de dependen pentru toate activitile rezult o
distribuie logic a acestora n timp, care ntr-o reprezentare Gantt arat ca n figura
de mai sus.
Pentru situaiile n care n proiect pot interveni evenimente externe proiectului atunci
aceste evenimente se pot relaiona cu activitile proiectului prin definirea activitilor
de tip Milestone.

4.3.9. Constrngerile
Constrngerea este o limitare ce se refer la data de nceput sau la data de sfrit a
unei activiti. n MS Project se pot defini opt tipuri de constrngeri conform figurii.
Constrngerea se refer numai la o anumit activitate.

Figura 4.22.

34

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Semnificaia acestor constrngeri este explicat n tabelul de mai jos.


Tipul

Impactul asupra

constrngerii

planificrii

Descrierea constrngerii
Activitatea se planific ct mai devreme posibil.
Nici o alt restricie referitoare la dat nu se

As Soon As
Possible

Flexibil

(ASAP)

impune. Acest tip de restricie este implicit


alocat

activitilor

proiectelor

care

sunt

planificate n raport cu o dat de nceput a


proiectului.
Activitatea se planific ct mai trziu posibil. Nici
o alt restricie referitoare la dat nu se impune.

As Late As
Possible

flexibil

Acest tip de restricie este implicit pentru


proiectele care sunt planificate n raport cu o

(ALAP)

dat de sfrit a proiectului.


Aceast constrngere indic data cea mai trzie
la care aceast activitate se ncheie. Activitatea
se poate ncheia mai devreme sau cel trziu la

Finish No
Later Than

moderat

(FNLT)

aceast dat.
Pentru proiectele care sunt planificate n raport
cu o dat de sfrit a proiectului aceast
constrngere este aplicat atunci cnd se indic
o dat de sfrit a activitii.
Aceast constrngere indic data cea mai trzie
la

aceast

activitate

poate

ncepe.

Activitatea poate ncepe mai devreme sau cel

Start No Later
Than

care

moderat

(SNLT)

trziu la aceast dat.


Pentru proiectele care sunt programate n raport
cu o dat de sfrit a proiectului aceast
constrngere este aplicat atunci cnd se indic
o dat de start a activitii.

Finish No
Earlier Than

moderat

Aceast constrngere indic data cea mai


devreme la care aceast activitate se poate

35

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

ncheia. Se raporteaz la o anumit data

(FNET)

calendaristic fa de care activitatea nu se


poate ncheia mai devreme.
Pentru proiectele care sunt programate n raport
cu

dat

start

proiectului

aceast

constrngere este aplicat atunci cnd se indic


o dat de sfrit a activitii.
Aceast constrngere indic data cea mai
devreme la care aceast activitate poate ncepe.
Activitatea nu poate ncepe mai devreme de o
anumit data calendaristic fa de care se

Start No
Earlier Than

moderat

raporteaz.
Pentru proiectele care sunt programate n raport

(SNET)

cu

dat

start

proiectului

aceast

constrngere este aplicat atunci cnd se indic


o dat de start a activitii.
Must Start On
(MFO)

inflexibil

aceast activitate trebuie s nceap.


Aceast constrngere indic data exact la care

Must Finish
On

Aceast constrngere indic data exact la care

inflexibil

aceast activitate trebuie s se termine.

(MFO)

n MS Project constrngerile se pot defini din fereastra Task Information seciunea


Advanced conform figurii.

36

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.23.
Dup cum se observ, constrngerea se poate defini din cmpurile Constaint type i
Constraint date.
Dac planificarea proiectului se face dup data de start atunci n mod implicit toate
activitile ce se vor defini vor avea constrngeri de tip As Soon As Possible.
Dac la o activitate se definete data de start atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Start No Earlier Than.
Dac la o activitate se definete data de sfrit atunci automat MS Project i aloc
constrngere de tip Finish No Earlier Than.

4.3.10. Adugarea de informaii suplimentare


Pentru cazul n care pentru o anumit activitate se dorete adugarea de informaii
suplimentare, MS Project ofer posibilitatea de scriere a informaiilor suplimentare n
seciunea Notes, definirea de hyperlink-uri sau ataarea de fiiere.
Introducerea de informaii suplimentare pentru o activitate se poate face n seciunea
Notes din fereastra Task Information.

37

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.24.
Definirea unui hyperlink pentru o activitate se face prin selectarea activitii i apoi
prin comanda Hypelink din meniul obinut dnd click dreapta pe activitate. Va apare o
fereastr n care se poate defini adresa ctre care se dorete a se face legtura.

Figura 4.25.

38

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4.4. Planificarea resurselor proiectului

Resursele pot fi persoane, echipamente sau materiale necesare ndeplinirii


activitilor din proiect.
Etapa de planificare a resurselor cuprinde urmtorii pai:

Figura 4.26.

4.4.1. Estimarea necesarului de resurse


Dup identificarea scopului proiectului, definirea listei de activiti, definirea duratelor
activitilor se pot face primele estimri preliminare privind determinarea cerinelor i
identificarea resurselor cu care se pot ndeplini activitile deja stabilite mai sus.
Estimarea i identificarea resurselor necesare ar trebui s fie rezultatul unui proces
n care s-au luat n calcul parcurgerea unor pai de tipul:

Reanalizarea scopului i listei de activiti ale proiectului vor conduce la primele


estimri privind resursele.

Colectarea informaiilor referitoare la proiectele precedente similare prin studierea


bazei de date cu proiectele existente. Se pot analiza i face comparaii referitoare
la tipul i numrul resurselor folosite n alte proiecte.

Analizarea influenei numrului de resurse asupra duratelor activitilor. n


majoritatea activitilor durata acestora este influenat de numrul de resurse
alocat. De exemplu, n activitile de producie durata activitii efectuate de o

39

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

persoan poate fi scurtat la jumtate dac se vor folosi dou persoane pentru
aceeai activitate.

