Lansarea pe piata a unei noi game de produse

Stabilirea conceptului evenimentului tema, grupurile tinta atat din punctul de

vedere al participantilor cat si din punctual de vedere al speakerilor, partenerilor +
tema artistica (elemente creative care confera originalitate si de care ne vom lega si in
promovarea evenimentului).
2. Stabilirea termenului evenimentului.
3. Stabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de participanti
estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita.
4. Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului adaptate pe parcurs in
functie de programul acestuia.
5. Stabilirea echipei de organizare este extrem de importanta si in functie de
marimea evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoane astfel
incat un
6. Estimarea si structurarea bugetului actualizare continua.
7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online.
8. Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de grupurile tinta
implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele sociale, grupuri pe
anumite domenii, baze de date existente, mesaje scrise, verbale, la nivel local,
regional, national, pe zile, in functie de grupurile si modalitatile de ajungere a
mesajului la grupul tinta, etc.) .
9. Contactare speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor
mentinerea relationarii cu acestia;
10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor + contactatea si negocierea cu
potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media; intocmirea contractelor;
11.
Stabilirea
detaliilor
in
participantilor/speakerilor/partenerilor.

ceea

ce

priveste

cazarea

12. Actualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti din

cadrul sesiunilor, repartizarea speakerilor tinand cont de programul acestora, etc.
13. Elaborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment.
14. Actualizarea materialelor de promovare si mesajelor transmise.
15. Inscrierea participantilor (ex: prin formularul de pe site-ul evenimentului)
modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc. Transmiterea formularului prin care

participantii isi pot alege sesiunile la care doresc sa participe, in cazul in care exista
mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel.
16. Stabilirea elementelor wau din cadrul evenimentului.
17. Realizarea documentelor utile; Exemplu: Ghidul Participantului (multumiri
inscriere, programul, remidere: carti de vizita, masa si cazare, mijloace de transport:
adresa + prezentare locatie eveniment, harta, numere de autobuze, microbuze care
ajung in zona, coordonate gps, numere de telefon autogari, taxiuri, starea vremii,
obiective turistice), Tinuta Participantilor (streetwear, casual, business
casual, smart casual, business informal, black tie / semi-formal, in functie de tipul
evenimentului, sezon, etc.);
18. Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de
organizare instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din
ziua evenimentului.
19. Realizarea materialelor de promovare necesare in ziua evenimentului (mape,
afise, diploma, brosuri, etc.).
20. Realizarea pachetelor participantilor inainte de eveniment (mape, materialele
promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.).
21. Realizarea probelor la locatie privind tehnologia necesara functionarii sesiunilor
logistica necesara trebuie verificata (microfoane, internet, laptopuri, videoproiector,
etc.).
22. Stabilirea finala a meniurilor si a coffee break-urilor in functie de numarul
participantilor, programul si bugetul disponibil;
23. Relationarea continua cu partenerii, speakerii, participantii evenimentului
pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia.
24. Stabilirea unor programe turistice/sociale optionale pentru speakeri si
parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.
25. Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului cand e important sa se verifice
constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul anterior se face o
verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte zambete pe chip,
chiar daca exista si momente de incordare in back office, acestea nu trebuie transmise
participantilor.
26. Realizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului.
27. Realizarea materialelor post-eveniment (comunicat de presa, stiri, album cu
poze, filmulete, material speaker, etc.).
28. Multumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au sprijint evenimentul
cat si participantilor care au venit.

29. Recompensarea echipei de organizare si comunicarea feedback-ului privind

desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru.
30. Definitivarea bugetului. si THE END pana la urmatorul:D