Sunteți pe pagina 1din 12

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

Continut
Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel................................................................................................................. 1
Continut................................................................................................................................................................... 1
Obiective................................................................................................................................................................. 2
Deschiderea mai multor fisiere Excel in acelasi timp.............................................................................................. 2
Pentru a deschide un al doilea fisier Excel.......................................................................................................... 2
Pentru a schimba fisierul activ............................................................................................................................. 2
Pentru a vedea pe ecran amandoua fisiere......................................................................................................... 3
Impartirea unei foi de calcul in panouri.................................................................................................................... 3
Pentru a sterge panouri....................................................................................................................................... 3
Freeze Worksheet Panes........................................................................................................................................ 3
Pentru a ingheta titlurile foii de lucru................................................................................................................. 3
Pentru a dezgheta titlurile foii de lucru.............................................................................................................. 3
Schimbarea setarii de Zoom................................................................................................................................... 3
Folosirea functiunii Zoom..................................................................................................................................... 3
Crearea unei formule pentru a lega intre ele foile de calcul....................................................................................3
Pentru a transfera date dintr-o foaie de calcul in alta.......................................................................................... 3
Copierea celulelor si datelor intre mai multe foi de calcul si fisiere Excel................................................................3
Pentru a muta sau copia o celula sau un lant de celule in alta foaie de calcul....................................................3
Pentru a muta sau copia un lant de celule in alt fisier Excel care a fost deschis anterior....................................3
Pentru a muta sau copia o celula sau un lant de celule in alt fisier Excel............................................................3
Pentru a copia sau muta continutul celulelor intre diferite foi de calcul sau fisiere Excel.....................................3
Consolidarea datelor folosind referiri 3D................................................................................................................. 3
Pentru a calcula suma (SUM) datelor din mai multe foi de calcul........................................................................3
Folosirea functiunii Paste Special........................................................................................................................... 3
Pentru a folosi functiunea Paste Special............................................................................................................. 3
Importarea si exportarea datelor de tip OLE........................................................................................................... 3
Pentru a intipari o foaie de calcul Excel in Word.................................................................................................. 3
Pentru a edita o foaie de calcul intiparita in Word................................................................................................ 3
Pentru a lega o foaie de calcul Excel de un fisier Word.......................................................................................3
Pentru a edita o foaie de calcul care a fost legata in Word..................................................................................3
Exercitii: Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel.................................................................................................. 3
Exercitii: Lucrul cu mai multe foi de calcul............................................................................................................... 3
Exercitii: Creeaza o foaie de tabel pentru consolidare............................................................................................ 3
Exercitii: Importul si exportul de date...................................................................................................................... 3

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 1 din 12

Obiective
Generale

De a deschide mai multe fisiere Excel in acelasi timp, pentru a putea


transfera si compara informatiile din fisiere mai usor. De a vedea parti
diferite dintr-o foaie de calcul in acelasi timp.

Specifice

Dupa completarea acestei lectii, vei putea sa :


Deschizi mai multe fisiere Excel in acelasi timp
Schimbi dintr-un fisier in altul
Imparti o foaie de calcul in panouri
Schimbi intre panourile dintr-o foaie de calcul
Ingheti si sa dezgheti panourile unei foi de calcul
Schimbi factorul de zoom
Copiezi datele dintr-un fisier in altul
Legi intre ele foile de calcul
Consolidezi datele folosind referiri 3D
Folosesti functiunea Paste Special

Una din particularitatile Excel este posibilitatea de a lega foile de calcul pentru a transmite datele in alte foi de
calcul, creand astfel foi de calcul centralizatoare. Datele din foi de calcul singulare sau din mai multe foi de calcul
poate sa fie legata.
In timp ce folosesti Excel poti sa ai mai multe fisiere deschise in acelasi timp; nu esti nevoit sa o inchizi pe una
inainte de a a o deschide pe alta. Avantajul este ca prin aceasta metoda poti sa te referi la informatia dintr-un fisier
in timp ce lucrezi la altul, sau sa transferi datele intre ele.
Foile de calcul sunt in general prea mari pentru a incapea pe un ecrand, iar desele defilari pot deveni enervante
dupa o vreme. Foile de calcul de mare dimensiune pot sa fie impartite in panouri, putand sa lucrezi in doua parti
separate in acelasi ecran. Aceasta optiune este folositoare atunci cand ai nevoie sa introduci date intr-o parte a foii
de calcul si sa vezi ce efect ar avea in alta parte a ei.
Cu ajutorul factorul de Zoom poti sa scalezi ecranul pentru a arata datele la marime doresti.