Analiza influenei capabilitilor i experienei

resurselor umane disponibile.

Astfel, n anumite situaii, o persoan cu experien mai mare poate termina o


activitate mai repede dect una cu experien mai mic.

Reactualizarea duratelor activitilor. Pe msur ce se acumuleaz informaii


suplimentare privind alte proiecte similare se pot reactualiza estimrile pentru
anumite durate de activiti.

Identificarea tipurilor de resurse i cantitile necesare. Pe baza informaiilor


acumulate se identific persoanele, echipamentele i materialele necesare i
cantitile pentru fiecare dintre ele. Se identific, de asemenea, i condiiile reale
n care se pot folosi resursele umane lundu-se n calcul: disponibilitatea de
participare, experiena, capabilitatea, calitatea etc.

Validarea necesarului de resurse de ctre un expert. Prezentarea documentaiei


referitoare la necesarul de resurse mpreun cu estimarea duratelor unui membru
din colectiv experimentat i calificat n vederea obinerii unei confirmri a
corectitudinii estimrilor realizate.

4.4.2. Definirea listei de resurse i a calendarului de lucru pe resurse

n acest stadiu se cunosc resursele necesare i se trece la introducerea informaiilor


referitoare la acestea n planul proiectului.
Pentru aceasta se activeaz tabelul resurselor. Acest lucru se face n MS Project prin
schimbarea modului de lucru n Resource Sheet din meniul text View sau din bara
stnga a ecranului (View bar).

40

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.27.
Dup cum se observ, tabelul resurselor conine mai multe informaii referitoare la
resurse. Astfel, la definirea unei resurse se pot introduce date referitoare la5:

Resource Name Numele resursei.

Type Tipul resursei: n MS Project se pot defini resurse de tip work pentru cazul
resurselor umane sau echipamente i resurse de tip material pentru resurse
materiale.

Material Label pentru cazul resurselor materiale n acest cmp se precizeaz


unitatea de msur (de exemplu, pentru ciment se va trece ca unitate de msur
KG sau Tona).

Initials iniiala numelui resursei.

Group numele grupului din care face parte resursa. Pentru o manipulare mai
eficient, n baza de date a informaiilor referitoare la resurse, n acest cmp se
poate face clasificare dup grupul din care face parte resursa (de exemplu:
producie, proiectare, consumabile etc.).

Max. Units se refer, n cazul resurselor umane sau de tip echipament, la


capacitatea maxim la care resursa este disponibil pentru munc n perioada de
timp considerat. De exemplu, o resurs poate fi disponibil 50%, 100%, 300%
din timpul de lucru total (full time). Pentru o persoan care muncete 8 ore pe zi i
este planificat n proiect cu Max. Units de 50% atunci acea persoan va putea
lucra n proiect maxim 4 ore pe zi. Pentru valori mai mari de 100% se nelege

Chatfield C., Microsoft Project 2010 Step by Step, Editura Microsoft Press, 2010, p. 59.

41

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

faptul c n proiect particip mai multe resurse de acelai tip (300% pentru
resursa mecanic presupune folosirea a 3 mecanici).

Std. Rate se refer la rata standard de plat pe unitate de timp. Suma se refer
la calendarul de lucru normal al resursei respective.

Ovt. Rate se refer la rata de plat pe unitate de timp pentru cazul n care
resursa muncete n afara calendarului de lucru normal.

Cost/Use se refer la costul resursei la fiecare participare la vreo activitate. Nu


depinde de timpul lucrat.

Accrue At se refer la alocarea costurilor resursei. La nceputul activitii,


progresiv pe parcursul activitii sau la sfritul activitii.

Base calendar se refer la calendarul normal dup care va participa n proiect o


anumit resurs.

Dup ce s-a activat tabelul resurselor se trece la introducerea datelor referitoare la


fiecare tip de resurs folosit n proiect. Pornind de la cele menionate mai sus, se
constat c este necesar ca resursele s fie introduse pe categorii. Astfel, pentru
resursele umane se vor identifica tipurile de persoane ce particip n proiect.
Alocarea se va face inndu-se cont c pentru o anumit resurs uman trebuie s
avem:

Aceeai calificare.

Aceleai costuri.

Acelai calendar de lucru.

Pentru uurin n manipularea informaiilor legate de resurse se recomand


clasificarea resurselor folosindu-se cmpul Group.
Exist situaii n care resursele umane definite n tabelul de resurse s fie identificate
chiar cu nume proprii de persoane (vom avea resurse umane Popescu, Ionescu
etc.).
4.4.3. Fereastra Resource Information
Introducerea datelor referitoare la o anumit resurs se poate face completnd
celulele liniei tabelului Resource Sheet

sau prin activarea ferestrei Resource

Information corespunztoare resursei (dublu click pe linia resursei din tabel). Aceast
fereastr conine trei seciuni importante pentru introducerea datelor resursei:

42

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

seciunea General informaii generale (numele resursei, e-mail, iniial, grup,


cod, tip resurs, etichet etc.); de aici de poate accesa sub-meniul Change
Working Time pentru a aloca un alt calendar resursei;

seciunea Costs definirea costurilor resursei;

seciunea Notes introducere de informaii suplimentare (note).

Figura 4.28.
Referitor la fereastra Costs trebuie s se fac meniunea c pentru resursa selectat
se pot defini mai multe rate de plat corespunztoare sub-seciunilor A, B, C
Aceast situaie corespunde celei n care o resurs este pltit diferit pe parcursul
proiectului n funcie de activitile la care particip.

