PROCEDUR:PROCESUL DE APROVIZIONARE

S.C Olympus Dairy Industry S.A

1.Scop:
Aceast procedur are drept scop inerea sub control a produselor aprovizionate
pentru ca acestea s fie conforme cu cerinele specificate i pentru a stabili o metodologie
de evaluare i selectare a furnizorilor pe baza capabilitilor de a furniza produse
conforme cu cerinele firmei SC OLYMPUS SRL.

2.Domeniul de aplicare:
Aceast procedur se aplic n firma OLYMPUS pentru urmtoarele activiti:
-achiziionarea de materii prime,materiale,componente,utilizate pentru
realizarea produselor din lapte;
-achiziionarea de echipamente,utilaje i materiale utilizate n activitatea de
producie.

3.Definiii i abrevieri
DG-Director General
DT-Director Tehnic
DP-Director Producie
RM-Reprezentantul managementului n domeniul calitii
NA-Necesar de aprovizionare
CA-Comand de aprovizionare
LFA-List furnizori acceptai
CEF-Chestionar de evaluare a furnizorilor
D-Decide
E-Execut
Co-Colaboreaz
I-Informeaz

4.Documente de referin:

ISO 9001:2008

5.Fluxul activitilor(descrierea procedurii):

A.n momentul n care se ivete necesitatea efecturii unor noi achiziii, DP stabilete
NA (materii prime,materiale,echipamente),pe baza proiectului realizat de DT.Se iau n
considerare stocurile de materiale,materii prime si echipamente existente.NECESARUL
DE APROVIZIONARE conine urmtoarele informaii:
-identificarea produselor,serviciilor sau a lucrrilor ce trebuiesc aprovizionate;
-termenele de aprovizionare;
-potenialii furnizori;
-condiii impuse pentru furnizori;
-condiii de calitate pentru produse.
Toate produsele utilizate de OLYMPUS sunt achiziionate numai de la furnizorii
inclui n lista furnizorilor acceptai.
n OLYMPUS, potenialii furnizori sunt selectai i inclui n LFA n baza
informaiilor pe care acetia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE
EVALUARE A FURNIZORILOR, lund n considerare i abilitatea acestora de a furniza
materiale, produse i sau servicii n concordan cu cerinele specificate.Pentru fiecare
furnizor nou se aplic procedura de selecie,fcndu-se reevaluare anual(furnizorii care
nu ating un punctaj de 30 de puncte-cei vechi i 15 puncte-cei noi,sunt respini).
Lista furnizorilor se aprob de catre DG.
B. n baza Necesarului de aprovizionare se emite Comanda de aprovizionare.
Comanda de aprovizionare cuprinde informaii care descriu materialul sau
echipamentul comandat, iar atunci cnd se consider necesar:
- identificarea corect i complet a materialului sau echipamentului;
- metode de recepie i criterii de acceptare;
- cerine pentru sistemul de management al calitii.
nainte de aprobare, documentele de aprovizionare se analizeaz pentru a se
asigura c datele coninute de acestea sunt corecte i complete.

C. DP se asigur de recepia cantitativ i calitativ a materialelor,care se realizeaz

prin compararea datelor din comand cu cele din documentele de nsoire a produselor
aprovizionate.
n vederea verificrii produsului sau echipamentului aprovizionat, n COMANDA
DE APROVIZIONARE sunt precizate nelegerile referitoare la verificare i metoda de
eliberare a produsului.

n cazul n care se specific n contract, sunt precizate clauze de acces ale

clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dac produsul sau
echipamentul aprovizionat este conform cu condiiile specificate

Stadiul produsului aprovizionat n raport cu cerinele de inspecie este

identificat prin NOTA DE INTRARE-RECEPIE. Rezultatul recepiei, este consemnat n
NOTA DE INTRARE-RECEPIE. Dac produsul este admis la recepie, este luat n
primire pe baza aceluiai document.
D. Produsele aprovizionate se manipuleaz cu grij pentru a nu le fi afectate
calitatea sau caracteristicile acestora.
Depozitarea materialelor aprovizionate se face n spaii corespunztoare, n
magazii, pe categorii de produse. Pentru fiecare tip de produs se ntocmesc Fie de
magazie. DP asigur depozitarea materialelor acceptate la recepie nainte de utilizare.

6.Responsabiliti:
Directorul de Producie are urmtoarele responsabiliti:
1

- ntocmete documentele de aprovizionare (mai puin NA)

- particip la evaluarea i selectarea furnizorilor

- urmrete derularea contractului sau comenzii de aprovizionare

- pstreaz nregistrrile referitoare la aprovizionare sau furnizare.

Directorul General OLYMPUS are urmtoarele atribuii:
- aprob LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI

- aprob NECESARUL DE APROVIZIONARE

- aprob toate documentele de aprovizionare sau furnizare

7.nregistrri:
n mare parte, DP se ocup de nregistrri. El ntocmete registrul de comenzi,d
comanda,corespondeaz cu furnizorul,intocmete NIR i fiele de magazie. Lista
furnizorilor este ntocmit de RM ,iar documentele de atestare a calitii sunt ntocmite de
diveri furnzori. Toate documentele nregistrate au o durat de pstrare de 1 an,n cadrul
arhivei,apoi sunt distruse.

Schema logic

Stabilire necesar de aprovizionare

(DP)

Evaluare i selecie furnizori

(DP+RM)

Decizie
DP+RM

Aprobare furnizori
(DG)

ntocmire
comand
(DP)

Recepia materialelor aprovizionate

(DP)

Decizie
(DP)

Furnizori
respini

ntocmirea documentelor de recepie

(DP)

Depozitarea materialelor
(DP)