Deschiderea mai multor fisiere Excel in acelasi timp


Deschiderea unui al doilea fisier fara a in inchide pe primul poate sa va usura munca. Primul fisier va sta in fundal,
pana cand doriti sa il folositi din nou. Poti sa vizionezi si sa lucrezi in acelasi timp amandoua fisierele, sau sa
schimbi intre ele folosind mouse-ul, tastatura, sau meniul.

Pentru a deschide un al doilea fisier Excel

SAU

SAU

Sfat

Deschide primul fisier


De pe toolbar-ul Standard, da click pe Open pentru a deschide cel de-al doilea fisier
Din meniul File, selecteaza Open... (SpeedKey: [Ctrl]+[O]) si deschide cel de-al doile fisier
Din panoul New Workbook, da click pe More workbooks...
Poti si sa creezi un nou fisier Excel in timp ce lucrezi cu un altul.

Pentru a schimba fisierul activ

Din Windows Taskbar, da click pe icoana de Workbook (SpeedKey: [Alt]+[Tab])

Deschiderea fisierelor Excel din Windows Taskbar


Sfat
SAU

Daca fisierele nu apar pe Windows Taskbar, din meniul Tools, alege Options.
Da click pe optiunea View si selecteaza Windows in Taskbar.
Din meniul Window, da click pe numele fisierului care doresti sa devina activ (SpeedKey: [Ctrl]+[F6])

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 2 din 12

Deschiderea fisierelor Excel din meniul Window


Numele fisierului activ este afisat pe bara de titlu.

Pentru a vedea pe ecran amandoua fisiere


Din meniul Window, selecteaza Arrange...
Va aparea fereastra Arrange Windows.

Fereastra Arrange Windows

Sfat

Din fereastra Arrange, alege o metoda de aranjare a ecranelor fisierelor


Da click pe OK
Cand sunt vizibile mai multe fisiere, selecteaza fisierul in care doresti sa lucrezi
dand click cu mouse-ul pe el. Primul click va schimba fisierul activ, dar nu va
schimba pozitia celulei active. Ca o alternativa, poti sa folosesti tastele [Ctrl]+
[Tab] pentru a schimba fisierul activ.

Impartirea unei foi de calcul in panouri


Pentru a lucra mai usor cu foile de calcul de mare intindere, ecranul poate fi impartit in panouri orizontale si
verticale. Vor fi pozitionate casute de impartire (split boxes) in marginea superioara a barii de defilare verticale si
in marginea dreapta a barii de defilare orizontale.

Pentru a imparti un ecran in panouri

SAU

Da click-si-trage casuta de impartire orizontala sau verticala pana in locul dorit

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 3 din 12

Pozitioneaza celula activa unde doresti sa se desparta ecranul


Din meniul Window, selecteaza Split
Ecranul va fi impartit in panouri care pot fi defilate in mod independent.

Exemplu de panouri

Da click cu mouse-ul pe panou pentru a il activa, sau apasa [F6] pentru a activa fiecare panou in ordine

Pentru a sterge panouri

SAU

Da dublu-click pe casutele de impartire, sau trage-le pana in marginea ecranului.


Din meniul Window, selecteaza Remove Split

Freeze Worksheet Panes


Deseori este folositor sa mentii pe ecran capetele de tabel tot timpul. Pentru a face asta poti sa ingheti panourile.
Zona inghetata nu va avea bari de defilare.

