PROCEDIMIENTO COMN

CONTROL DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
ISO 9001:2008 NCh 2728:2003
Aplicable a:

Fecha de
vigencia:

01.10.2014

Edicin N:

Procedimiento
N:

PC401

Pgina:

1 de 4

TODA LA ORGANIZACIN

1.
OBJETIVO.
Sealar la forma de crear, revisar, aprobar, actualizar y controlar todos los documentos del Sistema
de Gestin de Calidad (SGC.), incluyendo los documentos de origen externo. Asimismo Los
documentos permiten la comunicacin de intenciones a la organizacin y consistencia en las
acciones. Su uso contribuye a:
a)
b)
c)
d)
e)

Lograr la calidad de la comercializacin, el servicio y su mejoramiento

Proveer las capacitaciones y entrenamientos necesarios
Asegurar la repetibilidad y trazabilidad
Proveer evidencia objetiva
Evaluacin de la efectividad del sistema

La elaboracin de documentos no debe ser un fin, sino su propsito debe ser obtener un producto
que agregue valor al sistema.
2.

DEFINICIONES

Procedimientos comunes: son aquellos que la norma ha considerado mandatorios y aplicables a

toda la organizacin (Control de Documentos, Control de Registros, Auditorias Internas, Control de
Productos y/o Servicios No Conformes, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas).
Procedimientos especficos: son aquellos que sin ser mandatorios, la organizacin ha considerado
conveniente formalizarlos para su mejor aplicacin (p.e.: Adquisiciones, Comunicacin Interna,
Revisin por la Gerencia, etc.)
3.

INFORMACIONES RELEVANTES

El sistema de gestin de calidad Utiliza los siguientes tipos de documentos:

a)
Manual de la Calidad.- Documento que especifica el SGC., de la organizacin, tanto para
fines internos como externos.
b)
Procedimientos documentados.- Documentos que proveen informacin acerca de la forma
en que se efecta una actividad o proceso.
c)
Instrucciones de Trabajo.- Documentos que sealan cmo se efecta una determinada
tarea. Normalmente son parte de un procedimiento documentado.
d)
Formularios o Formatos.- Documentos en los que se registran y se informan datos en forma
consistente. La forma de llenar un formulario puede ser detallada en instrucciones de trabajo.
e)
Documentos Informativos.- Conjunto de informaciones relacionadas con el SGC y su medio
de soporte.
f)
Registros.- Documentos que proveen evidencia objetiva de las actividades efectuadas o
resultados obtenidos.
Todos los documentos del sistema son mantenidos en formato digital y papel, los
documentos en formato digital sern almacenados en el pc de la organizacin en la
carpeta OTEC, distinguiendo por carpetas los diversos procedimientos, documentos y
formularios, asimismo la recuperacin se realizara por fecha, y el representante de
gerencia ser el encargado de custodiar y mantener los documentos y registros
asociados.-

5.

RESPONSABILIDADES.
La custodia y el almacenamiento de los registros de tal manera que se evite dao, prdida o
destruccin, el control del proceso de emisin, identificacin, entrada en vigencia y
distribucin de los documentos del SGC de la Empresa, ser de responsabilidad de quienes
son designados en cada procedimiento, en el caso de no existir designacin se entender
que detentan tal funcin el representante de la gerencia. Asimismo, mantendr un Listado
Maestro con el detalle de toda la documentacin del SGC existente, su distribucin dentro de
la Empresa, y el control de las ediciones vigentes (actualizaciones).

Preparado por Representante de la Gerencia

Aprobado por: Gerente General

COPIA CONTROLADA

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As mismo el representante de la gerencia identificara las copias con la leyenda copia controlada,
en alguna parte del texto.
Es responsabilidad del Representante de Gerencia la generacin, revisin y actualizacin de los
documentos de sus respectivas reas. Asegurarn adems que los documentos estn disponibles en
sus lugares de uso, que sean accesibles al personal que necesita consultarlos, que se mantienen en
buen estado de conservacin y que se trabaja slo con la ltima edicin vigente.
6.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Generacin y aprobacin de documentos

a) El Manual de Calidad y los procedimientos comunes del SGC., son preparados por el
Representante de la Gerencia, revisados y aprobados por el Gerente General.
b) Los procedimientos especficos (aplicables a determinadas reas de la organizacin) son
generados por el director de proyectos con apoyo de las personas que trabajan en las
distintas reas y que tienen experiencia en las funciones a describir.
c) El Representante de la Gerencia revisa los documentos en cuanto a su contenido tcnico y
formato para posteriormente entregarlo para su posterior aprobacin por parte del Gerente
General.
d) El Representante de la Gerencia hace la revisin final y aprueba los documentos, verificando
su consistencia con las exigencias de la norma, y la inexistencia de duplicidades o
contradicciones con la documentacin existente.
e) Completadas las revisiones y las correcciones a que hubiera lugar, el Representante de la
Gerencia, les asigna su identificacin, determina la fecha de su entrada en vigencia, dispone
su edicin y efecta su distribucin de manera controlada.
f) La modificacin a un procedimiento se har sombreando el texto o prrafo en toda su
extensin. Estas marcas se mantendrn hasta la prxima modificacin, de tal forma que
siempre se encuentre marcada la ltima modificacin.
Ejemplo:
Texto original:

...se deber limpiar antes de ingresar a bodega

Texto modificado:

...se deber inspeccionar acuciosamente la superficie de la pieza y luego

g)

La modificacin a un procedimiento o instructivo de trabajo debern ser indicadas en la tabla

CONTROL DE EDICIONES, que se encuentra al final de cada documento en donde se debe
indicar el N de Edicin, la descripcin del texto modificado y la fecha de la ultima
modificacin.