4.4.4. Alocarea/distribuirea resurselor pe proiecte


Este foarte rar cazul n care o resurs particip numai ntr-un singur proiect de la
nceput pn la sfrit fr a avea alte responsabiliti. De aceea, apare problema
distribuirii resurselor pe mai multe proiecte.

43

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4.4.5. Alocarea resurselor pe activiti


Pentru a se aloca resursele pe activiti trebuie ca sa se activeze modul Gantt Chart
din meniul text View. Pentru fiecare activitate se pot aloca resursele fie prin
selectarea resurselor dorite din coloana Resource Names, fie din fereastra Task
Information seciunea Resources.

Figura 4.29.
Astfel, pentru o anumit activitate, se pot aloca una sau mai multe resurse, pentru
fiecare din acestea putndu-se defini cantitatea (Units).
O dat cu alocarea resurselor pe activiti diagrama Gantt va indica n dreptul barei
fiecrei activiti i informaii legate de resursele ce vor realiza activitatea (nume
resurs etc.).

44

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.30.
4.5. Planificarea costurilor
Aceast etap cuprinde trei pai conform figurii:

Figura 4.31.
4.5.1. Estimarea costurilor:
Prin estimarea costurilor se urmrete identificarea resurselor i/sau a costurilor
necesare ndeplinirii activitilor proiectului.
i n aceast situaie este necesar o parcurgere succesiv de pai logici cum ar fi:

Documentarea i analiza datelor similare din alte proiecte referitoare la costuri.

Introducerea datelor referitoare la costuri.

Revizuirea costurilor planificate.

Optimizarea costurilor.

45

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Introducerea datelor referitoare la costuri presupune completarea datelor dup cum


urmeaz:

Introducerea costurilor pentru resurse sub form de rate (standard sau n afara
calendarului standard de lucru) sau

sub form de costuri fixe cost-per-use (cnd pentru o resurse de tip work se aloc
un cost de fiecare dat cnd resursa va fi utilizat, iar pentru resurse de tip
material costul este alocat fr s in cont de uniti).

Aceste date referitoare la costuri se pot introduce direct din tabelul Resource Sheet
sau din fereastra Resource Information.
Introducerea costurilor pe activiti. Pentru situaia n care se dorete alocarea
unui cost pe activitate atunci acest lucru este posibil din tabelul Cost activat din
meniul text View, sub-meniul Table (modul de lucru Gantt Chart).

Figura 4.32.
Revizuirea costurilor planificate presupune trecerea n revist a costurilor totale
afiate dup diverse criterii:

Distribuirea costurilor pe activiti. n tabelul Cost din Gantt Chart se pot vizualiza
detalii referitoare la distribuirea costurilor pe activiti (figura de mai sus).

Distribuirea costurilor pe resurse. n tabelul Cost din Resource Sheet se pot


vizualiza costurile distribuite pe resurse conform figurii de mai jos.

46

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.33.

4.5.2. Definirea i distribuirea costurilor


Dup ce s-au introdus toate informaiile legate de costuri urmeaz salvarea acestor
informaii sub form de buget al proiectului nainte ca acesta s fie urmrit sau s fie
gestionat. Astfel n aceast etap:

se adaug note informative suplimentare referitoare la buget (se folosesc


seciunile Notes de la Task Information, Resource Information);

se comunic bugetul altor persoane implicate;

se export datele bugetare ctre alte aplicaii ce ar putea s le foloseasc


(software financiar al companiei etc.).

4.5.3. Pregtirea managementului de costuri


Prin aceast etap se stabilesc:
Setarea datei de start a anului fiscal (File, Options seciunea Schedule).
Controlul metodelor de calcul legate de costuri. Se pot verifica i personaliza o serie
de opiuni legate de metodele de calcul ale costurilor din meniul File, Options
seciunea Schedule.

47

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 4.34.
Definirea metodei de acumulare a costurilor (la nceputul activitii, progresiv sau la
sfritul activitii). Se poate controla urmrindu-se coloana Accrue At din tabelul
Resource Sheet.

4.6. Planificarea respectrii standardelor de calitate i estimarea riscurilor

4.6.1. Respectarea standardelor de calitate


n aceast etap se urmrete identificarea i aplicarea standardelor de calitate ce
trebuie respectate pentru atingerea tuturor cerinelor proiectului precum i modul n
care acestea afecteaz scopul proiectului. Prin acesta se nelege:

Aplicarea standardelor de calitate ale companiei. Se pleac de la politica


referitoare la calitate a companiei.

48

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Descrierea complet a produsului sau serviciului realizat de proiect. Prin aceasta


se identific astfel un set de elemente de referin cu care se pot face comparaii
pe parcursul derulrii proiectului n vederea urmririi dac s-au respectat sau nu
acestea.

Aplicarea standardelor de calitate referitoare la categoria de produs sau serviciu


n care se ncadreaz rezultatele proiectului.

Cum este afectat scopul de ctre cerinele de calitate este una din problemele cheie
ale proiectului. Pentru aceasta trebuie luate n calcul urmtoarele consideraii:

Impactul scopului asupra calitii. Astfel se poate ajunge n situaia de a reduce


scopul pentru a se atinge o anumit dat de sfrit sau pentru a se ncadra ntrun anumit buget. O alt situaie este aceea n care, dup realizarea planului
proiectului, s se constate c mai rmn bani i timp. Pentru ambele situaii se
poate schimba scopul proiectului. Oricum, cnd se modific scopul trebuie
urmrit i calitatea. De obicei cnd se reduce scopul scade calitatea i invers.

Schimbarea scopului activitilor. De obicei cnd se modific scopul activitilor se


elimin activiti sau se reduce durata acestora. Acest lucru poate afecta calitatea
pentru c, pentru realizarea unui anumit rezultat, se aloc mai puine activiti sau
mai puin timp.