Pentru a ingheta titlurile foii de lucru

Click pe celula unde doresti sa fie aplicata actiunea de inghetare


Din meniul Window, selecteaza Freeze Panes

Exemplu de inghetare a titlurilor


Coloanele din stanga si randurile de sub celula activa sunt inghetate.
Nota

Daca foaia de calcul are deja casute de impartire aplicate atunci acestea sunt
convertite in panouri de inghetare.

Pentru a dezgheta titlurile foii de lucru

Din meniul Window, selecteaza Unfreeze Panes

Schimbarea setarii de Zoom


Cu ajutorul functiunii de Zoom, foaia de calcul poate fi marita sau redusa ca si marime pentru a afisa exact
cantitatea de informatie dorita.

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 4 din 12

Folosirea functiunii Zoom

De pe toolbar-ul Standard, introdu un numar intre 10 si 400 in casuta Zoom, sau da click pe casuta Zoom
si alege o marime din lista care va aparea

Functiunea Zoom
SAU
Selecteaza capetele de linie, de coloana sau celulele care doresti sa incapa exact in ecran
Din lista de controlare a functiunii Zoom, alege optiunea Selection
Sectiunea care a fost selectata va fi marita sau redusa ca si marime pentru a incapea pe ecran.

Crearea unei formule pentru a lega intre ele foile de calcul


Prin folosirea semnului = intr-o formula, vei putea sa transferi datele dintr-o celula in alta. Astfel, poti sa creezi
referiri la celulele din alte foi de calcul. Acest lucru poate fi facut pentru a afisa datele din foile de calcul lunare pe o
foaie de calcul anuala sau pentru a purta o balanta de plati de pe o foaie de calcul pe alta.

Pentru a transfera date dintr-o foaie de calcul in alta


Da click pe celula une doresti sa afisezi rezultatul
Tasteaza = pentru a incepe introducerea formulei
Da click pe numele foii de calcul, apoi pe celula unde sunt localizate datele pe care doresti sa le transferi
Bara de formula va afisa numele foii de calcul si referirea la celula selectata, separate printr-un semn de
exclamatie (!), de examplu Sheet3!A1.
Da click pe semnul de bifare de culoare verde, apoi apasa [Enter] pentru a accepta formula
Valoarea va fi purtata in noua celula, ea fiind actualizata la fiecare modificare efectuata asupra celulei de la care au
fost transferate datele.
Sfat

Poti folosi functiunea AutoFill pentru a extinde legatura si la alte celule. De


exemplu, daca folosesti functiunea AutoFill pe celula din dreapta celulei care
contine formula ='Sheet1'!A1, va fi creata formula ='Sheet1'!B1.

Copierea celulelor si datelor intre mai multe foi de calcul si fisiere Excel
Datele pot sa fie mutate sau copiate intre mai multe foi de calcul sau fisiere Excel, cu ajutorul functiunilor Cut, Copy
si Paste.

Pentru a muta sau copia o celula sau un lant de celule in alta foaie de calcul
Taierea (Cut) si copierea din memorie (Paste) sunt de fapt o actiune singulara, iar celulele care au fost taiate pot
sa fie copiate din memorie o singura data. Continutul celulelor poate fi mutat in alta parte a foii de calcul sau in alta
foaie de calcul. Dupa copiere (copy), selectia ramane activa, si poate fi copiata din menmorie de mai multe ori.
Selecteaza lantul de celule pe care doresti sa il muti/copiezi (acesta poate fi de fapt o singura celula, un
grup de celule, de coloane, sau de linii)
Din meniul Edit, selecteaza optiunea Cut (SpeedKey: [Ctrl]+[X]) sau Copy (SpeedKey: [Ctrl]+[C])
Da click pe numele foii de calcul unde doresti sa muti/copiezi datele
Din noua foaie de calcul, selecteaza celula unde doresti sa copiezi datele
Daca muti/copiezi un lant de celule, selecteaza celula care doresti sa devina coltul din stanga-sus a lantului.
Din meniul Edit, selecteaza Paste (SpeedKey: [Ctrl]+[V])

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 5 din 12

Copierea unor celule din Sheet1 in Sheet2


Daca ai copiat un lant the range, va aparea eticheta inteligenta Paste Options. Aceasta it va da posibilitatea de
a alege diferite optiuni de formatare (cum ar fi copierea din memorie numai a datelor, numai a optiunilor de
formatare, pastrarea latimii coloanelor, si altele). Exista si o optiune pentru a lega (link) celulele, aceasta avand
acelasi rezultat ca si formula de transfer a datelor care a fost descrisa mai sus sau ca si optiunea Paste Special
(descrisa mai jos).

