Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs Corespondenţa
Curs Corespondenţa
Corespondena administrativ
1. Principalele tipuri de scrisori emise de administraia public
Dup sursa de provenien corespondena n administraia public poate fi intern i
extern.
Corespondena intern se refer la documentele emise de compartimentele din interiorul unei
instituii, iar corespondena extern este reprezentat de documentele care sunt emise de
compartimentele unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care
provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.
A. Puncte de vedere sau acorduri de principiu Acest tip al corespondenei interne are
un caracter prealabil deciziei administrative, ori faptelor de competen material i este prezent
atunci cnd ntr-o aciune sunt implicate mai multe compartimente. Punctul de vedere este
ntlnit n situaia n care un compartiment de specialitate i exprim poziia n legtur cu
oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alturi de legalitate. Acordul
de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de achiziie public de ctre un
compartiment specializat (de exemplu, pentru Direcia Sisteme Informatice este necesar acordul
de principiu al Direciei de Buget, care confirm existena surselor financiare i alocarea n fila
de buget). Acordul de principiu este un tip al corespondenei interne i nu are o form specific,
el putndu-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau printr-un
act distinct, care va purta titlul de acord de principiu (ori ca adres n care obligatoriu se
ntlnete fraza ne exprimm acordul de principiu fa de). Exist situaii n care acordul de
principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii. Att
punctul de vedere ct i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte elemente ale
corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate din oficiu (excepie face punctul de vedere pe
marginea unor proiecte normative sau regulamente).
alturat), sau la cererea unui organ ierarhic superior sau al unui alt organ al administraiei de
stat. n acest caz scrisoarea de trimitere de acte ncepe astfel: ca urmare cererii (ordinului,
dispoziiei) dv. Nr.v naintm alturat. Actele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de
nsoire, iar la anexe se menioneaz numai numrul lor, poate lua forma unui borderou, cnd
avem mai multe documente transmise n anex. Scrisoarea nsoitoare de acte poart nr. de
registratur, datele expeditorului, datele destinatarului, semntura.
C. Memo sau nota intern: n instituii i firme se practic frecvent comunicarea ntre
compartimente, servicii, birouri sau persoane prin intermediul memorandum-ului sau notelor
interne. Aceasta este alturi de telefon una dintre principalele modaliti de comunicare intern
ntr-o firm. n comparaie cu comunicarea telefonic nota intern i pstreaz caracteristica de
fil de agend i are i avantajele unei comunicri scrise, fiind nregistrat ntr-un dosar. Sunt
folosite pentru transmiterea informaiilor urgente, ntrebrilor, instruciunilor, sau ntr-o form
mai lung pot servi ca raport. n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la
nceput i sfrit, politeea fiind subneleas. Mesajul notei interne trebuie s fie ct mai scurt,
fiind format de obicei dintr-o singur idee.
Majoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar dac
acestea nu sunt folosite, o not intern are patru pri n antet: Pentru.. (numele
destinatarului), De la (numele expeditorului), Data (ziua, luna, anul) i subiectul (o
fraz scurt). Cteodat poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon al
expeditorului.
Cu privire la stilul limbajului dintr-o not - memo intern nu sunt reguli fixe. El depinde de
mai muli factori: natura mesajului (informaii, ntrebri, cereri, rspunsuri, felicitri etc.),
contextul mesajului (reaciile probabile ale cititorului, ct tie destinatarul despre subiectul notei
etc.), statutul i personalitatea destinatarului (poziia n organizaie, nivel de instruire, metode de
munc, atitudinea fa de comunicarea scris etc.), relaii ntre expeditor i destinatar (prietenie,
indiferen, relaii informale etc.). Stilurile notelor interne pot fi diferite (notele interne scrise
ctre superiori vor fi mai pretenioase ca stil dect cele trimise subordonailor).
D. Procesul verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni,
discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri.
Exist mai multe tipuri de procese verbale: proces verbal de constatare (pe formulare tipizate),
proces verbal de predare primire a unei gestiuni, proces verbal de consemnare a unei edine.
structur: antetul instituiei; titlu i obiectul procesului verbal; nr. de ordine i data;
numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea
actului de mputernicire respectiv; consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea
elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, declaraii, documente etc.);
menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui
exemplar; semnturile persoanelor care l-au ntocmit.