Schimbarea calitii resurselor. Dac se ncearc reducerea costurilor proiectului


atunci una dintre msuri poate fi nlocuirea resurselor mai scumpe cu resurse mai
ieftine. i acest aspect afecteaz calitatea.

4.6.2. Identificarea i planificarea riscurilor

Dup ce un proiect ncepe, evenimente greu de anticipat pot crea riscuri noi pentru
derularea proiectului. De aceea, planificarea pentru identificarea i reducerea
riscurilor presupune:

Pregtirea planurilor alternative (situaii de urgen, neprevzute). Se are n


vedere elaborarea planurilor de gestionare a riscurilor (lista potenialelor riscuri,
soluii pentru reducere, care riscuri se pot ignora etc.). Pornind de la acestea se
pot:
49

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

o Identifica activitile cu risc ridicat.


o Identifica riscurile referitoare la buget.
o Identifica riscurile referitoare la resurse.

Consultarea altor surse pentru identificarea riscurilor.

Inserarea probabilitilor de apariie a riscurilor. n acest sens, MS Project permite


definirea de cmpuri personalizate n baza de date a proiectului n care se pot
defini diverse formule de calcul referitoare la risc.

4.7. Planificarea sistemului de comunicare i securitate al proiectului


Aceasta presupune definirea de metode de comunicare cu membrii participani ai
proiectului i metode de inere la curent cu modificrile pe parcursul derulrii
proiectului. Se pot defini o multitudine de soluii n acest sens, de la comunicare
online cu membrii proiectului la metodele clasice de comunicare (sub form scris pe
hrtie).
MS Project permite adaptarea la diverse soluii, cum ar fi:

Folosirea sistemului oferit de MS Project Server. Pe infrastructura informatic


a companiei se instaleaz aceast aplicaie ce permite definirea unui site
WEB pentru MS Project. Prin acesta membrii echipei pot s comunice
conectndu-se prin aplicaii de tip browser pentru Internet.

Definirea unui sistem de colaborare prin e-mail. Informaia este transmis


automat ctre adresele de e-mail definite n tabelul resurselor.

Definirea de sisteme alternative de comunicare. Se pot folosi sistemele de


comunicaie deja definite ale companiei realizndu-se astfel transferuri de
fiiere ntre membrii proiectului, sisteme bazate pe protocoalele standard
Internet (gen TCP/IP) cum ar fi: chat, forum de discuii, video-conferine etc.

Securitatea informaiilor proiectului depinde n mare msur de o serie de factori


specifici mediului n care se desfoar activitatea de management:

vulnerabilitile sistemului informatic al companiei;

competena informatic a persoanelor ce au acces la informaii sub form


electronic;

configurarea setrilor de securitate ale MS Project Server.

50

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Aplicaii practice:

nceperea unui proiect nou: setri preliminarii, introducea listei de activiti,


ierarhizarea acestora, diagrama GANT.

Planificarea activitilor proiectului: list activiti, planificare durate, definire de


relaii de dependen, definire de constrngeri.

Planificarea resurselor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea


resurselor pe activiti.

Planificarea costurilor proiectului pentru: definirea listei de resurse, alocarea


costurilor pe activiti.

51

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

5. Organizarea i calculul planificrii


Dup ce s-a fcut planificarea activitilor, a resurselor i a costurilor se poate trece
la aplicarea de metode de optimizare a acestuia. n funcie de criteriul de optimizare
putem avea:

Figura 5.1.
5.1. Optimizarea dup data de ndeplinire a proiectului
Presupune parcurgerea pailor din figura de mai jos:

Figura 5.2.

52

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Pentru a nelege modul n care se poate face aceast optimizare n MS Project, se


vor prezenta n continuare o serie de noiuni fundamentale. Astfel, n figura de mai
jos sunt definite noiunile de drum critic i activitate critic.

Figura 5.3.
n cele ce urmeaz se vor prezenta aspectele fundamentale referitoare la tehnicile de
planificare a activitilor din managementul de proiect.
Cele mai cunoscute tehnici de planificare a activitilor sunt prezentate n figura de
mai jos.

Figura 5.4.
53

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Calculul planificrii folosind metoda drumului critic se bazeaz pe cele dou sisteme
de calcul: direct i invers. n continuare se vor prezenta urmtoarele noiuni:

Figura 5.5.
n cele ce urmeaz s-a considerat c o activitate este reprezentat n timp sub forma
unei bare la ale crei capete se disting:

ES-early start cel mai devreme nceput.

LS-late start cel mai trziu nceput.

EF-early finish cel mai devreme sfrit.

LF-late finish cel mai trziu sfrit.

Figura 5.6.
Calculul direct este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de start i
este explicitat n figura de mai jos.

54

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.7.

Exemplu de calcul direct:

Figura 5.8.
Calculul invers este specific proiectelor ce sunt planificate n raport cu data de sfrit
i este explicitat n figura de mai jos.

55

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.9.

Figura 5.10.

56

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

n MS Project marja total de timp se numete i Total Slack.

Figura 5.11.

5.2. Optimizarea proiectului dup resurse


Acest tip de optimizare are loc dup realizarea planului proiectului i apoi se dorete
revizuirea alocrii resurselor n vederea identificrii resurselor supra-alocate sau subalocate.

Figura 5.12.

57

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.13.
Moduri de vizualizare a ncrcrii resurselor n MS Project
Aa cum e prezentat i n figura de mai sus identificarea resurselor supra-alocate se
poate face n mai multe moduri.
Primul pas n vederea analizrii resurselor este reprezentat de vizualizarea alocrii
resurselor. Pentru aceasta MS Project ofer diverse moduri de vizualizare:

Vizualizare resurselor folosind modul Resource Usage. Pentru aceasta din meniul
text View se alege opiunea Resource Usage. Acest mod de vizualizare
reprezint sub form tabelar, pentru fiecare resurs, activitile la care particip
aceasta. Pentru fiecare activitate este specificat cantitatea de munc atribuit
resursei respective (de exemplu, numrul de ore de munc). n dreapta tabelului
se poate vizualiza distribuia acestor ore de munc n timp (numrul de ore de
munc alocate pe zilele lucrtoare ale calendarului).