Pentru a muta sau copia un lant de celule in alt fisier Excel care a fost deschis
anterior
Deschide fisierul sursa si fisierul destinatie
Din fisierul sursa, selecteaza lantul de celule pe care doresti sa il muti/copiezi (acesta poate fi de fapt o
singura celula, un grup de celule, de coloane, sau de linii)
Din meniul Edit, selecteaza Cut (SpeedKey: [Ctrl]+[X]) sau Copy (SpeedKey: [Ctrl]+[C])
Muta fisierul activ folosind meniul Window sau Taskbar-ul (SpeedKey: [Alt]+[Tab])
Din fisierul destinatie, da click pe foaie de calcul unde doresti sa muti/copiezi datele
Selecteaza o celula unde doresti sa copiezi datele cell
Daca muti/copiezi un lant de celule, selecteaza celula care doresti sa devina coltul din stanga-sus a lantului copiat
din memorie.
Din meniul Edit, selecteaza Paste (SpeedKey: [Ctrl]+[V])
Daca ai copiat un lant the range, va aparea eticheta inteligenta Paste Options. Aceasta it va da posibilitatea de
a alege diferite optiuni de formatare (cum ar fi copierea din memorie numai a datelor, numai a optiunilor de
formatare, pastrarea latimii coloanelor, si altele). Exista si o optiune pentru a lega (link) celulele, aceasta avand
acelasi rezultat ca si formula de transfer a datelor care a fost descrisa mai sus sau ca si optiunea Paste Special.

Pentru a muta sau copia o celula sau un lant de celule in alt fisier Excel

Din fisierul sursa, selecteaza lantul de celule pe care doresti sa il muti/copiezi (acesta poate fi de fapt o
singura celula, un grup de celule, de coloane, sau de linii)
Din meniul Edit, selecteaza Cut (SpeedKey: [Ctrl]+[X]) sau Copy (SpeedKey: [Ctrl]+[C])
Creeaza un nou fisier sau deschide un fisier ca si destinatie
In noul fisier, da click pe numele foii de calcul unde doresti sa muti datele, apoi selecteaza o celula care
doresti sa fie noua locatie a datelor
Din meniul Edit, selecteaza Paste (SpeedKey: [Ctrl]+[V])

Pentru a copia sau muta continutul celulelor intre diferite foi de calcul sau fisiere
Excel

Daca nu doresti sa muti celule, poti sa folosesti procedeul click-si-trage pentru a selecta textul dintr-o
celula sau o bara de formula si apoi sa il copiezi in si din memorie in alt loc

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 6 din 12

Selectarea continutului celulelor pentru a fi copiat in si din memorie

Consolidarea datelor folosind referiri 3D


Poti sa creezi o formula care se refera la acelasi lant de celule din unul sau mai multe foi de calcul.

Pentru a calcula suma (SUM) datelor din mai multe foi de calcul
Da click pe celula unde doresti sa afisezi rezultatul
Introdu un semn de egal =
Tasteaza SUM(
Da click pe numele foii de calcul, apoi pe celula unde sunt localizate datele
Tine apasata tasta [Shift] si apoi da click pe alte foi de calcul pentru a include acelasi lant de celule din alte
foi calcul
Bara de formula afiseaza numele foii(foilor) de calcul si ale referirii (referirilor) la celule, separate printr-un semn de
exclamare (!), de examplu =SUM(Jan:Mar!D2) sau =SUM(Jan!D2:D5).
Da click pe semnul de bifare de culoare verde sau apasa tasta [Enter] pentru a accepta formula