Referatul lucrare curent n care sunt prezentate aspecte concrete i aprecieri asupra unei
probleme. Referatele sunt specifice corespondenei interne i nu pot fi utilizate n raporturile unei
autoriti cu mediul exterior. El este cel mai important instrument de coresponden al
administraiei publice i din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti
administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei.
de necesitate;
de aprobare a cheltuielilor;
Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la mbuntirea muncii,
la buna desfurare a unor aciuni. Ele se redacteaz din dispoziia conducerii sau din oficiu i se
prezint sub forma scris original.
Raportul spre deosebire de referat acesta poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice
respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris
i nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura
eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe
cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii argumentate, convingtoare.
Raportul cuprinde de obicei o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu
privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri,
prezentarea situaiei unei activitii ntr-un compartiment de munc. Rapoartele se fac din oficiu
sau ca urmare a dispoziiei date de organul cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi
exprese al unor acte normative.
Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt:
nr. i data;
n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i
calitatea persoanei care l-a semnat;
propunerile;
formula de ncheiere (n cazul raportului drept pentru care a fost ncheiat prezentul
raport);
Darea de seam - este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti,
ntr-o anumit etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai
sau de acionari n adunarea general, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc
lunar, trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de
compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere. Prezentarea activitii se
face n spirit critic i autocritic, confruntndu-se sarcinile prevzute n planul de activitate cu
datele concrete ale realizrilor obinute, se analizeaz lipsurile i cauzele lor, precum i greutile
ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa urmtoare. n adunarea general, dup
citirea drii de seam, se discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri.
Darea de seam se alctuiete n felul urmtor:
realizrile;
greutile ntmpinate;
concluziile i propunerile.
Darea de seam poate fi: intern (analiza activitii proprii pe o anumit perioad) i extern
(cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate), poate fi statistic i contabil.
cui se adreseaz;
motivaia solicitrii;
semntura i data.
problema ridicat;
Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau
mai multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri ori monitorizarea etapelor
acelor acorduri. De exemplu, informrile reciproce ntre ministere de competen general i
ministere de competen specific, cum ar fi: ministerele cu Ministerul Finanelor, privind
bugetul sau alte aspecte privind reglementarea regimului fondurilor publice.
Citaiile se transmit numai ntre instituii diferite; au un caracter similar convocrilor, care
sunt specifice corespondenei interne. Exemple de citaii, altele dect cele judectoreti: cele ale
Camerelor de comer i industrie pentru arbitraje, cele ale organelor de poliie pentru
soluionarea unor anchete (a nu se confunda cu citaiile emise de Parchet sau citaiile instanelor
n cauze penale).
Ordinul este un act specific ministrului, care are valabilitate pentru ramura de activitate pe
care o coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. Elementele pe care trebuie s le
cuprind un ordin sunt de cele mai multe ori identice cu cele ale deciziei. n unele cazuri,
funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, n acest fel se obine un nou tip de
document - ordinul circular.
Decizia este un act de dispoziie, ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor
lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare,
pentru sancionarea unor salariai vinovai etc.
Caracteristici de redactare ale deciziei i ordinului. Ele cuprind:
Astfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor organe, deci pot fi emise n
comun de acestea i semnate de conductorii fiecreia dintre ele.
Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din
subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. Circulara se scrie n mai
multe exemplare, adresa destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile,
avnd valoarea originalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor i un nr. propriu de ordine (ex.: Instruciune
nr, Circulara nr. ).
Instruciunile i circulara nu suport rspuns. La destinatar ele primesc rezoluia n eviden,
pentru a fi avute permanent n vedere. Ele au o singur semntur a conductorului.
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice,
n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se
atest un drept, un fapt, o situaie. Ea se elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc. n
care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De exemplu, adeverina eliberat
de circa financiar, prin care se atest existena sau inexistena unui debit sau adeverina eliberat
celor care frecventeaz o form de nvmnt pe baza documentelor colare etc.
Elementele adeverinei sunt:
antetul,
numrul i data,
titlul adeverin,
semntura (semnturile),
Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite
persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului
i acioneaz cu puteri depline n numele acestuia, n problemele menionate expres n delegaie.
Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine,
contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc. n afara elementelor
obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntur, tampil), ca elemente
obligatorii specifice delegaiei apar: titlul delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate al
delegatului, perioada de valabilitate a delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obligatorii: titlul chitana, data, numele i adresa celui care a predat suma
de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i celui care a primit.
Chitana poate fi un act tipizat, i anume pentru plile fcute unor organe de stat (de exemplu,
chitana de plat a impozitelor, abonamentelor RTV etc.)
Bibliografie:
-