58

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.14.
Resursele reprezentate cu rou sunt resurse supra-alocate. n dreptul lor pe coloana
Indicators este marcat un romb galben cu semnul exclamrii n interior care indic
faptul c aceast resurs supra-alocat ar trebui nivelat.

Figura 5.15.
Resursele reprezentate n negru sunt resurse sub-alocate sau alocate la capacitatea
lor maxim.

Vizualizarea grafic a alocrii resurselor n funcie de timp. Aceasta se face prin


alegerea din meniul text View a opiunii Resource Graph.

59

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.16.
Acest mod de vizualizare indic, sub form de reprezentare grafic cu bare,
distribuia muncii alocate pentru o resurs n funcie de unitatea de timp. Astfel,
pentru cazul unei resurse supra-alocate vor apare bare de culoare roie ce indic
cantitatea de munc ce depete limita maxim (max units) n acea perioad de
timp.
Barele albastre indic cantitatea de munc alocat pentru o perioad de timp ce este
egal sau sub limita maxim a resursei.
Pentru navigarea de la o resurs la alta se poate folosi scroll-bar-ul sau tastele Page
Up i Page Down.

Pentru vizualizarea folosirii resurselor pe activiti se poate folosi i modul de


vizualizare Resource Usage din meniul text View, More Views, table Work.

60

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.17.
Folosind aceste moduri de vizualizare se pot identifica uor resursele supra-alocate.
n completare, punerea n eviden a acestor resurse se poate face i prin folosirea
filtrelor corespunztore.
De exemplu, n modul de vizualizare Resource Sheet din meniul cu butoane se alege
la Filter criteriul dup care vor fi afiate resursele: Overallocated Resources
(resursele supra-alocate):

Figura 5.18.
n mod similar, aceste filtre se pot defini pentru fiecare mod de vizualizare n parte.
Identificarea resurselor ce au timp rmas disponibil pentru proiect se poate face, de
exemplu, n modul de vizualizare Resource Usage meniul text Format i aici se
selecteaz Remaining Availability:
61

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.19.
Soluionarea supra-alocrii resurselor prin planificarea timpului de lucru n afara
calendarului normal (overtime work).
n mod implicit MS Project calculeaz munca necesar realizrii unei activiti
folosind rata standard pe unitate de timp (standard rate) pentru fiecare resurs
alocat. Pentru a lua n calcul i rata din afara calendarului de lucru normal (overtime
rate) trebuie s se planifice timpul de lucru n afara calendarului de lucru normal.
Planificarea muncii din afara calendarului normal n MS Project
Se selecteaz modul de vizualizare Task Usage din meniul text View. Tot din meniul
View se alege submeniul Table din care se selecteaz Work. Se selecteaz coloana
Work i se alege comanda Column din meniul Insert. La opiunea Field Name se
alege Overtime Work i se apas OK. Ca urmare, n tabelul Task Usage a mai aprut
o coloan, Overtime Work, n care se poate introduce timpul planificat pentru lucrul n
afara calendarului standard pentru o anumit activitate.

62

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.20.
Soluionarea supra-alocrii resurselor
Pentru optimizarea planului proiectului n raport cu resursele implicate n proiect
trebuie s se rezolve problemele generate de supra-alocarea resurselor. Pentru
aceasta se pot lua n calcul soluiile propuse n figura de mai jos.

Figura 5.21.

63

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Una din metodele oferite de MS Project pentru soluionarea supra-alocrii resurselor


este aceea de nivelare (leveling). Prin nivelare se rezolv conflictele de resurse sau
supra-alocrile prin ntrzierea sau ntreruperea anumitor activiti. n consecin,
nivelarea poate modifica i data de sfrit a proiectului. Prin nivelare nu se modific
alocarea resurselor pe activiti i nu afecteaz resursele de tip materiale. Cu alte
cuvinte, nivelarea afecteaz numai resursele de tip munc (work): persoane sau
echipamente.
Deoarece unul din factorii care influeneaz nivelarea este reprezentat de prioritatea
activitii, nainte de se ncepe nivelarea ar trebui s se introduc prioritile
corespunztoare fiecrei activiti. Pentru aceasta, din fereastra Task Information,
seciunea General se introduce prioritatea ca fiind un numr ntre 1 i 1.000. Cu ct
valoarea este mai mare cu att prioritatea crete i ea.

Figura 5.22.
Pentru activarea nivelrii se apeleaz comanda Leveling options din meniul
Resources. Apare o fereastr conform figurii de mai jos.

64

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.23.
Procesul de nivelare se poate face automat sau manual. Astfel, dac se selecteaz
nivelarea automat atunci resursele vor fi nivelate automat cu schimbrile fcute n
timpul planificrii. Dac se alege opiunea manual atunci nivelarea va fi fcut
numai cnd se va apsa comanda Level Now.
Prin opiunea Clear leveling values before leveling atunci cnd se va face nivelarea
se vor elimina ntrzierile i ntreruperile fcute aprioric.
O alt opiune este aceea de a aplica nivelarea pe ntreaga durat a proiectului sau
numai parial.
Dup cum se observ, la nivelare se iau n calcul mai muli factori. Printre cei mai
importani se afl i cei prezentai n figura de mai jos:

65

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 5.24.
Pentru a se face nivelarea trebuie s se cunoasc dup ce criteriu se vor ntrzia i
ntrerupe activitile pentru a rezolva conflictele de resurse. Astfel, mai nti se
identific activitile care genereaz conflict de resurse i apoi se decide care
activiti rmn cu planificarea iniial i care activiti vor fi nivelate. n acest sens
MS Project propune 3 scenarii de nivelare:

Figura 5.25.