Exemplu de legare a foilor de calcul si a consolidarii


Totalul celulelor selecte din toate foile de calcul va fi reactualizat de fiecare date cand este efectuata o modificare
asupra celulelor din suma.
Nota

Poti sa selectezi doar lanturi de foi de calcul in exemplul de mai sus nu poti sa
selectezi doar foile de calcul Q2 si Q4. Daca doresti sa te referi la foi de calcul
non-adiacente, trebuie sa tastezi o virgula intre fiecare referire, de exemplu
=SUM('Q2'!E2,'Q4'!E2).

Sfat

Poti sa folosesti si alte functii (cum ar fi MIN, MAX sau AVERAGE) in locul
functiei SUM.

Folosirea functiunii Paste Special


Cand copiezi din memorie (Paste) valori sau formule, exista diferite metode de a afisa rezultatele. De exemplu, poti
sa copiezi din memorie doar diferite elemente ale unei celule, cum ar fi formatarea, sau doar valorile produse de o
formula. Pot sa fie efectuate calcule aritmetice, de exemplu, prin adaugarea valorilor copiate din memori unui set
existent de date. Poti folosi functiunea Paste Special pentru a transpune (roti) inregistrarile din coloane in linii, sau
din linii in coloane.
O posibilitate a functiunii Paste Special este Paste Link (copiaza din memorie si leaga). Aceasta poate fi folosita
pentru a crea rapoarte din una sau mai multe foi de calcul, prin legarea valorilor copiate din memorie de originea
lor. Cand datele din celulele originale se schimba, datele care au fost copiate si legate de origine vor fi reactualizate
in mod automat. Functiunea Paste Link creeaza o formula pentru fiecare celula copiata, de exemplu =Sheet1!A1.

Pentru a folosi functiunea Paste Special

Selecteaza celulele pe care doresti sa le copiezi


De pe toolbar-ul Standard, da click pe Copy (SpeedKey: [Ctrl]+[C])
Selecteaza celulele unde doresti sa copiezi din memorie informatiia dorita

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 7 din 12

Din meniul Edit, selecteaza Paste Special...


Va aparea fereastra Paste Special.

Fereastra Paste Special

Selecteaza o optiune de copiere din memorie (Paste) si una de operatie (Operation)


Da click pe OK

Importul si exportul datelor de tip OLE


Datele de tip OLE (Object Linking and Embedding) de legare si intiparire - iti dau posibilitatea de a imparti
informatii intre diferite aplicatii MS Office, cum ar fi Excel sau Word. Obiectele legate si intiparite arate la fel, dar
reactioneaza in mod diferit.
Datele care au fost legate sunt afisate in fisierul destinatie, dar sunt stocate in fisierul sursa, si pot fi actualizate
doar din fisierul sursa.
Obiectele intiparite devin parte componenta a fisierului destinatie si nu sunt afectate de modificarile efectuate
fisierului sursa. Poti sa modifici obiectul intiparit dand dublu-click pe el. Acesta va fi deschis automat si editat de
catre aplicatia sursa, daca aceasta este disponibila.

Pentru a intipari o foaie de calcul Excel in Word

Sfat

Sfat

Deschide aplicatiile Excel si Word, apoi redimensioneaza ecranele, astfel incat sa fie amandoua vizibile
Selecteaza celulele foii de calcul pe care doresti sa le intiparesti
Denumeste lantul de celule inainte de a il intipari intr-un document Word. Daca
doresti sa extinzi lantul, poti sa redefinesti numele lantului, iar acesta va fi
actualizat in mod automat si in Word.
Da click-si-trage lantul selectat din ecranul aplicatie Excel in ecranul aplicatiei Word
Lantul va fi taiat de pe foaia de calcul. Tine apasata tasta [Ctrl] pentru a copia un
lant, in loc de a il muta.

SAU
Selecteaza celulele pe care doresti sa le intiparesti
Din meniul Edit din Excel, selecteaza Cut sau Copy
Din meniul Edit din Word, selecteaza Paste Special...
Va fi afisata fereastra Paste Special.