6.2 Revisin, actualizacin y re-aprobacin

El manual de la calidad, los documentos del sistema y los procedimientos comunes, son revisados
cada vez que se necesite un cambio solicitado o detectado por alguien, por necesidad del sistema,
por cambios de versin por las normas involucradas en el sistema o de las detecciones realizadas en
las auditorias internas o externas, estas revisiones o cambios sern realizadas por el Representante
de la Gerencia, para verificar que continan siendo adecuados, efectivos y eficientes para el logro de
los objetivos de calidad. Todos los cambios realizados al manual de la calidad o procedimientos
comunes sern por el Representante de la Gerencia, los cambios realizados a los procedimientos
operativos sern realizados por el representante de la gerencia. El resultado de estas revisiones y/o
cambios sern informadas al Gerente General en cada Revisin de Gerencia.
La actualizacin de los documentos ser dispuesta por los responsables a su cargo en el mismo
momento en que se determine necesario.
Cualquier eliminacin, adicin o actualizacin de los documentos del SGC., que se deba efectuar
ser comunicada por escrito al Representante de la Gerencia, Aprobado el memorando el
Representante de la Gerencia proceder de acuerdo a la forma sealada en 6.1 c), d) y e).
6.3 Documentos obsoletos
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El Representante de la Gerencia controlar que los documentos obsoletos sean eliminados de todos
los lugares de custodia o utilizacin para evitar su uso indebido.
Los documentos obsoletos que sean retenidos para propsitos histricos o legales sern
identificados con un timbre que contenga la siguiente lectura:
COPIA OBSOLETA
La existencia de un documento obsoleto slo puede ser autorizada por el Representante de la
Gerencia y ser custodiada para no utilizarla como gua para un proceso. En todo caso su
mantencin ser slo por el tiempo estrictamente necesario.
La responsabilidad por la destruccin de los documentos obsoletos es del Representante de la
Gerencia, para lo cual, cuando hace entrega de la ltima edicin de un documento, retira de
inmediato la anterior, para destruirla con los medios que la empresa disponga.
Los documentos obsoletos en digital sern eliminados.
6.4

Documentos de origen externo

Los documentos de origen externo tales como reglamentos, normas, cdigos, especificaciones, etc.
que se relacionen con la calidad del servicio comercializado, son manejados por el Representante de
la Gerencial o quin l designe y estarn registrados en una lista de control que mantiene el
Representante de la Gerencia. No se podrn mantener documentos externos que no estn
debidamente registrados.
6.5

Elaboracin de Procedimientos.

Los Procedimientos del SGC se elaboran en la forma que se seala en la Instruccin de Trabajo:

6.6

IT 401 /01: "ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS"

Elaboracin Instrucciones de Trabajo

Las Instrucciones de Trabajo, por ser normalmente una extensin de los procedimientos, sern
elaboradas segn las mismas exigencias de stos o en los formatos que mejor las representen.
6.7

Identificacin de Formularios

Los formularios del SGC., sern identificados con su nombre, el nmero de identificacin que lo
asocia a una instruccin de trabajo o procedimiento, el nmero de edicin y fecha de entrada en
vigencia.
6.8

Documentos Informativos

Los documentos informativos incluyen la informacin y su medio de soporte. Estn constituidos por
estndares, especificaciones, contratos, registros, etc., y su medio de soporte puede ser papel,
magntico, electrnico, fotografas, muestra maestra o combinaciones de ellos.
Los documentos informativos que utiliza la organizacin estn definidos en los procedimientos
aplicables del SGC., y son controlados, mantenidos y protegidos en la forma sealada en esos
procedimientos.

6.9

Documentos de correspondencia

Los documentos de correspondencia tales como cartas, E-mail y faxes que se generen en la
Empresa sern almacenados de forma digital u papel cuando aplique, entendindose por estos los
que son parte del negocio.
6.10

Disponibilidad de documentos aplicables.

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El Manual de la calidad se encontrara disponible en las oficinas de la gerencia general y estarn a

disposicin para quien desee consultarlo. En lo referente a los auditores y relatores tendrn acceso a
copias no controladas que dispondr el representante de gerencia, el que velara por que se
encuentren vigentes y sern entregadas en formato electrnico va correo electrnico para el
desarrollo de sus actividades propias.
7.

CONTROL DE REGISTRO

Nombre
del registro

Identificacin
del registro

Lista
maestra
de documentos
Do401
del SGC y su
distribucin
Lista
de
documentos de Do402
origen externo.

Almacenamiento Proteccin
, digital/papel

Recuperacin

Carpeta escritorio
pc Otec, y/o
archivador transito

Acceso
Controlado

FECHA

Carpeta escritorio
pc Otec, y/o
archivador transito

Acceso
Controlado

FECHA

Tiempo de
retencin

Disposicin

3 AOS
Eliminacin

3 AOS
Eliminacin

8. CONTROL DE EDICIONES
Edicin N
0

Identificacin de la modificacin
Edicin Inicial

COPIA CONTROLADA

Fecha
01.10.2014