66

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Alte soluii ce pot fi luate n calcul n vederea rezolvrii conflictelor de resurse:

Controlul disponibilitii resurselor de a lucra n proiect. Astfel, se pot revizui


calendarele de lucru standard sau calendarele pentru fiecare resurs. Astfel pot
crete timpii alocai unor resurse i crete cantitatea de timp lucrtoare alocat
proiectului.

Modificarea duratelor activitilor. Astfel modificarea duratei afecteaz:


o data de sfrit a proiectului;
o resursele supra-alocate;
o costurile;
o scopul;
o calitatea.

ntrzierea activitilor pn cnd resursele alocate acestora au timpul necesar


pentru a le ndeplini. n aceast situaie trebuie inut cont de marja total de timp
(Total Float sau Slack) a activitii care se ntrzie (dac aceast marj este
pozitiv atunci activitatea este necritic i se poate ntrzia fr a se afecta data
de sfrit a proiectului, iar dac marja total este zero atunci activitatea este
critic i ntrzierea ei va ntrzia i data de sfrit a proiectului).

ntreruperea activitilor. Pentru cazul unui conflict de resurse se poate ntrerupe


activitatea cu prioritate mai mic. ntrerupea activitilor se poate face i prin
modificarea calendarelor corespunztoare activitilor. De exemplu, se declar ca
perioad nelucrtoare durata ct se dorete ca activitatea s fie ntrerupt.

Resursele sub-alocate
O alt problem n procesul de optimizare a proiectului dup resurse se refer la
resursele sub-alocate. n acest sens trebuie s se urmreasc folosirea ct mai
eficient a resurselor i de aceea se pot lua n considerare urmtoarele soluii:

Eliminarea timpului de lucru n afara calendarului normal (overtime).

Planificarea resurselor sub-alocate i la alte activiti.

Ajustarea timpului alocat unei resurse pentru o activitate.

Modificarea duratelor activitilor.

67

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Notele informative
n procesul de optimizare dup resurse nu trebuie neglijate informaiile suplimentare
de care trebuie inut cont. n acest sens, n MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activitilor (Task Notes), al resurselor (Resource Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activiti (Assignment Notes).
Evaluarea rezultatelor optimizrii
Prin aceast evaluare se urmrete o trecere n revist a urmtoarelor aspecte:

Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate.

Revizuirea datelor i costurilor proiectului.

Evidenierea drumului critic.

Evidenierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte.

Pentru evidenierea activitilor critice n MS Project se selecteaz Critical tasks din


submeniul Gantt Chart Tools.

Figura 5.26.

Aplicaie practic:

Organizarea i modificarea planificrii proiectului. Calculul planificrii.

68

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

5.3. Optimizarea proiectului dup buget


Aceast optimizare se refer la situaia n care costurile planificate conform planului
proiectului nu se ncadreaz n bugetul proiectului. n consecin, se impune o
revizuire a aspectelor legate de buget. Trebuie precizat c prin modificarea bugetului,
conform teoriei triunghiului proiectului, pot fi afectate celelalte dou componente:
durata i scopul proiectului.
n continuare se vor prezenta paii ce pot fi parcuri n cadrul optimizrii dup buget.
Revizuirea costurilor
Mai nti ar trebui revizuite costurile distribuite pe activiti, pe resurse i apoi
costurile totale ale proiectului. Pentru aceasta se vizualizeaz cele trei distribuii de
costuri:

Vizualizarea costurilor distribuite pe activiti: n modul de vizualizare Gantt Chart


se activeaz tabelul de costuri pe activiti din meniul text View i apoi la
seciunea Table se selecteaz Cost.

Vizualizarea costurilor distribuite pe resurse: n modul de vizualizare Resource


Sheet se activeaz tabelul de costuri pe resurse din meniul text View i apoi la
seciunea Table se selecteaz Cost.

Vizualizarea costurilor totale ale proiectului: din meniul text Project se alege
Project Information. Din aceast fereastr se apas butonul Statistics i va apare
o fereastr conform figurii de mai jos.

Figura 5.27.

69

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Optimizarea planului proiectului n vederea micorrii costurilor


n situaia n care costurile planificate sunt mai mari dect bugetul prevzut atunci
trebuie luate msuri pentru scderea acestor costuri. Acest lucru este posibil prin
urmtoarele msuri:

Revizuirea planificrii resurselor:


o Modificarea ratelor de plat alocate resurselor. n aceast situaie fie se
modific ratele de plat alocate la resurse pentru toate activitile la care
particip acestea, fie se aloc rate difereniate pe activiti.
o Alegerea altor resurse mai ieftine.
o Eliminarea alocrii unor resurse pe anumite activiti. Este situaia n care
se constat c pentru realizarea unei activiti pot participa mai puine
resurse dect se planificase iniial.
o Revizuirea timpului alocat resurselor pe activiti.

Revizuirea planificrii costurilor:


o Reducerea costurilor prin modificarea standard rate, overtime rate i cost
per use.

Revizuirea scopului proiectului n vederea ncadrrii n buget.

Optimizarea planului proiectului n vederea creterii bugetului


Aceasta este situaia n care costurile planificate iniial duc la un buget mai mic dect
cel prevzut sau timpul planificat este mai mic dect cel prevzut. n acest caz se pot
lua urmtoarele msuri:

Discuii cu beneficiarul. Acesta poate decide dac terminarea proiectului mai


devreme l avantajeaz sau cum ar prefera s foloseasc timpul i bugetul rmas.