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 8 din 12

Fereastra Paste Special


Din casuta As:, selecteaza Microsoft Excel Worksheet Object
Da click pe OK
Va aparea o imagine a foii de calcul in Word.

Pentru a edita o foaie de calcul intiparita in Word


Da doublu-click pe obiectul -foaia de calcul- din Word
Un ecran de foaie de calcul va aparea in document, iar toolbar-urile Excel vor aparea in locul celor de Word.
Pentru a te intoarce in Word , da click in alt loc decat pe ecranul de worksheet

Pentru a lega o foaie de calcul Excel de un fisier Word


Selecteaza celulele pe care doresti sa le legi
Din meniul Edit din Excel, selecteaza Cut sau Copy
Din meniul Edit din Word, selecteaza Paste Special...
Va fi afisata fereastra Paste Special.

Fereastra Paste Special


Selecteaza butonul Paste link:
Din casuta As:, selecteaza Microsoft Excel Worksheet Object
Da click pe OK
Va fi afisata o imagine a foii de calcul in Word, scalata pentru a incapea pe pagina.

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 9 din 12

Pentru a edita o foaie de calcul care a fost legata in Word


Da dublu-click pe obiect foaia de calculFisierul original va fi deschis in Excel.
Salveaza si inchide foaia de calcul
Orice schimbari efectuate in foaia de calcul de origine vor aparea si in Word.
Da click pe document, altundeva decat pe obiect foaia de calcul- pentru a reveni in Word
Nota

Poti sa deschizi fisierul sursa si direct din Excel. Schimbarile vor fi actualizate in
mod automat si in Word, in momentul in care deschizi documentul data viitoare.

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 10 din 12

Exercitii: Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel


Exercitii: Lucrul cu mai multe foi de calcul

Deschide fisierul HOUSE


Deschide fisierul HOUSEHOLD
Schimba ecranul activ intre cele doua fisiere
Aranjeaza amandoua fisiere pe ecran in acelasi timp
Inchide HOUSEHOLD
Maximizeaza HOUSE
Foloseste casuta de impartire a ecranului pentru a imparti ecranul in doua, astfel incat sa poti vizualiza
costurile variabile si fixe in acelasi timp pe ecran
Reuneste cele doua ferestre in care a fost impartit ecranu
Foloseste functiunea Freeze Panes pentru a bloca capul de tabel Month
Elimina impartirea rezultata in urma actiunii anterioare
Salveaza si inchide HOUSE

Exercitii: Creeaza o foaie de tabel pentru consolidare

Deschide un nou fisier Excel


Creeaza foile de calcul Vanzari, si Costuri, apoi consolideaza-le in foaia de calcul Profit (Vanzari Costuri = Profit) nu uita sa redenumesti foile de calcul

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 11 din 12

Schimba unele date din Vanzari sau din Costuri si verifica daca s-au actualizat si in foaia de calcul Profit
Salveaza fisierul ca si PROFIT

Exercitii: Importul si exportul de date

Creeaza un nou fisier


Creeaza foaia de calcul de mai jos, introducand formulele de rigoare

Inchide afisarea grilelor (din meniul Tools, selecteaza Options si apoi da click pe View, apoi deselecteaza
casuta de bifare Gridlines)
Da click pe OK
Selecteaza lantul A1:E9
Copiaza datele selectate
Lanseaza aplicatia MS Word
Din meniul Edit din Word, selecteaza Paste Special...
Selecteaza optiunea Paste link:
Din casuta As:, selecteaza Microsoft Excel Worksheet Object
Da click pe OK
Muta-te pe ecranul Excel
Schimba unele date de pe foaia de calcul
Muta-te pe ecranul Word si apoi observa ca datele s-au schimbat in mod automat
Iesi din Word fara a salva documentul
In Excel, salveaza fisierul Excel ca si REGIONAL SALES si apoi inchide-l

Navigarea prin foi de calcul si fisiere Excel

pag. 12 din 12