Verificarea contractului n vederea identificrii eventualelor prevederi n care se


precizeaz situaia n care se termin mai devreme proiectul sau bugetul este
mai mic.

mbuntirea scopului proiectului. Dac au mai rmas timp i bani se poate


mbunti scopul prin adugarea de faze i activiti.

Creterea standardelor de calitate.

70

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Notele informative
Ca i la optimizarea dup resurse i n acest caz n MS Project se pot introduce note
informative la nivelul activitilor (Task Notes), al resurselor (Resource Notes) sau la
nivelul atribuirii de resurse pe activiti (Assignment Notes). Toate acestea au ca
scop completarea cu informaii complementare referitoare la optimizarea dup buget.

Evaluarea rezultatelor optimizrii


Prin aceast evaluare se urmrete o trecere n revist a urmtoarelor aspecte:

Verificarea nc o dat a resurselor sub i supra alocate.

Revizuirea datelor i costurilor proiectului.

Evidenierea drumului critic.

Evidenierea modului n care resursele implicate afecteaz alte proiecte.

71

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

6. Distribuirea planului proiectului


n aceast etap se urmrete distribuirea informaiilor legate de proiect ctre
membrii echipei care vor lucra n proiect precum i ctre alte persoane n drept s le
cunoasc.
6.1. Distribuirea sub form de materiale scrise
Pentru acest gen de materiale MS Project ofer dou soluii de generare de
materiale scrise:

Imprimarea diverselor moduri de vizualizare:


o Calendar planificarea activitilor n format de calendar.
o Gantt Chart reprezentare Gantt a activitilor.
o Network Diagram diagrama reea a proiectului.
o Task Usage distribuia resurselor pe activiti.
o Resource Graph reprezentarea grafic a distribuiei muncii pe resurse.
o Resource Sheet tabelul resurselor.
o Resource Usage distribuia activitilor pe resurse.
o Task Sheet tabelul cu lista de activiti cu datele de start, sfrit i
resursele alocate.

Imprimarea datelor referitoare la proiect sub form de rapoarte. MS Project


permite imprimarea de rapoarte de mai multe tipuri. Pentru aceasta, din meniul
text View se alege opiunea Reports i va apare o fereastr conform figurii:

Figura 6.1.

72

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Se alege una din categoriile urmtoare de rapoarte:


o Rapoarte cu date generale referitoare la proiect din care se poate alege
unul din rapoartele:

Figura 6.2.
o Rapoarte cu date referitoare la activitile proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.3.
o Rapoarte cu date referitoare la costurile proiectului din care se poate alege
unul din rapoartele:

73

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 6.4.
o Rapoarte cu date referitoare la planificarea proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.5.
o Rapoarte cu date referitoare la ncrcrile proiectului din care se poate
alege unul din rapoartele:

Figura 6.6.
74

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Trebuie menionat c pentru a se putea accesa seciunea referitoare la rapoarte


trebuie ca pe sistemul pe care ruleaz MS Project s fi instalat un driver de
imprimant.
6.2. Distribuirea online a informaiilor referitoare la proiect

Una din metodele integrate ale MS Project de distribuire a informaiilor online este
cea oferit de folosirea MS Project Server. n aceast situaie informaiile se
distribuie ctre membrii echipei prin intermediul acestui server. Accesarea
informaiilor este securizat, iar drepturile de acces ale membrilor sunt setate de
ctre administratorul MS Project Server.
O alt metod este de salvare a informaiilor referitoare la proiect sub form de
pagini WEB. Pentru aceasta se poate folosi comanda Save As Web Page din meniul
text File. Va urma o succesiune de pai prin care se vor putea preciza detaliile
referitoare la datele ce se doresc a se exporta n format WEB.
n funcie de cmpurile din baza de date ce se doresc a fi exportate n format WEB,
la pasul 3 se precizeaz categoria de date (referitoare la activiti, resurse sau
responsabiliti), iar la pasul 4 trebuie s se precizeze care sunt aceste cmpuri.
n final se obine un fiier *.html ce poate fi vizualizat cu orice browser Internet.
Pornind de la aceast soluie de export se pot defini diverse proceduri de publicare a
datelor referitoare la proiect care s in cont de sistemul informatic al companiei. n
acest sens se pot folosi soluii pentru reeaua Internet, Intranet sau Extranet
disponibil.

75

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

4
Figura 6.7.

Figura 6.8.

76

Se indic cmpurile
ce se export

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

7. Urmrirea i managementul proiectului


Aceast etap presupune c planul proiectului este gata, c proiectul poate ncepe
s se deruleze i n consecin se poate ncepe urmrirea i managementul
proiectului.
Paii ce trebuie urmai n cadrul acestei etape sunt prezentai n figura de mai jos:

Figura 7.1.

7.1. Urmrirea i controlul evoluiei activitilor


7.1.1. Proiectul de referin
Dup ncheierea procesului de planificare a proiectului urmeaz ca planul proiectului
s fie salvat ca plan de referin (baseline plan).
Pe durata derulrii unui proiect putem analiza progresul acestuia prin intermediul
analizei evoluiei (schimbrilor) a 5 indicatori cuantificabili:
1. Durata.
2. Munca.
3. Start date.
4. Finish date.
5. Costul.

77

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Astfel, n cazul unei activiti putem controla:

planned work;
scheduled work;
actual work;
remaining work.

Ca s putem urmri evoluia unei planificri trebuie s ne raportm la ceva, adic la


acea planificarea optimizat ce a fost agreat/validat de toi factorii de decizie
implicai nainte de nceperea proiectului. Aceast planificare optimizat va fi
considerat planul de referin.
Planul de referin este planul iniial al proiectului ce se poate folosi ca plan de
referin (comparaie) pentru urmrirea derulrii proiectului. Acesta este de fapt o
variant a planificrii proiectului la momentul salvrii ca plan de referin i conine
informaii despre:

Activiti (date de start, sfrit, durat, munc, costuri, timpi de lucru).

Resurse (munc, costuri, timpi de lucru).

Alocri (date de start, sfrit, munc, costuri, timpi de lucru).

n MS Project se pot salva mai multe versiuni de proiecte de referin (maxim 11


versiuni).

7.1.2. Salvarea unui proiect de referin


Pentru salvarea unui plan de referin se apeleaz comanda Set Baseline din meniul
text Project. Va apare o fereastr conform figurii:

78

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 7.2.
n aceast fereastr se poate selecta versiune de proiect de referin (maxim 11
versiuni) la rubrica Set baseline, iar la rubrica For se selecteaz Entire project.
Dup cum se observ din fereastra de mai sus, exist i posibilitatea salvrii unei
referine pariale referitoare la activitile selectate (Selected tasks).
Salvarea unui baseline presupune salvarea pentru fiecare activitate a urmtorilor
indicatori cheie: work, cost, duration, start date, finish date.

7.2. nregistrarea progresului derulrii activitilor


O dat nceput, proiectul trebuie urmrit i, prin urmare, trebuie colectate date
referitoare la evoluia activitilor. De obicei, acest lucru se face prin discuii cu
membrii echipei care particip la activiti
Din meniul View, submeniul More Views se selecteaz Task Sheet. Apoi, tot din
meniul View, submeniul Table se selecteaz Tracking. Va apare tabelul conform
figurii:

79

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 7.3.
n funcie de modul n care se face urmrirea derulrii proiectului, nregistrarea
progresului activitilor se poate face prin indicatorii:

nregistrarea procentului de realizare al activitilor


Dac se cunoate procentul de realizare al activitilor atunci acesta se poate
introduce n tabelul de mai sus (figura 7.3) n coloana % Comp.

nregistrarea duratelor actuale ale activitilor


Dac se cunosc duratele actuale cu care au progresat o activitilor atunci
acestea se pot introduce n tabelul de mai sus (figura 7.3) n coloana Act. Dur.

nregistrarea datelor actuale de start sau de sfrit ale activitilor


Pentru urmrirea datelor de start sau de sfrit ale activitilor se pot introduce n
tabelul de mai sus (figura 7.3) n coloanele Act. Start i Act. Finish datele reale la
care s-au nceput respectiv ncheiat activitile.

nregistrarea cantitii de munc actuale efectuate


Dac se cunoate cantitatea de munca actual depus pentru fiecare activitate
atunci aceasta se poate specifica n coloana Actual din tabelul Work referitor la
Task Sheet.
80

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Figura 7.4.
O dat cu introducerea datelor referitoare la urmrirea i managementul proiectului,
MS Project afieaz o parte din aceti indicatori prezentai mai sus. De exemplu, n
figura de mai jos se poate vizualiza pe diagrama Gantt progresul fiecrei activiti
(bare de culoare neagr suprapuse pe cele albastre).

Figura 7.5.

81

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

O dat introduse valorile reale pentru durata i cantitatea de munc efectuate, putem
verifica cum s-au modificat costurile. Pentru aceasta selectm din meniul ViewTables-Cost.

Figura 7.6

Din meniul View-Tables-Tracking putem vizualiza coloana Phys.% Comp. Physical


Complete (%) este un cmp ce este independent de actual duration sau total
duration. Se poate folosi independent de munca depus. Dac, de exemplu, la un
proiect modificam work-ul, atunci se va calcula n mod automat % Comp. Dar dac
aceast modificare nu este proporional, adic n realitate poate nsemna mai mult
sau mai puin dect se calculeaz automat, atunci se poate insera valoarea dorit de
noi, cea real, i nu se va modifica work-ul.
n concluzie, acest cmp se poate folosi atunci cnd munca depus ntr-o activitate
nu evolueaz proporional/liniar cu durata, ci evolueaz variabil.
Aplicaie practic:

Urmrirea i managementul proiectului.

82

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

8. Predarea managementului de proiect asistat cu Microsoft Project


nvarea eficient a utilizrii oricrei aplicaii informatice pentru managementul
proiectelor depinde n mod direct de cunotinele teoretice, competenele individuale
i experiena practic din domeniul managementului proiectelor. Astfel, cunoaterea,
stpnirea i utilizarea ntregii palete de funcionaliti a Microsoft Project intr-un mod
singular nu garanteaz succesul n managementul de proiect.
Parcurgerea cu succes a pailor necesari realizrii unei planificri de proiect poate fi
neleas facil prin parcurgerea materialului acestui curs, prin parcurgerea
exemplelor practice prezentate i explicate pas cu pas n cadrul edinelor sincrone
(online sau fa-n-fa) i prin vizionarea setului de tutoriale video realizate de autorii
acestui curs.
Informaiile prezentate n acest material nu urmeaz explicit o anumit metodologie
de management de proiect ns sunt compatibile cu referina de baz din domeniul
de proiect A Guide of the Project Management Body of Knowledge.

83

Aplicaii informatice pentru managementul proiectelor

Bibliografie
1. ***, Microsoft Project, Documentaia Help a aplicaiei software MS Project 2010.
2. ***; A guide to the project management body of knowledge, PMBOK Guide-4th
edition, Pennsylvania, Editura Project Management Institute, 2008.
3. Chatfield C., Microsoft Project 2010 Step by Step, Editura Microsoft Press, 2010.
4. Opran C., Nstas S., Stan S., Abaza B. Managementul Proiectelor Editura
Comunicare.ro, Bucureti, 2002.

84